Microsoft wil én kan oplossingen aandragen voor de veranderende Nederlandse zorgmarkt

Maart 2011 | Jaargang 24

#1

HEALTHCARE

SPECIAL

Met SAP BusinessObjects Planning and Consolidation zit je véél dichter op de realiteit.

Het Oracle platform voor het ZIS van Kennemer Gasthuis is uniek in Nederland. Project Gandalf:

Inkoop/logistiek/financieel met toekomstvisie

{

Microsoft wil én kan oplossingen aandragen voor de veranderende Nederlandse zorgmarkt.

Coverstory pag. 4-5

In deze editie van VCD Magazine Voorwoord 

3

Microsoft wil én kan oplossingen aandragen voor de veranderende Nederlandse zorgmarkt.

4

Met QlikView heb je elke afwijking binnen je processen direct in beeld. Project Gandalf: migratie add-on Fina/Logi naar Microsoft Dynamics Navision 2009. De migratie van Fina/Logi naar Microsoft Dynamics NAV 2009 heeft onze grote belangstelling. Met een gevirtualiseerde Server Based Computing oplossing werken onze artsen anytime, anywhere, anyplace.

8 10 12

Optimaliseer uw crediteurenbeheer met software van VCD.

14

Het Oracle platform waarop ons ZIS nu draait is uniek voor Nederland.

16

Perfecte dienstverlening tegen lage kosten: ik raad al mijn collega’s het VCD Shared Service Center aan. Met SAP BusinessObjects Planning and Consolidation zit je véél dichter op de realiteit.

2

6

18 20

Met het Datawarehouse van VCD Business Intelligence zijn we voorbereid op alle ontwikkelingen die op ons af komen.

22

De webshop van VCD CSS bespaart ons tijd, geld en dubbel werk.

24

Colofon

Voorwoord

24e jaargang | nummer 1 VCD Magazine is een uitgave van de VCD IT Groep.

Het leven wint aan kwaliteit door partnerships en samenwerking. In een operatie­ kamer redt samenwerking zelfs levens. De operatieassistent die het verkeerde instrument aanreikt, maakt de chirurg onmachtig. In een zorginstelling verhoogt samenwerking de levenskwaliteit van uw cliënten.

Vormgeving en realisatie DE HEEREN Reclame Marketing Fotografie Fotobureau Hoge Noorden Teksten Paul Spendel Consultancy Eindredactie Ester Dijkhuizen VCD IT Groep [email protected] Oplage 3.000 exemplaren

Ook de VCD IT Groep ziet het belang van partnerships. Wij werken met aanspre­ kende leveranciers die wereldwijd opereren. Als eerste in een reeks laten wij daarom graag onze partner Microsoft Nederland aan het woord in dit magazine. Tijdens een interview vroegen wij naar hun visie op de ontwikkelingen in de zorgbranche. Die ontwikkelingen in de markt volgen wij als IT-leverancier op de voet. Mede daarom stapte een delegatie van de VCD IT Groep op het vliegtuig om in Amerika de jaarlijkse conferentie van de HIMMS te bezoeken. Deze Amerikaanse organisatie brengt zorginstellingen, universiteiten en leveranciers uit de hele wereld bij elkaar voor inspirerende lezingen en workshops. Een belangrijke ontwikkeling in Nederland is dat de zorg wordt geacht met minder geld meer kwaliteit te leveren. Een spagaat waarbij de oplossingen van de VCD IT Groep deze uitdaging een kans van slagen geven. Naast de kaasschaafmethode om kosten te minderen, is er nameljk nog een andere optie denkbaar: innovatieve ICT om beleid te ondersteunen en nieuwe mogelijkheden te creëren. In diverse interviews met onze zorgklanten in dit magazine kunt u hierover lezen.

VCD IT Groep Vestiging Groningen Eemsgolaan 17 Postbus 917 9700 AX Groningen Telefoon (050) 597 55 00 Fax (050) 597 55 97 Vestiging Eindhoven Esp 120 5633 AA Eindhoven

Aan tafel met onze klanten. Medicatieveiligheid: oplossingen ontwikkelen vanuit de gebruiker!

26

Kort & Krachtig Interessante berichten en ontwikkelingen binnen de VCD IT Groep.

28

Vestiging Delft Poortweg 4j 2612 PA Delft

VCD sponsort Bike4Care VCD steunt innovatief project: de fietsambulance in Kenia.

30

[email protected] www.vcd.nl

Wat uit een groot aantal van deze artikelen ook blijkt, is dat de inbreng van onze klanten in projecten voor ons van cruciaal belang is. En dat wij een significante bijdrage kunnen leveren aan de realisatie van de doelstellingen van onze klanten. Partnerschappen en samenwerking met vendoren, klanten en toeleveranciers. Zij zijn voor ons allemaal belangrijke partners. Samen ontwikkelen we de komende jaren dóór aan ICT die de zorg een zorg minder geeft. Ik wens u veel leesplezier. Sjouke Kuindersma Algemeen directeur VCD IT Groep

3

Heleen van Offenbeek,

Als je de ontwikkelingen vanuit de mondiale zorgmarkt en die in Nederland bekijkt, zie je veel overeenkomsten.

Microsoft is wereldwijd een toonaangevende speler, in toe­ nemende mate ook voor de zorgbranche. Een preferente positie die zich in Nederland onder andere vertaalt in een nauw en cruciaal partnership met VCD Healthcare. Speciaal voor dit magazine geven José Strijbos, Business Manager Health en Heleen van Offenbeek, Director Microsoft Business Solutions van Microsoft hun visie op de ontwikkelingen in de

Director Microsoft Business Solutions

{

Microsoft wil én kan oplossingen aandragen voor de veranderende Nederlandse zorgmarkt.

zorgbranche: “Hét issue van de naaste toekomst is hoe ICT burgers de kans biedt tot een veel grotere betrokkenheid bij hun eigen gezondheid, zowel curatief als preventief.”

José Strijbos, Business Manager Health

Welke ontwikkelingen ziet Microsoft in de zorgbranche, zowel mondiaal als in Nederland? José Strijbos: “Als je de ontwikkelingen vanuit de mondiale zorgmarkt en die in Nederland bekijkt, zie je veel overeenkomsten. Vanuit overheids­ perspectief staat een aantal zaken hoog op de agenda. In het kort gaat het om de toegankelijkheid van betaalbare zorg van een goede kwaliteit. Overheden worstelen hiermee. Die trend zien we wereldwijd als we binnen Microsoft met onze internationale teams overleggen. In Nederland is die toegankelijkheid overigens goed te noemen. In bijvoorbeeld de Verenigde Staten ligt dat totaal anders. Typisch Nederlands zijn weer de toenemende kosten voor zorg.”

Welke bijdrage kan Microsoft leveren aan een toegankelijke en betaalbare zorg in Nederland? José Strijbos: “Een belangrijke ontwikkeling die we zien, is dat de vraag naar zorg in Nederland toeneemt terwijl het aantal werknemers binnen de zorg afneemt. We zien een dubbele ontgroening door de vergrijzing en dus een toename van patiënten en tegelijkertijd een uitstroom van werknemers in de zorg. Dat gat tussen dit afnemende aanbod en de toenemende vraag leidt tot toegankelijkheidsproblemen. Microsoft wil en kan een concrete bijdrage leveren, ook in Nederland, aan het toegankelijk maken van betaalbare en kwalitatief goede zorg.”

Speelt marktwerking hierin een rol?

4

José Strijbos: “De marktwerking waarmee de zorg te maken krijgt, speelt hierin zeker een rol. Instellingen moeten zich steeds meer roeren om patiënten te krijgen. De kernvraag hier is: hoe bind je je patiënten aan je

met excellente zorg? Vanwege die marktwerking zie je binnen de zorg dat de noodzaak tot een professionele bedrijfsvoering met sprongen toeneemt. Het sturen op data om te zorgen dat je naar de overheid en je cliënten en patiënten transparant opereert, is voor veel zorginstellingen een concreet en actueel issue. Wij merken een enorme gedrevenheid op dit terrein bij Nederlandse zorginstellingen, je ziet dat deze instellingen zich nu realiseren dat zij niet meer kunnen sturen zonder die business intelligence. Overigens heeft de thuiszorg en de verpleegzorg dat eerder ingezien dan de ziekenhuizen en instellingen, daartoe gedwongen door de marktwerking die eerder op hen af kwam.”

Hoe vertaalt die bijdrage aan een betere en meer betaalbare zorg zich concreet? José Strijbos: “Microsoft kan vanuit drie gezichtspunten concrete hulp bieden. Ten eerste vinden we dat de combinatie van zorg en ICT een bijdrage kan leveren aan de steeds grotere betrokkenheid van de patiënt. Deze wordt mondiger en neemt meer verantwoordelijkheid voor zijn ge­ zondheid en eventuele ziekte. De kernvraag vanuit ons perspectief is: hoe ga je een patiënt meer betrokkenheid geven én hoe leg je bij die patiënt meer zorgtaken neer vanuit de zorgprofessional? Een tweede gezichts­ punt waarop Microsoft ondersteuning kan bieden is een taak ten aanzien van de productiviteit. Als je de zorg in Nederland vergelijkt met produc­ tiviteitstijgingen in andere Nederlandse sectoren dan blijft de zorg ver achter. En vergelijk je Nederland vervolgens met andere landen dan is de productiviteitsstijging lager dan in deze landen om ons heen. De kernvraag die Microsoft bezighoudt is: hoe kunnen wij mensen in de zorg vanuit ICT middelen aanreiken om veel effectiever met patiënten te werken?

Uiteraard prettig voor zowel de zorgverlener als de zorgontvanger. Het derde gezichts­ punt heeft alles te maken met transparantie, bedrijfsvoering en inzichtelijkheid. Als je iets wilt doen aan kosten en kwaliteit in de zorg, dan moet je weten hoe je zorgbedrijf in elkaar steekt en waar je kosten zitten. Weet je dat, dan kun je vervolgens inhoudelijk op je zorg gaan sturen. Vooral bij dit laatste issue speelt uiteraard VCD Healthcare met haar oplossingen een heel grote rol.”

Wat doet de zorg eigenlijk met de gegenereerde data zodra zij met ERP-oplossingen werkt? Heleen van Offenbeek: “ERP zagen we voor­ heen vooral in de commerciële wereld. Nu zie je vanuit de zorg steeds meer vraag naar dit soort geïntegreerde oplossingen. Begrijpelijk als je kijkt naar de ERP-oplossingen zoals VCD die biedt. Die hebben niet per se een commercieel belang voor ogen, maar zijn wel bedoeld om zorginstellingen inzicht te geven in hun eigen or­ ganisatie en de productiviteit van medewerkers. Alles draait in de zorg nu om een beter inzicht krijgen in je eigen bedrijfsvoering. Ziekenhuizen met ERP-applicaties komen er nu achter dat

ze zelfs op het niveau van effectiviteit van een specifieke arts kunnen sturen. Kortom, men kan nu leren van wat de één anders doet dan de ander. Door dit inzicht zien we op behandel­ niveau initiatieven ontstaan onder artsen waarbij zij heel bereidwillig willen leren van de data die door onze business solutions worden ont­ sloten. Van oudsher hebben we het hier over een redelijk gesloten wereld met bepaalde werkpatronen, toch zien we nu dat business intelligence vanuit ERP-oplossingen artsen tot veel meer onderlinge transparantie en samen­ werking inspireert. Een unieke ontwikkeling. Artsen willen verbeteren, als ze de informatie maar krijgen, is onze waarneming.”

gezondheidsdossier voor burgers. Daarmee krijgen patiënten een innovatief instrument in handen om op een gelijkwaardige manier te communiceren en informatie uit te wisselen met hun behandelaren. Met tal van partijen is Microsoft aan het nadenken over dit idee, zoals de overheid, Nictiz, de Consumentenbond, patiëntenverenigingen, instellingen en zorgver­ zekeraars. We hebben elkaar nodig om dit uit te werken tot een geïntegreerde oplossing. Van partner VCD krijgen we uit het werkveld zeer bruikbare praktische input om deze ontwikkeling om te zetten in een werkbare oplossing.”

