Návrh vnitropodnikových účetních směrnic pro vybranou společnost

Mendelova univerzita v Brně Provozně ekonomická fakulta

Návrh vnitropodnikových účetních směrnic pro vybranou společnost Bakalářská práce

Vedoucí práce: Ing. Alžběta Srnová

Dana Fialová

Brno 2015

Ráda bych tímto poděkovala vedoucí mé bakalářské práce Ing. Alžbětě Srnové za cenné rady, připomínky a vstřícnost při psaní této práce. Dále chci poděkovat společnosti K-system.CZ s. r. o. za poskytnutí potřebných informací k vypracování vnitropodnikových účetních směrnic.

Čestné prohlášení Prohlašuji, že jsem tuto práci: Návrh vnitropodnikových účetních směrnic pro vybranou společnost vypracovala samostatně a veškeré použité prameny a informace jsou uvedeny v seznamu použité literatury. Souhlasím, aby moje práce byla zveřejněna v souladu s § 47b zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách ve znění pozdějších předpisů, a v souladu s platnou Směrnicí o zveřejňování vysokoškolských závěrečných prací. Jsem si vědoma, že se na moji práci vztahuje zákon č. 121/2000 Sb., autorský zákon, a že Mendelova univerzita v Brně má právo na uzavření licenční smlouvy a užití této práce jako školního díla podle § 60 odst. 1 Autorského zákona. Dále se zavazuji, že před sepsáním licenční smlouvy o využití díla jinou osobou (subjektem) si vyžádám písemné stanovisko univerzity o tom, že předmětná licenční smlouva není v rozporu s oprávněnými zájmy univerzity, a zavazuji se uhradit případný příspěvek na úhradu nákladů spojených se vznikem díla, a to až do jejich skutečné výše. V Brně dne 21. května 2015

_______________________________

Abstract This Bachelor's thesis is engaged in problems of intercompany directives. The introductory part defines theoretical solutions important for creation of selected intercompany directives. The aim of this Bachelor's thesis is to define key intercompany directives based on theoretical knowledge and a process analysis carried out in the company K-system.CZ s.r.o., for which the company will have justification, and which will be further developed in accordance with effective legislation according to the needs of the accounting department. Keywords Internal guidelines, accouting, food vouchers, company car, fixed assets, depreciation schedule, legislation.

Abstrakt Tato bakalářská práce je zaměřena na problematiku vnitropodnikových směrnic. V úvodní části práce jsou vymezena teoretická východiska, která jsou důležitá pro následnou tvorbu vybraných vnitropodnikových směrnic. Cílem této bakalářské práce je na základě teoretických poznatků a provedené procesní analýzy ve společnosti K-system.CZ s. r. o., určit klíčové vnitropodnikové směrnice, pro které bude mít společnost opodstatnění a které budou následně vytvářeny, a to v souladu s platnou legislativou a dle potřeb účetní jednotky. Klíčová slova Vnitropodniková směrnice, účetnictví, stravovací poukázky, služební motorové vozidlo, dlouhodobý majetek, odpisový plán, legislativa.

Obsah

5

Obsah 1

Úvod a cíl práce

10

1.1 Úvod .................................................................................................................................................10 1.2 Cíl práce ..........................................................................................................................................11 1.3 Metodika ........................................................................................................................................11 2

Postavení vnitropodnikových směrnic v účetnictví

12

2.1 Definice účetnictví .....................................................................................................................12 2.2 Legislativa upravující účetnictví ........................................................................................12 2.2.1

Zákon o účetnictví........................................................................................................13

2.2.2

Vyhlášky k zákonu o účetnictví .............................................................................13

2.2.3

České účetní standardy .............................................................................................14

2.2.4

Vnitropodnikové směrnice ......................................................................................14

2.2.5

IAS/IFRS ...........................................................................................................................14

2.3 Funkce účetnictví.......................................................................................................................14 2.4 Charakteristické znaky účetnictví .....................................................................................15 2.5 Účetní zásady ...............................................................................................................................16 3

Vnitropodnikové směrnice

18

3.1 Úloha vnitropodnikových směrnic....................................................................................18 3.2 Legislativa spojená s vnitropodnikovými směrnicemi ............................................19 3.3 Funkce vnitropodnikových směrnic.................................................................................20 3.4 Vlastnosti vnitropodnikových směrnic ...........................................................................20 3.5 Forma vnitropodnikových směrnic ..................................................................................21 3.6 Formální stránka vnitropodnikových směrnic ...........................................................22 3.7 Náležitosti vnitropodnikových směrnic .........................................................................23 3.8 Členění směrnic ..........................................................................................................................24 3.9 Časté chyby při vytváření vnitropodnikových směrnic ..........................................25 3.10 Revize a změny vnitropodnikových směrnic ...............................................................26 4

Obecná charakteristika vybraných vnitropodnikových směrnic

27

Obsah

6

4.1 Dlouhodobý majetek včetně odpisového plánu..........................................................27 4.2 Zásoby .............................................................................................................................................28 4.3 Náhrady výdajů při pracovních cestách .........................................................................28 4.4 Stravování zaměstnanců a příspěvek na stravování ................................................29 4.5 Podmínky provozu služebních motorových vozidel ................................................30 5

Návrh vnitropodnikových účetních směrnic

31

5.1 Profil společnosti K-system.CZ s. r. o. ..............................................................................31 5.2 Analýza současného stavu společnosti K-system.CZ s. r. o. ..................................32 5.3 Jednotný design vnitropodnikových směrnic ..............................................................33 5.4 Směrnice č. 1/2015 upravující dlouhodobý majetek včetně odpisového plánu ................................................................................................................................................35 5.5 Směrnice č. 2/2015 upravující zásoby ...........................................................................41 5.6 Směrnice č. 3/2015 upravující náhrady výdajů při pracovních cestách .......45 5.7 Směrnice č. 4/2015 upravující podmínky pro poskytování příspěvku na stravování ......................................................................................................................................50 5.8 Směrnice č. 5/2015 upravující podmínky provozu služebních motorových vozidel .............................................................................................................................................52 6

Možnosti tvorby vnitropodnikových účetních směrnic

56

6.1 Vyčíslení přínosu implementace směrnic do společnosti ......................................56 7

Závěr

59

8

Literatura

61

A

Organizační struktura společnosti K-system.CZ s. r. o.

66

B

Šablona pro vnitřní směrnice společnosti K-system.CZ s. r. o.

67

C

Kolovadlo

69

D

Původní směrnice upravující podmínky nároku na stravenky

70

E

Evidence odběru stravenek

71

F

Původní směrnice upravující podmínky provozu služebních motorových vozidel

72

Seznam motorových vozidel a zodpovědných osob

74

G

Seznam obrázků

7

Seznam obrázků Obr. 1

Legislativní rámec českého účetnictví

13

Obr. 2

Funkce účetnictví

15

Obr. 3

Vzor vnitropodnikové směrnice

23

Obr. 4


66

Obr. 5

Šablona pro vnitřní směrnice společnosti K-system.CZ s. r. o. (1. strana)

67


68

Obr. 7


70

Obr. 8


73

Obr. 6

Seznam tabulek

8

Seznam tabulek Tab. 1

Primární předpisy pro vytváření vnitropodnikových směrnic

19

Tab. 2

Aktiva společnosti K-system.CZ s. r. o. za rok 2013 (v celých tisících Kč)

32

Tab. 3

Kategorizace dlouhodobého majetku

36

Tab. 4

Pravidla pro odepisování dlouhodobého nehmotného majetku

38

Tab. 5

Pravidla pro odepisování dlouhodobého hmotného majetku

39

Tab. 6

Základní účtování o vyřazení dlouhodobého majetku

40

Tab. 7

Průměrná cena pohonných hmot pro rok 2015

46

Tab. 8

Tuzemské stravné pro rok 2015

47

Tab. 9

Zahraniční stravné pro rok 2015

47

Tab. 10 Náklady plynoucí z absencí vybraných směrnic

57

Tab. 11 Odhad nákladu při případném vytváření směrnic

58

Tab. 12 Kolovadlo

69

Tab. 13 Evidence odběru stravenek

71

Tab. 14 Seznam motorových vozidel a zodpovědných osob

74

Seznam zkratek

9

Seznam zkratek ČÚS ČR D DHM DDHM DDNM MD OE DNM DFM IAS IFRS PC ZoÚ ZP

České účetní standardy Česká republika Dal Dlouhodobý hmotný majetek Drobný dlouhodobý hmotný majetek Drobný dlouhodobý nehmotný majetek Má dáti Operativní evidence Dlouhodobý nehmotný majetek Dlouhodobý finanční majetek International Accounting Standards International Financial Reporting Standards Pořizovací cena Zákon o účetnictví Zákoník práce

Úvod a cíl práce

10

1 Úvod a cíl práce 1.1

Úvod

Každá plnohodnotná lidská společnost je postavena a funguje na základě zavedených pravidel. To, že člověk něco „musí“ mu často připadá omezující až svazující. Lidé si však neuvědomují, že tyto pravidla, jsou zavedeny hlavně kvůli jejich vlastní ochraně. Na tomto principu fungují i vnitropodnikové směrnice. Ty ovšem chrání společnost samotnou. Obecně lze vnitropodnikové směrnice definovat jako pravidla, podmínky, povinnosti, odpovědnost, organizace či pravomoce v konkrétní pracovní činnosti. Ačkoliv neexistuje zákon, který by ukládal povinnost vytvářet směrnice, lze z některých nařízení nepřímo tuto povinnost odvodit. I přesto je však výskyt směrnic v tuzemských společnostech spíše ojedinělý. Přitom jejich vytvoření má neocenitelné výhody. A to zejména proto, že pomocí nich vzniká ucelený systém pravidel, který disponuje schopností učinit vedení společnosti efektivním, funkčním, eliminující případná nedorozumění a regulující chod společnosti. Existenci směrnic ocení účetní jednotka také při případné kontrole pracovníků finančního úřadu. Společnost, která má vytvořeny směrnice, je z pohledu těchto pracovníků považována za důvěryhodnější a jinak je na ni i nahlíženo. V rukou manažerů, majitelů či jiných kompetentních osob společnosti jsou plnohodnotné směrnice účinným prostředkem. Každou účetní jednotku lze považovat za originál. A právě z tohoto důvodu, by i vytvářené směrnice měly být zhotoveny způsobem zajištujícím naplnění potřeb dané účetní jednotky. Zhotovení směrnic je často vedením společností považováno za zbytečné či obtěžující, proto se mnohdy jejich tvorbou nezabývají. Jestliže se setkáme s výjimkami, které mají dané směrnice vytvořeny, jsou ve většině případů nepřehledné, složité, neaktuální či nekorespondují s praxí dané účetní jednotky. Ačkoliv směrnice v účetní jednotce existují, zaměstnanci je často přehlíží či zcela úmyslně ignorují. Což je bezesporu velkým problémem, který je nutné neodkladně řešit. Tato bakalářská práce by měla čtenáři poskytnout ucelenou představu o problematice vnitropodnikových směrnic. Úvodní stať krátce pojednává o účetnictví, následně je však veškerá pozornost věnována vnitropodnikovým směrnicím a jejich podrobnému vymezení. Na základě poznatků dosažených studiem odborné literatury a platné legislativy, bude zanalyzována současná situace společnosti K-system.CZ s. r. o., stanoveny a následně vytvářeny konkrétní směrnice, jejichž součástí bude i vyčíslení přínosu plynoucí z následné implementace. Závěr práce shrnuje získané poznatky a nabízí řadu doporučení týkající se existence směrnic ve společnosti.

Úvod a cíl práce

1.2

11

Cíl práce

Hlavním cílem této bakalářské práce je na základě teoretických poznatků a provedené procesní analýzy ve společnosti K-system.CZ s. r. o., určit klíčové vnitropodnikové směrnice, pro které bude mít společnost opodstatnění a které budou následně vytvářeny, a to v souladu s platnou legislativou a dle potřeb účetní jednotky. Zavedení alespoň některých směrnic, zajistí účetní jednotce snazší cestu při plnění povinností, které jsou na ni kladeny Zákonem o účetnictví. Současně s tvorbou dosud neexistujících směrnic budou aktualizovány a upraveny již zavedené směrnice, u kterých budou nejprve identifikovány jejich chyby. Dílčím cílem je vyčíslení přínosu zavedených vnitropodnikových směrnic do dané společnosti. Současně budou doporučeny další kroky v oblasti vnitropodnikových směrnic.

1.3

Metodika

Teoretická část bakalářské práce o návrhu vnitropodnikových účetních směrnic pro vybranou společnost definuje základní pojmy související s vnitropodnikovými směrnicemi, využívající i schémata a tabulky. V této části je používáno interpretace a deskripce. Veškeré informace jsou zpracovány na základě odborné literatury, odborných článků, platné legislativy, ale rovněž internetových zdrojů. Jednotlivé kapitoly v teoretické části jsou uspořádány analogicky tak, aby se shodovaly s praktickou částí. Praktická část této práce je směřována na tvorbu vnitropodnikových směrnic ve společnosti K-system.CZ s. r. o. Před zahájením samotné analýzy byla provedena konzultace s jednatelem společnosti, který ochotně poskytl veškeré potřebné informace. Z těchto poskytnutých informací byla provedena zmíněná analýza současného stavu společnosti a na základě výsledků stanoveny klíčové směrnice, které byly následně vytvářeny ve spolupráci se společností. Zároveň s analýzou současného stavu byly prozkoumány již dvě existující směrnice, jejichž výsledky nebyly lichotivé. Tyto směrnice byly zaktualizovány a upraveny. Dalším krokem bylo vytvoření jednotného designu vnitropodnikových směrnic, který společnosti zajistí přehlednost a celistvost. Ke stanovení přínosu vnitropodnikových směrnic byla nutná konzultace s jednatelem společnosti, který poskytl informace týkající se vyčíslení nákladů vzniklých při absenci některých vnitropodnikových směrnic. K vyčíslení nákladů na tvorbu vnitropodnikových směrnic bylo nutné využít internetové zdroje, které poskytly informace o finančních nabídkách vztahující se k jednotlivým způsobům tvorby vnitropodnikových směrnic. V každé tabulce je uvedena kvantifikace jednotlivých nákladů. Následně byla mezi těmito zmíněnými náklady provedena metoda komparace, přičemž na jejím základě proběhlo i vyčíslení přínosu vnitropodnikových směrnic. Závěr je zaměřen na shrnutí získaných poznatků, zhodnocení celé práce a navrhnutí určitých doporučení.


12

2 Postavení vnitropodnikových směrnic v účetnictví Dle Zákona o účetnictví (dále jen „ZoÚ“) je povinností každé účetní jednotky vést účetnictví správné, úplné, průkazné, srozumitelné, přehledné a způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů. (Zákon o účetnictví, 2015, § 8 odst. 1) Tato zákonná povinnost je splněna i vydáním vnitropodnikových směrnic, které stanoví konkrétní postupy, podle nichž se řídí všichni zaměstnanci účetní jednotky. I když ZoÚ výslovně neukládá vypracovat vnitropodnikové směrnice, přesto lze z některých ustanovení vydedukovat, že se jejich vytvoření předpokládá. (Schiffer, 2010, str. 23; Svobodová, 2008) Vnitropodnikové směrnice by bezesporu neexistovaly bez samotného zrodu účetnictví. Proto lze považovat za nezbytné se alespoň okrajově zmínit o definicích účetnictví, o jeho funkcích, charakteristických znacích a o účetních zásadách. Zároveň je v této kapitole zahrnuta legislativa upravující účetnictví, z kterých logicky vychází i účetní jednotka při tvorbě svých vnitropodnikových směrnic.

2.1

Definice účetnictví

Halabrinová (2014, str. 38) charakterizuje účetnictví jako systém, pomocí něhož lze zachytit transakce probíhající ve společnosti. Účetnictví poskytuje důležité informace potřebné pro řízení firmy, pro vyčíslení daňové povinnosti i pro provádění analýz, které zjistí a změří efektivnost společnosti. Dle Bellové a Zlámala (2013, str. 12) je současná podoba účetnictví „uzavřená, vnitřně uspořádaná soustava informací, pomocí níž se v peněžní jednotce zjišťuje, měří a hodnotí hospodářská činnost účetní jednotky, zjišťuje stav majetku a hospodářský výsledek činnosti.“ Štohl (2009, str. 5) definuje účetnictví jako: „písemné zaznamenávání informací o hospodářských jevech podniku, a to v peněžních jednotkách.“

2.2

Legislativa upravující účetnictví

V České republice (dále jen „ČR“) je právní soustava založena na kodifikovaném právu. Provádí se pomocí zákonů, nařízení vlády, vyhlášek nebo jiných právních aktů. Základní právní norma, která upravuje účetnictví, je ZoÚ. Tento zákon je provázán s řadou dalších zákonů a silně na něj působí i mezinárodní regulace účetnictví. Mezi další zákony, které upravují účetnictví, můžeme zařadit vyhlášky k zákonu o účetnictví, České účetní standardy (dále jen „ČÚS“), vnitropodnikové směrnice. Na mezinárodní úrovni jsou to pak standardy finančního výkaznictví (dále jen „IAS/IFRS“). (Březinová a Munzar, 2006, str. 28) Na následujícím obrázku je zobrazen legislativní rámec českého účetnictví, kde je na samém vrcholu ukotven ZoÚ, od kterého se odvíjí ostatní nařízení. (Hlaváčková a Šafařík, 2014, str. 16)


13

Zákon o účetnictví

Vyhlášky k zákonu o účetnictví

IAS/IFRS

České účetní standardy

Vnitropodnikové směrnice účetní jednotky Obr. 1

Legislativní rámec českého účetnictví

Zdroj: Hlaváčková a Šafařík, Manažerské účetnictví, 2014, str. 16

2.2.1

Zákon o účetnictví

Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů je v ČR považován za hlavní právní předpis upravující účetnictví. Tento zákon, který nesmí být v rozporu s právem Evropské unie, stanoví rozsah a způsob vedení účetnictví, nárok na jeho průkaznost a předpoklad poskytnutí účetních záznamů pro státní potřeby. Tímto zákonem se řídí účetní jednotky. (Otrusinová a Šteker, 2013, str. 35 36) 2.2.2

Vyhlášky k zákonu o účetnictví

Ministerstvo financi vydává vyhlášky k zákonu o účetnictví pro konkrétní skupiny účetních jednotek. Jedná se o vyhlášky: ·

pro podnikatele č. 500/2002 Sb.,

·

pro banky a jiné finanční instituce č. 501/2002 Sb.,

·

pro pojišťovny č. 502/2002 Sb.,

·

pro zdravotní pojišťovny č. 503/2002 Sb.,

·

pro nepodnikatelské subjekty č. 504/2002 Sb.,

· pro vybrané účetní jednotky č. 410/2009 Sb. (Otrusinová a Šteker, 2013, str. 36 - 37)


