Naar een succesvolle en professionele RUD Zuid-Limburg
Bedrijfsplan samenwerking 18 gemeenten en de provincie Limburg in een Regionale Uitvoeringsdienst RUD Zuid-Limburg
20 november yyyy
INHOUDSOPGAVE Inhoudsopgave ................................................................................................................... 2 1 Inleiding ............................................................................................................................ 4 2 Taken en formatie ............................................................................................................ 5 INDICATIEVE FORMATIE VAN DE RUD ZUID-LIMBURG .............................................................................................5 HET BEPALEN VAN DE FORMATIE OVERHEAD ............................................................................................................7
3 Financiën ........................................................................................................................ 8 EEN SCHERPE EXPLOITATIEBEGROTING ....................................................................................................................8 KOSTEN PER FTE EN PER PRODUCTIEF UUR ................................................................................................................9 BEGINSEL VAN BUDGETNEUTRALITEIT .....................................................................................................................9 FINANCIERINGSMODEL EXPLOITATIE ...................................................................................................................... 10 BEGROTE OPSTARTKOSTEN RUD ZUID-LIMBURG .................................................................................................. 11 OVERALL OVERZICHT FINANCIËN ........................................................................................................................... 12 FINANCIERINGSMODEL VAN INPUTGERICHT STAPSGEWIJS NAAR OUTPUTGERICHT ................................................. 13
4 Bestuurlijk- juridisch construct ..................................................................................... 15 INLEIDING ............................................................................................................................................................... 15 JURIDISCHE VORMGEVING....................................................................................................................................... 15 STEMVERDELING EN BESLUITVORMING .................................................................................................................. 15 BESTUURLIJKE AANSTURING OPENBAAR LICHAAM ................................................................................................. 17 ADVIESCOMMISSIE .................................................................................................................................................. 18
5 Ambtelijke organisatie op hoofdlijnen .......................................................................... 19 STRUCTURERING EN AANSTURING PRIMAIRE PROCES.............................................................................................. 19 STRUCTURERING ONDERSTEUNING ......................................................................................................................... 20 WAARBORGEN INTEGRALITEIT ............................................................................................................................... 21 ICT ......................................................................................................................................................................... 22 ARCHIVERING ......................................................................................................................................................... 23 HUISVESTING .......................................................................................................................................................... 23 HRM EN PERSONEEL............................................................................................................................................... 23 BEDRIJFSCULTUUR .................................................................................................................................................. 24
6 Doorkijk en vervolgstappen .......................................................................................... 26 Bijlage 1 Totale huidige budgetten deelnemers (fictief berekend) ............................... 29 Bijlage 2 Exploitatiebegroting ........................................................................................ 30 Bijlage 3 Opstartbegroting............................................................................................... 31 Bijlage 4 Onderdelen concept bedrijfsplan 20 april 2012 .............................................. 33 1. INLEIDING .......................................................................................................................................................... 33 1.1 Achtergrond en aanleiding ...............................................................................................................................33
2
2. RUD ZUID LIMBURG IN HET KORT ...................................................................................................................... 33 2.1 Schets van het gebied Zuid Limburg ................................................................................................................34 2.2 Visie en doelstellingen van de RUD .................................................................................................................34 2.3 Beoogde uitstraling ..........................................................................................................................................35 2.4 De randvoorwaarden bij het opzetten van de RUD .........................................................................................35 3. PROCESSEN EN WERKWIJZEN ............................................................................................................................... 36 3.1 Beleid en uitvoering ........................................................................................................................................36 3.2 Front office en back office ................................................................................................................................37 3.3 Hoofdprocessen ................................................................................................................................................38 4. PERSONEEL ......................................................................................................................................................... 48 4.1 Uitgangspunten ................................................................................................................................................48 4.2 Globaal proces .................................................................................................................................................49 4.3 Flexibele schil ..................................................................................................................................................49 4.4 Cultuur .............................................................................................................................................................50 4.5 Medezeggenschap ............................................................................................................................................51 4.6 Randvoorwaarden ............................................................................................................................................52
Bijlage 5 Toelichting normstelling basistaken ............................................................... 54 Bijlage 6 Doorkijk met groeiscenario’s ........................................................................... 59 PERSONELE GEVOLGEN TWEETAL GROEISCENARIO’S NADER UITGEWERKT ............................................................ 59 FINANCIËLE GEVOLGEN TWEETAL GROEISCENARIO’S NADER UITGEWERKT ............................................................ 60 1.
1 INLEIDING 2. Voorliggend stuk is het Bedrijfsplan dat samen met een separaat uitgewerkte GR-tekst de grondslag moet vormen voor de besluitvorming voor de op te richten RUD Zuid-Limburg. 3.
Voor de uitwerking van dit bedrijfsplan is gebruik gemaakt van de gegevens en delen van
de inhoud van een eerder concept bedrijfsplan van 20 april 2012, waarvan onderdelen als bijlage bij dit document zijn toegevoegd. Verder zijn de opmerkingen van de deelnemende partijen op dat concept plan bezien en waar mogelijk meegenomen. Ook zijn de uitkomsten van bestuurlijk overleg opgenomen, alsmede een advies van de gemeentesecretarissen van de drie grote gemeenten. 4.
Op basis van al deze input is het volgende in dit plan uitgewerkt:
•
De taken die worden ondergebracht in de RUD Zuid-Limburg
•
De financiële uitwerking van de opzet en de werking van deze RUD
•
De bestuurlijk-juridische aansturing
•
De ambtelijke organisatie op hoofdlijnen
•
Doorkijk vervolgstappen
5.
Separaat aan dit bedrijfsplan is de tekst van een GR-regeling uitgewerkt die de juridische
grondslag moet vormen voor de op te richten RUD. Deze GR-tekst correspondeert met de uitgangspunten in het hoofdstuk bestuurlijk-juridische aansturing. 6. Met besluitvorming van dit plan en de GR-tekst voor 1 januari 2013 zal de regio ZuidLimburg voldoen aan de eis van de staatssecretaris om op tijd een RUD te hebben gevormd. In de loop van 2013 zal de operationele vormgeving van de dienst plaatsvinden. In het afsluitende hoofdstuk is een doorkijk gegeven voor de planning inzake de besluitvorming.
2 TAKEN EN FORMATIE 7. De kern van de RUD Zuid-Limburg wordt gevormd door de inbreng van het basistakenpakket van alle 19 deelnemers én de specialistische milieutaken voor de 3 centrumgemeenten Heerlen, Sittard-Geleen en Maastricht en de Intergemeentelijke Milieudienst (bestaande uit de gemeente Beek, Nuth en Stein). 8.
De formatie die op dit moment gemoeid is met de taakuitvoering van het 1
basistakenpakket en de specialistischte milieutaken is uit het eerdere bedrijfsplan van PwC van 20 april 2012 gedestilleerd. De RUD Zuid-Limburg begint dus als optelsom van alle afzonderlijke taken en formatie van haar deelnemers. 9. Ook is een exploitatiebegroting gemaakt van de structurele kosten van de RUD ZuidLimburg. In het kader van dit bedrijfsplan is een kostprijs per fte bepaald, inclusief een opslag voor de formatieve en materiële overhead. De exploitatiebegroting is gebaseerd op de taken die de deelnemers inbrengen en de formatie die daarmee gepaard gaat. Rekening moet daarbij wel worden gehouden met eventuele bezuinigingen door de partners in de RUD Zuid-Limburg. 10. De exploitatie van de RUD Zuid-Limburg is vanaf de start beduidend lager dan de huidige budgetten van de deelnemers. Deze zijn berekend door de eerder geïnventariseerde 2
huidige budgetten , te vermeerderen met een opslag voor formatieve en materiële overhead. Dat leidt tot het overzicht voor de totale huidige budgetten van de deelnemers zoals in bijlage 1 is opgenomen. 11.
Dat de exploitatie van de RUD lager kan uitvallen dan het totaal van de huidige
budgetten van de deelnemers, heeft vooral te maken met een veel efficiëntere overhead die de RUD krijgt ten opzichte van de huidige overheadskosten bij de deelnemende partijen. In de eerste jaren daalt deze lagere exploitatie vervolgens nog verder doordat ook op het primaire proces nog efficiencywinst valt te behalen. De precieze cijfers zijn in dit bedrijfsplan uitgewerkt. 12. Daarnaast is er een calculatie gemaakt van de opstartkosten van de RUD Zuid-Limburg. Deze kosten zijn versleuteld over de deelnemers. Deze versleuteling vindt plaats naar rato van financiële inbreng. 13.
Tot slot is gekeken naar het financieringsmodel, voor de korte en de langer termijn. Deze
en voornoemde punten worden in navolgende paragrafen één voor één toegelicht.
1
Onder de specialistische milieutaken wordt hier bedoelt de echt specialistische taken die
onderscheiden moeten worden van overige milieutaken 2
In het eerder verschenen bedrijfsplan van 20 april 2012 door PWC is de gemiddelde loonsom per fte
uitgevraagd. De gemiddelde loonsom van 60.000 euro voor de basistaken en 66.000 euro voor de specialistische taken is gebaseerd op de P+F uitvraag bij gemeenten.
INDICATIEVE FORMATIE VAN DE RUD ZUID-LIMBURG 14.
De in de RUD benodigde formatie primair proces is in een eerder verschenen document
van april 2012 bepaald. Voor de basistaken is het principe van ‘schoon door de poort’ toegepast om tot een genormeerd aantal fte per gemeente/ provincie te komen. Voor het provinciale takenpakket is rekening gehouden met de inbreng van de voor de provincie vastgelegde wettelijke basistaken en BRZO-taken en niet van het overige takenpakket. 15.
Aan de hand van de hiervoor beschreven processen is de indicatieve formatie voor de
RUD Zuid-Limburg in beeld gebracht. Deze ziet er als volgt uit, gebaseerd op peildatum 20-22012:
Partners Beek Beek (specialistische milieutaken vanuit de IMD) Brunssum Eijsden-Margraten Gulpen-Wittem Heerlen Heerlen (specialistische milieutaken) Kerkrade Landgraaf Maastricht Maastricht (specialistische milieutaken) Meerssen Nuth Nuth (specialistische milieutaken vanuit de IMD) Onderbanken Schinnen Simpelveld Sittard-Geleen Sittard-Geleen (specialistische milieutaken) Stein Stein (specialistische milieutaken vanuit de IMD) Vaals Valkenburg aan de Geul Voerendaal Provincie Limburg Totaal
Aantal fte
Tabel 2.1: Indicatieve normatieve formatie RUD Zuid-Limburg
3
De 32 fte van de provincie is inclusief de ingeboekte efficiency van 10%.
1,02 2,81 0,94 0,92 0,61 3,42 5,45 1,92 1,25 4,19 3,43 0,62 1,53 0,89 0,39 0,46 0,44 4,02 4,10 1,42 2,50 0,72 0,70 0,58 32,363 76,67
16.
Bovenstaande fte’s zijn gebaseerd op een normberekening die eerder in de
conceptrapportage van april 2012 is uitgerekend. Door het toepassen van deze normberekening wordt gestreefd naar uniformering van het kwaliteits- en ambitieniveau voor de basistaken. Deze norm kan afwijken van de daadwerkelijk beschikbare formatie bij deelnemers. 17. Bij het in 2013 opstellen van de dienstverleningsovereenkomsten tussen de individuele partijen en de RUD Zuid-Limburg, zal het aantal fte worden geactualiseerd en definitief worden vastgesteld op basis van de definitieve gegevens (bijvoorbeeld aantal inrichtingen) van de deelnemers. Hierdoor kunnen uiteindelijk kleine wijzigingen in het aantal fte ontstaan en over de financiële inbreng van deelnemers in de exploitatie. Bij grote verschillen kunnen ook afspraken gemaakt worden om in een periode tot 2015 naar de normformatie toe te groeien. 18.
Ten alle tijden blijft een beginsel van toepassing dat een individuele deelnemer aan uren
krijgt wat zij er aan fte inbrengt. Dat wil zeggen als een organisatie bijvoorbeeld voor 3 fte inbrengt, dan krijgt zij voor 3 fte uren.
HET BEPALEN VAN DE FORMATIE OVERHEAD 19. De basis van de RUD Zuid-Limburg wordt gevormd door de formatie in het primaire proces. Deze is volgens de opgaven op dit moment in circa 77 fte voor de basistaken én de specialistische milieutaken voor de gemeenten Heerlen, Maastricht en Sittard-Geleen en de Intergemeentelijke Milieudienst (bestaande uit gemeente Beek, Nuth en Stein). 20. Om deze formatie in het primaire proces goed te kunnen ondersteunen is capaciteit nodig op het gebied van management, secretariaten en bedrijfsvoeringsfuncties (PIOFAHJCtaken). 21.
4
De omvang van deze ondersteuning start op maximaal 24% van de totale formatie.
22. De 24% overhead is globaal opgebouwd uit 5% management, 5% secretariële ondersteuning en 14% bedrijfsvoeringsfuncties (PIOFAHJC-taken). 23.
De totale omvang van de overhead is dan 24,2 fte, hetgeen 24% is van de totale 101 fte
die de RUD Zuid-Limburg volgens de opgaven op dit moment zal beslaan.
4
Op dit moment is gekozen voor een personele overhead van 24%. De keuze voor een overhead van
24% is ambitieus gegeven de schaalomvang van de organisatie en het feit dat de RUD vanaf nul moet worden opgebouwd. De keuze heeft twee consequenties. De eerste is dat het belangrijk wordt dat ten aanzien van het plaatsen van medewerkers geselecteerd moet gaan worden op kwaliteit en ten tweede dat er naar alle waarschijnlijkheid verschillen gaan ontstaan in frictiekosten tussen de deelnemers (het zou goed kunnen dat niet alle partijen naar rato medewerkers kunnen leveren vanwege de te stellen kwaliteitseisen). In het inrichtingsplan wordt concreet uitgewerkt hoe de verdeling van de overhead eruit komt te zien. Dan wordt duidelijk of een personele overhead van 24% uiteindelijk toereikend is voor de RUD Zuid-Limburg.
3 FINANCIËN EEN SCHERPE EXPLOITATIEBEGROTING 24.
Voor de exploitatie van de RUD Zuid-Limburg is een realistische maar zo scherp
mogelijke exploitatiebegroting gemaakt. Alle mogelijke kosten voor de taakuitvoering zijn daarin opgenomen (zie bijlage 2). 25.
De exploitatie is opgezet op basis van de taken die de deelnemers inbrengen en de
formatie die daarmee gepaard gaat. 26.
Meer concreet zijn bij de exploitatiebegroting de volgende aannames gehanteerd: a
b
de formatie is gebaseerd op de gegevens uit het eerder verschenen bedrijfsplan van april 2012. Hierin staat het voor de basistaken én de specialistische milieutaken voor de gemeenten Heerlen, Maastricht en Sittard-Geleen en de Intergemeentelijke Milieudienst (bestaande uit gemeenten Beek, Nuth en Stein) genormeerde aantal fte’s per gemeente/provincie. per fte primair proces basistaken is voor de begroting een gemiddelde salarissom
c
gehanteerd van EUR 61.000 ; per fte primair proces specialistische milieutaken is voor de begroting een gemiddelde
d
salarissom gehanteerd van EUR 66.000,- . voor de overheadtaken wordt uitgegaan van een percentage van 24% van de totale
5
6
formatie; per fte ondersteuning is voor de begroting een gemiddelde salarissom gehanteerd van EUR 60.000; gegeven de omvang van de dienst wordt verondersteld dat de medewerkers op 1 locatie gehuisvest worden; de overige lasten worden berekend op basis van een gangbaar voorzieningen- en middelenniveau;
e f g
27. Verder is er gekozen voor een post onvoorzien in de begroting van 5% over alle posten, exclusief de personeelskosten. Deze post is beperkt en veronderstelt dat er – na de opstartfase, waarin de grootste investeringen zijn gedaan- binnen de RUD Zuid-Limburg geen grote financiële risico’s bestaan. 28. Daarnaast is er voor gekozen om de RUD Zuid-Limburg te voorzien van een reservevorming die toegroeit naar maximaal 10% van de exploitatiebegroting op te bouwen in de komende jaren. Hiervoor hoeven geen extra middelen te worden vrijgespeeld. De precieze opzet van de reservevorming zal door de kwartiermaker worden uitgewerkt.
5
De gemiddelde salarissom van EUR 61.000,- per fte is alleen gebaseerd op de uitvoering van de
basistaken. 6
De gemiddelde salarissom van EUR 66.000,- per fte is alleen gebaseerd op de uitvoering van de
specialistische milieutaken.
29.
De totale exploitatie van de RUD Zuid-Limburg komt uit op een totaal bedrag van EUR
7,5 miljoen bij de start van de dienst zie tabel 3 en een uitvoerige toelichting in bijlage 2.
KOSTEN PER FTE EN PER PRODUCTIEF UUR 30. Op basis van de exploitatiebegroting kunnen de gemiddelde kosten per fte en per productief uur worden bepaald: Totaal aantal fte Primair proces basistaken Primair proces specialistische taken Totaal
57,49 19,18 77
Totaal aantal fte primair proces Overhead (5% leiding, 5% sec, 14% PIOFAH = 24%) 24/76=31,5 % opslag Totaal aantal fte
76,67
Omvang kosten personeel en overhead Aantal FTE Kosten per FTE
24,21 101
Gemiddelde kosten per FTE €
Kosten per fte primair proces Aantal productieve uren Netto uurtarief in EUR in 2013
€ Uurtarief per FTE € €
7.530.882,38 77 98.229,85
98.229,85 1.350 72,76
Tabel 3.1: Berekening van het netto uurtarief
31. In deze kostentabel zit de gehele formatie. Dat wil zeggen de formatie voor het primaire proces, maar ook alle managers, de ondersteuning en de medewerkers van de bedrijfsvoering (P&O, Facilitair, Financiën etc.). 32. De overheadkosten per fte bestaan uit kosten voor: huisvesting, ICT-applicaties, werkplekken, mobiliteitskosten, opleidingskosten, en repro, telefonie etc.
BEGINSEL VAN BUDGETNEUTRALITEIT 33. Als uitgangspunt voor het oprichten van de RUD Zuid-Limburg is uitgegaan van budgetneutraliteit. Er bestaan verschillende definities van budgetneutraliteit bij de deelnemers. 34.
