KAŽDÝ DEN. KDEKOLI. ZÁKLADNÍ HODNOTY. ETICKÝ A OBCHODNÍ kodex

ZÁKLADNÍ HODNOTY

KAŽDÝ DEN. KDEKOLI.

ETICKÝ A OBCHODNÍ kodex

Sdělení Richarda Reeseho, generálního ředitele společnosti Ve společnosti Iron Mountain si ceníme naší dobré pověsti otevřené a bezúhonné společnosti stejně jako dobré pověsti získané zásluhou poskytování kvalitních služeb. Věříme, že jednání v souladu s nejvyššími etickými standardy není jen správná věc – pomáhá také budovat důvěru našich zákazníků a přispívá k dlouhodobému úspěchu. I když je dodržování zákonů, pravidel a nařízení vztahujících se k našemu podnikání povinné, naše závazky zde nekončí. Zavazujeme se žít v souladu s našimi základními hodnotami a uplatňovat je denně a při všem, co podnikáme. A konečně je naším závazkem jednat správně, což nám skutečně umožňuje žít v souladu s našimi závazky. Etický a obchodní kodex nám pomůže porozumět tomu, co při obchodování ve společnosti Iron Mountain považujeme za správné a co za špatné. Poskytne nám nástroje potřebné k rozhodování, které je zákonné i etické, a nasměruje vás správným směrem v případě, že budete potřebovat další pomoc. Jménem rady ředitelů a našeho výkonného představenstva bych vám rád poděkoval za nepřetržitý závazek vůči našim základním hodnotám a za váš závazek řídit se tímto etickým a obchodním kodexem.

Obsah Sdělení Richarda Reeseho, generálního ředitele společnosti

1

Obsah

2

Přehled

4

>> Získání další pomoci >> Porušení v oblasti podávání zpráv >> Žádná protiopatření >> Kdo se musí řídit pravidly kodexu? >> Linka pomoci pro dodržování předpisů

Naše základní hodnoty

7

1 ZABEZPEČENÍ

9

>> Zdraví a bezpečnost >> Ochrana a zabezpečení dat >> Násilí na pracovišti >> Důvěrné a vlastnické informace

2 CELKOVÁ SPOKOJENOST

13

ZÁKAZNÍKŮ

>> Mimořádné zákaznické služby >> Spravedlivé a etické prodejní postupy >> Ochrana naší značky a dobré pověsti >> Životní prostředí a udržitelnost >> Členství ve společnosti

ETICKÝ A OBCHODNÍ KODEX SPOLEČNOSTI IRON MOUNTAIN

OBsAH

3 OTEVŘENOST

17

>> Zneužívání vnitřních informací

různorodosti a rovnocenné zaměstnanecké příležitosti

>> Politické a jiná osobní přesvědčení

>> Uzavírání smluv s vládami

21

>> Spravedlivá soutěž/antimonopolní

>> Správa firemních záznamů

7 TÝMOVÁ PRÁCE

zákony

5

>> Korupce a defraudace

>> Obtěžování

>> Dary a zábava

>> Soukromí zaměstnanců

>> Konflikty zájmů

>> Správné používání počítačů

ZODPOVĚDNOST >> Ochrana firemního majetku >> Kontrola dovozu a vývozu >> Práce u jiných zaměstnavatelů

29

>> Boj s diskriminací, respektování

>> Dohled nad rodinou a přáteli

4 BEZÚHONNOST

6 ZAMĚŘENÍ AKCÍ

25

Jak získat další informace

33

36

>> Zásady a postupy

Osvědčení o dodržování předpisů

>> Přesné finanční záznamy/zveřejňování

informací >> Lidská práce

www.IMComplianceHelpline.com

3

Přehled Etický a obchodní kodex spolu s dokumentem Základní hodnoty poskytuje směrnice k přijatelnému chování ve společnosti Iron Mountain. I když neexistuje dokument, který by řešil každou situaci, s níž se můžete setkat, tento kodex poskytuje nástroje a zdroje, které vám pomohou se správně rozhodnout v situacích, kdy nemusí být správná odpověď zřejmá. ZÍsKÁNÍ DALŠÍ POMOCI Pokud si ani po přečtení tohoto Kodexu nebudete jistí, jak se v určité situaci zachovat, promluvte si prosím se svým nadřízeným nebo zástupcem místního oddělení personalistiky. Můžete se ptát nebo hledat pomoc prostřednictvím politiky otevřených dveří nebo kontaktováním Linky pomoci pro dodržování předpisů.

Organizace po celém světě věří, že jim pomůžeme zpracovat jejich zásadně důležité informace.


PŘEHLED

PORUŠENÍ V OBLAsTI PODÁVÁNÍ ZPRÁV Po zaměstnancích společnosti Iron Mountain se požaduje, aby oznamovali všechna známá nebo domnělá porušení Etického a obchodního kodexu. Porušení můžete oznámit kontaktováním těchto subjektů: > Váš manažer nebo nadřízený > Vyšší vedení (prostřednictvím politiky otevřených dveří) > Zástupce místního oddělení personalistiky > Generální rada společnosti > Právní oddělení Globální ochrana osobních údajů & Skupina pro dodržování předpisů > Globální služby zabezpečení > Linka pomoci pro dodržování předpisů Pokud nahlásíte nějako pochybnost prostřednictvím Linky pomoci pro dodržování předpisů (tam, kde to umožňuje zákon) se můžete rozhodnout zůstat zcela anonymní.

ŽÁDNÁ PROTIOPATŘENÍ Společnost Iron Mountain netoleruje protiopatření proti zaměstnancům, kteří v dobré víře oznámí porušení předpisů. S každým zaměstnanec nebo manažerem, který se pokusí o protiopatření, nebo nabádá ostatní k protiopatřením proti osobě, která porušení oznámila, bude vedeno vážné disciplinární řízení, které může vyústit až v ukončení pracovního poměru.

KDO SE MUSÍ ŘÍDIT PRAVIDLY KODEXU? Etický a obchodního kodex se vztahuje ke všem obchodním jednotkám, právnickým osobám, řízeným podnikům se společnou majetkovou účastí, poboček a partnerů společnosti Iron Mountain . Všichni zaměstnanci, zástupci, úředníci a členové rady ředitelů společnosti Iron Mountain se musí kodexem

LINKA POMOCI PRO DODRŽOVÁNÍ PŘEDPISŮ Pokud se obrátíte na Linku pomoci pro dodržování předpisů, můžete oznamovat pochybnosti nebo porušení morálních zásad a zadávat dotazy 24 hodin denně, 365 dní v roce. Naši Linku pomoci provozuje nezávislá společnost a můžete se rozhodnout zůstat zcela v anonymitě (tam, kde to umožňuje zákon).

Volejte zdarma po celém světě. Na vnitřním zadním krytu je uveden seznam telefonních čísel.

hledáme dodavatele, prodejce, smluvní strany a konzultanty, kteří udržují

Případně můžete vyplnit zprávu prostřednictvím Internetu na stránkách:

etické standardy odpovídající těm, které jsou zakotveny v Etickém a


řídit. Prostřednictvím přísného procesu pro poskytovatele služeb třetích stran

obchodním kodexu.


5

ZÁKLADNÍ HODNOTY Ve společnosti Iron Mountain nás spojují naše základní hodnoty. Bez ohledu na to, zda se jedná o závazek dosahovat celkové spokojenosti zákazníků nebo neustálou ostražitost nezbytnou k udržování zabezpečení, naši klíčoví zaměstnanci jednají každý den a všude v souladu se základními hodnotami.

Naše základní hodnoty Cesta společnosti Iron Mountain. Zabezpečení Celková spokojenost zákazníků Otevřenost Bezúhonnost

Informace našich zákazníků chráníme tak, jako by byly naše vlastní. Poskytujeme to, co naši zákazníci očekávají, a tehdy, když to očekávají. Komunikujeme otevřeným a pravdivým způsobem, který je konstruktivní a zdvořilý. Jsme vždy upřímní a nikdy nejednáme v rozporu se základními hodnotami.

Zodpovědnost

Vždy sebe sami považujeme za osobně zodpovědné za naše akce, závazky a výsledky.

Zaměření akcí

Všímáme si příležitostí a problémů a jednáme se smyslem pro naléhavost.

Týmová práce

Pracujeme v týmech, abychom společně dosáhli mnohem více, než by se nám podařilo jako jednotlivcům.


7

VĚDĚLI JSTE, ŽE? Společnost Iron Mountain byla založena roku 1951, když Herman Knaust převedl svoji podzemní houbařskou farmu na první zabezpečené podzemní centrum pro uchovávání záznamů v Americe. Původně měla společnost název Iron Mountain Atomic Storage a představovala bezpečný přístav pro ochranu všech důležitých informací před hrozbou nukleární války.

Zabezpečení

Informace našich zákazníků chráníme tak, jako by byly naše vlastní. Střed naší kultury a operací představuje zabezpečení, ochrana dat a ochrana informací – na této základní hodnotě se zakládá naše pověst. Uzamykání našich vozidel, zabezpečení zařízení alarmy a šifrování osobních údajů – to je jen pár způsobů, kterými zajišťujeme zabezpečení. Zabezpečení sahá nad rámec fyzické ochrany informací – zahrnuje ochranu našeho osobního zdraví a bezpečnosti na pracovišti.

