MLE controle
Controleren in 7 stappen
Controlesoftware van de accountant voor de accountant
Met MLE controle doorloopt u de workflow in 7 stappen. Een workflow die is opgebouwd uit intelligente documenten die voldoen aan
“Goede software legt zichzelf uit.” Vanuit die gedachte zijn de applicaties van Make Life Easier ontwikkeld. MLE controle is
MLE uitgangspunten
de laatste regelgeving en vooral ook erg praktisch zijn. De workflow is gebouwd in de Windows mappenstructuur. Voor elke controle opdracht zijn de 7 werkstappen ondergebracht in submappen. Door een submap te openen komt u bij de formulieren. Het ziet eruit als
1. Software die helpt om
de bekende mappenstructuur en u kunt er ook precies hetzelfde mee: bestanden inslepen, kopiëren, etc. Precies zoals u gewend bent.
compliant te zijn
De 7 processtappen
intuïtieve, gebruiksvriendelijke software die het werk van de controlerend accountant gemakkelijker maakt. MLE software is gebaseerd op het veelgebruikte Microsoft Office. Daardoor maakt u zich de applicatie snel en al doende eigen. Zo ontstaat er tijd en ruimte
1. Projectmanagement: met onder andere de opdrachtvoorwaarden, de controle
2. Software gebaseerd op open
strategie, teamsamenstelling en planning.
standaarden
2. Organisatieanalyse: met onder meer een analyse van de organisatie en haar omgeving,
voor het echte (denk)werk. 3. ’The story of the audit’
Story of the audit
initiële cijferanalyse, schattingen en de controleaanpak van significante risico’s.
volledig inzichtelijk
3. Procesanalyse: hierin worden de relevante bedrijfsprocessen voor de jaarrekening opgenomen, de beoordeling van de opzet, bestaan en toetsing van de werking van
MLE controle is ontwikkeld door een team van registeraccountants en programmeurs. Dit ziet u terug in de software. De controlestandaarden vereisen een grondige risico
4. Implementatie inclusief
AO/IB en de inschatting van de risico’s op een afwijking van materieel belang.
opleiding in één dag
4. Gegevensgericht balans activa: hierin worden de gegevensgerichte werkzaamheden
analyse, gestructureerd inspelen op de ingeschatte risico’s en een evaluatie. Toetsers zijn op zoek naar deze drie elementen in de ‘story of the audit’, oftewel de rode draad in het
voor de activa bepaald en uitgevoerd op basis van de risico-inschatting. 5. Intuïtieve software
5. Gegevensgericht balans passiva: hierin worden de gegevensgerichte werkzaam-
dossier. In MLE controle is de rode draad van de controle volledig inzichtelijk, zonder dat
heden voor de passiva bepaald en uitgevoerd op basis van de risico-inschatting.
u daar zelf veel voor hoeft te doen.
6. Gegevensgericht resultatenrekening: hierin worden de gegevensgerichte werkzaamheden voor de resultatenrekening bepaald en uitgevoerd op basis van de risico-
Altijd actueel
inschatting. 7. Rapportage en evaluatie: met onder meer de beoordeling van de presentatie in
Tijdens de ontwikkeling van MLE controle hebben veel partijen ons geholpen: pilot
de jaarrekening, finale cijferbeoordeling, evaluatie van het controlebewijs van de
deelnemers, branche- en belangenverenigingen, accountants vanuit zowel de Big 4
significante risico’s, de controleverklaring en de sluiting van het controledossier.
als de MKB-praktijk, bureaus vaktechniek en vakspecialisten van Nyenrode Business Universiteit, Universiteit van Tilburg en Universiteit van Amsterdam.
U, de professional, bepaalt wat er moet gebeuren voor een controleopdracht. U bepaalt de controlestrategie en benoemt de accounts. De applicatie MLE controle helpt u bij het hoe. Zo ontstaat er een heldere rode draad voor controleopdrachten.
