MS Word Merge Add-on SE. User Guide

MS Word Merge Add-on SE User Guide

©2014, Eddon Software B.V., ‘s-Hertogenbosch. Niets van deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook en evenmin worden opgeslagen in een databank met als doel een terugzoek mogelijkheid te verschaffen aan derden zonder voorafgaande toestemming van Eddon Software B.V. Eddon Software B.V. Ingeschreven bij Kamer van Koophandel onder nr. 32154395

Add-on Artikel software Behorende bij release vanaf Datum Auteur

MS Word Merge Add-on SE BSE004 6 19-02-2014 Ute van Riel – van Fessem

Eddon Software BV | MS Word Merge Add-on SE | 19 februari 2014 | pagina 2 van 32

Inhoudsopgave 1

Functionele beschrijving MS Word Merge Add-on SE ........................................................... 5 1.1 Enkelvoudige merge ........................................................................................................... 5 1.1.1 Gebruik van de Synergy Office Add-in.................................................................... 11 1.2 Meervoudige merge (multimerge) ................................................................................... 13 1.2.2 Verwijderen van meervoudig gemergede documenten ........................................ 16 1.2.1 Multimerge wetenswaardigheden ......................................................................... 17

2

Versturen van gemergede documenten via e-mail ............................................................. 18 2.1 E-mail instellingen............................................................................................................. 19 2.2 E-mail overzicht ................................................................................................................ 22 2.3 E-mail versturen ................................................................................................................ 23 2.3.1 Foutenafhandeling ................................................................................................. 25

3

Printen en werken met sessies .......................................................................................... 26 3.1 Printen van meervoudig gemergede documenten........................................................... 26 3.2 Werken met sessies .......................................................................................................... 27 3.2.1 Opslaan van een sessie ........................................................................................... 27 3.2.1.1 Voor een specifieke gebruiker ..................................................................... 28 3.2.1.2 Voor iedereen............................................................................................... 29 3.2.2 Sessies verwijderen ................................................................................................ 30 3.2.3 Sessies printen ........................................................................................................ 30 3.2.3.3 Via verzoek ................................................................................................... 30 3.2.3.4 Via “Add-on | Overzichten” ......................................................................... 31


Inleiding De MS Word Merge Add-on SE is een add-on gemaakt voor Exact Synergy Enterprise. Deze add-on zorgt ervoor dat vanuit de projectkaart, relatiekaart, medewerkerkaart of een verzoek een nieuw Word-document kan worden aangemaakt. In dat document worden de kenmerken van de geselecteerde entiteit overgenomen. Het Word-document wordt samengevoegd met een vooraf gedefinieerd sjabloon (template), welke in Synergy is opgeslagen. Het document kan desgewenst in Word worden aangepast en worden opgeslagen in Synergy. Het document wordt dan als bijlage gekoppeld aan een Synergy-document. Documenten kunnen desgewenst na het mergen direct worden uitgeprint of worden verstuurd via e-mail.


1

Functionele beschrijving MS Word Merge Add-on SE

Er zijn twee manieren om een merge-actie op te starten. Dit kan via een standaard zoekscherm (medewerkers, relaties, etc.) of via een kaart (medewerkerkaart, relatiekaart, etc.). Wanneer u via een zoekscherm een merge-actie opstart, is er sprake van een meervoudige merge of ook wel multimerge genoemd. De merge-atie opstarten via een kaart is een enkelvoudige merge. Een enkelvoudige merge wil zeggen dat u een template gaat vullen met data uit Synergy van bijvoorbeeld 1 relatie, 1 verzoek of 1 medewerker. Een multimerge is bedoeld om een template te vullen met bijvoorbeeld een tabel met meerdere rijen of een template een x aantal keer te kopiëren en te vullen met data uit Synergy voor elke gevonden relatie, medewerker en/of verzoek. In dit hoofdstuk worden de twee varianten verder uitgelegd.

1.1

Enkelvoudige merge

U heeft de mogelijkheid om een enkelvoudige merge-actie te starten via de volgende schermen:    

Medewerkerkaart Relatiekaart Verzoek Projectkaart (of entiteitkaart bij gebruik van de add-on Solution Builder)

Hieronder ziet u een voorbeeld van een medewerkerkaart. De knop “Word merge” is toegevoegd aan dit scherm door het installeren van de add-on.