2.2.3

14

České účetní standardy

Ministerstvo financí vydává ČÚS dle § 36 ZoÚ, z důvodu sladění používaných účetních metod účetními jednotkami a také kvůli srovnatelnosti účetních závěrek. Stanovují podrobnější popis účetních metod a postupů účtování. Existují vybrané účetní jednotky, které postupují podle standardů vždy a ostatní účetní jednotky, které se od nich mohou odchýlit za předpokladu, že zajistí poctivý a věrný obraz předmětu účetnictví. Zmíněné odchylky a odůvodnění musí ostatní účetní jednotky povinně uvést v příloze účetní závěrky. ČÚS oznamuje Ministerstvo financí ve Finančním zpravodaji. Rozdělení ČÚS je totožné jako v případě Vyhlášky k zákonu o účetnictví. (Otrusinová a Šteker, 2013, str. 36 - 37) 2.2.4


Vnitropodnikové směrnice budou podrobněji definovány a rozebrány v následující kapitole této bakalářské práce. 2.2.5

IAS/IFRS

International Financial Reporting Standards (IFRS), které jsou známy i pod původním označením International Accounting Standards (IAS), jsou definovány jako Mezinárodní standardy finančního výkaznictví, které byly vytvořeny za účelem dosažení srovnatelnosti a transparentnosti účetních uzávěrek v celosvětovém rozsahu. Tyto standardy nejsou součástí legislativy upravující české účetnictví, ale mají vliv na její aplikaci. Neřeší strukturu a formu účetních výkazů, zabývají se pouze jejich obsahovou stránkou. V Evropské unii mají povinnost postupovat podle IAS/IFRS, všechny účetní jednotky, které jsou emitenty cenných papírů registrovaných na Burze cenných papírů a RM systému, což je označení pro českou burzu cenných papírů, která se zaměřuje především na drobné a střední investory. (Paseková, 2006, str. 11; profitas.cz, 2013; Hlaváčková a Šafařík, 2014, str. 15; rmsystém, 2008)

2.3


Účetnictví splňuje několik podstatných funkcí, díky kterým je poté dosaženo požadavkům, které jsou na systém účetnictví kladeny. Všechny níže uvedené funkce jsou důležité. Ovšem nejdůležitější je bezesporu funkce informační, která poskytuje informace o dosažených výsledcích podnikatelské činnosti. Tedy, zda je hospodářský výsledek kladný nebo záporný, respektive jestli společnost hospodaří se ziskem nebo ztrátou. Tuto informaci poskytuje všem kompetentním osobám, kterými jsou jak interní, tak externí uživatelé účetnictví. Mezi interní uživatele účetních informací patří vlastníci společnosti s přímým přístupem k informacím a podnikový management. Zatímco mezi externí uživatele účetních informací patří vlastníci společnosti bez přímého přístupu k informacím, zaměstnanci společnosti, investoři, banky a dlouhodobí věřitelé, dodavatelé a odběratelé, statutární orgány, konkurence a podobně. Další funkcí je funkce dispoziční, která na základě údajů


15

z minulosti nebo současnosti společnosti poskytuje snazší rozhodnutí o obchodu, investicích, rozšíření společnosti nebo naopak likvidaci společnosti. Takzvaná funkce dokumentační zajišťuje uchování hospodářských situací, které se v minulosti uskutečnily v dané účetní jednotce. Přínos této funkce je neocenitelný zejména v případě sporů, kde mohou účetní doklady nebo záznamy v účetních knihách sloužit jako důkazní prostředek. Jde především o ochranu práv vyplývajících ze vztahu dlužníka a věřitele. (Beranová, 2012, str. 6; Štohl, 2009, str. 6; Bellová a Zlámal, 2013, str. 14; Bokšová, 2008, str. 8) Daňová funkce slouží ke správnému stanovení základu daně a tím i ke stanovení daňové povinnosti účetní jednotky na základě výstupů z účetnictví. Zároveň má účetnictví přímou vazbu na výpočet daně z příjmů fyzických či právnických osob. Účetní jednotka musí sledovat i daň z přidané hodnoty, účetní předpisy všech povinných majetkových daní, evidenci jejich odvodu, záloh či doplatků. Finanční úřad může zpětně kontrolovat účetnictví účetní jednotky a to 3 roky po podání daňového přiznání. V případě vykázání ztráty je lhůta prodloužena o všechna zdaňovací období, za která lze ztrátu uplatnit. Poslední funkce, takzvaná kontrolní, tkví v kontrole hospodaření společnosti, stavu majetku a překontrolování, zda jsou data zaznamenána správně. (Beranová, 2012, str. 6; Štohl, 2009, str. 6; Bellová a Zlámal, 2013, str. 14) informační funkce dispoziční funkce Funkce účetnictví

dokumentační funkce daňová funkce kontrolní funkce

Obr. 2


Zdroj: Sedláček, Účetnictví I (distanční studijní opora), 2005, str. 18

2.4

Charakteristické znaky účetnictví

V následujících odstavcích jsou dle Otrusinové a Štekera (2013, str. 16) definovány povinnosti účetní jednotky, které jsou kladeny na vedení účetnictví. Těmito povinnostmi je myšleno vést účetnictví správné, úplné, průkazné, srozumitelné, přehledné a způsobem, který zaručí trvalost zápisů. Účetnictví je vedené správně, jestliže účetní jednotka postupuje v souladu s právními předpisy, které upravují


16

účetnictví, a zároveň neobchází jejich účel. Další povinnost účetní jednotky, vést účetnictví úplné, je splněna, pokud účetní jednotka zaznamenala v účetním období všechny účetní případy, vyhotovila účetní závěrku, případně vypracovala výroční zprávu. Zároveň musí účetní jednotka uveřejnit informace určeným způsobem a mít o těchto krocích všechny účetní záznamy. Účetnictví je vedené průkazně, jestliže účetní jednotka doloží, že všechny účetní záznamy jsou průkazné a byla provedena inventarizace. Předposledním znakem je vést účetnictví srozumitelné, což je splněno, jestliže může účetní jednotka spolehlivě určit obsah účetních případů, které vznikly na základě průkazných účetních dokladů. A poslední znak, kterým je vedení účetnictví způsobem zaručujícím trvalost zápisů, je splněn, jestliže účetní jednotka splní povinnosti spojené s úschovou a zpracováním účetních záznamů po celou požadovanou dobu tak, jak ukládá ZoÚ.

2.5

Účetní zásady

V následujících odstavcích jsou dle Janákové a Mazancové (2007, str. 7 - 8) a dle Otrusinové a Štekera (2013, str. 17) definovány jednotlivé účetní zásady, neboť při vedení společnosti a sestavování účetních výkazů musí všechny účetní jednotky dodržovat určitá pravidla a základní účetní principy, které ve většině případů zastřešuje ZoÚ. Společně s ním a jinými účetními principy vznikly obecně uznávané účetní zásady, které musí účetní jednotky dodržovat. První je zásada účetní jednotky spočívající v tom, že účetní jednotka je posuzována jako relativně uzavřený ekonomický celek, který musí povinně vést účetnictví a sestavovat účetní závěrku. Další je zásada nepřetržitého trvání účetní jednotky, která vychází z předpokladu, že účetní jednotka je zřízena na neomezenou dobu a účetnictví vede ode dne vzniku do dne zániku. Zásada věrného a poctivého obrazu stanovuje povinnost vést účetnictví způsobem, aby účetní závěrka podávala věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví a finanční situace účetní jednotky. Pokud obsah účetní závěrky odpovídá ekonomické realitě je účetnictví věrné. Pokud účetní jednotka použije účetní metody způsobem zaručujícím věrnost je účetnictví poctivé. Následuje zásada bilanční kontinuity, která vychází ze zásady nepřetržitého trvání účetní jednotky. Vzájemně na sebe navazují jednotlivá účetní období a konečné zůstatky rozvahových účtů se stávají počátečními zůstatky zmíněných účtů v navazujícím účetním období. V daném účetním období nelze měnit účetní postupy, metody oceňování, způsob odpisování a obsahové vymezení položek účetní závěrky. Další zásada, která je známa jako zásada akruálního principu znamená, že veškeré náklady a výnosy jsou účtovány do účetního období, se kterým časově a věcně souvisí, bez ohledu na to, jestli byly zaplaceny nebo přijaty. Další zásadu lze označit jako zásadu opatrnosti, která je používána při ocenění majetku s ohledem na případná rizika. Zásada, která ukládá povinnost zaznamenat každou


17

operaci v účetnictví souvztažným zápisem na dvou rozdílných účtech, a to na straně MD a straně Dal, lze nazvat jako zásada podvojnosti a souvztažnosti. Zákaz oboustranného vyrovnávání jednotlivých prvků majetku a zdrojů financování, výnosů a nákladů proti sobě zaštituje zásada zákazu kompenzace. Zásada, která ukládá účtovat operace na základě prvotních dokladů, jako jsou například pokladní doklady, faktury, bankovní výpisy, smlouvy, notářské zápisy, interní účetní doklady a jiné doklady, se nazývá zásada dokladovosti. Zásada oceňování peněžní jednotkou stanovuje, že účetní jednotka pro zjištění své finanční situace používá při oceňování veškerého majetku a závazků peněžní vyjádření a to v české měně. Poslední zásadou, kterou je zjišťování výsledku hospodaření v pravidelných intervalech, se zajišťuje zjišťování hospodářského výsledku v pravidelných časových úsecích, minimálně na konci účetního období.


18

3 Vnitropodnikové směrnice Otrusinová a Šteker (2007) definují vnitropodnikové směrnice jako „stanovení pravidel, organizace, podmínek, povinností, odpovědnosti a pravomocí v určité pracovní činnosti. Smyslem účetních směrnic je aplikovat zákonné předpisy na konkrétní podmínky v účetní jednotce. Měly by být součástí podnikové kultury, stát se aktivně využívaným nástrojem usnadňujícím orientaci v operativních činnostech, kterými se musí více či méně všichni zaměstnanci zabývat.“ Hruška (2002, str. 3) charakterizuje vnitropodnikové směrnice jako „vnitropodniková pravidla, podle kterých by se měly všechny osoby uvnitř podnikatelských celků řídit.“ Dle Myškové (2004, str. 48) slouží vnitropodnikové směrnice pomocí stanovených kritérií ke zkvalitnění a zlepšení vnitřního řízení účetní jednotky. Kdežto Horad a Trupl (2000, str. 13) shledávají účel vnitropodnikových směrnic v rozpracování platných předpisů na konkrétní podmínky účetní jednotky. Ačkoliv vytváření vnitropodnikových směrnic přináší značná pozitiva, účetní jednotky si mnohdy jejich přínos neuvědomují, nebo ho často znevažují. Přitom „povinnost vypracovat vnitřní rozhodnutí účetní jednotky vyplývá přímo (někdy i nepřímo) z textů legislativních ustanovení, s odkazem na povinnost, nutnost či potřebnost stanovit důležitá rozhodnutí. Z některých předpisů lze pouze zprostředkovaně odvodit vhodnost či jistou povinnost, stanovit vnitropodnikové principy a zásady. Rozhodující jsou samozřejmě vždy konkrétní podmínky účetní jednotky.“ (Hruška, 2010, str. 60)

3.1

Úloha vnitropodnikových směrnic

Hlavní poslání vnitropodnikových směrnic tkví ve vytvoření „jednotného metodického postupu při sledování skutečností nastalých v různých vnitropodnikových útvarech a tím též pomáhat při sestavování vnitropodnikových plánů.“ (Louša, 2014, str. 7-8) Důležité je zabezpečení tohoto společného postupu v čase, a to zejména z důvodu zachování stejného řešení analogických problémů v různých časových obdobích. Dalším úkolem vnitropodnikových směrnic je přesné vymezení, jak má zaměstnanec postupovat v dané situaci. V případě, že zaměstnanec nebude vědět, jak postupovat, je řešením jednoduché nahlédnutí do vnitropodnikových směrnic, které skýtají přesně vymezený postup. V souvislosti s tímto úkolem lze vnitropodnikové směrnice označit za pravidla, kterými se musí řídit všichni zaměstnanci, ale i pracovníci, kteří mají na starost účetnictví účetní jednotky a nejsou jejími zaměstnanci. Jak již bylo řečeno, řada účetních jednotek nedoceňuje přínos vnitropodnikových směrnic a spoléhá se pouze na paměť svých zaměstnanců, kteří se řídí nepsanými pravidly účetní jednotky. Navíc tito zaměstnanci postupem času opouštějí společnost. V případě, že nebyly zaznamenány postupy v písemné podobě, může nastat situace, kdy bude při dalších procesech postupováno chybně, což nastává zejména při přijetí nového zaměstnance. Jestliže ve společnosti nejsou vy-


19

tvořeny závazné předpisy, zaměstnanec přebírá návyky ze svého předešlého zaměstnání a pokračuje v nich. Tímto konáním může dojít k porušení zákona, i když neúmyslně. (Louša, 2002, str. 7-8) Pomocí vnitropodnikových směrnic jsou zaměstnanci seznámeni s obsahem právních předpisů, které následně dodržují. Při tvorbě směrnic vznikají jisté administrativní náklady. Jedná se však o administrativu, která vede ke stanovení povinností dílčím jednotkám a jejich zaměstnancům. V další řadě předchází sporům, vede k zavedení pořádku a zvýšení disciplíny. Náklady, které vznikají v souvislosti s vytvořením vnitropodnikových směrnic, jsou tak vykoupeny kvalitnějším řízením účetní jednotky. Výhody vnitropodnikových směrnic ocení účetní jednotka zejména při daňové kontrole či auditu. (Schiffer, 2010, str. 23) V praxi totiž platí, že jsou-li předloženy dobře zpracované vnitropodnikové směrnice, probíhá kontrola mnohem rychleji a snadněji. Vnitropodnikové směrnice zde plní obrannou funkci, slouží jako důkazní prostředek, proč se v dané situaci postupovalo tak a ne jinak. Z pohledu pracovníků finančního úřadu je společnost s jasně vymezenými pravidly považována za důvěryhodnou a jinak je na ni i nahlíženo. Zároveň pracovníci finančního úřadu jistě ocení existenci informací, nemusí se ptát na postupy zaměstnanců, případně osob odpovědných v účetní jednotce. (Otrusinová a Šteker, 2013, str. 39; Kovalíková 2011, str. 7)

3.2

Legislativa spojená s vnitropodnikovými směrnicemi

Při vytváření vnitropodnikových směrnic je postupováno podle předpisů v níže uvedené tabulce (ve znění pozdějších předpisů). Tab. 1

Primární předpisy pro vytváření vnitropodnikových směrnic

Pořadové číslo 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Předpis číslo 563/1991 Sb. 235/2004 Sb. 586/1992 Sb. 593/1992 Sb.

Název Předpisu zákon o účetnictví zákon o dani z přidané hodnoty zákon o daních z příjmů zákon o rezervách pro zjištění základu daně z příjmů 16/1993 Sb. zákon o dani silniční 262/2006 Sb. zákoník práce 90/2012 Sb. zákon o obchodních korporacích č. 80/2012 Sb. občanský zákoník 219/1995 Sb. devizový zákon 499/2004 Sb. zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů 280/2009 Sb. daňový řád 500/2002 Sb. vyhláška, kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění


13.

20

pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, které jsou podnikateli účtujícími v soustavě podvojného účetnictví, ve znění vyhlášky č. 472/2003 Sb., č. 397/2005 Sb., č. 349/2007 Sb., č. 469/2008 Sb., č. 419/2010 Sb. a vyhlášky č. 413/2011 Sb. České účetní standardy pro účetní jednotky, které účtují podle vyhlášky č. 500/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů

Zdroj: Kovalíková, Vnitřní směrnice pro podnikatele, 2013, str. 9

Kovalíková (2013, str. 9) doporučuje všem účetním zaměstnancům sledovat i Pokyny Generálního finančního ředitelství. I když tyto pokyny nejsou zákonnou normou, pracovníci finančního úřadu podle nich při případné kontrole postupují. Mimo jiné je vhodné sledovat i judikáty, interpretace Národní účetní rady a Koordinační výbory. K obhájení určitého postupu mohou pomoci i vnitropodnikové směrnice, ovšem pouze za předpokladu, že postup není v přímém rozporu s danými předpisy.

