NIEUWJAARSBORREL EN ALGEMENE LEDENVERGADERING LTC KRALINGEN Locatie: Datum: Tijd:
Tennispark Kralingen donderdag 5 februari 2014 20.00 uur
Beste lid van LTC Kralingen, Bij deze nodigen wij je uit voor de ALV van LTC Kralingen op donderdag 5 februari 2015 om 20.00 uur op het Tennispark Kralingen. De agenda en stukken tref je hierbij aan. Na een hopelijk geslaagde vergadering willen we je graag uitnodigen het glas te heffen op een voorspoedig en fantastisch (tennis)jaar. Betreffende de ledenvergadering is het mogelijk een ander lid een machtiging te verlenen, indien je niet aanwezig kunt zijn. Je dient hiertoe onderstaande strook in te vullen en aan het gemachtigde lid te geven. Het gemachtigde lid dient de strook op de ALV te geven aan de secretaris. Alleen onderstaande en ondertekende strook is geldig als machtiging. Anderszins ondertekende of geschreven stukken, niet getekende machtigingen en sms-en zijn ongeldig als machtiging. Met vriendelijke groet,
Het bestuur van LTC Kralingen
MACHTIGING 5 FEBRUARI 2015 Ondergetekende …………………………………………………………………………………….machtigt hierbij ………………………………………………………………………hem/haar te vertegenwoordigen op de vergadering van donderdag 5 februari 2015 en voor hem/haar een stem uit te brengen.
Datum …………………………………………
Handtekening ……………………………………………
ALGEMENE LEDENVERGADERING LTC KRALINGEN 5 FEBRUARI 2014
AGENDA: 1. Opening 2. Notulen ALV 13 februari 2014 (zie bijlage) 3. Jaarverslag 2014 (zie bijlage) a) Algemeen verslag b) Financieel jaarverslag 2014 + verslag kascommissie 4. Bestuursverkiezing a) Benoeming nieuwe bestuursleden Casper Boeren en René van Putten: Penningmeester(s) Jacqueline Jeursen: Secretaris 5. Benoeming kascommissie 6. Jaarplan 2015 (zie bijlage) a) Algemeen b) Begroting 2015 en vaststelling contributies 7. Rondvraag 8. Sluiting en nieuwjaarsborrel
NOTULEN ALGEMENE LEDEN VERGADERING - 13 februari 2014
Aanwezig:
Casper Boeren, Jacqueline Jeursen, Richard Heijink, Vera Loos, Tom MacLennan, Suzanne Vogels en Frank van Zutphen Machtigingen: geen Afmeldingen: geen Locatie: Tennispark Kralingen te Rotterdam
Agenda: 1. 2. 3. 4. 5.
6. 7. 8. 9. 10.
Opening Notulen ALV 13 februari 2013 Jaarverslag 2013 a. Algemeen verslag b. Financiën + verslag kascommissie Beleidsplan 2014-2017 Bestuursverkiezing a. Aftreden volgens rooster: Frank van Zutphen (niet herkiesbaar), Richard Heijink (herkiesbaar) b. Aftreden buiten rooster: Janneke Rodenburg, Tom MacLennan Benoeming kascommissie Jaarplan 2014 a. Algemeen b. Begroting 2014 en vaststelling contributies Aanpassing Huishoudelijk Reglement Rondvraag Sluiting
1. Opening Om 19:41 uur opent Richard Heijink de vergadering. De vergadering wordt gepresenteerd middels een PowerPoint, welke als bijlage aan deze notulen is toegevoegd. 2. Notulen ALV 13 februari 2013 De notulen zijn ongewijzigd vastgesteld, met dank aan Vera Loos. 3. Jaarverslag 2013 Algemeen verslag: Richard geeft eerst een overzicht over de ontwikkeling van het Tennispark Kralingen, het ledenaantal, competitie 2013, (her)nieuw(d)e activiteiten en ‘oude bekenden’. Financieel jaarverslag 2013 + verslag kascommissie:
Richard geeft aan dat er een klein verlies van 1.963 euro is, maar dat de vereniging financieel gezond is. Casper Boeren verwijst naar het saldo van de rekening. De vereniging heeft veel geld op de rekening staan. Frank van Zutphen geeft aan dat het bestuur dat voorlopig zo wilt houden. In het geval er bijvoorbeeld een paar jaar geen of maar weinig leden bijkomen, dan blijft de vereniging financieel gezond. Frank legt uit dat de kascommissie een aantal aandachtspunten heeft benoemd. Het eerste punt is hoe er moet worden omgegaan met de barbonnen van commissies. Het advies van de kascommissie is om daar een richtlijn voor op te stellen. Het tweede punt is dat de kascommissie zich afvraagt of het aantal leden op de begroting niet te optimistisch is ingeschoten. De kascommissie, bestaande uit Joep Savelkoul en Annemarie Kroon, stellen voor om het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid. Tevens geven zij de complimenten aan de penningmeester. Het verslag van de kascommissie is in te zien bij de secretaris. 4. Beleidsplan LTC Kralingen 2014-2017 In overleg met de ALV wordt punt 6. ‘Beleidsplan LTC Kralingen 2014-2017’ naar voren gehaald. Dit wordt vervolgens punt 4. van de agenda, waardoor de punten ‘Bestuursverkiezing’ en ‘Benoeming kascommissie’ punt 5 resp. punt 6 worden. Richard legt uit dat het bestuur het afgelopen jaar bezig is geweest met het opstellen van een beleidsplan 2014-2017. Het plan is niet nog helemaal definitief, maar er ligt al wel een uitgebreid concept. Het concept is als bijlage bij de stukken gevoegd. Richard benoemt de visie en beleidsthema’s uit het plan (zie bijlage). Casper vraagt hoe het zit met de 600 leden die ‘begroot’ zijn voor begin 2017. Wat als de vereniging met zoveel leden groeit, kan de vereniging dan nog groeien in aantal banen? Richard legt uit dat die mogelijkheid is er. De vereniging zit nu ruim in de banen. Jacqueline Jeursen wil graag opmerken dat de ‘oudere’ groep (boven 45 jaar) niet vergeten moet worden. In het beleidsplan staat nu dat de aandacht vooral gericht is op de kerngroep en kinderen. 5. Bestuursverkiezing Richard legt uit dat een paar bestuursleden uit het bestuur gaan, te weten Frank van Zutphen, Janneke Rodenburg en Tom MacLennan. Er wordt decharge verleent aan Frank van Zutphen, Janneke Rodenburg en Tom MacLennan. Zij leggen hun bestuursfunctie neer en worden hartelijk bedankt voor hun inzet. De functies van Janneke en Tom komen te vervallen. De functie van Frank (penningmeester) komt vrij. Op dit moment is dit nog een vacature. Het bestuur zal over deze vacature communiceren in de vereniging. In totaal zijn er nu vier bestuursleden (Richard Heijink, Vera Loos, Suzanne Vogels en Esther van de Velden) en er is 1 vacature. 6. Benoeming kascommissie Richard geeft aan dat Joep Savelkoul uit de kascommissie stapt. Hierdoor komt zijn functie vrij. Frank van Zutphen stelt zich tijdens de ALV beschikbaar. Samen met Liesbeth Verdoes zal hij de kascommissie vormen. De kascommissie bestaande uit Liesbeth en Frank wordt aangenomen door de ALV.
7. Jaarplan 2014 Suzanne Vogels geeft een toelichting op de activiteitenkalender. Richard licht het punt ‘verandering tennispark 2014’ toe. De banen worden op korte termijn aangepakt en de verlichting op het park komt er dit jaar. Voor wat betreft het aantal banen legt Richard legt uit dat er op vrijdagavond 1 baan bijkomt; op zaterdag gaat er 1 baan af. Gebleken is dat er bijna geen gebruik van de baan op zaterdag wordt gemaakt. Frank vraagt of er in het contract opgenomen is dat wanneer er licht op het park is, de vereniging minder banen kan huren. Is die flexibiliteit er? Richard zal dit punt meenemen bij de contractonderhandeling. Casper vraagt of de contributie gaat omhoog. Richard legt uit dat de contributie blijft hetzelfde. Jacqueline vraagt wat de regeling is met betrekking tot de Rotterdam Pas. Frank legt uit dat een lid met een Rotterdam Pas 25 euro korting krijgt op zijn/haar contributie. De vereniging krijgt vervolgens 20 euro van de Rotterdam Pas terug. Richard geeft vervolgens een toelichting op de contributies. Het halfjaarlidmaatschap gaat iets omhoog. De korting voor de