Klikt u vanaf de medewerkerkaart op de knop “Word Merge”, dan krijgt u onderstaand voorbeeld:


Als eerste laat dit overzicht altijd zien waar u vandaan komt, in dit geval de medewerkerkaart, en welke gegevens er bekend zijn voordat u gaat mergen. Alleen de hier getoonde gegevens worden gebruikt als datareferentie voor het document dat u gaat mergen. Het onderwerp van het toekomstige Synergy-document is automatisch voorgevuld met een voorgedefinieerde waarde. Het onderwerp is naar eigen inzicht aan te passen door het invulveld “Onderwerp” in te vullen. Hetzelfde geldt voor de “Bestandsnaam” van het gemergede document. NB: Wanneer u hierbij gebruik maakt van leestekens die niet toegestaan zijn voor bestandsnamen (bijvoorbeeld ‘/’, ‘?’, ‘:’, etc.), worden de leestekens automatisch verwijderd. Kies bij “Bewaren als” hoe de bijlage van het gemergede document opgeslagen dient te worden. Met de optie ‘Template instellingen’ zal worden uitgegaan van de standaard instelling die bij de Word Template is gedaan, maar u kunt de standaard altijd wijzigen door ‘DOCX’ of ‘PDF’ te kiezen. Tot slot bepaalt u nog of u het gemergede document wilt “Bewaren als concept”, of “Direct openen in MS Word” zodat u nog wijzigingen kunt doorvoeren na het mergen. LET OP: Kiest u ervoor om het gemergede document op te slaan als PDF, dan kunt u na het mergen geen wijzigingen meer doorvoeren. Nadat u de gegevens heeft gecontroleerd, heeft u de keuze uit verschillende templates. Raadpleeg de Word Merge Administrator voor eventuele bestaande en/of nieuwe templates die gewijzigd en/of aangemaakt moeten worden. Templates waarbij in de definitie is aangegeven dat de gemergede documenten als PDF opgeslagen dienen te worden, herkent u aan ‘(PDF)’ achter de naam. Zodra u de template heeft aangeklikt, wordt de merge-actie opgestart. Wanneer gewerkt wordt met de Exact Synergy Office Integratie verschijnt het volgende scherm, waarna Word automatisch op zal starten met het gemergede document, tenzij u de optie “Direct openen in MS Word” heeft uitgevinkt.


Het kan zijn dat in de algemene instellingen is bepaald dat u niet direct doorschakelt naar het gemergede document en dat Word niet automatisch moet opstarten na het mergen. In dat geval zal er een overzicht verschijnen van het gemergede en opgeslagen document. U kunt vanuit dit overzicht direct de ‘Bijlage’ in Word openen door op de link te klikken.

Het is mogelijk om eerst een voorbeeld van het gemergede document te bekijken door op het icoon te klikken. Er opent een pop-up met de preview.

-

LET OP: Het gaat hierbij slechts om een preview. Er is GEEN PDF-bestand als bijlage van het gemergede document opgeslagen. Wanneer een document met macro’s (DOCM-bestand) getoond wordt in de PDF-preview, zullen de macro’s daarin niet zijn opgenomen. De macro’s functioneren overigens wel gewoon in de gemergede documenten. Wanneer u een wijziging wilt aanbrengen in het document, klikt u op het -icoon in de tweede kolom. Het document opent automatisch in Word, waarna u de wijzigingen kunt doorvoeren. Of Word automatisch opent, is wel afhankelijk van de instellingen die door de Word Merge Administrator zijn gedaan. LET OP: Wanneer u het gemergede document als PDF had opgeslagen, kunt u geen wijzigingen meer aanbrengen.


Bijvoorbeeld de volgende template:

In dit voorbeeld staan 7 mergevelden. Deze velden worden automatisch, indien mogelijk, ingevuld met data uit Synergy. Wanneer er geen data voor een mergeveld gevonden wordt, krijgt u een overzichtscherm met de naam van het mergeveld en een invulveld waar u de gegevens kunt invoeren. Deze gegevens worden alsnog op de juiste plaats ingevuld in het document.


