MS Word 2007 – Šablony programu MS Word
Obsah kapitoly
V této kapitole se seznámíme s: Možností využití šablon při vytváření nových dokumentů Vytvářením vlastních šablon
Studijní cíle
Po absolvování této části budou studenti umět vytvářet nové dokumenty s využitím vestavěných nebo svých šablon. Naučí se vlastní šablony vytvářet. Minimálně 40 minut
Pojmy k zapamatování
Šablona Šablona Normální Důvěryhodné šablony
Úvod
Každý nový dokument, který vytváříme v programu MS Word, je vytvořen na základě nějakého vzorového dokumentu – tzv. šabloně. Použitá šablona určuje vlastnosti dokumentu (velikost stránky, okraje, orientaci stránky,…), může obsahovat položky stavebních bloků (ve starších verzích programu automatické texty), klávesové zkratky, makra, nastavení nabídek příkazů a panelů nástrojů, styly, šablony často obsahují i nějaké texty, často záhlaví a zápatí, obrázky,… Šablony se používají ve firmách pro dodržení jednotného vzhledu vytvářených firemních dokumentů. Šablony se používají také pro snadné vytvoření upraveného, graficky dobře vyřešeného dokumentu, bez hlubokých znalostí programu.
Výkladová část
Každý dokument, který vytváříme v programu MS Word, je vytvořen na základě nějaké šablony. Pokud vytvoříme nový dokument kombinací kláves Ctrl+n, která odpovídá volbě Nový prázdný dokument, použije program tzv. šablonu Normální. Je to základní šablona dokumentů programu MS Word, kterou můžeme podle svých potřeb upravovat (což se moc nedoporučuje), a která je pro program natolik důležitá, že pokud ji poškodíme, vytvoří si sám novou. Pokud pro vytvoření nového dokumentu použijeme v nabídce tlačítka Office příkaz Nový, zobrazí program dialogové okno Nový dokument, ve kterém nabídne různé možnosti, jak vytvořit nový dokument. Většina
těchto možností patří výběru vhodné šablony. Chceme-li vytvořit prázdný dokument (pomocí šablony Normální), potvrdíme v okně Nový dokument standardně předvolenou možnost Prázdný dokument ze skupiny Prázdné a nedávné.
Pokud chceme použít jinou šablonu, můžeme si vybrat buď ze seznamu šablon uložených v počítači (volba Šablony nebo Nainstalované šablony), nebo zvolit některou ze šablon, nabízených ke stažení z webu Microsoft Office Online. Šablony nainstalované v počítači Šablony vytvořené uživatelem
Šablony stahované z webu MS Office Online
Pokud je tato skupina voleb zobrazená, určíme tady, jestli vybranou šablonu použijeme jako základ pro vytvoření „normálního“ dokumentu nebo jako základ pro vytvoření další šablony. Pokud vybereme některou ze šablon skupiny Nainstalované šablony, objeví se v pravém dolním rohu dialogového okna volba, pomocí které rozhodneme, jestli na základě vybrané šablony vytvoříme „obyčejný“
dokument nebo novou šablonu. Standardně je zvoleno Dokument. Pokud vybereme skupinu Šablony, otevře se pro výběr šablony dialogové okno Nový, ve kterém najdeme stejnou volbu. Ikona Prázdný dokument zastupuje v tomto okně šablonu Normální.
