Quick Reference MS Word Merge Addon SE

Eddon Software BV Rietveldenweg 82 5222 AS „s-Hertogenbosch The Netherlands T F E W

+31 (0)88 - 235 66 66 +31 (0)88 - 235 66 77 [email protected] www.eddon.nl

Quick Reference MS Word Merge Addon SE

Block: Artikel software: Datum: Behorende bij release vanaf:

MS Word Merge Addon SE BSE004 05-06-2012 5


Inhoudsopgave Inhoudsopgave ........................................................................................... 2 1

Inleiding ............................................................................................... 3

2

Beschrijving functionaliteit ...................................................................... 4 2.1 Enkelvoudige samenvoegactie .......................................................... 4 2.1.1 Gebruik van de Synergy Office Add-in ....................................... 10 2.2 Meervoudige samenvoegactie ......................................................... 12 2.2.1 Meervoudige samenvoegactie wetenswaardigheden .................... 16

3

Versturen van samengevoegde documenten via e-mail............................. 17 3.1 E-mail instellingen ........................................................................ 18 3.2 E-mail overzicht ............................................................................ 20 3.3 E-mail versturen ........................................................................... 22 3.3.1 Foutenafhandeling .................................................................. 23

4

Printen en werken met sessies .............................................................. 25 4.1 Printen van meervoudig samengevoegde documenten ....................... 26 4.2 Werken met sessies ...................................................................... 27 4.2.1 Opslaan van een sessie ........................................................... 27 4.2.2 Sessies verwijderen ................................................................ 29 4.2.3 Sessies printen ....................................................................... 30

© Copyright Eddon 2012

Pagina 2 van 31


1

Inleiding

De MS Word Merge Addon SE is een bouwsteen gemaakt voor Synergy Enterprise. Deze bouwsteen zorgt ervoor dat vanuit de projectkaart, relatiekaart, medewerkerkaart of een verzoek een nieuw Word-document kan worden aangemaakt. In dat document worden de kenmerken van de geselecteerde entiteit overgenomen. Het document kan desgewenst in Word worden aangepast en worden opgeslagen in Synergy. Het document wordt dan als bijlage gekoppeld aan een Synergy-document. Documenten kunnen desgewenst na het mergen direct worden uitgeprint of worden verstuurd via e-mail. Het Word-document wordt samengevoegd met een vooraf gedefinieerd sjabloon (template), welke in Synergy is opgeslagen.


Pagina 3 van 31


2

Beschrijving functionaliteit

Er zijn twee manieren om een bepaalde samenvoegactie op te starten. Dit kan via een standaard zoekscherm (medewerkers, relaties, etc.) of via een bepaalde kaart (medewerkerkaart, relatiekaart, etc.). Indien u via een zoekscherm een samenvoegactie opstart, is er sprake van een „meervoudige samenvoegactie‟. De Word Merge opstarten via een kaart is een „enkelvoudige samenvoegactie‟. Een enkelvoudige samenvoegactie wil zeggen dat u een template gaat vullen met data uit Synergy van bijvoorbeeld 1 relatie, 1 verzoek of 1 medewerker. Een meervoudige samenvoegactie is bedoeld om een template te vullen met bijvoorbeeld een tabel met meerdere rijen of een template een x aantal keer te kopiëren en te vullen met data uit Synergy voor elke gevonden relatie, medewerker en/of verzoek. Hieronder worden de twee varianten verder uitgelegd. 2.1

Enkelvoudige samenvoegactie

U heeft de mogelijkheid om een enkelvoudige samenvoegactie te starten via de volgende schermen:    

Medewerkerkaart Relatiekaart Verzoek Projectkaart

Hieronder ziet u een voorbeeld van een medewerkerkaart. De knop “Word merge” (1) is toegevoegd aan dit overzicht door het installeren van de bouwsteen.


