PENILAIAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI ZON 3 (BAHAGIAN PENGURUSAN KOMPUTER, BAHAGIAN PENGKOMPUTERAN TERMAJU, UNIT SOKONGAN AKADEMIK, BAHAGIAN MULTIMEDIA & TEKNOLOGI PENDIDIKAN)
NAMA SUB ZON MARKAH KESELURUHAN TARIKH PENILAIAN
RINGKASAN PENILAIAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (AMALAN 5S) MARKAH PENILAIAN ASPEK
PENILAI 1
PENILAI 2
A. Keperluan Utama Pelaksanaan 5S B. Ruang Pejabat C. Tempat Simpanan / Stor D. Ruang Pengeluaran / Operasi / Mesin E. Tempat Umum F. Kreativiti / Inovasi JUMLAH MARKAH KESELURUHAN JUMLAH MARKAH KESELURAHAN / PURATA X 100 = PERATUSAN MARKAH PENILAIAN KESELURUHAN
%
PENILAIAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (AMALAN 5S) MARKAH PENILAIAN ASPEK
MARKAH PENUH DINILAI (BIL PERKARA DINILAI x 5 MARKAH)
A. Keperluan Utama Pelaksanaan 5S
115
B. Ruang Pejabat
150
C. Tempat Simpanan / Stor
105
D. Ruang Pengeluaran / Operasi / Mesin E. Tempat Umum F. Kreativiti / Inovasi
JUMLAH KESELURUHAN MARKAH
TANDATANGAN :
NAMA PENILAI : TARIKH :
TANDATANGAN :
NAMA PENGESAH : TARIKH :
95 205 35
MARKAH PENILAIAN SEMASA AUDIT
PENILAIAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI ZON DINILAI TEMPAT DINILAI NAMA PENILAI TARIKH PENILAI TAHAP AMALAN (MARKAH)
A
KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 5S KATEGORI
BIL
MARKAH
PERKARA DINILAI 1
A1
A2
A3
Polisi 5S
1
Disediakan dengan kemas dan mudah dibaca serta difahami oleh pekerja.
2
Dapat dilihat pada paparan sudut 5S dan mudah difahami oleh pekerja.
3
Maksud polisi ini memenuhi keperluan mengikut aktiviti pelaksanaan Sistem 5S dan dijelaskan kepada pekerja
4
Dapat dilihat pada paparan sudut 5S dan mudah difahami oleh pekerja.
5
Disediakan dengan kemas dan sesuai dengan keperluan program 5S.
6
Terletak di tempat yang strategik dan mudah di lihat oleh ahli dengan menggunakan sepenuhnya ruang yang disediakan.
7
Carta Organisasi dan Polisi 5S dipamerkan.
8
Pelan lantai zon memaparkan kawasan/pembahagian sub zon masing-masing
Carta Organisasi 5S
Sudut 5S
2
3
4
5
TIDAK BERKAITAN (1 MARKAH)
CATATAN
A4
A5
Pengurusan Zon (Nama Zon / Sub Zon )
Disiplin / Sikap Pekerja (Penilaian melalui pengamatan tingkah laku/persekitara n dan temuduga secara rambang dengan staf)
9
Ada perancangan carta perbatuan yang terkini.
10
Ada keputusan dan ringkasan laporan Audit 5S yang telah dijalankan.
11
Ada gambar-gambar sebelum dan selepas dijalankan Program 5S
12
Sentiasa kemaskini sudut 5S dari masa ke semasa agar lebih informasi.
13
Nama zon dan ahli-ahli dipaparkan
14
Terdapat nama ahli zon dipaparkan
15
Terdapat kawasan/ruang kerja yang ditugaskan kepada tiap-tiap zon 5S
16
Penggunaan Sudut 5S untuk zon/sub zon masing-masing adalah memuaskan
17
Jadual giliran dan tarikh perjumpaan/ mesyuarat zon 5S terdapat pada Sudut 5S zon
18
Rekod aktiviti penambahbaikan ditunjukkan dengan jelas.
19
Adakah terdapat tanda bahawa staf mempunyai sikap positif dan disiplin yang tinggi di tempat kerja mereka melalui Amalan 5S ini.
20
Cara pakaian pekerja bersesuaian dan kemas semasa bertugas
21
Penampilan diri sebagai pegawai perkhidmatan awam yang berorentasikan pelanggan seperti berbudi bahasa, bersopan santun dan berkelakuan baik
22
Menghadiri kursus/bengkel yang berkaitan amalan 5S
23
Hasil laporan audit dipamerkan untuk memberi maklumat dan pengetahuan kepada semua staf.