Als het gaat om de begroting dan betekent budgettair neutraal dat de huidige kosten van
de taakuitvoering inclusief de opslag voor overhead, zoveel minder gaan bedragen dan de voor het peiljaar 2012 gecorrigeerde kosten die straks moeten worden gemaakt bij de RUD ZuidLimburg. Onder budgetneutraliteit worden de eventuele bezuinigingen van de deelnemers niet verstaan. 35. Tot slot resteren dan nog de frictiekosten binnen de individuele organisaties. De frictiekosten zijn de kosten die achterblijven in de organisaties als gevolg van het uitplaatsen van formatie. Denk daarbij aan huisvestingskosten maar ook kosten van de ondersteuning/ overhead.
Per organisatie moeten door de organisaties zelf de frictiekosten worden bezien en moeten maatregelen worden geformuleerd om deze frictiekosten te beperken. De snelheid van het terugverdienen van de frictiekosten is afhankelijk van de omvang van de frictiekosten per deelnemer, het inverdienregime per deelnemer en de beoogde efficiencywinst van de RUD ZuidLimburg. Afhankelijk daarvan dient men rekening te houden met een terugverdientijd van de frictiekosten tussen de 4 en 6 jaar. 36. Frictiekosten moeten worden bezien in een meerjarenperspectief. De RUD Zuid-Limburg start met een lagere exploitatie dan de huidige budgetten van de deelnemers en gaat uiteindelijk toegroeien naar een structurele verlaging van haar exploitatie door efficiencymaatregelen, hetgeen, nadat de opstart- en incidentele kosten door de individuele deelnemers zijn terugverdiend, ten opzichte van de frictiekosten weer baten gaat opleveren. 37. In de onderstaande paragrafen is uitgewerkt hoe het beginsel van budgetneutraliteit wordt gerealiseerd.
FINANCIERINGSMODEL EXPLOITATIE 38. De exploitatiekosten worden gefinancierd door de deelnemers op basis van hun inbreng van uren maal het uurtarief uit de exploitatie. Dat leidt tot het volgende overzicht voor de inbreng voor de deelnemers bij de start:
Kostenoverzicht RUD Zuid Limburg Partners 2013 exploitatie € 99.976 Beek Beek (specialistiche taken vanuit de IMD) € 276.026 Brunssum € 92.773 Eijsden-Margraten € 90.226 Gulpen-Wittem € 59.593 Heerlen € 335.510 Heerlen (specialistische taken) € 535.353 Kerkrade € 188.747 Landgraaf € 122.605 Maastricht € 411.110 Maastricht (specialistische taken) € 336.928 Meerssen € 60.684 Nuth € 150.619 Nuth (specialistische taken vanuit de IMD) € 87.425 Onderbanken € 37.982 Schinnen € 45.550 Simpelveld € 42.857 Sittard-Geleen € 394.593 Sittard-Geleen (specialistische taken) € 402.742 Stein € 139.486 Stein (specialistische taken vanuit de IMD) € 245.575 Vaals € 70.507 Valkenburg aan de Geul € 68.688 Voerendaal € 56.609 Provincie Limburg € 3.178.718 Totaal € 7.530.882 Tabel 3.2: Kostenoverzicht RUD Zuid-Limburg
BEGROTE OPSTARTKOSTEN RUD ZUID-LIMBURG 39.
Voor het neerzetten van de RUD Zuid-Limburg moet een eenmalige investering worden
gedaan, die vanwege de eis van budgetneutraliteit zal moeten worden terugverdiend. Deze eenmalige investering is de opstartbegroting die voor de RUD Zuid-Limburg een bedrag van circa EUR 780.000 beslaat (zie bijlage 3). 40.
De totale omvang van de eenmalige investering is gebaseerd op een aantal aannames
en ervaringen bij andere milieu- en omgevingsdiensten. Het bedrag is gemaximeerd op het genoemde bedrag. 41.
Voor de verdeling van de projectkosten is een verdeling gemaakt met percentages. Voor
het bepalen van deze percentages kunnen geen objectieve criteria als inwoners of aantallen bedrijven worden gehanteerd vanwege de betrokkenheid van de provincie. De provincie heeft
bijvoorbeeld veel minder maar wel veel zwaardere bedrijven in haar pakket. Om die reden is een versleuteling ontwikkeld waarbij financiële inbreng leidend is. 42.
Op grond van de bovenbeschreven uitgangspunten is de volgende verdeling van de
opstartkosten van circa EUR 780.000 gemaakt: Partners Beek Beek (specialistiche taken vanuit de IMD) Brunssum Eijsden-Margraten Gulpen-Wittem Heerlen Heerlen (specialistische taken) Kerkrade Landgraaf Maastricht Maastricht (specialistische taken) Meerssen Nuth Nuth (specialistische taken vanuit de IMD) Onderbanken Schinnen Simpelveld Sittard-Geleen Sittard-Geleen (specialitische taken) Stein Stein (specialitische taken vanuit de IMD) Vaals Valkenburg aan de Geul Voerendaal Provincie Limburg Totaal
Inbreng fte's
1,02 2,81 0,94 0,92 0,61 3,42 5,45 1,92 1,25 4,19 3,43 0,62 1,53 0,89 0,39 0,46 0,44 4,02 4,10 1,42 2,50 0,72 0,70 0,58 32,36 76,67
Inbreng fte's in % 1,33% € 3,54% € 1,23% € 1,20% € 0,79% € 4,46% € 7,11% € 2,51% € 1,63% € 5,46% € 4,47% € 0,81% € 2,00% € 1,16% € 0,50% € 0,60% € 0,57% € 5,24% € 5,35% € 1,85% € 3,26% € 0,94% € 0,91% € 0,75% € 42,21% €
100% €
Verdeling opstartkosten 10.372,41 28.637,35 9.625,05 9.360,83 6.182,68 34.808,71 55.542,20 19.582,26 12.720,16 42.652,18 34.955,92 6.295,91 15.626,55 9.070,19 3.940,61 4.725,71 4.446,40 40.938,54 41.784,04 14.471,55 25.478,07 7.315,04 7.126,31 5.873,17 329.788,17 781.320,00
Tabel 3.3: Verdeling van de opstartkosten
43.
De opstartkosten van de RUD Zuid-Limburg moeten voorgefinancierd worden door alle
deelnemers aan de RUD Zuid-Limburg. Gemeenteraden en PS moeten vooraf extra budget toekennen om de opstartkosten te dekken. Het terugverdienen van de opstartkosten is een zaak van de individuele deelnemers. Hierover in de volgende paragraaf meer. 44.
Deze verdeling wordt ook toegepast op het moment dat mocht blijken dat de
opstartkosten onverhoopt hoger uitvallen. De opstartkosten zijn kaderstellend en mogen in beginsel niet worden overschreden, dit behoudens calamiteiten.
OVERALL OVERZICHT FINANCIËN 45.
In het onderstaande overzicht is het overall beeld opgenomen van de financiële
uitwerking.
46.
Het uitgangspunt is dat de exploitatie gefinancierd wordt door de deelnemers op basis
van hun inbreng van uren maal het uurtarief uit de exploitatie. 47.
Van deze inbreng worden dus alleen de exploitatiekosten gedekt. De bijdrage aan de
projectbegroting vindt plaats door middel van voorfinanciering van de RUD Zuid-Limburg door de deelnemers. De dekking van deze bijdragen is een zaak van de individuele deelnemers. 48.
De dekking van de projectkosten is een zaak van de individuele deelnemers. Er wordt
echter bij de start van de RUD Zuid-Limburg direct inverdiend door de deelnemers omdat exploitatie van de RUD Zuid-Limburg beduidend lager is dan de huidige begrotingen van de deelnemers. Er ontstaat dus direct een besparing aan de voorkant. De keuze is aan de deelnemers zelf of zij deze besparing gebruiken voor de financiering van de opstartkosten of anderszins. 49.
Vanaf 2015 wordt er inverdiend op de exploitatie. Dit komt door de taakstelling van
1,25% op de formatie van het primaire proces, omdat verondersteld mag worden dat de RUD Zuid-Limburg ook tot efficiency voordelen leidt in de uitvoering. 50.
De lagere exploitatie en het inverdienen als gevolg van efficiency leiden in 2017 tot een
structureel lagere begroting van ruim EUR 1,4 miljoen ten opzichte van de totale huidige budgetten van de deelnemers. Tabel 3.4 laat een overzicht zien: Doorkijk efficiency fte FTE Primaire proces basistaken en specialistische taken FTE Overhead Percentage Overhead
2013 76,67 24,21 24%
2014 76,67 24,21 24%
2015 74,75 23,61 24%
2016 72,88 23,01 24%
2017 71,06 22,44 24%
Doorkijk financiele consequenties Huidige budget totaal
€
2013 8.322.037,76 €
2014 8.322.037,76 €
2015 8.322.037,76 €
2016 8.322.037,76 €
2017 8.322.037,76
Budget primair proces basistaken (61.000) + specialistische taken (63.000) Budget overhead (60000/FTE) Rest exploitatie Totale exploitatie Projectbegroting TOTAAL Exploitatie Goedkoper tov huidige budget deelnemers
€ € € € € € €
4.868.286,30 1.452.617,54 1.209.978,54 7.530.882,38 781.320,00 8.312.202,38 9.835,37
4.868.286,30 1.452.617,54 1.209.978,54 7.530.882,38 7.530.882,38 800.990,74
4.746.579,14 1.416.302,11 1.209.978,54 7.372.859,79 7.372.859,79 949.177,97
4.627.914,66 1.380.894,55 1.209.978,54 7.218.787,76 7.218.787,76 1.103.250,00
4.334.570,46 1.346.372,19 1.209.978,54 6.890.921,20 6.890.921,20 1.431.116,56
€ € € € € € €
€ € € € € € €
€ € € € € € €
€ € € € € € €
Tabel 3.4: Doorkijk financiële consequenties
FINANCIERINGSMODEL VAN INPUTGERICHT STAPSGEWIJS NAAR OUTPUTGERICHT 51. Het uitgangspunt van het financieringsmodel is dat de exploitatie leidend is voor de financiering door de deelnemers. Deelnemers betalen de exploitatiekosten van de RUD ZuidLimburg op basis van inbreng uren maal uurtarief uit de exploitatie.
52.
Het voorstel is dat de afzonderlijke deelnemers de eerste 4 jaar de financiering op basis
van input realiseren. Dat wil zeggen dat zij deze 4 jaren een inbreng hebben van financiering gekoppeld aan hun afname van uren. 53.
Voor de dekking van de opstartkosten en incidentele kosten die zij hebben ingebracht
dienen zij zelf zorg te dragen. De exploitatie van de RUD Zuid-Limburg is vanaf de start dermate lager dan de huidige budgetten van de deelnemers dat deze opstart- en incidentele kosten door de individuele deelnemers minimaal binnen vier jaar kunnen worden terugverdiend. 54. De verwachting is dat na deze jaren een stabiele situatie intreedt, omdat de incidentele kosten verdwenen zijn en omdat er dan voldoende ervaringscijfers zijn om tot een gedegen model van kostentoerekening te komen. 55. Concreet betekent dit dat voor de eerste vier jaren een inputmodel van financiering wordt voorgesteld en dat in de periode tot 2017 geleidelijk wordt toegewerkt naar een outputmodel. Dit zodat voor de tweede contractperiode op basis van afname/ producten contracten worden gemaakt en ook de financiering op die basis zal plaatsvinden. 56.
De kenmerken van deze twee modellen zijn hieronder nog kort toegelicht: Inputmodel: a. De exploitatiekosten worden omgeslagen naar uren die worden ingebracht maal het uurtarief uit de exploitatie, op deze wijze worden de kosten naar de deelnemende gemeenten/provincie doorberekend. Outputmodel: b. De RUD zal zoveel mogelijk op basis van geleverde prestaties en afgenomen producten worden gefinancierd (kostprijs per prestatie/product).
57.
Om tot een model van outputfinanciering te kunnen komen zal ervaring moeten worden
opgedaan met gegevens ten aanzien van aantallen producten/ tijd per product/ prijs per uur/ aantal productieve uren. De RUD Zuid-Limburg zal zich actief in gaan zetten om deze ervaringen op te bouwen zodat vanaf 2017 gewerkt kan worden met een systeem van (gedeeltelijke) outputfinanciering. 58. Wat betreft de taken die RUD Zuid-Limburg voor andere RUD’s uitvoert vindt financiering plaats op basis van programmatische en contractuele afspraken met de andere RUD’s. Op vergelijkbare wijze vindt verrekening met andere RUD’s plaats die taken voor deelnemers in de RUD Zuid-Limburg uitvoeren.
4 BESTUURLIJK- JURIDISCH CONSTRUCT INLEIDING 59.
In dit hoofdstuk wordt het bestuurlijk-juridisch construct voor de RUD Zuid-Limburg
uitgewerkt. Achtereenvolgens komen de juridische vormgeving, de stemverdeling besluitvorming, de bestuurlijke aansturing en de opzet van een adviescommissie aan bod.
en
JURIDISCHE VORMGEVING 60.
Conform de checklist RUD-vorming is de landelijke voorkeur voor de juridische
verankering van de RUD’s een openbaar lichaam op basis van de Wet gemeenschappelijke regeling. Het belangrijkste kenmerk van het openbaar lichaam is dat het over rechtspersoonlijkheid beschikt en zelfstandig in het maatschappelijk verkeer kan optreden. Daarnaast kunnen deelnemende gemeenten en provincie bevoegdheden van regeling en bestuur overdragen aan het openbaar lichaam. 61. Voor de RUD Zuid-Limburg zal, conform het voorkeursmodel, een gemeenschappelijke regeling worden getroffen, waarmee een openbaar lichaam wordt ingesteld. Als uitgangspunt wordt gehanteerd een gemeenschappelijke regeling met grote mate van flexibiliteit. De gemeenschappelijke regeling geeft deelnemers de gelegenheid om naast het inbrengen van basistaken, bij de oprichting van de RUD Zuid-Limburg of op een later moment, ook andere taken in te brengen. Wanneer deelnemers voornemens zijn om andere taken in te brengen, dan wordt dit voornemen door de andere deelnemers bezien. Besluitvorming vindt plaats in het Algemeen Bestuur met meerderheid van stemmen uitgebracht door minimaal acht deelnemers. De intentie bestaat (door deelnemers reeds uitgesproken) om een eventueel voornemen te honoreren.
STEMVERDELING EN BESLUITVORMING 62. Voor het bepalen van de stemverdeling en besluitvorming binnen deze nieuwe GR zijn de volgende drie uitgangspunten gehanteerd: a
b
c
De stemverhouding moet toekomstige ontwikkelingen kunnen opvangen. De RUD ZuidLimburg moet op termijn de mogelijkheid hebben om te groeien. Dat betekent dat deelnemers de mogelijkheid moeten hebben om in de loop der tijd meer taken onder te brengen. De grondslag voor de bestuurlijke stemverdeling zal deze wijzigingen in onderlinge verhouding binnen de RUD moeten kunnen opvangen. De financiële bijdrage en daarmee het financiële risico van deelnemers is leidend voor de mate van zeggenschap in de RUD. De feitelijke inbreng is dan de objectieve maat voor zeggenschap. Voorkomen dat een of enkele partijen de besluitvorming bepalen. Ongelimiteerde toepassing van de financiële bijdrage als verdeelsleutel kan tot ongewenste situaties leiden, waarbij één of enkele partijen de bestuurlijke besluitvorming zullen bepalen. Ter voorkoming hiervan en ter bevordering van een duurzame en evenwichtige besluitvorming die eveneens recht doet aan de ‘kleinere’ deelnemers aan de RUD worden de volgende uitgangspunten aanvullend gehanteerd:
−
Geen enkele partij verkrijgt op basis van de financiële bijdrage een vetorecht.
−
De besluitvormingsprocedure wordt niet alleen gebaseerd op het aantal stemmen (gerelateerd aan de financiële bijdrage) maar eveneens verbonden aan een minimaal aantal deelnemers.
63. Op basis van deze drie uitgangspunten en de beschikbare gegevens voor de financiële inbreng levert iedere partij één lid welke zitting neemt in het Algemeen Bestuur (AB) van de RUD Zuid-Limburg. Het AB bestaat hiermee uit 19 leden. 64. Op basis van deze drie uitgangspunten en de beschikbare gegevens voor de financiële inbreng wordt het Algemeen Bestuur (AB) van de RUD Zuid-Limburg samengesteld uit één vertegenwoordigend lid, met per lid een volgende stemverhouding: •
Provincie Limburg: 30% (30%)
•
Heerlen, Maastricht, Sittard-Geleen: elk 10 % (samen 30%)
•
Beek, Kerkrade, Landgraaf, Nuth en Stein: elk 4% (samen 20%)
•
Brunssum, Eijsden-Margraten, Gulpen-Wittem, Meerssen, Onderbanken, Simpelveld, Vaals, Valkenburg a/d Geul en Voerendaal: elk 2% (samen 20%)
65.
Schinnen,
Bovenstaande stemverdeling is gebaseerd op ervaringen en uitwerkingen elders.
Gebleken is dat er geen objectieve maatstaf te vinden is om tot een eensluidende opzet te komen van stemverdelingen (bij GR is dat normaliter de inwonerverdeling, maar die is vanwege de deelname van de provincie niet bruikbaar). Het verdelen van de stemmen 1:1 aan de hand van inbreng van fte of budget is niet werkbaar, omdat dat tot ingewikkelde tellingen leidt in geval van stemmingen. Om die reden lijkt de opzet met zogenaamde staffels de beste te zijn, onder te verdelen in vier categorieën, die enerzijds tellingen eenvoudig houdt en die er anderzijds toe leidt dat kleine veranderingen in fte niet meteen leiden tot wijzigingen in stemmen. 66.
