NAŠE HODNOTY A STANDARDY ZÁKLADY NAŠEHO ÚSPĚCHU. Etický kodex III. vydání. Etický kodex, III. vydání 1

NAŠE HODNOTY A STANDARDY ZÁKLADY NAŠEHO ÚSPĚCHU

Etický kodex | III. vydání Etický kodex, III. vydání

1

Vážení kolegové, je to již něco málo přes deset let, kdy jsme v roce 1999 poprvé představili brožuru Naše hodnoty a standardy. Za těchto 12 let společnost prošla obrovskou změnou stejně jako naše odvětví i svět kolem nás. Čelili jsme a nadále budeme čelit výzvám nových technologií, novému stylu vedení, novým organizačním strukturám, novým obchodním modelům a novým způsobům podnikání na každé úrovni naší společnosti. A když se znovu začtu do této brožury, ohromuje mě pevnost našich základních hodnot a standardů, které budou nadále efektivně vést naše kroky v tomto rychle se měnícím prostředí. Čestnost, poctivost a vysoké standardy chování nadále zůstávají základním prvkem, na kterém budujeme novou společnost. V tomto třetím vydání Našich hodnot a standardů jsou zopakovány tyto trvalé hodnoty a standardy, a také jsou aktualizovány tak, aby zohlednily nové výzvy. V tomto vydání například naleznete standardy používání sociálních médií a také vylepšené standardy týkající se ochrany osobních údajů. Rád bych vás požádal, abyste si prošli toto vydání Našich hodnot a standardů, a zamysleli se nad tím, jak každý z nás může dále propagovat etiku a poctivost v každodenní praxi, kdy sloužíme pacientům. Naším úkolem je objevovat, vyvíjet a poskytovat inovativní produkty a služby, které zachrání a zlepší životy. Bez ohledu na to, jak se budeme měnit a růst, v jádru toho, kdo jsme, což je zakotveno v našich hodnotách a standardech, zůstaneme stejní. A tyto hodnoty a standardy zůstanou nadále základem našeho úspěchu. Se srdečným pozdravem

Kenneth C. Frazier předseda, prezident a generální ředitel

Etický kodex, III. vydání

1

OBSAH

DALŠÍ POMOC Zdroje pro naše zaměstnance Vedoucí nebo manažer Měli byste začít tím, že se obrátíte na osobu, která nejlépe rozumí vaší oblasti zodpovědností: na svého vedoucího. Lidské zdroje Pokud jde o záležitosti spojené se zaměstnanci, jako jsou záležitosti týkající se managementu a jiných zaměstnanců, měli byste kontaktovat zástupce lidských zdrojů. Právní oddělení Právní oddělení může poskytnout pomoc v oblasti otázek týkajících se práva a přijatelných obchodních postupů. Pro každou obchodní skupinu jsou určení právníci. Finanční ředitel Pokud jde o otázky týkající se finančních záležitostí, můžete kontaktovat finančního ředitele určeného pro vaši obchodní jednotku. Globální organizace pro dodržování předpisů Naši pracovníci pro dodržování předpisů na divizní, regionální a národní úrovni vám pomohou s problémy týkajícími se našich směrnic a obchodních postupů. Dále zástupci globální organizace pro dodržování předpisů včetně kanceláře pro etiku, kanceláře na ochranu osobních údajů a oddělení globální bezpečnosti a životního prostředí jsou vám k dispozici, aby vám pomohli.

Kancelář pro etiku Mohou nastat situace, kdy byste raději své otázky či obavy ohledně našich hodnot a standardů prodiskutovali s někým mimo svou divizi/místo. Kancelář pro etiku je korporátní zdroj, který je vám k dispozici, aby zodpověděl takové otázky či se vyjádřil k daným obavám. Tuto kancelář kontaktujte kdykoli a ohledně jakékoli záležitosti, která se vztahuje k našim hodnotám a standardům nebo chcete-li prodiskutovat obavy ohledně možných porušení našich standardů, zákonů či nařízení. Jakýkoli zaměstnanec nebo třetí osoba, kteří upozorní na problémy v dodržování obchodních postupů, budou chráněni před možnými odvetnými opatřeními. Tato ochrana se také rozšiřuje na kohokoli, kdo poskytne informace související s vyšetřováním. KONTAKTOVÁNÍ KANCELÁŘE PRO ETIKU • Bezplatné číslo: 1 (800) 990 1146 Č. důvěrného faxu: 1 (908) 259 3788 • E-mail: [email protected] Linka pomoci Linka pomoci je důvěrná externí linka, která je vám k dispozici pro prodiskutování obav a potenciálních porušení našich hodnot a standardů. Je k dispozici 24 hodin denně, sedm dní v týdnu. K dispozici jsou tlumočníci. KONTAKTOVÁNÍ LINKY POMOCI • Online přístup na adrese http://www.TheAdviceLine.com • Bezplatná přímá linka: 1 (877) 319 0273 • Volejte na účet volaného tak, že zavoláte místnímu telefonnímu operátorovi a vyžádáte si spojení na číslo 1 (704) 323 4005.

Auditní výbor představenstva Auditní výbor představenstva vytvořil proces, v rámci kterého mohou zaměstnanci předkládat stížnosti ohledně účetnictví, interních kontrol nebo dalších auditních záležitostí tomuto výboru a také důvěrné či anonymní obavy ohledně sporných účetních či auditních záležitostí. Pokud chcete předložit otázku či obavu auditnímu výboru, můžete kontaktovat kancelář pro etiku nebo linku pomoci na kontaktních číslech výše. Vaše obavy budou předány předsedovi auditního výboru představenstva.

2


Úvod ……………………………………………………………………………………………………………… Zdroje …………………………………………………………………………………………………………… Naši zákazníci…………………………………………………………………………………………………… Kvalita produktů a služeb……………………………………………………………………………………… Nepříznivé zkušenosti nebo stížnosti na kvalitu produktů……………………………………………… Čestná komunikace…………………………………………………………………………………………… Klinické testy…………………………………………………………………………………………………… Vědecká a akademická poctivost…………………………………………………………………………… Postmarketingové klinické testy…………………………………………………………………………… Dary a pohoštění……………………………………………………………………………………………… Dávání darů………………………………………………………………………………………………… Přijímání darů……………………………………………………………………………………………… Poskytování občerstvení a dalšího pohoštění…………………………………………………………… Pozvání na konference/sympózia……………………………………………………………………………… Spravedlivá soutěž…………………………………………………………………………………………… Získávání konkurenčních informací………………………………………………………………………… Ochrana dat a osobní údaje pacientů/spotřebitelů………………………………………………………… Naši zaměstnanci………………………………………………………………………………………………… Naše pracovní prostředí……………………………………………………………………………………… Osobní údaje zaměstnanců………………………………………………………………………………… Rovné zacházení……………………………………………………………………………………………… Zdraví a bezpečnost…………………………………………………………………………………………… Užívání drog a alkoholu…………………………………………………………………………………… Obtěžování na pracovišti……………………………………………………………………………………… Násilí na pracovišti………………………………………………………………………………………… Sexuální obtěžování………………………………………………………………………………………… Nábor příbuzných a přátel…………………………………………………………………………………… Naši akcionáři…………………………………………………………………………………………………… Střety zájmů…………………………………………………………………………………………………… Využívání majetku společnosti………………………………………………………………………………… Osobní využívání komunikačních nástrojů…………………………………………………………………… Používání sociálních médií…………………………………………………………………………………… Ochrana informací společnosti………………………………………………………………………………… Přesnost účtů/záznamů……………………………………………………………………………………… Přesnost veřejných informací……………………………………………………………………………… Nelegální využívání vnitřních informací k burzovním transakcím…………………………………………… Naši dodavatelé ………………………………………………………………………………………………… Výběr dodavatelů……………………………………………………………………………………………… Přístup k dodavatelům………………………………………………………………………………………… Přijímání darů………………………………………………………………………………………………… Přijímání občerstvení a dalšího pohoštění………………………………………………………………… Naše komunity a společnost…………………………………………………………………………………… Filantropie a investice do komunity…………………………………………………………………………… Lidská práva………………………………………………………………………………………………… Komunikace s veřejností……………………………………………………………………………………… Dozor nad životním prostředím……………………………………………………………………………… Provozní postupy……………………………………………………………………………………………… Péče o zvířata…………………………………………………………………………………………………… Nevhodné platby……………………………………………………………………………………………… Využívání a výběr agentů…………………………………………………………………………………… Dodržování zákonů, pravidel a nařízení……………………………………………………………………… Americké zákony z oblasti zdravotnictví…………………………………………………………………… Bojkoty……………………………………………………………………………………………………… Ekonomické sankce a další pravidla pro dovoz/vývoz…………………………………………………… Politické aktivity…………………………………………………………………………………………… Předkládání obav………………………………………………………………………………………………… Prošetření možného nesprávného chování…………………………………………………………………… Anonymita a důvěryhodnost………………………………………………………………………………… Odveta………………………………………………………………………………………………………… Řízení odpovědnosti za vytvoření kultury pro bezpečné vyjádření názorů………………………………… Pokyny pro předkládání obav………………………………………………………………………………… Pokyny pro přijímání obav…………………………………………………………………………………… Glosář………………………………………………………………………………………………………………


4 6 7 7 7 7 8 9 9 9 9 10 11 11 12 12 13 15 15 15 16 16 16 17 17 17 18 19 19 20 20 21 22 23 23 24 25 25 25 25 26 27 27 27 28 28 29 29 29 30 30 30 31 31 31 32 33 33 34 34 35 35 37

3

ÚVOD ÚČEL Naše hodnoty a standardy vždy tvořily základ našeho úspěchu. Jsou inspirací pro důvěru ze strany lékařské veřejnosti, státních úředníků, regulatorních úřadů, finančních trhů, našich zákazníků, spotřebitelů a pacientů – všech, kteří jsou zásadní pro náš úspěch. Co je ještě důležitější, tyto hodnoty inspirují důvěru našich zaměstnanců – vytváří se tak pocit hrdosti a touhy každého z nás dosáhnout ještě větších věcí. Ano, hodně nám záleží na výsledcích, kterých dosahujeme. Ale stejně tak se staráme i o to, jak jich dosahujeme. V několika předchozích letech jsme výrazně změnili způsob, jakým podnikáme. Nicméně bez ohledu na to, jak se měníme a rosteme, v jádru toho, kdo jsme, vždy zůstaneme stejní – poskytujeme inovativní, odlišné produkty a služby, které chrání a zlepšují životy.

„Snažíme se nikdy nezapomínat na to, že medicína je pro lidi. Není pro zisky. Zisk následuje – a pokud na to nezapomeneme, nikdy nezmizí. Jak můžeme poskytnout to nejlepší z medicíny každému člověkovi? Nemůžeme být spokojeni do té doby, než bude naší pomocí nalezen způsob, jak přinést naše nejlepší výsledky každému.“

POUŽITELNOST Tento etický kodex a všechny příslušné směrnice společnosti jsou použitelné pro každého, kdo jedná při projednávání záležitostí týkajících se společnosti jménem společnosti – včetně zaměstnanců, výkonných pracovníků (např. generálního ředitele, finančního ředitele, kontrolora atd.), členů představenstva, agentů, konzultantů, smluvních pracovníků a dalších osob. Pokud by výjimečná situace zaměstnance donutila zřeknout se standardů společnosti, toto zřeknutí musí být projednáno manažerem s příslušným orgánem. Členové vedení nebo členové představenstva se mohou zřeknout postupů pouze na základě rozhodnutí představenstva či výboru představenstva. Každé takové zřeknutí musí být legální a oznámeno našim akcionářům. ZODPOVĚDNOST Každý z nás je odpovědný za to, že postupuje dle těchto hodnot a standardů stanovených v kodexu, že jedná v souladu s příslušnými směrnicemi společnosti a že klade otázky, pokud si není jistý tím, zda jsou tyto standardy splněny či nikoli. Porušení kodexu může vyústit v různé korektivní kroky a v některých případech může vyústit v disciplinární řízení vedoucí k ukončení pracovního poměru. DOSTUPNOST Domníváme se, že všichni naši rozhodující činitelé mají právo znát naše obchodní postupy. Brožura Naše hodnoty a standardy je k dispozici veřejnosti.

– George W. Merck Toto prohlásil George W. Merck v roce 1950 – slogan „medicína je pro lidi“ zcela vystihuje naše hodnoty a aspirace. Ale někdy není jasné, co to znamená v našem každodenním životě a při rozhodování v rámci komunity naší společnosti. Tato brožura ilustruje, jak jsou naše hodnoty použité v rámci standardů chování s každým z našich klíčových rozhodujících činitelů: zákazníky, zaměstnanci, akcionáři, dodavateli a komunitami.

Domníváme se, že všichni naši rozhodující činitelé mají právo znát naše obchodní postupy. Brožura Naše hodnoty a standardy je k dispozici veřejnosti.

NAŠE HODNOTY A STANDARDY

Naši zákazníci

Naši zaměstnanci

Naši akcionáři

Naši dodavatelé

Naše podnikání chrání a zlepšuje životy lidí a zdraví zvířat. Všechny naše kroky musí být měřeny úspěchem při dosahování tohoto cíle. Nade vše si ceníme naší schopnosti sloužit pacientům a spotřebitelům, kteří mají užitek z vhodného používání našich produktů a služeb. Věnujeme se poskytování nejvyšší úrovně profesionální dokonalosti a zdravotnických systémů. Ze všech sil se snažíme identifikovat nejdůležitější potřeby poskytovatelů zdravotní péče a spotřebitelů a jsme zasvěceni tomu, aby naše zdroje naplnily tyto potřeby.

Naše schopnost úspěchu závisí na poctivosti, znalostech, představivosti, dovednostech, různorodosti, flexibilitě a týmové práci našich zaměstnanců. Za tímto účelem se snažíme vytvořit prostředí vzájemného respektu, podpory a týmové práce – pracovní prostředí, které si zaslouží odhodlání a výkon a snaží se reagovat na potřeby zaměstnanců.

Uznáváme, že naše schopnost zvládnout naše cíle závisí na udržení finančního výkonu, který podpoří investice do pokročilého výzkumu a vývoje. To nám na oplátku umožní poskytovat efektivní produkty a inovativní služby. Ze všech sil se snažíme poskytovat čestné, přesné a včasné informace o našem výkonu akcionářům a také jasné informace ve všech veřejných zprávách a sděleních.

Věříme rozvoji vzájemně přínosných vztahů s našimi dodavateli. Uznáváme, že jsou důležitými partnery pro náš úspěch, a přistupujeme k nim čestně, rovně a s respektem. Také očekáváme, že zaměstnanci budou provádět obchodní aktivity pro společnost či jménem společnosti v souladu s obchodními standardy a hodnotami, které jsou v souladu s těmi našimi.

Snažíme se poskytnout takovou pracovní atmosféru, která přiláká vysoce talentované lidi a pomůže jim dosáhnout jejich plného potenciálu. Každý z nás je zodpovědný za vytvoření prostředí plného důvěry a respektu a za propagaci produktivního pracovního prostředí. Tyto zodpovědnosti jsou uvedené v dokumentu Chování vedoucích pracovníků. Viz strana 40.

Naše komunity a společnost Být dobrým korporátním občanem znamená, že postupujeme v souladu se všemi platnými zákony, pravidly a nařízeními. Také sloužíme naší společnosti – počínaje místními komunitami, ve kterých působíme, až po národní a mezinárodní úroveň – tím, že podporujeme četné programy, včetně těch, které zlepšují zdraví a propagují trvalou udržitelnost životního prostředí. Všechny naše aktivity jsou vedeny principem korporátní odpovědnosti „Pomáháme světu cítit se dobře“.

Pokud máte otázky nebo obavy, použijte stránku Další pomoc.

4



5

ZDROJE

NAŠI ZÁKAZNÍCI

Žádné pokyny, ani ty sebedetailnější, nemohou předpokládat, s jakými výzvami se můžeme během provádění pracovních úkolů potkat. Z tohoto důvodu existují dodatečné zdroje, které můžeme použít, když máme otázky ohledně obchodního chování.

KVALITA PRODUKTŮ A SLUŽEB Jsme vázáni tím, abychom dodrželi či přesáhli požadavky zákazníka a regulatorní požadavky ohledně výzkumu, vývoje, výroby, balení, testování, dodávání a marketingu našich produktů. Kvalita znamená neustálé uspokojování požadavků a očekávání tím, že budeme dodávat produkty a služby nejvyšší hodnoty a včas. Mezi naše zákazníky patří pacienti, spotřebitelé, zdravotničtí profesionálové, zdravotnické organizace, vládní agentury, velkoobchody a distributoři.

Tato brožura slouží jako průvodce našimi standardy včetně častých dotazů a jejím záměrem není vyčerpávající popis směrnic a standardů společnosti. V této publikaci najdete odpovědi na skutečné otázky, které zaměstnanci vznesli. Dodatečné informace ohledně mnoha problémů lze nalézt v příslušných korporátních směrnicích. Pokud tyto zdroje na vaše otázky plně neodpoví, dalším krokem by měla být diskuze s manažerem. Jsou k dispozici také další zdroje – včetně specialistů v právním a finančním oddělení, v oddělení pro korporátní audit, oddělení lidských zdrojů, oddělení pro globální dodržování předpisů, kancelář pro etiku a linky pomoci. (Další informace ohledně kontaktování a využívání těchto zdrojů naleznete na stránce doplňkové pomoci). Tyto zdroje můžete použít, pokud potřebujete vyjasnit směrnice, pomoc při projednávání „šedých zón“ nebo pokud si děláte obavy o možné porušení standardů, zákonů nebo nařízení. TEST ROZHODOVÁNÍ Test rozhodování je soubor kritérií, která můžete použít pro stanovení dalšího vhodného postupu.

Pokud hledáte odpovědi na otázky ohledně obchodního chování, využijte zdroje společnosti uvedené v této brožuře.

Ot. Od.

Jedná se o dokument určený pro celou společnost, proto mohou být některé části a témata vhodná pro určité funkce nebo oddělení více než pro ostatní. Nicméně pro vás může být užitečné mít informace o tom, jakým způsobem probíhá podnikání v ostatních oblastech společnosti.

Ot.

Proč máme jednu příručku pro standardy? Proč nemáme regionální příručky, které by se zabývaly problémy více souvisejícími s určitými oblastmi?

Od.

