DOSSIER AUTO VAN DE ZAAK

INHOUD 1 Algemene zaken 2 secundaire arbeidsvoorwaarde • leaseauto • selectie werknemers

DOSSIER AUTO VAN DE ZAAK

Wegwijs in het doolhof van bijtellingsregels

2 Voordeel is loon in natura 4 loonbelasting • bijtelling • bijtellingspercentages • tijdsevenredig • eigen bijdrage • grondslag • oude auto’s • bestelauto’s • werkkostenregeling 3 Gevolgen van bijtellen 9 bijdrage ZVW • levensloop • 30%regeling • afdrachtvermindering • pensioen • vakantie 4 Achterwege laten bijtelling 11 alleen zakelijk • rittenregistratie •

Sinds de verhuizing van de auto van de zaak van de inkomstenbelasting naar de loonbelasting per 2006 heeft u er behoorlijk wat werk bij gekregen. Bovendien is er in die tussentijd nogal wat aangepast in de bijbehorende fiscale regels. Zo zijn de bijtellingspercentages de laatste jaren flink uitgebreid. Misschien bent u inmiddels de draad een beetje kwijtgeraakt wanneer en wat u precies bij het loon van de werknemer moet bijtellen wegens privégebruik van de auto van de zaak? In dat geval biedt

dit dossier een uitkomst. U vindt hierin namelijk onder andere alles over de bijtellingsregels, dus wanneer u moet bijtellen wegens privégebruik of de bijtelling juist achterwege kunt laten. Ook krijgt u tips voor hoe u het risico op (financiële) problemen achteraf zo veel mogelijk kunt beperken, en komt de vastlegging van afspraken rond de auto aan bod. Kortom: met dit dossier heeft u alle zaken rondom de auto van de zaak overzichtelijk bij elkaar!

vrije bewijsleer • Verklaring geen privégebruik • regels bestelauto’s • wachtdienst 5 Speciale situaties 17 terugvorderen • deel van het jaar • uit dienst • nieuwe bedrijfsauto • andere vervoersmiddelen 6 Beperking risico’s 21 verantwoordelijkheid • naheffingsaanslag • boete • bezwaar maken 7 Vastleggen autoregels 24 gebruikersovereenkomst • privégebruik • schade • boetes • brandstof • parkeerkosten Bijlagen 27 verklaring geen privégebruik auto • modelrittenstaat • modelverbod privégebruik auto van de zaak • modelgebruikersovereenkomst auto

THEMADOSSIER

1 Algemene zaken De auto van de zaak is en blijft voor werknemers een populaire secundaire arbeidsvoorwaarde. Ondanks de verplichte bijtelling is een auto van de zaak over het algemeen voordeliger dan een eigen auto. Ook voor de werkgever biedt het voordelen om werknemers een auto van de zaak te bieden. Tenminste, als zij voor hun werk veel op pad zijn. Een auto van de zaak levert namelijk veel minder administratieve lasten op dan het vergoeden van alle zakelijke kilometers. Maar wanneer is er nu precies sprake van een auto van de zaak? Als de werkgever een auto ter beschikking stelt aan zijn werknemers, is het in de eerste plaats belangrijk om te weten wanneer er sprake is van een auto van de zaak. Er gelden dan namelijk speciale regels voor het privégebruik van de auto. Gebruikt de werknemer de auto privé, dan is er sprake van loon in natura. In dat geval moet u de waarde van het privégebruik meetellen voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (ZVW) . Dit is de bekende bijtelling voor de auto van de zaak. Deze bijtelling valt buiten de werkkostenregeling die per 1 januari 2011 is ingevoerd omdat u het voordeel van een auto van de zaak altijd bij de werknemer moet belasten. De regels voor de auto van de zaak zijn dus niet gewijzigd.

1.1 Auto ter beschikking Volgens de Belastingdienst is er sprake van een auto van de zaak als de werkgever de werknemer een auto ter beschikking heeft gesteld. Dit kan een personenauto of een bestelauto zijn. In de volgende gevallen is er sprake van een ter beschikking gestelde auto: De werknemer kan een auto van de zaak gebruiken voor zakelijke en privédoeleinden, waarbij normaal gezien alle kosten voor rekening komen van de werk-

2

gever. De auto is eigendom van de werkgever of hij heeft deze gehuurd of geleased. De werkgever vergoedt alle kosten (aanschaf, brandstof en dergelijke) van de eigen auto van de werknemer. De werkgever vergoedt de kosten van de auto die de werknemer zelf heeft gehuurd of geleased. De werknemer kan de auto van de zaak gebruiken wanneer hij maar wil. De werkgever heeft met de werknemer de afspraak gemaakt dat hij de auto alleen zakelijk gebruikt. Alleen zakelijk Als de werknemer privé geen gebruikmaakt van een ter beschikking gestelde auto, omdat hij dat niet wil of omdat de werkgever met hem de afspraak heeft gemaakt dat hij de auto alleen voor zake-

lijke ritten gebruikt, is er ook sprake van een auto van de zaak. Het loon in natura kunt u dan op nul zetten en u hoeft niets bij het loon op te tellen. Kilometervergoeding Als de werknemer met zijn eigen auto rijdt en de werkgever hem alleen een (onbelaste) vergoeding van g 0,19 per kilometer voor zakelijke ritten geeft, is er geen sprake van een door de werkgever ter beschikking gestelde auto. Bijtelling kunt u in dat geval dus achterwege laten. Andersom mag de werkgever geen onbelaste kilometervergoeding geven als een werknemer met een ter beschikking gestelde auto rijdt. De werkgever mag de werknemer dus niet ook nog eens een onbelaste kilometervergoeding betalen voor reizen waarbij hij gebruikmaakt van de auto van de zaak.

1.2 Secundaire arbeidsvoorwaarde De auto van de zaak is een aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarde voor werknemers. Ondanks de bijtelling voor het privégebruik is een auto van de zaak over het algemeen voor een werknemer veel voordeliger dan een eigen auto en alle daarmee samenhangende kosten. Bovendien rijden ze dan vaak in de nieuwste modellen. Een organisatie kan zich onderscheiden in de arbeidsmarkt door

Kantoormedewerker mag ook auto van de zaak rijden In principe stellen de meeste werkgevers alleen een auto van de zaak ter beschikking aan hun werknemers als zij die ook daadwerkelijk nodig hebben voor hun werk. Maar dat is dus niet verplicht! In 2006 heeft de Hoge Raad besloten dat het enige criterium om een auto van de

DOSSIER SALARIS RENDEMENT • AUTO VAN DE ZAAK

zaak aan te bieden is dat een werknemer werkzaamheden voor zijn werkgever moet verrichten. Dus ook als werknemers de hele dag op kantoor zitten, kan de werkgever ze een auto van de zaak aanbieden. In dat geval is de auto gewoon een extra arbeidsvoorwaarde.

een auto als secundaire arbeidsvoorwaarde aan te bieden.

Reiskostenvergoeding telt als auto van de zaak ding in totaal neer op e 22.500 (50.000 kilometer x e 0,45). Op e 500 na vergoedt Lucas’ werkgever dus alle kosten voor het gebruik van de auto. Daarom is in dit geval sprake van een ter beschikking gestelde auto door de werkgever aan Lucas. De werkgever moet de waarde van het privégebruik dus bij het loon van Lucas optellen.

Reden Een voor de hand liggende reden om een auto van de zaak ter beschikking te stellen is als de werknemer voor zijn functie veel moet reizen. Bijvoorbeeld omdat de werknemer veel bij klanten op bezoek gaat. Dit levert veel minder administratieve lasten op dan wanneer de werkgever de zakelijke kilometers vergoedt die de werknemer maakt met zijn eigen auto.

Lucas heeft geen auto van de zaak, maar ontvangt van zijn werkgever een vergoeding voor zakelijk gebruik en woon-werkverkeer. Hij was in 2010 e 23.000 aan autokosten kwijt, zoals benzine, onderhoud, reparaties, verzekeringen, parkeergeld en afschrijving. Lucas ontvangt van zijn werkgever een vergoeding van e 0,45 per kilometer. In 2010 kwam deze vergoe-

Niet altijd goedkoper Overigens is een auto van de zaak niet altijd goedkoper. Dit hangt af van de cataloguswaarde van de auto, het aantal gereden kilometers (zakelijke en privé), de afschrijvingskosten, het brandstofverbruik, de eigen bijdrage van de werknemer en het brutojaarinkomen. Naarmate een auto een hogere cataloguswaarde heeft en de werknemer meer zakelijke kilometers maakt, is een kilometervergoeding minder aantrekkelijk voor de werkgever. Woon-werkverkeer valt volgens de fiscus overigens ook onder zakelijk verkeer. Voor werknemers die met de auto naar het werk komen, kan het dus ook aantrekkelijk zijn dat hun werkgever hun een auto ter beschikking stelt.

bedrag per maand aan de leasemaatschappij. Bij zogenoemde ‘netto operational lease’ betaalt de werkgever alleen dit huurbedrag en moet hij zelf bijkomende kosten als verzekeringen, reparaties en brandstof betalen. Bij full operational lease zijn al dit soort services bij het huurbedrag inbegrepen. De leasemaatschappij is dan verantwoordelijk voor het functioneren van de auto en draagt alle kosten. De werkgever heeft er verder geen omkijken meer naar. Uiteraard zijn er tussenvormen mogelijk, met meer of minder services. Het voordeel van deze vorm van lease is dat de werknemers nooit met verouderde auto’s hoeven te rijden, omdat de werkgever regelmatig een nieuw model kan leasen.

Bovendien is het ook een kostbare aangelegenheid om alle werknemers een auto ter beschikking te stellen. Soms kan een werkgever er niet onderuit, bijvoorbeeld in branches waarin het heel gebruikelijk is om in een auto van de zaak te rijden, zoals in de IT. Dan moet hij wel een auto ter beschikking stellen om zo als werkgever aantrekkelijk te blijven op de arbeidsmarkt.

1.3 Leaseauto

1.3.2 Financial lease

Een beleid voor auto's van de zaak is belangrijk omdat over het algemeen niet alle werknemers een auto van de zaak krijgen. De werkgever kan er uit kostenoverwegingen voor kiezen om alleen auto’s te geven aan werknemers die regelmatig voor hun werk op pad moeten. Daarnaast kan hij een selectief beleid hanteren om zo statusverschillen binnen de organisatie te benadrukken, bijvoorbeeld door alleen het hogere personeel een auto te geven of door ze auto’s met een hogere cataloguswaarde ter beschikking te stellen. Het ter beschikking stellen van een auto kan ook gekoppeld zijn aan de prestaties op het werk. Presteert een werknemer uitstekend, dan is de bonus een auto van de zaak. Een vervolgstap zou kunnen zijn dat bij aanhoudend goede resultaten de werkgever hem een duurdere auto ter beschikking stelt.

Het grootste deel van de auto’s van de zaak is een leaseauto. Voor werkgevers is het belangrijkste voordeel van leasen dat de organisatie geen bedrijfsauto’s hoeft aan te schaffen. De leasemaatschappij neemt de werkgever verder veel rompslomp uit handen. Afhankelijk van het soort contract hoeft de organisatie vaak ook de daarmee samenhangende kosten en afschrijving niet te betalen. De werkgever kan kiezen tussen twee leasevormen: operational lease en financial lease.

1.3.1 Operational lease Dit is de meest voorkomende leasevorm. Bij operational lease blijft de auto eigendom van de leasemaatschappij en de werkgever huurt de auto bij de maatschappij. Daarvoor betaalt hij een vast

Bij financial lease gaat het in feite alleen om de financiering van de auto en wordt de werkgever direct eigenaar. Maandelijks betaalt de onderneming een bedrag aan de leasemaatschappij voor rente en afschrijving. Onderhoud, verzekeringen en reparaties komen voor rekening van de werkgever. Financiële lease kan aantrekkelijk zijn als de auto ook na afloop van het leasecontract nog van waarde is voor de organisatie. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij vrachtwagens. Daarnaast kan het uit financieel oogpunt ook voordelig zijn omdat er bij aanschaf van een nieuwe auto gehandeld kan worden met de dealer.

1.4 Selectie werknemers Niet alle werknemers zullen in aanmerking komen voor een auto van de zaak.

Beleid toekenning van auto’s van de zaak is belangrijk


3

2 Voordeel is loon in natura De auto van de zaak is volgens de Belastingdienst een vorm van loon in natura. Dat betekent dat u maandelijks een bijtelling bij het loon van de werknemers met een auto van de zaak moet doen. Tenminste, als de werknemer meer dan vijfhonderd privékilometers per jaar maakt. Er gelden verschillende bijtellingspercentages, die afhankelijk zijn van hoe zuinig de auto is. En is de auto ouder dan 15 jaar, dan berekent u de bijtelling weer op een andere manier. In dit hoofdstuk leest u alles over de bijtelling bij een auto van de zaak. De bijtelling van de auto van de zaak valt onder de Wet op de loonbelasting. Dit houdt in dat de Belastingdienst van u verwacht dat u maandelijks de bijtelling voor het privégebruik van de auto bij het loon moet optellen als de werknemer meer dan vijfhonderd privékilometers rijdt per jaar. Over deze bijtelling moet u dan loonbelasting/premie volksverzekeringen inhouden en de inkomensafhankelijke bijdrage ZVW inhouden en vergoeden. Let op: u hoeft over de bijtelling geen premies werknemersverzekeringen te betalen.

2.1 Loonbelasting De auto van de zaak is dus geen loon in geld, maar loon in natura. Dit heeft gevolgen voor de grondslag waarover u bepaalde componenten berekent. Zo telt het privévoordeel van de auto van de zaak niet mee als pensioengevend loon voor de pensioenopbouw. Hetzelfde geldt voor de grondslag waarover u de vakantiebijslag berekent. Wel neemt u de auto van de zaak in beschouwing voor andere loonregelingen. Zo pakt een en ander voordelig uit voor de directeurgrootaandeelhouder (dga), die zich hierdoor in het kader van de gebruikelijkloonregeling minder loon hoeft toe te kennen. Verder houdt u rekening met

4

de auto van de zaak bij het berekenen van de 30%-regeling en de afdrachtverminderingen.

2.2 Voordelen De auto van de zaak heeft voordelen voor de werkgever en de werknemer. De werknemer rijdt een relatief nieuwe

Auto heeft voordelen voor werkgever en werknemer auto tegen een lage vergoeding, soms zelfs inclusief benzinevergoeding. Bovendien komen verzekeringskosten, reparatiekosten of onderhoudsbeurten meestal niet voor zijn rekening. Aftrek Aan de andere kant is het voor de werkgever voordelig dat de aanschaf- of leasekosten in aftrek gebracht kunnen worden van de vennootschapsbelasting, de belasting op de winst. Deze kosten moeten wel zijn terug te leiden naar de zakelijke gebruikskosten. Ook in deze context is het dus essentieel dat de


werknemer zakelijk en privé gescheiden houdt.

2.3 Bijtellen? De bijtelling speelt een rol als de werknemer de auto bovenmatig veel privé rijdt. Bovenmatig wil zeggen: meer dan vijfhonderd privékilometers per jaar. Woon-werkverkeer telt overigens niet mee als privégebruik. Als u niet bijtelt omdat de werknemer niet boven de gestelde grens uitkomt, moet u dit in uw administratie kunnen bewijzen tegenover de fiscus. De werkgever kan ervoor kiezen een (collectieve) afspraak met de Belastingdienst te maken over de manier van controleren. Wat verder tot de mogelijkheden behoort, is de ‘Verklaring geen privégebruik auto’ van de Belastingdienst. De werknemer moet een aanvraagformulier hiervoor zelf downloaden van de website van de Belastingdienst of bestellen bij de BelastingTelefoon (0800 0543) en neemt met het invullen hiervan alle verantwoordelijkheid op zich. In bijlage 1 vindt u een voorbeeld van deze verklaring. Bij eventuele naheffingen is de werkgever in dit geval gevrijwaard, maar u moet dan wel een kopie van de verklaring in uw administratie bewaren. Als het om een bestelauto gaat, kan de werkgever een verbod uitvaardigen over het privégebruik ervan. In dat geval blijft de werkgever echter altijd aansprakelijk. Meer over bewijsplichten om bijtelling te voorkomen, leest u in het volgende hoofdstuk. Kritisch De werkgever is verantwoordelijk voor een correcte bijtelling. Zorg daarom dat u altijd zo kritisch mogelijk blijft. Een fout is immers zo gemaakt en de fiscale gevolgen daarvan kunnen groot zijn. Controleer maandelijks de gegevens die

de werknemer aan u doorgeeft, zodat u naheffingen van de Belastingdienst kunt voorkomen.

2.4 Bijtellingspercentages Er zijn vier verschillende bijtellingspercentages – ook wel forfaits genoemd – namelijk: 0%, 14%, 20% en 25%. Het bijtellingspercentage is afhankelijk van hoe zuinig de auto is. Hoe lager de CO2-uitstoot van de auto, hoe lager de bijtelling. Betaalt de werknemer een eventuele eigen bijdrage voor privégebruik, dan kunt u die in mindering brengen op het forfait.

2.4.1 Bijtelling van 0% Heeft de werknemer een elektrische auto ter beschikking, dan is de bijtelling 0%. Elektrische auto’s zijn duurder in aanschaf, maar stoten geen CO2 uit. De overheid wil zo elektrische auto’s stimuleren.

