Module Praktijkmanagement (14978) (pilot periode 2014) Achtergrond Toename van zorg voor ouderen en chronisch zieken, de hervorming van de langdurige zorg en de GGZ, de transitie van de jeugdzorg en substitutie van zorg zijn belangrijke ontwikkelingen die de toekomstige werkzaamheden van alle huisartsen gaan beïnvloeden. Samenwerking met naburige e huisartsenpraktijken en het versterken van de 1 lijn is noodzakelijk om de vele veranderingen de komende jaren op te kunnen vangen. De module Praktijkmanagement is gericht op het ondersteunen van huisartsenpraktijken bij het vormgeven van deze veranderingen in de zorg en invulling te geven aan de toekomstvisie van de LHV/NHG en het toekomstperspectief Friesland Voorop. De ontwikkelingen vragen naast een inhoudelijke ook een bedrijfsmatige aanpak. Om de huisarts in staat te stellen deze ontwikkelingen in de praktijken te kunnen implementeren, zonder dat dit ten koste gaat van patiëntenzorg, is het gewenst en noodzakelijk om huisartsensamenwerkingsverbanden te vormen en deze bedrijfsmatig te ondersteunen. De module praktijkmanagement financiert de inzet van een praktijkmanager op het behalen van de moduledoelstellingen.
Doelstelling Via inzet van de module praktijkmanagement kan de praktijkmanager de huisarts/huisartsenpraktijk/ huisartsensamenwerkingsverband (HAS) ondersteunen bij het vormen van de samenwerking en bedrijfsmatig en projectmatig ondersteunen om noodzakelijke en gewenste veranderingen in de zorg te (kunnen) ontwikkelen en implementeren. De huisarts zal taken op genoemde terreinen in vertrouwen kunnen delegeren aan de praktijkmanager, die de huisarts werk uit handen neemt en ondersteunt. Hierbij is het essentieel dat de praktijkmanager proactief de huisarts informeert. Inzet van de module moet uiteindelijk leiden tot de volgende resultaten: 1. Vergroten van de kwaliteit van organisatie in de huisartsenvoorziening en borging hiervan. 2. Ontwikkelen, uitbreiden en borgen van samenwerking binnen de huisartsenzorg en met zorgnetwerken met andere zorgaanbieders binnen de cure, care en welzijn. 3. Verhogen van de kwaliteit van huisartsenzorg 4. Realiseren van meer inzet van de huisarts op directe patiëntenzorg.
Pilot periode module praktijkmanagement De Friesland wil graag dat de module praktijkmanagement de samenwerking tussen huisartsenpraktijken stimuleert en dat de module aansluit op de behoefte van de huisartsen. Het eerste jaar waarin de module wordt ingezet wordt daarom gezien als pilotperiode waarin de inhoud en de opzet van de module zullen worden geëvalueerd. Met de deelnemende samenwerkingsverbanden worden de moduledoelen, de aanpak, de gewenste resultaten en het tempo waarin dit gerealiseerd moet worden besproken en in overleg aangepast. Binnen ieder deelnemend samenwerkingsverband wordt een huisarts als coördinator praktijkmanagement aangewezen. Deze participeert het eerste jaar in de provinciale evaluatiegroep van de module die eens per twee maanden bijeenkomt op uitnodiging van Doktersdiensten Friesland. Hier zal onder andere geëvalueerd worden of er sprake is van een reële tijdsplanning van de fasen in de module.
De Friesland behoudt zich het recht voor om de module jaarlijks aan te passen op basis van opgedane ervaringen en ontwikkelingen binnen het FV-traject en/of veranderende wet- en regelgeving. Vanzelfsprekend in redelijkheid en in overleg met de huisartsen.