B
RUANG PEJABAT KATEGORI
BIL
MARKAH
PERKARA DINILAI 1
B1
B2
B3
B4
Lantai
1
Lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang kekotoran serta tiada barang yang tidak diperlukan.
2
Tiada sampah sarap di sudut atau di bawah peralatan perabot. Tiada berlubang/pecah/terkoyak (aduan kerosakan (SAK) telah dibuat jika bermasalah).
3
Ada tempat buang sampah yang khas berlabel.
4
Kemas dan tersusun dengan rapi
5
Susunan yang teratur mengwujudkan suasana yang selesa tanpa mengancam keselamatan
6
Barang peribadi tersusun dan kemas (mengunakan ruang tersebut kurang dari 20%) dinding dan ruang kerja.
7
Kabel komputer/ telefon tidak berselerak di atas lantai dan meja serta dilabelkan
8
Berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan
9
Tidak berdebu, bersih dan kemas
10
Alatulis tidak berselerak di atas meja atau rak simpanan
11
Menggunakan label/tanda yang seragam bagi peralatan yang tersimpan dalam rak/almari.
12
Peralatan rosak dilabelkan dengan jelas dan nyatakan isu kerosakan dan tarikh penyelenggaraan (pelupusan/baikpulih).
13
Disusun dengan teratur dengan menggunakan tanda/label/abjad supaya mudah diperolehi
14
Fail-fail disusun secara sistematik.
Susun Atur Peralatan
Peralatan (Komputer, Meja dll)
Susunan Fail
2
3
4
5
TIDAK BERKAITAN (1 MARKAH)
CATATAN
B5
B6
B7
B8
B9
B10
15
Papan kenyataan dijaga dengan baik.
16
Maklumat yang dipamerkan di papan kenyataan adalah yang terkini.
17
Suis dilabelkan mengikut kesesuaian
18
Poster-poster yang di tampal bersesuaian dan berinfomasi
19
Pamerkan panduan keselamatan diri dan peralatan disetiap meja agar mudah dilihat dan dipatuhi
20
Peralatan keselamatan seperti pelapik disaj elektrostatik dan tali pergelangan tangan sentiasa berada dimeja dan berfungsi baik
21
Peralatan baik pulih disusun dengan teratur dan kemas. Perlu dilabelkan status siap atau dalam proses baikpulih
22
Peralatan diletak mengikut kesesuaian dan sentiasa kemas
23
Tiada kesan air, minyak dan habuk
24
Ada tempat buang sampah yang khas berlabel.
25
Terdapat 'label' menunjukkan nama Bahagian/Unit yang berkaitan dengan aktiviti pentadbiran.
26
Terdapat tanda nama pegawai/staf pada bilik/meja/partition.
27
Tanda arah yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif.
28
Pendawaian elektrik/telefon/rangkaian dalam keadaan baik, sempurna, teratur, tidak berserabut dan selamat.
29
Kesesuaian menggunakan label/ petunjuk pada suis lampu.
30
Bersih dan tiada lampu yang rosak.
Dinding
Ruang Kerja
Ruang Rehat
Tanda Arah / Petunjuk
Pendawaian
Lampu
C
TEMPAT SIMPANAN / STOR KATEGORI
BIL
MARKAH
PERKARA DINILAI 1
C1
Stor
1
Keadaan tersusun, kemas dan teratur
2
Pegawai bertanggungjawab (pemunya(ownership)) dilantik bagi menguruskan kebersihan stor dan urusan keluar/masuk peralatan (nama pegawai dan nombor telefon).
3
Pelan susun atur/pelan lantai
4
Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan mencukui, informatif dan efektif.
5
Memenuhi dan mematuhi ciri keselamatan dan kesihatan dimana sistem kawalan keselamatan seperti alat pemadan api, smoke detector sentiada berkeadaan baik dan diperiksa.
6
Terdapat tanda 'label' bagi tiap-tiap bahan tersebut
7
Mempunyai ruang/garisan untuk memisahkan antara satu bahan dengan bahan lain
8
Mempunyai sistem susunan yang teratur dan mudah untuk diambil (seperti rak-rak) bila diperlukan
9
Mempunyai sistem rekod yang sesuai untuk merekod bahan tersebut diambil
10
Tidak terdapat sampah/sisa/bahan yang tidak diperlukan berada di dalam stor ini
11
Terdapat papan notis/papan tulis untuk sesuatu catatan
12
Tidak bercampur bahan rosak dan yang boleh diguna.