Pagina 4 van 31


Als u via de medewerkerkaart gaat samenvoegen, krijgt u bovenstaand voorbeeld. Als eerste laat dit overzicht altijd zien waar u vandaan komt, in dit geval de medewerkerkaart, en welke gegevens (1, 2) er bekend zijn voordat u gaat samenvoegen. Alleen de hier getoonde gegevens worden gebruikt als datareferentie voor het document dat u gaat samenvoegen. Het onderwerp van het toekomstige Synergy-document is automatisch voorgevuld met een voorgedefinieerde waarde. Het onderwerp is naar eigen inzicht aan te passen door het invulveld “Onderwerp” (3) in te vullen. Hetzelfde geldt voor de “Bestandsnaam” (4) van het samengevoegde document. NB: Wanneer u hierbij gebruik maakt van leestekens die niet toegestaan zijn voor bestandsnamen (bijvoorbeeld „/‟, „?‟, „:‟, etc.), worden de leestekens automatisch verwijderd. Nadat u de gegevens heeft gecontroleerd, heeft u de keuze uit verschillende templates (5). Raadpleeg de Word Merge Administrator voor eventuele bestaande en/of nieuwe templates die gewijzigd en/of aangemaakt moeten worden. Zodra u de template heeft aangeklikt, wordt de samenvoegactie opgestart. Onderstaand scherm wordt zichtbaar.


Pagina 5 van 31

Quick Reference MS Word Merge Addon SE Wanneer gewerkt wordt met de Synergy Office Integratie verschijnt het volgende scherm, waarna Word automatisch op zal starten met het samengevoegde document.

Het kan zijn dat in de systeeminstellingen is bepaald dat Word niet automatisch moet opstarten na de samenvoegactie. In dat geval zal er een overzicht verschijnen van het samengevoegde en opgeslagen document. U kunt vanuit dit overzicht direct de bijlage (1) in Word openen door op de link te klikken.

Het is mogelijk om eerst een voorbeeld van het samengevoegde document te bekijken door op het PDF-icoon (2) te klikken. Er opent een pop-up met de preview. Wanneer u een wijziging wilt aanbrengen in het document, klikt u op het Wordicoon (3) in de tweede kolom. Het document opent automatisch in Word, waarna u de wijzigingen in het document kunt doorvoeren. Of Word automatisch opent, is wel afhankelijk van de instellingen die door de Word Merge Administrator zijn gedaan.


Pagina 6 van 31

Quick Reference MS Word Merge Addon SE Bijvoorbeeld de volgende template:

In dit voorbeeld staan 7 samenvoegvelden. Deze velden worden automatisch, indien mogelijk, ingevuld met data uit Synergy. Wanneer er geen data voor een samenvoegveld gevonden wordt, krijgt u een overzichtscherm met de naam van het samenvoegveld en een invulveld waar u de gegevens kunt invoeren. Deze gegevens worden alsnog op de juiste plaats ingevuld in het document.


Pagina 7 van 31

Quick Reference MS Word Merge Addon SE De samengevoegde brief kan er dan als volgt uitzien:

Dit samengevoegde document is automatisch opgeslagen als bijlage in een document in Synergy. U kunt eventueel waar nodig nog wijzigingen aanbrengen, welke u vervolgens opslaat via de knop “Bewaren” van de Synergy Office Integratie.

Wacht tot de knop zijn normale kleur weer terug heeft en het document met de wijzigingen is nu opgeslagen in Synergy. Als u na het opslaan van uw document Word afsluit, wordt u automatisch in Synergy doorgeschakeld naar uw nieuw samengevoegde document. Het Worddocument is als bijlage (1) aan het Synergy-document gekoppeld.


Pagina 8 van 31


Het is mogelijk om opnieuw het document aan te passen. Klik op de link “Bewerken in Word” (2) om het document te openen in Word. Pas het document aan en gebruik opnieuw de knop “Bewaren” van de Synergy Office Integration om het document opnieuw op te slaan. Dit aangepaste document overschrijft de huidige bijlage van het Synergy-document. Tijdens het opnieuw openen van het document wordt er geen samenvoegactie uitgevoerd. U kunt dus na het samenvoegen van een document alleen nog handmatig wijzigingen doorvoeren. Wanneer u de wijzigingen in het samengevoegde document niet wilt opslaan, kunt u gewoon Word afsluiten. U krijgt dan wel de volgende melding:

