Microsoft. Office. Microsoft Word 2010 MIGRATING TO THE BEST

Microsoft®

Office 2010

Microsoft Word 2010

MIGRATING TO THE BEST

DAFTAR ISI

1.

Membuat Dokumen dengan WORD .............................................................................................. 1 1.1. Anatomi Word ............................................................................................................... 1 1.2. Mempersiapkan Lembar Kerja Baru .............................................................................. 2 1.3. Mengetik dan Melakukan Format Dokumen ................................................................. 3 1.4. Fasilitas Clipboard .......................................................................................................... 7 1.5. Membatalkan atau Mengulang ..................................................................................... 7 1.6. Mencari dan Mengganti ................................................................................................ 7 1.7. Bingkai dan Bayangan .................................................................................................... 9 1.8. Menyimpan dan Membuka Dokumen ......................................................................... 10 1.9. Dokumen Terstruktur .................................................................................................. 12

2.

Memodifikasi Isi Dokumen ........................................................................................................... 15 2.1. Menambah Dokumen dengan Drop Cap ..................................................................... 15 2.2. Menyisipkan dan Modifikasi Gambar atau Photo ............................................................ 16 2.3. Menyisipkan dan Modifikasi ClipArt................................................................................ 21 2.4. Menyisipkan dan Modifikasi Shapes ........................................................................... 22 2.5. Menyisipkan dan Modifikasi SmartArt ........................................................................ 24 2.6. Menyisipkan Tampilan Layar (Screenshot ) ................................................................. 25 2.7. Menyisipkan dan Modifikasi WordArt ......................................................................... 25 2.8. Menyisipkan dan Modifikasi Text Box ......................................................................... 26 2.9. Membuat dan Modifikasi Grafik .................................................................................. 26

3.

Mengolah Dokumen ...................................................................................................................... 32 3.1. Membuat Dokumen dengan Format Kolom ................................................................ 32 3.2. Manipulasi halaman dokumen .................................................................................... 33 3.3. Menyimpan dan Mengirim Dokumen ......................................................................... 38 3.4. Mencetak Dokumen (Printing) .................................................................................... 40

4.

Bekerja dengan Mail Merge ......................................................................................................... 41 4.1. Mempersiapkan Dokumen Utama .............................................................................. 41 4.2. Menyisipkan Simbol, Karakter Khusus dan Equation .................................................. 43 4.3. Menyisipkan File Lain ke Dalam Dokumen Aktif............................................................. 44 4.4. Membuat Tabel ........................................................................................................... 44 4.5. Mempersiapkan Sumber Data ..................................................................................... 46 4.6. Menggabungkan Dokumen Utama dengan Sumber Data ........................................... 48 4.7. Mencetak Surat ke Banyak Tujuan .............................................................................. 49 4.8. Membuat Label dan Amplop Surat.............................................................................. 49

i

Microsoft Word 2010

1 1.

Membuat Dokumen dengan WORD

POKOK BAHASAN :  Mengenal Anatomi MS-Word  Mempersiapkan Lembar Kerja Baru  Mengetik dan Melakukan Format Dokumen  Fasilitas Clipboard  Membatalkan atau Mengulang  Mencari dan Mengganti  Bingkai dan Bayangan  Menyimpan dan Membuka Dokumen  Dokumen Terstruktur

Word

adalah sebuah program komputer yang dikembangkan oleh Microsoft sebagai pengolah kata yang berkualitas dan profesional. Microsoft Word 2010 adalah versi terbaru yang didesain ulang dari versi sebelumnya yang lebih canggih dan dapat membantu Anda menjadi pembuat dokumen yang cepat dan efisien. Mengapa menggunakan Microsoft Word 2010 ? a. Membuat dokumen terlihat profesional dengan menggabungkan kemampuan grafis yang mengesankan seperti grafik dan diagram. b. Menjadikan dokumen sebuah tampilan yang konsisten dengan menerapkan gaya dan tema yang terkontrol huruf, ukuran, warna, efek teks dan latar belakang halamannya. c. Menyediakan konten dan elemen siap pakai dan terformat seperti halaman sampul (cover) dan model-model dokumen (template) . d. Membuat pesan-pesan e-mail bersifat pribadi dan terkirim ke beberapa penerima tanpa berulang-ulang mengetik. e. Membuat informasi dalam dokumen yang panjang dapat diakses dengan mudah dengan menyusun daftar isi, indeks, dan bibliografi. f. Menjaga dokumen Anda dengan mengendalikan siapa saja yang bisa membuat perubahan dan jenis perubahan apa saja yang mungkin dibuat. Pertama kali menggunakan program ini, Anda harus membiasakan diri dengan tampilan lembar kerja Word. Berikutnya akan dijelaskan bagaimana membuat dokumen baru dengan berbagai jenis huruf, efek teks, dan pengaturan paragraf hingga menyimpan dokumen. Pada bab inilah semua hal itu akan dijelaskan.

1.1.

Anatomi Word

Pastikan Anda telah memiliki program Microsoft Word yang telah ter-instal. Klik start – pilih Microsoft Office – Microsoft Word. Maka akan ditampilkan lembar kerja Microsoft Word seperti gambar berikut ini :

Membuat Dokumen dengan WORD | 1

e-biz education enterprise Quick access toolbar

Menu / Ribbon Tab

Title bar

Control Window

Ribbon Groups

Dialog box launcher

View Ruler

Kursor berkedip

Scrollbar

Status Bar

View Toolbar

Zoom Slider

Quick access toolbar, adalah sekumpulan tombol / Customize quick access toolbar

ikon yang bisa mengakses suatu perintah yang diinginkan dengan cepat. Misalnya, Anda ingin membatalkan perintah penghapusan kata, maka pada quick access

toolbar klik tombol Undo . Tombol-tombol perintah pada quick access toolbar ini bisa ditambah atau dikurangi. Cara menambah adalah dengan melakukan klik pada tombol Customize Quick Access Toolbar.

1.2.

Mempersiapkan Lembar Kerja Baru

Sebelum memulai mengetik atau membuat dokumen, sebaiknya lembar kerja yang akan digunakan dipersiapkan dulu. Pilih Ribbon tab Page Layout, maka Ribbon Groups yang ditampilkan akan nampak seperti berikut ini :

Pengaturan lembar kerja bisa dilakukan dengan memilih berbagai perintah yang ada pada Ribbon Groups Page Setup :  Tombol Margins, berisi berbagai pilihan untuk menentukan batas-batas pengetikan.  Tombol Orientation, untuk menentukan orientasi lembar kerja : Portrait (tegak) atau Lanscape (mendatar).  Jenis kertas atau ukuran lembar kerja yang akan digunakan dipilih pada Group Ribbon Page Setup, lalu klik Size. Anda bisa juga membuka atau mempersiapan lembar kerja yang baru dengan memilih tab menu File, maka akan ditampilkan dialog box seperti berikut ini :

2 | Membuat Dokumen dengan WORD

Microsoft Word 2010

Pilih New, dan perhatikan disebelah kanan akan di tampilkan berbagai pilihan bentuk lembar kerja yang bisa digunakan (Available Templates), mulai dari lembar kerja kosong (Blank document) hingga berbagai pilihan bentuk lembar kerja de-ngan beragam jenis doku-men yang siap pakai (template), seperti Blog post, beragam jenis contoh dokumen (Sample templates), Agenda, Serti-fikat, Brosur, dan sebagainya.

Apabila bentuk lembar kerja dipilih dari bagian Available Templates, langkah berikutnya adalah dengan melakukan klik tombol Create (lihat gambar diatas yang ditunjuk anak panah!) . Jika dipilih dari bagian Office.com Templates, maka langkah berikutnya adalah dengan melakukan klik tombol Download, sebab berbagai template tersebut hanya tersedia di situs Office.com (berarti komputer yang digunakan harus terkoneksi dengan internet).

1.3.

Mengetik dan Melakukan Format Dokumen

Jika lembar kerja telah siap, maka sekarang bisa mulai mengetik dokumen. Sebaiknya dokumen diketik apa adanya lebih dahulu agar proses pengetikannya lebih cepat selesai. Setelah itu dokumen yang kelihatan biasa itu bisa diubah penampilannya sesuai keinginan dan terlihat lebih profesional. Perhatikan cuplikan naskah berikut ini :

Contoh Tampilan

Pada tahun 2005, Wheel Progress didirikan. Dari waktu ke waktu, perusahaan ini makin berkembang dan tahun lalu perusahaan ini telah memposisikan dirinya sendiri sebagai pemimpin dalam jasa pelatihan dan penyediaan peranti lunak legal yang populer dan profesional sampai saat ini. Tujuan operasional dari Wheel Progress adalah melatih dan memperlengkapi peserta pelatihan dengan keterampilan dalam pemakaian peranti lunak yang diaplikasikan diperusahaan mereka. Pelatihan yang bersertifikasi internasional ditujukan bagi perusahaan-perusahaan yang berbasis ICT (Information and Communication Technology) atau yang menuju ke taraf itu. Bekerja-sama dengan institusi sertifikasi internasional sekaligus penyedia peranti lunak terkemuka,


e-biz education enterprise seperti: Microsoft, Adobe, Corel dan Cisco, pelatihan yang diberikan oleh Wheel Progress benar-benar teruji dan profesional.

PERNYATAAN MISI KAMI ADALAH SEBAGAI BERIKUT: Wheel Progress didirikan untuk memperlengkapi peserta pelatihan dari berbagai perusahaan dan institusi dengan keterampilan yang telah teruji dan tersertifikasi secara internasional sehingga mereka diharapkan dapat menjadi penggerak roda kemajuan perusahaan atau institusi dimana mereka bekerja dan berkarya. Juga produk peranti lunak yang kami tawarkan bergaransi langsung dari provider internasional seperti : Microsoft, Adobe, Corel dan Cisco, menjadikan para pelanggan nyaman dan bangga karena memiliki produk-produk berlisensi dari perusahaan peranti lunak berkelas dan terkemuka dunia. Kami selalu mengingat bahwa setiap customer mungkin merupakan suatu sumber bisnis referral yang luar biasa bagi perusahaan kami.

Bagaimana Membuatnya? Ketik naskah tersebut apa adanya lebih dahulu (biasa, tanpa efek/format teks apapun). Setelah selesai, berikan efek teks dengan cara:

1.3.1. Format Font Perintah-perintah atau Ribbon Groups yang termasuk dalam Format Font digunakan untuk melakukan perubahan tampilan teks. Teks atau bagian dari dokumen yang akan diubah tampilannya terlebih dahulu harus ditandai atau diblok. Cara menandai atau blok teks adalah sebagai berikut: Menunjuk teks dengan pointer mouse, tahan klik kiri mouse lalu geser (drag) hingga teks ditandai warna kelabu. Akhiri dengan melepaskan penekanan klik kiri mouse. Atau: Letakkan kursor di awal teks yang akan ditandai, tekan tombol shift dan panah kanan. Akhiri penekanan tombol panah kanan hingga teks ditandai warna kelabu. Pada Contoh Tampilan diatas, berarti tampilannya seperti berikut ini (ditunjuk anak panah) jika dilakukan blok pada teks :

Pastikan menu / ribbon tab home aktif, maka ribbon groups font akan nampak seperti berikut: Klik ikon yang diinginkan:

klik ikon ini untuk mengubah jenis huruf / Font. klik ikon ini untuk mengubah ukuran huruf / Font Size. klik ikon ini atau tekan bersamaan tombol Ctrl + ] untuk menambah besar ukuran huruf / Grow Font.


