I
werh document
W E R K D O C U M E N T
VOORSTEL ADMINISTRATIE EN INFORMATIE VAN DE WERKTUIGKUNDIGE DIENST DEEL I
.
door
A.L.M. Abbink-Spaink C.G.M. Maas L. de Roos N. Donkervoort december
R I J K S D I E N S T V O O R
D E
I J S S E L M E E R P O L D E R S
S M E D I N G H U I S L E L Y S T A D
INHOUD
I. INLEIDING 2. HUIDIGE ADMINISTRATIE C.W. 3. BASISGEDACHTE VOORSTEL
4. WERKORDERS
6. TARIEVEN C.W.
7. GROOTMATERIEEL 8. BOEKHOUDKUNDIGE VERWERKING 9. AANSLUITING OP H.C.R.-SYSTEEM
1.1.
Sarnenstelling Werkgroep
1 . 2 . Opdracht formulering 1 . 3 . Plan van aanpak
Schema huidige administratie C.W. 3 . 1 . Principe schema voorstel
2.1.
3 . 2 . Niveau verslaglegging
Bewerkingsschema opdracht verwerking 4 . 2 . Bewerkingsschema werklijsten 4.1.
4 . 3 . Bewerkingsschema werkstaten 4 . 4 . Bewerkingsschema rittenstaat 5.1:
Voorbeeld voorraad waardering tegen laatste inkoopprijs
5 . 2 . Schema voorgesteld voorraad administratie 5.3.
Bewerkingsschema procedure uitgifte
5.4.
Bewerkingsschema bestelprocedure
5 . 5 . Bewerkingsschema procedure ontvangst goederen 5 . 6 . Bewerkingsschema voorraadcontrole
6.1. Schema kosten, urenbegroting, kostenverdeling, tariefstelling 6 . 2 . Schema vaststelling opslagpercentages manuurtarieven 7 . 1 . Principe schema beheer en exploitatie groomaterieel
Inhoud materieel bestand 7 . 3 . Exploitatie bestand grootmaterieel 7.2.
7 . 4 . Codering groomaterieel
1 . INLEIDING I n oktober 1977 kreeg een door Uw Werkgroep Informatie Voorziening H.C.R. i n g e s t e l d e werkgroep de o p d r a c h t y a s t t e s t e l l e n welke de noodzakelijke i n f o r m a t i e i s - en daaraan gekoppeld welk administrat i e f systeem moet worden toegepast om een b e d r i j f a l s de Werktuigkundige Dienst binnen de o r g a n i s a t i e van de R i j k s d i e n s t t e kunnen leiden.
-
Van f e b r u a r i t / m november 1978 h e e f t d e werkgroep gewerkt aan de i n v e n t a r i s a t i e van h e t thans gehanteerde a d m i n i s t r a t i e v e systeem en aan h e t ontwikkelen van voorliggend v o o r s t e l . , Het v o o r s t e l voor de a d m i n i s t r a t i e v e o r g a n i s a t i e van de Werktuigkund i g e Dienst, z o a l s d i t nu i n d i t rapljort i s v a s t g e l e g d , i s de u i t w e r king door de werkgroep van deze opdracht. De werkgroep h e e f t zich b i j de i n v e n t a r i s a t i e van h e t h u i d i g e adminis t r a t i e v e systeem en b i j de d i s c u s s i e s over de p r i n c i p i ~ l eopzet v a n een ander systeem b i j z o n d e r gesteund geweten door de a d m i n i s t r a t i e v e medewerkers van de Werktuigkundige D i e n s t en door de leden van Uw werkgroep, de W.I.V. Het i s de werkgroep i n de loop van h e t onderzoek s t e e d s d u i d e l i j k e r geworden, d a t de meeste a d m i n i s t r a t i e v e procedures voor de sub-adm i n i s t r a t i e s goed en l o g i s c h opgebouwd z i j n , maar d a t de problemen nu d55r o n t s t a a n , waar de subsystemen op e l k a a r moeten a a n s l u i t e n . De werkgroep h e e f t e r daarom naar g e s t r e e f d de bestaande procedures zoveel mogelijk t e handhaven en de volgens de werkgroep nodige aanpassing van de a d m i n i s t r a t i e v o o r a l i n de groepering en de verwerking van de basisgegevens t e vinden.
-
Het v o o r s t e l i s i n f e i t e gebaseerd op een uitgewerkt budgetteringssysteem, waarin voornamelijk gebruik wordt gemaakt van d e z e l f d e basisgegevens, d i e ook voor h e t huidige systeem verzameld worden. * De werkgroep h e e f t zich g e r e a l i s e e r d , d a t h e t a d m i n i s t r a t i e v e systeem voor de Werktuigkundige Dienst model zou kunnen s t a a n voor de t o t a l e H.c.R.-administratie. I n d i t verband kan dan ook worden opgemerkt, d a t s c h a a l v e r g r o t i n g op h e t toepassen en h a n t e r e n van d i t v o o r g e s t e l d e systeem geen enkele n a d e l i g e inviloed e r op h e e f t . Ook bevat h e t systeem voor de W.D. a l l e basis-elementen van de t o t a l e H.C.R.-administratie. De c o n c l u s i e moet dan ook l u i d e n , d a t h e t sys t e m inderdaad model kan s t a a n . Het v o d r g e s t e l d e a d m i n i s t r a t i e v e systeem h e e f t naar de o v e r t u i g i n g van de werkgroep n i e t a l l e e n technisch-administratieve voordelen, ook g e e f t h e t systeem aan de l e i d i n g v a n de Werktuigkundige Dienst b e t e r e mogelijkheden de r e s u l t a t e n van genomen b e s l i s s i n g e n t e onderkennen. Als " t o o l of management" i s h e t v o o r g e s t e l d e systeem s u p e r i e u r aan h e t huidige toegepaste systeem. Het systeem kan desgewenst g e f a s e e r d worden ingevoerd; b i j zorgvuld i g e planning kan d i t z e l f s gebeuren zonder d a t e r perioden gaan o n t s t a a n waarin ( t i j d e l i j k ) twee systemen n a a s t e l k a a r moeten b e s t a a n . I n h e t r a p p o r t z u l t U i n de volgende hoofdstukken n i e t a l l e e n de p r i n c i p i s l e opzet van h e t systeem besproken vinden. Aan e l k uitgangs-
punt voor h e t v o o r g e s t e l d e systeem d a t fundamenteel a f w i j k t van h e t huidige systeem, z a l e e n a p a r t hoofdstuk worden gewijd. De werkgroep h e e f t gemeend de o v e r z i c h t e l i j k h e i d van h e t r a p p o r t t e kunnen vergroten d o o r de g e d e t a i l l e e r d e uitwerking van de i n v e n t a r i s a t i e en h e t v o o r g e s t e l d e systeem i n de b i j l a g e n onder. t e brengen en deze b i j l a g e n a p a r t t e bundelen.
-
d i e voor d i t r a p p o r t verantwoorD e samenstelling v a n de werkgroep, d e l i j k i s -, de f e i t e l i j k e o p d r a c h t f o m u l e r i n g en h e t g e d e t a i l l e e r d e p l a n van aanpak door de werkgroep v i n d t U i n de b i j l a g e n 1 , 1 . 2 en 1.3.
2. HUIDIGE ADMINISTRATIE C. W. In b i j l a g e 2.1. i s een o v e r z i c h t gegeven van de huidige o p z e t van d e a d m i n i s t r a t i e C.W. De g e d e t a i l l e e r d e procedures van de h u i d i g e werkwijze z i j n i n de b i j lagen per hoofdstuk gegeven. Deze a d m i n i s t r a t i e v e procedures worden toegepast voor een b e d r i j f met de navolgende gegevens: a n z e t p e r j a a r ca. f 9.000.000,= e x c l . r e c h t s t r e e k s e l e v e r i n g e n - a a n t a l afdelingen 13 a a n t a l personeelsleden c a . 125 - a a n t a l opdrachten ca. 13.000 per j a a r .
-
De h u i d i g e a d m i n i s t r a t i e en infonnatievoorziening kenmerkt z i c h door een g r o t e mate van nauwkeurigheid e n g e d e t a i l l e e r d h e i d . H i e r b i j r i c h t de informatievoorziening z i c h s t e r k op v r a a g s t e l l i n g e n i n de u i t v o e r i n g van de a d m i n i s t r a t i e en weinig op informatie t . b . v . b e l e i d .
3 . BASISGEDACHTE VOORSTEL
De basisgedachte voor h e t v o o r g e s t e l d e systeem, z o a l s schematisch i s weergegeven i n b i j l a g e 2 . 1 , i s gevonden i n h e t H.C.R.-werkplan. B i j bestudering h i e r v a n b l e e k d a t h e t overgrote d e e l van de u i t t e voeren werkzaamheden, van zowel de H.C.R. a l s de C.W., a l s onderdeel h i e r v a n , van t e voren bekend z i j n . Het was dan ook voor de hand liggend om deze b e g r o t i n g ook f i n a n c i e e l t e gaan maken en de u i t v o e r i n g h i e m e e t e gaan v e r g e l i j k e n . Ter u i t v o e r i n g van deze mogelijkheid i s gekozen voor een b u d g e t t e r i n g s systeem. h e r s budgetteren i s a l s h e t ware de v e r t a l i n g i n g e l d van de planning op k o r t e t e r m i j n ( j a a r ) en daardoor een instrument voor het bedrijfsbeleid. Een voordeel van b u d g e t t e r i n g i s , d a t n i e t a l l e e n de " a d m i n i s t r a t i e " over f i n a n c i z l e gegevens b e s c h i k t en daarmee t r a c h t t e s t u r e n , maar d a t de o p e r a t i o n e l e c h e f s 66k hiermee gaan werken, waardoor adminis t r a t i e en techniek "gekoppeld worden".
