RIS084482_14-03-2001
Directie POI maart 2001
NOTITIE ‘IMPULS DIVERSITEITSBELEID 2001' INLEIDING IMPULS DIVERSITEITSBELEID Den Haag ziet diversiteitsbeleid als positief beleid, gericht op het creëren van kansen en het benutten van talenten. Kernbegrippen zijn: gemeenschappelijke belangen, inzet en loyaliteit van alle betrokkenen, gelijkheid en openheid vanuit acceptatie van verschillen en eigen identiteit. Het komende jaar zal - in lijn met de herijkingsnota Integratiebeleid en gezien de ondervertegenwoordiging van allochtonen in de hogere functies - een extra impuls worden gegeven aan een specifiek onderdeel van het diversiteitsbeleid: de instroom en doorstroom van allochtonen. De focus op groep, hoger opgeleide, allochtonen betekent uiteraard niet dat aan andere prioritaire groepen geen aandacht wordt besteed. Het bestaande beleid en de daarbij behorende projecten blijven doorgaan. Er wordt naar gestreefd op korte termijn resultaat te boeken met een aantal concrete acties. De voorstellen voor deze acties zijn verdeeld over de volgende vier categorieën. 1. 2. 3. 4.
Arbeidsmarktcommunicatie. Werving- en selectiemethodiek. In- en doorstroom. Interne bewustwording.
1
ARBEIDSMARKTCOMMUNICATIE
In de commissie EP is gesproken over de negatieve geluiden die enkele commissieleden zowel van intern als van extern hebben ontvangen. Om deze negatieve invalshoek om te buigen naar een positief, maar reëel beeld, is zowel de externe als de interne communicatie van belang. De wijze waarop de interne communicatie het komend jaar vorm krijgt, staat toegelicht bij de interne bewustwording. De externe communicatie komt in dit onderdeel, de arbeidsmarktcommunicatie, aan bod. In het kader van het ‘impuls diversiteitsbeleid’ profileert de gemeente Den Haag zich op drie manieren als werkgever onder de allochtone bevolking. BANENMARKT De directie POI vertegenwoordigt dit jaar de gemeente op drie (banen)markten gericht op allochtonen (in overleg met SAM en allochtonenorganisaties). Hierbij wordt gedacht aan participatie in HaSchiBa en Milan. TIJDSCHRIFTEN De directie POI publiceert (in samenwerking met de afdeling Voorlichting) dit jaar in minimaal drie tijdschriften voor allochtonen een artikel over werken bij de gemeente Den Haag. Voorbeelden van mogelijke landelijke tijdschriften zijn: Contrast, Landelijke Allochtonenkrant, RôOf, Cross Cultural Lifestyle Magazine, Fast Forward. Daarnaast kan natuurlijk ook voor lokale bladen worden gekozen. De opmerking vanuit de commissie over publiciteit zoeken via TV West of Radio West wordt hierbij mede onderzocht.
-1-
INTERNET De directie POI adviseert diensten om bij bepaalde vacatures ook het internet als medium te gebruiken, door personeelsadvertenties ook op internetsites te plaatsen die gericht zijn op specifieke doelgroepen. Een greep uit deze sites: www.maghreb.nl (Marokkanen), www.waterkant.nl (Surinamers), www.turkinfo.nl , www.jobplaza.nl, www.colouronline.nl. Op www.multiculturele.pagina.nl onder ‘gemeenten en allochtonen’ staat o.a. de website van de SAM. Het is denkbaar dat de website ‘vacatures Gemeente Den Haag’ ook op deze site geplaatst wordt, evenals op het Residentienet. In opdracht van de directie POI wordt inmiddels gewerkt aan een nieuwe vacaturewebsite. Zodra deze website gereed is (naar verwachting april) zal deze onder de aandacht worden gebracht van (Haagse) allochtonenorganisaties. Op de websites van deze organisaties kan een link worden gemaakt naar de vacaturewebsite van de gemeente. Het is van belang dat de vacature website van Gemeente Den Haag publicitair veel aandacht krijgt.