De gemergede brief kan er dan als volgt uitzien:

Dit gemergede document is automatisch opgeslagen als bijlage in een document in Synergy. U kunt eventueel waar nodig nog wijzigingen aanbrengen, welke u vervolgens opslaat via de knop “Bewaren” van de Exact Synergy Office Integratie.

Wacht tot de knop zijn normale kleur weer terug heeft en het document met de wijzigingen is nu opgeslagen in Synergy. Als u na het opslaan van uw document Word afsluit, wordt u automatisch in Synergy doorgeschakeld naar uw nieuw gemergede document.


Het Word-document is als bijlage (1) aan het Synergy-document gekoppeld.

Het is mogelijk om opnieuw het document aan te passen. Klik op de link “Bewerken in Word” (2) om het document te openen in Word. Pas het document aan en gebruik opnieuw de knop “Bewaren” van de Exact Synergy Office Integratie om het document opnieuw op te slaan. Dit aangepaste document overschrijft de huidige bijlage van het Synergy-document. Tijdens het opnieuw openen van het document wordt er geen merge-actie uitgevoerd. U kunt dus na het mergen van een document alleen nog handmatig wijzigingen doorvoeren. Wanneer u de wijzigingen in het gemergede document niet wilt opslaan, kunt u gewoon Word afsluiten. U krijgt dan wel de volgende melding:

Als u kiest voor “Ja” dan wordt het document lokaal op uw computer opgeslagen in de tijdelijke (temp) map. Het document wordt niet in Synergy opgeslagen. Kiest u voor “Nee” dan sluit Word verder af en is uw document niet lokaal en niet in Synergy opgeslagen. In het gemergede document heeft u de knop “E-mail” (3) tot uw beschikking. Hiermee is het mogelijk om het document direct na het mergen te mailen. Meer informatie hierover vindt u in hoofdstuk 2. LET OP: De knop “E-mail” is alleen beschikbaar in het document direct na de merge-actie. Opent u het document op een later moment (of opent u een standaard Synergy-document), zal de knop niet (meer) aanwezig zijn.


Het is mogelijk dat er verzoeken (maximaal 2) aangemaakt worden als het gemergede document wordt opgeslagen in Synergy. Dit is door de Word Merge Administrator in te stellen. Voor een gebruiker is niet te zien of er automatisch verzoeken worden aangemaakt bij een bepaalde template, alleen kunt u deze verzoeken wel ontvangen in uw werkstroom. Wanneer het aanmaken van verzoeken nodig is of juist uitgeschakeld moet worden, kunt u contact opnemen met de Word Merge Administrator.

1.1.1 Gebruik van de Synergy Office Add-in Standaard wordt ervan uitgegaan dat u gebruik maakt van de Exact Synergy Office Integratie, omdat dit het meest stabiel functioneert in combinatie met de MS Word Merge Add-on SE. Wanneer u hier om bepaalde redenen geen gebruik van kunt maken (bijvoorbeeld omdat u Microsoft Office 2003 nog heeft geïnstalleerd), dient u ervoor te zorgen dat de Synergy Office Add-in ten minste is geïnstalleerd om documenten te kunnen bewerken. LET OP: Gebruik maken van de Synergy Office Add-in kan meer foutgevoelig zijn dan wanneer gebruik wordt gemaakt van de Exact Synergy Office Integratie. Na de merge-actie zal de werkwijze iets anders verlopen dan hiervoor beschreven.

Na de merge-actie wordt Word niet automatisch opgestart. Het Synergy-document wordt direct geopend. Om wijzigingen te kunnen aanbrengen, klikt u op de link “Bewerken in Word” (1). U krijgt de volgende pop-up:

Wanneer u op “Nee” klikt, wordt Word geopend met de (lege) inhoud van het Synergy-document. Klikt u op “Ja”, dan wordt het Word-document uit de bijlage geopend in Word. In dit document kunt u uw wijzigingen doorvoeren.