Het voorstel voor de stemverdeling is in onderstaande tabel uitgewerkt:
Partners Beek
Inbreng fte's 3,82
Aantal leden AB 1
Stemmen per lid 4
Procentueel 4
Brunssum
0,94
1
2
2
Eijsden-Margraten
0,92
1
2
2
Gulpen-Wittem
0,61
1
2
2
Heerlen
8,87
1
10
10
Kerkrade
1,92
1
4
4
Landgraaf
1,25
1
4
4
Maastricht
7,62
1
10
10
Meerssen
0,62
1
2
2
Nuth
2,42
1
4
4
Onderbanken
0,39
1
2
2
Schinnen
0,46
1
2
2
Simpelveld
0,44
1
2
2
Sittard-Geleen
8,12
1
10
10
Stein
3,92
1
4
4
Vaals
0,72
1
2
2
Valkenburg aan de Geul
0,70
1
2
2
Voerendaal
0,58
1
2
2
Provincie Limburg
32,36
1
30
30
Totaal
57,49
19
100
100%
Tabel 4.1: Voorstel voor stemverdeling
67.
De verdeling van het aantal stemmen in bovenstaande tabel heeft plaatsgevonden aan
de hand van de volgende vier categorieën: •
< 1 fte:
2 stemmen
•
1 – 4 fte:
4 stemmen
•
4 – 15 fte:
10 stemmen
•
> 15 fte:
30 stemmen
68. De stemverdeling wordt in ieder geval één maal per vier jaar herijkt, of zo vaak als nodig is op grond van substantiële wijziging van inbreng van taken. Een verschuiving is substantieel wanneer een deelnemer een inbreng krijgt die vergelijkbaar is met de inbreng van een andere deelnemer in een andere staffel. Als het aantal stemmen de 100 overstijgt, dient er een herwaardering van de stemmen per deelnemer plaats te vinden. 69.
Risicodragerschap van de kosten vindt plaats naar rato van de stemverdeling.
70. Ten aanzien van besluitvorming wordt een besluitvormingsregel voorgesteld die luidt: voor besluitvorming is minimaal 51% van de stemmen nodig uitgebracht door minimaal 8 partijen. Deze algemene besluitvormingsregel geldt ook voor het opnemen van extra taken in de RUD. Partijen doen daartoe aan het Algemeen Bestuur een voorstel, waarbij het principe geldt dat deze voorstellen in beginsel zullen worden gehonoreerd.
BESTUURLIJKE AANSTURING OPENBAAR LICHAAM 71. Het bestuur van het openbaar lichaam bestaat uit een algemeen bestuur, een dagelijks bestuur en een voorzitter. Het algemeen bestuur staat aan het hoofd van het openbaar lichaam. De voorzitter is tevens voorzitter van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur. 72. De gemeenschappelijke regeling wordt gesloten tussen Colleges van Burgemeester en Wethouders en Gedeputeerde Staten, nadat toestemming is verkregen van de Raden respectievelijk Provinciale Staten. 73. Het algemeen bestuur van het openbaar lichaam bestaat derhalve uit leden die per deelnemende gemeente/provincie door de Colleges van Burgemeester en Wethouders/ Gedeputeerde Staten uit hun midden worden aangewezen. 74.
De leden van het algemeen bestuur worden aangewezen voor een zittingsduur van 4
jaar, en treden af op de dag waarop de zittingsperiode van de colleges respectievelijk Gedeputeerde Staten afloopt. 75.
Het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam bestaat uit de voorzitter en twee of meer
andere leden, door en uit het algemeen bestuur aan te wijzen. De aangewezen leden van het dagelijks bestuur mogen niet allen afkomstig zijn uit dezelfde gemeente/provincie.
76.
De voorzitter is voorzitter van het AB en het DB.
77.
Het DB wordt, de voorzitter inbegrepen, gevormd door twee of meer andere leden. De
opzet van het DB kan ofwel gebeuren aan de hand van bijdrage in omvang, ofwel op basis van een geografische verdeling. 78.
Als de bijdrage naar omvang leidend wordt dan worden de deelnemers in de RUD Zuid-
Limburg als volgt binnen het DB vertegenwoordigd: a Provincie Limburg: levert 1 DB-lid; b Heerlen, Maastricht, Sittard: leveren samen 1 DB-lid; c Beek, Kerkrade, Landgraaf, Nuth en Stein: leveren samen 1 DB-lid; d Brunssum, Eijsden-Margraten, Gulpen-Wittem, Meerssen, Onderbanken, Schinnen, Simpelveld, Vaals, Valkenburg a/d Geul en Voerendaal: leveren samen 1 DB-lid 79.
Een alternatief op bovenstaande vorming van het DB is een geografische spreiding/
portefeuilleverdeling, bijvoorbeeld: a Provincie Limburg: levert 1 DB-lid; b Gemeenten in Zuid-Limburg Oost: leveren samen 1 DB-lid; c Gemeenten in Zuid-Limburg Midden-Zuid: leveren samen 1 DB-lid; d
Gemeenten in Zuid-Limburg Noord: leveren samen 1 DB-lid.
80.
De DB leden maken een portefeuilleverdeling ten aanzien van de bedrijfsvoeringstaken.
81.
Het lidmaatschap van het dagelijks bestuur eindigt zodra het lidmaatschap van het
algemeen bestuur eindigt of wanneer het lid van het dagelijks bestuur als zodanig ontslag neemt.
ADVIESCOMMISSIE 82. Het algemeen bestuur van het openbaar lichaam kan commissies van advies instellen. Het algemeen bestuur regelt de bevoegdheden en de samenstelling. 83. Voor de RUD Zuid-Limburg stelt het algemeen bestuur een adviescommissie in, bestaande uit vier leden. A. een voorzitter; B. een lid met specifieke deskundigheid op het terrein van overheidsfinanciën en/ of bedrijfseconomie C. een lid met specifieke deskundigheid op het terrein van arbeidsverhoudingen en organisatieontwikkeling, en D. een lid met specifieke deskundigheid op het terrein van het omgevingsrecht. 4.11 De adviescommissie zal het algemeen en het dagelijks bestuur gevraagd en ongevraagd adviseren over de financiële en bedrijfsmatige continuïteit van de RUD Zuid-Limburg.
5 AMBTELIJKE ORGANISATIE OP HOOFDLIJNEN 84. Wat betreft de feitelijke inrichting van de organisatie van de RUD Zuid-Limburg zal deze moeten worden voorbereid door de kwartiermaker, die in het najaar van 2012 zal worden geworven. In dit bedrijfsplan wordt een aantal algemene uitgangspunten en notities uitgeschreven die voor deze kwartiermaker leidend zullen zijn. 85.
De inrichtingsprincipes die meegegeven worden hebben betrekking op de volgende
aspecten: a
Structurering en aansturing primaire proces;
b
Structurering ondersteuning;
c
Waarborgen van de door het bevoegd gezag gewenste integraliteit en kwaliteit;
d
ICT;
e
Archivering;
f
Huisvesting;
g
Ontwerpcriteria HRM;
h
Bedrijfscultuur.
STRUCTURERING EN AANSTURING PRIMAIRE PROCES 86. De RUD Zuid-Limburg start met een formatie van circa 77 fte voor het primair proces voor vergunningverlening, toezicht en handhaving, inclusief benodigde inhoudelijke expertises en (geclusterde) juridische kennis. De organieke indeling (opbouw afdelingen) wordt één van de eerste opdrachten van de kwartiermaker. Het verdient aanbeveling de organisatie procesgericht in te richten, aansluitend op de processen van de opdrachtgevende organisaties. 87. De RUD formuleert haar doelen en resultaten in het jaarlijkse werkplan of meerjarenplan op basis van kaders van de opdrachtgevers. Via afdelings- en bureauplannen worden deze door vertaald naar de medewerkers. Binnen heldere resultaatsafspraken met duidelijke kaders hebben de medewerkers handelingsvrijheid en ruimte voor eigen initiatief. Zij krijgen en nemen hun verantwoordelijkheid om de resultaten te realiseren binnen de afgesproken tijd en op het afgesproken kwaliteitsniveau. Dit past bij hun professionaliteit. De aansturing door de managers is hierop afgestemd. 88. De (verbetering van de) kwaliteit van de dienstverlening aan opdrachtgevers, burgers, bedrijven en andere overheden is een kernkwaliteit van de RUD. Bestuurlijke sensitiviteit, bereikbaarheid, snelheid, en kwaliteit van de medewerkers en van informatie zijn hier de belangrijke aspecten. De dienstverlening aan de opdrachtgevers en andere overheden wordt professioneel en adequaat georganiseerd. In de dienstverlening is een belangrijke rol weggelegd voor e-diensten, mailservices en de website van de RUD Zuid-Limburg. Via ‘track and trace’ kan de voortgang in de behandeling van aanvragen (zaken) gevolgd worden. Snelheid is daarbij een
belangrijk criterium. Verder is een belangrijke randvoorwaarde dat er zaakgericht wordt gewerkt binnen de RUD. 89. Dit vergt een stelsel dat zijn werkprocessen en de producten die het levert goed beschreven en op orde heeft. Uitgangspunt is daarbij standaardisatie waar mogelijk en maatwerk waar noodzakelijk. Er moet voldoende ruimte zijn voor het professionele beoordelings- en handelingsvermogen van de medewerkers. Dat uitgangspunt maakt het ook aantrekkelijk voor de professionals die bij de RUD werken. Over standaardzaken hoeven zij niet lang na te denken en dus kunnen ze hun energie richten op het maatwerkdeel en de advisering. Het is daarbij van belang de coherente taken samenhangend te organiseren in logisch geclusterde eenheden waarin professionals van elkaar kunnen leren. 90.
De beschikbare middelen zoals informatisering, organisatie en communicatie worden
daarbij zodanig ingezet dat deze daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het doel en de kosten in verhouding staan tot de opbrengsten.
STRUCTURERING ONDERSTEUNING 91. Om het primaire proces binnen de nieuw te vormen RUD effectief en efficiënt te laten verlopen, is een aantal ondersteunende taken en functies vereist binnen deze organisatie. Tot deze ondersteunende functies, ofwel ‘overhead’, verstaan wij in dit kader alle managementfuncties, secretariaatsfuncties en bedrijfsvoeringsfuncties zoals ICT, P&O en Financiën. Ondersteunende taken die nauw gelieerd zijn aan het primaire vergunningverleningsen/ of handhavingsproces, zoals bepaalde juridische en administratieve functies, worden niet tot de overhead gerekend. Deze behoren tot het primaire proces. 92.
De RUD start met een formatie voor de overhead van 24 fte, bestaande uit circa 4 fte
management, 4 fte voor secretariaten en 16 fte voor de bedrijfsvoeringsfuncties. Deze fte voor de bedrijfsvoeringsfuncties zijn grofweg als volgt opgebouwd en wordt in de inrichtingsfase definitief vastgesteld:
Ondersteunende taak Personeel en Organisatie
%
Toelichting
12-15%
HRM beleid, HRM advies, ARBO- en verzuimbeleid, organisatie en cultuur, werving en selectie, personeels- en salarisadministratie
Informatisering
18-20%
ICT beleid, ICT advies, projecten, helpdesk, DIV, technisch applicatiebeheer, architectuur, hardware
Financiën
17-20%
Fin beleid en advies, projecten, P&C, controller, audits, fin administratie en facturatie
Huisvesting
24-28%
Huismeester, receptie, werkplekken, facilitaire zaken, schoonmaak, catering, beveiliging
Juridisch
10-12%
Juridisch beleid en advies, projecten, inkoop, contracten en contractbeheer
Communicatie
7-10%
Strategische communicatie, huisstijl, internet, intranet, projecten, woordvoering
totaal
100%
Tabel 5.1: Opbouw bedrijfsvoeringsfuncties
93. In beginsel worden de fte’s voor de ondersteuning vanuit de partners aangeleverd. De RUD spant zich in om de ondersteunende taken vanuit de partners gelijkelijk aan de in hoofdstuk 2 genoemde inbreng af te nemen. Hierdoor worden de frictiekosten van de overhead voor de latende organisaties verminderd. Mocht hier onvoldoende capaciteit of expertise aanwezig zijn dan wordt extern naar medewerkers gezocht.
WAARBORGEN INTEGRALITEIT 94. De integraliteit bij de uitvoering van de VTH-taken moet geborgd blijven waar het gaat om het klantproces, de bestuurlijke advisering en de afstemming tussen frontoffice en backoffice. Dit stelt zowel eisen aan de organisatie van de RUD als die van het bevoegd gezag. 95. Bij de RUD Zuid-Limburg komt voor elke deelnemende organisatie een vast aanspreekpunt. 96.
De frontoffice blijft bij het bevoegd gezag, tenzij het bevoegd gezag dit anders wenst te
organiseren. Het eerste contact van burger of het bedrijf is altijd met de provincie of de gemeente. 97.
Voor vergunningverlening wordt een onderscheid gemaakt in enkelvoudige en
eenvoudige aanvragen enerzijds en complexe en meervoudige aanvragen anderzijds. Uitgangspunt is dat enkelvoudige en eenvoudige aanvragen vanuit de frontoffice direct worden doorgestuurd naar de RUD en daar volledig worden afgewikkeld, indien mogelijk met mandaat tot beschikking. Bij meervoudige en complexe aanvragen geeft de RUD een deeladvies aan het bevoegd gezag. De integrale afweging wordt door het bevoegd gezag gemaakt. Indien het bevoegd gezag op termijn (in het groeiscenario) taken Wabo-breed bij de RUD zou beleggen, kan de RUD ook in die gevallen tot een integrale afwikkeling van een aanvraag komen. 98. Wat betreft toezicht en handhaving is het minimale mandaat dat de RUD krijgt het uitvoeren van inspecties en het daarover rapporteren aan het bevoegd gezag. De uitvoering van inspecties gebeurt op basis van een gezamenlijk af te spreken productkwaliteiten en maatlat. Het is aan het bevoegd gezag om de RUD een verdergaand mandaat te geven om namens het bevoegd gezag op te treden. 99.
De mate waarin er verschillen zijn in het aanbrengen van de ‘knip’ en de
uitvoeringsmandaten die worden gegeven, hebben invloed op de doelmatigheid en slagkracht van de RUD. Meer differentiatie zal hogere beheerskosten met zich mee brengen (verschillen in te leveren producten, inrichting ICT etc.). 100. Vanuit het oogpunt van optimalisering van de bedrijfsvoering is een harmonisatie van de knip aan te bevelen. Vanuit het oogpunt van slagvaardigheid is een mandaat van de RUD voor in elk geval het handhavend optreden aan te bevelen.
ICT 101.
ICT is een cruciaal onderdeel van het functioneren van de RUD. Zowel binnen de regio
als in relatie tot het strafrecht. De opgaven zijn globaal onder te verdelen in: a Beheer en uitvoering primaire processen op basis van de principes van zaakgericht werken (databases en workflow-management). b Koppelingen tussen frontoffice/bevoegd gezag en backoffice/RUD én eventueel andere RUD’s. Zaakgericht en digitaal werken zijn daarbij belangrijke voorwaarden. c Programmering en monitoring op schaal van de RUD, inclusief afstemming met andere RUD’s en strafrecht. d Communicatie en informatievoorziening algemeen, waaronder de website. e Ondersteunende processen en bedrijfsvoering RUD (overheadfuncties). 102. Voor deze inrichting zijn op de schaal van de RUD vier basismodellen denkbaar: a Inlogmodel: de RUD krijgt toegang tot de systemen van de deelnemers en maakt een kopie naar eigen systeem. De RUD kan worden geautoriseerd om gegevens in de toegewezen dossiers te beheren. b Centraal systeem: de RUD beheert alle gegevens van de deelnemers inzake de uitvoering van de VTH-taken. De deelnemers kunnen inloggen op het systeem van de RUD. c ICT-netwerk: alle deelnemers en de RUD hebben een eigen maar onderling geharmoniseerd systeem. Gegevens worden ‘online’ uitgewisseld en zijn (binnen de afgesproken autorisaties) over en weer toegankelijk. Het bevoegd gezag blijft databeheerder, maar kan de RUD autoriseren delen van de gegevens te beheren. d Webservices: schil rond bestaande ICT-structuur met mogelijkheden voor gerichte uitvraag en aggregatie van gegevens. 103. Uitgangspunt in de RUD wordt - ongeacht het scenario - dat processen in vergaande mate worden geharmoniseerd, maar dat de ‘knip’ in de processen die in de frontoffice worden afgewikkeld en die door de backoffice gebeuren, per deelnemer - zeker in de startsituatie kunnen verschillen. Harmonisatie, digitalisering van het archief en zaakgericht werken zijn (op termijn) zowel voorwaarde als uitgangspunt voor de inrichting van de ICT en de aansluiting daarvan op de frontoffices. 104. Landelijk worden in het kader van het Programma Informatie-uitwisseling Milieuhandhaving (PIM) informatiemodellen opgesteld. Deze zijn naar verwachting in de tweede helft van 2012 gereed en worden dan door de leveranciers vertaald in de applicaties. De standaarden uit PIM moeten mede leidend zijn voor de informatiestructuur van de RUD’s. Dit betekent dat de effectieve keuzes voor applicaties ter ondersteuning van het primaire proces pas eind 2012 kunnen worden gemaakt. Implementatie (inclusief dataconversie) is - mede gelet op aanbestedingsregels - derhalve pas in 2013 te verwachten. In 2012 kunnen wel de inrichting van de infrastructuur én de basisvoorzieningen bij de RUD worden voorbereid. 105. a b c d
De belangrijkste investeringen in ICT betreffen: inrichting infrastructuur (server, bekabeling, randapparatuur, werkstations etc.); software (kernapplicatie, ondersteuning bedrijfsvoering etc.); maken van koppelingen; dataconversie;
e 106.
training en opleiding. Het voorliggend bedrijfsplan bevat het financiële kader waarbinnen de kwartiermaker in
2012 invulling moet geven aan de inrichting van de ICT van de RUD Zuid-Limburg. 107. Voor 2013 wordt uitgegaan van tijdelijke voorzieningen voor informatie-uitwisseling tussen de RUD en de deelnemers alsmede de aggregatie van gegevens en de uitwisseling van gegevens op bovenregionaal niveau.
ARCHIVERING 108. Documenten noodzakelijk voor de taakuitvoering van de RUD en documenten en dossiers ten behoeve van het ondersteunend personeel moeten op doelmatige wijze ontsloten zijn. 109. Uitgangspunt is digitaal werken. Bij de start van de RUD worden vanaf dat moment alle lopende procedure- en inspectiedocumenten digitaal opgeslagen conform de Archiefwet. In de inrichtingsfase wordt bepaald welke delen van het ‘historisch archief’ aanvullend worden gedigitaliseerd.
