Erfgoedinspectie Mmbterie van Onderwijs, Cukmren Wetenschap

Erfgoedinspectie Mmbterie van Onderwijs, Cukmren Wetenschap

> Retouradres Postbus 16478 250-0 BL Den Haag

Het bestuur van de rechtbank Den Bosch t.a.v. mevrouw K.Y. Knoop, directeur Bedrijfsvoering Postbus 70584 5201 CZ DEN BOSCH

Kon ing in neg ra d i t 25 Den Haag Postbus 16478 2500 BL Den Haag ww w, erfgoed i n spectie. n I Contactpersoon L. Hovy T +31-70-412 4072 [email protected] IPC 3500 Onze refe remtte 314030

Datum Betreft

8 Juli 2011 Vervotginspectie 2010 archiefruimte paleis van justitie Den Bosch

Bijlagen 1

Geachte mevrouw Knoop, Hierbij ontvangt u de rapportage van de inspectie van de archiefruimte van de rechtbank, het gerechtshof en de betrokken parketten te Den Bosch. De Erfg oed ins peet ie inspecteerde de archiefruimte op 19 november 2010. In deze brief vindt u mijn conclusies en aanbevelingen. Achtergrond In de afgelopen jaren heeft, de Erfgoedinspectie ln overleg met de Mandaatgroep .Archieven de voortgang vam een aantal verbeteracties in de I nform atieihu Is hou ding van de gerechten gevolgd. Bij het monitoren gaat de Erfgoedinspectie uit vam de aanbevelingen die ze in het rapport Vervotginspectie archiefbeheer gerechten 2007' (febr. 2008) heeft gedaan. 1 De monitoring door de Erfgoed Inspectie heeft tot doel de inifoirmatiehuishoudiing vam de gerechten aan de eisen van wet- en regelgeving te laten voldoen en daarmee die kwaliteit van de informatiehuishouding te verbeteren. Het gaat hierbij om alle procesgebonden informatie, en niet alleen om de erfgoedinformatie. in de loop vam 2010 heeft de Erfgoediinspectie op grond van de beschikbare informatie geconstateerd dat de archlefiruimte van de redhtbamk Den Bosch mog niet aan de archiefwettelijke eisen voldeed. Ze heeft daarom deze inspectie uitgevoerd. Daarbij werden de rapportages uit 2001 (Incident met wateroverlast) en 2003 (doorlichting archiefbeheer van alle arrondissementeni) betrokken.

1

Voor de tekst, zie www.erfgoedlinispectie.nl/archieven/inspectierapporten. Pagina 1 van 6

W e t t e l i j k kader

Datum Sjoli 2011

Het In de Archiefregeling neergelegde concept komt er In grote lijnen op neer dat door die bouw en Inirichtiing van een gesloten, brandveilige 'superkluis' de

314030

risicofactoren (brand, water, vochtigheid en im braak) uitgesloten dam wel geminimaliseerd worden. De archiefruimte mag alleen voorzieningen bevatten die 'veilig' zijn en daarenboven alleen voor de ruimte zelf bedoeld zijn. Daarom mag bijvoorbeeld - de klilmiaatbeheersingsapparatuur niet In de archiefruimte zelf staan en mogen er geen leidingen door die ruimte lopen die daarvoor niet bestemd zijn. iDe Arch jefregel ing bevat prestatie-e isem die het gerechtsbestu ur een zekere mate van uitvoeringsv rij held toestaan. Gevolgde procedure Ka de aankondiging bij brief van 6 oktober 2010 hebben twee Inspecteurs, mevrouw P. Velthuiijs-Bechthold en de heer L. Hovy, de inspectie ter plaatse uiitgevoerdi. Als contactpersonen voor de rechtbank traden op: mevrouw R. van Liempdi, hoofd van de afdeling Archief en Bibliotheek, en de heer P. Loo hu is, huisvestingsadviseur,. Beiden zijn werikzaam bij het Facilitair Bedrijf. Op de nota van bevindingen van de Erfg oed inspectie, aangeboden bij brief vam 21 december 20.10, heeft uw organisatie per e-mail van 18 februari 2011 commentaar geleverd. Dit commentaar is In de maanden april, mei en juli met nadere informatie aangevuld. Deze informatie is im de defimitieve nota verwerkt, die hierbij is gevoegd. Op basis van deze nota heb ik hie ronder een aantal conclusies en aanbevelingen geformuleerd.

