NIEUWS
juni 2011
Met deze tweede nieuwsbrief van Make Life Easier brengen wij u graag op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in de accountancy en ICT in het algemeen, en onze eigen producten in het bijzonder. In deze nieuwsbrief onder meer een verslag van ons eerste seminar ‘MLE vindt efficiënt vakmanschap uit’. We praten met Johan Wildenbeest over hoe MLE applicaties worden ontwikkeld en informeren u over de overstapservice van MLE. Wij wensen u veel leesplezier!
MLE vindt efficiënt vakmanschap uit Op donderdag 19 mei jl. vond het eerste seminar van Make Life Easier plaats in het NBC Zakencentrum in Nieuwegein. Ruim 90 accountants kwamen naar Nieuwegein om te luisteren naar enthousiaste sprekers en te kijken naar de productpresentaties van MLE controle en MLE samenstel. Centraal thema van het seminar: de accountant staat onder druk.
De accountant staat onder druk De AFM en ook de NBA leveren forse kritiek op het kwaliteitsniveau van het werk van de accountant. Men mist een professioneel kritische houding en de kwaliteitsbeheersing moet omhoog. De regeldruk neemt, mede als gevolg van deze kritiek en internationale regelgeving, hand over hand toe. Er wordt openlijk getwijfeld over de manier waarop de accountant zijn rol als maatschappelijk geweten invult. Daarnaast neemt de druk toe vanuit technologische ontwikkelingen. XBRL, ooit begonnen als administratieve lasten
INHOUD MLE vindt efficiënt vakmanschap uit - een verslag van het eerste MLE seminar Van de accountant voor de accountant - een interview met Johan Wildenbeest Maak kennis met het MLE introductieplan Nieuws in het kort
verlichting, lijkt nu echt voet aan de grond te krijgen in Nederland. De Belastingdienst heeft SBR als standaard verheven voor het indienen van inkomsten- en vennootschaps belasting vanaf 2013. Daarnaast zetten steeds meer accountants portals in als nieuw communicatiekanaal. En als klap op de vuurpijl staan de marges onder enorme druk. Kortom, de druk is hoog op allerlei fronten.
Kritisch geweten gevormd vanuit de maatschappij? Gastspreker Roel Janssen is economisch redacteur en schrijver van het boek Grof Geld. Hij nam ons mee door de historie van financiële schandalen en speculatie in Nederland. In zijn voordracht kwamen met name de tulpenmanie en de Rotterdamse Pincoffs-affaires aan de orde. Hij vroeg zich af of en hoe vanuit de maatschappij een kritisch geweten werd gevormd. Dit gebeurde in schilderijen en tijdens samenspraken, de voorlopers van het huidige accountantskantoor.
Spanningsveld tussen regelgeving en professionele oordeelsvorming Gastspreker drs. Gert-Jan Jordaan RA, accountant en gastdocent bij Nyenrode Business Universiteit, sprak over ‘het spanningsveld tussen regelgeving en professionele oordeels vorming’. Rode draad in zijn betoog was: “Schoenmaker, blijf bij je leest”. Lees verder op pagina 2
1
NIEUWS juni 2011 (vervolg verslag MLE seminar) Bent u controlerend accountant? Richt u dan vooral op controles met alle, bijzonder complexe regelgeving die hierbij hoort. Illustratief in dit kader is het volgende. Vroeger zei de controlerende accountant: “Wij zijn een adviesbureau en als we pech hebben, moeten we ook nog controleren”. Nu zegt hij: “We zijn controlerend accountant en als we pech hebben, moeten we ook nog adviseren.” De samenstel praktijk zal vooral de gevolgen van de ICT-ontwikkelingen ondervinden, waarbij XBRL een belangrijke rol gaat spelen. Het wordt steeds moeilijker om, als gevolg van de toenemende regeldruk, technologiedruk en margedruk, op verschillende borden tegelijk te schaken. Jordaan voorziet dan ook dat veel kantoren keuzes zullen moeten maken: óf controleren, óf samenstellen en XBRL-regisseur worden, óf adviseren.