Als u kiest voor “Ja” dan wordt het document lokaal op uw computer opgeslagen in de tijdelijke (temp) map. Het document wordt niet in Synergy opgeslagen. Kiest u voor “Nee” dan sluit Word verder af en is uw document niet lokaal en niet in Synergy opgeslagen. In het samengevoegde document heeft u de knop “E-mail” (3) tot uw beschikking. Hiermee is het mogelijk om het document direct na het mergen te mailen. Meer informatie hierover vindt u in hoofdstuk 3. LET OP: De knop “E-mail” is alleen beschikbaar in het document direct na de samenvoegactie. Opent u het document op een later moment (of opent u een standaard Synergy-document), zal de knop niet (meer) aanwezig zijn. Het is mogelijk dat er verzoeken (maximaal 2) aangemaakt worden als een samengevoegd document wordt opgeslagen in Synergy. Dit is door de Word Merge Administrator in te stellen. Voor een gebruiker is niet te zien of er automatisch verzoeken worden aangemaakt bij een bepaalde template, alleen kunt u deze verzoeken wel ontvangen in uw werkstroom. Wanneer het aanmaken van verzoeken nodig is of juist verwijderd moet worden, kunt u contact opnemen met de Word Merge Administrator.


Pagina 9 van 31


2.1.1 Gebruik van de Synergy Office Add-in Standaard wordt ervan uitgegaan dat u gebruik maakt van de Synergy Office Integratie, omdat dit het meest stabiel functioneert in combinatie met de MS Word Merge Addon SE. Wanneer u hier om bepaalde redenen geen gebruik van kunt maken (bijvoorbeeld omdat u Microsoft Office 2003 nog heeft geïnstalleerd), dient u ervoor te zorgen dat de Synergy Office Add-in ten minste is geïnstalleerd om documenten te kunnen bewerken. LET OP: Gebruik maken van de Synergy Office Add-in kan meer foutgevoelig zijn dan wanneer gebruik wordt gemaakt van de Synergy Office Integratie. Na de samenvoegactie zal de werkwijze iets anders verlopen dan hiervoor beschreven.

Na de samenvoegactie wordt Word niet automatisch opgestart. Het Synergydocument wordt direct geopend. Om wijzigingen te kunnen aanbrengen, klikt u op de link “Bewerken in Word” (1). U krijgt de volgende pop-up:

Wanneer u op “Nee” klikt, wordt Word geopend met de (lege) inhoud van het Synergy-document. Klikt u op “Ja”, dan wordt het Word-document uit de bijlage geopend in Word. In dit document kunt u uw wijzigingen doorvoeren. U heeft ook de mogelijkheid om vanuit het Synergy-document op de link “Download” (2) te klikken. U krijgt dan de volgende pop-up:


Pagina 10 van 31


Kiest u voor “Openen” dan wordt het Word-document uit de bijlage in Word geopend. Nadat u uw wijzigingen heeft doorgevoerd in het document, gaat u naar “Invoegtoepassingen | Exact Synergy Enterprise | Bewaren” om het document op te slaan in Synergy.

U krijgt de vraag of het bestaande document moet worden overschreven:


Pagina 11 van 31

Quick Reference MS Word Merge Addon SE Kiest u voor “Nee”, dan wordt er niets opgeslagen. Klik op “Ja” om het document opnieuw op te slaan. Dit aangepaste Word-document overschrijft de huidige bijlage van het Synergy-document. U krijgt tot slot hiervan een bevestiging.

2.2

Meervoudige samenvoegactie

U heeft de mogelijkheid om een meervoudige samenvoegactie te starten via de volgende schermen:   

Zoekscherm voor medewerkers Zoekscherm voor relaties Zoekscherm voor verzoeken

Hieronder ziet u het zoekscherm voor relaties.

Maak uw selectie. U kunt nu direct op de knop “Word merge” klikken, maar het is aan te raden om te klikken op “Tonen”, zodat u het zoekresultaat eerst kunt controleren:

De knop “Word merge” (1) is door het installeren van het maatwerk toegevoegd aan dit overzicht. Als uw resultaten naar wens zijn, klikt u op de knop “Word merge”.


Pagina 12 van 31


U krijgt nu een overzicht van alle relaties zoals u die via het zoekscherm heeft opgevraagd. Via de checkbox bovenaan de lijst (1) kunt u alle relaties voor uw samenvoegactie selecteren of deselecteren. Als het zoekresultaat uit meerdere pagina‟s bestaat, dient u erop te letten dat u uw selectie op elke pagina (3) opgeeft. De checkbox bovenaan de lijst (de)selecteert namelijk alleen alle relaties op de pagina die op dat moment geopend is. Ook heeft u de mogelijkheid om elke relatie via de checkbox (2) afzonderlijk te selecteren of deselecteren. Klik op de knop “Merge” als u uw selectie heeft gemaakt.