Welke belangrijke ontwikkeling in de zorg ziet Microsoft aan de horizon? José Strijbos: “Wat we overduidelijk als ontwikkeling zien is dat patiënten steeds meer rechtstreeks betrokken worden bij hun eigen gezondheid. Wat kan iemand zelf doen om gezond te blijven of weer te worden? Microsoft is aan het nadenken, samen met tal van instel­ lingen en instituten, hoe dit nieuwe zorgen eruit gaat zien. Te denken valt aan een persoonlijk

5

Dieper in de data

Ons huishoudboekje is mede dankzij QlikView weer op orde.

“Met QlikView krijg je veel inzicht in wat er aan data in de pro­ gramma’s aanwezig is en kun je veel dieper in de bronnen kijken. De ontsluiting gaat veel verder dan we ooit gewend waren. Je kunt bijvoorbeeld kijken tot aan de betaling van facturen én of deze op de juiste kostenplaatsen zijn geboekt. Dit bevordert weer de zelfcontrole in de organisatie omdat fouten eenvoudigweg boven komen drijven. Daardoor krijgen we ons huishoudboekje beter op orde. Dagelijks kunnen we nu zien hoeveel geld er per locatie uit gaat.”

waar het geld heen gaat. Door het gecentra­ liseerde inzicht dat QlikView ons nu biedt in de data van de diverse bedrijfsapplicaties die we gebruiken, kunnen we de budgethouders van de Lievegoed Zorggroep binnen de band­ breedte van hun werk de verantwoordelijkheid geven die hen toekomt. Via QlikView zien we eventuele afwijkingen heel snel en kunnen we direct bijsturen. Door inzet van QlikView kunnen we makkelijker de verantwoordelijkheid dáár leggen in de zorgorganisatie waar deze ook hoort. Op divisie- en locatieniveau weten we nu heel goed welk geld waaraan wordt besteed. Iedereen in de zorg zal uit dit verhaal herkennen hoe groot het belang hiervan is.”

VCD is inhoudelijk thuis in de zorg “Je merkt in de samenwerking met VCD dat zij de zorgsector op basis van hun kennis en ervaring goed kunnen doorgronden. Zeker in de eerste fase van het beslissingstraject voor QlikView is die knowhow goed bij ons overgekomen en die voorsprong heeft de beslissing voor QlikView te kiezen bespoedigd. BOMAS en Beaufort zijn inmiddels met QlikView ontsloten. Psygis is grotendeels ontsloten. In april van dit jaar willen we alle bronnen via QlikView toegankelijk hebben gemaakt. VCD heeft een aantal mensen op sleutelposities in onze organisatie getraind in het gebruik van QlikView. Zij hebben vervolgens die kennis intern weer overgebracht. Een getrapte oplossing die goed heeft gewerkt”, aldus Age van der Veer.

QlikView brengt afwijkingen direct in het vizier Age van der Veer, directeur GGZ en Bedrijfsvoering Lievegoed Zorggroep

De Lievegoed Zorggroep besloot in maart 2010 over te stappen naar een nieuwe BI-omgeving. Na een selectietraject waarbij een Seeing is Believing (SIB) werd uitgevoerd, besloot de Lievegoed Zorggroep te kiezen voor QlikView van VCD Business Intelligence. Age van der Veer, directeur GGZ en Bedrijfsvoering Lievegoed Zorggroep: “Ons huishoudboekje is mede dankzij QlikView weer op orde.” De Lievegoed Zorggroep, gevestigd te Bilthoven, bestaat uit drie divisies voor de zorgverlening: Lievegoed Psychiatrie, Arta Verslavingszorg en Ita Wegman Gehandicaptenzorg. Hiernaast zijn centrale en ondersteunende diensten georgani­ seerd in de afdeling Bedrijfsvoering en staf. Aan het hoofd van elke divisie staat een directeur. De instelling kent een eenhoofdige Raad van Bestuur en een Raad van Toezicht.

6

Zicht op geldstromen Age van der Veer, directeur GGZ en Bedrijfs­ voering Lievegoed Zorggroep: “We komen met de Lievegoed Zorggroep uit een periode van herstructurering en fusies. Nu de organisatie staat, focussen we volop op het genereren van de juiste managementinformatie om de financiële, logistieke, personele en administra­ tieve huishouding op de nieuwe organisatie aan te sluiten. Ook de zorg moet op de kleintjes letten en we willen heel goed weten

Hoewel Lievegoed Zorggroep werkt met systemen van o.a. Pink Roccade, RAET en de Heer Software, zoals BOMAS, Beaufort, Psygis en PlanCare, koos men bewust voor de tool QlikView van VCD om deze bronnen optimaal te ontsluiten. Age van der Veer: “Tijdens de oriëntatiefase hebben we een QlikView SIB uitgevoerd. Dit staat voor Seeing is Believing. Een overtuigende driedaagse exercitie die ons heel snel liet zien wat er allemaal mogelijk is met QlikView. VCD biedt ons met QlikView een generieke, intelligente en flexibele oplossing die het ons mogelijk maakt tal van aanwezige bronsystemen in de organisatie te ontsluiten. Zelf ben ik gecharmeerd van de grafieken die je ermee kunt genereren. Letterlijk in één oogopslag krijg je eventuele afwijkingen in het vizier.”

{

Met QlikView heb je elke afwijking binnen je processen direct in beeld. 7

naar Microsoft Dynamics NAV 2009

{

Project Gandalf: migratie add-on Fina/Logi

Leden Gandalf ontwikkelteam: Ad Schevers, manager Development & Support | Barry Beurskens, developer (inhuur) | Cristian Golea, developer | Edwin Sloot, consultant/tester | Pascal Vos, tester | Patrick Verhoeven, software architect/developer | Peter de Boer, productspecialist | Peter de Vries, projectleider | Pieter Veenstra, informatie-analist | Remco Wilmsen, consultant/tester | Richard Nieuwland, software architect/ developer | Rob Liebe, consultant/tester | Roel Schrijvers, developer | Ronald Klaassen, developer | Rombout Jeronimus, developer.

De laatste maanden heeft een speciaal ontwikkelteam binnen VCD Healthcare zich volledig toegelegd op de migratie van de bestaande

Peter de Vries, projectleider Gandalf ontwikkelteam:

Dit is een ultieme teamprestatie waarmee we laten zien de nieuwste technologieën innovatief toe te passen.

add-on Fina/Logi naar de nieuwste technologie van Microsoft Dynamics NAV 2009. De projectnaam van het ontwikkelteam is Gandalf en de projectleider is Peter de Vries, productmanager Fina/Logi: “Dit is een ultieme teamprestatie waarmee we laten zien de nieuwste technologieën innovatief toe te passen, in nauw overleg met onze klanten.”

Het Gandalf ontwikkelteam bestaat o.a. uit een productmanager, een informatie-analist, software ontwikkelaars en testers. Peter de Vries: “We hebben een prachtig en professioneel team waarin alle leden heel veel commitment tonen aan het welslagen van deze cruciale nieuwbouw. Voor onze klanten uit de zorgsector is deze verandering uiterst relevant. Zij kennen, gebruiken én waarderen Fina/Logi als een volledig geïntegreerd financieel, inkoop en logistiek systeem voor de zorg. Fina/Logi is een add-on op basis van Microsoft Dynamics NAV. Het Gandalf team migreert de add-on nu naar NAV 2009. Op dit moment werken 11 ziekenhuizen met Fina/Logi en we merken veel positieve interesse bij een aantal klanten om pilot te zijn voor de nieuwe versie. Zowel op financieel als logistiek terrein zal de vernieuwde add-on Fina/Logi tal van voordelen bieden.”

Toekomstvaste oplossing

8

“Onze uitgangspunten binnen project Gandalf zijn helder. Met de migratie willen we minimaal dezelfde functionaliteit bieden als de huidige versie, de Summer Edition, plus een aantal aantrekkelijke nieuwe voor­delen. Hierbij blijven we zo dicht mogelijk bij standaard NAV 2009. De nieuwe versie van de add-on moet bovendien zo ‘los’ mogelijk en vooral ook toekomst­ vast zijn. Kortom, onze klanten in de zorg krijgen straks de beschikking

over een moderne branchespecifieke totaaloplossing, gebaseerd op een wereldwijd platform met inmiddels tienduizenden gebruikers.”

Complex proces De grootste uitdaging in dit project is om alle onderdelen naadloos op elkaar aan te laten sluiten. Peter de Vries: “Daar gaat een grote complexi­ teit mee gepaard, die zien we bijvoorbeeld terug in de ondersteuning van ingewikkelde processen als zichtzendingen en consignatie. Van aanvraag tot en met facturering zal het nieuwe Fina/Logi alle processen onder­ steunen. Die zekerheid kunnen we nu al garanderen. We gaan aan de zorgmarkt laten zien dat we een functioneel zeer rijke oplossing kunnen bieden. Het ontwikkelteam voor dit project is volledig dedicated en is zelfs aangevuld met specialisten van buitenaf. We passen in dit project de allerlaatste technologieën toe, waaronder bijvoorbeeld cloud computing. Onze opdrachtgevers verwachten ook niet anders.”

Cruciaal: de inbreng van klanten Peter de Vries benadrukt hoe intensief het ontwikkelteam de huidige klanten bij de transitie betrekt: “Hun inbreng schatten we zeer hoog in, zij zijn vitaal voor ons. De ont­ wikkelingen binnen het projectteam plaatsen we op een forum en we vragen daarbij ook een reactie en kritiek. Ook informeren we de klanten per nieuwsbrief, toetsen hun mening in werkgroepen en betrekken wij hen bij de aanstaande pilot. Via testdagen nodigen we de klanten uit met het product aan de slag te gaan. We merken tijdens de demo’s die we nu al geven dat de klanten inzien dat we heel goed nagedacht hebben over wat voor hen belangrijk is binnen deze trans­ formatie. Ze herkennen hun eigen markt en informatiebehoeften in de blauwdruk die het ontwikkelteam neerlegt. Dat is voor ons zeer bemoedigend.”

Inbreng klanten daadwerkelijk gehonoreerd “Een klanttip die we binnen die nauwe samen­ werking kregen, was bijvoorbeeld het gegeven dat binnen traditionele logistieke systemen een artikel uit de voorraad naar een kast op de afdeling gaat en dan officieel uit de voorraad is. Maar tegelijkertijd heb je dat product dan nog in je omgeving. In je voorraadpositie op de balans is de waarde van die producten niet inzichtelijk. We hebben een oplossing bedacht waardoor dat straks wel inzichtelijk wordt. Maar die oplossing is optioneel, want andere klanten in de zorg hebben hier weer geen behoefte aan. Dit bewijst maar weer eens de flexibiliteit die Fina/Logi biedt!”