Aanpak en verantwoording Aangezien huidige huisartsenpraktijken en samenwerkingsverbanden qua mate van bedrijfsvoering op structuur, processen en inhoud van geleverde zorg in verschillende professionele stadia bevinden is er voor een groeimodel binnen deze meerjarige module gekozen. Afhankelijk van de status van bedrijfsvoering en samenwerkingsverband worden er voorwaarden en prestaties verbonden aan inzet van de module. Bij start van de module wordt door de huisartsen aangegeven in welke fase zij kunnen instromen. De Friesland stelt de fase van instroming vast. Het model kent drie fasen.
FASE I: Instroom in fase I indien: -Er nog geen formeel bestaand samenwerkingsverband bestaat en -Nog niet alle praktijken binnen het samenwerkingsverband geaccrediteerd zijn en/of nog geen POH Somatiek en/of POH GGZ ondersteuning hebben. Te behalen doelen in fase I: 1. Binnen 3 maanden na de start wordt een gezamenlijke intentieverklaring aangeleverd bij De Friesland en is er sprake van een formele samenwerking, zoals in ieder geval vastgelegd in de intentieverklaring. 2. Binnen 3 maanden na de start wordt een plan van aanpak opgesteld en aangeleverd bij De Friesland, waarin de volgende zaken aan de orde komen: • Een beschrijving van de gezamenlijke missie en toekomstvisie • Het opstellen van een jaarplan: beschrijving van de probleem- en doelstellingen met bijbehorende tijdspaden voor proces en te verwachten resultaat. 3. De praktijk(en) start(en) binnen 1 jaar met de module POH S en POH GGZ 4. De praktijk(en) start(en) binnen 1 jaar met ketenzorg DM II en Astma/COPD 5. De praktijk start binnen 1 jaar met het NHG accreditatie traject. Hiervoor kan aanvullend de module NHG-accreditatie ter financiële ondersteuning aangevraagd worden. 6. Na 1 jaar wordt een jaarverslag aangeleverd bij De Friesland (de uiterste aanleverdatum hiervan is 6 weken na afronden fase I). Op basis van de resultaten gaat het samenwerkingsverband wel of niet door naar fase II van de module. Het streven is dat alle praktijken van het samenwerkingsverband binnen een jaar bovenstaande doelen hebben behaald, zodat het samenwerkingsverband kan doorstromen naar fase 2. Van de doelen 3, 4 en 5 moeten in het eerste jaar minimaal 2 doelen zijn behaald. Het laatste doel zal in het eerste kwartaal van fase II behaald moeten worden.
FASE II: Instroom in fase II indien: • Het samenwerkingsverband een getekende intentieverklaring heeft tot het formaliseren van het samenwerkingsverband. • Alle praktijken binnen het samenwerkingsverband voldoen aan de randvoorwaarden, ofwel fase I is afgerond, of het laatste doel van fase I zal binnen een kwartaal na de start in fase II worden afgerond. Te behalen doelen in fase II: 1. Binnen 3 maanden na de start in fase II wordt een plan van aanpak opgesteld en aangeleverd bij
De Friesland, waarin de volgende zaken aan de orde komen: • Een beschrijving van de (aangepaste) gezamenlijke missie en toekomstvisie • Het opstellen van een jaarplan: beschrijving van de probleem- en doelstellingen met bijbehorende tijdspaden voor proces en te verwachten resultaat. 2. Het op elkaar afstemmen van praktijkvoeringen van de huisartsenpraktijken in het samenwerkingsverband. Minimaal 2 van onderstaande punten, of gelijkwaardige aspecten (vastgelegd in het plan van aanpak), moeten in fase II worden ontwikkeld: • Gezamenlijke protocollen • Uniforme registratie • Verdeling van taken, het inzetten van specialisaties • Het delen van personeel • Gezamenlijke ICT 3. Het realiseren van voorwaarden voor en het daadwerkelijk starten met de implementatie van minimaal 2 van de volgende thema’s: • Substitutie • Implementatie zorgpad kwetsbare ouderen • Netwerkvorming cure, care en welzijn • Overleg binnen en tussen HASsen • Anderhalvelijnszorg (met als onderdeel hier van consultatie van de tweede lijn) 4. Binnen 1 jaar na de start in fase II is er sprake van een aantoonbaar formeel juridisch samenwerkingsverband, met schriftelijk vastgelegde en ondertekende samenwerkingsafspraken. De juridische vorm hiervan is in te vullen door het huisartsen samenwerkingsverband. 5. Na 1 jaar wordt een jaarverslag aangeleverd bij De Friesland (de uiterste aanleverdatum hiervan is 6 weken na afronden fase II). Op basis van de resultaten gaat het samenwerkingsverband wel of niet door naar fase III van de module.
