MiniPass Voor bibliotheken v1.3

MiniPass Voor bibliotheken

GsP-010-002-002-000-001

v1.3

Copyright Alle rechten voorbehouden. Niets van deze tekst mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of worden openbaar gemaakt in enige vorm, of op enige wijze; hetzij elektronisch, mechanisch, of door (foto)copieën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande, schriftelijke toestemming van de auteur. Het volledige onderhavige werk valt onder de bepalingen van het beroepsgeheim, en hoort dan ook door iedereen als dusdanig te worden behandeld. Deze tekst is een werkdocument, uitsluitend intern te gebruiken binnen de firma Grafisoft, en mag dan ook, op geen enkele wijze, buiten dit strikte kader gebruikt, of zelfs maar getoond worden. De drager neemt, als zodanig, de volledige verantwoordelijkheid op zich deze bepalingen volledig na te volgen, en te doen navolgen. De drager erkent automatisch dat overtreding van deze regels inherent ondermeer een inbreuk zijn op het Internationaal Auteursrecht, het Internationaal Copyright, het Belgische Privacyrecht, het Belgische Recht betreffende het Beroepsgeheim, het Belgische Recht betreffende het Fabricagegeheim en het Concurrentiebeding.

Copyright: © 2007, Grafisoft, Lint Auteursrecht: Grafisoft bvba Duffelsesteenweg 12 B-2547 Lint

MiniPass software: Grafisoft, Stijn Herreman MiniPass handleiding: Grafisoft, An Van Dam MiniPass helpdesk: 03/488.65.53

MiniPass voor bibliotheken

2/17

Copyright................................................................................................................................................................ 1 Copyright................................................................................................................................................................ 2 1. Conventies.................................................................................................................................................... 4 2. Inleiding ........................................................................................................................................................ 4 3. Doelstellingen .............................................................................................................................................. 5 4. FrontOffice voor het publiek ....................................................................................................................... 6 4.1. Hoe opstarten? ..................................................................................................................................... 6 4.1.1. In de bibliotheek............................................................................................................................... 6 4.1.2. Thuis ................................................................................................................................................ 6 4.2. Wat wordt aangeboden? ...................................................................................................................... 6 4.2.1. In de bibliotheek............................................................................................................................... 6 4.3. Hoe gebruiken? .................................................................................................................................... 7 4.3.1. Het startvenster ............................................................................................................................... 7 4.3.2. Categorieën ..................................................................................................................................... 8 4.3.3. Trefwoorden..................................................................................................................................... 9 5. FrontOffice voor bibliotheek-medewerkers ..............................................................................................10 5.1. Hoe opstarten? ....................................................................................................................................10 5.1.1. In de bibliotheek............................................................................................................................. 10 5.2. Wat wordt aangeboden? .....................................................................................................................10 5.3. Hoe gebruiken? ...................................................................................................................................10 5.3.1. Het startvenster ............................................................................................................................. 10 5.3.2. Categorieën ................................................................................................................................... 10 5.3.3. Trefwoorden................................................................................................................................... 11 BackOffice: aanpasbaar door verantwoordelijke(n) ..........................................................................................12 5.4. Hoe opstarten? ....................................................................................................................................12 5.5. Wat zijn de mogelijkheden? .................................................................................................................12 5.5.1. Categorieën en websites ............................................................................................................... 12 5.5.2. Voorstel nieuwe website ................................................................................................................ 12 5.5.3. Opmaak ......................................................................................................................................... 12 5.5.4. Ideeënbus ...................................................................................................................................... 13 5.6. Hoe gebruiken? ...................................................................................................................................13 5.6.1. Het BackOffice-venster .................................................................................................................. 13 5.6.2. Categorieën en websites ............................................................................................................... 14 5.6.3. Voorstel nieuwe website ................................................................................................................ 15 5.6.4. Opmaak ......................................................................................................................................... 15 5.6.5. Ideeënbus ...................................................................................................................................... 17 6. Slot ...............................................................................................................................................................17