U heeft ook de mogelijkheid om vanuit het Synergy-document op de link “Download” (2) te klikken. U krijgt dan de volgende pop-up:

Kiest u voor “Openen” dan wordt het Word-document uit de bijlage in Word geopend. Nadat u uw wijzigingen heeft doorgevoerd in het document, gaat u naar “Invoegtoepassingen | Exact Synergy Enterprise | Bewaren” om het document op te slaan in Synergy.

U krijgt de vraag of het bestaande document moet worden overschreven:


Kiest u voor “Nee”, dan wordt er niets opgeslagen. Klik op “Ja” om het document opnieuw op te slaan. Dit aangepaste Word-document overschrijft de huidige bijlage van het Synergy-document. U krijgt tot slot hiervan een bevestiging.

1.2

Meervoudige merge (multimerge)

U heeft de mogelijkheid om een meervoudige merge-actie te starten via de volgende schermen:    

Zoekscherm voor medewerkers Zoekscherm voor relaties Zoekscherm voor verzoeken Zoekscherm voor projecten (of entiteiten bij gebruik van de add-on Solution Builder)

Hieronder ziet u het zoekscherm voor relaties.

Maak uw selectie. U kunt nu direct op de knop “Word merge” klikken, maar het is aan te raden om te klikken op “Tonen”, zodat u het zoekresultaat eerst kunt controleren:


De knop “Word merge” is door het installeren van de add-on toegevoegd aan dit overzicht. Als uw resultaten naar wens zijn, klikt u op de knop “Word merge”.

U krijgt nu een overzicht van alle relaties zoals u die via het zoekscherm heeft opgevraagd. Via de checkbox bovenaan de lijst (1) kunt u alle relaties voor uw merge-actie selecteren of deselecteren. Als het zoekresultaat uit meerdere pagina’s bestaat, dient u erop te letten dat u uw selectie op elke pagina (3) opgeeft. De checkbox bovenaan de lijst (de)selecteert namelijk alleen alle relaties op de pagina die op dat moment geopend is. Ook heeft u de mogelijkheid om elke relatie via de checkbox (2) afzonderlijk te selecteren of deselecteren. Klik op de knop “Merge” als u uw selectie heeft gemaakt.

Als u via het zoekscherm voor relaties gaat mergen, krijgt u bovenstaand voorbeeld.


Zodra u de gewenste template heeft gekozen, wordt de merge-actie opgestart. Er wordt per geselecteerde relatie een document gemerged en opgeslagen als bijlage in een Synergy-document. Dit document is automatisch gekoppeld aan de betreffende relatie. Hierna krijgt u een overzicht van alle gemergede en opgeslagen documenten voor de geselecteerde relaties. U kunt vanuit dit overzicht direct de ‘Bijlage’ in Word openen door op de link te klikken.

U heeft ook een mogelijkheid om eerst een voorbeeld van het gemergede document te bekijken. Klik daarvoor op het document.

-icoon in de derde kolom. Er verschijnt een pop-up met een preview van het

LET OP: Het gaat hierbij slechts om een preview. Er is GEEN PDF-bestand als bijlage van het gemergede document opgeslagen. Wanneer een document met macro’s (DOCM-bestand) getoond wordt in de PF-preview, zullen de macro’s daarin niet zijn opgenomen. De macro’s functioneren overigens wel gewoon in de gemergede documenten.

Wanneer u een wijziging wilt aanbrengen in een van de documenten, klikt u op het -icoon in de tweede kolom. LET OP: Wanneer u het gemergede document als PDF had opgeslagen, kunt u geen wijzigingen meer aanbrengen. Eddon Software BV | MS Word Merge Add-on SE | 19 februari 2014 | pagina 15 van 32

Het document opent automatisch in Word, waarna u de wijzigingen in het document kunt doorvoeren. Of Word automatisch opent, is wel afhankelijk van de instellingen die door de Word Merge Administrator zijn gedaan. Om de wijzigingen op te slaan, klikt u op de knop “Bewaren” van de Exact Synergy Office Integratie. De verdere werking hiervan is hetzelfde als bij de enkelvoudige merge-actie. Zoals eerder beschreven, is het afhankelijk van de inrichting van de MS Word Merge Add-on mogelijk dat er een verzoek (maximaal 2) wordt aangemaakt als een gemerged document wordt opgeslagen in Synergy. Bij een meervoudige merge-actie zullen deze verzoeken dan ook per relatie gekoppeld worden aan de relaties. Wanneer er een verzoek is aangemaakt, ziet u dit in het overzicht terug in de kolommen ‘Verzoek #1’ en ‘Verzoek #2’.