Het geheim van de smid

“De projectmethodiek die we hanteren voor de migratie van Fina/Logi is wat je zou kunnen noemen een losse benadering die wordt aangeduid als ‘Agile softwareontwikke­ ling’. Hierbij is het omgaan met veranderingen belangrijker dan het strak volgen van het plan. We ontwerpen, bouwen en testen bijna tege­ lijkertijd. We beschrijven vooraf niet alles tot in het kleinste detail, maar stellen ons als team flexibel op in bijstellingen die we onderweg als belangrijk ervaren. Elke week bespreken we in het team de status en weten we precies of we op schema zitten.” De harde deadline voor project Gandalf ligt op 1 april. Peter de Vries: “Dan moet versie 1 klaar zijn voor de pilot. Wie VCD kent, weet dat dit gaat lukken. Dat geldt ook voor versie 2 die we in de planning hebben staan voor 1 augustus.”

Een project kun je op talloze manieren aan­ vliegen. Hoe doet project Gandalf dit?

9

Theo de Hoog, hoofd afdeling inkoop:

Binnen twee weken kon ik lezen en schrijven met Fina/Logi.

Nog meer stabiliteit

De migratie van Fina/Logi naar Microsoft Dynamics NAV 2009 heeft onze grote belangstelling.

{

Kees Helmons, Hoofd Financiële Administratie van Lievensberg ziekenhuis:

Kees Helmons is Hoofd Financiële Administratie van Lievensberg ziekenhuis in Bergen op Zoom. Een enthousiaste gebruiker van Fina/Logi van het eerste uur: “Met de Microsoft add-on Fina/Logi beschikt ons ziekenhuis over de bewezen technologie van

Microsoft Dynamics NAV die door VCD Healthcare volledig op maat is gemaakt voor de specifieke processen in de zorg.”

“We profiteren feitelijk van het beste van twee werelden: de standaardfunctionaliteit van Microsoft aangevuld met de branchekennis van VCD. Fina/Logi ervaren wij als een totaalop­ lossing met inkoop, logistiek en financiën in één systeem. De modulaire opbouw geeft ons optimale flexibiliteit”, aldus Kees Helmons.

Het gemak van navigeren “Wij werken met Fina/Logi vanaf 2006 na een pakketselectie waarbij we koersten op één integraal financieel, logistiek en inkoop­ systeem. Fina/Logi voldeed aan ons pakket van eisen. Het integrale karakter van het gebruiksvriendelijke Fina/Logi gaf voor ons destijds de doorslag. Wat we ook direct als

10

een groot voordeel hebben ervaren, is dat als je financiële mutaties inboekt, deze direct in je grootboek zijn verwerkt. Daardoor heb je in je financiële overzichten altijd de laatste cijfers paraat. Ook biedt Fina/Logi je de gelegenheid snel en eenvoudig te navigeren zodat je door kunt klikken naar de onderliggende mutaties. Constateer je bijvoorbeeld een overschrijding van je budget? Je klikt door en ziet direct welke mutaties daaronder liggen. Bij de overgang naar de Summer Edition 2008 waren wij pilot met Lievensberg ziekenhuis. De performance viel tegen. VCD heeft samen met Lievensberg ziekenhuis een derde partij ingeschakeld en het probleem opgelost op basis van een testverslag met verbeterpunten.”

Momenteel is VCD bezig met de migratie van Fina/Logi naar Microsoft Dynamics NAV 2009: “Dit heeft onze grote belangstelling en we laten ons daarover goed informeren. Met deze nieuwbouw gaat VCD in mijn beleving terug naar de basis van Navision zoals Microsoft die oplevert en gaat de kerstboom van klantspecifieke zaken, zoals opgebouwd in de laatste jaren, er uit. De functionaliteiten worden nu door VCD daarin voor alle ziekenhuizen gestandaardiseerd ingebouwd. Een voordeel voor de eindgebruikers, zoals ik er een van ben, is dat je straks een nog stabieler pakket hebt. Voor VCD zit het voordeel erin dat het voor hen veel makkelijker te onderhouden zal zijn”, concludeert Kees Helmons.

“Met Fina/Logi werk ik al jaren naar tevredenheid. Ik beschouwde mijzelf als een digibeet, maar binnen twee weken kon ik met Fina/Logi uitstekend werken. Het prettige is dat VCD het systeem destijds heeft ingericht op basis van onze wensen, ook die van de afdeling inkoop. Met enkele muisklikken haal ik er cruciale managementinformatie uit. Zoals de omzetontwikkeling bij onze diverse leveranciers en de afnamepatronen, zowel intern als extern. Deze informatie is van wezenlijk belang in het onderhandelingstraject met mijn leveranciers.”

Koersen op één informatiebron met behulp van Fina/Logi “Elk kwartaal trekken we uit Fina/Logi alle gegevens om onze managementrapportage rond te maken op kosten-/opbrengsten­ niveau. We werken aan een koppeling op het datawarehouse zodat onze budgethouders à la minute de financiële stand van zaken van hun dienst kunnen zien. Zo koersen we op een datawarehouse waarbinnen het financiële gedeelte uit Navision komt, de data over productie en opbrengsten uit ons Chipsoft Ezis en salarisinformatie uit Beaufort. Al die originele bronnen bundelen we samen tot één informatiebron waaruit we kunnen putten.”

René van den Bergh, eerste medewerker logistiek:

Fina/Logi werkt praktisch en gemakkelijk.

René van den Bergh is eerste medewerker logistiek bij Lievensberg ziekenhuis en onder andere verantwoordelijk voor het magazijnbeheer: “Ik werk hier al 26 jaar en heb het logistieke Stenen Tijdperk nog mee­ gemaakt met een oud DOS-systeem voor de logistiek. Fina/Logi was een gigantische omschakeling en werd direct door mij omarmd. Het is praktisch en werkt gemakkelijk. Wel moet je eerst je primaire processen in het magazijn tot in detail uitschrijven en Fina/Logi daarop instellen. Ook is intern een goede communicatie tussen magazijn, inkoop en administratie van belang. Heb je dat voor elkaar en baken je de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden goed af, dan is Fina/Logi voor je magazijn een enorme aanwinst. Een voorbeeld op logistiek gebied? Door Fina/Logi wordt er automatisch bevoorraad op basis van een opgebouwde bestelhistorie. Daar bespaar je dus al direct heel veel geld mee. En eventuele budgetoverschrijdingen door de budgethouders krijg ik snel in beeld en kan ik daarop bijsturen, dankzij Fina/Logi.”

11

Het systeem is uiteraard volkomen beveiligd. Daartoe ontvangt elke arts een persoonlijke personeelspas waarmee hij of zij veilig inlogt.

werken onze artsen anytime, anywhere, anyplace.

{

Wiebrand Hoeksma, hoofd ICT Ziekenhuis De Tjongerschans:

Met een gevirtualiseerde Server Based Computing oplossing

Ziekenhuis De Tjongerschans in het Friese Heerenveen, met een polikliniek in Lemmer, afficheert zichzelf duidelijk als een ziekenhuis waar gastvrijheid, gemak en dienstverlening voorop staan. Die termen gelden echter ook voor de artsen die er werken. Binnen De Tjongerschans ontrolt zich momenteel een ICT-project waarbij artsen anytime, anywhere, anyplace bij hun applicaties kunnen inclusief het ziekenhuisinformatiesysteem van leverancier Chipsoft. VCD Infra Solutions tekende voor de infrastructuur van deze oplossing. Wiebrand Hoeksma, hoofd ICT: “Artsen geven we hiermee volledige vrijheid van werken.”

Wiebrand Hoeksma: “De aanleiding om voor de gevirtualiseerde Server Based Computing (SBC) oplossing te kiezen is helder. Onze artsen willen we een oplossing geven waardoor zij niet aan één werkplek noch aan één apparaat gebonden zijn. Een arts werkt in het ziekenhuis zelf, in de onderzoekskamers, de polikliniek en ook thuis. Op al die locaties willen we dat onze artsen toegang hebben tot alle voor hen relevante applicaties binnen het ziekenhuis, waaronder het ziekenhuisinformatiesysteem en EPD. Het gebruik van verschillende soorten werkplekken mag geen belemmering opleveren. Het gebruik van iPads en soortgelijke apparaten neemt een grote vlucht en artsen moeten dus ook kunnen werken met deze oplossing.”

Elke sessie kan meegenomen worden “Deze oplossing laat de arts automatiserings­ technisch een roaming user zijn. Anytime, anywhere, anyplace kan de arts inloggen in ons ziekenhuisinformatiesysteem. Daarmee krijgt de arts veel meer bewegingsvrijheid om patiënten gerichter te behandelen. Dat kan via een vaste computer in het ziekenhuis en thuis maar ook via andere apparaten. Bijzonder aan dit systeem is dat de arts een sessie mee kan nemen naar huis of naar een andere werkplek. Het systeem is uiteraard volkomen beveiligd. Daartoe ontvangt elke arts een persoonlijke personeelspas met pincode waarmee hij of

12

zij veilig inlogt. Hiermee krijgt de arts toegang

te hebben. In totaal gaat het dan om 1.700

tot zijn of haar eigen werkplek en alle bijbeho­ rende databronnen. De authenticatie voldoet aan alle eisen”, aldus Wiebrand Hoeksma.

personeelspassen, dus geen gering aantal. In feite is dat aspect van de operatie het meest complex. Na het nemen van de beslissing om naar deze oplossing toe te gaan en toe te passen in ziekenhuis De Tjongerschans hebben we een doorlooptijd van dit project gezien van 4 tot 5 maanden. Je mag daaruit concluderen dat dit voort­varend verlopen is. Overigens lopen we in de zorg met deze roaming user oplossing niet helemaal voorop. Andere ziekenhuizen zijn ook bezig met de implementatie van soortgelijke systemen. We zijn geen koploper maar zitten wel bij de Nederlandse top van gebruikers binnen de zorg.”

Wederzijdse kennisuitwisseling “De bijdrage van VCD Infra Solutions bestond zowel uit het bedenken als implementeren van de infrastructuur die nodig is voor deze groot­ schalige operatie. Er is onder andere gewerkt, op advies van VCD, met een platform van Hewlett Packard blade technologie, VmWare, Citrix en RES Software. De infrastructurele oplossing is dus state-of-the-art en in feite een blauwdruk voor andere zorginstellingen die dit systeem ook zouden willen hebben. We hebben in dit project heel nauw samengewerkt met VCD. Binnen onze eigen ICT-organisatie is er ook de nodige kennis aanwezig. We hebben, voordat we de keuze hebben gemaakt voor deze oplossing, intensieve sessies gehad met de specialisten van VCD om hiermee tot de juiste invulling van deze oplossing te komen. VCD staat open en de wederzijdse kennisuit­ wisseling is op een zeer hoog niveau.”

Positieve feedback van artsen “We krijgen positieve feedback van de artsen op het systeem. Vooral de snelheid van werken én het gegeven dat zij hun sessies nu overal mee naartoe kunnen nemen hebben bijgedragen aan een snelle acceptatie van deze oplossing.”

Voortvarende doorlooptijd Inmiddels wordt het project door VCD uitgerold: “We hebben nu een aantal afdelingen gemi­ greerd naar deze oplossing, zo’n 80% van het totaal. We verwachten het complete zieken­ huis medio 2011 op dit systeem overgezet

13

{

Optimaliseer uw crediteurenbeheer met de software van VCD

Per 1 januari 2007 zijn Behandel­ centrum Heideheuvel, het Nederlands Astmacentrum Davos en Revalidatie­ centrum De Trappenberg in Huizen bestuurlijk gefuseerd. Vanaf 1 oktober 2010 gingen de organisaties samen

Richard van Panhuis, Hoofd Administratie UMCG:

In de pilot hebben we aan de wieg gestaan van VCD Crediteuren.

verder in een holding, onder de nieuwe naam Merem Behandelcentra. Joost de Bruin is controller van MEREM Behandelcentra: “VCD heeft voor ons de crediteurenadministraties van De

Joost de Bruin, controller van MEREM Behandelcentra:

VCD Crediteuren bespaart ons direct al veel tijd en geld.