Jako zaměstnanci firmy demonstrujeme zabezpečení těmito prostředky: >>Poskytování bezpečného a zdravého pracovního prostředí pro nás samé i naše spolupracovníky >>Ochrana fyzického zabezpečení našich zařízení a jejich obsahu >>Udržování bezpečnosti informací, které spravujeme jménem našich zákazníků >>Udržování důvěrných a vlastnických informací společnosti ve správných rukou >> Dodržování všech příslušných zákonů a zásad týkajících se ochrany osobních informací >>Včasné oznamování jakýchkoli okolností, které by mohly mít vliv na zabezpečení společnosti Iron Mountain nebo vašeho vlastního zdraví či bezpečnosti


9

ZÁKLADNÍ HODNOTA

ZABEZPEČENÍ Jak byste měli postupovat? SCÉNÁŘ: Došlo k poškození krabice a záznamy některých zákazníků

ZDRAVÍ A BEZPEČNOST Bezpečnost na pracovišti začíná zajištěním bezpečného a zdvořilého pracovního prostředí. Dodržujeme a stále zlepšujeme provozní postupy tak, aby se minimalizovaly a eliminovaly případy ohrožení zdraví a bezpečnosti. Ať již jste v kanceláři, v terénu, na cestách nebo u zákazníka, vždy jednejte v

vypadly. Co mám dělat?

souladu se zásadami a standardy společnosti a dodržujte všechny příslušné

A. Prověříte vysypané dokumenty a určíte, zda nedošlo k ohrožení bezpečnosti dat.

Pokud však k nehodě dojde, je vaší povinností ji oznámit. Po sepsání zprávy

B. Umístíte materiály do nové krabice, vrátíte zpět do regálu a pokračujete v práci.

zákony o zdraví, bezpečnosti a ochraně životního prostředí. můžete očekávat rychlou a efektivní akci ze strany managementu, která vede k nápravě situace. Pokud se však domníváte, že nebyla provedena správná akce, eskalujte celou záležitost na vyšší management a oznamte ji lince pomoci pro dodržování předpisů.

C. Řeknete svému nadřízenému, co se stalo, protože může být nutné vyplnit zprávu o případu.

OCHRANA A ZABEZPEČENÍ DAT

D. Roztrháte dokumenty, aby se zabránilo porušení zabezpečení dat.

To vyžaduje neustálou pozornost věnovanou ochraně osobních údajů a

Správná odpověď je C. I když je důležité uklidit vysypané záznamy, měli byste také uvědomit svého nadřízeného. V některých případech máme smluvně odsouhlaseno, že dáme zákazníkům vědět, pokud dochází k možnému porušení zabezpečení, to znamená, že je nutné vyplnit zprávu o případu.

Naším cílem je zajistit nejvyšší úroveň správy informací po celém světě. zabezpečení údajů o zákazníkovi i zaměstnanci. Následující postupy slouží k zajištění ochrany osobních údajů a zabezpečení informací ve společnosti Iron Mountain: -> Nepoužívejte informace zákazníka, pokud to nevyžaduje vaše práce. -> Minimalizujte sběr, uchovávání a odhalení osobních údajů. -> Neukládejte citlivé údaje na přenosná média, jako jsou disky CD nebo jednotky flash. -> Neposílejte citlivá data přes Internet, ani zašifrovaná. -> Pokud pracujete z domova, pravidelně aktualizujte software pro zabezpečení počítače. Další informace získáte v dokumentu popisujícím místní zásady ochrany osobních údajů a zabezpečení.

10


ZABEZPEČENÍ

NÁSILÍ NA PRACOVIŠTI Udržujeme bezpečné pracovní prostředí se zdvořilými a uctivými vztahy tím, že netolerujeme zastrašující, nepřátelské, urážlivé nebo násilnické chování. Jakékoli projevy takovéhoto chování neprodleně oznamte svému vedoucímu. Máte-li pocit, že jste vy nebo některý z vašich spolupracovníků v bezprostředním ohrožení, zavolejte na místní linku pro uplatňování zákonů a pak to oznamte svému vedoucímu.

DŮVĚRNÉ A VLASTNICKÉ INFORMACE Veškeré informace o naší společnosti mohou být cenné pro konkurenci. Proto je důležité chránit naše důvěrné a vlastnické obchodní informace. Patří sem smlouvy, ceníky a seznamy zákazníků, strategická dokumentace, obchodní tajemství, duševní vlastnictví a veškeré další informace, které by mohly konkurentovi pomoci zjistit, v čem je společnost Iron Mountain úspěšná na trhu. Při projednávání obchodních záležitostí mimo kancelář vždy buďte obezřetní. To je důležité zejména na veřejných místech, jako jsou letiště, vlaky, restaurace, hospody a hotely. V místě pracoviště zajistěte řádný doprovod návštěvníků a nepovolte jim vstup do omezených oblastí. Při spolupráci s prodejci se vždy ujistěte, zda jsou natolik důvěryhodní, aby měli přístup do našich zařízení a k našim citlivým údajům.

OTÁZKA: V místnosti s kopírkou jsem našel nějaké dokumenty, které mi nepatří. Co mám dělat? ODPOVĚĎ: Do maximální možné míry se vyhýbejte jejich přečtení. Pokud znáte nebo odhadnete jejich vlastníka, předejte mu dokumenty nebo ho informujte, kde se nacházejí. Pokud není vlastník zřejmý nebo ho nelze vyhledat, sdělte to svému vedoucímu. V nejkrajnějším případě můžete z důvodu ochrany osobních údajů a zabezpečení informací dokumenty zlikvidovat v bezpečné skartovačce.


CO KDYŽ? OTÁZKA: Někdy jsou při používání propanových vysokozdvižných vozíků uvnitř cítit výpary výfukových plynů. Myslím si, že je to kvůli zavřeným oknům a dveřím a nejsem si jistý, že to je bezpečné. Mám někomu něco říci? ODPOVĚĎ: Ano. I když je možné, že je všechno v pořádku, může se stát, že provozování vysokozdvižných vozíků v uzavřeném prostoru vede k problémům s kvalitou vzduchu. Tento stav byste měli oznámit tak, aby společnost mohla zahájit šetření a určit, zda je třeba provést nějakou akci.

OTÁZKA: Právě mě požádal o podržení dveří někdo, koho neznám. Neměl identifikační kartu společnosti Mountain ID. Je to problém? ODPOVĚĎ: Ano. Neoprávněné osoby (nebo osoby pokoušející se proniknout) ve společnosti Iron Mountain by měly být zastaveny, protože představují riziko pro bezpečnost či zabezpečení. Zdvořile je požádejte o předložení identifikační nebo návštěvnické karty společnosti Iron Mountain. Pokud vám daná osoba tuto kartu neukáže, odkažte ji na recepci, kde ji obdrží.

11

VĚDĚLI JSTE, ŽE?

Oddělení společnosti Iron Mountain pro archivaci filmů a zvuků pomáhá zábavnímu průmyslu uchovávat a chránit nenahraditelná kreativní umělecká díla. Uchováváme tisíce neocenitelných kulturních pokladů včetně původních filmových negativů ze všech hlavních filmových studií a mistrovské nahrávky některých nejslavnějších umělců v hudební historii.

Celková spokojenost zákazníků Poskytujeme to, co naši zákazníci očekávají, a tehdy, když to očekávají. Ve společnost Iron Mountain dbáme na to, abychom plnili nebo dokonce překračovali očekávání našich zákazníků poskytováním prvotřídních služeb, které jsou zdvořilé, vstřícné a spravedlivé. Tento závazek sahá za rámec našeho centra záznamů, datových center a kancelářských budov – zahrnuje prostředí a místní komunity, v nichž žijeme a působíme.

Jako zaměstnanci firmy demonstrujeme celkovou spokojenost zákazníků následujícími prostředky: > Otevřená a upřímná komunikace se zákazníky > Plnění očekávání zákazníků dodržením toho, co slíbíme > Poskytování přesných a včasných informací zákazníkům > Respekt vůči zákazníkům, potenciálním zákazníkům a dodavatelům prostřednictvím spravedlivého a etického přístupu > Informování našich zákazníků o hodnotě našich služeb (nejen o jejich ceně) > Propagace značky a pověsti společnosti Iron Mountain pozitivním prezentováním společnosti na veřejnosti > Uplatňování správného členství ve společnosti realizací etických obchodních postupů a přispíváním do místních komunit > Respektování prostředí a hledání způsobů vylepšení udržitelnosti pracovních postupů


13

ZÁKLADNÍ HODNOTA

CELKOVÁ SPOKO Jak byste měli postupovat? SCÉNÁŘ: Během pravidelné cesty s doručováním zásilek si uvědomíte, že jste se spletli. Krabice Dr. Millera jste doručili Dr. Katzovi a naopak. Kdybyste se měli vrátit s cílem napravit situaci, znamenalo by to posunutí celého vašeho časového rozvrhu. Jak byste měli postupovat? A. Neděláte si starosti. Dr. Miller a Dr. Katz si tuto chybu uvědomí a napraví ji. B. Vrátíte se do obou poboček a uděláte vše pro to, abyste chybu napravil/a. Doufáte, že se vám podaří problém napravit bez nutnosti informovat vedoucího. C. Ihned kontaktujete svého vedoucího. Vysvětlíte mu, co se stalo, a zeptáte se, jak máte postupovat. D. V daném okamžiku nic nepodniknete. Pokračujete na trase a na konci směny řeknete svému vedoucímu, co se stalo. Správná odpověď je C. Existují problémy spojené s nesprávným doručením dokumentů, které mají závažnější důsledky, než jen nepříjemnosti pro zákazníka nebo porušení vašeho časového plánu. Dokumenty mohou například obsahovat citlivé osobní informace, které může vidět jen zamýšlený příjemce. Management je vyškolený tak, aby vám pomohl vypořádat se s důsledky těchto typů situací a minimalizovat je. Ihned kontaktujete svého vedoucího.

