NOTA AAN DE MINISTERRAAD

Steven VANDEPUT

Minister van Defensie, belast met Ambtenarenzaken

Brussel, 17 juli 2015

NOTA AAN DE MINISTERRAAD BETREFT: VOORSTEL TOT OPRICHTING VAN EEN GEMEENSCHAPPELIJKE INTERNE AUDITDIENST (GIAD)

1.

INLEIDING EN/OF VOORGAANDEN

In dit voorstel wordt de organisatie, de structuur en de werking van de interne audit geregeld voor de diensten die vermeld worden in het artikel 1 van het koninklijk besluit van 17 augustus 2007 betreffende de interneauditactiviteiten binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht. In de nota wordt onder ‘diensten’ de in artikel 1 van dit koninklijk besluit van 17 augustus 2007 vermelde organisaties 1 verstaan. De verplichting om binnen verschillende diensten van de federale overheid een interne audit te organiseren wordt opgelegd door het koninklijk besluit van 17 augustus 2007 betreffende de interneauditactiviteiten binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht. Artikel 3 van dit koninklijk besluit bepaalt: “§1. Binnen elke dienst beoogd in artikel 1 wordt de betrouwbaarheid van het interne controlesysteem geëvalueerd via interne auditactiviteiten. Deze worden opgevat en uitgevoerd op basis van een onafhankelijke, objectieve, systematische en methodologische aanpak. Ze geven de dienst een redelijke zekerheid over de mate waarin hij zijn verrichtingen beheerst en bieden raad om deze te verbeteren…. Deze evaluatie geeft aanleiding tot een dialoog tussen de interne auditoren en het management en mondt uit in het formuleren van aanbevelingen om het interne controlesysteem te verbeteren en de zwakke punten ervan bij te sturen. … Die verantwoordelijken zijn verplicht ermee rekening te houden. …. §2. De interne auditactiviteiten beogen de activiteiten, processen, procedures en structuren die onder het gezag vallen van de leidinggevende en die bijdragen tot de openbare dienstverlening of die openbare ontvangsten of uitgaven met zich brengen, te verbeteren. De interne auditactiviteiten slaan niet op de evaluatie van personen….”

Het regeerakkoord van 10 oktober 2014 verwijst naar de noodzaak van een interneauditfunctie waarbij punt 8.1.4. voor de FODs uitdrukkelijk de organisatie van een gemeenschappelijke interne audit vooropstelt.

1

Volgende diensten worden vermeld in het artikel 1 van het KB van 17/08/2007: Kanselarij van de Eerste Minister, FOD Personeel & Organisatie, FOD Budget & Beheerscontrole, FEDICT, FOD Buitenlandse Zaken & Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, FOD Binnenlandse Zaken, FOD Financiën, FOD Mobiliteit en Vervoer, FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg, FOD Sociale Zekerheid, FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, FOD Justitie, FOD Economie & KMO & Middenstand en Energie, POD Maatschappelijke Integratie & Armoedebestrijding & Sociale Economie, POD Wetenschapsbeleid, Ministerie van Landsverdediging, Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV), Federaal Agentschap voor de Opvang van de Asielzoekers (FEDASIL), Pensioendienst voor de Overheidssector (PDOS), Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten (FAGG), Regie der Gebouwen.


       





“ De FODs zullen voortaan werken met bestuursovereenkomsten. … Die ruimere autonomie wordt gekoppeld aan het afleggen van verantwoording door leidinggevenden en aan hun evaluatie. Ze wordt gesteund op een uitgebouwde interne controle en met een gemeenschappelijk interne audit, en geëvalueerd door output- en outcome-indicatoren. … De expertise inzake interne audit moet ontwikkeld worden binnen de huidige budgettaire enveloppes. De interne auditdiensten van de federale overheidsinstellingen, ongeacht hun statuut, zullen onder het toezicht van een auditcomité staan. “

N.a.v. het regeerakkoord stelde het ACFO een initiatiefnota op in het kader van zijn missie beschreven in Art.2 §1 eerste lid van het Koninklijk besluit van 17 augustus 2007 tot oprichting van het Auditcomité van de Federale Overheid (ACFO). Deze nota werd besproken met de drie bevoegde kabinetten en beoogt de concretisering van de interne audit. Hij lag mee aan de basis van dit voorstel. De Ministerraad van 21 mei 2015 belaste de bevoegde Regeringsleden met het zo snel mogelijk uitwerken van een voorstel met betrekking tot de oprichting van een gemeenschappelijke interne audit. De koninklijke besluiten 2 van 17 augustus 2007 inzake interne controle en interne audit tonen aan dat er een belangrijk onderscheid is tussen interne controle en interne audit. Interne controle is een geheel van maatregelen en procedures dat deel uitmaakt van de normale activiteiten en processen en er op gericht is een redelijke zekerheid te verstrekken over het bereiken van de doelstellingen van de organisatie. Interne controle waarborgt dat de organisatiedoelstellingen op een effectieve, efficiënte, zuinige en ethische manier gerealiseerd worden, dat de wet- en regelgeving gerespecteerd wordt en dat de financiële en operationele rapportering betrouwbare informatie bevat. Om te beoordelen of de interne controle correct en degelijk functioneert, beschikken de minister en het management over de interne audit die op een objectieve en onafhankelijke manier het internecontrolesysteem evalueert. Interne audit gaat de betrouwbaarheid, de goede werking, de doelmatigheid en de effectiviteit van de internecontrolesystemen na. Het management beschikt hierdoor over een instrument dat de effectiviteit van de interne controle beoordeelt en, indien nodig, verbeteringsvoorstellen doet. Interne audit wil op die wijze een meerwaarde leveren voor het management om zijn rol, taken en verantwoordelijkheden op de best mogelijke manier uit te oefenen en de organisatiedoelstellingen te realiseren. Conform het koninklijk besluit van 17 augustus 2007 worden de interne auditactiviteiten uitgevoerd in overeenstemming met de definitie, de standaarden en de deontologische code van het Institute of Internal Auditors (IIA). De zgn. forensische auditactiviteiten, m.n. de onderzoeken naar aanleiding van een concrete melding of aanwijzing of er fraude werd gepleegd, worden ook georganiseerd binnen de GIAD. Rekening houdend met de specificiteit en de verschillende finaliteit van deze audits zullen de modaliteiten hiervoor in overleg met het ACFO verder bepaald worden. 2.

