Nieuwsbrief Passend Onderwijs Februari 2015

Nieuwsbrief Passend Onderwijs Februari 2015

Beste lezers, In deze nieuwsbrief informeren we u over de laatste ontwikkelingen in het kader van Passend Onderwijs. Tegelijkertijd maken we gebruik van de gelegenheid om u attent te maken op zaken die de komende periode spelen en waarover in de aanloop naar Passend Onderwijs al afspraken zijn gemaakt.

In deze nieuwsbrief 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Aanmeldingen brugklas met extra ondersteuning Zorgplicht en loten Extra begeleiding voor herplaatste leerlingen De toekomst van LWOO en PrO Wijziging overgangsregeling rugzakken Werken in OnderwijsTransparant (OT) 1Loket-applicatie Interne evaluatie aanvraag extra ondersteuning

1 Aanmeldingen brugklas met extra ondersteuning Als wij deze nieuwsbrief verzenden is het de laatste dag van de aanmeldperiode in Bovo voor leerlingen met een extra ondersteuningsvraag (soms worden zij nog “zorgleerlingen” genoemd) . Als het goed is zijn alle aanmeldingen met extra ondersteuning, voor LWOO en PrO nu binnen. In diverse scholen was het niet gebruikelijk de zorgcoördinator te betrekken bij de aannname. Maar met de komst van Passend Onderwijs is wél belangrijk dat óf de zorgcoördinator óf de collega die verantwoordelijk is voor de aanname goed op de hoogte is van de procedure vanwege het in beeld brengen van de extra ondersteuning. Daarom hieronder nog eens op een rij de procedure bij de aanmelding van een leerling met extra ondersteuning . a. Als een leerling wordt aangemeld, met in het dossier de aantekening dat de basisschool, óf de ouders menen dat de leerling extra ondersteuning nodig heeft, heeft de VO-school wettelijk de plicht om een onderzoek te doen in hoeverre er werkelijk sprake is van extra ondersteuning (en dus zorgplicht). Voor dit onderzoek heeft de school zes weken de tijd. Als dat niet voldoende is, mag de school het onderzoek met 4 weken verlengen. b. Voor dat onderzoek wordt contact opgenomen met de consulent van het ondersteuningsteam van het SWV, die samen met de zorgcoördinator in beeld brengt of er inderdaad sprake is van extra ondersteuning. Ze doen dat door de volgende vragen te beantwoorden:  Wat is de ondersteuningsbehoefte van de leerling?(Eventueel: extra info bij basisschool ophalen).  Past die ondersteuningsbehoefte binnen de basisondersteuning ( gebruik daarvoor het School Ondersteuningsprofiel!)  JA  geen extra ondersteuning  NEE  extra ondersteuning  ZORGPLICHT

 Is het extra ondersteuning die onze school kan bieden ( zie het School Ondersteuningsprofiel)? JA  leerling wordt geplaatst NEE  school heeft de taak een andere school te zoeken  In dat geval neemt de school contact op met de ouders en benadert collega-scholen voor een plaatsing.  Als dat niet lukt neemt het SWV (via de consulent) het over en probeert een school te vinden.  Als dat ook niet lukt wordt de leerling op een herplaatsingstafel besproken. We realiseren ons goed dat dit voor iedereen nieuw is: voor de basisscholen, die nadrukkelijk moeten aangeven of er (in hun ogen) sprake is van extra ondersteuning, voor de aannnamecommissie van de VO-school, voor de consulent van het Schoolondersteuningsteam (SOT) en natuurlijk ook voor de ouders en de leerlingen. We rekenen er echter op dat met de goede wil van ieder en goede communicatie en samenwerking we uiteindelijk voor alle leerlingen een passende plek kunnen vinden. Tenslotte. Er is een discussie ontstaan over de zorgplicht voor LWOO en PrO. De regelgeving daarover is onduidelijk en kan dus verschillende geïnterpreteerd worden. Zelfs vanuit het Ministerie krijgen we verschillende antwoorden op de vraag over de zorgplicht bij LWOO en PrO. Maar praktisch gezien is het niet zo ingewikkeld. Als een leerlingen met LWOO zich meldt doet de school onderzoek of de leerling inderdaad in aanmerking komt voor LWOO. Is dat het geval, dan wordt een aanvraag bij de RVC gedaan en wordt de leerling geplaatst. Vanwege de nieuwe regels over toelating kan de leerling , als het advies past bij het aanbod van de school, sowieso niet geweigerd worden. Datzelfde geldt voor PrO. Als een LWOO leerling wordt uitgeloot, zoekt de school en/of het SWV een andere passende school. (zie hieronder). Dus wordt ook aan de zorgplicht voldaan. Kortom: het lijkt toch vooral een theoretisch probleem. De bottom-line is dat de scholen er samen voor zorgen dat er voor elke leerling een passende school is.