Trappenberg en Heideheuvel naadloos geharmoniseerd.”

Universitair Medisch Centrum Groningen is administratief gezien een grote en complexe organisatie. Om een aansprekend voorbeeld hiervan te geven: op jaarbasis komen er circa 100.000 facturen binnen. Om alleen al die stroom in goede, efficiënte en kostenbesparende banen te leiden, werkt het UMCG sinds november 2009 met VCD Crediteuren. Richard van Panhuis is Hoofd Administratie: “Als UMCG hebben we in een pilot destijds aan de basis gestaan van VCD Crediteuren.”

Richard van Panhuis kan zich nog goed herinneren hoeveel werk destijds gepaard ging met de binnenkomende facturen voordat VCD Crediteuren was geïmplementeerd: “De factuur kwam binnen bij de administratie, ging in een envelop via de interne post naar de budget­ houder, die tekende, retourneerde de factuur per interne post en wij boekten vervolgens de geaccordeerde factuur definitief in. Een tijd­ rovend en kostbaar traject. Niet alleen gingen er per jaar circa 100.000 facturen fysiek door die molen, ook was er kans op kwijtraken van facturen én het gegeven dat we elke ge­ plaatste handtekening door de budgethouders handmatig moesten controleren op echtheid.”

14

Ideale digitale oplossing voor inkomende facturen Met de introductie van VCD Crediteuren is al dat handmatige werk voorbij. Richard van Panhuis: “VCD Crediteuren is een ideale oplossing voor het digitaliseren en via elek­ tronische weg fiatteren van binnenkomende facturen. De budgethouders krijgen de voor hen bedoelde facturen digitaal toegezonden en ze fiatteren digitaal of wijzen af. In principe kan dat traject met VCD Crediteuren binnen één dag doorlopen zijn voor een factuur. Kortom, we besparen papier, tijd en geld”, aldus de enthousiaste Richard.

Meedenken in de pilot “We hebben hier ruim 250 budgethouders op 10.000 medewerkers. Deze budgethouders, onder wie een groot aantal artsen, willen we zo min mogelijk belasten met allerlei administra­ tieve procedures. Daarom deden we destijds van harte mee met de pilot van VCD voor de ontwikkeling van VCD Crediteuren. VCD Credi­ teuren werkt nu bij een aantal zorginstellingen, maar het UMCG was de allereerste klant. We draaiden destijds volop mee in de pilot en hebben het systeem helpen vervolmaken. Onder andere hebben we er destijds voor gepleit een supereenvoudig autorisatiescherm te maken voor de budgethouders om digitaal ja of nee te kunnen zeggen tegen een factuur. Een groene knop is ja en een rode knop staat voor nee. Het scherm kan niet eenvoudiger en haalt zo elke mogelijke administratieve weerstand bij de gebruikers weg.”

De organisaties werken momenteel nog steeds met twee verschillende financiële systemen. Joost de Bruin: “Binnen een jaar willen we die samenbrengen naar één systeem. Ook hierbij zijn we van plan de hulp van VCD in te roepen. Als voorbode op die stap hebben we eerst een voor beide fusiepartners gezamenlijke credi­ teurenadministratie gecreëerd. Dit voortraject naar de genoemde toekomstige versmelting van de beide financiële administraties is voor ons geharmoniseerd door VCD met de inzet van VCD Crediteuren.” Merem werkt sinds medio 2010 met VCD Crediteuren. “Het is een zeer praktische oplossing voor het digitaliseren en via elektronische weg fiatteren door de betreffende budgethouders van de inkomende facturen. Het bespaart ons direct al veel tijd en geld.”

Op basis van eerdere samenwerking met VCD “We kenden VCD al van een eerder digitaal factureringspakket dat zij jaren geleden voor ons op maat hebben gemaakt. Die samen­ werking leverde het nodige vertrouwen in elkaar op. We zagen in die periode de bui

hangen waarbij zorgverzekeraars steeds meer gingen aansturen op digitale facturering vanuit de zorgaanbieders. Destijds waren wij met deze stap tot een maatwerkpakket van VCD een redelijke pionier. De samenwerking met VCD hierin was zeer goed bevallen en tijdens de fusie werden we geattendeerd op de mogelijkheid die VCD Crediteuren ons bood. De beslissing om hiermee de beide crediteurenadministraties te stroomlijnen was snel genomen.”

Projectleiders van beide kanten “We beschikken nu over een goed werkend centraal crediteurenbeheer en dit is sinds het najaar van 2010 operationeel bij de Trappenberg. Bij fusiepartner Heideheuvel is VCD Crediteuren in februari 2011 operationeel gegaan. Fysiek is de gehele crediteurenadmini­ stratie nu gecentraliseerd in Hilversum en dat is ook altijd onze wens geweest. Het harmonisatie­ proces zelf is begeleid door zowel onze interne projectleider als die van VCD. Van beide kanten is er veel inbreng geweest, dit project was zeker geen eenrichtingsverkeer. Mijn rol was meer die van begeleider op de achtergrond.”

Digitale duidelijkheid “Het grote voordeel van VCD Crediteuren is dat alles digitaal verloopt en dat het volkomen gestandaardiseerd is welke facturen waarheen gaan en welke budgethouder deze goedkeurt. Het is dankzij VCD Crediteuren uitgesloten dat niet bekend is wie welke facturen mag tekenen voor betaling. Dit heeft ook een uitwerking gehad op onze bedrijfsprocessen want die kun je uiteraard niet los zien van je automatiseringstechnische processen. Hierin zijn we goed begeleid door VCD. VCD heeft de gebruikers getraind op de werkvloer en wij hebben zelf de budgethouders ingelicht over hun rol binnen VCD Crediteuren.”

15

Gerard Hensels, hoofd ICT & Medische Techniek Kennemer Gasthuis:

{

Het Oracle platform waarop ons ZIS nu draait is uniek voor Nederland.

Bij calamiteiten biedt dit de garantie dat we met onze systemen altijd in de lucht blijven.

De verouderde infrastructuur voor het ziekenhuisinformatiesysteem en EPD van het Kennemer Gasthuis is door VCD Infra Solutions gemigreerd naar een nieuw infrastructuurplatform. Voor zowel het Kennemer Gasthuis als VCD betrof dit een unieke implementatie op basis van Oracle-technologie en Linux. Gerard Hensels, hoofd ICT & Medische Techniek van het Kennemer Gasthuis: “Het nieuwe platform biedt ons optimale borging, beschik­ baarheid en toekomstvaste mogelijkheden voor onze ambities op het terrein van het EPD. Het resultaat is een betrouwbaar platform waarop wij weer verder kunnen bouwen.”

“Onze relatie met VCD Infra Solutions gaat zo’n tien jaar terug. We werken samen sinds wij ons huidige Ziekenhuis InformatieSysteem (ZIS) en Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) gebruiken. Dit zijn voor het Kennemer Gasthuis de belangrijkste applicaties binnen het ziekenhuis. Zo’n 700 collega’s in het Kennemer Gasthuis werken hiermee 7 x 24 uur. De infrastructuur waarop de combinatie van ZIS en EPD draaide was end of life en is door VCD, na een aanbestedingstraject, naar een nieuw platform gemigreerd. Dit nieuwe platform biedt ons meer kwaliteit, meer mogelijk­ heden voor het EPD, meer beschikbaarheid en meer toekomstvastheid. We zitten momenteel midden in de overgangsfase die voor het ziekenhuis heel belangrijk is.”

Beschikbaarheid gegarandeerd “Tegelijkertijd zorgt deze oplossing er ook voor dat bij het eventueel down gaan van een datacenter het andere datacenter met een kort schakel­ moment de functie en werking van de applicaties kan overnemen. Met deze oplossing hebben we dus meteen ook een gespiegelde omgeving gecre­ ëerd over twee datacentra. Met name bij calamiteiten biedt dit de garantie dat we met onze systemen altijd in de lucht blijven. Voor een ziekenhuis is die gegarandeerde beschikbaarheid (7 x 24 uur) uiteraard cruciaal. Op dit moment is de nieuwe omgeving al ingericht. De testversie van ons ZIS en EPD draait hier ook al op. Na de uitgebreide testfase hopen we binnen twee maanden de grote stap te maken waarmee we in één slag de productie­ omgeving gaan verplaatsen van het oude naar het nieuwe platform.”

Snelle en frequente snap shots De applicaties zijn van leverancier McKesson en de onderliggende databases zijn van fabrikant Oracle. Gerard Hensels: “Bijzonder is dat de architectuur waarop we dit gaan draaien uniek is binnen de Nederlandse Zorg-ICT. We gaan nu werken met Oracle Serverclusters op basis van Linux OS. Onder ons nieuwe platform zit dus een open source besturings­ systeem. Daarbij is gekozen voor de Oracle-technologie Data Guard. Dit laatste is een optie die ons in staat stelt om frequent snap shots te maken van de database. Hierdoor kunnen wij gemakkelijk en net zo vaak als wij willen managementinformatie trekken uit het systeem zonder dat de gebruikers daar iets van merken. Er treedt daarbij dus geen performance degradatie op.”

16

verandering, dát is de echte winst van dit traject: zorgprofessionals die vertrouwen houden in de techniek waar ze zwaar op leunen in hun dagelijkse werk en die mee blijven gaan in de digitalisering van hun eigen werkproces. Dit nieuwe platform zorgt ervoor dat onze artsen het vertrouwen erin blijven houden om de papieren wereld achter zich te laten en over te schakelen op werken vanaf de computer in hun spreekkamer.”

Ambities met EPD “Naast de geschetste voordelen is deze migratie naar een nieuw platform op basis van Oracle-technologie een noodzakelijke investering in een tijd waarin we ons EPD steeds verder uitrollen. Het ZIS en EPD zijn voor een ziekenhuis de belangrijkste applicaties. Als deze ermee stoppen dan staat binnen een uur de bedrijfsvoering zo goed als stil. Daarbij komt dat we, vanwege grote ontwikkelingen in onze EPD-applicatie, in de komende jaren nóg meer gebruikers afhankelijk gaan maken van deze applicaties. Met het nieuwe platform kunnen we daadwerkelijk de kwaliteitsgaranties bieden die de gebruiker ook verwacht. En die je ook moet kunnen geven als je zorgverleners en ondersteuners vraagt om mee te gaan in de digitalisering en afstand te doen van hun papieren dossiermappen die al meer dan honderd jaar in elk ziekenhuis te vinden zijn. Dit is een enorme

Veel aandacht voor tussentijdse checks Ook voor VCD was het nieuw om deze Oracletechnologie op deze wijze te implementeren: “De grootste hobbel is toch dat je zo’n grote slag maar één keer in de vier tot vijf jaar maakt. De huidige omgeving die we nu ver­ vangen gebruikten we inmiddels zelfs zes jaar. Voor iedereen is het dan ook zes jaar geleden dat zij een dergelijke switch hebben gemaakt. Voor ons is zo’n overgang niet routinematig. Ook VCD benadert het als een uniek project.

Dat betekent dat je veel tijd en aandacht moet geven aan tussentijdse checks: hebben we het complete beeld? Hebben we alle risico’s in kaart gebracht? Een optimale afstemming en goede controles inbouwen in je voorbereiding is dus in een dergelijke overgang een aanbe­ veling waard. Eigenlijk doe je het samen voor de eerste keer. Uiteraard hebben we goede supportcontracten met VCD Infra Solutions om ons ook na de implementatie te blijven steunen in dit proces.”

niet merkt dat je voor een bepaald gedeelte van die kennis met een externe partner te maken hebt. Door de nauwe projectsamen­ werking en eenduidige aansturing komt binnen dit project voor ons alle kennis vanuit VCD naar ons toe. VCD neemt de eindverantwoorde­ lijk­heid voor het bij elkaar brengen van de kennis die nodig is om voor ons tot een maximaal mogelijk resultaat te komen.”