2.4.2 Bijtelling van 14% Rijdt de werknemer in een zeer zuinige auto, dan geldt het bijtellingspercentage van 14%. U moet dan wel kunnen aantonen dat de werknemer in zo’n zuinige auto rijdt. De Belastingdienst beoordeelt een auto als zeer zuinig als de CO2-uitstoot niet meer is dan: 95 gram per kilometer (bij dieselauto’s); 110 gram per kilometer (bij benzineauto’s). Wilt u weten wat de hoogte van de CO2uitstoot is, kijk dan op het milieulabel van de auto of op het certificaat van overeenstemming, dat u bij de importeur of fabrikant kunt opvragen. Brandstofverbruiksboekje U kunt ook in het brandstofverbruiksboekje kijken dat de Rijksdienst Wegverkeer (RDW) jaarlijks uitgeeft. In dit boekje staat een overzicht van de CO2-uitstoot van alle nieuwe modellen auto’s. Het brandstofverbruiksboekje is te downloaden van de website van de RDW (rdw.nl).

2.4.3 Bijtelling van 20% Zuinige auto’s vallen onder de bijtelling van 20% van de cataloguswaarde. Een auto wordt als zuinig beoordeeld bij een CO2-uitstoot van:

Controleer de rittenstaat zeer zorgvuldig! Een salarisadministrateur ontvangt per loontijdvak (maandelijks) de rittenregistratie van een werknemer. Hij gaat er eigenlijk van uit dat de gegevens die de werknemer inlevert, kloppen. De controle bestaat eruit dat hij een blik werpt op de rittenstaat om te kijken of het een rond verhaal is. Op een gegeven moment ontdekt hij echter toevalligerwijs dat een rit die de werknemer als zakelijk heeft aangemerkt, eigenlijk privé is. Bij nadere

meer dan 95 en niet meer dan 116 gram (bij dieselauto’s); meer dan 110 en niet meer dan 140 gram (bij benzineauto’s).

2.4.4 Bijtelling van 25% Voor alle overige auto’s geldt automatisch het bijtellingspercentage van 25% van de cataloguswaarde. Tenzij de auto meer dan 15 jaar oud is; voor deze auto’s geldt namelijk een bijtellingspercentage van 35%. Hierover leest u verderop in dit hoofdstuk meer.

2.4.5 Excessief gebruik Bij excessief privégebruik, dat wil zeggen dat het privégebruik een hogere waarde dan 25% van de cataloguswaarde vertegenwoordigt, heeft de belastinginspecteur het recht om een hogere bijtelling toe te passen, namelijk de werkelijke waarde van het privégebruik. Dit geldt ook voor de lagere bijtellingspercentages. Ook dan kan er immers sprake zijn van excessief privégebruik. In het geval van zuinige

inspectie blijken er meer ‘gaten’ in de rittenverantwoording van dat loontijdvak te zitten. De salarisadministrateur ziet zich nu genoodzaakt om ook de gegevens van voorliggende maanden te controleren in relatie tot andere documenten. De Belastingdienst controleert immers zijn werk en niet dat van de werknemer. Als de fiscus ontdekt dat de administratie op dit punt niet klopt, is hij aansprakelijk voor naheffingen.

auto’s mag u wel een percentage van de cataloguswaarde in mindering brengen op de bijtelling volgens het werkelijke privégebruik: 5% bij zuinige auto’s; 11% bij zeer zuinige auto’s; 25% bij elektrische auto’s zonder CO2uitstoot.

2.5 Tijdsevenredig berekenen Het is belangrijk om de fiscale bijtelling tijdsevenredig te berekenen. In de praktijk komt het wel eens voor dat de maandelijkse bijtelling van de auto van de zaak is gekoppeld aan het aantal gewerkte SVdagen (loondagen). Dit heeft geen gevolgen voor de inhouding van loonbelasting/premie volksverzekeringen als een werknemer gedurende een volledig kalenderjaar dezelfde auto heeft. Maar als een werknemer bijvoorbeeld halverwege een maand een nieuwe auto krijgt, kan dit problemen opleveren bij het vaststellen van de bijtelling. Als u de berekening baseert op

Voorbeeld van tijdsevenredige bijtelling Chantal rijdt in een auto van de zaak met een cataloguswaarde van e 24.000. Jaarlijks legt zij 650 privékilometers af. Dit betekent dat bijtellen verplicht is. Chantal heeft een zeer zuinige auto, waarvoor het bijtellingstarief van 14% geldt. Het loontijdvak van Chantal is één maand. Per loontijdvak is de bijtelling in haar geval

dus: 1/12 x 14% x e 24.000 = e 280. Zou Chantal haar loon per vier weken ontvangen, dan zou de berekening van de bijtelling als volgt zijn: 1/13 x 14% x e 24.000 = e 258. Berekent u de bijtelling per maand terwijl het loontijdvak vier weken is, dan moet u dit bij wijzigingen in de loop van het jaar achteraf rechttrekken.


5

het aantal werkelijke kalenderdagen, voorkomt u verwarring.

Auto van de zaak voor een deel van het jaar Marlies krijgt een auto van de zaak, maar rijdt hier alleen in van 1 januari tot en met 30 april. De cataloguswaarde van de auto is e 27.000. In de vier maanden dat de auto tot haar beschikking staat, legt Marlies in totaal zo’n 400 privékilometers af. Dit komt dus neer op 100 kilometer per maand. Zou Marlies de auto het hele jaar tot haar beschikking

hebben gehad, dan zou ze 12 x 100 = 1.200 privékilometers afleggen. Ze gaat dus ruimschoots over de grens van vijfhonderd privékilometers heen. Dat betekent dat bijtellen verplicht is. De bijtelling zou 1/12 x 25% x e 27.000 = e 563 zijn. Omdat Marlies de auto vier maanden heeft gebruikt, moet u in totaal 4 x e 563 = e 2.252 bij haar loon optellen.

Voorbeeldberekening bijtelling min eigen bijdrage Jos krijgt van de zaak een Audi A3 2.0 TFSI Quattro met een catalogusprijs van e 40.285. Hij betaalt per maand een eigen bijdrage voor privégebruik van e 200. Het loontijdvak is een maand en het bijtellingspercentage is 25%. U berekent de bijtelling dan als volgt: 1/12 x 25% x

e 40.285 = e 839,27. Van dit bedrag trekt u de eigen bijdrage van e 200 af, waardoor u op e 639,27 uitkomt. U rekent dus per loontijdvak e 639,27 tot het loon en

houdt over dit bedrag loonbelasting/premie volksverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage ZVW in.

Rekenvoorbeeld hoogte eigen bijdrage Hieronder vindt u een rekenvoorbeeld om de hoogte van de eigen bijdrage voor werknemers te berekenen. Hierin wordt uitgegaan van het standaardbijtellingstarief van 25%. Catalogusprijs auto van de zaak: e 25.000 Kosten voor wassen, parkeren en dergelijke gemiddeld op jaarbasis: e 400 Tarief loonbelasting/premie volksverzekeringen voor de werknemer: 42%

Situatie A De werknemer betaalt zelf de kosten voor wassen, parkeren en dergelijke: Eigen bijdrage privégebruik: Bijkomende kosten: Loonbelasting/premie volksverzekeringen over bijtelling na aftrek eigen bijdrage (25% x e 25.000) - e 2.000 = e 4.250 x 42%: Totaal door de werknemer te betalen:

e 2.000 e 400 e 1.785 e 4.185

Situatie B De werkgever betaalt de kosten voor wassen, parkeren en dergelijke waarvoor hij de eigen bijdrage met e 400 verhoogt. Eigen bijdrage privégebruik: e 2.400 Loonbelasting/premie volksverzekeringen over bijtelling na aftrek eigen bijdrage: (25% x e 25.000) - e 2.400 = e 3.850 x 42%: e 1.617 Totaal door de werknemer te betalen: e 4.017 Situatie B pakt dus voordeliger uit voor de werknemer, het scheelt hem e 168 (42% van e 400).

6


Onderbreking Niet alleen als een werknemer een andere auto gaat rijden, ook als er een onderbreking is in de bijtelling moet u de bijtelling tijdsevenredig bereken. De werknemer die ziek is of zonder auto op vakantie gaat, heeft in principe de auto nog steeds tot zijn beschikking. De bijtelling rekent u ook tijdens zo’n periode dus nog steeds tot het loon. Dit kan de werknemer alleen voorkomen als hij tijdens ziekte of vakantie de auto van de zaak bij de werkgever inlevert. En stelt u zich voor dat een auto van de zaak langdurig defect is en dat de leasemaatschappij een vervangende auto ter beschikking heeft gesteld. Voor de fiscus staat de leaseauto dan nog steeds ter beschikking van de werknemer en geldt de gebruikelijke fiscale bijtelling. Als de leaseauto is gestolen en er wordt een vervangende auto geregeld, loopt het leasecontract meestal nog twee maanden door. Daarna rekent u de bijtelling voor de vervangende auto.

2.6 Eigen bijdrage privégebruik Het komt geregeld voor dat werkgever en werknemer afspreken dat de werknemer een eigen bijdrage betaalt voor het privégebruik van de auto van de zaak. Deze kosten kunnen worden afgetrokken van het bedrag dat de werknemer kwijt is aan de bijtelling. Het kan gebeuren dat de eigen bijdrage de waarde van het privégebruik in een loontijdvak overstijgt. In principe mag dit niet gebeuren, maar de Belastingdienst maakt een uitzondering bij de auto van de zaak. De eigen bijdrage mag in een loontijdvak namelijk tot een negatief saldo leiden, als de totale bijtelling op kalenderjaarbasis maar positief uitkomt. Is dit niet het geval, dan zult u dit achteraf in de salarisadministratie moeten rechttrekken. Slim toepassen Kosten van de auto van de zaak zijn voor de werknemer niet aftrekbaar in de

inkomstenbelasting, maar kunnen wel belastingvrij worden vergoed. Daarom is het verstandig dat de werkgever bepaalde kosten van de auto van de zaak op zich neemt en deze vervolgens via een eigen bijdrage ‘terugclaimt’. Vastleggen De eigen bijdrage van de werknemer voor privégebruik van de auto is aftrekbaar van de bijtelling voor het privégebruik. Voorwaarde daarvoor is dat de werkgever hierover vooraf afspraken heeft gemaakt met de werknemer. U moet dit schriftelijk doen zodat hierover achteraf geen twijfel kan ontstaan. De eigen bijdrage kan worden toegeschreven aan bijvoorbeeld parkeerkosten, accessoires, een hoger leasebedrag voor een auto uit een duurdere klasse, de afkoopsom van het leasebedrag bij het einde van de dienstbetrekking en een vast bedrag per gereden privékilometer. Let op: de werknemer die een eigen bijdrage betaalt om eventuele schade op te vangen, mag deze schade niet zelf hebben veroorzaakt door onrechtmatig of onzorgvuldig handelen.

Economische waarde van een oldtimer Ruben heeft een auto van de zaak uit april 1996, de economische waarde van deze auto bedraagt e 26.000 terwijl dezelfde auto in het bouwjaar een cataloguswaarde van e 15.000 had. Tot en met maart 2011 is deze auto nog geen oldtimer en geldt dus de cataloguswaarde van e 15.000 als basis. Na die tijd is de auto echter 15 jaar geworden en dus officieel een oldtimer. Vanaf dat moment geldt de

economische waarde van e 26.000 als uitgangspunt. Dit levert de volgende berekening voor de grondslag voor de bijtelling wegens privégebruik op: eerste helft 2011: 3/12 x e 15.000 = e 3.750 grondslag voor bijtelling over januari tot en met maart; tweede helft 2011: 9/12 x e 26.000 = e 19.500 grondslag voor bijtelling over april tot en met december.

Een oldtimer als auto van de zaak Benjamin heeft een auto van de zaak uit augustus 1996. Op dit moment is de economische waarde van deze auto e 13.000. In het bouwjaar had de auto een cataloguswaarde van e 25.000. Tot en met juli 2011 is deze auto jonger dan 15 jaar en is de cataloguswaarde van e 25.000 dus de basis. Maar na juli is deze auto ouder dan 15 jaar en moet u de economische waarde van e 13.000 als uit-

gangspunt nemen. Ook geldt vanaf dan het bijtellingspercentage voor oldtimers. Zo berekent u de bijtelling over 2011: januari tot en met juli 2011: 7/12 x 25% x e 25.000 = e 3.645,83; augustus tot en met december 2011: 5/12 x 35% x e 13.000 = e 1.895,83. De totale bijtelling van 2011 bedraagt voor Benjamin dus e 3.645,83 + e 1.895,83 = e 5.541,66.

2.7 Grondslag voor de bijtelling Om de hoogte van de bijtelling te kunnen berekenen, moet u het juiste percentage vermenigvuldigen met de zogenoemde ‘grondslag voor de bijtelling privégebruik auto’, oftewel de cataloguswaarde. Dit is de nieuwprijs van een auto inclusief omzetbelasting (BTW) en belasting van personenauto’s en motorrijwielen (BPM). Catalogusprijs De catalogusprijs is de in Nederland door de importeur geadviseerde verkoopprijs op het tijdstip dat het motorrijtuig voor het eerst in gebruik werd genomen. Dit gaat ook op als de auto in het buitenland is gekocht of geregistreerd staat. De catalogusprijzen staan geregistreerd in een onlinedatabase van de RDW (rdw.nl). In deze database legt de RDW alle catalogusprijzen vast van auto’s die per 1 januari 2010 voor het eerst zijn geregistreerd. Is een auto vóór 1 januari 2010 geregis-

treerd, dan kunt u gebruikmaken van de historische prijslijsten van de officiële importeurs. Accessoires Voor alle auto’s met een kentekenregistratie sinds 1 juli 2006 geldt dat u geen bijtelling hoeft te betalen over de accessoires die niet door of namens de fabrikant/importeur zijn aangebracht. Deze accessoires vallen buiten de BPM. Dat is iets om in het achterhoofd te houden bij het vaststellen van de cataloguswaarde.

waarde toenemen. Om een gedegen advies aan de werkgever te kunnen geven over het wel of niet behouden of aanschaffen van een oude auto, doet u er dan ook goed aan om de waarde in het economisch verkeer te controleren. Veilinghuizen zijn hiervoor een goede bron, maar ook de door de verzekering getaxeerde waarde vormt een prima uitgangspunt. Houd er verder rekening mee dat het bijtellingspercentage voor het privégebruik bij auto’s van 15 jaar en ouder een stuk hoger ligt dan voor andere auto’s, namelijk 35%.

2.8 Oude auto’s 2.9 Bestelauto’s Bij auto’s ouder dan 15 jaar geldt een versoepelde regeling als het gaat om de cataloguswaarde. De bijtelling voor privégebruik is in dat geval een percentage van de werkelijke waarde in het economisch verkeer. Deze kan meevallen, maar de waarde kan ook hoger zijn. Gewilde oude auto’s kunnen met de jaren namelijk flink in

In principe berekent u de bijtelling voor een bestelauto die ook privé wordt gebruikt op dezelfde manier als voor gewone personenauto’s. Dus over de cataloguswaarde, vermeerderd met BTW en BPM. Maar als het kenteken van de bestelauto vóór 2005 is toegekend, hoeft


7

Een oldtimer is niet altijd goedkoper Een auto die ouder is dan 15 jaar, is volgens de Belastingdienst een oldtimer. Rijdt één van de werknemers in een oldtimer, dan moet u voor het bepalen van de bijtelling wegens privégebruik de cataloguswaarde vervangen door de waarde in het economische verkeer van de auto. Als de staat van de auto goed is en het om een uniek model gaat, zal deze waarde hoger uitvallen dan de cataloguswaarde. Het kan natuurlijk ook dat de waarde van de oldtimer op dit moment juist lager is dan de cataloguswaarde. In dat geval zal

u de BPM niet mee te tellen. Alle accessoires die zijn aangebracht vóór de kentekentoekenning tellen wel mee in de cataloguswaarde. Type chassiscabine Als de werknemers in een bestelauto van het type chassiscabine rijden, wordt er over speciale aanpassingen voor bedrijfsmatig gebruik – dus aanpassingen die noodzakelijk zijn om het werk uit te voe-

Over bepaalde aanpassingen aan bestelauto geen bijtelling ren – ook geen BPM en dus ook geen bijtelling gerekend. Denk hierbij aan de kosten voor het laten plaatsen van een laadbak of takelinstallatie.

2.10 Werkkostenregeling Op 1 januari 2011 is de werkkostenregeling ingegaan. Dit is een nieuwe manier om vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers te behandelen. In het kort houdt de werkkostenregeling in dat de werkgever tot een bedrag van 1,4% van de fiscale loonsom per jaar onbelast aan zijn werknemer mag vergoeden en verstrekken. Daarnaast zijn er een aantal zaken

8

de bijtelling ook lager uitvallen dan aan de hand van de cataloguswaarde. Jaap wil geen spiksplinternieuwe leaseauto, hij rijdt liever in een klassieker. Zijn werkgever vindt dit prima en Jaap kiest een mooi gerestaureerde Volkswagen Kever Cabrio uit. De huidige waarde bedraagt e 11.000. In het jaar dat de auto is gebouwd, 1973, bedroeg de cataloguswaarde omgerekend e 5.768. Omdat sprake is van een oldtimer, moet hij voor de bijtelling echter uitgaan van de huidige waarde van e 11.000.

die de werkgever onbelast mag blijven vergoeden of verstrekken door gerichte vrijstellingen toe te passen. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt de werkgever een eindheffing van 80%. Tot en met 2013 kunt u nog kiezen of u de werkkostenregeling wilt toepassen of dat u liever nog een tijdje met het oude systeem van vergoedingen en verstrekkingen werkt. In 2014 gaat iedere werkgever verplicht over naar de werkkostenregeling. De werkkostenregeling biedt diverse voordelen. Zo kunt u een vast percentage van de loonsom onbelast vergoeden en verstrekken en hoeft u de meeste vergoedingen niet meer op werknemersniveau in uw loonadministratie te registreren. Gevolgen auto van de zaak Welke gevolgen heeft de werkkostenregeling nu precies voor de auto van de zaak? Niet zo veel. De auto van de zaak mag namelijk niet als eindheffingsloon worden aangemerkt – en dus ten laste van de vrije ruimte worden gebracht – en is dus altijd belast loon. Dit betekent dat voor de auto van de zaak gewoon de huidige regels blijven bestaan. De werknemer blijft dus via de loonbijtelling betalen voor het privégebruik van de auto. Buitengewone beveiligingsmaatregelen Een uitzondering hierop vormen buitengewone beveiligingsmaatregelen, zoals kogelvrij glas, doorrijbanden en deur- of vloerbepantsering. De loonbijtelling voor


deze buitengewone beveiligingsmaatregelen mag u wel als eindheffingsloon onderbrengen in de vrije ruimte.