2 Zorgplicht en loten In ons SWV zijn afspraken vastgelegd over hoe te handelen met leerlingen voor wie de zorgplicht geldt en die mee moeten loten, vanwege over aanmelding. a. Leerlingen waarvoor de zorgplicht geldt en waarvan de school heeft vastgesteld dat de school de benodigde ondersteuning ook kan bieden (zie hierboven), loten gewoon mee. b. Wordt zo’n leerling ingeloot , dan wordt de leerling ingeschreven. c. Wordt een leerling met zorgplicht uitgeloot, dan heeft de VO-school de taak om deze leerling naar een andere VO-school te begeleiden. d. Als dit voor de VO-school in de drukke lotingsperiode een te grote last is, kan het SWV (lees: de SOT-consulent deze taak overnemen. De school kan hierover vooraf ook afspraken maken met de consulent. e. Voor de uitgelote leerling waar zorgplicht voor is, wordt in overleg met de ouders en de basisschool een andere passende school gezocht. Als dat de consulent niet lukt, wordt de leerling op de herplaatsingstafel besproken. Doel is dat deze leerlingen voor de zomervakantie allemaal ingeschreven zijn op een school. We realiseren ons dat deze regeling, voor een klein aantal scholen, nl. de scholen die moeten loten én veel aanmeldingen van leerlingen met extra ondersteuning hebben, een extra belasting is. Het SWV zal daarom alles doen om deze scholen te ondersteunen. Scholen die nu al voorzien dat ze met deze situatie te maken krijgen, kunnen een e-mailbericht sturen naar de teamleider van het SOT, Cerise van Eck om afspraken te maken over de inzet van de SOT-consulent: [email protected]

Nieuwsbrief Passend Onderwijs | SWVZHW | Editie februari 2015

2

3 Extra begeleiding voor herplaatste leerlingen Inmiddels zijn er twee rondes van herplaatsingstafels geweest. Het doel van de herplaatsingstafels is dat er geen leerlingen thuiszitten. Herplaatsingen gedurende het schooljaar zijn echter kwetsbaar. Daarom heeft het SWV met subsidie van de Gemeente Den Haag een klein project opgezet, wat kort gezegd inhoudt dat een leerling die herplaatst wordt, standaard gedurende een half jaar door de consulent van het SWV in de school die de leerling opvangt, extra kan worden begeleid. Deze extra begeleiding hoeft niet aangevraagd te worden. School, consulent en leerling bepalen samen waar de ondersteuning uit moet bestaan. Ten behoeve van dit project wordt het schoolondersteuningsteam (SOT) uitgebreid en zullen er enkele wijzigingen komen in de verdeling van de SOT-consulenten over de scholen. Een aangepast overzicht kunt u binnenkort vinden op onze website bij Contact.