Microsoft Word 2010

klik ikon ini atau tekan bersamaan tombol Ctrl + [ untuk memperkecil ukuran font / Shrink Font. klik ikon ini atau tekan bersamaan tombol Ctrl + B untuk cetak tebal / Bold. klik ikon ini atau tekan bersamaan tombol Ctrl + I untuk cetak miring / Italic. klik ikon ini atau tekan bersamaan tombol Ctrl + U untuk cetak bergaris bawah / Underline. klik ikon ini untuk memberi efek coretan pada teks / Strikethrough. klik ikon ini atau tekan bersamaan tombol Ctrl + = untuk memperkecil dan turun setengah spasi huruf yang diblok / Subscript. klik ikon ini atau tekan bersamaan tombol Ctrl + Shift + + untuk memperkecil dan naik setengah spasi huruf yang diblok / Superscript. klik ikon ini untuk mengubah warna teks / Font Color. klik ikon ini untuk menandai dengan warna / Text Highlight Color. klik ikon ini untuk mengubah kapitalisasi teks / Change Case. Ada 5 pilihan kapitalisasi huruf (Change Case), yaitu : Sentence case, mengubah huruf depan kalimat menjadi huruf kapital. lowercase, mengubah semua huruf menjadi huruf kecil. UPPERCASE, mengubah semua huruf menjadi huruf kapital. Capitalize Each Word, mengubah huruf depan setiap kata menjadi huruf kapital. tOGGlE cASE, membalik kapitalisasi huruf (kecil jadi kapital dan sebaliknya). memberi efek visual pada teks, seperti shadow, glow atau reflection. Text Effects ada berbagai bentuk seperti nampak pada dialog box berikut ini: klik ikon ini untuk membersihkan teks dari perintah-perintah format teks / Clear Formatting. Untuk mengubah tampilan teks yang di-blok, bisa juga dengan cara ini: ketika menandai atau blok teks menggunakan mouse, maka diatas teks yang diblok akan ditampilkan mini toolbar seperti ini:

Perintah yang diinginkan bisa langsung diklik. Atau klik kanan teks yang diblok, maka disebelah kanan teks yang diblok akan ditampilkan pop-up menu dengan berbagai pilihan menu.


e-biz education enterprise Efek teks lainnya yang tidak terdapat pada Ribbon Groups, rincinya dapat ditampilkan pada dialog box Font. Caranya: klik dialog box launcher Ribbon Group Font seperti nampak pada gambar berikut ini : Efek teks yang tidak terdapat pada Ribbon Groups, antara lain: Efek Teks Double Strikethrough Small caps All caps Hidden

sebelum Contoh Teks Contoh Teks Contoh Teks Contoh Teks

sesudah Contoh Teks CONTOH TEKS CONTOH TEKS

1.3.2. Format Paragraph Pada Contoh Tampilan (halaman 9), nampak bahwa ada pengaturan spasi antar baris, perataan teks, indentasi baris pertama dan pengaturan lainnya yang berhubungan dengan paragraf. Perintah-perintah yang berhubungan dengan pengaturan paragraf terdapat pada Ribbon Groups Paragraph yang terletak di dua Ribbon Tab, yaitu Menu / Tab Home dan Tab Page Layout. Pada Tab Home, ada beberapa perintah yang bisa digunakan secara langsung untuk mengatur tampilan paragraf: Quick launcher paragraph

Align Text Left atau Ctrl + L, klik ini agar paragraf rata kiri. Center atau Ctrl + C, klik ini agar teks atau paragraf ada ditengah. Align Text Right atau Ctrl + R, klik ini agar paragraf rata kanan. Justify atau Ctrl + J, klik ini agar kedua sisi paragraf (kanan dan kiri) rata. Decrease Indent, mengurangi level indentasi (paragraf bergeser keluar / ke kiri 1 level). Increase Indent, menambah level indentasi (paragraf bergeser ke dalam / ke kanan 1 level). Mengatur spasi antar baris sebesar 1.0, 1.15, 1.5, 2.0, 2.5, 3.0 baris. Jika tombol View Ruler diklik, maka mistar akan ditampilkan pada lembar kerja. Ada 2 macam mistar yang ditampilkan, yaitu mistar horisontal (horisontal ruler) dan mistar vertikal (vertical ruler). Pada mistar horisontal yang berada di atas lembar kerja terdapat penanda indentasi, seperti nampak pada gambar berikut:

First Line Indent Hanging Indent Left Indent

Geser penanda indentasi untuk mengatur paragraf seperti yang diinginkan.


Right Indent

Microsoft Word 2010

1.4.

Fasilitas Clipboard

Ketika mengetik, kadang ada bagian dari dokumen entah itu berupa kata, kalimat, paragraf, gambar, dan lain-lain yang diketik berulang-ulang, dipindah posisinya, dipotong (dihapus) atau format teksnya sama. Dengan memanfaatkan fasilitas Clipboard (memory sementara) komputer, Microsoft menyediakan beberapa perintah seperti terlihat pada Ribbon Groups Clipboard berikut ini: Cut atau Ctrl + X Paste atau Ctrl + V

Copy atau Ctrl + C Format Painter atau Ctrl + Shift + C dialog box launcher Clipboard

a. Cut atau Ctrl + X, digunakan untuk memotong atau memindahkan bagian dokumen yang ditandai ke dalam clipboard. b. Copy atau Ctrl + C, digunakan untuk menyalin atau menduplikasi bagian dokumen yang ditandai ke dalam clipboard. c. Format Painter atau Ctrl + Shift + C, digunakan untuk menyalin format teks dokumen ke dalam clipboard. d. Paste atau Ctrl + V, digunakan untuk menampilkan isi clipboard ke lokasi kursor berada. Jadi jika ingin menduplikasi (copy) bagian dari dokumen: tandai (blok) bagian dokumen tersebut, klik ikon Copy atau tekan tombol Ctrl + C. Lalu letakkan kursor pada posisi dimana hasil duplikasi (copy) itu akan ditampilkan. Klik ikon Paste atau Ctrl + V. Untuk memindahkan (cut) bagian dari dokumen ke lokasi lainnya, lakukan dengan cara yang sama dengan ikon yang berbeda CUT-PASTE. Lain halnya jika ingin menyalin format teks atau dokumen, caranya: tandai teks atau bagian dari dokumen yang ingin disalin (copy) format teksnya. Klik ikon Format Painter atau tekan tombol Ctrl + Shift + C. Dengan kursor yang berbentuk , tandai teks atau bagian dokumen tujuan (teks atau bagian dokumen yang formatnya dibuat sama dengan teks atau bagian dokumen yang disalin/copy).

1.5.

Membatalkan atau Mengulang

Untuk membatalkan apa yang kita lakukan sebelumnya. Misalnya, kita salah menghapus teks. Teks yang terhapus bisa ditampilkan lagi dengan melakukan klik pada ikon (Undo) yang ada di quick access toolbar atau tekan tombol Ctrl + Z. Sebaliknya untuk mengulang apa yang telah kita lakukan, klik pada ikon (Redo) atau Ctrl + Y.

1.6.

Mencari dan Mengganti

Fasilitas ini ada di Ribbon Groups Editing berikut ini:

1.6.1. Find Fasilitas / perintah Find memiliki 3 sub menu, yaitu Find, Advanced Find … dan Go To … Jika kita hanya ingin menemukan suatu kata atau kalimat, pilihlah Find atau tekan tombol Ctrl + F, maka akan ditampilkan Task Pane Navigation yang biasanya ditampilkan disisi kiri lembar kerja seperti nampak dalam gambar:


e-biz education enterprise Ketik disini kata / kalimat yang ingin ditemukan. Klik ini untuk memulai pencarian.

Klik ini agar hasil pencarian yang ditemukan ditampilkan di kotak dialog yang terhubung dengan lembar kerja yang berisi kata / kalimat yang dicari itu. Klik ini agar hasil pencarian yang ditemukan ditampilkan pada heading atau paragraf yang berisi kata / kalimat yang dicari itu. Klik ini agar hasil pencarian yang ditemukan ditampilkan pada halaman yang berisi kata / kalimat yang dicari itu.

Jika ingin mencari atau menemukan kalimat dengan format tertentu atau dengan beberapa ketentuan lebih lanjut, maka pilihlah Find – Advanced Find. Pada Dialog Box Find and Replace yang ditampilkan, klik tombol More, maka tampil Dialog Box seperti ini: Pada bagian Search Option, diatur berbagai ketentuan dalam pencarian:  Search, All (pencarian di semua dokumen aktif), Down (pencarian di bawah posisi kursor), dan Up (pencarian diatas posisi kursor).  Match case, mencari kata/kalimat yang sama dengan kata/kalimat yang dicari.  Match prefix, mencari kata yang awalan katanya sama.  Match suffix, mencari kata yang akhiran katanya sama.  Find whole words only, mencari kata/kalimat tanpa memperhatikan besar/kecilnya huruf.  Use wildcards, mencari kata dengan metode wildcards(?). Misalnya, kita mencari kata yang terdiri dari 6 huruf yang diawali ‘sam’. Penulisan kata yang dicari adalah sam???. Maka hasil pencariannya adalah sampai, sampah, sambil, dan lain-lain. Huruf besar dan kecil dibedakan.  Sounds like (English), mencari kata/kalimat yang pengucapannya dalam bahasa Inggris mirip.  Find all word forms (English), mencari kata/kalimat yang bentuk penulisannya dalam bahasa Inggris sama.  Ignore punctuation characters, mencari kata/kalimat dengan mengabaikan tanda-tanda bacanya.  Ignore white-space characters, mencari kata/kalimat dengan mengabaikan spasi kosong. Sedangkan pada bagian Find - Format, ketentuan pencarian bisa berdasarkan kata atau kalimat dengan format font tertentu. Find – Special, ketentuan pencarian berdasarkan karakter khusus. Find – No Formatting, ketentuan pencarian tanpa format apapun.


Microsoft Word 2010

1.6.2. Find and Replace Untuk mencari dan mengganti teks, pada Ribbon Groups Editing, klik Replace atau tekan tombol keyboard Ctrl + H. Jika dialog box Find and Replace masih ditampilkan, pilih tab Replace. Maka dialog box seperti ini yang akan ditampilkan: Ketik teks yang dicari pada kolom isian Find What. Teks penggantinya, ketik di kolom isian Replace with. Jika teks penggantinya memiliki ketentuan tertentu, misalnya dengan format teks bergaris bawah. Maka klik tombol More, dan tentukan pada bagian Replace – Format. Jika teks penggantinya adalah karakter khusus, maka tentukan pada bagian Replace – Special.

1.7.

Bingkai dan Bayangan

Untuk membuat bingkai dan bayangan seperti Contoh Tampilan, disediakan perintahperintah seperti yang ada pada Ribbon Groups Paragraph yang ada di tab Home atau Ribbon Groups Page Background yang ada di tab Page Layout.

Atau

Ikon perintah Borders & Shading

Cara membuat bingkai pada kalimat atau paragraf adalah: tandai (blok) kalimat atau paragraf, lalu pilih tab Home. Klik tombol drop-down bingkai (Borders) yang ada pada Ribbon Groups Paragraph. Atau pilih menu Borders and Shading, atau Page Borders pada Ribbon Groups Page Layout... Ada 3 tab pada dialog box Borders and Shading, yaitu :  Borders, untuk memberi bingkai pada posisi kursor atau teks yang ditandai (di-blok).  Page, untuk memberi bingkai pada seluruh halaman dokumen.  Shading, untuk memberi bayangan atau pola kelabu pada teks yang diberi bingkai. Pilihan perintah yang terdapat pada tab Borders antara lain:  Setting, untuk memilih bentuk bingkai: None (tanpa bingkai), Box (bingkai kotak biasa), Shadow (bingkai berbayangan), 3-D (bingkai dengan efek 3 dimensi), dan Custom (memberi bingkai sendiri sesuai keinginan).  Style, untuk memilih jenis garis bingkai.  Color, untuk memilih warna garis bingkai.


e-biz education enterprise     

Width, untuk memilih ukuran garis bingkai. Preview, untuk menampilkan atau merancang bingkai yang diinginkan. Horizontal Line, untuk memilih jenis garis yang disediakan library Word. Apply to, untuk menentukan dimana bingkai diterapkan. Options, untuk mengatur jarak teks terhadap bingkai.

Untuk tab Page Border, pilihan perintahnya sama dengan yang ada pada tab Borders. Bedanya hanya pada pilihan Art (garis bergambar) seperti nampak pada gambar disamping :

Pada tab Shading, teks yang berbingkai bisa diberi warna (Fill Color) atau diberi pola kelabu / arsiran (Pattern Style). Bingkai atau Borders yang dibuat membentang dari penanda kiri indentasi sampai penanda kanan indentasi pada mistar, seperti terlihat pada gambar, demikian juga garis yang dibuat dengan fasilitas ini:

Batas kiri bingkai sesuai penanda kiri

Batas kanan bingkai sesuai penanda kanan

Sebab itu jika ukuran garis atau bingkai ingin diubah, berarti penanda indentasi-nya yang harus diubah dengan cara: blok teks yang berbingkai, lalu geser ke kanan atau ke kiri penanda kiri dan atau penanda kanan indentasi.

1.8.

Menyimpan dan Membuka Dokumen

Secara cepat menyimpan dokumen bisa dengan cara melakukan klik ikon Save pada Quick Access Toolbar atau tekan tombol keyboard Ctrl + S. Karena baru pertama kali menyimpan dokumen, maka akan ditampilkan dialog box Save As seperti ini: Sambil melihat gambar diatas, lebih jelasnya cara menyimpan dokumen adalah Lokasi penyimpanan sebagai berikut: Membuat folder baru a. Klik ikon Save atau tekan Ctrl + S. b. Pada dialog box Save As yang ditampilkan, Menentukan jenis / type file yang akan disimpan pilih atau tentukan Memberi nama dokumen sebagai file tersimpan lokasi penyimpanan pada bagian Save in. Jika ingin disimpan di folder baru, pilih ikon Create new Folder atau tekan tombol Alt + 4.


Microsoft Word 2010

c. Tulis nama dokumen yang akan disimpan (File) pada bagian File name. d. Tentukan jenis file-nya pada bagian Save as type. Jika ingin disimpan sebagai file Microsoft Word 2003, misalnya, maka klik bagian Save as type dan akan tampil berbagai pilihan jenis file seperti ini:

e. Jika ingin menyimpan sebagai dokumen Word 2010, langsung klik tombol Save yang ada di bawah dialog box Save As. Jika sebagai dokumen Word 2003, pilih jenis file-nya (dilingkari), lalu klik tombol Save yang ada di bawah dialog box Save As. f. Sebagai catatan: dokumen yang disimpan sebagai File Word 2010, nama file-nya berekstensi .docx.