HUISVESTING 110. De RUD Zuid-Limburg zal in een bestaand gebouw worden gehuisvest. Op basis van ruimtelijke, functionele en financiële eisen zal de meest geschikte locatie voor de RUD-Limburg moeten worden gevonden, bijvoorbeeld bij 1 van de deelnemers, maar dat zal nader onderzocht moeten worden. 111. Alle medewerkers zullen vanuit een locatie gaan opereren. Zoveel mogelijk zullen principes van het Nieuwe Werken worden toegepast, zodat efficiënt kan worden omgegaan met vervoersbewegingen. Dat betekent dat medewerkers ook thuis of elders kunnen werken. 112.
Bij de deelnemende organisaties zullen flex-plekken worden ingericht.
HRM EN PERSONEEL 113.
De RUD moet een aantrekkelijke werkgever zijn. Zowel in arbeidsvoorwaardelijke als
professionele zin. 114.
Als kader voor de overgang van personeel wordt een sociaal plan opgesteld. Dit is
richtinggevend voor de arbeidsrechtelijke en arbeidsvoorwaardelijke migratie. 115. De RUD draagt zorg voor de persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers op het vlak van kennis, vaardigheden en competenties en ziet die ontwikkeling als essentiële voorwaarde om te (blijven) voldoen aan de kwaliteitscriteria Daarom zal de RUD zorgdragen voor een goede opleidings- en ontwikkelingsaanpak, zowel passend binnen de bedrijfsdoelstellingen als de persoonlijke ambities en potenties van de medewerkers zelf.
116.
In het kader van HRM hanteert de RUD een transparante set van instrumenten voor
onder meer selectie, beloning, beoordeling en ontwikkeling, loopbaanplanning en functieprofielen.
BEDRIJFSCULTUUR 117. De professionaliteit van een organisatie valt of staat met de professionaliteit van haar medewerkers. Zij zijn de dragers van de kennis en kunde die maken dat de RUD een meerwaarde heeft voor haar opdrachtgevers. De uitvoeringsorganisatie moet hen aan zich binden door te voorzien in de volgende randvoorwaarden: verantwoordelijkheid geven, heldere doelen stellen met afrekenbare prestaties, een goede rechtspositie en werkomstandigheden bieden en ontplooiingskansen geven. 118.
De goede rechtspositie is geborgd via de op te stellen arbeidsvoorwaardenregeling. De
andere elementen moeten worden geborgd via goede planning en control en inspirerend leiderschap. Daarbij worden verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie gelegd, is de organisatie zo plat mogelijk en krijgen medewerkers voldoende scholings- en ontplooiingskansen om hun professionaliteit actueel te houden en te laten groeien. Inspirerend leiderschap creëert ook een veilige werkomgeving waar medewerkers open en respectvol met elkaar omgaan. Integriteit staat hoog in het vaandel en wordt door de medewerkers bekrachtigd via het afleggen van een eed of belofte. 119. Voor het realiseren van deze professionaliteit moet de RUD een voldoende zelfstandige rol krijgen in de processen van vergunningverlening, toezicht en handhaving (regie en mandaat) en de ontwikkeling daarvan en voldoende middelen voor vorming, training en opleiding. 120. Een organisatie die doel- en resultaatgericht is, die medewerkers (waaronder managers) verantwoordelijkheden en ruimte geeft om zich te ontplooien, moet medewerkers hebben die hiermee om kunnen gaan. Medewerkers die weten hoe ze met zowel vrijheid als verantwoordelijkheden omgaan en hoe zij zich ten opzichte van de klant, leidinggevenden en hun collega’s dienen op te stellen. De belangrijkste competenties van die medewerkers zijn: flexibiliteit, ondernemend, bestuurlijke sensitiviteit, klantgericht, professionaliteit en omgevingsbewust. Concreet houdt dit het volgende in voor medewerkers naar de klant en opdrachtgever toe: a b c d e
Medewerkers zijn flexibel in hun inzet. Ze zijn immers in dienst van de RUD en krijgen met meerdere klanten te maken; Medewerkers hebben gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen en weten wat speelt in de politiek; Medewerkers zijn servicegericht naar de klant en opdrachtgever; Medewerkers voorzien het bestuurlijk gezag van objectief professioneel advies; Medewerkers verdiepen zich afdoende in lokale geografische kennis van de omstandigheden.
121. De verhoudingen tussen medewerkers zijn van groot belang. Medewerkers worden een radar in een team en werken niet alleen. Ze werken verder binnen een aantal duidelijk gestelde kaders. Binnen deze kaders hebben medewerkers alle ruimte en worden zij gestimuleerd mee te denken over efficiënter en effectiever werken, verdere ontwikkeling van de dienstverlening en kwaliteitsverbetering. Concreet houdt dit het volgende in voor medewerkers naar collega’s toe:
a b
Medewerkers zijn collegiaal, behandelen elkaar met respect en spreken elkaar aan op verantwoordelijkheden. Medewerkers denken mee over innovaties en kostenbesparingen.
122. Het gevoel is dat samen wordt gewerkt aan verbetering van het leefmilieu in de regio Zuid-Limburg én aan verbetering van het leefmilieu van andere delen van de provincie bij uitvoering van taken voor of namens de andere RUD’s. Men is in dienst van de RUD ZuidLimburg (‘onze dienst’) en niet (meer) van de gemeente of provincie. In de interne organisatie van de RUD is hiermee rekening gehouden. Men ‘blijft niet aan de oude werkgever kleven’ maar stelt kennis en kunde ten dienste van alle opdrachtgevers. De RUD stimuleert het informele karakter en de collegialiteit door met enige regelmaat activiteiten naast het werk te organiseren of te stimuleren. Door hun inbreng in het wel en wee van de RUD goed te organiseren creëert de RUD Zuid-Limburg betrokkenheid van de medewerkers.
6
DOORKIJK EN VERVOLGSTAPPEN 123. Onderhavig bedrijfsplan schetst op hoofdlijnen de consequenties voor de deelnemende gemeenten en de provincie Limburg van het aangaan van de Gemeenschappelijke Regeling RUD Zuid-Limburg en de daarbij behorende organisatie. 124. Onderstaand schema geeft het palet weer van de stappen die nu voorliggen. Op de korte termijn zal de besluitvorming moeten worden vormgegeven in de individuele organisaties en zal er een projectorganisatie moeten worden neergezet.
Figuur 6.1: Voorliggende processtappen.
125. Dit bedrijfsplan, inclusief de daartoe behorende bijlagen, wordt ingebracht in de afzonderlijke Colleges van de gemeenten en Gedeputeerde Staten van de provincie. Zij leiden dit bedrijfsplan door naar hun respectievelijk gemeenteraden en Provinciale Staten als onderlegger voor de toestemming voor deelname aan de GR van de RUD Zuid-Limburg en de benodigde opstartkosten ter beschikking te stellen. 126. Separaat aan de besluitvorming over het bedrijfsplan en de GR zal een projectorganisatie moeten worden opgezet met verschillende werkgroepen. Dit is nodig om te
bereiken dat de RUD in 2013 daadwerkelijk van start kan gaan. De werkgroepen krijgen elk een specifieke opdracht mee. De werkgroepen bestaan uit experts vanuit de deelnemende organisaties aan de RUD. De werkgroepen vergen veel tijdsinzet: ongeveer twee dagen per week gedurende een periode van inzet. De werkgroepen huisvesting en ICT dienen direct na het opleveren van het bedrijfsplan te starten. Dit zijn processen die lange tijd in beslag nemen. 127.
De projectorganisatie wordt aangestuurd door een te benoemen kwartiermaker (tot het
moment dat de directeur is geworven). Deze stuurt de projectorganisatie aan, schrijft het inrichtingsplan en rapporteert aan het bestuurlijk overleg over de inhoud en voortgang. De kwartiermaker maakt, zodra zicht is op de termijnen van besluitvorming, de planning voor het verdere proces. 128.
Op het moment dat het voorliggende bedrijfsplan en de GR worden vastgesteld start de
inrichtingsfase, die zal leiden tot een concreet inrichtingsplan. De voorbereidingen voor deze fase worden door de kwartiermaker verricht. 129. De directeur moet zijn aangesteld bij aanvang van de plaatsingsfase, die volgt op de inrichtingsfase. De directeur plaatst eerst het MT en daaropvolgend de medewerkers, zoals dat dan is overeengekomen met vakbonden in het sociaal plan. 130. Een belangrijk aspect is de structuur van de medezeggenschap. Er zal goed nagedacht moeten worden over de vraag hoe de ondernemingsraden en het Georganiseerd Overleg goed kunnen aanhaken bij de informatievoorziening. Dit kan op een informele manier door te overleggen en adviseren zonder formele gronden, maar het kan ook op een formele manier door het instellen van een Bijzondere Ondernemingsraad (BOR). 131.
Het onderwerp communicatie komt in de inrichtingsfase op drie manieren aan de orde:
a. Procescommunicatie Het is belangrijk dat de doelgroepen die betrokken zijn bij het proces van totstandkoming van de RUD juist en op tijd worden geïnformeerd over de verdere stappen in het proces. In overleg met de projectleider zal de communicatie-agenda worden afgestemd op de procesplanning. b. Communicatie gericht op medewerkers van de RUD Voor de (toekomstige) medewerkers van de RUD is sprake van een grote verandering. In het kader van verandermanagement is communicatie een belangrijk hulpmiddel voor het informeren, enthousiasmeren, motiveren en inspireren van de medewerkers. c. Communicatie door de RUD Zuid-Limburg Het gaat hierbij zowel om de manier waarop de RUD zich extern manifesteert (huisstijl, bedrijfslogo, website e.d.) als de manier waarop in overleg met de bevoegde gezagen (opdrachtgevers) de externe communicatie (o.a. informatieverstrekking aan burgers en bedrijven, perswoordvoering) plaatsvindt. Hierover zullen duidelijke afspraken met de opdrachtgevers worden gemaakt.
132.
Tot slot: een korte doorkijk van de planning en besluitvorming in 2012 onder de
doelstelling om per 1 januari 2013 een GR te hebben vormgegeven. Daarvoor is het volgende schema gemaakt: Stappen
Actoren
Tijdsplanning
Besluitvorming bestuurlijk overleg bedrijfsplan en GR
Bestuurlijk overleg
Medio september
Start werving kwartiermaker
Bestuurlijk overleg
Medio september
Voorlopige bestuurlijke besluitvorming individuele organisaties
Colleges
Begin oktober
Medezeggenschap
BOR en OR-en
Separaat Colleges
Definitieve vaststelling bestuurlijke besluitvorming individuele organisaties
Colleges
Medio november
Vaststelling in Raden en Staten
Raden en Staten
December
Oprichtingsvergadering AB van de GR
Algemeen GR
Begin januari
Tabel 6.1: Doorkijk planning en besluitvorming 2012.
Bestuur
aan
besluitvorming
BIJLAGE 1
TOTALE HUIDIGE BUDGETTEN DEELNEMERS (FICTIEF BEREKEND)
30
BIJLAGE 2 LASTEN Nummer
EXPLOITATIEBEGROTING
Post 1 PERSONEEL 1.1 Personeelskosten 1.2 Opleidingskosten 1.3 Algemene personeelskosten 2 PERSONEEL DERDEN 2.1 Inhuur bij ziekte 2.2 Inhuur ICT 3 KAPITAALLASTEN 3.1 Rente 3.2 Afschrijving 4 INDIRECTE KOSTEN 4.1 Huisvesting (pandgebonden) 4.2 Huisvesting (dienstgebonden ex kantoorautomatisering) 4.3 ICT jaarlijkse exploitatielasten 4.4 Wagenpark (alle kosten incl brandstof en alle transportmiddelen) 4.5 Diverse kosten 4.6 Accountant inclusief financieel advies 5 ONVOORZIEN 5.1 Onvoorzien 5% (incl afronding) Subtotaal 6 DIRECTE PRODUCTIEKOSTEN 6.1 7 OVERIGE KOSTEN 7.1 Prijscompensatie 0 % 7.2 Vorming reserves Totaal
Begroot € € €
6.225.139 124.503 186.754
€ €
62.251 50.000
€ €
29.772 101.731
€ € € € € €
138.841 118.659 309.937 45.855 30.263 45.000
€ €
62.178,26 7.530.882
€ € €
7.530.882,38
31
BIJLAGE 3
OPSTARTBEGROTING Projectbegroting RUD Zuid Limburg
Omschrijving Projectorganisatie
Uitgangspunt
Bedrag
Kwartiermaker (te werven)
Rekening is gehouden met een kwartiermaker voor een periode van 6 maanden
€
Projectcoordinator (te werven)
2 dagen per week, 10 maanden, € € 1.200 per dag
Oprichten nieuwe GR
Juridische ondersteuning
€
10.000,00
Externe inhuur vrijspelen sleutelpersonen (invlechten organisaties)
Maximum bedrag
€
40.000,00
Inhuur diversen
Maximum bedrag
€
40.000,00
€
180.000,00
Subtotaal *
90.000,00
-
Omschrijving Personeel
Uitgangspunt
Bedrag
Ondersteuning P&O (begeleiding plaatsingsprocedure in geval van externe inhuur)
Externe ondersteuning bij plaatsingsprocedure
€
20.000,00
Kosten bijzondere OR
Opleiding, advies en oprichting € nieuwe OR
5.000,00
Vertrouwenspersoon vakbond
De vakbonden zijn betrokken bij de onderhandelingen voor de vorming van RUD
€
10.000,00
Functiewaardering
Bij de overgang van personeel zullen verschillende functies opnieuw beschreven en gewaardeerd moeten worden.
€
10.000,00
€
45.000,00
Subtotaal Omschrijving Informatievoorziening
Uitgangspunt
Primaire proces
Licenties & software
€
50.000,00
Primaire proces
Configuraties
€
240.000,00
Overhead systemen
Configuraties
€
105.000,00
Infrastructuur
Huur serverruimte jaar 0
€
35.000,00
Overige projectkosten
Projectmanagement
€
75.000,00
€
505.000,00
Subtotaal
Bedrag
32
Omschrijving Communicatie
Uitgangspunt
Bedrag
Nieuwsbrieven
Medewerkers dienen geinformeerd te worden. Aanname € 5.000 aan communicatie-uitingen
€
2.500,00
Medewerkersdagen/intergratie/cultuuraspecten Ontwikkelen huisstijl
Integratiedagen Ontwikkeling nieuwe huisstijl door extern bureau
€
zie vorige 5.000,00
€ €
5.000,00 12.500,00
Opzetten intra/internet site Subtotaal Omschrijving Overig Facilitaire aanloopkosten Verhuizing archief
Uitgangspunt
Verhuis- en inrichtingskosten € Verhuizing en overdracht van € archieven exlcusief overdracht van digitale archieven.
15.000,00 15.000,00
Inrichten managementrapportage en P&C cylcus
Extern uitbesteden van inrichting van managementrapportage en P&C cylcus
€
15.000,00
Huurkosten gedurende inrichting + verhuiskosten Verbouwkosten Onvoorzien 10% Subtotaal
Gedurende 3 maanden
€ € €
50.000,00 pm 83.820,00 178.820,00
€ € €
921.320,00 140.000,00 781.320,00
Totaal opstartkosten Inkomsten Ministerie Totale kosten
Bedrag
33
BIJLAGE 4 ONDERDELEN CONCEPT BEDRIJFSPLAN 20 APRIL 2012 1. INLEIDING 1.1 Achtergrond en aanleiding Met de introductie van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) is door de rijksoverheid, IPO en VNG gestuurd op meer samenwerking. Dit leidde tot de aanbeveling om te komen tot omgevingsdiensten, dan wel regionale uitvoeringsdiensten (RUD) in het land. Mede dankzij de adviezen van de Commissies Mans en Oosting zijn het Rijk, IPO en VNG in 2009 een zogenaamde ‘package deal’ aangegaan over de uitvoering van de Wabo en de handhaving van VROM-taken. Hierbij vormde het basispakket een belangrijke basis voor samenwerking. Vanaf begin 2009 zijn in de provincie Limburg zowel ambtelijke als bestuurlijke conferenties georganiseerd waarbij de mogelijkheden voor de vorming van regionale uitvoeringsdiensten door alle betrokken partijen zijn verkend. Daarnaast heeft in de tweede helft van 2009 de pilot ‘Wabosamenwerking Zuid’ plaatsgevonden. In een bestuursconferentie van de Limburgse bestuurders is op 21 oktober 2009 in principe overeengekomen om één uitvoeringsdienst op de schaalgrootte van Zuid Limburg en één op de schaalgrootte van Noord- en Midden-Limburg in te richten. In de tweede helft van 2010 heeft Berenschot een ‘foto’ gemaakt waarbij voor de gemeenten en provincie in beeld is gebracht hoe op dat moment de uitvoering van het omgevingsrecht momenteel georganiseerd was en hoe deze partijen de invulling hiervan in de toekomst zien. Alhoewel de provincie Limburg de voorkeur heeft uitgesproken voor één RUD op provinciaal niveau als overkoepelende organisatie voor de regio’s en als variant daarop maximaal twee RUD’s in Noord/Midden Limburg en Zuid Limburg, is op basis van de bestuursconferentie van 24 november 2010 afgesproken dat mogelijke scenario’s voor de vorming van regionale uitvoeringsdiensten op regionaal niveau worden uitgewerkt in een plan van aanpak. 1 januari 2013 operationeel: De verplichting vanuit de rijksoverheid is dat aan de gestelde kwaliteitscriteria moet worden voldaan en dat er per 1 januari 2013 een RUD operationeel dient te zijn, voor alle gemeenten en voor minimaal het basistakenpakket. De invulling daarvan is aan de provincie en gemeenten zelf. Op basis van de ontwikkelingen in 2010 en 2011 heeft de Provincie Limburg bij brief van 31 mei 2011 de staatssecretaris geïnformeerd over de voortgang ten aanzien van de RUD-vorming. Bij brief van 15 juli 2011 heeft de staatssecretaris positief gereageerd op dit eindbericht en aandacht gevraagd voor een aantal randvoorwaarden. De afspraken met de rijksoverheid brengen een urgentie en een verplichting mee om tijdig te besluiten over de vorming van een RUD.
