Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag

De leden van de directie van De Nederlandsche Bank Postbus 98 1000 AB AMSTERDAM

Koninginnegracht 25 Den Haag Postbus 16478 2500 BL Den Haag www.erfgoedinspectie.nl Contactpersoon P.J.M. Velthuijs-Bechthold T +31-70-412 4081 [email protected] IPC 3500 Onze referentie 352687

Datum Betreft

7 december 2011 Inspectie digitale informatiehuishouding

Bijlagen 3

Geachte leden van de directie, Hierbij bied ik u de rapportage aan van de inspectie die op 30 augustus 2011 is uitgevoerd naar de digitale informatiehuishouding bij uw organisatie. Doel van de inspectie is om antwoord te krijgen op de vraag in hoeverre digitale informatie binnen afgesproken bewaartermijnen beschikbaar, raadpleegbaar en vindbaar is. Voorts of De Nederlandse Bank (DNB) risico's loopt op het gebied van de 'duurzame toegankelijkheid' van digitale informatie en welke risico's dat zijn. Informatie is een basisingrediënt voor het goed presteren en functioneren van een organisatie. Een belangrijk aspect is het geheugen van de organisatie, zoals dit is vastgelegd in de verschillende informatiesystemen die samen het archief van De Nederlandsche Bank vormen. Het spreekt voor zich dat de informatie in dit geheugen toegankelijk moet blijven, in ieder geval voor de periode dat deze informatie voor uw organisatie en andere belanghebbenden van belang is. In een digitale omgeving is deze 'duurzame' toegankelijkheid niet vanzelfsprekend geregeld en geborgd. Voor de Erfgoedinspectie is het bovenstaande aanleiding om in 2011 en 2012 een inspectieprogramma uit te voeren dat zich richt op afspraken over de digitale informatiehuishouding en op toegankelijkheid, selectie, bewaring en vernietiging van informatie. De inspectie bij De Nederlandsche Bank maakt onderdeel uit van dit programma. 1

2

1

2

Zie bijlage 3 voor een korte beschrijving van de Erfgoedinspectie Zie bijlage 2 voor een context-omschrijving van deze inspectie Pagina 1 van 11

Te beginnen met een algemeen beeld en de voornaamste conclusies en aanbevelingen, biedt deze rapportage inzicht in de belangrijkste risico's en de mogelijkheden tot verbetering op het gebied van de duurzame toegankelijkheid. Het primaire kader voor deze inspectie vormt de Archiefwet 1995.

Datum 7 december 2011 Onze referentie 352687

Algemeen beeld De Nederlandsche Bank is de centrale bank van Nederland. De bank heeft een aantal taken met als overkoepelend doel het bevorderen van de financiële stabiliteit van het land. Sinds 1998 maakt DNB deel uit van het Europese stelsel van Centrale Banken (ESCB). De Archiefwet is bij DNB van toepassing op de informatie die ontstaat en archieven die worden gevormd bij de uitoefening van de openbaar gezag taken die DNB zijn opgedragen door de Nederlandse overheid. Voor wat betreft de uitoefening van die taken is DNB een bestuursorgaan in de zin van de AWB en overheidsorgaan in de zin van de Archiefwet. Een belangrijk en omvangrijk onderdeel van de overheidstaken is het toezicht op financiële instellingen in Nederland. De toepasselijkheid van de Archiefwet op de Europese taken van DNB is op het moment van de opstelling van deze rapportage nog onderwerp van onderzoek. DNB heeft in de afgelopen jaren grote voortgang geboekt op het terrein van het archiefbeheer. Een DMS/RMA (TRIM) werd aangeschaft en organisatiebreed geïmplementeerd, er werd een centrale afdeling voor de medewerkers documentaire informatievoorziening gevormd, de afdeling Informatiediensten, het archiefbeheer werd gecentraliseerd en de medewerkers werden overtuigd van het belang van het correct archiveren van de archiefbescheiden waarvoor zij verantwoordelijk zijn. DNB wacht nog met het aanvragen van een machtiging tot vervanging totdat de duurzame toegankelijkheid van de archiefbescheiden met een lange bewaartermijn afdoende is geregeld. Dit heeft als gevolg dat van die archiefbescheiden, naast het digitale exemplaar, het papieren origineel wordt bewaard, dan wel dat het digitale dossier na afsluiting ervan wordt uitgedraaid. Samenvattend kan worden geconcludeerd dat visie, beleid en organisatie op het gebied van de digitale informatiehuishouding op orde is, maar dat voor wat betreft de toegankelijkheid, selectie en vernietiging nog enkele acties resten. Aanbeveling Het verdient aanbeveling om, ter vermijding van dubbel beheer en met het oog op overbrenging, een plan op te stellen voor het opslaan en bewaren van digitale documenten met een lange bewaartermijn.

