Ondersteunen van de administratie van de dienst teneinde een efficiënte en effectieve afhandeling van de dossiers te bevorderen

INFORMATIEBROCHURE ADMINISTRATIEF MEDEWERKER BBUS/BURGERZAKEN 1. Functiebeschrijving Administratief medewerker bbus/burgerzaken Niveau C (C1-C2-C3) Relaties Intern: Rapporteert aan het diensthoofd/de coördinator bbus Relatie met de schepenen/gemeenteraadsleden Relatie met alle medewerkers van de gemeentelijke organisatie Extern: Relatie Relatie Relatie Relatie Relatie

met met met met met

de burger andere gemeente- en stadsdiensten allerlei administratieve diensten het onderwijs diverse instellingen

Basisdoelstelling Ondersteunen van de administratie van de dienst teneinde een efficiënte en effectieve afhandeling van de dossiers te bevorderen. Verzorgen van het onthaal van de dienst burgerzaken/ op de bbus teneinde een vlotte, correcte en klantvriendelijke dienstverlening te verzekeren. Resultaatsgebieden a.

Uitvoeren van administratieve taken

Dit omvat onder meer volgende taken: Opmaken van verslagen, brieven en uitnodigingen conform de geldende huisstijl Verwerken van inkomende briefwisseling Opmaken en versturen van faxen, e-mails Klasseren en archiveren van dossiers en documenten van de dienst Opmaken van beslissingen/nota’s en samenstellen van dossiers voor het college van burgemeester en schepenen en de gemeenteraad Registeren van bezoekers Opmaken van statistieken

b.

Afhandelen van dossiers betreffende bevolking, burgerlijke stand, vreemdelingen, strafregister en verkiezingen

Dit omvat onder meer volgende taken: Beheren van de registers bevolking en burgerlijke stand Beheren van het strafregister Afhandelen van de procedure voor identiteitskaarten, reispassen en rijbewijzen Afhandelen van de procedure voor het afleveren van arbeidskaarten, vreemdelingenkaarten Opmaken van erkennings-, geboorte-, huwelijks- en overlijdensattesten Opvolgen van de grafconcessies Organiseren van de verkiezingen Bijstaan van de burgemeester bij huwelijken c.

Verzorgen van het onthaal

Dit omvat onder meer volgende taken: Verzorgen van het onthaal tijdens de openingsuren Beantwoorden van telefoons Verstrekken van informatie aan de burger Behandelen en rapporteren van klachten Onthalen van nieuwe (bibliotheek)gebruikers Begeleiden en adviseren van individuele gebruikers Verrichten van opzoekingswerk in de bibcatalogus Uitlenen, innemen, verlengen en reserveren van collecties Controleren en sorteren van collecties Verkopen van grabbelpassen, vuilniszakken, tickets,… Afleveren van allerlei administratieve producten uit de productencatalogus Opvolgen en controleren van betalingen Opvolgen en uitdelen van brochures Dimensies Voltijdse functie Bereid om avond- en weekendprestaties te leveren Kan ingezet worden als chauffeur van de bibus Deze functiebeschrijving is niet beperkend en kan aangepast worden aan nieuwe situaties of organisatorische accenten binnen het bestuur.

Profiel a. Kennis Grondige kennis van de wetgeving en software van toepassing op de diensten Grondige kennis van de structuur en werking van het bestuur Grondige kennis van Microsoft Office b. Vaardigheden Administratief vaardig Organisatorisch vaardig Pc-vaardig Communicatief vaardig c. Attitudes Klantgerichtheid Zelfstandigheid Initiatief nemen Flexibiliteit Leerbereidheid 2. Aanwervingsvoorwaarden Artikel 9 §1. Om toegang te hebben tot een functie bij het gemeentebestuur moeten de kandidaten: 1. beschikken over een gunstige vermelding op het uittreksel uit het strafregister; 2. de burgerlijke en politieke rechten genieten; 3. medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie. Voor de datum van indiensttreding worden de geslaagde kandidaten uitgenodigd voor een medische controle bij de arbeidsgeneesheer van het gemeentebestuur. Artikel 10 §1. Om in aanmerking te komen voor aanwerving, moeten de kandidaten: 1. Nederlands spreken en begrijpen; 2. slagen voor de selectieprocedure. Artikel 11 Naast het beantwoorden aan de voorwaarden in artikel 10, moeten de kandidaten ook beschikken over een diploma van het hoger secundair onderwijs. De kandidaten die niet beschikken over een rijbewijs C worden toegelaten tot de selectieprocedure maar na afloop van de proefperiode dienen ze in het bezit te zijn van het rijbewijs C. De kosten hiertoe worden gedragen door het gemeentebestuur.