3/17

1. Conventies categorie/groep/menu: "..." knop : [...] link : link Keuzetekst: schuin

2. Inleiding Deze handleiding is bedoeld voor medewerkers van bibliotheken. Ze kan teruggevonden worden links onderaan op de startpagina van het medewerkersluik (back-office). MiniPass is een handig programma om digitale informatie voor bibliotheekbezoekers en medewerkers te groeperen en deze samen te gebruiken. MiniPass presenteert websites (en informatie uit andere digitale bronnen, zoals cd’s, dvd’s, encyclopediën) op een overzichtelijke en duidelijke manier. MiniPass is dus bookmarksoftware: software gemaakt om linken naar favoriete informatie te verwerken. MiniPass bestaat uit een gedeelte voor het publiek, met linken naar voor hen belangrijke informatie. Elke bibliotheek kan een aantal groepen aanmaken, met een eigen startvenster en een eigen keuze aan linken. Voor de medewerkers is er een apart startvenster met alle informatie voor het publiek, aangevuld met specifieke bronnen voor medewerkers. Elke verantwoordelijke kan het startvenster van één of meerdere groepen beheren. De verantwoordelijke kan de linken en de groepen, die getoond worden, de achtergrond en de kleuren bepalen en een spreuk toevoegen. Voor Grafisoft zijn alle suggesties over de toepassing, de aangeboden linken, de handleiding, ... heel belangrijk. Dankzij deze feedback kan MiniPass écht op bibliotheekbezoekers en -medewerkers worden afgestemd. Aarzel dus niet om ons met vragen, bedenkingen, voorstellen, ... te bestoken.


4/17

3. Doelstellingen Informatie verwerken en doorgeven is dé uitdaging van de bibliotheek. MiniPass is ontworpen als hulpmiddel bij het ontsluiten van deze informatie. MiniPass wil bibliotheekbezoekers begeleiden bij hun zoektocht naar kennis. MiniPass wil medewerkers helpen in hun taak om op de vragen van het publiek een gepast antwoord te bieden. MiniPass biedt de bibliotheek een handig instrument om de veelheid van digitale bronnen gestroomlijnd aan te bieden. Naast bookmarks naar Internet worden ook links naar cd's, dvd's, digitale encyclopedieën, kranten, tijdschriften, en links naar lokaal geïnstalleerde toepassingen, zoals Word, Excel, Powerpoint, Photoshop Elements, ... opgenomen. MiniPass biedt een uniforme, eigentijdse, goed ogende achtergrond, die uitnodigt om digitale bronnen te raadplegen.


5/17

4. FrontOffice voor het publiek Met FrontOffice wordt de eigenlijke toepassing voor de gebruiker, in dit geval de bibliotheekbezoekers (cfr. 5 FrontOffice voor medewerkers) bedoeld.

4.1. Hoe opstarten? 4.1.1. In de bibliotheek MiniPass kan ingesteld worden als bureaublad-achtergrond op alle publiekscomputers. De bibliotheek kan meerdere startvensters aanmaken. Zo kan er een startvenster per toepassing voorzien worden; bvb. het internet-startvenster, het catalogusstartvenster, het cursus-startvenster, het snelopzoeken-startvenster. Er kan ook gekozen worden voor een startvenster per doelgroep: kinderen, jeugd, senioren.

4.1.2. Thuis De bibliotheek kan een startvenster met linken voor de thuisgebruiker voorzien. Dit online MiniPass startvenster kan gekoppeld worden aan de bibliotheekwebsite.

4.2. Wat wordt aangeboden? 4.2.1. In de bibliotheek De verantwoordelijke bepaalt de inhoud van het startvenster van een groep, door categorieën en websites te selecteren voor de gebruikers van de specifieke groep (cfr. 6 BackOffice) (bvb. voor alle Internetgebruikers of voor alle jongeren).

Startvenster publiek internet.


