Mijn werkwijze en arrangementen

Mijn werkwijze en arrangementen Hallo, ik ben Senna en ik regel ‘t. Van het aanzoek naar de locatie en de catering, via de uitnodigingen naar de jurk en van daar weer door naar het entertainment of andersom. Geen zorgen: ik regel ‘t. Als weddingplanner, zo een die bekend is met de ‘kneepjes van het vak’, zie ik het als mijn taak zoveel mogelijk van de verantwoordelijkheden en lasten (die nou eenmaal komen kijken bij het organiseren van een bruiloft) op mij te nemen. Want van elk moment wil je samen genieten; van het aanzoek tot aan het gezamenlijke en definitieve ‘JA!’ (en natuurlijk van het feestje). Daarom ga ik ervoor zorgen dat het jullie op de mooiste dag uit jullie leven aan niets ontbreekt. Het wordt jullie grote dag. Dat beloof ik. En beloofd is beloofd. In dit document vind je alles over mijn werkwijze en arrangementen!

www.jullie-grote-dag.nl • 06 – 52332229 • [email protected]

Inleiding Op de website heb je kunnen lezen wat ik doe, dan is het natuurlijk ook fijn om te weten hoe ik dit allemaal precies doe. Dat zal ik je nu vertellen. We beginnen het ‘traject’ – ik zeg liever voorpretperiode – met een persoonlijk gesprek. In dit gesprek maken we kennis met elkaar, inventariseer ik wat jullie wensen zijn en wat ik als weddingplanner voor jullie kan betekenen. Op basis hiervan maak ik een officieel voorstel – zo één die ook getekend moet worden – met daarin beschreven wat jullie wensen en de eventuele aanvullende mogelijkheden zijn. Na het tekenen van dit officiële voorstel gaan we verder met stap twee. De voorbereiding van ‘Jullie Grote Dag’ is het allerleukst om te doen. Dit is voorpret, je weet wel: met kriebels in je buik nadenken en dagdromen over wat er die dag allemaal gaat gebeuren. Samen gaan we de potentiële locaties en leveranciers langs. We proeven samen de taart en de champagne, luisteren naar gave bands of coole dj’s. En uiteraard is de keus aan jullie. Aan het eind van deze dag(en) is jullie bruiloft in grote lijnen duidelijk en zal ik (prijs)afspraken maken en contracten bespreken met de gekozen leveranciers. Dat saaie werk neem ik jullie graag uit handen. Na al dat georganiseer is het dan eindelijk zover. Dé dag dat alles om jullie draait. Ik zie het dan ook als mijn taak om jullie de mooiste tijd van jullie leven te bezorgen (da’s nogal wat hè). De gehele dag (en avond en misschien ook wel nacht) ben ik aanwezig om te regisseren, coördineren en alles in goede banen te leiden. Dit alles doe ik aan de hand van het vooraf gemaakte draaiboek, mijn ‘Bruiloftbijbel’.


Bij voorpret hoort natuurlijk ook ‘napret’ (ik vind nazorg eigenlijk niet zo’n leuk woord). Terwijl jullie genieten van jullie welverdiende honeymoon en de bijbehorende wittebroodsweken, zorg ik voor alle afrondende financiële en papieren afhandelingen. Je weet wel: dat saaie werk. Naderhand blikken we gezamenlijk terug op de gehele periode, nemen we nog een heerlijk glaasje champagne en proosten we op de toekomst!

Persoonlijk gesprek Voordat ik kan beginnen aan alle voorbereidingen, maak ik graag kennis met jullie. Ik vind het belangrijk dat we een klik hebben, dat ik weet wat jullie wensen zijn en natuurlijk wat jullie van mij verwachten. De 6 W’s van Senna Tijdens dit (vrijblijvende, je zit nog nergens aan vast) gesprek zullen we in ieder geval de volgende W’s bespreken: • Wie ik ben en wat ik doe (een beknopte samenvatting hoor, het gaat immers om jullie, en een groot deel heb je ook al op de website of in dit document kunnen lezen). • Wie jullie zijn (van groot belang!). • Wat jullie wensen zijn (van nog groter belang!). • Wat jullie budget is (niet minder belangrijk). • Wat ik voor jullie kan betekenen (last, maar zeker not least).


Het goede gevoel Ik vind het belangrijk dat we allemaal een goed gevoel aan dit gesprek overhouden (we voelen ons op ons gemak, we zitten op één lijn en hebben een fijne natuurlijke klik). Dit zorgt er namelijk voor dat we prettig kunnen samenwerken en jullie grote dag samen tot een onvergetelijke kunnen maken. Hebben we een vruchtbare basis om vanuit samen te werken (en tot nu toe is dat nog nooit verkeerd gegaan!), dan kunnen jullie binnen een week een officieel voorstel – zo een die ook getekend moet worden – van mij verwachten. Opdrachtbevestiging Naar aanleiding van het voorstel plannen we een tweede gesprek, zodat we van alles kunnen concretiseren. De opdrachtbevestiging kan dan, na eventuele aanpassingen, worden getekend. Champagnemoment! Budgetbewaking Deze opdrachtbevestiging bevat een overzichtelijk voorstel aan de hand van het aangegeven budget. Budgetbewaking, dat beschouw ik als een van mijn belangrijkste taken. Jullie genieten, ik doe het formele werk.