Efficiënt vakmanschap Na Janssen en Jordaan volgde de productpresentatie van MLE controle en MLE samenstel door Michiel Wijma en Johan Wildenbeest. Demonstratiefilmpjes maakten duidelijk hoe de applicaties MLE controle en MLE samenstel een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan het verlagen van de druk op accountants: • met 20% tijdsbesparing wordt de margedruk te lijf gegaan; • met XBRL onder de motorkap in een ‘open source’-omgeving wordt tegendruk geboden aan de technologiedruk; • de regeldruk wordt gepareerd met een heldere rode draad in de dossiers en met in de applicatie geïnjecteerde regelgeving en knowledge. Vervolgens werd het concept van de ‘introductie in 1 dag’ toegelicht en vertelden gebruikers van MLE in een filmpje over hun ervaringen.
Positieve reacties De reacties na afloop van het seminar waren zeer positief. De accountants waardeerden het gevarieerde programma rondom het thema professionele oordeelsvorming in de accountancy.
MLE levert software van de accountant voor de accountant
How the customer explained it
How the project leader understood it
How the analyst designed it
How the programmer wrote it
How the business consultant described it
How the project was documented
What operations installed
How the costumer was billed
How it was supported
What the customer really needed
Zo moet het dus niet... (bron: joejacobs.org)
2
NIEUWS juni 2011
Van de accountant voor de accountant Een interview met Johan Wildenbeest Johan Wildenbeest, medeoprichter van Make Life Easier, is accountant én kan programmeren. Twee vaardigheden die je niet vaak in één persoon verenigd ziet. Deze vaardigheden zorgen ervoor dat de accountant zich herkent in onze applicaties MLE controle en MLE samenstel. We spreken met Johan over zijn visie op de rol van software in het primaire proces van de accountant.
Een accountant die software ontwikkelt? Ja, een accountant die innovatieve software ontwikkelt! En die dit met enorm veel enthousiasme en plezier doet. Na mijn studies bedrijfseconomie en fiscale economie ben ik begonnen in de accountancy bij KPMG. Hier heb ik ook de studie tot Register Accountant afgerond. Bij al het werk wat ik doe, vraag ik mij voortdurend af of het ook eenvoudiger kan en dan vooral geautomatiseerd. Je kunt gerust stellen dat ik een tic heb voor automatisering. Ik zoek voortdurend naar mogelijkheden om complexe werk
Wie is Johan Wildenbeest?
processen eenvoudig te automatiseren. Geboren: 7 juli 1972
Complexe zaken eenvoudig maken, dat wil iedereen. Hoe werkt dat in de praktijk?
Getrouwd met Bibi, kinderen Sofia en Luca Studies: bedrijfseconomie, fiscale economie en registeraccountant
Tja, dat is moeilijk uit te leggen. Laten we bij het begin beginnen. De accountant heeft
Werkervaring: 14 jaar accountancy en
te maken met regelgeving. Dat is een basisgegeven en tevens het fundament voor
ontwikkeling van software bij KPMG
onze applicaties. Dan heb je het werkproces van de accountant en dat kun je helemaal
Eigenschappen:
uitschrijven. In essentie komt dat werkproces voor iedere accountant op hetzelfde neer.
-- teruggaan tot de kern
Natuurlijk moet je ook discussiëren over de diepgang van de werkzaamheden en de volg
-- altijd op zoek naar hoe zaken
orde van een aantal zaken, maar de essentie blijft gelijk. Dan heb je nog de beschikbare technologie. Waar kan ik wat in doen en hoe blijft het beheersbaar? Waar werk ik sowieso al mee en wat kan ik daar nog meer mee? Wat vragen klanten en wat schrijven instanties
eenvoudiger, beter en sneller kunnen -- applicatieontwikkeling door prototyping met kleine groep mensen
voor? Als je deze drie aspecten – regelgeving, werkproces en technologie – goed hebt geanalyseerd, kun je een volgende stap zetten.
Klinkt logisch en wat maakt MLE software echt onderscheidend? Ik redeneer altijd vanuit de gebruiker van de applicatie. De techniek vind ik in eerste instantie minder interessant. Wanneer ik gegevens voor een klant invoer in een systeem wil ik graag dat deze gegevens overal worden ingevuld waar ik ze nogmaals nodig heb. Twee keer dezelfde gegevens invoeren vind ik dom werk en dat wil ik dus voorkomen. Een ander voorbeeld: wanneer ik een samensteldossier opstel en een jaarrekeningrapport wil presenteren, dan wil ik dat dit één handeling is binnen één applicatie. Het jaarrekening rapport moet er bovendien qua presentatie superstrak uitzien, in de huisstijl die ik wil.
