Modellen voor Provisiebrieven en Afrekeningen

Modellen voor Provisiebrieven en Afrekeningen

Modellen voor Provisiebrieven en Afrekeningen Hieronder zullen we beschrijven hoe u gebruik kunt maken van provisiebrieven in Word. We tonen een aantal modellen die al meegeleverd werden maar laten ook zien hoe u uw eigen modellen hiervoor kunt gebruiken. Volg hiervoor de hieronder punt per punt beschreven stappen. Eerst en vooral zult u uw Word document klaar moeten maken om te gebruiken als afrekeningsmodel. Daarvoor moet het gekoppeld worden een afrekeningsmacro en op de juiste plaats op de server staan. Vervolgens zullen we dit model definiëren in ActaLibra Studie. Tot slot zullen we dit model voorzien van de nodige ‘samenvoegvelden’ zodat de gegevens zoveel mogelijk automatisch ingevuld worden.

Opmaak van modelbestanden voor afrekeningen (in MS Word) Standaard worden al een aantal afrekeningsmodellen voorzien met de bijhorende modelbestanden (zie verder). Maar u kunt uiteraard ook uw eigen al bestaande (of nieuwe) Word-modellen als modelbestand in dit systeem van afrekeningen opnemen. Ga hierbij eerst als volgt tewerk: 1. Kopieer of verplaats uw bestaand MS Word-modelbestand naar de map T:\Modellen\AKBMerge. U kunt hiervoor best de Windows Verkenner gebruiken, of uw modelbestand openen in MS Word, en het via “Bestand | Opslaan als ...” onder de map T:\Modellen\AKBMerge bewaren. U dient dit bestand als een MS Word-document (.doc) op te slaan, niet als een MS Word-sjabloon (.dot). 2. Open het modelbestand (dat nu al onder de map T:\Modellen\AKBMerge moet staan). 3. Bewaar dit documentmodel (menu Bestand  Opslaan, of Ctrl+S), en sluit het af (menu Bestand  Sluiten).

Definitie van afrekeningsmodellen (in Studie) De definitie van een afrekeningsmodel gebeurt in het onderdeel “Beheer afrekeningsmodellen” (“Studie | Aktekostenbeheer | Beheer afrekeningsmodellen”  tabblad “Afrekeningsmodellen”). Via het verkenner-menu:

of in de knoppenbalk Aktekosten de knop:

Volgend venster wordt geopend:

ActaLibra ©2012

Bladzijde 1 van 16

Modellen voor Provisiebrieven en Afrekeningen Gebruik de klassieke werkwijze (+ of F7 &  of F9) om hier uw eigen afrekeningsmodellen toe te voegen.

Maak hier de koppeling tussen het afrekeningsmodel en de bijhorende modelbestanden (NL & FR).

Gebruik deze knop om het modelbestand te openen in Microsoft Word.

Geef hier aan hoeveel aktekostenbladen in dit afrekeningsmodel kunnen worden opgenomen, en van welk type deze zijn.

Scrollen kan via de gebruikelijke navigatieknoppen (links bovenaan). Naast de afrekeningsmodellen die standaard werden voorzien, kunt u ook eigen afrekeningsmodellen in dit systeem van afrekeningen toevoegen. Ga hierbij als volgt tewerk: 1. Open het bovenstaand venster, en klik (indien nodig) het tabblad “Afrekeningsmodellen” aan. 2. Plaats de focus (klik) op het veld “Omschrijving”. Gebruik de klassieke functies (+ of F7 en  of F9) (met de focus op het veld omschrijving) om een nieuw afrekeningsmodel toe te voegen. Geef een passende omschrijving en bestandsprefix voor dit afrekeningsmodel. De bestandsprefix zal gehanteerd worden als deel van de bestandsnaam voor alle afrekeningen die op basis van dit model worden gemaakt. Bij het bewaren (F9) wordt standaard al één berekeningsmodel (van het type “eenderwelk”) aan het nieuwe afrekeningsmodel gekoppeld. In stap 4 kunt u dit type desgewenst nog veranderen. 3. Voor elk afrekeningsmodel kan per taal (Nederlands en/of Frans) een modelbestand worden gekoppeld. Gebruik “...” om het bestand te selecteren. Indien er nog geen passend modelbestand aanwezig is onder T:\modellen\AKBMerge, dient u dit eerst te voorzien. Volg hiervoor de werkwijze beschreven onder Opmaak van modelbestanden voor afrekeningen (in MS Word (zie hoger). Gebruik ook hier F9 om de ingestelde koppeling met elk modelbestand te bewaren. Na het bewaren kunt u de “Word”-knop gebruiken om het modelbestand vanuit dit venster direct te openen en verder op te maken of te voorzien van samenvoegvelden of berekende subtotalen en