1.8.1. Menyimpan Dokumen dengan Nama Lain Dokumen yang telah tersimpan biasanya disebut File. Jika File yang tersimpan dibuka dan dilakukan perubahan, lalu disimpan lagi dengan nama lain, caranya adalah sebagai berikut: a. Pilih tab File, maka akan ditampilkan ber-bagai pilihan seperti nampak pada gambar berikut: b. Klik Save As, maka akan ditampilkan dialog box Save as. Lakukan cara penyimpanan seperti yang telah dijelaskan pada uraian di bab 1.8 diatas.

1.8.2. Membuka Dokumen yang Pernah Disimpan Dokumen yang telah tersimpan, bisa dibuka lagi sekedar untuk dibaca ulang atau agar dapat dilakukan perubahan. Cara membuka dokumen yang telah tersimpan (File) adalah dengan memilih tab File, lalu dari berbagai pilihan yang ditampilkan pilih Open. Lihat gambar berikut ini:

Setelah perintah Open dipilih, selanjutnya akan ditampilkan dialog box Open seperti ini: Tentukan lokasi penyimpanan file pada bagian Look in. Pilih file yang akan dibuka dengan cara di-klik ganda file (klik dua kali dengan cepat) atau pilih file, lalu klik tombol Open yang ada di bawah dialog box Open.


e-biz education enterprise

1.9.

Dokumen Terstruktur

Agar dokumen terlihat rapi dan terstruktur, maka Microsoft menyediakan fasilitas Bullets and Numbering. Perintah-perintahnya ada pada Ribbon Groups Paragraph yang ada pada tab Home:

1.9.1.

Bullets

Bullets

Numbering

Multilevel List

Jika bagian dari dokumen ditandai (di-blok), lalu langsung di-klik ikon Bullets. Bagian dokumen yang ditandai tersebut akan nampak seperti tampilan berikut:

Sebelum

Sesudah

Tapi jika diklik tanda panah disisi kanan (tombol drop-down) ikon Bullets, maka akan ditampilkan berbagai pilihan bentuk bullet, seperti ini:

Bentuk bullet yang baru saja digunakan.

Kumpulan bentuk bullet yang ada.

Bentuk bullet yang di gunakan di dokumen aktif.

Untuk mengubah level indentasi bullet, pilih menu Change List Level pada menu drop-down bullet seperti nampak pada gambar disamping ini … Yang ditunjuk anak panah pada gambar disamping adalah pilihan level bullet. Sedangkan jika menginginkan bentuk bullet yang lain, pilih menu Define New Bullet, maka akan ditampilkan dialog box Define New Bullet seperti ini: Pilih ini, jika bentuk bullet dipilih dari jenis huruf (font). Pilih ini, jika bentuk bullet dipilih dari kumpulan gambar. Pilih ini, jika bentuk bullet dipilih dari symbol atau karakter khusus.


Microsoft Word 2010

1.9.2.

Numbering

Pemberian bullet untuk menandai struktur dokumen, bisa diganti dengan angka berurutan caranya: bagian dokumen ditandai (di-blok), lalu klik ikon Numbering. Bagian dokumen yang ditandai tersebut akan nampak seperti tampilan berikut:

Sebelum

Sesudah

Nilai penomoran bisa diubah, namun yang jelas nilainya tetap dalam urutan naik (Ascending). Untuk keperluan itulah, pilihan menu Set Numbering Value… Memulai penomoran dalam daftar yang baru. Melanjutkan penomoran dari daftar terdahulu. Penomoran dilanjutkan dari daftar terdahulu, namun bisa dilompati angkanya, misalnya: daftar terdahulu nomor 1, selanjutnya bisa nomor 5. Klik ini, untuk menentukan penomoran yang akan ditampilkan.

1.9.3.

Multilevel List

Penomoran bertingkat terkadang diperlukan untuk memperjelas hirarki atau tingkatan dokumen. Untuk keperluan itulah, Multilevel List.

Bagaimana Membuatnya? Cara membuat contoh dokumen berikut ini : 1.

Jenis Tanaman Pertanian: 1.1. Buah-buahan 1.1.1. Mangga:  Gadung  Manalagi  Golek 1.1.2. Pepaya 1.1.3. Rambutan 1.1.4. Durian 1.2. Sayur-sayuran 1.2.1. Bayam 1.2.2. Kangkung 1.2.3. Kenikir 1.3. Kacang-kacangan 1.1.1. Kacang panjang 1.1.2. Kacang hijau 1.1.3. Kedelai

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: a. Tandai (blok) seluruh teks asli, lalu klik Multilevel List. Pada bagian List Library, pilih :


e-biz education enterprise Teks asli Jenis Tanaman Pertanian: Buah-buahan Mangga: Gadung Manalagi Golek Pepaya Rambutan Durian Sayur-sayuran Bayam Kangkung Kenikir Kacang-kacangan Kacang panjang Kacang hijau Kedelai

Setelah dipilih Multilevel List 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.

Jenis Tanaman Pertanian: Buah-buahan Mangga: Gadung Manalagi Golek Pepaya Rambutan Durian Sayur-sayuran Bayam Kangkung Kenikir Kacang-kacangan Kacang panjang Kacang hijau Kedelai

b. Letakkan kursor diawal teks nomor 2, lalu tekan tombol Tab keyboard atau ikon Increase Indent. c. Letakkan kursor diawal teks nomor 3, lalu tekan tombol Tab keyboard atau ikon Increase Indent 2 kali. d. Letakkan kursor diawal teks nomor 4, lalu tekan tombol Tab keyboard atau ikon Increase Indent 3 kali. Setelah itu klik Bullets, pilih bullet yang diminta. e. Untuk teks nomor 5 dan 6, caranya sama dengan langkah ke-d. f. Letakkan kursor diawal teks nomor 7, lalu tekan tombol Tab keyboard atau ikon Increase Indent. g. Untuk teks lainnya, coba lakukan langkah-langkah yang telah dilakukan sebelumnya. Sebagai catatan: tombol Tab keyboard sama dengan Increase Indent, sebaliknya tombol Shift + Tab keyboard sama dengan Decrease Indent. Decrease Indent


Increase Indent

Microsoft Word 2010

2 2.

Memodifikasi Isi Dokumen

POKOK BAHASAN :  Menambah Dokumen dengan Drop Cap  Menyisipkan dan Modifikasi Gambar atau Photo  Menyisipkan dan Modifikasi ClipArt, Shapes, SmartArt, dan WordArt  Mengelola Tampilan Layar dengan Screenshot  Membuat dan Modifikasi Grafik Microsoft Word 2010 adalah versi terbaru yang didesain ulang dan direvisi dari versi sebelumnya dengan penambahan dan pengembangan perintah-perintah yang terutama untuk memperindah tampilan visual dokumen sehingga terlihat profesional dan eye catching (memikat pandangan). Penyisipan tabel, Drop Cap dan Word Art, penambahan Ribbon Groups Illustrations adalah faktanya. Dengan Ribbon Groups ini, Word mampu memodifikasi isi dokumen dengan menyisipkan dan mengelola obyek visual. Obyek visual disini bisa berupa image, photo, gambar, ClipArt, Shapes, SmartArt, dan grafik. Dan satu lagi yang tidak ada pada versi sebelumnya adalah pada Ribbon Groups Illustrations ditambahkan Screenshot yang mampu mengambil tampilan layar dan menambahkannya pada dokumen.

2.1.

Menambah Dokumen dengan Drop Cap

Dokumen yang ditambah dengan Drop Cap, nampak seperti contoh berikut ini:

D

Peranti Lunak

engan peranti lunak yang tepat, komputer dapat menjadi suatu perangkat yang sangat bernilai. Dengan peranti lunak, para pengguna dapat membuat surat, laporan dan dokumen-dokumen lainnya; merancang halaman web dan diagram-diagram; menggambar; memainkan klip-klip audio dan video; membuat berbagai perhitungan;

Untuk membuat Drop Cap pada dokumen caranya adalah: a. Tandai (blok) atau letakkan kursor pada paragraf yang akan ditambahkan Drop Cap. Jika Drop Cap berupa kata depan paragraf, tandai kata depan paragraf tersebut. b. Pilih Tab Insert, Drop Cap ada pada Ribbon Groups Text. c. Pilih jenis Drop Cap, atau klik drop-down Drop Cap maka akan ditampilkan dialog box Drop Cap seperti berikut ini: Pada dialog box Drop Cap salah satu bagiannya berisi perintah untuk pengaturan jenis Drop Cap yang sama dengan yang ada pada Ribbon Groups, yaitu Position. Lainnya nampak pada penjelasan berikut ini: Klik ini, untuk memilih jenis huruf (font) Drop Cap. Untuk mengatur besar-kecilnya Drop Cap dari banyaknya baris yang ada di sisi kanannya. Mengatur jarak Drop Cap dari teks disekitarnya.

Memodifikasi Isi Dokumen | 15


2.2.

Menyisipkan dan Modifikasi Gambar atau Photo

Pada dokumen Word bisa disisipkan hampir semua jenis gambar atau photo. Untuk keperluan ini, pada Tab Insert di bagian Ribbon Groups Illustration, pilih Picture:

Ketika ikon Picture di-klik, maka dialog box Insert Picture akan ditampilkan: Lokasi file gambar berada.

Kumpulan file gambar ada disini. Gambar ditandai atau terseleksi. Nama file gambar yang akan disisipkan. Type / jenis file yang bisa disisipkan.

Gambar atau photo yang dipilih bisa di-klik ganda (double-click) atau ditandai dengan klik sekali, lalu klik tombol Insert yang ada di bawah kanan dialog box Insert Picture. Gambar telah disisipkan pada dokumen. Dan gambar yang aktif atau terseleksi akan nampak seperti ini: Point to the handle (titik pegangan)

2.2.1.

Mengubah Ukuran (Size) Gambar

Kita bisa memodifikasi gambar yang aktif atau terseleksi: memutar, memperbesar atau memperkecil, memperpanjang atau memperlebar, bahkan memotong (crop). Letakkan pointer mouse pada titik pegangan. Jika pointer mouse telah berubah, maka lakukan modifikasi ukuran gambar. Gambar-gambar berikut akan menjelaskan caranya:

memutar gambar

memperbesar/perkecil

memperpanjang/perpendek memperlebar/persempit

Jika gambar yang disisipkan ke dalam dokumen terseleksi atau diaktifkan, maka pada Ribbon Groups akan muncul juga Tab menu baru, yaitu tab Format yang berisi ikon-ikon peralatan untuk memodifikasi gambar (picture tools), seperti ini:

Ukuran gambar bisa diubah secara akurat, pada Tab Format - Group Size bisa diisikan ukuran gambar yang diinginkan:

16 | Memodifikasi Isi Dokumen

Microsoft Word 2010

Atau klik kanan pada gambar, disisi kanan gambar akan ditampilkan group menu dengan berbagai pilihan. Arahkan pointer mouse pada mini toolbar yang ada diatas group menu, isikan atau klik tombol penambah-pengurang (increment button) seperti nampak pada gambar:

2.2.2.

Memotong (Crop) Gambar

Gambar yang telah disisipkan ke dalam dokumen bisa juga dipotong (crop) sehingga menghasilkan potongan gambar sesuai keinginan kita, caranya adalah sebagai berikut: a. Aktifkan gambar dengan cara klik sekali pada gambar. b. Tab Format (Picture Tools) akan ditampilkan, pilih ikon Crop, c. Maka tampilan gambar nampak seperti ini: d. Letakkan pointer (kursor mouse) pada point to the handle (titik pegangan) yang berupa garis hitam tebal. Jika pointer sudah berubah menjadi garis hitam tebal, geser ke kanan-kiri atau ke arah sudut diagonal untuk memotong gambar sesuai keinginan. Atau klik kanan pada gambar, disisi kanan gambar akan ditampilkan group menu dengan berbagai pilihan. Arahkan pointer mouse diatas group menu, pilih ikon Crop seperti nampak pada gambar: Memotong (crop) gambar, bisa juga sesuai dengan bentuk obyek tertentu. Misalnya, membuat potongan gambar kita seperti bentuk bintang. Caranya adalah: a. Sisipkan gambar ke dalam dokumen (pilih Tab Insert – Picture). b. Aktifkan gambar, klik Tab Format. Klik panah bawah (drop down) Crop, pilih Crope to Shape pada pilihan menu yang ditampilkan. Lalu cari gambar bangun (Shape) yang diinginkan, dalam hal ini pilih bintang. Hasilnya seperti ini:

Gambar juga bisa di potong (crop) dengan cara: a. Klik kanan pada gambar, lalu pada pilihan menu yang ditampilkan pilih Format Picture… b. Dialog box Format Picture akan ditampilkan, lalu pilih bagian Crop … Tentukan posisi gambar yang dipotong disini: lebarnya (width), tinggi (height), koordinat x (offset x) dan koordinat y (offset y). Tentukan posisi pemotongan gambar: lebarnya (width), tinggi (height), dari sisi kiri (left) dan dari sisi kanan (right). Setiap perubahan bisa langsung diamati hasilnya di layar. Jika sudah sesuai dengan keinginan, akhiri dengan menekan tombol Close.


e-biz education enterprise 2.2.3.