Po potvrzení výběru šablony program vytvoří nový dokument, který je kopií zvolené šablony. Nově vytvořený dokument neponese název použité šablony, v záhlaví okna uvidíme název Dokument stejně, jako když použijeme standardní šablonu Normální. Díky tomu, že program vytváří kopii šablony, nikdo se šablonou přímo nepracuje, nezmění ji tak a my pomocí této šablony vytváříme stále stejné dokumenty. Pro vytvoření nového dokumentu můžeme využít také volbu Nový z existujícího. V tomto případě program otevře dialogové okno Nový z existujícího. Je stejné jako okno pro otevírání souborů. Vyhledáme v něm ikonu souboru, který chceme použít jako vzor pro vytvoření nového dokumentu. Stejně jako u šablon neotevře program originální soubor, ale vytvoří jeho kopii. Stejně jako v případě použití šablon dá nově vzniklému dokumentu prozatímní název Dokument. Vytvoření šablony
Pokud potřebujeme vytvořit novou šablonu, budeme ji vytvářet stejně jako jakýkoliv jiný dokument. Otevřeme nový dokument. Pokud pro jeho vytvoření použijeme dialogové okno Nový dokument, vybereme vhodnou šablonu, a můžeme (není to nutné) v pravé dolní části dialogového okna Nový dokument u volby Vytvořit nový soubor klepnout do Šablona. V otevřeném novém dokumentu provedeme úpravy. Vepíšeme texty, vložíme tabulky, obrázky, formulářová pole, nastavíme zámky,… Protože vytvářená šablona bude sloužit jako základ pro vytvoření dalších nových dokumentů, vložíme do ní pouze to, co bude všem budoucím dokumentům společné. Např. u hlavičkového papíru záhlaví a zápatí, logo do pozadí stránky, pole s adresou,…Upravený dokument uložíme. V dialogovém okně Uložit jako zadáme postupně informace potřebné pro
uložení souboru. Šablony můžeme ukládat kamkoli (svou šablonu např. na pracovní plochu, firemní šablonu na síťový disk,…). Stačí pak na vytvořenou ikonu šablony poklepat a program vytvoří nový dokument na základě této šablony. Pokud jsme pro automatizaci práce s šablonou vytvořili nějaká makra, je vhodné uložit šablonu do složky Důvěryhodné šablony nabízené programem.
Při standardním nastavení zabezpečení Word soubor s makrem otevře, ale funkci maker potlačí.
Makra šablon, které jsou ve složce Důvěryhodné šablony, program považuje za bezpečná a ponechá je funkční. Stejně jako u jiných souborů vyplníme jméno šablony. Nejdůležitější je ale při ukládání volba typu souboru. Pokud jsme vytvoření šablony začali v dialogovém okně Nový dokument volbou
Vytvořit nový soubor – Šablona, nastaví program v dialogovém okně Uložit jako automaticky typ souboru Šablona Word (a standardní složku pro ukládání šablon Důvěryhodné šablony). V případě, že jsme vytvoření šablony začali „normálním“ dokumentem, musíme v rozbalovacím seznamu Typ souboru tuto volbu (Šablona Word) provést sami.
Soubory šablon mají v této verzi programu příponu dotx. Šablony, které uložíme do složky Důvěryhodné šablony, si zpřístupníme volbou Tlačítko Office/Nový/Šablony….
Pokud potřebujeme šablonu změnit, upravit některé její vlastnosti, spustíme program MS Word, použijeme příkaz Otevřít a najdeme ikonu uložené šablony. Pozor přitom na volbu Typ souboru, musíme
zkontrolovat, že je vybráno Všechny dokumenty aplikace Word, nebo zvolit Všechny šablony aplikace Word, jinak ikonu šablony neuvidíme. Rozšiřující text
Používání šablon je vhodné vždy, když opakovaně vytváříme dokumenty stejné obsahem (např. tabulky) nebo formátováním. Řešený příklad
Shrnutí
Používání šablon je jednou z možností, jak zajistit jednotný vzhled firemních dokumentů. Šablony jsou pomůckou, která usnadní opakované vytváření dokumentů stejných obsahem a/nebo formátem. Šablony umožňují vytvoření upraveného dokumentu i bez znalostí formátování.
Kontrolní otázky a úkoly
Studijní literatura
Zadání úkolu
1. Nováková A., Nulíček V.: Aplikační software 1, 2. Eupress 2008 (skripta). ISBN: 978-80-7408-010-4 2. Pecinovský J.: Word 2007 – podrobný průvodce. Grada 2007. ISBN: 978-80-247-1959-7 3. Pírková K.: MS Word 2007 – podrobná uživatelská příručka. Computerpress 2007. ISBN: 978-80-251-1571-8
Klíč k úkolům
Kontrolní náhled