Voorbereiding Dit onderdeel is voornamelijk wat mijn werk zo leuk maakt. De voorbereiding. De voorpret. En natuurlijk alles wat daarbij komt kijken. Samen brainstormen over mogelijkheden, leveranciers en potentiele locaties bezoeken. Dat is toch een feestje op zich?


Zorg Zodra de opdrachtbevestiging getekend is, ga ik aan de slag met de voorbereiding van de bruiloft. ‘Voorbereiding’ is natuurlijk een heel breed begrip. Ik zie het als mijn taak om jullie zoveel mogelijk stress uit handen te nemen. Ik regel alles, ook dat wat ik niet van te voren op deze site heb vermeld. Senna regelt onder andere dat: • De uitnodigingen worden gemaakt en verstuurd (zonder gasten is het niet gezellig). • De juiste locatie wordt gevonden (dit kan natuurlijk ook ‘in de buitenlucht’ zijn). • Het vervoer geregeld is (maar lopend kan natuurlijk ook). • De juiste leveranciers worden gevonden (en natuurlijk onderhandel ik over de prijzen). • Afspraken met leveranciers worden vastgelegd (met het welbekende krabbeltje). • Het budget wordt bewaakt (want geld speelt altijd een rol). Leveranciers Het zal je misschien niet verbazen, maar leveranciers zijn haast het belangrijkste onderdeel in het creëren van een onvergetelijke huwelijksdag. Zonder hen geen bloemen, geen taart, geen champagne, geen hapjes, niks. Daarom een apart stukje over hen. Over de leveranciers. Jullie kunnen van mij verwachten dat ik op zoek ga naar geschikte leveranciers. Zij, die leveren wat jullie willen en wat binnen jullie budget past. We gaan samen alle opties af. We proeven de taart, de champagne, luisteren naar bands of dj’s en jullie maken de keuze. Simpel toch?! Ik zorg er op mijn beurt weer voor dat de prijsafspraken met de leveranciers worden gemaakt en gewaarborgd.


Draaiboek Nadat de afspraken met de leveranciers zijn gemaakt, de locatie is uitgezocht, het entertainment geboekt is en de hapjes zijn voorgeproefd, is alles in grote lijnen duidelijk. Ik ga nu verder met de inrichting van de dag. Ik maak bijvoorbeeld een draaiboek. Een saai maar broodnodig Excell’etje waarin een overzicht is opgenomen van wat er wanneer staat te gebeuren; van het ophalen van ‘De Jurk’ tot aan de afterparty. Wel zo duidelijk, toch? Vanzelfsprekend houd ik jullie tijdens de voorbereiding op de hoogte van alles. Ik overleg alles en zal nooit iets alleen beslissen. Wel zo fijn, toch!?

Jullie Grote Dag Na al dat georganiseer in de voorbereidingsfase, is het dan eindelijk zover. Dé dag dat álles om jullie draait, en als alles goed gaat, één van de mooiste dagen uit jullie leven. De gehele dag (en avond en misschien ook wel nacht) ben ik aanwezig om te regisseren, coördineren en alles in goede banen te leiden. Ik zal optreden als gastvrouw, ceremoniemeester en manusje-van-alles (wie denkt er bijvoorbeeld aan de extra panty’s, nagellak en mondspray voor op de Grote Dag zelf?). Ik ben het aanspreekpunt voor jullie, maar ook voor alle gasten en de leveranciers. Ik zie erop toe dat alle gemaakte afspraken worden nagekomen, zodat jullie volledig en zorgeloos kunnen genieten van alles wat er op die dag gebeurd, de gasten en bovenal van elkaar!


Nazorg Bij voorpret hoort natuurlijk ook ‘napret’ (ik vind nazorg eigenlijk niet zo’n leuk woord). Terwijl jullie genieten van jullie welverdiende ‘honeymoon’ en de bijbehorende wittebroodsweken, zorg ik voor de afrondende financiële en papieren afhandelingen. Moet ook gebeuren. Daarnaast kan ik ook zorgen voor bedankkaarten, fotoalbums, films, noem maar op. Want ook naderhand weten jullie het: Senna regelt ‘t! Enkele weken na ‘de gebeurtenis’ blikken we gezamenlijk terug op de gehele periode. Nemen we nog een heerlijk glaasje champagne en proosten we op de toekomst!


