Collectiebeleid voor Openbare Bibliotheken

Collectiebeleid voor Openbare Bibliotheken Efficiency en samenhang door samenwerking

Advies uitgebracht door de Stichting Samenwerkingsverband PLUSbibliotheken Aan Vereniging Openbare Bibliotheken september 2014

Inhoudsopgave titel

Bladzijde

Introductie

5

Bestaande situatie

6

Case bibliotheek Zeeland: samenwerking vormgegeven

10

Aanbevelingen

16

Lijst van bijlagen

18

Introductie Er is geld nodig voor digitale content terwijl het gebruik van fysieke content noch het titelaanbod dalen. Om geld vrij te spelen voor digitale content zijn drie dingen nodig: 1. 2. 3.

Sterkere afstemming van de collecties op regionaal en landelijk niveau Meer efficiency door de collectievorming samen uit te besteden Een stevige logistieke infrastructuur

(uit: De Bibliotheek levert waarde)

De Vereniging Openbare Bibliotheken (VOB) verzocht het bestuur van de Stichting Samenwerkingsverband PLUSbibliotheken het voortouw te nemen voor wat betreft dit deel van de strategienota en hierover een advies uit te brengen. De stichting PLUSbibliotheken doet dit vanuit de eigen rol en ervaring. Zo sluit de opgave aan op het PLUSconvenant, een overeenkomst waarin PLUSbibliotheken onderling hun afspraken over collectievorming, collectiebeheer en collectiepresentatie vastlegden. Daarmee wordt inhoud en vorm gegeven aan afstemming op landelijk niveau. Daarnaast spelen de PLUSbibliotheken een verbindende rol tussen het landelijke en regionale interbibliothecaire leenverkeer. Ook hadden zij een centrale rol bij een aantal initiatieven voor centraal collectioneren: Biblionet Groningen, Bibliotheek Arnhem, de Zeeuwse Bibliotheek en de Openbare Bibliotheek Amsterdam (OBA).

Verder voelen de PLUSbibliotheken zich mede verantwoordelijk voor een bijdrage aan de werking van het stelsel. Voor het uitbrengen van dit advies werd een projectplan opgesteld. Vaststelling vond plaats in overleg met het SIOB en in afstemming met gelieerde projectplannen voor uitwerking van andere strategische doelen uit de VOB-nota. Het projectteam bestond uit de beleidscoördinator PLUSbibliotheken, medewerkers van de PLUSbibliotheken en het Sectorinstituut Bibliotheken (SIOB) (Norma Verheijen). Het advies is gebaseerd op de ervaring opgedaan in het netwerk van Zeeuwse Bibliotheken bij de uitwerking van het project Centraal Collectioneren in 2013 en een deel van 2014. Daarnaast hebben gesprekken plaatsgevonden met collega’s van het SIOB, stichting Bibliotheek.nl (BNL), de Koninklijke Bibliotheek (KB), de gezamenlijke provinciale serviceorganisaties (SPN), PLUSbibliotheken, NBD Biblion, mediaservicebureau Ingressus en het Online Computer Library Center (OCLC). Omdat vrijwel alle openbare bibliotheken bijna honderd procent van hun media aanschaffen bij NBD Biblion, en zij media leveren voorzien van een Pica Productie Nummer (PPN) is de scope beperkt tot dit aanbod.

5

Bestaande situatie NBD Biblion biedt in ongeveer vijftig wekelijkse porties de voor openbare bibliotheken relevante mediaproductie aan. Zij voorziet deze van aanschafinformatie. Deze wekelijkse frequentie dicteert de selectiemethodiek voor de afnemers. Een bibliotheek dient uit het aanbod wekelijks haar bestelling aan NBD Biblion door te geven. Gespecificeerde aantallen over afgelopen 5 jaar

Aanbod per jaar 2009 2010 2011 2012 Volw fictie 3979 3968 4211 3737 Volw non-fictie 8071 8011 7492 6834 Jeugd fictie 3023 2936 3009 3144 Jeugd non-fictie 1062 946 1091 947 Totaal 16135 15861 15803 14662 Aanbod gem. per week 2009 2010 2011 2012 Volw fictie 77 76 81 72 Volw non-fictie 155 154 144 131 Jeugd fictie 58 56 58 60 Jeugd non-fictie 20 18 21 18 Totaal 310 305 304 282 2009 2010 2011 2012 NBD Biblion titels in GGC 6807 5374 5291 4259 6

2013 3937 6849 3413 1052 15251 2013 76 132 66 20 293 2013 5326

Langzame afname NBD Biblion levert van een substantieel deel van het aanbod titels aan het Gemeenschappelijk Geautomatiseerd Catalogiseersysteem (GGC). Het totale aanbod neemt geleidelijk, maar slechts heel langzaam af. De afname doet zich vooral voor in de categorie Volwassenen non-fictie. Verder is er sprake van een toename in de categorie Jeugd fictie. Als extra service biedt NBD Biblion ‘selectieservice’ aan. Binnen een inhoudelijk kader (collectieprofiel) en budgetafspraken selecteert NBD Biblion voor de bibliotheek. In hoofdstuk 4 wordt hier op in gegaan. Adequate voorselectie Op basis van analyse van de collecties informatieve boeken voor volwassenen van de PLUSbibliotheken (zie hieronder) kan vastgesteld worden dat NBD Biblion een adequate voorselectie maakt uit de totale nationale productie voor al haar openbare bibliotheekklanten. Dit blijkt uit het feit dat ook de PLUSbibliotheken met hun meer gespecialiseerde collecties voor 99% gebruik maken van het aanbod van NBD Biblion. Analyse PLUScollecties In de jaren 2010 en 2011 is bij de PLUScollecties gekeken naar het specifieke gebruik via transacties in het NCC-IBL systeem. Daarbij bleek dat:

a. b. c. d e. f. g. h.

er jaarlijks maximaal 30.000 aanvragen door de PLUS bibliotheken worden gehonoreerd; het honoreringspercentage via NCC-IBL circa 95% bedraagt; er is blijkbaar geen sprake van ‘gaten’ in de gezamenlijke collectie; dat het bij circa 80% van het totaal aantal aanvragen om ‘eentjes’ gaat: titels die in een jaar één keer worden aangevraagd; het voor het merendeel non-fictie betreft; oudere titels (tot ongeveer 50 jaar oud) een substantieel deel uitmaken van de aanvragen; dat universiteitsbibliotheken aan leveringen aan openbare bibliotheekklanten voor circa 20-25% bijdragen; er geen relatie kon worden vastgesteld tussen de vraag van het publiek en het aanbod door middel van de zogenaamde zwaartepuntcollecties; er geen relatie kon worden vastgesteld tussen het bezit en beheer van zwaartepuntcollecties van een specifieke bibliotheek en het honoreren van aanvragen op het betreffende specifieke wetenschapsgebied door die bibliotheek. Met andere woorden: er is geen verband tussen vraag en aanbod. De zwaartepuntcollectie is er om andere historisch verklaarbare redenen.