UITEENZETTING VAN HET DOSSIER

2.1. OPRICHTING VAN EEN GEMEENSCHAPPELIJKE INTERNEAUDITDIENST (GIAD) Het koninklijk besluit van 17 augustus 2007 schuift 3 mogelijke organisatiestructuren naar voor om de interne audit te organiseren; een eigen interne audit voor de betrokken diensten (decentraal), een gezamenlijke interne 2

Het koninklijk besluit van 17 augustus 2007 betreffende het internecontrolesysteem binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht, het koninklijk besluit van 17 augustus 2007 betreffende de interneauditactiviteiten binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht.


       





audit voor verschillende diensten (centraal) of de (gedeeltelijke) outsourcing van de interneauditactiviteit. Artikel 3 van dit koninklijk besluit van 2007 stelt bovendien dat de interne audit ingericht dient te worden conform de kwaliteitscriteria bepaald door het IIA. De belangrijkste IIA-criteria zijn onafhankelijkheid, objectiviteit, professionalisme en kwaliteitsbewaking. Studies uit het buitenland 3 tonen aan dat om deze kwaliteitscriteria te waarborgen de interne audit een voldoende schaalgrootte dient te hebben. Het centraal organiseren van een gemeenschappelijke interneauditdienst voor de diensten die binnen het toepassingsgebied van het koninklijk besluit van 17 augustus 2007 vallen, zoals in het regeerakkoord is voorzien, is dan ook de aangewezen optie. Ook budgettair lijkt de oprichting van een gemeenschappelijke interne audit te verkiezen door de schaalvoordelen die hieraan verbonden zijn, waardoor dit een effectievere en efficiëntere inzet van de middelen toelaat. Het regeerakkoord vermeldt uitdrukkelijk de keuze voor een gemeenschappelijke interne audit voor de FODs en voegt daaraan toe dat de expertise dient ontwikkeld te worden binnen de bestaande budgettaire enveloppes. Het ACFO adviseert eveneens de oprichting van een centrale auditdienst omwille van de schaal- en efficiëntievoordelen 4. De toegevoegde waarde die de interne audit biedt, wordt voor een groot deel bepaald door de mate waarin de interneauditactiviteiten tegemoet komen aan de bekommernissen van het management van de betrokken diensten. Het is dan ook noodzakelijk dat de gemeenschappelijke interneauditdienst een directe contact met de verschillende diensten verzekert om de aanvaarding van de interneauditactiviteiten te waarborgen en het noodzakelijke vertrouwen tussen de betrokken te auditeren diensten en de interneauditdienst op te bouwen. Dit wordt gerealiseerd door binnen de gemeenschappelijke interneauditdienst verticale clusters op te richten die dit vereiste nauwe contact tussen de interne audit en de verschillende betrokken diensten te waarborgen. Deze verticale clusters versterken het draagvlak van de interne audit en waarborgen de soepele uitwisseling van informatie. Conform de IIA standaarden, houdt de VIA in zijn auditplanning rekening met de input van het management van de diensten. In het verleden bleken de bezorgdheid over de contacten tussen de interne audit en het management en de specificiteit van de verschillende diensten belangrijke argumenten voor verschillende departementen om een gemeenschappelijke interne audit af te wijzen. De oprichting van een gemeenschappelijke interne audit werd echter door het regeerakkoord vooropgesteld waardoor de optie voor een eigen dienst of parallelle functies wordt uitgesloten. Daarom wordt voorgesteld de gemeenschappelijke interneauditdienst (GIAD) samen te stellen uit horizontale en verticale clusters. De horizontale clusters staan in voor het organiseren van de auditactiviteiten voor processen die gemeenschappelijk zijn over alle diensten heen zoals financieel beheer, begroting en boekhouding, IT, HR en logistiek (inclusief overheidsopdrachten). De verticale clusters verzekeren de rechtstreekse vertrouwensband met de diensten en staan in voor het organiseren, uitvoeren en opvolgen van de audit van departementspecifieke aangelegenheden. Het audituniversum van een verticale cluster kan één dienst zijn of meerdere diensten samen of een specifiek bevoegdheidspakket zoals bv. de fiscaliteit. De bepaling van dit universum gebeurt op basis van een aantal criteria zoals het belang (maatschappelijk, economisch, budgettair,…), de omvang en specificiteit van de betrokken diensten of bevoegdheidspakketten en het inhoudelijk verwantschap van de verschillende diensten. Deze bepaling zal rekening houden met de mogelijke nieuwe indeling van het federaal landschap in het kader van het project van de re-design. Naast de horizontale en verticale clusters zal er ook een pool van auditoren die over de nodige auditkwalificaties beschikken zonder een specialisatie in een welbepaald vakdomein. Bij de ontplooiing van de GIAD worden de verticale en horizontale clusters prioritair uitgebouwd.

3

National Audit Office (UK), The effectiveness of the internal audit in central government, Report by the Comptroller and Auditor General, HC 23, Session 2012 – 2013, 20 June 2013. 4 Auditcomité van de Federale Overheid, Activiteitenverslag 2013-2014, Brussel, juli 2014.


