NAMA DOKUMEN KELUARAN PINDAAN TARIKH BUKU PANDUAN AMALAN EKSA MEI 2014 PANDUAN AMALAN EKSA (JPP) PUTRAJAYA TANDATANGAN KETUA PENGARAH JPP

NAMA DOKUMEN

KELUARAN

PINDAAN

TARIKH

BUKU PANDUAN AMALAN EKSA JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK

02

00

MEI 2014

PANDUAN AMALAN EKSA JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK (JPP) PUTRAJAYA

TANDATANGAN

_________________________ KETUA PENGARAH JPP

PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK

MUKA SURAT 1

KANDUNGAN BIL

TAJUK

MUKA SURAT

1

DASAR EKSA

3

2

VISI & MISI EKSA JPP

4

3

OBJEKTIF EKSA

5

4

SLOGAN EKSA

6

5

CARTA ORGANISASI EKSA

7 - 12

5.1 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA PEMANDU EKSA 5.2 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA PROMOSI 5.3 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA LATIHAN 5.4 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA AUDIT 5.5 CARTA ORGANISASI ZON EKSA

6

PENGENALAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)

13 - 16

7

AMALAN EKSA

17 – 30

8

PELAKSANAAN DAN AMALAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK

31 - 55


MUKA SURAT 2

DASAR EKSA JPP JPP beriltizam dalam memastikan EKSA dilaksanakan secara berterusan melalui budaya kerja yang cemerlang dan inovatif secara berpasukan ke arah meningkatkan produktiviti , menawarkan perkhidmatan berkualiti, mewujudkan persekitaran yang bersih, selamat serta melestarikan teknologi hijau bagi memenuhi kepuasan pelanggan.

Tandatangan :

.................................................................. ( KETUA PENGARAH JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK)


MUKA SURAT 3

VISI & MISI EKSA JPP VISI Ke arah penyampaian perkhidmatan yang cemerlang dan inovatif melalui persekitaran kerja yang kondusif.

MISI

Menerusi EKSA, JPP Beriltizam untuk:a) Mewujudkan suasana tempat kerja yang kondusif dan ceria; b) Meningkatkan produktiviti dan mutu perkhidmatan kerja secara

berterusan; c) Meningkatkan kecekapan melalui disiplin kerja yang cemerlang.

Tandatangan :

.................................................................. ( KETUA PENGARAH JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK)


MUKA SURAT 4

OBJEKTIF EKSA Memastikan pengurusan EKSA yang cekap dan berkesan bagi mencapai ciri-ciri kualiti di tempat kerja seperti berikut:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Imej korporat Persekitaran tempat kerja yang bersih, kemas, ceria dan selamat. Pengurusan stor dan dokumen yang lebih berkesan. Peningkatan semangat kerja berpasukan. Peningkatan kecekapan sistem penyampaian. Penekanan kepada amalan HIJAU

.

Tandatangan :

.................................................................. (KETUA PENGARAH JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK)


MUKA SURAT 5

SLOGAN EKSA “PEMBUDAYAAN EKSA PEMACU TRANSFORMASI.”

LOGO EKSA

Tandatangan :



MUKA SURAT 6

CARTA ORGANISASI EKSA JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK (JPP)


MUKA SURAT 7

JAWATANKUASA PEMANDU EKSA PENAUNG (KETUA PENGARAH)

PENGERUSI (TKP(P))

KETUA EKSA (PENGARAH BPN)

FASILITATOR (Wakil JK Promosi)

KETUA J/K AUDIT (Pengarah BKP)

KETUA J/K LATIHAN (Tim. Peng. SLPK)

KETUA J/K PROMOSI (Ketua Kom. Korporat)

FASILITATOR (Wakil JK Latihan)

FASILITATOR (Wakil Ketua Zon)

Nama Dokumen : JK PEMANDU EKSA

Tandatangan :

CHAMPION EKSA JPP

FASILITATOR (Wakil JK AUDIT)

Keluaran :

KETUA URUSETIA (PP( BKP))

URUSETIA (Wakil BKP)

URUSETIA (Wakil BKP)

Pindaan :

Tarikh :



MUKA SURAT 8

JAWATANKUASA PROMOSI EKSA PENGERUSI Ketua Komunikasi Korporat

TIMBALAN PENGERUSI

SETIAUSAHA

WAKIL ZON SOLAR

Tandatangan :

WAKIL ZON AKUAKULTUR

WAKIL ZON HIDRO

WAKIL ZON AGRO TEKNOLOGI

WAKIL ZON HIBRID

WAKIL ZON HORTIKULTUR



MUKA SURAT 9

JAWATANKUASA LATIHAN EKSA

PENGERUSI Timbalan Pengarah SLPK

TIMBALAN PENGERUSI

SETIAUSAHA

WAKIL ZON SOLAR

Tandatangan :


WAKIL ZON HIDRO


WAKIL ZON HIBRID




MUKA SURAT 10

JAWATANKUASA AUDIT EKSA PENGERUSI Pengarah BKP

TIMBALAN PENGERUSI

SETIAUSAHA

WAKIL ZON SOLAR


WAKIL ZON HIDRO


WAKIL ZON HIBRID


NOTA: ***AJK AUDIT dilantik daripada semua zon yang telah diwujudkan. ***SETIAUSAHA dilantik dikalangan AJK AUDIT.