VCD Infra Solutions in centrale regierol “Wij merken dat VCD veel expertise heeft als het aankomt op de vraag hoe je ons specifieke ziekenhuisinformatiesysteem kunt laten draaien op uiteenlopende hardware­platforms. Die kennis vormt een belangrijke basis voor onze samenwerkings­relatie. VCD heeft veel knowhow en schakelt externe partners in, als dat nodig is, om eventuele hiaten in die knowhow aan te vullen. Voor ons is het prettig dat je daarbij

17

{

Perfecte dienstverlening tegen lage kosten: ik raad al mijn collega’s het VCD Shared Service Center aan

Het VCD Shared Service Center factureert de zorgverzekeraars en checkt de betalingen. Ik heb er geen omkijken naar.

Reputatie van de helpdesk gaf de doorslag Bij de start van haar praktijk werd Aukelien van Nijen door een oudcollega geattendeerd op het bestaan van het VCD Shared Service Center (SSC): “De naam VCD had ik al eerder in positieve zin gehoord. Het klinkt wellicht vreemd, maar ik koos vooral voor het SSC omdat ik vernam dat de helpdesk uitmuntend was. Vooral in het begin loop je toch tegen zaken aan en ik kan de helpdesk zo vaak bellen als ik wil.”

Nergens omkijken naar Inmiddels werkt Aukelien al twee jaar naar volle tevredenheid met het SSC: “Het SSC factureert de zorgverzekeraars en checkt de betalingen. Ik heb er geen omkijken naar. De betalingen komen overigens direct op mijn rekening binnen en niet op een derdegeldenrekening. De voor­ delen daarvan? Je hebt het geld snel en je hebt geen renteverlies omdat het geld lange tijd elders staat geparkeerd. Overigens heb ik het SSC inkijkrecht in mijn rekening gegeven. Zo zien zij welke betalingen nog openstaan en kunnen zij verzekeraars daarop aanspreken. Ook al dit werk neemt het SSC van mij over. Onlangs had ik een verbouwing en wilde ik zien over hoeveel geld ik beschikte om die verbouwing te betalen. Toen zag ik dat er slechts 800 euro aan open posten bij verzekeraars waren. Hét bewijs dat het SSC bovenop het debiteurenbeheer zit.”

Nieuwe wet- en regelgeving direct verwerkt Aukelien van Nijen is sinds april 2009 vrijgevestigd psychiater in Olst onder de naam Psychiatriepraktijk Van Nijen. Vanaf dag één laat zij de facturatie richting zorgverzekeraars én het debiteurenbeheer over aan het Shared Service Center van VCD: “Ik raad het alle vrijgevestigde collega’s ook aan. Je hebt er geen omkijken naar en je krijgt je betalingen rechtstreeks op je rekening. Geen rente- en tijdverlies dus.” Recent verhuisde Aukelien van Nijen naar een nieuw pand in haar dorp waar ook andere zorgaanbieders, zowel eerstelijns als tweedelijns, hun intrek in zullen nemen: “Ik bied hen een dak boven het hoofd maar verder is er geen zakelijke samenwerking.”

18

“Voor mij betekent het SSC een ontzorging waardoor ik mij volledig op mijn eigen dienstverlening als vrijgevestigde psychiater kan concentreren. Geen gedoe met facturen en aanmaningen. Ook heb ik de geruststelling dat het SSC bovenop alle vigerende wet- en regel­geving zit. Zodra er iets verandert, hoe klein ook, vertalen ze de eventuele consequenties daarvan direct door in hun dienstverlening in het SSC. Bijvoorbeeld: verzekeraars fuseren en dat is nogal eens aan de orde. Dan krijg je als vrijgevestigde tweedelijns GGZ zorgverlener een brief met een nieuwe UZOVI-code. Die brief neem ik voor kennisgeving aan, want ik weet dat het SSC die gegevens direct verwerkt.”

Niet hip, wel snel en flexibel “Het systeem ziet er op je computer niet heel hip uit. Het biedt een databasestructuur zonder overbodige toeters en bellen. Daardoor werkt het systeem vlot en heb je geen vertraging. Het is eenvoudig en eenduidig. Ik raad het al mijn zorgcollega’s zonder voorbehoud aan. Ideaal voor een kleine tot heel grote praktijk.”

Aukelien van Nijen, Psychiatriepraktijk Van Nijen

19

Leonard Jelsma, Manager Business Development

Optimaal budgetteren en plannen is belangrijker dan ooit

Gereduceerde cyclustijd

Verbeterde besluitvorming

voor zorginstellingen. Door de combinatie van marktwerking,

“SAP BPC is platformonafhankelijk en haalt haar brongegevens uit de operationele systemen of uit het datawarehouse c.q. management­informatiesysteem. Gestroomlijnde workflows zorgen ervoor dat leiding­ gevenden tijdig en gestructureerd hun plannen en begroting in het systeem zetten. Zo versnellen zorginstellingen het planningsproces en creëren zij duidelijkheid. Deze oplossing sluit naadloos aan op de bewe­ ging binnen instellingen om verantwoordelijkheden lager in de instelling te leggen. Afdelingen binnen zorginstellingen hebben of krijgen resultaat­ verantwoordelijkheid en willen hun eigen fte’s en productie plannen en bewaken. Het systeem ondersteunt zowel een centrale (Top down) als een decentrale (Bottom up) werkwijze. Met SAP BPC geven zorginstel­ lingen diezelfde managers een werkbaar instrument in handen om die verantwoordelijkheid ook concreet te nemen, zonder algehele controle en overzicht te verliezen.”

“Uiteraard zijn er met SAP BPC allerlei snelle en handige koppelingen te maken met financiële systemen, datawarehouses, noem maar op. Je creëert zo een soort doorgaande cirkel omdat je altijd de juiste input krijgt, deze verwerkt en deze input weer de basis laat zijn voor een budgetronde in het volgende jaar. Sterker nog: met de opgedane kennis per maand kun je met dit tool zelfs gaandeweg een jaar je prognoses bijstellen. Veranderen de marktomstandigheden? Dan spelen zorginstellingen daar voortaan snel op in dankzij de inzichten die SAP BPC biedt. Komen er bijvoorbeeld ineens andere zorgtarieven? Voer deze in en de bijgestelde prognoses voor het nog lopende jaar rollen eruit. Je rekent dus allemaal met dezelfde materie en bronnen binnen je jaarcyclus. Daardoor zitten beslissers zoals gezegd veel dichter op de realiteit.”

schaalvergroting en bezuinigingen wordt er voortdurend ge­ stuurd op cijfers. Snelheid is een must, net als de mogelijkheid om op basis van actuele en accurate gegevens verschillende scenario’s door te rekenen en eventueel bij te stellen. Met SAP BusinessObjects Planning and Consolidation (BPC) krijgen zorginstellingen een praktisch instrument in handen om te voldoen aan deze nieuwe werkelijkheid. Leonard Jelsma is Manager Business Development bij VCD Business Intelligence: “Veel zorginstellingen worden elk jaar intern geconfronteerd met een stortvloed aan onvergelijkbare gegevens in Excel-spreadsheets. De kernvraag is hoe zij al deze informatie in één helder totaaloverzicht plaatsen dat met vertrouwen aan het bestuur kan worden gepresenteerd. De complexe actualiteit binnen de zorg doet daar nog eens een schepje bovenop. We kennen uiteraard allemaal de introductie van DBC’s binnen de zorg. Er wordt sterker dan ooit gekeken naar kosten versus opbrengsten en met verzekeraars wordt steeds meer onderhandeld over wat zij wel en niet willen vergoeden. Zorginstellingen gaan zich op basis hiervan anders organiseren. Zij kijken niet alleen naar de kosten maar ook naar wat behandelingen en dergelijke opleveren en daarbij moeten er keuzes worden gemaakt. Die nieuwe werkelijkheid vraagt om een totaal andere aanpak van budgetteren en plannen. SAP BPC is een ideale tool om instellingen hierin planmatig te ondersteunen. Met dit instrument zit je véél dichter op de realiteit.” SAP BPC ondersteunt de cyclus Plan, Do, Check en Act voor een continue verbetering van uw planningsprocessen.

Eén overkoepelende en generieke tool “SAP BPC biedt de centrale controller de gelegenheid om alle budget­ houders binnen de zorginstelling bepaalde parameters op te geven waarbinnen zij hun eigen budget opstellen. Al die deelbudgetten worden vervolgens binnen dit systeem heel gemakkelijk samengevoegd tot één totaalbudget. Je kunt budgethouders die in gebreke blijven met hun input snel aan hun jasje trekken en je ziet door alle ingediende deel­ budgetten op te tellen of dit eindbedrag wel of niet overeenkomt met het beschikbare totaalbudget. Geen gedoe meer met allerlei spreadsheets, maar één overkoepelende en generieke tool. Het hele planningsproces wordt vanuit één systeem geregisseerd. De totale zorgorganisatie werkt met één consistente versie van de financiële en operationele gegevens. Daardoor wordt het vooral voor het bestuur en andere leidinggevenden in zorgorganisaties makkelijker om objectieve en onderbouwde beslissingen te nemen.”

VCD voegt expertise uit healthcare toe Feitelijk is SAP BPC een handige gereedschapskist vol mogelijkheden. Leonard Jelsma: “Op basis van onze expertise op het terrein van healthcare brengen wij voor de zorginstellingen die ermee willen werken een zorgspecifieke template aan. Het gemak voor de zorginstellingen om hiermee te werken wordt daardoor nóg groter.”

Voordelen in vogelvlucht Enthousiast zet Leonard Jelsma alle voordelen nog eens op een rij: “Je krijgt zo een sneller planningsproces door optimale integratie met be­ staande operationele systemen en krachtige workflows. Ook genereer je betrouwbare besluitvorming omdat alle beslissers over dezelfde financiële en operationele gegevens beschikken. Tevens is er maximale flexibiliteit omdat men budgetten snel kan aanpassen wanneer de marktomstandig­ heden dat vereisen. Veel instellingen kijken nu nog voor wat betreft hun planning en begroting primair in de achteruitkijkspiegel. Met SAP BPC zetten zij de cruciale volgende stap in managementinformatie en kijken zij vóóruit.”

Hogere gebruikersproductiviteit

{

Met SAP BusinessObjects Planning and Consolidation zit je véél dichter op de realiteit.

20

“Met SAP BPC stellen instellingen snel en eenvoudig een begroting op die nauw aansluit bij de strategische plannen van de zorginstelling. Tijdrovend gestoei met allerlei verschillende spreadsheets en lijstjes of aparte lokale Access-bestanden is niet meer van deze tijd. Bij veranderende marktomstandigheden binnen de zorg past men de begroting heel eenvoudig en snel aan. SAP BPC ondersteunt de hele cyclus van budgettering, planning en controle vanuit één oplossing. Het resultaat is een centrale en objectieve versie van de waarheid. Zorg­instellingen brengen hiermee het aantal handmatige handelingen terug tot een minimum en zorgen zo bovendien voor meer snelheid en betrouwbaarheid in het planningsproces. Tevens biedt de oplossing de mogelijkheid om met meerdere scenario’s te werken zodat men de best passende uiteindelijk kan toepassen.”