-
Het voorgpstelde~~budgetteringssysteemi s i n f e i t e de v e r t a l i n g i n geld van h e t C.W. werkplan, wat i s gebaseerd op h e t H.C.R. werkplan. Voor e l k e a f d e l i n g van de C.W. wotdt een budget gegeven, d a t op dez e l f d e manier i s opgebouwd en u i t d e z e l f d e elementen b e s t a a t a l s h e t t o t a l e C.W. budget. E e n b e l a n g r i j k punt b i j b u d g e t t e r i n g i s de v e r s l a g l e g g i n g . Deze mag n i e t t e g e d e t a i l l e e r d z i j n om h e t e f f e c t van "het p e r f e c t e i s de v i j a n d van h e t goede" t e voorkomen. De t e verzamelen en t e v e r s t r e k k e n gegevens per a f d e l i n g l s e c t i e z i j n dan ook i n de volgende groepen ingedeeld: - personeelskosten huisvestingskosten energiekos ten m a t e r i a a l k o s t e n u i t magazijn m a t e r i a a l k o s t e n r e c h t s t r e e k s e levc?ringen k o s t e n i n v e n t a r i s C.W. vervoerskosten t . 1 . v . C.W. d i e n s t e n door derden overig + t o e s l a g H.C.R. Ook h e t berekenen van de t a r i e v e n i s gebaseerd op bedragen per deze. kostengroepen.
-
-
Door h e t budgetteringssysteem worden de volgende v e r s c h i l l e n p e r groep gegeven: p r i j s - en b e g r o t i n g s v e r s c h i l l e n - efficiency verschillen.
-
.
Wie welke i n f o r m a t i e k r i j g t u i t d i t budgetteringssysteem wordt gegeven in bijlage 3.2. Het v e r d i e n t overweging om b i j v e r s t r e k k i n g van de gegevens, a l l e e n d i e gegevens (groepen) t e v e r s t r e k k e n d i e door de b e t r e f f e n d e chef t e beinvloeden z i j n . E r i s n a a r g e s t r e e f d de a d m i n i s t r a t i e v e procedures i n de C.W. i n p r i n c i p e ' t e handhaven. D i t om zo min mogelijk v e r s t o r i n g t e geven b i j invoer van d i t systeem. We1 i s gezocht n a a r oplossingen om v e e l voorkomende handmatige c o n t r o l e s en routinematig werkzamheden t e automatis e r e n . Zoals b.v.. b i j .de i n p u t van mutatiegegevens op werknummers en de c o n t r o l e op werkstaten van h e t p e r s o n e e l .
De a d m i n i s t r a t i e v e sub-systemen b i j de C.W. en d e verzamelde gegevens over v e r r i c h t e a c t i v i t e i t e n z i j n thans, over h e t geheel genomen, r e d e l i j k g e s c h i k t voor de opbouw van h e t v o o r g e s t e l d e systeem. Toch v e r d i e n t h e t aanbeveling een a a n t a l wijzigingen aan t e brengen i n enkele sub-systemen om een soepele (en v e e l a l daarmee gepaard gaande een g r o t e r e mate aan eevoudigheid en nauwkeurigheid) a a n s l u i t i n g t e k r i j g e n op h e t budgetteringssysteem. Deze wijzigingen b e t r e f f e n de subsystemen m.b.t..werkorders, voorraad v e r r e k e n ~ r i j s , t a r i e v e n e n g r o o t m a t e r i e e l welke i n de navolgende hoofdstukken worden behandeld.
I
:
i
4.1. Voorstel De C.W. k r i j g t j a a r l i j k s c a . 13.000 opdrachten t e verwerken. Deze opdrachten moeten worden v e r t a a l d t o t werkorders voor de u i t v o e r i n g . I n de u i t v o e r i n g b l i j k t d a t meer dan 80% van deze werkorders i n de bestede uren k l e i n e r z i j n dan 8 u u r e n grotendeels betrekking hebben op h e t grootrnaterieel. Door d i t g r o t e a a n t a l opdrachten i s n a c a l c u l a t i e per opdracht n i e t gewenst, zo h e t ~ r a k t i s c ha1 mogelijk i s . Toch i s h e t nodig d a t de werkzaamheden t e v e r r i c h t e n door de C.W. gecontroleerd kunnen worden. H i e r t o e i s ' v o o r - en n a c a l c u l a t i e noodzakelijk.
-
Het v o o r s t e l i s dan ook om a l l e door de C.W. t e v e r r i c h t e n werkzaamheden, (opdrachten) t e l a t e n . u i t v o e r e n op werkorders d i e nagecalcul e e r d kunnen worden. H i e r b i j e c h t e r t e gaan werken met v e r s c h i l l e n d e s o o r t e n werkorders. D i t houdt i n d a t voor bepaalde s o o r t e n werkzaamheden v a s t e werkorders gecregerd worden. Hierop worden gedurende h e t j a a r de kosten verzameld. . .. Het v e r s c h i l met h e t h u i d i g e systeem i s , d a t h e t s o o r t werk nu b e p a a l t welke s o o r t werkorder wordt uitgegeven. H i e r b i j i s n a c a l c u l a t i e van e l k e werkorder mogelijk. Zo kunnen 4 s o o r t e n werkorders worden benoemd: a. Onderhoud e n r e p a r a t i e g r o o t m a t e r i e e l . D i t werk wordt v e r r i c h t op v a s t e werkorders i n p r i n c i p e per grootm a t e r i e e l g r o e p , z o a l s genoemd i n hoofdstuk 7 . Na h e t einde van een periode kan dan d.m.v. draai-uren'km vergel i j k i n g v a s t g e s t e l d worden wat de s p e c i f i e k e kosten ( z o a l s k o s t e n p e r d r a a i u u r en per km) per'machine gemidpeld z i j n geweest. .
I
b. Nieuwbouworders De. opdrachten d i e h i e r o n d e r v a l l e n i i j i h e t aanmaken van z e l f ontwikkelde machines of i n s t a l l a t i e s , en h e t u i t v o e r e n van opdracht e n van derden, waartoe ook andere a f d e l i n g e n moeten worden gerekend. Voor e l k e opdracht i n deze c a t e g o r i e wordt een werkorder uitgegeven.
c. Modif i c a t i e - o r d e r s Opdrachten d i e aan de C.W. worden gegeveri an w i j z i g i n g e n aan t e brengen aan een g r o o t m a t e r i e e l s t u k , zodat de technische s p e c i f i c a t i e w i j z i g t en de waarde van de machine v e r a n d e r t , l e i d e n t o t modif i c a t i e - o r d e r s Over h e t algemeen z u l l e n de kosten v a n deze werkzaamheden g e a c t i veerd moeten worden. Voor e l k e modif i c a t i e - o p d r a c h t wordt een werkorder uitgegeven.
.
d. Grootmaterieelorders H i e r t o e worden opdrachten gerekend d i e l e i d e n t o t werkzaamheden aan g r o o t m a t e r i e e l d i e b i j z o n d e r e aandacht: vragen. De redenen kunnenizijn gelegen i n een b i j z o n d e r e technische u i t v o e r i n g , onbekendheid met de kostenopbouw of een a p a r t e wijze van door b e l a s t i n g (schades) Per opdracht wordt h i e r t o e een werkorder uitgegeven.
.
A l l e opdrachten aan de C.W. gegeven worden op werkorders u i t g e v o e r d , o n a f h a n k e l i j k of de werkzaamheden geheel of g e d e e l t e l i j k worden u i t b e steed.
..
Administratieve procedure Na ontvangst van een opdracht aan de C.W. wordt de soort uit te geven werkorder bepaald. Dit door de CMF', werkmeester of bedrijfsleiding. Opdrachten voor onderhoud en reparatie aan groot materieel, die uitgevoerd gaan worden op een vaste werkorder, worden vermeld op een werklijst waarop het vaste werkordernummer wordt vermeld. Dit wordt gedaan door de werkmeester, die ook deze opdrachten ter uitvoering uitgeef t. Alle opdrachten die per werkorder moeten worden uitgevoerd (geen vaste werkorders), gaan via de CMP, die de werkorder een nummer toekent en uitgeeft aan de werkmeester. Een kopie van deze werkorderformulieren gaat naar de administratie C.W. Hier wordt het werkorderformulier aangevuld met de noodzakelijke gegevens voor doorbelasting e.d. Daarna wordt de werkorder "gemeld" aan het werkorderbestand. Hierin worden nu de noodzakelijke gegevens opgenomen. Na deze "melding" zijn boekingen op de werkorder mogelijk. Het zal duidelijk zijn, dat bij deze melding het mogelijk is om eventuele voorcalculaties op te geven of om aan te geven dat de werkorder tegen de opgegeven vaste prijs moet worden doorbelast. Is de opdracht gereed, dan wordt deze via de CMP "afgemeld" aan het werkorderbestand. Boekingen van uren en onderdelen zijn in de week na de afmelding niet meer mogelijk. Correctie boekingen moeten via een aparte procedure, die aan controle onderhevig is, verlopen. Wekelijke wordt een overzicht gegeven van alle mutaties op werkorders die in het bestand zijn opgenomen. Op dit overzicht worden de mutaties van die week gegeven per werkorder. Naast deze adminstratieve procedure is het de bedoeling dat alle werkorderformulieren en werklijsten met daarop nauwkeurig omschreven wat er gebeurd is, per grootmaterieelstuk worden gearchiveerd. Op deze wijze wordt het reeds bestaande machinelogboek bijgehouden. Verzamelgroepen voor kosten en aantallen Ten behoeve van voor- en nacalculatie, doorbelasting en verantwoording worden de kosten en aantallen naar soort in een groep verzameld. Deze verzameling gebeurt per werkordernummer, per week, per sectie. De kostengroepen zijn: 01 - manuren x tarief 02 - onderdelen x verrekenprijs 03 - machine-uren x tarief 04 - grootmaterieeluren/km x tarief 05 - kosten rechtstreekse leveringen 06 - kosten uitbesteed werk Het spreekt voor zichzelf dat in deze groepen ook opbrengsten geboekt kunnen worden. Nacalculatie Van alle werkorders is nacalculatie mogelijk. Nacalculaties zullen echter alleen worden gemaakt, nadat hiertoe een signaal is gegeven. Deze nacalculaties geven een overzicht in totalen per kostengroep. De gespecificeerde opbouw is immers reeds verstrekt in de wekelijkse
.
overzichten.