2.11 Aangifte doen U bent uiteraard verantwoordelijk voor de aangifte loonheffingen. Rond de auto van de zaak zijn hierbij de volgende stappen noodzakelijk: 1. Reken de waarde van het privégebruik per loontijdvak tot het loon van de werknemer. 2. Boek het berekende privévoordeel in kolom 10 van de loonstaat. 3. Noteer de eigen bijdrage als negatief bedrag in kolom 10. 4. Boek het loon, waarover de loonbelasting/premie volksverzekeringen is ingehouden, in de loonaangifte in de werknemersgegevens onder de gegevensnaam/rubriek ‘Loon LB/PH’. 5. Vermeld in de gegevensnaam ‘Waarde privégebruik auto’ de forfaitaire waarde van het privégebruik, vóór aftrek van de eigen bijdrage. 6. Vermeld in de gegevensnaam ‘Werknemersbijdrage privégebruik auto’ de eigen bijdrage van de werknemer. Vijf codes Stelt de werkgever een auto van de zaak ter beschikking, maar vindt er geen bijtelling plaats, dan moet u een verklarende code vermelden in de aangiften loonheffingen. Er zijn vijf codes: Code 1: afspraak via werkgever met Belastingdienst. Code 2: werknemer heeft een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ van de Belastingdienst. Code 3: ander bewijs personen- en bestelauto. Code 5: doorlopend afwisselend gebruik bestelauto. Code 6: 0% bijtelling. U gebruikt code 5 bij werknemers voor wie u eindheffing toepast omdat twee of meer werknemers de auto afwisselend gebruiken en het voor u moeilijk is om de regeling voor privégebruik individueel toe te passen. Met ingang van 2007 is code 4 – bestelauto zonder privégebruik – komen te vervallen.

3 Gevolgen van bijtellen In het vorige hoofdstuk heeft u alle regels gelezen voor het berekenen van de bijtelling voor de auto van de zaak. Maar daarnaast moet u ook rekening houden met de gevolgen die de loonbijtelling voor privégebruik heeft voor werknemers. Dit kunnen gunstige gevolgen zijn, bijvoorbeeld voor de levensloopregeling, de 30%-regeling en de gebruikelijkloonregeling. Maar over de bijtelling bouwt de werknemer helaas geen pensioen en vakantiegeld op. In dit hoofdstuk leest u wat de bijtelling precies voor consequenties heeft. Als salarisadministrateur is het van belang om te weten welke gunstige en helaas ongunstige gevolgen de bijtelling voor privégebruik van de auto van de zaak heeft voor verschillende loonafhankelijke regelingen voor werknemers. In de meeste gevallen telt de bijtelling gewoon mee, maar in sommige gevallen niet. Houd rekening met deze consequenties en maak hier goede afspraken over met de werknemers.

3.1 Zorgverzekeringswet De bijtelling op het loon voor een ter beschikking gestelde auto die de werknemer ook privé gebruikt (geboekt als loon in natura), telt ook mee voor de inkomensafhankelijke bijdrage ZVW. U moet de inkomensafhankelijke bijdrage ZVW inhouden op het loon van de werknemer (die de werkgever verplicht is aan de werknemer te vergoeden). De loonbijtelling heeft uiteraard alleen gevolgen voor de ZVW-bijdrage als de werknemer het maximumbijdrageloon voor de ZVW nog niet heeft bereikt. Deze grens ligt voor 2011 op g 33.427.

3.2 Levensloop Omdat de auto van de zaak tot het loon behoort, heeft dat gevolgen voor de grond-

slag van de levensloopregeling. Voor de levensloopregeling mag een werknemer per jaar 12% van het brutojaarsalaris sparen. Peildatum is 1 januari van het spaarjaar. In totaal mag de werknemer maximaal 210% van het brutojaarsalaris (van het voorgaande jaar) sparen. Het loonbegrip voor de 210% staat vast, zijnde het jaarloon van vorig jaar, inclusief het loon in natura en eventuele eenmalige beloningen (denk aan een 13e maand). Tantièmes en toevallige beloningen – zoals fooien – worden niet meegerekend. Vrijheid Wat betreft het loonbegrip voor de 12% heeft u meer vrijheid. De werkgever kan kiezen uit drie loonbegrippen: het fiscale loon: het brutoloon, inclusief ZVW-vergoeding, het bedrag waarover u de loonheffing berekent;

het brutoloon in geld, vermeerderd met de waarde van loon in natura, fooien en uitkeringen uit fondsen; het fiscale loon vermeerderd met de pensioenpremie, WW-premie en de inleg in de levensloopregeling. Kiest u ervoor om alleen het primaire loon met vakantiegeld als basis te nemen, dan scheelt dat flink in de te maken berekeningen. U moet de bijtelling voor de auto van de zaak in elk geval altijd meerekenen, omdat dit onderdeel is van het primaire loon van de werknemer. De grondslagen voor de maximumpercentages stijgen als een werknemer bijtelt voor de auto van de zaak en daarmee stijgt ook het spaarbedrag.

3.3 30%-regeling De bijtelling van het privégebruik van de auto van de zaak werkt ook door naar de 30%-regeling, één van de loonafhankelijke regelingen. Buitenlanders die tijdelijk in Nederland komen werken en Nederlanders die tijdelijk in het buitenland gaan werken mag u een onbelaste vergoeding geven voor de extraterritoriale kosten die zij maken. Ook mag u 30% van het loon inclusief vergoeding belastingvrij verstrekken. Deze regeling staat bekend als de 30%-regeling. Hiervoor is het niet nodig eventuele kosten te bewijzen. De regeling geldt ook voor

Geen loon, toch bijtelling voor auto van zaak Een werknemer die met onbetaald verlof is en een auto van de zaak heeft, ontvangt soms geen loon of (te) weinig loon in geld. Als de bijtelling vanwege privégebruik tot het loon behoort, moet u wel het bedrag van de verschuldigde loonbelasting/premie volksverzekeringen en inko-

mensafhankelijke bijdrage ZVW afdragen. In een later loontijdvak kan dan de niet ingehouden loonbelasting/premie volksverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage ZVW verrekend worden met het netto-inkomen van de werknemer zodat hij toch alles netjes betaalt.


9

Afdrachtvermindering De afdrachtvermindering onderwijs kunt u in een aantal situaties toepassen als het loon van de werknemer niet hoger is dan een bepaald grensbedrag, het zogenoemde toetsloon. De auto van de zaak telt mee in de berekening daarvan.

bestuurders van een bv en voor dga’s. Loon in natura behoort ook tot de grondslag voor de 30%-regeling. De auto van de zaak is daarmee ook onderdeel voor het berekenen van de grondslag van de (onbelaste) 30%-vergoeding. De bijtelling levert dus een hogere vrije vergoeding op in de 30%-regeling.

3.4 Afdrachtverminderingen De auto van de zaak telt in de salarisadministratie op reguliere wijze mee voor de afdrachtverminderingen. Op grond van de Wet vermindering afdracht loonbelasting en premie voor de volksverzekeringen (WVA) kunt u gebruikmaken van een vermindering van de belastingen premieafdracht voor verschillende groepen werknemers of voor bepaalde kosten die u maakt. U hoeft dan minder loonbelasting/premie volksverzekeringen en eindheffing af te dragen dan u heeft aangegeven in de loonaangifte. U kunt recht hebben op de volgende kortingen: afdrachtvermindering onderwijs; afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk; afdrachtvermindering zeevaart. De belangrijkste doelen van de afdrachtverminderingen zijn het stimuleren van de werkgelegenheid en het bevorderen van onderwijs en onderzoek. Zo kan een

werkgever korting krijgen als hij zijn werknemers onderwijs laat volgen.

3.5 Gebruikelijkloonregeling De dga neemt een aparte plaats in de loonadministratie in. Niet alleen gelden voor de dga afwijkende regels met betrekking tot de socialeverzekeringsplicht, ook rondom zijn beloning gelden andere regels dan voor ‘gewone’ werknemers. Bij de dga is het namelijk zo dat de fiscus er altijd van uitgaat dat hij van zijn bv een salaris krijgt, ongeacht wat hij daarvoor doet. Over dit bedrag moet u loonheffingen inhouden en afdragen. Dit noemen we de gebruikelijkloonregeling. De auto van de zaak telt op reguliere wijze mee in de gebruikelijkloonregeling. Voor het jaar 2011 bedraagt het bedrag aan gebruikelijk loon ten minste g 41.000. Minder loon toekennen De gebruikelijkloonregeling is overigens voordelig voor de dga met een auto van de eigen zaak, want die hoeft zich hierdoor minder loon toe te kennen. Bij de regeling kan de auto twee keer een rol spelen. Aan de ene kant bij het vaststellen van het gebruikelijk loon, aan de andere kant bij de vaststelling van het loon dat de dga al heeft genoten. Overigens moet u bij de vaststelling van het gebruikelijk loon ook rekening houden met een eventuele vergoeding voor de inkomensafhankelijke bijdrage ZVW.

3.6 Pensioen Een belangrijke loonafhankelijke regeling voor werknemers is het pensioen. Helaas voor hen telt de bijtelling vanwege het privégebruik van de auto van de zaak niet mee voor het pensioengevende loon. De

Lijfrente biedt oplossing voor pensioen Voor werknemers is de bijtelling wegens privégebruik erg nadelig voor de pensioenopbouw. Er bestaat echter een oplossing voor dit probleem, waar u de werknemer op kunt wijzen. Het niet opbouwen van

10

pensioenrechten is eenvoudig op te lossen door een lijfrente. Bij het bepalen van de hoogte van de fiscaal aftrekbare lijfrentepremie behoort het voordeel (opmerkelijk genoeg) wel tot de premiegrondslag.


Gebruikelijk loon dga Een dga geniet per jaar een loon in geld van e 35.000 en heeft een bijtelling voor het privégebruik van de auto van de zaak van e 3.000. Voor de vaststelling van het gebruikelijk loon moet u nog minimaal e 3.000 bijtellen.

werknemer ontvangt geen pensioenrechten over de bijtelling en bouwt hierover geen pensioen op.

3.7 Vakantiebijslag Naast het pensioen valt ook de vakantiebijslag onder de regelingen waarvoor de bijtelling voor het privégebruik van de auto niet meetelt. De auto van de zaak is immers geen loon in geld, maar loon in natura. Het percentage van minstens 8% vakantiebijslag berekent u dus over het ten laste van de werkgever komende loon zónder deze loonbijtelling.

3.8 Werknemersverzekeringen Over de bijtelling hoeft u geen premies werknemersverzekeringen te betalen. Dat scheelt de werkgever weliswaar geld, maar het betekent ook dat de bijtelling niet meetelt voor de vaststelling van een eventuele uitkering, zoals een WW-uitkering. Als het wetvoorstel Uniformering loonbegrip ingaat – beoogde ingangsdatum: 1 januari 2013 – gaat de auto van de zaak wél meetellen voor de premies werknemersverzekeringen. Wel geldt voor de heffing van de werknemersverzekeringen een maximumpremieloon. Gaat het loon van de werknemer al zonder de bijtelling over deze grens heen, dan hoeft u geen extra premies werknemersverzekeringen te betalen. Als de werknemer het maximumpremieloon nog niet heeft bereikt, telt de bijtelling mee en zijn meer premies werknemersverzekeringen verschuldigd, door de werkgever! Bijkomend voordeel voor de werknemer: hij heeft daardoor ook recht op een hogere uitkering op grond van de werknemersverzekeringen.

4 Achterwege laten bijtelling Bijtellen wegens privégebruik is niet altijd verplicht. Als een werknemer zijn auto van de zaak alleen voor de zaak gebruikt, hoeft u geen bijtelling te doen. Concreet komt het erop neer dat hij dan jaarlijks niet meer dan vijfhonderd privékilometers mag maken. Bij bestelauto’s is bijtellen ook niet altijd noodzakelijk. Is een bestelwagen alleen geschikt voor goederenvervoer, onder andere dan geldt de bijtelling niet. In dit hoofdstuk leest u in welke gevallen bijtellen niet nodig is en hoe u aan de Belastingdienst moet bewijzen dat u geen bijtelling hoeft te doen. De Belastingdienst is behoorlijk strikt als het gaat om de bewijsvoering op dit punt. De fiscus controleert streng of werknemers hun auto van de zaak echt niet voor meer dan vijfhonderd kilometers privé gebruiken. Om aan te tonen dat u geen bijtelling hoeft te doen, moet

Fiscus controleert streng op auto van de zaak u in de meeste gevallen een nauwkeurige rittenregistratie kunnen tonen aan de Belastingdienst. En dat moet ook écht nauwkeurig. De werknemer moet elke meter registeren en elke rit en elk adres noteren. Maar als de auto van de zaak écht alleen voor de zaak is bedoeld, dan loont het de moeite om goed aan de regeltjes van de Belastingdienst te voldoen. Want geen bijtelling betalen scheelt flink in de kosten voor de werknemer en scheelt aardig wat werk voor u.

4.1 Alleen zakelijk In sommige gevallen is de auto van de zaak alleen voor zakelijk gebruik

bestemd. De werknemer wil de auto niet privé gebruiken of de werkgever verbiedt dat. In dat geval is het niet wenselijk dat er een bijtelling wegens privégebruik bij het loon plaatsvindt. Voorkomen Dit kunt u op verschillende manieren voorkomen, de ene keer levert u dit relatief veel werk op en de andere keer wat minder. Maar het is nooit slechts een kwestie van handtekeningen verzamelen. Zoals u intussen bekend is, is de bijtelling pas van toepassing als de werknemer meer dan vijfhonderd privékilometers per kalenderjaar aflegt. Blijft een werknemer onder deze grens, dan verwacht de Belastingdienst hiervan overtuigende bewijzen te zien.

4.2 Afspraken maken Het is van belang om goed na te denken over de manier waarop u zaken rond het privégebruik van de auto van de zaak vastlegt. U kunt bijvoorbeeld een (collectieve) afspraak maken met de Belastingdienst over de manier waarop u afspraken rond het privégebruik vastlegt. Dit is vooral een goed idee als het voor werknemers niet handig is om een rittenregistratie bij te houden, en werkgever en werknemer toch zekerheid willen over de

geldigheid van hun werkwijze in de ogen van de fiscus. Bewijsmiddel U kunt bijvoorbeeld met het belastingkantoor afspreken dat geen enkele werknemer binnen de onderneming of afdeling de auto van de zaak privé mag gebruiken. Een rittenregistratie kan dan achterwege blijven, de vastgelegde en nageleefde afspraak geldt als bewijsmiddel om de bijtelling voor privégebruik te voorkomen.

4.3 Rittenregistratie In de meeste gevallen wordt het privégebruik van de auto bijgehouden door de werknemer via een rittenregistratie. Hiermee kunt u de nodige gegevens adminis-

Rittenregistratie moet bepaalde gegevens bevatten tratief correct verwerken. U heeft de rittenadministratie ook nodig voor de loonaangifte. De rittenadministratie moet een aantal verplichte gegevens bevatten. Het gaat hierbij om het merk, type en kenteken van de auto, de periode waarin de auto aan de werknemer ter beschikking staat en uiteraard de ritgegevens moeten erin staan. Voor deze laatste eis moet de werknemer in ieder geval het volgende noteren per rit: de datum; of de rit een zakelijk of privédoel heeft; de stand op de kilometerteller vóór en na de rit; de gevolgde route, als dit niet de meest gebruikelijke route is;


11

Werknemer moet elke privémeter registreren De rittenregistratie van de auto van de zaak is niet altijd even eenvoudig en leidt nog wel eens tot misverstanden. Is het bijvoorbeeld echt nodig om de rittenregistratie tot op de meter bij te houden? Dat moet inderdaad! En er mag geen rit ontbreken. Dit werd nog eens bevestigd in een rechtszaak uit 2008.

Onvolledig Een werkneemster had de beschikking over een auto van de zaak. Hiervoor hield zij een rittenadministratie bij. Volgens haar registratie had zij in 2002 maar 283 privékilometers gereden. Haar werkgever hoefde dus geen bijtelling vanwege privégebruik te doen en de werkneemster gaf die ook niet op in haar aangifte inkomstenbelasting (zoals dat in 2002 nog ging). Maar de werkneemster had haar administratie niet volledig ingevuld. De adressen en plaatsnamen van privéritten ontbraken. En van de zakelijke ritten had ze wel de plaatsnamen ingevuld, maar de

omschrijving van de bestemming, inclusief het adres van de bezochte relaties en klanten. Extra kolom Zijn er meer werknemers die van de bedrijfsauto gebruikmaken, dan moet vanwege de limiet aan het privégebruik natuurlijk wel duidelijk zijn wie wanneer van de auto gebruik heeft gemaakt. Hiertoe kunt u een extra kolom aan de rittenstaat toevoegen, waarin de werknemers hun naam vermelden. Zo wordt in de rittenregistratie duidelijk welke werkne-

adressen niet. Verder had de werkneemster de kilometers voor het gemak afgerond op tientallen. De inspecteur van de Belastingdienst verwierp de rittenregistratie, omdat deze onvolledig was en niet aan alle eisen voldeed. Er moest daarom toch bijtelling plaatsvinden voor het privégebruik, omdat de werkneemster onvoldoende kon aantonen dat zij minder dan vijfhonderd privékilometers had gemaakt.