6/17

4.3. Hoe gebruiken? 4.3.1. Het startvenster De weergave van het startvenster kan door de verantwoordelijke bepaald worden. Verantwoordelijke(n) hebben keuze uit een reeks achtergronden, met daarbijhorende tekstkleuren. Ze kunnen ook eigen achtergronden laten toevoegen (cfr. 6. BackOffice) Onderstaande items staan op het startvenster op een vaste plaats, sommige kunnen zichtbaar/onzichtbaar gemaakt worden door de verantwoordelijke bibliotheekmedewerker.             

Logo bibliotheek: links bovenaan, met/zonder kader (algemeen/eigen bib) Logo bibliotheek: links onderaan, met/zonder kader (zichtbaar/onzichtbaar) Naam bibliotheek: bovenaan in het midden Naam groep: bovenaan in het midden, bvb. Internet Zoekvenster Google rechts bovenaan(zichtbaar/onzichtbaar) Internet Explorer icoontje rechts onderaan(zichtbaar/onzichtbaar) Home: rechts bovenaan, knop verwijst naar startvenster Trefwoorden: rechts bovenaan, gebruikers kunnen kiezen uit een lijst Categorieën: centraal op het startvenster (zichtbaar/onzichtbaar) Linken: alle linken komen centraal in het midden van het startvenster Bijschrift: tekst te kiezen door verantwoordelijke (zichtbaar/onzichtbaar) Ideeënbus: rechts onderaan, suggesties van gebruikers (zichtbaar/onzichtbaar) Logo Grafisoft: rechts onderaan (keuze uit 3 logo’s)

Startvenster Cursus.

De Ideeënbus is een digitale versie van de doos aan de muur. Iedereen kan een idee of opmerking doorgeven aan de bibliotheek door op het icoontje links onderaan te klikken.


7/17

4.3.2. Categorieën Categorieën verzamelen linken die bij elkaar horen. Zo staan alle linken, die verwijzen naar websites van de overheid samen onder de categorie “Overheid”. Sommige categorieën zijn onderverdeeld in sub-categorieën. Zo bevat de hoofdcategorie “Algemene info” de subcategoriën “Encyclopedische kennis”, “Zoekmachines”, “Nieuwsgroepen”, en “Gespecialiseerde zoekmachines”. Elke hoofdcategorie heeft een eigen icoon. Verantwoordelijken kunnen de categorie-weergave uitschakelen. De linken worden dan rechtstreeks op het startvenster, alfabetisch weergegeven, zonder icoontje erbij. Volgende categorieën zijn terug te vinden in MiniPass voor het publiek: 

 

       

Algmene Info o Encyclopedische kennis o Gespecialiseerde zoekmachines o Nieuwsgroepen o Zoekmachines Archieven Boeken o Dagboeken o Jeugdboeken o Letteren o Poëzie o Strips o Woordenboeken Catalogus Contact o Chatten o Mailen Cultuur o Musea Documenten Eindwerken Jobs Kranten en tijdschriften o Artikels Levensbeschouwingen o Boeddhisme  Centra o Christendom  Anglicanen  Orthodoxen  Protestanten  Rooms-Katholieken MiniPass voor bibliotheken

8/17

 

  

    



o Hindoeïsme o Islam  Islamitische belangenorganisaties  Islamitische koepelorganisaties  Islamitische media Lokale software Multimedia o Afbeeldingen o Film o Muziek o Software/drivers Nieuws Opleidingen Organisaties o Bedrijven o Belangengroepen  Anders-validen  Derde wereld  Dieren en milieu  Kinderen en jongeren  Mensenrechten  Seksuele minderheden  Vakbonden  Verslaafden  Vierde wereld  Vrede en democratie  Vreemdelingen - vluchtelingen o Bibliotheken Overheid o Gemeentelijke info o Recht Personen Radio en tv-zenders Sport Verplaatsingen o Taxi’s o Vakanties o Vertrek- en aankomsttijden van bus, tram, metro, trein, vliegtuig Zoekertjes

4.3.3. Trefwoorden Aan een link kunnen één of enkele trefwoorden toegekend worden. Wanneer gebruikers zo’n trefwoord selecteren krijgen ze een overzicht van alle, voor hen te raadplegen, linken. Zo zien ze alle websites van Google bij elkaar.