Overige activiteiten die gerelateerd zijn aan het thema Diversiteitsbeleid: Multiculturele communicatie door de directie Voorlichting & Externe betrekkingen In de handleiding Multiculturele Communicatie (VEB) wordt nogmaals het belang benadrukt van een communicatiebeleid dat is afgestemd op de diversiteit van de Haagse bevolking. De handleiding behandelt de voornaamste valkuilen en vooroordelen van multiculturele communicatie en geeft informatie en tips hoe de verschillende allochtone groepen het beste benaderd kunnen worden. De directie Voorlichting & Externe betrekkingen (VEB) sluit met een van haar ambities voor het komend jaar aan bij hetgeen in de commissie vergadering EP is besproken in relatie tot de interne en externe bewustwording. Deze ambitie houdt het volgende in. VEB blijft investeren in de ontwikkeling en gemeentebrede stimulering van multiculturele communicatie. Een belangrijke taak van de speciaal hiervoor aangestelde adviseur is het faciliteren van gemeentelijke voorlichters (en anderen met een communicatiefunctie), opdat zij multiculturele communicatie in kunnen bedden in het reguliere communicatiebeleid. Voorbeelden van actiepunten in 2001 zijn: S de presentatie van een digitale handleiding over multiculturele communicatie; S de organisatie van een training multiculturele communicatie voor hoofden voorlichting; S ontwikkeling van een sociale kaart over en voor migranten in Den Haag in samenwerking met de Stedelijke Adviesraad Multiculturele Stad (SAM). Arbeidsmarktcommunicatie door de werkgroep ‘Imagocampagne’ Het project ‘imagocampagne’ is bedoeld om de arbeidsmarktpositie van de gemeente te verbeteren en maakt onderdeel uit van een totaalplan om het imago van de gemeente te verbeteren. De werkgroep ‘Imagocampagne’ wil versterking van de arbeidsmarktpositie bereiken door: • de wervingsadvertenties nieuw vorm te geven; • het maken van informatiemappen; • corporate advertenties; • het geven van voorlichting op scholen en universiteiten. Bij al deze activiteiten wordt rekening gehouden met het diversiteitsbeleid van de gemeente Den Haag.
2 WERVINGS- EN SELECTIEMETHODIEK 2.1 Advertentietekst Omdat de zin over het voorkeursbeleid in de personeelsadvertenties eerder stigmatiserend werkt dan dat
-2-
het een positief effect heeft, is het voorstel om deze zin niet meer op te nemen in de tekst. Dit jaar zal POI de gehele sollicitatiecode (november 1990) herzien, waarbij ook dit punt zal worden aangepast. De herziene sollicitatiecode wordt ter advies aan de commissie EP voorgelegd en ter vaststelling aan het college van B en W. De diensten zijn reeds in het Overleg van Diensthoofden en in het Decentraal Overleg Personeelsfunctionarissen op de hoogte van het voornemen om de passage over het voorkeursbeleid niet meer te noemen. Een aantal diensten neemt deze zin sindsdien niet meer op in advertentieteksten. Wanneer in het kader van het project ‘imagocampagne’ de nieuwe opzet voor personeelsadvertenties wordt geïntroduceerd bij de diensten, zal nogmaals worden benadrukt dat de bewuste zin niet meer in de advertentie opgenomen wordt. De bewuste passage over het voorkeursbeleid wordt weggelaten omdat deze stigmatiserend werkt. Er zijn echter wel een aantal andere methoden toe te passen in personeelsadvertenties om de verschillende doelgroepen te benaderen. Dit kan bijvoorbeeld door een foto te plaatsen van een groep mensen die verschillende culturen, seksen en leeftijden vertegenwoordigen of door in de tekst duidelijk te maken dat iedereen kan solliciteren: man/vrouw, blank/gekleurd, valide/invalide. Tevens kan in de tekst gebruik worden gemaakt van geslachtsneutrale woorden (zoals persoon en kandidaat), geslachtsneutrale functienamen (zoals personeelsadviseur), meervoudsvormen en/of gebruik te maken van m/v (voorbeeld: gezocht personeelsadviseur m/v). Overige aanbevelingen zijn: • niet tornen aan de kwaliteitseisen, maar de gestelde functie-eisen steeds kritisch bekijken of zij noodzakelijk zijn; • de selectiecriteria steeds zorgvuldig bekijken; • de advertentietekst zo opstellen dat de inhoud van de functie en de functie-eisen zo duidelijk en concreet mogelijk zijn.
