Microsoft Office Word – hromadná korespondence
Karel Dvořák 2011
Hromadná korespondence
Hromadná korespondence je způsob, jak určitý jeden dokument propojit s tabulkou obsahující více záznamů. Tímto propojením se vytvoří sada dokumentů nebo stránek, které obsahují výchozí dokument naplněný na určitých místech údaji z oné tabulky. Typickým příkladem použití hromadné korespondence je přijímací řízení na školách.
2
Hromadná korespondence
Hromadná korespondence funguje tak, že máme dopis se stejnými informacemi pro všechny (jedná se vlastně o šablonu) a do něj vkládáme z databáze údaje pro každého uchazeče jiné (jméno, adresa, datum narození ad.).
3
Hromadná korespondence
Práce s hromadnou korespondencí se vždy skládá ze čtyř základních kroků: Příprava výchozího dokumentu – štítku či stránky se štítky; obálky; dopisu. Přiložení databáze s údaji – stačí tabulka se záhlavím. Úprava dokumentu – nastavení položek z databáze, výběrových podmínek, seřazení záznamů. Sloučení na tisk nebo do nového dokumentu.
4
Hromadná korespondence
Hromadnou korespondenci je možné spustit v závislosti na tom, jak máme připravené podklady. Je možné činnost přerušit a vypracovat jiný krok, vrátit se zpět, provádět úpravy a opravy dat.
5
Hromadná korespondence
Jestliže vytváříme hromadnou korespondenci od začátku, je vhodné využít průvodce.
Na kartě Korespondence otevřeme nabídku Spustit hromadnou korespondenci
Výběr typu hromadné korespondence Průvodce hromadnou korespondencí
6
Průvodce hromadnou korespondencí
Když nevyužijeme Průvodce hromadnou korespondencí, vytváříme jednotlivé části samostatně. Průvodce pomáhá vytvořit dokument v logickém sledu, práce je snadná a rychlá.
7
Průvodce hromadnou korespondencí
Po spuštění Průvodce se v pravé části pracovní plochy otevře podokno Hromadná korespondence. V Průvodci je možné kdykoliv vrátit zpět a nějaký krok udělat jinak.
8
Průvodce hromadnou korespondencí
Každé okno v Průvodci se skládá ze tří částí: Výběr činnosti Výběr činnosti. Upřesnění vybrané činnosti. Navigace.
Upřesnění činnosti
Navigace
9
Typ hromadné korespondence
Pojem hromadná korespondence zahrnuje nejen dopisy, ale i další dokumenty. Mohou to být různé diplomy, adresy na obálkách nebo na nálepkách. V prvním kroku vybereme typ dokumentu, který tvoříme.
10
Typ hromadné korespondence
Prvním typem dokumentu jsou Dopisy. Dopisem nemusí být jen dopis, uzpůsobený adresátovi, ale jakýkoliv dokument, který se vejde na jednu nebo více stránek a ve kterém chceme čerpat na určitá (stejná) místa různé údaje. Může to být diplom, pamětní nebo informační list, pozvánka, upozornění, oběžník, atd.
11
Typ hromadné korespondence
Po výběru typu dokumentu přejdeme na další krok. Chceme-li později udělat nějakou změnu, můžeme se vždy vrátit zpět.
12
Výběr dokumentu
V dalším kroku vybereme, jaký dokument chceme upravovat.
Pokud chceme vytvořit nový dokument, nebo již máme něco rozepsáno a jen chceme pokračovat, zvolíme první možnost.
13
Výběr dokumentu
Varianta Začít ze šablony se používá v případě, máme uloženou šablonu dopisu (např. pozvánka k přijímací zkoušce). Když jsme nějaký dokument již vytvořili a máme ho uložený, zvolíme třetí možnost Začít z existujícího dokumentu.