7

Analyse Bibliotheek.nl In 2014 heeft BNL een analyse gemaakt van alle IBL-transacties (via de systemen NCC-IBL en VDX). Het volledige rapport is als bijlage bijgevoegd. Uit de analyse blijkt dat vanuit de provincies Zeeland en Groningen een bescheiden beroep wordt gedaan op het VDX-systeem. Er blijkt een relatie te bestaan tussen het gezamenlijke collectiebeleid, het onderlinge leenverkeer binnen de provincie enerzijds en de zeer bescheiden mate waarin er een beroep wordt gedaan op collecties van elders anderzijds. In beide provincies is er sprake van een gezamenlijke collectie en één geïntegreerd bibliotheeksysteem (Vubis Smart). Alle houders van een bibliotheekabonnement kunnen tegen dezelfde voorwaarden gebruik maken van de gezamenlijke collectie. Is een titel op een bepaalde locatie niet beschikbaar, dan kan deze zonder kosten voor de klant uit een andere locatie via onderling bibliotheekleenverkeer opgevraagd worden.

8

Uit een nadere analyse van de Zeeuwse cijfers blijkt dat: • in circa 10% van alle uitleningen op deze manier wordt voorzien; • de provincies met de gezamenlijke collectie het grootste deel van het publiek kan voorzien van materiaal: voor slechts ongeveer 1.500 uitleningen (dit is 0,6 promille) wordt een beroep gedaan op collecties buiten de provincie (NCC-IBL), voor 3.545 aanvragen via het VDX-systeem. Voor Groningen en Drenthe was er sprake van nog lagere aantallen. Vooral dat laatste is van belang: als collecties worden afgestemd en er afspraken zijn over het wederzijdse gebruik dan wordt er minder vaak een beroep gedaan op collecties buiten het eigen verzorgingsgebied. Het rapport van BNL over IBL-transacties levert in meer opzichten relevante informatie: • er is een sterke afname van het gebruik van het IBL via het NCC-IBL systeem; • het gaat vooral om leveringen via VDX vanuit de eigen regio/provincie; • het aantal uitleningen in totaal in Nederland neemt af; • de omvang van collecties van openbare bibliotheken neemt af.

Aanbieders

Ontwikkelingen in de markt

Naast NBD Biblion nemen openbare bibliotheken materiaal af van lokale boekhandelaren, Medio Europe en Ingressus.

a. b. c. d.

De Belgische onderneming Medio Europe biedt kant-enklare media aan voor bibliotheken. Een toenemend aantal bibliotheken vindt dit aantrekkelijk in verband met de snelheid van levering. De metadata van hun aanbod voldoet (nog) niet aan alle NBC-vereisten (zoals een Pica Productie Nummer (PPN) voor elke titel). Voor de aanlevering van metadata zouden ze gebruik moeten maken van het GGC. De stichting PLUSbibliotheken heeft een mantelovereenkomst met Ingressus voor selectie, levering en monitoring van PLUScollecties. De focus ligt daarbij op titels die niet door NBD Biblion worden aangeboden én op de uniciteit ten opzichte van de collecties van collega-PLUSbibliotheken. Ingressus voorziet metadata van een PPN. Veel openbare bibliotheken nemen boeken af van lokale boekhandelaren. Dit vanwege snelheid van beschikbaarheid van populaire titels en aanbod van regionalia. Maar dit gaat slechts om zeer kleine percentages van de totale media-aanschaf.

De fysieke collecties blijven voor veel klanten de belangrijkste reden om naar de bibliotheek te komen, maar het gebruik neemt al wel geruime tijd geleidelijk af. De budgetten voor de aanschaf van fysieke collecties nemen af, onder andere door uitname uit het gemeen tefonds en extra opgelegde bezuinigingen. Per bibliotheek moet met minder geld een selectie uit eenzelfde fysieke aanbod worden gemaakt. De komst van de nationale catalogus NBC+ maakt de gehele collectie Nederland doorzoekbaar. De vaststelling van de nieuwe bibliotheekwet waarin de KB de taak voor ontwikkeling van een landelijk collectieplan wordt opgedragen. Het doel is om samenhang te bewerkstelligen tussen de digitale en fysieke collecties van openbare bibliotheekvoorzieningen (art. 10). Daarin wordt het onderlinge gebruik van elkaars collecties verplicht gesteld (art. 15). Dit laatste is ook als norm opgenomen in de nieuwe certificeringsnormen.

9

Case bibliotheek Zeeland: samenwerking vormgegeven Enkele getallen uit Zeeland Aantal locaties: Totaal budget: Waarvan voor jeugd: Waarvan voor romans: Waarvan voor Volw. studie: Kleinste locatiebudget: Grootste locatiebudget:

51 circa € 1.050.000,circa € 500.000,circa € 225.000,circa € 325.000,€ 975,€ 100.000,- (betreft Weten schappelijke deelcollectie van de Zeeuwse Bibliotheek)

Eind 2012 stelde het Directie Beraad Zeeuwse Bibliotheken (DZB) de beoogde doelen voor het project centraal collectioneren vast: een reductie van personeelsinzet (60%) door het centraliseren van de selectiewerkzaamheden. De projectorganisatie werd ingericht en vastgesteld werd wat de bijdrage is van de deelnemende basisbibliotheken. In het begin van het proces werden de inhoudelijke beleidsuitgangspunten van een provinciaal collectiebeleid vastgelegd: a. b. c. 10

Eén collectie Zeeland met als basis de lokale collectieprofielen en budgetten. Een extra toegevoegd provinciaal collectieprofiel (inhoudelijke afstemming op provinciaal niveau vast gesteld door het DZB). Gezamenlijk gebruik van elkaars collecties (formaliseren van wederzijdse rechten en plichten

inzake een beroep doen op en het leveren aan elkaars collecties).

Vervolgens werd gedurende het proces vastgesteld welk instrumentarium nodig was voor selectie en gezamenlijk gebruik. Welke informatie er gewenst werd voor inhoudelijke toetsing en de bestuurlijke borging. Bij de invulling van het instrumentarium werd een Centraal Collectioneringsteam (CCT) ingericht. Daarbij werden er afspraken gemaakt over de aard, samenstelling, omvang, werkwijze en de bijdrage van de basisbibliotheken.