Toelichting voorkeursbeleid: Er zijn enkele uitzonderingen op de algemene regel dat iedereen recht heeft op gelijke behandeling. In deze situaties kan bij de werving expliciet om een medewerker uit een bepaalde doelgroep gevraagd worden. De uitzonderingssituaties worden in het onderstaande overzicht kort toegelicht (uit:‘Op zoek naar personeel? Informatie over gelijke behandeling bij werving en selectie’ van het Ministerie van SZW). Voorkeursbeleid Het voorkeursbeleid beoogt achterstanden van vrouwen en minderheden op de arbeidsmarkt op te heffen. Dit beleid mag uitsluitend toegepast worden wanneer het percentage vrouwen of minderheden in een bepaalde functie lager is dan dat voor die functie gekwalificeerd is op de arbeidsmarkt. Veelal komt in de hogere functieschalen het evenredigheidspercentage niet overeen met het marktaanbod, in tegenstelling tot in de lagere functieschalen. Alleen voor de hogere functieschalen kan daarom sprake zijn van een voorkeursbeleid. Er zijn nog een aantal uitzonderingen, maar gezien de voorbeelden zal deze situatie zich niet vaak voordoen binnen de gemeentelijke organisatie. Functies waarvoor het geslacht bepalend is
Wanneer alleen een man of een vrouw de functie kan vervullen, mag afgeweken worden van de wet (bijvoorbeeld wanneer een theaterbureau voor een musicalproductie een bas-zangstem nodig heeft).
Functies waarvoor het ras bepalend is
In enkele gevallen is een bepaald ras nodig voor een functie, bijvoorbeeld wanneer een acteur gezocht wordt voor de rol van Martin Luther King.
Overige gronden
De gelijke behandelingswetgeving kent nog een aantal uitzonderingen, bijvoorbeeld bij instellingen op godsdienstige of levensbeschouwelijke grondslag. Zo mag een gereformeerd verpleeghuis vragen om een verpleegkundige met een gereformeerde overtuiging, vanwege de vele contacten met de patiënten. Deze eis mag niet gesteld worden aan de kok, omdat hij/zij niet in aanraking komt met de patiënten.
