^ Ó ^
Deloitte MPGR12011042014440279
GR1
20.04.2011
0279
Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Tel: (088) 2882888 Fax: (088) 2889830 www.deloitte.nl
Aan de directie van het Servicecentrum Drechtsteden t.a.v. de heer J. Koers Postbus 619 3300 AP DORDRECHT
Datum
Behandeld door
Ons kenmerk
18 april 2011
drs. F.P. Smilde
11R0272/SH/5501 Uw kenmerk
Onderwerp
Assurance-rapport
Geachte heer Koers, Hierbij ontvangt u het assurancerapport inzake de opzet, het bestaan en de werking van de administratieve organisatie en het daarin opgenomen stelsel van interne controlemaatregelen van het Servicecentrum Drechtsteden (SCD) te Dordrecht gedurende het boekjaar 2010 ter zake van de beheershandelingen in het kader van de debiteuren, crediteuren, tussenrekeningen (btw/bcf en aakrisseii) en personele lasten uitgevoerd door het SCD ten behoeve van de gemeente Dordrecht.
ntants B.V.
van Vugt RA
Bijlage(n): Asstn^ncerapport.
Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de 'Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, november 2010' gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853.
Member of Deloitte Touche Tohmatsu
Deloitte
Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Tel: (088) 2882888 Fax: (088) 2889830 www.deloitte.nl
Assurancerapport Afgegeven ten behoeve van het Servicecentrum Drechtsteden Aan Servicecentrum Drechtsteden Postbus 619 3300 AP DORDRECHT Opdracht Wij hebben een assurance-opdracht uitgevoerd overeenkomstig Standaard 3000 "Assuranceopdrachten anders dan opdrachten tot controle en beoordeling van historische financiële informatie". Onze assurance-opdracht is gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid ten aanzien van de opzet, het bestaan en de werking van de administratieve organisatie en het daarin opgenomen stelsel van interne controlemaatregelen van het Servicecentrum Drechtsteden, onderdeel van de gemeenschappelijke regeling Drechtsteden te Dordrecht gedurende het boekjaar 2010 ter zake van de beheershandelingen in het kader van de debiteuren, crediteuren, tussenrekeningen (btw/bcf en salarissen) en personele lasten uitgevoerd door het SCD ten behoeve van de gemeente Dordrecht. Werkzaamheden Wij hebben ons onderzoek verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder Standaard 3000 "Assurance-opdrachten anders dan opdrachten tot controle en beoordeling van historische financiële informatie". Dienovereenkomstig dienen wij ons onderzoek zodanig te plannen en uit te voeren, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de beheershandelingen verricht door het SCD geen afwijkingen van materieel belang bevatten. De gehanteerde materialiteit bedraagt 1% van de begrote lasten van de gemeente Dordrecht. Een assurance-opdracht omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van relevante gegevens. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons conclusie. Criteria De administratieve organisatie en het daarin opgenomen stelsel van interne controlemaatregelen ter zake van de beheershandelingen in het kader van de debiteuren, crediteuren, tussenrekeningen (btw/bcf en salarissen) en personele lasten uitgevoerd door het SCD ten behoeve van de gemeente Dordrecht dient te waarborgen dat de beheershandelingen verricht door het SCD namens de gemeente Dordrecht effectief worden uitgevoerd.
Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de 'Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, november 2010' gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853.
Member of Deloitte Touche Tohmatsu
Deloitte 2 18 april 2011 11R0272 Vanwege de inherente beperkingen die elk stelsel van interne controlemaatregelen met zich meebrengt, kunnen fouten en onregelmatigheden ontstaan die niet door interne controlemaatregelen worden ontdekt. Verantwoordelijkheid van de directie De directie van het SCD is verantwoordelijk voor de opzet en de doorlopend goede werking van een adequate administratieve organisatie en het daarin opgenomen stelsel van interne controlemaatregelen. Verantwoordelijkheid van de accountant Het is onze verantwoordelijkheid in een assurancerapport onze conclusie in zake de opzet, bestaan en werking van de administratieve organisatie en de daarin opgenomen stelsels van interne controlemaatregelen te formuleren. Wij hebben onze werkzaamheden verricht in overeenstemming met Nederlands recht. Hierin staan onder meer gedragsregels, inclusief eisen voor de onafhankelijkheid van de assuranceteamleden. De belangrijkste werkzaamheden voor het uitvoeren van onze assurance-opdracht waren; •
Bij de beheershandelingen rondom de debiteuren: Vaststellen juist opleggen van vorderingen op basis van het primaire signaal van de klantorganisatie. Vaststellen juiste afboeking van debiteuren (met name bij kwijtscheldingen), zonder dat is vastgesteld dat deze afboekingen volgens de geldende mandaatregeling van de gemeente Dordrecht zijn uitgevoerd. Vaststellen correct innen van openstaande debiteuren. Vaststellen aansluiting tussen debiteurenadministratie en financiële administratie.