Tandatangan :



MUKA SURAT 11

ZON EKSA FASILITATOR

KETUA ZON

SETIAUSAHA

AHLI AUDIT

AHLI PROMOSI

Tandatangan :

AHLI LATIHAN

AHLI ZON

AHLI ZON

AHLI ZON

AHLI ZON

AHLI ZON



MUKA SURAT 12

PENGENALAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)


MUKA SURAT 13

PENGENALAN

EKSA adalah satu teknik pembersihan bertujuan mewujudkan persekitaran berkualiti secara sistematik dan praktikal. Melalui amalan ini tempat kerja menjadi lebih teratur dan selesa sepanjang masa. Oleh itu kerja akan menjadi lebih produktif, cekap, selamat dan menjimatkan kos. Justeru, EKSA adalah asas kepada sistem peningkatan kualiti dan perkhidmatan dan seterusnya menjadikan tempat kerja lebih efisien dan produktif ke arah kecemerlangan JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK (JPP).

Apakah EKSA?

EKSA adalah penjenamaan semula amalan 5S oleh pihak MAMPU dan masih mengekalkan prinsip Seiri (SISIH), Seiton (SUSUN), Seiso (SAPU), Seiketsu (SERAGAM) & Shitsuke (SENTIASA AMAL).

Tujuan penjenamaan semula amalan 5S ke EKSA adalah :


MUKA SURAT 14

Manakala objektif penjenamaan semula EKSA adalah untuk :

Antara faedah pengamalan EKSA adalah 1.

mewujudkan persekitaran tempat kerja berkualiti;

2.

meningkat kecekapan dan keberkesanan pengurusan organisasi;

3.

mengenalpasti, mengurang & menghapuskan pembaziran;

4.

meningkatkan semangat esprit de corp,

5.

meningkatkan disiplin warga jabatan, dan

6.

meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan

Melalui EKSA, setiap individu akan mempunyai rasa tanggungjawab dan sayang pada Jabatan. Setiap individu berperanan untuk melaksanakan EKSA tanpa ada seorang pun akan tertinggal. Amalan ini memerlukan sokongan dari semua pegawai dan staf bagi menjayakannya.


MUKA SURAT 15

Penambahbaikan berterusan di dalam pelaksanaan EKSA

Penambahbaikan berterusan adalah bertujuan supaya semua staf dapat memberikan idea yang bersesuaian bagi dilaksanakan di tempat kerja. Ianya juga bertujuan supaya semua staf lebih memahami bahawa penambahbaikan tersebut tidak terhad untuk individu atau untuk sesetengah perkara. Ianya mungkin melibatkan proses yang amat mudah atau memerlukan analisis sesuatu perkara sebelum penambahbaikan boleh dibuat. Amalan ini merupakan satu aktiviti ke arah penambahbaikan di tempat kerja. Apa jua penambahbaikan yang baik boleh dilakukan tidak kira menambahbaik di lantai, peralatan, persekitaran tempat kerja, di stor, pejabat dan beberapa kawasan yang dikenalpasti. Ianya mungkin dari yang sekecil-kecil benda atau perkara kepada penambahbaikan yang melibatkan kajian data, aspek kejuruteraan dan analisis yang mendalam.


MUKA SURAT 16

Maksud Singkatan 5S 5S merupakan istilah asal dalam Bahasa Jepun, yang jika diterjemahkan ke Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris akan membawa maksud seperti yang dinyatakan di dalam Jadual 1. BAHASA JEPUN

BAHASA INGGERIS

BAHASA MELAYU

CONTOH

Seiri

Sort

Sisih

Menyisih fail lama tidak aktif dengan fail baru yang masih aktif.

Set in order

Susun

Menyusun dokumen/ bahan/alatan pejabat supaya mudah diambil/diguna.

Seiso

Shine

Sapu

Menyapu/membersih ruang pejabat dan ruang kerja/bilik serta peralatan kerja individu.

Seiketsu

Standardise

Seragam

Menyeragamkan susunan fail/meja kerja/bilik mesyuarat/ peralatan pejabat.

Shitsuke

Sustain

Sentiasa Amal

Mengamalkan selalu aktiviti sisih, susun, sapu dan seragam.

Seiton

Jadual 1


MUKA SURAT 17

AMALAN EKSA


MUKA SURAT 18

APLIKASI DAN TEKNIK EKSA Objektif Objektif bahagian ini adalah untuk lebih mendalami dan memahami apakah yang dimaksudkan dengan EKSA. Akhirnya nanti, semua warga JPP akan mengetahui bagaimanakah mengadaptasi kelima-lima “S” tersebut untuk merencanakan aktivitiaktiviti di tempat kerja masing-masing. Pada setiap teknik 3S pertama, terdapat beberapa panduan yang digunapakai bagi menjaga kebersihan tempat kerja, melakukan aktiviti pelupusan, menyusun barangan serta rekod seterusnya membentuk pasukan kerja yang baik. Pada peringkat 2S yang terakhir, warga JPP akan melihat bagaimana kesemua teknik itu dapat dijayakan agar ia menjadi budaya kerja yang cemerlang.