13
Susunan keperluan barang mengikut keperluan
14
Penanda aras bagi menunjukkan barang yang diperlukan
15
Index senarai keseluruhan bahan di dalam stor
16
Pamerkan peraturan berkaitan Stor
2
3
4
5
TIDAK BERKAITAN (1 MARKAH)
CATATAN
C1
17
Susunan kemas dan teratur mengikut kawasan/garisan yang telah ditetapkan
18
Mempunyai tanda 'label' bagi setiap barangan siap yang berbeza
19
Peralatan seperti rak/palet untuk kegunaan simpanan barangan ini digunakan dengan baik
20
Sistem susunan yang berkesan dan rekod pengeluaran daripada stor dipraktikkan. Tiada terdapat stok barang lama / rosak yang tidak dipakai lagi.
21
Cahaya lampu yang terang didalamnya supaya mudah mendapatkan komponen / barang dengan mudah bila diperlukan.
Stor
D
RUANG PENGELUARAN / OPERASI / MESIN KATEGORI
BIL
MARKAH
PERKARA DINILAI 1
D1
D2
D3
Lantai
Mesin
Peralatan dan Alat Kelengkapan
1
Lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang kekotoran serta tiada barang yang tidak diperlukan.
2
Tiada sampah sarap di sudut atau di bawah peralatan perabot. Tiada berlubang/pecah/terkoyak (aduan kerosakan (SAK) telah dibuat jika bermasalah).
3
Ada tempat buang sampah yang khas berlabel.
4
Mempunyai tanda pengenalan bagi tiap-tiap mesin
5
Terdapat sistem penyelenggaraan mesin (bersih, tiada habuk, berminyak, dsb.)
6
Tiada barang yang tidak berkaitan di letak di atas/di bawah mesin
7
Tanda berhati-hati (Awas) diletakkan pada bahagian yang merbahaya
8
Mesin diletak di tempat yang sesuai dan susunannya baik
9
Tiada mesin lama/rosak terdapat di sini
10
Terdapat peraturan/penggunaan mesin (SOP)
11
Ada sistem hakmilik bagi setiap mesin untuk penjagaan.
12
Terdapat jadual penyelenggaraan mesin secara berkala
13
Berada di tempat yang disediakan/ada tempat simpanan yang khas dan mudah untuk digunakan
14
Berkeadaan baik dan selamat untuk digunakan dan disimpan ditempat yang dikhaskan.
15
Tiada kesan air dan habuk
2
3
4
5
TIDAK BERKAITAN (1 MARKAH)
CATATAN
D4
Bahan dan Barang Siap
16
Semua peralatan boleh digunakan (berus, troli, roller dsb.)
17
Kekemasan kabel dan wayar
18
Ditempatkan secara/kemas teratur sebelum digunakan - mudah diambil
19
Tiada lebihan/baki kertas dipersekitaran kawasan kerja
E
TEMPAT UMUM KATEGORI
BIL
MARKAH
PERKARA DINILAI 1
E1
1
Peralatan/kemudahan berada dalam keadaan memuaskan
2
Kebersihan, sistem paip/air/lampu adalah memuaskan
3
Sinki bersih, tidak tersumbat dan ditutup setelah digunakan
4
Senarai semak/jadual kerja-kerja penyelenggaraan pembersihan tandas dilekatkan di dalam bilik air.
5
Tanda larangan merokok dipamerkan
6
Bakul sampah disediakan
7
Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna lengkap dengan penyelak dan penyangkut serta sentiasa bersih
8
Mangkuk tandas berkeadaan bersih dan lengkap dengan pelapik serta flushing system berfungsi dengan sempurna.
9
Terdapat sticker arahan prosedur penggunaan peralatan di dalam bilik air.
10
Cermin muka berkeadaan bersih.
11
Kemudahan tanda arah / keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif.
12
Pegawai bertanggungjawab (pemunya /ownership) dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik air (Nama pegawai dan Nombor telefon).
Tandas
2
3
4
5
TIDAK BERKAITAN (1 MARKAH)
CATATAN
E2
E3
E4
Bilik Mesyuarat / Perbincangan
Makmal Multimedia
Lobby / Ruang Kaunter
13
Kerusi yang seragam disusun dengan teratur agar mudah diperolehi dan sentiasa berkeadaan baik
14
Audio visual berkeadaan baik dan berfungsi
15
Tiada barang yang tidak diperlukan
16
Peralatan/kemudahan berada dalam keadaan memuaskan dan berfungsi
17
Pamerkan jadual penyelenggaran makmal secara berkala dan jadual aktiviti pengunaan makmal
18
Pamerkan peraturan penggunaan makmal
19
Pamerkan gambar dan maklumat petugas yang bertangungjawab terhadap makmal
20
Makmal sentiasa bersih dan tersusun
21
Peralatan/kemudahan dalam keadaan baik dan boleh digunakan dengan baik.