Pagina 2 van 11

Datum 7 december 2011 Onze referentie

In bijlage 1 gaat de rapportage dieper in op zes thema's, waar indien relevant, op

352687

detailniveau eveneens aanbevelingen zijn gedaan. De inspectie is met deze rapportagebrief afgesloten. Indien u daar prijs op stelt ben ik graag bereid deze rapportage toe te lichten. Zoals in de aankondigingsbrief is vermeld wordt deze rapportage openbaar gemaakt en op de website van de Erfgoedinspectie gepubliceerd. Met vriendelijke groet,

Mevr. drs. G.P.M. Scholte hoofdinspecteur collecties en archieven

Pagina 3 van 11

Bijlage 1


De staat van de duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief van De Nederlandsche Bank aan de hand van zes thema's

Digitale informatie en digitaal archief Informatie die binnen de werkprocessen gegenereerd en uitgewisseld wordt, vormt het archief van de organisatie. Deze informatie bevindt zich voor een belangrijk deel in de verschillende applicaties en systemen die binnen de organisatie worden gebruikt. Eén van de voorwaarden voor een goed en duurzaam toegankelijk digitaal archief is een heldere en binnen de organisatie gedragen definitie van wat onder digitale archiefbescheiden en digitaal archief moet worden verstaan. Bevinding DNB heeft in verschillende documenten vastgelegd wat hij beschouwt als archiefbescheiden. Ook heeft de organisatie bepaald dat archiefbescheiden horen te worden beheerd in de centrale, digitale archiefomgeving, zodat de daarin beheerde informatie door alle medewerkers gebruikt kan worden. DNB wil volledig digitaal werken en op de werkvloer is dit voornemen gerealiseerd. Er is daarnaast ook nog sprake van beheer van papieren archieven. Het gaat daarbij om archiefbescheiden met een lange bewaartermijn die niet worden gedigitaliseerd, maar ook om de papieren originelen van gedigitaliseerde archiefbescheiden met een lange bewaartermijn. De reden voor het bewaren van papier is dat de organisatie nog geen volledig uitgewerkt plan voor de duurzame bewaring van digitale archiefbescheiden heeft ontwikkeld. Geconcludeerd mag worden dat DNB een definitie van het begrip archiefbescheiden hanteert die voldoet aan de archiefwettelijke eisen. De organisatie heeft duidelijk omschreven in welke gevallen papier en in welke gevallen digitaal leidend is. Visie en beleid De ontwikkelingen op het gebied van de digitale informatiehuishouding en de digitale archivering volgen elkaar in snel tempo op. Het is onontbeerlijk voor een organisatie om een visie op en beleid voor de informatiehuishouding en het digitale archief te hebben. Visie en beleidsplan stellen het management in staat te beslissen over de te volgen strategie en te nemen stappen. Deze strategie heeft Pagina 4 van 11

als doel om tot een zo doelmatig mogelijke informatiehuishouding te komen, met inbegrip van de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie.


Bevinding DNB is tenminste al sinds 2001 bezig is met het vormgeven van de informatievoorziening van de organisatie. De achterliggende gedachte hierbij is het besef dat DNB een kennisinstituut is waarvoor informatie een cruciaal 'bedrijfsmiddel' is. DNB beschikt op dit gebied niet over een overkoepelend visiedocument of beleidsplan in de strikte betekenis van het woord. In een aantal documenten is echter wel vastgelegd hoe de organisatie de informatievoorziening wil positioneren. Kernpunten zijn de centrale bewaring van de informatie, de centralisatie van de deskundigheid op dit gebied, de expliciete verantwoordelijkheid van elke DNB-medewerker voor correct beheer van informatie en het werken onder architectuur. Van belang is ook dat DNB in de praktijk van het beheer geen onderscheid wil maken tussen de stukken waar op de Archiefwet van toepassing is, de ECBstukken en de stukken waarop de Archiefwet niet van toepassing is. Geconcludeerd mag worden dat DNB een visie heeft op de informatiehuishouding, daar beleid voor heeft geformuleerd en uitvoering geeft aan dit beleid. Organisatie en personeel Bij een organisatie moet voldoende kennis aanwezig zijn over de digitale informatiehuishouding en in het bijzonder de eisen die gesteld worden aan de digitale archivering. Voorts moet er voldoende personeel zijn om alle taken met betrekking tot de digitale informatiehuishouding uit te voeren Concrete afspraken over het omgaan met digitale informatie, vastgelegd in een (on-line) handleiding of werkinstructies zijn noodzakelijk. Bevinding Het management van DNB onderschrijft het belang van goed informatiebeheer en het onderwerp is hoog in de organisatie belegd. De divisiedirecteuren zijn verantwoordelijk voor het beheer van de archiefbescheiden binnen hun divisie inclusief de archivering door de medewerkers. DNB kan beschikken over voldoende kennis op het gebied van het beheer van digitale archiefbescheiden. De kennis zit in ieder geval bij de medewerkers van de afdeling Informatiediensten en bij de afdeling ICT. De rol van Informatiediensten (ld) is twee jaar geleden, met de introductie van 'het nieuwe werken' verschoven van eerstelijns archiveren naar regisseren en adviseren.