Standaard set collectieregels Vastgesteld werd welke informatie van alle deelnemende bibliotheeklocaties het CCT nodig had. Zo werd een voorlopig collectieprofiel vastgesteld waarin alle vestigingen/speciale afdelingen van de Zeeuwse bibliotheek hun specifieke collectiewensen en daarvoor beschikbare budget konden aangeven. Het profiel werd gecompleteerd met een vermelding van prestatie indicatoren (KPI’s), zoals uitleenfrequentie en leeftijd. Het formulier moest geschikt zijn voor diverse types bibliotheken, met een retailformule, een traditionele opstelling, groot of klein, en ook voor een schoolbibliotheekdienst van een PSO. Voor verspreiding werd het getest. De ingevulde collectieprofielen werden vervolgens met elkaar vergeleken en teruggebracht tot een uniforme set van ongeveer 150 collectieregels. Deze set werd in Zeeland als standaard vastgesteld. In Groningen en in Gelderland hanteert men een soortgelijke regelset. Wat de sets gemeen hebben is dat ze allen: • In een bibliografische codemachine leesbaar zijn. • Voorkomen in de specificaties die gebruikt worden binnen het Data Warehouse. Ze zijn uniform. Hierdoor kunnen ze gebruikt worden voor meerdere bedrijfsprocessen die deel uitmaken van de gang van het boek en voor uniforme informatie.

Er is bewust gekozen voor een zo gering mogelijk aantal regels. We namen de specificatie van het wekelijkse aanbod van NBD Biblion (150 volw. studie, 75 romans, 25 jeugdstudie en 50 jeugdleesboeken) als uitgangspunt. De regelset diende als zeef, er moest nog wel iets door de gaatjes kunnen. Dit standaardiseren bleek in de aanloop de opgave die de meeste overlegtijd vergde. Verder werd ook duidelijk dat bijna iedereen iets van de eigen manier van werken moest inleveren om te komen tot een noodzakelijke gemeenschappelijke standaard. Selectie- en aanschafadviezen via VeyeQ In september 2013 werd de applicatie VeyeQ op Vubis smart aangeschaft. Met deze applicatie worden selectie- en aanschafadviezen automatisch gegenereerd. Drie elementen worden ingevoerd: • Een collectieprofiel (gespecificeerd met regelset naar inhoud en budget) • Het wekelijkse aanbod (gespecificeerd conform regelset) • Het gebruik van de collectie (gespecificeerd conform regelset) Daaruit volgt vervolgens een rationeel aanschafadvies. Deze rationaliteit geeft belangrijke inhoudelijke ondersteuning voor het CCT. De applicatie werkt met statische informatie die met regelmaat geüpdatet wordt. De omgeving van waaruit de informatie komt (waaronder Bicat en Vubis) 11

Voor het gebruik van elkaars collecties hoefden in Zeeland geen extra maatregelen getroffen te worden. Er was al sprake van één collectie, één ICT-systeem en uniforme mogelijkheden voor alle klanten in het gehele verzorgingsgebied. Iedereen kan overal lenen, overal de geleende materialen terugbrengen ongeacht de plaats waar het geleend is en iedereen kan al alle titels uit de collectie Zeeland zonder een financiële drempel aanvragen. Het aantal aanvragen (ongeveer 10% van het totaal aantal uitleningen in de provincie) lijkt stabiel. Als alternatief is gekeken naar het gebruiken van de selectieservice van NBD Biblion. Dit was financieel minder aantrekkelijk dan het in eigen beheer uitvoeren van de selectie en aanschaf.

Elk kwartaal rapporteert de teamleider van het CCT op hoofdlijnen aan het DZB over: • de budgetbewaking totaal per bibliotheek organisatie; • de titelspreiding (percentage van het aantal titels dat aangeschaft is uit het aanbod van NBD Biblion) die door de onderlinge afstemming ondanks afname van budgetten voor afzonderlijke locaties op provinciaal niveau op een hoog peil blijft; • het wederzijdse gebruik van elkaars collecties. Dat laatste is van groot belang geworden. De budgetten voor fysieke collecties staan onder druk. Dat varieert per gemeente. Veranderende verhoudingen in omvang en aard van het bezit kunnen effecten hebben op het onderlinge leenverkeer. Om die reden wordt dit gemonitord. Vooralsnog zijn geen extra bestuurlijke afspraken onderling noodzakelijk. Maar uitgesloten worden ze niet.

Informatie voor inhoudelijke toetsing

Bestuurlijke borging

Het CCT rapporteert periodiek aan een provinciale klankbordgroep van bibliotheekmedewerkers. Daarnaast wordt door het CCT op locatieniveau verantwoording over selectie en budgetbewaking afgelegd en begeleidt het CCT medewerkers bij het opstellen van collectieprofielen voor de eigen locaties.

Het centraal collectioneren is bestuurlijk stevig geborgd. Waar nodig zijn nieuwe overeenkomsten tussen de basisbibliotheken gesloten. Alle afspraken zijn in één pakket gebundeld en nogmaals door het provinciale directieberaad formeel bekrachtigd. Dit document is als bijlage toegevoegd.

maakt niet uit. De applicatie maakt het ook mogelijk om het bestelproces in AIDA van NBD Biblion efficiënter in te richten.

12

De achterliggende gedachte is dat het toevertrouwen van collectievorming aan een CCT zorgvuldig gedaan moet worden. Ook dit onderdeel vergde veel extra aandacht binnen het project. Geconstateerde voordelen • • •

Door de afstemming van de selectie door het CCT blijft de collectie van tenminste gelijke kwalitatieve waarde in breedte, diepgang en veelzijdigheid. Dit wordt af- geleid uit het percentage aangeschafte titels uit het totale aanbod van NBD Biblion. De reductie van kosten personeel werden al behaald nog voordat VeyeQ werkte: circa 140 uur per week netwerkbreed. De uitvoeringskosten zijn concurrerend ten opzichte van de kosten voor de selectieservice van NBD Biblion (2013). De samenwerking leidt er toe dat meer aanvragen binnen de regio kunnen worden afgehandeld, ondersteund door een uitstekend intern transport. Dit betekent dat slechts een beperkt beroep wordt gedaan op het landelijke transport. Op basis van deze gegevens wordt dan ook geen noodzaak gezien het transport op landelijk niveau anders te organiseren dan op dit moment gebeurt.

Alternatief: uitbesteden Een alternatief in plaats van centralisatie is uitbesteding aan derden en gebruikmaken van de diensten van ProBiblio of de selectieservice van NBD Biblion. De OBA heeft voor dit laatste gekozen. Daarmee wordt efficiency bereikt. Als binnen een regio de collectieprofielen die voor deze service worden opgesteld op elkaar worden afgestemd, treden ook de effecten op die gelden voor de Zeeuwse werkwijze. Analyse NBD Biblion Een analyse gemaakt door NBD Biblion van het feitelijke aankoopgedrag van alle bibliotheken van de laatste vier jaar wijst naar eigen zeggen op een zeker standaardgedrag. Op basis daarvan komt NBD Biblion dit najaar met een aanbod waarbij uit pakketten gekozen kan worden. De prijs voor deze dienstverlening zou ongeveer 50% bedragen van wat er nu voor de selectieservice wordt betaald. In deze opzet zou een CCT kunnen functioneren als de vertegenwoordiger van de samenwerkende opdrachtgevers: • Opsteller van collectiebeleid en collectieplannen (ondersteuning lokaal, verwerker naar regionaal). • Opdrachtgever aan NBD Biblion. • Bewaker van de uitvoering.