ActaLibra ©2012

Bladzijde 2 van 16

Modellen voor Provisiebrieven en Afrekeningen totalen. Volg hierbij de werkwijze beschreven onder Modelbestanden voorzien van samenvoegvelden (zie verder). Let op! U kunt het openen en opmaken van het modeldocument best uitstellen, tot nadat u aangegeven hebt hoeveel aktekostenbladen (en van welk type) in dit berekeningsmodel kunnen worden opgenomen (zie stap 4 hieronder). 4. Vervolgens geeft u aan hoeveel aktekostenbladen in dit afrekeningsmodel kunnen opgenomen worden. Plaats de focus in de tabel “Aktekostenbladen voor afrekeningsmodel”, en gebruik ook hier F7 & F9 om een aktekostenblad toe te voegen. Als u kiest voor “eenderwelk”, dan zal eenderwelk aktekostenblad (= gemaakt op basis van eenderwelk berekeningsmodel) via dit afrekeningsmodel kunnen afgedrukt worden. Indien u een specifiek berekeningsmodel instelt, kunt u naast alle andere velden van het kostenblad ook de parameters (tabblad “Parameters” onderaan het aktekostenblad) van het aktekostenblad in de afrekening opnemen. Werken met specifieke berekeningsmodellen, zorgt eveneens voor specifieke samenvoegvelden (zie verder). Ook bij het opmaken van de eigenlijke afrekening wordt het voor de gebruiker veel duidelijker welk aktekostenblad als eerste, tweede, ... aktekostenblad geselecteerd dient te worden. Zo kan men bijvoorbeeld bij het opmaken van een afrekening op basis van een afrekeningsmodel waarin het eerste aktekostenblad van het type “Verkoop” is en het tweede aktekostenblad van het type ‘Krediet” is, zich nauwelijks vergissen bij het selecteren van het eerste en tweede aktekostenblad. Indien het afrekeningsmodel echter zou bestaan uit twee “eenderwelke” aktekostenbladen, kan het systeem zelf niet suggereren noch verifiëren of de geselecteerde aktekostenbladen wel van het gewenste type zijn of in de juiste volgorde worden aangegeven. Bij het afsluiten van dit venster worden al deze gegevens in speciale bestanden ondergebracht voor verder gebruik vanuit MS Word (dit kan enkel ogenblikken duren). Zo worden lijsten van samenvoegvelden opgebouwd, die bij het opmaken van afrekeningsmodellen worden gebruikt. Deze bestanden worden opgeslagen onder de map T:\Modellen\AKBMerge. Deze bestanden zijn “AKBMerge.ini”, “AKB...N.doc” en “FFA...F.doc”. Let op: Deze bestanden mogen niet gewijzigd of geschrapt worden!

Modelbestanden voorzien van samenvoegvelden Nu voor elk afrekeningsmodel werd bepaald welke de gekoppelde modelbestanden zijn, en hoeveel aktekostenbladen – eventueel van een specifiek type – erin gebruikt worden, kunnen de modelbestanden voorzien worden van samenvoegvelden, subtotalen en totalen. Ga hierbij als volgt tewerk: 1. Selecteer het gewenste modelbestand (uit de tabel “Modelbestanden voor afrekeningsmodel”) en open het bestand via de knop “Word”. Indien nodig wordt MS Word gestart en wordt het geselecteerde modeldocument geopend. 2. Eerst moet dit modelbestand gekoppeld worden met de bijhorende lijst van samenvoegvelden die automatisch door ActaLibra wordt opgebouwd bij het afsluiten van het venster “Beheer afrekeningsmodellen”. Gebruik hiervoor de macro “Koppelen aan gegevensbestand voor afrekening”. Gebruik deze macro om het geopende modelbestand te koppelen aan het gegevensbestand voor afrekening.

ActaLibra ©2012

Bladzijde 3 van 16

Modellen voor Provisiebrieven en Afrekeningen Indien het geopende bestand op een correcte wijze als modelbestand werd gekoppeld aan een afrekeningsmodel, krijgt u volgende bevestiging van deze macro te zien:

Hier wordt de omschrijving van het afrekeningsmodel getoond waarmee dit modeldocument werd gekoppeld.

3. Nu kunnen de samenvoegvelden in het modeldocument worden aangebracht. De gegevens (zoals subtotalen) die bij het aanmaken van een afrekening in de tekst moeten terecht komen, dienen als samenvoegvelden in het documentmodel te worden opgenomen. Hiervoor maakt u gebruik van de standaard in MS Word ingebouwde faciliteiten voor samenvoegen. De hiervoor te gebruiken functies zijn beschikbaar via de standaard-MS Word-werkbalk “Afdruk samenvoegen”. Knop “Samenvoegvelden invoegen”.