       




2.2. BETROKKEN ORGANISATIES Het regeerakkoord spreekt m.b.t. de gemeenschappelijke interne audit enkel over de federale overheidsdiensten. Rekening houdende met de bestaande regelgeving, en meer bepaald met het koninklijk besluit van 17 augustus 2007 betreffende de interneauditactiviteiten binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht, lijkt het evenwel logisch om, gelet op de nauwe samenhang tussen de betrokken organisaties, alle 21 organisaties 5 die onder toepassing van dit koninklijk besluit vallen, te betrekken in de gemeenschappelijke interneauditdienst. Concreet gaat het om volgende organisaties: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21.

Kanselarij van de Eerste Minister, FOD Personeel & Organisatie, FOD Budget en Beheerscontrole, FEDICT , FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, FOD Binnenlandse Zaken, (exclusief Politie) FOD Financiën, FOD Mobiliteit en Vervoer, FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg, FOD Sociale Zekerheid, FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, FOD Justitie, FOD Economie, KMO, Middenstand en Energie, POD Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding en Sociale Economie, POD Wetenschapsbeleid, Ministerie van Landsverdediging, Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV), Federaal Agentschap voor de Opvang van de Asielzoekers (FEDASIL), Pensioendienst voor de Overheidssector (PDOS) 6, Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten (FAGG), Regie der Gebouwen.

Andere overheidsinstellingen kunnen eveneens toetreden tot de GIAD op voorwaarde dat de voogdijminister zijn akkoord hiertoe geeft en dat de nodige financiële middelen naar de GIAD worden overgedragen. De interne auditoren van deze instellingen kunnen intreden in de GIAD aan dezelfde voorwaarden als deze die gesteld worden aan de interne auditoren van de diensten die vallen onder het koninklijk besluit van 17 augustus 2007. Rekening houdende met het maturiteitsniveau 7 van de interneauditdienst van het Ministerie van Landsverdediging en het bijzondere audituniversum van deze interneauditdienst zullen in nauw overleg met de VIA en uiterlijk binnen 1 jaar na de oprichting van de GIAD, de modaliteiten vastgelegd worden om aansluiting te vinden bij deze GIAD.

5

Artikel 1 van het KB 2007. PDOS werd samengevoegd met RVP en wordt dan ook buiten beschouwing gelaten. 7 Verslag aan de Regering over de werking van het internecontrolesysteem bij de Federale overheid, ACFO, juli 2014 en het activiteitenverslag 2013-2014, ACFO, juli 2014. 6


       




Rekening houdende met het maturiteitsniveau 8 van de interne auditdienst van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV), alsook de Europese wettelijke verplichtingen inzake audit van het FAVV zal in nauw overleg met de VIA een integratiepad uitgetekend worden met een toetredingsverplichting uiterlijk 1 jaar na oprichting van de GIAD. Hierbij zal rekening gehouden worden met het waarborgen van de continuïteit inzake wettelijk verplichte audits. Rekening houdende met de opgestarte werving van auditoren in 2014, zal de FOD Financiën in nauw overleg met de VIA de integratie van deze auditcapaciteit voorbereiden. De FOD Financiën zal de verdere aanwerving en opleiding van deze auditoren ten laste nemen. De integratie gebeurt eveneens uiterlijk 1 jaar na oprichting van de GIAD. 2.3. POSITIONERING EN WERKING De gemeenschappelijke interneauditdienst wordt administratief ingesteld bij de FOD Kanselarij van de Eerste Minister en is verbonden aan het hoogste bevoegdheidsniveau van deze structuur. De GIAD zal binnen de FOD Kanselarij over een aparte personeelsenveloppe beschikken. Er zijn geen verschuivingen mogelijk met de personeelsenveloppe van de Kanselarij. Functioneel hangt de GIAD af van het ACFO. Aan het hoofd van de GIAD staat de verantwoordelijke voor de interneauditactiviteiten (VIA). Conform het koninklijk besluit van 17 augustus 2007 rapporteert de VIA aan het ACFO. De aanbevelingen worden eveneens gericht aan het management van de geauditeerde activiteiten, processen of procedures. De indeling in horizontale en verticale clusters bepaalt de organisatie en de structuur van de GIAD. De verticale clusters zijn en blijven een integraal onderdeel uitmaken van de GIAD, zij behoren niet tot de dienst of diensten die tot hun actieterrein behoren. De horizontale clusters en verticale clusters worden centraal aangestuurd door de VIA. De auditteams kunnen onder leiding van de VIA over de clusters heen zeer flexibel worden samengesteld in functie van de vereiste kennis, vaardigheden en ervaring en beschikbaarheid. 2.4. STRUCTUUR 2.4.1.

BESTAFFING

De bestaffing van de GIAD gebeurt door toewijzing van personeelsleden aan de verschillende clusters door de VIA. Indicatief en onder voorbehoud van de functieweging kan de structuur en bestaffing van de GIAD als volgt voorgesteld worden:

8

Verslag aan de Regering over de werking van het internecontrolesysteem bij de Federale overheid, ACFO, juli 2014 en het activiteitenverslag 2013-2014, ACFO, juli 2014.


       




Illustratief schema van de bestaffing volgens beoogde finale capaciteit.