Pagina 5 van 11

Zoals hierboven al werd beschreven, heeft iedere medewerker van de organisatie verantwoordelijkheid voor het correct archiveren van de door hem beheerde archiefbescheiden. Ter ondersteuning van deze verantwoordelijkheid zet de afdeling Informatiediensten instructies, trainingen, begeleiding en advisering in ten behoeve van de medewerkers. Sinds 2009 worden door de adviseurs van de afdeling ld ook audits uitgevoerd naar de naleving van de afspraken. Deze kunnen, indien nodig, leiden tot verbeteracties.


De afdeling ICT is verantwoordelijk voor inrichting en onderhoud van de applicaties van DNB. Ook de informatiearchitecten maken deel uit van deze afdeling. De afdeling ld brengt bij ICT daar waar nodig haar kennis van zaken op het gebied van informatiebeheer in. De conclusie is dat DNB zowel in kwalitatief als in kwantitatief opzicht over voldoende en deskundig personeel beschikt. Werkinstructies zijn opgesteld en de uitvoering wordt getoetst. Toegankelijkheid Om informatie te kunnen raadplegen, moet deze toegankelijk zijn. In de eerste plaats moet duidelijk zijn welke archiefbescheiden worden beheerd en in welke applicaties deze archiefbescheiden zich bevinden. Informatie moet geordend, beschreven en beheerd worden om op termijn toegankelijk te blijven. Het toekennen van metadata aan digitale informatie is een belangrijke voorwaarde voor de toegankelijkheid van digitale informatie. Bevinding DNB maakt voor het beheer van zijn digitale documenten sinds 2001 gebruik van TRIM als het centrale archiveringssysteem. In TRIM worden de digital born documenten geregistreerd en opgenomen naast de gedigitaliseerde kopieën van papieren externe poststukken. De documenten in TRIM zijn geordend in een folderstructuur. Aan de folders zijn de bewaartermijnen uit de (concept)selectielijsten toegekend. Voor de metadata maakt DNB gebruik van een schema dat is afgestemd met het Nationaal Archief. Email kan in de eigen emailbox worden opgeslagen in folders die rechtstreeks verbonden zijn met TRIM. Het opslaan van archiefbescheiden, buiten TRIM om, op netwerkschijven is niet toegestaan. DNB maakt voor bepaalde werkprocessen ook gebruik van specifieke applicaties. De afdeling ICT beheert een database met beschrijvingen van deze applicaties. De afdeling ld heeft met behulp van deze database in beeld gebracht in welke applicaties zich gegevens bevinden die onder de werking van de Archiefwet vallen. Deze gegevens worden over het algemeen in de applicatie zelf bewaard en niet in TRIM. De inventarisatie van bedrijfsapplicaties met archiefbescheiden was

Pagina 6 van 11

op het moment van de inspectie nog niet geheel afgerond, mede als gevolg van enige onduidelijkheid over de reikwijdte van het begrip applicatie. De conclusie is dat DNB, op enkele uitzonderingen na, zicht heeft op zijn digitale archiefbescheiden en dat het archief goed toegankelijk is.


Aanbeveling Het is van belang binnen de organisatie een gedeeld beeld te hebben over het begrip applicatie en daarna de inventarisatie van applicaties die archiefbescheiden bevatten zo spoedig mogelijk af te ronden.