machtiging gaat ook iets omhoog. Het borrellidmaatschap is nieuw. Dit lidmaatschap is voor leden die niet willen of kunnen tennissen (zwanger, blessure), maar wel lid willen blijven van de vereniging. Met een borrellidmaatschap mag het lid niet meedoen aan toernooien/competitie e.d. Hij/zij krijgt ook geen pasje. Frank vult vervolgens nog aan dat de jeugd tot op heden gedefinieerd was op 16 jaar. Dat was een beetje vreemd. Dat is nu opgehoogd tot en met 17 jaar. De ALV heeft verder geen vragen en is akkoord met de begroting en contributies. 8. Aanpassing Huishoudelijk Reglement Richard legt uit dat het bestuur het Huishoudelijk Reglement op 2 punten wilt aanpassen. De eerste aanpassing betreft artikel 22. In verband met een eerdere betaling aan Tennispark Kralingen (in het begin van het jaar, nog voordat de begroting en contributies door de ALV zijn goedgekeurd) wil de vereniging graag de mogelijkheid hebben om in het begin van het jaar reeds een bedrag aan het Tennispark Kralingen te voldoen. Het bestuur heeft een voorstel gemaakt om het Huishoudelijk Reglement hiervoor aan te passen. De ALV stelt voor om aan het voorstel ‘jaarlijks eenmalig’ toe te voegen, waardoor de tekst als volgt wordt: “Als bedoeld in artikel 12, lid 4 onder sub a van de Statuten is het bestuur gemachtigd financiële handelingen ten behoeve van de baanhuur, jaarlijks eenmalig, zonder goedkeuring van de algemene vergadering te verrichten, indien het bedrag daarmee gemoeid is niet hoger is dan 15.000 euro (zegge: vijftienduizend euro).” De tweede aanpassing betreft artikel 24. Op verzoek van de KNLTB dient er een bepaling in het Huishoudelijk Reglement opgenomen te worden voor wat betreft de persoonsgegevens. Deze bepaling regelt opname van persoonsgegevens in het ledenbestand bij aanmelding tot het lidmaatschap en de verplichting om de adresgegevens te verstrekken aan de KNLTB in verband met de aanmelding als lid.
Met toevoeging ‘jaarlijks eenmalig’ bij artikel 22 en de aanpassing van artikel 24 is de ALV akkoord. 9. Rondvraag Er zijn geen vragen. 10. Sluiting Om 20:25 uur wordt de vergadering door Richard gesloten.
Financieel jaarverslag 2014 Balans per 31 december 2014* ACTIVA 31-12-2014
31-12-2013
VLOTTENDE ACTIVA
Debiteuren Vooruitbetaalde bedragen Totaal vlottende activa
€ € €
1.688 20.000 21.688
€ € €
500 0 500
LIQUIDE MIDDELEN
Kas ING Bank betaalrekening ING Bank spaarrekening Totaal liquide middelen
€ € € €
0 452 11.465 11.917
€ € € €
0 268 31.651 31.919
€
33.605
€
32.419
TOTAAL ACTIVA
PASSIVA
EIGEN VERMOGEN
Kapitaal Winst lopend boekjaar Totaal kapitaal
€ € €
31.512 1.040 32.552
€ € €
33.475 (1.963) 31.512
VLOTTENDE PASSIVA
Totaal vlottende passiva
€
1.112
€
907
€
33.605
€
32.419
TOTAAL PASSIVA *Wijzigingen voorbehouden.
De balans per 31 december 2014 laat eigenlijk maar één bijzonderheid zien, het vooruitbetaalde bedrag van € 20.000 in verband met gewijzigde afspraken met betrekking tot betalen van de baanhuur voor het komende seizoen. Verder staat er op 31 december 2014 nog een bedrag van circa € 1.600 aan debiteuren open (contributiebijdrages). Deze debiteuren zijn allen meermaals herinnerd, begin 2015 wordt nog nadere actie genomen. Aangenomen mag worden dat een gedeelte niet meer ontvangen zal worden. Aan vlottende passiva (kortlopende schulden) staat een bedrag van een kleine € 1.000 open, betreffende mogelijk nog te betalen declaraties en facturen. Het eigen vermogen is iets gestegen ten opzichte van 31 december 2013 vanwege het positieve resultaat over boekjaar 2014. Een nadere uitsplitsing van het resultaat is te vinden in de winst- & verliesrekening 2014 op de volgende pagina.