Als u via het zoekscherm voor relaties gaat samenvoegen, krijgt u bovenstaand voorbeeld.


Pagina 13 van 31


Zodra u de gewenste template heeft gekozen, wordt de samenvoegactie opgestart. Er wordt per geselecteerde relatie een document samengevoegd en opgeslagen als bijlage in een Synergy-document. Dit document is automatisch gekoppeld aan de betreffende relatie. Hierna krijgt u een overzicht van alle samengevoegde en opgeslagen documenten voor de geselecteerde relaties. U kunt vanuit dit overzicht direct de bijlage (1) in Word openen door op de link te klikken.

U heeft ook een mogelijkheid om eerst een voorbeeld van het samengevoegde document te bekijken. Klik daarvoor op het PDF-icoon (3) in de derde kolom. Er verschijnt een pop-up met een preview van het document. LET OP: Het gaat hierbij slechts om een preview. Er is GEEN PDF-bestand als bijlage van het samengevoegde document opgeslagen.

Wanneer u een wijziging wilt aanbrengen in een van de documenten, klikt u op het Word-icoon (2) in de tweede kolom.


Pagina 14 van 31


Het document opent automatisch in Word, waarna u de wijzigingen in het document kunt doorvoeren. Of Word automatisch opent, is wel afhankelijk van de instellingen die door de Word Merge Administrator zijn gedaan. Om de wijzigingen op te slaan, klikt u op de knop “Bewaren” van de Synergy Office Integration. De verdere werking hiervan is hetzelfde als bij de enkelvoudige samenvoegactie. Zoals eerder beschreven, is het afhankelijk van de inrichting van de Word Merge mogelijk dat er een verzoek (maximaal 2) wordt aangemaakt als een samengevoegd document wordt opgeslagen in Synergy. Bij een meervoudige samenvoegactie zullen deze verzoeken dan ook per relatie gekoppeld worden aan de relaties. Wanneer er een verzoek is aangemaakt, ziet u dit in het overzicht terug in de kolommen „Verzoek #1‟ en „Verzoek #2‟. Door op het icoon (1) te klikken, opent u het betreffende verzoek.


Pagina 15 van 31


2.2.1 Meervoudige samenvoegactie wetenswaardigheden Een meervoudige samenvoegactie is bedoeld om door middel van 1 samenvoegactie meerdere documenten tegelijk aan te maken voor een grote groep medewerkers of relaties. De template moet hiervoor goed zijn ingericht en daarvoor verwijzen we u naar de handleiding „Installation & Configuration MS Word Merge SE‟. Twee voorbeelden voor het gebruik van een meervoudige samenvoegactie zijn:  

U wilt een document met daarin een tabel van de namen, telefoonnummers en woonplaatsen van alle geselecteerde medewerkers. U heeft in Word een template aangemaakt met een pagina van de gegevens van een relatie en een aankondiging voor een evenement. U wilt deze template gaan samenvoegen, zodat voor elke gekozen relatie er een document wordt aangemaakt met de juiste data. Als u in uw selectie 30 relaties heeft gekozen dan bestaan er dus na het samenvoegen 30 documenten met het juiste adres van elke gekozen relatie.


Pagina 16 van 31


3

Versturen van samengevoegde documenten via e-mail

Direct na een samenvoegactie is het mogelijk om de samengevoegde documenten te versturen via e-mail. Mailen kan vanuit een overzicht van meervoudige (of, afhankelijk van de instellingen, enkelvoudige) samenvoegactie of direct van het samengevoegde document bij een enkelvoudige samenvoegactie. NB: Het is niet mogelijk om vanuit een opgeslagen sessie een mail te versturen. Na het mergen vanuit bijvoorbeeld een zoekresultaat van relaties, krijgt u in het overzicht van samengevoegde documenten de knop “E-mail” tot uw beschikking:

U kunt in dit overzicht alvast een selectie maken van relaties die u wilt mailen, door de betreffende regels aan te vinken. Na klikken op de knop “E-mail” verschijnt het volgende scherm, waarom u deze selectie nog kunt aanpassen. Vanuit bijvoorbeeld een medewerkerkaart komt u (afhankelijk van de instellingen) na mergen direct in het samengevoegde document. Ook op die plek heeft u een knop “E-mail” tot uw beschikking. LET OP: De knop “E-mail” is alleen beschikbaar in het document direct na de samenvoegactie. Opent u het document op een later moment (of opent u een standaard Synergy-document), zal de knop niet (meer) aanwezig zijn.