• Verbeterde besluitvorming: Dankzij risk-adjusted forecasting kan de waarschijnlijkheid dat een situatie zich voordoet beter worden begrepen, zodat er corrigerende actie ondernomen kan worden. • Gereduceerde cyclustijd: Financiële managers en business managers werken in een verenigd landschap samen. Dit stroomlijnt het proces van de creatie en goed­keuring van plannen en budgetten. • Geminimaliseerde bedrijfs- en compliance-risico’s: Transparante financiële gegevens en één versie van de waarheid zorgen voor snel, nauwkeurig management en statutaire rapportage. • Gestroomlijnde samenwerking: Effectief gebruik van ingebouwde bedrijfsproces- en selfservicestromen reduceert de tijd die nodig is voor het wijzigen van algemene bedrijfs­processen. • Hogere gebruikersproductiviteit: Dankzij een intuïtieve interface en vertrouwde desktopprogramma’s kunnen werknemers hun tijd optimaal benutten.

21

De Zorgboog is sinds eind 2009, samen met VCD Business Intelligence, actief met

De inzet van SAP BusinessObjects

het ontsluiten van diverse personele, financiële en productieapplicaties op basis van

“De tweede verbetering is dat we werken met SAP BusinessObjects voor ad-hocrapportages en -analyse. Iedereen krijgt hiermee de hulpmiddelen om veel dieper en vrijer in de databronnen te kunnen kijken. Uiteraard is autorisatie hierin een belangrijk punt, maar ook dit is binnen SAP BusinessObjects uitstekend geregeld. Momenteel zijn we organisatiebreed actief om iedereen te scholen in het eenduidig interpreteren van alle data die uit het Data­ warehouse komt.”

het Datawarehouse concept van VCD. De rapportageomgeving hiervoor is vormge­ geven met behulp van SAP BusinessObjects. Deze omwenteling was hard nodig want De Zorgboog wil, zoals veel andere zorgorganisaties, veel meer kunnen sturen op managementinformatie over vooral kosten en opbrengsten. Krista Casteleijn, hoofd informatievoorziening van De Zorgboog: “Met het Datawarehouse zijn we voorbereid op alle ontwikkelingen die op ons af komen.”

De invoering van het Datawarehouse biedt veel voordelen maar dwingt je ook tot een eenduidige projectaanpak.

De Zorgboog is een regionale organisatie voor zorg, wonen en welzijn in de regio Helmond. De organisatie werkt vanuit een regionaal kan­ toor, diverse verpleeghuizen, Zorgboogcentra, thuiszorgwinkels, wijkgebouwen, consultatie­ bureaus en bij cliënten thuis. Bij De Zorgboog werken ongeveer 2.800 medewerkers en meer dan duizend vrijwilligers.

Anticiperen op ontwikkelingen

22

Krista Casteleijn: “Wat we zien in de zorg is dat de productieprijzen onder druk staan en dat wij prijsafspraken moeten maken. Bijvoorbeeld met gemeenten, zorgkantoren en zorgverzekeraars. Daar moet je als zorgorgani­ satie steeds strakker op monitoren. Kortom, we moeten alle financiële aspecten van ons zorgwerk tot in detail in de gaten gaan houden. Ook verwacht ik dat we de komende jaren in de zorg nog meer gaan sturen op allerhande prestatie-indicatoren. Iets wat je in de ziekenhuismarkt al veel meer ziet en wat ook de kant op komt van de zorgorganisatie in de vorm van een verplichting. En vergeet de ontwikkelingen rondom het EPD niet. Reden temeer om nu al voorbereid te zijn op die ontwikkelingen. Daarom werken we al enige

tijd samen met VCD Business Intelligence aan een nieuw Datawarehouse dat is vormgegeven met tools van SAP. Bedoeld om centraal alle stuurinformatie uit onze applicaties te kunnen halen die nodig is om op de geschetste ver­ anderingen in de zorg te kunnen inspelen.”

Niet meer knippen en plakken “De informatie die we met het Datawarehouse ontsluiten concentreert zich in eerste instantie op drie gebieden: personele, financiële en productie-informatie. De informatie die we hiermee verkrijgen verschilt niet sterk ten aanzien van de informatie die we voorheen al konden opvragen. Maar nieuw is wél dat we deze bronnen voortaan ontsluiten via het Datawarehouse en hier op rapportageniveau veel beter en sneller invulling aan kunnen geven. De eerste grote verbetering is dat het de afdeling ICT minder tijd kost omdat we niet meer elke maand handmatig met allerlei knip- en plakwerk de rapportages moesten zien samen te stellen. We beschikken met SAP BusinessObjects ook over een tool waarmee alle relevante informatiestromen via een geautomatiseerd proces automatisch in het Datawarehouse wordt geladen. Alleen dát scheelt ons al heel veel tijd.”

{

Met het Datawarehouse van VCD Business Intelligence

zijn we voorbereid op alle ontwikkelingen die op ons af komen.

Voorrang voor de projectaanpak “De invoering van het Datawarehouse biedt veel voordelen maar dwingt je ook tot een eenduidige projectaanpak. Cruciaal is dat je vooraf heel duidelijk je specificaties moet aangeven. Wat gaan we wanneer doen en wat valt wel en niet onder het project? Wie is verantwoordelijk voor wat? Wat versta je onder productie en wat niet? Hoe definieer je een toewijzing en indicatie? Zelf ben ik sinds 1 september 2010 bij De Zorgboog in dienst, dus het project liep al. Ik merkte dat het afkaderen van al die zaken, randvoorwaarden en definities iets scherper had gekund. Hoe beter je dit met elkaar in het begin afkaart, hoe beter het project vervolgens loopt. Een leermoment voor zowel De Zorgboog als ook voor VCD. Je moet dus mét elkaar volkomen gelijk optrekken en duidelijk naar een harde deadline toewerken.”

De start is er “In 2010 is gefaseerd eerst Bomas, daarna Beaufort en vervolgens Caress ontsloten via het Datawarehouse. Waarschijnlijk zullen er in 2011 applicaties vervangen worden en die zullen dan ook via het Datawarehouse ontsloten moeten worden. We zijn er op tijd mee, we hebben nu de basis staan om op alle geschetste ontwikkelingen in de zorg voorbereid te zijn. Met het Datawarehouse van VCD krijgen we met weinig tot geen moeite het inzicht dat nodig is”, aldus Krista Casteleijn.

Krista Casteleijn, hoofd informatievoorziening De Zorgboog

23

Pieter van Foreest, voluit Stichting Zorginstellingen Pieter van Foreest, werkt sinds

{

De webshop van VCD CSS

bespaart ons tijd, geld en dubbel werk.

3 januari jl. met een webshop van VCD CSS voor de interne bestellingen van routine­ matige verbruiksartikelen. Richard Driessen, teammanager inkoop en logistiek bij Pieter van Foreest was nauw betrokken bij de invoering ervan: “We profiteren nu van één invoer, een efficiënte bestelwijze en integratie met de financiële administratie.”

We profiteren nu van één invoer, een efficiënte bestelwijze en integratie met de financiële administratie.

Pieter van Foreest is een organisatie met een breed, flexibel pakket aan diensten voor ouderen op het gebied van wonen, zorg en welzijn. Richard Driessen: “Onze organisatie bestaat uit zo’n 23 locaties in de regio Delft, Midden-Delfland, Pijnacker-Nootdorp en Westland. Daarnaast kunnen cliënten zorg aan huis krijgen. In totaal werken er ongeveer 3.300 medewerkers bij Pieter van Foreest. Ook mogen we rekenen op de ondersteuning van zo’n 1.800 vrijwilligers. Onze inkoopafdeling is gesitueerd op locatie De Kreek te ’s-Gravenzande en behandelt ook alle logistieke stromen.”

Invoering van intern aanvraagportaal

Richard Driessen, teammanager inkoop en logistiek bij Zorginstellingen Pieter van Foreest

24

door de fusie. We deden bij wijze van spreken zaken met iedereen die in de Gouden Gids stond. Daarin is met deze webshop ook nog een gigantische efficiencyslag te slaan.”

“We werken sinds het begin van dit jaar met een op standaard software gebaseerd intern aanvraagportaal voor alle routinematige verbruiksartikelen die nodig zijn om een zorgafdeling te kunnen laten draaien, vanaf paperclips tot en met incontinentiematerialen. Deze webshop-oplossing van VCD CSS is geïntegreerd met onze logistieke en financiële backoffice in Exact Globe. Dit systeem centrali­ seert alle interne bestellingen. Voorheen verliep dit complex doordat de interne bestellingen ons via diverse kanalen bereikten. Via een simpele bestelapplicatie, telefonisch en via een fax, dus op uiteenlopende manieren. Vanuit al

die verschillende bestelmogelijkheden kwamen er dus ook allerlei facturen de organisatie binnen die slecht te controleren waren. Er ontbrak een centraal overzicht op de bestel­ lingen en de financiële en logistieke gevolgen daarvan. Dat probleem is nu ondervangen door de implementatie van de webshopoplossing. Onze medewerkers zijn nu verplicht centraal te bestellen via deze overzichtelijke en toegankelijke applicatie. Hiermee is onze wens in vervulling gegaan: de optimalisatie van de logistieke en financiële afhandeling van alle interne aanvragen en bestellingen. We hebben intern 475 afdelingen benoemd, van kantoren tot aan zorgafdelingen en meer, waarbinnen een aantal bestellers is toegekend om te mogen bestellen.”

Diverse voordelen “De voordelen zijn evident. We hebben geen dubbele invoer meer, kunnen efficiënter werken en profiteren van de integratie met logistiek en financiën. Ook is er nu een harmo­ nisering van onze producten. Vanuit het verleden hebben we te maken gehad met diverse fusies. Die hebben geleid tot een gigantisch assortiment met dezelfde producten. Met deze webshop-oplossing kunnen we daarin een grote efficiëntieslag slaan. Ook hebben we een heel groot bestand van leveranciers gekregen

Maatwerk Hoewel het een standaard webshop-oplossing betreft, heeft Pieter van Foreest wel verschil­ lende soorten maatwerk laten toepassen: “Op het moment van bestellen zal er geaccordeerd moeten worden door een teammanager. Die toestemming wordt als het ware in ons financieel en inkoopsysteem geschoven. De inkoopopdrachten gaan vervolgens naar de leveranciers na accordering door onze opera­ tionele inkoper. Die maatwerkaanpassing heeft VCD CSS voor ons doorgevoerd.” De webshop werkt, maar vergt wel een stukje interne cultuuromslag: “Alle bestellers moeten er heel goed van doordrongen worden dat ze via het portaal bestellen. In dat bewustwordings­ proces zitten we nog. Gelukkig wordt dit systeem gedragen door onze Raad van Bestuur. Heel belangrijk voor het creëren van draagvlak binnen je organisatie. Van belang is ook een gedegen voorbereiding. Je moet weten waar je als organisatie met je interne bestelportaal naartoe wilt. Het is een pre om vooraf de randvoorwaarden af te stemmen en onder te brengen in een projectteam binnen de organisatie. Het werken met deze in de praktijk bewezen oplossing van VCD verloopt dan nog beter.”

Koppeling financiële en logistieke stromen Alle financiële en logistieke stromen zijn aan de webshop-oplossing gekoppeld: “We werken met Exact Globe voor de financiële administratie. Dit werd voorheen in een andere bronadministratie gedaan dan de administratie voor inkoop en logistiek. Nu is dat samen­ gevoegd waardoor inkoopopdrachten altijd voorzien worden van een inkoopordernummer. Financiën kan hierdoor gemakkelijk de match maken met de factuur waarop dat inkoopordernummer terugkomt. We werken nu allemaal met dezelfde broninvoer en de bronadministraties. Voorheen lag dat uit elkaar, met kans op fouten en inefficiëntie.”