1
Winst- & verliesrekening 2014* 2014 Realisatie
2014 Begroting
2013 Realisatie
BATEN Contributie leden Competitiebijdragen Overige baten Rentebaten bank
€ € € €
71.938 5.660 920 315
€ € € €
70.800 6.600 1.400 500
€ € € €
63.590 5.245 540 518
Totaal baten
€
78.832
€
79.300
€
69.893
Baanhuur KNLTB afdrachten Competitiekosten Kosten jeugd Kosten clubactiviteiten Vrijwilligerskosten Bestuurskosten Communicatiekosten Overige kosten
€ € € € € € € € €
59.033 7.307 2.898 112 6.160 994 416 724 148
€ € € € € € € € €
56.000 7.700 5.100 1.000 4.500 1.000 700 1.500 1.600
€ € € € € € € € €
55.301 5.795 3.447 661 2.926 982 944 1.225 575
Totaal kosten
€
77.792
€
79.100
€
71.856
REGULIERE BEDRIJFSVOERING
€
1.040
€
200
€
(-1.963)
Buitengewone baten en lasten
€
0
€
0
€
0
EXCL. EXTRA BUDGET
€
1.040
€
200
€
(-1.963)
KOSTEN:
RESULTAAT
RESULTAAT
EXTRA BUDGET Extra budget jeugdafdeling Extra budget clubactiviteiten Extra budget almanak Extra budget communicatiekosten Extra budget overige activiteiten
-
-
-
TOTAAL EXTRA BUDGET
-
-
-
RESULTAAT INCL. EXTRA BUDGET *Wijzigingen voorbehouden.
€
1.040
€
0
€
(-1.963)
Het boekjaar 2014 is afgesloten met een kleine winst van € 1.040. De realisatiecijfers van 2014 zijn voor een beter begrip afgezet tegen de begroting van 2014 en het gerealiseerde resultaat van 2013. Hieronder volgt een nadere toelichting op de verschillende posten in de winst- en verliesrekening met daarin, indien nodig, de verklaring van de afwijkingen ten opzichte van de begroting. 2
Toelichting winst- en verliesrekening 2014 Samenvattend is over 2014 een summier positief resultaat gerealiseerd van € 1.040. De belangrijkste redenen hiervoor is dat we minder kosten hebben gemaakt dan begroot, terwijl aan de batenkant een iets minder positieve score te zien is ten opzichte van de begroting. Deze wordt vooral veroorzaakt door de wat tegenvallende competitiebijdragen. Aan de kostenkant zijn er voor baanhuur extra kosten gemaakt voor de avondopenstelling van de banen en het verlengen van het seizoen. Tevens hebben we voor de Kralingen Open meer kosten gemaakt dan begroot, en is een gedeelte van het budget voor het KNOT (niet doorgegaan) ingezet voor Kralingen Open. Tegenover deze budgetoverschrijdingen waren er ook wat meevallers te constateren, met name bij de competitiekosten, die er gezamenlijk voor zorgen dat we ruim binnen begroting zijn gebleven. Hieronder per post een nadere toelichting. Baten Contributiebijdrage Voor 2014 was ervan uitgegaan, dat er 144 nieuwe leden bij zouden komen. Uiteindelijk zijn er in 2014 109 nieuwe leden bijgekomen. Het aantal leden aan het einde van het jaar is daardoor uitgekomen op 453 leden, waar in de begroting was uitgegaan van een ledenaantal van 486. Echter, de verhouding tussen het daadwerkelijke aantal senior en jeugdleden ligt anders dan begroot, waardoor de contributiebijdrage nauwelijks afwijkt van het begrote bedrag. De daadwerkelijke verhouding jeugd – volwassen ligt ultimo 2014 op 92 – 361, waar 144 – 342 begroot was. Competitiebijdrage De inkomsten uit de competitiebijdragen waren wat lager dan begroot. In het najaar waren er iets minder teams actief voor LTC Kralingen dan begroot. Overige baten Er is € 920 ontvangen van Rotterdam Sport Support (bijdrage voor de jeugdleden). Dat is wat minder dan verwacht (€ 1.400). Dit heeft te maken met een lager aantal jeugdleden dan begroot. Rentebaten De rentebedragen van gelden op de spaarrekening (€ 315) waren iets lager dan begroot (€500). Het totale rentebedrag is wat lager uitgevallen vanwege een lager rentepercentage en vanwege het nieuwe betaalschema voor de baanhuur, waarbij we in december 2014 al de eerste tranche van de baanhuur voor 2015 hebben voldaan. Kosten Baanhuur De kosten voor de baanhuur zijn hoger uitgevallen dan begroot (ca. € 3.000). De verklaring hiervoor is dat we in 2014 in de avonduren langer hebben kunnen doorspelen als gevolg van de plaatsing van lichtmasten, en dat het seizoen met circa anderhalve maand is verlengd tot en met half december. 3
