Naar een vraaggestuurde dienstverlening voor de inwoners van Beveren VVSG-ronde van Vlaanderen 12/2 Leuven Jan Noppe - gemeentesecretaris Filip Thyssen - OCMW secretaris
Overzicht presentatie • • • •
inleiding: korte historiek projectmatige aanpak + methodiek vervroegde projecten randvoorwaarden, aandachtspunten en leerpunten • vragenronde • stellingen
Inleiding • Beveren: situatieschets – – – – – – –
47.192 inwoners (1/1/2014) 3e grootste gemeente VL: 15.018 ha 8 deelgemeenten: uitgebreide decentrale dienstverlening Waaslandhaven groot landbouwareaal nabijheid Nederland, Antwerpen en Sint-Niklaas # medewerkers (2014): • Gemeente: 420,58 VTE / 522 hoofdelijk • OCMW: 416,94 VTE / 648 hoofdelijk • Gemeentelijk onderwijs: 418,25 hoofdelijk (waarvan 6,5 VTE loonlijst gemeente)
– OCMW: 5 WZC, 1 kinderopvang, 1 serviceflatcomplex, 1 home en dagcentrum in eigen beheer – bestuur: CD&V, N-VA
Inleiding • Focus in presentatie op concreet project samenwerking/integratie gemeente en OCMW, – maar in project ook politie partner – naast EVI-project ook in BBC gedeeltelijk gezamenlijk traject afgelegd komt niet aan bod in presentatie
• Historiek project – °2006: • hoe dienstverlening reorganiseren naar een vraaggestuurde organisatie? • fysieke noodzaak aanpassing huisvesting politie • plaatsgebrek
– 2007: samenwerking/integratie 1e keer in politiek akkoord 2007-2012 – 2008: installatiejaar nieuw bestuur
Inleiding Historiek project (vervolg) – 2009: voorbereidend traject “hoe samenwerking aanpakken?” • grote organisatiebrede gezamenlijke SWOT-analyse “meerwaarde integratie/ verregaande samenwerking gemeente – OCMW” • 30/6/2009 beslissing GR en OCMW-raad: samenwerking diensten en bouw nieuw Administratief Centrum –
Opm. = (piste uitbreiding bestaande infrastructuur bleek niet haalbaar)
• voorbereiden bestek “externe begeleiding” (zonder externe begeleiding lukt ons dat nooit!) • audit OCMW (2009-2010) Deloitte : conclusie: 16,5 VTE extra personeel nodig meerkost: 475.000 euro –
Door samenwerking met gemeente kostprijs herleidt naar meerkost 165.000 euro
samenwerking ook kostenbesparende insteek door schaalvergroting – 2010 : procedure via Jobpunt Vlaanderen => aanstellen Möbius: initieel 325.500 euro – Lopende het project … 2012 : nieuwe coalitie bestuur verkozen: nieuwe vraagtekens bij scenario nieuwbouw
Projectmatige aanpak Verregaande samenwerking/integratie gemeente en OCMW in EVI-project “ Een huis voor iedereen” met 4 pijlers
Realisatie gebouwen
Dienstverlening Integratie gemeente - OCMW ICT- projecten
Projectmatige aanpak • Timing-planning • Methodiek opzetten – van een productencatalogus en procesclusters naar een dienstenmarkt – van procesclusters naar een werkorganogram – naar een programma van eisen voor nieuw gebouw – vervroegde projecten
Timing EVI-project
Methodiek
Productencatalogus
+/- 530 producten
Van een productencatalogus en procesclusters naar een dienstenmarkt
+ veel werkbezoeken: Leuven, Genk, Zoersel, Kortrijk, Gent, …
Van een productencatalogus en procesclusters naar een dienstenmarkt
Van procesclusters naar een werkorganogram
Naar programma van eisen voor nieuw gebouw
Vervroegde projecten
Vervroegde projecten - aanpak • Niet wachten op nieuw gebouw om – Integraties diensten door te voeren – Nieuw dienstverleningsconcept toe te passen – ICT-architectuur aan te passen Verhuisbewegingen binnen en tussen bestaande gebouwen Kleine verbouwingen aan OCMW-gebouw en gemeente huis, alsook het aanpalende gebouw
Vervroegde integratietrajecten • Welke diensten: dienst ICT, Sociaal Huis, Personeelsdienst: (2e kwartaal 2013 ) , dienst Financiën (februari 2015)
– een samenwerkingsovereenkomst gemeente – OCMW getekend – de geïntegreerde diensten hebben een gemeenschappelijk organogram en een gemeenschappelijke leidinggevende – de medewerkers vallen onder de toepassing van de RPR en het AR van de oorspronkelijke werkgever = juridische werkgever – afsprakennota rond rol en positie gemeenschappelijke leidinggevende – invoering dienstverleningsconcept in Sociaal Huis
• Gezamenlijke MAT-vergaderingen en diensthoofdenoverleg gemeente en OCMW
ICT projecten • integratie ICT architectuur • integratie informatiearchitectuur • opstarten mid-office
To do • integratietrajecten – – – – – – –
Bevolking en burgerlijke stand: voorjaar 2015 Juridische dienst en A&A: najaar 2015 Archief: gesprekken lopende IDPW: onderhandelingen met vakbonden lopen Communicatie: taakafbakening nog lopende Technische diensten secretariaten