Pagina 17 van 31


3.1

E-mail instellingen

Na klikken op de knop “E-mail” verschijnt het volgende scherm:

Allereerst bepaalt u in het uitklapmenu welke template u als “Body e-mail” wilt gebruiken. Kiest u voor „Template‟, dan dient u via het loepicoon een template te selecteren die door de Word Merge Administrator als mailtemplate is aangemerkt. Het samengevoegde document zal dan als bijlage van de mail worden toegevoegd. U kunt ook voor „Bijlage‟ kiezen, waarmee het samengevoegde document zelf als mailbody wordt gebruikt. Maakt u in de mailtemplate gebruik van mergevelden die niet in Word Merge gedefinieerd zijn, dan zullen deze „Onbekende Mergevelden‟ getoond worden. U ziet de naam van het samenvoegveld en een invulveld, waarin u de gegevens kunt invoeren. Deze gegevens worden alsnog op de juiste plaats ingevuld in de body van de e-mail.


Pagina 18 van 31


LET OP: Als er na het kiezen van “E-mail versturen” een foutmelding komt op bijvoorbeeld het mailadres, dan zijn de onbekende mergevelden al wel toegevoegd aan de mailbody en kunt u ze niet nogmaals invullen of wijzigen. Vink de optie “Opslaan body e-mail” aan als u de mail na het versturen wilt opslaan in Synergy (standaard staat deze optie aan). Het samengevoegde document wordt hiermee omgezet naar een maildocument, waarbij het bestaande document wordt verrijkt met de mailinformatie en -body. U kunt de inhoud van een dergelijk maildocument niet bewerken. Soms kunt u alleen maar mails als platte tekst versturen en/of ontvangen. Door de optie “Versturen als platte tekst” aan te vinken, verstuurt u de mail als tekst zonder opmaak. Bij “Afzender: E-mailadres” geeft aan welke naam en welk mailadres er meegegeven dient te worden aan de te versturen mail. Wanneer er geen mailadres is ingevuld, zal een liggende streep („—‟) getoond worden. U heeft in dit veld de keuze uit: Standaard Template E-mail

Huidig

De naam en het mailadres van de afzender zijn door de Word Merge Administrator in de algemene instellingen als standaard gedefinieerd. Per Word Template kan de Word Merge Administrator een aparte naam en mailadres van de afzender opgegeven. Het is afhankelijk van de gekozen optie bij “Algemeen: Body e-mail” welk mailadres getoond wordt: die uit de mailtemplate of die uit de template van het samengevoegde document. De naam en het mailadres van de afzender zijn die van de medewerker die de samenvoegactie heeft uitgevoerd en op dat moment de mail gaat versturen.

Bij onderdeel „E-mail‟ bepaalt u het “Aan”-, “CC”- en/of “BCC”-mailadres, waar de mail(s) naartoe verstuurd moet(en) worden. Afhankelijk van de plek waaruit u de samenvoegactie heeft uitgevoerd, heeft u de keuze uit: Geadresseerde Contactpersoon

Relatie Medewerker © Copyright Eddon 2012

Omschrijving

Beschikbaar vanuit

De mail wordt verstuurd naar de contactpersoon van de (aan het verzoek of project gekoppelde) relatie die gebruikt is bij de samenvoegactie. In het overzicht ziet u om welke contactpersoon het gaat. De mail wordt verstuurd naar het mailadres dat bij de (aan het verzoek of project gekoppelde) relatie is ingevuld. De mail wordt verstuurd naar de (aan het verzoek gekoppelde) medewerker die gebruikt

CRM VERZOEK PROJECT CRM VERZOEK PROJECT HRM VERZOEK Pagina 19 van 31


Manager

Huidig

is bij de samenvoegactie. In het overzicht ziet u om welke medewerker het gaat. De mail wordt verstuurd naar de manager van de medewerker of de projectmanager die bij de samenvoegactie is gebruikt. In het overzicht ziet u om welke medewerker of om welk project het gaat. De mail wordt verstuurd naar de medewerker die de samenvoegactie heeft uitgevoerd en op dat moment de mail gaat versturen.