KNLTB afdrachten De KNLTB afdrachten waren redelijk conform begroting (iets lager), omdat wij iets minder leden hadden dan verwacht. De werkelijke kosten bedroegen € 7.307, terwijl in de begroting een bedrag van € 7.700 stond opgenomen. Competitiekosten De competitiekosten waren in 2014 substantieel lager dan begroot. Eén reden hiervoor was dat minder teams in het najaar competitie speelden. Daarnaast bleken de tennisballen goedkoper dan begroot, per saldo vielen de competitiekosten € 2.200 lager uit dan begroot (€ 4.700). Kosten jeugd De kosten voor de jeugd zijn behoorlijk lager uitgevallen dan begroot (€ 112 versus € 1.000). Belangrijkste reden hiervoor is dat de grootste kostenposten voor de jeugd, zoals de competitie al in de daarvoor bestemde categorieen terugkomen. Kosten clubactiviteiten De kosten voor clubactiviteiten zijn een stuk hoger uitgevallen dan begroot, circa € 1.500. De belangrijkste reden hiervoor waren het niet volledig meebegroten van het Kralingen Open Toernooi en de hogere kosten voor (competitie)feesten. In totaal een hogere kostenpost dan begroot van (€ 1.000). Vrijwilligerskosten De vrijwilligerskosten, de fameuze mosselavond, waren conform begroting. Bestuurskosten De bestuurskosten zijn in 2014 iets lager uitgevallen dan begroot (circa € 300). Communicatie De communicatiekosten zijn lager uitgevallen dan begroot (circa € 750), onder andere vanwege een meer voordelige uitvoering van de almanak. Overige kosten De overige kosten waren fors lager dan begroot (€ 1500) omdat verdere professionalisering van de ICT in de vorm van een ledenadministratiesysteem nog niet in 2014 van start is gegaan, waar daar wel een post voor in de begroting was opgenomen. Bijzondere baten en lasten In 2014 waren er geen bijzondere baten en lasten.
4
Begroting 2015 2015 Begroting
2014 Realisatie
2014 Begroting
BATEN Contributie leden Competitiebijdragen Overige baten Rentebaten bank
€ € € €
80.800 7.300 1.200 500
€ € € €
71.938 5.660 920 315
€ € € €
70.800 6.600 1.400 500
Totaal baten
€
89.800
€
78.832
€
79.300
Baanhuur KNLTB afdrachten Competitiekosten Kosten jeugdafdeling Kosten clubactiviteiten Vrijwilligerskosten Bestuurskosten PR + ledenwerving Overige kosten
€ € € € € € € € €
68.000 7.700 5.700 0 4.200 1.000 500 2.450 250
€ € € € € € € € €
59.033 7.307 2.898 112 6.160 994 416 724 148
€ € € € € € € € €
56.000 7.700 5.100 1.000 4.500 1.000 700 1.500 1.600
Totaal kosten
€
89.800
€
77.792
€
79.100
REGULIERE BEDRIJFSVOERING
€
0
€
1.040
€
200
Buitengewone baten en lasten
€
0
€
0
€
0
€
0
€
1.040
€
200
KOSTEN:
RESULTAAT
RESULTAAT *
Alle bedragen in de begroting van 2015 zijn afgerond
Voor het jaar 2015 streeft het bestuur naar een sluitende begroting (lees: een begroting waarvan de baten en de kosten in evenwicht zijn). Hieronder volgt eerst een uitwerking van het contributievoorstel voor 2015, gevolgd door een toelichting op de begrote baten en kosten. Contributievoorstel 2015 Het bestuur heeft een analyse gemaakt van de huidige contributiestructuur en heeft deze onder meer naast een aantal andere vergelijkbare verenigingen gelegd om een goed beeld te krijgen van de hoogte van de contributie. Naar aanleiding daarvan heeft het bestuur het volgende voorstel voor de contributiestructuur voor het komende jaar. Uitgangspunt daarbij is geweest dat de contributietarieven slechts minimaal omhoog gaan, ingegeven door het feit dat er s’avonds langer kan worden doorgespeeld door de plaatsing van lichtmasten. Verder is de proef met verlengen van het tennisseizoen tot en met half december in 2014 goed bevallen, en heeft het bestuur ook voor 2015 afspraken gemaakt over een dergelijke verlenging van het reguliere tennisseizoen. Tot slot wordt voorgesteld om, in het kader van een meer overzichtelijke contributiestructuur, de vorig jaar ingestelde jeugdtarieven voor jeugd t/m 9 jaar en voor jeugd t/m 12 jaar samen te voegen.