3. De selectiecommissie Artikel 18 §1. De selecties worden uitgevoerd door een selectiecommissie. Voor de samenstelling van de selectiecommissies gelden de volgende algemene regels: 1. de selectiecommissie bestaat uitsluitend uit deskundigen (op vlak van personeelsselectie); 2. elke selectiecommissie bestaat uit ten minste 3 leden. 3. ten minste één derde van de leden zijn deskundigen die extern zijn aan het gemeentebestuur. Van het minimumaantal externe leden kan uitzonderlijk vanwege de specificiteit van de functies en op voorwaarde van uitdrukkelijke motivering worden afgeweken. 4. de selectiecommissie bestaat bij voorkeur uit leden van verschillend geslacht; 5. de leden van de gemeenteraad en van het college van burgemeester en schepenen kunnen geen lid zijn van een selectiecommissie in een selectieprocedure voor het eigen bestuur. De betrokkenen kunnen wel als waarnemer aanwezig zijn bij selecties, net zoals, op grond van de syndicale wetgeving, de afgevaardigden van de representatieve vakorganisaties; 6. bij afloop van de selectieactiviteiten beraadslaagt de selectiecommissie over het eindresultaat en het eindverslag van de kandidaten. De selectiecommissie kan geldig beraadslagen wanneer de helft van de leden aanwezig is. De beslissingen worden bij eenvoudige meerderheid genomen; §2. Onder deskundig wordt verstaan dat de leden van de selectiecommissie over de specifieke deskundigheden moeten beschikken om de kandidaten te beoordelen op de voor de functie vastgestelde selectiecriteria. Met toepassing van het eerste lid komen in aanmerking voor deelname aan een selectiecommissie: 1. deskundigen in de personeelsselectie; 2. personen extern aan de gemeente, die daartoe wegens hun professionele activiteit en specialisatie geschikt bevonden worden; 3. personeelsleden van andere overheden, de toezichthoudende overheid uitgezonderd, en, binnen de grenzen van het toegelaten aantal interne commissieleden, personeelsleden van het eigen bestuur, met een graad die van een hogere rang is dan de vacante functie. Artikel 20 De selectiecommissies worden geleid door een voorzitter. De voorzitter wordt in zijn taak bijgestaan door een secretaris die niet deelneemt aan de eigenlijke selectieactiviteiten en aan de beoordeling van de kandidaten. De leden, de secretaris en de voorzitter van de selectiecommissie worden nominatief door het college van burgemeester en schepenen aangewezen. Deze bepaling is niet van toepassing bij uitbesteding aan een erkend extern selectiebureau. 4. De selectieprocedure A. Schriftelijk gedeelte (2 uur)

60/100

a. Kennis Microsoft Office gerelateerd aan de functie; b. Postbakoefening; c. Oplossen van een probleem gerelateerd aan de gevraagde specialiteit, aan de hand van ter beschikking gestelde documentatie. B. Mondeling gedeelte(+/- 30 minuten)

40/100

Evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie, de motivatie en de interesse voor het werkterrein. Om geslaagd te zijn, moet de kandidaat minstens 50% van de punten halen op elke proef of gedeelte afzonderlijk, en 60% op het geheel van het selectie.