KITARAN EKSA

4

1

SEIKETSU (SERAGAM)

SEIRI (SISIH) 5

SHITSUKE (SELALU AMAL) (SISIH) 3

2

SEISO (SAPU)

SEITON (SUSUN) (SISIH)


MUKA SURAT 19

Teknik EKSA

Teknik EKSA iaitu SISIH, SUSUN, SAPU, SERAGAM dan SENTIASA AMAL akan digunapakai oleh semua staf JPP bagi mewujudkan tempat kerja yang sistematik, teratur, bersih, selamat dan kemas. Amalan ini akan menjadikan sistem kebersihan di tempat kerja dan sekitar JPP lebih efisien, efektif dan memudahkan tugas harian dan rutin yang akan dilaksanakan.

Teknik EKSA ini merupakan teknik yang asas yang menjurus kepada pelaksanaan aktiviti harian di tempat kerja. Apabila pelaksanaan ini dapat dibuat, maka setiap staf yang bertugas di Jabatan akan mempunyai rasa tanggungjawab dan sayang pada JPP. Setiap staf JPP berperanan untuk melaksanakan EKSA tanpa ada seorang pun tertinggal. Ringkasnya, EKSA ini memerlukan penglibatan dan sokongan dari semua staf yang bertugas di JPP bagi menjayakannya.

Secara keseluruhannya, implementasi dan EKSA di tempat kerja akan mewujudkan persekitaran tempat kerja yang sistematik, lebih teratur, bersih dan kemas, selamat dan produktif. Selain itu, intipatinya akan menjadikan sistem kerja di JPP lebih efisien dan memudahkan tugas rutin yang dilaksanakan.


MUKA SURAT 20

SEIRI - SISIH S1 - Sisih (Seiri) 1.

SISIH memberikan tumpuan kepada pengasingan dan pelupusan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja.

2. Aktiviti SISIH secara berkesan dapat dilakukan dengan: •

Menanda barang-barang yang tidak diperlukan lagi dengan menggunakan kaedah Tag Merah dan kaedah Tag Kuning (penerangan terperinci di muka surat 6 dan 7).

• Menentukan tempat penyimpanan bagi barang/peralatan yang masih diperlukan. •

Bagi barang-barang yang hendak dilupuskan, rujuklah kepada Pekeliling/Arahan/Peraturan Kerajaan yang sedang berkuatkuasa.

TINDAKAN

BUANG DENGAN SEGERA CARI PEMBELI DENGAN HARGA TINGGI LUPUS DENGAN KOS RENDAH TAPI SELAMAT


MUKA SURAT 21

KAEDAH STRATIFIKASI UNTUK SISIH NOTA :

TAG KUNING DAN TAG MERAH HENDAKLAH DIGUNAKAN

TAG KUNING


TAG MERAH

MUKA SURAT 22

KAEDAH SISIH TAG BARANGAN UNTUK SISIH BAHAN TIDAK DIPERLUKAN DAN SENANG DIBUANG

BAHAN ADA NILAI UNTUK DIJUAL

warna

warna

MENUNGGU PELUPUSAN

BAHAN TIADA NILAI TAPI KOS PELUPUSAN TINGGI

warna

warna


MUKA SURAT 23

SEITON - SUSUN S2 - Susun (Seiton) 1. SUSUN merujuk kepada prinsip “Setiap barang ada tempatnya dan setiap tempat ada barangnya”. Penekanan SUSUN tertumpu kepada kaedah penyusunan yang teratur, kemas, berkesan dan selamat. 2. Selepas melaksanakan SISIH dengan jayanya, barang yang diperlukan hendaklah diSUSUN mengikut keperluan penggunaan. 3. Berikut adalah panduan aktiviti SUSUN secara berkesan: • Gunakan kaedah First-In-First-Out (FIFO). • Melabelkan dan mengindeks nama dan nombor pada barang/ peralatan/ rekod. • Menyimpan barang/peralatan/rekod mengikut kategori. • Memastikan barang disusun dengan sebaik mungkin supaya mudah dicapai. 4. Untuk menguji sistem penyimpanan yang efisien dan efektif pasukan Audit Dalaman EKSA perlu menguji dengan satu kaedah yang dipanggil Ujian 30 saat. 

Terdapat tiga (3) panduan yang boleh diterangkan untuk menjalankan aktiviti SUSUN: i. Penyusunan meliputi barangan yang digunakan selalu atau harian; ii. Penyusunan meliputi barangan yang digunakan mingguan; dan iii. Penyusunan meliputi barangan yang digunakan bulanan CONTOH LABEL UNTUK FAIL / BAHAN / ALATAN BIL

1

PENGGUNAAN MENGIKUT KATEGORI

KOD WARNA

ITEM KEGUNAAN HARIAN (1 JAM – 1 MINGGU)

2

ITEM KEGUNAAN 1 MINGGU – 6 BULAN

3

ITEM HAMPIR TIDAK DIGUNAKAN (6 BULAN KE ATAS)


MUKA SURAT 24

Tindakan Melaksanakan Amalan SUSUN

Barang/ dokumen diperlukan

Kelompok barang/ dokumen

Tindakan yang perlu

Barang/dokumen selalu digunakan

Susun dekat dengan tempat kerja dan cepat dicapai

Barang/dokumen Jarang digunakan semasa urusan harian

Letakkan di tempat yang dikhaskan bagi barang/dokumen yang jarang digunakan /jarang dirujuk

Barang/dokumen yang tidak digunakan semasa urusan harian tetapi perlu dirujuk dan mesti disimpan

Letakkan di tempat yang dikhaskan bagi barang/dokumen yang dirujuk secara bermusim


MUKA SURAT 25

SEISO - SAPU S3 - Sapu (Seiso) 1. SAPU adalah tindakan bagi memastikan ruang tempat kerja atau peralatan bersih daripada habuk/debu yang boleh menjejaskan fungsi peralatan, kualiti produk dan kesihatan. SAPU juga memberi penekanan kepada penjagaan kebersihan bagi memastikan tempat kerja yang selesa dan selamat untuk peningkatan kualiti kerja dan perkhidmatan. 2. Pembersihan atau SAPU perlu dilakukan setiap hari bagi memastikan ruang kerja sentiasa kemas dan bersih. 3.