(Dit is de werkbalk van Microsoft Word, versie XP)

Op deze werkbalk vindt u de knop “Samenvoegvelden invoegen”. Via deze knop wordt onderstaand venster geopend: Alle velden van het eerste aktekostenblad van de afrekening beginnen met AKB1_“, van het tweede met “AKB2_”, enz... Indien het te gebruiken kostenblad van een bepaald type (berekeningsmodel) is, wordt dit model in de veldnamen vermeld (vb. “VK_” of “KREDIET_” ).

(Dit is het venster "Samenvoegveld invoegen" van Microsoft Word, versie XP)

Duidt hierin het gewenste veld aan, en gebruik de knop “Invoegen” om het veld in de tekst te plakken (op de plaats van de tekstcursor). U hebt hier beschikking over de volgende samenvoegvelden: 1. Dossiergegevens: Alle veldnamen die beginnen met “Dossier”

ActaLibra ©2012

Bladzijde 4 van 16


2. Cliënt- en partnergegevens (naam, adres): Alle veldnamen die beginnen met “Cliënt” of “Partner” 3. Algemene gegevens van het aktekostenblad per aktekostenblad (AKB): _Soort : omschrijving van het berekeningsmodel _VerledenOp : datum verleden _RepertoriumNr : repertoriumnummer _GeboektOp : boekingsdatum van het aktekostenblad 4. Subtotalen (per afdrukitem) _Tot_ : Zal worden vervangen door het totaal van alle bedragen die onder één afdrukitem vallen binnen het aktekostenblad. Vb. “AKB1_Tot_Registr” is het totaal van alle bedragen van het eerste aktekostenblad die vallen onder het afdrukitem Registratie. 5. Details van een afdrukitem (alle gebruikte kostensoorten en de bijhorende bedragen) _Details_ : Zal worden vervangen door de lijst van omschrijving + bedrag van alle lijnen die onder één afdrukitem vallen binnen het aktekostenblad. Opgelet: Dit samenvoegveld dient altijd binnen een tabel (in MS Word) geplaatst te worden. Bij de eigenlijke samenvoeging zal in de tabelkolom waarin u dit samenvoegveld plaatst, de omschrijving van de berekeningslijnen worden neergezet, en in de volgende kolom (de kolom rechts ervan) het bedrag van deze berekeningslijnen. Dit veld mag dus nooit in de meest rechtse kolom van een tabel worden geplaatst ! Bij de meegeleverde afrekeningsmodellen (zie verder) vindt u een aantal voorbeelden, dat gebruik maakt van deze “_Details...” samenvoegvelden. (oa. “Afrekening ALGEMEEN GEDETAILLEERD (1AKB)”) Voorbeeld:

Samenvoegveld “_Details_...” moet

... met een ‘lege’ kolom, rechts van de kolom

in een tabel staan ... Na dealtijd automatische samenvoeging zal dit er waarin (bvb) dit alssamenvoegveld volgt uitzien:staat.

De bijhorende bedragen worden automatisch in de volgende kolom geplaatst. Voor elke detaillijn die valt onder het afdrukitem “Kosten”, wordt hier automatisch de omschrijving geplaatst.

Alle details van een aktekostenblad AKBn_Details_Alle : Zal worden vervangen door de lijst van omschrijving + bedrag van alle lijnen van het aktekostenblad (zelfde werking als 5.)

ActaLibra ©2012

Bladzijde 5 van 16

Modellen voor Provisiebrieven en Afrekeningen 6. Parameters van de aktekostenbladen (Basisbedrag, ...) [igv specifiek berekeningsmodel] AKBn_Tot_<parameter>: Zal worden vervangen door het bedrag van de <parameter> (vb. “Basisbedrag”, “Lasten”, ...) uit het aktekostenblad. Vb. “AKB1_VK_Par_Basisbedrag” is de waarde van de parameter “Basisbedrag” van het eerste aktekostenblad (een VK-model). Merk op dat deze <parameter>-samenvoegvelden enkel beschikbaar zijn voor aktekostenbladen van een bepaald model. Indien het afrekeningsmodel wordt opgebouwd uit aktekostenbladen van het type “(eenderwelk)”, zijn deze samenvoegvelden niet beschikbaar. 7. Algemene totalen per aktekostenblad AKBn_Totaal : Zal worden vervangen door het totaal van alle bedragen van het aktekostenblad. 8. Algemene totalen per afdrukitem _Alle_Tot_: Zal worden vervangen door het totaal van alle bedragen die onder één afdrukitem vallen overheen alle aktekostenbladen. Vb. “AKB_Alle_Tot_Erelonen” is het totaal van alle bedragen die vallen onder het afdrukitem “Erelonen” overheen alle in deze afrekening opgenomen aktekostenbladen. 9. Algemeen totaal AlgemeenTotaal

: Zal worden vervangen door het totaal van alle bedragen van alle aktekostenbladen die in deze afrekening worden opgenomen.