MIMOŘÁDNÉ ZÁKAZNICKÉ SLUŽBY Plnění závazků poskytování služeb a uspokojování potřeb našich zákazníků a kolegů je zdrojem hrdosti na zaměstnance společnosti Iron Mountain. Těchto cílů dosahujeme následujícími prostředky: -> Sledování problémů až k vyřešení -> Plnění očekávání poskytováním častých a včasných aktualizací -> Rychlé reakce na telefonáty a e-maily -> Dostavení se na schůzky včas a připravení

SPRAVEDLIVÉ A ETICKÉ PRODEJNÍ POSTUPY Zajištění celkové spokojenosti případných zákazníků během procesu prodeje je nejlepším způsobem, jak v podnikání vyhrát. Při aktivitách spojených s prodejem vždy jednáme spravedlivě a upřímně. Aktivně se vyhýbejte těmto situacím: -> Nesprávné informování o produktech a službách nebo jejich přeceňování -> Opovrhování konkurenty -> Nepřesná právní nebo technická prohlášení -> Právní poradenství -> Porušování autorských práv, log nebo práv na duševní vlastnictví -> Pokus o získání důvěrných informací o potenciálních zákaznících nebo konkurentech -> Nucení zákazníků, aby kupovali více, než potřebují -> Vyzývání zákazníků, aby nejednali s konkurenty výměnou za snížení cen nebo další výhody -> Nereálné sliby, pokud jde o časové plány -> Sjednání obchodu, když k tomu nemáte řádné oprávnění

OCHRANA NAŠÍ ZNAČKY A DOBRÉ POVĚSTI Značka Iron Mountain je více než jen logo na našich nákladních vozech a krabicích – je to dojem, který ostatní získají, když slyší naše jméno, vidí naše vozidla nebo mluví s našimi zaměstnancem. Ochrana naší značky a dobré pověsti je zásadní pro poskytování mimořádných služeb a jako zaměstnanci firmy bychom měli považovat sebe sami za vyslance a strážce názvu Iron Mountain. Společnost bychom na veřejnosti vždy prezentovat v pozitivním světle. Je však důležité mít na paměti, že existuje pouze málo pověřených zaměstnanců, kteří mají oficiální schválení mluvit jménem společnosti Iron Mountain. Všichni

14


CELKOVÁ SPOKOJENOST ZÁKAZNÍKŮ

OJENOST ZÁKAZNÍKŮ ostatní by se měli vyhýbat situacím, kdy mohou jejich názory či přesvědčení být považovány za reprezentaci společnosti. To platí pro názory prezentované osobně, telefonicky, na papíře nebo prostřednictvím Internetu (včetně sociálních sítí, blogů, fór a informačních tabulí). Pokud se na vás obrátí zástupci médií, zdržte se komentářů a odkažte je na oddělení firemních komunikací. Při vytváření dokumentů, které budou prezentovány na veřejnosti zajistěte, aby všechna loga, barvy a písma odpovídaly pokynům pro styl značky a marketingu. Chcete-li získat další informace, obraťte se na oddělení firemních komunikací, marketingové oddělení, právní oddělení zajišťující ochranu duševního vlastnictví nebo Linku pomoci pro dodržování předpisů.

ŽIVOTNÍ PROSTŘEDÍ A UDRŽITELNOST Máme závazek podnikat způsobem, který je zodpovědný vůči životnímu prostředí. Uplatňováním následujících postupů v zaměstnání pomůžete společnosti Iron Mountain dosahovat jejích cílů v oblasti ochrany životního prostředí: V TERÉNU: Bezpečně likvidujte rizikový odpad a materiály, dodržujte všechny příslušné zákony, nařízení a firemní zásady. Kdykoli je to možné, recyklujte odpad a nezapomínejte zhasínat světla a vypínat spotřebiče, když je nepoužíváte. V KANCELÁŘI: Tiskárnu používejte, jen když je to nezbytně nutné, a papírový odpad vždy skartujte. Oddělení bezpečného skartování společnosti Iron Mountain Secure Shredding recykluje značnou většinu papíru, který zpracovává, to znamená, že při likvidaci papíru v bezpečné skartovačce nepomáháte nejen zabezpečit ochranu osobních údajů, ale také chránit životní prostředí. Předměty, jako jsou použité tiskové kazety, toner a další počítačové příslušenství, likvidujte způsobem, který nepoškozuje životní prostředí, a

CO KDYŽ? OTÁZKA: Na webu jsem si přečetl článek o generálním řediteli konkurenční společnosti, který řekl, že služby jeho společnosti jsou lepší než poskytuje společnost Iron Mountain. Na tomto webu mohou čtenáři uvést své komentáře. Vím, že naše služby jsou lepší, mohu odpovědět? ODPOVĚĎ: Ano. Pokud se však rozhodnete vyjádřit názor na společnost Iron Mountain v online fóru, webu sítě sociálních médií, blogu apod., musíte uvést, že vaše názory nevyjadřují názory společnosti. Další rady získáte v oddělení firemní komunikace nebo na Lince pomoci pro dodržování předpisů.

dodržujte všechny příslušné zákony, nařízení a firemní zásady.

ČLENSTVÍ VE SPOLEČNOSTI Podporujeme a povzbuzujeme dobré členství ve společnosti. To znamená, že věnujeme pozornost tomu, jak naše akce a rozhodnutí ovlivňují naše zaměstnance, jejich rodiny, naši komunitu, společnost a životní prostředí. Dodržujeme úrovně výkonu, které sahají nad rámec právních požadavků. To se projevuje dodržováním základních hodnot, důležitosti, jakou přikládáme etickým obchodním praktikám, a vysokým standardům, které máme nastaveny pro globální obchodní operace. Mimo pracoviště se zavazujeme pozitivně jednat s komunitami, v nichž žijeme a působíme, prostřednictvím dobrovolnické práce, sponzorství a jiných charitativních iniciativ, jako je například nadace Iron Mountain Foundation.


OTÁZKA: Jeden můj kamarád má spojení s konkurentem a nabídl mi, že mi ukáže jeho ceník. Vím, že by nám to mohlo pomoci získat zakázku. Mám to přijmout? ODPOVĚĎ: Ne. Bylo by neetické a proti zásadám představovaným našimi základními hodnotami, kdybyste přijali ceník konkurenta. Mohlo by to být také v rozporu se zákonem. Takovouto nabídku byste měli odmítnout a na celou záležitost upozornit svého nadřízeného.

15

VĚDĚLI JSTE, ŽE? Společnost Iron Mountain se stala veřejnou společností v roce 1996, kdy začala obchodovat na burzovním trhu NASDAQ. Roku 1999 se společnost přesunula na Newyorskou burzu cenných papírů, kde je zapsána pod symbolem IRM. V letech následujících poté, co se stala veřejnou společností, se zvýšil výnos společnosti Iron Mountain ze 139 milionů USD na více než 3 miliardy dolarů ročně a roku 2009 byla přidána na prestižní index S&P 500 Index.

Otevřenost

Komunikujeme otevřeným a pravdivým způsobem, který je konstruktivní a zdvořilý. Otevřená komunikace nám umožňuje řešit problémy produktivně a včas. Umožňuje nám také činit obchodní rozhodnutí na základě plného porozumění všem okolnostem. Ceníme si otevřené komunikace nejen se spolupracovníky, ale také s dalšími partnery firmy včetně zákazníků, prodejců a investorů.

Jako zaměstnanci firmy demonstrujeme otevřenost těmito prostředky: >>Včasné oznamování problémů bez zpoždění >>Poskytování upřímné a konstruktivní zpětné vazby spolupracovníkům >>Nečiníme závěry týkající se sporů na pracovišti, dokud neznáme všechna fakta >>Poskytování obchodního poradenství, které odráží naši plnou znalost problematiky >>Odhalení osobních vztahů tam, kde mohou budit dojem zaujatosti nebo náklonnosti >>Udržování vnitřních finančních informací v utajení a zajištění, aby nebyly využívány k investicím >>Respektování spolupracovníků nevyvoláváním osobních kauz na pracovišti


17

ZÁKLADNÍ HODNOTA

OTEVŘENOST Jak byste měli postupovat? SCÉNÁŘ: Náhodně vyslechnete konverzaci ve vstupní hale, z níž se dozvíte, že výhled zisků společnosti se po vydání nejnovějších finančních zpráv značně změní. Jak byste měli postupovat? A. Na základě této informace zakoupíte akcie. Protože jste tuto informaci jen zaslechl/a a nedozvěděl/a jste se ji při výkonu svých pracovních povinností, neplatí zde pravidla zneužívání vnitřních informací. B. Sám/sama nepodniknete nic, ale řeknete to svému bratrovi. Rád obchoduje na burze a bude tyto informace považovat za užitečné. C. Řeknete to svým kolegům. I když sám/sama nemůžete obchodovat, protože jste informaci získal/a přímo, oni mohou. D. Neuděláte nic. Vyhýbáte se investicím, dokud nebudou informace veřejně známy a neumožní vám to zásady společnosti. Neopakujete, co jste slyšel/a. Správná odpověď je D. Máte vnitřní informace o společnosti, na jejichž základě nesmíte obchodovat, ani dát někomu jinému tip k obchodování. Je to nezákonné a v rozporu se zásadami společnosti. Nezáleží na tom, zda jste se informace dozvěděli při výkonu své práce, záleží na tom, že máte informaci, kterou veřejnost nemá.