Arrangementen Dit stukje gaat over mijn arrangementen (van die alles-in-één-pakketten, weet je wel). Ik kan me namelijk zo voorstellen dat jullie het ook hartstikke leuk vinden om zelf van alles te regelen. Daarom heb ik naast het ‘complete pakket’ een aantal (deel)arrangementen opgesteld. Dit zijn ze allemaal*: 1. Compleet arrangement (voor als je het liever allemaal uitbesteedt). 2. Deelarrangement (voor als je ’t zelf ook regelt). 3. Ceremoniemeesterschap (geen zorgen tijdens jullie grote dag). 4. Weddingconsult (een soort vraagbaak). *) Met allemaal bedoel ik alle standaard pakketten. Want natuurlijk kan ik ook speciaal voor jullie een pakket samenstellen. Gewoon even overleggen!

1. Compleet arrangement De naam verraadt het eigenlijk al. Dit is dus zo’n alles-in-één-pakket. Ik ben vanaf het begin tot het eind betrokken bij de organisatie van jullie bruiloft. En dus nogmaals: ik zal tijdens het hele proces optreden als jullie stressbuffer, begeleider, adviseur, consulent, vraagbaak en manusje-van-alles.


Binnen dit pakket valt onder andere: • Concept maken • Budgetbewaking • Contact met leveranciers • Opstellen draaiboek • Ceremoniemeesterschap Prijs Dat jullie de toekomst ingaan als man en vrouw is natuurlijk het allerbelangrijkst, maar ook het geld dat jullie kwijt zijn aan deze dag speelt geen onbelangrijke factor. Omdat alle bruiloften verschillend zijn (ook op het gebied van het beschikbare budget en zo), heb ik geen vaste prijs vastgesteld. Voor het uithanden nemen van alle stress en zorgen reken ik 10% van het totale trouwbudget. Zo betaalt iedereen een op maat gemaakte prijs, wel zo eerlijk!

2. Deelarrangement Als jullie het zelf ook hartstikke leuk vinden om van alles te regelen, dan kunnen jullie kiezen voor het deelarrangement. Dit pakket is er eentje die wordt samengesteld aan de hand van jullie wensen. Het idee is heel simpel: jullie geven precies aan wat jullie zelf willen regelen en waarbij ik kan helpen. Dit kan bijvoorbeeld zijn bij: • Het zoeken van een originele locatie (drie weten vaak meer dan één, toch?). • Het organiseren van een tafelschikking (omdat je mij dan de schuld kan geven als je tante niet naast haar lievelingsneefje zit). • Het regelen, want ja ‘Senna regelt ‘t’, van een goede fotograaf.


Aan de hand van jullie wensen zal ik een prijsindicatie geven. Daar praten we over en deze afspraak zal ik dan meenemen in de officiële opdrachtbevestiging.

3. Ceremoniemeesterschap Als jullie alles helemaal zelf willen regelen – en dat begrijp ik, want regelen is leuk! – kies dan voor het pakket ‘ceremoniemeesterschap’. Alleen de regie laten jullie dan over aan mij. Het voordeel: je hoeft je beste vrienden of familie niet te belasten. Een korte periode voor dat het dan echt gaat gebeuren, komen we samen om alles door te nemen. Om alles in goede banen te leiden heb ik onder andere van jullie nodig: • Een draaiboek (zo’n lijst dus waarin alle gebeurtenissen van minuut tot minuut staan beschreven). • Een lijst van alle leveranciers (zodat ik in de gaten kan houden of ze zich aan hun afspraak houden). • Een lijst van alle genodigden (dan weet ik precies of al jullie dierbaren er zijn). Ik zal tijdens de dag jullie steun en toeverlaat zijn, zodat jullie optimaal kunnen genieten. Want dat is voor mij het allerbelangrijkste! Aan de hand van de omvang van jullie bruiloft en de duur ervan, zal ik een prijsindicatie geven. Daar praten we over en deze afspraak zal ik dan meenemen in de officiële opdrachtbevestiging.


4. Weddingconsult Willen jullie de organisatie en regie helemaal zelf in handen hebben, maar weten jullie niet waar te beginnen? Geen paniek! Ook als ‘weddingconsultant’ kan jullie helpen bij het opstarten van alle voorbereidingen. Handig toch! Natuurlijk kunnen we het ceremoniemeesterschap en het adviesgesprek ook combineren. Dan verklein je het risico op zorgen en krijg je ook nog eens een zetje in de goede richting tijdens de voorbereidingsfase.

Contact Ik heb mijn best gedaan de informatie op mijn website en in dit document zo volledig mogelijk te presenteren, maar het kan natuurlijk zijn dat het antwoord op jullie vraag er nét niet tussen staat. Je kunt me daarom altijd bellen op 06-52332229 of een e-mail sturen naar [email protected]. Natuurlijk niet alleen voor vragen, maar ook voor het maken van een geheel vrijblijvend kennismakingsgesprek!


Mijn werkwijze en arrangementen

Recommend Documents