Conclusies en a a n b e v e l i n g e n Algemene indruk De bewaaromstandigheden in de archiefruimte zijn verre van optimaal. Dit komt doordat de archiefruimte, hoewel deze van vrij recente datum is, op enige essentiële punten niet aan de archiefwettelijke eisen van de Archiefregeling voldoet (en voordien aan de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen, 2001). Dit is al enkele malen eerder, in 2001 en 2003, geconstateerd. Er moeten daarom, mogelijk ingrijpende, aanpassingen gedaan worden. Innovatief verbeteren is hierbij echter mogelijk. Een alternatief Is uitplaatsing van de archiefbestanden met een hoog risicoprofiel, hetzij bij het particuliere bedrijf waar nu al tien strekkende kilometer berust, 2 hetzij bij het

2

De Erfgoedinspectie heeft enige jaren geleden de bewaaromstandigtielden bij dit bedrijf als uitstekend beoordeeld. Pagina 2 van 6

Brabants Historisch Informatiecentrum (beperkt tot de erfgoedbestanden). Een tweede mogelijkheid is het aanwijzen en inrichten van een geschikte archiefruimte elders In het paleis van justitie. De onderstaande aanbevelingen zijn

Datum 5 juli 2.011 Onze referentie

314030

opgesteld voor het geval u niet vam een van de zojuist gepresenteerde alternatieven gebruik maakt. Bescherm ing tegen brand De vele deuren in en naar de archiefruimte voldoen niet aantoonbaar aan de eisen van brandwerendheid. Uit de verstrekte informatie over de aanpassingen die naar aanleiding van de Schip hol brand in de gerechtsgebouwen met een cellencomplex worden aangebracht, is niet glashelder op te maken of ook aan die eisen van die Archiefregeling zal worden voldaan. Aanbeveling. De brandwerendheid volgens de Archiefregeling moet ten minste één uur bedragen. De vereiste brandwerendheid van deuren en andere scheidingsconstructies van de archiefruimte moet m e t een certificaat afgegeven door een onafhankelijke, deskundige keuringsinstelling, aangetoond kunnen worden. De archiefruimte en de daar opgeslagen informatie zijn nog niet in het calamiteitenplan opgenomen. Om een brand in de archiefruimte adequaat te bestrijden en de daar liggende dossiers te redden, moet ook de archiefruimte in het calamiteitenplan opgenomen worden. Bejjhermiinq tegen water In het recente verleden was er op één locatie sprake van een hardnekking probleem van waterindringing. Uit de verstrekte informatie maak ik op dat het probleem onder controle is en de locatie medio 2011 ingeruimd wordt. De archiefruimte voldoet niet aan de primaire eis dat deze geen leidingen van welke aard ook bevat die niet voor deze ruimte zelf bestemd zijn. Integendeel, de archiefruimte lijkt als een knooppunt voor het leidingenstelse! van het gebouw te dienen. De organisatie is zich wel bewust van de risico's en heeft daarom bakken onder de leidingen geplaatst. Of deze afdoende zijn, als er een calamiteit is, is voor de Erfgoedinspectie zeer de vraag. Op 28 juni jongstleden vond ten gevolge van noodweer een caiamiteit plaats waarbij de gehele kelderverdieping van verschillende kanten blank kwam te staan. Ook eerder (zie hierboven) hebben weersomstandigheden tot ernstige wateroverlast in de archiefruimte geleid. Aanbeveling. Laat door een onafhankelijk bureau een risico-analyse maken van de schade die door lekkage of openbarsten van de leidingen of door waterindringing van buiten af aan de archiefbescheiden kan ontstaan en betrek hierbij de

Pagina 3 van 6

essentiële vraag of de tegenmaatregelen afdoende zijn. Bij een onverhoopt incident wil de Erfgoedinspectie hiervan onmiddellijk op de hoogte gesteld worden.

Datum 5 juli 2011

Ome referentie 31.4030

Bescherming tegen nadelige klimaatomstandigheden De klimaatbeheersingsinstallatie vam het paleis vam justitie is een gemeriek systeem. Deze kan niet ingesteld worden op die voor een archiefruimte vereiste waarden van temperatuur en luchtvochtigheid en fumctloneert bovendien niet tijdens de weekends. Daardoor schommelen de waarden te veel em kan de lucht vochtig held gevaarlijk dicht bij die toegestane bovengrens komen. Aanbeveling. Het is noodzakelijk dat de Rijksgebouwendienst onderzoekt hoe de klimaatbeheersingsapparatuur zodanig aangepast kan worden dat de installatie het voor de archiefruimte vereiste klimaat bewerkstelligt. Hierbij is het een absolute eis dat de schommeling in de waarden minimaal is, omdat deze factor het duurzaam behoud van informatie op een papieren drager zeer nadelig beïnvloedt.