2. RUD ZUID LIMBURG IN HET KORT In dit hoofdstuk wordt een korte schetst gegeven van de regio Zuid Limburg. Visie en doelstellingen worden beschreven en er wordt ingegaan op de beoogde uitstraling van de RUD. Tenslotte wordt stilgestaan bij de randvoorwaarden die meegegeven zijn bij het creëren van een RUD. Dit betreffen zowel kaders vanuit de rijksoverheid als randvoorwaarden die door de bestuurders van Zuid Limburg zijn gesteld.
34
2.1 Schets van het gebied Zuid Limburg De regio Zuid Limburg heeft een divers profiel. In het licht van dit bedrijfsplan zijn in ieder geval twee profielen van belang. •
Zuid Limburg kent een industrieel profiel met regio’s met ‘zware’ industriële inrichtingen met in potentie grote risico’s voor milieu en gezondheid. Dit profiel vraagt in het kader van taken om specialismen, vooral op het gebied van milieu en om een grote vergunningverleners en handhavers als sparringpartner voor bedrijven.
•
professionaliteit
van
In het licht van het landelijke, agrarische (en vaak toeristische) profiel is behoud en versterking van de omgevingskwaliteit van strategisch belang. Afwegingen zijn daarbij soms complex omdat verschillende belangen samenkomen. Specialismen op het terrein van groen, ecologie en RO zijn voor vergunningverlening en handhaving noodzakelijk. De regio Zuid Limburg kent drie subregio’s, te weten Maastricht & Heuvelland, de Westelijke Mijnstreek en Parkstad. Elke subregio kent haar eigen typeringen.
•
Maastricht & Heuvelland bestaat uit de gemeenten Eijsden-Margraten, Gulpen-Wittem, Maastricht, Vaals en Valkenburg aan de Geul en Meerssen. Het heeft een hoge omgevingskwaliteit in zowel buitengebied als in de stad. Specifieke opgaven zijn verblijftoerisme, horeca en monumentenzorg.
•
De Westelijke Mijnstreek bestaat uit de gemeenten Beek, Schinnen, Sittard-Geleen, Stein. De regio is industrieel van karakter en kent een beperkt deel landelijk gebied. Het is een knooppunt voor zowel de chemische industrie (Chemelot) als de transportsector. Er is sprake van een intensieve infrastructuur, zowel over de weg als over water, spoor, in de grond en door de lucht.
•
Parkstad omvat de gemeenten Heerlen, Kerkrade, Brunssum, Landgraaf, Simpelveld, Nuth, Onderbanken en Voerendaal. Het is een stedelijke regio en heeft daarnaast een agrarisch en toeristisch karakter. 2.2 Visie en doelstellingen van de RUD De nieuw te bouwen RUD Zuid Limburg draagt bij aan een goede omgevingskwaliteit. De visie die geformuleerd is straalt deze ambitie uit: “Wij als Zuid Limburgse uitvoeringsorganisatie dragen bij aan een goede omgevingskwaliteit. Voor onze participanten werken wij hiervoor flexibel, professioneel en efficiënt en zorgen voor kwaliteit en continuïteit in onze dienstverlening”. Uit de visie blijkt dat de RUD afgegrensd wordt door de regio Zuid Limburg. Een uitzondering hierop vormt de uitvoering van de BRZO-taken (Nederland kent zes BRZO-regio’s). Deze taken worden voor heel Limburg uigevoerd. Deze taken zijn meegenomen in het provinciale takenpakket van de RUD. De RUD is een uitvoeringsorganisatie. De visie beschrijft dat de RUD zich richt op het uitvoeren van taken voor haar participanten. Om diensten af te kunnen nemen van de RUD Zuid Limburg is deelname als participant noodzakelijk. De RUD stelt hoge eisen aan haar dienstverlening. Kwaliteit en continuïteit staan hoog in het vaandel. Dat wordt ondersteund door een flexibele en professionele organisatie die efficiënt werkt. 2.3 Beoogde uitstraling De RUD Zuid Limburg hecht waarde aan een uitstraling naar haar participanten en naar andere
35
actoren, zoals bedrijven. Als verlengstuk van de betrokken gemeenten en provincie kenmerkt de uitstraling van de uitvoeringsorganisatie zich door professionaliteit, met een balans tussen het algemeen belang en het individueel belang. De RUD wordt gekend als een efficiënte, betrouwbare en transparante uitvoeringsorganisatie die eenvoudig aanspreekbaar is voor haar opdrachtgevers. De organisatie toont daarbij dat zij bestuurlijk sensitief en flexibel is. De RUD wordt als oplossingsgericht ervaren binnen de kaders waarbinnen gewerkt wordt. De RUD wil een aantrekkelijk werkgever zijn door onder andere medewerkers ruimte voor ontwikkeling te geven en flexibiliteit in het werk te organiseren. 2.4 De randvoorwaarden bij het opzetten van de RUD Al vroeg in het traject zijn randvoorwaarden meegegeven door de bestuurders van de gemeenten en provincie van Zuid Limburg die van belang zijn in het licht van het opzetten van een RUD Zuid Limburg. Het gaat daarbij in eerste instantie om: •
Kwaliteitscriteria;
•
Robuustheid;
•
Efficiency;
•
Bestuurbaarheid. Naast deze criteria zijn in de fase van het maken van een plan van aanpak randvoorwaarden of wensen meegegeven door de bestuurders van de gemeenten en provincie van Zuid Limburg. Dit zou beschouwd kunnen worden als een programma van wensen. Programma van wensen Het ‘programma van wensen’ bevat de volgende elementen:
•
Komen tot kwaliteitsverbetering;
•
Dienstverlening burger handhaven (burger centraal);
•
Front-office bij gemeente (dicht bij de burger) behouden;
•
Efficiënte organisatie realiseren;
•
Budgettair neutraal zijn;
•
Continuïteit en flexibiliteit realiseren;
•
Bestuurlijke invloed borgen;
•
Evenwicht bereiken tussen effectieve besturing en efficiënte uitvoering;
•
Beleidsautonomie garanderen;
•
Goed werkgeverschap tot stand brengen;
•
Benutten van ervaringen van bestaande structuren;
•
Samenwerking/communicatie tussen RUD en gemeenten stroomlijnen;
•
Opdrachtgever- en opdrachtnemerschap goed vormgeven;
•
ICT-infrastructuur goed regelen en daarbij bewust zijn van de kosten. Randvoorwaarden voortvloeiend uit opdracht De opdrachtgever heeft aan het begin van traject tevens een aantal aspecten meegegeven waaraan het bedrijfsplan moet zijn getoetst:
•
een gemeenschappelijke visie op samenwerking afgezet tegen de randvoorwaarden (onderdeel fase 1);
36
•
takenpakket in relatie tot de KPMG-kwaliteitscriteria en uitangspunten voor dienstverlening in de verschillende gemeenten (onderdeel bedrijfsplan);
•
de verwachte efficiëntievoordelen van de samenwerkingsorganisatie afgezet tegen de kosten van het samenwerkingsverband (onderdeel bedrijfsplan);
•
organisatievorm
met
ruimte
voor
toekomstig
nieuwe
samenwerkende
partners
(onderdeel
bedrijfsplan); •
de rechtspositie van personeel in het samenwerkingsverband (planning onderdeel bedrijfsplan);
•
inefficiëntie achterblijvende organisaties gemeenten en IMD (valt buiten bedrijfsplan);
•
indicatie projectkosten (onderdeel bedrijfsplan);
•
andere van belang zijnde zaken, zoals de relatie met partners als waterschap, Open Ministerie (onderdeel bedrijfsplan);
•
realistisch stappenplan en tijdsplanning, incl. momenten instemming/advies medezeggenschap (onderdeel bedrijfsplan). Ook dient het bedrijfsplan getoetst te worden aan een aantal algemene kaders. Met de uit de onderstaande documenten voortvloeiende aandachts- en uitgangspunten is gewerkt:
•
Advies commissie Mans en eindbeeld Mans/Wabo/Oosting;
•
Kabinetsreactie advies commissie Mans en eindbeeld Mans/Wabo/Oosting;
•
De visies van deelnemende gemeenten over gemeentelijke samenwerking;
•
Document ‘besluitvormingsproces bij verzelfstandiging’ (Sittard-Geleen);
•
Checklist criteria RUD-vorming.
3. PROCESSEN EN WERKWIJZEN In dit hoofdstuk komen de processen en werkwijzen aan de orde. Hierbij is vooral stilgestaan bij de inrichtingsgebonden (gemeentelijke) taken. De meer specialistische taken en de provinciale taken zijn niet beschreven en zullen bij de verdere vormgeving uitgewerkt worden. Voordat de hoofdprocessen nader benoemd en beschreven worden, wordt eerst in algemene zin een uitwerking gegeven van de ‘knip’ tussen beleid en uitvoering en de ‘knip’ tussen de front office en de back office. 3.1 Beleid en uitvoering De participanten in de RUD, de gemeenten en de provincie, zijn en blijven verantwoordelijk voor de beleidsvorming. De RUD zal beleidsarm zijn. De participanten bepalen de doelstellingen die moeten worden nagestreefd en bepalen de accenten of prioriteiten bij de uitvoering van vergunningen, toezicht en handhaven. Die doelstellingen worden immers niet alleen afgeleid uit landelijke kaders, maar komen ook voort uit de eigen bestuurlijke ambities en de specifieke problematieken in de verschillende gemeenten (couleur locale). De gemeenten en de provincie formuleren hun doelstellingen, bijvoorbeeld op gebied van bodem, water, duurzaamheid, lucht, geluid en externe veiligheid zo concreet mogelijk, in ieder geval zodanig dat de RUD hiermee uit de voeten kan. De RUD is belast met de uitvoering van vergunningen, toezicht en handhaving en gaat over de werkwijzen. Zij zal ten behoeve van een adequate en efficiënte uitvoering van die taken operationeel beleid moeten ontwikkelen. Hierbij moet dan worden gedacht aan onder andere strategieën voor controlefrequenties, typen controles (integraal of deelcontroles), controlestijlen (pedagogisch of
37
sanctionerend) sanctiestrategie (bestuursrechtelijk, strafrechtelijk, 2 of 3 stappen e.d.). De RUD kan adviseren over het beleid of aangeven op welke terreinen beleid of beleidskeuzes vanuit de gemeenten en de provincie nodig is vanuit haar ervaring in de uitvoering. Deze onderlinge afhankelijkheid wordt uitgebeeld door de ‘Big Eight’.
De RUD werkt als uitvoeringsorganisatie in de onderste ring van de ‘Big Eight’. Op het raakvlak zijn verbindende schakels nodig ter afstemming, voor de vertaling van beleid naar uitvoeringsopdrachten (prestatie-eisen) en, omgekeerd, schakels die het mogelijk maken dat monitorgegevens en ervaringen uit de handhavingpraktijk doorwerken in het beleid. De “wat”-vraag ten aanzien van beleid ligt dus duidelijk bij de gemeente. De ”hoe vraag” komt hierbij bij de RUD te liggen. 3.2 Front office en back office De RUD is een uitvoeringsorganisatie en primair een back office. Zoals in het hoofdstuk taken is beschreven, richt de RUD zich op de basistaken en de overige milieutaken. Elke gemeente heeft nu een eigen front office, ook op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving. Dat blijft ook zo. Indien vragen binnenkomen die geen relatie hebben met milieu, heeft de RUD uiteraard geen rol. De provincie heeft geen front office; vragen worden direct doorgeleid naar de back-office. De front office van de gemeente is het primaire aanspreekpunt voor burgers en bedrijven. De front office verstrekt de klant informatie en relevante formulieren. Tevens toetst de front office medewerker direct de volledigheid van de aanvraag of melding aan de hand van een checklist. De front office handelt vragen af voor zover dat mogelijk is. Op het gebied van milieu is echter snel specialistische kennis vereist, wat afhandeling in de front office bemoeilijkt. Bij Wabo-taken is dat vaak makkelijker. Waar afhandeling van milieuvragen nu succesvol plaatsvindt in een front office, blijft dat zo. De RUD faciliteert de front office ook (door middel van checklist en meest gestelde vragen bijvoorbeeld), waardoor mogelijk op termijn meer in de front office kan worden afgehandeld. In geval van samenloop (bijvoorbeeld een bouwvergunning met een milieu aspect) verwijst de front office door naar de back office van de gemeente. De medewerker van de back office van de gemeente betrekt de
38
RUD waar nodig. Het werken met flexplekken bij de gemeenten door de RUD ondersteunt deze samenwerking. Uitgangspunt bij de front office is klantgerichtheid en service. Er wordt zo min mogelijk doorverwezen en waar wel doorverwezen wordt, is er sprake van een ‘warme overdracht’. De medewerker van de front office laat de back office weten dat deze vraag is gesteld en dat zij heeft doorverwezen. De front office medewerker geeft de informatie door en licht dit toe, zodat de klant niet het verhaal opnieuw hoeft te vertellen. De RUD heeft een loketfunctie waar de vragen van de participanten centraal binnenkomen en van waar een behandelend ambtenaar wordt toegewezen. Dit zorgt voor een duidelijke ingang en aanspreekpunt voor gemeenten en provincie. Vragen van burgers en bedrijven komen zoals eerder gesteld bij de front-office van de gemeente binnen. De provincie heeft geen front-office en leidt de vragen direct door naar de RUD. In het volgende hoofdstuk zijn de gemeentelijke processen daarom uitgewerkt. 3.3 Hoofdprocessen De RUD kent de volgende hoofdprocessen: •
Vooroverleg;
•
Vergunningverlening;
•
Meldingen;
•
Toezicht en handhaving;
•
Bezwaar en beroep;
•
Klachtenafhandeling;
•
Advies. De hoofdprocessen worden in de volgende paragrafen achtereenvolgens op hoofdlijnen toegelicht. Waar in de schema’s gemeenten/provincie wordt vermeld moet “gemeenten” gelezen. Vooroverleg Vooroverleg in de breedste zin kan in meerdere vormen voorkomen. Vooroverleg kan een bezoek aan de balie zijn, maar ook telefonisch contact of zelfs een complete concept aanvraag. Vooroverleg is een principe verzoek/aanvraag voor het verkrijgen van een omgevingsvergunning. Deze service die aangeboden wordt (want het is niet verplicht om vooroverleg te plegen) is gebruikelijk bij bouw- en RO-plannen, maar komt ook bij overige Wabo-activiteiten (zoals milieuvergunningen) voor. Door middel van vooroverleg stemt de aanvrager met het bevoegd gezag af of het plan haalbaar is. Zo nodig kan in het vooroverleg bijgestuurd worden. Het is gebruikelijk dat de aanvrager een brief/eindadvies ontvangt waarin de bevindingen staan van het bevoegd gezag over het plan. Het werken met vooroverleg wordt over het algemeen door burgers al zeer prettig ervaren, omdat in een vroeg stadium, waarin nog niet veel kosten zijn gemaakt voor het uitwerken van gedetailleerde informatie, duidelijkheid wordt verschaft over de haalbaarheid van een plan en de mogelijke knel- en aandachtspunten.
39
Omdat de gemeente het bevoegd gezag, en dus ook het aanspreekpunt voor burgers en bedrijven blijft, vindt vooroverleg plaats bij de gemeente. Indien de casus een milieu-aspect bevat, betrekt de medewerker van de gemeente de betreffende specialist van de RUD bij het vooroverleg. De specialist van de RUD heeft zodoende de mogelijkheid om advies uit te brengen over de principe aanvraag en kan indien nodig bijsturen. Eenvoudigere zaken (bijvoorbeeld informatie verstrekken over hoe een melding moet worden ingediend) kunnen geheel door het front office worden afgehandeld. Indien de casus uitsluitend betrekking heeft op milieu dan vindt het vooroverleg door de medewerker bij de RUD. Dat overleg kan fysiek natuurlijk op het gemeentehuis van de betreffende gemeente plaatsvinden, waar flexplekken worden ingesteld. De RUD voert tevens het vooroverleg bij een casus die onder het basistakenpakket van de provincie valt (kan ook BRIKS-aspecten (bouw, reclame, inrit, kap, sloop) bevatten). Vergunningverlening Ten aanzien van het proces vergunningverlening is onderscheid gemaakt tussen vergunningverlening op het gebied van milieu (enkel milieu) en vergunningverlening waar sprake is van samenloop (milieu en bijvoorbeeld bouw). Vergunningverlening milieu
Het bovenstaand processchema beschrijft de procedure van de totstandkoming van een omgevingsvergunning voor milieuactiviteiten. De gemeente blijft het eerste aanspreekpunt en zorgt voor de intake van de aanvraag. Tevens zorgt de gemeente voor een volledige aanvraag, dat wil zeggen alle noodzakelijke documenten dienen aanwezig te zijn alvorens de aanvraag voor verdere behandeling - en uiteindelijke afhandeling - wordt doorgezet naar de RUD. Nadat bij de RUD een eenduidige registratie (en bij voorkeur digitale registratie) van de complete aanvraag heeft plaatsgevonden, zal de RUD een behandelend ambtenaar aanwijzen. De RUD is verantwoordelijk voor het tijdig en efficiënt afhandelen van de vergunning. Tijdens de behandeling van de vergunningaanvraag zal de RUD gebruik kunnen maken van de deskundigheid van adviseurs (specialisten), zowel intern als extern. Bij vergunningaanvragen waarbij de activiteit milieu een rol speelt, zoals bedoeld onder artikel 2.1, eerste lid, onder e van de Wabo, is er sprake van de zogenaamde uitgebreide voorbereide voorbereidingsprocedure. Dit betekent dat afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht van toepassing is en gewerkt dient te worden met een ontwerpbesluit. De RUD zal het ontwerp-besluit voorbereiden en aanleveren bij de gemeente/provincie. De gemeente/provincie zal het ontwerpbesluit vaststellen en ter inzage leggen).