• dienstverleningsconcept toepassen Gemeentehuis -
invoering loketten op gelijkvloers invoering snelbalie invoering klantbegeleidingssysteem
• pilootprojecten “frontoffice-backoffice” werken • onderzoek oprichting “Waas zorgbedrijf”: woonzorgcentra, kinderdagverblijf, dagcentrum • IT-projecten -
verdere afstemming softwarepakketten mid-office
Infrastructuur • bouwvergunningsaanvraag nieuw AC ingediend • raming AC: +/- 35 miljoen euro • kostenbesparend – – – –
personeelsreductie (aantal niet vervangingen bij pensionering) gezamenlijke aankopen oppervlaktebesparing daling vaste kosten: energie, schoonmaak, onderhoud
• financiering: opbrengsten uit andere verkopen verleden, verkoop bestaande sites, lening
• verbouwingswerken bestaand OCMW-gebouw en gemeentehuis
Randvoorwaarden en aandachtspunten
Randvoorwaarden samenwerking • Vertrekken vanuit een visie en inhoudelijke doelstellingen: – overtuiging dat inkanteling OCMW leidt tot meer geïntegreerd sociaal beleid, meer draagkracht, nieuwe initiatieven en mogelijkheden tot specialisatie. – kostenefficiëntie
• Rollen en verantwoordelijkheden: – niet vertrekken vanuit machtsposities – elkaar erkennen als partner in een houding van wederzijds respect, wel met agenda naar concrete aangepaste organisatiestructuur – leren samenwerken, compromissen maken – voor de leidinggevenden: “incasseringsvermogen”: je moet gezamenlijk keuzes maken, niet alles draait uit zoals je het als organisatie en als leidinggevende zelf in gedachte hebt – “geduld” – actief sturen op processen. Samen ZITTEN ≠ Samen WERKEN
Randvoorwaarden samenwerking • Draagvlak en medezeggenschap – – – – –
stuurgroep en gemengde werkgroepen inspraakmomenten personeel + oproepen tot feedback raadscommissies waarborgen en zekerheden inbouwen: geen afdankingen wegnemen weerstanden en wantrouwen op politiek en ambtelijk niveau
• Communicatie – heldere communicatiestructuur opzetten waarlangs de informatie door de organisatie kan stromen (diensthoofdenoverleg, nieuwsbrieven, afdelingsoverleg, …) – duidelijke afspraken vanuit hiërarchische lijn – project ‘levend’ houden: ook als er bijna geen nieuws is
Randvoorwaarden samenwerking • Tijd en middelen – project °2006 – groot aantal medewerkers werkt aan integratiedossier bovenop het eigen takenpakket – extra capaciteit ingekocht via externe projectbegeleiding om project vooruit te laten gaan, maar ook om expertise in huis te halen – duid personeelslid als procesbewaker/trekker – neem beslissingen – communiceer deadlines – gemeenschappelijke tools en procedures, rechtspositieregeling, arbeidsreglement,… – realisme bij timing en werkbelasting – ideaal scenario: 1 gebouw
Aandachtspunten • projectplanning houdt onvoldoende rekening met natuurlijk verloop van personeel – oponthoud door vertrek van medewerkers op sleutelposities – ziekte medewerkers
• (te) veel hooi op de vork – naast project EVI, ook nog de BBC, een politiefusie, een brandweerfusie, GRUP Waaslandhaven, een nieuwe samenstelling politieke coalitie, bouw van enkele WZC… – risico op onderschatting impact versnelde integraties op arbeidstevredenheid, maar ook op praktische aspecten als aansturing, aankopen, …
• sterke cultuurverschillen – voorzie veel tijd in wegnemen van weerstanden zowel ambtelijk als politiek – de kleine dagdagelijkse gebruiken: “de koekjes”
• niettegenstaande er nu conceptnota is, blijft het een moeilijke opdracht en een strakke timing • blijvende sturing
Onze leerpunten • de basis, de werkvloer nadrukkelijker betrekken • betere coaching leidinggevenden versnelde integraties • samenZITTEN ≠ samenWERKEN. Vaak pas start voor verdere aanpassing interne organisatieprocessen • samenZITTEN = noodzakelijke voorwaarde om samen te werken • focus houden op maatschappelijke opdracht - risico van teveel met de eigen organisatie bezig te zijn • Communicatie! Communicatie! Communicatie! • transparantie en openheid op ambtelijk en politiek vlak
Vragenronde
3 stellingen
Stelling 1
Integratie duurt in een eerste fase meer tijd en geld dan dat het rendeert.
Stelling 2
Door schaalvoordelen vergroot de draagkracht en expertise van diensten bij de aanpak van (onvoorziene) problemen.
Stelling 3
De inkanteling van het OCMW leidt tot meer geïntegreerd (sociaal) beleid. Het biedt een kans op nieuwe initiatieven.