Mengganti Corak (Style) Gambar

Cara mengganti corak gambar adalah sebagai berikut: aktifkan gambar, pilih Tab Format Picture Tools … Dari Ribbon Groups Format yang ditampilkan, ada 4 cara mengganti corak gambar:

a.

Memberi Garis Tepi Gambar (Picture Border) Untuk keperluan ini klik Picture Border, maka akan ditampilkan pilihan menu ini:

Pilihan Weight, digunakan untuk memilih ketebalan garis tepi gambar. Jika More Lines dipilih, maka akan ditampilkan dialog box Format Picture bagian Line Style. Melalui dialog box ini kita bisa mengatur: Berapa point (pt) Lebar garis tepi gambar; Jenis garis tepi (Compound type); Jenis garis putus-putus (Dash type); Jenis sudut (Cap type); dan Jenis sambungan (Join type).

b. Memberi Bingkai Gambar (Picture Frame) Untuk keperluan ini, pada Group Picture Style nampak ikon seperti ini: Aktifkan gambar dan coba gerakan pointer mouse pada pilihan frame yang ada, perhatikan gambar akan ditampilkan dengan frame yang sesuai dengan posisi pointer mouse kita. Untuk menetapkan pilihan, klik pada pilihan frame yang diinginkan.

c. Memberi Efek Gambar (Picture Effects) Dengan fasilitas ini, gambar yang kita sisipkan di dokumen bisa diberi macammacam efek seperti: Preset, memberi pilihan efek 3 dimensi. Shadow, memberi pilihan pemberian efek bayangan pada gambar. Reflection, memberi pilihan pemberian efek pemantulan atau pencerminan. Glow, memberi pilihan pemberian efek sinar atau gambar bercahaya. Soft Edges, untuk memilih kelembutan pewarnaan pada tepi gambar. Bevel, untuk memilih bentuk sudut tumpul gambar. 3-D Rotation, memberi pilihan berbagai bentuk rotasi gambar 3-D. d. Mengganti Rancangan Gambar (Picture Layout) Pilihan ini memberi kesempatan untuk mengganti / konversi gambar terseleksi menjadi SmartArt sehingga mudah diatur, diberi keterangan gambar (caption) dan mengubah ukuran gambar. Berikut ini adalah berbagai bentuk SmartArt yang bisa dipilih:


Microsoft Word 2010

Coba lakukan sendiri & amati ! Sekarang cobalah sendiri menyisipkan gambar dan memberinya berbagai efek dengan mengikuti langkah-langkah berikut ini: a. Sisipkan gambar Water Lilies yang ada di folder Sample Pictures. b. Perkecil ukuran gambar: 4.5 cm x 6 cm c. Berilah efek Metal frame pada Ribbon Groups Picture Styles. d. Ganti garis tepi frame (Picture Border) dengan warna hijau. e. Ganti efek gambar (Picture Effects) dengan Bevel: Relaxed inset. f. Beri efek 3-D Rotation: Perspective Contrasting Left. g. Beri efek gambar (Picture Effects) Glow: Olive Green, 18 pt glow, Accent color 3. h. Perhatikan hasil akhirnya!

2.2.4.

Mengatur Pewarnaan (Adjust) Gambar

Fasilitas yang ada pada Ribbon Groups Adjust berisi berbagai pilihan untuk mengoreksi pewarnaan, mengubah pewarnaan, memberi efek artistik, memampatkan gambar, mengganti gambar, memasang lagi gambar dan menghapus background. Cara mengaktifkan fasilitas ini adalah sebagai berikut: aktifkan gambar, pilih Tab Format Picture Tools … a. Corrections, digunakan untuk mengoreksi pewarnaan: mengatur kelembutan (Soften), ketajaman (Sharpen), mengatur terang (Brightness) dan kontras warna (Contrass). b. Color, digunakan untuk mengubah pewarnaan gambar: kepekatan warna (Color Saturation), nada / tekanan warna (Color Tone), pewarnaan ulang (Recolor), dan Set Transparent, untuk memilih suatu bagian warna dari gambar jadi transparan. c. Artistic Effects, digunakan untuk memberi efek artistik. d. Compress Picture, digunakan untuk mengurangi ukuran kapasitas file gambar. e. Change Picture, digunakan untuk mengganti gambar yang terseleksi / aktif dengan gambar lain yang berbeda namun akan ditampilkan dengan format dan ukuran yang sama dengan gambar aktif. f. Reset Picture, digunakan untuk mengembalikan gambar sesuai pengaturan awalnya (Reset Picture) atau untuk mengembalikan gambar ke bentuk dan ukuran awalnya (Reset Picture & Size). g. Remove Background, digunakan untuk menghapus gambar latar-belakang yang ditandai. Aktifkan gambar, lalu pilih perintah ini maka akan ditampilkan Ribbon Groups: Group Refine berisi perintah-perintah : Mark Areas to Keep, untuk menandai area gambar yang tetap dipertahankan. Mark Areas to Remove, untuk menandai area gambar yang hendak dihapus. Delete Mark, menghapus penanda area gambar.

Sedangkan Group Close berisi perintah-perintah: Discard All Changes, untuk membatalkan semua pengaturan yang dilakukan sehingga gambar kembali ke bentuk semula. Keep Changes, untuk menjalankan pengaturan yang diberikan. Artinya, area gambar yang ditandai akan dipertahankan (jika ditandai dengan Mark Areas to Keep) atau dihilangkan (jika ditandai dengan Mark Areas to Remove). Perintah ini sama dengan melakukan klik tombol mouse di luar gambar atau klik di lembar kerja Word.



Mengatur Letak (Arrange) Gambar

Gambar-gambar yang ada di lembar kerja Word bisa diatur posisinya, letaknya terhadap gambar lainnya, dikelompokkan atau dirotasi. Untuk keperluan ini caranya adalah dengan mengaktifkan gambar, lalu pilih Tab Format Picture Tools … Ribbon Group Arrange akan ditampilkan seperti ini: a. Position, untuk mengatur posisi gambar pada sebuah halaman dokumen dan teks otomatis akan diatur mengitari (wrap) gambar. Jika dipilih perintah ini, maka akan ditampilkan pilihan-pilihan seperti ini: In Line with Text, menyebabkan gambar sebaris dengan teks dan tidak ada teks disekitar gambar. With Text Wrapping, menempatkan gambar dikelilingi teks. More Layout Options, jika pengaturan posisi gambar diatur secara manual dan akurat baik secara horisontal maupun vertikal. b. Wrap Text, digunakan untuk mengatur pelipatan teks disekitar gambar. Ada beberapa pilihan yang ada pada pilihan menu yang ditampilkan: In Line with Text, gambar sebaris dengan teks. Square, teks mengelilingi gambar berbentuk kotak. Tight, teks mengikuti bentuk lekukan luar gambar. Through, teks mengikuti bentuk lekukan gambar. Top and Bottom, teks ada diantara gambar (diatas dan dibawah). Behind Text, gambar ada di bawah teks. In Front of Text, gambar ada diatas teks. Edit Wrap Points, bentuk pelipatan teks diatur sesuai keinginan.

c. Mengatur tata-letak gambar. Perintah-perintah ini digunakan untuk mengatur tataletak gambar terhadap gambar yang lain: di depan (Forward) atau di belakang (Backward). Perintah-perintah yang termasuk Forward menempatkan gambar aktif di depan, antara lain : Bring Forward, selangkah didepan gambar lainnya. Bring to Front, diposisi terdepan dari gambar-gambar lainnya. Bring in Front of Text, menempatkan gambar aktif di depan teks.

Perintah-perintah yang termasuk Forward menempatkan gambar aktif di belakang, antara lain: Send Backward, selangkah di belakang. Send to Back, paling belakang dari gambar-gambar lainnya. Send Behind Text, menempatkan gambar aktif di belakang teks.

Jika ada banyak gambar pada suatu halaman, Word memberi kemudahan untuk mengatur urutan penempatan posisi gambar terhadap gambar lainnya, menyembunyikan atau menampilkannya lagi. Untuk melakukannya perintahnya adalah : Selection Pane. Jika di-klik, disisi kanan lembar kerja akan ditampilkan Selection Pane, seperti gambar berikut: Klik ini untuk menyembunyikan / menampilkan gambar. Memindah gambar yang dipilih di atas gambar lainnya. Memindah gambar yang dipilih di bawah gambar lainnya. Show All untuk menampilkan semua gambar. Hide All untuk menyembunyikan semua gambar.


Microsoft Word 2010

d. Align, digunakan untuk mengatur perataan, meluruskan atau merapatkan gambar di suatu halaman. Align Left, rata atau rapat batas kiri dokumen Align Center, rata atau rapat tengah dokumen Align Right, rata atau rapat batas kanan dokumen Align Top, rata atau rapat batas atas dokumen Align Middle, rata tengah dokumen Align Bottom, rata atau rapat batas bawah dokumen Distribute Horisontally, gambar disebar menurut lebar dokumen Distribute Vertically, gambar disebar menurut tinggi dokumen Align to Page, perataan / rapat pada halaman dokumen Align to Margin, perataan / rapat pada batas dokumen Align to Selected Objects, perataan / rapat pada obyek gambar lain View Gridlines, menampilkan garis-garis skala pada dokumen Grid Settings …, mengatur garis-garis skala yang ditampilkan

Gridlines atau garis-garis skala (nampak pada gambar disamping kiri), mempermudah dalam menempatkan dan mengatur gambar-gambar yang diletakkan pada dokumen. Bahkan sangat membantu apabila mendesain gambar sendiri menggunakan drawing tools (peralatan menggambar). Untuk mengatur pemakaian gridlines, pilih Grid Setting dan akan ditampilkan dialog box Drawing Grid seperti ini: Snap objects to other objects, aktifkan jika obyek / gambar mudah menempel pada obyek lainnya. Grid Settings, untuk mengatur jarak spasi garisgaris skala secara horisontal maupun vertikal. Grig Origin, untuk mengaktifkan ukuran grid yang asli. Show Grid: ada 2 pilihan yang bisa diaktifkan: jika diaktifkan Display gridlines on screen, maka dilayar akan ditampilkan garis-garis skala (grid). Jika Snap objects to grid when the gridlines are not displayed diaktifkan, maka obyek / gambar akan mudah menempel pada garis-garis skala (grid) meski garis-garis itu tidak nampak di layar.

e. Group, digunakan untuk mengatur pengelompokan gambar sehingga mudah diatur / ditata bersama-sama. Cara menggunakan perintah ini harus mengaktifkan lebih dari satu obyek / gambar. Sebaliknya, untuk mengurai obyek menjadi obyek yang berdiri sendiri-sendiri, pilih perintah Ungroup. f. Rotate, digunakan untuk mengatur putaran (rotasi) gambar. Ada beberapa pilihan jika perintah ini di-klik: 0

0

Rotate Right 90 , memutar obyek ke kanan 90 0 0 Rotate Left 90 , memutar obyek ke kiri 90 Flip Vertical, membalik obyek secara vertikal / mendatar Flip Horizontal, membalik obyek secara horisontal / tegak

2.3.

Menyisipkan dan Modifikasi ClipArt

ClipArt adalah gambar-gambar sederhana dengan resolusi rendah yang biasanya desainnya terdiri dari garis dan beberapa obyek gambar yang dikelompokan (group). Word memiliki pustaka ClipArt yang bisa digunakan atau disisipkan kedalam dokumen. Caranya: pilih Tab Insert, pada Ribbon Groups Illustration pilih ClipArt.


e-biz education enterprise Sama dengan menyisipkan gambar lainnya, ClipArt yang ada pada dokumen bisa dimodifikasi: diubah ukurannya, dipotong, diputar, diganti coraknya, dan sebagainya. Cara memodifikasi ClipArt sama dengan memodifikasi gambar seperti yang telah dijelaskan pada bagian terdahulu. Namun, karena ClipArt biasanya desainnya terdiri dari garis dan beberapa obyek gambar yang dikelompokan (Group), maka ClipArt bisa dimodifikasi juga desain tampilan gambarnya. Caranya: aktifkan ClipArt yang ada di dokumen yang akan dimodifikasi. Misalnya, ClipArt yang bernama Airplane.wmf berikut ini:. Pilih Tab Format Picture Tools, pada Ribbon Groups Arrange pilih Group – Ungroup. Atau klik kanan pada ClipArt, pada menu yang ditampilkan pilih Group – Ungroup. Maka dilayar akan muncul pertanyaan berikut ini: Jawab pertanyaan tersebut dengan “Yes”, maka ClipArt akan dikonversi ke Obyek Gambar (Drawing Object) berikut ditampilkan editornya, sehingga ClipArt bisa diubah desainnya: Nampak pada gambar, ClipArt diaktifkan menjadi beberapa obyek gambar sendiri-sendiri.