4 De toekomst van LWOO en PrO Per 1 augustus 2016 gaan LWOO en PrO ook onder het SWV vallen. Dat betekent dat de middelen voor LWOO en PrO naar het SWV gaan, dat de RVC wordt opgeheven en de aanvraag voor LWOO en PrO bij het SWV zal worden ingediend. In de directiekring PrO en vmbo is dit al eerder besproken. Het idee erachter is dat alle vormen van lichte ondersteuning: extra ondersteuning, LWOO en PrO dan in één hand zijn en met elkaar in verband kunnen worden gebracht. In het wetsontwerp voor LWOO en PrO worden twee fasen voor de overdracht naar het SWV onderscheiden. Fase 1 2016-2018

De middelen komen naar het SWV, het SWV is verantwoordelijk voor de toekenningen, maar de huidige criteria voor toelating tot LWOO en PrO worden nog niet toegelaten. Wel kan het SWV ervoor kiezen, om gebruik te maken van opting out, dat wil zeggen vrijwillig de criteria loslaten.

Fase 2 2018 en later

De overheid laat de criteria los: het SWV moet zelf besluiten welke criteria ze gaat hanteren voor LWOO en PrO. Ten aanzien van toelatingscriteria, dus van de beschikking en licentie van de scholen. Wat vaststaat is het bedrag dat de scholen ontvangen.

Het Dagelijks Bestuur heeft in principe besloten om per 1 augustus 2016 geen gebruik te gaan maken van de opting- out regeling. Redenen daarvoorzijn: Besluitvormig daarover moet op korte termijn genomen worden, terwijl het grondige doordenking behoeft. De financiële consequenties van opting out kunnen op dit moment noch voor het SWV, noch voor de scholen overzien worden en het SWV zit nog in een transitieperiode, waarin allerlei nieuwe processen geïmplementeerd moeten worden. Om in deze periode weer iets nieuws toe te voegen lijkt niet verstandig. Wel zal de beleidsmatige voorbereiding voor de wijzigingen na 2018 op korte termijn opgepakt worden.

5 Wijziging overgangsregeling rugzakken Vorig schooljaar, voorafgaand aan de invoering van Passend Onderwijs, heeft het SWV een overgangsregeling rugzakken geformuleerd. De regeling komt erop neer dat 



rugzakken die afliepen op 1 augustus 2014 in het schooljaar 2014/2015 nog doorlopen en dat de school, als er nog steeds een ondersteuningsbehoefte is, voor 1 augustus 2015 een nieuwe aanvraag voor extra ondersteuning moet doen. Dit betreft maximaal 52 leerlingen. In de praktijk zullen het er minder zijn, omdat leerlingen van school gaan of geen ondersteuning meer nodig hebben; rugzakken die op 1 augustus 2015 nog aflopen zijn nog een jaar geldig.

Het betekent dat er nog voor 165 leerlingen rugzakken doorlopen. Nieuwsbrief Passend Onderwijs | SWVZHW | Editie februari 2015

3

Aangezien de overgangsregeling voor twee jaar geldt en de rugzakken per 1 augustus 2016 definitief verdwijnen, betekent het dat in het schooljaar 2015/2016 voor 165 leerlingen extra ondersteuning moet worden aangevraagd, omdat alle rugzakken per 1 augustus 2016 aflopen. In de praktijk kleven aan de vorig jaar overgangsregeling enkele praktische bezwaren: 1 Aangezien de regeling per 1 augustus 2016 definitief afloopt zullen scholen per die datum voor alle op dat moment aflopende rugzakken een aanvraag moeten indienen voor extra ondersteuning. Dat is (gezien het aantal van 165) zowel voor de scholen als voor het SWV een flinke belasting. Zeker naast de nieuwe aanvragen voor zittende leerlingen en zich aanmeldende brugklassers. 2 De uitvoering van de overgangsregeling rugzakken verliep in 2014 vrij moeizaam. Op de scholen maar met name op het SWV heeft die regeling een grote administratieve last veroorzaakt. Scholen moesten een inschrijfbewijs van de leerling per 1 oktober van het lopende schooljaar aanleveren voor leerlingen voor wie ze de rugzak willen laten doorlopen en het SWV controleerde die gegevens. Daarom is in het Dagelijks Bestuur besloten de regeling enigszins aan te passen. -

Rugzakjes die op 1 september 2015 nog geldig zijn worden gecontinueerd tot 1 september 2016. Per 1 september 2016 dient extra ondersteuning te worden aangevraagd , indien te leerling nog extra ondersteuning nodig heeft.