13

Samengevat

Efficiency selectieproces

Provinciale/regionale afstemming collecties

Rationeel collectioneren

X

X

X

Provinciaal of regionaal collectieteam besteedt uit aan NBD

X

X

alleen achteraf

Basisbibliotheek besteedt selectie uit aan NBD / derden

X

niet

alleen achteraf

doelen

middelen

Provinciaal of regionaal collectieteam

14

Gebruik collecties binnen samenwerkingsverband basisbibliotheken in regio/provincie Het gebruik van elkaars collecties in combinatie met regionaal/provinciaal georganiseerd transport zorgt ervoor dat er aan klanten één collectie gepresenteerd wordt. Ook geeft deze werkwijze een extra dimensie aan de onderlinge afstemming van collecties, inhoudelijk en qua efficiency. Daarnaast draagt het sterk positief bij aan de mate waarin per regio/provincie voorzien kan worden in de eigen collectiebehoefte. Omgekeerd neemt de behoefte af om een beroep te doen op collecties buiten eigen regio/provincie. Bestuurlijke voorwaarden Op deze manier samenwerken vraagt een formele organisatie, of het nu om samenwerking gaat op basis van een coöperatieve gedachte of om samenwerking op basis van opdrachtverstrekking en aanneming. Overeenkomsten dus met wederzijdse rechten en plichten en tijdsduur. Als de samenwerking het delen van elkaars ‘key resources’ (in dit geval collecties) betreft dan is extra aandacht nodig voor het duurzaam regelen van de onderlinge verhoudingen. Het vraagt om de vaststelling van een methodiek op basis waarvan objectief de onderlinge leveringen inzichtelijk gemaakt en eventueel verrekend worden.

15

Aanbevelingen Aan basisbibliotheken Aanbevolen wordt de samenwerking op regionale of provinciale schaal op het terrein van de collectievorming aan te gaan én dit te doen in combinatie met afspraken over het ruimhartig gebruik van elkaars collecties en een uitstekend provinciaal transportsysteem. Richt daarvoor een Centraal Collectioneringsteam (CCT) in dat de opstelling van de gestandaardiseerde collectieprofielen van de bibliotheken begeleidt en zorgt voor de uitvoering van het daarin vastgelegde beleid. Borg de werking van het CCT en het gezamenlijke collectiebeleid bestuurlijk met formele afspraken. Besteed indien gewenst selectiewerkzaamheden uit aan NBD Biblion. Het CCT is dan de opsteller van het provinciaal collectieplan en de vertegenwoordiger van de opdrachtgevers die toeziet op een adequate uitvoering. Aan PLUSbibliotheken Aanbevolen wordt om in de eigen regio/provincie de vorming en de operatie van aanbevolen samenwerkingsverbanden in overleg met de PSO en het provinciale directieoverleg te ondersteunen door: • het ter beschikking stellen van expertise over de collectie; • de verantwoordelijkheid te nemen voor de rol van linking pin naar de partners in het stelsel en waar 16

•

nodig naar leveranciers van diensten als automatiser- ing en transport; regisseur te zijn voor transport (voor zover een PSO ontbreekt/dit niet al doet) intern in de regio en extern naar landelijk IBL.

Aan VOB Kennis te nemen van dit rapport en de aanbevelingen. Instemming met de volgende procedure: • Het rapport wordt voorgelegd aan de provinciale directie-overleggen. • De plusbibliotheken lichten het rapport in deze overleggen toe. • In de bespreking worden afspraken gemaakt over de toepassing van het rapport in de betreffende provincie. • Afhankelijk van de uitkomsten van de provinciale overleggen, besluit het bestuur van de VOB of het rapport wordt voorgelegd aan de ALV. Aan de PSO’s Handhaaf de huidige vorm van uitbesteding van transport van nationaal IBL.

Aan de KB Sluit bij de opstelling van het vierjaarlijkse collectieplan dat samenhang tussen fysieke en digitale collecties beoogt aan op de regionale/provinciale collectieplannen zoals beschreven.

In zijn algemeenheid bevelen we aan om alles in het werk te stellen om door digitalization on demand het beroep op transport van fysieke content terug te dringen.

17

Lijst van bijlagen

18

1.

Strategienota De Bibliotheek levert waarde (tekstgedeelte eruit)

2.

PLUSconvenant

3.

Mantelovereenkomst Collectioneringsdienstverlening voor PLUScollecties, 16 december 2013

4.

Samenwerkingsdocument Netwerk Zeeuwse Bibliotheken

Bijlagen

19

Bijlage 1 Wat is ervoor nodig > Randvoorwaarden Een aangenaam, inspirerend verblijfsklimaat, ruime openingstijden, goede koffie, een verleidelijke presentatie van media maken van de fysieke bibliotheek een knooppunt voor nieuwsgierigheid en persoonlijke ontwikkeling. Je vindt er wat je zoekt, maar ook wat je niet zoekt en daarom misschien des te waardevoller vindt. De Bibliotheek ontsluit relevante content en levert veel tegen aantrekkelijke voorwaarden. Hiervoor is uitbreiding nodig van het wettelijk leenrecht naar e-boeken. De logistiek van analoge content is landelijk georganiseerd en garandeert snelle levering tegen uniforme voorwaarden voor de klanten. Er is geld nodig voor digitale content terwijl het gebruik van fysieke content noch het titelaanbod dalen. Om geld vrij te spelen voor digitale content zijn drie dingen nodig: 1 sterkere afstemming van de collecties op regionaal en landelijk niveau 2 meer efficiency door de collectievorming samen uit te besteden 3 een stevige logistieke infrastructuur

tekst uit ‘de bibliotheek levert waarde’, strategienota VOB 2012-2016

Bijlage 2: PLUSconvenant

Bijlage 2

Samenwerkingsverband PLUS

Bibliotheken

PLUSconvenant 1.

2.

Participanten Almere

DeNieuweBibliotheek

Amsterdam

OBA

Amersfoort

Bibliotheken Eemland

Arnhem

Bibliotheek Arnhem

Den Haag

Bibliotheek Den Haag

Deventer

SAB Deventer

Eindhoven

OB Eindhoven

Groningen

Biblionet Groningen

Haarlem

Bibliotheek Haarlem e.o.

