Monitor Erfgoedinspectie

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Monitor Erfgoedinspectie Staat van de naleving 2011-2012 Bijlage: Integrale vragenlijst met antwoorden, toezichtveld archieven

A2 Hoeveel personeelsleden telde uw organisatie op 1 januari 2011 (op 1 januari 2010)? (n=265) Geen personeelsleden 1-9 10-99 100-999 >1000 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

60%

70%

80%

90%

100%

A3 Wat is het formele jaar van instelling van uw organisatie? (n=265) Vóór 1945 Tussen 1945 en 1975 Tussen 1975 en 1991 Na 1991 0%

10%

20%

30%

40%

50%

A4 Bestaat uw organisatie uit meerdere zelfstandige organisatieonderdelen? (n=265) Ja Nee 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

80%

90%

100%

A4.1 Hoeveel zelfstandige organisatieonderdelen telt uw organisatie? (n=68) 0-9 10-49 >50 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

2 | Monitor Erfgoedinspectie | Staat van de naleving 2011-2012 | bijlage toezichtveld archieven

A4.2 Is het archiefbeheer van al deze zelfstandige organisatieonderdelen meegenomen in de beantwoording van de vragen van deze vragenlijst? (n=68) Ja Nee 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

90%

100%

A5 Is de organisatie waarvoor u deze vragenlijst invult op meerdere locaties gevestigd? (n=265) Ja Nee 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

A5.1 Is het archiefbeheer van al deze locaties meegenomen in de beantwoording van de vragen van deze vragenlijst? (n=119) Ja Nee 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

A6 Wordt er bij het extern uitbesteden van projecten rekening mee gehouden dat de daarbij gevormde archiefbescheiden onder het zorgdragerschap van uw organisatie vallen? (n=265) Ja Nee 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

90%

100%

A7 Besteedt uw organisatie één of meerdere archieftaken uit aan een externe partij? (n=265) Ja Nee 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

3 | Monitor3Erfgoedinspectie | Monitor Erfgoedinspectie | Staat van|de Staat naleving van de2011-2012 naleving 2011-2012 | bijlage toezichtveld | bijlage toezichtveld archieven

A7.1 Op welke archieftaken heeft deze uitbesteding betrekking? (n=118) Projectmanagement Advisering Bewerking Externe opslag Overig 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

A8 Maakt uw organisatie onderdeel uit van één of meer ketens waarbinnen digitale informatieuitwisseling plaatsvindt? (n=265) Ja Nee 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

90%

100%

A8.2 Is de verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer binnen die keten belegd? (n=94) Ja Nee 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

A9 Werkt uw organisatie samen op het gebied van het digitaal beheer van archiefbescheiden? (n=265) Ja Nee 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%


90%

100%

A9.1 Op welk terrein vindt deze samenwerking plaats? (n=62) Het e-depot Inrichting document management systeem Gebruik document management systeem Overig 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100 % A10 Is er naar uw mening voldoende personeel beschikbaar voor de sturing van de wettelijke taken op het gebied van het archiefbeheer? (n=265) Ja Nee 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

A11 Is er naar uw mening voldoende personeel beschikbaar voor de uitvoering van de wettelijke taken op het gebied van het archiefbeheer? (n=265) Ja Nee 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

A12 Zijn de functies met betrekking tot de sturing en de uitvoering van het archiefbeheer in het formatieplan opgenomen? (n=265) Ja Nee 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

70%

80%

90%

100%

A12.1 Is de personele bezetting conform het formatieplan? (n=169) Ja Nee 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%


A13Ja Is het personeel werkzaam op het gebied van het archiefbeheer vakinhoudelijk gekwalificeerd? (n=265) A13 Is het personeel werkzaam op het gebied van het archiefbeheer vakinhoudelijk gekwalificeerd? (n=265) Ja Nee A13 Is het personeel werkzaam op het gebied van het archiefbeheer vakinhoudelijk gekwalificeerd? (n=265) Ja A13 Is het personeel werkzaam op het gebied van het archiefbeheer vakinhoudelijk gekwalificeerd? (n=265) Nee 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Ja A13 Is het personeel werkzaam op het gebied van het archiefbeheer vakinhoudelijk gekwalificeerd? (n=265) Nee Ja 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Nee Ja 0% 10% 20% 30% 40% Nee A14 Vindt er actief na- en bijscholing plaats? (n=265) Nee 0% 10% 20% 30% 40% 0% 10% 20% 30% 40% A14Ja Vindt er actief na- en bijscholing plaats? (n=265) 0% 10% 20% 30% 40% A14 Vindt er actief na- en bijscholing plaats? (n=265) Ja Nee