-3-
2.2 ‘Niet-discriminerende’ selectie instrumenten Met ‘niet-discriminerende’ selectie instrumenten wordt bedoeld dat de selectie instrumenten niet in het nadeel mogen werken van een allochtone sollicitant, doordat hij/zij met een andere cultuur is opgegroeid of doordat hij/zij een andere eerste taal spreekt dan de testtaal. Uit onderzoeken blijkt dat allochtone kandidaten in veel gevallen lager scoren op westerse (blanke) sollicitatietesten. Daarom stelt POI voor om bij selectieprocedures in principe de behaalde diploma’s en de (werk)ervaring als indicator van de cognitieve capaciteiten te gebruiken. Als een cognitieve capaciteitentest toch onderdeel uitmaakt van de selectieprocedure, dan adviseert POI dat de diensten testen gebruiken die rekening houden met de culturele verschillen en de mogelijke taalachterstand (tenslotte is Nederlands veelal de tweede taal van de kandidaat). Er zijn inmiddels multiculturele capaciteitentests ontwikkeld voor mbo-, hbo-, en wo-niveau, waarin bijvoorbeeld geen moeilijke cultuurgebonden woorden voorkomen. Voor advies omtrent testen kunnen de diensten terecht bij o.a. mobiliteitsbureau Intraject, Nederlands Onderzoekscentrum Arbeidsmarkt en Allochtonen en het Nederlands Instituut voor Psychologen1 (beide gevestigd in Amsterdam). Een test mag overigens uitsluitend relevante aspecten meten: er moet een duidelijk verband bestaan tussen wat een bepaalde test meet en de gegevens die nodig zijn om de vraagstelling te beantwoorden. Daarnaast raadt de directie POI de diensten aan de selectiecommissie zorgvuldig samen te stellen. Bijvoorbeeld door bij de selectiegesprekken voor de vervulling van vacatures ook een allochtone beoordelaar te betrekken (let wel, binnen een cultuur bestaan ook diverse subculturen). Zo kan bij een assessment (intern dan wel extern) een allochtone assessor onderdeel van het team uit maken. Het is mogelijk een externe deskundige bij de selectie te betrekken, maar onze eigen selecteurs (allochtoon en autochtoon) moeten capabel zijn om zonder discriminatie te beoordelen (zie ook 4.2).
3 IN- EN DOORSTROOM 3.1 Coachsysteem Zoals in brief POI/2000/479 (Impuls diversiteit nader toegelicht) reeds is genoemd, zullen dit jaar een aantal allochtone medewerkers persoonlijk begeleid worden door een coach. Hierdoor krijgen de diensten ook meer inzicht in de knelpunten waar een allochtone medewerker mogelijkerwijs tegenaan loopt. Dit inzicht kan de dienst gebruiken om adequate (beleids)maatregelen te nemen. Inmiddels hebben 12 diensten bij de V&O-plannen 2001 aangegeven dat zij aan dit project meewerken. Vooralsnog worden 35 medewerkers begeleid naar een andere of hogere functie (streefcijfer: 30 personen), waarvan een aantal op het terrein van financiën en control. De coach en de medewerker stellen een ontwikkelingsplan op en POI stelt budget beschikbaar voor de geplande V&O-activiteiten. Indien daar interesse voor is, kunnen de coaches aan een training deelnemen waarin de vaardigheden voor het coachen getraind worden. Als het coachen van medewerkers, zoals dat nu ook al bij de groep trainees gebeurt, positief wordt bevonden kan het in de toekomst verder worden uitgebreid naar een bredere doelgroep.
1
Het NIP merkt op dat uit onderzoek blijkt dat psychologische tests noch mannen noch vrouwen eenzijdig bevoordelen. Wel is volgens het NIP geconstateerd dat leden van etnische of culturele minderheden problemen ondervinden bij hun deelname aan psychologische tests. De psycholoog dient er dan ook rekening mee te houden dat de waarde van een test cultuurgebonden is. In de beroepscode voor psychologen wordt nadrukkelijk aangegeven dat elke vorm van discriminatie uit den boze is.
-4-
3.2 Stagiaires De directie POI heeft als concreet actiepunt het aantrekken van tien allochtonen stagiaires en/of studenten. Dit gebeurt door eerst de behoefte aan stagiaires/studenten te inventariseren bij de diensten, om vervolgens gericht contacten te leggen met scholen met veel allochtone leerlingen c.q. studenten. De achtergrond van dit actiepunt is dat regelmatig in de pers artikelen verschijnen waaruit blijkt dat allochtonen in vergelijking met autochtonen moeizamer een stage- of een afstudeerplaats vinden. Wellicht ontstaat er door deze actie in de toekomst meer netwerken tussen de decentrale diensten en de contactpersonen voor (allochtone) stagiaires/studenten.