9/17

5. FrontOffice voor bibliotheek-medewerkers 5.1. Hoe opstarten? 5.1.1. In de bibliotheek Medewerkers melden op een administratieve computer of een balie-computer aan met hun eigen login en paswoord. Het Windows bureaublad verschijnt. Hierop staat een snelkoppeling naar het MiniPass -startvenster voor medewerkers.

Startvenster medewerkers.

5.2. Wat wordt aangeboden? Op het startvenster voor medewerkers staan enkele specifieke linken voor medewerkers en een verwijzing naar alle startvensters van de verschillende groepen van de bibliotheek. Zo kan elke medewerker/verantwoordelijke alle linken van de bibliotheekbezoekers bekijken.

5.3. Hoe gebruiken? 5.3.1. Het startvenster De weergave van het startvenster wordt door de bibliothecaris of een andere verantwoordelijke ingesteld. Er kan uit een reeks achtergronden, met daarbijhorende tekstkleuren gekozen worden. Ook eigen achtergronden kunnen toegevoegd worden (cfr. 6. BackOffice) De weergave van items op het startvenster voor medewerkers is identiek aan die voor het publiek. De verantwoordelijke kan bepaalde items zichtbaar/onzichtbaar maken, voor andere items is er soms een keuzemogelijkheid voorzien.

5.3.2. Categorieën Volgende categorieën zijn terug te vinden in MiniPass voor medewerkers:


10/17



Personeel

Alle startvensters van de groepen + eigen info

5.3.3. Trefwoorden Voor medewerkers werken de trefwoorden op dezelfde manier als bij gebruikers.


11/17

BackOffice: aanpasbaar door verantwoordelijke(n) BackOffice wijst op de beheerderskant van een toepassing. Dit gedeelte is dan ook uitsluitend toegankelijk voor medewerkers, mits ze in het bezit zijn van een geldige login en paswoord. Voor elke groep duidt de bibliotheek minstens één verantwoordelijke aan. Deze persoon beheert het startvenster.

5.4. Hoe opstarten? In het MiniPass startvenster voor medewerkers staat een link naar het administratievenster. Verantwoordelijke(n) loggen hierop in, door hun Windows login en paswoord te gebruiken. Ze kunnen het startvenster van één of meerdere groepen bewerken. Aan het einde van de sessie kan de verantwoordelijke uitloggen door rechts bovenaan op de knop [Log uit] te klikken.

5.5. Wat zijn de mogelijkheden? 5.5.1. Categorieën en websites De verantwoordelijke selecteert hier welke categorieën en websites interessant zijn voor de groep(en) onder zijn/haar beheer.

5.5.2. Voorstel nieuwe website Alle suggesties voor nieuwe linken zijn welkom, ook als ze niet geschikt zouden zijn voor de eigen groep(en) of de eigen bibliotheek, maar eerder voor andere groepen of zelfs voor andere bibliotheken. Onder linken worden niet alleen websites begrepen, maar ook tooltjes en software, voor zover de installatie van deze software op de lokale computer(s) aan de licentievoorwaarden van de makers voldoet.

5.5.3. Opmaak Ook de weergave van de linken op het startvenster kan door de verantwoordelijke ingesteld worden. Medewerkers bepalen de achtergrond, de tekstkleur, de weergave van het biblogo, het bijschrift, de manier waarop de linken worden weergegeven en het tonen van Google Search en de ideeënbus op het startventster.