14
Výběr příjemce
Vlastní úpravu dokumentu můžeme ještě odložit. Třetím krokem při vytváření hromadné korespondence je výběr databáze, ze které se do dokumentu vkládají data. Tento krok se nazývá Výběr příjemce. Máme-li vytvořenou databázi, zvolíme variantu Použít existující seznam
Nalezneme dříve uložený seznam 15
Výběr příjemce
Jestliže ještě nemám žádný seznam, nebo nechci použít stávající, zvolím možnost Zadat nový seznam. Nový seznam vytvoříme i v případě, kdy položky seznamu jsou údaje, které nepatří do adresáře, například u tvorby diplomů umístění, dosažený čas atd. Novou databázi uděláme klepnutím na nabídku Vytvořit…
16
Vytvoření databáze
Chci-li změnit označení polí, jejich pořadí, vyberu tlačítko Vlastní nastavení sloupců…
17
Vytvoření databáze
Nesouhlasím-li s názvem některého pole, mohu ho přejmenovat
18
Vytvoření databáze Nové pole mohu přidat…
… a zbytečné pole odstranit Mohu změnit pořadí jednotlivých polí
19
Vytvoření databáze Upravíme jednotlivá pole podle potřeby
Odstranění některého pole je nutné potvrdit. Pokud je databáze vyplněná, údaje z tohoto pole by se ztratily.
20
Vytvoření databáze
Postupně vyplníme jednotlivé položky databáze. Do dalšího pole přejdeme pomocí myši nebo klávesou Tab. Celo databázi můžeme seřadit podle libovolného pole Nový záznam vytvoříme klepnutím na toto tlačítko
Po vyplnění celé databáze ji uložíme stiskem OK
21
Uložení databáze
Vytvořenou databázi ne nutné nejprve uložit. Automaticky se nabídne složka Zdroje dat v dokumentech aktuálního uživatele. Místo uložení je možné změnit. Doplníme název databáze
Potvrdíme
22
Nastavení databáze
Jednotlivé záznamy v databázi můžeme třídit, filtrovat, upravovat i doplňovat. Tento záznam nebude použit
23
Práce s databází
Potvrzený seznam můžeme vždy změnit nebo upravit.
24
Práce s databází
Současně s vytvořením nebo otevřením databáze se zobrazí další možnosti hromadné korespondence. Je možné využít panel nástrojů bez nutnosti používat průvodce.
25
Vytvoření dopisu
Dalším krokem je vytvoření dopisu, který bude „hromadně“ upraven. Tento dokument je možné vytvořit již dříve, a pouze doplnit databázová pole.
Vložení pole z databáze Vložení pole z databáze 26
Vytvoření dopisu
Vložení pole provedeme tak, že na místo, kde má být vloženo umístíme kurzor. V panelu nástrojů rozbalíme nabídku Vložit slučovací pole. Zde vybereme potřebnou položku. V dokumentu se objeví název pole uzavřený ve francouzských uvozovkách. 27
Vytvoření dopisu
Slučovací pole můžeme také vkládat z nabídky v podokně úloh. Vybereme nabídku Další položky… Objeví se seznam polí, ze kterých můžeme vybírat. 28
Vytvoření dopisu
Rychlejší je, vložit všechna potřebná pole a pak mezi ně dopsat mezery a konce řádků a odstavců.
29
Vytvoření dopisu
S poli zacházíme stejně jako s ostatním textem, můžeme měnit jeho formát, i formát celého odstavce, kde se nachází.
Postupně vkládáme mezery a ukončujeme odstavce
Označení každého pole se chová jako celek 30
Vytvoření dopisu
Vždy můžeme upravit seznam příjemců
31
Náhled dopisů
V předposledním kroku si můžeme prohlédnout jednotlivé dopisy. Místo názvů polí se objeví odpovídající hodnoty z databáze. Listování v záznamech
Zobrazení polí nebo hodnot Listování v záznamech 32
Sloučení
Posledním krokem je sloučení dopisu pro hromadnou korespondenci s databází. Znamená to, že se vytvoří tolik kopií dokumentu, kolik záznamů je v databázi a jsou určeny jako příjemci. Sloučení lze provést na tiskárnu, každý dokument se začne tisknout na začátek nové stránky.
33
Sloučení
Sloučení je také možné provést do nového dokumentu. V tomto případě je každý dopis umístěn v oddíle, který začíná na nové straně.
34
Sloučení
Zvolíme-li variantu Upravit jednotlivé dopisy, můžeme v každém dopisu provést individuální změny. Výsledkem jsou dva dokumenty, původní dopis hromadné korespondence a dokument obsahující jednotlivé dopisy. 35
Sloučení
Při přesunutí dokumentu hromadné korespondence musíme zajistit jeho propojení s původní databází.
36