HRM PROJECT

HRM CRM VERZOEK PROJECT

Geef ook nog een “Onderwerp” mee aan de te versturen mail. Het samengevoegde document wordt als DOCX-bestand als bijlage gekoppeld aan het Synergy-document. Deze DOCX zal, indien u „Body e-mail: Template‟ had gekozen, als bijlage aan de mail gekoppeld. Wilt u echter dat de DOCX wordt omgezet en als PDF-bestand als bijlage aan de mail wordt gekoppeld, dan vinkt u de optie “Bijlage DOCX naar PDF” aan (standaard staat deze optie aan). Tot slot heeft u de mogelijkheid om een extra “Bijlage” te koppelen aan de mail. Klik op het loepicoon en u krijgt in een browserscherm alle Synergy-documenten te zien waar bijlagen aan gekoppeld zijn. Selecteer het gewenste document. Op deze manier kunt u meerdere bijlagen koppelen.

Via het kruisje kunt u de bijlagen weer verwijderen. Het kruisje geldt voor alle bijlagen van een gekozen Synergy-document. Wanneer er meerdere bijlagen aan een Synergy-document zijn gekoppeld, kunt u dus niet enkele daarvan verwijderden. 3.2

E-mail overzicht

In het overzicht onderin het e-mailscherm vinkt u de regels aan naar wie u de mail wilt versturen.

U kunt vanuit dit overzicht direct de bijlage in Word openen door op de link in de kolom „Bijlage‟ te klikken. U heeft ook een mogelijkheid om eerst een voorbeeld van het samengevoegde document te bekijken. Klik daarvoor op het PDF-icoon in de derde kolom. Er verschijnt een pop-up met een preview van het document. Wanneer u een wijziging wilt aanbrengen in een van de documenten, klikt u op het Word-icoon in de tweede kolom, waarna Word zal openen.


Pagina 20 van 31

Quick Reference MS Word Merge Addon SE Afhankelijk van de bij “E-mail: Aan” gekozen optie, zal in de kolom „E-mailadres‟ het betreffende mailadres getoond worden. Is bijvoorbeeld het mailadres van een relatie niet gevuld, dan blijft het veld leeg. U heeft in dit veld nog de mogelijkheid om het mailadres aan te passen. Bij de kolommen „Medewerker‟, „Relatie‟, „Contactpersoon‟ en „Project‟ kunt u met de muis over de naam gaan. Er verschijnt een kleine pop-up met het bijbehorende mailadres, zodat u deze kunt controleren. Is het mailadres bijvoorbeeld bij een contactpersoon niet gevuld, verschijnt er een dubbele streep („--‟) in de pop-up.


Pagina 21 van 31


3.3

E-mail versturen

Heeft u alle instellingen gedaan, klik dan op de knop “E-mail versturen” (1) bovenin het scherm.

U krijgt een pop-up waarin u dient te bevestigen dat u de documenten wilt mailen.

Klik op “OK” en de mails worden automatisch verstuurd naar betreffende (via de instellingen opgegeven) geadresseerden. Bovenin het scherm krijgt u de melding dat het versturen met succes is afgehandeld.

Wanneer u op de knop “Sluiten” klikt, komt u terug in het „Word merge: Overzicht‟ van samengevoegde documenten. U heeft daar de mogelijkheid om opnieuw op de knop “E-mail” te klikken. LET OP: Heeft u ook het „Word merge: Overzicht‟ afgesloten, dan dient u de merge volledig opnieuw uit te voeren. Een verstuurde mail kunt u later in Synergy terugvinden onder de documenten. Het Synergy-document heeft daarbij een mailformaat gekregen met een „Email kop‟ en kan niet meer bewerkt worden. Het samengevoegde document is als bijlage gekoppeld onder het kopje „Bijlagen. Eventueel extra gekoppelde mailbijlagen worden in het kader „Bijlage E-mail‟ als link opgenomen in het samengevoegde document, zodat u te allen tijde kunt zien welke bijlage(n) zijn meeverstuurd.


Pagina 22 van 31


3.3.1 Foutenafhandeling Zijn er bij het versturen van de mail(s) fouten opgetreden, dan krijgt u de volgende melding:

Onderin het overzicht is per regel de kolom „ Verzonden‟ gevuld.