Werken met automatisch herrekenbare (sub)totalen Bij de hierboven opgesomde samenvoegvelden zijn ook subtotalen en totalen voorzien. Hiermee werken heeft het volgende nadeel. Indien u in de automatisch opgemaakte afrekeningen handmatig bedragen wenst te wijzigen of toe te voegen, zullen deze subtotalen en/of totalen (die u als samenvoegveld hebt voorzien) NIET worden herrekend. Daarom is het beter om herrekenbare subtotalen en totalen te voorzien in de afrekeningsmodellen. Merk op dat de (sub)totalen in alle meegeleverde afrekeningsmodellen automatisch herrekenen. Ga als volgt tewerk om herrekenbare (sub)totalen in uw modellen aan te brengen: 1. Open het afrekeningsmodel in MS Word 2. Voor het plaatsen van automatisch herrekenbare totaal-velden in het model, zijn een aantal knoppen voorzien op de speciale werkbalken “SDP Afrekening” en “SDP Afrekening - Codes”. Met deze knop “Plaats werkbalk Codes” wordt een tweede werkbalk “SDP_Afrekening_Codes” zichtbaar gemaakt. [SDP Afrekening]

[SDP Afrekening - Codes]

De werkbalk “SDP_Afrekening” is automatisch actief als u een afrekeningsmodel opent in MS Word. De benodigde rekenfuncties dienen dan wel al gekoppeld te zijn aan het modelbestand.

ActaLibra ©2012

Bladzijde 6 van 16

Modellen voor Provisiebrieven en Afrekeningen Merk op: U kunt deze knoppenmenu’s een plaats geven naast uw andere knoppenmenu’s in MS Word door deze te slepen. 3. Plaats de tekstcursor (in MS Word) op de plaats waar u een herrekenbaar (sub)totaal wenst te verkrijgen. Merk op dat u hierbij steeds binnen een tabel moet werken. Meestal zal een herrekenbaar (sub)totaal in de laatste rij van een tabel voorkomen. 4. Via de knop “Subtotaal” (op de werkbalk “SDP Afrekening - Codes”) plaatst u een (sub)totaal in de tabel. Herrekenbaar (sub)totaal.

Achter de schermen wordt dit subtotaal als een speciaal “MS Word-veld” opgemaakt (in dit voorbeeld {=SUM(A1:A1) \# "# ##0,00;-' '# ##0,00"} ) dat de som van alle bedragen in deze kolom van deze tabel maakt. Elk dergelijk subtotaal krijgt een naam toegekend, nml “SDPSubTotaal1”, “SDPSubTotaal2”, ... De knop “Totaal” werkt op identieke wijze. Het enige verschil betreft de toegekende namen, nml. “SDPTotaal1”, “SDPTotaal2”. 5. Via de knop “BTW” kan je in een tabel-cel automatisch het BTW-bedrag (21%) van het bedrag erboven laten berekenen. (zie vb. in model “Afrekening VERKOOPDOSSIER BTW (2 AKB).doc”) Automatisch te berekenen BTW op “Uitgevoerde constructies”.

6. Bij afrekeningen waar meerdere kostenbladen worden in opgenomen, kunt u ervoor opteren om onderaan – in een samenvatting – de hogerop berekende subtotalen te hernemen. Allereerst dient u te weten welke naam een bepaald subtotaal heeft. Dat kan door eerst de tekstcursor op het over te nemen subtotaal te plaatsen en dan de knop “Bladwijzer code” aan te klikken. De naam (=bladwijzercode) van het geselecteerde subtotaal wordt dan getoond.

De naam van het geselecteerde SubTotaal wordt getoond ...

Onthoud de naam van dit subtotaal dat u (bvb onderaan) wenst te hernemen, en klik OK om dit venster te sluiten. Vervolgens plaatst u de tekstcursor op de plaats waar u dit subtotaal wenst te hernemen, en klik vervolgens op de knop “Overname Code”. U krijgt volgend keuzevenster:

ActaLibra ©2012

Bladzijde 7 van 16


Kies het te hernemen SubTotaal en klik OK ...

Kies het over te nemen subtotaal, en klik OK om dit op de plaats van de tekstcursor te hernemen.