Deze structuur waarborgt de professionele werking van de GIAD. Bovendien biedt dergelijke opstelling carrièreperspectieven aan de auditoren zodat het risico op kennisverlies en op een grote turnover van personeel omwille van hoge en dure opleidingsprofiel verminderd wordt. Volgende tabel geeft een aantal basiselementen weer van de betrokken organisaties. aantal personeelsleden (*) FOD Budget & Beheerscontrole FOD Personeel & Organisatie FOD Binnenlandse Zaken FOD VVVL FOD Sociale Zekerheid FOD Kanselarij van de Eerste Minister FOD Buitenlandse Zaken FOD Financiën FOD Mobiliteit & vervoer FOD Economie FOD WASO FOD Justitie Fedict POD MI POD WB Defensie – militaires + civils FAVV FAGG Regie der Gebouwen Fedasil TOTAAL TOTAAL Personeels- en werkingsmiddelen

159 449 5.447 1.173 1.074 163 1.655 25.430 1.234 2.063 1.325 13.124 33 184 293 31.792 1.393 456 997 1.164 89.608

Aantal VTE (*) 145 401 4.934 1.027 979 147 1.508 23.132 1.152 1.887 1.193 11.715 33 170 259 31.271 1.175 424 919 1.024 83.495

personeelskredienten (**) 9.524 32.481 302.316 66.958 62.509 11.572 197.596 1.290.278 54.534 107.670 67.029 1.259.314 4.060 7.668 122.781 1.659.386 93.986 37.479 70.174 59.413 5.516.728

werkingsmiddelen (**) 1.693 7.908 58.163 24.564 14.816 4.029 50.421 203.927 13.081 30.249 8.969 165.780 1.057 4.256 26.840 464.501 61.610 6.867 29.507 37.210 1.215.448 6.732.176

aantal auditoren (***) 1 1 6 1 1 0 2 2 0 3 0 1 0 geen info 1 19 3,5 geen info 1 1 44

administratieve ondersteuning (***) 0 0 1 0 0 0 0 geen info 0 1 0 geen info 0 geen info 0 13 geen info geen info geen info 0 15

Bronnen: (*) p-data per 31/12/2014 (**) FEDCOM mei 2015, bedragen uitgedrukt in k€ (***) Nota ACFO mei 2015 geactualiseerd met info vanuit departementen


       




Opmerking: PDOS werd samengevoegd met RVP en wordt dan ook buiten beschouwing gelaten.

De GAIN 9 Benchmark die jaarlijks een vergelijkende studie publiceert met betrekking tot de samenstelling en andere kenmerken van interneauditdiensten wereldwijd en gespreid over verschillende sectoren, dient als berekeningsbasis voor de vereiste capaciteit. De gegevens gepubliceerd over 2014 gaan uit van een capaciteit van 1 interne auditor per 748 VTE van de te auditeren entiteiten. De berekening volgens dit criterium levert voor de GIAD een vereiste capaciteit op van 112 auditoren en administratieve personeelsleden (m.n. 111,62 = 83.495 / 748 ) voor het betrokken audituniversum. Uitgaande van deze raming kan er vanuit gegaan worden dat een uiteindelijke bezetting van ongeveer 100 personeelsleden, inclusief de vereiste administratieve ondersteuning, voor het audituniversum binnen het toepassingsgebied van het koninklijk besluit van 17 augustus 2007, een realistisch streefdoel is. Het aantal auditoren zal geleidelijk aan opgebouwd worden. Enerzijds zal het audituniversum na twee jaar opnieuw geëvalueerd worden, anderzijds zullen de toe te wijzen middelen geraamd worden op basis van het "Single Audit"-principe of het overleg tussen de Inspectie van Financiën, het Rekenhof, de FOD B&B en de verantwoordelijke van de Interne Audit over hun respectieve programma’s. 2.4.2.

PERSONEELSSTATUTEN

Aan het hoofd van de gemeenschappelijk interneauditdienst staat een verantwoordelijke. De verantwoordelijke van de interneauditactiviteiten (VIA) wordt aangesteld in een mandaatsfunctie in de zin van het koninklijk besluit van 29 oktober 2001 betreffende de aanduiding en de uitoefening van managementfuncties in de federale overheidsdiensten. Het KB van 17 augustus 2007 voorziet voor een staffunctie voor de aanstelling van de VIA. Het KB van 2007 zal dan ook aangepast worden in de zin van de aanstelling van de VIA in een managementfunctie. De functiebeschrijving van de verantwoordelijke zal gewogen worden om de wedde te bepalen. De VIA zal onderworpen zijn aan alle bepalingen van voormeld besluit (selectie, verlof, managementplan, einde van het mandaat, hernieuwing van het mandaat, enz.) en voor het overige aan de bepalingen die het statuut van het Rijkspersoneel regelen behoudens de aspecten verbonden aan de evaluatie van de verantwoordelijke; deze moeten beantwoorden aan de vereisten van het koninklijk besluit van 17 augustus 2007. Rekening houdend met de administratieve aanhechting aan de Kanselarij van de Eerste Minister, houdt dit in dat de VIA geëvalueerd wordt door het ACFO als eerste evaluator, door de leidinggevende van Kanselarij van de Eerste Minister als tweede evaluator en tenslotte door de drie bevoegde Ministers 10 inzake interne audit als derde evaluator. Deze specifieke aspecten van de evaluatie van de verantwoordelijke vereisen afwijkingen van het koninklijk besluit van 29 oktober 2001 m.b.t. de managementfuncties, alsook aan het KB van 17 augustus 2007. De VIA stelt zijn plan met personeelsbehoeften (auditeurs, administratief personeel, ondersteunende functies) op en vult de vacante functies van zijn hiërarchisch kader in. Het team auditoren wordt qua statutair personeel ingevuld via een structurele maatregel. De vacante functies worden via federale mobiliteit toegewezen aan de statutaire ambtenaren die in de verschillende federale administraties werken. De contractuele personeelsleden die kandidaat zijn voor een functie zullen een nieuw arbeidscontract ondertekenen met de nieuwe interneauditdienst. Dit geldt ook voor de administratieve medewerkers voor wie ook een beroep gedaan wordt op de federale mobiliteit.