Bescherming tegen Inbraak De deuren tot de archiefruimte voldoen niet aan de archiefwettelijke eisen. Het Facilitair Bedrijf geeft hierbij aan dat dit ook niet noodzakelijk is, omdat de deuren (op één na) niet op de buitenste schil uitkomen. De toegang tot de archiefruimte voor het personeel van het paleis van justitie is via het principe van K need to enter'geregeld en de toepassing wordt via een toegangscontrolesysteem bewaakt. Aanbeveling. De Archiefregeling geeft enige ruimte voor innovatieve en alternatieve oplossingen, mits het eindresultaat dezelfde mate van kwaliteit en veiligheid geeft als wanneer de wettelijke eisen uitgevoerd zouden zijn. Zorg er daarom onder meer voor dat de kwaliteit van de deuren in de buitenste schil ten minste voldoet aan de derde klasse van de toepasselijke NEN-norm 5088. Tot slot Ik verzoek u vóór 1 september 2011. schriftelijk namens het gerechtsbestuur te reageren op mijn conclusies en aanbevelingen en in een plan van aanpak de voorgenomen acties te specificeren. Hierbij moet u die aanbevelingen betrekken die de Erfgoedinspectie eerder In 2001 em 2003 deed. Uit de gevoerde gesprekken heeft de Erfgoedinspectie opgemaakt dat het Facilitaiiir Bedrijf er moeite mee heeft: greep te hebben op de tijdige selectie en bewerking van die omvangrijke archieven, onder meer omdat de toepassing van de selectielijst problemen oplevert. De Erfgoedinspectie komt hierop in september-oiktober terug, om te bezien hoe de problematiek opgelost kan

Pagina 4 van 6

worden. lik steil het op prijs als de archivaris bij de gespreikken aanwezig is. Tegelijkertijd zal de E rfgoedi inspectie controleren welke verbeteracties in en bij de archiefruimte uitgevoerd zijn.

Datum Sjoli 2011 Onze referentie 314030

Volgens onze standaardprocedure zal deze brief, zoals In de aa n kond Igl ngs brief al werd meegedeeld, op de website van de Erfgoedinspectie openbaar worden gemaakt.

Met vri en del ij ke groet.

mevrouw drs. G.P.iM. Scholte, hoofdinspecteur Collecties en Archieven

cc.;

De directeur van het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC)

Pagina 5 van 6

CHECKLIST ARCHIEFRUIMTEN GEBASEERD OP DE ARCHIEFREGELING De archiefruimte van het Paleis van Justitie, Leeghwaterstraat 8 te Den Bosch werd geïnspecteerd op 19 november 2010. Contactpersonen voor de inspectie waren mw R, van Liempd, hoofd afdeling Archief en Bibliotheek, en de heer P.B.M. Loohuis, adviseur huisvesting en projecten. De inspectie werd uitgevoerd door dhr. L. Hovy en mw P.J.M, Velthuys-Bechthold.1 De afdeling Archief beheert de archieven van de rechtbank, het gerechtshof en de beide parketten. Op dit moment staat er 19,5 strekkende km. archief in de archiefruimte en bevindt zich 10 strekkende km. archief bij M&R in Kampen. De archiefruimte bevindt zich onder het maaiveld, deels onder een binnenplaats, deels onder kantoren en het cellencomplex. Het cellencomplex is rook- en brandwerend afgescheiden van de rest van het gebouw. Op de binnenplaats is een vijver aangelegd die ook boven deel van de archiefruimte ligt. Op niveau -1 bevindt zich ook een parkeergarage. Vanaf 1 januari 2011 zal een extra depot, elders in Den Bosch gehuisvest (in de Waterstraat), niet meer worden gebruikt. In de archiefruimte zijn continu medewerkers bezig met het invoegen van stukken.

Beheer i

I s er e e n b o u w t e k e n i n g a a n w e z i g v a n d e

Ja,

archiefruimte?

T o e l i c h t i n g : Als er een bouwtekening beschikbaar is, dan kan een deel van de volgende vragen aan de hand van de bouwtekening worden beantwoord.

2

I s e r e e n c a l a m i t e i t e n p l a n , w a a r i n is

Nee.

opgenomen op welke wijze moet w o r d e n g e h a n d e l d in g e v a l v a n w a t e r o v e r l a s t o f brand?