Vereiste systeeminstellingen voor herrekenbare totalen De (automatisch) herrekenbare (sub)totalen werken op basis van standaard rekenfuncties die zijn voorzien in MS Word. Opdat MS Word totalen correct kan berekenen, dient elke PC een correcte instelling te bevatten voor de weergave van getallen en bedragen. Kijk hiervoor de “Landinstellingen” na van elke PC, en wijzig indien nodig de instellingen. Ga hierbij als volgt tewerk: 1. Klik Start  Instellingen (of “Settings”)  Configuratiescherm (of “Control Panel”)  Landinstellingen (of “Regional Settings” of “Regional Options”) 2. Kies het “Numbers”)

tabblad

“Getallen”

(of

3. Stel het Decimaalsymbool in op komma. 4. stel Cijfergroeperingsymbool (of “Digit grouping symbol”) in op een spatie (*). (selecteer evt. het symbool dat er staat en druk op de spatiebalk) 5. Klik op de knop “Toepassen” om het resultaat van deze aanpassingen te zien in het vak “Voorbeelden”. Kies vervolgens het tabblad “Valuta” (of "Currency") en pas volgende velden aan:

ActaLibra ©2012

Bladzijde 8 van 16

Modellen voor Provisiebrieven en Afrekeningen 1. Valuta symbool (of “Currency symbol”) instellen op € 2. Positief valuta symbool (of “Positive currency format”) instellen op € 1,1 3. Negatief valuta symbool (of “Negative currency format”) instellen op € -1,1 4. Decimaalsymbool instellen op komma. 5. Aantal decimalen (of “no. of digits after decimal”) instellen op 2 6. stel Cijfergroeperingsymbool (of “Digit grouping symbol”) in op een spatie (*). (selecteer evt. het symbool dat er staat en druk op de spatiebalk) 7. Klik op de knop “Toepassen” om het resultaat van deze aanpassingen te zien in het vak “Voorbeelden”. Als alles goed is, klikt u OK. (*) OPGELET: Indien u werkt met “Word-XP” (= MS Word versie 10), moet u werken met een punt (“.”) als cijfergroeperingssymbool. Het gebruik van de spatie als cijfergroeperingssymbool levert rekenfouten op in automatisch berekende velden in Word-XP. Misschien wordt dit probleem ooit in een latere Office-XP ServicePack opgelost (In Word-XP SP-2 loopt het nog steeds fout.)

Macro’s voor gebruik in afrekeningsmodellen Om u toe te laten de lay-out en de samenstelling van een afrekening bij te werken, werden een aantal knoppen voorzien in het knoppenmenu “SDP Afrekening”

Met deze knop “Wegnemen Tabel” kunt u – met de tekstcursor in een tabel – de volledige tabel wegnemen. Hierbij wordt een eventueel algemeen totaal automatisch bijgewerkt (de hernomen subtotalen moeten met de knop "Wegnemen Rij" worden verwijderd). Met deze knop “Wegnemen Rij” kunt u – met de tekstcursor in een tabel – de geselecteerde rij(en) wegnemen. Hierbij wordt een eventueel totaal onderaan de tabel automatisch bijgewerkt. Met deze knop “Bijvoegen Rij Onder” kunt u – met de tekstcursor in een tabel – één of meer rij(en) onder de huidige rij toevoegen. Met deze knop “Bijvoegen Rij Boven” kunt u – met de tekstcursor in een tabel – één of meer rij(en) boven de huidige rij toevoegen. De “Berekenen”-knop zorgt voor een volledige herrekening van alle Subtotalen, Totalen, en hernomen (sub)totalen. Met deze knop kan u elk document of model voorzien van de gekende ActaLibra rekenfuncties.

ActaLibra ©2012

Bladzijde 9 van 16


Macro’s voor gebruik in afrekeningen Bij de eigenlijke aanmaak van een afrekening op basis van één of meerdere aktekostenbladen, verkrijgt u een MS Word document waarin alle samenvoegvelden werden vervangen door de overeenkomstige tekst en/of bedragen. De automatisch herrekenbare subtotalen en totalen zijn eveneens al berekend. Ook in deze definitieve documenten kunt u gebruik maken van de knoppen op de werkbalk “SDP_Afrekening”. Zo kunt u op dat moment ook nog rijen toevoegen of verwijderen, een volledige tabel verwijderen (indien u bvb in deze afrekening minder aktekostenbladen hebt opgenomen dan maximaal voorzien in het afrekeningsmodel), en uiteraard alles herrekenen m.b.v. de knop “Berekenen”.