Naše hodnoty a standardy jsou univerzální. Snažíme se podnikat tak, abychom postupovali dle stejných vysokých etických standardů bez ohledu na to, kde působíme. Stejně tak uznáváme, že skutečné využití těchto standardů a také zákony a nařízení mohou být v různých oblastech různé. Společnost poskytla zdroje, které pomohou zvládnout tyto specifické problémy v rámci určitého regionu. Kromě zdrojů na úrovni celé společnosti, jako je globální organizace pro dodržování předpisů, kancelář pro etiku a linka pomoci, se můžete obrátit také na svého manažera, zástupce lidských zdrojů, divizního právníka, regionálního finančního ředitele a na divizní, regionální a národní vedoucí pro dodržování předpisů.

Pouze se sami sebe zeptejte: • Je daný krok legální? • Je to v souladu s našimi standardy a směrnicemi? • Je to v souladu s duchem našich standardů a směrnic? • Jak by to vypadalo v novinách? Zdálo by se vám to nevhodné či byste se cítili trapně? Pokud si nejste jisti tím, co byste měli udělat, kontaktuje svého manažera a využijte zdroje uvedené na stránce doplňkové pomoci.

6

Zdá se, že se mě řada těchto témat netýká. Proč bych se měl touto příručkou zabývat?

Ot.

Jsem manažer a jeden z mých zaměstnanců vznesl otázku týkající se obchodní etiky. Nejsem si jistý tím, jak mám takovou situaci zvládnout. Jaké zdroje mohu využít?

Od.

Ve většině případů je nejlepším prvotním zdrojem pro konzultaci váš manažer. Kromě toho je také k dispozici kancelář pro etiku, která poskytne pomoc při zvládnutí jakéhokoli etického problému a může vám pomoci při hledání řešení pro určitou obavu či problém.


Zlepšování kvality ve všech oblastech našeho podnikání, od výzkumu v našich laboratořích až po použití našich produktů a služeb pacienty, je pro nás při poskytování inovativních produktů a služeb, které zlepší kvalitu života, povinností. Dosahování našich cílů v oblasti kvality závisí na naší schopnosti naslouchat a respektovat potřeby zákazníka v každodenní aktivitě.

Ot. Od.

Ze všech sil se snažíme poskytovat vysoce kvalitní produkty, služby a informace.

Ot.

Když jsem se účastnil večírku, jeden z hostů zmínil vedlejší účinek jednoho z našich léků. Je skutečně třeba toto oznamovat společnosti?

Od.

Ano, toto musíte okamžitě oznámit. V zájmu bezpečnosti pacienta musíme vědět o všech stížnostech na nepříznivé účinky. Kontaktujte člena týmu určených kontaktních míst (DPOC) s danou informací do 24 hodin od chvíle, co jste se o této zkušenosti dozvěděli. Můžete kontaktovat také manažera či kancelář pro etiku, kteří vás nasměrují ke správnému zdroji.

Jsme pozadu a pod velkým tlakem. Můžeme upravit několik výrobních kroků pro urychlení výroby? S největším pravděpodobností nikoli. Ačkoli se snažíme upravit výrobní postupy tak, aby byly co nejefektivnější, musíme vždy používat správné kanály pro přijetí schválení úpravy stávajících výrobních postupů. Některé kroky mohou být vyžadovány státními regulatorními úřady. Jiné mohou být vyžadovány, aby vyhověly našim vlastním standardům v oblasti kvality. Je možné, že ačkoli se kroky zdají být zbytečné, mohly by sloužit pro kritickou funkci kvality. Máte-li další otázky – nebo chcete-li podat návrhy, jak by postupy mohly být vylepšeny – zkonzultujte to s manažerem nebo vedoucím pro kvalitu ve vašem závodě předtím, než provedete jakékoli kroky.

Nepříznivé zkušenosti nebo stížnosti na kvalitu produktů Všichni hrajeme při pomoci společnosti naplňovat její závazek a zlepšovat lidské zdraví svou roli. Jedním z našich nejdůležitějších závazků je informovat společnost o jakékoli nepříznivé zkušenosti (AE) nebo o stížnostech na kvalitu produktů (PQC). Všichni musíme oznámit jakékoli AE nebo PQC, které mohou souviset s použitím našich produktů, včetně předepsaných léků, volně prodejných přípravků (OTC) a produktů určených pro zvířata.

ČESTNÁ KOMUNIKACE Životy nezávisí pouze na kvalitě našich produktů a služeb, ale také na kvalitě informací, které poskytujeme lékařské komunitě a veřejnosti. Informace poskytované našim zákazníkům o našich produktech a službách, včetně dostupnosti a dodání, musí být užitečné, přesné, podpořené vědeckými poznatky (pokud je to vhodné) a předkládané čestně, férově a vhodnými prostředky. To znamená, že propagační sdělení ohledně léků na předpis, biologických přípravků a vakcín bude zahrnovat popis použití či doporučené dávkování a musí také zahrnovat (pokud není jinak vyžadováno zákonem či nařízením) shrnutí vedlejších účinků, upozornění, varování a kontraindikace, stejně jako účinnost popsaných indikovaných použití. Neprovádíme veřejná sdělení s cílem propagovat produkty pro užívání, pokud přípravek ještě nebyl pro takové užívání schválen. To ovšem nijak nezamezuje komplexní a vhodné výměně vědeckých informací týkajících se produktu, včetně šíření výzkumných zjištění ve vědeckých a dalších médiích.


7

NAŠI ZÁKAZNÍCI Ot.

Jsem obchodník pro jeden z farmaceutických produktů a vím, že nemám doporučovat či propagovat výrobky způsobem, který není v souladu s produktovými informacemi. Ale když se lékař začne ptát na dané použití, mohu ho odkázat na studie a další lékaře, kteří pro dané použití přípravek předepisují?

Od.

Všeobecně platí, že obchodníci nesmí poskytovat přímo lékařům informace, které nejsou v souladu s tím, co je obsaženo v příbalovém letáku. Měli byste lékaři sdělit, že naše společnost nedoporučuje použití produktu pro jiné účely, než jsou ty, které jsou uvedené v příbalovém letáku. Nicméně pokud lékař požaduje doplňující informace k tomuto tématu, můžete jeho žádost předat našemu oddělení pro služby lékařům. Toto oddělení má povolení za určitých omezených okolností poskytovat takové informace přímo lékařům.

Ot. Od.

Ot.

8

Jak bych se měl postavit k požadavkům na vzorky, které nejsou vhodné – např. JANUVIA® vyžádaná ortopedem? Pokud se domníváte, že použití vzorků ze strany lékaře není v souladu se směrnicemi společnosti, doporučujeme zjistit důvod daného požadavku. Pokud stanovíte, že požadavek není vhodný, např. pokud lékař vzorky nevyužije u svých pacientů pro vyhodnocení použití produktu v praxi, nesmíte vzorky poskytnout. Nevhodné použití farmaceutických vzorků porušuje směrnice společnosti a může být nelegální. Měli byste lékaři vysvětlit směrnice společnosti pro vzorky a sdělit požadavek lékaře svému manažerovi kvůli dalšímu prošetření. Pracuji se zákaznickou organizací, která má vlastní etický kodex. V určitých případech tento kodex vyžaduje, abych já – jako dodavatel – souhlasil s těmito standardy. Podle kterého kodexu mám postupovat?

Naše společnost pečuje o ochranu zdraví a bezpečnost účastníků klinických testů. Tato dvě děvčátka byla zapojena do studie léku SINGULAIR®, což je přípravek společnosti na astma pro pacienty od věku 12 měsíců a na sezónní alergické rýmy pro pacienty od 2 let.

Od.

Jako zaměstnanec společnosti musíte postupovat dle našich standardů ve všech obchodních situacích. Jako farmaceutická společnost máme velmi komplexní kodex s velmi vysokými standardy. Nicméně, občas může nastat situace, kdy požadavky zákazníka jsou přísnější, jako je úplný zákaz darů nebo i přiměřené zábavy. V takových případech byste měli postupovat dle standardů našich zákazníků nad rámec našich vlastních.

KLINICKÉ TESTY Klinické testy stanoví bezpečnost a účinnost našich produktů u lidí, kteří se dobrovolně zúčastní našich studií. Z tohoto důvodu je klíčové, abychom tyto testy prováděli s maximálním ohledem na zdraví a bezpečnost účastníků, kdy budeme dále zdůrazňovat zájmy vědy a společnosti. Pro klinické testy a produktové protokoly jsou k dispozici detailní standardy a pokyny.

Ot.

Pracuji v oddělení prodeje a marketingu a lékař mě požádal, zda může použít vzorky pro provedení malého klinického testu na skupině pacientů. Je to přípustné?

Od.

Ne. Vzorky nesmí být použité pro klinické testy. Pro klinické testy a protokoly jsou k dispozici detailní standardy a pokyny. Ačkoli společnost v souladu s protokolem pro klinické testy obvykle poskytuje při testech sponzorovaných společností produkty výzkumným střediskům, tento produkt se dodává prostřednictvím skupiny společnosti, která řídí studii (např. MRL), a nikoli prostřednictvím oddělení prodeje a marketingu. Další informace vám poskytne lékařské oddělení nebo regionální či národní úředník pro dodržování předpisů.


Vědecká a akademická poctivost Chápeme a respektujeme roli nezávislého vědeckého a akademického výzkumu a diskusi ohledně lékařského a lidského pokroku. V souladu s tím se všechny výzkumné kroky, které jsou sponzorovány společností, nebudeme snažit nijak nevhodně ovlivnit, včetně jejich výsledků a závěrů. Klinický výzkum by měl být prováděn pod vedením kvalifikovaného lékařského a vědeckého personálu a v souladu s vysokými standardy lékařské a klinické etiky. Úzká spolupráce a interakce s lékařskou a vědeckou komunitou je zásadní pro náš úkol – zlepšovat lidské zdraví tím, že poskytneme společnosti nové a efektivní léky včetně vakcín. Všechny takové vzájemné kroky by měly být vedeny dle následujícího principu:

Všechny aktivity zahrnující lékařskou a vědeckou komunitu, které jsou sponzorované nebo podporované společností, včetně jejích poboček, by měly být v souladu s kodexy odvětví a obchodním účelem a měly by být implementovány v souladu s nejvyššími standardy etiky a poctivosti, kdy musí být nejvyšší ohled brán na zdraví a bezpečnost pacienta. Postmarketingové klinické testy Postmarketingové klinické testy nám pomohou dozvědět se více o bezpečnosti a účinnosti našich produktů. Poskytují důležité informace pro praktické lékaře, pro plátce z oblasti třetích stran a pro klíčové rozhodující činitele, kteří podpoří používání našich produktů.

Ot. Od.

Lékař mi oznámil, že konkurent mu poskytl platbu za každý předpis jeho produktu. Je pro mě přijatelné toto také provést? Ne, toto není přípustný postup. Nicméně je možné, že se lékař účastní postmarketingové studie bona fide. V takovém případě je vhodné kompenzovat lékaři dodatečnou práci s účastí na studii, ale toto nemá vztah k předepsaným lékům.

Ot.

Domnívám se, že bych byl schopný přesvědčit klíčového lékaře, aby změnil své zaměření z produktů konkurence na předepisování jednoho z našich produktů, pokud mu doporučím provedení „pozorovací studie“ pro získání zkušeností s naším produktem. Je toto přípustný postup?

Od.

Ne. Pozorovací programy zahrnující naše produkty nesmí být použité za účelem přesvědčení lékařů převést pacienty na naše produkty nebo pro udržení pacientů na našich produktech. Stejně tak nesmí být pozorovací programy použité, pokud by vytvořily dojem, že k tomuto dochází. Pozorovací programy mohou být použité pouze k získání údajů, které pomohou společnosti a lékařům zlepšit péči o pacienty prostřednictvím přímého pozorování používání produktů v klinickém prostředí. Musí existovat smlouva s lékařem a písemné protokoly, které identifikují potřebu údajů a detailně vysvětlí, jak budou použity výsledky programu.

DÁRKY A POHOŠTĚNÍ Dávání darů Věříme, že jsme schopni konkurovat našimi produkty a službami a chceme se vyhnout jakémukoli náznaku nevhodného chování u našich zákazníků. Dávání darů, v hotovosti či nikoli, včetně služeb u zákazníků vzbuzuje vážné otázky o konfliktu zájmů nebo o možném konfliktu zájmů. Z tohoto důvodu je dávání darů zakázáno, pokud toto není v souladu se specifickými očekáváními popsanými níže. Uznáváme, že v některých kulturách může nastat příležitost, kdy je dávání darů vhodné a očekávané. Rozhodnutí o těchto situacích musí být pečlivě zváženo, a pokud takto chcete postupovat, musí být předem získán písemný souhlas manažera. Pro zákazníky ze strany lékařů: Jelikož chceme chránit důvěru veřejnosti v lékaře, že provádějí rozhodnutí pouze na základě zdraví pacientů, neposkytujeme dárky nebo jiné motivační nástroje našim zákazníkům z řad lékařů. Součástí informací poskytovaných lékařům o našich produktech mohou být příležitostné a prakticky využitelné předměty, pokud mají nominální hodnotu a lékařské využití, např. lékařské knihy a další položky, které slouží skutečnému vzdělávání a jsou v rámci země povolené. Kromě toho jsou povolené také propagační předměty s nominální hodnotou (např. propisky,


9

NAŠI ZÁKAZNÍCI Ot. Od. Můžeme přijímat občerstvení nebo skromné společenské rozptýlení za předpokladu, že je to v souladu s kritérii společnosti.

poznámkové bloky, kalendáře atd.) za předpokladu, že souvisí s praxí lékaře. Mějte na paměti, že v některých oblastech jsou více restriktivní směrnice na základě místních zákonů či kodexů odvětví ohledně dárků pro lékaře. Pro další informace se obraťte na místního/regionálního právníka. Pro jiné zákazníky: Kromě lékařů se také setkáváme s dalšími důležitými zákazníky včetně velkoobchodů, distributorů a maloobchodů. Pokud jde o tyto zákazníky, jsou povolené pouze položky související s podnikáním v nominální hodnotě. Dávání darů těmto zákazníkům musí být v souladu s místními zákony, se směrnicemi společnosti a s kodexy daného odvětví. Pro další pomoc a podporu se obraťte na místního právního zástupce nebo na místního úředníka pro dodržování předpisů.

Ot.

Byl jsem pozván na svatbu důležitého zákazníka. V mém kulturním prostředí se očekává, že hosté přinesou dary v hotovosti. Co bych měl udělat? Jsou dary, které nejsou v hotovosti, přijatelné?

Od.

Dary v hotovosti a také nehotovostní dary jsou zakázané. Obraťte se na svého manažera, pokud se domníváte, že je přípustná výjimka ze směrnice společnosti.

Ot. Od.

10

Hlavní kardiolog ve velké nemocnici požádal o dar v podobě zařízení pro novou kardiologickou jednotku. Byl by takový dar porušením našich obchodních standardů? Může být vhodné a potřebné, aby společnost přispěla ke zlepšení kvality místní zdravotní péče. Nicméně se musíte ujistit, že je postupováno dle správného procesu pro vaše umístění. Kontaktujte odpovědného pracovníka pro dodržování předpisů pro další pokyny.

Jeden z mých zákazníků je můj velmi blízký přítel a o Vánocích si pravidelně vyměňujeme cenné dary. Je v pořádku, abych takto dále postupoval? Společnost nijak neomezuje přátelství s obchodními partnery, ale v takových případech vyžaduje diskrétnost a dobrý úsudek. V některých situacích může být dar vhodný, pokud se jedná o „osobní“ dar, není placený společností a výměna darů nemůže být vnímána jako střet zájmů. O svém přátelském vztahu musíte informovat svého manažera. Váš manažer posoudí situaci a stanoví, jak zvládnout potenciální konflikt zájmů způsobem, který je konzistentní se směrnicemi o konfliktech zájmů. Může být nezbytné přiřadit daného zákazníka jinému pracovníkovi společnosti.

Státní úředníci nebo zaměstnanci: dary, občerstvení, pohoštění a další výhody Ve většině zemí je zakázáno poskytovat platby či jiné hodnoty pro získání či udržení obchodu. Mějte na paměti, že ve většině případů jsou zákazníci z řad lékařů považováni za státní úředníky. Z tohoto důvodu poskytování darů, občerstvení, pohoštění, honorářů za účast na konferencích nebo sympóziích či podobné výhody pro státní úředníky vyžaduje další zvážení pro zajištění toho, že se nejedná o nevhodnou platbu či výhodu. Kromě toho se chce společnost vyhnout i pouhému dojmu nekalého chování. Zákony týkající se vhodných darů a pohoštění s ohledem na tyto skupiny jsou složité a mohou být v různých zemích různé – a dokonce i v rámci země (např. místní versus státní zákony). Z tohoto důvodu se obraťte na místního a regionálního úředníka pro dodržování předpisů předtím, než poskytnete dar, pozvání, pohoštění či jinou výhodu pracovníkům z řad státních zaměstnanců. Přijímání darů Přijímání darů může být častější v kontextu vztahů s dodavateli. Z tohoto důvodu použijte pokyny k přijímání darů v části NAŠI DODAVATELÉ na straně 25.


Poskytování občerstvení a dalšího pohoštění Můžeme poskytnout občasné občerstvení či jiné pohoštění za následujících předpokladů: • Jedná se o obchodní vztah vedený bona fide. • J edná se o aktivitu v rámci vzdělávání či podnikání.

Neposkytujeme prostředky na cestovní výdaje pro partnery/ partnerky nebo pro doprovod účastníků.

Ot.

Hradíme cestovní náklady důležitého názorového vůdce, který bude hovořit na konferenci sponzorované společností. Ráda by s sebou na své náklady vzala svého manžela. Je to povolené?

Od.

Na konferenci může jet i manžel či partner za předpokladu, že to není placeno společností. To znamená, že jakékoli cestovní náklady, ubytování, jídlo a náklady spojené s přítomností manžela nejdou k tíži společnosti. Nicméně není konzistentní s účely takových událostí, aby se manžel/manželka nebo partneři zúčastnili jednání či setkání, kde jsou diskutovány obchodní záležitosti.

• Je to legální. • Je to v souladu s příslušnými kodexy odvětví. • J e to v souladu se směrnicemi a postupy společnosti. •N elze to vnímat jako snahu o nevhodné ovlivňování obchodních rozhodnutí. •P okud by se to veřejně zkoumalo, pro společnost by to nebylo nepříjemné.

Ot. Od.

V mé zemi je běžné pozvat kvůli diskuzi o produktech lékaře do restaurace. Je to v rámci této směrnice přijatelné? Preferované místo pro diskuzi ohledně našich produktů je ordinace lékaře nebo nemocnice či jiné klinické zařízení. V některých případech může být vhodné provést tuto diskuzi mimo takové zařízení. Pokud máte pocit, že taková diskuze je zajištěná, musíte nejdříve obdržet souhlas svého manažera, který bude specifikovat speciální okolnosti, aby bylo možné zaručit vhodnou kontrolu a dohledové postupy.