9

Global Audit Information Network. De drie bevoegde Ministers inzake interne audit zijn de Eerste Minister, de Minister van Ambtenarenzaken en de Minister van Begroting. 10


       




Vanaf het moment waarop deze ambtenaren federale mobiliteit of hun nieuwe arbeidscontract genieten, worden zij ambtenaren van de FOD Kanselarij. Zij kunnen uiteraard beroep doen op de reglementaire bepalingen inzake interne mobiliteit. 2.5. VEREISTE MIDDELEN 2.5.1.

PERSONEELSKREDIETEN

Het vereiste personeelsbudget zal vanzelfsprekend afhankelijk zijn van het aantal auditoren, waaronder ook de VIA, en het administratief personeel. Ook de spreiding van de functies over de verschillende functieniveaus binnen de structuur van de GIAD zal een impact hebben op het personeelsbudget. De VIA is verantwoordelijk voor de opmaak van het personeelsplan. 2.5.2.

WERKINGSKOSTEN

Voor het beheer van materiële aspecten wordt een programma Interne Audit gecreëerd in het budget van de Kanselarij van de Eerste Minister. De werkingskosten omvatten de kosten voor de algemene werking en de investeringen. Deze kosten dekken de huisvesting en de gerelateerde kosten zoals water, elektriciteit en onderhoud, de IT infrastructuur (zoals aankoop laptops en smartphones, auditsoftware,…), de opleidings- en vormingskosten en eventuele reis- en verblijfkosten. Deze kredieten moeten ook de kosten van consultancy dekken wanneer voor bepaalde opdrachten specifieke kennis moet ingehuurd worden. De kosten van consultancy zullen afhangen van het aantal auditoren, alsook hun ervaring en expertise. Er wordt wel gewaakt over de duurzame inzet van consultancy waarbij de interne opbouw van ervaring en expertise binnen de GIAD vereist is. De omvang van de huisvestingskosten en de hieraan gerelateerde kosten van water, elektriciteit,… wordt mede bepaald door het aantal auditoren en de plaats waar de GIAD gehuisvest wordt. De opleidings- en vormingskosten zullen hoger dan gemiddeld liggen voor een auditor. Hieronder een indicatie van een aantal opleidings- en vormingskosten: Certificatie IIA (fee + boeken) (*) jaarlijkse vorming 40 CPE/ jaar (**) opleiding AMS (***)

1500 3.750 8.820

Bedragen in € (*) Kostprijs certificatie IIA member (**) Voor behoud certificatie is men verplicht om 40 CPE (continuing professional education) per jaar te verzamelen, 1 opleidingsdag bij IIA Bel levert 7 CPE op en kost gemiddeld € 625. (***) € 8.820 is de kostprijs opleiding Masterclass Internal Audit aan de Antwerp Management School. De kostprijs van de Executive Master Internal Audit aan de Université Catholique de Louvain bedraagt € 5.500.

Rekening houdend met deze gemiddelde werkingskost per personeelslid uit de gegevens van FEDCOM 11 alsook met de hoge opleidings- en vormingskosten kan een kostprijs van 10k€ per auditor als minimum weerhouden worden. Deze totale werkingskosten (zijnde het aantal auditoren vermenigvuldigd met 10k€) zullen verminderd worden van de budgetten van de deelnemende organisaties volgens de verdeelsleutel van de personeelskredieten. Dit houdt in dat de herverdeling voor de werkingsmiddelen wordt berekend in overeenstemming met de berekeningsparameters voor de personeelskredieten. 11

Volgens de hierboven vermelde gegevens van FEDCOM bedragen de werkingskosten voor de diensten van het audituniversum gemiddeld +- 14,6 k€ per personeelslid (m.n. 1.215.448 totale werkingskosten / 83.495 VTE).


       




2.5.3.

TOTALE INSCHATTING BUDGET VOOR HET AUDITUNIVERSUM

De inschatting van de vereiste middelen levert een bedrag van 80k€ per auditor 12 op m.n. 70k€ 13 personeelskosten vermeerderd met 10k€ werkingskosten.

2.6. BUDGETTAIRE IMPLICATIES De GIAD functioneert met een eigen budget dat beheerd wordt door de VIA. Dit is vereist om de goede werking en de onafhankelijke positie van de interne audit te verzekeren. De interne audit wordt in overeenstemming met het regeerakkoord opgericht binnen de bestaande budgettaire middelen. Daartoe worden de middelen die vereist zijn voor de GIAD gecompenseerd op de begrotingen van de deelnemende diensten. Een afname van 0,1% van de personeelskredieten van de betrokken entiteiten levert indicatief volgens de gegevens over 2015 een budget van +-5.500 K€ op. Dit budget volstaat voor het financieren van +- 80 auditoren en administratieve ondersteunende personeelsleden. De werkingskosten van 10k€ per auditor worden eveneens gecompenseerd op de budgetten van de deelnemende organisaties, en dit vanaf het moment dat de dienst deelneemt 14 aan de GIAD. Deze compensatie gebeurt a rato van de compensatie toegepast op de personeelskredieten.De compensaties zullen gebeuren op de geactualiseerde bedragen voor 2016 en rekening houdend met de herverdeling van de kredieten en de personeelsoverdracht ingevolge de Staatshervorming. De departementen die auditoren overdragen naar de GIAD dienen deze personeelsleden niet meer binnen de eigen personeelskredieten te betalen. Met dit budget kan een auditcapaciteit van +- 80 auditoren gefinancierd worden, wat beduidend lager ligt dan de vooropgestelde capaciteit. Bij de jaarlijkse opmaak van de auditplanning en het personeelsplan door de VIA zal de werkelijk vereiste capaciteit en de bijhorende middelen bepaald worden. Wanneer blijkt dat deze onvoldoende zijn zullen bijkomende kredieten ter beschikking gesteld worden en gecompenseerd worden op de budgetten van de deelnemende diensten, en dit na akkoord van de Ministerraad. De eerste jaren gedurende dewelke de GIAD opgebouwd wordt, zal het personeelsbestand wellicht lager uitvallen. Hierdoor ontstaat ruimte om in de aanvangsjaren te investeren in opleiding en eventueel het inhuren van expertise op voorwaarde dat dit gebeurt op een manier dat dit de duurzame ontwikkeling van de eigen expertise ten goede komt. De kostprijs van de GIAD voor het budget van de federale overheid zal minstens gedeeltelijk gecompenseerd worden door efficiëntiewinsten die gerealiseerd worden door een goed functionerende interne audit. 2.7. OVERGANGSMAATREGELEN