.
Van werkorders waarvan is opgegeven dat deze tegen een vaste prijs moeten worden uitgevoerd of waarvan een voorcalculatie is opgegeven, verschijnt bij gereedmeldingssignaal altijd een nacalculatie. In deze gevallen zal ook bij het bereiken van 50% van de voorcalculatie of vaste prijs en bij eventuele overschrijding een tussenstand opgegeven worden. , 4.2. Huidige toestand In principe worden de directe werkzaamheden in de C.W. uitgevoerd op werknumers. (Uitzondering hierop wordt gemaakt bij de veld.. controle). Deze werknumers worden per opdracht uitgegeven. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in "kleine" en "grote" opdrachten, a1 naar gelang het aantal tebesteden manuren. De waardering klein - groot wordt vooraf gegeven door de werkmeester, die deze vaststelling schattenderwijs doet. De grens tussen "kleine opdracht" en "grote opdracht" ligt bij 8 benodigde manuren. Bij de administratieve verwerking worden van "grote" werknumners automatisch nacalculaties gemaakt, de "kleine" worden alleen op .. aanvraag nagecalculeerd.
Naast deze "grote" en "kleine" werknumers wordt ook gewerkt met I,vaste" werknummers , die uitgegeven zijn voor steeds terugkerende zelfde werkzaamheden. (Revisies, startmotoren e.d.). Alle kosten gemaakt op de werknumers, zowel mankosten als machinekosten worden op het betreffende werknumers verzameld en daarna geboekt op een Administratienumner. Van de werknummers worden periodiek nacalculaties gemaakt. Ook is het mogelijk om tussenstanden op te vragen. Van opdrachten van "derden" worden periodiek de kosten verzameld via de nacalculatie van het werknumer, waarna (handmatig) de totaalprijs bepaald wordt door de Administratie C.W. Deze kostenverzameling wordt doorgegeven aan de Administratie HCR, die voor doorbelasting zorgdraagt.
.
Alle indirecte werkzaamheden worden rechtstreeks verantwoord op administratie numers. Hiervan is geen nacalculatie per activiteit mogelijk. Schematisch is de werkwijze als volgt weer te geven: kostenverzameling op opdracht klein aan C.W. groot (direct werk) vast indirect werk
werknummer werknumer werknmer administratie numiier
doorbelasting nacalculatie adm. adm. adm. adm.
nr. nr. nr. nr.
werknumner werknummer werknummer neen
4.3. Verschillen tussen beide beschreven systemen Huidig system: - Er zijn verschillende administratieve procedures, afhankelijk van opdrachtgrootte en soort werk.
- Geen nacalculatie mogelijk van de indirect verrichte werkzaamheden en de activiteiten van de veldcontrole. - Vraagt veel handmeting controle werkt van de imput. - Doorbelasting verloopt grotendeels handmatig. Voorgesteld systeem: - EEn procedure. - Alle werkzaamheden kunnen worden nagecalculeerd. - Input controle kan grotendeels geautomatiseerd worden uitgevoerd. - Doorbelasting kan automatisch gebeuren.
De input die benodigd is voor het functioneren van dit werkordersysteem, bestaat uit:
- melding nieuwe werkorder, via afschrift van de werkorderbon - uren, kosten en aantallen boekingen op de werkorder via: . werkstaat - uren x tarief . magazijn afgiftebon - materialen . ontvangstbon - leveringen en uitbesteed werk -
gereedmelding werkorder via copie van de planningsbon
Als output uit dit werkordersysteem wordt gegeven:
'
- wekelijkse lijst van mutaties op werkorders per werkorder. -
Bundeling van deze mutaties per werkorder geeft een gedetailleerd overzicht van alle gegevens van een werkorder nacalculaties per werkorder in bedragen per kostengroep. Dit overzicht wordt alleen op verzoek gegeven. melding overschrijving 50% en 100% vaste prijs of voorcalculatie per kostengroep. Dit overzicht wordt gegeven zodra een overschrijving heeft plaatsgevonden.
4.5. Bijlagen In de bijlagen vindt U bewerkingsschema's van de procedures.
5 . VOORRAAD
5.1. Voorstel Uitgangspunt voor h e t gekozen systeem i s d a t de waardering van de voorraden zoveel mogelijk de w e r k e l i j k e l a c t u e l e waarde van de voorraad z a l moeten aangegeven. Het gekozen systeem d i e n t qua a d m i n i s t r a t i e en qua procedure n i e t t e ingewikkeld t e z i j n en h e t moet een zekere mate van f l e x i b i l i t e i t b e z i t t e n . De a a n s l u i t i n g b i j de a c t u e l e p r i j z e n wordt h e t b e s t e gewaarborgd door h e t vervangingswaardestelsel. H i e r i n worden de gehanteerde p r i j z e n s t e e d s aangepast aan de a c t u e l e marktprijzen. Het voordee1,van d i t systeem i s , d a t de v e r r e k e n p r i j z e n n i e t worden beinvloed door t o e v a l l i g e omstandigheden. De verrekenp r i j s wordt b.v. n i e t lange t i j d c o n s t a n t gehouden, omdat i n h e t v e r l e d e n een meer g r o t e p a r t i j i s aangekocht. Het z a l d u i d e l i j k z i j n , d a t d i t systeem n i e t eenvoudig t e h a n t e r e n i s . Niet a l l e e n omdat h e t een goed en c o n t i n u i n z i c h t i n de m a r k t p r i j zen v e r e i s t , maar ook omdat h e t handmatige procedure v e r e i s t voor h e t beoordelen en b i j s t e l l e n van de v e r r e k e n p r i j z e n , van ca. 12.000 a r t + kelen. Een systeem d a t v r i j v e r aan deze bezwaren tegemoet komt en d a t dan ook v o o r g e s t e l d wordt, i s h e t waarderen tegen de l a a t s t e i n k o o p p r i j s . H i e r b i j gaat op: hoe vaker wordt ingekocht, hoe lioger de nauwkeurigheid. I n d i t voorgestelde systeem worden a f g i f t e s van e n o n t v a n g s t e n aan de voorraad gewaardeerd tegen de i n k o o p p r i j s van de l a a t s t ontvangen inkoopf a c t u u r
.
Het s p r e e k t vanzelf d a t h e t b i j d i t systeem toch kan voorkomen, d a t de gehanteerde v e r r e k e n p r i j s a f w i j k t v a n de a c t u e l e p r i j s en d a t met deze afwijkende p r i j s a f g i f t e s worden verrekend. Oorzaak van zo'n a f w i j k i n g kan z i j n e e n s n e l wijzigende m a r k t p r i j s . Het i s dan ook d u i d e l i j k d a t , ingeval van b e l a n g r i j k e p r i j s f l u c t u a t i e s de gedane u i t g i f t e s tegen een verouderde v e r r e k e n p r i j s i n waarde gec o r r i g e e r d moeten kunnen worden. ~ i e r b i jdoen z i c h een a a n t a l vragen z o a l s : wat z i j n b e l a n g r i j k e p r i j s f l u c t u a t i e s ? hoever t e r u g moet men gaan met h e t c o r r i g e r e n van de waarde van de verbmiken? moeten c o r r e c t i e s automatisch of met de hand gebeuren?
-
Wat een b e l a n g r i j k e p r i j s f l u c t u a t i e i s , kan n i e t exact worden aangegeven en zeker n i e t weergegeven worden i n een t o e t e passen formule of procedure. De beheerder van de v o o r r a a d m o e t h i e r i n naar e i g e n kennis en goed dunken handelen. T.a.v. de tweede vraag m.b.t. hoever men t e r u g moet gaan,met h e t corr i g e r e n van de waardering van v e r b r u i k e n , i s h e t v o o r s t e l d i t a l l e e n t e doen voor de a f g i f t e s d i e gedaan z i j n i n de periode s i n d s de bet r e f f e n d e inkoopfactuur i s ontvangen, e c h t e r n i e t verder t e r u g dan E6n periode (maand). Deze c o r r e c t i e s beinvloeden de waarde van de aanwezige voorraad n i e t , ze worden u i t s l u i t e n d aangebracht om d e d o o r b e l a s t i n g t e wijzigen,. Een s o o r t g e l i j k probleem doet z i c h v o o r , a l s e e n . c r e d i t n o t a of e e n aanvullende nota wordt ontvangen, waarvan n i e t bekend was d a t deze zou komen.