POZVÁNÍ NA KONFERENCE/SYMPÓZIA Jsme zavázáni k tomu, abychom vedli a účastnili se vzdělávacích programů, kde jsou sdíleny lékařské a vědecké informace. Uznáváme důležitost toho, abychom se ujistili, že tyto aktivity jsou vedené vhodným a profesionálním způsobem s cílem zlepšit péči o pacienty. Nicméně naše standardy nemusí nutně zohledňovat všechny místní právní požadavky. Pokud jsou místní zákony přísnější, potom jsou upřednostněny. Naším cílem při podpoře vědeckých/vzdělávacích setkání je zlepšování péče o pacienty. V souladu s tím musí být program setkání vhodný pro účastníky a musí podporovat vědecký účel daného setkání. Místo by mělo být vybráno na základě dostupnosti, nákladů a vhodnosti pro daný typ setkání a publika. Rozhodnutí ohledně sponzorování musí být v souladu s místními zákony, s místními/regionálními směrnicemi a pokyny společnosti a také v souladu s kodexy odvětví. Musíme také zohlednit to, zda jsou účastníci zástupci vládních organizací či státní úředníci, což bude všeobecně vyžadovat další rady a vedení.


Můžeme vyhovět požadavku lékaře poskytnout pro cestu na konferenci dvě letenky do ekonomické třídy namísto jedné do business třídy? Ne, to není možné. Pozvání jsou určena pro lékaře a společnost bude krýt pouze výlohy přímo spojené s účastí pozvané osoby. Můžeme zaplatit cestovní výlohy za lékaře zapojeného do procesu schvalování nových léků za cestu na jednání? Zákony a nařízení řídící takové aktivity jsou komplikované a liší se v závislosti na nejrůznějších faktorech: • Je lékař státní zaměstnanec? • J e lékař rozhodující činitel v regulatorním schvalovacím procesu? • J e registrace produktu společnosti v procesu zpracování či se dá již brzy očekávat? • M ůže to být vnímáno jako nevhodné ovlivňování?

11

NAŠI ZÁKAZNÍCI Ot.

Vyhodnocení zapojení musí být vedeno konzistentně dle našich stanovených postupů pro určení toho, zda společnost může zaplatit cestovní výlohy. Pro další pokyny se obraťte na místního či regionálního úředníka pro dodržování předpisů. Čas od času lékaři, které zveme na sympózia, nepřijedou nebo se nezúčastní všech setkání, kterých by se měli zúčastnit. Jak bych měl tyto situace zvládnout?

Od.

Konkurujeme spravedlivě a čestně, spoléháme na pověst našich produktů a služeb.

Pokud zvete lékaře na sympózium, měli byste s ním prodiskutovat naše očekávání ohledně účasti na určitých akcích. Pokud je účast lékaře problematická, měli byste nejdříve prodiskutovat hodnotu akce s lékařem a ujistit se, že si uvědomuje, o co přichází, když se akce plně nezúčastní. Mějte na paměti, že nemůžeme plně kontrolovat účast lékařů na takových událostech. Pokud je účast lékaře nadále problematická, měli byste daný případ prodiskutovat s manažerem a stanovit, zda by lékař měl být zván na budoucí akce.

FÉROVÁ KONKURENCE Domníváme se, že zákazníci a společnost jako celek, mohou mít užitek ze spravedlivého, svobodného a otevřeného trhu. Z tohoto důvodu si konkurujeme pouze našimi produkty a službami a neprovádíme dohody s konkurenty ohledně „fixních“ cen nebo jinak obchod neomezujeme. Naše principy férové konkurence požadují, abychom: • Nesdíleli nebo si nevyměňovali ceny či informace o nabídkách s konkurenty. To zahrnuje směrnice v oblasti cen, slev, propagačních akcí, poplatků, záruk a podmínek prodeje. Pokud chce konkurent poskytnout takové informace dobrovolně, v rámci setkání sdružení nebo v čekárně u lékaře, měli bychom takovou konverzaci okamžitě ukončit a situaci probrat s právním oddělením. Ačkoli taková výměna informací může být vedena nevinně, mohla by vytvořit zdání toho, že se domlouvá cena či se dohaduje nabídka. • Agresivně bojovali o zákazníka na jakémkoli trhu. Neuzavíráme s konkurenty žádné dohody – ani žádné všeobecné smlouvy – ohledně zákazníků, distributorů nebo území.

Naše standardy férové konkurence jsou také záležitostí zákona v každé zemi, ve které působíme, a jsou zde další právní požadavky, které musíme splňovat. Každý manažer se musí ujistit o tom, že zaměstnanci zapojeni do marketingu, prodeje a nákupu si jsou vědomi obsahu a významu našich standardů a použitelných zákonů o hospodářské soutěži.

Ot.

Budu se účastnit setkání obchodní asociace a několik členů chce diskutovat o cenové strategii. Co bych měl udělat?

Od.

Pokud konkurenti diskutují o tématech, jako je cenová strategie, je zde možnost, že by mohlo dojít k dohadování cen nebo by takové chování bylo předpokládáno či vnímáno. V mnoha zemích je diskuze mezi konkurenty z tohoto důvodu zakázána. Pokud se ocitnete v takové situaci, musíte se okamžitě z daného setkání omluvit. Neprodleně informujte právní oddělení o tom, co jste zjistili.

Získávání konkurenčních informací Konkurujeme čestně a spravedlivě. Nezískáváme tržní informace na základě špatné interpretace, zcizení nebo vniknutí do soukromí či nátlaku. Všeobecně lze získat informace o konkurentech z přijatelných zdrojů, jako jsou zákazníci, konzultanti a za příslušných podmínek dokonce i samotní konkurenti. Například můžete získat informace o konkurentech (i) z novin a z dalších veřejných zdrojů, jako jsou výroční zprávy u příslušných regulatorních úřadů, (ii) přezkoumáním produktů a marketingových materiálů našich konkurentů, které jsou veřejně k dispozici, (iii) od zákazníků konkurentů (pokud to není zakázáno jako prozrazení informace o konkurenci) nebo (iv) z přednášek konkurentů na konferencích a veletrzích.

•N eměli byste navádět zaměstnance společnosti, kteří předtím pracovali pro naše zákazníky nebo konkurenty, aby porušovali smlouvu nebo povinnost nevyzradit důvěrné informace s ohledem na neveřejné informace konkurence. Jelikož je obtížné přesně se dozvědět, jaké povinnosti v oblasti zachování mlčenlivosti byly dohodnuté, důrazně nedoporučujeme ptát se pracovníků společnosti, kteří dříve pracovali pro konkurenci, na informace o předchozím zaměstnavateli. •N eměli byste umožnit zaměstnancům společnosti, jako jsou podřízení nebo konzultanti v marketingu, aby se mylně prezentovali při získávání konkurenčních informací. Vztah ke společnosti by měl být zveřejněn, pokud je důvodné se domnívat, že by zdroj nechtěl sdílet takovou informaci v případě, že by věděl o vztahu ke společnosti.

Ot.

Dlouhodobý zákazník, který je zároveň mým přítelem, mi nedávno řekl o datu uvedení nového léku konkurence na trh, což v danou dobu ještě nebyla veřejně známá informace. Mohu tuto informaci sdělit ostatním v mé oblasti? Co když vím, že tuto informaci lékař získal během setkání konzultantů?

Od.

Pokud víte, že poskytnutá informace byla zákazníkovi poskytnuta jako důvěrná (nebo je to z okolností zřejmé), např. během setkání konzultantů, měli byste diskuzi se zákazníkem na dané téma ukončit. Nesmíte sdělovat informace ostatním ve vaší oblasti, ale měli byste o konverzaci informovat svého manažera, který v případě potřeby situaci prodiskutuje s právním oddělením. Pokud se jedná o veřejně dostupnou informaci, pak není problém o tom diskutovat otevřeně v souladu se všemi platnými směrnicemi ohledně diskuzí o produktech.

•N eměli byste získávat informace o cenách nebo jiné citlivé informace přímo od konkurenta. Místní zákony mohou být odlišné v definici toho, co znamená veřejná a důvěrná informace, takže se ujistěte, že vaše chování je také v souladu s místními požadavky. Kromě toho pravidla ohledně sběru informací až po veřejné nabídky jsou často velmi přísná. Pro další informace kontaktujte svého manažera nebo právní oddělení.

Ot.

Právě jsme přijali zaměstnance od konkurence. Kolik informací nám může dobrovolně sdělit o svém předchozím zaměstnavateli?

Od.

Nesmíme nechat zaměstnance, aby nám dobrovolně sděloval jakékoli soukromé nebo důvěrné informace o svém předchozím zaměstnavateli, ani se ho na to nesmíme ptát. Zeptejte se sami sebe, zda byste se cítili pohodlně, kdyby bývalý zaměstnanec společnosti sdílel takové informace s konkurentem. Kromě toho existují právní omezení související s prozrazováním důvěrných informací jiným společnostem. Pro další objasnění se obraťte na svého manažera nebo právní oddělení.

OCHRANA DAT A OSOBNÍ ÚDAJE PACIENTŮ/ SPOTŘEBITELŮ Domníváme se, že je důležité respektovat soukromí všech, se kterými obchodujeme. To je zvláště pravdivé v případě zákazníků, pacientů a účastníků klinických testů. Jsou období, kdy legitimní výzkumné a obchodní aktivity mohou vyžadovat revizi lékařského záznamu pacienta nebo sběr osobních údajů. Náš závazek v oblasti soukromí se zaměřuje na několik provozních principů, včetně (výčet není úplný): • Nutnost – Musíme identifikovat obchodní účel pro použití či sběr osobních údajů a v co největším rozsahu použít neidentifikovatelné informace. • Prohlášení a možnost volby – Jednotlivým osobám musíme před provedením sběru osobních údajů poskytnout příslušné prohlášení. Kromě toho všeobecně musíme jednotlivcům poskytnout právo nesouhlasit s použitím jejich osobních údajů. • Integrita údajů – Osobní údaje musí být přesné, kompletní a aktuální dle dohod a prohlášení.

• Neuváděli špatné nebo mylné informace o produktech či službách konkurence.

12



13

NAŠI ZAMĚSTNANCI

NAŠI ZÁKAZNÍCI • Bezpečnost a převod – Musíme provést rozumné kroky na ochranu osobních údajů před ztrátou, zneužitím, neautorizovaným přístupem, prozrazením nebo poškozením. Kromě toho převod údajů přes hranice země vyžaduje dodatečnou ochranu a kontrolu. Ochrana osobních údajů je ve většině zemí, ve kterých fungujeme, zahrnuta v zákonech. Musíme jednat nejen v souladu se standardy naší společnosti, ale také se všemi zákonnými požadavky. Pro další informace kontaktujte kancelář na ochranu osobních údajů.

Ot. Od.

Od.

V mnoha zemích existují zákony na ochranu osobních údajů a dat, které upravují převod osobních údajů a jejich zobrazování bez ohledu na to, zda se jedná o zákazníky, spotřebitele, pacienty, zaměstnance nebo osoby jinak propojené se společností. V některých případech i předání jmen jednotlivců z jedné země do jiné může vyžadovat speciální povolení či pozornost. Zkonzultujte to se zástupci kanceláře na ochranu osobních údajů země, z které chcete převést informace předtím, než provedete jakékoli kroky.

Co přesně je považováno za osobní údaje? Ačkoli přesná definice osobních údajů může být v různé zemi různá, všeobecně se jedná o informace, které přímo identifikují jednotlivce nebo by mohly být použité pro identifikaci jednotlivce. Příkladem jsou jména a iniciály, data narození, fotografie, biometrické informace, kontaktní údaje, informace o zdravotním stavu, genetické informace a osobní charakteristiky. Toto však není úplný seznam a podrobnější informace lze najít v směrnicích společnosti.

Ot.

Musím prokázat efektivitu mých prodejních dovedností zahrnující největší regionální nemocnici. Nemocniční lékárník mi nabídl, že mi poskytne kopie záznamů o předpisech obsahující osobní údaje pacientů. Je pro mě přijatelné prohlížet tyto záznamy?

Od.

Ačkoli zákony řídící ochranu osobních údajů ze strany lékárníků mohou být v různých zemích různé, v mnoha zemích existují zákony, podle kterých pacienti musí výslovně souhlasit s vyzrazením osobních údajů ze strany lékárníků. V zemích, kde takové zákony neexistují, je třeba použít naše principy na ochranu osobních údajů: nutnost, prohlášení a možnost volby. Tyto principy vyžadují, abychom shromažďovali či přijímali minimum osobních údajů, které potřebujeme pro legitimní obchodní účely, kdy osoba, o které informace shromáždíme, bude informována lékárníkem o záměru odhalit tyto informace a způsobu jejich použití, a tato osoba nesmí vznést námitku. Projednejte to se zástupci právního oddělení či kanceláře na ochranu osobních údajů, abyste se ujistili, že přístup k údajům je v souladu s místními zákony a s našimi směrnicemi.

14

Ot.

Plánuji sympózium a rád bych pozval zákazníky z několika zemí. Potřebuji mít přístup k informacím o zákaznících v různých zemích, abychom mohli poslat pozvánky. Existují nějaká zvláštní opatření pro situaci, kdy jsou informace předávány z jedné země do druhé?


NAŠE PRACOVNÍ PROSTŘEDÍ Snažíme se poskytnout takové pracovní prostředí, které přiláká vysoce talentované lidi a pomůže jim dosáhnout jejich plného potenciálu. Každý z nás je zodpovědný za vytvoření prostředí plného důvěry a respektu a za propagaci produktivního pracovního prostředí. Tyto zodpovědnosti jsou popsané v dokumentu Chování vedoucích pracovníků (viz strana 40), který slouží jako základ pro všechny směrnice, postupy a procesy v oblasti lidských zdrojů. Chování vedoucích pracovníků popisuje specifické chování, které se od nás očekává. Podporujeme otevřenou komunikaci tím, že přijímáme nápady a obavy ostatních a nabízíme i přijímáme konstruktivní zpětnou vazbu. Osobní údaje zaměstnanců Respektujeme soukromí a důstojnost našich zaměstnanců a chráníme důvěrnost záznamů zaměstnanců. Společnost shromažďuje a uchovává osobní údaje potřebné pro dané funkce, jako jsou zaměstnanecké výhody, odměny a výplaty, a také pro další účely vyžadované zákony a v souladu s prohlášeními o ochraně osobních údajů, které zaměstnancům poskytujeme. Budeme chránit soukromé údaje zaměstnanců a používat je pouze k legitimním obchodním účelům v souladu se všemi zákony. Závazek chránit osobní údaje zaměstnanců jde nad rámec doby trvání zaměstnaneckého poměru a vztahuje se i na informace o předchozích zaměstnancích.

Ot.

Můj bratr je finanční poradce a chtěl by nabídnout finanční služby společnosti v místě mojí působnosti. Požádal mě o jména a kontaktní údaje na zaměstnance v mém místě působnosti. Mohu mu takovou informaci poskytnout?

Od.

Kontaktní údaje na zaměstnance jsou osobní údaje a jsou chráněné našimi směrnicemi ve všech lokalitách, ve kterých naši zaměstnanci pracují, a v mnoha zemích i zákony. Naše prohlášení o ochraně osobních údajů zaměstnanců neumožňuje prozrazení informací o zaměstnancích našim rodinám a přátelům z osobních či profesionálních důvodů. Jakékoli vyzrazení osobních údajů o zaměstnanci musí být provedeno v souladu s našimi směrnicemi, prohlášením o ochraně osobních údajů zaměstnanců a platnými zákony. Při plnění těchto povinností postupujeme dle principu nezbytnosti ochrany osobních údajů.

Snažíme se udržet prostředí, kde nebude docházet k obtěžování a kde budeme respektovat všechny zaměstnance.

Soukromí komunikace zaměstnanců včetně e-mailů a využívání intranetu/internetu je předmětem obchodních a provozních potřeb společnosti i místních zákonů. Máme zodpovědnost monitorovat technologie vlastněné společností používané pro zasílání e-mailů, využívání internetu a dalších komunikačních prostředků a také prošetřit jejich nevhodné používání v souladu s místními zákony. Při plnění těchto povinností postupujeme dle principu nezbytnosti ochrany osobních údajů.

Ot.

Provádí společnost aktivní monitorování přístupu na internet či e-mailů? Pokud ano, za jakých okolností?

Od.

Společnost má přístup ke svým komunikačním systémům z mnoha různých obchodních důvodů. Například zaměstnanci provozu a sítí společnosti mohou mít přístup k e-mailům během běžné údržby systému, při správě sítí nebo při řešení problému. Kromě toho vedení může povolit monitorování e-mailů kvůli prošetření nevhodného použití či krádeže duševního vlastnictví společnosti nebo z jakýchkoli jiných obchodních důvodů v souladu s místními zákony. V závislosti na okolnostech to může zahrnovat přečtení či odhalení e-mailových zpráv. Stejně tak společnost jako součást standardní správy počítačových systémů, pokud toto umožňuje zákon, uchovává zprávy o použití internetu, které může oprávněný personál použít pro prošetření problémů s výkonem, bezpečnostních problémů (např. vniknutí do sítě/ systému, nevhodné použití či virové útoky) nebo k jiným obchodním účelům.


15

NAŠI ZAMĚSTNANCI Ot. Od.

Tradičně vyvěšujeme narozeniny zaměstnanců na nástěnku. Je to v pořádku? Tím, že zveřejníte narozeniny zaměstnanců, vyzrazujete osobní údaje, s čímž někteří zaměstnanci nemusí souhlasit. Předtím, než přidáte osobní údaje zaměstnanců na seznam, měli byste získat jejich svolení.

ROVNÉ ZACHÁZENÍ Abychom mohli jednat v souladu s dlouhodobým růstem a požadavky na efektivitu, musíme vybudovat organizaci, která rychle reaguje na změny, a ve které všichni zaměstnanci mohou dosáhnout svého plného potenciálu. Rozdíly v zázemí, zkušenostech, perspektivách a talentu jsou základní silnou stránkou naší globální společnosti. Zacházíme s každým jednotlivcem rovně a nabíráme, vybíráme, školíme, povyšujeme a platíme na základě zásluh, zkušeností a dalších kritérií souvisejících s prací. Další informace vám poskytne zástupce lidských zdrojů nebo korporátní oddělení pro různorodost lidských zdrojů. Rovné zacházení také znamená, že respektujeme práva našich kolegů na konstruktivní nesouhlas či námitku. A stejně tak to znamená, že někdy musíme být ochotni přijmout situace, kdy rozhodující činitelé nepřijmou naše postoje. Musíme si pamatovat, že otevřená komunikace včetně vůle „souhlasit s nesouhlasem“ je životně důležitá pro pozitivní pracovní prostředí a pro náš obchodní úspěch.