Leeuwarden

Tresoar

Maastricht

Centre Ceramique

Middelburg

Zeeuwse Bibliotheek

Rotterdam

OB Rotterdam

Tilburg

Bibliotheek Midden Brabant

Utrecht

OB Utrecht

Overwegingen Overwegende dat: -

Binnen de openbare bibliotheeksector de verantwoordelijkheid voor het HBO+ deel van de openbare Collectie Nederland belegd is bij de PLUSbibliotheken;

-

De waarde van de Collectie Nederland voor de klanten bepaald wordt door de omvang, inhoud en kwaliteit de wijze waarop deze ontsloten is en gepresenteerd wordt, de effectiviteit waarmee deze beschikbaar gesteld wordt;

-

De klanten bestaan uit zowel individuele bibliotheekklanten én alle andere bibliotheekorganisaties die deel uit maken van het nationale bibliotheekstelsel;

-

De hiervoor beschikbare publieke middelen efficiënt ingezet moeten worden;

-

De PLUSbibliotheken het onderling verdelen van de aandacht voor wetenschapsgebieden hiervoor een geëigende methode vinden;

-

De PLUSbibliotheken van mening zijn dat voor de maximale effectiviteit van het wederzijds regelen van enerzijds het geven van vertrouwen en anderzijds de bereidheid tot het afleggen van verantwoording een nadere set van wederzijdse bindende afspraken nodig is;

-

De PLUSbibliotheken hiervoor de vorm van een PLUSconvenant geëigend vinden.

Komen het volgende overeen:

Plusbibliotheken • Kousteensedijk 7 • 4331 JE Middelburg • Postbus 8004 • 4330 EA Middelburg T 0118-654334 • M 06 146 37 257 | E [email protected] • www.plusbibliotheken.nl



Samenwerkingsve

Bibliotheken 3.

Onderwerp van de overeenkomst

Biblioth De collectieve taken in het kader van de uitvoering van dit convenant zijn:

PLUSbibliotheken, zoals vermeld in de bijlage 1 van dit convenant, nemen de verantwoordelijkheid op zich zorg te dragen voor het daarbij gespecificeerde wetenschapsgebied.

-

De uitvoering van de collectiescans die gelden als nulmeting;

-

De organisatie van alle collectieve besprekingen;

-

De ondersteuning in het beheer en voor de redactie van alle digitale etalages die opgezet en bijgehouden worden in het kader van dit convenant;

De zorg houdt in:

-

-

Collectioneren op HBO+ niveau;

-

Het via het IBL-verkeer ter beschikking stellen van items aan collega bibliotheken buiten het eigen werkgebied;

-

Het presenteren van delen van de collectie (voor zover maatschappelijk relevant / in aansluiting op

gunstige leveringscondities t.b.v. door deelnemende PLUSbibliotheek individueel af te sluiten overeenkomst met betreffende leverancier; -

klantbehoefte) via de digitale etalage; -

Zorgdragen voor een deel van de landelijke depotfunctie voor zover relevant conform

-

klantbehoeften, in afstemming met de Koninklijke Bibliotheek en andere bibliotheken en Het delen van informatie over de collectie van het betreffende wetenschapsgebied;

-

Kennis hebben van en eventueel participeren in het daarbij behorende netwerk ;

-

Het jaarlijks monitoren van de collectie conform nader vast te stellen parameters;

-

Het monitoren van het IBL (kwantitatief);

-

Het deelnemen aan periodiek overleg met collega’s in het netwerk.

-

Collectieve promotie van activiteiten in het kader van dit convenant;

-

Alle overige werkzaamheden uitgevoerd door de beleidscoördinator, waaronder het opstellen van periodieke rapportages ten behoeve van het Algemeen Bestuur van de PLUSbibliotheken.

De individuele taken in het kader van de uitvoering van dit convenant zijn: -

Alle taken i.v.m. collectioneren (selectie, aanschaf, ontsluiting, presentatie, opslag, beheer, uitlening, etc.);

-

Alle taken i.v.m. het opzetten en redactie van een relevante digitale etalage;

-

Uitvoering van periodieke collectiescan ter monitoring van ontwikkelingen; de collectiescan die uitgevoerd is als nulmeting dient als maatstaf voor vervolgscans;

4. Organisatie, bekostiging, afstemming

-

-

Bijlage 1 : de verdeling van wetenschapsgebieden;

-

Bijlage 2 : de voorwaarden waaronder de depotfunctie van de collectie Nederland als bedoeld binnen deze overeenkomst uitgevoerd wordt;

-

De vaststelling van de kosten welke door de stichting als collectieve kosten worden aangemerkt;

-

De wijze waarop dit convenant wordt uitgevoerd (individuele verantwoordelijkheid versus collectieve verantwoordelijkheid) inclusief de rapportage daarover. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het convenant berust bij de deelnemende bibliotheken, elk voor het deel zoals vastgelegd in bijlage 1, voor zover het de uitvoering betreft van de taken welke als individuele taken worden beschreven. De kosten voor uitvoering van individuele taken komen voor rekening van de betreffende bibliotheek.

De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het convenant berust bij de beleidscoördinator voor zover het de uitvoering betreft van taken welke als collectieve taken worden beschreven. De kosten voor uitvoering van de collectieve taken worden ten laste gebracht van de stichting PLUSbibliotheken.

www.plusbibliotheken.nl

Het opstellen van relevante rapportages ten behoeve van overleg met collega PLUSbibliotheken en de deelname daaraan.

De volgende elementen van dit convenant zijn onderworpen aan de goedkeuring van het Algemeen Bestuur van de stichting:

Het onderhouden van de contacten met partners (BNL, UKB) en leveranciers voor zover het collectieve afspraken betreft (OCLC, NBD, Ingressus, e.a.);

conform de standaard als vastgelegd in bijlage 2; -

Het voorbereiden en afsluiten van mantelovereenkomsten met leveranciers voor het vastleggen van

5.

Prestatie Elke PLUSbibliotheek verplicht zich tot het leveren van een inspanning op het haar toegewezen wetenschapsgebied. De betreffende bibliotheek streeft er naar om in elk jaar in het betreffende wetenschapsgebied de meeste interbibliothecaire uitleningen aan het landelijke netwerk te honoreren. De betreffende bibliotheek rapporteert jaarlijks over haar inspanningen door: -

kwantitatief verslag te doen van de behaalde IBL-resultaten;

-

het overleggen van een kwantitatieve collectie scan van het betreffende collectie deel;

-

kwantitatief verslag te doen van de opgenomen collecties in het depot;

-

verslag te doen van haar redactionele activiteiten voor de betreffende etalage.

De rapportages van alle bibliotheken worden jaarlijks in de vergadering van het algemeen bestuur van de stichting Plusbibliotheken geagendeerd voor het eerst in februari 2014.