Selectie en vernietiging In een digitale omgeving moet vooraf, al bij het inrichten van een applicatie, rekening gehouden worden met het verwijderen en vernietigen van gegevens. Selectie en vernietiging van digitale archiefbescheiden mag uitsluitend plaatsvinden op grond van een vastgestelde selectielijst. Enerzijds is voortijdige vernietiging van digitale archiefbescheiden verboden en houdt dit het risico in dat belangrijke informatie verdwijnt, waardoor problemen met de bedrijfsvoering kunnen ontstaan en geen of onvoldoende verantwoording kan worden afgelegd. Anderzijds is het in verband met de privacywetgeving van belang dat archiefbescheiden niet langer bewaard worden dan de bewaartermijn voorschrijft. Bevinding DNB vormt archieven op verschillende beleidsterreinen. De organisatie heeft ervoor gekozen om per beleidsterrein een selectielijst op te stellen en te doen vaststellen. Bij de uitwerking van de verschillende lijsten heeft DNB gestreefd naar een complete dekking van zijn openbaar gezag taken en besteedt hij zorg aan het voorkomen van overlappingen tussen de verschillende lijsten. Inmiddels zijn drie lijsten vastgesteld en verkeert de vierde in een verregaand stadium van vaststelling. De bewaartermijnen uit de (concept)selectielijsten worden in het DMS/RMA toegekend op folderniveau. Ook aan archiefbescheiden in bedrijfsapplicaties worden bewaartermijnen uit de selectielijst toegekend. Het is wegens technische obstakels niet altijd mogelijk om digitale archiefbescheiden uit bedrijfsapplicaties te vernietigen. Vernietiging van records uit het DMS wordt via metadata gedocumenteerd in het DMS en tevens worden verklaringen van vernietiging met specificatie opgemaakt. De conclusie is dat DNB een volledig selectie-instrumentarium heeft dat nagenoeg volledig is vastgesteld en ook op digitale archiefbescheiden, inclusief die bescheiden die zich in de bedrijfsapplicaties bevinden, wordt toegepast. Vernietiging van digitale archiefbescheiden vindt niet altijd tijdig plaats.

Pagina 7 van 11

Aanbeveling Het is van belang om de technische problemen rond de vernietiging van bepaalde digitale archiefbescheiden op te lossen.


Duurzame digitale toegankelijkheid Digitale bestanden moeten actief onderhouden worden om gedurende hun bewaartermijn leesbaar en interpreteerbaar te blijven. Het is daarom van belang om bij aanschaf en inrichting van applicaties rekening te houden met de eisen voor duurzame toegankelijkheid. Afspraken hierover kunnen worden vastgelegd in een bewaarstrategie. Daarin moeten ook elementen als het gebruik van open standaarden, een voorziening voor tijdige conversie en migratie en bewaking van authenticiteit van de informatie opgenomen zijn. Bevinding De ambitie om volledig digitaal te werken gecombineerd met de over het algemeen lange bewaartermijnen van de DNB bestanden maken dat de duurzame toegankelijkheid van de digitale archiefbescheiden de volle aandacht heeft van DNB. Zowel voor TRIM als voor de applicatie E-line, als voorbeeld van een bedrijfsapplicatie, zijn maatregelen getroffen zoals het laten maken van back-ups en het zorgen voor tijdige conversie of migratie. Het is de bedoeling dat (oudere) archiefbescheiden die zich op netwerk- of persoonlijke schijven bevinden, worden overgeheveld naar TRIM. Alle digitale archiefbescheiden worden opgeslagen in een duurzaam toegankelijk en open archiveringsformat. De organisatie heeft nog geen ervaring met het overbrengen van digitale bestanden. Anderzijds meent DNB dat de duurzame digitale toegankelijkheid nog niet in die mate is geregeld dat kan worden overgegaan tot het aanvragen van een machtiging tot vervanging. Dit heeft als gevolg dat van de stukken met een langere bewaartermijn, naast het digitale exemplaar, het papieren origineel wordt bewaard dan wel dat het digitale dossier na afsluiting ervan wordt uitgedraaid. DNB heeft de ambitie om volledig digitaal te werken, maar beschikt nog niet over een plan om de documenten met een lange bewaartermijn digitaal te bewaren. Het gevolg is dat een deel van de archiefbescheiden zowel op papier als in digitale vorm wordt bewaard. Aanbeveling Het verdient aanbeveling om, ter vermijding van dubbel beheer en met het oog op toekomstige overbrenging, een plan op te stellen voor het digitaal opslaan en bewaren van archiefbescheiden met een lange bewaartermijn.