50%

60%

70%

80%

90%

100%

50% 50%

60% 60%

70% 70%

80% 80%

90% 90%

100% 100%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

A14 Vindt er actief na- en bijscholing plaats? (n=265) Ja A14 Vindt er actief na- en bijscholing plaats? (n=265) Nee 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Ja A14 Vindt er actief na- en bijscholing plaats? (n=265) Nee Ja 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Nee Ja 0%er voldoende 10% middelen 20% voor30% 40% van de 50% 60% 80% 90% 100% Nee A15 Zijn de uitvoering wettelijke taken op70% het gebied van het archiefbeheer? (n=265) Nee 0%er voldoende 10% middelen 20% voor30% 40% van de 50% 60% 80% 90% 100% A15 Zijn de uitvoering wettelijke taken op70% het gebied van het archiefbeheer? 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% (n=265) Ja A15 Zijn er voldoende middelen voor de uitvoering van de wettelijke taken op het gebied van het archiefbeheer? 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% (n=265) Ja Nee A15 Zijn er voldoende middelen voor de uitvoering van de wettelijke taken op het gebied van het archiefbeheer? A15 Zijn er voldoende middelen voor de uitvoering van de wettelijke taken op het gebied van het archiefbeheer? (n=265) Ja (n=265) Nee 0%er voldoende 10% middelen 20% voor30% 40% van de 50% 60% 80% 90% 100% A15 Zijn de uitvoering wettelijke taken op70% het gebied van het archiefbeheer? Ja (n=265) Nee Ja 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Nee Ja 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Nee 0% B1 Werkt uw organisatie onder architectuur? (n=265) Nee 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% B1 Werkt uw organisatie onder architectuur? (n=265) Ja 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% B1 Werkt uw organisatie onder architectuur? (n=265) Ja Nee B1 Werkt uw organisatie onder architectuur? (n=265) Ja uw organisatie onder architectuur? (n=265) B1Nee Werkt 0% 10% 20% 30% 40%

50%

60%

Ja uw organisatie onder architectuur? (n=265) B1Nee Werkt Ja 0% 10% 20% 30% 40%

50% 60% Nee Ja 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Nee B1.1 Zijn de archiefwettelijke eisen opgenomen in de architectuur? (n=97) Nee 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% B1.1JaZijn de archiefwettelijke eisen opgenomen in de architectuur? (n=97) 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% B1.1 Zijn de archiefwettelijke eisen opgenomen in de architectuur? (n=97) Ja Nee B1.1 Zijn de archiefwettelijke eisen opgenomen in de architectuur? (n=97) JaZijn de archiefwettelijke eisen opgenomen in de architectuur? (n=97) B1.1 Nee 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% JaZijn de archiefwettelijke eisen opgenomen in de architectuur? (n=97) B1.1 Nee Ja 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Nee Ja 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Nee B2 Heeft uw organisatie vastgesteld beleid voor het archiefbeheer? (n=265) Nee 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% B2 Heeft uw organisatie vastgesteld beleid voor het archiefbeheer? (n=265) Ja 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% B2 Heeft uw organisatie vastgesteld beleid voor het archiefbeheer? (n=265) Ja Nee

70%

80%

90%

100%

70%

80%

90%

100%

70%

80%

90%

100%

70% 70%

80% 80%

90% 90%

100% 100%

70%

80%

90%

100%

70%

80%

90%

100%

70%

80%

90%

100%

70%

80%

90%

100%

70% 70%

80% 80%

90% 90%

100% 100%

70%

80%

90%

100%

B2 Heeft uw organisatie vastgesteld beleid voor het archiefbeheer? (n=265) Ja uw organisatie vastgesteld beleid voor het archiefbeheer? (n=265) B2Nee Heeft 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% Ja uw organisatie vastgesteld beleid voor het archiefbeheer? (n=265) B2Nee Heeft Ja 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% Nee Ja 10% 20% 30% 40%2011-2012 50% | bijlage 60% toezichtveld 70% archieven 80% 90% Nee 0%Erfgoedinspectie 6 | Monitor | Staat van de naleving Nee 0% 0%