Ot. Od.

Ot.

Je skutečně nutné oznámit i tu nejmenší nehodu či poranění? Nechci ohrožovat bezpečnostní záznamy našeho závodu. Ano. Pro udržení skvělé bezpečnostní výkonnosti a ve snaze dosáhnout prostředí bez nehod musíte oznámit všechny nehody bez ohledu na to, jak byly závažné, i pracovní úrazy, aby bylo možné odstranit nebezpečné postupy a podmínky. Oznámení i těch nejmenších pracovních úrazů, malých nehod a skoronehod je důležité, protože nám to pomůže identifikovat rizika a provést nápravné kroky předtím, než dojde k vážným zraněním. Náš závod má bezpečnostní směrnice, které vyžadují sundání veškerých šperků. Jak bude společnost reagovat na to, když zaměstnanec odmítne odstranit šperk z náboženských důvodů?

Od.

Ot. Od.

Je přípustné u volné pozice požadovat pohlaví a věk?

Ot. Od.

Může mi kancelář pro etiku poskytnout radu, jak zvládnout obtížné situace s kolegy?

16

ZDRAVÍ A BEZPEČNOST Provádíme naše operace s nejvyšším ohledem na bezpečnost a zdraví zaměstnanců a ochranu veřejnosti. Každý z nás je zodpovědný za to, že jedná v souladu s bezpečnostními pravidly a nařízeními a že provádí nezbytná opatření na ochranu kolegů a i sebe sama. Všechny nehody a pracovní úrazy je třeba oznámit a také přijmout opatření pro nápravu nebezpečných postupů či podmínek s cílem neustále zlepšovat náš výkon. Specifické otázky týkající se bezpečnostních standardů vám zodpoví oddělení globální bezpečnosti a životního prostředí.

Společnost chce zajistit lidem příznivé prostředí pro jejich náboženské vyznání. Pokud je to možné, je třeba nalézt alternativu (např. pokud daný předmět může být zajištěn, může to být povoleno). Nicméně pokud neexistuje uspokojivá alternativa, poté má bezpečnost přednost. Pokud máte další otázky k tomu, co je přijatelné, měli byste se obrátit na manažera nebo použít doplňující zdroje uvedené v této brožuře.

Neexistuje žádné obchodní zdůvodnění pro inzerování pozic na základě pohlaví či věku. Zacházení s lidmi spravedlivě pouze na základě kritérií souvisejících s pozicí není pouze správný postup, je to také chytré.

Kancelář pro etiku může poskytnout důvěrné rady a může doporučit způsob komunikace pro zvládnutí obtížné situace s kolegy. Pokud je to pro vás pohodlné, můžete to prodiskutovat také s manažerem či s oddělením lidských zdrojů.

Užívání drog a alkoholu Užívání nelegálních drog, alkoholu a legálních léků vytváří na pracovišti vážná zdravotní a bezpečnostní rizika. Vlastnění, prodej nebo užití nelegálních drog nebo jednání pod vlivem takových drog v pracovní době nebo v prostorách společnosti a na akcích sponzorovaných společností je zakázáno.


Zakázáno je také být pod vlivem alkoholu při jednání jménem společnosti nebo na akcích sponzorovaných společností. Je důležité, aby případy užití drog a alkoholu byly okamžitě oznámeny vedení. Informace o zdrojích týkajících se zneužívání látek, které jsou k dispozici ve vaší lokalitě, najdete na stránce doplňkové pomoci. OBTĚŽOVÁNÍ NA PRACOVIŠTI Snažíme se udržet prostředí, kde nebude docházet k obtěžování a kde budeme respektovat všechny zaměstnance. V mnoha případech je obtěžování na pracoviště ve formě diskriminace, což je všeobecně definováno jako verbální či fyzické chování, ke kterému dochází z důvodu různých vlastností, jako je rasa, pohlaví, věk nebo náboženské vyznání. Obtěžování na pracovišti je všeobecně definováno jako jakýkoli krok, který nevhodně nebo bezdůvodně vytváří prostředí zastrašování, nevraživosti či je urážlivé.

Ot. Od.

Sexuální obtěžování Sexuální obtěžování je forma obtěžování na pracovišti, která ovlivňuje důstojnost mužů a žen na pracovišti. Sexuální obtěžování zahrnuje (výčet není úplný) požadování sexuálních aktivit výměnou za pracovní výhody, výhrůžky nebo protiopatření v zaměstnání, pokud nejsou sexuální požadavky splněny, nebo nepříjemný fyzický kontakt. Pokud máte pocit, že jste obtěžováni, informujte danou osobu, že její chování není vhodné. Pokud vám přímé řešení situace není příjemné nebo se nepodaří problém vyřešit, prodiskutujte záležitost s vedoucím nebo s oddělením lidských zdrojů, případně použijte zdroje uvedené na stránce doplňkové pomoci.

Ot. Od.

Je přijatelné mít na svém pracovišti vyvěšené politické plakáty? A co náboženské symboly a znaky? Zaměstnanci by neměli využívat pracoviště pro demonstraci osobní podpory určité politické otázky, strany či kandidáta. Jiní zaměstnanci mohou považovat toto chování za nevhodné, jelikož politické záležitosti jsou často spojeny s kontroverzními otázkami, které mohou ostatní vnímat jako urážlivé či zastrašující. Pokud jde o osobní zobrazení náboženských symbolů a znaků, respektujeme touhu zaměstnanců vyjádřit náboženské vyznání. Nicméně bychom měli mít také na paměti, že přílišné osobní vyjádření a náboženské symboly v pracovním prostředí či v prostorách společnosti mohou být vnímané jako zastrašující nebo nevraživé vůči kolegům, kteří mají jiné vyznání.

Je možné chodit s podřízeným, pokud se jedná o vztah na bázi oboustranné shody? Řízení osoby, se kterou máte intimní vztah, je konfliktem zájmů. I když se domníváte, že jednáte nestranně, vaše objektivita může být bez vašeho povšimnutí zkompromitována. Bez ohledu na aktuální kroky bude váš vztah velmi pravděpodobně vnímán tak, že má nevhodný vliv na vaše rozhodování. Takové vztahy mohou poškodit morálku a narušit pracovní produktivitu. Z tohoto důvodu je nepřijatelné začít nebo udržovat intimní vztah s přímým či nepřímým podřízeným – s někým, kdo je vám podřízen a jehož hodnocení výkonnosti, odměňování a povýšení můžete ovlivňovat. O takovém vztahu musíte okamžitě informovat oddělení lidských zdrojů. Intimní vztah s kolegou, pokud mezi vámi neexistuje přímý či nepřímý vztah podřízenosti, je přijatelný. Pokud se dostanete do situace, že nový či ukončený intimní vztah je v linii podřízenosti, měli byste tuto situaci oznámit oddělení lidských zdrojů.

Násilí na pracovišti Snažíme se udržet pracovní prostředí, které respektuje důstojnost, bezpečnost a bezpečí všech zaměstnanců, vede k dobrým pracovním výsledkům a nejsou v něm stopy po jakémkoli násilí na pracovišti. Nebudeme tolerovat žádné násilí, výhrůžky, ohrožování a zákeřné chování, zastrašování nebo jakoukoli formu násilí na pracovišti. Všeobecně definujeme násilí na pracovišti jako chování, které zahrnuje zastrašování nebo obtěžování, a které má vliv na vytváření strachu u příjemce a vytváří pro danou osobu bezdůvodně nevraživé nebo zastrašující pracovní prostředí.


17

NAŠI ZAMĚSTNANCI Ot.

Od.

NAŠI AKCIONÁŘI

Občas se stává, že lékaři z řad zákazníků se vůči mé osobě při obchodních jednáních chovají sexuálně-provokativním způsobem, což je chování, které podle mého názoru hraničí se sexuálním obtěžováním. Pro moji práci je důležité udržovat s těmito lékaři dobré vztahy, ale necítím se vzhledem k jejich chování pohodlně. Co bych měl udělat? Žádný zaměstnanec by neměl tolerovat sexuální obtěžování nebo jakoukoli jinou formu obtěžování na pracovišti. Pokud je pro vás přijatelné promluvit si o tomto chování přímo se zákazníkem, klidně vyjádřete nesouhlas s jejich chováním. Pokud se jejich chování nezmění nebo je pro vás nepříjemné být v kontaktu s daným lékařem, měli byste tuto situaci prodiskutovat s manažerem, oddělením lidských zdrojů nebo s jakýmkoli jiným zdrojem uvedeným na stránce doplňkové pomoci.

NÁBOR PŘÍBUZNÝCH A PŘÁTEL Snažíme se nabírat zaměstnance, kteří mohou přispět k úspěchu společnosti. Budeme nabírat příbuzné a známé současných zaměstnanců a budeme žádat o jejich reference. Nicméně nebudeme zvýhodňovat kandidáty, kteří jsou rodinnými příslušníky nebo přáteli našich zaměstnanců. Každého kandidáta budeme nabírat na základě jeho kvalifikace na volnou pozici. Zejména senior manažeři by si měli být vědomi, že jejich doporučení rodinných příslušníků či přátel může být vnímáno jako použití nadměrného vlivu na proces náboru a měli by provést příslušné kroky, aby se tomuto podezření „podpory“ známého či příbuzného vyhnuli a nebyli zapojeni do náborového procesu.

Jsme zodpovědní za to, že provádíme rozhodnutí pouze v nejlepším zájmu společnosti bez ohledu na osobní prospěch.

Ot.

Nabere někdy společnost méně atraktivního kandidáta jako součást „balíčku“ pro získání velmi žádaného kandidáta?

Od.

Společnost podle svých směrnic nabírá zájemce, kteří jsou kvalifikováni na danou pozici. Velmi zřídka, například pokud se na pozice ve společnosti hlásí manžel a manželka, posuzujeme obě kandidatury společně. Společnost takto postupuje, protože chápe, že nábor jednoho partnera bez druhého by mohl být problematický například v případě relokace. Pokud však jeden z partnerů nesplní kritéria na danou pozici, poté danou pozici tomuto jednotlivci nenabídneme.

Pro zajištění objektivity a pro prevenci konfliktů zájmu nesmí mít rodinní příslušníci přímé či nepřímé vztahy podřízenosti s dalšími členy rodiny. Ve výjimečných případech, kde jedinečné okolnosti zaručí výjimku z této směrnice, je nutné předchozí schválení divizního viceprezidenta.

18


KONFLIKTY ZÁJMŮ Máme zodpovědnost vůči našim akcionářům provádět rozhodnutí striktně na základě nejlepších zájmů společnosti, bez ohledu na osobní pocity a obavy. Potenciální konflikt zájmů vznikne, když jsme přímo či nepřímo zapojeni do vnějších aktivit, které by mohly narušit naše obchodní rozhodování nebo by to tak mohlo působit. Musíme se vyhnout situacím, ve kterých je, byť jen zdánlivě, narušena důvěryhodnost. Příklady aktuálních nebo potenciálních konfliktů zájmů zahrnují:

Ot.

Mám několik akcií společnosti British Telecom. Jelikož společnost BT poskytuje naší společnosti telefonní služby, musím to oznámit jako střet zájmů?

Od.

Investice představující méně než 1 procento nesplacených akcií veřejně obchodovatelné společnosti, jako je British Telecom, nebudou dle této směrnice považovány za potenciální střet zájmů.

Ot.

Existují další pokyny, které pomohou vyhnout se potenciálním střetům zájmů u lékařů z řad zákazníků, kteří jsou zároveň osobní přátelé?

Od.

•P řijímání jakékoli odměny od dodavatele, zákazníka, konkurenta či distributora

Jelikož je zde potenciální střet zájmů – nebo se to může jako takový střet jevit – osobní přátelství se zákazníkem, se kterým obchodujeme, je nutné oznámit manažerovi. Ten vyhodnotí situaci a stanoví, jaké kroky, pokud vůbec nějaké, by měly být provedeny pro řízení potenciálního konfliktu. Měli byste také zvážit následující otázky, které vám pomohou určit, zda váš vztah se zákazníkem může představovat konflikt zájmů:

•O sobní zájem nebo potenciální zisk z transakcí společnosti

• Jedná se o osobní přátelství nebo přátelský profesionální vztah?

• F unkce v poradní radě nebo správní radě asociace či společnosti, která působí ve stejném odvětví / na stejném trhu jako naše společnost

• Máte s lékařem z řad zákazníků společenské styky? Během víkendů? O svátcích?

•O sobní finanční zájem u dodavatele, zákazníka, konkurenta nebo distributora •Č len rodiny (např. manžel/manželka, partner, rodič, tchán/ tchyně nebo nevlastní rodiče, sourozenci, švagr/švagrová nebo nevlastní sourozenci, synovec/neteř nebo nevlastní děti, sourozenci či děti partnera/partnerky) nebo kdokoli, koho považujete za člena rodiny (např. snoubenec/ snoubenka), pracující pro dodavatele, zákazníka, konkurenta či distributora

•B lízký člen rodiny pracující v agentuře, která schvaluje léky •N ábor pracovníka/konzultanta vzhledem k jeho rodinnému vztahu ke státním rozhodujícím činitelům • Vedlejší pracovní poměr (placený či neplacený) u organizace, která konkuruje naší společnosti Klíčem pro vyřešení konfliktů zájmů je úplné odhalení. Často je jediným požadovaným krokem pouze odhalení potenciálního střetu zájmů společnosti. Pokud se domníváte, že ve vašem případě může jít o potenciální konflikt zájmů, musíte situaci prodiskutovat s manažerem. Někteří zaměstnanci, včetně ředitelů, výkonných pracovníků, vedoucích a dalších určených zaměstnanců, musí každý rok předkládat certifikáty o konfliktu zájmů, kde jsou popsány aktuální či potenciální konflikty zájmů. Firemní půjčky zaměstnancům jsou zvláště citlivé a jsou předmětem zvláštního přezkoumání. Půjčky pro vedoucí pracovníky či členy představenstva jsou zakázané, pokud již neexistovaly před 30. červnem 2002.


• Mohl by váš osobní vztah být důležitější či mohl by se zdát jako ohrožující pro vaši schopnost provádět rozhodnutí, která by byla v nejlepším zájmu společnosti? • Diskutujete o práci mimo pracovní prostředí? • Vyzrazujete zákazníkovi informace, které by společnost mohla považovat za důvěrné či chráněné? • Může váš vztah ohrožovat – nebo tak působit – objektivitu rozhodování zákazníka (v případě lékaře ohledně předepisování léků)?

19

NAŠI AKCIONÁŘI Je důležité dobře posoudit tuto oblast při řízení osobních vztahů se zákazníky. Pokud si nejste jisti dalším postupem, vždy se doporučuje prodiskutovat situaci s manažerem. VYUŽÍVÁNÍ MAJETKU SPOLEČNOSTI Naši akcionáři mají právo očekávat, že majetek společnosti bude řádně udržován a využíván ekonomicky a efektivně. Všeobecným pravidlem je, že bychom neměli používat vybavení ani zdroje společnosti (vyjma komunikačních nástrojů – viz níže) k osobním účelům. Nicméně může dojít k situacím, kdy je osobní využití korporátních zdrojů přípustné. Pokud máte otázky ohledně těchto situací, prodiskutujte je s manažerem.

Ot. Od.

S pomocí společnosti pracuji na dalším stupni vzdělání v oboru chemie. Mohu během víkendu používat pro studijní účely laboratorní vybavení společnosti? Ne. Vzhledem ke zdravotním, bezpečnostním a dalším rizikům není osobní používání laboratorního vybavení společnosti povoleno. Další informace vám poskytne místní úředník pro dodržování předpisů.

OSOBNÍ VYUŽÍVÁNÍ KOMUNIKAČNÍCH NÁSTROJŮ Společnost podporuje efektivní a účinné využívání komunikačních nástrojů, jako jsou e-mail, intranet a internet, hlasová pošta, telefony, kopírky a faxy, pro dosažení obchodních cílů. Tyto nástroje nám také umožňují efektivně plnit osobní aktivity a takové využití je všeobecně povoleno za předpokladu, že nejsou zvyšovány náklady společnosti nebo to nemá neblahý dopad na produktivitu či na pracovní prostředí. Použití musí být také v souladu se všemi standardy a směrnicemi ohledně komunikačních nástrojů. Všeobecné pokyny pro různé komunikační nástroje zahrnují:

Ot. Od. Jednáme s našimi dodavateli a subdodavateli spravedlivě a ctíme své závazky.

Následuje několik příkladů nevhodného použití Internetu a e-mailů, které je zcela zakázáno: • Prozrazení důvěrných nebo chráněných informací • Stahování či předávání pornografických, sexistických nebo rasových či etnicky citlivých materiálů • Zveřejňování vašich názorů nebo pohledů na společnost či na podnikání společnosti na internetu, fórech, blozích atd., pokud k tomu nemáte zvláštní pověření od společnosti • Provádění osobních obchodních aktivit na Internetu nebo přes e-mailové systémy Vaše divize nebo vaše lokalita může mít přísnější pravidla týkající se osobního používání komunikačních nástrojů. V takových případech platí přísnější standard. V každém případě je osobní použití komunikačních nástrojů předmětem schválení manažera. Další informace vám poskytne místní profesionál pro informační systémy, IT helpdesk či zástupce oddělení lidských zdrojů.

Telefony: Při používání telefonů společnosti k osobním účelům použijte zdravý rozum a dobrý úsudek. Rychlé zavolání domů je přijatelné – dlouhé mezistátní hovory nejsou přijatelné.

Ot.

Mohu si nahrát osobní software do pracovního počítače společnosti nebo do smartphonu? Toto není všeobecně přípustný postup. Za účelem snížení pravděpodobnosti zanesení kódu, který by mohl zničit údaje, je možné v počítačích společnosti používat pouze software poskytnutý společností. Výjimky vyžadují předchozí schválení od manažera a oddělení IT, nicméně je třeba poznamenat, že oddělení IT nemůže poskytnout své zdroje, aby vám pomohlo s použitím vašeho osobního softwaru. Občas se stává, že někteří z mých kolegů navštíví během pracovní doby chatové místnosti. Je to vhodné?

Od.

Pokud to není specificky povoleno jako součást vašich pracovních povinností, je nepřípustné navštěvovat internetové chatové místnosti prostřednictvím počítačů společnosti. Pokud si chcete povídat na Internetu, měli byste to dělat prostřednictvím vlastních počítačů ve svém volném čase.

Ot.

Bylo by přípustné, abych prováděl operace internetového bankovnictví prostřednictvím počítače společnosti?

Od.