Hoger beroep De werkneemster ging in beroep tegen de uitspraak. Helaas voor haar vond de rechter dat zij niet overtuigend kon aantonen dat zij in 2002 niet meer dan vijfhonderd kilometers privé had gereden. Haar rittenadministratie was onvolledig en voldeed niet aan de eisen en daarmee was de kous af. Het gerechtshof stelde de inspecteur in het gelijk en er moest dus bijtelling plaatsvinden vanwege privégebruik. Gerechtshof Den Haag, 7 maart 2008, LJN: BC8700

mer welke rit heeft gemaakt. Een voorbeeld van een rittenstaat waarin de werknemer de registratie van de gereden ritten bij kan houden, vindt u in bijlage 2. Controle Het spreekt voor zich dat het aan te raden is om de rittenregistratie goed na te kijken op onjuistheden. De Belastingdienst geeft het advies om de juistheid vast te stellen aan de hand van kantooragenda’s, orderbriefjes, garagenota’s en elektronische routeplanners. Deze informatie kunt u vervolgens het

Regelmatig versus onregelmatig reispatroon Een onregelmatig reispatroon (bijvoorbeeld van een vertegenwoordiger) vereist meer toezicht dan een regelmatig reispatroon (bijvoorbeeld een bouwvakker die een aantal maanden naar dezelfde bouwplaats reist). Zo zal bij de vertegenwoor-

12

diger een wekelijkse controle meer voor de hand liggen en bij de bouwvakker een maandelijkse. Het vereiste toezicht kan in overleg met de Belastingdienst steekproefsgewijs plaatsvinden, rekening houdend met de aard van de onderneming.


beste bewaren bij de loonadministratie zodat u bij een eventuele inspectie door de Belastingdienst alles bij de hand heeft.

4.4 Vrije bewijsleer Naast de sluitende kilometerregistratie of een afspraak met de Belastingdienst kunt u kiezen voor een alternatieve bewijsvoering. De fiscus noemt dit de zogenoemde vrije bewijsleer. Een alternatieve bewijsmethode is bijvoorbeeld om de werknemer alleen de privéritten te laten bijhouden en deze te vergelijken met het totaal aantal gereden zakelijke kilometers. Dit kunt u ondersteunen door het maken van een schriftelijke afspraak met de werknemer waarin is overeengekomen dat de auto niet of nauwelijks is gebruikt voor privédoeleinden. Het is wel vereist dat u het autogebruik daadwerkelijk controleert. Ook het feit dat de werknemer een andere auto voor privégebruik tot zijn beschikking heeft, kan overtuigend werken. Het is in elk geval verstandig om bij het volgen van deze route afspraken te maken met de Belastingdienst over aanvaardbaar bewijs. Achteraf komt u dan niet voor verrassingen te staan. Geen bewijsmateriaal De volgende voorbeelden beschouwt de Belastingdienst in ieder geval als onaanvaardbaar bewijsmateriaal: uitsluitend een schriftelijke overeenkomst tussen werkgever en werknemer dat ander gebruik van de auto dan voor zakelijke doeleinden niet is toegestaan, niet ondersteund door andere bewijsmiddelen; een overeenkomst die niet voorziet in enige vorm van controle op wat is afgesproken, terwijl niet gebleken is dat er feitelijke controle heeft plaatsgevonden; een gespecificeerde schatting van het woon-werkverkeer en ander zakelijk gebruik.

4.4.1 Overeenkomst In een overeenkomst tussen werkgever en werknemer kunnen afspraken staan

Verklaring volledig intrekken bij te veel privégebruik van de auto van de zaak Puck heeft een auto van de zaak met een catalogusprijs van e 26.000. Ze gebruikt de auto alleen voor zakelijke doeleinden en heeft dan ook haar ‘Verklaring geen privégebruik auto’ aan haar werkgever getoond, die er een kopie van in zijn salarisadministratie bewaart. Deze verklaring is per januari 2011 van kracht. Maar in juli constateert Puck dat zij de vijfhonderd privékilometers gaat overschrijden en verzoekt daarom om intrekking van de verklaring. Haar werkgever krijgt dit via de Belastingdienst te horen.

over het niet toestaan van privégebruik of bijvoorbeeld de gang van zaken na werktijd. Zo kunt u vastleggen dat de werknemer de bedrijfsauto na werktijd op het bedrijfsterrein stalt, waarna hij de autosleutels bij u inlevert. Het is in elk geval handig om een soortgelijke structuur aan te houden: duidelijke omschrijving van de opgelegde beperkingen aan het privégebruik;

Afspraken over privégebruik vastleggen in overeenkomst manier van toezicht houden op de naleving van gestelde beperkingen; manier waarop u gegevens omtrent naleving vastlegt; aard van de sanctie bij het niet nakomen van vastgelegde afspraken.

Puck heeft een loontijdvak van een maand, dus de Belastingdienst legt haar een naheffingsaanslag loonbelasting/premie volksverzekeringen op over een bijtelling van zeven maanden (1 januari tot en met 31 juli): 7/12 x 25% x e 26.000 = e 3.792. Puck krijgt bovendien te maken met een eventuele naheffing van de inkomensafhankelijke bijdrage ZVW. Verder kan de fiscus besluiten de aanslag te verhogen met een boete en, als de aanslag in een volgend kalenderjaar wordt opgelegd, met heffingsrente.

De werkgever moet met ingang van 1 augustus 2011 per loontijdvak de volgende bijtelling tot het loon rekenen: 1/12 x 25% x e 26.000 = e 542. Op dit bedrag wordt dan loonbelasting/premie volksverzekeringen en eventueel de inkomensafhankelijke bijdrage ZVW ingehouden. Was de werkgever op de hoogte van de onrechtmatigheid van de verklaring, dan kan de Belastingdienst ervoor kiezen hem de naheffingsaanslag loonbelasting/premie volksverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage ZVW op te leggen.

nogal fraudegevoelig. De fiscus vertrouwt dan ook niet helemaal op de black box. Vaak vindt extra controle plaats aan de hand van kantooragenda’s, orderbriefjes en garagenota’s. De rapportage van de black box, samen met deze andere bescheiden, bewijzen op een acceptabele manier het feitelijke gebruik van de auto van zaak.

een sluitende rittenregistratie bij te houden. De werkgever is in elk geval gevrijwaard van eventuele naheffingen bij onrechtmatig gebruik. De Belastingdienst kan tot en met vijf jaar na dato nog een naheffingsaanslag opleggen, in dit geval aan de werknemer.

4.5.2 Bewaren

4.5 Verklaring van de werknemer

Werknemers die een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ van de fiscus hebben

Een werknemer zit niet te springen om een bijtelling bij zijn loon, zeker niet als hij onder de vijfhonderdkilometergrens zit. Daarom geeft de Belastingdienst de werknemer de mogelijkheid een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ aan te vragen. Hij kan hiervoor een aanvraagformulier downloaden op de site van de Belastingdienst of bestellen via de BelastingTelefoon (0800 0543). Een model van deze verklaring vindt u in de bijlage van dit themadossier. Een werkgever kan deze verklaring niet aanvragen.

4.4.2 Black box gebruiken

4.5.1 Werknemer is verantwoordelijk

Naast de sluitende rittenregistratie is het gebruik van een black box toegestaan. Dit is een geautomatiseerd systeem dat de gereden kilometers nauwkeurig registreert en in die zin de administratieve inspanningen vermindert. Wel moet de bestuurder voor elke rit aangeven of het om een zakelijke of privérit gaat. Dit is natuurlijk

Met het afgeven van een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ (zie bijlage 1) heeft de werknemer alle verantwoordelijkheid op zich genomen. Hij moet op aanvraag van de fiscus na afloop van het kalenderjaar kunnen bewijzen dat hij niet meer dan vijfhonderd privékilometers heeft gereden. Dat kan hij bijvoorbeeld doen door

Belastingdienst kan tot vijf jaar terug controleren ontvangen en u deze hebben getoond en u een kopie ervan in de salarisadministratie heeft bewaard, kunnen niet op hun lauweren rusten. Het bijhouden en bewaren van een kilometeradministratie blijft ook voor hen van belang. De Belastingdienst kan namelijk tot vijf jaar terug controleren of de werknemer daadwerkelijk niet minder dan vijfhonderd kilometers per jaar privé heeft gereden. Als de fiscus ineens op de stoep staat en een werknemer niet meer kan aantonen dat hij de auto inderdaad niet of nauwelijks privé heeft gereden, heeft hij een probleem. De ‘Verklaring geen privégebruik auto’ alleen is niet genoeg. De kilometer-


13

Mogelijk einde rittenregistratie bestelauto In 2009 is de rittenregistratie voor bestelauto’s vereenvoudigd. Maar er komt mogelijk zelfs een einde aan de verplichte rittenregistraties voor werknemers die in een bestelauto van de zaak rijden. Vooral kleine bedrijven balen van al die administratieve rompslomp die de

administratie vormt het echte bewijs dat de verklaring terecht is gebruikt.

4.5.3 Wijzigen of intrekken De ‘Verklaring geen privégebruik auto’ heeft een looptijd van onbepaalde duur. Als de situatie waarvoor de verklaring is afgegeven wijzigt, moet de werknemer het formulier ‘Wijzigen of intrekken verklaring geen privégebruik auto’ aan de Belastingdienst sturen. Het is verstandig om de werknemer hierin waar mogelijk te begeleiden. U mag dan niet aansprakelijk zijn zolang de verklaring van kracht is, bij onrechtmatig gebruik kan de fiscus de werkgever onderzoeken op eventuele ‘medeplichtigheid’. De werknemer moet de verklaring wijzigen of intrekken als: hij een bestelauto gaat rijden en hiervoor schriftelijke afspraken en verboden op privégebruik gelden; het privégebruik de vijfhonderdkilometergrens overschrijdt;

rittenregistratie met zich meebrengt. Staatssecretaris Weekers van Financiën onderzoekt de mogelijkheden om tot een regeling te komen die de rittenregistratie voor bestelauto’s overbodig maakt om zo werkgevers tegemoet te komen. Wordt vervolgd!

er geen sprake meer is van een auto van de zaak. Informeren De werknemer moet u zo snel mogelijk informeren over een eventueel ingetrokken verklaring. De Belastingdienst stelt u hiervan eveneens op de hoogte en vermeldt meteen wat de gevolgen voor uw onderneming zijn. Bij overschrijding van de vijfhonderdkilometergrens moet u namelijk een bijtelling bij het loon gaan doen. De werknemer krijgt bovendien een naheffingsaanslag loonbelasting/premie volksverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage ZVW, eventueel verhoogd met heffingsrente en een boete. U bent in dit geval niet verplicht om deze inkomensafhankelijke bijdrage ZVW te vergoeden.

4.5.4 Strenge controles In 2010 controleerde de Belastingdienst extra streng of werknemers die in een

Roulatie tussen bestelauto’s: een voorbeeld Bij De Wit Elektrotechniek zijn negen werknemers in dienst die afwisselend gebruikmaken van vier bestelauto’s. Dat systeem werkt prima. Ze kiezen op verschillende momenten van de dag een willekeurige bestelauto om naar een klus te gaan en pakken vervolgens weer een andere bestelauto voor de volgende klus. Maar aan het einde van de dag gaan vier van de werknemers altijd met dezelfde bestelbus naar huis. Er is in dit geval dus geen sprake van doorlopend afwisselend gebruik, omdat het geen probleem is om

14

de privékilometers van de vier betreffende werknemers te registreren.

Twee werknemers, twee auto’s Ook in het volgende geval is geen sprake van doorlopend afwisselend gebruik: twee werknemers hebben ieder de beschikking over een bestelauto. Regelmatig wisselen ze van auto omdat het zo uitkomt. Voor het goed uitvoeren van hun werkzaamheden is het echter niet nodig om te wisselen van bestelauto. Daarom valt dit niet onder doorlopend afwisselend gebruik.


auto van de zaak reden en een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ hadden ingeleverd, niet stiekem toch extra privékilometers maakten. De Belastingdienst zocht met flitsauto’s die automatisch kentekens registreren naar overtreders bij bijvoorbeeld evenementen, attractieparken en grensovergangen. De fiscus verwerkt deze gegevens in een uitgebreide database. Als een werknemer wordt gesnapt en niet kan aantonen dat hij jaarlijks maximaal vijfhonderd privékilometers maakt, krijgt hij een naheffing.

4.6 Bestelauto Rijden de werknemers in een bestelauto van de zaak, dan gelden net iets andere regels. Ook voor hen kan de werkgever een verbod op het privégebruik uitvaardigen. Een voorbeeld van zo’n verbod vindt u in bijlage 3. De werkgever blijft wel altijd zelf verantwoordelijk voor controle op de naleving van dit verbod en hij blijft aansprakelijk voor eventuele naheffingen van de Belastingdienst.

4.6.1 Regels Als het zo is geregeld dat het een werknemer verboden is om de bestelwagen van de zaak voor privéritten te gebruiken, hoeft u in principe niets bij te tellen bij het loon. Let wel, in principe, want u moet in dat geval wel aan drie voorwaarden voldoen. Voorwaarden In de eerste plaats moet het verbod schriftelijk worden vastgelegd en bewaard bij de loonadministratie. Daarnaast moet de werkgever er zorg voor dragen dat het verbod ook daadwerkelijk nageleefd wordt. Hier kunt u een bijdrage aan leveren, bijvoorbeeld door het bewaren en vastleggen van bewijs van overtredingen. Een verkeersboete is altijd een goed bewijs om een overtreding van het verbod aan te tonen, zowel aan de overtreder als aan de controleur van de Belastingdienst. Tot slot kunt u de werkgever adviseren om bij een overtreding daadwerkelijk een sanctie op te leggen. Ook dit is namelijk een voorwaarde om in

Stinkende en stoffige bestelauto voorkomt bijtelling auto van de zaak stoel. Om het verschuiven van materiaal te voorkomen, was tussen de laadruimte en de stoelen een plaat aangebracht. Verder was in de laadruimte van de bestelauto met schroeven een kunststofbak bevestigd. Daarom was de schilder van mening dat hij geen bijtelling voor privégebruik hoefde te rekenen. Helaas was de inspecteur van de Belastingdienst het hier niet mee eens en de schilder kreeg voor de jaren 2002 tot en met 2004 een navorderingsaanslag inkomstenbelasting voor zijn kiezen. De schilder stapte naar de rechter en voerde aan dat de auto vanwege de schilderwerkzaamheden vies en erg stoffig was. Verder stonk de auto ontzettend door het vervoer van verf en kwastenreinigers. Daarnaast was er een kunststofbak in de auto

bevestigd die alleen door een garagebedrijf verwijderd kon worden. Kortom: de bestelauto was volgens de schilder absoluut ongeschikt voor privégebruik.

aanmerking te komen voor het achterwege laten van de bijtelling.

verboden is en dat de werkgever de zakelijke adressen in zijn administratie heeft.

4.6.2 Vereenvoudigde rittenregistratie

4.6.3 Afwisselend gebruik

Voor bestelauto’s geldt sinds 2009 een vereenvoudigde rittenregistratie. Deze vereenvoudiging vermindert de administratieve lasten van de werkgever en de werknemer. Werknemers die voor hun

Het is heel goed mogelijk dat een bestelauto door twee of meer werknemers wordt gebruikt. Deze situatie kan zich bijvoorbeeld voordoen als er tien monteurs voor de onderneming werken, maar er slechts twee bestelauto’s beschikbaar zijn. Krijgt één van hen een oproep, dan zal hij één van beide auto’s gebruiken en na afhandeling weer terugbrengen, waarna een collega met dezelfde auto een andere oproep afhandelt. In deze situatie wordt het lastig om te bepalen wie welke kilometers privé heeft gereden met welke auto. In dat geval is het moeilijk om de autokostenfictie individueel toe te passen. U kunt dan kiezen voor het afkopen van de administratieve verplichting en de vastgestelde eindheffing van g 300 per bestelauto op jaarbasis toepassen. In de aangifte loonheffingen vermeldt u dit bedrag in de rubriek ‘Eindheffing loon met een bestemmingskarakter’.

sluitend bewijs dat de werknemer onder de vijfhonderdkilometergrens blijft, dan kunt u de bijtelling achterwege laten. Als sprake is van een collectieve afspraak met de Belastingdienst, en er dus ook geen bijtelling vereist is, meldt u dit in de vorm van een code in de loonaangifte. Deze codes kunt u terugvinden in hoofdstuk 2. Een afspraak

In principe geldt dat een werknemer bijtelling moet betalen als zijn bestelauto geschikt is voor personenvervoer. Dus: als de auto een passagiersstoel heeft. Het maakt hierbij niet uit of de auto ook daadwerkelijk wordt gebruikt voor het vervoeren van personen. Maar uit jurisprudentie blijkt dat het steeds vaker mogelijk is om onder deze bijtelling uit te komen. Bijvoorbeeld als de auto heel vies is en ontzettend stinkt.

Navorderingsaanslag Hof Amsterdam deed vorig jaar uitspraak in een zaak over een schilder die van 2001 tot en met 2006 in een bestelauto reed van zijn eigen bv. Deze bestelauto had een laadruimte en een passagiers-

Vereenvoudigde rittenregistratie voor bestelauto’s werk veel verschillende ritten op een dag rijden, mogen om praktische redenen het bewijs voor het aantal gereden privékilometers leveren met de combinatie van: een vereenvoudigde rittenregistratie; de zakelijke adressen die in de (project)administratie van de werkgever staan. De werkgever moet dan wel met de werknemer hebben afgesproken dat hij een vereenvoudigde rittenregistratie bijhoudt, dat privégebruik tijdens werken lunchtijd

Sluitend bewijs Mocht u toch de bijtellingsregeling individueel kunnen toepassen en er is

Geloofwaardig Het hof vond de verklaring van de schilder geloofwaardig en trok de conclusie dat de bestelauto inderdaad alleen geschikt was voor het vervoer van goederen. Het was dus terecht dat de schilder de forfaitaire bijtelling achterwege had gelaten. Ook uit eerdere jurisprudentie is al eens naar voren gekomen dat voor bestelauto’s met een passagiersstoel niet altijd automatisch een bijtelling geldt. Gerechtshof Amsterdam, 9 februari 2010, LJN: BL5620

Eindheffing mogelijk voor doorlopend afwisselend gebruik met de Belastingdienst geeft u aan met code 1.