10% 10%

20% 20%

30% 30%

40% 40%

50% 50%

60% 60%

70% 70%

80% 80%

90% 90%

100% 100% 100% 100% 100%

B2.1 Wanneer is dit beleid voor het laatst vastgesteld? (n=173) B2.1 Wanneer is dit beleid voor het laatst vastgesteld? (n=173) vóór 2007 is dit beleid voor het laatst vastgesteld? (n=173) B2.1 Wanneer vóór 2007 is B2.1 Wanneer B2.1 Wanneer dit beleid beleid voor voor het het laatst laatst vastgesteld? vastgesteld? (n=173) (n=173) 2007 is dit vóór 2007 2007 2008 vóór vóór 2007 2007 2007 2008 2009 2007 2007 2008 2009 2010 2008 2008 2009 2010 2009 10% 20% 30% 40% 50% 2009 2010 0% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 2010 2010 0% 10% 20% 30% 40% 50%

60%

70%

80%

90%

100%

60% 60%

70% 70%

80% 80%

90% 90%

100% 100%

B2.2 Is er in dit aandacht20% voor de duurzame toegankelijkheid archiefbescheiden in digitale systemen? 0% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 0%beleid 10% 10% 20% 30% 40% 50% van 60% 70% 80% 90% 100% (n=173) B2.2 Is er in dit beleid aandacht voor de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden in digitale systemen? B2.2 Is er in dit beleid aandacht voor de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden in digitale systemen? (n=173) Ja (n=173) B2.2 B2.2 Is Is er er in in dit dit beleid beleid aandacht aandacht voor voor de de duurzame duurzame toegankelijkheid toegankelijkheid van van archiefbescheiden archiefbescheiden in in digitale digitale systemen? systemen? Ja (n=173) (n=173) Nee Ja Nee Ja Ja 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Nee 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Nee Nee 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% B3 Heeft uw organisatie beheersregels in de zin van art 14 van het Archiefbesluit 1995 vastgesteld? (n=265) B3 Heeft uw organisatie beheersregels in de zin van art 14 van het Archiefbesluit 1995 vastgesteld? (n=265) Ja uw organisatie beheersregels in de zin van art 14 van het Archiefbesluit 1995 vastgesteld? (n=265) B3 Heeft Ja uw organisatie beheersregels in de zin van art 14 van het Archiefbesluit 1995 vastgesteld? (n=265) B3Nee Heeft B3 Heeft uw organisatie beheersregels in de zin van art 14 van het Archiefbesluit 1995 vastgesteld? (n=265) Ja Nee Ja 0% Ja 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Nee 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Nee 0% Nee 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% B3.1 Wanneer zijn de beheersregels voor het laatst vastgesteld? (n=192) B3.1 Wanneer zijn de beheersregels voor het laatst vastgesteld? (n=192) vóór 2011 zijn de beheersregels voor het laatst vastgesteld? (n=192) B3.1 Wanneer vóór 2011 zijn de beheersregels voor het laatst vastgesteld? (n=192) B3.1 B3.1 Wanneer Wanneer 2011 zijn de beheersregels voor het laatst vastgesteld? (n=192) vóór 2011 2011 vóór 2011 2011 vóór 10% 20% 30% 40% 50% 60% 2011 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 2011 0% 2011 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%

70% 70%

80% 80%

90% 90%

100% 100%

70%

80%

90%

100%

70% 70%

80% 80%

90% 90%

100% 100%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% B3.2 Zijn in de beheersregels de verantwoordelijkheden voor het archiefbeheer vastgelegd? (n=192)

100% 100%

B3.2 Zijn in de beheersregels de verantwoordelijkheden voor het archiefbeheer vastgelegd? (n=192) B3.2JaZijn in de beheersregels de verantwoordelijkheden voor het archiefbeheer vastgelegd? (n=192) Ja in de beheersregels de verantwoordelijkheden voor het archiefbeheer vastgelegd? (n=192) B3.2 B3.2 Zijn in de beheersregels de verantwoordelijkheden voor het archiefbeheer vastgelegd? (n=192) NeeZijn Ja Nee Ja 0% Ja 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% Nee

100%

0% Nee Nee 0%

10% 10%

20% 20%

30% 30%

40% 40%

50% 50%

60% 60%

70% 70%

80% 80%

90% 90%

100% 100%

0% 0%

10% 10%

20% 20%

30% 30%

40% 40%

50% 50%

60% 60%

70% 70%

80% 80%

90% 90%

100% 100%


Ja NeeZijn in de beheersregels bepalingen opgenomen over de uitvoering van het archiefbeheer? (n=192) B3.3 B3.3 Zijn in de beheersregels bepalingen opgenomen over de uitvoering van het archiefbeheer? (n=192) 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% Ja 0% B3.3 Zijn in de beheersregels bepalingen opgenomen over de uitvoering van het archiefbeheer? (n=192) Ja Nee Ja Nee 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% B3.4 NeeWorden de beheersregels binnen de gehele organisatie toegepast? (n=192) 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% Ja 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%