3
NIEUWS juni 2011 (vervolg interview met Johan Wildenbeest)
Nog een voorbeeld: wanneer ik een controledossier opbouw, wil ik dat alle issues die ik aanmaak te volgen zijn in het dossier en dat de applicatie mij ondersteunt met het afwerken van die issues op het juiste moment in het werkproces. De gebruiker moet zich comfortabel voelen bij het gebruik van de applicatie. Als vakman ben je op zoek naar gereedschap waarmee je lekker kunt werken.
Hoe zit het met XBRL? Vanaf 1 januari 2013 moeten bedrijven de aangifte IB en VPB door middel van Standard Business Reporting (SBR) aanleveren bij de Belastingdienst. De deponeringsstukken voor de Kamer van Koophandel zullen naar mijn mening volgen. De accountant krijgt
Er is toch al accountancysoftware op de markt?
de mogelijkheid om als regisseur van dit proces op te treden en de ondernemer zo te ontlasten. MLE applicaties hebben XBRL,
Ja dat klopt, deze ken ik uiteraard ook. Met onze software
de taxonomie achter SBR, onder de motorkap. Vanuit MLE kan
onderscheiden wij ons ten opzichte van onze concurrentie op een
een ‘instance document’ worden gegenereerd, waarmee je kunt
aantal cruciale punten. Ten eerste, en daar ben ik bijzonder trots
rapporteren. De accountant hoeft niet te weten hoe het onder
op, hebben wij de meest intuïtieve software. Het ziet er een
de motorkap werkt - hij hoeft alleen maar de auto, in dit geval de
voudig uit en zo werkt het ook. Ten tweede is het werkproces van
software, te bedienen. En dat moet zo gemakkelijk zijn dat hij het
de controlerende of samenstellende accountant de ruggengraat
fijn vindt om ermee te werken.
van de applicatie. Het werkproces biedt structuur aan iedere opdracht. Als derde punt noem ik de regels en richtlijnen,
Wat maakt MLE controle uniek?
waaronder de standaarden, de standaardzinnen en de tools. Deze zijn geïnjecteerd in de applicatie. En het vierde punt waarmee
MLE controle is uniek, omdat de accountant in minder uren een
MLE software zich onderscheidt, is de heldere rode draad in de
veel beter dossier kan leveren. Ook voor een externe review
activiteiten en daarmee in het dossier. De ‘story of the audit’ is
hoeft hij niet bang te zijn. Het dossier is zeer overzichtelijk,
volledig inzichtelijk en helpt de gebruikers om compliant te zijn.
gemakkelijk te begrijpen en voldoet aan de laatste richtlijnen. Er
Kortom, unieke functionaliteiten die onze software tot de beste
zijn geen losse eindjes meer in het dossier. Bovendien klopt de
software maakt.
rode draad van de controle en dat is waar een externe reviewer vaak op let.
Dat klinkt niet echt bescheiden?
En MLE samenstel?
Dat realiseer ik mij, maar tegelijkertijd word het tijd dat wij dit wel van de daken durven te gaan schreeuwen, want het is
MLE samenstel is uniek, omdat het in één werkproces zowel het
gewoon zo. Ik ben best bescheiden en heb moeite om de mooie
samensteldossier als het jaarrekeningrapport aanmaakt. Dat
software die wij maken op de voorgrond te plaatsen. Maar ik ben
bespaart tijd en het jaarrekeningrapport en het dossier sluiten
nu wel zo trots dat ik dit wel durf te zeggen: “wij maken de beste
altijd aan.
accountancysoftware, probeer het zelf maar!”
4
NIEUWS juni 2011 Maak kennis met het ‘MLE introductieplan’ (Michiel Wijma) Laatst sprak ik een accountant met een serieuze angst, een angst die ik heb onderschat. Deze accountant had de MLE software gezien en vond het een schitterend product met enorme potentie. Ook de prijsstelling sprak hem bijzonder aan. So far, so good. Hij zou erg graag met de software werken, maar... zag er toch vanaf. Verbazing maakte zich over mij meester. Superlatieven over MLE schoten tekort en tóch durfde hij het niet aan om over te stappen. De software waar hij nu mee werkte, was toch ook zijn software geworden. Het was niet perfect, nee verre van, maar hij had het zich eigen gemaakt. De implementatie jaren geleden was een verschrikking geweest. Dagenlange training, uren vol overzetten van opdrachten, dagelijks proberen te bellen met slecht te bereiken helpdeskmedewerkers, niet werkende functionaliteiten en veel beloftes… voor de toekomst. Dit was voor mij een frustrerend inzicht. MLE software is beter, maar de drempel om over te stappen is blijkbaar hoog. Hoe kunnen we de introductie van MLE dan toch zo organiseren dat de gebruiker durft over te stappen? Hiervoor hebben we het MLE introductieplan ontwikkeld. In 3 fases stapt een organisatie over op MLE controle en/of MLE samenstel:
MLE Introductieplan Proefperiode
Overeenkomst
Introductiescript
MLE in 1 dag
Fase 0: Maak kennis met MLE software. U mag onze software een maand lang gratis proberen. Wij zijn ervan overtuigd dat u overtuigd raakt van de voordelen.