Meegeleverde afrekeningsmodellen Bij installatie van ActaLibra, worden standaard al 10 afrekeningsmodellen voorzien. Deze bieden u de mogelijkheid om snel gebruik te kunnen maken van deze faciliteiten. U kunt best al de meegeleverde modellen zo snel mogelijk aanpassen volgens uw eigen opmaakwensen. We sommen deze hieronder op: Afrekening ALGEMEEN (1 AKB) Dit afrekeningsmodel is opgemaakt voor gebruik met 1 aktekostenblad van eenderwelk type. De gekoppelde modelbestanden zijn “Afrekening ALGEMEEN (1 AKB).doc” en “Décompte MODELE DE BASE (1 FFA).doc”. Kop – en voetteksten kunt u personaliseren (zie verder)

De tekst, de layout, ... kunt u aanpassen naar uw eigen wensen

Ook de klassieke merge-blokken worden in deze modellen gebruikt

Standaard worden 3 afdrukitems opgenomen in deze modellen

Dit model kan worden gebruikt voor afdruk van één aktekostenblad, waarin enkel totalen voorkomen die vallen onder de afdrukitems “Erelonen”, “Registratie” en “Aktekosten”. Merk op dat de afdruk van een aktekostenblad waarin één of meerdere blokjes (groene lijnen op het aktekostenblad) onder een afdrukitem valt die niet in het gekozen afrekeningsmodel voorkomt (bvb “Hyp”), onvolledige totalen zal bevatten!

ActaLibra ©2012

Bladzijde 10 van 16

Modellen voor Provisiebrieven en Afrekeningen Standaard zijn in uw berekeningsmodellen enkel de afdrukitems “Erelonen”, “Registratie” en “Aktekosten” voorzien. Deze drie afdrukitems zijn voorzien in alle meegeleverde afrekeningsmodellen, dus bestaat dit probleem initieel niet. Afrekening ALGEMEEN (4 AKB) Dit afrekeningsmodel is opgemaakt voor gebruik met 4 aktekostenbladen van eenderwelk type. De gekoppelde modelbestanden zijn “Afrekening ALGEMEEN (4 AKB).doc” en “Décompte MODELE DE BASE (4 FFA).doc” Dit model kan worden gebruikt voor afdruk van (tot) vier aktekostenbladen, waarin enkel totalen voorkomen die vallen onder de afdrukitems “Erelonen”, “Registratie” en “Aktekosten”. Merk op: U kunt dit afrekeningsmodel uiteraard ook gebruiken voor 2 of 3 aktekostenbladen. In dat geval zal u in het opgemaakte document de ongebruikte stukken moeten schrappen. Voor het schrappen van ongebruikte tabellen (met automatisch berekende subtotalen), dient u best de macroknop “Wegnemen Tabel” te gebruiken. Op die wijze worden alle totalen in uw document herrekend. Dit geldt voor alle afrekeningsmodellen waarin u minder aktekostenbladen opneemt dan maximaal voorzien. Afrekening ALGEMEEN GEDETAILLEERD (1 AKB) Dit afrekeningsmodel is opgemaakt voor gebruik met 1 aktekostenblad van eenderwelk type. De gekoppelde modelbestanden zijn “Afrekening ALGEMEEN GEDETAILLEERD (1 AKB).doc” en “Décompte MODELE DE BASE DETAILLE (1 FFA).doc”. Dit model kan worden gebruikt voor afdruk van één aktekostenblad, waarin enkel totalen voorkomen die vallen onder de afdrukitems “Erelonen”, “Registratie” en “Aktekosten”. In de afrekeningsmodellen “… GEDETAILLEERD …” worden alle ingeschreven kosten die vallen onder het afdrukitem “Aktekosten” gedetailleerd weergegeven. Dit betekent dat alle detaillijnen (witte lijnen uit aktekostenblad) die vallen onder dit afdrukitem “Aktekosten” in het document worden geplaatst.

Alle detaillijnen die vallen onder afdrukitem “Aktekosten”

Afrekening ALGEMEEN GEDETAILLEERD (4 AKB) Dit afrekeningsmodel is opgemaakt voor gebruik met 4 aktekostenbladen van eenderwelk type. De gekoppelde modelbestanden zijn “Afrekening ALGEMEEN GEDETAILLEERD (4 AKB).doc” en “Décompte MODELE DE BASE DETAILLE (4 FFA).doc”. Komt overeen met het vorige afrekeningsmodel, maar dan voor (maximaal) 4 aktekostenbladen samen. Merk op: U kunt dit afrekeningsmodel uiteraard ook gebruiken voor 2 of 3 aktekostenbladen. In dat geval zal u in het opgemaakte document de ongebruikte stukken moeten schrappen. Voor het schrappen van ongebruikte tabellen (met automatisch berekende subtotalen), dient u best de

ActaLibra ©2012

Bladzijde 11 van 16

Modellen voor Provisiebrieven en Afrekeningen macroknop “Wegnemen Tabel” te gebruiken. Op die wijze worden alle totalen in uw document herrekend. Afrekening ALGEMEEN met HYP (1 AKB) en Afrekening ALGEMEEN met HYP (4 AKB) Deze afrekeningsmodellen werken op dezelfde manier als de eerste twee maar MET vermelding van de hypotheekkosten

De gekoppelde modelbestanden zijn “Afrekening ALGEMEEN met HYP (1AKB).doc” en “Décompte MODELE DE BASE avec HYP (1 FFA).doc” en “Afrekening ALGEMEEN met HYP (4AKB).doc” en “Décompte MODELE DE BASE avec HYP (4 FFA).doc”.