12

Volgens de gegevens van Audit Vlaanderen is de kostprijs van een auditor gemiddeld 90 K€12 (personeelskosten en werkingskosten inbegrepen) - Commissie voor Algemeen Beleid, Financiën en Begroting (Vlaams Parlement), Vergadering van 01/10/2013. 13 Deze inschatting is gebaseerd op een onderzoek van de gemiddelde kostprijs van een personeelslid volgens de gegevens van FEDCOM en dit voor de diensten van het audituniversum, alsook rekening houdend met een indicatieve inschaling van de verschillende functieniveaus. 14

Dit houdt in dat het Ministerie van Landsverdediging, het FAVV en de FOD Financiën pas bij het moment van deelname aan de GIAD personeelskredieten en werkingskredieten dienen af te staan.


       




De bevoegde Ministers nemen de nodige initiatieven om de oprichting van de GIAD te concretiseren. De GIAD wordt opgericht bij oprichtingsbesluit. Het budget voor de GIAD wordt vrijgemaakt en toegewezen per 01/01/2016. De selectieprocedure voor de aanstelling van de VIA wordt onverwijld opgestart na aanpassing van de reglementaire bepalingen. De auditcapaciteit die bestaat in de diensten die vallen onder het toepassingsgebied van het koninklijk besluit van 17 augustus 2007, wordt samengebracht, rekening houdend met de toetredingsmodaliteiten beschreven onder punt 2.2. voor het Ministerie van Landsverdediging, het FAVV en de FOD Financiën. De auditoren krijgen de keuze om in te stappen in de GIAD of om nieuwe, niet-auditactiviteiten op te nemen binnen hun departement. Om de kwaliteit van de audit te waarborgen dienen de auditoren die voor de GIAD kiezen te voldoen aan een van volgende toetredingscriteria; minimum 3 jaar auditervaring hebben of in het bezit zijn van een IIA certificaat of een opleiding 15 inzake interne audit hebben gevolgd of momenteel volgen of via SELOR aangeworven zijn in een functie met een auditprofiel. 3.

REGELGEVINGSIMPACTANALYSE (RIA)

Zonder voorwerp.

4.

INTERNE EN/OF EXTERNE ADVIESORGANEN

Er werd overleg gepleegd met het Auditcomité van de Federale Overheid. Het Auditcomité gaf zijn goedkeuring aan deze nota op de vergadering van 1 juli 2015. 5.

GEMEENSCHAPPEN EN/OF GEWESTEN

Zonder voorwerp. 6.

INSPECTIE VAN FINANCIËN

Het advies van de Inspectie van Financiën van 30 juni 2015 wordt toegevoegd in bijlage. 7.

VOORAFGAAND(E) AKKOORD(EN)

Het akkoord van de Minister van Begroting van 9 juli 2015 en het akkoord van de Minister van Ambtenarenzaken van 9 juli 2015 worden toegevoegd in bijlage. 8.

WERKGROEP(EN)

De nota werd op de interkabinettenwerkgroep van 7 juli 2015 besproken. Het verslag wordt toegevoegd in bijlage. 9. -

VOORSTEL VAN BESLISSING

In het kader van de oprichting van de gemeenschappelijke interneauditdienst (GIAD) tegen ten laatste 1 januari 2016 stemt de Ministerraad in met de in voorliggende nota opgenomen voorstellen omtrent de organisatie, de interne structuur, de financiering en de overgangsmaatregelen van de GIAD.

15

Volgende opleidingen komen in aanmerking: Masterclass Internal Audit of Executive Master Internal audit (momenteel enkel aangeboden aan Antwerp Management School of Université Catholique de Louvain).


       





-

-

Uiterlijk 1 jaar na de oprichting worden voor het Ministerie van Landsverdediging in nauw overleg met de VIA de aansluitingsmodaliteiten tot de GIAD vastgelegd. Het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen zal tot de gemeenschappelijke interneauditdienst toetreden één jaar na de oprichting op voorwaarde dat het nieuwe systeem verenigbaar is met de Europese verplichtingen en na verificatie van de efficiëntie en de werkbaarheid. De FOD Financiën treedt toe uiterlijk 1 jaar na de oprichting van de GIAD. De Ministerraad belast de bevoegde Regeringsleden met de uitwerking van de reglementaire bepalingen en wijzigingen in uitvoering van deze beslissing. 10.

REGERINGSLEDEN DIE HET DOSSIER INDIENEN

De Eerste Minister,

Charles MICHEL

De Minister van Begroting,

Hervé JAMAR

De Minister van Defensie, belast met Ambtenarenzaken

Steven VANDEPUT


       






POC’s : De verantwoordelijke op het kabinet van de Eerste minister is : De heer Pire : 02/501 02 11 - [email protected] De verantwoordelijke op het kabinet van Begroting is : De heer Taildeman : 02/220 20 91 - [email protected] De verantwoordelijke op het kabinet van Ambtenarenzaken is : De heer De Bels : 02/550 30 61 - [email protected]


       





Steven VANDEPUT Minister van Defensie, belast met Ambtenarenzaken

Verslag IKW van 7/07/15 Onderwerp: Voorstel aan de Ministerraad tot oprichting van een gemeenschappelijke interneauditdienst (GIAD). Waren aanwezig: -

