Praktijkmanagement in de huisartspraktijk
Voorstellen • Yvette Hesp; – Praktijkmanager De Hagen – Personeelsadviseur Thoon
• Gezondheidswetenschappen & Personeelsmanagement • Werkervaring zakelijke dienstverlening & personeel en organisatie
Inhoud • Wat is een praktijkmanager? • De Hagen • Werkzaamheden bij de Hagen - Organisatie en coördinatie - Personeelsbeleid - Zorgverzekeraar en zorgontwikkelingen - Automatisering en telefonie - Kwaliteitsbeleid en Arbo - Contacten andere disciplines
Inhoud • • • • • •
Is een manager wat voor mijn praktijk? Financiering Waar moet een manager aan voldoen? Hoe kom je aan een manager? Terugblik Vragen?
Wat is een praktijkmanager? • Geen eenduidige definitie • Afhankelijk van organisatie en situatie – Praktijkmanager – HOED manager – Centrummanager – Coöperatiemanager – Hagro manager
De Hagen • HOED 3 praktijken – 8450 patiënten – 5 artsen, 1 (2) arts in opleiding – 3 praktijkondersteuners en 1 POH GGZ – 8 doktersassistenten – praktijkmanager (12 uur)
Organisatie en coördinatie • Jaarplan en jaarplanning opstellen – Ondersteunen bij implementatie
• Vergaderingen (praktijkhouders, artsen, assistenten) – Jaarplanning maken – Voorbereiden en agenda opstellen – Notuleren en actielijst opstellen – Monitoren vervolgacties
Organisatie en coördinatie • Jaarverslag – Samen met POH opstellen jaarverslag
• Cijfers – Praktijkgegevens en de ontwikkelingen en trends inzichtelijk maken: bijvoorbeeld hoeveel/welke verrichtingen doen de medewerkers; is daar een lijn in te ontdekken? – Rekenmodel LHV (RO)
• Indeling kamers
Organisatie en coördinatie • • • • •
Nieuwsberichten op de server (soort intranet) Spoedrooster Website (POH) Patiëntennieuwsbrief Media
Personeelsbeleid • Coördineren functioneringsgesprekken (minimaal 1 x per jaar) • Bezetting personeel / vakantieplanning • Verlofoverzichten samenstellen en monitoren opnemen vrije dagen/overuren • Ziekteverzuim – Begeleiding traject langdurig ziekte
Personeelsbeleid • Werving & selectie • Afhandelen open sollicitaties • Dag van de doktersassistenten (3 maart) / dag van de praktijkondersteuner (22 mei) • Vragen rondom CAO – Bijzonder verlof – Reiskosten – Volgen en uitvoeren CAO wijzigingen
Personeelsbeleid • Contracten opstellen • Opleiding, na- en bijscholing – Vaststellen richtlijnen – Inventariseren nascholingen
• Fietsplan – Administratieve afhandeling
• Stagiaires – Vergoeding en contracten
Zorgverzekeraar en zorgontwikkelingen • Contractbeheer Menzis en verre zorgverzekeraars – Lezen contracten en vertalen naar praktijk – Adviseren – Contact met Menzis / ROS – Opsturen contracten naar alle verzekeraars – Declareren (in handen van arts/assistentes)
Zorgverzekeraar en zorgontwikkelingen • POH Somatiek – Vergelijken oude – nieuwe situatie – Kosten – baten in beeld brengen
• POH GGZ – Evaluatie inzet POH GGZ – Nieuwe medewerker
Zorgverzekeraar en zorgontwikkelingen • M&I modules – ADEPD • Verbeterplannen
– Samenwerking – Praktijkaccreditatie – BBP • Opstellen verbeterplan • Heraanvraag • Inzichtelijk maken wanneer de pieken liggen; turflijsten
Zorgverzekeraar en zorgontwikkelingen • M&I modules – Nieuwe plannen • Astma/COPD • Ouderenzorg • Polyfarmacie
• DBC’s – Monitoren ontwikkelingen zorgstraat (straten)
Automatisering en telefonie • Aansluiting EPD/LSP – Coördineren aansluiting – Aanvragen UZI passen
• Automatisering – Storingen: meldingsformulier, contact met onderhoudsmedewerker – I.s.m. ICT leverancier in kaart brengen van computers (hoe oud zijn ze, wanneer afgeschreven, wanneer te vervangen)
Automatisering en telefonie • Nieuwe telefooncentrale – Contacten met leveranciers – Monitoren rekeningen KPN
Kwaliteitsbeleid en arbo • NHG accreditatie • IAB’s – Vaststellen thema’s (samen met artsen); onderwerpen uit NPA, actuele zaken, protocollen etc. – Uitvoering afhankelijk van thema bij arts(en) of bij een van de andere medewerkers
Kwaliteitsbeleid en arbo • POH middagen – Organisatie 2 tot 3 keer per jaar – Aandacht voor feiten & cijfers, samenwerking, nieuwste ontwikkelingen per vakgebied – Aanwezig alle artsen en praktijkondersteuners
• RI&E – Uitvoeren RI&E (tot 25 medewerkers: toetsing Arbodienst iet meer nodig) – Toepassen van adviezen uit RI&E
Kwaliteitsbeleid en arbo • Werkplekinrichting • Inwerkmap nieuwe medewerkers (protocollen, huisregels)
Contacten andere disciplines • Apotheek, fysiotherapie, podotherapie (binnen de Hagen) – 1e aanspreekpunt – Periodiek overleg
• Verzorgingshuis Backenhagen – 1e aanspreekpunt – Periodiek overleg
Is een manager wat voor mijn praktijk? • Kun je alleen zelf beoordelen • Investering – Salaris – Werkplek (ruimte, computer e.d.) – Tijd voor overleg
• Opbrengsten – Taakdelegatie – Tijd (vrije tijd / andere werkzaamheden) – Kwaliteitsimpuls
Financiering • Financiering: – M&I samenwerken (half jaar) – Binnen POH regeling afspraken over management taken mogelijk (maximaal 15%)
Waar moet een manager aan voldoen? • • • • • • • •
HBO werk- en denkniveau Zelfstandig Initiatiefrijk Doorzettingsvermogen Snel kunnen schakelen In staat zijn de grote lijnen te bewaken Helicopterview Affiniteit met zorg
Hoe kom je aan een manager? • Saxion Post HBO cursus praktijkmanagement eerste lijnsgezondheidszorg (10 dagen) • Netwerk • Werven – WGV/Zorgselect – Roset – Vacature in krant/internet – Thoon
• Inlenen – Externe organisaties: Thoon, Archiatros, Medway
Terugblik • Gestart met focus op personeel en organisatie • Na 3 maanden van 8 naar 12 uur per week • Rol – Spin in het web, vraagbaak, kartrekker, coördinator, sparing partner
• Focus en daardoor voortgang • Overleg, 1 arts als vast aanspreekpunt • Communicatie
Terugblik • Zeg wat je doet en doe wat je zegt • Afwisselend, veel kleine dingen afhandelen, grote zaken blijven volgen: Leuk!
Vragen
???