100%

100% 100% 100%

NeeWorden de beheersregels binnen de gehele organisatie toegepast? (n=192) B3.4 B3.4 Worden de beheersregels binnen de gehele organisatie toegepast? (n=192) 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% Ja 0% B3.4 Worden de beheersregels binnen de gehele organisatie toegepast? (n=192) Ja Nee Ja NeeZijn er in de beheersregels bepalingen opgenomen betreffende de duurzame toegankelijkheid van B3.5 0% 10% 20% 30%(n=192) 40% 50% 60% 70% 80% 90% archiefbescheiden in digitale systemen? Nee 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% Ja 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%

100%

100% 100% 100%

B3.5 Zijn er in de beheersregels bepalingen opgenomen betreffende de duurzame toegankelijkheid van Nee archiefbescheiden in digitale systemen? (n=192) B3.5 Zijn er in de beheersregels bepalingen opgenomen betreffende de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden in digitale systemen? (n=192) B3.5 Zijn er in de10% beheersregels betreffende de duurzame van 20% bepalingen 30% opgenomen 40% 50% 60% 70% toegankelijkheid 80% 90% Ja 0% archiefbescheiden in digitale systemen? (n=192) Ja Nee Ja Nee 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% B3.6 NeeWerkt de organisatie op dit moment aan de ontwikkeling van beheersregels? (n=73) 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% Ja 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%

100%

100% 100% 100%

NeeWerkt de organisatie op dit moment aan de ontwikkeling van beheersregels? (n=73) B3.6 B3.6 Werkt de organisatie op dit moment aan de ontwikkeling van beheersregels? (n=73) 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% Ja 0% B3.6 Werkt de organisatie op dit moment aan de ontwikkeling van beheersregels? (n=73) Ja Nee Ja Nee 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% Nee 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 20% beheersregels 30% 40% 50%(n=32) 60% B3.6.10% Wanneer10% zal de organisatie vaststellen?

70%

80%

90%

100%

90%

100%

90%

100%

90%

100%

90%

100%

90%

100%

90%

100%

90%

100%

2011 2012Wanneer zal de organisatie beheersregels vaststellen? (n=32) B3.6.1 B3.6.1 2013Wanneer zal de organisatie beheersregels vaststellen? (n=32) 2011 B3.6.1 Wanneer zal de organisatie beheersregels vaststellen? (n=32) 2015 2011 2012 2011 2020 2012 2013 2012 2013 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 2015 0% 2013 2015 2020 2015 2020 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 2020 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 8 | Monitor Erfgoedinspectie | Staat van de naleving 2011-2012 | bijlage toezichtveld archieven 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%

B4 Is er in uw organisatie een kwaliteitssysteem ingevoerd, waar het archiefbeheer expliciet onderdeel van uitmaak? (n=265) Ja Nee 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

70%

80%

90%

100%

B5 Hanteert uw organisatie toetsbare eisen voor het archiefbeheer? (n=265) Ja Nee 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

B5.1 Op welke normenkader zijn deze toetsbare eisen gebaseerd? (n=129) NEN-ISO 15489 NEN 2082 ISO 23081 Baseline Eigen normenkader Anders, namelijk 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

B6 Vinden er periodiek audits plaats op het archiefbeheer? (n=265) Ja, als herkenbaar onderdeel binnen integrale audit Ja, als specifieke audit naar archiefbeheer Nee 0% 10 %

20 %

30 %

40 %

50 %

60 %

70 %


80 %

90 100 % %

B6.1 Door wie worden de audits op het archiefbeheer uitgevoerd (n=127) Externe auditors Interne auditors Anders 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

B7 Maakt het archiefbeheer onderdeel uit van de planning- en controlcyclus? (n=265) Ja Nee 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

90%

100%

90%

100%

B8 Maakt het archiefbeheer onderdeel uit van het jaarplan van uw organisatie? (n=265) Ja Nee 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

B9 Maakt het archiefbeheer onderdeel uit van het jaarverslag van uw organisatie? (n=265) Ja Nee 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

B10 Wilt u nog een toelichting geven op één of meer van de in deze vragengroep gegeven antwoorden? (n=265) Ja Nee 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%


90%

100%

C1 Heeft uw organisatie vastgesteld wat zij als archiefbescheiden beschouwt? (n=265) Ja Nee 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