3.3

Funkce vnitropodnikových směrnic

V souladu s platnou legislativou by kvalitní vnitropodnikové směrnice měly splňovat čtyři funkce. Jedním z důvodů, proč účetní jednotky zavádí vnitropodnikové směrnice do společnosti je snížení nejasností a sporů ohledně provedených úkonů, kdy se polemizuje o tom, kdo to jak myslel, proč to tak udělal, kdo je za co zodpovědný. V tomto případě slouží směrnice jako komunikační nástroj, který eliminuje či zcela odstraňuje zmíněné otázky. Ve společnosti je velice důležité, aby při jednotlivých činnostech byly dodržovány stejné postupy. Proto je funkce, kterou lze označit jako standardizace postupů klíčová, zejména při zastupování jednoho zaměstnance druhým. Její přínos spočívá v přehlednosti a průhlednosti. (Truhlářová, 2013) Ve společnosti může nastat situace, kdy zaměstnanec nebude vědět, jak má postupovat při určité činnosti. Za těchto okolností by měly směrnice podat podrobné instrukce, jak vyřešit danou situaci. Směrnice tedy pomáhá automatizovat postupy a dokázat zefektivnit práci. V případě auditu či daňové kontroly pracovníky finančního úřadu, poskytují směrnice informace o způsobu vedení společnosti účetní jednotkou a zároveň dokazují, že ve společnosti jsou předem stanovená pravidla dle zákonných požadavků. Směrnice, které mají pevně stanovené mantinely plní takzvanou obrannou funkci. (Truhlářová, 2013)

3.4

Vlastnosti vnitropodnikových směrnic

Vnitropodnikové směrnice by měly splňovat určité charakteristické vlastnosti. Jednou z vlastností je srozumitelnost, která zdůrazňuje, jak je důležité, aby byl text


21

snadno pochopitelný pro všechny zaměstnance. Proto je doporučováno, aby se ve směrnici objevovaly normalizovaná označení, nikoli hovorová. V případě aplikace zkratek ve směrnici, jsou použity ty, které jsou obecně známé. Jestliže jsou použity jiné, je k nim přiložen i seznam vysvětlivek. Další vlastností směrnice je věcnost, která dává důraz na to, aby se směrnice týkala pouze přesných ustanovení řešící konkrétní problematiku. Účetní jednotka se musí vyvarovat tomu, aby uváděla zbytečná nařízení, která byla zmíněna dříve. Stručnost je vlastností, kterou lze definovat jako schopnost směrnice krátce a jasně vystihnout podstatu věci. (Schiffer, 2010, str. 24; Svobodová, 2008) Schiffer (2010, str. 23) dodává, že rozsáhlé a dlouhé vnitropodnikové směrnice nemusí být zákonitě kvalitní. Není účelné opsat celé znění zákonů či vyhlášek, které se navíc často pozměňují a platí pouze obecně, bez konkrétní vazby na činnost dané účetní jednotky. Hlavním úkolem vnitropodnikových směrnic není splnění povinností uložených legislativou, ale zajištění jednotného metodického postupu, který přispěje ke zkvalitnění řízení podniku zevnitř. Další vlastností směrnice je jednoznačnost, kterou je míněno jasné určení, jak postupovat za daných okolností. K větší míře jednoznačnosti přispívají i zřetelně vymezené pojmy, které se používají v totožném smyslu. Díky těmto jasně definovaným pojmům se vnitropodnikové směrnice následně jeví jasněji a zřejměji. Další vlastností je přehlednost, které je dosaženo, jestliže je směrnice vhodně uspořádána. Přehlednost je důležitá zejména z důvodu snadnější orientace a rychlého nalezení potřebných informací ve směrnici. Ta je zpravidla členěna do záhlaví, vlastního textu a zápatí. (Schiffer, 2010, str. 24; Svobodová, 2008) Další vlastností, kterou by směrnice měla splňovat je komplexnost. Směrnice je považována za komplexní, jestliže řeší určitý problém globálně. Měla by být tedy sestavena tak, aby poskytla komplexní řešení dané oblasti a vzala v úvahu případné faktory, které by mohly do problematiky zasahovat. Důležitými vlastnostmi jsou nerozpornost s obecně závaznými předpisy, kdy musí být směrnice vždy v souladu s řídícím aktem a musí na něj plynule navazovat. A návaznost na ostatní vnitřní předpisy účetní jednotky, kdy musí směrnice souvisle navazovat na jiné vnitropodnikové směrnice používané ve společnosti. Je nepřípustné, aby mezi sebou byly v rozporu nebo se navzájem vylučovaly. (Schiffer, 2010, str. 24; Svobodová, 2008)

3.5

Forma vnitropodnikových směrnic

Vnitropodnikové směrnice mohou mít různá pojmenování, která se třídí podle důležitosti a povahy. Příkladem může být vnitropodnikový předpis s nejvyšší váhou a delší působností, kterým je směrnice. Naopak pro jednorázové působení se používá pokyn či rozhodnutí. (Schiffer, 2010, str. 24) Není důležité, jaký název si účetní jednotka pro své směrnice zvolí, nicméně by měla ve zvoleném pojmenování pokračovat. Směrnice by měly být číslovány od nejnižšího čísla k nejvyššímu s uvedením prvého platného účetního období. Z důvodu snadnější orientace v textu, je vhodné vytvoření jednotného grafického provedení. Ve větších společnostech zajišťují tuto činnost specializovaná oddělení,


22

která se starají o vyhotovování, přezkoumávání a revizi konkrétní vnitropodnikové směrnice. V malých účetních jednotkách se tyto oddělení zpravidla nevyskytují, jelikož zde většinou stačí vyhotovit jedna vnitropodniková směrnice, v níž jsou zahrnuty všechny postupy a informace. (Hruška, 2005, str. 5) Dle Kovalíkové (2011, str. 8) mohou být vnitropodnikové směrnice vydávány zejména jako metodické směrnice, organizační směrnice, oběžníky, pokyny, dopisy, rozhodnutí, nařízení a pokyny generálního ředitele. Louša (1998, str. 6) a Hruška (2005, str. 5) se shodují na tom, že není důležité, jakým způsobem je směrnice napsána a pod jakým názvem vydána. Významnější roli hraje jejich obsah, který vymezuje stanovení metodiky postupu, rozsah a dobu jejich působnosti, určení osob odpovědných za aktualizaci směrnic a určení osob odpovědných za jejich dodržování. Je důležité, aby se vnitropodnikové směrnice ve společnosti staly aktivně využívaným nástrojem, na který se zaměstnanci obrací v případech, kdy potřebují znát, jak je určitá situace řešena v dané účetní jednotce. Aby vnitropodnikové směrnice fungovaly tak, jak mají, musí být teorie, která je napsána na papíře, převedena do praxe. I sebelépe vytvořené vnitropodnikové směrnice jsou však k ničemu, jestliže s nimi zaměstnanci nepracují, neradí se s nimi a nenahlíží do nich. Proto je vhodné každého nově příchozího zaměstnance zasvětit do vnitřních směrnic společnosti a tím předejít případným nedorozuměním při určitých postupech. Jestliže jsou vnitropodnikové směrnice ze strany zaměstnanců přehlíženy či zcela ignorovány, mine se jejich úsilí účinkem. K seznámení s novou směrnicí slouží takzvaná implementace, kdy zaměstnavatel představí směrnici svým zaměstnancům. Většinou se tak děje na pracovních poradách, kde je tato informace podepsaná všemi zaměstnanci a zanesena se do zápisu. (Novotný, 2014)

3.6

Formální stránka vnitropodnikových směrnic

Vytváření vnitropodnikových směrnic je proces, který prostupuje skrze celou účetní jednotku. Na jejím vzniku by se měli účastnit nejen účetní, kteří směrnici vytvoří pomyslný základní kámen, ale i další odborníci jako jsou daňoví poradci, auditoři, ekonomové, výrobní technici, ředitelé oddělení či vlastníci společností. Ti mohou směrnici doplnit o podstatné detaily. (Kovalíková, 2011, str. 6) Dle Kovalíkové (2011, str. 8) je vhodné rozdělit formální stránku směrnice na dvě části. První část je spíše obecná obsahující předpisy, od kterých se směrnice odvíjí a zmíněny jsou i citace příslušných předpisů, z důvodu usnadnění práce zaměstnancům při studování konkrétní směrnice. Při nahlížení do směrnic má zaměstnanec citace přímo k dispozici. Dochází tedy i k úspoře času, který by zaměstnanec vynaložil při hledání příslušných citací v předpisech, jestliže by nebyly uvedeny přímo ve směrnici. Navíc jejich uvedení povede k lepšímu pochopení a objasnění, proč byla směrnice vytvořena. V druhé části bude popsán přesný postup řešení konkrétní problematiky.


23

Myšková (2004, str. 48) dodává, že vnitropodniková směrnice může být vytvořena dvěma způsoby. A to buď jako souvislý text nebo jako tabulka pro větší přehlednost. V praxi se používá kombinace obou zmíněných způsobů. Vnitropodnikové směrnice se obvykle skládají ze záhlaví, vlastního textu a zápatí. Záhlaví usnadňuje orientaci mezi směrnicemi. Obsahuje základní informace, jako jsou název a sídlo účetní jednotky, název směrnice a číselné označení, schválení, revize, účinnost, rozdělovník, kdo směrnici vydal a přílohy. (Otrusinová a Šteker, 2013, str. 39) Vlastní text se skládá z úvodního ustanovení, kde jsou uvedeny odkazy na předpisy a jejich citace. Dále je zde samotný text směrnice, který řeší konkrétní postup a závěrečné ustanovení, ve kterém se řeší, pro koho je směrnice určena, kdo je pověřen kontrolou dodržování, zrušovací nařízení předchozích směrnic a nařízení o přílohách. (Otrusinová a Šteker, 2013, str. 39) Zápatí obsahuje místo a datum vydání, celkový počet stran a podpis osoby, která směrnici schválila. (Otrusinová a Šteker, 2013, str. 39) Dle Svobodové (2008) může mít vnitropodniková směrnice například nezávazné provedení, které je uvedeno níže.

Obr. 3

Vzor vnitropodnikové směrnice

Zdroj: Svobodová, Vnitřní směrnice v účetnictví, 2008

3.7

Náležitosti vnitropodnikových směrnic

V následujících odstavcích jsou dle Myškové (2004, str. 48) a dle Sotony (2006, str. 4) definovány jednotlivé náležitosti, které by měly vnitropodnikové směrnice obsahovat. Těmito náležitostmi lze předcházet případným pochybnostem, které se týkají zejména platnosti, účinnosti nebo odpovědnosti. Každá směrnice by měla obsahovat kromě konkrétního textu i název účetní jednotky, který vztahuje směrnici k určité společnosti. Stanovením přesného názvu je zabráněno záměně směrnic mezi jednotlivými společnostmi. To samé platí


24

i u názvu směrnice, který přesně vymezí problém následně řešený směrnicí. Díky názvu směrnice včetně jednoznačného označení lze předcházet zaměnitelnosti. Tuto náležitost si stanovuje sama účetní jednotka dle svých zvyklostí. Další náležitostí směrnice je uvedení místa a data vydání, přičemž datum vydání nemusí být shodný s datem účinnosti. Datum účinnosti označuje den, od kterého se směrnice stává platnou. Tento den by měl být v souladu s novelami právních předpisů. Na směrnici by se měl nacházet i údaj o tom, kdo směrnici vypracoval. Tento údaj obsahuje jméno zaměstnance, který směrnici vytvořil a na kterého se ostatní zaměstnanci obrací, mají-li případné dotazy k dané směrnici. Zároveň zajišťuje aktualizaci směrnice a sleduje legislativní změny. Údaj o tom, kdo směrnici vyřizuje, je uveden, jestliže odpovědnost za směrnici nese jiná osoba než ta, která ji vypracovala. Další náležitostí je uvedení útvaru či jednotlivce, který se zabývá vydáním směrnice a po skončení její platnosti i archivací je uveden pod pojmem vydal. Osoba odpovědná za kontrolu je uvedena pod pojmem kontroloval, přičemž sama účetní jednotka stanoví, kdo touto osobou bude. Ve většině případů zastává tuto funkci nadřízený zaměstnance, který směrnici vypracoval. Pod pojmem schválil je uvedena osoba s přidělenou nebo delegovanou pravomocí, která svým podpisem schvaluje směrnici. Schiffer (2010, str. 23) se ve své knize zmiňuje o tom, že vnitropodnikové směrnice jsou závazné pro všechny zaměstnance účetní jednotky, a proto by je měl schvalovat nejvyšší odpovědný zaměstnanec pro daný stupeň pravomocí. Pod pojmem revize je uveden údaj o novelizaci směrnice. A poslední náležitostí je rozdělovník, který stanovuje množství vyhotovených směrnic, a komu budou poskytnuty.

3.8

Členění směrnic

Pro samotnou tvorbu vnitropodnikových směrnic není jednoznačně a závazně vymezen žádný postup. Při jejich tvorbě jsou rozhodující podmínky a situace v dané účetní jednotce, čemuž se přizpůsobuje i text směrnice. Přičemž ne všechny vnitropodnikové směrnice musí být vytvořeny samostatně. Některé mohou být součástí jiných směrnic. (Otrusinová a Šteker, 2013, str. 40; Otrusinová a Šteker, 2007) Vnitropodnikové směrnice jsou obecně členěny do dvou skupin, jejich charakteristika je uvedena v následujících odstavcích. První skupinu tvoří směrnice povinné, jejichž tvorba vychází přímo nebo nepřímo z legislativy. Tento typ směrnic tvoří účetní jednotka pouze má-li ve společnosti jejich tvorba smysl a opodstatnění. Tvoří se dle účetních předpisů, a to podle ZoÚ, účetních standardů nebo prováděcích vyhlášek. Jako příklad těchto směrnic lze uvést systém zpracování účetnictví, podpisové záznamy a vzory, dlouhodobý majetek, odpisový plán, účtový rozvrh, zásoby a další. (Kovalíková, 2011, str. 14; Otrusinová a Šteker, 2007, Sotona, 2006, str. 5) Do druhé skupiny patří ostatní směrnice, které jsou buď podloženy jinými právními předpisy (například zákoníkem práce, zákonem o daních z příjmů, záko-


25

nem o rezervách, a podobně) nebo se jedná o takzvané směrnice doporučené, u kterých se jejich náplň a rozsáhlost stanovuje podle velikosti, struktury a předmětu činnosti dané společnosti. Jejich vytvoření má pro účetní jednotku neocenitelný přínos z důvodu ulehčení organizace a zajištění plynulého chodu jednotlivých činností. Jedná se například o směrnice, která upravuje vyhotovení, zpracování neboli zhotovení a oběh účetních dokladů nebo směrnice, která upravuje organizační strukturu společnosti, směrnici, která upravuje používání podnikových motorových vozidel, směrnici týkající se pracovních cest, poskytování osobních ochranných pracovních prostředků, mycích, čistících a dezinfekčních prostředku a další. (Kovalíková, 2011, str. 14; Otrusinová a Šteker, 2007, Sotona, 2006, str. 5)

3.9 Časté chyby při vytváření vnitropodnikových směrnic V praxi se účetní jednotky poměrně často shledávají s markantním problémem, kterým je neexistence aktuálních vnitropodnikových směrnic. Jestliže účetní jednotka pracuje s neaktuálními směrnicemi, s největší pravděpodobností bude aktualizace potřebná zejména při změně pravidel obecně platných předpisů, při vnitřních organizačních změnách, při změně způsobu realizace nebo při změně zvolených účetních postupů a podobně. Nejlepším řešením tohoto problému by bylo, aby účetní jednotky pravidelně aktualizovaly vnitropodnikové směrnice a vyvarovaly se tak této situaci. (Otrusinová a Šteker, 2013, str. 40) Při sestavování vnitropodnikových směrnic se mohou vyskytnout určité formální nedostatky. Takových nedostatků je celá řada, lze například uvést neaktualizovanost pojmů ve směrnici či celkovou neaktualizovanost v souladu s platnou legislativou, jak již bylo zmíněno výše. V souvislosti s tímto bodem může dojít k porušení zákona. Dále je z hlediska přehlednosti a snadnější orientace ve směrnici velkým problémem nelogické uspořádání směrnice, chaotické a nepřehledné číslování. Účetní jednotka si při tvorbě směrnic musí dávat pozor i na jazykovou správnost. Při existenci gramatických chyb je směrnice považována za velký prohřešek, který poškodí i celkovou reputaci společnosti. (Otrusinová a Šteker, 2013, str. 40) Směrnice bývají zpracovány velice obsáhle, aniž by stručně, jasně a výstižně vystihly řešení daného problému. Zároveň se stává, že směrnice obsahuje odkaz na oblasti, které nejsou v účetní jednotce využívány, jako například ocenění příchovku zvířat, která společnost nikdy nevlastnila a jejich chov v budoucnu ani neplánuje. Směrnice obsahuje kromě obecně známých zkratek i jiné, ke kterým chybí seznam vysvětlivek. V takovém případě si může zaměstnanec chybně interpretovat zkratku a na základě toho chybně postupovat při určitém procesu. (Otrusinová a Šteker, 2013, str. 40) Další nedostatky se týkají náležitostí směrnic, kdy například není obsažena osoba zodpovědná za tvorbu a aktualizaci vnitropodnikových směrnic nebo jsou chybně uspořádány obsahové náležitosti, což je chyba, která se nejvíce vyskytuje v závěrečných ustanoveních, kde například chybí údaj o datu účinnosti směrnice. Jistě by se našly ještě další formální nedostatky vnitropodnikových směrnic,


26

v tomto odstavci jsou uvedeny ty nejčastější a zřejmé na první pohled. (Otrusinová a Šteker, 2013, str. 40)

3.10 Revize a změny vnitropodnikových směrnic Vytvořením vnitropodnikových směrnic při začátku činnosti účetní jednotky, v žádném případě nekončí práce účetní. Jelikož platná legislativa, na jejímž základě je prováděno účetnictví, se neustále mění, je tedy na místě aktualizovat i vnitropodnikové směrnice. Může například nastat situace, kdy v daném účetním období dojde k nespočtu novelám některých zákonů. V tomto případě je nezbytné novely analyzovat a poupravit vnitropodnikové směrnice tak, aby byly v souladu s platnou legislativou. (podnikatel.cz, 2012; Schiffer, 2010, str. 24) Co se formální stránky týče, není potřeba vydávat celý předpis znovu, stačí pouze nahradit stránky, na kterých došlo k úpravě, což je zcela jistě ekonomičtější. V záhlaví směrnice se poté objeví informace o změněných stranách. Zda budou nahrazeny strany, na kterých došlo ke změně, nebo bude vytištěna znovu celá směrnice, závisí na zvyklostech účetní jednotky. (Myšková, 2004, str. 48; Otrusinová a Šteker, 2007) Účetní jednotka provádí změny či úpravy vnitropodnikových směrnic i na základě získaných praktických poznatků, které vychází najevo až při zavedení směrnic do užívání. (podnikatel.cz, 2012; Schiffer, 2010, str. 24) Dle Ptáčka (2011) je třeba provést revizi vnitropodnikových směrnic každoročně na začátku nového účetního období, nastanou-li organizační změny, nastanou-li změny v postupu provedení některých činností nebo nastanou-li změny vybraných účetních postupů.


27

4 Obecná charakteristika vybraných vnitropodnikových směrnic Po konzultaci s jednatelem společnosti bylo učiněno rozhodnutí, zaměřit se na vytvoření třech zcela nových a ve společnosti dosud neexistujících vnitropodnikových směrnic. Jedná se o Směrnice upravující dlouhodobý majetek včetně odpisového plánu, zásoby a náhrady výdajů při pracovních cestách. Současně s vytvořením nových směrnic je potřebné zaktualizovat a upravit již zavedené směrnice ve společnosti, kterými jsou Směrnice upravující podmínky nároku na stravenky a Směrnice upravující podmínky provozu služebních motorových vozidel. V následujících podkapitolách jsou jednotlivé směrnice stručně definovány, z důvodů získání potřebných informací o dané problematice, před samotnou tvorbou vnitropodnikových směrnic.