Pagina 8 van 11

D e e l n e m e r s a a n het i n s p e c t i e g e s p r e k op 3 0 a u g u s t u s

2011

De Nederlandsche Bank

Datum 7 december 2011 O m e referentie

352687

Mevrouw Ines van Dijk, beleidsmedewerker informatiediensten Mevrouw Rian Beex, adviseur van het Historisch Archief De heer Karsjen Bos, projectmedewerker Informatiediensten De heer Harry Link, hoofd van de sectie Informatiediensten Erfgoedinspectie Mevrouw Arda Scholte, hoofdinspecteur collecties en archieven Mevrouw Manja Koomen, inspecteur Mevrouw Paula Velthuys, inspecteur

Verantwoording en bronnen De grondslag voor de bevindingen, conclusies en aanbevelingen vormt de nota van bevindingen die de Erfgoedinspectie met De Nederlandsche Bank heeft afgestemd, aangevuld met de navolgende bronnen: • Protocol bewaring en toegang tot informatie, 4 juni 2010 • Beheersregels documentaire informatievoorziening De Nederlandsche Bank NV,2010 • De stapsgewijze digitalisering van het archief van DNB vanaf ca 2000, 23 augustus 2011 • Adviesrapport 'Digitale Duurzaamheid' De Nederlandsche Bank, mei 2010 • Gouden regels voor archivering, februari 2011

Pagina 9 van 11

Bijlage 2

Duurzame digitale toegankelijkheid; een onderzoek van de Erfgoedinspectie


In 2011 en 2012 voert de Erfgoedinspectie een onderzoek uit naar de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden in een digitale omgeving. Aanleiding voor dit onderzoek Is de ervaring van de Erfgoedinspectie, uit onder andere inspecties en de periodieke monitor, dat overheidsorganisaties geen duidelijk beeld hebben wat archiveren in een digitale omgeving precies inhoudt. Vaak wordt daaronder verstaan het archiveren in een document management systeem en worden gegevens in bedrijfssystemen over het hoofd gezien. Doel van het onderzoek is om inzicht te verkrijgen in de staat van de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie bij de centrale overheid. Hierbij zal een vergelijking worden gemaakt met de situatie in 2005, zoals door de Erfgoedinspectie beschreven in het rapport Een dementerende overheid?. In dit rapport werd gewezen op het risico dat er bij ondeugdelijk beheer van digitale informatie ernstige gaten in het bedrijfsgeheugen ontstaan. Belangrijk onderdeel van het onderzoek wordt gevormd door inspecties bij 20 organisaties die een doorsnee beeld van de centrale overheid vertegenwoordigen. Andere onderdelen van het onderzoek bestaan uit bepaalde uitkomsten van de monitor 2011-2012 van de Erfgoedinspectie en drie themagerichte onderzoeken naar digitaal archiefbeheer. De Erfgoedinspectie zal eind 2011, begin 2012 een overkoepelend rapport over de staat van de duurzame toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden publiceren. Daarnaast zal elke van de 24 geïnspecteerde organisaties een samenvattend rapport met aanbevelingen ontvangen. Uiteindelijke doelstelling van het onderzoek is een op termijn verbeterde praktijk, waarin de duurzame toegankelijkheid in een digitale omgeving kan worden gewaarborgd.

Pagina 10 van 11

Bijlage 3

Datum 7 december 2011

Onre referentie 352687

De Erfgoedinspectie en het toezicht op de informatiehuishouding van de centrale overheid De Erfgoedinspectie houdt toezicht op een belangrijk deel van het Nederlandse erfgoed. De Erfgoedinspectie ziet in opdracht van de minister van OCW toe op het behoud en beheer van de rijkscollectie, de nationaal beschermde cultuurvoorwerpen en -verzamelingen, de archeologische en gebouwde monumenten, de archeologische opgravingen en vondsten, de beschermde stads- en dorpsgezichten en op de informatiehuishouding, van de centrale overheid. Voor wat betreft het toezicht op de informatiehuishouding ligt de focus van de Erfgoed inspectie op de archivering en de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden, zowel in de vorm van gegevens als documenten, zowel digitaal als niet-digitaal. Object van toezicht zijn de departementen en daaronder vallende diensten, de Hoge Colleges van Staat, de rechterlijke macht, publiekrechtelijke bestuursorganen, privaatrechtelijke bestuurorganen voor wat betreft de openbaar gezag taak en de organen van de publiekrechtelijke bedrijfsorganisatie.

Pagina 11 van 11

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Recommend Documents