C1.1 Zijn de archiefbescheiden die zich in digitale systemen bevinden daarbij inbegrepen? (n=212) Ja Nee 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

60%

70%

80%

90%

100%

90%

100%

90%

100%

C2 Beschikt uw organisatie over een bestandsoverzicht? (n=265) Ja Nee 0%

10%

20%

30%

40%

50%

C2.1 Wanneer is het bestandsoverzicht voor het laatst bijgesteld? (n=187) vóór 2009 2009 2010 2011 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

C2.2 Betreft het bestandsoverzicht de gehele organisatie? (n=187) Ja Nee 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

11 | Monitor 11Erfgoedinspectie | Monitor Erfgoedinspectie | Staat van|de Staat naleving van de2011-2012 naleving 2011-2012 | bijlage toezichtveld | bijlage toezichtveld archieven

C2.3 Is het bestandsoverzicht volgens een logisch samenhangende structuur geordend? (n=187) Ja Nee C2.3 Is het bestandsoverzicht volgens een logisch samenhangende structuur geordend? (n=187) 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%

100%

Ja Nee 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

C3 Wat voor soort digitale systemen worden door uw organisatie gebruikt? (n=265) Kantoorautomatisering Website C3 Wat voor soort digitale systemen worden door uw organisatie gebruikt? (n=265) Document management systeem Bedrijfsapplicaties Kantoorautomatisering CAD-syste(e)m(en) Website GIS Document management systeem Social media Bedrijfsapplicaties Overig CAD-syste(e)m(en) GIS 0%

10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Social media Overig in welke van deze digitale systemen zich archiefbescheiden bevinden? C4 Heeft uw organisatie vastgesteld (n=265) 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Ja Nee C4 Heeft uw organisatie vastgesteld in welke van deze digitale systemen zich archiefbescheiden bevinden? (n=265) 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Ja Nee C5 Heeft uw organisatie een overzicht van de digitale systemen waarin zich archiefbescheiden bevinden? (n=265) 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Ja Nee C5 Heeft uw organisatie een overzicht van de digitale systemen waarin zich archiefbescheiden bevinden? (n=265) 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Ja Nee 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%


90%

100%

C6 Beschikt de organisatie over een metagegevensschema? (n=265) Ja Nee 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

C7 Worden aan digitale archiefbescheiden metagegevens gekoppeld conform artikel 19 en 24 van de Archiefregeling? (n=265) Ja Ja, alleen het Document management systeem Nee 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100 %

C8 Vindt tijdige conversie en migratie plaats van de digitale archiefbescheiden conform artikel 26 van de Archiefregeling? (n=265) Ja Ja, alleen het Document Management Systeem Nee 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100 %

C9 Worden digitale archiefbescheiden opgeslagen in een duurzaam toegankelijk en open archiveringsformaat conform artikel 26 van de Archiefregeling? (n=265) Ja Ja, alleen het Document Management Systeem Nee 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100 %


C10 Van welk registratiesysteem maakt uw organisatie gebruik? (n=265) C10 Van welk registratiesysteem maakt uw organisatie gebruik? (n=265) C10 Van welk registratiesysteem maakt uw organisatie gebruik? (n=265) Postboek Postboek C10 Van welk registratiesysteem maakt uw organisatie gebruik? (n=265) Postboek C10 Van welk registratiesysteem maakt uw organisatie gebruik? (n=265) Geautomatiseerd registratiesysteem Geautomatiseerd registratiesysteem Geautomatiseerd registratiesysteem Postboek Document management systeem (DMS) Postboek Document management systeem (DMS) Document management systeem (DMS) Geautomatiseerd registratiesysteem Geen van de bovengenoemde systemen Geautomatiseerd registratiesysteem Geen van de bovengenoemde systemen Geen van de bovengenoemde systemen Document management systeem (DMS) Document management systeem (DMS) 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100 % Geen van de bovengenoemde systemen 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100 % Geen van de bovengenoemde systemen % 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100 % C11 Vindt er vervanging van papieren archiefbescheiden door digitale archiefbescheiden plaats? (n=265) % C11 Vindt er vervanging van papieren archiefbescheiden door digitale archiefbescheiden plaats? (n=265) C11 Vindt er vervanging van papieren archiefbescheiden door digitale archiefbescheiden plaats? (n=265) Ja Ja C11 Ja Vindt er vervanging van papieren archiefbescheiden door digitale archiefbescheiden plaats? (n=265) C11 Vindt er vervanging van papieren archiefbescheiden door digitale archiefbescheiden plaats? (n=265) Nee Nee Nee Ja Ja 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Nee 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Nee 0% 0%