4.1

Dlouhodobý majetek včetně odpisového plánu

Dlouhodobý majetek lze považovat za páteř obchodních, výrobních, ale i jiných typů účetních jednotek. Je označován i jako neoběžný majetek, fixní majetek nebo stálá aktiva. Účetní jednotkou je tento majetek využíván dlouhodobě, což znamená, že doba jeho použití je delší než 12 po sobě jdoucích měsíců. Dlouhodobý majetek se postupně opotřebovává, přičemž svoji hodnotu přenáší do produkovaných výrobků, služeb či prací. Z uvedeného vyplývá, že tento typ majetku je důležitou součástí aktiv společnosti. Proto je na místě vytvořit vnitropodnikovou směrnici, která bude upravovat tuto problematiku (Březinová, 2013, str. 99; Sotona, 2006, str. 68) Dlouhodobý majetek je členěn na dlouhodobý hmotný majetek, dlouhodobý nehmotný majetek a dlouhodobý finanční majetek. Směrnice upravující dlouhodobý majetek je úzce spjata se směrnicí upravující odpisový plán. Tyto směrnice mohou vystupovat samostatně nebo může být jedna směrnice součástí druhé. (Hruška, 2005, str. 23; Kovalíková, 2013, str. 123) Povinnost sestavit odpisový plán ukládá každé účetní jednotce ZoÚ, přičemž také stanoví, že daný majetek lze odepsat pouze do výše jeho ocenění v účetnictví. Na základě tohoto plánu účetní jednotky provádějí odpisování majetku v průběhu jeho používání. Všeobecně se doporučuje, aby v této směrnici byly uvedeny jak daňové, tak i účetní odpisy. Zatímco v účetních odpisech sama účetní jednotka stanovuje sazby odpisů k jednotlivým skupinám dlouhodobého majetku, například dle výkonu, doby použitelnosti nebo dle času. V daňových odpisech se účetní jednotka musí řídit zákonem o daních z příjmů, kde je předem stanoveno zařazení majetku a doba odepisování. Navíc při tomto druhu odepisování může účetní jednotka využít u nově pořízeného dlouhodobého majetku v prvním roce odepisování zvýšený odpis o určité procento vstupní ceny nově pořízeného majetku. Zvýšený odpis se týká pouze poplatníků uvedených v zákoně o daních z příjmů. (Hruška, 2005, str. 55; Otrusinou a Šteker, 2007)


28

Ve vnitropodnikové směrnici upravující dlouhodobý majetek včetně odpisového plánu by měla účetní jednotka stanovit základní a zásadní rozhodnutí o vymezení jednotlivých kategorií dlouhodobého majetku, rozhodnutí o tom, jakým způsobem bude dlouhodobý majetek pořizovat, oceňovat a evidovat. Dále stanovit závazný postup odepisování a v poslední řadě stanovit, jakým způsobem se bude majetek vyřazovat. (Hruška, 2005, str. 23; Sotona, 2006, str. 68 - 80)

4.2

Zásoby

Dle Hrušky (2002, str. 153) jsou zásoby ve většině účetních jednotek jedny z nejvýznamnějších aktiv rozvahy. I z tohoto důvodu by účetní jednotka měla mít jasno ve způsobu účtování zásob, evidenci zásob, způsobu oceňování zásob a podobně. Tyto konkrétní postupy by měla popsat ve vnitropodnikové směrnici. Zásoby jsou v obchodním, výrobním, popřípadě v jiném procesu určeny k jednorázové spotřebě, ale i k využití po dobu jednoho roku a kratší. V § 9 vyhlášky č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, jsou vymezeny jednotlivé složky zásob. Jedná se o položky nesoucí následující označení. Materiál, Nedokončená výroba a polotovary, Výrobky, Mladá a ostatní zvířata a jejich skupiny, Zboží, Poskytnuté zálohy na zásoby. U každé položky je poté blíže specifikován obsah. (Březinová, 2013, str. 87) Samotná směrnice upravující zásoby by měla v první řadě vymezit zásoby, způsob oceňování zásob nakoupených, vytvořených vlastní činností či bezplatně pořízených. Dále si účetní jednotka musí určit způsob účtování. Nabízí se způsob A, při kterém se provádějí souběžné zápisy ve skladové evidenci a na účtech v hlavní knize. U způsobu B je vedena během roku také skladová evidence, ale v účetnictví se účtuje pouze koncem účetního období. Dále si účetní jednotka stanoví způsoby ocenění při pořízení a při vyřazení zásob. Určí, jakým způsobem se zásoby evidují, stanoví normu přirozených úbytků a s tím související postup při inventarizačních rozdílech. Případně stanoví, v jakých případech se tvoří opravné položky k zásobám. (Hruška, 2002, str. 155; Kovalíková, 2013, str. 113-117; Louša, 2012, str. 14)

4.3

Náhrady výdajů při pracovních cestách

Směrnice upravující náhrady výdajů při pracovních cestách je vytvářena z jednoho prostého důvodu, a to sice ke stanovení zásad pro plánování, požadování, schvalování, vykonávání a vyúčtování pracovních cest zahraničních i tuzemských absolvovaných zaměstnanci účetní jednotky. (Kovalíková, 2013, str. 96) Dle Zákoníku práce (2015, § 151) je zaměstnavatel povinen zaměstnanci nahradit výdaje vzniklé v souvislosti s výkonem práce. V § 152 ZP jsou uvedeny případy, v kterých mohou vzniknout zaměstnanci cestovní výdaje. Jedná se o pracovní cestu, cestu konanou mimo pravidelné pracoviště, mimořádnou cestu v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pra-


29

coviště, přeložení, dočasné přidělení, přijetí do zaměstnání v pracovním poměru, výkon práce v zahraničí. Zákoník práce (2015, § 156) vymezuje, jaké náhrady má zaměstnavatel zaměstnanci poskytnout. Jedná se o jízdní výdaje, jízdní výdaje k návštěvě člena rodiny, výdaje na ubytování, zvýšené stravovací výdaje neboli stravné a nutné vedlejší výdaje. Osoba odpovědná za revizi této směrnice musí každoročně aktualizovat směrnici v oblasti sazeb tuzemského stravného dle vyhlášky č. 328/2014 Sb. Ministerstva práce a sociálních věcí. A v oblasti sazeb zahraničního stravného dle vyhlášky č. 242/2014 Sb. Ministerstva financí. (Kovalíková, 2013, str. 63 – 64)

4.4

Stravování zaměstnanců a příspěvek na stravování

Dle Zákoníku práce (2015, § 236, odst. 1) je povinností zaměstnavatele umožnit zaměstnancům ve všech pracovních směnách stravování. Přičemž zaměstnavatel nemá tuto povinnost vůči zaměstnancům vyslaným na pracovní cestu. Stravování bývá ve většině případů zajišťováno ve vlastním zařízení zaměstnavalete nebo prostřednictvím jiných subjektů. Obecně probíhá příspěvek na stravování pomocí takzvané stravovací poukázky, známější jako stravenky. Je třeba uvědomit si, že zaměstnavatel tento příspěvek může nebo nemusí, svým zaměstnancům poskytnout. Právo na příspěvek na stravování neprobíhá automaticky, jedná se o jeden ze zaměstnaneckých benefitů. Z uvedeného vyplývá, že udělení příspěvku na stravování záleží na rozhodnutí zaměstnavatele. (Sinecký, 2013) Případné kladné rozhodnutí je ujednáno dohodou v kolektivní smlouvě, nebo vnitřním předpisem neboli směrnicí. V těchto dohodách si zaměstnavatel může více specifikovat další podmínky stravování, například vymezení okruhu zaměstnanců, kterým bude příspěvek na stravování poskytnut, výše příspěvku, organizace stravování, a tak dále. (Zákoník práce, 2015, § 236, odst. 2) Zákoník práce (2015, § 236, odst. 3) dále říká, že nárok na cenově zvýhodněné stravování může být poskytnuto i bývalým zaměstnancům zaměstnavatele, kteří u něj pracovali do odchodu do starobního nebo invalidního důchodu pro invaliditu třetího stupně, dále zaměstnancům po dobu čerpání jejich dovolené nebo zaměstnancům po dobu jejich dočasné pracovní neschopnosti. Tito zaměstnanci mají nárok na cenově zvýhodněné stravování pouze v případě, bylo-li tak stanoveno v kolektivní smlouvě nebo ve vnitřním předpisu. Zaměstnavatelé mohou přispívat zaměstnancům dvěma způsoby. První způsob příspěvku lze definovat jako daňově uznatelný náklad na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů podle § 24 zákona o daních z příjmů. Danově uznatelným nákladem je poskytovaný stravovací příspěvek v maximální výši 55 % nominální hodnoty jedné stravovací poukázky, maximálně do výše 70 % stravného při trvání pracovní cesty 5 až 12 hodin. Zároveň lze tento příspěvek uplatnit jako náklad, jestliže přítomnost zaměstnance v práci během jedné stanovené směny trvala alespoň 3 hodiny. Druhý způsob spočívá v příspěvku zaměstnavatele na


30

stravování jako takzvaných benefitů ze sociálního fondu. Zaměstnavatel, který se rozhodne přispívat nad rámec zákona, musí brát na vědomí, že se bude jednat o nedaňový náklad zaměstnavatele. (Sinecký, 2013)

4.5

Podmínky provozu služebních motorových vozidel

Zaměstnavatel může zaměstnancům bezplatně poskytnout služební motorové vozidlo k použití pouze pro služební účely. (Sotona, 2006, str. 65) Povinností zaměstnavatele dle zákoníku práce (2015, § 103, odst. 2), je zajistit zaměstnancům pravidelné školení o právních a ostatních předpisech k zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci. Konkrétně dle zákona č. 247/2000 Sb., o získávání a zdokonalování odborné způsobilosti k řízení motorových vozidel a o změnách některých zákonů. Zaměstnavatel je dále povinen určit obsah a četnost školení výše uvedených předpisů, určit způsob ověření znalostí zaměstnanců a vedení dokumentace o provedeném školení. Své povinnosti má dle zákoníku práce (2015, § 106, odst. 4) i zaměstnanec, který musí dbát o bezpečnost a zdraví, své i fyzických osob, kterých se jednoznačně týká jeho jednání. Zaměstnanec je dále povinen účastnit se školení, které zajišťuje zaměstnavatel. Toto školení se týká bezpečnosti a ochrany zdraví při práci včetně ověření znalostí. Zaměstnavatel může zaměstnanci poskytnout služební motorové vozidlo i k soukromým účelům. V okamžiku převzetí vozidla se mzda daného zaměstnance automaticky navýší o 1 % vstupní ceny motorového vozidla. A to i v případě, že ho daný měsíc využije pouze jednou nebo vůbec. (Stropková, 2012) Vnitropodniková směrnice upravující podmínky provozu motorových vozidel by měla obsahovat základní podmínky kladené na řidiče, oblast upravující samotné použití služebních motorových vozidel, podmínky, za kterých je možné použít vlastní motorové vozidlo, evidenci ujetých kilometrů a odběr pohonných hmot. Další oblast se týká povinností řidiče a poslední oblastí je parkování a řešení případných dopravních nehod, pokut a dalších škod. V případě použití služebního motorového vozidla pro soukromé účely, bude upravena i tato oblast. (Kovalíková, 2015, str. 221 - 222)


31

5 Návrh vnitropodnikových účetních směrnic V této části bakalářské práce bude v první řadě představena společnost K-system. CZ s. r. o. Informace byly čerpány z veřejných zdrojů, tedy z webových stránek společnosti a z výročních zpráv uveřejněných na webových stránkách veřejného rejstříku a sbírky listin. Dále bude analyzována současná situace ve společnosti a v souvislosti s tímto zjištěným stavem, budou stanoveny vnitropodnikové směrnice, které bude vhodné vytvořit. Analyzovány budou i již existující směrnice ve společnosti. Pro větší celistvost a přehlednost bude vytvořena jednotná šablona pro vnitropodnikové směrnice společnosti K-system.CZ s. r. o. V druhé řadě budou na základě analýzy současné situace ve společnosti vytvořeny stanovené vnitropodnikové směrnice a upraveny již existující směrnice. Každá vnitropodniková směrnice je vytvářena v samostatné podkapitole, s uvedením účelu směrnice, jejího rozsahu, právní úpravy a samostatné vnitropodnikové úpravy.

5.1

Profil společnosti K-system.CZ s. r. o.

Vznik firmy K-system hardware & software se datuje již od roku 1999, kdy vystupovala jako zcela česká firma bez spoluúčasti zahraničního kapitálu. Dne 21. listopadu 2007 vznikla zápisem do obchodního rejstříku společnost K-system.CZ s. r. o. se sídlem v městě Třebíči. V době vzniku společnosti byl předmět podnikání velice rozmanitý. Pro přiblížení lze zmínit například zpracování dat, služby databank, specializovaný maloobchod a maloobchod se smíšeným zbožím, velkoobchod nebo reklamní činnost a marketing. V roce 2014 došlo ke zrušení, respektive upravení a doplnění výše zmíněných předmětů podnikání notářským zápisem. V současné době lze naleznout ve výpisu z obchodního rejstříku následující předměty podnikání: · činnost účetních poradců, vedení účetnictví, vedení daňové evidence, · výroba, obchod a služby neuvedené v přílohách 1 až 3 živnostenského zákona, · výroba, instalace, opravy elektrických strojů a přístrojů, elektronických a telekomunikačních zařízení, · psychologické poradenství a diagnostika, · poskytování nebo zprostředkování spotřebitelského úvěru. Lze říci, že se společnost K-system.CZ s. r. o. specializuje na činnosti, které lze segmentovat do pěti středisek (viz organizační struktura v příloze A). Přičemž každé z těchto středisek má svého odpovědného zástupce. Společnost K-system.CZ s. r. o. provozuje i svůj vlastní obchod K-sports.CZ. Tento obchod se specializuje na prodej sportovního oblečení a pomůcek, a to prostřednictvím internetového či kamenného obchodu. Jedná se o ryze českou, rychle se rozvíjející společnost, která


32

vznikla v roce 2009. V současné době je obchod stěhován do nových, větších prostor v samotném centru města Třebíče. Společnost byla založena dvěma společníky. Společník, který je většinovým vlastníkem, je současně i jednatelem společnosti. Od svého vzniku prošla společnost transformací, i co se počtu zaměstnanců týče. Zatímco při svém zrodu pracoval ve společnosti pouze jeden zaměstnanec, k roku 2015 má společnost celkem 16 stálých zaměstnanců a příležitostně najímá i další pracovníky.

5.2

Analýza současného stavu společnosti K-system.CZ s. r. o.

Ačkoliv jedním ze současných předmětů podnikání společnosti je činnost účetních poradců, vedení účetnictví a vedení daňové evidence, má společnost vytvořeny pouze dvě směrnice, a to na Směrnici upravující podmínky k provozu služebních motorových vozidel a Směrnici upravující podmínky nároku na stravenky. Obě tyto Směrnice jsou vloženy v příloze této práce. Ostatní směrnice nejsou ve společnosti vytvořeny. Následující tabulka zobrazuje aktiva společnosti za rok 2013. Bohužel společnost dosud nemá zpracovanou výroční zprávu za rok 2014. Pro tyto účely podle mého názoru postačí alespoň zde uvedená tabulka aktiv z roku 2013. V minulých výročních zprávách se stalo téměř pravidlem, že hodnoty uvedené v tabulce se každoročně plynule zvyšují. Tudíž lze předpokládat, že z případných údajů roku 2014 by vyplývaly stejné závěry jako při použití údajů z roku 2013. Tab. 2

Aktiva společnosti K-system.CZ s. r. o. za rok 2013 (v celých tisících Kč)

Text Aktiva celkem Dlouhodobý majetek Dlouhodobý nehmotný majetek Dlouhodobý hmotný majetek Dlouhodobý finanční majetek Oběžná aktiva Zásoby Krátkodobé pohledávky Krátkodobý finanční majetek Časové rozlišení

Běžné účetní období Brutto Korekce Netto 14 984 - 3 498 11 486 5 242 - 3 498 1 744 3 215 - 3 044 171 839 1 188 9 673 3 000 5 189 1 484 69

-

454 0 0 0 0 0 0

385 1 188 9 673 3 000 5 189 1 484 69

Minulé období - Netto 10 581 998 458 540 0 9 436 2 882 5 669 855 147

Zdroj: Výroční zpráva společnosti K-system.CZ s. r. o. za rok 2013

Z výše uvedené tabulky je možné vyčíst, že podíl dlouhodobého majetku na celkových aktivech společnosti je více než 15 %. Lze tedy považovat za nutné vytvořit směrnici upravující dlouhodobý majetek, zejména proto, že dle zákona by měl existovat vnitřní předpis, který upravuje tuto oblast. Ke zmíněné směrnici se váže


33

i směrnice upravující odpisování, takzvaný odpisový plán. V tabulce, pod sloupcem s označením „korekce“ se nacházejí údaje, které vypovídají o velikosti odpisů vymezeného majetku za dané účetní období. Lze vidět, že dlouhodobý majetek je odepsán z téměř 67 %, respektive dlouhodobý nehmotný majetek z 94 % a dlouhodobý hmotný majetek z 54 %. Z čehož lze usuzovat, že by bylo na místě vytvořit i odpisový plán, kde budou stanoveny jak účetní odpisy, tak i odpisy daňové, které jsou potřebné zejména pro stanovení základu daně. Co se oběžných aktiv týče, tvoří téměř 85 % celkových aktiv společnosti. V této souvislosti by bylo vhodné zaměřit se na tvorbu Směrnice upravující zásoby, jelikož společnost provozuje svůj vlastní obchod, kde by dle mého názoru byla tato směrnice užitečná. Z důvodu stále četnějších pracovních cest ve společnosti, je vhodné vytvoření Směrnice upravující náhrady výdajů při pracovních cestách. Tato směrnice zajistí pevně stanovené práva a povinnosti zaměstnavatele i zaměstnance. Co se týče již zavedených vnitropodnikových směrnic, tedy Směrnice upravující podmínky nároku na stravenky a Směrnice upravující podmínky provozu služebních motorových vozidel, i tyto směrnice vyžadují jisté úpravy. Za prvé, v uvedených směrnicích chybí podstatné náležitosti, jako například kdo směrnici zpracoval, kdo ji vyřizuje, kdo ji schválil, kdo ji kontroloval, kdo ji vydal, kdo kontroluje její dodržování, dobu od které nabývá účinnosti či například na základě jakých zákonů byla směrnice vypracována. Za druhé působí směrnice velice nepřehledně z důvodu jednoho celistvého textu, který musí zaměstnanec přečíst celý, aby našel hledané informace. Směrnice jsou sice členěny do odstavců, troufám si však tvrdit, že existuje efektivnější stylizace textu zajištující větší přehlednost. A za třetí, směrnice jsou velice krátké. Obecně lze považovat směrnici obsahující několik málo stran za klad. A to zejména z důvodu, že s rozsáhlejší směrnicí, klesá zájem zaměstnanců dočíst ji až do konce. Avšak podle mého názoru nejsou ve směrnici definovány postupy, jak si počínat v situacích, které by se mohly, v souvislosti s danou směrnicí vyskytnout. V této bakalářské práci tedy budou nově vytvořeny následující směrnice. Směrnice upravující dlouhodobý majetek včetně odpisového plánu, Směrnice upravující zásoby a Směrnice upravující náhrady výdajů při pracovních cestách. Poslední zmíněná směrnice bude plynule navazovat na problematiku již zavedených směrnic. Existující směrnice ve společnosti budou upraveny a doplněny o podstatné náležitosti. A současně uspořádány tak, aby odpovídaly jednotnému designu vnitropodnikových směrnic společnosti.