Dankzij onze vakkennis en hechte samenwerking met brancheorganisaties bent u ervan verzekerd dat u altijd werkt met een softwarepakket dat voldoet aan de actuele kwaliteitstandaarden. U bouwt uw dossiers en story of the audit dus altijd volgens de laatste regels op.
Planning 1
Interim‐controle Project‐ management
2
• Voorwaarden • Inlezen saldibalans • Controlestrategie • Pre‐audit
Vertrouwd in Microsoft Office MLE controle maakt gebruik van Infopath, onderdeel van Microsoft Office. De functiona-
Normale (inherente) risico’s
Dossieropzet en aansturing
Org.brede beheers‐ maatregelen
3 Aanpak
Significante inherente risico’s (SR)
Balanscontrole
Afronding
4
7
5
6 Aege3ensgericBt ac53a passi3a resultatenrekening • Controleprogramma’s • Uitvoering
Accountantscontrolerisico = RMM x detecIerisico
• Risicofactoren • Beheers‐ maatregelen • Testen
RMM = inherent risico x internecontrolerisico
liteiten uit Office gebruikt u ook in MLE controle. U werkt dus met software die u al kent.
Aanpak RMM
Procesanalyse
SR Issues
Rapportage en e3alua5e • Controlebewijs • Significante issues • Eindbespreking • Rapportage
Accountantsdossier en controleverklaring
MLE controle in beeld
Altijd hulpmiddelen onder handbereik
MLE controle bestaat uit drie panelen. Het centrale paneel is het werkblad dat is opgebouwd uit formulieren. Deze formulieren worden
Rechts van het centrale paneel beschikt u over 4 functionaliteiten die u helpen bij het doorlopen van het controleproces:
automatisch samengesteld op basis van de door u bepaalde controlestrategie. Bij iedere werkstap van de workflow hoort zo’n invul formulier. De gegevens hoeven maar één keer ingevoerd te worden. Ze worden overal waar nodig in de applicatie overgenomen. Alle
Richtlijnen
Knowledge
Tools
Review
In het richtlijnenpaneel
Wanneer u werkzaam
In het tools-paneel worden
Met de review-functionaliteit
wordt actuele wet- en regel
heden gaat bepalen, kunt
de beschikbare tools weerge-
tekent u de verschillende
geving weergegeven. Zo zijn
u gebruikmaken van het
geven. Dit zijn bijvoorbeeld
formulieren af. Zo ontstaat er
‘de nieuwe standaarden’
knowledge-paneel. Het
Excel-rekensheets of Word-
een logboek. Wanneer een
volledig geïntegreerd in de
knowledge-paneel is de
vragenlijsten. Deze kunnen
formulier in een werkstap is
applicatie. De formulieren
kennisbank van MLE controle.
worden ingevuld en worden
opgesteld kan deze de status
zijn zo samengesteld dat ze u
Met deze functionaliteit
toegevoegd aan het formu-
‘opgesteld’ worden mee
helpen om te voldoen aan de
kunt u bijzonder eenvoudig
lier in het middenpaneel. Ze
gegeven. Mocht de opsteller
standaarden. Naast de stan-
werkzaamheden formuleren
maken vervolgens integraal
nog opmerkingen willen
daarden kunnen er kantoor
in het werkblad. Met de drag
onderdeel uit van het dossier
meegeven voor de reviewer
eigen regels en richtlijnen
& drop-functionaliteit sleept
en hoeven niet separaat te
dan kunnen deze worden
worden opgenomen. Zo heeft
u de ‘best practice’-zinnen
worden ingeschreven. In
opgenomen bij de notes.
u altijd de juiste richtlijnen en
eenvoudig in het formulier.
MLE controle zijn tools van
De reviewer kan de notes
regelgeving bij de hand.
Vrijwel elk invulveld beschikt
gerenommeerde branche
verwerken en het formulier
over actuele ‘knowledge’. De
organisaties opgenomen.
definitief aftekenen.
formulieren tezamen vormen uw digitale of papieren dossier.
‘best practice’-zinnen van gerenommeerde branche organisaties zijn opgenomen
Heldere opdrachtstructuur
in MLE controle.