4.6.4 Richtlijnen voor afwisselend gebruik In de praktijk kan het moeilijk zijn om te bepalen of er binnen de onderneming sprake is van doorlopend afwisselend gebruik van bestelauto’s. In de ogen van de fiscus is dat echter een duidelijk afgebakend begrip. U kunt als richtlijn aanhouden dat als het voor u moeilijk is om de regeling voor privégebruik indivi-


15

Met de bestelauto naar de sportschool karren Marieke is schilder en rijdt met een bestelwagen naar haar klanten. Deze bestelauto is alleen geschikt voor het vervoer van goederen en heeft maar één stoel. Marieke heeft zelf ook een auto, maar één keer per week rijdt ze direct vanuit haar werk met de bestelauto naar de sport-

school. Deze omrijkilometers gelden als privékilometers en moeten daarom als loon in natura bij het salaris worden opgesteld. Maandelijks rijdt Marieke 76 kilometer om. U berekent de bijtelling als volgt: 76 x e 0,29 (werkelijke kilometerprijs van deze bestelauto) = e 22,04.

dueel toe te passen, de eindheffing van toepassing is. Is het niet ingewikkeld om de regeling voor privégebruik individueel toe te passen, dan geldt de reguliere bijtelling. Blijft de werknemer dan onder de grens van vijfhonderd privékilometer, dan kunt u de bijtelling achterwege laten. Er is bijvoorbeeld geen sprake van doorlopend afwisselend gebruik als een werknemer de ene week in een bestelauto rijdt en de week erna een andere werknemer de bestelauto overneemt.

kilometers bijhoudt en de werkelijke waarde hiervan bij zijn inkomen telt. De bijtelling is in zo’n geval dus: het werkelijk verreden aantal kilometers x de werkelijke kilometerprijs van de bestelauto. Een eigen bijdrage van de werknemer mag van het resultaat van deze berekening worden afgetrokken, maar het saldo kan niet negatief zijn. Dit is dus anders dan bij de bijtelling voor de regeling privé-gebruik auto, waar de eigen bijdrage wel tot een negatief saldo kan leiden, althans in een loontijdvak.

4.6.5 Alleen goederen

4.6.6 Parkeren op bedrijfsterrein

Bij bestelauto’s speelt ook de aard van de lading mee. Voor bestelauto’s die uitslui-

Als de werknemer volgens afspraak de bestelauto buiten werktijd op het bedrijfsterrein parkeert, hoeft u ook geen bijtelling te doen. Voorwaarde is wel dat hierop controle plaatsvindt. De werkgever kan dit doen door de werknemers de sleutels van de bestelauto na werktijd in te laten leveren en ten bewijs hen hiervoor te laten tekenen.

Bij bestelauto’s speelt aard van de lading een rol

Privegebruik berekenen Is er toch sprake van privégebruik, dan moet u dit tot het loon rekenen. In dat geval berekent u de bijtelling door het aantal privékilometers te vermenigvuldigen met de werkelijke kilometerprijs. De eigen bijdrage van de werknemer mag van het resultaat van deze berekening worden afgetrokken, maar het saldo kan niet negatief zijn, zoals bij de regeling privégebruik auto binnen een loontijdvak wel het geval kan zijn.

4.8 Wachtdienst Bij werknemers die voor wachtdiensten een auto van de zaak ter beschikking hebben, kan fiscale bijtelling uitblijven. Een wachtdienst is een roulatiesysteem waarbij de werknemer een bepaalde periode oproepbaar moet zijn. Hiervan is vaak sprake bij bijvoorbeeld de marechaussee of de politie, maar ook bij particuliere beveiligingsbeambten die met een dienstauto rijden. Of aan de auto is af te lezen dat die eigendom is van de instantie of de firma is onbelangrijk. De regeling houdt in dat u gereden kilometers tijdens de wachtdienst (inclusief het aansluitende

Geen bijtelling voor wachtdienstregeling

4.7 Bijzondere vervoersmiddelen tend zijn ingericht om goederen te vervoeren, geldt een vrijstelling van bijtelling. Het gaat bijvoorbeeld om een auto die alleen een bestuurdersstoel heeft en waarvan de bevestigingspunten van de passagiersstoel zijn weggeslepen of dichtgelast. Als de inrichting zelfs maar de mogelijkheid biedt personen te vervoeren, geldt in principe toch de gebruikelijke bijtelling van de cataloguswaarde, al laat jurisprudentie steeds meer afwijkmogelijkheden zien. Werkelijke waarde Verder is een voorwaarde van deze regeling dat de werknemer gereden privé-

16

Een ambulance zal niet zo gauw voor een privéritje gebruikt worden door de ambulancebroeders. Evenmin zal een uitvaartondernemer de lijkenwagen pakken voor een gezinsuitje. Hetzelfde kan gezegd worden van een politiewagen. Ook bij bestelauto’s die herkenbaar zijn als en uitgerust zijn voor geldtransporten, transport van dieren of gevangenenvervoer gaat de fiscus ervan uit dat zulke bijzondere vervoersmiddelen nauwelijks voor privédoeleinden worden gebruikt. Tenzij de realiteit anders is, hoeft u bij bijzondere voertuigen geen bijtelling te berekenen.


woon-werkverkeer) als zakelijk kunt aanmerken. Als de situatie voldoet aan de volgende voorwaarden is sprake van de wachtdienstregeling: De werknemer heeft geen invloed op de keuze van de aangeschafte auto. De werknemer heeft privé een auto die (beter) geschikt is voor privégebruik. Tijdens de wachtdienst moet de werknemer op redelijke afstand van zijn woonplaats blijven. De werknemer registreert het aantal gereden kilometers en de bijzonderheden van de bestemmingen tijdens de wachtdienst.

5 Speciale situaties Bij het lezen van de vorige hoofdstukken in dit dossier heeft u al ontdekt dat de auto van de zaak een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde is, maar dat hij u behoorlijk wat werk oplevert! Vooral het berekenen van de bijtelling is aan veel regels gebonden. Dit hoofdstuk gaat in op de uitzonderingen die gelden als het gaat om deze bijtelling. Hoe zit het bijvoorbeeld als een werknemer lange tijd ziek is of halverwege het jaar uit dienst gaat? En wat zijn de regels als de werknemers steeds in andere bedrijfsauto’s rondrijden? Regelmatig doen zich situaties voor waarbij een werknemer een bepaalde periode afwezig is, bijvoorbeeld tijdens zijn vakantie. Maar de afwezigheid kan ook het gevolg zijn van ziekte, een schorsing of bij technische werkloosheid. Zijn auto van de zaak staat hem gedurende de afwezigheid nog steeds ter beschikking en de bijtelling voor privégebruik geldt dan ook nog steeds.

dat geval geen recht op de auto. Het is louter een middel dat hem ter beschikking staat om bepaalde werkzaamheden uit te voeren. Gebruikte de werknemer de auto echter ook voor privédoeleinden, dan liggen de zaken anders. Het privégebruik van een auto van de zaak moet u namelijk beschouwen als ‘loon in natura’. Zo’n voordeel kunt u de werknemer in principe niet afnemen zolang de arbeidsovereenkomst loopt.

5.1 Langdurige afwezigheid In het geval van langdurige ziekte, schorsing of het niet beschikbaar zijn van werk, kunnen er wel bijkomende problemen ontstaan. Zo kan het nodig zijn om een vervanger aan te nemen die de werkzaamheden van een zieke overneemt. Aangezien de zieke voor het uitvoeren van het werk een auto nodig had, geldt dit ook voor zijn vervanger. Een andere auto regelen is dan een optie, maar wel een dure. Goedkoper is het om de zieke zijn auto te laten inleveren. Het is echter nog maar de vraag of u een niet-actieve werknemer de auto kunt afnemen.

5.1.1 Auto terugeisen Werd de auto alleen voor zakelijke doeleinden gebruikt, dan is er geen probleem als de gebruiker door omstandigheden niet kan werken. De werknemer heeft in

Arbeidscontract Toch behoort terugeisen van de auto tot de mogelijkheden. Dit is in de eerste plaats het geval als hierover afspraken zijn vastgelegd, bijvoorbeeld in het arbeidscontract of de leaseovereenkomst. U moet hierbij wel een redelijke termijn voor teruggave hanteren. Gebruikelijk is een periode van één maand. Bovendien is zo’n afspraak alleen geldig als u deze heeft vastgelegd bij aanvang van de overeenkomst. Eenzijdig wijzigingsbeding Latere afspraken op dit terrein zijn alleen mogelijk als er een zogenoemd ‘eenzijdig wijzigingsbeding’ in de arbeidsovereenkomst staat. Op basis van dit beding kunnen arbeidsvoorwaarden op initiatief van de werkgever gewijzigd worden, maar alleen als er sprake is van een ‘zwaarwichtig bedrijfsbelang’, bij-

voorbeeld omdat de onderneming financiële problemen heeft. Zwaarwichtige belangen Een andere mogelijkheid om een auto van de zaak terug te eisen, heeft ook te maken met een ‘zwaarwichtig bedrijfsbelang’. Kan de werkgever namelijk aantonen dat zijn belangen bij de auto groter zijn dan die van de werknemer, dan moet de werknemer de auto alsnog inleveren. Denk hierbij aan een auto die speciaal voor bepaalde werkzaamheden is toegerust. Als de vervanger van de werknemer of een collega deze werkzaamheden niet kunnen uitvoeren zonder deze auto, is er sprake van een zwaarwichtig belang.

5.1.2 Compensatie Wat de werkgever ook besluit en op welke grond hij dat ook doet, voor u is

Recht op vergoeding bij inleveren auto het essentieel om in de gaten te houden of de desbetreffende werknemer bij inlevering van de auto recht heeft op een vergoeding. Aangezien privégebruik van een bedrijfsauto beschouwd moet worden als loon in natura, heeft de werknemer recht op compensatie voor verlies van dit loon. U kunt hier niet van afwijken, tenzij de werknemer in het verleden een verklaring ondertekend heeft waarin hij afziet van deze vorm van compensatie. Hoogte vergoeding Er zijn echter geen eenduidige regels om de hoogte van de vergoeding te bepalen. U moet zelf, in alle redelijkheid, deze


17

Hoogte vergoeding bij terugeisen bedrijfsauto Jeffrey is al geruime tijd ziek en moet zijn bedrijfsauto – een Mini Cooper Cabrio 1.6 Sidewalk met de nodige extra’s van de fabrikant – inleveren. Hij wendt zich tot u met de vraag op welke compensatievergoeding hij recht heeft zolang hij arbeidsongeschikt is. U maakt een aantal proefberekeningen, telkens met een verschillend uitgangspunt: bijtelling van de Belastingdienst: 1/12 (per maand) x 25% (bijtelling) x e 32.810 (cataloguswaarde) = e 683,54;

maandelijkse compensatie vaststellen. Eén mogelijkheid is om de bijtelling die de Belastingdienst hanteert, 14%, 20% of 25% van de cataloguswaarde van de auto per jaar, te gebruiken als maatstaf voor de compensatievergoeding. U kunt echter ook uitgaan van het gemiddelde bedrag dat het per maand kost om in een bepaalde auto te rijden. Hiervoor kunt u gebruikmaken van de lijsten ‘autokosten nieuwe auto’s’ op de website van de ANWB (anwb.nl, zoek op ‘autokosten nieuwe auto’s’). Een andere mogelijkheid is berekenen hoeveel het kost om met het openbaar vervoer te reizen in plaats van met de auto. Informatie over die tarieven vindt u onder meer op de website van de NS (ns.nl). Redelijk De uitkomsten van deze berekeningen kunnen sterk uiteen liggen. Of de gekozen vergoeding daadwerkelijk redelijk is,

gemiddelde autokosten per maand: e 712 (anwb.nl); openbaarvervoerskosten, bijvoorbeeld een OV-maandabonnement 2e klas): e 359,50 per maand (ns.nl). Kiest u voor deze laatste optie, dan bespaart u maandelijks maar liefst e 352,50 ten opzichte van het duurste alternatief. Bedenk wel dat bij een goedkopere bedrijfsauto de verhoudingen heel anders kunnen liggen dan in dit voorbeeld.

moet de rechter bepalen als één van de partijen uit ontevredenheid zijn oordeel vraagt. Eén ding staat vast: hoe hoog of laag de vergoeding ook is, deze kwalificeert altijd als loon. Het gevolg daarvan is dat u over het bedrag loonheffingen moet inhouden en afdragen.

5.2 Deel van het jaar Voor de berekening van de bijtelling voor privégebruik speelt naast de aard en het aantal beschikbaar gestelde bedrijfsauto’s ook de factor tijd een rol. Als de werknemer maar een deel van het jaar voor privédoeleinden de bedrijfswagen heeft gebruikt, moet u een berekening naar rato maken. In de eerste plaats moet u dan het aantal afgelegde privékilometers omrekenen naar een heel jaar. Reed de werknemer bijvoorbeeld achthonderd privékilometers in vier maanden tijd, dan gebruikt u de formule 4/12 x 800 =

Veel en weinig privékilometers in één maand Linda begint op 1 december met haar nieuwe baan en krijgt een auto van de zaak. In deze ene maand rijdt zij veertig privékilometers met haar nieuwe auto. Dat is per jaar dus 12 x 40 = 480 kilometer. Ze blijft net onder de grens van vijfhonderd privékilometers per jaar en krijgt dus niet met een bijtelling over het privégebruik te maken. Haar collega

18

Frans, die tegelijk met haar is begonnen, heeft een stuk meer privéritjes gemaakt met zijn nieuwe auto. Hij reed in de eerste maand 170 privékilometers in zijn auto van de zaak. Omgerekend is dat 12 x 170 = 2.040 kilometer per jaar. Hij kan dus wel op een bijtelling rekenen. Deze bijtelling komt neer op 1/12 x 25% x cataloguswaarde van de auto.


2.400 kilometer per jaar. In dit geval wordt de grens van vijfhonderd kilometer duidelijk overschreden. U moet dan ook het bijbehorende percentage van de cataloguswaarde bij het loon van de werknemer optellen, uiteraard alleen voor die vier maanden. De berekening past u ook toe op werknemers die tijdens een lopend kalenderjaar in dienst treden of uit dienst gaan.

5.3 Einde dienstverband Gaat een werknemer in de loop van het jaar uit dienst, dan moet u de bijtelling naar rato berekenen, zoals hiervoor is beschreven. Hetzelfde geldt als de werknemer halverwege het jaar in dienst treedt. Wat er met de auto zelf gebeurt, is een zaak tussen de werkgever en de vertrekkende werknemer: of de werknemer koopt de auto, of hij geeft de wagen terug. De financiële consequenties kunnen in beide gevallen gunstig zijn, voor werkgever en werknemer, maar u doet er wel goed aan om waakzaam te zijn.

5.3.1 Leaseauto Als een werknemer uit dienst gaat en beschikte over een leaseauto, loopt het leasecontract van deze auto mogelijk nog een tijd door, met alle kosten van dien voor de onderneming. In eerste instantie zal de werkgever de leaseauto proberen door te schuiven naar een andere werknemer die in aanmerking komt voor een auto van de zaak. Is de auto niet nodig voor een andere werknemer, dan doet u er goed aan om de werkgever te adviseren het leasecontract te verkopen aan een andere werkgever. Marktplaatsen op internet zijn hiervoor een uitermate geschikt middel.

5.3.2 Auto van de zaak overnemen Werknemers kiezen er vaak voor om de auto van de zaak te kopen van hun werkgever. Ze kennen de auto immers en weten exact in welke staat deze verkeert. Denken werkgever en werknemer echter dat ze de koop voor een spreekwoordelijk prikje kunnen sluiten, dan zouden ze wel eens van een koude kermis kunnen thuiskomen. Verkoopt u de auto

Nieuwe baan, toch nog bijtelling

Nieuwe auto van de zaak

Gerard heeft een nieuwe baan gevonden en dient zijn ontslag in. Zijn dienstverband eindigt op 31 mei. Hij heeft een auto van de zaak, dus u moet uitrekenen welke gevolgen dit heeft voor de bijtelling. De termijn loopt van 1 januari tot en met 31 mei en de auto heeft een cataloguswaarde van e 21.000. Gerard legde in deze vijf maanden 340 privékilometers af, dus dit is 68 kilometer per maand. In een heel jaar zou Gerard dus 12 x 68 = 816 privékilometers afleggen. Hij overschrijdt daarmee de grens van vijfhonderd kilometer per jaar en bijtellen is dus verplicht. Per maand komt de bijtelling neer op 1/12 x 25% x e 21.000 = e 437,50. Over de vijf maanden dat Gerard nog in dienst is en gebruikmaakt van een auto van de zaak telt u dus 5 x e 437,50 = e 2.187,50 bij het loon op.

De eerste helft van het jaar rijdt Martijn 1.000 privékilometers met de oude bedrijfswagen (cataloguswaarde e 25.000). Op 1 juli krijgt hij de beschikking over een nieuwe auto van de zaak (cataloguswaarde e 30.000). Hiermee rijdt hij de tweede helft van het jaar ruim 700 privékilometers.

namelijk voor een bedrag onder de reële waarde van de wagen in het economisch verkeer, dan moet u het verschil tussen de koopsom en de echte waarde beschouwen als belastbaar loon. Over dit bedrag moet u dus loonheffingen inhouden en afdragen.