25

EVS, TDR, LSP, GBZ. Voor buitenstaanders nietszeggende afkortingen. Maar binnen de

{

Aan tafel met onze klanten. Medicatieveiligheid: oplossingen ontwikkelen vanuit de gebruiker! zorg weet iedereen dat het hier gaat om Elektronisch Voorschrijf Systeem, Toediening Registratie, Landelijk Schakelpunt en Goed Beheerd Zorgsysteem. Bekende kost dus,

ook voor hoofden van ziekenhuisapotheken. Jack Bakker en Ad Schevers, directeur en manager Development & Support bij VCD Healthcare, spraken in Slot Zeist met twee van hen over ontwikkelingen binnen hun werkgebied.

Slot Zeist, gesprekslocatie

Proces goed managen Jan Zoer geeft aan dat er op heel kleine schaal poliklinisch wordt voorgeschreven. “Dat is een belangrijke ontwikkeling, ten behoeve van de verbetering van de medicatieveiligheid rond ambulante patiënten, ook van toepassing in verzorgingshuizen. Dit zal de samenwerking in de keten enorm verbeteren.” Volgens Ed de Vogel is poliklinisch en klinisch voorschrijven niet zo’n probleem, maar is vooral goede grip op de keten tussen opname en ontslag lastig. “Gemiddeld ligt de patiënt drie tot vijf dagen in het ziekenhuis. Je moet het proces goed managen om geen informatie over medicatie tijdens die dagen kwijt te raken. Een GGZ bijvoorbeeld wil graag weten hoe vaak we medicijnen afleveren om te zien of een patiënt medicijnen opspaart. Dat soort gegevens moet je makkelijk kunnen terugvinden in het systeem.” Jack Bakker erkent dat elektronisch voorschrijven voor de GGZ een complexe materie is: “We moeten met elkaar een oplossing creëren die werkbaar is.”

LSP onmisbaar

Systeemgedrag in beeld

Beide apotheken gebruiken Pharma, VCD’s multidisciplinaire systeem voor de totale keten van medicatieveiligheid. “Een prima systeem, dat al jaren zijn tijd ver vooruit is”, vindt Ed de Vogel, ziekenhuisapotheker van het Albert Schweitzer Ziekenhuis in Dordrecht. “Daar hebben de gebruikers zelf aan bijgedragen. Meer dan twintig ziekenhuizen stelden in 2000 het rapport ‘Van geneesmiddelendistributie naar kennisdistributie’ op. Dat was de basis voor een compleet nieuwe ontwikkeling van Pharma. We gebruiken dat ter ondersteuning van de Closed Loop om een optimale medicatieveiligheid te kunnen bereiken, daarbij mag je het EVS en TDR niet los van elkaar zien.”

Geïntegreerd of losse onderdelen

26

Jan Zoer, hoofd van de apotheek van het Sint Lucas Andreas Ziekenhuis in Amsterdam, ziet naast het open karakter van Pharma de

mogelijkheid van integratie met het Elektro­ nische Patiënten Dossier als pluspunt. “Je kunt zelf bepalen hoe ver die integratie gaat. Dat was voor ons een van de overwegingen om voor Pharma te kiezen. Bovendien kun je in Pharma een ander EVS integreren. Wij gebruiken bijvoorbeeld Epic. Dat maakt het mogelijk om je systeem samen te stellen met best of breed.” “Dat is zeker een voordeel van onze oplossing”, reageert Jack Bakker. “Je kunt het volledig geïntegreerd toepassen, maar we leveren de onderdelen ook los. Daarmee kunnen we ook verpleeg- en verzorgingshuizen en GGZ bedienen. Die zijn vanaf 2012 ook verplicht om elektronisch voor te schrijven. We kunnen ons systeem tevens hosten en beschikbaar stellen aan extramurale apotheken. Die kunnen zich vaak geen Pharma veroor­ loven, maar moderne techniek maakt dit nu wel mogelijk.”

Er liggen dus nog wat uitdagingen om Pharma nog beter aan de wensen van de gebruikers te laten voldoen. Jack Bakker: “We willen het concept van Pharma verder versterken en ont­ wikkelen in samenwerking met de gebruikers. Onze organisatie is er klaar voor.” In die ontwikkeling past ook het proces van validatie. “Validatie zorgt ervoor dat we softwareproducten opleveren die aan bepaalde kwaliteitsken­ merken voldoen”, zegt Ad Schevers. “We nemen validatie vooraan in het proces op. Dat dwingt ons om direct bij het ontwerp al documentatie vast te leggen over wat het gedrag van het systeem moet zijn. Bij het testen kun je dan zien of dat er ook echt uitkomt.” Jan Zoer wijst erop dat validatie ook een eis is van de Inspectie voor de Gezond­ heidszorg: “Alle EVS’en moeten gevalideerde systemen zijn. Zo wil de inspectie de kans op fouten bij het uitwisselen van gegevens tussen systemen voorkomen.” Jack Bakker reageert: “Patiënt- en medicatieveiligheid staan voorop in Pharma. Elke stap in het proces wordt gecontroleerd en vastgelegd.”

Niet alleen de software Ed de Vogel heeft ervaren dat validatie niet eenvoudig is. “De onder­ steuning van het medicatieproces is zeer ingewikkeld. Je moet op allerlei momenten door de hele keten rekening houden met waar een patiënt is, welke medicatie hij heeft, welk ziektebeeld, etc. Wil je dat proces goed ondersteunen, dan moet je weten waar de gegevens vandaan komen, welke processen een rol spelen en hoe die zijn ingesteld. Voor validatie van zo’n systeem dien je vooraf eisen op te stellen waaraan het moet voldoen. Bij EVS en TDR gaat het om zo’n vijfhonderd eisen. In 2009 hebben we voor onze apotheek de werking van EVS en TDR beschreven, een risicoanalyse ge­ maakt en eerste testen uigevoerd. Daarbij komen gedocumenteerd onvolkomenheden naar voren. Deze vormen een goede basis voor aanpassingen. Validatie is dus ook een tool voor continu verbeteren.” Jan Zoer: “De vraag is altijd of je de software moet aanpassen of de organisatie. Het gaat er uiteindelijk om dat je in control bent.” “Klopt”, reageert Ed de Vogel. “Daarom gaat het bij validatie niet alleen om de software, maar ook om bijvoorbeeld opleiding. Uit on­ derzoek blijkt dat als je met geschoold personeel en met proto­collen werkt, je medicatiebewaking beter is. Automatiseringssystemen zijn een hulpmiddel.” Ad Schevers: “Je kunt Pharma op maat inrichten voor je eigen ziekenhuis. De validatie is dus niet overal hetzelfde. Validatie is overigens geen momentopname. Het moet geborgd zijn in onze systemen en de processen bij de gebruikers.”

De zorgapplicaties in een ziekenhuis moeten met elkaar een Goed Beheerd Zorgsysteem vormen. Dat dient aan een aantal eisen te voldoen voor een veilige uitwisseling van patiëntgegevens met andere zorgaanbieders. “Wij kunnen dat met onze software ondersteunen en faciliteren”, laat Jack Bakker weten. “Daarvoor sluiten we Pharma aan op het Landelijk Schakelpunt. Geautoriseerde gebruikers kunnen dan met Pharma medicatiegegevens van de patiënt opvragen, in fase 2 zal ook Pharma bevraagd kunnen worden. In overleg met Nictiz, de overheidsorganisatie die het LSP coördineert, werken we aan kwalificatie van Pharma om aan te sluiten.” Volgens Ed de Vogel is het LSP onmisbaar. “De Richtlijn Medicatieoverdracht eist altijd een actueel medicatieoverzicht voor de volgende hulpverlener. Dat lukt alleen met het LSP. Goede beveiliging is wel essentieel. Er moet een systeem zijn met de Unieke Zorg Identificatie Pas, ook als het gaat om openbare apotheken en huisartsen. Ook vanuit dit perspectief is de validatie van de systemen noodzakelijk.”

Denken vanuit de gebruiker Ed de Vogel denkt dat het voor een goede ontwikkeling van de auto­ matisering nodig is om nog meer te luisteren naar de wensen van de eindgebruikers: de artsen en verplegers. “Het gaat voor een groot deel toch om automatisering van hun werkprocessen”, zegt hij. “De softwareontwikkelaars moeten die processen doorlopen vanuit de positie als eindgebruiker. Die wil geen onnodige handelingen hoeven te verrichten. En we moeten bedenken dat GGZ en verpleeghuizen andere eisen stellen dan specialisten in een ziekenhuis.” Jan Zoer vult aan: “Gebruikers willen de patiëntselectie vanuit het EPD kunnen doen. En handelingen die ze vaker uitvoeren, automatisch op hun scherm krijgen. En natuurlijk alle gegevens kunnen vinden die ze nodig hebben.” Jack Bakker: “Medica­tieveiligheid en -management zijn voor VCD strategische thema’s waarin we veel investeren en continu verbeteren in samenwerking met onze relaties!”

27

samenwerking aangegaan met VCD Business Intelligence op het gebied van het leveren van producten en diensten op het terrein van management­ informatie.

{

Kort & Krachtig

Interessante berichten en ontwikkelingen binnen de VCD IT Groep

Stichting QuaRijn kiest voor SAS Smart BI Onlangs heeft Stichting QuaRijn de opdracht verstrekt aan VCD voor de levering van een managementinformatiesysteem. Het doel van QuaRijn is te komen tot een geïntegreerde rapportage waarin alle stuurinformatie is opgenomen. Momenteel wordt dit handmatig uitgevoerd. Kosten, foutgevoeligheid en doorlooptijd van de op te leveren rapportages is momenteel een groot aandachtspunt. Stichting QuaRijn heeft na een selectietraject van enkele maanden besloten tot de aanschaf van SAS Smart BI over te gaan. Met deze BI-oplossing kan informatie uit Cura (cliënt, rooster en personeel) en Exact moeiteloos en gebruiksvriendelijk via een webportal beschikbaar worden gemaakt.

VCD Business Intelligence dubbel in de prijzen bij SAP Partner Awards

Sinds kort biedt VCD CSS u als klant de mogelijkheid om Exact Synergy Enterprise zodanig in te richten dat u zelf bepaalt welke entiteiten en hoeveel entiteiten u aan deze oplossing wilt toevoegen. Dus naast de al aanwezige entiteiten medewerkers, relaties, projecten en artikelen. Wij maken daarvoor gebruik van de Solution Builder die wij bij onze partner Eddon betrekken. Inmiddels zijn meerdere klanten al aan de slag gegaan met deze oplossing. Zo zijn entiteiten gecreëerd als dossier, contract, vastgoedobject, etc. Meer weten? Kijk dan op onze website www.vcd.nl

GGZ-instellingen kiezen voor DB3 facturatie DB3 is dé applicatie voor het factureren en beheren van alle DBC-verrichtingen (op detailniveau), het automatisch verwerken van alle Vektis-retourinformatie, de automatische verwerking naar het onderliggende financiële systeem en geavanceerd debiteurenbeheer, inclusief workflow. DB3 opereert hierbij als schakel tussen het financiële en verrichtingen­

28

systeem. Alle benodigde detailinformatie (financieel en verrichtingen) is hierbij direct beschikbaar. DB3 is reeds bij 40 zieken­ huizen geïmplementeerd en inmiddels hebben ook diverse GGZ-instellingen het systeem in gebruik genomen. Onlangs kwam de nieuwe DB3 Facturatie­ module beschikbaar voor de markt. En inmiddels hebben de eerste drie GGZ-instellingen deze nieuwe module aangeschaft. Het gaat om GGZ Noord Holland Noord, GGZ Arkin en GGZ Delfland. De eerste twee instellingen maakten al gebruik van DB3 en daar betreft het een uitbreiding met een nieuwe module. GGZ Delfland kiest als nieuwe klant direct voor de totaaloplossing.