Ano. Zaměstnanci mohou používat Internet k vhodným osobním účelům po pracovní době, stejně jako v pracovní době, pokud tato aktivita není častá ani rozsáhlá, a také nijak neomezuje výkonnost zaměstnance. Nicméně pokud tato aktivita zahrnuje instalování dalšího softwaru do počítače, budete potřebovat souhlas manažera a oddělení IT předtím, než to provedete.

Ot.

Pokud společnost zaplatila či poskytla zaměstnanci online studijní kurz, jaké pokyny pro takové použití internetu platí?

Od.

Společnost chápe, že za určitých okolností je třeba internet používat ve větším rozsahu. Takovou speciální situaci je třeba prodiskutovat s manažerem.

POUŽÍVÁNÍ SOCIÁLNÍCH MÉDIÍ Důležitost sociálních médií v našem podnikání výrazně roste a chceme maximalizovat příležitosti představované touto novou formou komunikace, i když chceme minimalizovat rizika a problémy, které tato média představují. Sociální média zahrnují blogy, sociální sítě (např. Twitter, Facebook, LinkedIn), wiki weby a YouTube, což je jen několik příkladů. Ačkoli respektujeme práva našich zaměstnanců při provádění osobních online aktivit, stále jste zodpovědní za jakékoli poškození našeho podnikání či reputace, což může být výsledkem vašich online aktivit bez ohledu na to, zda k nim dojde během pracovní doby či mimo ni. Buďte diskrétní a použijte zdravý rozum ohledně možných následků a mějte na paměti následující: •P acienti, zákazníci, spotřebitelé, konkurenti a další zaměstnanci mohou mít přístup k tomu, co můžete považovat za „osobní“ příspěvky. Kromě toho si čtenáři mohou uvědomit, že jste spojeni se společností, i když to neuvádíte. Takže buďte opatrní a použijte zdravý rozum, i když diskutujete o záležitostech společnosti na pro vás „osobní“ bázi. Pamatujte si, že byste nikdy neměli diskutovat o záležitostech, které zahrnují důvěrné informace ze společnosti. •P okud je to v daném případě relevantní, buďte ohledně svého spojení se společností otevření a čestní. Odhalte, že jste zaměstnancem společnosti a explicitně uveďte, že vaše názory jsou osobní a nereprezentují postoj společnosti k dané otázce. •P amatujte si, že naše hodnoty a standardy platí na online aktivity včetně našich zodpovědností, jako jsou: ochrana chráněných či důvěrných informací společnosti, respektování soukromí zaměstnanců, pacientů a obchodních partnerů, propagace otevřeného a pozitivního pracovního prostředí a bránění jakémukoli obtěžování. Zvyšují se požadavky na to, aby se stále více z nás zapojilo do online aktivit jménem společnosti. V takových případech postupujte následovně:

Faxy a kopírky: Osobní použití je přijatelné za předpokladu, že není časté ani rozsáhlé. Například ofocení daňového přiznání je přijatelné – ofocení 200 oznámení pro váš sportovní klub není přijatelné. Internet a e-mail: Naše osobní použití by nemělo mít vliv na pracovní produktivitu a nemělo by přesáhnout nominální náklady společnosti. Opět použijte zdravý rozum a dobrý úsudek. Nakupování na internetu během polední pauzy je přijatelné – trávení odpoledne „surfováním na webu“ není přijatelné. 20



21

NAŠI AKCIONÁŘI • Ujistěte se, že máte explicitní souhlas od příslušného člena senior managementu pro vystupování v sociálních médiích jménem společnosti. Postupujte dle všech předepsaných schvalovacích procesů pro zveřejnění informací. • Buďte čestní a transparentní v tom, kdo jste a jaká je vaše role a odpovědnosti ve společnosti.

Ot.

Od.

Vyzrazení důvěrných informací společnosti je striktně zakázáno, protože to vážně poškozuje společnost při snaze dosáhnout obchodních cílů. Prodiskutujte vaše zjištění s manažerem. Můžete také zavolat na linku pomoci či kontaktovat kancelář pro etiku, kde sdělíte to, co jste zjistili.

• Jednejte dle všech směrnic a postupů společnosti i místních zákonů. Konec konců všichni máme možnost chránit naši společnost při aktivitách na sociálních médiích. Pokud objevíte komentáře o společnosti nebo o našich produktech, které mohou být důležité (buď pozitivní, či negativní), předejte je týmu určených kontaktních míst (DPOC) do 24 hodin poté, co jste se o komentářích dozvěděli. Toto je zvláště důležité v oblasti nepříznivých účinků. Jakékoli důvěryhodné zprávy o vedlejších účincích by měly být předány oddělení globální bezpečnosti pro přezkoumání a případné provedení nápravných kroků.

Ot.

Od.

22

Měli jsme v našem oddělení kandidáta, který se zúčastnil pohovoru na volnou pozici. Nejsem zapojen do rozhodovacího procesu, ale jelikož tato osoba se mnou bude úzce spolupracovat, zjistil jsem si online informace o této osobě. Zjistil jsem, že tato osoba patří do neobvyklé náboženské skupiny. Ačkoli obvykle nemám žádný problém s náboženskými skupinami, zdá se, že tato skupina má podivné názory. Měl bych informovat manažera nebo oddělení HR? Při našem osobním rozhodování nemusí hrát některé faktory žádnou roli – např. náboženství. Manažer provádějící nábor a oddělení HR nesmí tyto faktory při svém rozhodování nijak zohledňovat, proto není třeba, abyste předávali informace, které jste o kandidátovi zjistili. Namísto toho se zaměřte na relevantní zkušenosti jednotlivce a v případě, že bude tato osoba najata, mějte otevřenou mysl. Pokud později budete zapojeni do jakéhokoli rozhodování o tomto kandidátovi, nesmíte dovolit, aby vaše znalosti o dané osobě a jejím vyznání ovlivnily váš úsudek.

Při použití domácího počítače jsem narazil na blog, kde byly šířeny citlivé informace o společnosti. Co bych měl udělat?

Ot. Od.

Mám osobní blog, na kterém diskutuji o mnoha otázkách – a příležitostně komentuji záležitosti týkající se zdravotnictví v mé zemi. Ale považuji to za osobní názory, které nesouvisí s mojí prací ve společnosti. Kdy bych měl upozornit na své spojení se společností? Položte si následující otázku: Pokud to nesdělíte a čtenář vašeho blogu později zjistí, v jaké společnosti a na jaké pozici pracujete, bude mít za to, že váš původní komentář byl předpojatý? Nebo si bude myslet, že jste vaše napojení skrývali? V takových situacích byste měli zvážit zveřejnění příspěvku či odhalit své napojení. Pokud si nejste jistí, pro jistotu svou pozici odhalte.

OCHRANA INFORMACÍ SPOLEČNOSTI Informace jsou důležitým aktivem společnosti, které musí být chráněno. Ztráta důvěrných informací může zásadně poškodit naši konkurenční pozici. Příklady důvěrných informací zahrnují (seznam není úplný) utváření cen, složení produktů, výsledky výzkumů, výrobní postupy, finanční údaje a marketingové a obchodní strategie a plány. Nevyzrazujeme jakékoli důvěrné informace o společnosti bez platného obchodního účelu a bez řádné autorizace ze strany vedení. Každý z nás je zodpovědný za ochranu důvěrnosti informací společnosti.


Všeobecné pokyny na ochranu důvěrných informací společnosti zahrnují: •N ediskutovat o citlivých obchodních záležitostech na veřejnosti. •P očítačové soubory chránit heslem (a nesdílet hesla s dalšími zaměstnanci). •Z abezpečit citlivé informace v uzamčených složkách a skříních. •Z abezpečit citlivé informace v přenosném počítači během cestování. •P ři použití hlasitého odposlechu a mobilních telefonů dbát zvýšené opatrnosti. •A nakonec: pokud si nejste jisti důvěrnou povahou informace, považujte informaci za důvěrnou. I po opuštění zaměstnání u společnosti máme povinnost udržovat důvěrnost informací společnosti a vrátit všechny dokumenty a složky (včetně elektronických informací).

Ot. Od. Ot. Od.

Slyšel jsem zaměstnance společnosti, když v letadle diskutovali o obchodech společnosti. Měl bych něco dělat? Pokud se domníváte, že informace, které byly probírány, jsou citlivé nebo důvěrné, sdělte daným osobám, že jejich rozhovor mohou slyšet ostatní. Každý zaměstnanec má zodpovědnost za zajištění toho, že důvěrné a proprietární informace nejsou na veřejnosti vyzrazovány. Jako výzkumník vidím střet mezi touhou společnosti chránit důvěrné a chráněné informace a otevřenou výměnou znalostí ve vědecké komunitě. Jaké jsou moje zodpovědnosti?

PŘESNOST ÚČTŮ/ZÁZNAMŮ Provádíme rozhodnutí na základě informací zjištěných na každé úrovni společnosti. Nekompletní či nepřesné informace mohou vést ke špatným rozhodnutím a mohou mít negativní dopad, například: • Š patné zaznamenání příjmů a výdajů povede ke špatné interpretaci finanční pozice společnosti a je to nelegální. •N ekompletní nebo nepřesné výrobní údaje mohou mít vliv na dodávku produktu a mohou být porušením nařízení. Všechny informace musíme zaznamenávat čestně a přesně. To zahrnuje (výčet není úplný) výdaje, příjmy, výsledky výzkumných testů, údaje o výrobě a kvalitě a všechny další korporátní informace. Všechny finanční transakce a platby musí být autorizovány a zaznamenány. Je vyžadováno striktní dodržování korporátních účetních metod, ale také spolupráce s interními a externími auditory. Se všemi otázkami týkajícími se správného zaznamenávání finančních transakcí se obracejte na divizního kontrolora nebo ředitele korporátní auditní skupiny. Přesnost veřejných informací Máme odpovědnost za zajištění toho, že poskytujeme investičním skupinám informace, které odráží skutečnou hodnotu našich provozů. Z tohoto důvodu všechna naše veřejná oznámení, která jsou předávána státním agenturám nebo sdělena veřejnosti, musí být úplná, férová, přesná, včasná a srozumitelná. Tato povinnost platí pro všechny zaměstnance včetně všech finančních vedoucích, kteří mají jakoukoli zodpovědnost za přípravu takových zpráv včetně návrhu, revize a podepsání nebo certifikace informací, které obsahují. O našich provozech musíme komunikovat otevřeně, aniž bychom ohrozili proprietární a důvěrné informace.

Společnost respektuje a sdílí touhu výzkumníků sdílet vědecké znalosti. Z tohoto důvodu aktivně podporujeme zveřejňování vědeckých poznatků. Nicméně jelikož financování našeho výzkumu je možné jen z prodejů produktů, je pro nás důležité, abychom měli příležitost chránit naše objevy v rámci patentového procesu předtím, než je dáme k dispozici veřejnosti a konkurenčním farmaceutickým společnostem. Jakožto výzkumník předtím, než zvážíte uvolnění jakýchkoli vědeckých výsledků či informací, které jsou založeny na vaší práci prováděné ve společnosti, nejprve požádejte o schválení divizního viceprezidenta nebo nechte informace zkontrolovat kanceláří pro vědecké a technické informace (OSTIC).


23

NAŠI AKCIONÁŘI

NAŠI DODAVATELÉ

Pokud máte obavy o jakýkoli aspekt našich finančních oznámení, měli byste prodiskutovat tuto oblast s manažerem, finanční organizací, právním oddělením, kanceláří pro etiku nebo s linkou pomoci. Jakýkoli zaměstnanec, kterému se jiný zaměstnanec svěří s otázkami k účetním či auditním záležitostem nebo má v této oblasti obavy, musí okamžitě tyto informace nahlásit kanceláři pro etiku.

Ot.

Je prosinec a v našem ročním rozpočtu zůstaly peníze. Je přípustné, abychom zaplatili předem za aktivity na příští rok?

Od.

Ne. Aktivity a platby musí spadat do stejného časového období. Pokud k nějaké události dojde v tomto roce, i platba by měla být v záznamech v tomto roce. Pokud se jedná o aktivitu na příští rok, poté platba musí být naúčtována do rozpočtů a účetnictví na příští rok.

Ot.

Mám za to, že zaměstnanci společnosti inklinují k tomu, publikovat pouze ta data studie, která ukazují náš výzkum v tom nejlepším světle. Co bych měl udělat?

Od.

Je správné, že vás to znepokojuje. To může být vážný problém a je třeba jej neprodleně oznámit manažerovi nebo právnímu oddělení. Selektivní výběr dat může mít špatný dopad na reputaci společnosti ohledně kvality výzkumu a může porušovat vládní nařízení.

Ot. Od.

Přišla objednávka, která bude potvrzena dva dny po uzavření účetnictví. Je přípustné zahrnout nepotvrzenou objednávku do dřívějšího období? Ne. K prodeji oficiálně nedošlo, pokud objednávka není potvrzená a zboží nebylo odesláno. Zahrnutí nepotvrzeného prodeje do dřívějšího období by vedlo ke zkreslení.

Ot.

Můžu zpozdit zpracování objednávky do dalšího období, abychom dosáhli našich cílů v následujícím období?

Od.

Ne. Obdržené prodejní objednávky musí být vyřízené v souladu se standardními provozními postupy pro transakce. Je nepřípustné manipulovat s prodejními objednávkami tak, aby byly zpracované v dalším finančním období.

VÝBĚR DODAVATELŮ Vybíráme si zboží a služby, které nejlépe přispívají k dlouhodobému dobrému fungování společnosti. Vybíráme si naše dodavatele na základě ceny, kvality, dodávky, služeb, reputace, postupů v oblasti životního prostředí a obchodních praktik. Také od našich dodavatelů očekáváme, že podpoří klíčové pracovní standardy stanovené mezinárodní organizací práce a zamezí dětské a nucené práci.

Ot. Od.

NELEGÁLNÍ VYUŽÍVÁNÍ VNITŘNÍCH INFORMACÍ K BURZOVNÍM TRANSAKCÍM Naše společnost se maximálně snaží chránit spravedlivé a otevřené trhy pro nákup a prodej cenných papírů společnosti. Nesmíme kupovat či prodávat cenné papíry společnosti na základě neveřejných, důležitých informací. Věcné („vnitřní“) informace jsou jakékoli informace, které by rozumný investor považoval za důležité pro provedení investičního rozhodnutí. Příklady mohou zahrnovat znalosti o akvizicích, rozdělení, nových produktech nebo procesech a finanční informace, jako jsou zisky společnosti. Stejná omezení se použijí pro neveřejné věcné informace o dalších společnostech, které se dozvíme jako zaměstnanci. Také nesmíme vyzradit neveřejné důležité informace ostatním – jak v rámci společnosti, tak mimo ni – bez legitimního obchodního důvodu a bez řádného svolení vedení. Pokud známe vnitřní informace, musíme zamezit tomu, abychom obchodovali s dotčenými cennými papíry do té doby, než bude zahájen další obchodní den po veřejném oznámení dané informace. Pokud máte pochybnosti, zda nákup nebo prodej cenných papíru porušuje tyto interní standardy, obraťte se na právní oddělení.

Ot. Od.

Ot.

Je přípustné, abych měl kopii softwaru vlastněného společností ve svém domácím počítači, když jej budu používat pouze pro firemní záležitosti?

Od.

Všeobecně platí, že to není přípustné. Musíme respektovat duševní vlastnictví ostatních (v tomto případě našich dodavatelů softwaru) a podmínky licenčních smluv pro software, které mohou limitovat počet zařízení, na kterých může být software instalován. Pro stanovení toho, zda by to mohlo být pro daný software přípustné, se obraťte na oddělení informačních služeb.

Ot.

Mohu požádat dodavatele a konzultanty, aby přispěli dary na věci, na které přispívá společnost? A co věci, které podporuji já osobně?

Od.

Může být vhodné, aby společnost požádala o dary dodavatele a konzultanty. Nicméně rozhodnutí o tom, zda takový požadavek vznést, by měl být proveden ze strany senior managementu. Individuální žádosti na dodavatele společnosti by mohly být střetem zájmů. Dodavatel může mít pocit, že příspěvek je požadován, aby měl lepší pozici pro budoucí obchodní vztahy se společností. Nebylo by vhodné, abyste požadovali od dodavatelů a konzultantů společnosti příspěvek na věc, kterou vy osobně podporujete. Využití seznamu dodavatelů společnosti k jiným účelům než k obchodním, by bylo porušením našich standardů a směrnic.

Mám podezření na to, že jeden z našich dodavatelů využívá dětskou práci. Co bych měl udělat? Prodiskutujte vaše zjištění s manažerem. Můžete také zavolat na linku pomoci či kontaktovat kancelář pro etiku, kde sdělíte to, co jste zjistili. Vzhledem k nedávnému povýšení mám nyní za úkol nakupovat kancelářské vybavení. Jak bych měl vyhodnocovat dodavatele? Kromě faktorů uvedených výše může existovat globální dohoda o dodávkách, která obsahuje „preferovaného dodavatele“ pro váš region. Další informace získáte od místního nákupčího či finančního ředitele.

PŘÍSTUP K DODAVATELŮM K našim dodavatelům a subdodavatelům přistupujeme spravedlivě a poctivě. Respektujeme smluvní podmínky dodavatelů a ctíme naše závazky. Snažíme se platit včas a chráníme důvěrné a proprietární informace našich dodavatelů. Abychom dali šanci všem dodavatelům pro nás pracovat, pokud je to možné, provádíme konkurenční výběrová řízení.

PŘIJÍMÁNÍ DARŮ1 V rámci společných obchodních aktivit můžeme dostávat občasné dary za předpokladu, že: •D ar má nominální hodnotu (např. propisky, bloky, kalendáře atd.) • Tato aktivita je legální •D árek není určen jako nevhodné ovlivňování našich obchodních rozhodnutí, ani tak nemůže být vnímán.

Pokyny pro dávání darů lze nalézt v části NAŠI ZÁKAZNÍCI na straně 9.

1

24



25

NAŠI DODAVATELÉ

NAŠE KOMUNITY A SPOLEČNOST

Někdy mohou nastat situace, kdy by odmítnutí daru bylo nepraktické či trapné. V takových případech, kdy má dar vysokou hodnotu, přijměte dar jménem společnosti, oznamte to manažerovi a předejte dar místnímu/regionálnímu finančnímu řediteli, který provede další kroky.

FILANTROPIE A INVESTICE DO KOMUNITY Domníváme se, že zásadním prvkem naší společenské odpovědnosti je poskytovat podporu charitativním nebo filantropním organizacím, které pomáhají společnosti od místních komunit až po mezinárodní úroveň. Společnost přispívá v hotovosti přímo nebo prostřednictvím nadace Merck Foundation a také věnuje produkty a další služby kvalifikovaným organizacím a do programů, které jsou zaměřené na potřeby společnosti a podporu našeho komplexního obchodního úkolu zlepšit zdravotní situaci.