E r wordt v a n u i t gegaan, d a t de bedoelde c o r r e c t i e s met de hand worden aangebracht, omdat een automatische verwerking ingewikkeld z a l worden. H i e r b i j i s e r n a t u u r l i j k v a n u i t gegaan, d a t voor d e r g e l i j k e c o r r e c t i e s geen a f z o n d e r l i j k e ingangen i n h e t systeem z u l l e n worden aangebracht, maar d a t ze met de n o r m l e mutatiestroom worden i n g e b r a c h t .
Een andere b e l a n g r i j k e mogelijkheid t o t handmatig i n g r i j p e n i n h e t systeem b e t r e f t h e t aanpassen van de v e r r e k e n p r i j s voor goederen waarvoor geen b e s t e l l i n g i s g e p l a a t s t en dus ook geen f a c t u u r i s ontvangen. D i t i s b i j voorbeeld van belang voor weinig muterende voorraden, waarvan de m a r k t p r i j z e n beduidend toe- of afnemen. Periodiek z u l l e n dan ook de v e r r e k e n p r i j z e n van n i e t gemuteerde voorraden moeten worden beoordeeld. Aanpassing van de v e r r e k e n p r i j s kan dan plaatsvinden, door van a l l e n i e t gemuteerde onderdelen de verrekenp r i j s automatisch met G n z e l f d e percentage t e verhogen of t e v e r l a g e n , waarna u i t s c h i e t e r s handmatig nog v e r d e r b i j g e s t e l d kunnen worden. I n h e t systeem o n t s t a a n p r i j s v e r s c h i l l e n op inkopen, omdat de goeder e n e e r d e r worden ontvangen dan de f a c t u r e n , waardoor i n e e r s t e ins t a n t i e de ontvangen goederen worden gewaardeerd tegen de dan geldende v e r r e k e n p r i j s , d i e kan afwijken van h e t factuurbedrag. Verder treden e r p r i j s v e r s c h i l l e n op voorraden op, omdat de waarde van de voorraad wordt aangepast aan gewijzigde factuurbedragen, d i e a l s v e r r e k e n p r i j z e n gehanteerd z u l l e n worden. Ten s l o t t e z i j n e r p r i j s v e r s c h i l l e n op verbruiken, omdat de waarde van verbruiken i n h e t v e r l e d e n soms worden aangepast aan gewijzigde verrekenpri j zen. Zodra b i j h e t boeken van f a c t u r e n een p r i j s v e r s c h i l op inkopen o p t r e e d t , i s e r i n p r i n c i p e ook een p r i j s v e r s c h i l op voorraad. Om a1 t e g r o t e schommelingen i n de voorraadwaardering t e voorkomen, i s h e t aan t e bevelen nieuwe f a c t u u r p r i j z e n s l e c h t s dan automatisch a l s nieuwe v e r r e k e n p r i j z e n i n h e t systeem op t e nemen i n d i e n de a f w i j kingen tussen nieuwe factuurbedragen en oude v e r r e k e n p r i j z e n minder bedragen dan een bepaald percentage van deze l a a t s t e p r i j s ( v o o r s t e l i s 5%). Z i j n deze v e r s c h i l l e n we1 g r o t e r , dan z a l door een d a a r t o e aan t e wijzen f u n c t i o n a r i s beoordeeld moeten worden of ze r e E e l z i j n , waarna alsnog de w i j z i g i n g e n handmatig moeten p l a a t s v i n d e n . De i n t u s s e n u i t g e l e v e r d e goederen worden, i n i e d e r geval v o o r l o p i g , tegen oude v e r r e k e n p r i j z e n gewaardeerd. Zoals reeds gezegd, benadert h e t systeem h e t vervangingswaardestelsel b e t e r naarmate v a k e r wordt b e s t e l d . Vaker b e s t e l l e n houdt tevens i n l a g e r e gemiddelde voorraden, omdat p e r k e e r minder b e s t e l d behoeft t e worden. D i t probleem behoort e c h t e r t h u i s i n een voorraadbeheersingssysteem, waarin n a a s t r e g e l s voor b e s t e l q u a n t a ook r e g e l s dienen t e bestaan voor de momenten waarop b e s t e l d moet worden. I n deze b e s c h r i j v i n g i s a f g e z i e n van opslagen voor b i j voorbeeld magaz i j n k o s t e n . Toevoegen daarvan g e e f t e c h t e r geen wezenlijke problemen. De i n h e t systeem op t e nemen v o o r r a a d p r i j z e n z i j n gebaseerd op n e t t o factuurbedragen. D i t houdt de volgende berekeningswijze i n : Bruto-factuurbedrag -1- e v e n t u e l e k o r t i n g e n +/+ B.T.W. a a n t a l eenheden g e l e v e r d / g e f a c t u r e e r d
=
voorraad p e r eenheid
I n b i j l a g e 5.1. i s een voorbeeld gegeven van voorraadwaardering tegen l a a t s t e inkoopprijs. H i e r b i j i s e r van uitgegaan d a t de goederen s t e e d s worden ontvangen vS6r de f a c t u r e n . Een andere t e s t e l l e n w i j z i g i n g i s i n d i t voorbeeld verwerkt, m.n. h e t boeken van de f a c t u r e n . i n h e t voorraadsysteem. D i t houdt i n , d a t de f a c t u u r g e s t e l d tegenover de d e s b e t r e f f e n d e goederenontvangat. moet kunnen worden g e s t e l d . Verkregen bonuskortingen omdat een bepaalde afgesproken afname hoeveelheden z i j n afgenomen, worden n i e t i n de v o o r r a a d p r i j s v e w e r k t , maar a l s p r i j s v e r s c h i l geboekd, d i t omdat d i t s o o r t k o r t i n g e n een a f w i j k i n g geven op de a c t u e l e p r i j s e n veroorzaakt worden door een bepaalde b e l e i d s u i t o e f e n i n g . I n b i j l a g e 5 . 2 . wordt schematisch h e t voorraadsysteem weergegeven. I n hoofdstuk 8 worden de v e r s c h i l l e n d e boekingen van h e t voorraadsysteem weergegeven.
5 . 2 . ~ u i d i voorraadsysteem ~ e
.
Ook h e t h u i d i g e systeem maakt b i j berekening van de v e r r e k e n p r i j s geb r u i k van de l a a t s t e i n k o o p p r i j s . Daarnaast worden ook de h i s t o r i s c h e p r i j z e n meegenomen i n de berekening, d i t om a 1 t e g r o t e p r i j s f l u c t u a t i e s i n h e t systeem t e voorkomen. De g e b r u i k t e formule voor de berekening van de v e r r e k e n p r i j s hangt af van h e t antwoord op de vraag o f eenheden beginvoorraad v.d. maand + eenheden aanvoer v . d . maand 0 i s . Indien j a , dan l u i d t de formule: - nieuwe v e r r e k e n p r i j s = (beginvoorraad v.d. maand + aanvoer v . d . maand) x oude v e r r e k e n p r i j s ,+ waarde f a c t u r e n v . d . maand (eenheden f a c t u r e n v.d. maand x oude v e r r e k e n p r i j s ) : . . eenheden beginvoorraad + eenheden aanvoer v.d. maand. Is h e t antwoord nee, dan wordt de formule: - nieuwe v e r r e k e n p r i j s = w a a r d e f a c t u r e n v . d , maand: eenheden f a c t u r e n v.d. maand.
.
-
Voor weinig of n i e t muterende onderdelen wordt de eenmaal v a s t g e s t e l de v e r r e k e n p r i j s gehandhaafd. Ontstane p r i j s v e r s c h i l l e n worden zoveel mogelijk v i a boekingen zodanig verrekend, d a t a n a l y s e m o e i l i j k of n i e t mogelijk i s .