5.3

Jednotný design vnitropodnikových směrnic

Již zavedené směrnice ve společnosti jsou na první pohled nepřehledné, a současně v nich chybí důležité náležitosti, které by směrnice měla obsahovat. Proto bylo dalším logickým krokem vytvoření jednotné grafické podoby vnitropodnikových směrnic s uvedením potřebných náležitostí. Díky tomuto jednotnému designu bu-


34

de dosaženo přehlednosti a celistvosti. Šablona pro tvorbu vnitropodnikových směrnic je uvedena v příloze této práce. Považuji za zbytečné a při tisku i poměrně nákladné, vytvářet směrnice v celobarevné podobě. Využila jsem tedy pouze bílou a černou barvu, s výjimkou červeného loga. Přičemž první stranu lze považovat za titulní, na které jsou popsány veškeré náležitosti směrnice. Na titulní straně směrnice lze naleznout název směrnice včetně číselného označení. Dále jména osob, které směrnici zpracovali, schválili, kontrolovali, vydali a taktéž jméno osoby, která je pověřená kontrolou dodržování dané směrnice. Každá zmíněná osoba uvede svoji funkci ve společnosti a podpisový záznam. V další části titulní strany jsou uvedeny informace o platnosti dokumentu, počtu příloh a rozdělovníku. Na další straně je vymezen prostor pro číselné označení revize, tedy zda se jedná o nové vydání směrnice nebo se jedná o směrnici po revizi. Dále je zde definován účel, rozsah, legislativa, na jejímž základě je směrnice vypracována, základní pojmy a jejich vymezení, jsou-li ve směrnici potřebné a samozřejmě prostor pro samotnou vnitropodnikovou úpravu. Součástí každé vnitropodnikové směrnice je i takzvané kolovadlo, kde se zaměstnanci podepíší po přečtení směrnice a tím tedy potvrdí, že jsou seznámeni s obsahem směrnice. Kolovadlo neboli Návrh záznamu o vydaných a předložených směrnicích je také součástí přílohy.


5.4

35

Směrnice č. 1/2015 upravující dlouhodobý majetek včetně odpisového plánu

Účel Tato vnitropodniková směrnice je vytvořena za účelem zajištění správného účtování, zajištění evidence a správného uplatnění odpisů dlouhodobého majetku společnosti K-system.CZ s. r. o. (dále jen „společnost“) Rozsah Tato směrnice platí pro všechny zaměstnance účetní jednotky, kteří odpovídají za evidenci a účtování dokladů týkajících se pořízení, odpisů a vyřazení dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku. Legislativa Tato vnitropodniková směrnice je zpracována v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, s vyhláškou č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., ČÚS pro podnikatele č. 013 upravující dlouhodobý nehmotný a hmotný majetek a č. 014 upravující dlouhodobý finanční majetek a zákonem č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů. Základní pojmy a jejich vymezení Vychází ze zákonné legislativy České republiky. Čl. I Kategorizace dlouhodobého majetku a jeho účtování Společnost kategorizuje majetek do šesti skupin. Dlouhodobý hmotný majetek (dále jen „DHM“) je dle rozhodnutí účetní jednotky majetek, jehož cena pořízení je vyšší než 40 000 Kč. Tento majetek je při pořízení účtován na majetkové účty 042.000 Pořízení dlouhodobého hmotného majetku. Po zařazení do užívání je tento majetek zaúčtován na účet 02x Dlouhodobý hmotný majetek. Účetní odpisy se provádí měsíčně účetním zápisem 551.000 Odpisy dlouhodobého majetku/08x Oprávky k dlouhodobému majetku. Dlouhodobý nehmotný majetek (dále jen „DNM“) je dle rozhodnutí účetní jednotky majetek, jehož pořizovací cena je vyšší než 60 000 Kč. Tento majetek je při pořízení účtován na majetkové účty 041.000 Pořízení dlouhodobého nehmotného majetku. Po zařazení do užívání je tento majetek zaúčtován na účet 01x Dlouhodobý nehmotný majetek. Účetní odpisy se provádí měsíčně účetním zápisem 551.000 Odpisy dlouhodobého majetku/07x Oprávky k dlouhodobému nehmotnému majetku. Drobný dlouhodobý hmotný majetek (dále jen „DDHM“) je dle rozhodnutí účetní jednotky majetek, jehož pořizovací cena je v rozmezí od 20 000 – 40 000 Kč. Tento majetek je při pořízení účtován na majetkové účty 042.010 Pořízení drobného dlouhodobého hmotného majetku. Po zařazení do užívání je majetek zaúčtován na účet 022.010 Drobný dlouhodobý hmotný majetek. Účetní odpisy se provádí


36

měsíčně účetním zápisem 551.100 Odpisy DDHM, DDNM – 50 %/08x Oprávky k dlouhodobému hmotnému majetku. Drobný dlouhodobý nehmotný majetek (dále je „DDNM“) je dle rozhodnutí účetní jednotky majetek, jehož pořizovací cena je v rozmezí od 20 000 – 60 000 Kč. Tento majetek je při pořízení účtován na majetkové účty 041.010 Pořízení drobného dlouhodobého nehmotného majetku. Po zařazení do užívání je majetek zaúčtován na účet 013.010 Drobný dlouhodobý nehmotný majetek. Účetní odpisy se provádí měsíčně účetním zápisem 551.100 Odpisy DDHM, DDNM – 50 %/07x Oprávky k dlouhodobému nehmotnému majetku. Drobný hmotný majetek je dle rozhodnutí účetní jednotky majetek, jehož pořizovací cena je v rozmezí od 1 000 – 20 000 Kč. Majetek je při pořízení účtován na majetkové účty 042.010 Pořízení drobného dlouhodobého hmotného majetku. Po zařazení do užívání je zaúčtován na podrozvahový účet 751.022 Samostatné movité věci do 20 000 Kč. Účetní odpis se provádí jednorázově účetním zápisem na účet 501.600 DDHM do 20 000 Kč (100 % odpis)/751.082 Oprávky k samostatným movitým věcem do 20 000 Kč (DDHM). Drobný nehmotný majetek je dle rozhodnutí účetní jednotky majetek, jehož pořizovací cena je v rozmezí od 1 000 – 20 000 Kč. Majetek je při pořízení účtován na majetkové účty 041.010 Pořízení drobného dlouhodobého nehmotného majetku. Po zařazení do užívání je zaúčtován na podrozvahový účet 751.013 Software do 20 000 Kč. Účetní odpis se provádí jednorázově účetním zápisem na účet 518.600 DDNM do 20 000 Kč (100 % odpis)/751.073 Oprávky k samostatným movitým věcem do 20 000 Kč (DDNM). Drobný hmotný i nehmotný majetek je dle rozhodnutí účetní jednotky majetek, jehož pořizovací cena je do 1 000 Kč. Tento majetek je účtován přímo do spotřeby, to znamená, hmotný majetek na účet 501.000 Režijní materiál a nehmotný majetek na účet 518.730 Služby IT. Tab. 3

Kategorizace dlouhodobého majetku

Druh majetku Dlouhodobý hmotný majetek Dlouhodobý nehmotný majetek Drobný dlouhodobý hmotný majetek majetek odepisovaný 50 / 50 % majetek odepisovaný jednorázově 100 % Drobný dlouhodobý nehmotný majetek majetek odepisovaný 50 / 50 % majetek odepisovaný jednorázově 100 % Operativní evidence Zdroj: Vlastní zpracování

Zkratka Hranice v Kč DHM > 40 000 Kč DNM > 60 000 Kč DDHM 1 000 – 40 000 Kč 20 000 – 40 000 Kč 1 000 – 20 000 Kč DDNM 1 000 – 60 000 Kč 20 000 – 60 000 Kč 1 000 – 20 000 Kč OE < 1000 Kč


37

Čl. II Pořízení dlouhodobého majetku Dlouhodobý majetek se pořizuje koupí, vytvořením vlastní činností, nabytím práv k výsledkům duševní tvořivé činnosti, bezúplatným nabytím neboli darováním, vkladem dlouhodobého majetku jinou osobou, převodem podle právních předpisů a nabytím na základě smlouvy o koupi najaté věci neboli finančním leasingem. Při pořízení dlouhodobého majetku vznikají určité náklady. Jedná se o náklady, které se zahrnují do celkové hodnoty majetku, nebo náklady, které se do celkové hodnoty majetku nezahrnují. Do nákladů na pořízení dlouhodobého majetku se zahrnují náklady na pořízení dlouhodobého majetku na zabezpečení výstavby, projektové práce, dopravní náklady, náklady na montáž a clo, daň darovací. Do nákladů na pořízení dlouhodobého majetku se nezahrnují penále, poplatky z prodlení a peněžní náhrady škod, výdaje na opravy a udržování dlouhodobého majetku, výdaje na proškolení zaměstnanců a kurzové rozdíly. Čl. III Ocenění dlouhodobého majetku Při ocenění DHM vychází společnost ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů a oceňuje DHM následujícími cenami. Pořizovací cenou, vlastními náklady a reprodukční pořizovací cenou. Pořizovací cena se skládá ze dvou složek, a to z ceny, za kterou byl majetek pořízen neboli z ceny pořízení. A z vedlejších pořizovacích nákladů souvisejících s pořízením dlouhodobého majetku viz Čl. II Pořízení dlouhodobého majetku. Touto cenou oceňuje účetní jednotka dlouhodobý majetek pořízený koupí. Vlastní náklady používá účetní jednotka při ocenění majetku vytvořeného vlastní činností. Cenu majetku tvoří přímé a nepřímé náklady související s výrobou. V tomto případě je zřízena zvláštní zakázka, na kterou jsou během vlastní činnosti účtovány veškeré náklady související s majetkem. Při ukončení pořizování majetku jsou účetní společnosti zkontrolovány jednotlivé náklady související s tímto majetkem. Poté je majetek zařazen do užívání. Reprodukční pořizovací cena je účetní jednotkou používána v případě bezúplatného nabytí majetku, nebo jestliže nelze zjistit vlastní náklady. Tedy cenu, za kterou byl majetek pořízen v době, kdy se o něm účtuje. V případě ocenění souboru movitých věcí se zvýší o ocenění věci do souboru dodatečně zařazeném a naopak. Čl. IV Evidence dlouhodobého majetku Dlouhodobý majetek je zařazen do užívání na základě Protokolu o zařazení do užívání. Samotné zařazení dlouhodobého majetku se provede na základě vyplnění všech povinných údajů v „kartě dlouhodobého majetku“ v účetním softwaru. Veškerý majetek je přidělen konkrétní osobě, která za něj nese odpovědnost. O přidělení majetku rozhoduje nadřízený.


38

Karta dlouhodobého majetku obsahuje evidenční číslo majetku, název majetku, stav při založení karty, současný stav, datum aktualizace, datum pořízení, datum zařazení, číslo zařazovacího protokolu, číslo vyřazovacího protokolu, způsob pořízení, útvar účetnictví, útvar evidence, budovu a místnost (umístění), zodpovědnou osobu za majetek – osobní číslo, rok výroby, výrobní číslo, pořizovací cenu, aktualizovanou cenu účetní, kde se evidují technická zhodnocení, evidenční skupinu, odpisovou skupinu, účet zařazení, pronájem, vyřazení, doklady o pořízení, měsíční odpisy, roční odpisy. Čl. V Technické zhodnocení dlouhodobého majetku Za technické zhodnocení je považována rekonstrukce, modernizace, rozšíření. Cena majetku se zvýší o technické zhodnocení na zvýšenou vstupní cenu od počátku měsíce, který následuje po měsíci, ve kterém byly práce ukončeny a předmět technického zhodnocení předán do užívání. Technické zhodnocení je sledováno na analytických účtech účtu pořízení majetku, tedy na účtu 041.020 Pořízení dlouhodobého nehmotného majetku – Navýšení ceny DNM nebo na účtu 042.020 Pořízení dlouhodobého hmotného majetku – Navýšení ceny DHM. Pokud dokončené technické zhodnocení u jednotlivého majetku v úhrnu za účetní období nepřevýší limit 40 000 Kč, účtuje se u DNM na analytický účet 518.730 Služby IT nebo u DHM na analytický účet 501.300 Technické zhodnocení. Jestliže bude prováděno technické zhodnocení na majetku se vstupní cenou vyšší než 40 000 Kč, zvýší se jeho vstupní, případně zůstatková cena majetku již odepisovaného. V tomto případě jsou odpisy prováděny ze zvýšené vstupní ceny. U zcela odepsaného majetku se ukončené technické zhodnocení zařadí do odpisové skupiny, kde je zařazen hmotný majetek, na kterém je technické zhodnocení provedeno, a odepisuje se samostatně jako dlouhodobý majetek. Čl. VI Účetní odpisy dlouhodobého majetku Na základě § 28 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, odepisuje účetní jednotka dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek, ke kterému má vlastnické právo nebo právo hospodaření. Účetní jednotka si stanovila dobu odepisování u nehmotného majetku shodnou s dobou odepisování u daňových odpisů, viz následující tabulka. Tab. 4

Pravidla pro odepisování dlouhodobého nehmotného majetku

Typ majetku Audiovizuální dílo Software, nehmotné výsledky výzkumu a vývoje Zřizovací výdaje Ostatní nehmotný majetek Zdroj: Vlastní zpracování

Doba odepisování 18 měsíců 36 měsíců 60 měsíců 72 měsíců


39

Účetní jednotka stanovila, že účetně bude majetek odepisovat rovnoměrně po dobu životnosti s přesností na měsíce, viz tabulka. Tab. 5

Pravidla pro odepisování dlouhodobého hmotného majetku

Typ majetku Výpočetní technika Ostatní majetek (1. odpisová skupina) Osobní automobily Stroje, přístroje, zařízení

Doba odepisování 3 roky 4 roky 5 let 12-20 let

Zdroj: Vlastní zpracování

Nově pořízený majetek se začne odepisovat v měsíci zařazení do užívání. Při vyřazení se poslední odpis provádí v měsíci, který předchází měsíci vyřazení. Odepisování se provádí měsíčně. Při odepisování drobného dlouhodobého majetku se postupuje následovně. Drobný dlouhodobý majetek v ceně do 20 000 Kč se odepisuje do nákladů jednorázově v měsíci pořízení ve výši 100 %. Drobný dlouhodobý majetek v ceně nad 20 000 Kč se odepisuje do nákladů po dobu dvou let, přičemž 50 % hodnoty majetku se odepíše v roce, ve kterém byl majetek pořízen a 50 % hodnoty majetku v roce následujícím. Čl. VII Daňové odpisy dlouhodobého majetku Účetní jednotka používá pro daňové odepisování dlouhodobého majetku zrychlené odpisování. Daňové odpisy drobného dlouhodobého majetku jsou shodné s účetními odpisy. Odpis ve výši ½ ročního daňového odpisu u hmotného majetku uplatní účetní jednotka u majetku evidovaného na počátku zdaňovacího období, jestliže v průběhu zdaňovacího období došlo k vyřazení majetku, prodeji majetku, likvidaci majetku, ukončení podnikatelské činnosti, likvidaci společnosti. Čl. VIII Vyřazení dlouhodobého majetku Vyřazení dlouhodobého majetku je prováděno z důvodu značného technického opotřebení, morálního opotřebení, nepotřebnosti v rámci společnosti, odcizení nebo ztráty (zaviněné nebo nezaviněné), darování nebo prodeje. K některým druhům vyřazení patří i potřebné protokoly. Vyřazení z důvodu značného technického opotřebení nebo morálního opotřebení je prováděno na základě Protokolu o likvidaci dlouhodobého majetku. Vyřazení odcizeného majetku je prováděno na základě Protokolu od Policie ČR. Vyřazení majetku darováním je prováděno na základě darovací smlouvy a vyřazení majetku prodejem je prováděno vydanou fakturou.


40

O vyřazeném majetku musí být sepsán protokol o vyřazení, který musí bezpodmínečné obsahovat číslo, název a vstupní cenu majetku, odpovědnou osobu, umístění majetku, důvod vyřazení, datum vyřazení a schválení odpovědnými osobami. Návrh na vyřazení daného majetku podává osoba odpovědná za majetek a schvaluje přímý nadřízený. V následující tabulce je uvedeno základní účtování v souvislosti s vyřazením dlouhodobého majetku. Tab. 6

Základní účtování o vyřazení dlouhodobého majetku

Popis účetního případu Vyřazení dlouhodobého majetku prodejem zůstatková cena vyřazení majetku v historickém ocenění Darování dlouhodobého majetku zůstatková cena vyřazení majetku v historickém ocenění Vyřazení majetku v důsledku manka či škody zůstatková cena vyřazení majetku v historickém ocenění Vyřazení majetku v důsledku likvidace zůstatková cena vyřazení majetku v historickém ocenění

MD

D

541 07x, 08x

07x, 08x 01x, 02x

543 07x, 08x

07x, 08x 01x, 02x

549 07x, 08x

07x, 08x 01x, 02x

551 07x, 08x

07x, 08x 01x, 02x


Čl. IX Závěrečná ustanovení Tato vnitropodniková směrnice nabývá účinnosti dnem 1. července 2015.


41

5.5 Směrnice č. 2/2015 upravující zásoby Účel Tato vnitropodniková směrnice popisuje způsob účtování zásob, jejich ocenění a způsob ocenění opravných položek ve společnosti K-system.CZ s. r. o. (dále jen „společnost“). Rozsah Tato vnitropodniková směrnice platí pro všechny zaměstnance společnosti. Legislativa Tato vnitropodniková směrnice je zpracována v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, vyhlášky č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb. a v souladu s ČÚS č. 707, pro některé vybrané účetní jednotky. Základní pojmy a jejich vymezení Základní pojmy vychází ze zákonné legislativy České republiky, konkrétně z §9 vyhlášky č. 500/2002 Sb. Čl. I Vymezení zásob Společnost považuje za zásoby skladovány materiál, náhradní díly, obaly, drobný hmotný majetek a movité věci s dobou použitelnosti do jednoho roku. Dále nedokončenou výrobu, výrobky a nakupované zboží za účelem dalšího prodeje v nezměněné podobě. Účetní jednotka nepovažuje za zásoby materiál, který jde přímo do spotřeby, jako například kancelářský materiál, pohonné hmoty a podobně. Čl. II Oceňování zásob Společnost používá pro ocenění zásob tři ceny, a to pořizovací cenu, vlastní náklady a reprodukční pořizovací cenou Pořizovací cenou se oceňují zásoby nakoupené. Do pořizovací ceny jsou zahrnuty i vedlejší pořizovací náklady, těmi je například přepravné, provize, clo či pojistné. Za vedlejší pořizovací náklady se nepovažují úroky z úvěru a půjček, kursové rozdíly, smluvní pokuty a úroky z prodlení či jiné sankce. V případě využití služebního motorového vozidla, při přepravě zásob do skladu, provede účetní jednotka aktivaci spotřebovaných pohonných hmot do hodnoty těchto zásob, přičemž počet ujetých kilometrů zjistí z knihy jízd. Vlastními náklady se oceňují zásoby vytvořené vlastní činností. Reprodukční pořizovací cenou se oceňují zásoby, pořízené v době, kdy se o nich účtuje. Tato cena se používá i pro ocenění zboží, které bylo pořízené bezplatně, zásoby nalezené v inventarizačních přebytcích či odpad a zbytkové produkty vrácené z výroby.