Afrekening KREDIET-HANDLICHTING (2 AKB).doc Dit model kan gebruikt worden met een aktekostenblad van het type Krediet en een van het type Ophef. De gekoppelde modelbestanden zijn “Afrekening KREDIET-HANDLICHTING (2 AKB).doc” en “Décompte CREDIT-MAINLEVEE (2 FFA).doc”.

Afrekening ONTWERP & PROVISIE (1 AKB) Dit afrekeningsmodel is opgemaakt als begeleidende brief (met opsomming van de geprovisioneerde kosten) die samen met het ontwerp van de akte naar de cliënt wordt gestuurd, en kan worden gebruikt voor 1 aktekostenblad van eenderwelk type. De gekoppelde modelbestanden zijn “Afrekening ONTWERP & PROVISIE (1 AKB).doc” en “Décompte PROJET D'ACTE & PROVISION (1 FFA).doc”. Afrekening ONTWERP & PROVISIE (4 AKB) Komt overeen met het vorige afrekeningsmodel, maar dan voor (maximaal) 4 aktekostenbladen (van eenderwelk type) samen. De gekoppelde modelbestanden zijn “Afrekening ONTWERP & PROVISIE (4 AKB).doc” en “Décompte PROJET D'ACTE & PROVISION (4 FFA).doc”. Afrekening VERKOOPDOSSIER (2 AKB) Dit afrekeningsmodel is opgemaakt als een afrekening van een verkoopdossier. Hierin kan één aktekostenblad van het type “VK” (Verkoop) en één aktekostenblad van het type “KREDIET” worden opgenomen. De gekoppelde modelbestanden zijn “Afrekening VERKOOPDOSSIER (2 AKB).doc” en “Décompte DOSSIER DE VENTE (2 FFA).doc”. In dit model werd een extra tabel voorzien voor de berekening van het resterend te betalen bedrag op de koopsom. Dit subtotaal wordt hernomen in de samenvatting onderaan.

ActaLibra ©2012

Bladzijde 12 van 16

Modellen voor Provisiebrieven en Afrekeningen Een extra kolom voorzien om de detailbedragen buiten de totaalberekening te houden.

In dit model werd het “Hyp” afdrukitem ook voorzien; incl de bijhorende details.

Bij de bedragen voor de verkoopakte en de kredietakte, wordt het totaal te betalen registratierechten in de rechterkolom vermeld, en worden de detaillijnen van registratierechten daaronder vermeld, met de bedragen in de tweede kolom. Voorbeeld

Alle detaillijnen van Registratie- en Hypotheekkosten worden hier als toelichting hernomen, met het kredietakte: detailbedrag in de tweede kolom.

Merk op: Voor de kredietopening werd dezelfde benadering gevolgd voor de Kosten Hypotheek (bedragen die vallen onder het afdrukitem “Hyp”). Indien u de hypotheekkosten afzonderlijk wilt vermelden in een afrekening met een kredietakte, dient u in uw berekeningsmodel(len) voor kredietakten alle blokjes met betrekking tot hypotheekkosten het afdrukitem in te stellen op “Hyp”. Merk ook op dat een aktekostenblad waarin een “Hyp”-afdrukitem voorkomt, ook kan worden afgedrukt via een afrekeningsmodel waarin deze “Hyp”-kosten NIET zijn voorzien. Dit zal aanleiding geven tot ONVOLLEDIGE TOTALEN !!! Afrekening VERKOOPDOSSIER (3 AKB) Zoals vorig model maar dan met 3 aktekostenbladen : een van het type VK , één van het type KREDIET en het derde van het type HYPVOL (hypothecaire volmacht)