5.4 Nieuwe bedrijfsauto Er is een tijd van komen en van gaan, ook voor bedrijfsauto’s. De werkgever kan er natuurlijk ook voor kiezen een oude auto in gebruik te houden, maar dit is niet per definitie gunstiger dan het aanschaffen van een nieuwe. Los van de toenemende risico’s op stijgende onderhouds- en herstelkosten, geldt voor de bijtelling ook een ander uitgangspunt als de auto 15 jaar of ouder is, zoals u in hoofdstuk 2 heeft kunnen lezen. Adviseert u de werkgever om een nieuwe auto ter beschikking te stellen aan een werknemer, dan moet u ook in dit geval extra aandacht aan de berekening van de bijtelling besteden als de auto in de loop van het jaar wordt aangeboden. Wisseling Als een werknemer in de loop van het jaar van auto wisselt, heeft dit gevolgen voor uw berekening van de bijtelling. U moet in dat geval namelijk het privégebruik van beide auto’s per gebruikte periode berekenen. Natuurlijk geldt dit ook in het geval dat een werknemer halverwege het jaar

Berekening Voor de berekening van de bijtelling maakt u in dit geval de volgende berekening: oude auto: 6/12 x 25% x e 25.000 x = e 3.125; nieuwe auto: 6/12 x 25% x e 30.000 = e 3.750; totale bijtelling op jaarbasis: e 3.125 (oude auto) + e 3.750 (nieuwe auto) = e 6.875.

een andere leaseauto tot zijn beschikking krijgt. Een voorbeeldberekening vindt u in het kader hier rechtsboven.

5.5 Meerdere auto’s Uitzonderlijk, maar het komt daadwerkelijk voor: werknemers die tegelijkertijd meerdere auto’s van de zaak voor de eigen voordeur hebben staan, bijvoorbeeld een bestelwagen en een personenauto. In dat geval moet u het privégebruik per auto van de zaak bekijken. Komt dat voor één van de auto's boven de grens van vijfhonderd kilometer uit, dan moet u de waarde van het privégebruik optellen bij het loon van de werknemer. Gaat ook één of meerdere andere auto's van de zaak over de grens heen, dan moet u voor elk van deze auto's afzonderlijk de bijtelling berekenen. De Belastingdienst is wel coulant: is de werknemer alleenstaand of heeft geen van zijn gezinsleden een rijbewijs, dan hoeft u maar voor één auto bij te tellen, namelijk voor die met de hoogste cataloguswaarde. Wilt u zeker weten dat u het goed doet, neem dan contact op met de Belastingdienst.

werkers van de verkoopafdeling vast regelmatig in een nieuwe (demonstratie)wagen rond. Wie in welke auto hoeveel privékilometers heeft gereden, is in dit geval zo goed als onmogelijk bij te houden. Dit zou tot onevenredig hoge administratieve lasten leiden.

5.6.1 Regeling Daarom gelden er voor de autobranche al geruime tijd speciale afspraken. Sinds

Regeling voor de autobranche werkt per dag 2008 kent de Belastingdienst de regeling ‘Bijtelling privégebruik auto voor de autobranche’. Deze regeling is van toepassing op werkgevers in de autobranche die lastig de grondslag voor de bijtelling privégebruik kunnen vaststellen vanwege het steeds wisselende gebruik van de auto’s. Niet alleen autodealers, maar ook autohandelaren, leasemaatschappijen en importeurs kunnen gebruikmaken van deze regeling.

5.6 Regels voor de autobranche 5.6.2 Per dag Sommige werknemers wisselen niet één keer van auto, maar hebben ze aan de lopende band voor het uitkiezen. Bij bijvoorbeeld een autodealer rijden de mede-

U berekent de bijtelling per dag voor werknemers die regelmatig een verschillende auto gebruiken. Ook als de werknemer de auto een dag niet gebruikt. U


19

Proefritten maken in de autobranche Als een auto van de zaak niet alleen ter beschikking staat van een werknemer, maar ook beschikbaar is voor proefritten, gelden bepaalde eisen voor de registratie van deze gang van zaken. Zo is het raadzaam om een getekend bewijs van uitlenen aan de klant (waar begin- en eindkilometerstand op staan) op te nemen in de

moet dus per dag bekijken welke auto de werknemer meeneemt om te kunnen bepalen wat de hoogte van de bijtelling is. Dit is dus ook nog een hele klus. Maar het is in elk geval praktischer dan voor elke auto het aantal kilometers bij te houden en het privégebruik te bepalen. Vier situaties De bijtelling per dag is logischerwijs 1/365 van de bijtelling per jaar. Daarnaast is het nog de vraag op basis van welke auto u de bijtelling moet rekenen. Er kan sprake zijn van vier situaties: De werknemer neemt na werktijd een auto mee naar huis. Deze auto vormt voor die dag de basis voor de bijtelling. De werknemer werkt niet, maar heeft wel een auto meegenomen. Op basis van die auto berekent u de bijtelling. De werknemer neemt tijdens werktijd een auto mee, parkeert die ergens en brengt hem niet meer terug. Na werktijd vertrekt de werknemer zonder auto naar huis. In dit geval baseert u de bijtelling op de cataloguswaarde van de niet teruggebrachte auto.

rittenregistratie. Een afschrift van de rittenregistratie kan in de auto blijven zodat een volgende gebruiker kan ‘doorschrijven’ totdat de auto verkocht wordt. U controleert dan of de laatst genoteerde kilometerstand in de administratie van de belanghebbende overeenkomt met de kilometerstand op datum van aflevering.

De werknemer neemt aan het einde van de werkdag geen auto mee of heeft tijdens dagen waarop hij niet werkt geen auto tot zijn beschikking. In dat geval baseert u de bijtelling op de auto waarop u de twee maanden daarvoor het vaakst de bijtelling heeft gebaseerd. Het is van belang dat uit uw administratie per werknemer blijkt op welke auto u de grondslag voor de bijtelling per dag heeft gebaseerd. U moet daarvoor ook beargumenteren waarom u op een dag van die auto bent uitgegaan.

5.7 Andere vervoersmiddelen Als de werkgever een ander vervoermiddel dan een personen- of bestelauto aan de werknemer ter beschikking stelt, geldt een andere fiscale regeling. Rijdt een werknemer dus met een motor, brommer of zelfs een quad van de zaak, dan moet u één en ander anders berekenen.

5.7.1 Berekening Het privévoordeel is ook bij zulke voertuigen loon in natura. De waarde in het eco-

Hoe zit het met een motor van de zaak? Karin rijdt op een motor die door haar werkgever ter beschikking is gesteld. Zo kan zij op weg naar haar werk en ‘s avonds terug naar huis de dagelijkse file voorbij rijden, uiteraard met gepaste snelheid. In haar vrije tijd mag Karin graag een toerrit maken met de motor. Dit privégebruik is loon in natura. Voor het privégebruik betaalt Karin een eigen

20

bijdrage van e 50 per maand aan haar werkgever. Gemiddeld rijdt zij maandelijks driehonderd privékilometers. De werkelijke kilometerprijs, waarin alle kosten zijn verwerkt, is e 0,35. De waarde van het privévoordeel is dus (300 x e 0,35) -/- e 50 = e 55 per maand. Dit bedrag moet haar werkgever bij haar loon optellen.


nomische verkeer van het privégebruik is loon voor de loonheffingen. Dit kunt u als volgt berekenen: de waarde bedraagt het aantal privékilometers vermenigvuldigd met de werkelijke kilometerprijs, verminderd met de bijdrage die de werknemer u betaalt voor het privégebruik. Deze waarde kan per saldo niet negatief zijn. De werkelijke kilometerprijs omvat alle kosten van het vervoermiddel. Niet alleen de brandstofkosten zijn hierin verwerkt, ook verzekeringskosten, afschrijving, reparaties en dergelijke.

5.7.2 Fietsregeling Voor fietsen geldt een andere fiscale regeling: de fietsregeling. Met deze regeling is het mogelijk om de werknemers eens per drie jaar onbelast een fiets cadeau te doen. De belangrijkste voorwaarde hiervoor is dat de werknemer zijn fiets voldoende gebruikt voor woonwerkverkeer. Dat komt erop neer dat hij in ten minste 50% van de gevallen (deels) met de fiets naar het werk moet komen. Onbelast U kunt binnen de fietsregeling werknemers een fiets vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen zonder dat u een bedrag bij het loon moet optellen. De prijs van de fiets mag hiervoor niet boven de g 749 (inclusief BTW) uitkomen. Alles wat wel boven dit bedrag uitkomt, moet u alsnog bij het loon optellen. U kunt de kosten voor met de fiets samenhangende zaken – zoals onderhoud en accessoires – voor uw rekening nemen of dit aan de werknemer vergoeden zonder dat dit tot een bijtelling leidt. Dit kan echter slechts onbelast tot een maximumbedrag van g 82. Een gangbare fietsverzekering mag u ook onbelast vergoeden of verstrekken. Werkkostenregeling Bent u in 2011 overgestapt op de werkkostenregeling? In dat geval is de genoemde fietsregeling voor u komen te vervallen! In plaats daarvan kunt u zonder nadere normeringen en beperkingen werknemers onbelast een fiets vergoeden of verstrekken door deze onder te brengen in de vrije ruimte van 1,4% van de loonsom.

6 Beperking risico’s In voorgaande hoofdstukken heeft u alles gelezen over hoe u de bijtelling voor privégebruik van de auto van de zaak moet berekenen. Maar

woordelijkheid bij de werknemer te leggen. Hierover leest u meer in paragraaf 6.2.

wat zijn de consequenties als u onterecht geen of te weinig bijtelling heeft berekend? Dan loopt u het risico op een naheffingsaanslag, heffingsrente en een boete van maximaal g 4.920. En dat wilt u natuurlijk voorkomen. In dit hoofdstuk leest u hoe u de risico’s op verrassingen achteraf zo veel mogelijk kunt beperken. De bijtelling is in principe de verantwoordelijkheid van de werkgever. Als hij auto’s ter beschikking stelt aan de werknemers, zult u ervoor moeten zorgen dat over de waarde van het privégebruik loonbelasting/premie volksverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage ZVW wordt ingehouden. Maar zoals u in voorgaande hoofdstukken heeft kun-

Bewijs is belangrijk om bijtelling achterwege te laten nen lezen, is bijtellen niet nodig als de werknemer minder dan vijfhonderd privékilometers per jaar rijdt. Dit moet dan wel aangetoond kunnen worden. De verantwoordelijkheid kan bij de werkgever óf bij de werknemer zelf komen te liggen.

zijn dat er daadwerkelijk niets hoeft te worden bijgeteld zodat u geen naheffingen (en boetes) op uw bordje krijgt. Naast het onterecht niet bijtellen vanwege privégebruik, kunnen er andere oorzaken voor een naheffing zijn, zoals een onjuiste (tijdsevenredige) verloning van de bijtelling over het betreffende tijdvak, een te hoge of te lage cataloguswaarde van de auto en een onjuiste verrekening van de eigen bijdrage met de bijtelling.

6.1.1 Administratie Eén van de belangrijkste aandachtspunten bij het tellen van privékilometers is een goede bewijsvoering. Dit kan een naheffing namelijk uitsluiten. Zoals in de voorgaande hoofdstukken besproken is, kunt u met de werknemer afspreken dat deze een nauwkeurige en sluitende rittenadministratie voert, waaruit moet blijken dat hij op jaarbasis minder dan vijfhonderd privékilometers rijdt. U moet deze administratie controleren en daarmee ook het privégebruik van de auto.

6.1 Verantwoordelijkheid werkgever Rijdt de werknemer minder dan vijfhonderd kilometer per jaar privé met de auto, dan is er geen sprake van belast loon. Als u de loonbijtelling achterwege laat in verband met deze kilometergrens, is dat in principe uw verantwoordelijkheid. Maar u moet er dan wel helemaal zeker van

Verlonen Als in de loop van het jaar blijkt dat de werknemer toch meer dan vijfhonderd privékilometers zal rijden, moet u de volledige autokostenbijtelling (zoals deze geldt op jaarbasis) verlonen over de resterende tijdvakken in het betreffende jaar. Het is ook mogelijk om de verant-

6.1.2 Correctieverplichting Als u tijdens het lopende jaar ontdekt dat een sluitende kilometeradministratie ontbreekt of u merkt op dat een bijtelling ten onrechte achterwege is gebleven, moet u deze fout herstellen. U bent verplicht onjuistheden of onvolledigheden te verbeteren of aan te vullen. Als u erachter komt dat u een verkeerde loonaangifte heeft gedaan en de aangiftetermijn is nog niet verstreken, moet u opnieuw aangifte doen met daarin de juiste gegevens. Is de aangifte op tijd, dan zal de fiscus geen boete opleggen. Ontdekt u de fout na afloop van de aangiftetermijn, dan bent u verplicht een

U bent verplicht onjuistheden te verbeteren correctiebericht in te dienen. Deze stuurt u op samen met de eerstvolgende of daaropvolgende aangifte. Deze worden dan met elkaar verrekend.

6.1.3 Termijn Daarnaast kan ook de Belastingdienst een foute aangifte constateren en u verplichten om de juiste gegevens te verstrekken. De inspecteur stelt dan een correctietermijn vast. Geeft u geen gehoor aan de correctieverplichting of dient u het correctiebericht niet of niet op tijd in, dan kan er een betaalverzuimboete volgen van 2% van het te laat betaalde bedrag, met een minimum van g 50 en een maximum van g 4.920. Als de gegevens in het correctiebericht


21

Ongeldige verklaring Als u weet dat de werknemer ten onrechte over de ‘Verklaring geen privégebruik auto’ beschikt, staat de Belastingdienst niet bij de werknemer, maar bij u op de stoep. U bent dan alsnog verantwoordelijk voor de naheffingsaanslag. De Belastingdienst moet natuurlijk wel kunnen bewijzen dat u wist dat de verklaring ongeldig was.

niet kloppen of onvolledig zijn, kunt u eveneens een boete verwachten van maximaal g 4.920. Deze boetebedragen gelden ook als u er zelf achterkomt dat iets niet klopt, maar verzuimt een correctiebericht in te sturen.

bijdrage ZVW bij de werknemer naheffen. De naheffing kan verhoogd worden met de verschuldigde heffingsrente en eventueel een boete. Wijzigingen De ‘Verklaring geen privégebruik auto’ heeft een looptijd van onbepaalde duur. Als de omstandigheden wijzigen waaronder de werknemer de verklaring heeft aangevraagd, moet hij dat zo spoedig mogelijk aan de Belastingdienst melden. De verklaring kan dan worden herzien. Vanaf dat moment moet u de bijtelling voor het privégebruik op de normale manier tot het loon gaan rekenen. De werknemer hoeft geen nieuwe verklaring aan te vragen als hij van werkgever verandert.

6.3 Naheffingsaanslag 6.2 Verantwoordelijkheid werknemer Als een werknemer de auto van de zaak voor minder dan vijfhonderd kilometer

Werknemer kan Verklaring geen privégebruik aanvragen per jaar voor privédoeleinden gaat gebruiken, kan hij een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ aanvragen bij de Belastingdienst. Op basis van zo’n verklaring hoeft u vervolgens niets bij te tellen. De werknemer moet wel in of na afloop van het kalenderjaar op verzoek van de Belastingdienst overtuigend kunnen bewijzen dat hij de auto voor niet meer dan vijfhonderd kilometer per kalenderjaar voor privédoeleinden heeft gebruikt. Dat kan bijvoorbeeld met een sluitende rittenregistratie. Met de ‘Verklaring geen privégebruik auto’ bent u gevrijwaard van eventuele naheffingen, als achteraf blijkt dat de werknemer de verklaring ten onrechte had. De Belastingdienst zal in dat geval de verschuldigde loonbelasting/premie volksverzekeringen en de inkomensafhankelijke

22

Als u te weinig of geen loonheffingen afdraagt, kan de Belastingdienst dit bij u – en in sommige gevallen bij de werknemer – naheffen via een naheffingsaanslag. De inspecteur heeft geen nieuw feit nodig om te kunnen naheffen. Dit in tegenstelling tot het opleggen van een navorderingsaanslag inkomstenbelasting/premie volksverzekeringen, waarbij dit in principe wel mogelijk is. De fiscus kan de te weinig afgedragen loonheffingen maximaal over de afgelopen vijf jaar terugvorderen. Uiteraard gelden bij het opleggen van een naheffingsaanslag loonheffingen wel de beginselen van behoorlijk bestuur. Is een loonbestanddeel eenmaal in de inkomstenbelasting/premie volksverzekeringen betrokken, dan kan de inspecteur deze heffing niet meer via een naheffingsaanslag loonheffingen regelen. Bij een naheffingsaanslag moet u de loonbelasting/premie volksverzekeringen in de regel betalen met de bijgevoegde acceptgiro.

6.3.1 Redenen De Belastingdienst kan u een naheffingsaanslag opleggen als: u de ingehouden loonbelasting/premie volksverzekeringen verkeerd heeft berekend en daarom te weinig heeft afgedragen;


u ten onrechte geen loonbelasting/premie volksverzekeringen heeft ingehouden; u ingehouden loonbelasting/premie volksverzekeringen of verschuldigde eindheffing niet of niet geheel op aangifte afdraagt; u te veel afdrachtvermindering heeft geclaimd; u de verschuldigde eindheffing niet of niet helemaal heeft afgedragen; u de verschuldigde premies werknemersverzekeringen niet of niet helemaal heeft afgedragen; u de verschuldigde en ingehouden inkomensafhankelijke bijdrage ZVW niet of niet helemaal heeft afgedragen.