•
Bij de beheershandelingen rondom de crediteuren: - Juiste boeking in de financiële administratie van de factuur voor wat betreft bedrag en door klantorganisatie voorgeschreven codering. Aanwezigheid van autorisatie op facturen. Juiste toerekening aan periode en klantorganisatie (waaronder NAW-gegevens) Nagaan of de interne controlemaatregelen in het proces rondom de betalingsorganisatie in opzet, bestaan en werking effectief zijn geweest
•
Bij de beheershandelingen bij de tussenrekeningen bcf/btw en salarissen: - Juiste boeking in de financiële administratie en vaststellen of mutaties op de tussenrekening zijn te onderbouwen met achterliggende documentatie.
Deloitte 3 18 april 2011 11R0272 •
Bij de beheershandelingen rondom personele lasten: - Inhoudelijke dossiercontroles om de juistheid en rechtmatigheid van mutaties in de vaste en variabele componenten in de salarisadministratie vast te stellen.
Wij zijn van mening dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is als basis voor onze conclusie. Conclusie Op grond van onze werkzaamheden komen wij tot de conclusie dat de administratieve organisatie en het daarin opgenomen stelsel van interne controlemaatregelen ter zake van de beheershandelingen in het kader van de debiteuren, crediteuren, tussenrekeningen (btw/bcf en salarissen) en personele lasten uitgevoerd door het SCD ten behoeve van de gemeente Dordrecht gedurende het boekjaar 2010 in alle van materieel belang zijnde opzichten adequaat waren opgezet en hebben gewerkt. Toelichting Binnen Key2Financiën is een programma aanwezig waarmee facturen zonder routering rechtstreeks geboekt kunnen worden. Het risico is dat een aantal medewerkers facturen kunnen boeken zonder routering. Hierdoor kunnen facturen rechtstreeks worden geboekt in Key2Financiën zonder dat deze facturen zijn goedgekeurd. Het verdient aanbeveling om facturen die zonder routering rechtstreeks geboekt worden in Key2Financiën te loggen en deze logging periodiek door een onafhankelijk medewerker te laten beoordelen. Binnen het SCD wordt buiten het geautomatiseerde systeem (Digifac) op basis van een steekproef aan de hand van dubbele parafering vastgesteld dat ieder factuur door minimaal twee personen is beoordeeld en goedgekeurd. Bij deze controle wordt door het SCD niet expliciet nagegaan of de factuur door personen is goedgekeurd die daar ook toe bevoegd zijn volgens de geldende mandaatregeling van de gemeente Dordrecht. Wij hebben derhalve alleen kunnen vaststellen dat autorisatie van facturen aanwezig is, maar niet of dat door bevoegde personen is gebeurd. Beperking in het gebruik en verspreidingskring Deze rapportage is uitsluitend bestemd voor het Servicecentrum Drechtsteden en de gemeente Dordrecht aangezien anderen die niet op de hoogte zijn van het doel van de werkzaamheden de resultaten onjuist kunnen interpreteren. Wij verzoeken u derhalve de rapportage niet aan anderen te verstrekken zonder onze uitdrukkelijke toestemming vooraf.
Deloitte 18 april 2011 11R0272 Bevindingen en adviezen om de interne processen en de (verbijzonderde) interne controle bij het S£Ba£e!4er te verbeteren hebben wij in afzonderlijke managementletters gericht aan de directie ^an het SCÏ>€*nder de aandacht gebracht ants B.V.
J. van Vugt RA