5
LEDEN Jeugd t/m 9 jaar
NIEUWE TARIEF € 40
OUDE TARIEF € 25
Jeugd t/m 12 jaar
€ 40
€ 50
Jeugd van 13 t/m 17 jaar
€ 90
€ 87,50
Volwassenen
€ 195
€ 190
Halfjaarlidmaatschap (vanaf 1 juli)
€ 125
€ 120
Borrellidmaatschap
€ 25
€ 25
Nieuwe leden Passing Shot
€ 125
€0
Korting machtiging / extra kosten zonder incasso
€ 10
€ 10
TOELICHTING In het kader van een meer eenvoudige tariefstructuur worden de tarieven voor jeugdleden t/m 9 jaar en t/m 12 jaar samengevoegd tot 1 tarief. In 2014 is een apart tarief voor jeugdleden t/m 12 jaar ingesteld. In het kader van een meer eenvoudige tariefstructuur worden de tarieven voor jeugdleden t/m 9 jaar en t/m 12 jaar samengevoegd. De bijdrage voor eventuele tennislessen zijn uit het lidmaatschapstarief van LTC Kralingen gehaald. Voor tennislessen dient men zich apart aan te melden bij Sportswise, die de tennislessen op het park verzorgt. De contributie gaat met een minimaal bedrag omhoog, als gevolg van de mogelijkheden tot langer doorspelen overdag en in het weekend. De bijdrage voor eventuele tennislessen zijn uit het lidmaatschapstarief van LTC Kralingen gehaald. Voor tennislessen dient men zich apart aan te melden bij Sportswise, die de tennislessen op het park verzorgt. De contributie voor seniorleden met een voltijdslidmaatschap gaat met een minimaal bedrag omhoog, als gevolg van de mogelijkheden tot langer doorspelen in de avonduren door de plaatsing van lichtmasten en verlenging van het reguliere seizoen. Vorig jaar is het halfjaarlidmaatschap op 65% van een vol lidmaatschap gesteld, dit percentage wil het bestuur ook blijven hanteren voor 2015, aangezien het daardoor relatief aantrekkelijker wordt om direct aan het begin van het seizoen lid te worden. In de begroting is om die reden ook geen halfjaarlidmaatschap meebegroot. Het vorig jaar ingestelde borrellidmaatschap blijft in 2015 gehandhaafd. Dit nieuwe lidmaatschap is bedoeld voor leden die vanwege zwangerschap of blessure een langere periode niet kunnen tennissen, maar wel betrokken willen blijven bij de vereniging. Borrelleden krijgen geen pasje en kunnen dus niet gebruik maken van de banen dan wel meedoen aan activiteiten en competitie. In lijn met het beleidsplan wordt extra ingezet op het verbeteren van de doorstroom van Passing Shot leden naar LTC Kralingen. In dit kader stelt het bestuur voor een eenmalig en 1-jaar geldend overstaptarief voor Passing Shot leden te introduceren. Deze bedraagt €125. Deze nieuwe post is nog niet meebegroot voor 2015. Leden kregen een korting van € 10 in 2014 als zij LTC Kralingen machtigden om de contributie automatisch te incasseren. Het bestuur heeft in 2015 deze korting gehandhaafd, aangezien een automatische incasso veel efficiënter is bij de 6
Korting Rotterdampas
€ 25
€ 25
inning van de contributie. Als machtigingen worden gebounced of teruggedraaid, dan wordt dit bedrag van (€ 10) in rekening gebracht. Net als in 2014 krijgen alle leden ook in 2015 een korting van € 25 op vertoon van hun Rotterdampas of Rotterdampasnummer.