Langkah-langkah yang berikut perlu melaksanakan SAPU secara berkesan: i.

dijadikan

panduan

untuk

Mengagihkan Tugasan Pembersihan

Kebersihan di tempat kerja adalah menjadi tanggungjawab bersama. Pembahagian kawasan jagaan hendaklah dijelaskan dengan: •

Mengenalpasti ruang/peralatan/mesin yang perlu diwujudkan hak milik (ownership).

• Mengadakan jadual giliran harian pembersihan kawasan yang telah ditentukan. ii. Menentukan hak milik (ownership) ruang/peralatan bagi setiap ahli iii. Mewujudkan dengan: *

kaedah

pembersihan

yang

akan digunakan

 Menentukan perkara/aspek yang perlu dibersihkan.  Mengenalpasti peralatan dan bahan pembersihan yang bersesuaian.  Menentukan kekerapan dan masa aktiviti pembersihan.  Mewujudkan piawaian kerja pembersihan.  Sekiranya Jabatan/Agensi tidak melaksanakan aktiviti pembersihan atau aktiviti pembersihan diswastakan, semua ruang kerja dan peralatan seperti dinyatakan di atas hendaklah dipastikan bersih. iv. Menyediakan peralatan dan bahan-bahan untuk kerja pembersihan. Alatan/bahan keperluan kerja pembersihan hendaklah disediakan dan disusun supaya mudah disimpan dan diambil apabila diperlukan PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK

MUKA SURAT 26

v.

Melaksanakan kerja pembersihan Kerja pembersihan boleh dilaksana melalui: 

Mengenalpasti ruang dan peralatan yang perlu dibersihkan termasuk ruang atau bahagian yang tersorok seperti di belakang almari ataupun di atas rak yang tinggi.  Melaksanakan aktiviti pembersihan dan pemeriksaan terhadap semua peralatan, lantai, dinding dan siling.  Memastikan peralatan dalam keadaan bersih, baik dan berfungsi.  Merekodkan dan melaporkan segala kerosakan peralatan untuk tindakan penyelenggaraan.

4. Kejayaan pelaksanaan Amalan SAPU boleh diukur melalui:    

Produk dan hasil kerja yang berkualiti. Persekitaran kerja yang selesa dan selamat. Keadaan persekitaran lebih bersih. Kos penyelenggaraan lebih rendah

Tindakan Melaksanakan Amalan SAPU

SAPU

AKTIVITI

Kenalpasti ruang dan peralatan tempat kerja yang kotor

PROSES

Tindakan membersihkan kekotoran


HASIL

BERSI H

MUKA SURAT 27

SEIKETSU – SERAGAM S4 - Seragam (Seiketsu) 1. SERAGAM bermaksud sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama ada pada ciri-ciri, susun atur atau peraturannya. Aktiviti EKSA di peringkat ini dapat dilaksanakan dengan mewujudkan keseragaman prosedur, susun atur dan piawai. 2. Berikut ialah panduan untuk melaksanakan keseragaman secara cekap: • Mewujudkan senarai semak tugasan dengan teknik 5W1H. 1. Who - Siapa yang bertanggungjawab. 2. Why - Mengapa perlu dilaksanakan. 3. When - Bila perlu dilakukan. 4. Where - Di mana perlu dilaksanakan. 5. What - Apa tindakan yang perlu diambil. 6. How - Bagaimana aktiviti dijalankan dan diseragamkan. • Mewujudkan senarai semak peraturan inventori. • Mengadakan prosedur kerja pembersihan. • Mengadakan jadual penyelenggaraan. • Mewujudkan model/aktiviti susun atur yang SERAGAM. 3. Kejayaan pelaksanaan SERAGAM diukur melalui: •

Mempunyai piawaian ruang tempat kerja yang lebih baik.

• Mempunyai impak visual yang positif. •

Mempunyai peraturan dan piawaian prosedur kerja (SOP).


MUKA SURAT 28

Tindakan Melaksanakan Amalan SERAGAM Menyusun

Sistem Nombor / Rujukan

SERAGAM

Menggunakan skema warna

Melabel

SHITSUKE - SENTIASA AMAL S5 - Sentiasa Amal (Shitsuke) 1. SENTIASA AMAL ialah usaha mengekalkan 4 Amalan EKSA yang pertama iaitu Seiri, Seiton, Seiso dan Seiketsu di samping melaksanakan penambahbaikan berterusan di premis Jabatan/Agensi. SENTIASA AMAL memerlukan komitmen dan penyertaan berterusan seluruh warga kerja serta disiplin diri bagi memastikan Amalan EKSA dapat dilaksanakan secara berkesan dan cekap. 2. Berikut ialah panduan untuk mengekalkan Amalan EKSA: • Meneruskan program kesedaran tentang kepentingan EKSA dengan mengadakan latihan yang berterusan. •

Amalan

Memastikan audit dalaman Amalan EKSA dilaksanakan secara berkala.