10% 10%

20% 20%

30% 30%

40% 40%

50% 50%

60% 60%

70% 70%

80% 80%

90% 90%

100% 100%

C11.1 Worden de oorspronkelijke papieren archiefbescheiden daarna vernietigd? (n=83) C11.1 Worden de oorspronkelijke papieren archiefbescheiden daarna vernietigd? (n=83) C11.1 Worden de oorspronkelijke papieren archiefbescheiden daarna vernietigd? (n=83) Ja Ja C11.1 de oorspronkelijke papieren archiefbescheiden daarna vernietigd? (n=83) Nee,Worden de papieren archiefbescheiden worden in Ja C11.1 de oorspronkelijke papieren archiefbescheiden daarna vernietigd? (n=83) Nee,Worden de papieren archiefbescheiden worden in ‘dagdozen’ bewaard Nee, de papieren archiefbescheiden in ‘dagdozen’ bewaard worden Ja Nee ‘dagdozen’ bewaard Ja Nee Nee, de papieren archiefbescheiden worden in Nee Nee, de papieren archiefbescheiden worden in ‘dagdozen’ bewaard 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100 ‘dagdozen’ bewaard 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100 % Nee 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100 % Nee % 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100 C11.2 Is er een machtiging aanwezig voor de vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden? (n=83) % C11.2 Is er een machtiging aanwezig voor de vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden? (n=83) % C11.2 Is er een machtiging aanwezig voor de vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden? (n=83) Ja Ja C11.2 Ja Is er een machtiging aanwezig voor de vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden? (n=83) C11.2 Nee Is er een machtiging aanwezig voor de vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden? (n=83) Nee Nee Ja Ja 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Nee 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Nee 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% C11.3 Is er een besluit aanwezig voor de vervanging van op termijn te vernietigen archiefbescheiden? (n=83) C11.3 Is er een besluit aanwezig voor de vervanging van op termijn te vernietigen archiefbescheiden? (n=83) C11.3 Is er een besluit aanwezig voor de vervanging van op termijn te vernietigen archiefbescheiden? (n=83) Ja Ja C11.3 Ja Is er een besluit aanwezig voor de vervanging van op termijn te vernietigen archiefbescheiden? (n=83) C11.3 Nee Is er een besluit aanwezig voor de vervanging van op termijn te vernietigen archiefbescheiden? (n=83) Nee Nee Ja Ja 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Nee 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Nee 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 14 | Monitor Erfgoedinspectie | Staat van de naleving 2011-2012 | bijlage toezichtveld archieven

100% 100%

C12 Beschikt uw organisatie over één of meer selectielijsten? (n=265) Ja Nee 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

80%

90%

100%

C12.1 Betreffen deze selectielijsten het gehele werkterrein van de organisatie? (n=191) Ja Nee 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

C12.2 Betreffen de selectielijsten de gehele periode waarover de archieven van de organisatie lopen? (n=191) Ja Nee 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

C12.3 Worden de selectielijsten geactualiseerd? (n=191) Ja Nee 0%

10%

20%

30%

40%

C12.4 Worden de in de selectielijsten vastgelegd bewaartermijnen vooraf toegepast op de archiefbescheiden in digitale systemen? (n=191) Ja Nee 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%


90%

100%

C13 Beheert uw organisatie blijvend te bewaren archiefbescheiden? (n=265) Ja Nee Onbekend, organisatie beschikt niet over selectielijst 0% 10 %

20 30 % %

40 50 % %

60 70 80 90 100 % % % % %

70%

80%

90%

100%

80%

90%

100%

70%

80%

90%

100%

70%

80%

90%

100%

C14 Vindt er vernietiging van archiefbescheiden plaats? (n=265) Ja Nee 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

C14.1 Vindt vernietiging uitsluitend plaats op basis van selectielijsten? (n=197) Ja Nee 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

C14.2 Wordt er van deze vernietiging altijd een verklaring opgemaakt? (n=197) Ja Nee 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

C15 Vindt er periodiek overbrenging van archiefbescheiden plaats? (n=212) Ja Nee 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%


C15.1 Wordt er van deze overbrenging altijd een verklaring opgemaakt? (n=112) Ja Nee 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

C16 Heeft uw organisatie achterstanden in de bewerking, vernietiging en, indien van toepassing, overbrenging van archiefbescheiden? (n=265) Ja Nee 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