Links van het centrale paneel beschikt u over 4 functionaliteiten die structuur bieden aan uw opdracht:
Workflow
Posten
Issues
Team
In de workflow beheert u
In het postenpaneel impor-
Wanneer u tijdens uw
In het teampaneel stelt u een
uw opdracht. De standaard
teert u de saldibalans met
werkzaamheden een issue
team samen om de werk-
werkstappen en bijbehorende
behulp van de ‘mapping
signaleert, kunt u daarvan
zaamheden uit te voeren.
documenten zijn zichtbaar.
wizard’ en genereert u een
een aantekening maken in het
De werkzaamheden kunnen
Net als in de mappen
overzicht van de significante
issues-paneel. U beschrijft het
worden toegewezen aan de
structuur van Windows kunt
jaarrekeningposten. Hier con-
issue, geeft een classificatie
teamleden. Ook is het moge-
u documenten toevoegen of
troleert u tevens de geplande
mee en koppelt het issue aan
lijk om hier een planning aan
verwijderen. De status van
en afgedekte beweringen
relevante posten. Vervolgens
te koppelen.
uw documenten en daarmee
en heeft u inzicht in de
beschrijft u welke actie u gaat
van de voortgang van uw
risico’s. De posten kunnen
ondernemen. Het issue komt
opdracht is hier inzichtelijk.
met behulp van de drag &
op alle relevante plekken van
drop-functionaliteit worden
het werkproces terug. Dat
opgenomen in de formulieren
voorkomt losse eindjes in het
set op het werkblad.
dossier.
Bijzondere functionaliteiten Compliance
Conversie vanuit samenstelapplicaties
MLE controle zorgt ervoor dat de rode draad in uw dossier klopt
MLE controle is onafhankelijk van andere (boekhoud)software.
en inzichtelijk is voor uzelf en voor toetsende instanties. Na het
Omdat MLE controle is gebaseerd op open standaarden kunt u
onderkennen van een significant inherent risico voert u het risico
Excel-bestanden, tekstbestanden of XML audit files rechtstreeks
in. Dit risico komt terug bij de samenvatting van de significante
importeren.
Implementatie in 1 dag Fase 0: Maak kennis met MLE controle U mag onze software een maand lang gratis proberen.
0
risico’s. Daar bepaalt u de controleaanpak op hoofdlijnen. Vervolgens kijkt u hoe de onderneming zelf het risico beheerst
Proefperiode (1 maand)
De mapping wizard Fase 1: Evaluatie kennismaking en afsluiten overeenkomst
en of er beheersmaatregelen zijn die u kunt toetsen. Met de ‘mapping wizard’ importeert u een saldibalans of grootBij het uitvoeren van de gegevensgerichte werkzaamheden ziet u
boek. Hierna kunt u heel eenvoudig een of meerdere groot-
We bespreken uw ervaringen van de eerste maand. Als u door wilt gaan met
hoe het risico op een afwijking van materieel belang is ingeschat.
boekrekeningen tegelijk koppelen aan de verschillende posten
MLE controle sluiten we een overeenkomst af.
U kunt vervolgens de gegevensgerichte controles al dan niet met
door ze van links naar rechts te slepen. Met één druk op de knop
behulp van het knowledge-paneel bepalen. In stap 7 kunt u ver-
neemt u de mapping over van bijvoorbeeld een ander jaar, een
volgens zien of er voldoende controlebewijs voor het significante
andere klant of een standaardschema.
Fase 2: Gezamenlijk opstellen introductieplanning
risico is verkregen. Zo helpt MLE controle u compliant te zijn. Hiervoor maken we gebruik van het MLE introductiescript dat is ontwikkeld op basis van
Drag & drop
onze jarenlange ervaring. In twee uur tijd heeft u inzichtelijk waar u aan toe bent. De
Overeenkomst
1
planning omvat onder meer de volgende stappen: installatie software, training medeMet de drag & drop-functionaliteit kunt u zinnen, woorden en
werkers, migratie of conversie van bestaande opdrachten, opnemen beschikbare ‘best
documenten vanuit de knowledge- en tools-panelen verslepen
practices’ in de applicatie, invoeren huisstijl en inrichten support.
naar de formulieren in het centrale werkblad. U maakt zo gebruik van een professionele kennisbank.