Aktifkan bagian-bagian ClipArt, ubah sesuai keinginan. Misalnya: desainnya diubah menjadi gambar seperti ini:

2.4.

Menyisipkan dan Modifikasi Shapes

Shapes adalah gambar-gambar bangun sederhana beraneka bentuk, seperti lingkaran, persegi, anak panah, simbol diagram alir, garis, bintang dan sebagainya. Cara menyisipkan Shapes : pilih Tab Insert, pada Ribbon Groups Illustration pilih Shapes. Pilih salah satu bangun, misalnya: Bevel. Lalu klik pada lembar kerja, dan Bevel disisipkan ke dalam dokumen. Jika gambar bangun ini di aktifkan, maka akan ditampilkan Tab Format Drawing Tools, yang berisi Ribbon Groups seperti ini:

Selanjutnya, jika bangun (Shapes) terseleksi atau aktif, bangun tersebut nampak seperti ini, misalnya bangun Pie yang disisipkan dan diseleksi pada dokumen: Rotating Handle (pegangan pemutar), untuk memutar bangun (Shape). Sizing Handle (pegangan pengubah ukuran), untuk mengubah ukuran bangun (Shape). Shape Changing Handle, untuk mengubah bentuk bangun (Shape). Jika ingin melakukan perubahan bentuk bangun (Shape) menjadi bangun yang lain, atau mengatur bentuk pelipatan teks (wrap) pada bangun, caranya adalah dengan memilih ikon Edit Shape yang ada di Ribbon Group Insert Shapes. Pilih Change Shape, jika ingin mengganti bangun (Shape) terseleksi atau aktif. Pilih Edit Points, jika ingin mengubah bentuk dasar bangun (Shape) sesuai keinginan.


Microsoft Word 2010

2.4.1.

Mengganti Corak Bangun (Shape Styles)

Perintah-perintah untuk memodifikasi terutama ada pada Group Shape Styles. Gambar disamping ini adalah berbagai pilihan corak bangun. Klik pada ikon yang diinginkan sehingga bangun yang ada pada dokumen berubah sesuai pilihan. Sedangkan jika dipilih Other Themes Fills, maka akan ditampilkan berbagai corak pewarnaan isi bangun, seperti gambar berikut ini:

2.4.2.

Mengganti Isi Bangun (Shape Fill)

Isi bangun bisa dimodifikasi atau diganti dengan cara: aktifkan bangun / gambar, pada Tab Format Drawing Tools, di Group Shape Styles pilih Shape Fill Maka akan ditampilkan berbagai pilihan seperti gambar berikut ini: Theme Colors, berisi berbagai pilihan kelompok warna tertentu. Standard Colors, berisi berbagai pilihan warna-warna standar. No Fill, pilih ini jika tidak diwarnai. More Fill Colors, pilih ini jika ingin memilih warna lainnya. Picture, pilih ini jika bangun diisi pola warna bergambar. Gradient, pilih ini jika bangun diisi warna gradasi. Texture, pilih ini jika bangun diisi warna bertekstur.

Saat bangun (Shapes) terseleksi atau saat aktif bekerja dengan bangun (Shapes) tersebut, pada bagian Ribbon Tab akan ditampilkan 2 Tab Format, yaitu: Format Drawing Tools dan Format Picture Tools, seperti ini:

Bangun (Shape) bisa di modifikasi dengan berbagai perintah yang ada pada kedua Tab Format tersebut, sehingga menghasilkan gambar akhir yang menawan dan profesional.

2.4.3.

Memberi Garis Luar Bangun (Shape Outline)

Bangun (Shape) yang disisipkan pada dokumen bisa diberi garis luar atau garis tepi gambar. Caranya sama dengan penjelasan di sub-bab 2.2.3.a. Namun pada bagian ini, karena bangun bisa berupa garis (Line), maka pada pilihan menu Shape Outline yang ada di Tab Format Drawing Tools pada Group Shape Styles ada tambahan perintah Arrows, seperti ini: Pilihan ini digunakan untuk memilih atau mengatur berbagai bentuk dari kedua ujung garis yang aktif. Jika menginginkan mengatur atau memilih bentuk ujung garis yang lain, pilih More Arrows …

2.4.4.

Memberi Efek Bangun (Shape Effects)

Gambar bangun (Shape) yang disisipkan di dokumen bisa diberi efek visual seperti bayangan (Shadow), sinar (Glow), pemantulan (Reflection), atau 3-D putar (3-D Rotation). Untuk memberi efek visual ini, aktifkan bangun (Shape) lalu pilih Tab Format Drawing Tools. Pada Ribbon Groups Shape Styles, pilih Shape Effects. Memodifikasi Isi Dokumen | 23


2.5.

Menyisipkan dan Modifikasi SmartArt

SmartArt adalah sekumpulan grafik yang disusun dari berbagai bentuk grafik dan diagram proses sehingga membentuk grafik yang komplek, seperti diagram Venn atau grafik sebuah organisasi yang terstruktur. Untuk menyisipkan SmartArt, pilih Tab Insert lalu pada Group Illustration klik ikon SmartArt. Maka akan ditampilkan dialog box Choose a SmartArt Graphic, seperti ini: Nama-nama Pengelompokan SmartArt

Contoh tampilan SmartArt terpilih

Berbagai Bentuk SmartArt

Penjelasan fungsi SmartArt terpilih

Pilih salah satu bentuk SmartArt yang diinginkan. Misalnya, pada kelompok Process dipilih Continuous Block Process. Setelah di-klik OK, di lembar kerja akan ditampilkan Editor SmartArt seperti ini: Text Pane: Ketik teks yang akan ditampilkan dalam blok diagram disini atau bisa juga langsung diketik didalam diagramnya Hasil akhirnya ditampilkan disini Keterangan cara mengisi blok grafik, penjelasan grafik, dsb.

SmartArt yang telah disisipkan di dokumen, bisa dimodifikasi caranya: Aktifkan diagram SmartArt, maka akan ditampilkan 2 Tab Ribbon Groups SmartArt Tools yaitu Design dan Format. Ribbon Groups pada Tab Design SmartArt Tools nampak seperti ini:

Ada 4 Group yang menjadi bagian dari Tab Design SmartArt Tools, yaitu Group SmartArt Styles, Group Layouts, Group Create Graphic dan Group Reset.

2.5.1.

Mengubah Corak Tampilan (SmartArt Styles)

Diagram SmartArt bisa diubah coraknya dengan memilih perintah-perintah yang ada di Group SmartArt Styles. Sedangkan pewarnaannya, ubah atau atur dengan berbagai pilihan yang ada pada Change Colors.

2.5.2.

Mengubah Rancangan SmartArt (Layouts)

Rancangan (Layout) SmartArt dapat diubah dengan memilih berbagai bentuk rancangan SmartArt yang ada pada Group Layouts seperti ini: Jika ingin memilih rancangan (layout) lainnya, pilih More Layouts …, maka dialog box Choose a SmartArt Graphic akan ditampilkan. Pilihan Layouts pada Ribbon Group selalu berubah sesuai dengan jenis diagram SmartArt yang diaktifkan.


Microsoft Word 2010

2.5.3.

Berkreasi dengan Diagram (Create Graphic)

Diagram SmartArt yang telah disisipkan ke dalam dokumen bisa dikreasi sendiri, misalnya: dengan menambahkan blok diagram, menambah teks, dipindah, dan sebagainya. Untuk keperluan tersebut, pada Group Create Graphic disediakan berbagai perintah seperti ini: Add Shape, menambah blok diagram atau bangun (Shape): sesudah (After), sebelum (Before), satu level diatas (Above), atau satu level dibawah (Bellow) lokasi blok diagram yang aktif atau terseleksi. Add Bullet, digunakan untuk pengetikan terstruktur dengan label bullet. Pilihan ini hanya bisa digunakan jika rancangan (layout) diagram SmartArt memiliki fasilitas ini pada text pane khususnya. Text Pane, untuk mengaktifkan editor teks diagram SmartArt. Promote, untuk menaikkan 1 level teks yang menggunakan pengetikan terstruktur. Demote, untuk menurunkan 1 level teks yang menggunakan pengetikan terstruktur. Right to Left, untuk memindahkan rancangan diagram dari kanan ke kiri dan sebaliknya. Move Up, untuk memindahkan blok diagram aktif keatas. Move Down, untuk memindahkan blok diagram aktif ke bawah.

2.5.4.

Menghapus Pengaturan Diagram (Reset)

Semua pengaturan atau perubahan yang dilakukan pada bentuk dasar diagram SmartArt bisa dibatalkan atau dikembalikan ke bentuk awal. Untuk melakukannya, pada Tab Design SmartArt Tools di Group Reset pilih Reset Graphic.

2.6.

Menyisipkan Tampilan Layar (Screenshot )

Tampilan program yang tidak di-minimize pada taskbar Windows, bisa diambil bagianbagiannya (di potret). Bagian-bagian itu kemudian bisa disisipkan di dokumen. Caranya: pada Tab Insert, pilih Screenshot. Maka akan ditampilkan dialog box seperti ini: Available Windows, tampilan program yang sedang aktif dan tidak di-minimize di Taskbar Windows. Klik, jika ingin menyisipkan tampilan program yang dipilih ke dalam dokumen. Screen Clipping, mengambil potongan / bagian tampilan program aktif.

2.7.

Menyisipkan dan Modifikasi WordArt

Teks dekoratif atau karakter indah dapat disisipkan di dokumen. Caranya: pilih Tab Insert, pada Ribbon Group Text pilih WordArt. Setelah di-klik, maka akan ditampilkan berbagai pilihan tampilan teks dekoratif seperti ini: Pilih sesuai keinginan, caranya: klik salah satu pilihan tampilan, maka di dokumen akan muncul editor WordArt seperti ini:

Rotating handle (pegangan pemutar teks)

Sizing handle (pegangan pengubah ukuran teks)

2.7.1.

Ketik teks disini

Modifikasi dengan Cepat

Disebut demikian karena untuk memodifikasi teks WordArt tersedia berbagai pilihan bentuk WordArt dengan efek visual yang siap pakai. Pilihannya ada di: Quick Styles, seperti ini…


e-biz education enterprise Memberi Efek Teks WordArt

2.7.2.

Efek Visual yang bisa ditambahkan pada teks WordArt sama dengan efek visual yang bisa ditambahkan pada bangun (Shapes) atau gambar (Picture). Namun, ada satu efek unik yang dimiliki oleh teks WordArt yang ada pada pilihan Text Effects, yaitu Transform, yang berisi berbagai pilihan perubahan bentuk teks WordArt seperti ini … No Transform, jika diinginkan tidak ada perubahan bentuk. Follow Path, perubahan bentuk mengikuti jalur tertentu. Warp, berbagai perubahan bentuk teks yang melengkung

Mengubah Orientasi Teks WordArt

2.7.3.

Modifikasi teks WordArt juga bisa melalui Group Text, yaitu Text Direction. Perintah ini digunakan untuk mengubah orientasi teks: tercetak menurun (vertical), bertumpuk (stack) atau diputar 900 (rotation). Inilah pilihan perintahnya …

2.8.

Menyisipkan dan Modifikasi Text Box

Terkadang terdapat kata-kata penting atau ringkasan yang diletakkan cukup menonjol pada dokumen. Kata-kata tersebut bisa diletakkan dimanapun diantara teks-teks yang ada di suatu dokumen. Kata-kata tersebut diletakkan di kotak tersendiri, yang biasanya disebut Text Box. Berbeda dengan WordArt, Text Box terdiri dari kata-kata yang tidak diberi efek visual (pre-formatted). Untuk membuat Text Box, caranya adalah dengan memilih Tab Insert, pada Group Text pilih Text Box. Berbagai pilihan bentuk Text Box Draw TextBox, membuat text box sendiri

2.9.