18

ZNEUŽÍVÁNÍ VNITŘNÍCH INFORMACÍ Někteří zaměstnanci společnosti mají v rámci svých pracovních povinností přístup k citlivým vnitřním finančním o společnosti Iron Mountain nebo firmách, s nimiž spolupracujeme. Většina těchto informací může být zveřejňována v souladu s vládními nařízeními, ale některé nemohou být odhaleny nikdy. Je v rozporu se zákonem a zásadami společnosti investovat na základě vnitřních informací, které získáte ve společnosti Iron Mountain. Patří sem poskytnutí tipů nebo doporučení členům rodiny či přátelům, kteří mohou na základě těchto informací investovat. Zaměstnanci, kteří mají k těmto informacím přístup, mají důvěru, že je udrží v utajení a chráněné. Výbor pro cenné papíry a obchodování aktivně monitoruje transakce cennými papíry a potrestají každého, kdo s vnitřními informacemi obchoduje. Pokud máte pochybnosti, zda je správné investovat, obraťte se na Právní oddělení nebo Linku pomoci pro dodržování předpisů. Pokud se dozvíte o situaci, kdy někdo využil výhody svých znalostí vnitřních informací, oznamte to prosím na Linku pomoci pro dodržování předpisů.

DOHLED NAD RODINOU A PŘÁTELI I když podporujeme přátelské vztahy mezi kolegy, naše loajalita je orientována především na společnost a mělo by tak tomu být vždy. Vyhýbejte se situacím, kdy by mohly osobní nebo rodinné vztahy zastínit váš obchodní úsudek nebo ovlivnit vaši produktivitu. Nikdo by neměl stavět rozhodování, kariérní růst nebo přímého nadřízeného nad člena rodiny, blízkého osobního přítele nebo svého partnera. I když se domníváte, že je určitý vztah zcela vhodný, mějte na paměti, že i pouhý dojem zaujatosti nebo zájmu může ovlivnit morálku spolupracovníků a negativně se projevit na obrazu společnosti jako celku. Pokud máte dojem, že mezi zaměstnanci existují nevhodné vztahy, oznamte to prosím manažerovi nebo oddělení personalistiky, nebo se obraťte na Linku pomoci pro dodržování předpisů.


OTEVŘENOST POLITICKÉ A JINÁ OSOBNÍ PŘESVĚDČENÍ Povzbuzujeme otevřenou a upřímnou komunikaci o naší společnosti. Firemní aktiva a prostředky (včetně našeho času) by však neměly být využívány při budoucích osobních přesvědčeních, ať již politických, náboženských nebo sociálních. Měli bychom se aktivně podílet na našich komunitních a na politickém procesu. Na pracovišti je však nevhodné vést kampaně, konat veřejné sbírky, žádat podporu, distribuovat literaturu nebo obhajovat politické, náboženské či sociální záležitosti. Mimo práci jednejte tak, aby osobní přesvědčení nebyla omylem zaměňována za přesvědčení společnosti. Při finančním přispívání na náboženské, sociální nebo politické kauzy přispívejte pouze v rámci své osobní kapacity a nikoli jako zaměstnanec společnosti Iron Mountain. Mohlo by to vzbudit falešný dojem, že společnost Iron Mountain tyto kauzy podporuje nebo se snaží „získat vliv.“ Důsledkem by mohlo být závažné poškození naší značky a dobré pověsti. Domníváte-li se, že někdo ve společnosti Iron Mountain využívá firemní prostředky k propagaci svého osobního přesvědčení, nebo budí mimo zaměstnání dojem, že společnost Iron Mountain jeho osobní kauzu podporuje, oznamte tuto situaci prosím zástupci personálního oddělení nebo na Linku pomoci pro dodržování předpisů.

OTÁZKA: Ve vašem oddělení se právě uvolnilo pracovní místo a vy máte blízkou osobní přítelkyni, kterou byste na něm rád/a viděl/a. Ve skutečnosti nemá zkušenosti požadované pro tuto pozici, ale myslíte si, že byste jí díky svým vazbám na společnost mohl/a pomoci. Je na tom něco špatného? ODPOVĚĎ: Možná. Společnost Iron Mountain rozhoduje o svých zaměstnancích na základě osobních zásluh a kvalifikace. I když je správné (a podporované) společnosti doporučit vhodné kandidáty, pokus o ovlivnění rozhodnutí o přijetí může způsobit vznik konfliktu zájmů kvůli osobním vazbám.


CO KDYŽ? OTÁZKA: Moje sestra se uchází o místo v místní školní radě a já jí pomáhám s kampaní. Mohu na kopírkách a tiskárnách společnosti Iron Mountain připravit letáky pro tuto akci? ODPOVĚĎ: Ne. Jednalo by se o nežádoucí využívání firemních prostředků. Firemní tiskárny, kopírky, telefony nebo e-mail nelze používat k podpoře osobních politických případů. Mohlo by to vzbudit zavádějící dojem, že společnost Iron Mountain podporuje kandidáty nebo má na kampaň vlastní názor.

OTÁZKA: Společnost Iron Mountain koupila moji firmu. Předtím jsme pro některé služby využívali dopravní firmu mého švagra. Poskytoval nám vynikající služby za rozumnou cenu. Můžeme nadále využívat jeho služeb? ODPOVĚĎ: Tuto situaci byste měl/a probrat se svým manažerem. Jde o typ situace, kdy by mohl osobní vztah ovlivnit vaši schopnost objektivního obchodního rozhodování. V tomto případě se může jednat o upřednostňování švagra i v případě, že jiná společnost nabízí stejnou službu za méně peněz. Z důvodu zajištění spravedlivého jednání můžete být z procesu rozhodování vyloučen/a.

19

VĚDĚLI JSTE, ŽE?

Největší zařízení společnosti Iron Mountain v podzemí leží více než 67 metrů pod kopci venkovské Pensylvánie. Dlouhá přibližně pět kilometrů a široká přes tři kilometry má přes 32 kilometrů silnic a více než 518 kilometrů čtverečních zastavěné plochy. Uvnitř pracuje přibližně 2 700 lidí, které chrání několik ochranných vrstev a dva vlastní motory společnosti Iron Mountain, požární brigáda certifikovaná agenturou OSHA.

Bezúhonnost

Jsme vždy upřímní a nikdy nejednáme v rozporu se základními hodnotami. Aktivně prosazujeme zásady začleněné do našich základních hodnot v každém z našich obchodních rozhodnutí. Naši spolupracovníci, zákazníci a další obchodní spolupracovníci se mohou spolehnout, že uděláme, co řekneme a splníme své sliby. Prostřednictvím důvěry, respektu a upřímnosti nejen posilujeme naši vlastní dobrou pověst, ale také pověst společnosti Iron Mountain jako celku.

Jako zaměstnanci firmy demonstrujeme bezúhonnost těmito prostředky: >>Snaha dělat správnou věc, i když možnosti volby nejsou zřejmé >>Upřímné jednání se zákazníky a spolupracovníky >>Čestné jednání na trhu za všech okolností >>Nenabízení ani nepřijímání úplatků nebo provizí >>Vyhýbání se konfliktům zájmů mezi společností Iron Mountain a osobními vztahy nebo vnějšími aktivitami >>Nabízení nebo přijímání darů a pozvánek za zábavou se děje jen v souladu se zásadami společnosti >>Vedení přesných finančních informací a záznamů >>Oznámení každé situaci, která podle našeho názoru porušuje náš Etický a obchodní kodex


21

ZÁKLADNÍ HODNOTA

BEZÚHONNOST CO KDYŽ? OTÁZKA: Na veletrhu jsem minulý týden mluvil s obchodními zástupci konkurenčních firem, o tom, jak v našem oboru klesají marže ze zisku. Dnes ráno jsem se v novinách dočetl, že právě tyto společnosti zvedají ceny. Udělal jsem něco špatně? ODPOVĚĎ: Možná. Při jednání o obchodních záležitostech s konkurenty buďte velmi obezřetní. Tento typ aktivit by mohl být považován za schéma stanovení fixních cen, i když nebyly uzavřeny žádné formální dohody. Pokud s konkurentem jednáte o cenách nebo dalších citlivých obchodních záležitostech, neprodleně konverzaci ukončete nebo odejděte, i když se to zdá nezdvořilé. Pak požádejte o další pokyny Linku pomoci pro dodržování předpisů.

OTÁZKA: Místní státní úřednice vám řekla, že by její agentura chtěla spolupracovat se společností Iron Mountain. Říká však, že existují určité „překážky,“ které by mohly být odstraněny, kdyby společnost souhlasila s tím, že zafinancuje výstavbu parku a bude realizovat další investice do komunity. To, o co žádá, není drahé. Měl byste souhlasit?