Door op het

-icoon te klikken, opent u het betreffende verzoek.

1.2.2 Verwijderen van meervoudig gemergede documenten Na een meervoudige merge-actie (of, afhankelijk van de instellingen, na een enkelvoudige merge) krijgt u een overzicht van alle gemergede en opgeslagen documenten voor de geselecteerde relaties. Vanuit dit overzicht heeft u de mogelijkheid om in de eerste kolom (1) alle of enkele regels te selecteren door ze aan te vinken. Hierna kunt u ervoor kiezen om de geselecteerde documenten meteen te “Verwijderen” (2).

U krijgt een pop-up met de vraag te bevestigen dat de geselecteerde documenten verwijderd moeten worden. Klik op “OK”.


Wanneer er bij de merge-actie een verzoek is aangemaakt, kan het document niet verwijderd worden zonder dat eerst het verzoek is verwijderd. U krijgt de volgende foutmelding:

1.2.1 Multimerge wetenswaardigheden Een meervoudige merge-actie is bedoeld om door middel van 1 merge-actie meerdere documenten tegelijk aan te maken voor een grote groep medewerkers of relaties. De template moet hiervoor goed zijn ingericht en daarvoor verwijzen we u naar de handleiding ‘Installation & Configuration Guide MS Word Merge Add-on SE’. Twee voorbeelden voor het gebruik van een multimerge zijn:  

U wilt een document met daarin een tabel van de namen, telefoonnummers en woonplaatsen van alle geselecteerde medewerkers. U heeft in Word een template aangemaakt met een pagina van de gegevens van een relatie en een aankondiging voor een evenement. U wilt deze template gaan mergen, zodat voor elke gekozen relatie er een document wordt aangemaakt met de juiste data. Als u in uw selectie 30 relaties heeft gekozen dan bestaan er dus na het mergen 30 documenten met het juiste adres van elke gekozen relatie.


2

Versturen van gemergede documenten via e-mail

Direct na een merge-actie is het mogelijk om de gemergede documenten te versturen via e-mail. Mailen kan vanuit een overzicht van meervoudige (of, afhankelijk van de instellingen, enkelvoudige) merge-actie of direct vanuit het gemergede document bij een enkelvoudige merge. NB: Het is niet mogelijk om vanuit een opgeslagen sessie een mail te versturen. Na het mergen vanuit bijvoorbeeld een zoekresultaat van relaties, krijgt u in het overzicht van gemergede documenten de knop “E-mail” tot uw beschikking:

U kunt in dit overzicht alvast een selectie maken van relaties die u wilt mailen, door de betreffende regels aan te vinken. Na klikken op de knop “E-mail” verschijnt het volgende scherm, waarin u deze selectie nog kunt aanpassen. Vanuit bijvoorbeeld een medewerkerkaart komt u (afhankelijk van de instellingen) na mergen direct in het gemergede document. Ook op die plek heeft u een knop “E-mail” tot uw beschikking. LET OP: De knop “E-mail” is alleen beschikbaar in het document direct na de merge-actie. Opent u het document op een later moment (of opent u een standaard Synergy-document), zal de knop niet (meer) aanwezig zijn.


2.1

E-mail instellingen

Na klikken op de knop “E-mail” verschijnt het volgende scherm:

Allereerst bepaalt u in het uitklapmenu welke template u als “Body e-mail” wilt gebruiken. Kiest u voor ‘Template’, dan dient u via het loepicoon een template te selecteren die door de Word Merge Administrator als mailtemplate is aangemerkt. Het gemergede document zal dan als bijlage van de mail worden toegevoegd. U kunt ook voor ‘Bijlage’ kiezen, waarmee het gemergede document zelf als mailbody wordt gebruikt. LET OP: Wanneer u het gemergede document als PDF had opgeslagen, kunt u alleen kiezen voor ‘Template’. Maakt u in de mailtemplate gebruik van mergevelden die niet in de MS Word Merge Add-on gedefinieerd zijn, dan zullen deze ‘Onbekende Mergevelden’ getoond worden. U ziet de naam van het mergeveld en een invulveld, waarin u de gegevens kunt invoeren. Deze gegevens worden alsnog op de juiste plaats ingevuld in de body van de e-mail.