FASE III: Instroom in fase III indien: • Het huisartsensamenwerkingsverband (HAS) een juridisch samenwerkingsverband is (de juridische vorm hiervan is in te vullen door het huisartsen samenwerkingsverband), met schriftelijk vastgelegde en ondertekende samenwerkingsafspraken. • De praktijkvoeringen op minimaal 2 punten op elkaar zijn afgestemd (doel 2, fase II). • Er minimaal 2 thema’s uit doel 3 van fase II zijn geïmplementeerd. • De praktijk voldoet vanaf fase III aan de volgende normen voor bereikbaarheid en beschikbaarheid zoals benoemd in de randvoorwaarden. Te behalen doelen in fase III: 1. Binnen 3 maanden wordt een plan van aanpak opgesteld waarin de volgende zaken aan de orde komen: • Het opstellen van een visie en beleid op multidisciplinaire en integrale zorg door het samenwerkingsverband, inclusief samenwerking met de sociale eerste lijn (sociale wijkteams), de gemeente en welzijnswerk. • Jaarlijks: Het opstellen van een jaarplan waarin een beschrijving van de probleem- en doelstellingen met bijbehorende tijdspaden voor proces en te verwachten resultaat op onderdelen. Van de volgende onderdelen dient ieder jaar minimaal 1 onderdeel in het jaarplan voor te komen: - Schriftelijk vastgelegde zorgafspraken en resultaatsafspraken op het gebied van substitutie en onderling verwijzen, bijvoorbeeld in het kader van verschuiven laag complexe zorg van tweede naar eerste lijn, GGZ zorgpaden en Jeugdzorg. Het realiseren/implementeren van de hiervoor nodige zorgnetwerken met bv. cure, care, welzijn en andere stakeholders; - Het realiseren/implementeren van een structuur om snel en efficiënt patiënten informatie uit te wisselen, bijvoorbeeld via een gezamenlijke HIS of middels het LSP binnen een jaar na de start van fase III; - Implementatie van zorg voor kwetsbare ouderen, conform Friesland brede afspraken; - Het ontwikkelen van samenwerking met andere HAS-sen. 2. Ieder jaar wordt een jaarverslag aangeleverd bij De Friesland (de uiterste aanleverdatum hiervan is
6 weken na afloop van het contractjaar van de module). Op basis van de resultaten krijgt het samenwerkingsverband wel of niet een nieuw contract voor de module praktijkmanagement aangeboden.