5.3. V e r g e l i j k i n g van de kenmerken van beide voorraadsystemen Huidige--systeem Voorgestelde -------------------------
Comentaar ------------------------
systeem
a Verrekenprijs i s e e n gemiddelde van p r i j zen i n h e t verleden
Verrekenprijs i s l a a t s t e factuurprijs
b Verrekenprijs kan, a f hanlielijk van t o e v a l l i g omstandigheden, op twee v e r s c h i l l e n d e man i e r e n worden berekend
Verrekenprijs i s G n duidig
I i s i n de bereken i n g van de v e r r e k e n p r i j s n i e t consequent
c I n h e t algemeen t r e d e n weinig g r o t e v e r s c h i l l e n op i n de verrekenprijzen
Grote, w i j z i g i n g e n i n de v e r r e k e n p r i j z e n kunnen voorkomen; e r g g r o t e w i j z i g i n g e n worden vooraf beoordeeld
B i j I wordt de waarde van doorbelas t i n g e n beinvloed door omstandigheden i n h e t verleden. B i j I1 s l u i e e n ze b e t e r aan op de a c t u e l e p r i j z e n
d Voor weinig muterende voorraden wordt de een k e e r berekende verrekenp r i j s gehandhaafd
Periodiek wordt nagegaan of n i e t gemuteerde voorraden aanpassing van de v e r r e k e n p r i j s behoeven
Deze aanpassing i s zowe1 b i j I a l s b i j I1 i n p r i n c i p e mogelijk. B i j I1 i s ze e c h t e r voorgeschreven, b i j I e c h t e r niet
e p r i j s v e r s c h i l l e n worden zoveel mogelijk weggewerkt en z i j n n i e t of n i e t eenvoudig t e analyseren
P r i j s v e r s c h i l l e n worden p e r s o o r t b i j gehouden
Systeem I1 g e e f t i n z i c h t i n de p r i j s v e r s c h i l l e n b i j inkoop, op voorraden en op doorbelastingen
f De v e r r e k e n p r i j s wordt met een ingewikkelde formule berekend
Verrekenprijs b e h o e f t n i e t t e worden berekend
Van belang b i j e v e n t u e l e handmatige aanpassing
g De v e r r e k e n p r i j s wordt berekend met behulp van een groot a a n t a l componenten. Is &&nvan deze componenten f o u t , dan i s ook de v e r r e k e n p r i j s fout
De v e r r e k e n p r i j s wordt u i t s l u i t e n d bepaald door h e t factuurbedrag en de fac.r tuureenheden
Systeem I1 gee£ t daardoorminder a a n l e i d i n g t o t fouten. I n systeem I kunnen i n p r i n c i p e negatieve v e r rekenppijzen voorkomen
h E r b e s t a a t geen d i r e c t e r e l a t i e met h e t systeem waarin de f a c t u r e n worden geboekt
Voorraad- en factuurbehandelingssysteem z i j n geintegreerd
5.4. Inloutput voorraadsysteem In principe blijven de bestaande inputformulieren gehandhaafd: - magazijn afgiftebon; - magazijn ontvangstbon. De nummering van deze bonnen per week moet aangepast worden. Dit om de controle tussen werkelijk voorraad en administratieve voorraad per afgifte c.q. ontvangst te controleren. Als output voor de voorraad wordt voorgesteld: - wekelijkse lijst van mutaties op de voorraad met foutmeldingen; - voorraadlijst op microfiche, omvat alle gegevens bekend over de voorraad. Deze lijst wordt op verzoek verstrekt. 5.5. Bijlagen In de bijlagen vindt u: -'Voorbeeld voorraadwaardering tegen laatste inkoopprijs. - Schema voorraadadministratie. - Inventarisatie bewerkingsschema's.
6. TARIEVEN C .W. 6.1. Voorstel De bij de C.W. te hanteren tarieven zijn basis voor: toetsing aan de werkelijke kosten, met de opgestelde budgetten; - het maken van voorcalculaties; - de doorbelastingen aan andere afdelingen, derden en eigen afdelingen; - het nemen van allerlei beleidsbeslissingen. Het gaat hierbij om de tarieven voor menselijke arbeid. De tarieven kunnen op verschillende wijzen worden bepaald, afhankelijk van het gekozen calculatie-object. Met dit laatste wordt bedoeld het object dat bij verbij~onderin~ van kosten als kostenplaats wordt gekozen. Als calculatie-objecten worden voorgesteld: - afdeling; - sectie. Deze beide calculatie-objecten worden voorgesteld, omdat deze gelijksoortig behandeld kunnen worden en als eenheden in de C.W. bestaan. Ook de achterliggende problematiek is vergelijkbaar. . . Opgemerkt wordt, dat ook voor deze tariefstelling, de eerste vastlegging, n.1. de bestede uren, min of meer ongewijzigd gehandhaafd. blijft. In het voorgestelde systeem wordt er van uitgegaan, dat de tarieven worden opgesteld aan de hand van een normale bezetting en van verbijzondering van kosten zonder opslagpercentages. Dit voorgestelde systeem biedt grote voordelen boven het huidige systeem, zoals: - het wordt reeds bij de overige afdelingen van de C.A. toegepast; - de tarieven betrekkelijk eenvoudig te bepalen zijn; - door het geringe aantal tarieven is de verwerkilig eenvoudig, zodat een snelle verslaggeving kan plaatsvinden. Daartegenover staat dan we1 dat onnauwkeurigheden bij de bepaling van de kosten van een prestatie moeten worden geaccepteerd, omdat alle niveaus van arbeid binnen een afdelinglsectie tegen eenzelfde tarief worden gewaardeerd. De keuze is in de eerste plaats bepaald door de mogelijke en wenselijke mate van verfijning in de verbijzondering van de kosten. Gesteld wordt, dat de tarieven, om aan de genoemde gebruiksmogelijkheden te voldoen, voldoende nauwkeurig zijn, als zij op afdelingsl sectieniveau worden vastgesteld. Het is overigens hier de vraag of, indien meer tarieven zouden worden toegepast er niet, gezien de aard en omvang van het totale werkpakket, ten koste van een grote hoeveelheid werk, een schijn-nauwkeurigheid zou worden verkregen. Ten behoeve van de toetsing van de werkelijke kosten aan de kosten uit de budgetten is 6En tarief per sectie voldoende. Het is eenvoudiger en praktischer om voor (grote) afwijkingen na te gaan wat de oorzaken zijn geweest, dan zo nauwkeurig te werken dat iedere afwijking direct kan'worden verklaard. Voor het doorbelasten van de geleverde prestatie zou een tariefper man waarschijnlijk de voorkeur kunnen hebben, omdat de waardering dan meer in overeensteming met het geleverde niveau,zou zijn.
-
c . WERKZAAKHEDEN MET ANDERE HOOFDAFDELINGEN Bureau Verzekeringswezen en andere derden ----------------.......................
( z i e e c h t e r 3.3.2.)
Bureau Verzekeringswezen
Andere derden
1I
a . Loon (1.2.1.) b. - . Loono~slae c. M a t e r i a a l u i t magazijn d. M a t e r i a a l o p s l a g
zuiver loon 250% van a . standaardprijs 25% van c .
e . Gebruik groot m a t e r i a a l f . Gebruik machines C.W. g. Bijgeleverd m a t e r i a a l van derden ( i n eigen beheer verwerkt) h. ~ a t e r ' i a a l o ~ s l a ~
intern tarief intern tarief
standaardprijs 15% van c . ( i n c l . ) af t r e k voorheff i n g B.T.W.) i n t e r n t a r i e f + 60% i n t e r n t a r i e f + 30%
factuurbedrag i n c l . B.T.W. 6% van g.
factuurbedrag e x c l . B.T.W. 7% van g.
i . Samen j . Eventuele d i e n s t e n voor derden k . B.T.W.
i f actuurbedrag e x c l . B.T.W. 18%van j
i f actuurbedrag i n c l . B.T.W. 18%van i + j .
Totaal
Totaal
-
.
39,--
p e r manuur
----- -------
Bijzondere gevallen -- ---
I n d i e n de o u t i l l a g e van de werkplaats n i e t b i j de u i t v o e r i n g i s betrokken, kan worden v o l s t a a n met een bedrag van f 31,-- p e r manuur. Voor s p e c i a l e werkzaamheden kunnen p r i j z e n van derden worden berekend, i n d i e n de daartegen berekende k o s t e n hoger b l i j k e n t e z i j n . Voornoemde t a r i e f b e d r a g e n z i j n van 1977. De opbouw van de manuurtarieven i s schematisch gegeven i n b i j l a g e 6.2. 6.3. V e r s c h i l l e n t u s s e n beide beschreven systemen Het huidige s y s t e e m w i j k t op de volgende punten af van h e t v u o r s t e l , h i e r b i j z i j n ook voorlnadelen vermeld. Eigenschappen h u i d i g e systeem: i n h e t percentage opslag v i n d t vermenging p l a a t s van bijkomende personeelskosten ( s o c i a l e e . d . ) en van e c h t e i n d i r e c t e k o s t e n ; de t a r i e v e n z i j n n i e t a f h a n k e l i j k van de s p e c i f i e k e afdelingskosten; doorbreking van de u n i f o r m i t e i t (de overige H.C.R.-afdelingen hant e r e n een a f d e l i n g s t a r i e f ) ; een groot a a n t a l v e r s c h i l l e n d e t a r i e v e n ; b i j h e t bepalen van de opslagen worden onnauwkeurigheden ingebouwd, zodat de b e r e i k t e nauwkeurigheid minder groot i s , dan h e t systeem suggereert (zo worden met de opslagmethode k o s t e n , d i e n i e t afhank e l i j k z i j n van de loonhoogte, we1 i n een percentage van uurloon uitgedrukt) door de hoge opslagpercentages (250%) worden gemaakte f o u t e n aanzienlijk vergroot; - h e t t o t a l e bedrag, gemoeid met een p r e s t a t i e , i s a f h a n k e l i j k van h e t min of meer t o e v a l l i g e f e i t door welke s p e c i f i e k e man ze i s geleverd.
-
-
.