3

Zo j a , w e l k e m a a t r e g e l e n b e v a t h e t p l a n o m de

n.v.t.

archieven t e evacueren of t e beschermen?

4

W o r d e n in de r u i m t e archiefbescheiden

In de archiefruimte worden zowel te bewaren als op

b e h e e r d d i e op g r o n d v a n de v a s t g e s t e l d e

termijn te vernietigen bescheiden beheerd.

1

De uitgaande versie werd afgesloten op 21 dec. 2010 en daarna bijgewerkt o.b.v. het schriftelijke commentaar en nadere documentatie van de rechtbank van 18 feb. en 3 en 9 mei en o.b.v, de telefonische toelichtingen van 23 maart en 30 juni 2011.

Checklist archiefruimten 2010

s e l e c t i e l i j s t v o o r b l i j v e n d e b e w a r i n g in a a n m e r k i n g k o m e n en b e s c h e i d e n d i e v o o r v e r n i e t i g i n g in a a n m e r k i n g k o m e n ?

T o e l i c h t i n g : Als kan worden aangetoond dat het uitsluitend om te vernietigen archiefbescheiden gaat, hoeft de checklist niet te worden doorgelopen. (Zie definitie archiefruimte art.I.e. Aw 1995).

Bouwkundige voorzieningen 5

Is het gebouw waarin een archiefruimte of

L o c a t i e : het gebouw is gelegen in een kantorenwijk

archiefbewaarplaats is of wordt gesitueerd, door zijn vlak aan het spoor. locatie, aard en bouwwijze zo goed mogelijk

A a r d : het gebouw dateert uit 1998

gevrijwaard van risico's van;

B o u w w i j z e : het gebouw is vrijstaand en gelegen

a. brand;

rond een grote binnenplaats. Hier is ook een vijver

b. overstroming; en

aangelegd.

c. vochtindringing door opkomend grond-, regen- of rioolwater, alsmede van elke overige vorm van

De archiefruimte bevindt zich op niveau - 1 .

wateroverlast.

Vanaf het in gebruik nemen van het gebouw tot vorig

(Art. 28)

jaar heeft men in de archiefruimte last gehad van indringend grondwater (zie verder 45 en 46).

6

Is de vloer van de archiefruimte berekend op het

Ja.

maximale gewicht van de daarop staande inrichting + archiefbescheiden? (Art. 42)

7

Lopen er kabels, leidingen of kanalen door de

Ja, vele. Het gaat om elektriciteitsleidingen, kanalen

archiefruimte?

van het luchtbehandelingssysteem, watervoerende

Zijn deze uitgevoerd als opbouw?

leidingen en een koelstofleiding.

(Art. 3 3 , l , a )

Deze zijn uitgevoerd als opbouw. Onder de watervoerende leidingen zijn metalen lekbakken aangebracht. Deze lekbakken leiden eventueel lekwater naar waterafvoeren die uitkomen op een waterreservoir dat is voorzien van een dompelpomp. Rond kanalen en leidingen die koude lucht of vloeistof voeren, is een coating van neopreen aangebracht om condensvorming tegen te gaan.


8

Dienen deze kabels, leidingen en kanalen alleen

Nee.

voor noodzakelijke voorzieningen in de archiefruimte zelf? (Art. 3 3 . I . b )

9

H o e v e e l t o e g a n g s d e u r e n z i j n er t o t de

Volgens de tekening 17 deuren, waarvan

archiefruimte?

verschillende toegangsdeuren en voor ander deel binnendeuren

10

Om w a t voor deuren gaat het?

Loopdeuren: Ja

Overheaddeuren: Er is in archief A l een roldeur.

Anders:

11

Zijn de deuren zelfsluitend?

Nee, niet alle deuren zijn zelfsluitend. De deuren

(Art. 34)

tussen de verschillende 'compartimenten' van de archiefruimte staan overdag open.

12

Draaien de deuren naar buiten open?

De deuren naar andere ('technische') ruimten slaan

(Art. 34)

naar buiten open. De archiefruimte bestaat uit meerdere aaneengeschakelde 'compartimenten'.

Maatregelen tegen schade door brand Brandpreventie

13

Geldt er een rookverbod in de archiefruimte?

Ja.

(Art. 31) Hoe is dit kenbaar gemaakt?