2
1
3
0
Fase 1: Evaluatie kennismaking en afsluiten overeenkomst. We bespreken uw ervaringen van 1 maand
Doorlooptijd fase 1 t/m 3: maximaal 1 maand
de eerste maand. Als u door wilt gaan met MLE software sluiten we een overeenkomst af.
Fase 2: Gezamenlijk opstellen introductieplanning. Hiervoor maken we gebruik van het MLE introductiescript dat is ontwikkeld op basis van onze jarenlange ervaring. In twee uur tijd heeft u inzichtelijk waar u aan toe bent. De planning omvat onder meer de volgende stap pen: installatie software, training medewerkers, migratie of conversie van bestaande opdrachten, opnemen beschikbare best practices in de applicatie, invoeren huisstijl en inrichten support. Fase 3: Uitvoeren introductieplan in slechts 1 dag! Wij komen bij u om het introductieplan uit te voeren. Onze ervaring is dat de software zo gebruiksvriendelijk is dat gebruikers er na de eerste kennismaking graag mee aan de slag gaan. De opleidingstijd is dan ook slechts 1 dag. Wij ondersteunen u gedurende deze dag ook met het regelen van de randvoorwaarden: installatie, migratie van op drachten, incorporeren van kennisbanken in de applicatie, applicatie aanpassen aan uw huisstijl. Wij laten u niet los na de introductiedag. U krijgt doorlopend telefonische ondersteuning van 8.30 tot 17.30 uur, van de ontwikkelaars zelf. Twee maanden na de implementatie evalueren wij de applicatie en onze dienstverlening. En last but not least: vanaf dag 1 ervaart u dat MLE in minder uren meer kwaliteit oplevert. Wij hebben niet voor niets efficiënt vakmanschap uitgevonden. De terugverdientijd van onze applicatie is dan ook zeer kort. Als u eenmaal de keuze hebt gemaakt voor MLE software bedraagt de doorlooptijd van fase 1 t/m 3 maximaal 1 maand. Tot slot: wij hou den niet van loze beloftes over verbeteringen in de volgende release. Met onze software krijgt u een compleet pakket, dat volledig werkt, direct en snel.
5
NIEUWS juni 2011 Nieuws in het kort Demofilms online Op de homepage van onze website www.makelifeeasier.nl kunt u demofilmpjes bekijken van MLE controle en MLE samenstel. En in de film MLE Reviews vertellen gebruikers van de applicatie over hun ervaringen.
Oplevering MLE controle en MLE samenstel De oplevering van MLE controle vindt plaats in juli 2011. Zo heeft u nog voldoende tijd om de interim-controles al in MLE controle te kunnen doen. In augustus 2011 volgt MLE samenstel, zodat u nog voldoende tijd heeft om de introductie samen met Make Life Easier vorm en inhoud te geven.
Samenwerking met KPMG gecontinueerd Wij zijn verheugd om ook komend jaar KPMG van dienst te mogen zijn met het leve ren van support en technisch vakinhoudelijke ondersteuning van applicaties voor het
COLOFON
samenstel- en controleproces. Per 1 juli a.s. is een nieuwe dienstverleningsovereenkomst MLE NIEUWS is een publicatie van
gesloten.
softwareleverancier Make Life Easier B.V.
Kennismaken met MLE controle en MLE samenstel?
Indien u de nieuwsbrief niet meer wenst te ontvangen, mail dan naar
Wilt u ook kennismaken met
[email protected]
MLE controle of MLE samenstel? Michiel Wijma komt graag bij u langs
Redactie: Michiel Wijma
voor een productdemonstratie. Bel hem
Eindredactie en opmaak:
voor het maken voor een afspraak:
MIRVI vorm & inhoud
tel 06 81 60 72 13. Make Life Easier B.V. Binnenwal 4 3432 GH Nieuwegein www.makelifeeasier.nl
6