40
Uiteindelijk zal voorbereiding voor het eindproduct (incl. de verwerking van binnengekomen adviezen/bedenkingen) - het definitieve besluit – door de RUD worden aangeleverd bij de gemeente/provincie. De gemeente / provincie zal het besluit vervolgens publiceren Vergunningverlening samenloop Gemeente /
Intake
RUD
Bepalen activiteiten
Verwerken / registreren
Bepalen case manager
Bepalen behandelaar
Behandelen overige activiteiten
Toets Ontvankelijkheid
Ontwerpbesluit ter inzage
Behandelen inclusief afstemming
Definitief besluit
Leveren en publiceren
Advies en conclusie
Het bovenstaand processchema beschrijft de procedure van de totstandkoming van een omgevingsvergunning voor milieuactiviteiten waarbij tevens sprake is van een samenloop met andere activiteiten in het kader van een (omgevings)vergunning. De te nemen processtappen zijn vergelijkbaar met proces 1, waar samenloop niet aan de orde is, met uitzondering van de volgende punten: •
Verantwoording voor de afhandeling van de totale aanvraag (het project) blijft bij de gemeente / provincie. De RUD geeft deskundig advies met betrekking tot de activiteiten milieu. De gemeentelijke casemanager is verantwoordelijk voor het bundelen en afstemmen van de diverse toestemmingen (ook als dit aanvragen betreft waarbij het zwaartepunt op milieu ligt). Ook is de gemeentelijke casemanager verantwoordelijk voor het procesverloop.
•
In het kader van een efficiënte doorloop van de vergunningaanvraag zal extra aandacht moeten worden besteed aan de afstemming tussen gemeente en RUD. Voor een goede informatieoverdracht is bijzondere aandacht nodig voor de koppeling van de bestaande ICT-voorzieningen van de gemeenten/provincie met de ICT-voorzieningen van de RUD (zie ook hoofdstuk ondersteuning). Voor vergunningen (milieu en samenloop) is en blijft de gemeente het gezicht naar de klant. De termijnbewaking en de verantwoordelijkheid voor het te leveren product blijft dan ook bij de gemeenten liggen. In het basistakenpakket van de provincie horen ook BRIKS-taken (bouwen, reclame, inritten, kappen en slopen). Bij dergelijke provinciale aanvragen ligt de volledige uitvoering bij de RUD. Meldingen Hieronder worden twee processen beschreven:
•
Meldingen Activiteitenbesluit en andere AMvB’s;
•
Ongewone voorvallen. Melding Activiteitenbesluit en andere AMvB’s
41
Hieronder is het proces meldingen Activiteitenbesluit en andere AMvB’s gevisualiseerd en toegelicht. Melding AMVB
Gemeente /
Ontvangst/ Registratie/ intake
RUD
Beoordelen volledigheid
Verwerken/ registreren
Publiceren melding
Toets ontvankelijkheid
Archivering
Contact Melder
Sommige soorten bedrijven moeten een melding doen volgens het Activiteitenbesluit en/ of een andere Algemene Maatregel van Bestuur (AMvB). In het Activiteitenbesluit staan milieuregels waaraan het bedrijf zich moet houden. Tevens maakt het Activiteitenbesluit maatwerkvoorschriften mogelijk. Maatwerkvoorschriften zijn gedetailleerde, nader gespecificeerde, eisen waaraan het bedrijf moet voldoen. De maatwerkvoorschriftenprocedure wordt in onderhavige beschrijving buiten beschouwing gelaten. De procedure ten aanzien van meldingen Activiteitenbesluit (of andere AMvB's) kan enerzijds door de inrichtinghouder zelf in werking worden gezet (bijvoorbeeld bij oprichting of verandering van een inrichting welke onder de werkingssfeer van het Activiteitenbesluit valt) en anderzijds van een tijdens een (reguliere) controle geconstateerde wijziging ten opzichte van de eerder vergunde/ gemelde situatie. Bij deze procedure geldt dat de RUD de melding afhandelt. De communicatie met de melder verloopt tijdens de afhandeling rechtstreeks met de RUD. De melder kan bij vragen rechtstreeks contact opnemen met de behandelend medewerker van de RUD. Indien een dergelijke vraag gesteld wordt bij de gemeente/ provincie dan wordt doorverwezen naar de RUD. De gemeente/ provincie medewerker kan via een systeem de status van de melding inzien. De melding komt binnen bij de gemeente/ provincie, waar deze ook geregistreerd wordt en vanwaar deze wordt doorgestuurd naar de RUD voor verdere (inhoudelijke) afhandeling. De gemeente/ provincie verstuurt ook een ontvangstbevestiging naar de melder. De gemeente/provincie beoordeelt of de melding volledig is. De RUD zal de gemelde wijziging toetsen aan evt. overige omgevingsvergunningplicht (bv. bouwen, etc.) en overige wet- en regelgeving (bv. bestemmingsplan, etc.). Indien noodzakelijk wordt door externe adviseurs (bv. de brandweer, etc.) hierin geadviseerd. Verder beoordeelt de RUD medewerker of er een noodzaak bestaat tot het stellen van maatwerkvoorschriften (afzonderlijke procedure). De RUD medewerker kan voor het voornoemde in relatie tot zijn beeldvorming besluiten een locatiebezoek te laten plaatsvinden.
42
Indien de melding volledig is en nadat de melder door de RUD medewerker is geïnformeerd zal de ingediende melding (gezien het lokale karakter) door de gemeente/ provincie worden gepubliceerd. De RUD stelt hiervoor de publicatietekst op. Over het langs elektronische weg publiceren van de melding zullen afspraken gemaakt moeten worden tussen de gemeente/ provincie en de RUD. Het is niet ondenkbaar dat meldingen in de toekomst elektronisch worden gepubliceerd op de RUD website en dat op de gemeentelijke / provinciale website hiernaar wordt verwezen. Meldingen ongewone voorvallen Hieronder is het proces ingeval van ongewone voorvallen gevisualiseerd en toegelicht. Meldingen ongewone voorvallen/calamiteiten (incident)
Gemeente/provincie
RUD
Ontvangst / registratie
Toewijzen melding
Toets melding
Uitvoeren inspectie
Rapportage
Bepalen vervolg
Verstrekken resultaat
In dit proces worden die ‘ongewone voorvallen’ bedoeld, die bij Wet milieubeheer, Besluit risico’s zware ongevallen (BRZO) en de Wet bodembescherming (Wbb) als zodanig zijn benoemd. Binnen een object/inrichting kan zich een ongewoon voorval/calamiteit voordoen. De aard van dit voorval kan divers zijn. Op basis van eerdere genoemde wetgeving is het bedrijf waar het ongewoon voorval zich voordoet dit te melden bij het bevoegd gezag. Een melding van een dergelijk ongewoon voorval komt binnen bij de RUD. De RUD neemt de melding in ontvangst. Van belang is dat er bij de binnenkomst van de melding een juiste inschatting van de melding wordt gemaakt (o.a. type bedrijf, aard klacht). Ook is het noodzakelijk dat tijdig kan worden opgeschaald (bijvoorbeeld rampenplan). Daarnaast is het van belang om tijdig door te melden naar eventuele andere instanties/bevoegde gezagen (sowieso naar de betreffende gemeente en provincie, maar ook naar andere zoals naar het Waterschap bij voorvallen waarbij er risico’s voor de waterzuivering kunnen ontstaan). De gemeenten en provincie worden geïnformeerd over de ontvangst en de afhandeling van ongewone voorvallen (onder andere afschrift melding alsmede informatie over de afhandeling van het voorval). Goede ICT-voorzieningen zijn van essentieel belang voor een adequate bewaking vanuit RUD en gemeente/provincie (zie verder hoofdstuk ondersteuning).
43
Naar aanleiding van de stap “bepalen vervolg” kunnen diverse vervolgacties volgen, zoals starten proces handhaving, rampenplan, hernieuwde inspectie. Bij dit proces zijn er nog enkele belangrijke aandachtspunten te vermelden, te weten: •
De 24-uurs bereikbaarheid voor de afhandeling van ongewone voorvallen wordt bij de RUD neergelegd. Op termijn zouden gemeenten/provincie als groeimodel een 24-uurs bereikbaarheid kunnen realiseren.
•
De RUD moet zorg dragen voor een 24-uurs beschikbaarheid (bijvoorbeeld piketregeling)
•
Er is een hoogwaardig registratiesysteem noodzakelijk. Bij het inrichten en in gebruik stellen van het registratiesysteem dient aandacht te worden besteedt aan de bemensing (o.a. kwaliteit; affiniteit met materie ongewone voorvallen; tijdig en juist inschatten van aard/omvang voorval; tijdig kunnen opschalen).
•
De snelheid waarmee het proces wordt doorlopen is mede afhankelijk van de aard en omvang van het ongewoon voorval. Toezicht en handhaving Er dient duidelijk onderscheid te worden gemaakt tussen het proces toezicht en het proces handhaving. In de praktijk worden deze begrippen wel eens onjuist gebruikt; men noemt het handhaving terwijl er toezicht wordt bedoeld. Toezicht kan in grote lijnen worden gedefinieerd als de controle (het toezicht) op de naleving van vergunningvoorschriften en wettelijke voorschriften. Handhaving gaat een stap verder; er wordt niet voldaan aan de vergunningvoorschriften of wettelijke voorschriften. Er is een strijdige, illegale (meestal ongewenste) situatie ontstaan en het doel van handhaving is om deze strijdige, illegale situatie op te heffen. Toezicht In onderstaand schema is het proces van toezicht ten aanzien van de uitvoering van milieutaken gevisualiseerd. Gemeente / Provincie
RUD
Programma/
Voor-
werkvoorraad
bereiding
Uitvoeren/
Verslag-
Bepalen
locatie-
legging/
vervolg
bezoek
brief
Einde of handhaving (verder als hh)
Het proces van toezicht start veelal naar aanleiding van een planning van de controles (handhavingsprogramma) of een ingekomen klacht of verzoek tot handhavend optreden. Binnen de RUD ligt het accent op het milieutoezicht bij gemeentelijke en provinciale inrichtingen of activiteiten. Het gehele proces van toezicht wordt uitgevoerd door de RUD, vanaf de voorbereiding van de controle
tot
en
met
de
(na)controle
die
voorafgaat
aan
de
eventuele
inzet
van
44
de
handhavingsmiddelen. De RUD is verantwoordelijk voor de programmering toezichtswerkzaamheden die zij uitvoert. Het programma is hierbij in principe leidend.
van
de
Het proces van toezicht richt zich op de milieu-inrichtingen. Dit betekent dat het proces start met een gedegen voorbereiding. Het toezicht kan zich richten op één of enkele aspecten, bijvoorbeeld als het toezicht volgt na een klacht van een omwonenden, of op bewust vooraf gekozen milieuaspecten, bijvoorbeeld alle voorschriften rond de afgifte van afval, of op alle onderdelen. Op welk aspecten gecontroleerd wordt volgt in beginsel uit de bestuurlijke opdracht dus het handhavingprogramma. Van de controle wordt een rapport/verslag gemaakt. Middels een brief zal de inrichtinghouder op de hoogte worden gesteld van de bevindingen. Ten slotte zal worden bepaald welk vervolg gekozen dient te worden. Bij de processtap ‘bepalen vervolg’ kan het noodzakelijk zijn om advies in te winnen bij een specialist. Indien geen overtredingen van de vergunning of een wettelijk voorschrift worden geconstateerd is het proces ten einde. Mochten er wel overtredingen geconstateerd worden, dan volgt het proces handhaving. Toezicht door de RUD richt zich op de basis- en de milieutaken, in feite zijn dit de Wet milieubeheer brede taken. Desalniettemin is goede afstemming nodig met de overige WABO taken (wetgeving), zoals bouwen, en brandveiligheid. De ondernemer immers wenst niet alleen bij vergunningverlening maar ook bij toezicht en handhaving een integrale benadering van de overheid. Zeker in die gevallen waarbij het gaat om bouwen van een bedrijfsgebouw (geen RUD taak) en een daaraan verbonden omgevingsvergunning voor het milieudeel, verwacht de ondernemer dat de overheid alles aan elkaar schakelt tot één actie of procedure, ook voor toezicht. We hebben het dan over het toezicht tijdens de bouw, de opleveringscontroles door milieu en brandveiligheid. Uit het vorenstaande blijkt reeds dat, ook al beperkt de RUD zich tot de basistaken en overige milieutaken, het uit te voeren toezicht niet op zichzelf staat. Waar noodzakelijk wordt afgestemd en samengewerkt met andere partijen in het kader van ‘gecoördineerd integraal toezicht’. Gecoördineerd toezicht kent verschillende verschijningsvormen: controleren met elkaar, controleren na elkaar, controleren voor elkaar en signaleren voor elkaar. Het is wenselijk om vanuit de RUD zoveel als mogelijk structureel integraal (o.a. samen met brandweer/RUD/gemeenten) toezicht uit te voeren. Hierbij wordt ook rekening gehouden met het integraal toezicht dat nu reeds in de gemeenten plaatsvindt; in de RUD zal dit op eenzelfde wijze worden voortgezet (efficiencywinst). In overleg met de diverse gemeenten en brandweer zullen hierover in voorkomende gevallen zoveel mogelijk gezamenlijk worden gecontroleerd. De RUD kan daarover afspraken maken met de gemeente voor de samenloop van het toezicht op milieu en brandveiligheid, maar bijvoorbeeld ook met het waterschap (lozingen op oppervlaktewater) of een rijksinspectie. Ook kunnen gemeenten integrale controles (onder andere milieu en brandveiligheid) onderbrengen in de RUD. Een en ander zal dan moeten worden vastgelegd in DVO’s (dienstverleningsovereenkomsten). Handhaving
45
Handhaving is de uitoefening van een bestuursrechtelijke bevoegdheid om handelingen die in strijd zijn met hetgeen bij of krachtens wettelijk voorschrift als verplichting of verbod zijn gesteld, ongedaan te maken. Het proces kan vanuit meerdere invalshoeken starten. Zo kan handhaving voortvloeien uit het proces toezicht waar afwijkingen zijn geconstateerd ten opzichte van de verleende vergunning. Daarnaast kan handhaving volgen op een verzoek daartoe. In het laatste geval zal er eerst een concrete feitelijke constatering van een strijdigheid moeten worden gedaan alvorens het proces handhaving kan starten. Nadat er een strijdigheid (met de verleende vergunning of aan een wettelijk voorschrift) is geconstateerd volgt er een vooraankondiging/zienswijzenbrief. Na afloop van de zienswijzenperiode bepaalt de juridisch medewerker en/of handhaver welke vervolgstrategie er gekozen gaat worden. Een legalisatieonderzoek (locatieonderzoek, toets handhavingsprogramma, opvragen adviezen, etc.) behoren eveneens tot deze processtap. Naar aanleiding van de gekozen strategie volgt er een hercontrole. Indien de overtreding ongedaan gemaakt is volgt een eindbrief met een nieuwe rapportage en eindigt het proces handhaving. Indien de overtreding niet is verholpen volgt er een handhavingsbesluit (dwangsom, bestuursdwang, intrekken vergunning etc.) welke vervolgens geëffectueerd zal worden. Het handhavingsbesluit wordt voorbereid door de RUD. Vervolgens zal het besluit worden vastgesteld door de gemeenten/provincie. In het kader van mandatering kan ervoor worden gekozen om de besluitvorming bij de RUD te leggen. Bij lichte overtredingen kan ervoor gekozen worden om niet gelijk een vooraankondigingsbrief tot bestuursdwang of last onder dwangsom te sturen, maar in eerste instantie een brief met het dringend verzoek om de geconstateerde afwijkingen ongedaan te maken. Indien na hercontrole blijkt dat geen gehoor gegeven is aan dit verzoek volgt het proces handhaving zoals hierboven is beschreven. Een ander belangrijk aandachtspunt is de positionering van het Openbaar Ministerie. In het kader van flankerend beleid zal ook dit nog nader worden onderzocht (de regisseur van de provincie heeft dit opgepakt). Bezwaar en beroep
46
Bezwaar
Gemeente / Provincie
Wel volgen advies cie.
Ontvangst en registratie
RUD
Hoor- en adviescie
Behandeling / verweer etc.
Niet volgen advies cie.
Advies
Bezwaar: - Ongegrond - Niet ontvankelijk Beslissing op bezwaar Bezwaar: Gegrond
Afhandeling
Een bezwaarschrift komt binnen bij de gemeente of de provincie. Daar wordt het bezwaarschrift geregistreerd. Voor beschikkingen die door de RUD zijn voorbereid of in mandaat genomen stuurt de gemeente of provincie het bezwaarschrift ter verdere afhandeling door naar de RUD. De verdere uitvoering van de procedure ligt in handen van de RUD (opstellen en versturen van het verweerschrift en het voeren van verweer ter zitting). Ook kan de RUD nog een advies uitbrengen naar aanleiding van het advies van de hoor- en adviescommissie. Indien het bezwaar of beroep ongegrond of niet ontvankelijk wordt verklaard, dan blijft het bestreden besluit in stand. Als het bezwaar of beroep gegrond wordt verklaard dan heeft de uitkomst hiervan invloed op het primaire besluit; dit kan zelfs komen te vervallen. In geval van bezwaar stelt de bezwarencommissie van een gemeente of van de provincie een advies op. Het bestuursorgaan van de gemeente of provincie kan besluiten om het advies van de commissie niet te volgen, en dus contrair te gaan. Het bestuursorgaan neemt in alle gevallen de uiteindelijke beslissing op het bezwaar. In geval van beroep geldt in feite hetzelfde proces en is gezorgd voor machtiging aan de RUD om het woord te voeren voor rechtbank en Raad van State. De “Hoor- en adviescommissie” blijft in beginsel onderdeel van de gemeente en provincie. De inhoudelijke deskundigheid (milieu) blijft in de RUD. Zodra er meer taken worden ondergebracht in de RUD, kan het wenselijk zijn om de Commissie (wel onafhankelijk) in de RUD onder te brengen. Klachten In onderstaand schema is het proces rond klachten gevisualiseerd.