Het hanteren van een tarief per afdelinglsectie bij de doorbelasting maakt de berekening eenvoudiger en geeft geen verschillende uitkomsten als eenzelfde karwei door verschillende mensen is uitgevoerd. Bij het hanteren van een afdelings-Isectietarief maakt het voor de dekking~bijdra~e niet uit of een man met een hager loon slechter bezet is geweest dan een man met een lager loon. Dit in tegenstelling tot functiegroepJmantarief,waarbij de bijdrage we1 gekoppeld is aan de hoogte van het loon. In het eerste geval zal een streven naar een meer gelijkmatige bezetting meer gestimuleerd worden dan in het tweede geval. Een ander voordeel om met afdelingslsectietarieven te gaan werken is het reeds eerder voorgestelde en aanvaarde idee over budgetering bij de C.W. Een budgeteringssysteern vereist een bepaalde boekingsgang om tot indicatie te kunnen komen van efficiency-, prijs- en budgetverschillen (zie hoofdstuk: boekhoudkundige verwerking). Als er in die boekingsgang gewerkt wordt met een manuurtarief verkrijgt men niet de gewenste prijs en eventueel kostenverschillen. voor de berekening van de tarieven per afdelinglsectie wordt gebruik gemaakt van een kostenverdeelstaat, zoals weergegeven in bijlage 6.1. 6.2. Huidige toestand a. Mankosten t.1.v. C.A. ..................... Het zuiver loon per administratienummer enz. wordt als volgt berekend: - niet-ambtelijkpersoneeltegen elks functie-uurloon of daarmee ge lijk te stellen uurloon te vermeerderen met f 0,16 voor oogsttoeslag als gemiddelde over alle werkuren per jaar; - ambtelijk personeel, voor zover het werkstaten invult f 12,-- per uur. Het zuiver loon wordt, behoudens uitzonderingen, vervolgens vermeerderd met een opslag ter dekking van indirecte kosten: - personeel C.A. (afdeling 99) 90% - personeel Centrale Werkplaats: afdeling 89 120% andere afdelingen 250% Geen opslag wordt gelegd op de indirecte lonen (adm.nrs. groep 9). Op administratienumer 991.-- t/rn 999.-- worden geen kosten, mar uitsluitend verzuimuren geboekt. b. VERREKENINGEN MET ANDERE HOOFDAFDELINGEN Mankos -------ten -Indien de outillage van de werkplaats niet bij de uitvoering der werkzaamheden is betrokken, kan worden volstaan met een opslag van 140% op het zuiver loon (veelal transport). Overigens interne kostenberekening
.
In het voorgestelde afdeling-fsektietarief wordt gewerkt met twee tariefen per afdeling, 66n voor doorbelasting aan derden en 66n voor werk t.1.v. eigen afdeling. Het verschil in doorbelasting naar "soort derden" wordt niet zoals momenteel gevonden in verschillende tarief~tellin~, maar moet gevonden worden in de facturering.
Als input is benodigd een ponsdocument waarmee de gegevens van de tarieven nu ingebracht, gewijzigd en vervallen verklaard kunnen worden. De output bestaat uit een lijst van mutaties met foutmeldingen en een overzichtslijst van de tarieven. De laatste lijst wordt op verzoek gegeven. De mutatielijst is afhankelijk van de aangeleverde mutaties.
6.5. Bijlagen In de bijlagen vindt U:
- Schema kosten- en urenbegroting, kostenverdeling en tariefstelling. - Vaststelling opslagpercentages.
7.1. Voorstel . . In bijlage 7.1. is schematisch het voorstel voor beheer en exploitatie grootmaterieel weergegeven. Dit voorstel wordt onderstaand puntgewijs weergegeven.' a. Beheer en exploitatie Ook voor het beheer van het grootmaterieel wordt voorgesteld om met een budgetteringssysteem te gaan werken. Dit overeenkomstig de afdelingen van de C.W..Hierdoor verkrijgt men over het beheer ook inzicht in prijs- en efficiency-verschillen en afwijkingen ingestelde normen. Naast deze grotendeels financigle bewaking, moet ook de exploitatie "bewaakt" worden. Hiertoe wordt voorgesteld de geplande bezetting, zo mogelijk per week, en de werkelijke bezetting per werk op te nemen in een bestand (bijlage 7.3.). Door het geven van deze gegevens op overzichten wordt inzicht verkregen in: - hoe is de planning gerealiseerd - welk grootmaterieel is beschikbaar - aan welke grootmaterieel is in welke periode tekort of overcapaciteit. Net registreren van deze gegevens moet gebeuren in uren per week per materieelgroep. b. Tariefstelling Het voorstel is in de tariefopbouw niet de kosten voor bediening op te nemen overeenkomstig de huidige situatie. Net argument biervoor is, dat vooral bij de trekkers, het bedienend personeel tijdens stilstand .anderwerk verricht. Hierdoor is het exact berekenen van bedieningskosten per draaiuur moeilijk, zo niet onmogelijk. De komponenten, waaruit het tarief opgebouwd wordt,'zijn: - afschrijving ' - rente - ond.erhoud- en reparatiekosten - brandstofkosten tegen normverbruik - olie en smeermiddelen - beheerskosten,,hiermee bedoeld worden die kosten die een administratieve arbeid moeten worden gemaakt, om het grootmaterieel te beheren en te exploiteren. Er wordt voorgesteld om met tarieven per grootmaterieelgroep te gaan werken. Hierbij wordt als grootmaterieelgroep beschouwd een verzameling grootmaterieelstukken van 66n merk, 66n type en 66n bouwjaar. Door deze indeling verkrijgt men homogeniteit in de groepen, waardoor afzonderlijke tarieven per materieelstuk overbodig worden. De administratieve vewerking wordt hierdoor ook eenvoudiger. Per materieelgroep moeten 2 tarieven vastgesteld worden: - EEn voor doorbelasting tegen tarief aan derden - Ecn voor doorbelasting tegen tarief aan C.W. afdelingen. Dit onderscheid is noodzakelijk, omdat bij doorbelasting aan eigen C.W. afdeling geen indirecte kosten mogen worden berekend. Dit om dubbeltellingen te voorkomen, waardoor anders spiraalvormige tariefverhogingen zouden worden verkregen.
.
c . Brandstofkosten Het i s de bedoeling d a t de brandstofkosten tegen normverbruik per groep i n de t a r i e v e n opgenomen wordt. D i t om zo goed mogelijk de brandstofkosten t e kunnen bewaken. Het b e s t e bewakingssysteem voor de b r a n d s t o f k o s t e n i s h e t v e r b r u i k per t r e k k e r t e r e g i s t r e r e n v i a g e i j k t e a f g e l e v e r d e hoeveelheden. D i t systeem houdt i n d a t op a l l e brandstofwagens g e i j k t e meters aanwezig moeten z i j n en d a t deze op s l o t z i j n . Aflevering mag dan a l l e e n geschieden v i a d a a r t o e bevoegde en aanwezige f u n c t i o n a r i s s e n . Men z a l h e t e r m e e eens z i j n d a t z o ' n systeem z i j n doe1 v e r v o o r b i j schiet. Doordat e l k e motor een s p e c i f i e k b r a n d s t o f v e r b r u i k p e r lan of per uur k e n t , kan men v i a h e t normverbruik van a l l e motoren h e t t o t a l e brandstofverbruik c o n t r o l e r e n . De r e g i s t r a t i e van de brandstofkosten wordt a l s v o l g t v o o r g e s t e l d : I n h e t grootboek opnemen van een rekening "Brandstofkosten", waarop a l l e v e r b r u i k e n (leveringen) geboekt worden.
-
De dekking op deze rekening wordt bepaald door u i t h e t t a r i e f h e t normverbuik brandstofkosten x de d r a a i u r e n tegen t e boeken. De boekingsgang wordt dan: Kosten drager - uren x t a r i e f t o t a a l aan dekking g r o o t m a t e r i e e l - uren x t a r i e f e x c l . brandstof aan - dekking b r a n d s t o f k o s t e n uren x t a r i e f normverbruik brandstof.
-
-
d. Doorbelasting
W i l men een zo e f f i c i i n t mogelijke i n z e t van h e t g r o o t m a t e r i e e l motiveren, dan moeten daar "gereedschappen" voor gegeven worden. Een daarvan is d e wijze van doorbelasting. Deze kan men l a t e n plaatsvinden v i a 2 s o o r t e n t a r i e v e n , t . w . : - a a n w e z i g h e i d s t a r i e f , d i t i s de vergoeding d i e men moet geven voor h e t beschikbaar hebben van g r o o t m a t e r i e e l . - d r a a i u r e n t a r i e f de vergoeding voor h e t gebruik van g r o o t m a t e r i e e l . B i j de R.1J.P. z i j n enkele f a c t o r e n d i e h e t e f f e c t van deze w i j z e van t a r i e f s t e l l i n g v e r s t o r e n . De e x p l o i t a t i e s worden n i e t geboekt op b e d r i j v e n d i e deze kunnen beinvloeden, maar r e c h c s t r e e k s geboekt op de kostendragers (haver, g e r s t , t a m e e n koolzaad), we1 met v e m e l d i n g van de k o s t e n p l a a t s . Hierover wordt evenwel geen g e r i c h t e i n f o r m a t i e v e r s t r e k t . Een andere f a c t o r d i e de invoer b i j R.1J.P. minder zuinig maakt, i s h e t s e i z o e n s a f h a n k e l i j k werk. D i t seizoenswerk veroorzaakt voor g r o t e d e l e n van h e t j a a r een o v e r c a p a c i t e i t aan bepaalde s o o r t e n g r o o t m a t e r i e e l . De kosten van deze o v e r c a p a c i t e i t moeten t i j d e n s h e t "hoogseizoen" worden opgebracht. Deze f a c t o r e n hebben e r t o e g e l e i d , d a t de h u i d i g e w i j z e van doorbelast i n g nagenoeg gevolgd z a l worden, t . w . :
- Voor g r o o t m a t e r i e e l voorzien van motoren, v i a een t a r i e f draaiuur . - Voor a1 h e t o v e r i g e g r o o t m a t e r i e e l de k o s t e n per j a a r t e
per
verzamelen en deze v i a v e r d e e l s l e u t e l s over de kostendragers t e verdelen.