• Memastikan aktiviti promosi berterusan. • Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan kepada usaha yang ditunjukkan oleh warga Jabatan/Agensi. •

Mewujudkan sistem pemantauan yang efektif dan sistematik.

3. Kejayaan pelaksanaan SENTIASA AMAL ini boleh diukur melalui: PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK

MUKA SURAT 29

•

Prestasi cemerlang berterusan melalui aktiviti audit dalaman Amalan EKSA Jabatan/Agensi.

•

Warga Jabatan/Agensi sentiasa kelihatan ceria dan bersemangat melaksana Amalan EKSA di samping mematuhi peraturan di tempat kerja.

•

Wujudnya disiplin dan semangat kerja berpasukan di kalangan warga Jabatan/Agensi.

•

Warga mempunyai daya usaha untuk sentiasa menambahbaik Amalan EKSA di tempat kerja.

•

Peningkatan kecekapan dan keberkesanan proses kerja.

•

Penyertaan dan kejayaan dalam konvensyen, pertandingan dan anugerah berkaitan Amalan EKSA.

mengamal

dan

FAEDAH MELAKSANAKAN EKSA

Persekitaran tempat kerja lebih selamat Tempat kerja yang bersih, kemas dan rapi

Meningkatkan Imej Korporat

Mengurangkan rungutan pelanggan

Meningkatkan semangat kerja berpasukan

Faedah Melaksanakan EKSA

Mengurangkan kos

Kawalan stok/inventori yang berkesan

Mewujudkan piawaian kerja yang jelas


Penggunaan ruang kerja yang optimum Memudahkan urusan penyelenggaraan

MUKA SURAT 30

KESIMPULAN

Kesimpulan yang boleh didapati dari langkah EKSA ini adalah satu cara berkesan bagi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti di JPP. Melalui Seiri (Sisih) staf JPP akan dapat menyisihkan barang yang tidak perlu; Seiton (Susun) membolehkan penyusunan barangan dan rekod JPP dibuat dengan lebih kemas; dan Seiso (Sapu) akan menghasilkan tempat kerja yang bersih dan selamat. Kemudian Seiketsu (Seragam) menggariskan satu panduan untuk digunakan oleh semua orang dan Shitsuke (Selalu Amal) akan membantu mendisiplinkan diri dan seterusnya menjadikan satu amalan yang cemerlang.


MUKA SURAT 31

PELAKSANAAN & AMALAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK


MUKA SURAT 32

PERKARA

BIL 1.

FAIL KETUA ZON

PELAKSANAAN PENYERAGAMAN Semua ketua kumpulan mesti menyimpan dokumen berikut: 1. Dasar EKSA. 2. Visi & Misi EKSA. 3. Objektif EKSA.

NOTA :   

 

Adakan indeks Adakan pemisah bagi setiap tajuk Rakamkan gambar bagi setiap aktiviti kumpulan serta masalah sebelum dan faedah selepas aktiviti EKSA dijalankan. Berikan data kuantitatif/kualitatif Semua dokumen dan rekod hendaklah dikawal.

4. Logo & Slogan EKSA. 5. Carta Organisasi Zon. 6. Minit Mesyuarat/Nota Perbincangan Kumpulan (mingguan / bulanan) dan tindakan susulan. 7. Pelan Tindakan Aktiviti. 8. Pelan Lantai Zon EKSA. 9. Gambar-gambar aktiviti Kaizen SEBELUM dan SELEPAS. 10. Keputusan Audit dan Jadual

Semua dokumen dan rekod hendaklah dikawal.

Audit. 11. Memorandum/Maklumat Terkini dari Ketua EKSA atau Fasilitator 12. Kriteria Audit.


MUKA SURAT 33

PERKARA

BIL 2.

SISTEM SIMPANAN & SUSUNAN FAIL DI RAK/LACI BESI

PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 1. Susunan fail hendaklah dibuat secara berdiri. Fail nipis boleh disusun secara berdiri menggunakan „Magazine Box‟. 2. „Box file‟ dibenarkan disusun diatas rak dan dibuat secara berdiri. 3. Setiap fail mesti ditulis nombor rujukan fail.

NOTA :

4. Satu rekod senarai fail (Indeks Daftar) yang ada dalam





Rujuk Buku Panduan Pelaksanaan Fail Klasifikasi Perkara Kementerian. Dokumen dan rekod hendaklah dikawal.

simpanan hendaklah disediakan. 5. Susun fail dari depan ke belakang (sekiranya dalam kabinet besi) dan urutan nombor simpanan fail dicatatkan dari depan ke belakang. 6. Bagi fail yang disusun secara mendatar (baring), urutan nombor simpanan fail dicatatkan dari bawah ke atas. 7. Susunan fail hendaklah dari KIRI ke KANAN (1, 2, 3, …. A, B, C,….dan seterusnya).