C16.1 Welke perioden betreffen deze achterstanden? (n=109) Periode vóór 1940 Periode 1940-1949 Periode 1950-1975 Periode vanaf 1975 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

90%

100%

C16.1.1 Omvang achterstand periode vóór 1940 (n=13) 0 minder dan 10 10 tot 100 100 tot 1000 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%


minder dan100 10 10 tot C16.1.2 Omvang achterstand periode 1940-1949 (n=22) 10tot tot1000 100 100 0 100 tot 1000 0% 10% 20% 30% 40% minderOmvang dan 10 achterstand periode 1940-1949 (n=22) C16.1.2

50%

60%

70%

80%

90%

100%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

10% 20% 30% 40% 10 tot 100 0% C16.1.3 Omvang achterstand periode 1950-1975 (n=41)

50%

60%

70%

80%

90%

100%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

10 tot 100 0

0%

10%

20%

30%

100 tot 1000 minder dan 10

100 tot 1000 achterstand periode 1950-1975 (n=41) C16.1.3 Omvang 0 0 minder dan 10

0%

10%

20%

30%

40%

minder dan100 10 10 tot C16.1.3 Omvang achterstand periode 1950-1975 (n=41) 10tot tot1000 100 100 0 100 tot 1000 1000 of meer minderOmvang dan 10 achterstand periode 1950-1975 (n=41) C16.1.3 1000 of meer 0% 10% 20% 30% 40% 10 tot 100 0 0% 10% 20% 30% 40% 100 tot 1000 minder dan 10 1000 of meer 10 tot 100 0% 10% 20% 30% 40% 100 tot 1000 C16.1.4 Omvang achterstand periode vanaf 1975 (n=104) 1000Omvang of meer achterstand periode vanaf 1975 (n=104) C16.1.4 0 0 minder dan 10

0%

10%

20%

30%

40%

minder dan100 10 10 tot C16.1.4 Omvang achterstand periode vanaf 1975 (n=104) 10tot tot1000 100 100 0 100 tot 1000 1000 of meer minderOmvang dan 10 achterstand periode vanaf 1975 (n=104) C16.1.4 1000 of meer 0% 10% 20% 30% 40% 10 tot 100 0 0% 10% 20% 30% 40% 100 tot 1000 minder dan 10

1000 of meer C17 Wilt nog een toelichting geven op één of meer van de in deze vragengroep gegeven antwoorden? (n=265) 10utot 100 0%toelichting 10% geven 20% 40%de in 50% 60% 70% 90% (n=265) 100% C17 Ja Wilt u nog een op één30% of meer van deze vragengroep gegeven80% antwoorden? 100 tot 1000 Ja of meer 1000 Nee Nee 0%toelichting 10% 20% 40%50% 60% 70% 70% 80% 90% (n=265) 100% 0%u nog een 10% 20%geven 30% 80% 90% C17 Wilt op één30% of40% meer van de in 50% deze60% vragengroep gegeven antwoorden? Ja

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Nee C17 Wilt u nog een toelichting geven op één of meer van de in deze vragengroep gegeven antwoorden? (n=265) Ja 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

90%

100%

Nee Erfgoedinspectie | Staat van de naleving 2011-2012 | bijlage toezichtveld archieven 18 | Monitor 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

Ja D1 Beschikt uw organisatie over één of meer archiefruimte(n)? (n=265) Nee Ja D1 Beschikt uw organisatie over één of meer archiefruimte(n)? (n=265) 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Nee 0% Ja D1 Beschikt uw organisatie over één of meer archiefruimte(n)? (n=265) 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Nee Ja D1.1 Voldoet/Voldoen de archiefruimte(n) aan de eisen die worden gesteld in de artikelen 27 t/m 46 van de Archiefregeling? (n=236) 20% 10% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Nee 0% D1.1 Voldoet/Voldoen de archiefruimte(n) aan de eisen die worden gesteld in de artikelen 27 t/m 46 van de 0% 10% 30% 40% Ja 50% 60% 70% 80% 90% 100% Archiefregeling? (n=236) 20% Nee Ja die worden gesteld in de artikelen 27 t/m 46 van de D1.1 Voldoet/Voldoen de archiefruimte(n) aan de eisen Archiefregeling? (n=236) Onbekend, organisatie beschikt niet over selectielijst Nee die worden gesteld in de artikelen 27 t/m 46 van de D1.1 Voldoet/Voldoen de archiefruimte(n) aan de eisen Ja Archiefregeling? (n=236) Onbekend, organisatie beschikt niet over selectielijst 0% 10 % Nee Ja 0% 10 % Onbekend, organisatie beschikt niet over selectielijst Nee