6.3.2 Werkgever krijgt aanslag Over het algemeen krijgt de werkgever, als inhoudingsplichtige, de naheffingsaanslag. De Belastingdienst kan er ook voor kiezen om deze aanslag (behalve voor het component premies werknemersverzekeringen) op te leggen aan

Zowel werkgever als werknemer kan naheffingsaanslag krijgen de werknemer als er te weinig loonheffingen zijn ingehouden als gevolg van een fout van de werknemer. Bijvoorbeeld omdat de werknemer de loonbelastingverklaring onjuist heeft ingevuld. Praktijk In de praktijk legt de Belastingdienst echter niet vaak een naheffingsaanslag loon-

Betalingstermijn De naheffingsaanslag moet u binnen 14 dagen na dagtekening betalen. Valt de laatste dag van de betalingstermijn op een zaterdag, zondag of erkende feestdag, dan moet u ervoor zorgen dat u vóór die dag heeft betaald.

heffingen op aan de werknemer. Het is namelijk ook mogelijk om de heffing via de inkomensbelasting te corrigeren.

6.3.3 Boetes Als u geen of te weinig loonheffingen heeft ingehouden, moet u naast de verschuldigde loonheffingen ook een betaalverzuimboete betalen van 2% van het te laat betaalde bedrag, met een minimum van g 50 en een maximum van g 4.920. Bent u bovendien te laat geweest met de loonaangifte, dan moet u ook nog eens een boete betalen van maximaal g 4.920 voor het niet (tijdig) doen van de aangifte. Opzet Als u met opzet een onjuiste aangifte heeft gedaan en de Belastingdienst komt daarachter, kan de fiscus u, naast de naheffingsaanslag, een boete opleggen tot maximaal 100% van het verschuldigde bedrag. De inspecteur moet wel opzet of grove schuld kunnen bewijzen. Strafvervolging behoort dan ook tot de mogelijkheden. Heffingsrente Bij een onjuiste aangifte berekent de Belastingdienst heffingsrente over het verschuldigde bedrag. Dit percentage stelt het ministerie van Financiën voorafgaand aan elk kwartaal vast. De heffingsrente voor het tweede kwartaal van 2011 is 2,5%.

Voorbeeld naheffing bij onterechte verklaring David rijdt in een auto van de zaak met een catalogusprijs van e 24.000. Hij beschikt met ingang van 1 januari over een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ waarvan zijn werkgever een kopie in de administratie bewaart. In september vraagt de werknemer aan de Belastingdienst om intrekking van de verklaring omdat hij verwacht dat hij toch meer dan vijfhonderd privékilometers zal maken in dat jaar. De fiscus legt hem een bijtelling op van 9/12 x 25% x e 24.000 = e 4.500.

slag heeft opgelegd, dan kunt u bezwaar maken binnen zes weken na dagtekening van de aanslag bij de bevoegde belastingeenheid (de inspecteur). U kunt ook bezwaar maken tegen de eventuele boete en heffingsrente. Beroep aantekenen Komt de inspecteur niet aan het bezwaar tegemoet, dan kunt u tegen de uitspraak van de inspecteur beroep aantekenen bij de rechtbank. Tegen de uitspraak van de rechtbank kunt u eventueel in hoger beroep gaan bij het gerechtshof. Het gerechtshof kan, net als de rechtbank, ook een oordeel geven over de feiten die van belang zijn. Bent u het ook niet eens met de uitspraak van het hof, dan kunt u nog in cassatie gaan bij de Hoge Raad, de hoogste rechter in Nederland.

6.3.4 Juridisch U kunt de naheffingsaanslag juridisch gezien deels op de werknemer verhalen. Maar over het algemeen is het vrij moeilijk om dit daadwerkelijk uit te voeren. Het is bijvoorbeeld niet ondenkbaar dat de werknemer al lange tijd uit dienst is. Ook kunt u zich bezwaard voelen om de (ex-)werknemer met zo’n naheffing op te zadelen. De boete die u naast de naheffingsaanslag heeft gekregen, kunt u overigens niet verhalen op de werknemer.

6.4 Bezwaar maken Bent u van mening dat de Belastingdienst ten onrechte een naheffingsaan-

6.5 Voor de zekerheid De bijtelling voor de auto van de zaak vereist specifieke aandacht. Om eventuele naheffingen en boetes te voorkomen, is

Over dit bedrag worden loonbelasting/ premie volksverzekeringen en eventueel ook de inkomensafhankelijke bijdrage ZVW nageheven; de Belastingdienst kan de aanslag nog verhogen met een boete. De werkgever moet vanaf 1 oktober per maand een bijtelling tot het loon van David rekenen van 1/12 x 25% x e 24.000 = e 500. Over dit bedrag worden dan loonbelasting/premie volksverzekeringen en eventueel de inkomensafhankelijke bijdrage ZVW berekend.

het naast een goede en goed gecontroleerde administratie verstandig om de werknemer schriftelijk te laten verklaren of hij wel of niet meer dan vijfhonderd privékilometers met de auto rijdt. Ook kunt u de werknemer verplichten om u te informeren als hij over deze grens heen gaat. Overschrijding Een andere mogelijkheid die zekerheid biedt, is om er standaard van uit te gaan dat de werknemer jaarlijks de vijfhonderdkilometergrens overschrijdt. In dat geval rekent u standaard het bijtellingspercentage van de cataloguswaarde van de auto bij het loon en houdt daarover loonbelasting/premie volksverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage ZVW in. Dan loopt u in elk geval niet het risico dat er te weinig heffing is ingehouden. Als dit achteraf te veel blijkt te zijn, kan de werknemer de te veel ingehouden loonbelasting/premie volksverzekeringen via zijn aangifte inkomstenbelasting terugkrijgen.

Invorderingsrente bij uitstel van betaling Als de werkgever bij de rechtbank in beroep is gegaan tegen een naheffingsaanslag of boete, moet hij die wel gewoon betalen. Hij kan een schriftelijk verzoek om uitstel van betaling bij de Belastingdienst indienen voor het gedeelte van het

bedrag waarmee hij het niet eens is. Over de periode van uitstel van betaling berekent de fiscus wel invorderingsrente. De invorderingsrente voor het tweede kwartaal van 2011 is 2,5%. Per 1 juli 2011 wordt dit 2,75%.


23

7 Vastleggen autoregels Het is van belang om vooraf duidelijke afspraken te maken over het gebruik van de auto van de zaak, om te voorkomen dat er misverstanden ontstaan. Het gaat bijvoorbeeld om afspraken over privégebruik, brandstofkosten en parkeerkosten. Daarnaast is het handig om de hoogte van de eigen bijdrage schriftelijk vast te leggen. Al deze afspraken neemt u op in een gebruikersovereenkomst, zodat beide partijen weten waar zij aan toe zijn. Allereerst zullen werknemer en werkgever afspraken moeten maken over het privégebruik van de auto. Hier zijn immers fiscale consequenties aan verbonden. Als de werknemer de auto niet privé mag of wil gebruiken, moet dat voor de Belastingdienst bewijsbaar zijn. In de gebruikersovereenkomst (zie bijlage 3) kan de werkgever een bepaling opnemen dat privégebruik niet is toegestaan. Dit alleen is

Afspraken over auto vastleggen in overeenkomst overigens niet voldoende als bewijs voor de Belastingdienst. Daarnaast moet u het autogebruik goed controleren.

7.1 Privégebruik Uiteraard is het ook mogelijk om in de overeenkomst een bepaling op te nemen dat privégebruik wel is toegestaan. Het is verstandig daarbij te vermelden dat de fiscale consequenties, de bijtelling, voor rekening van de werknemer zijn.

7.1.1 Eigen bijdrage werknemer De werkgever kan van de werknemer een eigen bijdrage verlangen voor het gebruik

24

van de auto voor privéritten. Voorbeelden zijn bijdragen voor parkeerkosten, accessoires, onderhoud, wasbeurten, een hoger leasebedrag voor een auto uit een duurdere klasse en de afkoopsom van het leasebedrag bij het einde van de dienstbetrekking. Vast bedrag Al deze kosten kunt u ook ondervangen door de werknemer een vast bedrag per gereden privékilometer te laten betalen of een vast bedrag per maand. In de gebruiksovereenkomst kunt u precies vastleggen voor welke kosten de werknemer een eigen bijdrage moet betalen en hoe hoog de eigen bijdrage per maand of per kilometer is. De eigen bijdrage brengt u in mindering op de loonbijtelling voor het privégebruik, op voorwaarde dat duidelijk is vastgelegd dat het om een eigen bijdrage wegens privégebruik gaat. Verhoging eigen bijdrage Als de werknemer heel veel privé gebruikmaakt van de auto, kunt u overwegen om de eigen bijdrage te verhogen. Uiteraard moet deze mogelijkheid van tevoren overeengekomen zijn.

7.1.2 Andere gebruikers Als een werknemer een auto van de zaak ook privé gebruikt, zal het vaak voorkomen dat ook anderen gebruikmaken van de auto. Bijvoorbeeld de partner van de werknemer of kinderen die in het bezit


zijn van een rijbewijs. Werkgever en werknemer kunnen afspreken dat het gebruik door derden zich beperkt tot de gezinsleden of dat alleen de werknemer de auto mag besturen. Collega’s Als het een bedrijfsauto betreft die collega’s ook mogen gebruiken, is het verstandig om vast te leggen in de gebruiksovereenkomst dat de auto van de zaak ook beschikbaar moet zijn voor zijn collega’s, als dit nodig is voor hun werkzaamheden.

7.1.3 Onderhoud Een auto heeft regelmatig onderhoud nodig. Banden slijten, olie moet worden bijgevuld en één keer per jaar moeten auto’s van drie jaar en ouder naar de garage voor een apk-keuring. Werkgever en werknemer moeten vastleggen

Leg vast wie voor welke kosten opdraait wie verantwoordelijk is voor het onderhoud en uiteraard wie de kosten betaalt.

7.1.4 Terugvordering Vooraf moeten werkgever en werknemer afspraken maken over het eventueel terugvorderen van de auto. Dit kan nodig zijn als de werknemer een langere periode niet kan werken, bijvoorbeeld door ziekte, arbeidsongeschiktheid, schorsing, intrekking van het rijbewijs of non-actiefstelling.

7.2 Verantwoordelijkheid schade Een paaltje dat de chauffeur over het hoofd ziet, een aanrijding: een ongeluk

zit in een klein hoekje. Ook met de auto van de zaak kan zoiets natuurlijk voorkomen. De vraag is dan wie verantwoordelijk is voor de schade.

7.2.1 Onder werktijd In principe is de werkgever verantwoordelijk voor de schade die is ontstaan aan een auto van de zaak, als deze schade is ontstaan tijdens de werkzaamheden. De werkgever moet in dat geval de schade voor zijn rekening nemen en kan de werknemer niet dwingen dit te betalen of de kosten op hem verhalen. Opzet of roekeloos gedrag Het is alleen mogelijk om de schade op de werknemer te verhalen als hem opzet of bewuste roekeloosheid te verwijten valt. Hiervan is in ieder geval sprake als de schade is ontstaan door onbehoorlijk gebruik of onderhoud van de auto. De werknemer valt ook opzet of roekeloos gedrag te verwijten als hij rijdt onder invloed van drank, drugs of medicijnen. Komen daar ongelukken van, dan mag u de kosten op de werknemer verhalen. Hetzelfde geldt als de werknemer de auto gebruikt voor joyriding of straatraces en de auto van de zaak loopt daarbij schade op. In gebruiksovereenkomsten zijn over het algemeen voorwaarden opgenomen over dranken drugsmisbruik en het onderhoud van de auto.

Moet de werkgever verkeersboetes betalen? Er is lange tijd onduidelijkheid geweest over of de werkgever verkeersboetes van te hard rijdende werknemers nu wel of niet moet betalen. In 2008 is deze kwestie eindelijk opgelost. Deze oplossing kwam voort uit een rechtszaak die een werknemer tegen zijn werkgever had aangespannen, omdat die een snelheidsboete op hem had verhaald. Het gerechtshof in Den Haag stelde de werknemer in eerste instantie in het gelijk. Bij een overschrijding van de maximumsnelheid met minder dan tien kilometer per uur zou namelijk geen sprake zijn van opzet of bewuste roekeloosheid. De rechter stelde dat alle verkeersboetes voor maximaal tien kilometer te hard rijden voor rekening van de

(opzet en roekeloosheid). Dan betaalt hij het volle pond.

7.2.3 Vervangende auto Als de auto van de zaak in reparatie is, moet de werknemer nog wel over een auto kunnen beschikken om zijn werkzaamheden te kunnen uitvoeren of om naar zijn werk te kunnen komen. De werkgever moet in dat geval vervangend vervoer regelen. Bij een leaseauto is een vervangende auto meestal onderdeel van het contract.

7.2.2 Buiten werktijd Schade ontstaat niet alleen tijdens zakelijke ritten, maar ook tijdens privégebruik. In principe kan de werkgever deze schade verhalen op de werknemer. Vaak spreken werkgever en werknemer af dat de werknemer een eigen bijdrage betaalt bij schade. In feite wordt dan een eigen risico afgesproken. Beide partijen kunnen ook afspreken dat bij het eerste schadegeval in een jaar de werknemer geen eigen bijdrage hoeft te betalen. Bijtelling Betaalt de werknemer een eigen bijdrage bij schade, dan mag u deze in mindering brengen op de bijtelling. Dit mag echter niet als de schade het gevolg is van onrechtmatig of onzorgvuldig handelen

7.3 Boetes Een parkeerbon of een snelheidsboete zijn verkeersovertredingen en vallen daarmee in de categorie ‘schade ontstaan door opzet of roekeloos gedrag’. De werkgever kan de boetes in dat geval dus verhalen op de werknemer. Als de werkgever afziet van het verhaalsrecht, geniet de werknemer wel een voordeel: hij betaalt immers een boete die aan de werknemer toe te rekenen valt. Dit voordeel moet u tot het loon van de werknemer rekenen. U mag hierop eindheffing toepassen. In dat geval hoeft u over het boetebedrag geen premies werknemersverzekeringen te betalen en de inkomensafhankelijke bijdrage ZVW in te houden en af te dragen.

werkgever moesten komen. Dan is sprake van een voordeel voor de werknemer.

Discussie gesloten Deze uitspraak deed flink wat stof opwaaien. De zaak kwam voor de Hoge Raad en deze stelde uiteindelijk dat de betreffende rechter de wet verkeerd had uitgelegd. De eindconclusie was dat de werkgever álle verkeersboetes gewoon mag verhalen op de werknemer. Die heeft zich immers onder werktijd niet aan de snelheidsregels gehouden. Verhaalt de werkgever de boete niet, dan is de boete belast loon. En daarmee is de discussie gesloten. Hoge Raad, 13 juni 2008, LJN: BC8791

7.4 Brandstof Zonder benzine, diesel of gas komt een auto niet ver: een auto heeft regelmatig een tankbeurt nodig. Werkgever en werknemer kunnen voor de kosten verschillende constructies afspreken. De eerste mogelijkheid is dat de werkgever alle brandstof betaalt, ook voor de privéritten. Hij kan van de werknemer een vaste eigen bijdrage vragen voor de brandstofkosten. Privégebruik U kunt ook afspreken met de werknemer dat deze alle brandstof betaalt die hij privé gebruikt. In dat geval moet de werknemer een rittenregistratie gaan bijhouden, omdat er bij een tankbeurt meestal meer brandstof ingaat dan de werknemer gebruikt voor die privéreis. Een rittenregistratie is meestal niet wenselijk, omdat de werknemer dat met de bijtelling voor privégebruik nu juist voorkomt. Een vaste eigen bijdrage is dan dus handiger.

7.4.1 Brandstofpas Als u de brandstofkosten vergoedt, levert dat een hoop tankbonnetjes op in de portemonnee van de werknemer. Deze moet de bonnetjes niet verliezen, anders kan hij ze niet meer bij u declareren. Handi-


25

Voorbeeldberekening voorschot brandstofkosten Een werkgever heeft aan werknemer Ruth een leaseauto ter beschikking gesteld. Brandstof zit bij het leasecontract inbegrepen en wordt bijgehouden met een brandstofpas. Haar werkgever betaalt hiervoor maandelijks een voorschot van e 231 aan de leasemaatschappij. Dit bedrag is gebaseerd op de woon-werkafstand, brandstofprijs, verbruik van de auto en het verwachte privégebruik: woon-werkafstand: 87 kilometer (heenen terugreis);

ger is het om met een brandstofpas te werken. De meeste leasemaatschappijen werken met zo’n pas, maar ook voor de auto van de zaak die op naam staat van de werkgever, kan met een tankpas worden gewerkt. Met een tankpas hoeft de werknemer de brandstofkosten niet langer voor te schieten. Met een tankpas kan de werknemer ook vaak olie en wasbeurten afrekenen. Om misbruik te voorkomen zijn tankpassen beveiligd met een pincode. Factuur Alle tanktransacties van alle bedrijfsauto’s komen eens per maand op een factuur, die de werkgever voldoet. Voor deze service betaalt hij een vast bedrag per maand. De werknemer moet bij het afrekenen van de brandstof de kilometerstand invoeren. U kunt zo zicht houden op het brandstofverbruik en het aantal gereden kilometers.

7.4.2 Leaseauto Bij een leaseauto betaalt de werkgever een vast bedrag per maand aan de lease-

brandstofprijs: e 1,28 per liter; verbruik: 1 op 13; verwacht privégebruik: 435 kilometers per maand; aantal werkdagen per maand: 22. Het geschatte aantal kilometers per maand kunt u als volgt berekenen: (22 x 87) + 435 = 2.349 kilometer. Het voorschot voor de brandstofkosten dat de werkgever betaalt aan de leasemaatschappij bedraagt dan (2.349/13)= 180,69 x e 1,28 = e 231 (afgerond).

maatschappij voor de huur. Als de werkgever voor een fullservicecontract met de leasemaatschappij kiest, zitten daar ook de brandstofkosten bij in. Het termijnbedrag bevat dan een voorschot op de brandstofkosten. Achteraf vindt dan de afrekening plaats van de werkelijk gemaakte brandstofkosten.