Fase 3: Uitvoeren introductieplan in slechts 1 dag! Easy attachtment Wij komen bij u om het introductieplan uit te voeren. Onze ervaring is dat de software Met behulp van de paperclip kunnen documenten eenvoudig
zo gebruiksvriendelijk is dat gebruikers er na de eerste kennismaking graag mee aan de
worden opgenomen in de formulieren. Deze documenten wor-
slag gaan. De opleidingstijd is dan ook slechts 1 dag. Wij ondersteunen u gedurende deze
den automatisch gelogd en hoeven dus niet separaat te worden
dag ook met het regelen van de randvoorwaarden: installatie, migratie van opdrachten,
ingeschreven. Ze worden integraal onderdeel van het dossier.
incorporeren van kennisbanken in de applicatie, applicatie aanpassen aan uw huisstijl.
Introductiescript
2
Flexibiliteit en eenvoud Online en offline werken Door de verschillende velden van de formulieren in het werkblad U kunt zowel online als offline met de applicatie werken. Heeft
te vullen, bouwt u uw dossier op. Daarbij kunt u kiezen voor
u offline data aangepast? Dan wordt dit bij het eerstvolgende
een aangepaste opmaak, zodat uw eigen huisstijl herkenbaar
online contact met de server gesynchroniseerd.
is tijdens het werken met MLE controle. Die flexibiliteit en het
MLE in 1 dag
3
gemak waarmee u bestanden kunt koppelen aan de formulie-
Sharing
ren, zorgen ervoor dat u snel en eenvoudig een gestructureerd dossier kunt opbouwen.
Dankzij de sharing-functionaliteit kunt u met meerdere mensen tegelijkertijd aan één opdracht werken. Bij het opslaan van de gegevens op een centrale server worden de bestanden weer samengevoegd. Wanneer twee medewerkers in hetzelfde formulier wijzigingen hebben aangebracht, krijgt u hiervan automatisch een melding.
Doorlooptijd fase 1 t/m 3: maximaal 1 maand
Technische aspecten Make Life Easier-applicaties worden geprogrammeerd in open webstandaarden (XHTML, Javasript, XSL) en opgeslagen in XML. Dit wordt vervolgens grafisch weergegeven in MS Office InfoPath. Dit Microsoft Office-product is een ‘kruising’ tussen Word en Excel.
Systeemvereisten De systeemvereisten voor MLE controle zijn: • Windows XP, Windows Vista of Windows 7 • MS Office InfoPath 2007 of hoger • Internet Explorer 8 of hoger Overigens is het geen probleem als er een andere Office-versie (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) is geïnstalleerd. Belangrijk is dat InfoPath 2007 of hoger op de computer is geïnstalleerd en daarnaast geen andere Infopathversies.
Helpdesk Onze helpdesk is iedere werkdag bereikbaar van 8.30 tot 17.30 uur. De ontwikkelaars zelf staan voor u klaar om u te ondersteunen. U kunt ons bellen of mailen. Tevens beschikken wij over Skype, Lync en LogMeIn. De helpdesk is als volgt bereikbaar: tel (030) 320 09 99
[email protected]
Make Life Easier B.V. Binnenwal 4 3432 GH Nieuwegein tel 030 603 62 43
[email protected]
www.makelifeeasier.nl
Niets van deze uitgave mag worden gewijzigd, verveelvoudigd, opgeslagen of openbaar gemaakt worden in enige vorm of op welke wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Make Life Easier B.V. De merken genoemd in deze folder worden beschermd. Aan deze folder kunnen geen rechten ontleend worden. Wijzigingen en drukfouten voorbehouden. Nieuwegein, augustus 2011.