Ot. Od.

Ot. Od.

V mém regionu je obvyklé a očekávané, že dodavatelé předávají zákazníkům poměrně drahé dary. Protože je to zvyk, je obtížné zamezit dodavatelům, aby nám takové dary poskytovali. Pokud dodavatelé dávají drahé dary pravidelně, měli byste jim slušně sdělit, že standardy společnosti neumožňují zaměstnancům takové dary přijímat. Manažeři oddělení by měli hledat příležitosti, jak dodavatelům oznámit, že tyto standardy existují, aby předešli problémům (např. před vánočním obdobím). Může být vhodné kontaktovat všechny dodavatele a vysvětlit jim standardy společnosti či jim rozeslat kopii brožury Naše hodnoty a standardy. Pokud máte otázky nebo obavy, obraťte se na manažera nebo na kancelář pro etiku. Nedávno jsem se zúčastnil obchodní konference na náklady společnosti, kde moje jméno bylo automaticky zařazeno do loterie společně se jmény všech ostatních účastníků. Vyhrál jsem zájezd do Karibiku. Mohu si cenu ponechat? Zaměstnanci si mohou ponechat ceny z loterií za předpokladu, že: • Sponzorem loterie nebyl dodavatel ani zákazník (např. bylo to sponzorováno profesní či obchodní asociací).

Vybíráme si své dodavatele na základě ceny, kvality, dodávky, služeb a reputace, přičemž zohledňujeme nejlepší zájmy naší společnosti.

Přijímání občerstvení a dalšího pohoštění Naše standardy pro přijímání občerstvení a pohoštění jsou stejné, jako pro jejich poskytování (viz strana 11): Můžeme přijímat občasné občerstvení či jiné pohoštění za předpokladu, že: • Jedná se o obchodní vztah vedený bona fide. • Jedná se o aktivitu v rámci vzdělávání či podnikání. • Je to legální. • Je to v souladu s použitelnými kodexy odvětví. • Je to v souladu se směrnicemi a postupy společnosti. • Nelze to vnímat jako snahu o nevhodné ovlivňování obchodních rozhodnutí. • Pokud by se to veřejně zkoumalo, pro společnost by to nebylo nepříjemné.

Ot. Od.

• Zaměstnanec nemá žádné závazky ohledně účastni v losování (např. žádné závazky využívat služby společnosti, poskytovat sponzoring dané společnosti s obchodním záměrem). Měli byste si promluvit s manažerem, který vám pomůže rozhodnout, jaká bude v tomto okamžiku nejlepší reakce.

Potenciální dodavatel mě pozval na profesionální sportovní akci. Mohu se zúčastnit? Pokud je sportovní akce vhodná, nemá-li přemrštěnou hodnotu, dodavatel se jí bude účastnit s vámi a budete moci diskutovat o obchodu, poté může být účast přípustná. Nicméně při přijímání pozvání je důležité mít na paměti, zda se nejedná o nevhodné ovlivnění obchodního rozhodnutí. Příklad: • Příležitostné nevyžádané vstupenky na pravidelné sezónní sportovní akce jsou přijatelné. • Play-off, čtvrtfinále a semifinále vyžadují více přemýšlení. • Vstupenky na finále nebo na mistrovské zápasy (např. mistrovství světa, olympijské hry a Wimbledon) by byly považovány za přílišné.

26


Filantropický dosah naší společnosti je veden třemi strategickými prioritami: zlepšováním přístupu a budováním kapacity pro kvalitní zdravotní péči, posilováním vědeckého vzdělávání a vzdělávacích příležitostí, které pomohou zmírnit rozdíly, a podporou kritických potřeb komunit společnosti. Pokud je to vhodné, poskytujeme pomoc při reagování na velké přírodní pohromy a nouzové zdravotní situace. Další informace vám poskytne kancelář pro firemní filantropii v Kenilworthu, NJ, USA. Práce a lidská práva Domníváme se, že je základní důstojností každého člověka být a respektovat práva jednotlivců. Jsme zavázáni tím, že budeme respektovat lidská práva tak, jak jsou uznávána jednotlivými principy v rámci globální smlouvy Spojených národů a jak jsou definována v univerzální deklaraci lidských práv vytvořené Organizací spojených národů a v doplněných verzích dle mezinárodních dohod pro ekonomická, sociální a kulturní práva, dle mezinárodní dohody o občanských a politických právech, dle pokynů Organizace pro hospodářskou spolupráci a rozvoj pro nadnárodní podniky a v klíčových pracovních standardech stanovených Mezinárodní organizací práce, jak na pracovišti, tak šířeji v dané oblasti vlivu. Máme směrnice a systémy řízení, které mají toto zajistit.

•D báme na to, aby veškerá práce odváděná pro naši společnost byla dobrovolná a aby naši zaměstnanci mohli kdykoli svobodně odejít nebo ukončit pracovní poměr. Využíváme služeb pouze důvěryhodných náborových agentur, které splňují pracovní zákony a neúčtují poplatky za nábor a umístění. •N eodpíráme ani nebráníme zaměstnancům v přístupu k jejich průkazům totožnosti ani imigračním dokumentům, jako jsou pasy, pracovní povolení a řidičské průkazy, a všem zaměstnancům, kteří pro společnost pracují mimo svou rodnou zemi, zajišťujeme dostupnost dopravy zpět. •N epoužíváme matoucí ani podvodné náborové praktiky a jasně a zcela sdělujeme všechny klíčové smluvní podmínky zaměstnání. •P řiznáváme zaměstnancům právo na svobodu sdružování. •O dměňujeme naše zaměstnance tak, abychom zajistili jejich základní potřeby, a poskytujeme zaměstnancům příležitost zlepšit si své dovednosti a schopnosti. •N ediskriminujeme na žádné úrovni organizace na základě rasy, pohlaví, sexuální orientace, věku, náboženského vyznání nebo jiné právně chráněné charakteristiky. • S vým zaměstnancům poskytujeme bezpečné a zdravé pracovní prostředí a staráme se o to, aby poskytnuté bydlení splňovalo místní bezpečnostní normy. •O d dodavatelů a obchodních partnerů očekáváme, že budou tyto principy také respektovat. Tyto standardy vyžadujeme od všech jednotlivců a zvažujeme zájmy všech, kteří jsou dotčeni a zapojeni do našeho podnikání. Také vytváříme pracovní prostředí, kde je možné svobodně diskutovat při respektování názorů všech zaměstnanců, což je odměna za kreativitu a inovaci. Další informace o směrnicích společnosti v oblasti lidských práv vám poskytne kancelář pro etiku.

Ve všech našich činnostech: •O dsuzujeme využívání nucené práce, práce sloužící k umořování dluhu nebo otrocké práce. •O dsuzujeme využívání dětské práce. •O dsuzujeme otrokářství a obchodování s lidmi ve všech formách. •Z aměstnancům zakazujeme provozovat komerční sexuální aktivity během obchodních jednání včetně schůzek s kolegy, zákazníky a obchodními partnery nebo během služebních cest. To zahrnuje návštěvy zábavních podniků pro dospělé a využívání služeb prostitutek, i když je to v dané zemi legální.


27

NAŠE KOMUNITY A SPOLEČNOST Korporátní odpovědnost Jako globální zdravotnická společnost s vedoucím postavením, společnost neustále zajišťuje, aby naše korporátní odpovědnost byla pevně začleněna do obchodních strategií společnosti a vhodně se rozvíjela stejně jako naše podnikání. Tento přístup nám pomůže dosáhnout našich cílů vytvořit sdílenou hodnotu, která podpoří jak potřeby společnosti, tak našeho podnikání. Jádrem naší strategie je vyjádření hodnoty korporátní odpovědnosti společnosti: „Pomáháme světu cítit se dobře.“ Následující čtyři oblasti tvoří naši prioritní strategii posílení globálního dobrého fungování tím, že: 1) zlepšíme přístup ke zdravotnictví, 2) prokážeme našimi kroky etický a transparentní přístup, 3) budeme fungovat takovým způsobem, který je trvale udržitelný z hlediska životního prostředí a 4) začneme sami u sebe, když se budeme starat o dobré podmínky pro naše zaměstnance. Etické a transparentní chování je třeba použít pro všechny oblasti našeho podnikání. Zlepšení přístupu ke zdravotnictví je nejdůležitější oblastí, na kterou se zaměřujeme, což je v souladu s naší klíčovou oblastí podnikání, kterou je objevování a rozvoj léků a vakcín. Další informace vám poskytne kancelář pro korporátní odpovědnost. KOMUNIKACE S VEŘEJNOSTÍ Všechna sdělení pro média jsou potenciálně významná a odrážejí image a podnikání společnosti. Je pro nás nezbytně důležité, aby sdělení společnosti byla konzistentní a aby byly plněny všechny regulatorní a zákonné povinnosti. Všechna sdělení musí být přesná, odpovědná a musí být v souladu s lékařskými a právními směrnicemi společnosti. Žádosti ze strany médií či veřejnosti o informace by měly být předávány a koordinování společně s oddělením pro globální komunikaci.

Ot.

Budu mít prezentaci na konferenci, kde budou zástupci tisku. Jak bych měl odpovídat, když mě po prezentaci média osloví?

Od.

Novináři chtějí často vyzpovídat vědce a vedoucí pracovníky, kteří dělají prezentace na odborných fórech. Pokud je pravděpodobná přítomnost tisku, mělo by být informováno oddělení globální komunikace, které předem připraví otázky a odpovědi. Samozřejmě můžete novinářům objasnit cokoli, co bylo formálně prezentováno na setkání. Otázky, které jdou nad rámec formální prezentace,

28

by měly být zaslány oddělení globální komunikace. Kopie prezentace by neměly být rozdávány bez předchozího souhlasu ze strany výzkumných laboratoří a oddělení globální komunikace společnosti, jelikož by to mohlo ohrozit vědecký publikační proces.

Merck Foundation Merck Foundation je americká soukromá charitativní nadace. Byla založena v roce 1957 naší společností a je jí zcela podporována. Hlavním zdrojem prostředků je podpora kvalifikovaných neziskových a charitativních organizací. Úkolem nadace je podporovat organizace a inovativní programy, které zlepší přístup a vybudují kapacitu pro kvalitní zdravotní péči, posílí vědecké vzdělávání a vzdělávací příležitosti, pomohou zmírnit rozdíly a podpoří kritické potřeby komunit společnosti. Kancelář pro korporátní filantropii má zodpovědnost za všechny granty, které naše nadace podporuje, a také za další charitativní příspěvky společnosti. To zahrnuje taktéž náš institut pro vědecké vzdělávání a naši síť pro dětské astma. DOZOR NAD ŽIVOTNÍM PROSTŘEDÍM Naše odpovědnost chránit životní prostředí je jednou z nejvyšších priorit. Postupujeme ve shodě s obsahem a duchem všech zákonů a nařízení v oblasti životního prostředí a respektujeme životní prostředí ve všech zemích, kde působíme. Poskytujeme spotřebitelům informace, které jim pomohou používat naše produkty způsobem, který je šetrný vůči životnímu prostředí. Specifické otázky týkající se standardů společnosti v oblasti životního prostředí vám zodpoví oddělení globální bezpečnosti a životního prostředí.

Ot. Od.


Zákony v mojí zemi nezakazují ukládání odpadu v závodě. Mohu takto likvidovat odpad ze společnosti? Ne. Metoda likvidace odpadu musí být v souladu s našimi vlastními standardy na ochranu životního prostředí a specifické postupy se liší podle typu odpadu. Vytvořili jsme „nejvhodnější postupy“ pro globální standardy týkající se životního prostředí pro všechna naše zařízení. V některých případech tyto standardy vyžadují kroky, které jsou nad rámec zákonů jednotlivých zemí.

Ot.

Jsem servisní manažer závodu a mám zodpovědnost za nákup spotřebního zboží – od žárovek až po vybavení. Znamená náš cíl neustálého zlepšování, že bych měl vždy vybírat tu nejvíce vhodnou variantu pro životní prostředí?

Od.

Pokud náklady na ekologicky nejvhodnější variantu nejsou poměrné k přínosu, pak tento přístup nemusí být správný. Všeobecně platí, že pokud rozdíl nákladů mezi možnostmi není výrazný a skutečný přínos pro životní prostředí bude významný, pak je třeba zvolit lepší variantu pro životní prostředí. Je také důležité, aby náklady a přínosy byly vyhodnocené za celou dobu životnosti položky – od výroby, přes použití až po konečnou likvidaci – nikoli pouze na základě úvodního nákupu. Obraťte se na nákupčího a oddělení globální bezpečnosti a životního prostředí, kteří vám pomohou zvolit nejvhodnější koupi.

Životní prostředí, zdraví a bezpečnost Náš korporátní tým pro životní prostředí, zdraví a bezpečnost (EHS) je veden jedním jednoduchým principem:

PROVOZNÍ POSTUPY Tvrdě pracujeme na tom, abychom nastavili nejlepší postupy pro všechny naše provozy. Abychom jich dosáhli, zavázali jsme se postupovat minimálně v souladu se standardy odvětví, jako jsou správné klinické postupy, správné laboratorní postupy a správné výrobní postupy. PÉČE O ZVÍŘATA Jsme vázáni tím, že budeme provádět výzkum etickým a odpovědným způsobem. Naše standardy péče o zvířata zahrnují následující: •P ečlivě hodnotíme všechny studie plánované na zvířatech, abychom minimalizovali využití zvířat tím, že hledáme alternativy tam, kde je to možné. • J sme vázáni všeobecně přijímanými standardy péče o zvířata. To znamená, že se snažíme zamezit špatným podmínkám a nepohodlí pro zvířata (nebo je alespoň minimalizovat), minimalizujeme počet zvířat pro získání platných výsledků a využíváme je pouze tam, kde je to nezbytné pro studie určené pro lidské či zvířecí zdraví nebo pro pokrok ve vědeckých znalostech. •K dyž jsou zvířata v naší péči, poskytujeme jim dobrou péči a zacházíme s nimi humánně.

Ve všem, co děláme, prokazujeme respekt a péči o zdraví a dobré podmínky lidí a životního prostředí. Tento princip je zakotven v našich třech hlavních klíčových zásadách:

•K aždý má právo na bezpečné a zdravé pracovní prostředí.

•M áme právo aktivně vystupovat při ochraně životního prostředí.

• Všem incidentům EHS lze předejít.

Každý z nás hraje klíčovou roli při plnění těchto závazků. Tím, že se neustále snažíme dosahovat dokonalosti, chráníme, zlepšujeme a vytváříme obchodní hodnotu naší organizace.

Všichni zaměstnanci, kteří jsou zapojeni do návrhu a provádění studií zahrnujících zvířata, musí být řádně kvalifikováni. Musí postupovat dle všech standardů společnosti i platných zákonů a nařízení. NEVHODNÉ PLATBY V rámci propagace správného vedení a spravedlivé a nestranné administrace zákonů nesmíme slibovat, nabízet nebo provádět platby v penězích nebo v jiné hodnotě směrem k žádnému vládnímu úředníkovi nebo politické straně se záměrem získat či zachovat obchod nebo s cílem získat neférovou konkurenční výhodu či nevhodně ovlivňovat vládní rozhodnutí. Naše standardy nemusí nutně zohledňovat všechny místní právní požadavky. Pokud jsou místní zákony přísnější, potom jsou upřednostněny. Pokud si nejste jistí vhodností či legálností nějakého kroku, radu vám poskytne právní oddělení. Další informace naleznete v části Dary a pohoštění na straně 9.


29

NAŠE KOMUNITY A SPOLEČNOST Ot.

Bylo mi řečeno, že musím zaplatit „spropitné“ menším úředníkům za to, že proclí vakcíny přes celnici. Tyto vakcíny mají krátkou dobu použitelnosti a budou nepoužitelné, pokud nebudou procleny během několika následujících dnů. Co bych měl udělat?

Od.

Společnost neposkytuje úplatky úředníkům za to, že odvedou svou práci. Obraťte se na manažera či na právní oddělení, kteří vám pomohou stanovit, zda existují právně přijatelné alternativy pro zajištění uvolnění vakcín.

Využívání a výběr agentů Jako konzultanty, agenty, zástupce nebo distributory budeme na základě kompenzačních dohod vhodných ve vztahu k poskytovaným službám zapojovat pouze uznávané, kvalifikované jednotlivce či firmy. Poctivost výkonu je standardem společnosti pro zaměstnance a agenty všude tam, kde podnikáme, a neznalost tohoto standardu není nikdy přípustnou omluvou nevhodného chování, ani není přípustné, aby nevhodné chování bylo odůvodněno tím, že jednání bylo v nejlepším zájmu společnosti. Žádné nečestné jednání nemůže být omluveno tím, že bylo prováděno v zájmu společnosti.

Ot. Od.

30

Jak společnost zajistí to, že agenti postupují dle našich standardů? Zaměstnanec doporučující využití agenta musí provést řádné přezkoumání, aby zajistil, že agent splňuje naše požadavky. Minimálně by toto mělo zahrnovat ověření u třetích stran a nadnárodních společností, u kterých agent v minulosti pracoval. Tato informace by měla být uvedena v memorandu o schválení předaném vedení. Kromě toho, jakmile bude externí agent vybrán, je důležité monitorovat jeho aktivity a výdaje, aby byly v rozumné výši a v souladu s předpisy společnosti, ale i místním a mezinárodním právem.

Chráníme životní prostředí v každé zemi, ve které působíme, což je jedna z našich hlavních priorit.

DODRŽOVÁNÍ ZÁKONŮ, PRAVIDEL A NAŘÍZENÍ Být dobrým korporátním občanem znamená, že máme závazek postupovat v souladu s platnými zákony, pravidly a nařízeními, které řídí všechny aspekty podnikání včetně výzkumu, vývoje, výroby, marketingu, prodeje a distribuce léků pro lidi (včetně vzorků léků), produktů pro zvířata a volně prodejných zdravotních produktů. Spolupracujeme se všemi příslušnými regulatorními úřady a postupujeme v souladu se všemi regulatorními požadavky všude tam, kde podnikáme. Společnost často přijímá kodexy nebo standardy odvětví, které souvisí s naším podnikáním. Je důležité, abyste znali tyto kodexy a postupovali dle nich všude tam, kde je možné je použít (např. kodex PhRMA nebo kodex EFPIA). Americké zákony z oblasti zdravotnictví Federální vláda USA i mnoho státních vlád USA mají zákony na prevenci, rozpoznání a trestání podvodů a zneužívání v oblasti zdravotnictví. Tyto zákony zahrnují federální zákon o falešných nárocích, federální zákon o programu nápravy podvodu a podobné státní zákony. Dle těchto zákonů falešné nebo podvodné nároky na úhradu nebo proplacení výdajů na zdravotní péči předané vládě jsou předmětem úhrady škod a je možné je potrestat výraznými pokutami a penále. Federální zákon o falešných nárocích a některé státní zákony o falešných nárocích také zahrnují ustanovení, dle kterých občané, u kterých se prokáže podvod státního orgánu, mohou být předmětem speciálních stíhání jménem vlády pro vrácení ztracených prostředků. Pokud je takové stíhání úspěšné, osoba, která dané stíhání iniciovala, může získat část peněz, které získá vláda zpět. Tyto zákony zároveň zakazují odvetu proti osobám, které zneužívání oznámí.