4 INTERNE BEWUSTWORDING In de commissievergadering van donderdag 25 januari jongstleden werd nogmaals duidelijk dat de interne bewustwording van diversiteit binnen de gemeentelijke organisatie zeer belangrijk is. Diversiteit moet niet alleen vorm krijgen in concrete acties, maar dient ook meer geïntegreerd te worden in de Haagse cultuur. Om dit te bereiken zijn enkele activiteiten voor het komend jaar benoemd die hieronder worden toegelicht. Een ander belangrijk aspect voor de interne bewustwording is het monitoren van het gevoerde diversiteitsbeleid van de gemeente Den Haag. Ook dit aspect wordt nader toegelicht in deze notitie. 4.1 Interviews/discussies Tenminste drie bijeenkomsten worden dit jaar georganiseerd. Thema’s zijn: ‘hoe bereikt/werft de gemeente allochtonen voor hogere functies?’, ‘op welke wijze moet de gemeente werken aan de interne bewustwording/cultuur omtrent diversiteit?’ en ‘welke doorstroomdrempels ervaren allochtone medewerkers?’. Tijdens deze bijeenkomsten worden niet enkel de oorzaken geïnventariseerd, maar wordt tevens gezamenlijk oplossingen geformuleerd. De SAM en het GAOD worden betrokken bij de organisatie van deze bijeenkomsten. De directie POI informeert de commissie EP over de uitkomsten hiervan. 4.2 Themadag(en) De directie POI zal aan het personeel aandacht vragen voor de verschillende multiculturele festiviteiten in de stad, zoals bijvoorbeeld de HaSCHiBA en ‘wereldreis in je eigen stad’. Diensten of etnische groepen medewerkers die zelf soortgelijke activiteiten over land van herkomst/cultuur willen organiseren, kunnen contact opnemen met de directie POI voor medewerking en/of een eventuele financiële bijdrage. Om selecteurs (P&O-ers, leidinggevenden) beter uit te rusten voor selectieprocedures met allochtone sollicitanten zal POI een workshop organiseren waarin aandacht wordt besteed aan deze situaties en de daarvoor benodigde vaardigheden. 4.3 Monitoring Tijdens de commissievergadering (d.d. 25 januari) is het belang van monitoring onderkend. Er is dan ook afgesproken dat de commissie EP de regierol op zich neemt en diversiteit periodiek als een apart gesprekspunt agendeert. Tevens is besloten dat de commissieleden hun fractie inlichten, en dat de wethouder het college informeert. De bedoeling is dat het komend jaar niet uitsluitend gegevens geregistreerd worden, maar dat diensthoofden (en hoofden P&O) daadwerkelijk aangesproken worden door hun beheersportefeuillehouder of de commissie EP op hun dienstspecifieke diversiteitsbeleid.
-5-
Voor de monitoring zijn de volgende ken- en stuurgetallen2 vanaf 1 januari 2001 per dienst en per salarisschaal afgesproken: - verdeling: verhouding aantal allochtonen/autochtonen; - werving: verhouding aantal allochtone/autochtone sollicitanten per vacature; - instroom: verhouding aantal vacatures vervuld door allochtonen/autochtonen; - doorstroom: verhouding aantal allochtone/autochtone medewerkers die doorstromen naar een andere of hogere functie; - uitstroom: verhouding aantal allochtone/autochtone medewerkers dat uitstroomt. Het weergeven van kengetallen is niet eenvoudig en zuiver, aangezien: a. medewerkers niet verplicht zijn zich als autochtoon of allochtoon te laten registreren; b. deze registratie conform de wet niet gekoppeld mag zijn aan personeelsregistratiesystemen; c. op basis van een naam niet geconcludeerd kan worden of het een allochtoon betreft (dit heeft betrekking op de registratie van allochtone sollicitanten). Harde cijfers kunnen dus niet geleverd worden. Maar een indicatie van de bovengenoemde ken- en stuurgetallen geven voldoende inzicht voor het formuleren en beoordelen van het diversiteitsbeleid. Naast de genoemde