12/17

5.5.4. Ideeënbus In elke bibliotheek zou er wel eentje ergens aan een muur kunnen hangen: de ideeënbus. Alle suggesties voor activiteiten, verbeteringen, ... worden daarin verzameld. MiniPass biedt een digitale versie van deze ideeënbus. De suggesties, die zowel door het publiek als de medewerkers doorgegeven worden, zijn verzameld en hier te raadplegen.

5.6. Hoe gebruiken? 5.6.1. Het BackOffice-venster Na inloggen kan worden uitgelogd door rechts bovenaan op [Log uit] te klikken. Een andere verantwoordelijke kan zich dan aanmelden. Het backoffice-venster bevat een aantal knoppen, die verwijzen naar bepaalde instellingen. Terugkeren naar het startvenster kan steeds door op (het logo staat links bovenaan) te klikken. Eén stap terugkeren kan door op de terugknop van je browser te klikken. Rechts worden nieuw toegevoegde linken getoond, sinds de vorige aanmelding. Medewerkers kunnen deze periode zelf aanpassen, door een voorbije datum in te voeren in het datumveld: Nieuwe websites weergeven vanaf ../../....

BackOffice-venster.


13/17

5.6.2. Categorieën en websites Bovenaan links staat de actieve groep bij de groepskeuzeknop. Selecteer eerst de juiste groep. Bij verantwoordelijken, die slechts 1 groep beheren, wordt deze knop niet weergegeven.

Beheer categorieën en websites (met groepskeuzeknop).

Wanneer aan een groep alle beschikbare linken mogen getoond worden, druk dan op [Alles selecteren]. Dit venster is verder verdeeld in twee kolommen. De linkse kolom bevat alle categorieën, de rechtse alle linken. Selecteer (duid het vinkje aan) eerst in de linkerkolom een categorie, die van toepassing is voor het startvenster van je groep. Bij eenmaal klikken op de categorie worden rechts alle aanwezige linken in die categorie getoond. Selecteer de linken die weergegeven moeten worden. Druk dan op [Opslaan] in de rechterkolom, om de keuze van de linken op te slaan. Kies alle linken van die categorie weergeven door op [Alles selecteren] en [Opslaan] te drukken. Herhaal dit voor elke categorie, die op het startvenster van de geselecteerde groep mag weergegeven worden. Druk nadien in de linkerkolom op [Opslaan] om de keuze van de categorieën te bevestigen. Neem nadien de linken van de niet-geselecteerde categorieën door en duid eventueel een individuele link aan, door het vinkje te selecteren en in de rechterkolom op [Opslaan] te drukken. Deze link zal slechts op het startvenster te voorschijn komen bij de keuze van een bijhorend trefwoord (cfr. 4.3.3. en 5.3.3). Verantwoordelijken kunnen ook opteren om de weergave van categorieën weg te laten en alle geselecteerde linken op het startvenster onder elkaar alfabetisch te rangschikken. Deze instelling staat los van de hierboven uitgelegde keuze van categorieën en wordt besproken in 6.3.3. Opmaak.


14/17

Nadat de keuze van categorieën en linken is bepaald voor een groep, kunnen de medewerkers op het BackOffice-venster meteen nieuwe linken bekijken en eventueel toevoegen. Ook de bijhorende categorieën worden dan geselecteerd (cfr. 6.3.1. Het BackOffice-venster). Rechtsboven staat een knopje zoeken. In het bijhorende venster kan de naam van een website / categorie of een gedeelte ervan worden ingevuld. De computer gaat dan rechtstreeks naar die website / categorie. Alle namen die overeenkomen met de zoektermen worden achtereenvolgens getoond.

5.6.3. Voorstel nieuwe website Vul de naam van de website/link in, het adres (= url) van de site/link, de bestaande categorie of suggereer een nieuwe, de taal van de website of toepassing, eventuele opmerkingen en uitleg. Zijn er andere opmerkingen of suggesties (bvb. het gebruik van een andere achtergrond) stuur dan een mailtje naar [email protected].

Venster voorstel nieuwe website.