Samenwerkingsv

Bibliotheken

6. Formele aspecten

Biblioth

Dit convenant treedt in werking op 21 juni 2013 en wordt aangegaan voor een periode van 3 jaar. Stilzwijgend wordt dit convenant geacht steeds voor eenzelfde periode te zijn verlengd. Het convenant eindigt wanneer hiertoe door het algemeen bestuur van de stichting wordt besloten. Elke deelnemende bibliotheek kan individueel haar deelname aan het convenant opzeggen steeds

OB Eindhoven - Eindhoven

Biblionet Groningen - Groningen

Naam:

Naam:

Handtekening:

Handtekening:

Bibliotheek Haarlem e.o. - Haarlem

Tresoar - Leeuwarden

Naam:

Naam:

Handtekening:

Handtekening:

per 1 januari van elk jaar met in achtneming van een opzegtermijn van 1 jaar. In geval van opzeggen spannen de PLUSbibliotheken zich in dat de voorttrekkersfunctie op het betreffende collectiegebied elders wordt voortgezet overeenkomstig de afspraken binnen dit convenant. De opzeggende bibliotheek draagt haar verantwoordelijkheid over aan de ontvangende bibliotheek . De daarbij gemaakte overdrachtsafspraken worden gemeld aan het algemeen bestuur van de stichting PLUSbibliotheken. Dit convenant kan aangehaald worden als PLUSconvenant.

DeNieuweBibliotheek - Almere

OBA - Amsterdam

Centre Ceramique - Maastricht

Zeeuwse Bibliotheek - Middelburg

Naam:

Naam:

Naam:

Naam:

Handtekening:

Handtekening:

Handtekening:

Handtekening:

Bibliotheken Eemland - Amersfoort

Bibliotheek Arnhem - Arnhem

OB Rotterdam - Rotterdam

Bibliotheek Midden Brabant - Tilburg

Naam:

Naam:

Naam:

Naam:

Handtekening:

Handtekening:

Handtekening:

Handtekening:

Bibliotheek Den Haag - Den Haag

SAB Deventer - Deventer

OB Utrecht - Utrecht

Naam:

Naam:

Naam:

Handtekening:

Handtekening:

Handtekening:


Bibliotheken BIJLAGE 1 bij PLUSconvenant Vastgesteld 22 maart 2013 Toedeling PLUScollecties aan PLUSbibliotheken (vastgesteld vergadering 22 maart 2013) Toelichting Onderstaande tabel met siso verdeling als uitgangspunt geeft aan (stand per 12 december 2012) welke PLUSbibliotheek de verantwoordelijkheid op zich wil nemen voor welke PLUScollectie. Cursief weergegeven betekent: heeft in overweging. De verantwoordelijkheid nemen houdt in: -

Collectioneren op HBO+ niveau;

-

Het via het IBL-verkeer ter beschikking stellen van items aan collega bibliotheken buiten het eigen werkgebied;

-

Het presenteren van delen van de collectie (voor zover maatschappelijk relevant / in aansluiting op klantbehoefte) via de digitale etalage;

-

Zorgdragen voor een deel van de landelijke depotfunctie voor zover relevant conform klantbehoeften, in afstemming met de Koninklijke Bibliotheek en andere bibliotheken en conform de standaard als vastgelegd in bijlage 2;

-

Het delen van informatie over de collectie van het betreffende wetenschapsgebied;

-

Het jaarlijks monitoren van de collectie conform nader vast te stellen parameters ;

-

Het monitoren van het IBL (kwantitatief);

-

Het deelnemen aan periodiek overleg met collega’s in het netwerk.

PLUScollectie: betreft een HBO+ collectie die zich uitstrekt over een bepaald wetenschapsgebied; verantwoordelijkheid voor een PLUScollectie wordt genomen in nauwe afstemming met andere PLUSbibliotheken om een maximale dekkingsgraad en service level voor de collectie Nederland te bereiken tegen zo efficiënt mogelijke inzet van middelen en een (Zwaartepuntcollectie: betreft een bijzondere collectie die zich beperkt tot een bepaald onderwerp waarbij gestreefd wordt naar grote mate van diepgang en compleetheid; zwaartepuntcollectie; zwaartepuntcollecties zijn vaak bepaald door historie en geografie). In de kolom “aantal honoreringen” betreft het aantal honoreringen van ibl aanvragen in de betreffende rubriek geregistreerd in het NCC/IBL systeem. Gggb: geen gespecificeerde gegevens beschikbaar. Dit overzicht dient als bijlage bij het PLUSconvenant en wordt steeds bij aanpassing aan het Algemeen Bestuur van de stichting PLUSbibliotheken ter vaststelling voorgelegd.


Bibliotheken Siso-rubriek

Onderwerp

Aantal

000

Algemeen

172

100

Wijsbegeerte

1039

Verantwoordelijke

Digitale Etalages

PLUSbibliotheek

honoreringen 2011 630

Tresoar / SAB

Godsdienst

1476

SAB / Tresoar

Onderwerp Land- en tuinbouw-

Aantal

Verantwoordelijke

Digitale Etalages

PLUSbibliotheek

honoreringen 2011

Zeeuwse Bibliotheek

Reeds bestaande eta lages:

135

jacht en visserij

Nader te bepalen In startfase:

200

Siso-rubriek

640-690

Techniek

381

Erasmus

Water (management)

(samen met R’dam)

Nader af te stemmen

In startfase

met Almere Energie

Moderne Devotie 300-330

Sociale wetenschappen

1380

700 – 719

Utrecht heeft

Economie

2281

OBA

Almere

Nader te bepalen

Eindhoven

Reeds bestaand:

Stedenbouw / Architectuur

in overweging 340-380

Ruimtelijke ordening/

Nader af te stemmen met

720-770

Moderne K unst / Design

gggb

Bibliotheek Midden Brabant

Design en Kunst

Reeds bestaande eta lage :

Nieuw: Innovatie, techniek & maatschappij

Management en Marketing 390-398

Rechtswetenschap

453

399

Krijgs wetenschap

68

Maastricht

410-420

Psychologie-Occulte

1197

Maastricht

wetenschappen 430-480

Opvoeding-Onderwijs

760

Fotografie

gggb

780

Muziek

gggb

Den Haag

Muziek maken (bestaande etalage uitgevoerd door

heeft in overweging 1092

Bibliotheek Midden

consortium van

Reeds bestaand

bibliotheken)