Toelichting begroting 2015 Baten Contributie leden Gegeven het bovenstaande contributievoorstel komen wij op de volgende bedragen uit Omschrijving Jeugdleden t/m 12 Jeugdleden t/m 17 Ereleden Senior leden met incasso Totaal
Leden 45 45 1 385 476
Bedrag € 40,€ 90,€0 € 195,-
Inkomsten € 1.800 € 4.050 €0 € 75.075 € 80.925
Voor het jaar 2015 is de verwachting, dat het aantal leden weer zal groeien. In de afgelopen twee jaar is per jaar een forse stijging van het aantal leden te zien, voor de begroting 2015 zijn we uitgegaan van een voorzichtige stijging van 25 fulltime seniorleden, met de stand per 31-12-2014 als uitgangspunt. Er is in de begroting geen rekening gehouden met de instroom van halfjaarleden en voormalig leden van Passing Shot. Ook in 2015 is geregeld dat alle leden recht hebben op korting met de Rotterdampas. Op basis van de cijfers 2014 gaan we uit van naar schatting 25 leden die in het bezit zijn van een Rotterdampas. Een lid krijgt met de Rotterdampas € 25 korting op de contributie, LTC Kralingen krijgt in ruil hiervoor van de Rotterdampas-organisatie een bedrag van € 20 terug. Per saldo bedragen de kosten hiervoor € 5 per lid met een Rotterdampas. Gegeven het bovenstaande betekent dit de volgende kostenpost: Omschrijving Alle leden Totaal
Leden 25
Bedrag € 5,-
Inkomsten -/- €125 -/- € 125
Competitiebijdragen Het aantal competitieteams is in 2014 toegenomen in vergelijking met voorgaande jaren, ook in 2015 verwachten we weer een lichte stijging. Voor het voorjaar 2015 is dit reeds bekend: bij de senioren zijn er 3 teams op vrijdagavond en 24 teams op zaterdag. Dit zijn dus 4 extra teams ten opzichte van 2014. De hoogte van de competitiebijdrage is gelijk gehouden, waardoor de totale inkomsten uit competitiebijdragen zijn begroot op € 7.300. De opbouw is opgenomen in onderstaande tabel.
7
Omschrijving Voorjaar
Najaar
Zaterdag Zondag Jeugd Zaterdag Jeugd Totaal
Aantal teams 25 0 5 25 5
Bijdrage € 130,€ 130,€ 75,€ 130,€ 75,-
Totaal € 3.250 €0 € 375 € 3.250 € 375 € 7.250
Overige baten Voor ieder jeugdlid krijgt LTC Kralingen een bijdrage van € 10 van Rotterdam Sportsupport. Het is de verwachting dat wij volgend jaar 90 jeugdleden hebben, afgaande op de cijfers van het afgelopen jaar, de totale baten bedragen dan € 900. Tevens ontvangen we voor 2015 nog een subsidiebedrag van € 250 voor clubactiviteiten gerelateerd aan promotie/ledenwerving, waarmee het totaalbedrag aan overige baten uitkomt op € 1.150. Rentebaten Voor de rentebaten van de gelden op de spaarrekening is een gelijk bedrag begroot als in 2014 (€ 500). Kosten Baanhuur Wij hebben een analyse gemaakt van de baanbezetting aan de hand van observaties en het afhangen van de leden afgelopen jaar. Daaruit is gebleken dat in 2014 de baanbezetting is toegenomen, met name als gevolg van het toegenomen gebruik van de banen in de avonduren. Daarom, en met het oog op toekomstige ledengroei, denkt bestuur dat het zinvol is om een baangarantie op te nemen in de afspraken met betrekking tot de baanhuur. Ten opzichte van vorig jaar hebben wij een aantal wijzigingen doorgevoerd op basis van feitelijke waarneming. Ten eerste kan het gehele seizoen 2015 in het voor- en najaar langer worden doorgespeeld vanwege de in 2014 geplaatste verlichting. Het najaar van 2014 wees uit dat er veel gebruik werd gemaakt van deze mogelijkheid. Vandaar dat dat we gedurende het gehele seizoen op alle vaste banen tot 22.00uur door blijven spelen. Op vrijdagavond huren wij daarnaast extra banen, voor zaterdag de gehele dag 1 baan meer en voor de zaterdagmiddag ook 1 baan meer. Daarnaast krijgt LTC Kralingen twee vaste banen voor overdag om ook speelmogelijkheden overdag (voor senioren en jeugd) te kunnen garanderen. Met de uitbreidingen kan huidige en toekomstige ledengroei worden gefaciliteerd. In overleg met Sportswise is een passend baanhuur bedrag vastgesteld zodat substantiële contributieverhoging niet noodzakelijk is. Dat leidt tot het onderstaande overzicht. Banen Doordeweeks overdag Maandagavond Dinsdagavond Woensdagavond Donderdagavond Vrijdagavond Zaterdagmorgen Zaterdagmiddag