VCD CSS tekent 5-jarig contract met Exact Als grootste Exact-partner heeft VCD CSS het volste vertrouwen in de toekomst en het beleid dat door Exact is uitgezet. Samen met vier andere grotere Exact-partners in Nederland, is daarom recent een nieuw partnercontract ondertekend voor de komende 5 jaar! Het

Anker Verzekert B.V. is de eerste VCD-klant die heeft gekozen voor de nieuwe Enterprise-versie van Exact Financials. Het implementatietraject is in 2011 direct gestart en inmiddels is Exact Financials Enterprise bij Anker Verzekert live gegaan. Wat is de meerwaarde van deze nieuwe versie? • Volledig webbased; • Vanaf versie 7.02 is de webbrowser beschikbaar; • Nieuwe rapportgenerator; • Tabgericht werken in overzichten; • Paging functionaliteit; • Volledig Multi-window; • SEPA IBAN conversie tool; • Nieuwe uniforme invoer- en zoekschermen; • Verbeterde export naar MS Excel;

Op basis van haar prestaties is VCD Business Intelligence door SAP voor de derde keer op rij verkozen tot Channel Partner of the Year voor het onderdeel SAP BusinessObjects. Daarnaast mocht VCD Business Intelligence de award voor Snelstgroeiende Channel Partner in ontvangst nemen, waarmee VCD de enige partij is die twee keer in de prijzen is gevallen. Marcel Groeneboom, Director Ecosystem & Channels bij SAP Nederland: “Door een aanhoudende focus op licentiesoftware en een no-nonsense mentaliteit is het VCD gelukt om een indrukwekkende groei te realiseren. Daarnaast scoorde VCD het beste qua resultaat en het optekenen van nieuwe namen. Hierbij toonden ze lef, volharding en eigenzinnigheid.”

Solution Builder in Synergy Enterprise zorgt voor flexibiliteit

Eerste VCD-klant gaat over naar Exact Financials Enterprise

beleid zal de komende jaren nog meer gericht zijn op verticalisering en daarmee groei. VCD CSS heeft in dat kader onder andere gekozen voor een actieve focus op de zogenaamde Biotech-sector. Voor deze branche is, in samenwerking met strategische klant Keygene uit Wageningen, een oplossing ontwikkeld ter ondersteuning en beheer van octrooien en patenten. Niet alleen Keygene werkt graag samen met VCD CSS. ITW Industry* continueert ook de goede samenwerking. ITW Industry heeft onlangs besloten om over te gaan naar Exact Globe en Synergy Enterprise. Afgelopen jaren werkte de organisatie met Exact voor Windows en Synergy ASP. De ontwikkelingen van het bedrijf maakten deze ‘upgrade’ naar het moderne platform wenselijk. *ITW Industry is onderdeel van de ITW Building Components Group, die bevestigingsoplossingen biedt voor diverse segmenten.

VCD Business Intelligence gecertificeerde partner van Afas

• 64 bit compatible.

In de zorgmarkt kiezen steeds meer organisaties voor Profit van AFAS voor de invulling van de HR-functie. Het is voor klanten van VCD van belang dat ook gegevens uit Profit op een gedegen en toekomstvaste manier ontsloten kunnen worden naar hun VCD-datawarehouseomge­ vingen. Hiertoe is VCD Business Intelligence een partnership aangegaan met AFAS. Vanuit deze samenwerking is een gecertificeerde koppeling gerealiseerd en kan VCD ook bij nieuwe versies van Profit de stabiliteit en betrouwbaarheid van deze koppeling blijven garanderen. Voor klanten betekent dit dat een standaard oplossing tussen Profit en het VCDdatawarehouse beschikbaar is en implementatie wordt vereenvoudigd. Hiermee komt men tot flexibele rapportage en analyse o.b.v. data uit AFAS Profit. In 2010 hebben diverse VCD-relaties van onze expertise op het gebied van AFAS en BI gebruik gemaakt.

Nieuwe website voor SAP BusinessObjects-trainingen Sinds enkele jaren is VCD Business Intelligence officieel Authorized Education Partner van SAP. Waar we klein zijn begonnen met enkele tientallen cursisten per jaar, hebben in het jaar 2010 honderden personen via VCD een SAP BusinessObjects-training gevolgd. Hiermee zijn de trai­ ningen in de loop van de jaren een belangrijk onderdeel geworden van de activiteiten van VCD. Om u beter te kunnen informeren over de mogelijk­ heden op het gebied van onze trainingen, is onlangs de volledig nieuwe en gebruiksvriendelijke website www.vcdtrainingen.nl live gegaan.

Oracle E-Business Suite ontsloten in VCD Datawarehouse In de Zorgsector zijn, naast databases, ook de applicaties van Oracle in­ middels geen onbekende meer. Diverse ziekenhuisrelaties van VCD maken dagelijks gebruik van de Oracle E-Business Suite. Deze ERP- omgeving bevat veel waardevolle en interessante bruikbare gegevens die weer herbruikbaar en noodzakelijk zijn voor doelgerichte managementinformatie binnen de organisatie. VCD Business Intelligence heeft in 2010 bij een drietal ziekenhuizen deze omgeving succesvol ontsloten richting het VCD Datawarehouse.

Samenwerking FACET Informatisering Samenwerking ORTEC Harmony ORTEC, marktleider in de zorg, zeker bekend van Harmony, de bekende professionele applicatie in de zorg voor Personeelsplanning, Dienstroosters en Tijdregistratie, is onlangs een

Per 1 februari 2011 werken FACET Informatisering en VCD Business Intelligence samen op het gebied van informatie-ontsluiting. FACET is een bekende speler in de kraamzorg met specifieke toepassingen zoals ISK, Roosteren en Zorgcentrale. VCD levert BI-tools, trainingen, kennis en expertise op het gebied van BI.

29

{

VCD sponsort Bike4Care VCD steunt innovatief project: de fietsambulance in Kenia

We hebben het hier over een financiële bijdrage aan het afstudeerproject van vier studenten van de TU in Delft. Het betreft het ontwikkelen van ambulancefietsen voor

SAP BUSINESS INTELLIGENCE & VCD BI:

Afrika. Wat is de link met VCD? Die is tweeledig: uiteraard zorg, maar ook innovatie. En innovatie is het centrale thema van de VCD IT Groep in 2011. In Nederland is het vanzelfsprekend dat iedereen snel en gemakkelijk medische ondersteuning kan krijgen. In Afrika is dit een luxe die maar voor weinigen is weggelegd. Om die reden overlijden veel mensen onnodig. Door middel van innovatie kan er wat aan gedaan worden en dat beseften ook deze vier studenten van de TU in Delft.

Gedegen vooronderzoek In de zomer van 2010 heeft een student geneeskunde van Harvard twee maanden onderzoek gedaan in de stad Kisumu (Kenia) naar hoe een fiets een rol kan spelen in de toegankelijkheid van de plaatselijke gezond­ heidszorg. Uit dit onderzoek is gebleken dat de fiets inzetbaar is om patiënten te transporteren naar gezondheidszorgcentra met bijvoorbeeld een fietsambulance.

30

Ook kan de fiets worden gebruikt voor het transporteren van de medische staf bij het bezoeken van de patiënten aan huis, inclusief eerstehulpattributen.

Innovatie als uitgangspunt Op basis van dit gegeven startten vier masterstudenten van de Technische Universiteit in Delft met hun afstudeerproject voor Bike4Care*. Innovatie was het belangrijkste uitgangspunt van het project, want de studenten wilden niet alleen maar een fiets met een karretje erachter ontwerpen. Ze wilden eerst de markt verken­ nen en daarna een businessplan schrijven, omdat het project alleen kans van slagen had als het daadwerkelijk geld zou opbrengen voor de werkplaats in de sloppenwijken van Kisumu. Deze kleine werkplaats werd eerder mede opgericht met steun van de KLM.

Van Kenia naar Delft v.v. In september 2010 vertrokken Paul van Deelen, Tamar Meijer, Stephan van Meir en Guido Molenaar naar Kisumu in Kenia om de markt te onderzoeken. Teruggekeerd in Delft werd vervolgens gestart met het ontwerpen van de fietsambulance. Het definitieve prototype is begin 2011 gepresenteerd en goedgekeurd. De ambulancefiets zal nu in de werkplaats in Kisumu daadwerkelijk in productie worden genomen. Kortom, we mogen spreken van een succesvol en vooral ook innovatief project in de gezondheidszorg.

Direct de vinger op de pijnlijke plek De medische sector vertrouwt op de deskundigheid van artsen. Het in beeld brengen van relevante managementinformatie is eveneens specialistenwerk. De Business Intelligence oplossingen van SAP zijn als het ware de de branchespecifieke deskundige leverancier die met kennis en ervaring het voorwerk doet. Door uw organisatie met SAP BusinessObjects tegen

Cycling out of Poverty (CooP) die door middel van

het licht te houden, legt u direct de vinger op de

fietsinterventies maatschappelijke problemen in

pijnlijke plek, zodat u op basis van een heldere

deelproject van de stichting speciaal gericht op de gezondheidszorg. Voor meer informatie zie

meer inzicht meer efficiëntie beter onderbouwde beslissingen

röntgenapparatuur voor uw organisatie, VCD BI,

*Opdrachtgever van de studenten was de stichting

Afrika probeert aan te pakken. Bike4Care is een

BI van SAP BussinessObjects biedt u:

VCD BI WINT 2 AWARDS

‘Snelst Groeiende’ en ‘Beste Channel’ Partner voor SAP BusinessObjects in 2010!

diagnose gericht kan werken aan een nog gezondere bedrijfsvoering.

www.cyclingoutofpoverty.com

VCD Business Intelligence Postbus 917 9700 AX Groningen Telefoon +31 (0)50 597 55 00 [email protected] www.vcd.nl31

SIMPLIFY Uw datacenter is de weg naar cloud.

HP Converged Infrastructure maakt uw volgende stappen naar de private cloud op HP BladeSystem Matrix eenvoudiger. Bedrijven innoveren en veranderen voortdurend – moeilijk om met uw IT in de pas te blijven. Daarom ontwikkelde HP de BladeSystem Matrix met Intel® Xeon® processor 5600 serie! Deze krachtige serversystemen beschikken over one-touch provisioning van services in minuten (in plaats van dagen of maanden). HP BladeSystem Matrix helpt u om de veranderingen in uw bedrijf bij te houden en tegemoet te komen aan uw zakelijke behoeften. Profiteer van een: • 56% lagere TCO* • 80% snellere implementatie van applicaties* • Verdubbeling van de productiviteit van uw systeembeheerders*

Ga naar hp.com/go/simplifywithblades voor meer informatie èn de gratis whitepaper The business case for HP BladeSystem Matrix.

HP BladeSystem Matrix met HP ProLiant BL460c G7 server en Intel® Xeon® processor 5600 serie

Copyright © 2011 Hewlett-Packard Development Company, L.P. HP behoudt zich het recht voor om dit document zonder vooraankondiging te wijzigen. De garantie voor HP producten en services is vastgelegd in de garantieverklaringen bij de betreffende producten en services. Niets in deze documentatie kan worden opgevat als rechtgevend op extra garantie. HP is niet aansprakelijk voor technische of andere fouten of omissies in dit materiaal. Intel, het Intel logo, Xeon en Xeon Inside zijn handelsmerken of geregistreerde merknamen van Intel Corporation in de V.S. en andere landen. *Kijk voor de onderbouwing van claims op: hp.com/go/simplifywithblades