Randvoorwaarden • Bij instroom in de module heeft een lokaal (beoogd) samenwerkingsverband minimaal 3 praktijken en/of bedient het tussen de 7.500 tot 17.500 patiënten; • De huisarts heeft een huisartsenovereenkomst met De Friesland Zorgverzekeraar; • De praktijk is NHG geaccrediteerd, of start dit in fase I op; • De praktijk heeft een overeenkomst voor praktijkondersteuning somatiek en GGZ met De Friesland of realiseert dit tijdens fase I; • De praktijk neemt deel aan de beschikbare ketens DMII/CVRM en Astma/COPD of start en realiseert dit in fase I; • Participatie van de praktijkmanager in een regionaal en provinciaal netwerk van praktijkmanagers ten behoeve van uitwisseling van specialistische kennis en deskundigheidsbevordering; • De praktijk voldoet vanaf fase III aan de volgende normen voor bereikbaarheid en beschikbaarheid: 1. Binnen het samenwerkingsverband is voorzien in het 5 dagen zonder onderbreking geopend zijn tussen 08:00 en 17:00 uur. Tussen 17:00 en 18:00 uur zijn er met de HAP/ANW-waarneemgroep afspraken gemaakt om de huisartsenzorg te leveren tegen het reguliere dagtarief (de praktijk/het samenwerkingsverband kan er ook voor kiezen om zelf tussen 17:00 en 18:00 uur open te zijn). 2. De praktijk is tussen 08:00 en 17:00 uur telefonisch bereikbaar voor het maken van afspraken met de huisarts en het stellen van medische vragen. Tijdens deze openingstijden wordt geen antwoordapparaat ingezet. 3. De praktijk heeft een actuele praktijkwebsite voor patiënten. De volgende informatie / diensten dienen minimaal op de website aangeboden te worden: - Informatie over openingstijden, spreekuren, visites, spoedhulp, opvragen van uitslagen en de herhaalservice; - Waarneemregelingen (ANW en vakanties); - De praktijkorganisatie + welke medewerkers + taakomschrijving; - De klachtenregeling; - De bijzondere bekwaamheden van de huisartsen in de praktijk. Bij GEZ financiering is alleen deelname aan de praktijkmanagementmodule mogelijk wanneer aangetoond wordt dat er geen sprake is van dubbelfinanciering. Wanneer hier wel sprake van is zal óf bij de GEZ gelden óf uren praktijkmanagement gekort worden. Praktijken met een bovenmatig aantal uren praktijkondersteuning somatiek (gerelateerd aan praktijkgrootte en populatie) worden gekort op de toe te wijzen uren praktijkmanagement.
Functie-eisen praktijkmanager • Heeft een organisatorische en integrale blik, inspelend op huidige ontwikkelingen, zoals de transitie van zorg (AWBZ, wijkverpleegkundige, jeugd en GGZ); • Is in staat om operationele bedrijfsvoering uit te kunnen voeren; • Kan samenwerking stimuleren en heeft verbindend vermogen; • Kan projectmatig veranderingen implementeren; • De manager is in staat om boven het niveau van de patiëntenzorg uit te stijgen en anticiperend te handelen op de interne en externe ontwikkelingen; • Het functieprofiel van de praktijkmanager is afhankelijk van de functiezwaarte. Factoren die hierbij een rol spelen zijn het aantal patiënten/aangesloten praktijken en de keuze van invulling van de verschillende taakgebieden (op het gebied van kwaliteit, organisatie, personeel en financiën). Opleidingseisen: Een minimaal op de functie gerichte afgeronde HBO opleiding (HBO opleiding -bachelor degree- met scholing op het gebied van de benodigde competenties) of een afgeronde HBO opleiding met enige
jaren managementervaring. Daarnaast beschikt de praktijkmanager over een Post HBO opleiding praktijkmanagement of behaalt deze opleiding binnen 1 jaar na de start van de module (deze opleidingseis wordt geëvalueerd in de pilotfase). Voor de start van de module dient een kopie van het relevante HBO/WO diploma, en indien van toepassingen een kopie van het certificaat van de post HBO opleiding praktijkmanagement en een beschrijving van alle relevante werkervaring, overlegd te worden aan De Friesland ter beoordeling. Voor de volledige lijst van functiecompetenties en het functieprofiel verwijzen we naar de bijlage Functieprofiel Praktijkmanager.
Financiering Werkgeverschap en financiering gedurende de periode van 1 juli 2014 t/m 31 dec 2014: Gedurende de pilot periode is een beperkte inzet van praktijkmanagers mogelijk. De norminzet is 6 uren praktijkmanagement per week op een normpraktijk van 2168 patiënten. De normvergoeding is € 66.020,- op basis van een fulltime praktijk praktijkmanager uitgaande van een werkweek van 38 uur (dit is het bruto jaarsalaris inclusief werkgeverslasten, conform schaal 9, CAO huisartsenzorg 2012). De module wordt uitgekeerd als opslag op het inschrijftarief.