42

Čl. III Způsob účtování o zásobách Účetní jednotka si pro účtování o zásobách zvolila způsob A. To znamená, že nakupované zásoby se v průběhu účetního období účtují na majetkové účty, které slouží k evidenci zásob. Následně se vyskladňují do spotřeby. Pro větší přehlednost používá účetní jednotka analytických účtů podle jednotlivých druhů zásob. Při pořízení nakupovaného materiálu pro výrobu výrobků nebo pro vnitřní potřeby účetní jednotky se o tomto druhu zásob účtuje v pořizovací ceně na účet 111 Pořízení materiálu/účet 2xx, 3xx. Současně se taktéž účtuje i o vedlejších pořizovacích nákladech. Ovšem v případě využití vnitropodnikových služeb se účtuje na účet 111 Pořízení materiálu/62x Aktivace. Příjem materiálu na sklad probíhá prostřednictvím faktur či dodacích listů. O tomto účetním případu se účtuje účtu 112 Materiál na skladě/111 Pořízení materiálu. V případě příjmu materiálu na základě dodacích listů je postupováno podle Čl. IV Nevyfakturované dodávky. Spotřeba materiálu se účtuje na účet 501 Spotřeba materiálu/112 Materiál na skladě. V případě prodeje materiálu na účet 542 Prodaný materiál/112 Materiál na skladě. Při pořízení zboží se o tomto druhu zásob účtuje v pořizovací ceně na účet 131 Pořízení zboží/321 Dodavatelé. Přijetí zboží na základě faktur se účtuje na účet 132 Zboží na skladě/131 Pořízení zboží. V případě příjmu zásob na základě dodacích listů je postupováno podle Čl. IV Nevyfakturované dodávky. Při prodeji zboží je účtováno na účet 504 Prodané zboží/132 Zboží na skladě. Zásoby oceněné vlastními náklady se účtují na účet 121 Nedokončená výroba/611 Změna stavu nedokončené výroby. Při vyskladnění těchto zásob je použit opačný zápis, tedy 611 Změna stavu nedokončené výroby/121 Nedokončená výroba. Současně se výrobky, které byly převzaty na sklad, účtují na sklad výrobků, a to na účet 123 Výrobky/613 Změna stavu výrobků. Jsou-li výrobky prodávány, zaúčtuje se tato situace na účet 613 Změna stavu výrobků/123 Výrobky. V případě vzniku manka nad normu přirozených úbytků je postupováno zápisem na vrub účtu 582 Manka a škody. Čl. IV Nevyfakturované dodávky Nevyfakturované dodávky představují situaci, kdy společnost obdržela dodávku materiálu, ale do okamžiku sestavení účetní závěrky nedostala fakturu. Nevyfakturované dodávky se ocení v hodnotě příjemek bez faktur. Operace se v případě materiálu zaúčtuje na účet 112 Materiál na skladě/389 Dohadný účet pasivní. U příjmu zboží s absencí dané faktury se účtuje obdobně, a to sice na účet 132 Zboží na skladě/389 Dohadný účet pasivní. Čl. V Materiál na cestě O materiálu na cestě společnost účtuje, jestliže k okamžiku účetní závěrky přišla pouze faktura, ale daný materiál dosud není na skladě. Tato chybějící přejímka je nahrazena vnitřním účetním dokladem, který se účtuje na účet 119 Materiál na


43

cestě/321 Dodavatelé. V následujícím účetním období se dodatečné převzetí materiálu účtuje na účet 112 Zásoby na skladě/119 Materiál na cestě. Čl. VI Opravné položky k materiálovým zásobám K poslednímu dni daného účetního období je třeba pomocí inventarizace materiálových zásob ověřit, jestli se tržní cena neboli realizační hodnota zásob shoduje nebo je vyšší než ocenění zásob v účetnictví. V případě, že je tržní cena zásob nižší než účetní cena zásob a snížení hodnoty nemá trvalý charakter, je nutné uplatnit zásadu opatrnosti u ocenění majetku a vytvořit k zásobám opravnou položku. Zjistí-li se, že užitná hodnota zásob je nižší než ocenění zásob v účetnictví, zásoby se ocení touto nižší cenou jak v účetnictví, tak i v účetní závěrce. Jestliže toto snížení hodnoty nemá trvalý charakter je vytvořena opravná položka. Zaúčtuje se na účet 55x Opravná položka k zásobám/19x Opravná položka k zásobám. Při trvalém snížení hodnoty se zásoby odepíší na účet 549 Manka a škody/11x Materiál na skladě. Opravná položka se netvoří k náhradním dílům. Čl. VII Metoda stanovení ceny při vyskladnění Společnost používá metodu FIFO, která odpovídá zásadě první do skladu neboli First-In, první ze skladu neboli First – Out. Výdeje zásob ze skladu jsou oceňovány postupně cenami od zásoby, která se nachází na skladě nejdéle, po zásobu, která se nachází na skladě nejkratší dobu. Čl. VIII Norma přirozených úbytku V zásobách společnosti se nevyskytují druhy materiálu, které by měly úbytky. Čl. IX Inventarizační rozdíly Společnost účtuje o manku, jestliže skutečný stav zásob je nižší než účetní stav těchto zásob, a současně nelze rozdíl mezi těmito stavy prokázat účetními doklady nebo jinými způsoby, které jsou stanoveny zákonem. V účetnictví jsou manka účtovány jako provozní náklad, následné náhrady jsou účtovány jako provozní výnos. Náhrada za manko nad normu přirozených úbytků se může uskutečnit v hotovosti (335 Pohledávky za zaměstnanci/648 Ostatní provozní výnosy a následně 211 Pokladna/335 Pohledávky za zaměstnanci), platbou na účet (335 Pohledávky za zaměstnanci /648 Ostatní provozní výnosy a následně 221 Bankovní účet/335 Pohledávky za zaměstnanci), srážkou ze mzdy (335 Pohledávky za zaměstnanci /648 Ostatní provozní výnosy a následně 331 Zaměstnanci/335 Pohledávky za zaměstnanci).


44

V zásobách účetní jednotky se nevyskytují druhy materiálu, které by měly úbytky. Manko bude účtováno jako Manka a škody z provozní činnosti 549/112 Materiál na skladě. Společnost účtuje o přebytku, jestliže skutečný stav zásob je vyšší než účetní stav těchto zásob. V účetnictví jsou přebytky považovány za provozní výnos, tudíž se o nich účtuje na účet 648 Provozní výnos/112 Materiál na skladě. Jestliže je přebytek zásob materiálu způsoben chybami při účtování, je přebytek účtován na účet 112 Materiál na skladě/501 Spotřeba materiálu. Čl. X Evidence Účetní jednotka vede skladovou evidenci k zásobám. Vytvářena je i analytická evidence, která je vedena podle druhů zásob materiálu na skladových kartách. Tyto karty obsahují název materiálu, datum pořízení, datum naskladnění, datum vyskladnění, ocenění a údaje o množství. Každý sklad má stanoveného pověřeného pracovníka, který odpovídá za skladové zásoby. V tomto případě zastává tuto funkci skladník, který musí se svým nadřízeným uzavřít dohodu o hmotné odpovědnosti. Všechny doklady, které mění stav zásob, musí být podepsány skladníkem. Při převzetí zásob na sklad, skladník zkontroluje, zda dodané zásoby souhlasí s objednávkou. Současně zásoby zkontroluje z hlediska kvality a množství. Jestliže zjistí nesoulad, či nějakou závadu, sepíše Zápis o vadách zjištěných při přejímce a na jeho základě zahájí reklamační řízení. Skladník vystavuje při převzetí zásoby příjemku a naopak při vydaní zásoby výdejku. Čl. XI Závěrečné ustanovení Tato vnitropodniková směrnice nabývá účinnosti dnem 1. července 2015.


5.6

45

Směrnice č. 3/2015 upravující náhrady výdajů při pracovních cestách

Účel Tato vnitropodniková směrnice stanovuje, jaké zásady musí být dodržovány při pracovních cestách zaměstnanců společnosti K-system.CZ s. r. o. (dále jen „společnost“), poskytování záloh na pracovní cesty a schvalování cestovních příkazů. Rozsah Tato vnitropodniková směrnice platí pro všechny zaměstnance společnosti. Legislativa Tato vnitropodniková směrnice je zpracována v souladu se zákonem č. 262/2006 Sb. část sedmá (§ 150 - § 190), zákoníku práce, vyhláškou č. 328/2014 Sb., o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad a dále vyhláškou č. 242/2014 Sb., o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2015. Základní pojmy a jejich vymezení Pro účely této směrnice lze pracovní cestu definovat jako vyslání zaměstnance k výkonu pracovní činnosti na místo jiné, než které je sjednané v pracovní smlouvě jako místo výkonu práce, přičemž vyslání na pracovní cestu je časově omezené. Vyslání zaměstnance na pracovní cestu může zaměstnavatel uskutečnit pouze po dobu nezbytné potřeby, a to na základě dohody. Zaměstnanec vyslaný na pracovní cestu plní práci na základě pokynů od zaměstnavatele, který ho na pracovní cestu vyslal. Zahraniční pracovní cestu lze definovat jako pracovní cestu, která se koná v zahraniční, tedy mimo území České republiky (dále jen „ČR“) Zaměstnanci vzniká právo na náhradu cestovních výdajů v cizí měně v okamžiku přechodu státní hranice ČR. Tato doba je oznámena zaměstnavateli. V případě použití letecké přepravy vzniká nárok na náhradu cestovních výdajů v cizí měně okamžikem odletu z ČR nebo příletu do ČR. Cestovní náhrady lze definovat jako výdaje na pracovní cesty zaměstnanců. Čl. I Náhrady výdajů při pracovních cestách Zaměstnavatel je povinen za podmínek stanovených v Zákoníku práce při pracovní cestě poskytnou náhradu jízdních výdajů podle § 157 ZP, náhradu výdajů za ubytování podle § 162 ZP, stravné podle § 163 ZP, náhradu nutných vedlejších nákladů podle § 164 ZP a náhradu prokázaných jízdních výdajů za cesty k návštěvě člena rodiny podle § 161, § 168 ZP. Za použití určitého hromadného dopravního prostředku dálkové předpravy náleží zaměstnanci náhrada v prokázané výši. Zaměstnanec může se souhlasem


46

zaměstnavatele použít i jiný dopravní prostředek, kromě služebního motorového vozidla poskytnutého zaměstnavatelem. Jestliže tak učiní, zaměstnanci přísluší náhrada jízdních výdajů, a to ve výši, která odpovídá ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek. Za výdaje za ubytování, které zaměstnanec vynaložil, v souladu s podmínkami pracovní cestě poskytne zaměstnavatel zaměstnanci náhradu, a to ve výši, kterou zaměstnanec prokáže dokladem. Při ztrátě dokladu nelze uplatnit čestné prohlášení, je nutné si vyžádat duplikát. V přímé souvislosti s pracovní cestou mohou zaměstnanci vzniknout určité nutné vedlejší výdaje. Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhradu za tyto výdaje, a to ve výši, kterou zaměstnanec prokáže. Jestliže zaměstnanec výši výdajů neprokáže, bude mu poskytnuta náhrada, která odpovídá ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty. Pokud zaměstnanec na žádost zaměstnavatele použije silniční motorové vozidlo, kromě služebního motorového vozidla zaměstnavatele, náleží mu za každý 1 km jízdy základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebovanou hmotu. Sazba základní náhrady za 1 km jízdy je dle vyhlášky Ministerstva práce a sociálních věcí stanovena pro rok 2015 na 3,70 Kč. Při výpočtu výše náhrady za spotřebované pohonné hmoty se vychází z ceny pohonné hmoty prokázané zaměstnancem. V případě, že cena pohonných hmot není prokázána dokladem, stanoví se cena pohonných hmot vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí. Pro rok 2015 jsou hodnoty k jednotlivým druhům pohonných hmot uvedeny v následující tabulce. Tab. 7

Průměrná cena pohonných hmot pro rok 2015

Druh pohonné hmoty Benzín automobilový 95 oktanů Benzín automobilový 98 oktanů Motorová nafta

Cena v Kč 35,90 38,30 36,10

Zdroj: Vyhláška č. 328/2014 Sb., o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad, 2014, §4

Čl. II Stravné při tuzemské pracovní cestě Stravné na tuzemských pracovních cestách je upraveno vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad. Pokud bylo zaměstnanci během pracovní cesty bezplatně poskytnuto jídlo, v podobě snídaně, oběda či večeře, bude mu stravné kráceno za každé uvedené jídlo v závislosti na počtu hodin strávených na pracovní cestě o hodnotu uvedenou v § 163 odst. 2 ZP.

Návrh vnitropodnikových účetních směrnic Tab. 8

47

Tuzemské stravné pro rok 2015

Doba trvání tuzemské pracovní cesty 5 – 12 hodin 12 – 18 hodin Déle než 18 hodin

Stravné v Kč pro rok 2015 69 104 163

Krácení stravného v % 70 35 25

Zdroj: Vyhláška č. 328/2014 Sb., o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad, 2014, §2

Čl. III Stravné při zahraniční pracovní cestě Nárok zaměstnance na stravné při zahraniční pracovní cestě vznikne okamžikem přechodu státních hranic ČR. Při letecké přepravě je to doba odletu letadla z ČR a doba příletu letadla do ČR. V případě zpoždění odletu, respektive příletu, doloží zaměstnanec tuto skutečnost Dokladem o zpoždění. Základní sazba zahraničního stravného je společností stanovena ve výši 100 % nároku podle platné vyhlášky Ministerstva financí. Jestliže zaměstnanec stráví v jednom kalendářním dni čas ve více zemích, přísluší mu stravné náležející státu, ve kterém zaměstnanec strávil v daném dni nejvíce času. Pokud bylo zaměstnanci během zahraniční pracovní cesty bezplatně poskytnuto jídlo, v podobě snídaně, oběda či večere, bude mu zahraniční stravné kráceno za každé uvedené jídlo v závislosti na počtu hodin strávených mimo území ČR. Výše stravného pro jednotlivé časové hranice včetně případného krácení zachycuje následující tabulka. Tab. 9

Zahraniční stravné pro rok 2015

Doba strávená mimo území ČR 1 – 12 hodin 12 – 18 hodin Déle než 18 hodin

Stravné

Krácení stravného v %

1/3 2/3 Plná výše

70 35 25

Zdroj: Zákon č. 262/2002 Sb., zákoník práce, 2015, § 170, odst. 5

Nárok na stravné ve výši 1/3 základní sazby vzniká zaměstnanci také v případě, že pracovní cesta trvá déle než 5 hodin, pokud zaměstnanci vznikne za cestu na území ČR právo na tuzemské stravné. Zaměstnanci nepřísluší stravné, jestliže mu v průběhu zahraniční pracovní cesty, která trvá 5 až 12 hodin, byla umožněna bezplatně 2 jídla nebo v průběhu zahraniční pracovní cesty, která trvá 12 až 18 hodin, byla umožněna bezplatně 3 jídla.


48

Při zahraniční pracovní cestě vzniká zaměstnanci nárok na stravné v cizí měně. Na žádost zaměstnance vyplatí zaměstnavatel stravné v českých korunách nebo v jiné cizí volně směnitelné měně s tím, že pro přepočet použije směný kurz devizového trhu vyhlašovaný Českou národní bankou. Čl. IV Kapesné Zaměstnavatel poskytuje zaměstnancům při zahraniční pracovní cestě vedle stravného kapesné (podle § 180 ZP a § 188 ZP) v cizí měně do výše 40 % stravného. Výše kapesného je stanovena v návrhu na zahraniční služební cestu. Výše poskytnutého kapesného se odvozuje od skutečně strávené doby v zahraniční, čili se snižuje ve stejném poměru jako stravné dle doby strávené v zahraniční. Čl. V Zpráva z pracovní cesty Po návratu z pracovní cesty podává pracovník nadřízenému, který ho na pracovní cestu vyslal, Zprávu z pracovní cesty, a to písemnou nebo ústní formou. Zpráva ze zahraniční pracovní cesty musí být vyhotovena písemně v případě, že pracovní cesta trvá dva dny a déle. U jednodenních pracovních cest musí být zpráva podána písemně, pokud je dopravním prostředkem letadlo. Zpráva ze zahraniční pracovní cesty je součástí vyúčtování pracovní cesty a zakládá se společně s vyúčtováním pracovní cesty na účtárně společnosti. Zpráva z tuzemské pracovní cesty je podávána ústně nebo písemně nadřízenému, který pracovní cestu zaměstnance povolil. Forma podání zprávy je na rozhodnutí nadřízeného. Náležitosti písemné zprávy jsou jméno a osobní číslo zaměstnance, který zprávu podává, doba trvání cesty, místo jednání, účel pracovní cesty, průběh a výsledek pracovní cesty, datum a podpis předkladatele zprávy, datum a podpis schvalovatele zprávy a pracovní funkce. Čl. VI Společná ustanovení Zaměstnanci společnosti se musí řídit níže uvedenými všeobecnými ustanoveními týkající se pracovních cest. Před vysláním na zahraniční pracovní cestu je povinností zaměstnance vyplnit formulář Návrh na zahraniční pracovní cestu. Pro vyplňování zahraničních cestovních příkazů je použit formulář Vyúčtování zahraniční pracovní cesty a dále Zpráva z pracovní cesty. Pro vyplňování tuzemských pracovních příkazů je použit formulář Cestovní příkazy. Před vysláním zaměstnance na každou pracovní cestu, musí být daná pracovní cesta povolena nadřízeným zaměstnance. Vyúčtování pracovní cesty probíhá po schválení nadřízeným, který danou pracovní cestu povolil. Zálohy jsou vypláceny pokladnou nebo na bankovní účet zaměstnance. Zaměstnanec žádá společnost o poskytnutí zálohy na předpokládané náklady, na základě Povolení k poskytnutí


49

zálohy. Společnost poskytne zaměstnanci zálohu nejpozději do 24 hodin u tuzemské pracovní cesty nebo do 48 hodin u zahraniční pracovní cesty. Čl. VII Povinnosti zaměstnance Povinností zaměstnance je vrátit nevyúčtovanou zálohu, a současně předložit písemné doklady potřebné k vyúčtování pracovních náhrad nejpozději do 10 pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty. Jestliže zaměstnanec lhůtu nedodrží, je zaměstnavatel oprávněn dle § 147, odst. 1 ZP, srazit nevyúčtovanou zálohu za cestovní náhrady zaměstnanci z čisté mzdy. Zaměstnanec je povinen, poskytnou maximální spolupráci vedoucí ke správnému vyúčtování nároků z pracovní cesty. Čl. VIII Povinnosti zaměstnavatele Zaměstnavatel je povinen do 10 pracovních dnů od obdržení zpracovat podklady týkající se pracovní cesty zaměstnance. Úhrada výdajů a nároků, které vznikly zaměstnanci během pracovní cesty, provádí zaměstnavatel v nejbližším výplatním termínu ode dne přeložení písemných dokladů zaměstnancem. Čl. IX Závěrečná ustanovení Tato vnitropodniková směrnice nabývá účinnosti dnem 1. července 2015.