Een vinkje geeft aan dat de regel correct is verzonden. Staat er een kruisje, dan is die regel niet verzonden omdat er fouten opgetreden zijn. Gaat u met de muis over de regel, dan verschijnt er een kleine pop-up met de melding.


Pagina 23 van 31


Het kan bijvoorbeeld zijn dat u geen geldig mailadres heeft ingevuld bij de kolom „E-mailadres‟, dus het “Aan”-adres. Pas het mailadres aan in de kolom „Emailadres‟. U kunt ook in een nieuw browserscherm de betreffende relatie opzoeken en het mailadres aanpassen. In het e-mailscherm dient u dan wel bijvoorbeeld het veld “E-mail: Aan” te wijzigen en weer terug te zetten, zodat het scherm ververst wordt. Vink vervolgens de regels die goed zijn gegaan uit en klik nogmaals op de knop “E-mail versturen” om de mail alsnog te versturen naar die regels die fout zijn gegaan. LET OP: Indien er gebruikt wordt gemaakt van niet bekende mergevelden in de template, zijn de niet bekende mergevelden al wel toegevoegd aan de mailbody (na de eerste keer verzenden) en kunnen niet nogmaals worden ingevuld of gewijzigd.


Pagina 24 van 31


4

Printen en werken met sessies

Na een meervoudige samenvoegactie (of, afhankelijk van de instellingen, na een enkelvoudige samenvoegactie) krijgt u een overzicht van alle samengevoegde en opgeslagen documenten voor de geselecteerde relaties. Vanuit dit overzicht heeft u de mogelijkheid om in de eerste kolom (1) alle of enkele regels te selecteren door ze aan te vinken. Hierna kunt u ervoor kiezen om de geselecteerde documenten meteen te “Verwijderen” (2).

U krijgt een pop-up met de vraag te bevestigen dat de geselecteerde documenten verwijderd moeten worden. Klik op “OK”.

Wanneer er bij de samenvoegactie een verzoek is aangemaakt, kan het document niet verwijderd worden zonder dat eerst het verzoek is verwijderd. U krijgt de volgende foutmelding:


Pagina 25 van 31


4.1

Printen van meervoudig samengevoegde documenten

In het overzicht kunt u de samengevoegde documenten ook uitprinten. Selecteer de gewenste documenten door alle of enkele regels aan te vinken (1). Kies bij „Printer‟ een “Positie” (2) uit het uitklapmenu. Dit is de betreffende printer waar de printopdracht naartoe verstuurd gaat worden. U kunt hier de standaardprinter kiezen of een printer die door de Word Merge Administrator specifiek voor u is ingesteld.

Klik tot slot op “Afdrukken” (3). U krijgt de vraag te bevestigen dat de geselecteerde documenten afgedrukt moeten worden.

Klik op “OK”. De printopdracht wordt direct naar de gekozen printer verstuurd.


Pagina 26 van 31


Er verschijnt een melding zodra de printopdracht met succes is afgehandeld.

Neem contact op met de Word Merge Administrator wanneer er foutmeldingen verschijnen. De administrator dient er dan voor te zorgen dat de printerinstellingen correct worden ingevoerd. Of kies een andere printer bij “Positie”. 4.2

Werken met sessies

4.2.1 Opslaan van een sessie Ook kunt u de samenvoegactie opslaan, zodat u deze op een later tijdstip kunt printen. De samengevoegde documenten worden opgeslagen in een sessie. De documenten zijn vanuit de sessie desgewenst te bewerken.


Pagina 27 van 31

Quick Reference MS Word Merge Addon SE Selecteer alle of enkele documenten die u wilt opslaan in de sessie (1). Bij het onderdeel „Sessie‟ (2) vult u de gegevens in voor de sessie. Geef een “Onderwerp” op; dit kan het voorgevulde onderwerp zijn, maar deze kunt u desgewenst ook aanpassen. Vervolgens zijn er twee beveiligingsopties: VOOR EEN SPECIFIEKE GEBRUIKER Koppelt u bij “Beveiliging” een medewerker, dan wordt de optie “Verzoek” beschikbaar. Vinkt u deze aan, dan wordt er bij het opslaan van de sessie een verzoek aangemaakt, waarbij de medewerker gekoppeld wordt. Welk verzoek dit is, is door de Word Merge Administrator bepaald in de systeeminstellingen. Eventueel kunt u nog “Opmerkingen” plaatsen door op het icoon te klikken. Deze opmerkingen worden meegenomen in het verzoek.