7.4.3 Buitenland Moet een werknemer een zakelijke reis naar het buitenland maken, dan vergoedt de werkgever uiteraard zijn brandstofkosten. Maar voor privégebruik vergoeden de meeste werkgevers alleen de brandstofkosten in Nederland. Gaat een werknemer naar het buitenland op vakantie, dan zijn de brandstofkosten voor eigen rekening. Bijtelling Het is wel mogelijk om de brandstofkosten in het buitenland af te trekken van de bijtelling voor het privégebruik van de auto van de zaak. Hiervoor moet de werknemer de brandstof eerst zelf betalen en

Intermediaire vergoedingen en de auto van de zaak Als u in 2011 bent overgestapt op de werkkostenregeling, kunt u bepaalde bedragen die de werknemer heeft voorgeschoten onbelast vergoeden. Dit zijn namelijk zogenoemde ‘intermediaire’ vergoedingen en die worden niet tot het loon gerekend. Als het gaat om de auto van de

26

zaak, kunt u denken aan brandstofkosten voor zakelijke ritten, het wassen van de auto en onderhoudskosten, zoals de apkkeuring. Omdat deze vergoedingen niet tot het loon worden gerekend, gaan ze dus niet ten koste van de vrije ruimte van 1,4% van de fiscale loonsom.


vervolgens bij u declareren. Vervolgens vergoedt u die kosten onbelast aan de werknemer en houdt u het bedrag in als een eigen bijdrage voor privégebruik. U moet deze afspraken wel vooraf goed vastleggen in de gebruikersovereenkomst van de auto van de zaak! Cafetariasysteem De werknemer kan de onbelaste kostenvergoeding ook als doel in een cafetariasysteem inzetten. In dit geval houdt dat dus in dat de werknemer brutoloon kan ruilen voor de brandstofkostenvergoeding. De werknemer hoeft dan geen belastingheffing over het betreffende bedrag te betalen. Voor u is het kostenneutraal, u bespaart zich zo zelfs de premies werknemersverzekeringen en vergoeding van de bijdrage ZVW over het bedrag.

7.5 Parkeerkosten Het is een open deur, maar als een auto niet rijdt, staat hij geparkeerd. En in sommige gevallen brengt dat kosten met zich mee. Wie betaalt wat? Bij het werk De vergoeding of verstrekking van parkeergelegenheid bij de plaats van de werkzaamheden is onbelast. Dit kan de eigen werkplek zijn, maar ook bijvoorbeeld het adres van een klant. Dit betekent dat u de werknemer een parkeerplek mag verstrekken bij het werk, zonder dat het hem een privévoordeel oplevert. Ook parkeertickets mag u onbelast aan de werknemer vergoeden, zolang deze werkgerelateerd zijn. Thuis De vergoeding of verstrekking van een parkeerplaats in of bij de woning van de werknemer is belast voor de loonheffingen. Parkeergelegenheid bij de woning is bijvoorbeeld een garage of een oprijlaan. Daaronder valt ook een garagebox, een parkeerdek of een vaste parkeerplek in de onmiddellijke nabijheid van de woning. De vergoeding of verstrekking daarvan is loon in natura. Binnen de werkkostenregeling kunt u zo’n vergoeding of verstrekking binnen uw vrije ruimte van 1,4% van de fiscale loonsom onderbrengen.

Bijlage 1: Aanvraagformulier ‘Verklaring geen privégebruik auto’


27

Bijlage 2: Modelrittenstaat

Auto : Kenteken :

Datum

Blz.

Ritnr.

Beginstand

Eindstand

Toelichting De ritten worden per dag genummerd. Kolom zakelijk (Z) of privé (P) aankruisen. Woon-werkverkeer geldt als zakelijk verkeer.

28


Naar (route)

Bezoekadres

Z

P

Bijlage 3: Modelverbod privégebruik auto van de zaak

Aanvulling op de arbeidsovereenkomst inzake verbod op privégebruik van de ter beschikking gestelde bestelauto. De ondergetekenden: A. [NAW-gegevens + loonheffingennummer] ... hierna te noemen werkgever en B. [NAW-gegevens + BSN + functie] ..., hierna te noemen werknemer zijn het volgende overeengekomen: Artikel 1: Ter beschikking gestelde bestelauto De werkgever heeft met ingang van ... de volgende bestelauto aan de werknemer ter beschikking gesteld: (merk, type, kenteken en waarde van de bestelauto inclusief BTW en – voor bestelauto’s aangeschaft op of na 1 juli 2005 – BPM). Artikel 2: Verbod op privégebruik Het is de werknemer niet toegestaan om de bestelauto voor privédoeleinden te gebruiken. Artikel 3: Toezicht op naleving door de werkgever De werkgever houdt voldoende toezicht op de naleving van het verbod op privégebruik van de bestelauto. Artikel 4: Sancties Indien uit welke hoofde dan ook door de werkgever wordt geconstateerd dat het verbod op privégebruik door de werknemer wordt overtreden, worden de volgende sancties opgelegd: De werkgever legt de werknemer een boete op van e ... per geconstateerde overtreding alsmede een bedrag van e ... per verreden privékilometer. Deze boete wordt op het nettoloon van de werknemer ingehouden. Ingaande de datum van de geconstateerde overtreding wordt de waarde van het privégebruik (14%, 20% of 25% of meer van de waarde van de bestelauto) van de bestelauto tijdsevenredig tot het loon van de werknemer gerekend, voor de tijdvakken van het kalenderjaar waarvoor de aangiftetermijn is verstreken dienen correctieberichten op de loonaangifte te worden opgemaakt, tenzij de werknemer aan de werkgever alsnog overtuigend kan bewijzen dat de ter beschikking gestelde bestelauto in het kalenderjaar niet meer dan vijfhonderd kilometer voor privédoeleinden wordt gebruikt.

Alle verschuldigde loonbelasting/premie volksverzekeringen, de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet alsmede de boete en de heffingsrente die voortvloeien uit de overtreding van het verbod op privégebruik verhaalt de werkgever op de werknemer. De werkgever kan ervoor kiezen om (geheel of gedeeltelijk) van verhaal af te zien voor zover hij niet heeft voldaan aan de in artikel 3 neergelegde verplichting tot het houden van voldoende toezicht. Indien het verbod op privégebruik herhaaldelijk wordt overtreden, kan dit naast de hiervoor beschreven sancties ook andere disciplinaire maatregelen en eventueel ontslag uit de dienstbetrekking tot gevolg hebben. Artikel 5: Tijdsduur Deze overeenkomst gaat in op ... en is overeengekomen/van toepassing tot ... (doorhalen wat niet van toepassing is). Artikel 6: Overige bepalingen Bij deze overeenkomst hoort een toelichting die onlosmakelijk deel van de overeenkomst uitmaakt. Werkgever en werknemer verklaren bekend te zijn met de inhoud en strekking van deze toelichting. Wijzigingen en/of aanvullingen die betrekking hebben op deze overeenkomst dienen direct te worden gemeld en schriftelijk door zowel werkgever als werknemer te worden bevestigd. De werkgever en de werknemer verklaren door ondertekening akkoord te gaan met de inhoud van deze overeenkomst en deze zorgvuldig na te leven. Aan het opleggen van de sancties zal strikt de hand worden gehouden. Gedurende de looptijd van deze overeenkomst vermeldt de werkgever in de aangifte loonheffingen bij de gegevens van de werknemer code 1 (afspraak privégebruik auto). Aldus in tweevoud opgemaakt en ondertekend te ... op ... 2011. Handtekening werknemer

Naam werknemer

Handtekening werkgever

Naam en functie gemachtigde van werkgever


29

Bijlage 4: Modelgebruikersovereenkomst auto

De ondergetekenden: 1.

2.

..., gevestigd en kantoorhoudende te ..., in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer/mevrouw ..., hierna te noemen ‘werkgever’; en de heer/mevrouw ..., geboren op ..., wonende te ..., hierna te noemen ‘werknemer’;

verklaren als aanvulling op de tussen hen bestaande arbeidsovereenkomst als volgt te zijn overeengekomen: Artikel 1: Auto 1.1 Werkgever stelt aan werknemer met ingang van ... de volgende auto van de zaak ter beschikking: van het merk: ..., type: ..., kleur: ..., met het kenteken: ..., voor de periode van ... maanden indien en voor zover de arbeidsovereenkomst in deze periode blijft voortbestaan. 1.2 Zonder uitdrukkelijke toestemming van werkgever mogen aan de auto geen aanpassingen worden aangebracht. Mogelijke kosten van herstel van de zelf aangebrachte veranderingen welke mogelijk schade aan de auto toebrengen zullen worden verhaald op werknemer, zonodig en indien mogelijk zal een en ander worden verrekend via de salarisafrekening. Artikel 2: Gebruik 2.1 De auto van de zaak moet door werknemer worden gebruikt bij de uitoefening van zijn functie en daartoe ook te allen tijde beschikbaar zijn. 2.2 Het is werknemer uitdrukkelijk verboden de auto aan derden ter beschikking te stellen, behalve aan de partner van werknemer. De auto van de zaak dient in overleg met werkgever ook beschikbaar te zijn voor andere medewerkers van werkgever, dit uitsluitend ten behoeve van het uitoefenen van bedrijfsactiviteiten. 2.3 Werknemer en zijn partner dienen in bezit te zijn van een geldig Nederlands rijbewijs. Indien en voor zover dit om wat voor reden dan ook wordt ingevorderd, dient de auto voor de duur van de invordering onverwijld te worden ingeleverd. 2.4 Het rijden onder invloed van alcoholhoudende dranken en/of enig bedwelmend middel, alsmede het gebruiken van de auto voor snelheidsproeven, prestatieritten of lesdoeleinden is verboden. Werknemer is aansprakelijk voor alle schade en andere kosten die voortvloeien uit overtreding van het verbod genoemd in dit artikel, voor zover deze niet door enige verzekering worden vergoed. Paraaf werknemer: ...

30

Paraaf werkgever: ...


2.5 Bij overtreding van het verbod in artikel 2.4. is werkgever gerechtigd de auto onverwijld van werknemer terug te vorderen, werknemer is gehouden de auto onverwijld terug te geven. Artikel 3: Onderhoud 3.1 Werknemer is verplicht de ter beschikking gestelde auto op een zodanige wijze te gebruiken en te onderhouden dat de kosten van brandstof, onderhoud en dergelijke binnen normale proporties blijven en dat de levensduur niet minder zal bedragen dan voor de betreffende auto als normatief wordt gezien. 3.2 Werknemer is verplicht de reguliere onderhoudswerkzaamheden aan de auto tijdig te laten verrichten. 3.3 Kosten voortvloeiend uit overtreding van de in dit artikel genoemde verboden zullen op werknemer worden verhaald. 3.4 Kosten die door werknemer worden gemaakt ten behoeve van het wassen en poetsen van de auto blijven voor zijn rekening. Werknemer is verplicht de auto regelmatig (normatief eens per 14 dagen) te wassen. Artikel 4: Privégebruik en eigen bijdrage 4.1 Het is werknemer toegestaan de ter beschikking gestelde auto voor privédoeleinden te gebruiken met dien verstande dat indien het privégebruik meer dan vijfhonderd kilometer per jaar bedraagt, de fiscale bijtelling volledig voor rekening van de medewerker is. 4.2 Voor privégebruik betaalt werknemer aan werkgever een standaard eigen bijdrage van e ... per maand. Artikel 5: Belastingen/heffingen/boetes 5.1 Alle belastingen, heffingen en lasten die ter zake van het privégebruik van de auto worden opgelegd, komen ten laste van de werknemer en worden door werkgever niet vergoed. 5.2 Boetes ten gevolge van gepleegde verkeersovertredingen door (de partner van) werknemer, komen ten laste van werknemer. Werknemer ontvangt een kopie van de beschikking die middels de salarisafrekening op zijn salaris zal worden ingehouden. Bij herhaalde overtredingen is werkgever gerechtigd de auto van werknemer in te vorderen. Artikel 6: Schade 6.1 Bij schade door eigen schuld wordt als volgt gehandeld: a. De eerste schade komt voor risico van werkgever. b. Bij de tweede schade binnen een periode van 12 maanden na dat het eerste schadegeval plaatsvond, komt 50% van het eigen risico voor rekening van werknemer. c. Bij een derde en volgende schade(n) vallend binnen de in artikel b genoemde periode komt het eigen risico volledig voor de rekening van werknemer. d. Het eigen risico is bepaald op basis van de verzekeringsovereenkomst en bedraagt thans e ....

COLOFON

6.2 In geval van schade dient werknemer werkgever hiervan binnen 24 uur op de hoogte te stellen en de schade af te wikkelen conform de daarvoor geldende regels. 6.3 Werkgever behoudt zich het recht voor bij duidelijke nalatigheid, onjuist gebruik of herhaaldelijk voorkomen van schade door eigen schuld het eigen risico op werknemer te verhalen. Artikel 7: Arbeidsongeschiktheid/non-actief 7.1 Bij arbeidsongeschiktheid langer dan twee maanden behoudt werkgever het recht de ter beschikking gestelde auto terug te vorderen. Over de periode van terugvordering betaalt de werknemer geen eigen bijdrage. 7.2 Mocht werknemer geschorst dan wel op non-actief zijn gesteld, dan kan werkgever de auto onverwijld terugvorderen. Voorts behoudt werkgever alsdan het recht de nog resterende termijnen van de aanvullende bijdrage als genoemd in artikel 4, te vorderen en te verrekenen met het nog te betalen salaris.

Dossier Salaris Rendement is een periodiek verschijnend thematisch magazine voor de loon- en personeelsadministratie, zoals salarisadministrateurs, hoofden financiële en salarisadministratie en medewerkers personeelsadministratie en P&Omanagers Dossier Salaris Rendement is een uitgave van Rendement Uitgeverij BV Groot Handelsgebouw Unit D1.109 Conradstraat 38, Rotterdam Postbus 27020, 3003 LA Rotterdam (redactieadres) Tel. (010) 243 39 33 Fax (010) 243 90 28 www.rendement.nl/salaris Hoofdredacteur Lotte van Rees e-mail: [email protected] Eindredactie Ravestein & Zwart Medewerkers Anne-Marie van der Aa, Bastiaan Geleijnse, Sascha Jacobs, Annemieke van Ramshorst, John Reid, Muriël Simons, Albert van der Spoel, Esther van Tienen, Jean-Marc van Tol, Richard van Zijll de Jong Algemeen hoofdredacteur Robert Hiemstra

Artikel 8: Functiewijziging Indien werknemer een andere functie gaat bekleden of de omstandigheden waarbinnen hij de huidige functie uitoefent zich zodanig wijzigen dat hij daardoor niet meer in aanmerking komt voor een auto van de zaak, dan wordt deze overeenkomst ontbonden en is werknemer gehouden de auto onverwijld terug te geven. Artikel 9: Einde dienstverband Bij tussentijdse beëindiging van de dienstbetrekking op initiatief van de werknemer, kan de werkgever de werknemer verplichten de <merk> over te nemen tegen de handelswaarde, inclusief BTW, zoals deze door de <merk> dealer voor de regio is vastgesteld. Artikel 10: Uitdiensttreding 10.1 Werknemer dient onmiddellijk na beëindiging van het dienstverband, dat wil zeggen binnen 24 uur, de ter beschikking gestelde auto in oorspronkelijke staat in te leveren op kantoor van werkgever. Alle bescheiden, sleutels et cetera. dienen hierbij bij werkgever te worden ingeleverd. 10.2 De eventuele kosten voor het herstel van de bij inlevering geconstateerde schaden en/of achterstallig onderhoud zijn voor rekening van werknemer. 10.3 Alle kosten die werkgever moet maken teneinde de auto terug te vorderen van werknemer indien deze niet op het eerste verzoek van werkgever vrijwillig door werknemer is teruggegeven, waaronder begrepen zowel de gerechtelijke als ook de buitengerechtelijke kosten, zijn voor rekening van werknemer. Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt, per bladzijde geparafeerd en ondertekend te ... op ... 2011. De heer/mevrouw namens werkgever

De heer/mevrouw werknemer

Uitgever Marnix Hoogerwerf Abonnementenadministratie Rendement Uitgeverij BV Postbus 27020, 3003 LA Rotterdam Tel. (010) 243 39 33 Fax (010) 243 90 28 e-mail: [email protected] Advertentie-exploitatie Rendement Uitgeverij BV Ralph Pennenburg Tel. (010) 243 39 33 Fax (010) 243 90 28 e-mail: [email protected] Basisontwerp Pino Design, Arnhem Druk Ten Brink, Meppel Abonnementen Dossier Salaris Rendement verschijnt 5 x per jaar naast het nieuws- en adviesmagazine Salaris Rendement. De prijs voor een abonnement op Dossier Salaris Rendement bedraagt voor abonnees op Salaris Rendement e 129 per jaar. De normale abonnementsprijs bedraagt e 161,50 per jaar. Losse nummers: e 41. Alle prijzen zijn inclusief verzendkosten en exclusief BTW. (Proef-)abonnementen kunnen ieder moment ingaan, maar slechts worden beëindigd indien uiterlijk twee maanden voor het einde van de abonnementsperiode schriftelijk is opgezegd. Zonder of bij niet tijdige opzegging wordt het abonnement automatisch met een periode van een jaar verlengd. © Rendement Uitgeverij BV 2011 ISSN 1871-6369 Niets uit deze uitgave mag, noch geheel, noch gedeeltelijk, worden overgenomen en/of vermenigvuldigd zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaarden de auteur(s), redacteur(en) en de uitgever geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan.


31

DOSSIER AUTO VAN DE ZAAK

Recommend Documents