5.7

50

Směrnice č. 4/2015 upravující podmínky pro poskytování příspěvku na stravování

Účel Tato vnitropodniková směrnice upravuje podmínky pro poskytování příspěvku na stravování zaměstnancům společnosti K-system.CZ s. r. o. Těmto zaměstnancům je umožněno stravování prostřednictvím jiných subjektů skrze stravovací poukázky v nominální hodnotě. Rozsah Tato vnitropodniková směrnice platí pro vybrané zaměstnance společnosti Ksystem.CZ s. r. o. (dále jen „společnost“) viz Čl. II Podmínky nároku na stravovací poukázky. Legislativa Tato vnitropodniková směrnice je zpracována v souladu s ustanovení § 236 zákona č. 262/236 Sb., zákoník práce. Základní pojmy a jejich vymezení Pro účely této směrnice se rozumí stravovacími poukázky (dále jen „stravenky“), poukázky nakoupené od specializovaných firem. Čl. I Povinnosti zaměstnavatele Zaměstnavatel zajistí pro zaměstnance na všech pracovištích, kde pracují jeho zaměstnanci stravování v závodní restauraci na základě smlouvy. V případě, že to nelze, zajistí zaměstnavatel poukázky na stravování v hodnotě 80,- Kč. Čl. II Podmínky nároku na stravovací poukázky Na stravenky má nárok zaměstnanec společnosti, splní-li dvě podmínky. První podmínkou je trvání pracovního vztahu na základě uzavření pracovní smlouvy po dobu alespoň 1 roku. Druhou podmínkou je odpracování minimálně 3 hodin v daném dni. Pokud délka směny zaměstnance v úhrnu s povinnou přestávkou v práci bude delší než 11 hodin, uhradí zaměstnavatel výše uvedený příspěvek na další jedno odebrané jídlo nebo mraženou stravu. O vydání stravenek musí zaměstnanec písemně požádat. Zaměstnanci nenáleží nárok na stravenku, jestliže odpracuje pouze část své pracovní doby (méně než 3 hodiny), čerpá dovolenou na zotavnou, mateřskou dovolenou nebo rodičovskou dovolenou, čerpá neplacené volno, je vyslán na pracovní cestu, kde mu přísluší stravné dle zákona o pracovních cestách, je na pracovních cestách a školeních, kde je plně zajištěno stravování, jsou-li dny pracovního volna při důležitých překážkách v práci a jestli je nepřítomen po dobu pracovní neschopnosti pro nemoc a po dobu ošetřovného.


51

Čl. III Výše poskytovaného příspěvku Společnost objednává stravenky značky Gastro Pass od společnosti Sodexo v pravidelných měsíčních intervalech. Pro rok 2015 je stanovena nominální hodnota stravenky na 80,- Kč. Společnost přispívá na 1 stravenku ve výši 50 % její nominální hodnoty, tedy 40,- Kč, a současně přispívá na každé jídlo 10,- Kč ze sociálního fondu. Zaměstnance hradí skutečnou cenu jídla, sníženou o 50 % ceny jídla a o příspěvek ze sociálního fondu. Úhrada za stravenky probíhá srážkou ze mzdy zaměstnance, a to na základě dohody o srážkách ze mzdy, která je uzavřená mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. Tato dohoda je součástí osobního spisu zaměstnance. Čl. IV Postup při vydávání stravovacích poukázek Zaměstnanec obdrží stravenky vždy na měsíc dopředu, se zpětným vyúčtováním. Tedy po odečtení stravovacích poukázek za dny minulého měsíce, kdy na tyto poukázky neměl nárok z důvodu uvedených v Čl. II Podmínky nároku na stravovací poukázky. Stravenky se vydávají zpravidla poslední den běžného měsíce. Zaměstnanec si stravenky, na které má nárok, vyzvedne u osoby odpovědné, v tomto případě u účetní, a současně potvrdí jejich převzetí podpisem viz příloha E „Evidence odběru stravovacích poukázek“. Čl. V Závěrečné ustanovení Tato vnitropodniková směrnice ruší „Směrnici upravující podmínky nároku na stravenky z roku 2014“, a současně nabývá účinnosti dnem 1. července 2015.


5.8

52

Směrnice č. 5/2015 upravující podmínky provozu služebních motorových vozidel

Účel Tato vnitropodniková směrnice definuje procesy a činnosti dopravy osob dopravními prostředky užívanými společností K-system.CZ s. r. o. a správu těchto dopravních prostředků. Dopravními prostředky užívané společností se myslí dopravní prostředky, které společnost užívá z titulu vlastnického práva k danému dopravními prostředku, nebo je užívá z titulu nájemného vztahu s vlastníkem daného dopravního prostředku. Rozsah Tato vnitropodniková směrnice platí pro všechny zaměstnance společnosti Ksystem.CZ s. r. o. (dále jen „společnost“) Legislativa Tato vnitropodniková směrnice je zpracována v souladu se zákoníkem práce č. 262/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů, zákonem č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, pokynem GRŘ D-6 k jednotnému postupu při uplatňování některých ustanovení zákona č. 247/2000 Sb., o získávání a zdokonalování odborné způsobilosti k řízení motorových vozidel a o změnách některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. Základní pojmy a jejich vymezení Pro účely této směrnice se řidičem rozumí zaměstnanec společnosti, který je způsobilý a oprávněný k řízení služebních motorových vozidel a na služebních cestách řídí vozidlo společnosti. Vlastním osobním vozidlem se rozumí silniční motorové vozidlo, které není určeno k hromadné dopravě osob a jehož majitelem je dle technického průkazu zaměstnanec společnosti. Čl. I Základní podmínky kladené na řidiče Vozidlo z vozového parku smí používat/řídit pouze a jedině řidič – pracovník společnosti, který má předepsané oprávnění k řízení daného motorového vozidla, absolvoval pravidelné školení Bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, a současně tyto znalosti ověřil podle Zákoníku práce a souvisejících předpisů, vyhovuje ze zdravotního hlediska, je způsobilý k řízení motorového vozidla a má se zaměstnavatelem uzavřenou Smlouvu o řízení služebního vozidla. Za splnění výše uvedených podmínek zodpovídá řidič a přímý nadřízený řidiče.


53

Čl. II Použití služebních vozidel Služební vozidlo je určeno k plnění povinností v rámci pracovněprávního vztahu, přičemž není za tuto činnost poskytována odměna. Každý zaměstnanec má přiděleno konkrétní služební vozidlo viz příloha G, a to na základě uzavření smlouvy o řízení služebního vozidla. Každý zaměstnance používající služební vozidlo zaměstnavatele k plnění svých pracovních povinností dostane od zaměstnavatele trvalý příkaz k jízdě. Jestliže zaměstnanec používá služební vozidlo zaměstnavatele pouze v ojedinělých případech, dostane od zaměstnavatele jednorázový příkaz k jízdě. Zaměstnanec používá služební vozidlo neomezeně v rámci svých pracovních povinností. Používání služebních vozidel pro soukromé účely je zakázáno. Výjimku tvoří jeho použití se souhlasem jednatele a po uzavření smlouvy o řízení služebního vozidla s povolením soukromého použití. Čl. III Používání vlastních osobních vozidel V případě, že ve společnosti není k dispozici služební vozidlo pro výkon pracovní cesty či pracovních povinností, smí zaměstnanec použít vlastní osobní vozidlo. Použití vlastního osobního vozidla zaměstnance schvaluje jednatel společnosti. Zaměstnanec musí předložit písemné prohlášení, že je držitelem řidičského oprávnění odpovídající skupiny, má uzavřené havarijní pojištění a má platné potvrzení o provedení školení podle příslušných právních předpisů. O použití vlastního vozidla vede zaměstnanec záznam, takzvaný „Denní záznam o výkonu vozidla – kniha jízd.“ Tento záznam musí odevzdat nejpozději do 10 dnů po ukončení pracovní cesty či pracovních povinností. Používání vlastního osobního vozidla osobou, která pracuje pro společnost na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, musí být v těchto dohodách výslovně sjednáno, včetně způsobu a výše náhrady. Za použití vlastního osobního vozidla poskytne společnost zaměstnanci náležitou peněžitou náhradu, která je stanovená právními předpisy. Peněžitou náhradu uplatní zaměstnanec při vyúčtování pracovní cesty. Čl. IV Evidence ujetých kilometrů Zaměstnanec používající služební vozidlo má povinnost po ukončení jednotlivé jízdy uvést ujeté kilometry do knihy jízd pro dané vozidlo. Tato kniha je na konci každého měsíce předkládána osobě odpovědné ke kontrole. Tato osoba po kontrole knihy jízd stvrdí svým podpisem provedení kontroly. Kniha jízd musí minimálně obsahovat stav tachometru při pořízení služebního vozidla (nebo nového vozidla v nájmu), nebo stav tachometru na počátku nového účetního období, datum jízdy, cíl jízdy, účel jízdy, datum tankování pohonných hmot, počet ujetých kilometrů, stav tachometru na konci používání služebního vo-


54

zidla (nebo vráceného služebního vozidla na základě operativního pronájmu nebo u vozidla z půjčovny. Čl. V Odběr pohonných hmot Nákup pohonných hmot se provádí pomocí platební karty (karta CCS) nebo za hotové. Potvrzenky o nákupu pohonných hmot pomocí platební karty nebo stvrzenky o nákupu pohonných hmot za hotové, účtuje účtárna. Každému řidiči je svěřena platební karta CCS náležející k vozidlu, které převzal. Na uvedenou kartu čerpá řidič pohonné hmoty. Na konci každého měsíce předá řidič všechny potvrzenky a stvrzenky o nákupu pohonných hmot svému nadřízenému, který je dále předá do účtárny. Každý řidič přebírá hmotnou odpovědnost za platební karty, peněžní hotovosti jako zálohy na nákup pohonných hmot a za zásoby obsažené v nádrži služebního motorového vozidla nebo v jiných nádobách. Při převzetí je uzavřena „Dohoda o odpovědnosti za hodnoty svěřené k vyúčtování podle příslušných právních předpisů.“ Čl. VI Povinnosti řidičů Řidič zodpovídá za vozidlo, udržuje jej v dobrém technickém stavu a čistotě. Dále zodpovídá za povinné vybavení vozidla, zejména za autolékárničku, která musí vyhovovat podmínkám stanovených vyhláškou. Zaměstnanec má při každé služební jízdě neustále k dispozici cestovní příkaz, který v případě dopravní nehody doloží oprávněnost použití vozidla ke služebním cestám. V případě použití vozidla jiným zaměstnancem proběhne fyzické předání vozidla, aby bylo možné v případě nehody či poškození vozidla identifikovat viníka. Čl. VII Parkování služebního vozidla Služební vozidlo musí být po vykonání pracovní cesty či pracovních povinností bez zbytečného odkladu zaparkováno na vyhrazeném místě, tedy v sídle společnosti. Výjimku tvoří služební cesta zahájená před 7. hodinou nebo ukončená po 18. hodině. V tomto případě může zaměstnanec zaparkovat služební vozidlo v místě svého bydliště, přičemž o tomto konání musí informovat svého přímého nadřízeného. Čl. VIII Dopravní nehody, pokuty a další škody Pokud dojde v průběhu zapůjčení vozidla zaměstnancem k jakékoliv dopravní nehodě, je řidič povinen vzniklou událost bezprostředně nahlásit Policii České repli-


55

ky, dle místních podmínek pojišťovně, u které je vozidlo pojištěné a odpovědné osobě, a to bez ohledu na rozsah a výši vzniklé škody. Odpovědná osoba informuje majitele vozidla (pronajímatele). V případě nehody vozidla a úhrady nákladů na opravu z pojistky, hradí viník plnou spoluúčast a náklady přesahující pojistnou částku. Pokutu za porušení dopravních předpisů platí řidič, který podle knihy jízd řídil auto v daném okamžiku spáchání dopravního přestupku. Oznámení o pokutě dostává přímý nadřízený zaměstnance od leasingové společnosti. Pokud je vozidlo na leasing a je tak dohodnuto ve smlouvě s leasingovou společností, pokutu zaplatí leasingová společnost a poté ji přefakturuje společnosti K-system.CZ s. r. o. Tato pokuta bude danému řidiči strhnuta přímo ze mzdy v nejbližším výplatním termínu. V případě, že leasingová společnost nemá ve smlouvě placení pokut, dostane řidič od přímého nadřízeného zaměstnance přímo oznámení o pokutě. Tuto pokutu řidič zaplatí podle pokynů uvedených v oznámení. Řidičům se doporučuje uzavřít příslušný druh pojištění na krytí škod způsobených společnosti. Čl. IX Závěrečné ustanovení Tato vnitropodniková směrnice ruší „Směrnici upravující podmínky provozu služebních motorových vozidel z roku 2014“, a současně nabývá účinnosti dnem 1. července 2015.


56

6 Možnosti tvorby vnitropodnikových účetních směrnic Dle potřebných požadavků a finančních možností dané účetní jednotky se nabízí tři způsoby vytváření směrnic. První možností je vyslání interního zaměstnance na seminář, který se zaměřuje na vymezení základních pravidel při tvorbě směrnic. Na základě nově dosažených poznatků z oblasti směrnic, získá zaměstnanec praktický návod, jak samostatně tvořit vnitřní směrnice dle platné legislativy a dle potřeb účetní jednotky. Cena tohoto semináře se například u společnosti ANAG pohybuje kolem 2 590 Kč. Další možností je tvorba směrnic pomocí softwarového produktu uloženého na CD – romu. Na tomto úložišti jsou zaznamenány základní šablony jednotlivých směrnic, které účetní vhodnou úpravou přizpůsobí podmínkám dané účetní jednotky. Což je zcela jistě méně časově náročné než v prvním případě. Společnost Verlag Dashöfer nabízí tento produkt za 1 790 Kč. Účetní jednotka mající zájem pouze o konkrétní směrnice, je může nakupovat i samostatně. V tomto případě se cena jednoho kusu pohybuje okolo 125 Kč. Poslední možností je najmutí společnosti specializující se na vytváření směrnic. Náklady na tento druh služby mají víceméně individuální charakter. Obecně se do nich zahrnují náklady na cestu za účetní jednotkou, náklady vzniklé při telefonickém kontaktu, náklady vzniklé na základě časové náročnosti při zjišťování informací o účetní jednotce a při následném vytváření jednotlivých směrnic. Poslední položkou, kterou lze zahrnout do nákladu je samozřejmě seznámení pracovníků společnosti s nově vzniklými či aktualizovanými směrnicemi.

6.1 Vyčíslení přínosu implementace směrnic do společnosti Všechny publikace, které byly využity k analýze teoretického východiska, obsahovaly pouze obecné definování přínosu směrnic. Nikoliv číselné. Následující podkapitola nastíní, jaký přínos by zavedení vnitropodnikových směrnic přineslo společnosti K-system.CZ s. r.o. V době, kdy společnost neměla zavedeny vnitropodnikové směrnice, vznikaly ve společnosti vlivem chybného postupu určité nepříznivé náklady. Zde jsou uvedeny některé z vybraných. Služební motorová vozidla z vozového parku nejsou majetkem společnosti K-system.CZ s. r. o., ale společnosti ČSOB leasing, to znamená, že je má společnost v pronájmu. V době, kdy nebyla vytvořena Směrnice upravující podmínky poskytnutí služebních motorových vozidel, došlo k dopravní nehodě, kterou způsobil zaměstnanec na služebním vozidlu Škoda Fabia Combi 1,4 TDI (PC tohoto vozidla činila 400 000 Kč). Celková hodnota škody činila přibližně 300 000 Kč, přičemž výše spoluúčasti byla stanovena na 10 %, minimálně 10 000 Kč, tedy 30 000 Kč, kterou musela za zaměstnance uhradit společnost K-system.CZ s. r. o.


57

V jiném roce bylo služební vozidlo značky Škoda Octavia 1,6 TDI (PC tohoto vozidla činila 540 000 Kč) dokonce zcizeno a do dnešního dne nenalezeno. V tomto případě je postupováno totožně. Výše spoluúčasti činila 54 000 Kč a byla požadována po společnosti K-sytem.CZ s.r.o. Jestliže by směrnice upravující tuto oblast ve společnosti existovala, neplatila by spoluúčast společnost, ale zaměstnanec, který měl v daný okamžik vytvořen cestovní příkaz vztahující se ke konkrétnímu služebnímu motorovému vozidlu. Náklady vzniklé v souvislosti s absencí Směrnice upravující podmínky pro poskytování příspěvku na stravování se objevily v roce 2013, kdy vznikl následující problém. Zaměstnanci, tehdy 10 pracovníků, čerpali neoprávněně stravovací poukázky i v době, kdy na ně neměli nárok, to znamená v případě nemoci, služebních cest a podobně. Stravovací poukázky byly vydávány zpětně bez jakékoliv evidence. Na základě této nepřehlednosti vznikly společnosti ztráty, jejíž škoda byla vyčíslena na 18 000 Kč. Každý zaměstnanec si v průměru přilepšil o 5 stravovacích poukázek za měsíc. Přičemž hodnota stravovací poukázky v roce 2013 činila 80 Kč, na kterou zaměstnavatel přispíval 50 % a dalších 10 Kč přispíval ze sociálního fondu. V tomto případě by existence Směrnice upravující podmínky pro poskytování příspěvku na stravování zajistila přehlednost při vydávání stravovacích poukázek, tudíž by takováto situace pravděpodobně nenastala. Posledním případem, při kterém neexistence směrnice způsobila společnosti jisté náklady, se týká absence Směrnice upravující náhrady výdajů při pracovních cestách. V této záležitosti se zaměstnanci vědomě obohatili na úkor společnosti prostřednictvím nevykazování bezplatně poskytnutých snídaní, obědů či večeří během pracovních cest. Vzniklá škoda činila v roce 2013 přibližně 3 000 Kč. Zavedení směrnice upravující tuto oblast by mimo jiné obsahovala článek Povinnosti zaměstnance, v kterém by bylo nepřiznání bezplatně poskytnutého jídla posuzováno jako porušení pracovní kázně, za které by byly na zaměstnance uvaleny příslušné sankce. Toto byly pouze vybrané situace, při kterých by existence daných směrnic zabránila vzniku těchto nákladů. Tab. 10

Náklady plynoucí z absencí vybraných směrnic

Náklad Spoluúčast (havarované vozidlo) Spoluúčast (zcizené vozidlo) Ztráta plynoucí ze stravovacích poukázek Ztráta plynoucí z náhrady výdajů při pracovních cestách Celková náklady

Náklad v Kč 30 000 54 000 18 000 3 000 105 000


Ke stanovení nákladů na tvorbu vnitropodnikových směrnic bylo využito jedné z nabízených možností tvorby směrnic, pomocí nichž budou určeny celkové odhadované náklady.