Membuat dan Modifikasi Grafik

Word mempermudah kita untuk menyajikan data dan fakta yang dilengkapi dengan tabel dan grafik. Perhatikan contoh tampilan berikut ini …

Contoh Tampilan

Chart Title

Chart Area

Y axis Chart Wall

Data marker Label

Chart Floor X axis Legend


Microsoft Word 2010

Bagaimana Membuatnya? Caranya: pilih Tab Insert, pada Ribbon Groups Illustration pilih Chart. Dialog box Insert Chart akan ditampilkan seperti ini …

Jenis-jenis grafik Berbagai tampilan grafik menurut kelompok jenisnya

Pilih bentuk grafik yang diinginkan, sebagai contoh pilih: Clustered Column, dengan cara klik ganda (double click) atau klik sekali lalu akhiri dengan klik tombol OK di kanan bawah dialog box Insert Chart. Maka dalam lembar kerja Word akan ditampilkan contoh tampilan grafik yang telah dipilih dan di sebelah kanannya di tampilkan data yang terhubung dengan contoh grafik tersebut dalam lembar kerja Excel. Tampilannya seperti ini … Pada lembar kerja Excel, data tersusun dalam kolom dan baris yang disebut data points. Baris ditandai dengan angka berurut ke bawah, sedangkan kolom ditandai dengan huruf abjad berurut ke kanan. Sekumpulan data yang terletak di suatu kolom disebut data series, sedangkan data yang terletak di suatu baris disebut data category. Data yang ada pada lembar kerja Excel bisa diubah sesuai keinginan dan tampilan grafik yang ada pada dokumen Word otomatis akan berubah sesuai perubahan data tersebut, sebab data yang ada pada lembar kerja Excel terhubung dengan grafik. Ketikkan data berikut ini pada lembar kerja Excel: Perhatikan tampilan grafik di dokumen Word ! Aktifkan grafik, maka pada Tab Ribbon Word ditampilkan 3 Tab Chart Tools: Design, Layout dan Format, seperti ini …

2.9.1.

Mengubah Jenis dan Corak Grafik

Pilih Tab Design Chart Tools, pada Ribbon Groups Type pilih Change Chart Type Maka akan ditampilkan dialog box Change Chart Type yang berisi berbagai jenis grafik dan contoh tampilannya (lihat dialog box Insert Chart). Dalam hal ini, pilih 3-D Clustered Column. Grafik ini memiliki berbagai corak (Styles), untuk memilih corak yang sama seperti contoh tampilan, pilih corak Style 10 pada Group Chart Styles seperti ini … Memodifikasi Isi Dokumen | 27


Memperbaharui Data Grafik

Pada Group Data, terdapat 4 pilihan sebagai berikut: pertama, Switch Row/Column. Pilihan ini berfungsi untuk membalik data, yang berarti bahwa data yang ditampilkan sebagai sumbu x akan ditampilkan sebagai sumbu y, dan sebaliknya. Kedua, Select Data. Pilihan ini berfungsi untuk mengubah data yang dipakai sebagai bahan grafik yang sedang aktif. Jika perintah ini dipilih, maka akan ditampilkan dialog box dan lembar kerja Excel seperti ini … Data yang digunakan pada grafik yang aktif saat ini pada lembar kerja Excel nampak diberi bingkai berkedip dengan garis putus-putus. Untuk mengubah data yang dipakai pada grafik aktif: blok data pada lembar kerja Excel atau tulis pada dialog box di bagian chart data range: Data baris (Series) dan kolom (Category) yang dipakai grafik aktif.

Ketiga, Edit Data. Pilihan ini digunakan untuk melakukan perubahan data grafik. Jika pilihan ini di-klik maka data yang ada di lembar kerja Excel akan ditampilkan. Keempat, Refresh Data. Pilihan ini digunakan untuk menjalankan pembaharuan tampilan grafik karena dilakukan perubahan data.

2.9.3.

Mengubah Rancangan Grafik (Chart Layouts)

Rancangan gambar grafik yang ditampilkan bisa diubah sesuai keinginan, pada Group Chart Layouts hal itu dimungkinkan. Sedangkan secara keseluruhan bagian-bagian dari rancangan sebuah grafik bisa diubah atau diatur sesuai keinginan. Caranya: pilih Tab Layout Chart Tools, pada Ribbon Groups yang ditampilkan seluruh bagian grafik dapat diubah-ubah sesuai keinginan.

a.

b.

Group Current Selection, berisi perintah-perintah yang dapat digunakan untuk mengaktifkan bagian-bagian grafik atau menunjukkan bagian grafik yang aktif saat ini. Format Selection, untuk melakukan perubahan pada bagian grafik yang aktif. Jika perintah ini dipilih, maka akan ditampilkan dialog box Format Plot Area. Sedangkan pilihan Reset to Match Style, adalah pilihan untuk membatalkan pengaturan sendiri (custom formatting) bagian-bagian dari grafik dan mengembalikan ke bentuk dasar yang lebih sesuai. Group Insert, berisi berbagai pilihan untuk menyisipkan gambar (Picture), bangun (Shapes) dan teks mandiri (Draw Text Box) di editor grafik.


Microsoft Word 2010

c.

Group Labels, berisi berbagai pilihan untuk memberi keterangan atau label pada grafik. Keterangan atau label pada grafik meliputi: Judul grafik (Chart Title): meniadakan judul grafik (None), memberi judul grafik di tengah dan menimpa gambar grafik tanpa mengubah ukuran grafik (Centered Overlay Title), memberi judul diatas gambar grafik (Above Chart) atau mengatur (format) teks judul grafik (More Title Options). Judul sumbu koordinat grafik (Axis Titles): memberi judul utama sumbu horisontal atau koordinat x (Primary Horizontal Axis Title), dan memberi judul utama sumbu vertikal atau koordinat y (Primary Vertical Axis Title). Keterangan grafik (Legend): data yang terletak di suatu kolom disebut data series, inilah yang dipakai sebagai keterangan grafik (Legend). Pengaturan keterangan grafik (Legend) ada bermacam-macam: meniadakannya (None), menampilkan rapat kanan (Show Legend at Right), menampilkan diatas gambar grafik (Show Legend at Top), menampilkan rapat kiri (Show Legend at Left), menampilkan di bawah gambar grafik (Show Legend at Bottom), menimpa grafik di sisi kanan (Overlay Legend at Right), atau menimpa grafik di sisi kiri (Overlay Legend at Left). Atau pilih More Legend Options, untuk pengaturan legend lainnya dan dialog box Format Legend nampak seperti ini … Ada beberapa pilihan untuk mengatur letak Legend: diatas (Top), bawah (Bottom), kiri (Left), kanan (Right) atau kanan-atas (Top Right). Dan perintah agar legend tidak tumpang tindih dengan grafik: Show the Legend without overlapping the chart.

Keterangan / nama data (Data Labels): biasanya hanya untuk Data Series. Semua data pada kolom akan ditampilkan diatas grafik (Data marker), sehingga kelihatan nilainya atau besarannya. Pilih More Data Label Options … untuk mengatur keterangan apa saja yang bisa ditampilkan sebagai data labels pada grafik. Berikut ini adalah tampilan dialog box Format Data Labels: Pilih apa saja keterangan yang akan ditampilkan sebagai label (Label Contains): nama kolom data (Series Name), nama baris data (Category Name) dan nilai data (Value). Jika menggunakan penanda legend, aktifkan Include legend key in label. Jika semua dipilih untuk ditampilkan, pilih pemisah kata apa yang digunakan (Separator).

Tabel Data (Data Table): tabel data yang ada pada lembar kerja Excel biasanya tidak ditampilkan (None), namun bisa juga ditampilkan dibawah


e-biz education enterprise gambar grafik tanpa Legend Keys (Show Table) atau ditampilkan dengan Legend (Show Data Table with Legend Keys). Jika pengaturan tabel data lainnya, pilih More Table Options …

Data Keys ingin Data

Pada dialog box Format Data Table bisa diatur tampilan garis (Table Borders) secara horisontal (Horizontal), vertikal (Vertical) atau garis luarnya (Outline) serta pilihan untuk menampilkan legend keys.

d. Group Axes, berisi berbagai pilihan untuk mengatur bagian-bagian dari sumbu koordinat grafik. Ada dua hal penting yang ada dalam Group ini: Pertama, Axes. Berisi perintah-perintah untuk mengubah format dan layout setiap sumbu grafik horisontal dan vertikal. Primary Horizontal Axis, untuk mengatur berbagai hal yang berhubungan dengan sumbu horisontal utama: Tanpa label horisontal (None), ditampilkan dari kiri ke kanan dengan label (Show Left to Right Axis), sumbu horisontal ditampilkan tanpa label atau tanda pemisah data series (Show Axis without labeling), ditampilkan dari kanan ke kiri dengan label (Show Right to Left Axis) atau pengaturan sumbu horisontal lainnya (More Primary Horizontal Axis Options …).

Dialog box Format Axis horisontal nampak seperti ini … Mengatur jarak penanda kolom Mengatur jarak label Data kategori terbalik dari kanan ke kiri Mengatur jarak label terhadap sumbu Memilih jenis sumbu koordinat Mengatur jenis dan letak penanda kolom Mengatur letak label vertikal Mengatur letak label sumbu

Primary Vertical Axis, untuk mengatur berbagai hal yang berhubungan dengan sumbu vertikal utama: Tanpa label vertikal (None), menampilkan sumbu standar dengan urut dan berlabel (Show Default Axis), menampilkan sumbu dengan label angka seper-seribu (Show Axis in Thousand), seper-sejuta(Show Axis in Millions), seper-1 milyard (Show Axis in Billions), menampilkan sumbu vertikal dengan label dan data berdasarkan skala logaritma 10 (Show Axis with Log Scale) atau pengaturan sumbu vertikal lainnya … (More Primary Vertical Axis Options).


Microsoft Word 2010

Dialog box Format Axis vertikal nampak seperti gambar disamping kiri … Mengatur penampilan nilai data

Mengatur jenis dan letak penanda baris Mengatur letak label vertikal

Kedua, Gridlines. Berisi pilihan-pilihan untuk menampilkan garis pembatas horisontal data Category (baris data) dan garis pembatas vertikal tiap data series (kolom data). Di kelompok menu Primary Horizontal Gridlines, terdapat pilihan untuk: Tidak menampilkan garis horisontal (None), menampilkan garis horisontal berdasarkan unit terbesar (biasanya kelipatan sepuluh – Major Gridlines), berdasarkan unit terkecil (satuan – Minor Gridlines), keduanya (Major & Minor Gridlines) atau pilihan More Primary Horizontal Gridlines Options … yang berisi perintah-perintah untuk mengatur jenis, ukuran, dan efek garis. Sedangkan di kelompok menu Primary Vertical Gridlines, terdapat pilihan yang sama dengan Primary Horizontal Gridlines, hanya garisnya saja yang membedakan, yaitu garis vertikal.

e.

Group Background, berisi berbagai pilihan untuk mengatur tampilan latar belakang grafik. Dibedakan menjadi 2 kelompok, yaitu untuk kelompok standar dan kelompok 3-D. Untuk kelompok standar, pilihannya adalah Plot Area, yang berisi pilihan untuk: Tidak menampilkan isi Plot Area (None), menampilkan Plot Area dengan warna standar (Show Plot Area), atau mengisi Plot Area dengan berbagai jenis pewarnaan dan isi – warna solid, gradasi, gambar, pola arsir, dan sebagainya (More Plot Area Options …). Plot Area pada grafik 3-D adalah dinding grafik (Chart Wall). Sedangkan untuk kelompok 3-D, pilihan-pilihannya akan aktif jika jenis grafiknya 3-D. Berikut ini adalah kelompok menu 3-D: Chart Wall, mengatur berbagai jenis pewarnaan dan isi dinding grafik; Chart Floor, pengaturan untuk lantai grafik; dan 3-D Rotation, untuk mengatur bentuk rotasi 3-D.

f.

Group Analysis, berisi berbagai pilihan untuk membantu menganalisis grafik yang terbentuk: Trendline, menampilkan garis bantu yang membentang dari data series awal ke data series terakhir sehingga bisa dianalisis kecenderungan datanya. Lines, menampilkan garis menurun pada area grafik. Up/Down Bars, menampilkan gambar balok yang menghubungkan data series terbesar ke data series terkecil sehingga nampak penurunan atau peningkatannya. Error Bars, menampilkan garis yang menandai penyimpangan data.



3 3.

Mengolah Dokumen

POKOK BAHASAN :  Membuat Dokumen dengan Format Kolom  Manipulasi Halaman Dokumen  Menyimpan dan Mengirim dokumen  Mencetak Dokumen Pada bab ini, akan dibahas cara pembuatan dokumen bergaya koran serta mengubah dokumen menjadi web dan file pdf.

3.1.

Membuat Dokumen dengan Format Kolom

Cara membuat format kolom adalah sebagai berikut: ketik naskah tanpa format apapun (diketik biasa). Setelah selesai, tandai (blok) teks lalu pilih Tab Page Layout. Pada Ribbon Group Page Setup, Klik Column. Maka akan ditampilkan berbagai pilihan format kolom. Dan jika More Columns… yang di pilih, maka akan ditampilkan dialog box Column yang berisi berbagai pilihan untuk mengatur bentuk kolom lainnya, seperti … Pada bagian Preset, terdapat pilihan untuk mengubah tampilan teks yang ditandai menjadi satu kolom (One), dua (Two), tiga (Three), kiri lebih kecil (Left) atau kanan lebih kecil (Right) ukuran kolomnya. Number of Columns, untuk menentukan jumlah kolom. Line Between, diantara kolom diberi garis pembatas vertikal. Pada bagian Width and Spacing, atur sendiri sesuai keinginan lebar (Width) kolom dan jarak spasi antar kolom (Spacing). Equal column width, aktifkan pilihan ini jika menginginkan ukuran kolom sama lebarnya.