ActaLibra ©2012

Bladzijde 13 van 16

Modellen voor Provisiebrieven en Afrekeningen Modelbestanden : “Afrekening VERKOOPDOSSIER (3 AKB).doc en “Décompte DOSSIER DE VENTE (3 FFA).doc”. Afrekening VERKOOPDOSSIER (4 AKB) Komt overeen met het vorige afrekeningsmodel, maar dan voor (maximaal) 4 aktekostenbladen, nl.: - één aktekostenblad van het type “VK” (verkoop uit de hand), - twee van het type “KREDIET” en - één van het type “HYPVOL” (hypothecair volmacht). De gekoppelde modelbestanden zijn “Afrekening VERKOOPDOSSIER (4 AKB).doc” en “Décompte DOSSIER DE VENTE (4 FFA).doc”. Afrekening VERKOOPDOSSIER BTW (2 AKB) Komt overeen met het afrekeningsmodel “Afrekening VERKOOPDOSSIER (2AKB)”, maar dan met een bijkomende lijn voor automatische BTW-berekening. Merk op dat hierin het eerste aktekostenblad er één van het type “VKBTW” (berekeningsmodel) is. De gekoppelde modelbestanden zijn “Afrekening VERKOOPDOSSIER BTW (2 AKB).doc” en “Décompte DOSSIER DE VENTE TVA (2 FFA).doc”. Afrekening VERKOOPDOSSIER BTW (4 AKB) Komt overeen met het afrekeningsmodel “Afrekening VERKOOPDOSSIER (4AKB)”, maar dan met een bijkomende lijn voor automatische BTW-berekening. Merk op dat hierin het eerste aktekostenblad er één van het type “VKBTW” (berekeningsmodel) is. De gekoppelde modelbestanden zijn “Afrekening VERKOOPDOSSIER BTW (4 AKB).doc” en “Décompte DOSSIER DE VENTE TVA (4 FFA).doc”. Afrekening VERKOPER Een eenvoudig afrekeningsmodel ter attentie van de verkoper te gebruiken met één aktekostenblad van het type VK De gekoppelde modelbestanden zijn “Afrekening VERKOPER.doc” en “Décompte VENDEUR.doc”.

ActaLibra ©2012

Bladzijde 14 van 16


Afrekening VERKOPER met HDL Idem als vorig maar met vermelding van de handlichtingkosten : dus te gebruiken met twee aktekostenbladen: één VK en één OPHEF De gekoppelde modelbestanden zijn “Afrekening VERKOPER met HDL.doc” en “Décompte VENDEUR avec ML.doc”.

Personaliseren van kopen voetteksten De documentmodellen voor afrekeningsmodellen werden opgemaakt met gekoppelde kopen voetteksten in aparte bestanden. Deze aparte bestanden zijn terug te vinden in de map “T:\MODELLEN\AKBMerge\Sjablonen”. Merk op dat indien u GEEN “T:” STATION heeft, de koppeling vanuit de afrekeningsmodellen met deze kopen voetteksten niet zal werken! Dit kan worden opgelost door onderstaande macro “... Kopen voetteksten koppelen” te gebruiken op de meegeleverde afrekeningsmodellen.

Bestandsnaam

Functie

Afrekening KOP 1e pag.doc Décompte EN-TÊTE première page.doc

Bevat de respectievelijke Nederlands- of Franstalige koptekst voor de eerste pagina van een afrekening

Afrekening KOP volg.pag.doc Décompte EN-TÊTE pages suivantes.doc

Bevat de respectievelijke Nederlands- of Franstalige koptekst voor de volgende pagina’s van een afrekening

ActaLibra ©2012

Bladzijde 15 van 16


Afrekening VOET 1e pag.doc Décompte PIED DE PAGE première page.doc

Bevat de respectievelijk Nederlands- of Franstalige voettekst voor de eerste pagina van een afrekening

Afrekening VOET volg.pag.doc Décompte PIED DE PAGE pages suivantes.doc

Bevat de respectievelijke Nederlands- of Franstalige voettekst voor de volgende pagina’s van een afrekening

U kunt deze kopen voetteksten aanpassen volgens uw eigen briefmodel. Om de door u gemaakte aanpassingen aan deze kopen voetteksten gereflecteerd te zien in de op te maken afrekeningen, dient u niets bijkomends te ondernemen. Het ingebouwde merge-systeem werkt bij elke merge de eventuele kopen voetteksten automatisch bij. U kunt uw eigen modeldocumenten ook automatisch voorzien van deze kopen voetteksten en de benodigde rekenfuncties via de menuopties “ActaLibra | Afrekening aktekosten | Kop- en voetteksten koppelen”. Gebruik deze macro’s om in het geopende modelbestand zowel de kopen voetteksten als de benodigde rekenfuncties voor afrekeningen te koppelen. NL voor de Nederlandstalige en FR voor de Franstalige versie.

U kunt een kop- of voettekst ook definitief invoegen via In dit geval worden ze wel toegevoegd maar zal het refreshen van kopen voettekst niet meer werken. Opmerking: Naast de samenvoegvelden, kunt u in de documentmodellen voor afrekeningen ook gebruik maken van de klassieke mergevelden en –blokken & vraag- en verpersoonlijkingcodes (zie hoger).

ActaLibra ©2012

Bladzijde 16 van 16

Modellen voor Provisiebrieven en Afrekeningen

Recommend Documents