Brabant Opvoeding en 490

Vorming

141

500 – 510

Algemeen - Wiskunde

118

Film of Fotografie

onderwijs

790

Dans-Theater- Cabaret-

gggb

Reeds bestaand

800 t/m 820

Taa l-en letterkunde

172

Bêta Bibliotheek

830 t/m 850

Nederlands

256

Den Haag

Film (incl. 880 toneelteksten) Haarlem

520

Informatica

320

Zeeuwse Bibliotheek

Nader vast te stellen

830 t/m 850

Ov. talen

305

530

Natuurkunde

37

Haarlem

Bêta Bibliotheek

860

Nederlands

0

540

Chemie

13

Haarlem

Bêta Bibliotheek

870

Nederlands

105

550-560

Astronomie-Natuurkundige

51

Haarlem

Bêta Bibliotheek

880

Nederlands

20

aardrijkskunde-Meteorologie

860

Ov. Talen

15

en Klimatologie Geologie-

870

Ov. Talen

111

Geofysica-Hydrosfeer

880

Ov. talen

33

900-940

Geschiedenis

1594

Arnhem

Nader te bepalen

752

Biblionet Groningen

Europa In samenwerking

570-590

Biologie algemeen;

143

Haarlem

Bêta Bibliotheek

Regiona le geschiedenis wordt

Plantkunde en Dierkunde 600-615

Menskunde-Geneeskunde-

1908

Rotterdam

geacht PLUScollectie te zijn van

Nader vast te stellen

elke PLUSbibliotheek voor de

Gezondheidszorg 616-619

Lichaamsoefening en spor t

275

eigen regio (voorbeeld :

620-626

Spelen etc. t/m

126

Limburgse geschiedenis , Centre Céramique)

handenarbeid 627-629

Huishoudkunde, voeding,

429

Amersfoort

bereiding en conservering

Reeds bestaand:

950-990

Land -en volkenkunde

met meerdere bibliotheken.

De Culinaire Etalage

Reeds bestaand:

voedings- en genotmiddelen

etalage Duurzaamheid




Bibliotheken BIJLAGE 2 bij PLUSconvenant Vastgesteld 22 maart 2013 Betreft: Depotfunctie (artikel 3 PLUSconvenant) Bij verdeling van verantwoordelijkheid voor bepaalde wetenschapsgebieden is impliciet de verdeling van de depotfunctie gerealiseerd. De volgende set afspraken is hierbij van kracht: a.

Een PLUSbibliotheek mag haar titels over een bepaald wetenschapsgebied afstoten aan de PLUSbibliotheek die de ver antwoordelijkheid voor de zorg daarover heeft;

b.

Alvorens daadwerkelijk tot afstoten over te gaan moet de afstotende bibliotheek vooraf twee zaken verifiëren en vaststellen: de ontvangende bibliotheek heeft de betreffende titel niet in haar bezit én de af te stoten titel moet een titelbeschrijving hebben in het GGC.

Hiermee wordt bereikt dat de ontvangende bibliotheek naast de zorg voor het in depot houden van de betreffende titel en voor het desgewenst ter beschikking stellen van de titel via het IBL geen extra werkzaamheden hoeft te verrichten.

Bijlage 3

Bijlage 3; Mantelovereenkomst PLUSbibliotheken/Ingressus



Bijlage 4 Project Centraal collectioneren netwerk Zeeuwse Bibliotheken Samenvattende bevestiging van bestuurlijke afspraken

de Bibliotheek

Vastgesteld en ondertekend door bestuurders van Directie Beraad Zeeuwse Bibliotheken 22 april 2014 0. Inleiding

In de loop van het project “centraal collectioneren” zijn op achtereenvolgende tijdstippen over diverse elementen verbindende beleidsafspraken gemaakt. Dit vond zijn weerslag in verschillende vormen. Er zijn besluiten van het DZB vastgelegd in notulen, er zijn beleidsdocumenten en werkdocumenten vastgesteld door respectievelijk werkgroep, stuurgroep en DZB, er is een overeenkomst aangegaan door deelnemende bibliotheekorganisaties.

Doel van dit document is om alle gemaakte afspraken in samenhang te bundelen en door accordering in de eerstvolgende vergadering van het DZB, de afspraken te herbevestigen en vast te stellen als het definitieve document (inclusief bijlagen) waarin het centraal collectioneren integraal is beschreven.

1. Beleid

Als basis voor de deelnemende bibliotheekorganisaties dient het gezamenlijk vastgestelde beleid in het document “provinciaal collectiebeleid” (bijlage 1).

De 4 belangrijkste beleidsuitgangspunten zijn: - Er wordt uitgegaan van het idee van één collectie Zeeland; dit geeft een bijzondere kwaliteitsimpuls; - Wederkerigheid in het gebruik van elkaars collectie; de mate waarin men van elkaars collectie gebruik kan maken wordt daarmee een belangrijkere maatstaf dan de bijdrage die men levert aan de omvang van de collectie; er vindt verschuiving plaats van bezit naar gebruik;

- Weg met vrijblijvendheid; afspraken worden vastgelegd en de bijdragen aan de Provinciale Samenwerkings Collectie worden gemonitord; direct daarmee verband houdt de bereidheid elkaar aan te spreken op danwel verantwoording af te leggen over de resultaten daarvan; - Er wordt door deelnemende bibliotheken een gelijke bijdrage geleverd aan het centraal collectioneringsteam.

Het feit dat door de Zeeuwse Bibliotheken reeds jarenlang samengewerkt wordt met het VUBIS systeem is een om standigheid die het Zeeuwse netwerk in deze een professionele voorsprong geeft. Werken met hetzelfde ILS is absolute voorwaarde om op een goed en noodzakelijk schaalniveau gefundeerde wijze centraal collectioneren te organiseren. Zowel inhoudelijk als operationeel. Het werken met hetzelfde ILS is tevens van enorme klantwaarde. Iedereen in Zeeland kan in de online catalogus van het Zeeuwse netwerk van bibliotheken het totale gezamenlijke bezit ( ca. 1,8 miljoen titels!) van alle bibliotheken inzien, raadplegen én aanvragen! Het bezit van een lenerspas geeft ieder ongeacht woonplaats het recht en de mogelijkheid om tegen zeer gelijke voorwaarden gebruik te maken van collecties. Fysiek en digitaal. Binnenkort kan men via hetzelfde catalogussysteem kennis nemen en gebruik maken van de totale collectie in bezit van alle Nederlandse openbare bibliotheken en andere collecties die met publieke middelen zijn gefinancierd: de NBC +

In 2014 bedraagt het gezamenlijk ingelegde collectie budget ca. € 1.055.000,=

2. Wederkerigheid in het gebruik

De Zeeuwse bibliotheken leenden ten behoeve van ieders klanten reeds lange tijd ruimhartig onderling titels uit hun collecties uit. Op jaarbasis betreft het ca. 260.000 exemplaren. Dit is ca. 10 % van het jaarlijkse totale aantal uitleningen in de provincie! Dit proces is relatief eenvoudig mogelijk vanwege het gezamenlijke gebruik van VUBIS als bibliotheeksysteem. Dit proces wordt ondersteund door een goed functionerende interne vervoersdienst. Voor de klantwaarde die hiermee gegenereerd wordt zie onder 1.