20 30 % %

40 50 % %

60 70 80 90 100 % % % % %

20 30 % %

40 50 % %

60 70 80 90 100 % % % % %

Onbekend, organisatie beschikt niet over selectielijst 0% 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 D1.1.1 Voldoet/Voldoen de archiefruimte(n) aan de eisen die% worden in de% artikelen % gesteld % % % 27 % t/m%46 van % de% Archiefregeling? (n=199) 0% 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 D1.1.1 Voldoet/Voldoen de archiefruimte(n) aan de eisen die% worden in de% artikelen % gesteld % % % 27 % t/m%46 van % de% Ja Archiefregeling? (n=199) Gedeeltelijk D1.1.1 Voldoet/Voldoen de archiefruimte(n) aan de eisen Ja die worden gesteld in de artikelen 27 t/m 46 van de Archiefregeling? (n=199) Nee Gedeeltelijk D1.1.1 Voldoet/Voldoen de archiefruimte(n) aan de eisen die worden gesteld in de artikelen 27 t/m 46 van de Archiefregeling? Niet bekend of(n=199) archiefruimte(n) aan eisen voldoet(n) Ja Nee Niet bekend met eisen in deze regeling Gedeeltelijk Ja Niet bekend of archiefruimte(n) aan eisen voldoet(n) Nee Gedeeltelijk Niet bekend met eisen in deze regeling 0% 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 % % % % % % % % % % Niet bekend of archiefruimte(n) aan eisen voldoet(n) Nee 0% 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 % de%archiefbescheiden % % % beschermd % % zijn % tegen % % bekend met eisen in deze regeling D2Niet Is debekend toegang tot de archiefbescheiden zodanig beveiligd dat ofNiet archiefruimte(n) aan eisen voldoet(n)

onbevoegde inzage, wijziging en vernietiging? (n=265) Niet bekend met eisen in deze regeling 0% 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 D2 Is de toegang tot de archiefbescheiden zodanig beveiligd dat de archiefbescheiden beschermd zijn tegen % % % % % % % % % % Ja onbevoegde inzage, wijziging en vernietiging? (n=265) 0% 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Nee % % % % % % % % % % D2 IsJade toegang tot de archiefbescheiden zodanig beveiligd dat de archiefbescheiden beschermd zijn tegen onbevoegde inzage, wijziging en vernietiging? (n=265) 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% D2Nee Is de toegang tot de archiefbescheiden zodanig beveiligd dat de archiefbescheiden beschermd zijn tegen Ja onbevoegde inzage, wijziging en vernietiging? (n=265) 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Nee Ja D3 Wilt u nog een toelichting geven op één of meer van de in deze vragengroep gegeven antwoorden? (n=265) 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Nee 0% Ja u nog een toelichting geven op één of meer van de in deze vragengroep gegeven antwoorden? (n=265) D3 Wilt 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Nee Ja D3 Wilt u nog een toelichting geven op één of meer van de in deze vragengroep gegeven antwoorden? (n=265) 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Nee 0% Ja u nog een toelichting geven op één of meer van de in deze vragengroep gegeven antwoorden? (n=265) D3 Wilt 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Nee Ja 19 | Monitor 19Erfgoedinspectie | Monitor Erfgoedinspectie | Staat van|de Staat naleving van de2011-2012 naleving 2011-2012 | bijlage toezichtveld | bijlage toezichtveld archieven Nee 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

E2 Hoe gebruiksvriendelijk vindt u deze vragenlijst? (n=265) Heel gebruiksvriendelijk Gebruiksvriendelijk Neutraal Niet gebruiksvriendelijk Totaal gebruiksonvriendelijk 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90% 100%

E3 Wilt u nog iets opmerken over uw ervaringen met het invullen van deze vragenlijst? (n=265) Ja Nee 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

E4 Wilt u iets aan de Inspectie laten weten wat u elders in de vragenlijst niet kon onderbrengen? Bijvoorbeeld een melding van een incident. (n=265) Ja Nee 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%


90%

100%

Colofon Erfgoedinspectie Rijnstraat 50 Postbus 16478 (IPC 3500) 2500 BL Den Haag Tel: 070-4124012 Fax: 070-4124014 Email: [email protected] Internet: www.erfgoedinspectie.nl

21 | Monitor Erfgoedinspectie | Staat van de naleving 2011-2012 | bijlage toezichtveld

Monitor Erfgoedinspectie

Recommend Documents