MUKA SURAT 34

BIL

PERKARA

PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 8. Font yang digunakan pada rak hendaklah jelas kelihatan dari jauh. 9. Di Bilik Fail :a. ARAS 1 bermula dari tingkat bawah (pengecualian boleh dibuat dengan kebenaran fasilitator setelah elemen keselamatan diambil kira). b. Adakan PEMISAH dan indeks di dalam fail untuk fail di Bilik Fail Indeks utama & Kod Warna di tepi rak c. Tag pengguna. d. Peraturan penggunaan dalam kumpulan. 10. Satu senarai fail dalam simpanan hendaklah dilekatkan di hadapan pintu kabinet bertujuan memudah dan mempercepatkan proses pengambilan fail bila diperlukan 11. Sekiranya ada menyimpan fail dalam kotak, prosedur untuk penyimpanan dan pengambilan fail adalah sama seperti menyimpan fail dalam kabinet besi atau kabinet kayu.


MUKA SURAT 35

BIL 3.

PERKARA

SUSUNAN BARANGAN DI ATAS RAK (BILIK STOR)

PELAKSANAAN PENYERAGAMAN

1. Susunan tagging hendaklah dari KIRI ke KANAN (1, 2, 3,……dan seterusnya). 2. Tagging ARAS 1 bermula dari tingkat bawah (pengecualian boleh dibuat dengan kebenaran fasilitator atas alasan keselamatan). 3. Indeks barangan di setiap tepi rak. 4. Adakan penanda MINIMA dan MAKSIMA (jika berkaitan). 5. TARIKH LUPUT bagi barangan yang berkaitan. 6. Penanda FIFO / EXPIRY DATE / STOCK LOW / NIL IN STOCK / REMINDER PLEASE REFILL (lengkap dengan tarikh jika perlu). 7. Adakan label susunan bagi setiap Kad / Stock Bin. 8. Kad Bin / Stok Card hendaklah letak ditempat yang disediakan dan rekodnya hendaklah dikemaskini. 9. Adakan SIGNAGE kenalan untuk semua rak. 10. Adakan PELAN LOKASI & MASTER INDEX di tempat yang strategik.


MUKA SURAT 36

BIL 4.

PERKARA

PENGURUSAN PENDAWAIAN ELETRIK

PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 1. Wayar diikat dengan cable tie atau dibalut dengan piping. 2. Kepala plug ditanda dengan pelekat kod warna dan juga pada barangan elektrik yang berkenaan. 3. Laporkan sebarang kerosakan pendawaian kepada Bahagian Khidmat Pengurusan (Unit Pentadbiran).

5.

SUIS LAMPU

1. Semua suis hendaklah menggunakan sistem Pelekat Kod Warna. 2. Sediakan pelan untuk semua suis lampu. 3. Laporkan sebarang kerosakan peralatan elektrik kepada Bahagian Khidmat Pengurusan (Unit Pentadbiran).


MUKA SURAT 37

BIL 6.

7.

PERKARA


ELEMEN KESELAMATAN

1. Adakan tanda AMARAN / AWAS di tempat kawasan berisiko. 2. Signage PEMADAM API hendaklah jelas kelihatan dari jauh. 3. Pastikan tiada barangan yang melindungi Alat Pemadam Api. 4. Maklumat seperti DUE DATE FOR NEXT SERVICE hendaklah dipamerkan pada alat tersebut dan ianya mudah dilihat oleh staf. 5. Adakan had ketinggian bagi barangan yang disusun mengikut stacking. 6. Cara stacking hendaklah ada ciri keselamatan.

ALATAN PEJABAT

1. Adakan pemilik (ownership). 2. Adakan jadual penyelenggaraan (jika berkaitan). 3. Adakan Jadual Pembersihan (cleaning roster). 4. Adakan NOMBOR PERALATAN jika bilangan peralatan yang sama lebih dari satu unit di dalam kawasan zon yang sama. 5. Wujudkan cara mengguna dan pamerkan SOP / WI / User Guide (jika perlu).


MUKA SURAT 38

BIL 8.

PERKARA


AMALAN HIJAU 1. 2.

3.

9.

SETIAP ZON (KAWASAN KUMPULAN)

Adakan sudut kitar semula di setiap zon Adakan label yang menunjukkan penjimatan elektrik dan air. Mengadakan Kempen Hijau secara berterusan

1. Semua suis lampu / kipas menggunakan label kod warna. 2. Setiap bilik hendaklah diletakkan gambar, nama, kumpulan, jawatan, WP dan nombor telefon pemilik tempat tersebut. 3. Status pergerakan pegawai (bilik/ „cubicle‟) 4. Etika pengguna hendaklah dipamerkan (jika berkenaan). 5. Pelan Lantai / Peta Bilik hendaklah dipamerkan seelokeloknya di pintu masuk. 6. Tiada hiasan yang digantung di siling kecuali pada musim perayaan(tidak melebihi satu bulan)


MUKA SURAT 39

PERKARA

BIL 10.

SUDUT EKSA

NOTA:

 

Adakan tajuk dan ruangan bagi setiap perkara. Semua dokumen dan rekod hendaklah dikawal.

PELAKSANAAN PENYERAGAMAN MAKLUMAT YANG MESTI DIPAMERKAN (secara maya atau fizikal): 1. Dasar EKSA yang telah ditandatangani oleh Ketua Pengarah JPP. 2. Visi & Misi EKSA. 3. Objektif EKSA. 4. Slogan EKSA. 5. Nama Zon 6. Peta & Pelan Lantai Zon. 7. Ownership. 8. Gambar ahli dan carta organisasi. 9. Carta GANTT – perancangan aktiviti kumpulan. 10. Gambar aktiviti EKSA SEBELUM dan SELEPAS dengan maklumat ringkas seperti masalah (sebelum) dan kebaikan (selepas) serta nama & tarikh. 11. Jadual Audit dan Keputusan Audit (Bar Chart). 12. Buletin. 13. Maklumat Terkini dari Fasilitator EKSA.