SPRAVEDLIVÁ SOUTĚŽ/ANTIMONOPOLNÍ ZÁKONY Při jednání se všemi našimi obchodními partnery – včetně konkurentů – se zavazujeme projevovat naše základní hodnoty. Aktivně se vyhýbáme situacím, které by se mohly jevit jako nečestné nebo klamné. Sdílení následujících informací s konkurenty by mohlo budit dojem, že se společnost Iron Mountain pokouší manipulovat se základnou konkurentů nebo zákazníků: -> Ceníky a seznamy slev -> Seznamy zákazníků -> Obchodní strategie -> Marketingové plány Je v rozporu se zákonem uzavírat smlouvy s konkurenty o věcech typu, jaké ceny se budou účtovat nebo jaký obchod uskutečníme či nikoli.

KORUPCE A DEFRAUDACE Společnost Iron Mountain přísně zakazuje úplatky, provize nebo odstupné jakéhokoli typu. I když je nabídka peněz nebo cenností přijímanou a rutinní součástí podnikání v místní kultuře, uvažujeme o nich jako o praktikách korupce, které nejsou nikdy přípustné. Raději bychom přišli o obchod, než pro jeho získání zaplatili úplatek. Náš zákaz korupce se nevztahuje jen na společnost Iron Mountain a její zaměstnance, ale očekáváme také, že naši zástupci, prodejci a partneři ve společném podnikání udrží stejný vysoký standard. Musíme vynaložit veškeré úsilí pro zajištění, že nenabízejí úplatky nebo provize naším jménem. Pomozte společnosti Iron Mountain vyhýbat se obvinění z defraudace a korupce tím, že pošlete podrobná vyúčtování výdajů a povedete knihy a záznamy, které plně a přesně popisují veškeré cesty, zábavu a finanční transakce.

ODPOVĚĎ: Ne. Dary a pozornosti, které jsou poskytovány státními úředníky nebo jejich jménem s cílem ovlivnit obchodní rozhodnutí, jsou považovány za úplatky a mohou mít závažné právní a obchodní důsledky. Tipy k tomu, jak se chovat v těchto situacích, vám poskytne Linka pomoci pro dodržování předpisů nebo právní oddělení společnosti.

22


BEZÚHONNOST

T

OTÁZKA: Naše oddělení se potýká s napjatým rozpočtem, ale přesto potřebujeme pro oslavu výročí připravit něco pěkného. Jeden z našich dodavatelů přispívá na pozornosti darované na oslavě. Je to OK? ODPOVĚĎ: Ne. Požadování nebo přijímání čehokoli cenného od dodavatele by bylo nežádoucí, protože by to zaměstnancům poskytovalo výhodu, která by mohla ovlivnit (nebo zdánlivě ovlivnit) budoucí obchodní rozhodnutí.

DARY A ZÁBAVA Výměna darů se zákazníky představuje běžný způsob vyjádření ocenění. Dary a zábava by se však neměly nikdy poskytovat při pokusu o ovlivnění obchodních rozhodnutí – i když se jedná o standardní obchodní postup nebo místní zvyk. Než nabídnete nebo přijmete cokoli cenného včetně darů, pozorností, lístků za zábavou, pozvání na cesty atd., vždy se podívejte do dokumentu Zásady věnování darů a pozvání za zábavou. Před darováním nebo přijetím daru si položte následující otázky: -- Je dar větší, než dovolují místní Zásady věnování darů a pozvání za zábavou? -- Darujete nebo přijímáte dar od státního úředníka? -- Měl by být dar chápán jako úplatek nebo odstupné? -- Bylo by veřejné předání daru pro společnost Iron Mountain nepříjemné? Pokud na některou z těchto otázek odpovíte „ano,“ pak se jedná o nevhodný dar. Někdy je obtížné říci, kdy by byl dar přijatelný. Pokud si nejste jistí konkrétní situací, promluvte si se svým nadřízením nebo kontaktujte Linku pomoci pro dodržování předpisů

KONFLIKTY ZÁJMŮ Když vaše rodinné vztahy, přátelství nebo jiné osobní vazby naruší vaši schopnost činit upřímná a spravedlivá obchodní rozhodnutí jménem společnosti Iron Mountain, může to znamenat konflikt zájmů. Protože pověst

Jak byste měli postupovat? SCÉNÁŘ: Po třech měsících zjistíte, že nový zaměstnanec, kterého jste přijali (a který si dosud vede báječně), uvádí ve své žádosti o místo falešné údaje o tom, že má univerzitní diplom, i když tomu tak není. Co byste jako jeho manažer měl udělat? A. Posoudit jeho výkon, dobu výkonu práce a možný dlouhodobý přínos pro společnost a teprve potom si s někým promluvit. B. Doporučit, že by měl být propuštěn za lhaní. C. Projednat záležitost s personalistou a určit nejlepší akci. D. Nechat si toto zjištění pro sebe, protože jste se zaměstnancem spokojení. Jedná se o složitou situaci, ale nejlepší odpovědí je C. Když nastane náročná etická situace týkající se přijetí zaměstnance, měli byste požádat o radu oddělení personalistiky.

naší společnosti závisí na akcích a integritě všech jejích zaměstnanců, je důležité vyhnout se dokonce i náznaku těchto konfliktů. Někdy není možné vyhnout se zjevnému konfliktu zájmů – například v případě, že existuje jen jedna volba pro určitého poskytovatele služeb a náhodou je to někdo, s kým máte příbuzenský vztah. V této situaci je důležité sdělit okolnosti, protože může být nezbytné schválení ze strany zkušeného manažera nebo generálního rady společnosti. Pokud si nejste jistí, zda je určitý obchodní vztah vhodný kvůli možnému konfliktu zájmů, obraťte se prosím na Linku pomoci pro dodržování předpisů nebo generálního radu společnosti.


23

VĚDĚLI JSTE, ŽE? V roce 2000 zahájila společnost Iron Mountain postupy likvidace informací: Bezpečné skartování materiálů společnosti Iron Mountain. Program bezpečného skartování recykluje zpracované materiály, což ušetří sedm milionů stromů a tři miliardy galonů vody ročně a současně zákazníkům umožňuje plnit požadavky na dodržení předpisů, aniž by to mělo vliv na hodnoty ochrany životního prostředí.

Zodpovědnost Vždy sebe sami považujeme za osobně zodpovědné za naše akce, závazky a výsledky.

Stanovíme si náročné cíle a pak usilovně pracujeme na jejich dosahování. Jako zodpovědní zaměstnanci si uvědomujeme, že jsme posuzováni našimi akcemi i neschopností jednat. Jdeme nad rámec pouhého dodržování minimálních požadavků stanovených zákony, pravidly a směrnicemi.

Jako zaměstnanci firmy demonstrujeme zodpovědnost těmito prostředky: >>Vždy jednáme eticky a pomáháme ostatním jednat eticky >>Činíme rozhodnutí, která jsou v nejlepším zájmu společnosti a ne pouze v našem nejlepším zajmu >>Eskalujeme problémy, když se ostatním nedaří jednat vhodným způsobem, a když je to nutné, oznamujeme nesprávné jednání >>Zajišťujeme plnění pracovních závazků upřednostňováním společnosti Iron Mountain před jiným zaměstnáním >>Hrajeme osobní roli při ochraně fyzického a duševního vlastnictví společnosti Iron Mountain >>Spolupracujeme s dodavateli na zajištění, že ponesou zodpovědnost za stejné vysoké standardy, za něž zodpovídáme i my >>Vedeme úplné, včasné a přesné finanční záznamy >>Pracujeme na zajištění, že naši obchodní spolupracovníci po celém světě podporují základní lidská práva


25

ZÁKLADNÍ HODNOTA

ZODPOVĚDNOS Jak byste měli postupovat? SCÉNÁŘ: Působíte jako manažerka, která reviduje text pro marketingovou příručku napsanou jednou z vašich zaměstnankyň. Obsahuje určité skutečně úžasné a promyšlené myšlenky, které zaměstnankyně prohlašuje za své vlastní. Text vám však připomíná článek z časopisu, který jste četla před pár měsíci. Když se na tento článek podíváte, zjistíte, že ho vaše zaměstnankyně celý opsala. Jak byste měli postupovat? A. Neuděláte nic. Je nepravděpodobné, že si toho někdo všimne. B. Informujete zaměstnankyni o problému a vyzvete ji, aby text přepsala. Nepovolíte použití aktuálního textu v brožuře. C. Oznámíte tuto skutečnost svému nadřízenému a požádáte o radu.