De s i g n a l e n voor d o o r b e l a s t i n g worden verkregen v i a de u r e n r e g i s t r a t i e van de werkstaten. e. Gegevensverstrekking Het a d m i n i s t r a t i e v e beheersysteem kan de navolgende i n f o r m a t i e v e r strekken: - o v e r z i c h t aanwezig g r o o t m a t e r i e e l - tarieven grootmaterieel bezettingsplanning en hoe g e r e a l i s e e r d ( t r e k k e r f i l m ) - doorbelasting en waar aanwezig - budget, kosten en opbrengsten - aan en verkopen.
-
De b e s l i s s i n g t o t aan- of verkoop i s i n g r i j p e n d en h e e f t m e e s t a l g r o t e f i n a n c i 5 l e consequenties. De b e p a l i n g welk s o o r t grootmater i e e l moet worden aangeschaft of a f g e s l o t e n wordt voor h e t a l l e r g r o o t s t e d e e l bepaald door de e x p l o i t a t i e . Vanuit de a d m i n i s t r a t i e van zowel h e t beheer a l s h e t onderhoud kan weinig i n f o r m a t i e voor ondersteuning h i e r t o e worden gegeven. De mogelijkheden z i j n : - r e p a r a t i e k o s t e n p e r groep per j a a r b e z e t t i n g of a a n t a l d r a a i u r e n per p e r i o d e - s o o r t e n v e r r i c h t e r e p a r a t i e s v a n u i t h e t logboek per m a t e r i e e l s t u k .
-
f . Signalen t.b.v.
onderhoud
De s i g n a l e n voor onderhoud hebben a l l e e n betrekking op d i e grootm a t e r i e e l s t u k k e n voorzien van motoren, d i e a f h a n k e l i j k v a n een a a n t a l d r a a i u r e n onderhouden moet worden. Wekelijks worden de d r a a i u r e n g e r e g i s t r e e r d op de werkstaten van h e t bedienend personeel. Door deze d r a a i u r e n per g r o o t m a t e r i e e l s t u k t e tot a l i s e r e n kan men aangeven welk g r o o t m a t e r i e e l s t u k onderhoud behoeft. Doordat door deze r e g i s t r a t i e ook h e t minimum, maximum en gemiddeld a a n t a l d r a a i u r e n berekend kan worden en deze t e gebruiken, kan men e x a c t aangeven welke onderhoudsbeurten de komende week v e r r i c h t moeten worden e n welke i n d e komende weken verwacht kunnen worden. Alleen een r e g i s t r a t i e van d r a a i u r e n v i a t e l l e r s op de m a c h i n e i s v o l l e d i g nauwkeurig. Deze t e l l e r s z i j n e c h t e r n i e t op de machines aanwezig. Hier i s de v e w a c h t i n g d a t de kosten v a n a a n b r e n g e n van deze t e l l e r s (geschat op + ' f 400/stuk) n i e t z a l opwegen tegen de t e verwachten venninderingdaan onderhoudskosten. R e a l i s e r i n g voorgestelde systemen Voor h e t l a t e n f u n c t i o n e r e n van d i t systeem moeten een a a n t a l gegevens verzameld en verwerkt worden. Het is de bedoeling deze gegevens i n onderstaande bestanden op t e nemen.
- Materieelbestand
( b i j l a g e 7.2 .) D i t i s een computerbestand waarin a l l e v a s t e en f i n a n c i s l e gegevers
van h e t g r o o t m a t e r i a a l z i j n opgenomen.
- Technisch
gegevens bestand D i t i s een verzameling van gegevens t . b . v . van de e x p l o i t a t i e van h e t g r o o t m a t e r i e e l . Momenteel i s d i t v a s t g e l e g d i n v e r s c h i l l e n d e kaartsystemen b i j de d i v e r s e g e b r u i k e r s . Voorgesteld wordt d i t systeem t e handhaven.
- Kosten/opbrengs t e n l p l a n n i n g bes tand g r o o t m a t e r i e e l ( b i j lage 7.3.) D i t bestand b e v a t a l l e e x p l o i t a t i e g e g e v e n s van h e t g r o o t m a t e r i e e l . Door i n h e t bestand met v e r s c h i l l e n d e r e c o r d s o o r t e n t e werken, d i e qua i n h o u d e l i j k e vorm g e l i j k z i j n , kan men s n e l v i a v e r g e l i j k i n g van de v e r s c h i l l e n d e r e c o r d s t o t s i g n a l e r i n g van afwijkingen komen.
- Logboek r e p a r a t i e en onderhoud D i t i s de verzameling van de werkorders per g r o o t m a t e r i e e l s t u k , waardoor i n z i c h t verkregen wordt i n welke r e p a r a t i e s v e r r i c h t z i j n en welke verwacht kunnen worden. In p r i n c i p e i s d i t handhaven van een h u i d i g e procedure, uitgezonderd de berekening p e r r e p a r a t i e van de kosten.
Voor de computerbestand i s h e t de bedoeling om zoveel mogelijk t e gaan werken met groepen g r o o t m a t e r i e e l . D i t om de b e s t a n d s g r o o t t e t e beper' ken en h e t voor de werkplaats mogelijk t e maken om met v a s t e werkord e r s t e gaan werken voor onderhoud en r e p a r a t i e . Codering en g r o e p s i n d e l i n g g r o o t m a t e r i e e l A 1 e e r d e r i s v o o r g e s t e l d om de groepsindeling van h e t g r o o t m a t e r i e e l t e doen v i a m e r k , type en bouwjaar. D i t om p e r groep een homogene samenstelling t e k r i j g e n , waardoor kostenboekingen p e r groep mogelijk worden. De codering van h e t g r o o t m a t e r i e e l moet e c h t e r meer w v a t t e n , om v i a s o r t e r i n g e n s n e l i n f o r m a t i e t e kunnen k r i j g e n over gegevens. Een voorbeeld van een mogelijke g r o o t m a t e r i e e l codering wordt gegeven i n b i j l a g e 7.4. Deze g r o o t m a t e r i e e l codering wordt g e b r u i k t n a a s t h e t g r o o t m a t e r i e e l nummer.
7.2. Huidige systeem Het huidige systeem kenmerkt zich door v e r s p r e i d e a d m i n i s t r a t i e s , waarvan de meeste handmatig worden gevoerd, z o a l s b . v . : t r e k k e r f i l m , a a n w e z i g h e i d s l i j s t en b e p a l i n g moment van h e t onderhoud v i a h e t "trekk e r b r i e f j e " . We1 wordt e r i n p r i n c i p e gebruik gemaakt van d e z e l f d e basisgegevens a l s i n h e t v o o r s t e l . De brandstofkosten worden p e r j a a r g e t o t a l i s e e r d en aan h e t einde van h e t j a a r v i a v e r d e e l s l e u t e l s aan h e t g r o o t m a t e r i e e l geboekt. 7.3. V e r s c h i l l e n t u s s e n beide systemen
-
v o o r s t e l i s boeken v i a n o m e r b r u i k huidig i s per j a a r t o t a l i s e r e n en dan v e r d e l e n Bepaling moment onderhoud v o o r s t e l i s urenberekening v i a werkstaat personeel en machines huidig is v i a trekkerbriefje Bepaling waar g r o o t m a t e r i e e l i s v o o r s t e l i s v i a w e r k s t a a t personeel en machine huidig i s v i a trekkerbriefje Beheer en e x p l o i t a t i e - v o o r s t e l i s v i a budgeteringssysteem en v a s t legging van zowel planning en w e r k e l i j k h e i d h u i d i g i s a l l e e n v a s t l e g g e n van planning en bezetting.
Brandstofverbuik
-
-
-
De i n p u t voor h e t beheer en e x p l o i t a t i e g r o o t m a t e r i e e l b e s t a a t
-
- w e r k s t a a t personeel
gegevens over g e b r u i k , i n z e t en aanwezigheid grootmaterieel - gegevens over k o s t e n uitgevoerd onderhoud, r e p a r a t i e s en m o d i f i c a t i s - gegevens voor grootmaterieelbestand
en machines werkorders
- ponsconcept materieel - ponsconcept
hit:
groot-
-
gebruik grootmaterieel
gegevens voor k o s t e n , opbrengsten en planning bestand g r o o t m a t e r i e e l .
De v o o r g e s t e l d e output i s a l s v o l g t :
- mutatielijst -
-
g r o o t m a t e r i e e l met f o u t s i g n a l e n . D i t i s e e n v e r s l a g van e l l e m u t a t i e s op d e v a s t e gegevens van h e t grootmaterieel. Aanwezigheids- en planningsoverzicht. Een w e k e l i j k s e l i j s t waar welk g r o o t m a t e r i e e l z i c h bevind e n wann e e r waar welk m a t e r i e e l ingepland i s . Exploitatie w e r z i c h t grootmaterieel. Een l i j s t van kosten, opbrengsten, b e z e t t i n g e.d. van h e t grootmat e r i e e l . Deze l i j s t wordt op verzoek v e r s t r e k t . Overzicht planning en b e z e t t i n g g r o o t m a t e r i e e l per week. (Trekkerfilm) deze l i j s t wordt op verzoek gegeven. Overzicht g r o o t m a t e r i e e l , wordt op verzoek gegeven. L i j s t aan- en verkopen per periode, wordt op verzoek gegeven, maar v a s t aan h e t einde van h e t j a a r .