De regels voor dit onderlinge leenverkeer zijn opnieuw en uitgebreid vastgelegd in de vorm van een overeenkomst (bijlage 2). Met name het formeel bevestigen van de wederkerigheid in het gebruik en het monitoren van de mate waarin men van een beroep doet op elkaars collectie hebben geleid tot de keuze voor de vorm van een overeenkomst. Deze overeenkomst is door deelnemende bibliotheken afgesloten in december 2013.

3. Het centrale collectioneringsteam (CCT)

Het team bestaat uit 6 specialistische collectioneurs en staat onder leiding van de teamleider. Voor collectioneurs en teamleider zijn functieprofielen vastgesteld door het DZB (zie bijlagen 3 en 4) Bibliotheken Oosterschelde, Zeeuws Vlaanderen en Vlissingen leveren elk één collectioneur voor 8 uur per week. De Zeeuwse bibliotheek levert 3 collectioneurs voor 8 uur per week. Er zijn 3 kennisdomeinen binnen het team vastgesteld : Romans, Volwassen Studie en Jeugd. Binnen het CCT zijn er per domein twee specialisten.

De teamleider (eveneens 8 uur /week) is voor rekening en risico van de PSO en legt verantwoording af aan het DZB.

Het team komt wekelijks bij de Zeeuwse Bibliotheek bij elkaar. De ZB stelt haar faciliteiten om niet ter beschikking.

Centraal collectioneren vraagt om vertrouwen. Aan het centraal collectioneringsteam en specifiek aan de collectioneurs met verschillende disciplines wordt immers op basis van hun professionaliteit toevertrouwd dat zij uit het wekelijkse aanbod van NBD│Biblion. een samenhangende selectie maken ten behoeve van de collectie Zeeland Deze samenhang kent vele aspecten : samenhang tussen de collecties van collega bibliotheken binnen het netwerk op regionale en landelijke schaal, samenhang met wensen van gebruikers en het gebruik van de collecties gemeten over een langere periode, samenhang ook met het nationale aanbod en de publieke opdracht van de openbare bibliotheek.

Kwantitatieve, kwalitatieve, budgettaire informatie voor de uitvoering van de opdracht wordt ontleend aan de gestandaardiseerde collectieprofielen van de afzonderlijke bibliotheken. Deze collectie profielen worden 1 x per jaar ingevuld op basis van het lokale collectiebeleid.

Op basis van bovengenoemde beleidsuitgangspunten en onderliggende informatie uit de collectieprofielen wordt aan het CCT een collectieve opdracht door het DZB gegeven voor het selecteren en aanschaffen van titels uit het toekomstige wekelijkse aanbod van NBD│Biblion. Dat betekent concreet dat er 1 x per jaar de “bestelling” wordt geplaatst bij het CCT middels het collectieprofiel. Het is de verantwoordelijkheid van het CCT om met inzet van hun professionaliteit deze selectie werkzaamheden uit te voeren voor alle deelnemende bibliotheken en bibliotheekdiensten.

Het CCT legt verantwoording af aan het DZB over de uitvoering van het beleid, i.c. het zorgdragen voor een samen hangende collectie Zeeland. Onderdelen daarvan zijn ook het monitoren van het effect van uitvoering van het beleid en marginale toetsing (op hoofdlijnen niet op titelniveau) middels het overleg met de klankbordgroep, die naar aan leiding van de eerste monitoringgegevens in het tweede kwartaal van 2014 in het leven zal worden geroepen.

4. Het proces

Het proces van centraal collectioneren vraagt om een aantal aanpassingen in bestaande processen en het doen van extra investeringen in software. Dat heeft geleid tot besluiten over: - Instelling van een klankbordgroep, afspraken over hoe om te gaan met herdrukken en over kwalitatieve en kwantitatieve monitoring van het proces (bijlage 5) - Een gestandaardiseerd collectieprofiel aan de hand waarvan alle deelnemende bibliotheekorganisaties hun collectiewensen kenbaar kunnen maken (bijlage 6) - Daarin is ook het te hanteren protocol voor de relatie tussen opdrachtgever (bibliotheek) en uitvoerder (CCT) is beschreven - Aanschaf van de applicatie VeyeQ voor het geautomatiseerd genereren van selectie adviezen - Een set van uniforme collectieregels (bijlage 7)

Ernstige vertraging in de implementatie van VeyeQ maakt op niet mis te verstane wijze duidelijk dat de wijze waarop de bestaande bestelmodule is ingeregeld niet aansluit op het gewenste beleid. Dat betekent dat met grote urgentie - Binnen bestaande technische mogelijkheden gestreefd moet worden naar een sterke vereenvoudiging van de inrichting van de bestelmodule - Voor zover technische mogelijkheden hierin niet voorzien, software aanpassingen moeten worden uitgevoerd.

Achteraf kan vastgesteld worden dat dit probleem niet tijdig en niet in volle omvang tijdens het project is onderkend. Aanpak van deze opgave verdient absolute prioriteit. Separaat wordt hier actie op ondernomen.

5. Overig

Het project is door een projectgroep uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van een door het DZB ingestelde stuurgroep. In de laatste fase van het project zijn de werkzaamheden van het projectteam overgenomen door het CCT.

Het project centraal collectioneren gaf aanleiding voor een aantal volgacties. Resultaten van het project centraal collectioneren vormen aanleiding voor een serieuze verkenning van de mogelijkheid tot samenwerking op collectioneringsgebied (selectie, aanschaf en gebruik) met basisbibliotheek Het Markiezaat. (bijlage 8)

Verkregen inzichten uit het Zeeuwse project Centraal Collectioneren worden ingebracht in de VOB projecten “afstemming collectioneren” en “logistiek en distributie” . Deze projecten worden op verzoek van SIOB uitgevoerd door de stichting PLUSbibliotheken in samenwerking met KB, BNL, NBD en SPN.

In vervolg op het project centraal collectioneren start in januari 2014 het project “centraliseren boekverwerking” voor de Zeeuwse Bibliotheken. Ook voor samenwerking op dit onderdeel van “de gang van het boek” toonde bibliotheek het Markiezaat haar belangstelling. (bijlage 9)

6. Aldus inclusief bijlagen vastgesteld en herbevestigd door het DZB 4 februari 2014 Mevr. J. van Vugt Bestuurder Bibliotheek Oosterschelde

De heer R. Crombeen Bestuurder Bibliotheek Zeeuws -Vlaanderen

De heer S. Vellenga Bestuurder Zeeuwse Bibliotheek

De heer K. Hamann, Directeur Bibliotheek Vlissingen

Collectiebeleid voor Openbare Bibliotheken

Recommend Documents