OCHRANA FIREMNÍHO MAJETKU Pokud nám zákazníci svěří své informace, jsme zodpovědní za jejich ochranu a bezpečné vrácení. Správná ochrana firemního majetku nám umožňuje důsledné plnění těchto závazků. FYZICKÝ MAJETEK: Majetek společnosti (počítače, vozidla a jiné vybavení) musí být uchováván v bezpečí a nesmí se používat k jiným než pracovním účelům. Neprodleně oznamte problémy, které ovlivňují bezpečnost našeho fyzického majetku, a to i drobné nehody, jako je ztráta příručního skeneru nebo závadu na dveřním alarmu. Nedodržení tohoto ustanovení může ohrozit naši bezpečnost a schopnost vyhovět závazkům, které máme vůči svým zákazníkům. DUŠEVNÍ VLASTNICTVÍ: Společnost Iron Mountain vytváří a vlastní značné množství důvěrných informací a duševního vlastnictví. Patří sem patenty, ochranné známky, autorská práva, podrobnosti o finančních a obchodních procesech a produkty a vynálezy, které naši zaměstnanci po dobu výkonu své práce vytvářejí. Jako zodpovědný zaměstnanec společnosti můžete pomoci tato aktiva chránit následujícími prostředky. -> Zajistěte uplatňování smluv o nezveřejnění informací před odesíláním citlivých údajů mimo společnost -> Nikdy nesdělujte tajemství společnosti bez řádného oprávnění -> Oznamujte veškerá případná zneužití duševního vlastnictví právnímu oddělení

D. Oznámíte zaměstnance oddělení personalistiky nebo Lince pomoci pro dodržování předpisů a počkáte na další akci.

KONTROLA DOVOZU A VÝVOZU

Toto je složitá situace a nejlepší odpovědí je kombinace odpovědí B a D. Jako manažer máte určitá práva a zodpovědnosti týkající se morálky a integrity vašich zaměstnanců. I když byste zaměstnanci měli jasně vysvětlit, že je zcela nepřijatelné tímto způsobem opisovat text, toto porušení je natolik závažné, že by mohlo vést k další disciplinární akci. Porušení autorského práva není jen v rozporu se zásadami společnosti – je to také nezákonný čin a může společnost vystavit značnému poškození.

zapojit se do jakékoli podoby marketingu, prodeje nebo poskytování služeb

Z důvodu národnostní ochrany kontroluje vláda USA (a spousta jiných vlád po celém světě) vývoz a dovoz softwaru pro šifrování a dalších citlivých technologických informací. Je v rozporu se zásadami společnosti Iron Mountain zemím nebo osobám, které jsou na seznamech embarga nebo sankcí USA . Před odesíláním nebo převodem technických informací či produktů mimo vaši zemi zajistěte dokončení povinných exportních kontrol a dodržujte všechny relevantní požadavky zajištění shody a dokumentace. Vzhledem k tomu, že je určování zákonnosti nebo vhodnost importu nebo exportu komplikované, je vhodné se poradit s právním oddělením a skupinou pro globální ochranu osobních údajů a dodržování předpisů.

ZAMĚSTNÁNÍ U JINÉHO ZAMĚSTNAVATELE Jsme hrdí na to, že svoji práci děláme dobře, a za své závazky vůči pracovišti zodpovídáme. Pokud máme více zaměstnavatelů, může to ohrožovat naši schopnost činit objektivní obchodní rozhodnutí, která mají vliv na naši produktivitu. To platí zejména v případě, že je vaše druhé zaměstnání u dodavatele nebo konkurenta společnosti Iron Mountain.

26


ZODPOVĚDNOST

ST Zaměstnání u jiného zaměstnavatele se nevztahuje jen k jiným pracovním pozicím v tradičním slova smyslu – odkazuje také na odborné či konzultační služby, které lze provádět během pracovního dne ve společnosti Iron Mountain. Mohly by sem patřit činnosti, jako je zápis kódu pro osobní software, vývoj projektu nebo příprava daňových podkladů pro přítele v době, kdy jste v práci. Nezapomínejte, že je proti našim zásadám využívat firemní prostředky (včetně našeho času během pracovní doby) k činnostem nesouvisejícím se společností Iron Mountain. Hledáte-li jinou práci mimo společnost Iron Mountain, poraďte se s nadřízeným a ujistěte se, že to nezpůsobí konflikt zájmů ani nenaruší vaši schopnost plnění vašich závazků zaměstnance vůči společnosti Iron Mountain.

PŘESNÉ FINANČNÍ ZÁZNAMY/ZVEŘEJŇOVÁNÍ INFORMACÍ Po naší společnosti se jako po veřejně obchodované společnosti požaduje zveřejňování určitých informací o našich financích veřejnosti. Vedení přesných záznamů a poskytování transparentních finančních výkazů představují nejlepší způsob udržování odpovědnosti vůči akcionářům a vylepšení naší dobré pověsti na trhu. Společnost Iron Mountain se zavazuje poskytovat svým podílníkům a místním ředitelům úplné, spravedlivé, přesné, včasné a srozumitelné finanční výkazy. Těchto cílů dosahujeme následujícími prostředky: -- Vedení knih a záznamů, které přesně a úplně odrážejí transakce -- Dodržování všech příslušných zákonů, pravidel a směrnic týkajících se účetnictví a vedení záznamů -- Oznamování podezření na podvody nebo jiné finanční zločiny internímu kontrolnímu oddělení, kontrolnímu výboru rady ředitelů nebo Lince pomoci

CO KDYŽ?

OTÁZKA: Slyšel jsem, že jeden řidič využívá svou kartu na benzín společnosti Iron Mountain k čerpání paliva do svého vlastního auta. Nechci nikomu způsobit potíže, když si nejsem stoprocentně jistý, ale existuje způsob, jak obavy vyjádřit anonymně? ODPOVĚĎ: Ano, můžete se obrátit na Linku pomoci pro dodržování předpisů a podat oznámení anonymně. Naše Linka pomoci pro dodržování předpisů je k dispozici telefonicky nebo e-mailem ve vašem rodném jazyce a spravuje ji nezávislý dodavatel, aby se zajistila anonymita. (Anonymní oznamování je v některých zemích nezákonné, ale společnost Iron Mountain bude vaši identitu udržovat v tajnosti a přísně zakazuje protiodvetná opatření za podání zprávy v dobré víře.)

pro dodržování předpisů

LIDSKÁ PRÁVA Hodnotu lidských práv prokazujeme všude, kde podnikáme, tak, že se svými zaměstnanci a obchodními partnery jednáme s úctou a respektem. Poskytujeme správné pracovní podmínky, mzdy a hodiny všem pracovním silám a nezneužíváme práci dětí ani vězňů. Silně cítíme, že naši obchodní partneři (prodejci, smluvní strany, konzultanti, dodavatelé, zástupci, partneři, podniky se společnou majetkovou účastí atd.) by měli podporovat a prosazovat tyto zásady všude, kde působí.


OTÁZKA: Jeden ze zaměstnanců v zařízení, kde se uchovávají citlivé vládní dokumenty, dnes nepřišel do práce. Může ho nahradit brigádník? ODPOVĚĎ: Možná. V některých zařízeních po nás vládní ustanovení a smluvní podmínky vyžadují omezení přístupu zaměstnanců, kteří neprošli rozsáhlými bezpečnostními prověrkami. I když je možné, že najdete někoho na záskok, budete muset ověřit, zda daná osoba vyhovuje všem příslušným zákonným a smluvním omezením.

27

VĚDĚLI JSTE, ŽE?

Společnost Iron Mountain disponuje vlastním vozovým parkem, který sestává z více než 3 500 speciálně navržených a přizpůsobených nákladních vozidel. Naše vozidla, vybavená řadou nejmodernějších bezpečnostních prvků, jako jsou alarmy aktivované na základě radiofrekvencí, automatické uzamykání dveří a přerušení zapalování, jsou trezory na kolech.

Zaměření akcí

Všímáme si příležitostí a problémů a jednáme se smyslem pro naléhavost. Usilujeme o to, abychom byli krok před problémy a řešili je pozitivním a aktivním způsobem. Problémy přebíráme a pracujeme na nich až k vyřešení. I když naše procesy fungují dobře, předvídáme budoucí potřeby a pracujeme na zlepšování.

Jako zaměstnanci firmy demonstrujeme zaměření na akce těmito prostředky: >>Zajištění úspěchu spolupracovníků poskytnutím potřebných nástrojů, prostředků a podpory >>Převzetí iniciativy u úkolů, které nemají jednoznačného vlastníka >>Průzračné definování následných akcí a dat plnění při řešení potíží >>Včasné rozhodování zejména v situacích, kdy jsou na vašem rozhodnutí závislí ostatní, aby mohli pokračovat >>Pomoc při řešení problémů zákazníků nabídkou služeb ke splnění jejich potřeb a snahou předvídat jejich budoucí potřeby >>Správa informací způsobem, který nejlépe vyhovuje každému zákazníkovi >>Aktivní správa interních záznamů podle plánů a směrnic zadržení >>Nábor na základě zásluh, bez diskriminace >>Jednání se státními zákazníky v souladu s našimi přísnými standardy uzavírání smluv s představiteli státu


29

ZÁKLADNÍ HODNOTA

ZAMĚŘENÍ AKCÍ Jak byste měli postupovat? OTÁZKA: Jedna žena se u nás nedávno ucházela o pracovní místo. Má vynikající kvalifikaci, ale její zaměstnání by vyžadovalo práci pozdě v noci v nebezpečné části města. Měl bych místo ní tuto pozici nabídnout muži? ODPOVĚĎ: Ne. Měli byste brát v úvahu pouze kvalifikaci uchazeče pro danou pozici a nikoli faktory, jako je pohlaví, rasa, náboženství nebo jakékoli jiné zákonem chráněné osobní vlastnosti. O bezpečnost všech našich zaměstnanců se staráme stejným dílem a jiný postup v případě této uchazečky kvůli pohlaví by byl považován za diskriminaci.