Voor het Kabinet van de Eerste Minister MICHEL: N. Pire en A. Rombaut

-

Voor het Kabinet van de Vice-Eerste Minister REYNDERS: B. Defroyennes

-

Voor het Kabinet van de Vice-Eerste Minister JAMBON: P. Waeytens

-

Voor het Kabinet van de Vice-Eerste Minister PEETERS: M. Roman

-

Voor het Kabinet van de Vice-Eerste Minister DE CROO: P. D’ Hondt

-

Voor het Kabinet van de Minister JAMAR: L. Taildeman

-

Voor het Kabinet van de Minister VANDEPUT: D. De Bels en D. Scherlippens

De nota aan de Ministerraad wordt rubriek per rubriek overlopen: 1. Inleiding Een lid wenst uitdrukkelijk het organiseren van forensische audits door de GIAD vermeld zien. 2.2. Betrokken organisaties Een lid merkt op dat het management moet betrokken worden bij de opmaak van de auditplanning door de verantwoordelijke interneaudit (VIA). Dit komt onvoldoende tot uiting in de nota. Enkele leden wensen te weten welke diensten precies afhangen van de 21 organisaties. Bij navraag blijkt dat: organiek gezien behoren de federale overheidsdiensten, de rijksdiensten met afzonderlijk beheer niet tot een specifieke categorie. Toch behoren ze tot de toepassingsfeer van dit besluit. De leden komen tot overeenstemming om voor de interneauditdienst van Defensie een timing vast te leggen van één jaar om de modaliteiten van aansluiting uit te werken. Dezelfde timing zal ook gehanteerd worden voor het integratietraject van de interneauditdiensten bij het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV) en de FOD Financiën. Deze laatste zal ook gedurende één jaar de werving en opleiding van auditoren ten laste nemen. Een lid stelt voor deze drie uitzonderingen (Defensie, FAVV en FOD Financiën) op te sommen in het voorstel van beslissing.


    




2.3. Positionering en werking Enkele leden merken op dat verschuivingen tussen de personeelsenveloppe van de GIAD en de personeelsenveloppe van de FOD Kanselarij onmogelijk moeten worden gemaakt. 2.4.1 Bestaffing Een aantal leden merken op dat enerzijds de clusters niet zwaar genoeg doorwegen en anderzijds de pool van auditoren te groot is. Een lid wijst op het risico van onderbenutting. De VIA is verantwoordelijk voor het inrichten van de GIAD dus stelt men voor om de aantallen en de verwijzing naar de graden te schrappen. Een lid benadrukt het belang van inzetbaarheid. Verschillende leden vragen de functie Adjunct VIA te schrappen. 2.4.2. Personeelsstatuten Een lid merkt op dat het kb van 17 augustus 2007 in art.7 voor de VIA verwijst naar staffuncties (kb 2/10/2002) en niet naar managementfuncties (kb 29/10/2001). Ook de evaluatie van de VIA wijkt af van de regeling voorzien in het kb betreffende managementfuncties. Voor beide punten moet het kb van 17 augustus 2007 aangepast worden. Een lid is van mening dat in de tekst die voorligt men de indruk wekt dat auditoren die instappen geen beroep meer kunnen doen op interne mobiliteit. Deze mogelijkheid zal uitdrukkelijk vermeld worden. 2.5.1 Personeelskredieten Een lid stelt dat de berekeningen budgettaire aspecten zijn en dus niet gedetailleerd moeten worden. Het lid stelt dan ook voor om dit te schrappen. Wel kan vermeld worden dat de VIA verantwoordelijk is voor de opmaak van het personeelsplan. 2.6. Budgettaire implicaties De voorlopige berekeningen zijn gebaseerd op de huidige toestand. Een lid merkt op dat voor de definitieve berekening rekening moet houden worden met de gevolgen van de laatste Staatshervorming. Indien de middelen onvoldoende blijken kunnen indien noodzakelijk bijkomende kredieten goedgekeurd worden door de Ministerraad. 2.7. Overgangsmaatregelen


    




Een lid merkt op dat alvorens de aanstelling van de VIA kan worden opgestart nog een aantal regelementaire bepalingen van kracht moeten worden cfr. de opmerking van de Inspecteur van Financiën. Besluit: De opmerkingen van deze IKW zullen opgenomen worden in de nota aan de Ministerraad.


    





Interfederaal Korps van de

Brussel, 30 juni 2015

Inspectie van Financiën

KANSELARIJ Plaatsvervanger Tel: 02 790.54.52

Nota voor de Heer Eerste Minister ---------------------------------------------

Onze ref. KANSUP 1/2015 D. 1

Betreft : Oprichting van een gemeenschappelijke interne auditdienst Referenties Kanselarij: Dossier Ministerraad 1. Voorstel Ontvangstdatum: 30/6/2015 Samenvatting Aan de I.F. wordt een nota voorgelegd betreffende de oprichting van een gemeenschappelijke interne auditdienst (GIAD), bevoegd voor 20 diensten (in de huidige structuur): 13 FOD, 2 POD, 4 ION en de Ministerie van Landsverdediging1. Organisatie op twee assen: horizontaal (begroting/financiën, ICT, HR, logistiek) en verticaal (op basis van de functionele bevoegdheden van de diensten – 6 clusters). Elk cluster (horizontaal/verticaal) beschikt over 1 A4, 1 A3, 2 A2 en 2 A1; er is ook een pool met 35 auditors. De leiding wordt toevertrouwd aan een verantwoordelijke en een adjunct. De administratieve ondersteuning blijft beperkt tot 3 personeelsleden. Budgettaire weerslag Op basis van de nota: - Personeelskosten: 7.680.363 € (op termijn, voor 99 personeelsleden) - Werkingskosten: nog te bepalen; voorlopig: 10K€ per personeelslid, hetzij -/+ 1 M€ - Consultancy: nog te bepalen De nodige kredieten moeten ingeschreven worden in de sectie 02 (Kanselarij) van de AUB. Om de budgettaire neutraliteit van de oprichting van de GIAD te verzekeren wordt er voorgesteld om de personeels- en werkingskosten van de betrokken diensten te verminderen met 0,1%, wat 5,5 M€ + 1,2 M€ kan opbrengen. 1