Bojkoty Jako americká společnost máme povinnost ve všech našich provozech, včetně zahraničních poboček, postupovat dle amerických zákonů proti bojkotu, které všeobecně zakazují odmítnutí obchodování s jinou zemí, společností nebo osobou. Tyto zákony primárně odkazují na arabské bojkoty vůči Izraeli. Nicméně občas se mohou vyskytnout i další bojkoty. V rámci zákonů proti bojkotu jsou zakázány různé činnosti včetně: •P oskytování informací o společnosti nebo o minulých, současných nebo budoucích vztazích jakékoli osoby s bojkotovanou zemí nebo se společnostmi, které jsou na černé listině • Vyplácení, udělení či potvrzení kreditních žádostí obsahujících ustanovení o bojkotu. Tyto zákony také vyžadují, aby určité požadavky na bojkot byly oznámeny americké vládě. Jelikož legislativa v oblasti zamezení bojkotu je složitá, všechny tyto požadavky by měly být okamžitě směřovány právnímu oddělení. Ekonomické sankce a další pravidla pro dovoz/vývoz Nesmíme vyvážet ani prodávat léky či produkty bez řádného schválení ze strany výzkumných laboratoří a výboru pro klinický a regulatorní rozvoj společnosti. Kromě toho musí být léky či produkty v souladu s právními požadavky země, kde se vyrábí, zemí, do kterých budou léky vyváženy, a s americkými právními požadavky. Dále nesmíme dovážet produkty ze zemí nebo vyvážet do zemí, vůči kterým USA vyhlásilo embargo (např. Súdán nebo Kuba). Nesmíme dovážet ani vyvážet produkty od některých jednotlivců a organizací, se kterými je dle amerických vládních agentur zakázán kontakt.

Ot.

Jak mohu zdůvodnit to, že nepošlu léky lidem v nouzi do míst, která nejsou politicky podporovaná ze strany USA?

Od.

Za to, že můžeme působit v USA, musíme dodržovat všechny platné zákony USA, které se vztahují na naše provozy – bez ohledu na to, zda s těmito zákony souhlasíme. Některé americké zákony, jako jsou zákony týkající se vývozních kontrol, platí i pro naše provozy mimo USA. V některých situacích je třeba kvůli dodávání léků do zemí nebo subjektům s omezením získat schválení od příslušného amerického úřadu.

Postupujeme v souladu s platnými zákony a nařízeními, které vedou všechny aspekty našeho podnikání včetně výroby, marketingu a výzkumu.

Ot.

V zemi, ve které působím, je nelegální postupovat dle nařízení amerického obchodního embarga vůči některým zemím. Jak se mám v této situaci zachovat?

Od.

Nadnárodní dodržování nařízení embarga je komplexní otázka, která se v jednotlivých zemích liší. Všechny takové obavy musí být předány právnímu oddělení.

Politické aktivity Správný korporátní občan je ten, který neprovádí nespravedlivé či nelegální ovlivňování politických procesů v komunitách ve kterých působí. Vzhledem ke složitosti a různorodosti zákonů a nařízení, které řídí korporátní politické aktivity, mohou být politické příspěvky a další související aktivity prováděny pouze tehdy, pokud jsou předem schválené generální radou. Jako soukromí občané se můžeme účastnit politických procesů včetně podpory kandidátů nebo stran dle našeho výběru. Nicméně nesmíme využívat čas společnosti, její majetek či zdroje k našim osobním politickým aktivitám.


31

PŘEDKLÁDÁNÍ OBAV Najímáme zaměstnance s pevným charakterem a úsudkem, kterým věříme, že budou jednat zodpovědně. Nicméně mohou nastat okamžiky, kdy potřebujeme vznést námitky ohledně chování, které porušuje hodnoty a standardy společnosti. Pokud zpozorujete takové chování, je vaší povinností to prodiskutovat s příslušnými stranami. Pokud dodržíme takový postup, poskytneme společnosti možnost problém vyřešit a provést nápravu. Proces oznamování je flexibilní v tom, že vám umožňuje upozornit na obavy prostřednictvím několika kanálů. V mnoha situacích je váš manažer nejlepším prvním zdrojem. Pro další zdroje použijte stránku doplňkové pomoci.

Ot. Od.

Jaký je rozdíl mezi programem ombudsmana, kanceláří pro etiku a linkou pomoci? Jak mám vědět, který zdroj mám použít? Vaším primárním zdrojem je váš nadřízený či manažer. Nicméně v případě, kdy chcete hovořit s někým mimo svou divizi či lokalitu, společnost poskytuje alternativní zdroje, jako je kancelář pro etiku, linka pomoci a program ombudsmana.

• Kancelář pro etiku poskytne našim zaměstnancům na celém světě pomoc s etickými otázkami či problémy. Kancelář pro etiku je zodpovědná jak za program ombudsmana, tak za linku pomoci.

• Program ombudsmana propaguje pozitivní a spravedlivé zacházení se zaměstnanci tím, že poskytuje alternativní kanál, který mohou zaměstnanci použít, pokud chtějí řešit problémy související s prací včetně chování, jež není v souladu se směrnicemi, hodnotami a standardy společnosti. Program je určen k tomu, aby poskytl „bezpečné místo“, kde lze zcela důvěrně a bez strachu z odvety řešit dané problémy. Můžete zavolat do kanceláře pro etiku nebo do kanceláře ombudsmana a záležitosti zcela důvěrně prodiskutovat. Linka pomoci zajišťuje kompletní anonymitu, protože je provozována externím poskytovatelem.

Ot. Od. Ot. Od.

• Linka pomoci je k dispozici pro zaměstnance na celém světě 24 hodin denně, sedm dní v týdnu a je obsluhována externími pracovníky. Zaměstnanci mohou při kontaktování linky po telefonu či po Internetu zůstat v anonymitě. Když zaměstnanec kontaktuje linku pomoci telefonicky, operátor zaměstnanci přímo neposkytne pomoc, ale předá informaci kanceláři pro etiku a poskytne zaměstnanci číslo případu a datum, kdy má zavolat zpět. Při předávání otázek a obav přijatých prostřednictvím linky pomoci ke kontrole kanceláři pro etiku nebudou bez souhlasu volajícího předány žádné identifikující informace.

32


Ze své země nemohu volat do USA. Znamená to, že nemohu linku pomoci kontaktovat? Kancelář pro etiku vytvořila různé způsoby získání pomoci pro všechny zaměstnance. Linku pomoci můžete kontaktovat přes Internet na adrese http://www.TheAdviceLine.com. Jak linka pomoci funguje? Linka pomoci je obsluhována třetí stranou a operátoři hovoří anglicky. Můžete si vyžádat operátora ve vašem vlastním jazyce a poté vám bude přidělen tlumočník přímo na lince. Kvůli bezpečnosti můžete být požádáni o poskytnutí názvu společnosti. Operátoři jsou obeznámeni s mnoha etickými problémy a budou se ptát na další otázky ohledně vašich obav, aby získali více informací o situaci a připravili zprávu.

Poté, co poskytnete informace ohledně svých obav, dostanete číslo případu. Toto číslo je jedinečné a je přidruženo k vašemu telefonátu. Pokud nesdělíte své jméno, je zajištěna anonymita mezi volajícím a společností. Kromě tohoto čísla případu vám bude sděleno i datum, kdy můžete zavolat zpět a zjistit stav případu. Běžně je to v termínu 30 dnů. Zavolejte na linku pomoci znovu v daný den či později a uveďte číslo případu. Toto zavolání zpět je důležité, protože v případě anonymního oznámení je to naše jediná možnost, jak se s vámi znovu spojit v případě, že potřebujeme doplňující informace. Když budete volat zpět, operátoři na lince pomoci se v případě potřeby zeptají na doplňující informace, nebo vám sdělí další kroky, které byly provedeny s ohledem na vaše oznámení.

Ot. Od.

Podporuje společnost to, aby na sebe vzájemně zaměstnanci nahlašovali stížnosti? Naším hlavním cílem je propagovat a udržovat pracovní prostředí, kde jsou ctěny naše hodnoty a standardy. Když tento cíl neplníme, společnost podporuje, aby zaměstnanci začali dané pracovní problémy sami řešit předtím, než se z nich stanou skutečné problémy, a určitě dříve, než začne docházet k porušování zákona či riziku týkajícího se zdraví a bezpečnosti. V takové chvíli může být vhodné přistoupit k dané osobě otevřeně s vašimi obavami a poskytnout jim příležitost vysvětlit jejich chování. Pokud se zaměstnanci necítí při samostatném řešení situace dobře, doporučujeme jim obrátit se na manažery či nadřízené nebo na další zdroje uvedené v této brožuře. Společnost poskytuje také linku pomoci, která je zcela anonymní a je k dispozici 24 hodin denně, sedm dní v týdnu.

PROŠETŘENÍ MOŽNÉHO NESPRÁVNÉHO CHOVÁNÍ Společnost bere všechna tvrzení ohledně nepřístupného chování velmi vážně. Důvěrně prošetříme všechna oznámení o nevhodném chování, abychom ověřili, zda nebyl porušen nějaký zákon, nařízení, směrnice či postup.

Ot.

Nevím o nikom, kdo by kontaktoval kancelář pro etiku či linku pomoci. Kolik zaměstnanců skutečně kancelář pro etiku kontaktuje? Jaké problémy jsou předkládány?

Od.

Kancelář pro etiku ročně zpracuje zhruba 1 000 až 1 200 dotazů ohledně etických otázek, problémů nebo tvrzení o nevhodných krocích. Většina z těchto problémů zahrnuje interakce mezi zaměstnanci a jejich manažery, potenciální střety zájmů a nekonzistentní uplatňování směrnic společnosti.

Skutečnost, že se o oznámeném špatném chování příliš často nedozvíte, odráží to, jak důvěrně se chováme během oznamování etických problémů a procesu prošetřování.

Ot.

V každé ze zemí, ve které působíme, může vyvstat mnoho etických otázek specifických pro danou zemi. Jak společnost zajistí, že má k dispozici místní experty pro vyřešení těchto problémů?

Od.

Globální organizace pro dodržování předpisů má regionální, národní a divizní pracovníky, kteří mají dostatečné odborné znalosti ze všech regionů a funkčních oblastí, ve kterých působíme. Jsou schopni zvládnout jedinečné regionální nebo místní problémy, které mohou nastat ve vaší situaci. Můžete je kontaktovat a požádat o odpovědi na otázky, radu nebo předkládat své obavy. Kromě toho v každé zemi působí místní zaměstnanci oddělení lidských zdrojů.

ANONYMITA A DŮVĚRYHODNOST Když kontaktujete kancelář pro etiku s nějakým problémem, můžete zůstat v anonymitě, ačkoli vám doporučujeme, abyste uvedli svou totožnost, což nám usnadní komunikaci. Pokud se rozhodnete, že svou totožnost uvedete, kancelář pro etiku se bude maximálně snažit během komplexního a spravedlivého šetření dle zákonných požadavků udržet vaši identitu jako důvěrnou. Abyste pomohli kanceláři pro etiku udržet důvěrnost, je nutné, abyste postupovali diskrétně a vyhnuli se probírání konzultací s kanceláří pro etiku s kolegy či spolupracovníky.


33

PŘEDKLÁDÁNÍ OBAV Zaměstnanci mohou prostřednictvím linky pomoci, což je linka provozovaná externím dodavatelem, nahlásit své obavy také anonymně. Anonymní volající dostanou číslo případu a instrukce, jak a kdy zavolat zpět a poté obdrží aktuální informace nebo poskytnou doplňující informace, které mohou být nezbytné pro důkladné prošetření jejich obav.

Ot.

Pokud vznesu obavu u kanceláře pro etiku nebo u ombudsmana, je automaticky považována za anonymní?

Od.

Někteří zaměstnanci si pletou důvěrnost s anonymitou. Můžete předložit obavy, aniž byste se identifikovali, a zajistit si tak anonymitu. Nicméně pokud se identifikujete, vynaložíme veškeré úsilí, aby vaše totožnost byla považována za důvěrnou. Záležitosti předložené kanceláři pro etiku budou považované za důvěrné, pokud se ovšem nejedná o obavy o potenciální ublížení jednotlivci či poškození společnosti, nebo pokud v rámci šetření není nutné něco zveřejnit. Náš fax je umístěn v bezpečné oblasti a jsou zajištěny postupy na ochranu vaší důvěrnosti. Za takových okolností, kdy předkládáte problém, který může zahrnovat potenciální ublížení jednotlivci nebo poškození společnosti, vám kancelář pro etiku sdělí, že vaše důvěrnost nemůže být zaručena. Odhalení bude provedeno, pouze pokud je to nutné, a pouze v nezbytném rozsahu.

ODVETA Zaměstnanci, kteří předloží své obavy, pomáhají společnosti napravit problémy předtím, než narostou do obrovských rozměrů. Nebudeme tolerovat odvetná opatření proti kterémukoli zaměstnanci za to, že v dobré víře upozornil na problém. Předložení věci v „dobré víře“ znamená, že jste zkusili poskytnout čestné a přesné informace, i když se nakonec může ukázat, že byly mylné. Skutečnost, že zaměstnanec vznesl obavy v dobré víře nebo poskytl informace v šetření, nemůže být základ pro odejmutí výhod, ukončení pracovního poměru, převedení na nižší pozici,

34

suspendování, výhrůžky, obtěžování či diskriminaci. Stejně tak zaměstnanci, kteří pracují s těmi pracovníky, kteří vznesli obavy, by se k nim měli nadále chovat s úctou a s respektem a neměli by se chovat tak, aby je to mohlo poškodit či zastrašit.

Otevřená komunikace mezi manažery a zaměstnanci je zásadní pro vytvoření kultury „otevřeného dialogu“. Kroky, které mohou manažeři podnikat pro posílení otevřeného komunikačního prostředí, zahrnují:

Tato ochrana se rozšiřuje na kohokoli, kdo v souvislosti s prošetřováním poskytuje informace.

•P ravidelná diskuse ohledně hodnot a standardů společnosti na týmových setkáních.

Pokud jste vy či jiné osoby byli obětí odvetného opatření, měli byste toto chování oznámit nadřízenému nebo kanceláři pro etiku. Společnost bere tvrzení o odvetě vážně a budeme se zabývat všemi stížnostmi ohledně odvetného opatření a výhrůžek, a to provedených i pouhých pokusů o takové kroky.

•M anažer musí být pro zaměstnance dostupný a udržovat „otevřené dveře“

Společnost si vyhrazuje právo zahájit disciplinární kroky s kýmkoli, kdo vědomě nahlásí falešné obvinění, poskytne společnosti falešné informace nebo bude jednat nesprávně.

• Podpora zaměstnanců, kteří budou chtít využít jiné zdroje společnosti namísto toho, aby přišli přímo za vámi.

Ot.

Všiml jsem si nesprávného chování, ale mám obavu to sdělit, protože mám strach z odvetného opatření. Jaké kroky společnost podnikne, aby mě ochránila?

Od.

Pokud sdělíte své obavy čestně a v dobré víře, podnikneme kroky, abychom vás ochránili před odvetným opatřením. Konkrétní kroky budou různé případ od případu a mohou zahrnovat disciplinární řízení s kýmkoli, kdo zahájí odvetné akce, neustálý monitoring situace či jiné ochranné postupy. Pokud se domníváte, že jste se stali obětí odvetného opatření, měli byste okamžitě kontaktovat kancelář pro etiku.

ŘÍZENÍ ODPOVĚDNOSTI ZA VYTVOŘENÍ KULTURY PRO BEZPEČNÉ VYJÁDŘENÍ NÁZORŮ Strach z odvety je nejčastější obavou a důvodem, proč zaměstnanci neoznámí špatné chování. Všichni máme odpovědnost za vytváření atmosféry, která usnadní otevřenou diskusi ohledně problémů, jež mohou mít dopad na reputaci společnosti, a která usnadní vznesení obav o možném špatném chování. Zvláště pak manažeři musí dovolit svobodnou diskusi a možnost pokládat otázky ohledně situací, kdy zaměstnanci pociťují, že může docházet k porušení standardů společnosti nebo jiných platných zákonů.


Ot.

Od.

Neočekáváme, že v okamžiku nahlášení obavy budete mít všechny informace. Poskytněte nám tolik informací, kolik máte, a umožněte společnosti, aby věc prošetřila. Nepokoušejte se provádět šetření sami, ale místo toho předložte danou věc včas příslušnému zdroji.

•P ravidelné připomínání, aby zaměstnanci upozornili nadřízené na případné obavy (případně využili jiné zdroje).

POKYNY PRO PŘEDKLÁDÁNÍ OBAV Nikdy není snadné předkládat obavy o možném špatném chování. Vyžaduje to odvahu a poctivost. Níže jsou uvedené některé náměty, jak diskutovat o vašich obavách s nadřízenými: 1. Naplánujte si konkrétní termín s nadřízeným nebo s jiným zdrojem společnosti, abyste mohli svou obavu prodiskutovat. 2. Diskutujte o dané záležitosti klidně a profesionálně. 3. Zdůrazněte rizika pro společnost a potenciální dopad daného nevhodného chování. 4. Potvrďte (pokud je to vhodné), že nemusíte mít všechny nezbytné informace či fakta týkající se daného problému. 5. Uveďte všechny obavy, které můžete mít ohledně důvěrnosti svého oznámení. (Pokud máte obavu ohledně důvěrného přístupu, buďte při sdílení informace s ostatními kolegy, kteří by mohli dané informace nechtěně vyzradit, opatrní.) 6. Poděkujte dané osobě za její čas a pozornost, kterou danému problému věnovala. Samozřejmě následující pokyny nejsou to, co je nejdůležitější – nejdůležitější je, že na problém upozorníte (bez ohledu na to, jaký způsob zvolíte). Pokud čestně a pravdivě předložíte obavu, pomůže vám to ochránit společnost, vaše pracovní prostředí a v neposlední řadě vaše kolegy a vás osobně. Tím, že promluvíte, pomůžete v dělání toho, co je správné.