14

Is de archiefruimte voorzien van rookmelder en een

De ruimte is voorzien van rookmelders en van een

brandmeldinstallatie met een automatische

brandmeldinstallatie met automatische doormelding

doormelding n a a r d e brandweer?

n a a r d e brandweer.


Wordt de brandmeldinstallatie beheerd

Mede gezien de beveiligingsmaatregelen i.v.m. het

overeenkomstig MEM 2 5 5 4 - 1 : 2002, deel 1?

bovenliggende cellencomplex hebben we geen reden

(Art. 30.6)

nader onderzoek te doen naar de conformiteit aan de norm.

T o e l i c h t i n g : Rookmelders zorgen ervoor dat een brand eerder wordt gedetecteerd dan alleen met een sprinklerinstallatie. Automatische doormelding naar de brandweer en het zeer frequent automatisch testen van het signaal van de doormelding, verzekeren een tijdige detectie van de brand door de brandweer. Deze kan dan zo snel mogelijk ter plaatse zijn om de brand te blussen.

15

Bevinden zich in de archiefruimte materialen of

Nee.

apparaten die brandgevaar kunnen veroorzaken? (Art. 30.7)

16

Worden zich eventueel in de archiefruimte

Ja.

bevindende computers buiten bedrijfstijd

Commentaar 18 febr, en tel. iniichting 23 mrt. 2 0 1 1 ;

spanningsvrij gehouden?

Laptops worden buiten werktijd buiten de

(Art.36, toelichting)

archiefruimte bewaard in een afgesloten kast. Er wordt wel de gehele dag in de ruimte gewerkt.

17

Worden zich eventueel in de archiefruimte

Niet van toepassing.

bevindende transportmiddelen met elektromotor buiten bedrijfstijd buiten de archiefruimte geplaatst? (Art. 36, toelichting)

Brandveilige constructie

18

Hebben de in- en uitwendige scheidingsconstructies

Ja, de scheidingsconstructies zijn van beton. De

van de archiefruimte een brandwerendheid van 60

deuren zijn van hout, voorzien van een bij hitte

minuten gemeten volgens NEN 5069: 2005, dan wel opschuimend strip. De toegangsdeur was voorzien NEN 6 0 7 1 : 2001 voor betonconstructies, NEN 6072;

van glas, In archief A l bevindt zich een metalen

1991 voor staalconstructies of NEN 6073: 1991

roldeur.

voor houtconstructies?

Commentaar rechtbank: De deuren worden

(Art. 43.1)

aangepast aan de eisen die in het kader van het


landelijk project n.a.v, Schipholbrand worden gesteld; dit gebeurt in de periode mei-eind 2011. Er wordt dan een certificaat uitgereikt, NB Erfgoedinspectie. Niet duidelijk is of de eisen van de Archiefregeling worden gehanteerd.

19

Voldoet de bijdrage tot brandvoortplanting van in-

Ja.

en uitwendige scheidingsconstructies tenminste aan klasse 2 volgens NEN 6065: 1991? (Art. 30.4)

20

Voldoet de bijdrage aan brandvoortplanting van de

Hierop hebben we geen zonneklaar antwoord

inrichting aan klasse 2 gemeten volgens NEN 6065;

gekregen. Het antwoord ging bovendien niet van een

1991?

certificaat vergezeld.

(Art. 43.2)

21

Zijn de ventilatie- of luchtbehandelingskanalen

De luchtbehandelingskanalen zijn voorzien van

voorzien van brandkleppen die voldoen aan NEN-EN

brandkleppen.

1366-1: 1999 en NEN-EN 1365-2: 1999? (Art. 30.5)

22

I s i n é é n of m e e r v a n de a a n g r e n z e n d e

Nee.

r u i m t e n apparatuur aanwezig m e t een v e r h o o g d r i s i c o op b r a n d ?

Brandblusmiddelen

23

Welke middelen of voorzieningen zijn getroffen voor

Oppervlakte archiefruimte: 2500 m2

het doven en vertragen van brand?

Volume archiefruimte: Draagbare blustoestellen: 12 toestellen met

Zijn deze middelen of voorzieningen deugdelijk en

koolzuursneeuw, 3 schuim blussers

doelmatig?