58

Jak již bylo zmíněno, společnost se z velké části zabývá vedením účetnictví a daňové evidence. Právě z tohoto jsem předpokládat, že by tvorbu směrnic vykonával interní zaměstnanec společnosti, v tomto případě účetní. Byla tedy vybrána první z uvedených možností vytváření směrnic. Účetní bude vyslána na seminář, který zdokonalí její vědomosti v oblasti tvorby směrnic. Cena tohoto semináře je 2 590 Kč. V souvislosti s dobou strávenou mimo místo výkonu práce, vznikne zaměstnanci nárok na stravné ve výši 69 Kč. K dopravě do Prahy, kde se školení koná, poskytne zaměstnavatel služební motorové vozidlo, jehož odhadované náklady budou činit 1 000 Kč. Tvorba směrnic se neobejde bez odborných publikací, především zákonů. Jelikož tyto zákony jsou v elektronické podobě volně dostupné na internetu, nevznikají účetní jednotce žádné náklady. Při samotném fyzickém vyhotovení směrnic činí odhadnuté náklady na tisk, kancelářský papír a kroužkovou vazbu zhruba 500 Kč na 10 směrnic v 5 kopiích pro každé středisko. Položka tvořící z celkových nákladů největší podíl je odměna účetní za samotnou tvorbu směrnic. Hlavním kritériem, od kterého se odvíjí velikost jednorázové odměny, je počet vytvořených směrnic. Případná odměna za vyhotovení 10 směrnic byla jednatelem společnosti stanovena ve výši 5 000 Kč. Tab. 11

Odhad nákladu při případném vytváření směrnic

Náklad Školení Stravné Doprava Náklady na fyzické vyhotovení Jednorázová odměna účetní Celkové náklady

Náklad v Kč 2 590 69 1 000 500 5 000 9 159

Zdroj: Vlastní zpracování dle anag.cz, manuat.cz

Postavíme-li vedle sebe náklady plynoucí z nesprávných postupů, které jsou zapříčiněny absencí směrnic ve společnosti a náklady, které by byly vynaloženy na případné vytvoření směrnic, lze dospět k závěru, že přínos z implementací vnitropodnikových směrnic by činil 95 841 Kč, což lze považovat za nezadatelnou částku, kterou může účetní jednotka správnou aplikací vnitropodnikových směrnic uspořit. Současně je důležité uvědomit si, že výše uvedené chybné postupy jsou pouze vybranými situacemi společnosti K-system.CZ s. r. o. pro tento modelový příklad. Nelze vyvrátit, že by v důsledku absence dalších směrnic, mohlo dojít k jiným chybným postupům, které by zapříčinily náklady dosahující i vyšších částek než těch, které jsou uvedeny v tomto modelovém příkladu.

Závěr

59

7 Závěr Cílem této bakalářské práce bylo na základě teoretických poznatků a provedené procesní analýzy ve společnosti K-system.CZ s. r. o., určit klíčové vnitropodnikové směrnice, pro které bude mít společnost opodstatnění a které budou následně vytvářeny, a to v souladu s platnou legislativou a dle potřeb účetní jednotky. Ze získaných poznatků lze dospět k závěru, že směrnice jsou důležité pro plnohodnotný chod společnosti. Zavedením směrnic získá účetní jednotka jasně stanovená pravidla při určitém pracovním postupu, a současně pevný nástroj kontroly ze strany vedení, zaměstnanců i ze strany finančního či pracovního úřadu. V první části této práce jsem se zaměřila na vymezení účetnictví, od kterého se odvíjí i vnitropodnikové směrnice. Za pomocí odborné literatury, článků, platné legislativy i internetových zdrojů byly definovány a podrobně vymezeny vnitropodnikové směrnice. Závěrečná stať teoretické části je věnována obecné charakteristice klíčových směrnic, které byly následně v druhé části práce vytvářeny. Na základě získaných poznatků byla provedena procesní analýza společnosti K-system.CZ s. r. o., z které vyplynuly následující závěry. Hlavní slabinou je bezesporu absence většiny vnitropodnikových směrnic, a současně neaktuálnost či neúplnost směrnic ve společnosti existujících. V těchto existujících směrnicích shledávám absenci účelu, rozsahu, právní úpravy, základních náležitostí či vnitropodnikové úpravy za podstatný problém. Ve směrnicích je vnitropodniková úprava vymezena poměrně povrchově, neuvažuje se v ní o vzniku situací souvisejících s danou směrnicí. Tudíž k těmto situacím není vytvořen žádný postup. Z těchto zmíněných důvodů byly tyto směrnice upraveny, zaktualizovány a podloženy odkazy na příslušnou legislativní úpravu. Jedná se o následující směrnice. Směrnice upravující podmínky pro poskytování příspěvku na stravování a Směrnice upravující podmínky provozu služebních motorových vozidel. Současně byly nově vytvořeny vybrané vnitropodnikové směrnice. Konkrétně Směrnice upravující dlouhodobý majetek včetně odpisového plánu, Směrnice upravující zásoby a Směrnice upravující náhrady výdajů při pracovních cestách. Důležitým místem bakalářské práce je vyčíslení přínosu případné implementace vnitropodnikových směrnic. Po konzultaci s jednatelem společnosti byly náklady vzniklé v souvislosti s absencí směrnic vyčísleny na 105 000 Kč. Naproti tomu náklady vzniklé na případné vytvoření vnitropodnikových směrnic byly vyčísleny na 9 159 Kč, což v tomto konkrétním případě vytváří přínos ve výši 95 841 Kč. Toto je přínos vztahující se pouze k vybraným vnitropodnikovým směrnicím, lze tedy předpokládat, že při zavedení dalších směrnic, by se tento přínos zvýšil. Jedná se o nemalou sumu, kterou by mohla účetní jednotka ušetřit. Tato analýza by účetní jednotce mohla pomoci při rozhodování, zda vytvářet či nevytvářet další vnitropodnikové směrnice. Účetní jednotce bych v první řadě doporučila vypracování i ostatních vnitropodnikových směrnic, které by definovaly potřebné pracovní činnosti probíhající ve společnosti. Prioritně by se společnost měla zaměřit na tvorbu takzvaných povinných směrnic, sekundárně až na tvorbu takzvaných nepovinných směrnic, které zajistí přehlednější a hladší řešení situací ve společnosti. Záleží však na potřebách

Závěr

60

a zejména rozhodnutí účetní jednotky. Současně se zavedením směrnic, doporučuji i zaškolení zaměstnanců, které se může uskutečnit ve vlastním školicím středisku společnosti prostřednictvím místních zaměstnanců. Prvotní seznámení zaměstnanců se směrnicemi je důležité, stejně tak jako následná pravidelná kontrola jejich dodržování, kterou provádí osoba odpovědná za tuto činnost. Jestliže bude zaznamenáno nedodržování směrnice, bude se jednat o porušení pracovní kázně, za které budou na zaměstnance uvaleny příslušné sankce. V poslední řadě se mé doporučení bude týkat oblasti, která se výraznou měrou podílí na správnosti směrnice. Jedná se o pravidelné a důsledné sledování změn v legislativě, kterou jsou upraveny konkrétní vnitropodnikové směrnice. Doporučuji účetní jednotce provádět pravidelné aktualizace na základě platné legislativy a interních změn, a to v časovém období trvající maximálně jeden rok. Společnosti K-system.CZ s. r. o. bych doporučila vytvořit vnitropodnikové směrnice zejména z důvodu, že ve společnosti nejsou jasně vymezeny pravidla. Dané směrnice budou sloužit jako nástroj kontroly či jako prostředek vzdělávání pro nově příchozí i stávající zaměstnance. Zavedené směrnice zjednoduší práci zaměstnancům a zajistí efektivnější hospodaření společnosti.

Literatura

61

8 Literatura Odborné publikace BELLOVÁ, Jana a Jaroslav ZLÁMAL. Základy účetnictví: učební texty pro distanční studium. 1. vyd. Olomouc: Univerzita Palackého v Olomouci, 2013, v, 225 s. ISBN 978-80-244-3508-4. BERANOVÁ, Michaela. Účetnictví: základy účetnictví. Vyd. 1. Brno: Akademické nakladatelství CERM, 2012, 101 s. ISBN 978-80-214-4430-0. BOKŠOVÁ, Jiřina. Základy účetnictví 1: učební text pro předmět U022. Vyd. 1. Praha [i.e. Brno]: Tribun EU, 2008, 103 s. ISBN 978-80-7399-618-5. BŘEZINOVÁ, Hana a Vladimír MUNZAR. Účetnictví I. Praha: Institut Svazu účetních, c2006, 494 s. ISBN 80-86716-29-5. HALABRINOVÁ, Dagmar. Praktický průvodce fakturací, aneb, Jak správně vystavovat faktury a další doklady: faktura - daňový doklad, zjednodušený daňový doklad, opravný daňový doklad, prodejka, paragon. 1. vyd. Brno: Aprofitail Czech Republic, 2014, 229 s. ISBN 978-80-905622-0-2. HLAVÁČKOVÁ, Petra a Dalibor ŠAFAŘÍK. Manažerské účetnictví: učebnice. 1. vyd. Brno: Mendelova univerzita v Brně, 2014, 171 s. ISBN 978-80-7375-950-6. HRUŠKA, Vladimír. Účetnictví ve zjednodušeném rozsahu pro podnikatele. Vyd. 1. Praha: VOX, 2010, 250 s. ISBN 978-80-86324-85-2. HRUŠKA, V. Vnitropodnikové směrnice: praktický průvodce nejdůležitějšími vnitropodnikovými směrnicemi. Praha: Bilance, 2005. ISBN 80-86371-47-6. HRUŠKA, Vladimír. Vnitropodnikové směrnice: praktický průvodce nejdůležitějšími vnitropodnikovými směrnicemi. 1. vyd. Praha: Bilance, 2002, 349 s. ISBN 8086371-32-8. JANÁKOVÁ, Jana a Pavlína MAZANCOVÁ. Základy účetnictví – sbírka příkladů a testů ke cvičením. Ústí nad Labem: PF UJEP, 2007, 133 s. ISBN 978-80-7044-9677. KOVALÍKOVÁ, Hana. Vnitřní směrnice pro podnikatele 2013 + CD. 11., aktualit. vyd. Olomouc: ANAG, 2011, 440 s. ISBN 978-80-7263-824-6. KOVALÍKOVÁ, Hana. Vnitřní směrnice pro podnikatele 2011 + CD. 11., aktualit. vyd. Olomouc: ANAG, 2011, 352 s. ISBN 978-80-7263-655-6.

Literatura

62

LOUŠA, František. Vnitropodnikové směrnice v účetnictví: [elektronická příloha CD-ROM se zpracovanými vzory směrnic]. 1. vyd. Praha: Grada, 2002, 104 s. ISBN 80-247-0391-2. LOUŠA, František. Vnitropodnikové směrnice v účetnictví: [elektronická příloha CD-ROM se zpracovanými vzory směrnic]. 6. vyd. Praha: Grada, 2014, 128 s. ISBN 978-80-247-5172-6. LOUŠA, František. Vnitropodnikové směrnice v účetnictví podnikatelských subjektů: obchodní zákoník, zákon o účetnictví, postupy účtování, jiné předpisy. Praha: Bilance, c1998, 149 s LOUŠA, František. Zásoby: komplexní průvodce účtováním a oceňováním. 4., aktualiz. vyd. Praha: Grada, 2012, 180 s. ISBN 978-80-247-4115-4. MYŠKOVÁ, Renáta. Dokladovost v účetnictví, aneb, Jak na doklady a co s nimi: [praktická příručka pro praxi malých a středních podnikatelů]. Praha: ČZT, 2004, 136 s. ISBN 80-239-4302-2. PASEKOVÁ, Marie. Mezinárodní standardy účetního výkaznictví IAS/IFRS: studijní pomůcka pro distanční studium. Vyd. 1. Zlín: Univerzita Tomáše Bati, 2006, 227 s. ISBN 80-7318-413-3. SEDLÁČEK, Jaroslav. Účetnictví I.: distanční studijní opora. 2., přeprac. vyd. Brno: Masarykova univerzita, 2005, 232, [19] s. ISBN 80-210-3809-8. SCHIFFER, Vladimír. Správně vedené účetnictví. Vyd. 1. Praha: Wolters Kluwer Česká republika, 2010, 274 s. ISBN 978-80-7357-575-5. SOTONA, Milan. Vnitropodnikové směrnice 2006. Vyd. 1. Brno: Computer Press, 2006, x, 179 s. ISBN 8025109240 ŠTEKER, Karel a Milana OTRUSINOVÁ. Jak číst účetní výkazy: základy českého účetnictví a výkaznictví. 1. vyd. Praha: Grada, 2013, 264 s. ISBN 978-80-247-47026. ŠTOHL, Pavel. Učebnice účetnictví 2009: pro střední školy a pro veřejnost. 10., upr. vyd. Znojmo: Pavel Štohl, 2009, 8 sv. ISBN 978-80-87237-12-0. TRUPL, Jindřich a Daniel HORAD. Účetní a daňové doklady: vzory písemností : [podle právního stavu k 1.1.2000]. 1. vyd. Praha: Grada, 2000, 133 s. ISBN 807169-842-3.

Literatura

63

Internetové zdroje ANDRAGOGOS AGENCY. 2015. Semináře ANAG [online]. [cit. 2015-05-06]. Dostupné z: http://www.anag.cz/seminare-anag/cz/c-1373/ MANUTAN. 2015. Kancelářský papír [online]. [cit. 2015-05-06]. Dostupné z: http://www.manutan.cz/Kancel%C3%A1%C5%99sk%C3%BD%20pap%C3%ADr _c_Main16531684.html NOVOTNÝ, Jiří. Vnitřní směrnice 2014 [online]. 2014 [cit. 2015-03-04]. Dostupné z: http://www.accontes.cz/vnitrni-smernice-2014 OTRUSINOVÁ, Milana, ŠTĚKER, Karel. Vnitropodnikové účetní směrnice [online]. 2007 [cit.2014-12-22]. Dostupné z: http://www.ucetnikavarna.cz/archiv/dokument/doc-d2607v3373-vnitro podnikove-ucetni-smernice/?search_query=vnitropodnikov%C3%A9+%C3 %BA%C4%8Detn%C3%AD+sm%C4%9Brnice&search_results_page= PODNIKATEL.CZ. Vnitropodnikové směrnice nepatří do trezoru, můžete na ně zapomenout [online]. 2012 [cit. 2014-12-22]. Dostupné z: http://www.podnikatel.cz/clanky/vnitropodnikove-smernice-nepatri-do-trezoru/ PROFITAS.CZ. Mezinárodní standardy účetního výkaznictví IFRS [online]. 2013 [cit. 2015-04-05]. Dostupné z: http://www.profitas.cz/poradna/prakticke-rady-azkusenosti/mezinarodni-standardy-ucetniho-vykaznictvi-ifrs PTÁČEK, Jiří. FIN-PARTNER ACCOUNTING-TAX S.R.O. Vnitropodnikové směrnice online: Vnitropodnikové směrnice – kdy je aktualizovat? [online]. 2011. vyd. 2011 [cit. 2015-02-11]. Dostupné z: http://www.smernice.com/ RM-SYSTÉM, česká burza cenných papírů a.s. Začínáme obchodovat [online]. 2008 [cit. 2015-04-10]. Dostupné z: http://www.rmsystem.cz/chciobchodovat/zaciname-obchodovat SINECKÝ, Filip. Stravování zaměstnanců z pohledu daní [online]. 2013 [cit. 201504-18]. Dostupné z: http://portal.pohoda.cz/dane-ucetnictvi-mzdy/dan-zprijmu/stravovani-zamestnancu-z-pohledu-dani/ STROPKOVÁ, Šárka. Účtování firemních benefitů [online]. 2012 [cit. 2015-04-22]. Dostupné z: http://portal.pohoda.cz/dane-ucetnictvi-mzdy/ucetnictvi/uctovanifiremnich-benefitu/

Literatura

64

SVOBODOVÁ, Jaroslava. Vnitřní směrnice v účetnictví [online]. 2008 [cit. 2015-0302]. Dostupné z: http://www.ucetnikavarna.cz/archiv/dokument/docd9029v11843-vnitrni-smernice-v-ucetnictvi/ TRUHLÁŘOVÁ, Ing. Martina. Vnitropodnikové směrnice [online]. 2013 [cit. 201502-04]. Dostupné z: http://portal.pohoda.cz/dane-ucetnictvimzdy/ucetnictvi/vnitropodnikove-smernice/ Právní normy Předpis č. 500/2002 Sb., vyhláška, kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, které jsou podnikateli účtujícími v soustavě podvojného účetnictví Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce

Přílohy

65

Přílohy


A Organizační struktura společnosti K-system.CZ s. r. o. Společník I (90 %)

Společník II (10 %)

Valná hromada

Jednatel společnosti

Středisko I Ekonomické informační systémy

Středisko II Správa informačních technologií

Středisko IV Daňová evidence a vedení účetnictví Obr. 4



Středisko V Internetový prodej

Středisko III Daňová evidence a vedení účetnictví

66


B Šablona pro vnitřní směrnice společnosti K-system.CZ s. r. o.

Obr. 5



67


Obr. 6



68

Kolovadlo

69

C Kolovadlo Tab. 12

Kolovadlo

Záznam o předložení směrnice (seznámení s obsahem) Směrnice č.

Název

Jméno zaměstnance

Středisko Oddělení

Datum předložení směrnice

Datum vrácení směrnice

List č.

Podpis zaměstnance

Poznámka: Každý zaměstnanec si pro své potřeby může příslušnou směrnici okopírovat. Zdroj: Vlastní zpracování


D Původní směrnice upravující podmínky nároku na stravenky

Obr. 7


Zdroj: Interní dokumentace společnosti K-system.CZ s. r. o.

70


71

E Evidence odběru stravenek Tab. 13


Pracovník

Měsíc

Počet pracovních dní


Evidence odběru stravenek Středisko Odebrané stravenky ks

Kč

Datum prodeje

Osobní číslo

Převzal

Vráceno


F Původní směrnice upravující podmínky provozu služebních motorových vozidel

72


Obr. 8


Zdroj: Interní dokumentace společnosti K-system.CZ s. r. o.

73


74

G Seznam motorových vozidel a zodpovědných osob Tab. 14


Poř. č.

Zaměstnanec

Typ vozidla Škoda Fabia Combi Škoda Fabia Combi Škoda Fabia Combi

SPZ

1.

Nováková Jana

2.

Salačová Iva

3.

Ošmerová Anna

4.

Kloudová Magda

5.

Chytka Josef

6.

Tomáš Lukáš

7.

Klouda Dušan

VW Tuareg

4J9 7440

8.

Dlouhý Josef

Škoda Fabia Combi

4J9 7441


Škoda Yeti Škoda Fabia Combi Škoda Octavia Scout

1J9 1280 3J7 3671 4J0 3954 4J2 7734 4J2 7735 4J9 2317

Období 1.7.2015 dosud 1.7.2015 dosud 1.7.2015 dosud 1.7.2015 dosud 1.7.2015 dosud 1.7.2015 dosud 1.7.2015 dosud 1.7.2015 dosud

-

Místo parkování Sídlo společnosti Sídlo společnosti Sídlo společnosti Sídlo společnosti Sídlo společnosti Sídlo společnosti Sídlo společnosti Sídlo společnosti

Návrh vnitropodnikových účetních směrnic pro vybranou společnost

Recommend Documents