Zodra de sessie is opgeslagen, is deze alleen beschikbaar voor de gekoppelde medewerker en voor de aanmaker van de sessie. Andere gebruikers kunnen de sessie dan ook niet benaderen. Wanneer de medewerker die is gevuld bij “Beveiliging” volgens de verzoekdefinitie niet gekoppeld mag worden, zal bij opslaan van de sessie de volgende melding verschijnen:

Er kunnen ook meldingen verschijnen van velden die volgens de verzoekdefinitie verplicht gevuld moeten worden, maar die niet gevuld zijn:


Pagina 28 van 31

Quick Reference MS Word Merge Addon SE De sessie wordt wel opgeslagen, maar er wordt geen verzoek aangemaakt voor de gekoppelde medewerker. U kunt eventueel contact opnemen met de administrator om de verzoekdefinitie aan te laten passen. VOOR IEDEREEN “Beveiliging” kunt u ook leeg laten. De sessie zal dan voor alle gebruikers worden opgeslagen. Iedereen kan de sessie benaderen en verwijderen of printen. Klik op “Bewaren” (3) om de sessie op te slaan. U krijgt de vraag te bevestigen dat u de sessie op wilt slaan. Klik op “OK”.

Er verschijnt de melding dat de sessie met succes is opgeslagen:

Wanneer er ook een verzoek aangemaakt wordt, verschijnt deze melding:

4.2.2 Sessies verwijderen Een opgeslagen sessie is op te vragen via “Add-on | Overzichten | MS Word Merge Addon SE: Opgeslagen Wordmerge Sessies”. U krijgt een overzicht van alle sessies waar geen medewerkers aan gekoppeld zijn of de sessies waar u aan gekoppeld bent of de aanmaker van bent.


Pagina 29 van 31


In dit overzicht kunt u regels selecteren (1) en op “Verwijderen” (2) klikken om de geselecteerde sessies te verwijderen. Een sessie is slechts een koppeling naar de betreffende documenten. Bij het verwijderen van een sessie wordt dus alleen de koppeling verwijderd. De samengevoegde documenten blijven behouden.

Een andere manier om een sessie te verwijderen is door hem te openen en op de knop “Verwijder sessie” te klikken. 4.2.3 Sessies printen Er zijn twee methodes om een sessie te printen: VIA VERZOEK Wanneer u ervoor gekozen heeft om bij het opslaan van een sessie de optie “Verzoek” aan te vinken, wordt er een verzoek aangemaakt van het type dat door de Word Merge Administrator in de systeeminstellingen is ingesteld. Het verzoek zal (afhankelijk van de inrichting van het verzoektype) in de werkstroom van de gekoppelde medewerker verschijnen.

In het verzoek is automatisch een knop “Print sessie” (1) toegevoegd. Klikt u hierop, dan opent u de sessie die aan dit verzoek is gekoppeld. Het kan zijn dat u geen toegang heeft tot de sessie of dat de sessie is verwijderd (waarmee ook de koppeling tussen het verzoek en de sessie is verwijderd). In dat geval krijgt u een overzicht van alle sessie waar u rechten op heeft en kunt u zelf een sessie selecteren.


Pagina 30 van 31

Quick Reference MS Word Merge Addon SE VIA “ADD-ON | OVERZICHTEN” Een sessie is ook te openen via “Add-on | Overzichten | MS Word Merge Addon SE: Opgeslagen Wordmerge Sessies”. U krijgt dan alle samengevoegde documenten te zien die binnen de sessie zijn opgeslagen. Selecteer alle of enkele regels (1) en kies een “Positie” (2) uit het uitklapmenu. Klik vervolgens op “Afdrukken” (3).

Nadat u de printopdracht bevestigd heeft door op “OK” te klikken, wordt de opdracht direct naar de printer verstuurd.

Klik op “OK”. De printopdracht wordt direct naar de gekozen printer verstuurd. Er verschijnt een melding zodra de printopdracht met succes is afgehandeld.


Pagina 31 van 31

Quick Reference MS Word Merge Addon SE

Recommend Documents