Artikel 25 De kandidaten worden ten minste vijftien kalenderdagen op voorhand geïnformeerd over de plaats waar en dag en uur waarop de eerste selectieproef wordt afgenomen. Die mededeling gebeurt met behulp van brief of e-mail. Artikel 26 De selectiecommissie maakt bij de afsluiting van de selectieprocedure een eindverslag op met vermelding van de deelresultaten van de kandidaten en van hun eindresultaat. Artikel 27 De kandidaten worden schriftelijk op de hoogte gebracht van het resultaat van de selectie. Kandidaten hebben op hun verzoek toegang tot de selectieresultaten in overeenstemming met de bepalingen van het decreet van 26 maart 2004 betreffende openbaarheid van bestuur. 5. De indiensttreding Artikel 38 De aanstellende overheid bepaalt de concrete datum van indiensttreding in onderling akkoord met het personeelslid, als het geselecteerde personeelslid wegens een opzeggingstermijn bij een andere werkgever of wegens een andere geldige reden niet onmiddellijk in dienst kan treden. Het geselecteerde personeelslid wordt van deze beslissing op de hoogte gebracht per brief. Behalve in het geval van overmacht, wordt een kandidaat die niet in dienst treedt op de vastgestelde datum geacht definitief aan zijn aanstelling te verzaken. Artikel 40 Het personeelslid legt bij zijn indiensttreding de volgende eed af in handen van de gemeentesecretaris: ‘ik zweer de verplichtingen van mijn ambt trouw na te komen’. De weigering tot eedaflegging staat gelijk met verzaking van de aanstelling (gemeentedecreet artikel 106, laatste lid). 6. De proeftijd Artikel 52 §1. Bij indiensttreding van een contractueel personeelslid zal een individuele arbeidsovereenkomst worden aangegaan: 1. hetzij voor onbepaalde tijd; 2. hetzij voor een bepaalde tijd of welomschreven werk; 3. hetzij voor de vervanging van één of meer personeelsleden. §2. Een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur wordt eveneens schriftelijk vastgesteld op het tijdstip van de indiensttreding; bij ontstentenis is er eveneens sprake van een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur en dit geldt ook voor het bepaalde in §2, eerste lid. Artikel 53 De arbeidsovereenkomst bevat een beding van proeftijd, dat rekening houdt met de aard van de overeenkomst en met de belangrijkheid en de specificiteit van de functie. De proeftijd is verschillend naargelang arbeider of bediende. Indien de uitvoering van de arbeidsovereenkomst tijdens de proeftijd wordt geschorst, wordt de proeftijd met een periode gelijk aan deze schorsing verlengd.

7. Het salaris Het personeelslid wordt bezoldigd volgens de salarisschaal niveau C. Nieuwe medewerkers starten bij de weddenschaal C1 met als basistrap 0. Anciënniteit kan meegerekend worden met een maximum van 6 jaar indien de kandidaat: Prestaties bij de overheid heeft Prestaties in de privésector of als zelfstandige heeft die relevant zijn voor de functie. Na 4 jaar anciënniteit en mits een gunstige evaluatie kan je overgaan naar weddenschaal C2 en na 18 jaar gecumuleerde anciënniteit in C1 en C2 kan je overgaan naar weddenschaal C3. In de tabel hieronder worden de basisjaarbedragen weergegeven. Om het brutoloon per maand te berekenen pas je volgende formule toe: (basisjaarbedrag/12) * 151.57% salarisschalen

C1

C2

C3

minimum maximum

13.550 21.950

14.250 22.800

15.900 24.800

0 1 2 3 4 5 6

13.550 14.150 14.150 14.750 14.750 15.300 15.300

14.250 14.800 14.800 15.400 15.400 16.000 16.000

15.900 16.550 16.550 17.150 17.150 17.750 17.750

7 8

15.900 15.900

16.600 16.600

18.400 18.400

9 10 11 12 13 14

16.500 16.500 17.100 17.100 17.700 17.700

17.200 17.200 17.800 17.800 18.400 18.400

19.000 19.000 19.650 19.650 20.250 20.250

15 16

18.300 18.300

19.000 19.000

20.850 20.850

17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27

18.900 18.900 19.500 19.500 20.100 20.100 20.650 20.650 21.250 21.250 21.950

19.600 19.600 20.200 20.200 20.750 20.750 21.350 21.350 21.950 21.950 22.800

21.500 21.500 22.100 22.100 22.750 22.750 23.350 23.350 23.950 23.950 24.800

8. De toelagen a. De haard- en standplaatstoelage Artikel 275 §1. Het personeelslid heeft krachtens het decreet van 8 mei 2002 houdende wijziging van verschillende bepalingen betreffende de haard- en standplaatstoelage en het vakantiegeld van het gemeente- en provinciepersoneel, recht op een haard- en standplaatstoelage indien aan de onderstaande voorwaarden is voldaan. §2. Het gehuwde personeelslid, het personeelslid dat samenleeft, of het alleenstaande personeelslid van wie één of meer kinderen die recht geven op kinderbijslag deel uitmaken van het gezin, heeft recht op een haardtoelage van: 1. € 719,89 (100%) wanneer het salaris € €16 421,84(100%) niet overschrijdt; 2. € 359,95 (100%) wanneer het salaris hoger is dan €16 421,84 (100%) maar niet meer bedraagt dan €18 695,86(100%). §3. Het personeelslid dat geen recht heeft op een haardtoelage, ontvangt een standplaatstoelage van: 1. € 359,95 (100%) op voorwaarde dat het salaris niet hoger is dan €16 421,84 (100%); 2. € 179,98 (100%) wanneer het salaris hoger is dan €16 421,84 (100%) maar niet meer bedraagt dan €18 695,86 (100%). b. Het vakantiegeld Artikel 278 Het personeelslid ontvangt jaarlijks een vakantiegeld krachtens het decreet van 8 mei 2002 houdende wijziging van verschillende bepalingen betreffende de haard- en standplaatstoelage en het vakantiegeld van het gemeente- en provinciepersoneel en het besluit van de Vlaamse Regering van 13 september 2002 betreffende de toekenning en de vaststelling van het vakantiegeld van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel. Artikel 279 Het vakantiegeld van het personeelslid bedraagt voor volle prestaties die gedurende het hele referentiejaar werden verricht 92% van een twaalfde van het jaarsalaris, aangepast volgens de indexverhogingscoëfficiënt die van toepassing is op het salaris van de maand maart van het vakantiejaar. Als het personeelslid in de maand maart van het vakantiejaar geen of slechts een gedeeltelijk salaris ontvangen heeft, dan wordt het percentage vermeld in het eerste lid, berekend op basis van het salaris dat voor diezelfde maand betaald zou zijn geweest als het personeelslid zijn ambt wel volledig had uitgeoefend. c. De eindejaarstoelage Artikel 288