Hetzij de diensten bedoeld in art. 1 van het K.B. van 17.8.2007, min PDOS die binnenkort zal fuseren met RVP


 

      




2

2. Advies Budgettaire weerslag 1. De verschillende auditdiensten die reeds bestaan binnen de betrokken diensten, tellen 44 auditors en 13 VTE administratieve ondersteuning (grotendeels bij Landsverdediging). Er wordt toch geopteerd voor een forfaitaire verdeling van de kosten: een premie voor de diensten die al over een auditdienst beschikken. 2. Ik kan niet begrijpen hoe de werkingskosten kunnen beperkt blijven tot 10 K€ per personeelslid en per jaar, als het gemiddelde voor de betrokken diensten 14,6 K€ bedragen en de vormingskosten per auditor 14 K€ bereiken (toch met een deel van de vormingskosten die geen recurrent karakter heeft: de certificatie IIA en de opleiding AMS). En eerste installatiekosten moeten ook voorzien worden. 3. De bijdrage met 0,1% van de personeels- en werkingskosten is niet voldoende om de budgettaire neutraliteit te verzekeren. 0,15% lijkt een minimum om de kosten op termijn te dekken. De “efficiëntiewinsten” kunnen gewoonlijk niet vertaald worden in termen van beschikbare middelen2. 4. De raming voor de individuele personeelskosten lijkt minimaal. De aanduiding van agenten van de klasse A1 om de functie van auditor te waarnemen, is af te raden: deze kunnen niet over de nodige ervaring in het openbaar ambt beschikken. Bovendien zouden ze geneigd zijn om een betere verloning te zoeken in de privé sector na hun vorming en enkele jaren ervaring. Aantrekkelijke beloningsvoorwaarden (bijzondere toelagen inbegrepen) zijn noodzakelijk om de auditors te houden in het openbaar ambt.

Voorstel 1. Gelet op de beperkte grootte van de betrokken diensten, behalve Justitie, Financiën en Landsverdediging, lijkt de oprichting van een gemeenschappelijke auditdienst de meest efficiënte oplossing, met toch een voorbehoud voor Landsverdediging, die reeds over een gestructureerde auditdienst beschikt. Bovendien kan men zich de vraag stellen of het Ministerie van Landsverdediging, gelet op zijn functionele opdrachten, vergelijkbaar is met de andere betrokken dienst, zelfs voor de horizontale clusters: zowel ICT als HR of logistiek heeft er zeer specifieke kenmerken. 2. De nota is nogal vaag betreffende een aantal problemen. - Zes verticale clusters worden voorzien, maar hun domeinen worden niet vermeld; - De modaliteiten voor de verdeling van de pool auditors worden niet beschreven. Als de pool ter beschikking is van de VIA, die de auditors tussen de verschillende clusters verdeelt in functie van de behoeften, lijkt een hoofd ervan overbodig; - De nota vestigt de aandacht op de nood aan een specifieke evaluatiemethode voor de VIA, maar geeft geen richtlijn in dit opzicht; - En zo voort. 2

Of, met andere woorden: de efficiëntiewinsten rechtvaardigen en financieren een hogere bijdrage. Het zou dus mogelijk zijn om 0,1% te voorzien voor 2016, 0,15% voor 2017 …


 

      




3

3. De selectievoorwaarden voor de auditors zijn tamelijk streng als ze kandidaten voor de mobiliteit betreffen. Ik ben er niet zeker van dat al de huidige auditors eraan kunnen voldoen. Voor de A3 en A4 inbegrepen. Zou het niet beter zijn om aanstellingen onder voorwaarden (van certificatie IIA binnen het jaar of de 18 maanden, bijvoorbeeld) te voorzien ? 4. De oprichting van de GIAD vergt nog een belangrijk reglementair werk. De selectieprocedures kunnen niet starten zolang deze verschillende reglementaire bepalingen niet van kracht zijn. Dat zal nog maanden vergen. Dat is ook het geval voor de selectieprocedure van de VIA: het lijkt moeilijk een selectieprocedure aan te vatten voor een betrekking die nog niet bestaat. 5. Voorlopig geen andere opmerking.

De Inspecteur van Financiën,

J.M. CADIAT Inspecteur-generaal van financiën

Kopieën : - De Heer Minister van Begroting - Mevrouw de Voorzitter van de Directiecomité van de Kanselarij - FOD – Begroting en Beheerscontrole - De Heer Korpschef van de lnspectie van Financiën


 

      






     






  

 





17/07/2015 FEDERALE OVERHEIDSDIENST KANSELARIJ VAN DE EERSTE MINISTER MINISTERRAAD

MINISTERRAAD 17/07/2015 NOTIFICATIE PUNT 10

BETREFT:

EERSTE MINISTER MINISTER VAN BEGROTING MINISTER BELAST MET AMBTENARENZAKEN Voorstel tot oprichting van een Gemeenschappelijke Interne Auditdienst (GIAD). 2015A04180.011

NOTIFICATIE

De voorstellen, vervat in punt 9 van de nota van 17 juli 2015, worden goedgekeurd.

De Secretaris van de Raad,

G. DUFFY

FEDERALE OVERHEIDSDIENST KANSELARIJ VAN DE EERSTE MINISTER Wetstraat 16 - 1000 Brussel 02/501 02 11

https://epremier.fed.be