Aantal banen 2015 2 7 7 7 8 6 6 6
Aantal banen 2014 0 7 7 7 8 3 3 5
8
Zondagmorgen Zondagmiddag
6 6
4 4
Hierbij is met Sportswise de afspraak gemaakt, dat er geen extra baanhuur in rekening wordt gebracht voor clubactiviteiten of voor het inhalen van competitiedagen. In aanvulling op het bovenstaande vraagt het bestuur de ALV het volgende. Mocht blijken dat de groei van het aantal nieuwe leden groter is dan waar wij van uit gaan in de begroting en mocht blijken dat er knelpunten zijn inzake de baanbezetting (lange wachttijden), dat het bestuur dan de mogelijkheid heeft om extra banen te huren voor zover daarvoor vanuit extra contributie-inkomsten ruimte is. KNLTB afdrachten Voor ieder lid betalen we ruim € 15 aan de KNLTB. Gerekend met 475 leden leidt dit tot een kostenpost van € 7.700. Competitiekosten De totale begrote competitiekosten zijn als gevolg van het naar verwachting toenemen van de competitieteams, begroot op € 5.700 voor 2015. Competitie Voorjaar
Najaar
Beiden Onvoorzien
Kostensoort Teams Ballen Kampioenen Teams Ballen Kampioenen Mappen Totaal
Aantal 30 240 45 30 180 45 60
Kosten € 36,28 € 6,€ 10,€ 36,28 € 6,€ 10,€ 1,-
Totaal € 1.088 € 1.440 € 450 €1.088 € 1.080 € 450 € 60 € 50 €5.706
Kosten jeugd: De aparte kostenpost voor de jeugd (in 2014 nog begroot op € 1.000) komt in 2015 niet meer apart terug in de begroting, mede ook op basis van de realisatiecijfers 2014. De kosten voor onder andere de jeugdcompetitie en jeugdtoernooien zijn ondergebracht in de posten competitiekosten en clubactiviteiten. Kosten clubactiviteiten Een divers aanbod van clubactiviteiten is belangrijk in de visie van het bestuur. Het budget voor de clubactiviteiten ten opzichte van vorig jaar is echter verlaagd met € 300 door het niet meer organiseren van het KNOT, wat in 2014 ook van de agenda is gehaald. Daarvoor in de plaats is het Kralingen Open gekomen, waar we als bestuur in 2015 graag mee verder gaan. Het totale budget voor het komende jaar is gelijk aan € 4.200, waarbij wat geschoven is tussen activiteiten. Daarnaast zijn ook diverse kleinere activiteiten (bijvoorbeeld meerdere clinics, nieuwe ledendagen, toernooiavonden en dergelijke). Het is de wens van het bestuur dat indien er financiële ruimte is om iets extra’s te doen bij deze activiteiten. De verdeling van het budget is hieronder opgenomen.
9
Activiteiten Openingstoernooi Jeugdtoernooi Tennis 4 Life Clubkampioenschappen Familietoernooi KNOT/Kralingen Open Competitiefeesten Racketavonden Clinics, overige toernooien en andere activiteiten Overig Totaal
2015 € 250 € 250 € 100 € 800 € 500 € 500 € 500 € 300 € 600 € 400 € 4.200
2014 € 500 € 0 € 100 € 800 € 500 € 800 € 500 € 300 € 600 € 400 € 4.500
Vrijwilligerskosten Dit zijn de geraamde kosten (€ 1.000) van een mosselavond. In de begroting is hiervoor een gelijk bedrag opgenomen als in voorgaande jaren. Bestuurskosten Voor de bestuurskosten is een bedrag van € 500 begroot, lager dan in de voorgaande jaren en gebaseerd op de realisatie in 2014. PR + ledenwerving + ledenadministratiesysteem De kosten voor PR, ledenwerving en het nieuwe ledenadministratiesysteem en bijbehorende website zijn in totaal begroot op € 2.450. Dit budget is significant hoger dan in het voorgaande jaar, waarbij een post van circa € 1.600, waarvan € 1.000 eenmalige kosten, bestemd is voor het nieuwe ledenadministratiesysteem. Het nieuwe administratiesysteem levert een meer efficiënte financiële - en ledenadministratie op, wat het uitvoeren van de taken makkelijker maakt en waarmee leden sneller kunnen worden geholpen. Verder is er een bedrag van € 500 gereserveerd voor het werven van nieuwe leden, waar met name in het voorseizoen op ingezet gaat worden. Overige kosten Onder deze post vallen in de huidige begroting de bankkosten en is tevens als sluitpost gebruikt, totaalbedrag van € 250.
10