-

Rugzakjes die op 1 september 2015 niet geldig zijn dienen voor 31 december 2015 omgezet te zijn in een aanvraag voor extra ondersteuning, met uitzondering van leerlingen in de examenklas. Voor die leerlingen wordt de rugzak gecontinueerd tot einde schooljaar.

Op deze wijze worden de aanvragen gespreid over een langere periode en kan het werk zowel in de scholen als binnen het SWV beter gespreid worden. Vanzelfsprekend kunnen nieuwe aanvragen voor extra ondersteuning parallel aan de afhandeling van de overgangsregeling gewoon aangevraagd worden. Zie schema volgende pagina.

Nieuwsbrief Passend Onderwijs | SWVZHW | Editie februari 2015

4

In schema Rugzak loopt af op 1-8-2014 (en was nog geldig gedurende het schooljaar 2014/15)

Actie school Indien nodig extra ondersteuning aanvragen voor schooljaar 2015/2016. (Kan v.a. maart 2015)

1-8-2015

a. Leerling zit in de examenklas ( laatste leerjaar) : Voor 1-10-2015 inschrijfbewijs opsturen naar SWV. Rugzak wordt gecontinueerd b. Leerling zit in een andere klas: Voor 31-12-2015 extra ondersteuning aanvragen, indien leerling nog behoefte aan ondersteuning heeft Voor 1-10-2015 inschrijfbewijs van ll. aan SWV opsturen: rugzak wordt voor 2015/2016 nog gecontinueerd. Per 1-9-2016 extra ondersteuning aanvragen.

1-8-2016 of later

Actie SWV - Scholen ondersteunen bij opstellen aanvraag. - Aanvragen behandelen. - Goedgekeurde aanvragen opnemen in het betalingsoverzicht per school - Inschrijfbewijzen controleren. - Vergoeding rugzakjes opnemen in betalingsoverzicht - Scholen ondersteunen bij opstellen aanvraag. - Aanvragen behandelen. - Goedgekeurde aanvragen opnemen in het betalingsoverzicht per school - Inschrijfbewijzen controleren. - Vergoeding rugzakjes opnemen in betalingsoverzicht - Scholen ondersteunen bij opstellen aanvraag extra ondersteuning tbv 2016/2017 - Aanvragen behandelen - Goedgekeurde aanvragen opnemen in het betalingsoverzicht per school

6 Werken in OnderwijsTransparant (OT) 1Loket applicatie Het is plezierig om te merken dat de meeste scholen de weg hebben gevonden naar onze nieuwe applicatie 1Loket van OT. Zeker voor gebruikers die ook de Bovo module van OT gebruiken is het werken in OT vrij snel onder de knie te krijgen. Er zijn echter ook nog scholen die nog wat moeite hebben we OT. Daarom willen we het volgende tijdpad hanteren. v.a. 1 februari 2015 v.a. 1 maart 2015

v.a. 1 april 2015

Zoveel mogelijk aanvragen via OT. Maar op papier mag ook nog. In principe alleen in OT aanvragen. Lukt het niet, meld dat dan bij de consulent die vanuit het SOT aan jouw school verbonden is. Dan kan je (bij uitzondering) nog in een word-document aanvragen. Alleen nog via OT aanvragen. Andere aanvragen worden niet meer geaccepteerd.