7.5. B i j lagen I n de b i j l a g e n wordt een schema-overzicht gegeven van h e t v o o r s t e l en e e n g r o o t m a t e r i e e l codering. '
8. BOEKHOUDKUNDIGE VERWERKING 8.1.
Inleiding De verzamelde gegevens, zoals die zijn ontstaan uit de in de vorige hoofdstukken behandelde onderdelen, leiden tot een boekhoudkundige verwerking in het grootboek en in een subgrootboek op het gewenste detailniveau. Hierbij kunnen zich problemen voordoen m.6.t. de begrotingsboekhouding. Deze problemen worden dan opgelost buiten de rekeningen t.b.v. de administratie W.D., waarbij dan van hepaalde tussenrekeningen gebruik gemaakt wordt. In alle gevallen dient er overeensteming te zijn tussen de gegevens van het grootboek en de gegevens in een subgrootboek als nadere detaillering van G n of meerdere grootboekrekeningen. Gezien de huidige mogelijkheden van bet Grootboeksysteem (GRB) zoals dit thans operationeel is, dient ervan te worden uitgegaan dat: 1 . boekingen altijd dienen te geschieden in het subgrootboek 2. van de mogelijkheden om vanuit het subgrootboek boekingen in het grootboek te laten geschieden zoveel mogelijk gebruik moet worden gemaakt 3. indien de onder 2 genoemde mogelijkheid niet uitvoerbaar is, de boeking apart voor de tweede maal in het grootboek dient te geschieden.
8.2.
Voorstel boekhoudkundige verwerking
Om te komen tot de gewenste overzichten m.b.t. de kosten en opbrengstenidekkingen wordt de onderstaande boekhoudkundige verwerking voorgesteld, die nader gedetailleerd is terug te vinden in de subgrootboeken. Grootboekrekeningen en kostensoorten De volgende grootboekrekeningen zijn noodzakelijk: Leiding C.W. kosten budget (2x) 11 Administratie Bedrijfsbureau Transport- en terreindienst ,I Veldcontrole I, Trekkers- en voertuigen Landbouwmachines en werktuigen !I Constructiebureau 11 Timer, schilder, elektra Draaierij, bankwerking, constructie (I I, Magaz ijn Overboekingsrekening resultaten I, Grootmateriaal De volgende kostensoorten zijn van belang: Personeelskosten Huisvestingskosten Energie Materialen Diensten door derden Toeslag H.C.R. Overig Doorbelasting C.W. Doorbelasting gebruik grootmateriaal en machines
dekking ,I ,I I,
I,
,, I,
3, 9,
,I 1,
Boekingen kosten en dekkirigen Manuren -------
afd. rekening Aan dekkingsrek. loonkosten
uren x tariek loonkosten per afd. (ook niet-urenschrijvend, voor totaal)
div. rekeningen Aan afd. dekkingsrekening
Machine:ursn
afd. rekening Aan dekkingsrek. grootmat. .
directe uren x tarief mankosten per afd.
3
directe uren x tarief
div. rekeningen Aan afd. dekkingsrekening'
M2t~~iaLe!! ontvangst factuur
voorraadrek. Aan ontvangen materialen ontvangen facturen (Aan) prijsverschillen Aan crediteuren
bijstelling voorraadrek. verrekenprijs Aan prijsverschillen af gifte
. afd.
rekenina
1
aantal x verrekenprijs
i
aantal i verrekenprijs verschil factuurbedrag
1
Aan voorraadrek. Aan dekkingsrek. iagazijn
3
YiLbesLes!
afd. rekening Aan te ontvangen facturen div. rekeningen Aan afd. dekkingsrek.
Overige kosten -----------facturen
memo ' s af schrijving
afd. rekening Aan te ontvangen facturen div. rekeningen Aan afd. dekkingsrek. idem
afd. rekening Aan afschrijvingen
aantal x verrekenprijs x % mag. opslag aantal x verrekenprijs mag. opslag
factuurbedrag factuurbedrag x %
div. rekeningen Aan afd. dekkingsrek werk ----
aantal in yoor x (verschil nieuwe-oude verr. prijs).
aantal x verrekenprijs x % mag. opslag voor direct werk
div. rekeningen Aan afd. dekkingsrek. Rechtstreedcs? afd. rekening Aan te ontvangen facturen -leveringeg -- ----
uren x tarief
3
.
factuurbedrag factuurbedrag x % opslag voor directe kosten
1 factuurbedras -
3
factuurbedrag x % op-
Gskruik
uren x tarief tot uren x tarief excl. brandstofdeel Aan dekkingsrek. brandstoffen uren x tarief branden smeermidd. stofdeel
Brandstofllosten
kostenrekening(en) Aan voorraadrek.
Af schrijvingen
afsch.kosten maand Aan af schrijvingen
div. rekening rootmateriaal Aan dekkingsrek. gr.mat. g-------------
(en smeermiddelen)
Rente
rentekosten maand Aan doorberekende rente
factuurbedragen
3
berekend
]
% van boekwaarde
Boekingenbudget Maandelijks dienen de volgende budgetboekingen plaats te vinden op debet en "Te dekken budget . . . . . I ' de rekeningen "Budget credit.
......."
manuren
1/12 x jaar begrote uren x tarief mankosten per afdeling
machine-uren
1/12 x jaar begrote uren x tarief
per afdeling
materialen
1/12 x jaar begrote materiaalkosten
per afdeling
rechtstreekse leveringen
1/12 x jaar begrote kosten rechtstreekse leveringen ..
per afdeling
overige kosten
1/12 x jaar begrote kosten
per afdeling
brandstoffen
1/12 x jaar begrote kosten
grootmateriaal 1/12 x jaar begrote uren x tarief excl.
8.3. Verschillen voorgestelde en huidige boekhoudkundige verwerking In de voorgestelde boekhoudkundige verwerking zijn de volgende grote verschillen te constateren: - alle kosten van reparatie en onderhoud m.n. het uitbesteed werk worden verwerkt via de afdeling van de C.W. - naast de opslagen voor magazijnkosten en indirecte werkzaamheden zijn opslagen noodzakelijk voor rechtstreekse leveringen, uitbesteed werk en eventuele overige kosten - voor alle kostensoorten per afdeling e.d. zijn de tussenrekeningen "butget" en "te dekken budget" geintroduceerd, waardoor budgetlbegrotingsverschillen en efficiencyverschillen zichtbaar worden - de kosten van brandstoffen en smeermiddelen worden niet meer achteraf verdeeld naar de brandstofverbruikende voertuigen en machines. Tegenover de kosten van de brandstoffen en smeermiddelen staat de doorbelasting van een tarief brandstoffen, opgenomen in het totaaltarief, gebaseerd op het normverbruik - naast de kosten dienen ook in de voorkomende gevallen de geregistreerde uren te worden bijgehouden.
8.4. Input/output De input bestaat uit de gegevens op de diverse inputdocumenten van manuren, machine-uren, afgegeven materialen, ontvangen facturen etc. waarop de benodigde gegevens zijn vastgelegd.
De output zal periodiek bestaan uit overzichten in totaal en per afdeling van de volgende gegevens t/m de betreffende periode omschrijving kostensoort uren en bedrag werkelijke kosten uren en bedrag budget uren en bedrag dekking en de twee verschillen hieruit. 8.5. Bijlagen
In de bijlagen vindt U een schema van wie welke informatie krijgt.
9. AANSLUITING OP HET H.C.R.-SYSTEEM I n h e t algemeen kan worden g e s t e l d d a t de f i l o s o f i e en de s t r u c t u u r van h e t bestaande geautomatiseerde systeem kan worden gehandhaafd en d a t h i e r d o o r de e f f e c t i v i t e i t van h e t v o o r g e s t e l d e a d m i n i s t r a t i e v e systeem z e l f s s t e r k worden bevorderd. De basisgedachte van h e t v o o r s t e l ( b u d g e t t e r i n g ) v e r e i s t weliswaar een v r i j f o r s e u i t b r e i d i n g van h e t H.C.R.-systeem, maar h i e r t e g e n over s t a a t d a t door vereenvoudiging e n uniformering de e f f i c i e n c y van h e t H.C.R.-systeem z a l toenmen. Tevens z u l l e n d e l e n van h e t bestaande systeem kunnen v e r v a l l e n ( a p a r t e behandeling t a r i e v e n ) en z u l l e n andere d e l e n kunnen worden vereenvoudigd (voorraden)
.
Gezien h e t f u n c t i o n e r e n van h e t bestaande systeem t.a.v. de informat i e b e h o e f t e b i j de C.W. en problemen d i e optreden b i j de a a n s l u i t i n g van h e t nu gehanteerde a d m i n i s t r a t i e v e proces op h e t geautomatiseerdesysteem i s h e t gerechtvaardigd o n t w i k k e l i n g s c a p a c i t e i t t e r e s e r v e r e n voor h e t voorgestelde systeem. Zoals reeds i n de i n l e i d i n g i s aangegevqn kan de invoering g e f a s e e r d geschieden. B i j een j u i s t e f a s e r i n g kunnen conversie problemen t i j d i g worden onderkend en kan worden voorkomen d a t veranderingen i n h e t adminis t r a t i e v e proces niet-synchroom kon p l a a t s v i n d e n met de noodzakelijke wijzigingen i n h e t geautomatiseerde systeem.