Ketika membuat dokumen bergaya koran, terkadang perlu diatur: pemenggalan kolom atau pergantian section. Untuk melakukan semua itu, berikut ini adalah perintahperintah yang perlu diketahui: Perintah-perintah yang berhubungan langsung dengan pengetikkan gaya koran (Column) ada pada Tab Page Layout, di bagian Ribbon Group Page Setup pilih Breaks. Maka akan ditampilkan berbagai pilihan perintah seperti ini … Page, ganti halaman baru dimulai pada kursor berada. Column, teks dimana kursor berada di pindah kekolom baru. Text Wrapping, pengaturan pelipatan teks disekitar gambar atau obyek lain.

Agar jumlah baris pada pengetikkan gaya koran (Column) jumlahnya sama atau seimbang, gunakan cara ini: tandai teks, pilih Tab Page Layout. Pada Ribbon Group Page Setup, pilih Column – Two (jika 2 kolom). Letakkan kursor di akhir paragrap, lalu pilih Breaks – Continuous (atau tekan Ctrl + Shift + Enter). Untuk membatalkan pengetikkan gaya koran (Column): tandai teks, lalu pilih Tab Page Layout. Pada Ribbon Group Page Setup, pilih Column –One.

32 | Mengolah Dokumen

Microsoft Word 2010

3.2.

Manipulasi halaman dokumen

Manipulasi halaman dokumen disini berarti mengubah, menambah atau menyisipkan sesuatu pada halaman dokumen yang sudah jadi. Manipulasi dokumen yang akan dilakukan pada topik ini adalah: menambah halaman sampul sebagai halaman pertama dokumen (cover page), menyisipkan halaman kosong (blank page), berganti halaman baru (page break), menyisipkan sesuatu di bagian atas – bawah margin dokumen (header-footer), memberi nomor halaman (page Number), mengganti format isi dokumen sesuai tema dokumen (theme), dan mengatur latar-belakang halaman (page background).

3.2.1. Menyisipkan Halaman Perintah-perintah yang berhubungan dengan penyisipan halaman ada pada Tab Insert. Lalu pada Ribbon Group Pages, pilih perintah yang diinginkan: Cover Page, menyisipkan halaman sampul siap pakai di halaman pertama dokumen. Blank Page, menyisipkan halaman kosong di posisi kursor berada. Page Break, pergantian halaman baru di posisi kursor berada.

Jika dipilih Cover Page, maka akan ditampilkan berbagai bentuk tampilan halaman sampul yang siap digunakan seperti ini … Pilih salah satu bentuk tampilan halaman sampul yang tersedia disini. Enable Content Updates from Office.com, memperbaharui koleksi tampilan halaman sampul dari situs Office.com. Remove Current Cover Page, menghapus halaman sampul yang telah dipilih dan digunakan saat ini. Save Selection to Cover Page Gallery, menyimpan halaman terseleksi di koleksi (Gallery) halaman sampul Word.

3.2.2. Menyisipkan Header – Footer Pada batas atas halaman (top margin) bisa disisipkan sesuatu, seperti: nomor halaman, gambar, garis atau teks. Inilah yang disebut Header. Sedangkan yang terletak di batas bawah halaman (bottom page). Inilah yang disebur Footer. Untuk menyisipkan Header dan Footer, caranya adalah sebagai berikut : pilih Tab Insert, perhatikan Ribbon Group Header & Footer seperti ini . Pilih Header atau Footer, maka akan ditampilkan pilihan berbagai bentuk Header atau Footer seperti gambar disamping ini …. Enable Content Updates from Office.com, memperbaharui koleksi tampilan Header / Footer sampul dari situs Office.com. Edit Header / Footer, untuk melakukan perubahan pada Header atau Footer. Remove Header / Footer, menghapus header / Footer yang telah dipilih dan digunakan saat ini. Save Selection to Header / Footer Gallery, menyimpan bentuk Header / Footer di koleksi (Gallery) Header / Footer Word.

Pilih salah satu bentuk Header atau Footer, maka dalam dokumen akan ditampilkan area kerja Header dan Footer serta Tab Design Header & Footer Tools akan aktif. Nampak Tab Design Header & Footer Tools beserta Ribbon Groups-nya seperti ini …

Mengolah Dokumen | 33


Berikut ini adalah macam-macam perintah yang ada pada Ribbon Groups yang ada di Tab Design Header & Footer Tools: Ribbon Group Header & Footer, berisi pilihan perintah-perintah: Header, yang digunakan untuk memilih bentuk tampilan Header, edit Header, atau remove Header. Footer, yang digunakan untuk memilih bentuk tampilan Footer, edit Footer atau remove Footer. Sedangkan Page Number, digunakan untuk memberi nomor halaman di area Footer atau Header: Top of Page, pilihan penomoran halaman di atas halaman. Bottom of Page, pilihan penomoran halaman di bawah halaman. Page Margin, pilihan penomoran halaman di batas (margin) dokumen. Current Position, menunjukkan posisi penomoran halaman di dokumen aktif. Format page Number, untuk menampilkan dialog box Page Number Format yang berisi perintah-perintah untuk: memilih bentuk penomoran halaman (Number Format); mengikut sertakan nomor Bab, misalnya 11, yang berarti bab 1 halaman 1 (Include chapter number); penomoran halaman melanjutkan penomoran sebelumnya (Continue from previous section) dan tentukan penomoran dimulai dari nomor berapa (Start at). Remove Page Numbers, untuk menghapus penomoran halaman.

Ribbon Group Insert, berisi pilihan perintah-perintah: untuk menyisipkan tanggal dan waktu sekarang (Date & Time); menyisipkan bagianbagian dari isi dokumen, misalnya: judul dan pengarang atau potongan dokumen lainnya, seperti daftar referensi (Quick Parts); menyisipkan gambar (Picture), gambar metafile (Clip Art). Ribbon Group Navigation, berisi pilihan perintah-perintah: menuju ke area kerja Header (Go to Header), menuju ke area kerja Footer (Go to Footer), menuju ke header atau footer sebelumnya (Previous), menuju ke header atau footer selanjutnya (Next), menghubungkan ke area kerja header atau footer di section yang sama sehingga isi dari area kerja yang terhubung sama (Link to Previous). Ribbon Group Options, berisi pilihan perintah-perintah: untuk menjadikan halaman pertama berisi header atau footer yang unik, berbeda dari halaman lainnya (Different First Page); Header atau footer dihalaman ganjil dan genap berbeda isinya (Different Odd & Even Pages); untuk menampilkan isi Header & Footer saja, isi dokumen di sembunyikan atau ditampilkan (Show Document Text). Ribbon Group Position, berisi pilihan perintah-perintah: untuk menentukan posisi header dari batas atas dokumen (Header from Top); menentukan posisi footer dari batas bawah dokumen (Footer from Bottom) dan menyisipkan pengaturan tabulasi (Insert Alignment Tab). Ribbon Group Close, berisi pilihan perintah Close Header and Footer yang berfungsi untuk menutup area kerja Header & Footer dan kembali ke area kerja dokumen aktif.


Microsoft Word 2010

3.2.3. Mengganti Tema Dokumen Microsoft Word 2010 membantu mengembangkan dokumen yang telah dibuat terlihat profesional dan poin-poin penting nampak menonjol, sehingga pesan dan argumen yang hendak disampaikan kelihatan jelas dan mudah dipahami. Hanya dengan menekan satu tombol klik mouse, seluruh isi dokumen dapat diubah penampilannya. Penampilan dokumen disini, khususnya penampilan (format) karakter (seperti: jenis font, ukuran dan warna) dan bentuk paragraf (seperti: spasi baris). Perintah yang digunakan untuk melakukan hal ini ada pada Tab Page Layout di Ribbon Group Themes … Themes, berisi berbagai pilihan tema tampilan dokumen, termasuk tampilan font, pewarnaan dan efek teks. Theme Colors, berisi berbagai pilihan tema perubahan warna untuk tema yang dipakai saat ini.

Theme Fonts, berisi berbagai pilihan tema perubahan jenis huruf (Font) untuk tema yang dipakai saat ini. Theme Effects, berisi berbagai pilihan tema efek bangun untuk tema yang dipakai saat ini. Selain menggunakan Themes, perubahan tampilan dokumen dengan mudah dan cepat bisa juga dilakukan dengan Change Styles. Perintahnya ada pada Tab Home di Ribbon Groups Styles … Quick Styles, berisi berbagai pilihan Styles yang siap pakai. Change Styles, untuk mengubah kumpulan Styles, pewarnaan, font, dan spasi paragraf yang digunakan di dokumen aktif. Beberapa pilihan pengaturan Style … Pemilihan Styles, bisa juga dengan melakukan penekanan tombol klik kanan mouse, paragraf dimana kursor berada itulah yang akan diubah Style-nya.

3.2.4. Mengatur Lembar Dokumen Selain isi dokumen yang dapat diubah atau diatur penampilannya, lembar dokumen atau kertas kerja bisa juga diatur agar terlihat menarik, profesional dan sesuai dengan jenis dokumennya antara lain dengan menambah : Page Border, Page Color dan Watermark. Untuk membuat bagian-bagian tersebut, caranya adalah: pilih Tab Page Layout, pada Ribbon Group Page Background nampak ada beberapa pilihan: Watermark, untuk menambahkan ‘tanda air’ (tulisan atau gambar sebagai background transparan) pada lembar dokumen. Watermark, biasanya digunakan sebagai alat untuk mengidentifikasi bahwa data digital telah mengalami perubahan dari aslinya (Tamper-proofing), untuk proteksi kepemilikan (Copyrightlabeling) serta untuk memonitor distribusi material digital ataupun untuk


e-biz education enterprise otentikasi. Jika pilihan ini dipilih maka akan ditampilkan berbagai pilihan tampilan watermark seperti gambar disamping ini … Watermark bisa juga didesain sendiri dengan memilih Custom Watermark … jika pilihan ini yang di-klik, maka akan ditampilkan dialog box Printed Watermark seperti ini …

No watermark, menghilangkan atau menghapus watermark dari lembar dokumen. Picture watermark, memilih dan menggunakan gambar sebagai watermark. Text watermark, memilih atau mengetik sendiri teks pada bagian Text yang akan dijadikan watermark.

Sedangkan pilihan Remove Watermark, digunakan untuk menghapus watermark dari lembar dokumen (sama dengan No watermark pada dialog box Printed Watermark). Page Color, untuk memberi warna atau efek pewarnaan pada lembar dokumen. Jika di-klik pilihan ini, maka akan ditampilkan beberapa pilihan seperti ini … Theme colors, berbagai pilihan tema warna. Standard colors, berbagai pilihan warna-warna standar. No Color, menghilangkan pewarnaan. More Colors …, berbagai pilihan warna-warna lainnya. Fill Effects …, berbagai pilihan efek pewarnaan yang bisa dipilih. Jika perintah ini yang dipilih,maka akan ditampilkan dialog box Fill Effects seperti gambar disamping ini … Pilih tab Gradient, untuk memilih berbagai bentuk pewarnaan gradasi. Pilih tab Texture, untuk pewarnaan bertekstur yang dimiliki Word. Pilih tab Pattern, untuk pemilihan warna dan pola arsir. Pilih tab Picture, untuk memilih gambar sebagai background.

Page Borders, untuk memberi bingkai pada lembar dokumen atau suatu halaman. Setting, untuk memilih bentuk bingkai. Style, untuk memilih jenis garis bingkai. Color, untuk memilih warna garis bingkai. Width, untuk memilih ukuran garis bingkai. Preview, untuk menampilkan atau merancang bingkai yang diinginkan. Horizontal Line, untuk memilih jenis garis yang disediakan library Word. Apply to, untuk menentukan dimana bingkai diterapkan. Options, untuk mengatur jarak teks. Art, untuk memilih garis bergambar.


Microsoft Word 2010

3.2.5. Memanfaatkan Fasilitas Perlindungan Word 2010 menyediakan fasilitas untuk melindungi dokumen dari perubahan yang dilakukan oleh orang lain. Atau membatasi pengguna melakukan perubahan tertentu saja pada dokumen aktif. Caranya: pilih Tab Review, pada Group Protect klik Restrict Editing. Panel Restrict Formatting and Editing akan ditampilkan disisi kanan lembar kerja, seperti gambar disamping … Pada bagian 1. Formatting restrictions, jika diaktifkan Limit formatting to a selection of styles, maka ketika di-klik Settings … dialog box Formatting Restriction akan ditampilkan. Pada dialog box ini, aktifkan pilihan Limit formatting to a selection of styles agar bisa memilih styles apa saja yang diperbolehkan diubah saat ini (Checked styles are currently allowed). Pada bagian 2. Editing restrictions, jika diaktifkan Allow only this type of editing in the document, maka hanya jenis pengeditan dalam dokumen tertentu saja yang diperbolehkan, seperti: fasilitas pelacakan (Tracked changes), pemberian komentar (Comments), dan pengisian formulir (Filling in Forms).