MUKA SURAT 40

BIL

PERKARA


11.

PAPAN KENYATAAN

1. Semua pekeliling, surat pekeliling, notis, iklan dan bahan bercetak TIDAK dibenarkan ditampal di dinding. Sediakan pelapik atau tempat khas. 2. Adakan TARIKH LUPUT bagi setiap pekeliling, surat pekeliling, notis, iklan dan bahan bercetak yang dipamerkan.

12.

PETAK / TEMPAT LETAK KASUT

1. Adakan petak atau tempat letak kasut di pintu masuk ke kawasan larangan berkasut. 2. Adakan petak untuk tempat letak kasut jika ada kasut / selipar di dalam bilik pejabat.

13.

GARISAN KUNING (PARKIRAN BARANGAN) & KESELAMATAN

1. Pastikan lantai dicuci bersih dan dikeringkan sebelum membuat garisan. 2. Minimakan penggunaan garisan / pelekat parkiran. 3. Garisan kuning hanya digunakan pada barangan movable atau Work In Progress. 4. Buatkan garisan zon keselamatan di atas lantai untuk laluan kecemasan atau berlaku kebakaran dan


MUKA SURAT 41

BIL

PERKARA

PELAKSANAAN PENYERAGAMAN lakarkan tempat kedudukan alat pencegah kebakaran pada laluan ini. 5. Buatkan GARISAN PUTIH untuk zon lokasi mesin dan peralatan yang tidak diubah kedudukannya di atas lantai dan GARISAN KUNING untuk barangan yang beralih. 6. Gunakan WHITE & RED STRIPE TAPE AND LINE TAPE untuk garisan laluan zon keselamatan. 7. Semua warga mesti sedia maklum garisan penempatan. Garisan penempatan tidak boleh dibiarkan luntur, lekang atau koyak.

14.

SIGNAGE UNTUK PELAWAT / KAWASAN MENUNGGU / PERSEKITARAN BANGUNAN BERMULA DARI PINTU MASUK POS PENGAWAL

Petunjuk Arah – Tandas, Surau, Peraturan dan Tempat Larangan. Waktu Bertugas. Tempat Bertanya. Nama pegawai bertugas di Tempat Bertanya. 6. Papan kenyataan (Information Board). 1. 2. 3. 4. 5.


MUKA SURAT 42

BIL 15.

PERKARA

PERALATAN KEBERSIHAN

PELAKSANAAN PENYERAGAMAN KAWASAN STOR 1. Sediakan parkiran bagi mesin /

perkakasan seperti Troli, Lifter, tangga, alat pembersihan, dll. 2. Adakan tempat yang sesuai untuk menyimpan alatan seperti penyapu, mob dan berus. 3. Alatan tersebut hendaklah didirikan / digantung dalam bekas yang telah ditentukan oleh fasilitator dan diparkirkan. KAWASAN PEJABAT

16

PETI TEMPAT SIMPAN KUNCI

1. Adakan tempat yang sesuai untuk menyimpan alatan seperti penyapu, penyodok sampah, mob dan berus. 2. Semua alatan ini hendaklah digantung dalam kawasan parkiran. 3. Bagi pejabat yang ada stor, alatan pembersihan tersebut hendaklah didirikan dalam bekas yang telah ditentukan. 1. Anak kunci hendaklah disimpan di tempat khas supaya senang diambil dan disimpan kembali. 2. Lekatkan nombor pada semua anak kunci dan nombor itu mestilah sama dengan ibu kunci. 3. Gunakan kod bagi setiap anak kunci dan menyediakan senarai kunci mengikut kod yang telah ditetapkan.


MUKA SURAT 43

BIL

PERKARA

PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 4. Senarai kunci perlu disimpan oleh pegawai yang bertanggungjawab.

17.

TULISAN PADA FAIL

1. Tulisan pada tetulang dari Bawah ke Atas

2. Jenis Font : Arial 3. Saiz : 14 dan ke atas 18.

LACI PEGAWAI DAN STAF

Pegawai dan staf yang dibekalkan dengan laci meja, penggunaan ruang laci boleh seperti berikut: i.

ii.

Laci paling atas dikhaskan penggunaannya kepada alat tulis dan disusun kemas mengikut kreativiti pegawai dan staf. Laci tengah diguna bagi menempatkan dokumen rasmi seperti diari, planner dan buku catatan.

iii. Laci bawah digunakan bagi


MUKA SURAT 44

BIL

PERKARA

PELAKSANAAN PENYERAGAMAN menempatkan alatan / barangan peribadi seperti beg tangan, dompet, telefon bimbit dan lainlain. (Keselamatan penyimpanan barangan peribadi yang berharga dari kecurian, kehilangan, kerosakan dan kebakaran adalah tanggungjawab individu. JPP tidak bertanggungjawab).


MUKA SURAT 45

CONTOH VISUAL KESERAGAMAN

 Adakan SOP penggunaan  Pamerkan tarikh lupus

 Buatkan pembahagi untuk alat tulis  Labelkan laci ALAT TULIS

  

Adakan senarai borang Labelkan nombor setiap borang Adakan tanda maksima dan minima

 

Buatkan parkiran untuk setiap alatan Labelkan laci PERALATAN


MUKA SURAT 46

CONTOH KOD WARNA UNTUK SUIS LAMPU (3) MERAH

SUIS LAMPU KANAN

BIRU

SUIS LAMPU KIRI

KUNING



SUIS LAMPU TENGAH

Suis lampu rosak PERLU dipangkah dan di buat catatan tindakan (telah dilaporkan/sedang dibaiki/dll).