BOJ S DISKRIMINACÍ, RESPEKTOVÁNÍ RŮZNORODOSTI A ROVNOCENNÉ ZAMĚSTNANECKÉ PŘÍLEŽITOSTI Neustálý úspěch společnosti Iron Mountain by nebyl možný bez závazku řady našich oddaných zaměstnanců. Různorodost našich pracovních sil odráží různorodost trhů, na nichž působíme. Jsme na to hrdí a věříme, že to přispívá přímo k naší schopnosti plnit rozsáhlé potřeby naší mezinárodní zákaznické základny. Aktivně se podílíme na prevenci a eliminaci diskriminujícího chování. Rozhodnutí zahrnující nábor, rozvoj, povyšování nebo výpovědi zaměstnancům se musí zakládat výhradně na přednostech a nikoli na rasovém původu, pohlaví, víře, sexuálních preferencích, sexuální orientaci nebo jiné chráněné třídě. Jednání diskriminujícím způsobem: -> Vytváří pocity nedůvěry a nerespektování -> Brání nám v získávání a udržení si nejkvalifikovanějších zaměstnanců -> Poškozuje naši značku a dobrou pověst -> Odrazuje zákazníky a potenciální zákazníky -> Může vést k disciplinárnímu řízení Pokud víte o nějakém diskriminačním jednání ve společnosti Iron Mountain, měli byste je oznámit místnímu pracovníkovi personalistiky nebo nahlásit na

30

OTÁZKA: Během jednání s místním dodavatelem mi obchodní zástupce řekl, že je jeho bratr významný státní úředník. Myslím si, že naznačoval, že kdybychom se rozhodli spolupracovat s jeho firmou, mohl by ovlivnit svého bratra, aby společnosti Iron Mountain zprostředkoval získání stání zakázky. Co mám dělat?

Linku pomoci pro dodržování předpisů.

ODPOVĚĎ: Existují přísná pravidla vztahující se k interakcím s vládou. Volba podnikání s příbuzným státního úředníka by mohla být nazírána jako pokus o ovlivnění vlády nebo získání zakázky neetickým způsobem. Před rozhodnutím byste měli vyhledat pomoc Linky pomoci pro dodržování předpisů nebo právního oddělení.

pravidly, nařízeními a zásadami společnosti souvisejícími s uzavíráním smluv

UZAVÍRÁNÍ sMLUV s VLÁDAMI Vlády z celého světa věří, že společnost Iron Mountain bude chránit jejich cenné záznamy. I když se všemi zákazníky jednáme co nejupřímněji a nejvyšší měrou bezúhonnosti, služby vládám s sebou často nesou další zodpovědnost, ať již vyplývající ze zákona nebo smluvně ustanovené. Z důvodu zajištění, že naše společnost jedná v souladu se všemi platnými s vládami, nezapomeňte se seznámit s místními zásadami uzavírání smluv s vládami nebo se obraťte na právní oddělení.


ZAMĚŘENÍ AKCÍ

Í SPRÁVA FIREMNÍCH ZÁZNAMŮ Firemní záznamy musí být uchovávány jednotným a spolehlivým způsobem tak, aby je v případě potřeby bylo možné včas vyhledat. To nám nejen umožňuje plnit vnitřní závazky, ale také nám to pomáhá vyhnout se právním akcím, regulačnímu vynucování a poškození naší značky a pověsti. Následující kroky slouží k zajištění, že budou firemní záznamy vhodným způsobem spravovány: -- Záznamy si ponechejte jen tak dlouho, jak je nezbytné, v souladu s místním plánem uchovávání záznamů. -- Záznamy uchovávejte v bezpečném prostředí. -- Jakmile Plán uchovávání uvádí, že je vhodné záznamy zničit, učiňte tak. Další informace vám poskytne váš místní koordinátor záznamů, právní oddělení globálnískupina pro ochranu osobních údajů a dodržování předpisů nebo Linka pomoci pro dodržování předpisů.

OTÁZKA: Pracuji jako hlavní účetní a vedu záznamy o všech svých zákaznících v kartotéce. Právě jsem je procházela a všimla jsem si, že spousta našich zákazníků u nás již není. Mohu tyto záznamy skartovat? ODPOVĚĎ: Ne. I když zákazník se společností Iron Mountain již nespolupracuje, je stále nutné uchovávat jeho pracovní soubory po určitou dobu a v souladu s plánem uchovávání záznamů. Další informace o určení správného období uchovávání získáte na interním webu správy záznamů nebo u místního koordinátora záznamů. Můžete se také obrátit na právní oddělení, skupinu proglobální ochranu osobních údajů a dodržování předpisů.


CO KDYŽ? OTÁZKA: Mám podezření, že můj kolega ve společnosti bývá v práci pod vlivem alkoholu a drog. Co mám dělat? ODPOVĚĎ: Z důvodu udržování zdravého, bezpečného a produktivního pracovního prostředí uplatňuje společnost Iron Mountain přísné zásady, pokud jde o nelegální užívání alkoholu a drog. Pokud se domníváte, že je váš kolega v zaměstnání pod vlivem drog, měli byste tuto situaci oznámit svému nadřízenému nebo jinému členovi managementu. Tato situace je nebezpečná nejen pro zaměstnance, ale také pro jeho spolupracovníky a dokonce pro zákazníky. Pokud se vám oznámení nadřízenému zdá nepříjemné,můžete využít Linku pomoci pro dodržování předpisů a rozhodnout se zůstat v anonymitě. Společnost Iron Mountain nese zodpovědnost za zdraví a pohodu svých zaměstnanců. Pokud se zabýváte problémy spojenými se zneužíváním návykových látek, je k dispozici řada prostředků. Další informace získáte v části Zneužívání návykových látek v Příručce pro zaměstnance.

31

VĚDĚLI JSTE, ŽE?

Podzemí domů společnosti Iron Mountain je vybaveno rozsáhlou sbírkou historicky významných fotografií a negativů. Nejcennější předměty jsou uloženy v prostředí, kde je udržována stabilní teplota 4 stupně pod nulou při 35procentní relativní vlhkosti. To prodlužuje jejich životnost o více než 2 000 let.

Týmová práce

Pracujeme v týmech, abychom společně dosáhli mnohem více, než by se nám podařilo jako jednotlivcům. Od zahájení procesu prodeje přes doručování našich služeb zaměstnanci firmy spolupracují na poskytování hodnoty, konzistence a klidné mysli pro zákazníky.

Jako zaměstnanci firmy demonstrujeme týmovou práci těmito prostředky: >>Společná práce k dosahování cílů celé společnosti >>Koordinace napříč funkcemi a obchodními linkami k zajištění, že nedochází k duplikování snah >>Obracení se na nadřízené s žádostí o radu v případě složitých potíží >> Pomáhání novým zaměstnancům při osvojování dovedností, které potřebují pro získání úspěchu >>Křížové proškolení zaměstnanců tak, aby mohli v případě potřeby poskytovat podporu svým spolupracovníkům >>Podpora spolupracovníků zajištěním pracoviště bez obtěžování >>Budování důvěry mezi zaměstnanci respektováním jejich osobních údajů >>Využívání firemních počítačů k dosahování obchodních cílů a nikoli k osobnímu prospěchu nebo pobavení se


33

ZÁKLADNÍ HODNOTA

TÝMOVÁ PRÁCE Jak byste měli postupovat? OTÁZKA: Vždy se ptám své kolegyně, jestli nepotřebuje pomoci se zvedáním těžkých krabic. Bojím se, že není dost silná a nerad bych, kdyby se zranila. Ale ona moji pomoc pokaždé odmítne. Dělám něco špatně? ODPOVĚĎ: Nabízení pomoci kolegovi, kteří ji potřebuje, je správná věc, ale ne v případě, ž e se ke kolegyni chystáte jinak proto, že je žena. Pokud byla přijata na danou pracovní pozici, musí být schopna plnit požadavky z této pozice vyplývající – fyzické i jiné. Pokud jí budete nadále nabízet pomoc, mohlo by to být považováno za obtěžující chování a mohlo by to porušit zásady společnosti nebo zákona.

OBTĚŽOVÁNÍ Všichni zaměstnanci mají právo pracovat v prostředí, které je povzbuzující, profesionální a bez obtěžování. Týmová práce znamená respektování individuality a jedinečnosti našich spolupracovníků a vyhýbání se jednání při nepřátelské, zastrašující nebo urážlivé činnosti. Vždy přemýšlejte o svých akcích a mějte na paměti, že je možné, že někdo může mít pocit obtěžování, i když víte, že jen žertujete. Naše zásady zcela zakazují obtěžující chování. Patří sem: VERBÁLNÍ OBTĚŽOVÁNÍ: Osočování kvůli rase, etnickému původu, národnosti, víře, pohlaví, sexuální orientace nebo preference atd.; zastrašování, křik a nadávky, obscénní komentáře a odesílání e-mailů obsahujících nevhodné, urážlivé nebo sexuálně explicitní materiály. FYZICKÉ: Nevhodné dotyky nebo sexuální návrhy, fyzické bránění někomu opustit místnost, násilí nebo zastrašování na pracovišti a nedbalé řízení nebo obsluha strojů VIZUÁLNÍ: Urážlivé nálepky na náraznících firemních vozidel a vystavování fotografií, plakátů nebo komixů popisujících nevhodný či sexuální kontext Pokud se stanete obětí nebo svědkem obtěžování, máte povinnost je oznámit. Kontaktujte svého vedoucího nebo manažera, místního zástupce oddělení personalistiky nebo Linku pomoci pro dodržování předpisů.