LET OP: Als er na het kiezen van “E-mail versturen” een foutmelding komt op bijvoorbeeld het mailadres, dan zijn de onbekende mergevelden al wel toegevoegd aan de mailbody en kunt u ze niet nogmaals invullen of wijzigen. Vink de optie “Opslaan body e-mail” aan als u de mail na het versturen wilt opslaan in Synergy (standaard staat deze optie aan). Het gemergede document wordt hiermee omgezet naar een maildocument, waarbij het bestaande document wordt verrijkt met de mailinformatie en -body. U kunt de inhoud van een dergelijk maildocument niet bewerken. Soms kunt u alleen maar mails als platte tekst versturen en/of ontvangen. Door de optie “Versturen als platte tekst” aan te vinken, verstuurt u de mail als tekst zonder opmaak. Bij “Afzender: E-mailadres” geeft aan welke naam en welk mailadres er meegegeven dienen te worden aan de te versturen mail. Wanneer er geen mailadres is ingevuld, zal een liggende streep (‘— ’) getoond worden. U heeft in dit veld de keuze uit: Standaard Template E-mail

Huidig

De naam en het mailadres van de afzender zijn door de Word Merge Administrator in de algemene instellingen als standaard gedefinieerd. Per Word Template kan de Word Merge Administrator een aparte naam en mailadres van de afzender opgeven. Het is afhankelijk van de gekozen optie bij “Algemeen: Body e-mail” welk mailadres getoond wordt: die uit de mailtemplate of die uit de template van het gemergede document. De naam en het mailadres van de afzender zijn die van de medewerker die de mergeactie heeft uitgevoerd en op dat moment de mail gaat versturen.

Bij onderdeel ‘E-mail’ bepaalt u het “Aan”-, “CC”- en/of “BCC”-mailadres, waar de mail(s) naartoe verstuurd moet(en) worden. Afhankelijk van de plek waaruit u de merge-actie heeft uitgevoerd, heeft u de keuze uit: Geadresseerde Contactpersoon

Relatie

Medewerker

Manager

Huidig

Omschrijving De mail wordt verstuurd naar de contactpersoon van de (aan het verzoek of project gekoppelde) relatie die gebruikt is bij de merge-actie. In het overzicht ziet u om welke contactpersoon het gaat. De mail wordt verstuurd naar het mailadres dat bij de (aan het verzoek of project gekoppelde) relatie is ingevuld. De mail wordt verstuurd naar de (aan het verzoek of project gekoppelde) medewerker die gebruikt is bij de merge-actie. In het overzicht ziet u om welke medewerker het gaat. De mail wordt verstuurd naar de manager van de medewerker of de projectmanager die bij de merge-actie is gebruikt. In het overzicht ziet u om welke medewerker of om welk project het gaat. De mail wordt verstuurd naar de medewerker die de merge-actie heeft uitgevoerd en op dat moment de mail gaat versturen.

Beschikbaar vanuit CRM VERZOEK PROJECT CRM VERZOEK PROJECT HRM VERZOEK PROJECT HRM PROJECT

HRM CRM VERZOEK PROJECT


Geef ook nog een “Onderwerp” mee aan de te versturen mail. Met het uitklapmenu kunt u door middel van variabelen gegevens automatisch laten voorvullen vanuit de verschillende onderdelen van waaruit u de merge heeft uigevoerd en dus de mail verstuurt. U kunt de variabelen in willekeurige volgorde gebruiken en u kunt uw eigen tekst toevoegen. Kies eerst de gewenste variabele in het uitklapmenu en klik op de knop “Toevoegen”. De variabele ‘

MS Word Merge Add-on SE. User Guide

Recommend Documents