Nota: 1) Satu (1) suis tidak memerlukan penandaan. 2) Pelekat berwarna perlu dilekatkan di bawah setiap suis lampu. 3) Penandaan perlulah yang paling minima.


MUKA SURAT 47

CONTOH KOD WARNA UNTUK SUIS LAMPU (4) MERAH

SUIS LAMPU KANAN (ATAS)

BIRU

SUIS LAMPU KIRI (ATAS)

KUNING

SUIS LAMPU KANAN (BAWAH)

HIJAU

SUIS LAMPU KIRI (BAWAH)


MUKA SURAT 48

CONTOH

NOTIS MAKLUMAN

NOTIS MAKLUMAN ROSAK KEPADA SEMUA PENGGUNA YANG DIHORMATI, MESIN FOTOSTAT / KOMPUTER / PRINTER INI MENGALAMI KEROSAKAN. PIHAK PENTADBIRAN SEDANG DALAM USAHA MEMBAIKI KEROSAKAN TERSEBUT. SEBARANG KESULITAN AMAT DIKESALI. TERIMA KASIH


ARIAL BOLD 48

ARIAL BOLD 28

MUKA SURAT 49

CONTOH


MUKA SURAT 50

CONTOH

PANDUAN PENGGUNAAN MESIN FOTOSTAT

1. BUKA PENUTUP MESIN FOTOSTAT 2. LETAKKAN DOKUMEN YANG HENDAK DIFOTOSTAT 3. PILIH JUMLAH KERTAS YANG HENDAK DIFOTOSTAT 4. TEKAN BUTANG START 5. PROSES FOTOSTAT SELESAI


MUKA SURAT 51

CONTOH

TAG NOMBOR SAMBUNGAN TALIAN NOMBOR SAMBUNGAN : NOMBOR FAKS BAHAGIAN: NOMBOR SAMBUNGAN PENGARAH: NOMBOR KECEMASAN: 1) KEBAKARAN: 2) KEMALANGAN:


MUKA SURAT 52

Contoh JADUAL PEMERIKSAAN BERKALA KAWASAN EKSA ZON __________

BULAN

AHLI PEMERIKSA

KOMEN

TANDA TANGAN PEMERIKSA

JANUARI FEBRUARI MAC APRIL MEI JUN JULAI OGOS SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DISEMBER

CONTOH

JADUAL PEMBERSIHAN TUGASAN HARI BUANG SAMPAH

SUSUN FAIL

SAPU

ISNIN – SELASA

AHMAD BIN RAZAK

FATIMAH BT ABU

AHMAD BIN KASSIM

RABU - KHAMIS

PN ANG MEI YEW

RAMLAH HUSSIN

ROSMAN MASOR

JUMAAT

DR RAMLAH BT OTHMAN

DR ROSNAH ALI

YUSUFF ALIBAKAR


MUKA SURAT 53

JADUAL PEMANTAUAN KERJA PEMBERSIHAN BANGUNAN JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK LOKASI : TARIKH

MASA

KOMEN

NAMA DAN TANDA TANGAN PEMANTAU

CONTOH PETI TEMPAT SIMPAN KUNCI


MUKA SURAT 54

Pelaksanaan Sentiasa Amal Terdapat beberapa cara untuk melaksanakan Shitsuke - Sentiasa Amal ini antaranya adalah: CARA 1

Mematuhi panduan dan piawaian yang telah ditentukan oleh pengurusan JPP supaya budaya kerja cemerlang itu dapat dipraktikkan.

CARA 2

Mengadakan Audit Dalaman EKSA di JPP. Audit ini adalah salah satu elemen penting dalam menjayakan EKSA. Ianya dapat memantau piawaian EKSA yang sedia ada dan membuat penambahbaikan. Melalui audit ini JPP dapat mengukur tahap EKSA.

CARA 3

Menganjurkan pertandingan dalaman seperti pejabat dan persekitaran tempat

kerja

mendapatkan

terbaik,

pekerja

komitmen

dan

contoh

dan

sebagainya

mengekalkan

untuk

tanggungjawab

mengamalkan EKSA. CARA 4

Menganjurkan lawatan ke organisasi contoh untuk melihat sendiri kejayaan organisasi lain dalam melaksanakan EKSA. Ini akan menyuntik idea dan semangat untuk meneruskan aktiviti murni ini.

CARA 5

Mewujudkan penghargaan dan galakan dalam sebarang aktiviti yang boleh menarik minat staf JPP. Walaupun sedikit dan kecil, namun bagi sesetengah warga, ianya amatlah bernilai sebagai salah satu motivasi dalam melaksana dan menghargai usaha mereka.

SISIH – SUSUN – SAPU – SERAGAM – SENTIASA AMAL PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK

MUKA SURAT 55

NAMA DOKUMEN KELUARAN PINDAAN TARIKH BUKU PANDUAN AMALAN EKSA MEI 2014 PANDUAN AMALAN EKSA (JPP) PUTRAJAYA TANDATANGAN KETUA PENGARAH JPP

Recommend Documents