OTÁZKA: Skupina zaměstnanců často šikanuje jednoho z mých kolegů a za jeho zády uvádějí nevhodné komentáře týkající se jeho osoby. Chci toto chování ohlásit, ale bojím se, že se obrátí proti mně. Co mám dělat? ODPOVĚĎ: Obtěžující chování ihned oznamte. Tým nemůže fungovat, pokud neposkytuje profesionální a podpůrné pracovní prostředí. Při jeho zajištění byste měli hrát aktivní roli. Jakmile situaci oznámíte, společnost ji přešetří a (pokud je třeba), zahájí disciplinární řízení se zapojenými osobami a nebude tolerovat žádná odvetná opatření vůči vaší osobě. Pokud máte pocit, že byste věc raději oznámili anonymně (tam, kde to umožňuje zákon), můžete využít Linku pomoci pro dodržování předpisů.

34

SOUKROMÍ ZAMĚSTNANCŮ Respekt, který máme vůči soukromí informací o našich zákaznících, se vztahuje i k osobním údajům, které shromažďujeme o svých spolupracovnících. Jako zaměstnanci společnosti tento respekt budujeme prostřednictvím následujících postupů: -> Sdělení spolupracovníkům, proč zjišťujeme jejich osobní informace a jak je budeme používat -> Sběr osobních informací pouze tehdy, kdy to vyžaduje povaha obchodu -> Vyhýbání se diskusím o osobních informacích kolegů -> Používání osobních údajů pouze pro účely, pro něž byly shromážděny -> Použití vhodných opatření na ochranu informací poté, co nám jsou sděleny


TÝMOVÁ PRÁCE

E SPRÁVNÉ POUŽÍVÁNÍ POČÍTAČŮ I když počítače a informační systémy mohou pomoci se zlepšováním produktivity a usnadnit komunikaci mezi spolupracovníky, nesprávné použití může znamenat plýtvání prostředky, ohrožení bezpečnosti a poškození naší značky a pověsti. Při využívání firemních počítačových sítí se vyhýbejte těmto situacím: -- Procházení nevhodných webových stránek -- Otevírání podezřelých příloh e-mailů -- Sdílení přihlašovacích údajů nebo hesel -- Zasílání nevyžádané pošty, spamů, řetězových dopisů nebo zpráv s urážlivým nebo obtěžujícím obsahem -- Zveřejňování informací o společnosti Iron Mountain nebo zákaznících na externích webech, informačních tabulích, v blozích nebo webech sociálních médií -- Příliš časté využívání internetu k jiným než pracovním účelům -- Stahování nebo instalace softwaru, který porušuje zásady zabezpečení společnosti Iron Mountain nebo práva ostatních Další informace získáte v dokumentu popisujícím místní zásady ochrany osobních údajů a zabezpečení.

OTÁZKA: Můj vedoucí mne požádal, abych si při odchodu označil normální čas, i když budu pracovat přesčas. Řekl mi, že by pak ručně přidal čas do mého časového rozpisu příští týden. Je to OK? ODPOVĚĎ: Ne. Není správné přesouvat hodiny z jednoho platebního období do jiného, protože by to mohlo mít za následek nepřesné proplácení mezd nebo přesčasů. Odpracované hodiny musí být přesně zaneseny v časových rozpisech a nikoli převedeny na jiné dny či časová období. Pokud nastane tento typ situace, obraťte se na Linku pomoci pro dodržování předpisů.


CO KDYŽ? OTÁZKA: Jeden ze spolupracovníků přichází pozdě a odchází brzy a lidé se na to začínají ptát. Viděl jsem na stole svého manažera formulář, který uvádí, že tento zaměstnanec odchází na nemocenskou kvůli vážnému onemocnění. Mohu to říci ostatním zaměstnancům, aby porozuměli, o co se jedná? ODPOVĚĎ: Ne. Soukromé informace o zaměstnanci – včetně informací o zdravotním stavu – by měly být považovány za zcela tajné. Váš manažer neměl nechávat na stole formulář, kde jste si mohli tuto informaci přečíst, a vy jste ji neměli číst. Neopakujte, co jste se dozvěděli.

35

JAK ZÍSKAT DALŠÍ

INFORMACE Zásady a postupy Etický a obchodní kodex poskytuje směrnice týkající se etických problémů, s nimiž se můžete jako zaměstnanec společnosti Iron Mountain setkat. Kromě přečtení Kodexu byste si měli přečíst zásady a postupy společnosti, které mohou obsahovat podrobnější informace. A nakonec, o místní verzi konkrétní zásady požádejte svého vedoucího nebo manažera, místního zástupce oddělení personalistiky, právní oddělení skupinu Globální ochrana osobních údajů a dodržování předpisů nebo Linku pomoci pro dodržování předpisů.

Ve vzácných případech může být uděleno zřeknutí se ustanovení plynoucích z Etického a obchodního kodexu. Pokud o takové zřeknutí se usilujete, obraťte se na generální radu společnosti. Vláda USA vyžaduje, aby zřeknutí se udělená členům rady ředitelů nebo jiným členům vedení společnosti Iron Mountain bylo oznamováno výboru pro cenné papíry a obchodování na burze.

36

ETICKÝ A OBCHODNÍ KOåDEX SPOLEČNOSTI IRON MOUNTAIN

Linka pomoci pro dodržování předpisů Argentina

Linka pomoci pro dodržování předpisů

Pokud se obrátíte na Linku pomoci pro dodržování předpisů, můžete oznamovat pochybnosti nebo porušení morálních zásad a zadávat dotazy 24 hodin denně, 365 dní v roce.Naši Linku pomoci provozuje nezávislá společnost a můžete se rozhodnout zůstat zcela v anonymitě (tam, kde to umožňuje zákon).

Volejte zdarma po celém světě. Seznam telefonních čísel je uveden také vpravo na této stránce. Můžete také provést hovor na účet volaného +1.503.726.2426. Případně můžete vyplnit zprávu prostřednictvím Internetu na stránkách:


0.800.555.0906

Argentina

0.800.444.8084

Austrálie

1.800.339276

Rakousko

0800.291870

Belgie

0800.77004

Brazílie

0800.8911667

Kanada

866.668.3837

Chile

1230.020.5771

Čína

10.800.712.1239

Čína

10.800.120.1239

Kypr*

+1.503.726.2426

Česko

800.142.550

Dánsko

80.882809

Francie

0800.902500

Německo

0800.1016582

Gibraltar*

+1.503.726.2426

Řecko

00800.12.6576

Maďarsko

06.800.17199

Indie

000.800.100.1071

Indonésie

001.803.011.3570

Indonésie

007.803.011.0160

Irsko

1.800615403

Itálie

800.786907

Japonsko

0066.33.11.2505

Japonsko

00531.121520

Lucembursko

800.2.1157

Malajsie

1.800.80.8641

Mauricius*

+1.503.726.2426

Mexiko

001.8008407907

Mexiko

001.866.737.6850

Nizozemsko

0800.0226174

Nový Zéland

0800.447737

Norsko

800.15654

Peru

0800.52116

Polsko

0.0.800.1211571

Rumunsko*

+1.503.726.2426

Rusko

8.10.8002.6053011

Singapur

800.1204201

Slovensko

0800.001.544

Španělsko

900.991498

Srí Lanka*

+1.503.726.2426

Švýcarsko

0800.562907

Tchaj-wan

00801.13.7956

Turecko*

+1.503.726.2426

Ukrajina *

+1.503.726.2426

Velká Británie

0800.032.8483

USA

866.668.3837

USA

+1.503.726.2426

*hovor na účet volaného

745 Atlantic Avenue Boston, Massachusetts 02111, USA (800) 899-IRON ironmountain.com

CZ-ENT-BR-121109-002

© 2011 Iron Mountain Incorporated. Všechna práva vyhrazena. Iron Mountain a kresba hory jsou registrované ochranné známky společnosti Iron Mountain Incorporated. Všechny ostatní ochranné známky jsou majetkem příslušných vlastníků.

ETICKÝ KODEX

Certifikát o dodržování předpisů Potvrzuji, že jsem si přečetl a rozumím etickému a obchodnímu kodexu společnosti Iron Mountain.

DATUM

JMÉNO (TISKACÍM PÍSMEM)

PODPIS

DIVIZE/ÚSEK

MÍSTO

POUZE PRO ÚČELY ODDĚLENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ ZÁSTUPCE ODDĚLENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ

IDENTIFIKAČNÍ ČÍSLO ZAMĚSTNANCE

CZ-ENT-BR-121109-001

© 2010 Iron Mountain Incorporated. Všechna práva vyhrazena. Iron Mountain a kresba hory jsou ochranné známky nebo registrované ochranné známky společnosti Iron Mountain Incorporated ve Spojených státech amerických a dalších zemích.

KAŽDÝ DEN. KDEKOLI. ZÁKLADNÍ HODNOTY. ETICKÝ A OBCHODNÍ kodex

Recommend Documents