47
Met ‘klachten’ wordt hier bedoeld (milieu)klachten, tips of verzoeken om ergens aandacht aan te besteden. Bijvoorbeeld klachten over geluid of stank. Sommige gemeenten hanteren hiervoor het begrip meldingen. Wij hanteren dit hier niet om verwarring met de meldingen in het kader van een AMvB te vermijden (bijvoorbeeld Gebruiksmeldingen, meldingen in het kader van het Activiteitenbesluit). Klachten komen bij gemeenten binnen. Een deel van de klachten gaan maar over milieu. De gemeente is immers de front office voor burgers en bedrijven. De klantvriendelijkheid vereist dat de burgers of bedrijven dan niet worden doorverwezen naar de RUD, maar dat de klacht wel in ontvangst wordt genomen. Het front office van de gemeente(n) noteert de klachten in een registratie- en volgsysteem en bepaalt of de klacht door moet naar de RUD of niet. Dit is een cruciale stap omdat het een termijnkritisch overdrachtsmoment kan zijn. Uiteraard stemmen RUD, gemeenten en provincie de registratie- en volgsystemen op elkaar af. Als de klacht volledig het werkterrein van de RUD betreft, kan deze ook rechtstreeks bij de RUD worden ingediend. Net zoals in het proces “ongewone voorvallen” zorgt de RUD voor een bereikbaarheids- en beschikbaarheidsregeling voor buiten kantooruren. Ook buiten kantooruren moeten burgers en bedrijven immers melding kunnen doen van incidenten of acute klachten over overtredingen kunnen uiten. De RUD bepaalt welke medewerker of specialist de klacht gaat behandelen. De processtappen die de behandelaar moet doorlopen zijn in beginsel gelijk aan het proces voor het uitvoeren van een controle; dat wil zeggen er is dossiervoorbereiding (inclusief bepalen strategie), locatiebezoek, verslaglegging en of het versturen van een brief en mogelijk bestuursrechtelijke vervolgstappen (handhaving). De medewerker van de RUD geeft terugkoppeling naar de indiener van de klacht en geeft uiteindelijk, zodra de taak is afgerond, een (digitale) terugmelding naar de gemeente. Advisering De RUD kan desgevraagd opdrachtgevers voorzien van expertise en advies op het gebied van onder andere geluid, luchtkwaliteit, externe veiligheid, enzovoort. Een en ander is mede afhankelijk van de inbreng van de takenpakket van de gemeenten en provincie. Expertise kan worden ingebracht zowel ten behoeve van de uitvoering (het maken van bestemmingsplannen bijvoorbeeld) als ten behoeve van beleidsformulering (zoals het ontwikkelen van milieubeleid). Op hoofdlijnen verloopt het proces als volgt:
48
Adviseren
Opdrachtgever
RUD
Def initieve opdracht
Indienen verzoek
Opdracht accepteren of af wijzen
Opdracht f ormuleren / of f erte maken
Advies
Uitvoeren opdracht
De RUD zal op basis van het verzoek bezien in hoeverre zij aan de vraag kan voldoen. Indien nodig zal zij hiertoe in gesprek gaan met de opdrachtgever. Indien positief wordt besloten zal de RUD, waar nodig in overleg met de opdrachtgever de opdracht nader uitwerken en als een soort offerte aanbieden aan de opdrachtgever. Pas na overeenstemming over de vraag, zal de RUD met de uitvoering starten. Het eindproduct van dit proces is het advies. Het is tevens mogelijk dat al in de programmering en afspraken uren voor advisering zijn meegenomen (bijvoorbeeld ten aanzien van de inzet van specialismen). In dat geval wordt dit proces veel sneller en minder geformaliseerd verlopen. De behoefte aan advisering wordt gemeld en ingepland (mogelijk enkel in de vorm van mailcontact), waarna direct de uitvoering start. Afstemming bovenlokale partners Op bestuurlijk niveau heeft afstemming plaatsgevonden met het Functioneel Parket van het openbaar ministerie. De conclusie die hierbij is getrokken is dat de handhavingstructuur als volgt georganiseerd zou moeten worden om een goede afstemming tussen gemeenten, provincie en openbaar ministerie te waarborgen. Er moet een strategisch bestuurlijk overleg op landsdelig niveau (Zeeland, NoordBrabant en Limburg) worden georganiseerd tussen alle handhavingpartners inclusief openbaar ministerie. Op basis van bestuurlijk gedeelde prioritering wordt vervolgens onderzocht welke tactische instrumenten het beste kunnen worden ingezet, waarna de uitvoering wordt opgedragen aan de directeuren van de regionale uitvoeringsdiensten, de directeuren van de waterschappen en de korpschefs. Hierbij zal ook de rol van het Regionaal Informatie en Expertise Centrum (RIEC) onderzocht worden. De waterschappen zullen niet participeren in de RUD’s, maar geven aan wel actief te willen samenwerken met de RUD’s mits dat toegevoegde waarde heeft. Met de brandweerorganisaties is afgesproken dat met name op procesniveau afstemming wordt gezocht in de tweede helft van 2012. Op landelijk niveau wordt momenteel gewerkt aan het zogenaamde PIM (Platform Informatie Uitwisseling Milieuhandhaving). Het Pim is er op gericht om de informatie uitwisseling tussen bestuurlijke en strafrechtelijke handhavingspartners te faciliteren. De RUD zal deze ontwikkelingen op de voet volgen en er bij aansluiten.
4. PERSONEEL In dit hoofdstuk is een aantal relevante aspecten ten aanzien van personeel benoemd.
49
4.1 Uitgangspunten Ten aanzien van personeel zijn de volgende uitgangspunten van belang: •
Een zorgvuldig plaatsingsproces (aspecten als planning, plaatsingscommissie, uitgangspunt mens volgt taak) gericht op de juiste persoon op de juiste plaats;
•
Uniforme arbeidsvoorwaarden in de RUD;
•
Het doorlopend betrekken van de medezeggenschap (voor de oprichting, de inrichting van BGO en BOR, functie- en formatieoverzichten);
•
Een heldere planning voor alle betrokkenen. 4.2 Globaal proces In onderstaande tabel is globaal het proces geschetst. De betrokkenheid van de medezeggenschap is reeds in gang gezet en is doorlopend van belang. Tegelijkertijd met het besluitvormingsproces van het bedrijfsplan – en deels al gestart tijdens het opstellen van het bedrijfsplan – wordt een aantal aspecten nader uitgewerkt. Zo wordt bijvoorbeeld een pakketvergelijking van de arbeidsvoorwaarden uitgevoerd. Na de besluitvorming rond het bedrijfsplan kan vervolgens een aantal vervolgstappen worden gezet. Dan kan een beoogd directeur worden aangesteld, die gesprekspartner is van de BGO en BOR. Na vaststelling van het bedrijfsplan kunnen tevens allerlei aspecten nader in detail worden ingevuld (zoals huisvesting en GR). Ten aanzien van personeel is van belang de was-wordt-lijsten te maken. Op basis hiervan kan vervolgens de plaatsing worden gestart. Activiteiten en processtappen Betrokkenheid GO en OR en maken procesafspraken en planning Vaststellen regeling BGO, advisering BOR Vaststellen sociaal statuut Arbeidsvoorwaarden Uitwerken plaatsingsprocedure Uitwerken functieboek, functiebeschrijvingen, functiewaarderingen en competentieprofielen Benoemen beoogd directeur Instellen BGO en BOR Uitwerken organisatie- en formatieplan per gemeente / provincie (functieoverzichten en was-wordt-lijsten) Plaatsingsproces 4.3 Flexibele schil Om als RUD te kunnen inspelen op de verschillen in de hoeveelheid werk, bijvoorbeeld als gevolg van conjuncturele schommelingen, werkt zij met een flexibele schil. Een flexibele schil betekent dat er een vaste formatie is die het grootste deel van de taken uitvoert en als het ware de altijd aanwezige vraag afhandelt (de ‘dalen’). Daarnaast is er flexibele schil van medewerkers met tijdelijke contracten die de ‘pieken’ afhandelt. Mocht er de vaste schil en flexibele schil tijdelijk ontoereikend zijn, kan via de markt capaciteit worden ingehuurd.
50
Vast
Tijdelijk
Markt
Bij de inrichting van de RUD wordt met 90% van de totale huidige formatie gestart en over de jaren daarna wordt naar een omvang van 80% toegegroeid. Dit gebeurd via natuurlijk verloop. 4.4 Cultuur In deze paragraaf wordt de gewenste cultuur in de RUD op hoofdlijnen beschreven. Daarbij wordt als eerste ingegaan op de organisatie, vervolgens op de medewerkers en ten derde wordt een nadere invulling gegeven aan de klantgerichtheid binnen de RUD. Deze cultuur zal niet vanaf de eerste dag realiteit zijn, maar het is een groeiproces. De medewerkers, afkomstig uit verschillende organisaties, zullen daar met elkaar invulling aan geven. De organisatie De RUD is een efficiënte uitvoeringsorganisatie van professionals. De medewerkers hebben gedegen opleidingen in de relevante vakgebieden en beschikken over de nodige vaardigheden om deskundig, zelfstandig en onafhankelijk hun werk te kunnen doen. Het is een dynamische organisatie waar mensen risico's durven te nemen en waar het uitproberen van nieuwe dingen en het zoeken naar kansen wordt gewaardeerd. De RUD heeft een klantgerichte cultuur die niet voortvloeit uit handvesten en geschreven instructies maar verankerd zit in gemeenschappelijke denkbeelden en waarden. De RUD biedt de medewerkers een werkomgeving met de benodigde middelen voor informatie, communicatie en ondersteuning, legt de verantwoordelijkheden laag in de organisatie neer en biedt de medewerkers ontplooiingskansen. De RUD bindt de werknemers ook door een goede rechtspositie en goede secundaire arbeidsvoorwaarden. De RUD is een groeiorganisatie. Hierbij zal de RUD zich op het gebied van cultuur moeten bewijzen om een efficiënt groeiproces mogelijk te maken. De medewerkers De medewerkers werken graag bij de RUD. Ze zijn zich ten volle bewust van de maatschappelijke rol die de organisatie als geheel en zij zelf als ambtenaar vervullen. Er heerst een collectief gevoel dat gewerkt wordt aan een veiliger, schoner en leefbaarder Zuid Limburg.
51
De medewerkers zijn klant georiënteerd, kostenbewust en integer. Ze zijn altijd bereid burgers en gemeenten te woord te staan. Iedere medewerker, baliemedewerker, vergunningverlener, handhaver, jurist enzovoorts, is zich ervan bewust dat het uiteindelijke product, de vergunning of het beëindigden van een illegale situatie, datgene is waar de burgers de RUD op afrekenen. Iedere medewerker is zich er ook van bewust dat producten uiteindelijk tot stand komen door samenwerking met collega’s. Er is daarom een gemeenschappelijke focus op dat product. Integraliteit in denken en doen staat hoog in het vaandel. Van kennis is macht principes is geen sprake. Niemand maakt zijn eigen specialisme, advies of taakonderdeel belangrijker dan het eindproduct. Dit uit zich in een vergaande collegialiteit en hulpbereidheid. De medewerkers hebben het besef dat overdrachtsmomenten cruciale faal- of slaagfactoren zijn en daarom veel aandacht behoeven in de zin van contracteren (het maken van afspraken op procedureel, professioneel en psychologisch niveau ). Medewerkers spreken elkaar respectvol aan, wijzen elkaar op good practices en delen successen met elkaar. Medewerkers zijn transparant voor wat betreft hun doen en laten en zijn bereid data vast te leggen over hun prestaties. Zij proberen zo efficiënt mogelijk bedrijfsmatig en kostenbewust te werken. De medewerkers zijn bereikbaar. Medewerkers denken van buiten naar binnen. Medewerkers beschikken in voldoende mate over bestuurlijke sensitiviteit. Klantgerichtheid Iedere inwoner, ondernemer, gemeente of bezoeker van Zuid Limburg is klant van de RUD. Het kan zijn een bedrijf, een bouwer, een gemeente een inwoner die een melding over een bedrijf doet, een inwoner die een bezwaarschrift heeft ingediend, iemand die de monumentale gebouwen bewondert, geniet van de stilte enzovoorts. De medewerkers van de RUD onderkennen de verschillende typen klanten en weten er passend mee om te gaan. Ze geven desgevraagd uitleg over het waarom en hoe van hun werkzaamheden. Ze kunnen inspectiewerkzaamheden rechtvaardigen, zijn behulpzaam ingeval vergunningen moeten worden aangevraagd. Ze zijn bereikbaar en geven feedback aan de klanten. De RUD maakt leesbare begrijpbare documenten. De medewerkers hebben in beginsel geen nee tenzij maar en ja mits houding. 4.5 Medezeggenschap In het proces van de oprichting van een RUD Zuid Limburg is de rol van de medezeggenschap van
52
belang. In het beginstadium speelt de medezeggenschap op het niveau van iedere organisatie afzonderlijk (er is immers nog geen RUD). Van belang daarbij is dat de medezeggenschap het proces kan volgen en niet voor verrassingen komt te staan. Dit betekent dat voortdurend zorg besteed dient te worden aan het tijdig en zo volledig mogelijk informeren van de verschillenden ondernemingsraden. Vanaf het moment waarop de verschillende colleges na het doorlopen van het adviestraject met de OR’en definitieve besluiten hebben genomen, wordt het ‘vooruit kijken’ naar de oprichting en inrichting van de nieuwe organisatie vaak overgedragen aan een BOR en een BGO. Een bijzondere OR en een bijzonder GO, samengesteld uit vertegenwoordigers van de verschillende organisaties. De individuele ondernemingsraden dragen hun taken en bevoegdheden dan over aan de BOR, die dan een counterpart heeft in de persoon van degene(n) die als vertegenwoordiger optreed(t)(en) van de leiding van de nieuw op te richten organisatie. Indien voor de nieuw op te richten organisatie arbeidsvoorwaardelijke afspraken en rechtspositionele regelingen overeen gekomen moeten worden, kan dit in een BGO geregeld worden. Het voordeel van bovengenoemde constructies is dat niet telkens voor besluitvorming teruggevallen moet worden op de individuele organisaties met hun respectievelijke medezeggenschapsorganen, maar dat alles in één procedure ‘met de blik naar voren’ afgewikkeld kan worden. Zodra de nieuwe organisatie operationeel is, dient (afhankelijk van de omvang ervan) een OR te worden opgericht uit en ten behoeve van die organisatie. Afhankelijk van de organisatievorm kan dan ook een eventuele commissie voor Georganiseerd Overleg worden bemenst. Zolang geen sprake is van een BOR zullen de advies- en instemmingsplichtige besluiten per deelnemer als voornemen aan de ondernemingsraad moeten worden voorgelegd. 4.6 Randvoorwaarden Het is van belang voor een succesvolle plaatsing zo snel mogelijk als deelnemers met elkaar een soort ‘gentlemens agreement’ af te spreken. Hiermee wordt bedoeld dat gemeenten en provincie zodra zij met elkaar een intentie hebben uitgesproken voor de daadwerkelijke realisatie van de RUD, daar vanaf dat moment ook waar mogelijk zich op voorbereid op het gebied van personeelsbeleid. Concreet wordt hiermee bedoeld dat niet voordat de RUD een feit is, nog (snel) tijdelijke contracten worden omgezet in vaste contracten of diverse salarisverhogingen worden doorgevoerd. Een ander aspect is dat de deelnemers zich inzetten om de frictiekosten zoveel mogelijk te beperken. Dit betekent dat bij het ontstaan van vacatures bijvoorbeeld niet een fulltime kracht wordt aangetrokken, maar een parttime kracht passend bij de achterblijvende fte bij de RUD-vorming. Een laatste belangrijke aspect in dit kader is het overdragen van kwalitatief geschikt personeel en ook in principe geen medewerkers die al lange tijd ziek thuis zitten of zich in een arbeidsconflictsituatie bevinden, zeker niet zonder goed overleg. Ter ondersteuning van deze onderlinge afspraak zullen kwaliteitseisen worden geformuleerd door de 18 gemeenten en de provincie. Dit om te voorkomen dat personeel wordt overgedragen aan de RUD
53
Zuid Limburg die niet over de juiste competenties beschikken.
54
BIJLAGE 5 TOELICHTING NORMSTELLING BASISTAKEN Inleiding normstelling In dit bedrijfsplan is gewerkt met een normstelling voor het minimale uitvoeringsniveau in uren voor de basistaken. Deze is gebaseerd op de uitkomsten van de inventarisatie naar het aantal uur dat door gemeenten en provincie wordt besteed op de verschillende takenpakketten (zie bijlage A1) en de geïnventariseerde aantallen inrichtingen (zie bijlage A2). De door de deelnemers aangeleverde gegevens zijn door de werkgroep taken meerdere malen geverifieerd. Iedere gemeente en de provincie belegt minimaal de basistaken in de RUD. In dat kader is het mogelijk om aan de hand van kentallen en frequenties een norm te berekenen op basis van de aangeleverde gegevens in de inventarisatie. Voorafgaande aan de berekening van de normstelling zijn de geïnventariseerde gegevens vastgesteld. Om de berekening van de normstelling correct uit te voeren is met elke gemeente aanvullend contact gezocht over het aantal inrichtingen. Hierin is gevraagd om het aantal inrichtingen, rekening houdend met de inwerkingtreding van de 3e tranche van het activiteitenbesluit voor de situatie per 1/1/2013, uit te splitsen naar: •
Categorie C inrichtingen welke vergunningsplichtig zijn;
•
Categorie C inrichtingen welke meldingsplichtig zijn;
•
Meldingsplichtige inrichtingen die binnen het basistakenpakket vallen.
Hierbij dient opgemerkt te worden dat de cijfers gebruikt voor het aantal inrichtingen tot stand zijn gekomen via meerdere verificatierondes, maar geen 100% feitelijke cijfers betreffen. Dit heeft te maken met de wijze waarop de inrichtingen momenteel zijn geregistreerd binnen de verschillende gemeenten. Het is daarom erg lastig om te bepalen welke inrichtingen behoren tot categorie C en deze vervolgens uit te splitsen naar meldings- en vergunningsplichtige inrichtingen. De uitwerking van de normstelling is zodoende gebaseerd op de kennis die momenteel beschikbaar is over de taken en inrichtingen op 1 januari 2013. Daarbij is, voor zover de implicaties momenteel bekend zijn, rekening gehouden met de inwerkingtreding van de 3e tranche van het Activiteitenbesluit. De methodiek gebruikt om de norm te berekenen is gelijk aan de methodiek gebruikt voor de regio Limburg-Noord. Deze methodiek is gebaseerd op gebaseerd op landelijke kentallen uit de maatlat milieu De normstelling gaat uit van de volgende taakgebieden die hieronder elk kort worden toegelicht: •
Bedrijfsgerichte toezicht- en handhavingstaken;
•
Bedrijfsgerichte vergunningverleningstaken;
•
Vergunningverlening bij projecten met provinciaal ruimtelijk belang;
•
Toezicht bij enkele specifieke milieu-activiteiten;
•
Ketengericht milieutoezicht.