Het personeelslid ontvangt jaarlijks een eindejaarstoelage.

Artikel 289 Het bedrag van de eindejaarstoelage is de som van het forfaitaire gedeelte en het veranderlijk gedeelte, met dien verstande dat de eindejaarstoelage nooit meer mag bedragen dan een twaalfde van het jaarsalaris, aangepast volgens de indexverhogingscoëfficiënt die van toepassing is op het salaris van de maand oktober van het in aanmerking te nemen jaar.

9. De sociale voordelen a. Maaltijdcheques Artikel 314 Het personeelslid, met minstens een aansluitende tewerkstelling van drie maanden, heeft recht op maaltijdcheques. De waarde van één maaltijdcheque bedraagt € 4.85 waarvan de werkgeversbijdrage € 3.76 en de werknemersbijdrage € 1.09 bedraagt. Er wordt één cheque per gewerkte dag of gelijkgestelde dag toegekend bij volledige prestaties geleverd gedurende het ganse jaar. b. De hospitalisatieverzekering Artikel 315 §1. Het gemeentebestuur sluit een collectieve hospitalisatieverzekering af voor: 1. de statutaire personeelsleden; 2. de contractuele personeelsleden en de statutaire personeelsleden op proef die minstens één jaar in dienst zijn; Het personeel sluit zich op vrijwillige basis aan bij de collectieve hospitalisatieverzekering. Het gemeentebestuur neemt de premie voor de hospitalisatieverzekering voor de personeelsleden, vermeld in punt 1 en 2, die voltijds, halftijds of meer dan halftijds werken volledig ten laste. §2. De premie voor personeelsleden die minder dan halftijds werken, wordt voor de helft ten laste genomen. 10. De jaarlijkse vakantiedagen Artikel 175 Een voltijds werkend personeelslid heeft recht op 30 werkdagen betaalde vakantie voor een volledig dienstjaar. Contractuele personeelsleden hebben recht op 20 werkdagen wettelijk verlof opgebouwd op basis van de prestaties in het vakantiedienstjaar en dus in overeenstemming met de regeling privésector. Daarnaast hebben contractuele personeelsleden recht op 10 werkdagen conventioneel verlof opgebouwd op basis van de prestaties in het vakantiejaar, dus in overeenstemming met de publieke sector zoals voor statutaire personeelsleden. De conventionele verlofdagen worden opgenomen voor de wettelijke verlofdagen. Naargelang de leeftijd stijgt het aantal vakantiedagen: 1. minder dan vijfenveertig jaar: 30 werkdagen; 2. van vijfenveertig tot en met negenenveertig jaar: 31 werkdagen; 3. vanaf vijftig jaar: 32 werkdagen. Voor het bepalen van de duur van het verlof wordt de leeftijd in aanmerking genomen die het personeelslid in de loop van dat jaar bereikt.

11. De feestdagen Artikel 179 §1. Het personeelslid heeft betaalde vakantie op de volgende feestdagen: 1. 1 januari 2. paasmaandag 3. 1 mei 4. Hemelvaartsdag 5. Pinkstermaandag 6. 11 juli 7. 21 juli 8. 15 augustus 9. 1 november 10. 11 november 11. 25 december §2. Er worden aan ieder personeelslid drie feestdagen extra toegekend op de volgende dagen: 1. 2 november 2. 26 december 3. 31 december