ken- en stuurgetallen is afgesproken de gebruikte wervingskanalen per vacature te registreren en om het diversiteitsbeleid in concrete acties conform het SMART-principe te formuleren. De monitoring door de commissie EP vindt plaats in het ritme van de maraps en de jaarrekening. Het tijdspad hiervoor staat in de bijlage. Daarnaast zal POI de diensten aangeven dat elke dienst jaarlijks het diversiteitsbeleid in de vakcommissie aan de orde stelt. Momenteel vinden er individuele gesprekken plaats met de diensten over het diversiteitsbeleid. Na deze inventarisatie zal de directie POI met een format komen voor de gegevens die de diensten periodiek aanleveren met een tijdspad. Wanneer uit deze inventarisatie blijkt dat niet alle gevraagde gegevens door de diensten op dit moment geleverd kunnen worden, wordt dit zo spoedig mogelijk kenbaar gemaakt. Een samenvatting van de gespreksverslagen wordt openbaar gemaakt om kennisuitwisseling tussen de diensten te bevorderen. Naast de bovengenoemde monitoringsactiviteiten wordt dit jaar de regeling ‘begeleiding en beoordeling van diensthoofden’ (RBBD) door de directie POI aangepast. Vanaf 2002 wordt hierdoor bij functionerings- en beoordelingsgesprekken expliciet aandacht besteed aan de resultaten die het diensthoofd heeft gerealiseerd in het diversiteitsbeleid.
4.4 Exitinterview Tevens adviseert de directie POI de diensten meer gebruik te maken van het exitinterview. Dit instrument kan het inzicht vergroten in de oorzaken die ten grondslag liggen aan het vertrek van de medewerker, waardoor de dienst adequaat beleid kan opstellen voor het behouden van medewerkers. *** Tijdspad voor de monitoring
2
Kengetallen zijn absolute of verhoudingscijfers waarmee de stand van zaken van een bepaald aspect in beeld kan worden gebracht. Stuurgetallen zijn absolute of verhoudingscijfers waarmee de wenselijke toestand kan worden aangegeven (bron: Ken- en Stuurgetallen Personeelsmanagement, Berenschot/PricewaterhouseCoopers, 1998).
-6-
Vanwege de overgang van PRIS naar PION, waarbij gegevens verloren zijn gegaan, kampen de diensten nu een achterstand in de registratie die handmatig moet worden ingehaald. Daar is tijd voor nodig en daarom stellen wij het volgende tijdspad voor: 2001 Medio februari
Maart Eind september
Oktober/november
De diensten leveren (conform de inleverdatum voor de gegevens voor het sociaal jaarverslag) een overzicht in van onder meer: S de behaalde diversiteitsresultaten van het afgelopen jaar; S de personele samenstelling met als peildatum 31 december van het voorgaande jaar; S de concrete plannen voor het huidig jaar. Bespreking notitie diversiteitsbeleid in de commissie EP. Uiterste inleverdatum gegevens diensten omtrent het diversiteitsbeleid aan de directie POI over de periode 01-01-2001 - 31-08-2001 (conform de inleverdatum voor de 2e marapgegevens). Bespreking diversiteit in de commissie EP.
2002 en verder Eind april
Uiterste inleverdatum gegevens diensten omtrent het diversiteitsbeleid aan de directie POI over de periode 01 - 01 / 31 - 03 (conform de inleverdatum voor de 1e marapgegevens).
Eind september
Uiterste inleverdatum gegevens diensten omtrent het diversiteitsbeleid aan de directie POI over de periode 01 - 04 / 31 - 08 (conform de inleverdatum voor de 2e marapgegevens).
Eind februari
Uiterste inleverdatum gegevens diensten omtrent het diversiteitsbeleid aan de directie POI over de periode 01-09 / 31 - 12 (conform de inleverdatum voor de jaarrekening).
De diensten bespreken hun diversiteitsbeleid met de vakcommissies. De verslagen van deze besprekingen worden toegestuurd aan de directie POI, en hierover wordt gerapporteerd in het concernbericht.
-7-