Ten behoeve van de berekening van het aantal normuren per taakgebied is gebruik gemaakt van onderstaande gegevens.
55
Bedrijfsgerichte toezicht- en handhavingstaken Een groot deel van de basistaken heeft betrekking op toezicht en handhaving bij bedrijven. Voor de gemeenten en provincie behoren de volgende werkzaamheden tot het basistakenpakket: a) het Wabo breed toezicht op inrichtingen waarvoor GS bevoegd is, b) het milieutoezicht op alle vergunningplichtige inrichtingen, c) het milieutoezicht op alle milieucomplexe branches en activiteiten. Bedrijfsgerichte vergunningverleningstaken De RUD verzorgt de vergunningverleningstaken voor zover deze in het basistakenpakket zijn genoemd. Het betreft: a) de Wabo-brede vergunningverlening voor provinciale inrichtingen, b) de vergunningverlening milieu voor gemeentelijke inrichtingen, c) de omgevingsvergunning beperkte milieutoetsen (OBM). Vergunningverlening bij projecten met provinciaal ruimtelijk belang De RUD verzorgt de (Wabo-brede) voorbereiding van de omgevingsvergunningverlening voor de verwezenlijking van projecten van provinciaal ruimtelijk belang, waarbij van het bestemmingsplan wordt afgeweken. Gedeputeerde Staten is bij deze projecten bevoegd gezag voor de gehele omgevingsvergunning, waarbij Provinciale Staten een vvgb dient af te geven. Dit stelsel is beter bekend als een provinciaal projectbesluit. Het kan bijvoorbeeld worden ingezet voor het realiseren van regionale verbindingsroutes of grote havens. Aan de hand van projectplannen wordt bepaald hoeveel capaciteit van de RUD nodig is en op welke wijze deze wordt ingevuld. Toezicht bij enkele specifieke milieu-activiteiten De RUD voert het milieutoezicht uit bij enkele specifieke activiteiten. Deze activiteiten vinden grotendeels plaats buiten inrichtingen. Het betreft het toezien op de milieuaspecten: •
bij het slopen in opdracht van bedrijven en instellingen. Deze aspecten zijn met name de verwijdering en afvoer van asbest.
•
waarbij volgens de provinciale verordening een vergunning is vereist. Dit geldt voor activiteiten in grondwaterbeschermingsgebieden, milieubeschermingsgebieden en op gesloten stortplaatsen.
•
bij aanleg, zoals het graven van sloten, het ophogen van land, het aanleggen van een
56
vuilstortplaats en het verharden van wegen. •
bij activiteiten met stoffen, preparaten en genetisch gemodificeerd organismen (GGO’s) die worden uitgevoerd door de houder van een omgevingsvergunning.
Voor het toezien op het laatstgenoemde aspect (bodem) in Zuid Limburg worden voorlopig 11.500 uren geraamd. Ketengericht milieutoezicht De RUD wordt verantwoordelijk voor de programmatische aansturing van de ketengerichte VTH-taken en de aanpak van milieucriminaliteit. Dit betreft bijvoorbeeld gevaarlijke afvalstoffen, asbest en bouwstoffen, vuurwerk, grond en baggerspecie. Meer specifiek worden door de RUD de volgende taken aangestuurd, gecoördineerd, gefaciliteerd of (in opdracht van de deelnemers) uitgevoerd: 1. Zorgen dat er volgende basisinzicht op zaakniveau is in mogelijk malafide gedrag. 2. Het bundelen en analyseren van deze basisgegevens om (bovenlokale) malafide netwerken en ketens in beeld te brengen. 3. Op basis daarvan en in samenspraak met onder meer het OM stellen van prioriteiten bij de aanpak van milieucriminaliteit. 4. Zorgen dat er – in overleg met het OM - gericht toezicht wordt uitgeoefend opmogelijk malafide partijen en netwerken. 5. Effectief doorpakken (met voldoende mandaat) waar inderdaad sprake is van malafide gedrag. Berekening normstelling Ten aanzien van de normberekening heeft de werkgroep taken gebruik gemaakt van een aantal bronnen: •
Afgeronde inventarisatie van de werkgroep taken eerder dit traject
•
CBS-gegevens
•
Rapportage Berenschot
•
Frequentiewaarden voor toezicht op basis van landelijke standaarden (maatlat Milieu)
•
Mutatiegraden en kentallen ten behoeve van toezicht & vergunningverlening op basis van landelijke standaarden (maatlat Milieu)
•
Urenkentallen op basis van geïnventariseerde waarden gebruikt bij normberekening van noord en midden Limburg.
•
Specifieke gegevens aangeleverd door de provincie (aantallen en ureninschattingen)
De berekening van de norm is zodoende zo veel als mogelijk gebaseerd op landelijke kentallen van de maatlat Milieu (Sira consulting). Indien het gaat om kentallen die zijn overgenomen uit de normberekening van Limburg-Noord, zijn deze door de werkgroep taken geverifieerd op toepasbaarheid voor de regio Zuid-Limburg. Ook de kentallen van de maatlat milieu zijn geverifieerd bij enkele gemeenten binnen de regio Zuid Limburg In onderstaande tabel zijn de categorieën, frequenties en urenkentallen gebruikt voor de opbouw van het totaal aantal uren benodigd voor minimum uitvoeringsniveau (normstelling).
57
Taakgebied Bedrijfsgerichte toezicht- en handhavingstaken
Bedrijfsgerichte vergunningverleningstaken
Vergunningverlening bij projecten met provinciaal ruimtelijk belang Toezicht bij enkele specifieke milieuactiviteiten
Ketengericht milieutoezicht
Categorie bepalend voor normuren Milieutoezicht op gemeentelijke vergunningplichtige inrichtingen Milieutoezicht op milieu-complexe activiteiten en branches (niet vergunningplichtig) Vergunningverlening milieu voor alle gemeentelijke inrichtingen. Omgevingsvergunning beperkte milieutoetsen Geen (P.M.)
Toezicht bij enkele specifieke milieuactiviteiten
Geen (P.M.)
Subcategorie normuren Inrichtingen categorie C (vergunningsplichtig) IPPC Meldingsplichtige inrichtingen binnen het basistakenpakket
Frequentie
Urenkental
75%
22
100% 35%
27 16
Categorie C IPPC
20% 20%
51,3 83,7
Bij gemeentelijke inrichtingen -
20%
35
-
-
50%
4
Bij sloopwerkzaamheden op basis van aantal sloopvergunningen bij Besluit bodemkwaliteit, bodemsaneringen en proefbronnering -
Totaal aantal uur verdeeld op basis van aantal inwoners -
-
Onderstaand is een rekenvoorbeeld weergegeven van de normberekening van de gemeente Meerssen. Het startpunt voor de normstelling wordt gevormd door onderstaande gegevens.
58
Vervolgens zijn op basis van deze gegevens de normuren voor de verschillende onderdelen berekend. De volgende categorieën (aan normuren) zijn hierin te onderkennen: •
Normuren tbv Milieutoezicht op gemeentelijke vergunningplichtige inrichtingen. o
•
Normuren tbv Vergunningverlening milieu voor alle gemeentelijke inrichtingen. o
•
--> voor Meerssen: 66 uur
Normuren tbv Toezicht bij enkele specifieke milieu-activiteiten (bij sloopwerkzaamheden) o
•
--> voor Meerssen: 62 uur
Normuren tbv Omgevingsvergunning beperkte milieutoetsen o
•
--> voor Meerssen: 379 uur
voor Meerssen 65 uur
Normuren tbv Toezicht bij enkele specifieke milieu-activiteiten (bij Besluit bodemkwaliteit, bodemsaneringen en proefbronnering o
voor Meerssen 262 uur
Dit levert voor gemeente Meerssen in totaal een verwacht aantal normuren van 834 uur op.
59
BIJLAGE 6 DOORKIJK MET GROEISCENARIO’S PERSONELE GEVOLGEN TWEETAL GROEISCENARIO’S NADER UITGEWERKT Het bedrijfsplan is ‘beperkt’ gebleven tot de taken uit de packagedeal (basistaken) én de specialistische milieutaken voor de gemeenten Heerlen, Maastricht en Sittard-Geleen en de Intergemeentelijke Milieudienst (bestaande uit gemeente Beek, Nuth en Stein). Wel is gekeken –ook al omdat het logischer is de basistaken niet te knippen van de overige milieutaken- naar de groeimogelijkheden van de RUD Zuid-Limburg op het terrein van milieutaken in te brengen ook door de andere deelnemers, Wabo-taken en eventuele andere uitvoeringstaken in het fysieke domein. Deelnemers aan de RUD Zuid-Limburg kunnen op basis van vrijwilligheid de keuze maken om eventueel op een later moment (alsnog) breder in te stappen. In dit bedrijfsplan schetsen we twee a
b
scenario’s, namelijk: naast de basistaken én de specialistische milieutaken voor de gemeenten Heerlen, Maastricht en Sittard-Geleen en de Intergemeentelijke Milieudienst (bestaande uit de gemeente Beek, Nuth en Stein) worden door de andere partijen ook andere milieutaken ingebracht; meer dan het basistakenpakket en de milieutaken wordt ingebracht, de zogenaamde plustaken. Scenario’s omtrent groei zijn nadrukkelijk pas aan de orde als daar bestuurlijk commitment over is. De uitwerking van deze groei moet worden gezien als ondersteuning van een discussie over mogelijk groei. Een opschaling naar alle milieutaken voor negen gemeenten zou voor de RUD Zuid-Limburg betekenen dat de dienst zal bestaan uit 98 fte primair proces (conform cijfers bedrijfsplan 20 april 2012). Doordat de RUD een grotere dienst is op deze schaal zal er efficiënter gewerkt kunnen worden. Het percentage overhead zal niet zoals in de huidige berekeningen 24% zijn maar kan worden teruggebracht tot 22% omdat er dan een winst valt te behalen in de overhead die niet afhankelijk is van de omvang (zoals het maken van een begroting, het vormgeven van ICT en P&O beleid). De 22% overhead is globaal opgebouwd uit 5% management, 5% secretariële ondersteuning en 12% bedrijfsvoeringsfuncties (PIOFAHJC-taken). De totale omvang van de overhead is dan 28 fte, hetgeen 22% is van de totale 126 fte die de RUD Zuid-Limburg volgens de opgaven op dit moment zal beslaan. Het tweede scenario is de opschaling naar een RUD Zuid-Limburg met een breder takenpakket dan de milieutaken, taken op het terrein van Wabo en eventuele andere uitvoeringstaken in het fysieke domein. Een opschaling naar een breder takenpakket dan de milieutaken zou voor de RUD Zuid-Limburg betekenen dat de dienst dan beduidend groter wordt en zal bestaan uit 300 fte primair proces
60
(schatting op basis van ervaringscijfers). Doordat de RUD Zuid-Limburg een beduidend nog grotere dienst wordt op deze schaal zal er nog efficiënter gewerkt kunnen worden. Het percentage overhead zal niet zoals in de huidige berekeningen 24% (basistaken) en 22% (overige milieutaken) zijn maar kan worden teruggebracht tot 20% omdat er dan nog meer winst vast te behalen in de overhead die niet afhankelijk is van de omvang (zoals het maken van een begroting, het vormgeven van ICT en P&O beleid). Het overheadpercentage van 20% is globaal opgebouwd uit 5% management, 5% secretariële ondersteuning en 10% bedrijfsvoeringsfuncties (PIOFAHJC-taken). De totale omvang van de overhead is dan 75 fte, hetgeen 20% is van de totale 375 fte die de RUD Zuid-Limburg volgens de opgaven op dit moment zal beslaan. De financiële gevolgen van deze twee groeiscenario’s zijn hieronder uitgewerkt.
FINANCIËLE GEVOLGEN TWEETAL GROEISCENARIO’S NADER UITGEWERKT Hieronder zijn de financiële gevolgen voor beide scenario’s nader uitgewerkt. Wanneer bijvoorbeeld negen gemeenten hun overige milieutaken zouden oonderbrengen bij de RUD Zuid-Limburg bestaat de dienst uit 126 fte inclusief overhead. De exploitatiebegroting zal er als volgt uit komen te zien:
61
LASTEN Nummer
Post 1 PERSONEEL 1.1 Personeelskosten 1.2 Opleidingskosten 1.3 Algemene personeelskosten 2 PERSONEEL DERDEN 2.1 Inhuur bij ziekte 2.2 Inhuur ICT 3 KAPITAALLASTEN 3.1 Rente 3.2 Afschrijving 4 INDIRECTE KOSTEN 4.1 Huisvesting (pandgebonden) 4.2 Huisvesting (dienstgebonden ex kantoorautomatisering) 4.3 ICT jaarlijkse exploitatielasten 4.4 Wagenpark (alle kosten incl brandstof en alle transportmiddelen) 4.5 Diverse kosten 4.6 Accountant inclusief financieel advies 5 ONVOORZIEN 5.1 Onvoorzien 5% (incl afronding) Subtotaal 6 DIRECTE PRODUCTIEKOSTEN 6.1 7 OVERIGE KOSTEN 7.1 Prijscompensatie 0 % 7.2 Vorming reserves Totaal
Tabel Exploitatiebegroting inbreng milieutaken door negen gemeenten
Begroot € € €
7.838.182 156.764 235.145
€ €
78.382 50.000
€ €
37.558 129.842
€ € € € € €
171.681 125.690 390.226 45.855 37.688 45.000
€ €
75.191,58 9.417.205
€ € €
9.417.205,39
7
Het uurtarief bij het eerste scenario waarbij overige milieutaken van negen gemeenten worden ondergebracht bij de RUD Zuid-Limburg bedraagt circa EUR 71,-.
7
Per fte primair proces basistaken is een gemiddelde loonsom van EUR 61.000 geraamd. Per fte primair proces overige milieutaken is een gemiddelde loonsom van EUR 66.000 geraamd. Per fte overhead is een gemiddelde loonsom van EUR 60.000 geraamd.
62
Totaal aantal fte Primair proces basistaken Primair proces overige milieutaken Totaal
57,49 40,50 98
Totaal aantal fte primair proces Overhead (5% leiding, 5% sec, 12% PIOFAH = 22%) 22/78=28,2 % opslag Totaal aantal fte
97,99
Omvang kosten personeel en overhead Aantal FTE Kosten per FTE
27,64 126
Gemiddelde kosten per FTE €
9.417.205,39 98 96.103,74
€ Uurtarief per FTE €
Kosten per fte primair proces Aantal productieve uren Netto uurtarief in EUR in 2013
96.103,74 1.350 71,19
€
Tabel Netto uurtarief per fte bij inbreng milieutaken door negen deelnemers
Het gemiddeld uurtarief per fte daalt ten opzichte van de RUD Zuid-Limburg exploitatie in de nieuwe situatie (alle overige milieutaken) met ongeveer anderhalve euro. Bij de inbreng van een breder takenpakket (plustaken) dan het basistakenpakket en de overige milieutaken zal de RUD Zuid-Limburg een dienst vormen die zal bestaan uit 375 fte8 inclusief overhead. Dit is een beduidend grotere dienst dan wanneer het basistakenpakket en de overige milieutaken worden ingebracht door de deelnemers. De
exploitatiebegroting
voor
het
scenario
waarbij
de
Wabo-taken
en
eventuele
andere
uitvoeringstaken in het fysieke domein worden ondergebracht zal er dan als volgt uit komen te zien:
8
Dit cijfer berust niet op een feitelijke uitvraag, maar is een aanname om grofmazig een eerste inzicht te
kunnen bieden in de mogelijke personele en financiële gevolgen bij een eventuele uitbreiding van de RUD ZuidLimburg.
63
LASTEN Nummer
Post 1 PERSONEEL 1.1 Personeelskosten 1.2 Opleidingskosten 1.3 Algemene personeelskosten 2 PERSONEEL DERDEN 2.1 Inhuur bij ziekte 2.2 Inhuur ICT 3 KAPITAALLASTEN 3.1 Rente 3.2 Afschrijving 4 INDIRECTE KOSTEN 4.1 Huisvesting (pandgebonden) 4.2 Huisvesting (dienstgebonden ex kantoorautomatisering) 4.3 ICT jaarlijkse exploitatielasten 4.4 Wagenpark (alle kosten incl brandstof en alle transportmiddelen) 4.5 Diverse kosten 4.6 Accountant inclusief financieel advies 5 ONVOORZIEN 5.1 Onvoorzien 5% (incl afronding) Subtotaal 6 DIRECTE PRODUCTIEKOSTEN 6.1 7 OVERIGE KOSTEN 7.1 Prijscompensatie 0 % 7.2 Vorming reserves Totaal
Begroot € € €
24.012.500 480.250 720.375
€ €
240.125 50.000
€ €
79.569 267.338
€ € € € € €
502.543 196.526 611.200 45.855 112.500 45.000
€ €
167.563,99 27.531.344
€ € €
27.531.343,88
Tabel Exploitatiebegroting Wabo-brede inbreng
Het uurtarief bij een Wabo-brede dienst van circa 375 fte bedraagt voor de RUD Zuid-Limburg circa EUR 68,-.
64
Totaal aantal fte Primair proces basistaken Primair proces overige milieutaken Primair proces plustaken Totaal
57,50 40,50 202,00 300
Totaal aantal fte primair proces Overhead (5% leiding, 5% sec, 10% PIOFAH = 20%) Totaal aantal fte
300,00 75,00 375
Omvang kosten personeel en overhead Aantal FTE Kosten per FTE
Kosten per fte primair proces Aantal productieve uren Netto uurtarief in EUR in 2013
Gemiddelde kosten per FTE € € Uurtarief per FTE € €
27.531.343,88 300 91.771,15
91.771,15 1.350 67,98
Tabel : Netto uurtarief per fte bij Wabo-brede inbreng
Het gemiddeld uurtarief per fte daalt ten opzichte van de RUD Zuid-Limburg exploitatie in de nieuwe situatie (Wabo-breed) met ongeveer 5 euro.
65