Slanghaspels; zie 24

(Art. 30.1)

Sprinklerinstallatie;

N o r m : Art. 30.1 Archiefruimten en

Zuurstof reductiesysteem:

archiefbewaarplaatsen zijn voorzien van deugdelijke

Anders:

Gasblusinstallatie:


en, mede gelet op de aard, oppervlakte en inhoud van de archiefruimte onderscheidenlijk

Conclusie: Koolzuursneeuwblussers zijn geschikt om

archiefbewaarplaats, doelmatige middelen of

beginnende, kleine brandjes mee t e blussen. De

voorzieningen voor het doven en vertragen van

capaciteit van een zodanig blustoestel is echter

brand, waaronder in ieder geval voldoende en

gering. Voor brand die zich al ontwikkeld heeft, zijn

zichtbaar gemarkeerde draagbare blustoestellen.

waterhaspels nodig.

Poeder- o f schuimblussers zijn niet toegestaan.

24

Zijn in of in de nabijheid van de archiefruimte

Volgens de plattegrond van 20 april 2009 bevinden

brandslanghaspels aanwezig?

zich buiten de archiefruimten 2 slanghaspels en in de

(Art, 43.3)

tussenruimte archief A6 en A7 1 slanghaspel. Volgens de contactpersoon heeft de brandweer tegen deze opstelling geen bezwaar gemaakt (In!. 30 juni 2011).

25

Gaat het bij haspels die geplaatst zijn in de

Nee.

archiefruimte om het type met droge leidingen en een handmatige aansluiting buiten de archiefruimte? (Art. 43,3)

Maatregelen tegen schade door vervuiling en verval 26

Archiefbescheiden van welke typen materialen

a.

Papier: V

worden in de archiefruimte beheerd?

Perkament:

(Art. 38.1)

Was: Leer: Textiel: Hout: Zwart-wit foto's: Optische schijven:

b.

Zwart-wit negatieven:

c.

Zwart-wit negatieven van bi- en triacetaat en nitraat: Kleurennegatieven:

d.

Tapes (moederkopieën):


e.

27

Tapes (werkkopieën):

Indien alleen archiefbescheiden van de materialen

Gemeten temperatuur: 21 0 C

genoemd onder a. worden beheerd, bevindt dan de

Gemeten RV: tussen de 40 en de 4 5 %

temperatuur en de relatieve luchtvochtigheid van de archiefruimte zich respectievelijk tussen de 16 en

Oordeel; De ter plaatse door de inspectie gemeten

20° C en 40 en 60%?

waarden weken af van de waarden die de

(Art. 45a)

meetapparatuur van de rechtbank aangaf. De temperatuur is aan de hoge kant.

Observatie. Tijdens weekends stijgt de RV bij zakkende temperatuur tot aan de max, grens, blijkens de aan de Erfgoedinspectie meegegeven registratie uit nov. 2010.

28

Indien archiefbescheiden van de materialen

b. l l - 1 5 0 C e n 30-40% RV;

genoemd onder b, c, d, of e worden beheerd,

c. -24 D C en 35% RV;

bevinden dan de temperatuur en de relatieve

d. 8-12°C en 3 8 - 4 2 % RV;

vochtigheid zich binnen de voorgeschreven

e. 15-20 0 C en 3 8 - 4 2 % RV,

waarden? (Art, 38.1)

29

I s de a r c h i e f r u i m t e v o o r z i e n v a n

Nee. Het klimaatsysteem bedient het hele gebouw.

kl i m a s t a p p a r a t u u r?

De RV wordt geregeld door verhoging of verlaging

Zo j a , w e l k t y p e e n w a a r rs deze g e p l a a t s t ?

van de temperatuur. De aanschaf van een afzonderlijke klimaatinstallatie voor de archiefruimte is onderzocht maar werd te duur bevonden.

30

Is de archiefruimte voorzien van een goedwerkende

De archiefruimte is voorzien van thermo- en

thermometer en een goedwerkende hygrometer?

hygrometers.

(Art. 45)

31

Wordt de werking van deze instrumenten

Ja.

regelmatig gecontroleerd? (Art. 39.2 en art. 45) Zo j a , hoe vaak?


32

W o r d e n de meetgegevens geregistreerd en

Ja, via het gebouwensysteem.

gemonitord en bewaakt?

33

Wordt de luchtinhoud van de archiefruimte ten

De lucht wordt 4 keer per uur ververst wegens de

hoogste eenmaal per etmaal ververst?

aanwezigheid van personeel in de ruimte.

(Art. 44)

34

Zijn de vloeren, wanden en plafonds van de

Ja, de ruimte ziet er schoon uit.

archiefruimte glad, vlak en stofvrij afgewerkt? (Art. 37)

35

Wordt de archiefruimte regelmatig en zorgvuldig

Eenmaal per week worden de vloeren

schoongemaakt?

schoongemaakt, eenmaal per jaar krijgt de ruimte

(Art. 37, toelichting)

een grote schoonmaakbeurt. Het Centraal Bureau voor Schimmelcultures voert jaarlijks een controle uit, nadat schimmel was aangetroffen in één van de compartimenten. Het bureau heeft daarna geen schimmel meer aangetroffen.