We hopen dat dit tijdpad iedereen in staat stelt om in eigen tempo “aan te haken”. Helpdesk Met de invoering van de nieuwe applicatie is ook de helpdeskfunctie ingericht. De eerstelijnshelpdesk wordt verzorgd door Digitaal Leren, die dit ook doet voor andere onderwijsapplicaties, zoals voor Bovo. De tweedelijns-helpdesk behandelt inhoudelijke vragen en wordt bemand door twee SOT-consulenten. Voor de tweedelijns-helpdesk belt u eerst de helpdesk van Digitaal Leren. Daar wordt uw vraag doorgezet. Voor technische vragen neemt u contact op met OnderwijsTransparant.

Nieuwsbrief Passend Onderwijs | SWVZHW | Editie februari 2015

5

Bereikbaarheid Helpdesk Eerstelijns-helpdesk (= helpdesk Digitaal Leren) OnderwijsTransparant

070-3156350 of [email protected] 088-2200777 of [email protected]

Rebound-aanmeldingen Met het in gebruik nemen van de nieuwe 1Loket-applicatie verandert er ook iets aan de Reboundaanmelding. Ook deze aanmeldingen gaan via 1Loket en dus niet meer via de oude applicatie van OT. De reden daarvoor is dat deze nieuwe applicatie ook een registratie- en monitorfunctie heeft. Zo kunnen alle herplaatsingen binnen ons SWV gemonitord worden. Tot nu toe deden we dat handmatig! Bij Rebound-aanmelding van een leerling wordt een verkorte route gebruikt, want Rebound valt niet onder de extra ondersteuning. De route: 1. De school vraagt een Rebound-plaatsing aan. 2. De school nodigt SOT en Rebound uit om mee te kijken in OT. 3. Als de aanvraag door de aanvragende school op definitief is gezet, zet deSOT- consulent de aanvraag vervolgens door naar de betreffende Rebound. 4. Rebound ontvangt de aanmelding met alle benodigde informatie via OT. 5. De leerling kan geplaatst worden.

7 Interne evaluatie aanvraag extra ondersteuning In januari 2015 heeft het SWV intern een eerste evaluatie uitgevoerd van de procedure voor de aanvraag van extra ondersteuning. Na vier maanden draaien wilden we het interne proces evalueren en waar nodig verbeteren. Het aanvragen van extra ondersteuning is voor zowel scholen als SWV een nieuw proces. Dat is altijd lastig. Iedereen moet wennen aan nieuwe procedures, een andere taakverdeling, andere verantwoordelijkheden. Intern constateerden we dat het nodig is dat de SOT- consulenten meer eenduidig gaan handelen. Om dit mogelijk te maken zullen er formats en checklists worden opgesteld. Deze instrumenten zijn behulpzaam om te bewerkstelligen dat zij samen met de Commissie van Deskundigen meer op één lijn komen rond de vraag hoe een goed aanvraagdossier eruit moet zien. Dit alles heeft als doel zo duidelijk mogelijk naar scholen te kunnen zijn, de kwaliteit van de ondersteuning aan de scholen in brede zin te vergroten en de aanvraagprocedure snel en vlot te laten verlopen. Verbeterpunten die zijn afgesproken: -

Voor de consulenten komt een meer voorgeprogrammeerd format voor het opstellen van het preadvies, zodat de Commissie van Deskundigen sneller inzicht krijgt in een aanvraag.

-

Er komt een vaste checklist voor het beoordelen van de compleetheid van dossiers.

-

De formatie voor de administratieve ondersteuning van de Commissie van Deskundigen wordt (tijdelijk) uitgebreid.

-

De Commissie van Deskundigen gaat onderzoeken hoe de werkdruk voor de leden verminderd kan worden.

Vanuit de SOT-onsulenten en de Commissie van Deskundigen zien we ook grote verschillen in de kwaliteit van de aanvragen uit de school. Zowel procedureel als inhoudelijk. Procedureel zullen de SOT-consulenten nog meer doen om de scholen hierin goed te ondersteunen. Wat betreft de inhoud willen we in gesprek gaan met de stuurgroep en de schoolleiders in de directiekringen over hoe we hier nog een verbeterslag kunnen realiseren. Nieuwsbrief Passend Onderwijs | SWVZHW | Editie februari 2015

6