Mám podezření na nesprávné chování v mém oddělení, ale nemám všechna fakta, abych to mohl dokázat. Měl bych to oznámit nebo mám počkat, až budu mít více informací?

POKYNY PRO PŘIJÍMÁNÍ OBAV Vaše reakce na to, co zaměstnanec předkládá, je velmi důležitá. Buď tím podpoříte otevřené komunikační prostředí, kde se zaměstnanci cítí bezpečně a nebojí se diskutovat o důležitých problémech, nebo to bude mít negativní dopad na budoucí komunikaci a morálku v pracovním prostředí. Níže jsou uvedené některé všeobecné tipy, jak reagovat na to, když zaměstnanec přednese obavu: 1. Ujistěte se, že máte dost času, abyste mohli tuto záležitost dobře prodiskutovat. Pokud ne, naplánujte alternativní čas schůzky a informujte zaměstnance, že chcete takto postupovat, abyste měli jistotu, že budete mít na řešení daného problému dostatek prostoru. Setkejte se zaměstnancem na místě, kde můžete mít soukromou a nerušenou konverzaci, jako je kancelář nebo jednací místnost. 2. Maximálně naslouchejte. Dejte pozor, abyste nebyli defenzivní ani se nesnažte přerušit diskusi či bránit společnost nebo jednotlivce dříve, než si vyslechnete všechna fakta. 3. Zůstaňte klidní a profesionální. 4. Požádejte o objasnění a o doplňující informace, ale takovým způsobem, aby se zaměstnanec necítil zastrašen či defenzivně. Užitečné doplňující informace zahrnují identifikaci dalších jednotlivců, kteří sdílejí obavy a kteří mohou mít informace o situaci, počet situací, kdy se daný problém objevil, dokumenty, které mohou být k dispozici jako podpora dané obavy, a jména dalších jednotlivců, se kterými zaměstnanec o daném problému hovořil. Tento poslední bod je důležitý jako pomoc pro ochranu důvěrnosti zaměstnance, který předkládá obavu.


35

GLOSÁŘ 5. Nemějte pocit, že musíte okamžitě odpovědět. Mnohokrát je lepší zamyslet se nad obavami zaměstnance a odpovědět později. 6. Řekněte zaměstnanci, že společnost bere zprávy o nevhodném chování velmi vážně, a že příslušní lidé danou věc prošetří. Ujistěte zaměstnance, že je budete o danému problému informovat. Pro poskytnutí odpovědi je vhodná doba obvykle 30 dnů. 7. Poděkujte zaměstnanci za to, že vás na daný problém upozornil. Stejně důležité jako vaše okamžitá reakce je nicméně to, jak budete reagovat dále a jak se budete k zaměstnanci chovat následně. V závislosti na povaze obavy možná bude třeba zapojit další zdroje ve společnosti, abyste mohli danou záležitost prošetřit. Pro vyřešení dané situace možná bude třeba přezkoumat směrnice společnosti či zapojit příslušnou manažerskou úroveň nebo experta. Pokud se předložená obava týká možného nedodržení předpisů, měli byste kontaktovat místního pracovníka pro dodržování předpisů, který s vámi problém prodiskutuje a poskytne vám informace, jak se správně na vznesené obavy dívat. V některých případech bude lepší, pokud se do procesu šetření zapojí oddělení pro dodržování předpisů nebo lidských zdrojů spíše než manažer, který se o problému dozvěděl. V každém případě, pokud se rozhodnete zapojit další zdroje společnosti, jako je oddělení lidských zdrojů, kancelář pro etiku, regionálního, národního nebo divizního pracovníka pro dodržování předpisů, právní oddělení nebo jiné zdroje, proveďte to okamžitě. Jakmile budete mít všechny informace, abyste mohli v daném problému postoupit dále, jednejte rychle, abyste mohli záležitost uzavřít. Ujistěte se, že zaznamenáváte své kroky a rozhodnutí, ale i informace, které můžete získat.

žádné nové informace, a poté pokračovat v informování zaměstnance v 30denních intervalech. V mnoha případech nemusíte být zaměstnanci schopni poskytnout ohledně daného problému zásadní informace. Nicméně je důležité poskytnout aktuální informace o procesu, aby zaměstnanec věděl, že je záležitost brána vážně. To podpoří zaměstnance, aby vznesli obavy v budoucnu a přispěli tak ke kultuře otevřené komunikace. Když podáváte aktuální informace zaměstnanci, využijte tuto příležitost a zeptejte se ho, zda má zaměstnanec zkušenosti s nějakou formou odvetného opatření jako výsledek předložených informací. Mějte na paměti, že mnoho zaměstnanců, kteří předloží své obavy, je zvláště citlivých na i jen drobná odvetná opatření následující po oznámení špatného chování. Je zásadní, abyste se k danému zaměstnanci nadále chovali důstojně a s respektem včetně následujících kroků: • Provádějte hodnocení na základě aktuální výkonnosti. • Poskytněte smysluplné úkoly. • Sdílejte informace, které jsou potřebné, aby byla práce udělána. • Zapojte se do sociálních funkcí. • Jednejte s úctou a stejným způsobem jako předtím. • Při příštím hodnocení výkonnosti podpořte pozitivní kroky upozornění na problém.

Buď manažer, který obdrží danou informaci, nebo osoba, která dohlíží na šetření, by vždy měli do 30 dnů odpovědět zaměstnanci, který vznesl obavu, i když nejsou k dispozici

Aktiva společnosti Aktiva společnosti představují pro společnost hodnotu. Zahrnují fyzická aktiva – jako jsou materiály, zásoby, produkty, vybavení a hotovost; nehmotná aktiva – jako jsou informace, hodnota značky a čas zaměstnanců – a důvěrné informace. Dobrá víra Předložení věci v „dobré víře“ znamená, že jste zkusili poskytnout čestné a přesné informace, i když se nakonec může ukázat, že byly mylné. Důvěrné nebo proprietární informace Informace technické, vědecké nebo obchodní povahy, které nejsou všeobecně známé, ani je nelze zjistit. Následují příklady důvěrných informací: aktuální a nevyřízené smluvní informace, data schválení a uvedení produktů na trh, seznamy zákazníků, spotřebitelů, pacientů a dodavatelů a informace o nich, data registrací, finanční informace, vynálezy, marketingová strategie a plány, ceny a náklady, regulatorní data, informace o výzkumu a vývoji, obchodní tajemství, j ako je know-how, složení a postupy, neoznámené produkty a vývoj. Etické chování Chování, které je nejenom v souladu s platnými zákony, ale také zachovává či posiluje reputaci společnosti, obvykle splněním či překročením odpovědností vůči skupině zainteresovaných osob. Konflikty zájmů Střet zájmů je situace, kdy osobní zájmy zaměstnance jsou ve střetu, nebo se zdají být ve střetu, se zájmy společnosti. Výsledkem je, že schopnost zaměstnance provádět nezávislá a objektivní rozhodnutí jménem společnosti je, nebo se zdá být, ohrožena. Konflikty zájmů obvykle přestavují finanční zájmy, rodinné či jiné blízké vztahy nebo jiné externí zájmy či aktivity. Nelegální využívání vnitřních informací k burzovním transakcím Kupování či prodávání akcií nebo cenných papírů společnosti na základě informací, které nejsou veřejně dostupné. Nepříznivá zkušenost Nepříznivý a/nebo nezamýšlený příznak/symptom nebo choroba prodělaná konkrétním pacientem, která nastane během užívání produktu společnosti bez ohledu na to, zda je to ve spojitosti s užíváním produktu. Nepříznivá zkušenost může zahrnovat nepříjemné vedlejší účinky, zhoršení stávajícího stavu, toxicitu (počátek nové choroby), poranění či smrt, alergickou reakci či nedostatek účinnosti. Obtěžování Obtěžování na pracovišti je jakýkoliv krok, který vytváří prostředí zastrašování, nevraživosti či je urážlivé. Podvod Podvod je právní termín, který má v každé zemi odlišnou definici. Obvykle zahrnuje kroky, které jsou prováděné nečestně, klamavě a se záměrem získání nezaslouženého zisku Rozhodující činitelé Jednotlivci či skupiny, ke kterým má společnost odpovědnosti. Obvykle sem patří pět skupin: zákazníci včetně pacientů a spotřebitelů, zaměstnanci, akcionáři, dodavatelé a společnost/komunity, ve kterých působíme. Státní úředník Úředník, zástupce či zaměstnanec jakékoli vládní či státní agentury nebo jakýkoli obchodní subjekt, ve kterém má stát vlastnický podíl či jinak tento subjekt kontroluje. Zahrnuje také úředníky politických stran a kandidáty na politické funkce. Stížnost na kvalitu produktu Stížnost na kvalitu produktu je jakékoli sdělení, které popisuje potenciální vadu související s identitou, sílou, kvalitou nebo čistotou produktu poté, co byl uvolněn či distribuován pro použití ze strany zákazníka. Stížnosti na kvalitu produktu mohou zahrnovat změny ve vzhledu produktu včetně balení výrobku, síly, kvality, metody dodání, bezpečnosti, čistoty nebo účinnosti. Úplatky Nabízení něčeho, co má osobní hodnotu, rozhodujícímu činiteli za účelem získání příznivého zacházení, obvykle pro zajištění nebo udržení obchodu nebo pro získání nevhodné výhody. Úplatky mohou mít podobu peněz, jako je hotovost, nebo to může být cokoli hodnotného (např. cesty, služby, slevy, dary atd.). Výkonný výbor (EC) Výkonný výbor je tým senior managementu společnosti obvykle zahrnující klíčové přímé podřízené generálního ředitele. Tito vedoucí pracovníci se rozdělují do různých oblastí společnosti a pravidelně se scházejí, aby zrevidovali pokrok ohledně cílů společnosti..

36



37

REJSTŘÍK

DŮVĚRNOST

Agenti, využití a výběr 30

Osobní údaje 13, 14, 15, 16

Akademická poctivost 9

Počítače a software 20, 21, 25

Akcie, jiné společnosti 19

Pohoštění, viz Dary

Akcionáři 19, 20

Politické aktivity 31

Alkohol 16, 17

Požadavky na vzorky 8

Bezpečnost 16, 29

Pozvání, viz Dary

Blízké vztahy se spolupracovníky 17

Pracovní prostředí 15

Bojkoty 31

Ochrana 34

Dary

Soukromí zaměstnanců 15, 16

Dávání a přijímání 9, 10, 25, 26

Princip vedení 40

Konference/sympózia 11, 12

Provize 9, 10, 29, 30

Občerstvení a pohoštění 10, 11, 26

Rovné zacházení 16

Vstupenky 26

Sdružování se 17, 19, 20

Diskriminace, viz Rovné zacházení

Sdružování se spolupracovníky, viz Přidružení se

Dodavatelé, viz Vztahy s dodavateli

Sexuální obtěžování 17, 18

Drogy, nelegální 16, 17

Stížnosti na kvalitu produktu 7

Důvěrné informace 13, 22, 23

Střet zájmů 9, 18, 19, 20

E-mail, viz Internet

Test rozhodování 6

Internet 15, 20, 21

Účty a záznamy 23

Intimní vztahy 17

Veřejná prohlášení 23, 24

Klinické testy a protokoly 8

Úplatky 9, 10

Postmarketingové klinické testy 9

Vědecká integrita 9

Komunikace, veřejnost 28

Vláda 10, 29, 30, 31

Konkurenti

Vstupenky, viz Dary

Konkurenční informace 12, 13

Vybavení kanceláře, jeho využití k osobním účelům 20, 21

Spravedlivá soutěž 12

Vztahy

Korporátní majetek, jeho používání 20

Akcionáři 19

Kvalita, produkty a služby 7

Dodavatelé 19, 25, 26

Lidská práva 27

Komunity a společnost 27, 28, 29

Média 21, 22, 28

Lékaři a zákazníci ve zdravotnictví 9, 10, 14, 18, 19, 20

Nařízení, dovoz/vývoz 31

Rodina a osobní život 18, 19

Násilí na pracovišti 17

Zaměstnanci 15, 16, 17

Nehody, viz Bezpečnost

Zábava, přijímání a dávání darů

Nelegální využívání vnitřních informací k burzovním transakcím 24

Zaměstnanost

Nepříznivá zkušenost 7

Přátelé 18

Obavy

Příbuzní 18

Odveta 34

Rovnost 16, 18

Oznámené nevhodné chování 33

Závazek důvěry vůči zaměstnancům 15, 33, 34

Předkládání 32, 33, 34, 35

Zdraví, viz EHS

Přijímání 35, 36

Životní prostředí 28, 29

Společnost nebude tolerovat odvetná opatření proti jakémukoli zaměstnanci, který vznese obavu ohledně věci týkající se podnikání. Jakýkoli zaměstnanec, který vznese dotaz ohledně obchodních postupů, bude chráněn před možnými odvetnými opatřeními. Tato ochrana se rozšiřuje na kohokoli, kdo v souvislosti s prošetřováním poskytuje informace. Společnost si však vyhrazuje právo zahájit disciplinární kroky s kýmkoli, kdo vědomě nahlásí falešné obvinění, poskytne společnosti falešné informace nebo bude jednat nesprávně. Když kontaktujete kancelář pro etiku s nějakým problémem, můžete zůstat v anonymitě, ačkoli vám doporučujeme, abyste uvedli svou totožnost. Pokud se rozhodnete, že svou totožnost uvedete, kancelář pro etiku se bude maximálně snažit během komplexního a spravedlivého šetření dle zákonných požadavků udržet vaši identitu jako důvěrnou. Abyste pomohli kanceláři pro etiku udržet důvěrnost, je nutné, abyste postupovali diskrétně a vyhnuli se probírání konzultací s kanceláří pro etiku s kolegy či spolupracovníky.

Další informace na téma předkládání obav naleznete na straně 32.

Obtěžování 17, 18 Ochrana údajů 13, 14

38



39

PODĚKOVÁNÍ

PŘÍLOHA

CHOVÁNÍ VEDOUCÍCH PRACOVNÍKŮ SPOLEČNOSTI

Zacílit na

zákazníky a pacienty Dělat rychlá a

disciplinovaná rozhodnutí Jednat

odvážně a čestně

ZACÍLIT NA ZÁKAZNÍKY A PACIENTY • Zacílení celé organizace na poskytování hodnot zákazníkům včetně pacientů tím, že porozumíme a vyhovíme jejich potřebám.

DĚLAT RYCHLÁ A DISCIPLINOVANÁ ROZHODNUTÍ • Dělat rozhodnutí včas a na správné úrovni se správnými údaji a podpořit je, jakmile jsou provedena.

JEDNAT ODVÁŽNĚ A ČESTNĚ • Mluvit otevřeně, čestně a s přesvědčením, mít odvahu podstupovat vhodná rizika a provádět obtížná rozhodnutí.

BUDOVAT TALENTY

Budovat

talenty Demonstrovat

etiku a poctivost

• Budovat různé talenty se schopnostmi potřebnými pro úspěch na našich trzích. Inspirovat, oceňovat a rozvíjet jednotlivce a zajistit tak, aby dosáhli svého potenciálu a pokud je to třeba, dělat těžká rozhodnutí. DEMONSTROVAT ETIKU A POCTIVOST • Dodržovat nejvyšší standardy důvěryhodnosti a etického chování ve všech kontaktech s ostatními a motivovat ostatní, aby se chovali podle stejných standardů. Postupovat v souladu se všemi zákony, směrnicemi a nařízeními. Bez zaváhání identifikovat a řešit etické otázky. ZACÍLIT NA VÝSLEDKY

Zacílit na

výsledky

• Nastavit jasné standardy výkonnosti, zvládnout překážky, motivovat k dosahování výsledků jak sebe samé, tak ostatní.

POSÍLIT SPOLUPRÁCI

Posílit

spolupráci

40

• Aktivně naslouchat a snažit se pochopit perspektivy, pracovat společně na dosažení společných cílů nové společnosti.


Rádi bychom poděkovali za pomoc stovkám zaměstnanců společnosti z celého světa, kteří se zúčastnili sestavení této brožury. Vaše názory byly cenné pro sestavení tohoto globálního dokumentu, který se vztahuje k potřebám a obavám všech zaměstnanců společnosti.

NAŠE HODNOTY ZLEPŠOVAT LIDSKÝ ŽIVOT Naše podnikání chrání a zlepšuje životy lidí. Také pracujeme na zlepšování zdraví zvířat. Všechny naše kroky musí být měřeny úspěchem při dosahování těchto cílů. ETIKA A POCTIVOST Jsme vázáni nejvyššími standardy etiky a poctivosti. Máme odpovědnost vůči našim zákazníkům, zaměstnancům společnosti, životnímu prostředí, v němž působíme, a lidskému společenství, kterému po celém světě sloužíme. Při plnění našich povinností neděláme profesionální či etické zkratky. Naše interakce se všemi segmenty společnosti musí být transparentní a odrážet vysoké standardy naší práce. INOVACE Jsme zaměřeni na nejvyšší stupeň vědecké dokonalosti. Naše výzkumy jsou vedeny závazkem chránit lidské zdraví, zdraví zvířat a kvalitu života. Snažíme se identifikovat nejdůležitější potřeby spotřebitelů a zákazníků a prostřednictvím inovace se snažíme těmto potřebám vyhovět. PŘÍSTUP PRO VŠECHNY Usilujeme o to, abychom zlepšili zdraví a životní pohodu lidí na celém světě tím, že rozšiřujeme přístup k našim lékům a vakcínám. Vytváření nových léčebných postupů je pouze první krok v boji s chorobou a prosazování životní pohody v celosvětovém měřítku. Úspěchu bude dosaženo až tehdy, když každý, kdo potřebuje naše léky a vakcíny, je bude moci dostat. V USA a dalších zemích jsme vyvinuli několik programů pro zlepšení přístupu k našim produktům, aby z nich mohli mít užitek všichni bez ohledu na to, kde žijí. RŮZNORODOST A TÝMOVÁ PRÁCE Naše schopnost dosáhnout skvělých výsledků závisí na poctivosti, znalostech, představivosti, dovednostech, různorodosti a týmové práci našich zaměstnanců. Za tímto účelem vytváříme prostředí plné vzájemného respektu, odhodlání a týmové práce. Oceňujeme závazek a výkon a reagujeme na potřeby našich zaměstnanců a jejich rodin.

Merck & Co., Inc., Kenilworth, New Jersey, USA

42


NAŠE HODNOTY A STANDARDY ZÁKLADY NAŠEHO ÚSPĚCHU. Etický kodex III. vydání. Etický kodex, III. vydání 1

Recommend Documents