36

Zijn de archiefstellingen zodanig geplaatst

De dozen staan hier en daar te dicht op de muren.

a. van elkaar, van wanden en plafonds en van overige inrichting dat er voldoende iuchtcirculatie kan plaatsvinden; b. van verlichtingselementen dat er geen schadelijke warmte ontwikkeling kan plaatsvinden; c. van doorvoeringen door scheidingsconstructies dat eventuele branddoorslag geen gevaar oplevert? (Art. 40)

37

Zijn er geen archiefbescheiden geplaatst op het

Hier en daar wel.

topbord van de archiefstellingen? (Art. 40, toelichting)

38

Worden eventuele elektromagnetische materialen

N.v.t.

bewaard in een constructie die schadelijke elektromagnetische straling tegengaat? (Art. 41)


39

Zijn er maatregelen genomen om ervoor te zorgen

In de luchtkanalen zijn filters aangebracht. Deze

dat via de kanalen van de klimaatapparatuur geen

worden tweemaal per jaar vervangen.

water, stof, vuil of ongedierte of schimmels of andere micro-organismen in de archiefruimte kunnen doordringen? (Art. 39.1) Zo j a , welke?

40

Bevinden zich in de archiefruimte materialen,

Nee: V

apparaten of stoffen die

Houten stellingen;

a. de temperatuur en de luchtvochtigheid nadelig

Houtvezelplaten:

kunnen beïnvloeden;

Afgedankt meubilair:

b. verontreiniging kunnen verspreiden;

Kantoorvoorraden:

c. insecten of micro-organismen kunnen

Printers:

aantrekken;

Kopieerapparaten:

d. archiefbescheiden nog op andere wijze kunnen

Pa p ierversn i pperaa rs:

beschadigen of de degradatie ervan kunnen

Acetaatfilm:

bevorderen?

Nitraatfüm: Kunststof materialen:

(Art. 36.1)

Anders:

41

Zijn in de archiefruimte bouwen afwerkmaterialen

De rolstellingen zijn aangebracht op een vloer van

gebruikt waaruit schadelijke gassen kunnen

gecoat spaanplaat.

vrijkomen of die op andere wijze schade aan de archiefbescheiden kunnen veroorzaken nu of in de toekomst? (Art. 35.2)

42

Vraag vervallen.

Maatregelen tegen schade door water 43

Indien de archiefruimte (deels) ondergronds is

Op de navraag van de Erfgoedinspectie en via deze

gebouwd, heeft de waterindringing in het

van de rechtbank aan de RGD is geen reactie

bouwmateriaal dan een waarde die onschadelijk is

gekomen.

voor de bewaring van archiefbescheiden?


N o r m : Art. 29 Bij ondergronds bouwen van een archiefruimte of een archiefbewaarplaats heeft de waterindringing in het bouwmateriaal een waarde die onschadelijk is voor de bewaring van archiefbescheiden, gemeten volgens: a. ISO-DIS 7031:1983 of NPR 2877:1991 voor beton; b. NEN 2778:1991 voor andere bouwmaterialen.

44

Indien de archiefruimte (zich) of

De archiefruimte bevindt zich onder het maaiveld en

a. deels of geheel beneden het maaiveld bevindt;

is voorzien van watermelders. De werking van deze

en/of

watermelders wordt eenmaal per j a a r gecontroleerd.

b. voorzien is van een sprinklerinstallatie; en/of c. zich één of meerdere slanghaspels erin bevinden is hij dan voorzien van watermelders met een doormelding via het gebouwensysteem, het beveiligingssysteem of het installatie beheerssysteem? (Art. 32)

45

I s er w e l eens e e n l e k k a g e g e w e e s t , w a a r b i j

Ja. Vanaf het eerste begin tot vorig jaar had men in

het w a t e r d o o r d e m u u r , het p l a f o n d o f d o o r

de archiefruimte last van grondwater dat via een

de v l o e r k w a m ?

zijgevel binnendrong. Telefonische inlichting 23 maart 2 0 1 1 ; de ruimte is afgewerkt, 'gedraagt' zich goed, staat tot juli-aug. nog leeg en wordt dan bij goed bevinden ingeruimd. NB. Op 28 juni 2011 is bij zware regenval een buitenmuur bezweken, waardoor de gehele kelderverdieping, inclusief archiefruimte, 2 a 3 cm onder water is gelopen. Volgens de gebouwbeheerder zijn daarbij geen dossiers nat geworden, omdat de onderste plank van de stellingen enige afstand van de grond heeft.