22
Persekitaran kaunter yang bersih, kemas, tidak berdebu dan menyenangkan pelanggan serta pencahayaan lampu yang baik.
23
Kemudahan tanda arah/ tanda petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif.
24
Mempunyai pelbagai maklumat kualiti/pemberitahuan/arahan/berse suaian untuk disampaikan kepada pelanggan.
25
Perkhidmatan berorentasikan pelanggan (perkhidmatan mesra, berbudi bahasa, sopan santun dan bertata susila).
26
Terdapat maklumat korporat PTM
27
Borang-borang berkaitan disediakan dengan teratur dan dilabelkan.
28
Sofa dan kerusi disediakan di ruang menunggu dan sentiasa kemas.
Keperluan utama di lobby/kaunter adalah seperti berikut :
E4
E5
Lobby / Ruang Kaunter
Kemudahan Keselamatan
29
Gambar/Nama petugas
30
Buku kedatangan pelawat
31
Kotak Senyum (Smiley box)
32
Telefon berfungsi baik
33
Jam dinding berfungsi baik
34
Set komputer, pencetak dan capaian Internet berfungsi baik
35
Direktori telefon kakitangan PTM
36
Borang aduan/cadangan/ kepuasan hati pelanggan
37
Bahan bacaan seperti majalah/surat khabar dll
38
Peralatan keselamatan (alat pemadam api, first aids dan sebagainya) diletakkan di tempat yang betul, mudah dilihat dan terdapat tata cara penggunaan.
39
Peralatan berada dalam keadaan baik dan kefungsian yang memuaskan dan tidak luput jangka hayat pemakaian.
40
Pintu rintangan api sentiasa berfungsi, tidak dihalangi dan tidak terbuka.
41
Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan jelas (contoh : Dilarang Merokok, tanda KELUAR dan AWAS).
F
KREATIVITI / INOVASI KATEGORI
BIL
MARKAH
PERKARA DINILAI 1
F1
F2
F3
1
Mempunyai daya tarikan
2
Keseragaman
3
Penggunaan bahan kitar semula
4
Terdapat unsur penjimatan
5
Penggunaan sumber sedia ada secara optimum
6
Memberi faedah kepada zon / sub zon / bahagian / organisasi
7
Ruang kerja yang selamat dan selesa
Keceriaan
Penggunaan Sumber
Impak / Kesan
2
3
4
5
TIDAK BERKAITAN (1 MARKAH)
CATATAN
SKALA 1 HINGGA 5 Penilaian mengikut Skala dan Peratus 1 (0 – 29%)
2 (30 – 49%)
Amalan
• • • •
• 3 (50 – 69%) •
4 (70 – 89%)
•
• • 5 (90 – 50%)
Teori
Data/Rekod
Langsung tidak ada Langsung tidak melakukannya Melakukan cara yang salah Sedikit sahaja diamalkan tetapi tidak mencukupi
• • •
Tidak ada pengetahuan Salah Fakta Tidak dapat menjelaskan
•
•
Tahu sedikit sahaja tetapi tidak mencukupi untuk diamalkan
•
Ada sedikit data atau rekod tetapi contoh tidak mencukupi
Telah melakukan apa yang patut diamalkan tetapi usaha perlu dipertingkatkan lagi
•
Faham dan telah mempunyai pengetahuan asas yang menyeluruh
•
Data dan rekod mencukupi tetapi tidak tersusun Ambil masa untuk mencarinya
Memuaskan tetapi tidak lengkap atau belum mencukupi Terdapat langkah pencegahan dan pengekalan
•
Memuaskan tetapi di dalam sesetengah bidang tidak mencukupi untuk digunakan
•
Tidak boleh menjawb atau menunjukkan dengan segera tetapi memerlukan sedikit masa yang kurang (jam) bila hendak mencarinya
Lengkap, mencukupi dan memuaskan Langkah untuk pencegahan dan pengekalan diamalkan
•
Lengkap dan mencukupi serta faham untuk digunakan sepenuhnya
•
Data dan rekod tersusun kemas dan berasingan Dapat menjawab dan boleh menunjukkan dengan egera bila diperlukan
•
•
•
Tiada data atau rekod Tiada contoh