Let op: Dit voorstel wordt verstuurd via e-mail. Je moet dus beschikken over een actief e-mailadres (geen webmail) op de computer waarop deze suggestie wordt doorgegeven.

5.6.4. Opmaak Bovenaan links staat de actieve groep. Selecteer eerst de juiste groep. Bij verantwoordelijken, die slechts 1 groep beheren, wordt deze knop niet weergegeven.


15/17

Venster opmaak.

De knop [Kies een thema] bevat achtergronden en bijhorende tekstkleuren. Bovenaan links wordt het huidge thema van de groep getoond. Selecteer een ander thema door er eenmaal met de muis op te klikken. De knop [Links beheren] laat de bibliotheek toe eigen, meer individuele linken toe te voegen. We denken aan websites van de plaatselijke verenigingen, sportclubs, bibliotheek-samenwerkingen, enz. Een nieuwe link toevoegen gaat als volgt: vul een herkenbare naam in, vul de url van de website in en zet er een paar opmerkingen bij. Klik op [Opslaan]. Het bijschrift wordt onder de categorieën getoond op het startvenster van de groep. Het kan worden voorzien van een link, die geactiveerd wordt door eenmaal op het bijschrift te klikken. Indien de medewerker geen bijschrift vermeldt, wordt dit niet op het startvenster getoond. De verantwoordelijke kan per groep de weergave aanpassen door volgende items aan/uit te vinken of een keuze maken tussen verschillende opties:  Categorieweergave (aan/uit)  Grote pictogrammen (aan/uit = kleine pictogrammen)  Achtergrond (aan/uit)  Google search (aan/uit)  Links openen in nieuw venster i.p.v. in het startvenster zelf (aan/uit)  het eigen logo (aan/uit)  de rand rond het eigen logo (aan/uit)  Algemeen logo (linksboven) (keuze uit algemeen biblogo of eigen logo)  Rand rond algemeen logo (aan/uit)  Logo Grafisoft (keuze uit gewone ezel, moderne ezel, grafisofttekst)  Logo Internet (aan/uit)  Ideeënbus (aan/uit) Mijn beheer (intern) en (extern) worden enkel in combinatie met Pass gebruikt. Mijn beheer (intern) betekent dat gebruikers van de groep een website kunnen openen met persoonlijke instellingen (reseraties, afdrukoverzicht, ...) binnen de PASS-toepassing. Mijn beheer (extern) betekent dat gebruikers online kunnen reserveren voor het gebruik van een computer in het PASS-systeem.


16/17

De verantwoordelijke kan ook kiezen voor de aangepaste categorievolgorde. Wanneer dit vinkje wordt geselecteerd, verschijnt er een knopje [aanpassen] (eerst [opslaan] drukken). Druk hierop en volgend venster komt te voorschijn.

Venster categorieën aanmaken.

Met de pijltjes toetsen voor de geselecteerde categorieën kan de volgorde worden aangepast. Druk op [Opslaan] om de instellingen voor de huidige groep op te slaan. Kies indien gewenst bovenaan een andere groep of verlaat dit venster door op te drukken.

5.6.5. Ideeënbus Door op [Ideeënbus] te drukken verschijnt een overzicht van alle suggesties van bibliotheekbezoekers, medewerkers, belangstellenden, ... De verantwoordelijke voor de ideeënbus verwerkt de binnengekomen ideeën en kan deze ook verwijderen. De verantwoordelijke kan ook aan Grafisoft een e-mailadres opgeven, zodat alle ideeën doorgemaild kunnen worden. De binnengekomen ideeën blijven ook onder de rubriek ideeënbus verschijnen.

6. Slot Voor alle verdere vragen of opmerkingen verwijzen we door naar onze helpdesk, die op elk moment (voor, tijdens en na de werkuren) klaarstaat om te antwoorden. We hopen dat MiniPass een handig hulpmiddel kan zijn in de digitale wereld.


17/17

MiniPass Voor bibliotheken v1.3

Recommend Documents