46

Zo j a , o p w e l k e w i j z e is de o o r z a a k v a n d e

De wanden en vloer zijn geïnjecteerd tegen

lekkage weggenomen?

waterindringing en sinds een jaar heeft men geen last meer van grondwater.

47

Indien de archiefruimte is voorzien ven een

Niet van toepassing.

sprinklerinstallatie, is deze dan volautomatisch


10

werkend en uitgevoerd met sprinklerkoppen die zich aan het plafond en in de stellingen bevinden? Is de installatie voorzien van dichte sprinklerkoppen? (Art. 30.2) Toelichting: Om wateroverlast door incidenten met sprinklerinstallaties tegen te gaan, zijn open sprinklerkoppen niet toegestaan (tweede lid). Als de sprinklers in werking zijn, is het van belang dat zij voorzien worden van voldoende watertoevoer. De ongestoorde watertoevoer kan het beste gegarandeerd worden door de installatie op de waterleiding aan te sluiten (en dus niet op watertanks).

48

Zijn de middelen en voorzieningen voor het doven

Ja, De archiefruimte is op 1 slanghaspel na uitsluitend

en vertragen van brand geschikt om de schadelijke

voorzien van koolzuursneeuwblussers. 2 Slanghaspels

gevolgen daarvan voor de aanwezige

hangen in de nabijheid van de archiefruimte, aan

archiefbescheiden te beperken?

beide 'uiteinden'.

(Art. 30.3) Toelichting: Bij toepassing van een droge le idinaens vs teem is het mogelijk na de eerste alarmmelding water in de leidingen te brengen zonder dat de koppen in werking treden. Pas bij de tweede melding treden een of meer koppen in werking. Hierdoor kan tot 60 seconden vertraging ontstaan. Elke sprinklerkop treedt pas in werking als ook het thermisch element in de kop doorsmelt. Er bestaan koppen die automatisch dichtgaan ats de omgevingstemperatuur ver genoeg gedaald is. Dit is van belang omdat elke kop 100 tot 200 liter water per minuut inbrengt. Er treden zelden meer dan vijf koppen in werking, meestal niet meer dan drie. De waterschade is na gebruik van een sprinklerinstallatie dan ook altijd minder dan na inzet van de brandweer.


11

Maatregelen tegen onbevoegde betreding en ontvreemding van archiefbescheiden 49

Welke maatregelen zijn getroffen tegen

Technische maatregelen:

ongeautoriseerde toegang tot de archiefruimte?

Alle toegangsdeuren tot het archief zijn voorzien van

Zijn deze maatregelen doeltreffend?

kaartlezers bestemd voor de Rijkspas. Deze kaartlezers zijn aangesloten op het

(Art, 35)

toegangscontrolesysteem, zodat t e allen tijde achterhaald kan worden wie (lees: welke kaart) de deur heeft geopend.

Personele maatregelen: Medewerkers die toegang hebben, beschikken over een electronische pas.

50

Voldoen de toegangsdeuren tot de archiefruimte en

Nee. Het gaat ons vooral om de deuren van en naar

het hangen sluitwerk aan klasse 3 gemeten

technische ruimten (en van en naar buiten.

volgens NEN 5088: 1994/C2: 1996nl?

Commentaar rechtbank: 'Daar geen van de deuren

(Art. 46.1)

die toegang geven tot de archiefruimte rechtstreeks op de buitenschil uitkomen, zijn deze deuren niet voorzien van een klasse 3 hangen sluitsysteem conform NEN 5088 .,.' etc. 'Alle deuren zijn voorzien van klasse 2.' In een nadere toelichting van 30 juni 2011 verklaart de rechtbank dat er één 'rolhek' toegang van en naar buiten geeft (de toegang komt uit op archief A l ) .

51

Voldoen de externe scheidingsconstructies en

Niet van toepassing. De archiefruimte bevindt zich

gevelelementen aan weerstandsklasse 4 of hoger

onder de grond.

gemeten volgens NEN 5096: 2007 + C 1 : 2007nl. (Art. 46.2)


12

Erfgoedinspectie Mmbterie van Onderwijs, Cukmren Wetenschap

Recommend Documents