Pada bagian Exceptions (optional), kita bisa menentukan bagianbagian dari dokumen mana saja yang bisa diedit oleh pengguna (user) yang kita tambahkan dan tetapkan (More users). Setelah pengaturan pembatasan selesai, klik Yes, Start Enforcing Protection, agar pengaturan pembatasan itu diterapkan pada dokumen aktif.

3.2.6. Menyimpan dan Proteksi File Untuk melindungi file agar tidak bisa dibuka oleh orang lain yang tidak memiliki kunci (Password), caranya: pilih Tab File. Dari berbagai pilihan yang ada, klik Save As. Maka akan ditampilkan dialog box Save As, klik pilihan Tools yang ada dikiri bawah dialog box. Lalu pilih General Options …. Dialog box General Options akan ditampilkan seperti ini … Ketik kata kunci yang diinginkan di bagian Password to open, maka file tidak bisa dibuka sama sekali selama kata kunci tidak diketahui atau salah. Jika kata kunci diketik pada bagian Password to modify saja, maka dokumen masih bisa dibuka sebagai dokumen yang hanya bisa dibaca saja (Read Only). Pilihan ini hanya untuk melindungi dokumen agar tidak terjadi perubahan isi dokumen yang tidak disengaja. Orang lain masih bisa menyimpannya dengan nama lain, lalu mengubah isi dokumennya.

Jika password tidak diketik pada kedua bagian diatas, tapi pilihan Read-only recommended diaktifkan. Maka ketika file dibuka, muncul peringatan dan pilihan seperti ini … Jika dijawab ‘Yes’, maka file akan dibuka sebagai dokumen yang hanya bisa dibaca (read only). Jika dijawab ‘No’, file akan dibuka bukan sebagai dokumen yang hanya bisa dibaca namun bisa juga dilakukan perubahan (editing). Password yang diketik pada kedua pilihan diatas, akan meminta konfirmasi. Misalnya, password diketik pada bagian Password to Open, maka ketika di-klik OK, dialog box Confirm Password akan ditampilkan. Ketikkan lagi Password yang sama, akhiri OK lalu simpan file dengan nama yang sama.



3.3.

Menyimpan dan Mengirim Dokumen

Setelah semua hal diatas dilakukan, maka dokumen siap untuk disimpan dalam format Word maupun dalam format lain, seperti: web, sharepoint, posting blog, file pdf dan siap juga untuk dikirimkan melalui e-mail. Untuk melakukannya, pilih Tab File, lalu klik Save & Send.

3.3.1. Mengirim Melalui E-mail Dokumen dapat dengan cepat dikirim melalui e-mail, tanpa melalui program pengirim email. Caranya: dari halaman Tab File – Save & Send, pilih Send Using E-mail. Kita bisa memilih dokumen aktif yang dikirim melalui e-mail, dikirim sebagai lampiran dengan jenis file apa: jenis file dokumen docx (Send as Attachment), jenis file Portable Document Format (Send as PDF), jenis file XPS (Send as XPS), atau dikirim sebagai fax (Send as Internet Fax). Misalnya, dipilih Send as Attachment. Setelah pilihan ini di-klik, maka window pengirim pesan Microsoft Outlook akan ditampilkan seperti ini … Isilah tujuan pengiriman (To…), isi juga tembusan atau salinan-nya jika ada (Cc…), jika telah siap dikirim klik tombol Send. Microsoft Outlook akan mengirim email kita.

3.3.2. Menyimpan Sebagai Halaman Web Dokumen yang kita ketik bisa diubah sebagai halaman Web, sehingga dokumen bisa ditampilkan dengan menggunakan browser internet. Sebelumnya, atur dahulu beberapa hal yang berhubungan dengan konversi dokumen Word ke halaman web: Pilih Tab File, lalu pilih Options. Pada dialog box Word Options, pilih Advanced. Pada bagian General, klik Web Options… maka akan ditampilkan dialog box Web Options. Pilih Tab Browsers, pilih web browser yang digunakan untuk menampilkan dokumen yang telah diubah menjadi web ini pada bagian: People who view this Web page will be using:, misalnya dipilih Microsoft Internet Explorer® 6 or later. Akhiri dengan klik OK.

Kita dapat menyimpan dokumen sebagai halaman Web dalam tiga format, yaitu: Web page, format ini menyimpan halaman web sebagai .htm dan disimpan dengan folder yang berisi file-file yang mendukung halaman web agar ditampilkan sesuai atau mendekati tampilan yang nampak pada dokumen.


Microsoft Word 2010

Single file web page, format ini menyimpan halaman web sebagai .mht dan embed (menempelkan) semua informasi yang diperlukan dalam satu file kumpulan MHTML saja sehingga bisa didistribusikan melalui email. Web page, filtered, format ini menyimpan halaman web sebagai .htm. file-file yang mendukung disimpan dalam folder tersendiri, namun sudah mengalami penyaringan. Tag-tag yang tidak perlu tidak disimpan, maka ukuran filenya lebih kecil dibandingkan format yang lain. Namun, akibatnya tampilan dokumen terkadang berubah dari aslinya. Sebagai contoh, latar belakang yang menggunakan warna lembut akan berubah menjadi warna solid, sehingga halaman sulit terbaca. Cara menyimpan dokumen sebagai halaman Web dalam ketiga format diatas: pilih Tab File, lalu klik Save As. Maka dialog box Save As akan ditampilkan seperti ini … Pada bagian Save as Type:, pilihlah jenis file web yang diinginkan (lihat bagian yang dilingkari adalah jenis file untuk ketiga format web yang telah dijelaskan diatas).

3.3.3. Mempublikasikan Sebagai Posting Blog Dokumen bisa di-posting ke suatu blog. Bila kita sudah punya account blog dan komputer terkoneksi dengan internet, hal ini akan lebih mempermudah proses upload. Cara mempublikasikan dokumen sebagai posting blog adalah sebagai berikut: Pilih Tab File, lalu pada pilihan Save & Send, klik Publish as Blog Post. Klik Publish as Blog Post yang ada di kanan bawah, maka akan ditampilkan dialog box Register a Blog Account seperti ini: Jika dipilih Register Now, maka akan ditampilkan dialog box New Blog Account, pilih provider blog Anda pada bagian blog. Setelah itu ikuti petunjuk selanjutnya yang ditampilkan di layar. Jika dipilih register later, berarti Blog Account Anda akan ditanyakan nanti ketika hendak publish ke blog Anda.

Selanjutnya kedua pilihan tersebut akan menyebabkan ditampilkannya lembar kerja baru dengan Tab aktif Blog Post dengan Ribbon Group Blog seperti ini … Klik pada [Enter Post Title Here], lalu ketikkan judul Blog Post Anda. Jika telah memiliki Blog Account, klik Publish – Publish pada Tab Blog Post - Group Blog. Misalnya, Blog Account Anda terdaftar di WordPress, maka dialog box New WordPress Account akan ditampilkan … Isikan Blog Post URL Anda, User Name dan Password …

3.3.4. Mengubah Jenis File Untuk menyimpan sebagai file dengan jenis lain seperti: Word 97-2003, Rich Text, Plain Text, dan sebagainya sesuai pilihan yang tersedia. Caranya sama dengan uraian diatas, tinggal tentukan disimpan dengan jenis file apa di bagian Save as Type. Cara yang lain Mengolah Dokumen | 39

e-biz education enterprise adalah pada Tab File, pilih Save & Send. Lalu klik Change File Type, pilihlah sebagai file apa dokumen aktif hendak disimpan. Misalnya, hendak disimpan sebagai dokumen Word 97-2003. Maka pilihlah: Word 97-2003 Document, lalu klik tombol Save As yang ada di bagian bawah dialog box dan beri nama lain pada dialog box Save As yang ditampilkan.

3.3.5. Membuat File PDF File PDF adalah file dokumen yang berasal dari Word atau Excel yang telah dikonversi ke file Portable Document Format, sehingga format, layout dan pengaturan lainnya dari dokumen asal bersifat permanen dan tidak bisa diubah-ubah. Pada platform Windows, file XPS sama dengan file PDF. XPS adalah XML Paper Specification, dokumen yang berbasis XML yang memiliki format tetap seperti file dokumen asal. Perbedaannya dengan PDF, file XPS hanya bisa dibuka dengan program Microsoft, seperti Windows Explorer. Untuk membuat file PDF atau XPS, Word 2010 menyediakan perintahnya yang ada pada Tab File – Save & Send. Lalu pilih Create PDF/XPS Document. Di kanan dialog box Save & Send, klik Create PDF/XPS.

3.4.

Mencetak Dokumen (Printing) Jika dokumen telah siap di cetak menggunakan alat pencetak (printer), pilihlah Tab File – Print. Maka terdapat berbagai pilihan untuk mengatur pencetakkan seperti gambar disamping kiri ini … Tampilan pra-cetak

Pada bagian Print: tentukan berapa kali dokumen dicetak pada pilihan Copies; jika telah siap cetak, klik tombol Print. Pada bagian Printer: tentukan jenis pencetak/printer yang digunakan. Pada bagian Settings: tentukan berbagai hal tentang halaman yang akan dicetak: Print All Pages (mencetak semua halaman); Print Selection (mencetak isi dokumen terseleksi/ditandai); Print Current Page (mencetak halaman aktif); Print Custom Range (mencetak halaman spesifik); Only Print Odd Pages (mencetak halaman ganjil saja); Only Print Even Pages (mencetak halaman genap saja); Mencetak halaman tertentu, misalnya halaman 1, 5 dan 8 maka tulis nomor halaman tersebut di bagian Pages : 1,5,8; Print One Sided (satu sisi saja yang dicetak). Atau Manually Print on Both Sides (mencetak secara manual di kedua sisi halaman); Collated (susunan pencetakan berurutan 1,2,3); Uncollated, (tanpa susunan berurut); Portrait Orientation (orientasi halaman tegak); Landscape Orientation (orientasi halaman mendatar). Pilih jenis kertas yang digunakan pada bagian A4; pengaturan batas-batas pencetakkan pada bagian Custom Margins; dan dicetak berapa halaman per-lembar kertas pada bagian Page Per Sheet.


Microsoft Word 2010

4 4.

Bekerja dengan Mail Merge

POKOK BAHASAN :  Mempersiapkan Dokumen Utama  Menyisipkan Simbol, Karakter Khusus dan Equation  Menyisipkan File Lain ke Dalam Dokumen Aktif  Membuat Tabel  Mempersiapkan Sumber Data  Menggabungkan Dokumen Utama dengan Sumber Data  Mencetak Surat ke Banyak Tujuan  Membuat Label dan Amplop Surat

Banyak perusahaan dan organisasi yang melakukan komunikasi dengan pelanggan atau anggotanya dengan menggunakan surat, kabar berita atau selebaran promosi. Isi surat yang sama, misalnya, dikirimkan ke banyak orang dengan nama, dan alamat berbedabeda. Surat-surat itu membutuhkan amplop dan label. Sedangkan data-data pelanggan sudah ada dalam database perusahaan. Pada bab ini akan dibahas cara membuat surat dengan tujuan yang berbeda-beda dan data penerima surat diambilkan dari database yang telah ada. Kemampuan yang dimiliki Microsoft Word 2010 ini, biasanya disebut Mail Merge. Selain membahas Mail Merge, dibahas juga tentang cara membuat tabel dan menyisipkan berbagai simbol dan karakter khusus dalam dokumen.

4.1.

Mempersiapkan Dokumen Utama

Surat yang akan dikirimkan adalah dokumen biasa, yang bisa juga dilengkapi berbagai gambar, grafik dan tabel. Namun, dokumen ini adalah dokumen yang akan digabung dengan data dari file lain, sebab itu dokumen ini disebut sebagai dokumen utama. Perhatikan contoh tampilan dokumen utama sebuah Mail Merge berikut ini …

Contoh Tampilan Kepala surat

Tujuan surat

P

Training Enterprise Jl. Pucang Rinenggo 23 Surabaya 60235 – Jawa Timur - Indonesia  +62-31-8495758  +62-31-8495757  [email protected]

Yang terhormat: Bapak Christianto PT. Harapan Mulia di Jl. Untung Suropati 30 Sidoarjo 61254

Bekerja dengan Mail Merge | 41


Dengan hormat, Kami adalah perusahaan yang sedang berkembang, ingin mengajak Bapak sebagai investor bagi pengembangan usaha perusahaan kami. Agar Bapak sedikit mengenal perusahaan kami, berikut ini kami paparkan sasaran dan tujuan organisasi dari perusahaan kami: Dari file lain

1.

Sasaran jangka panjang WHEEL PROGRESS adalah untuk melakukan go public. Dengan modal yang tersedia, manajemen bermaksud untuk berekspansi hingga ke lain propinsi dan pulau di Indonesia.  Sasaran-sasaran jangka panjang menuntut dicapainya laba sebesar 8 persen sebelum pajak pada akhir tahun ke lima.  Sasaran-sasaran jangka panjang menuntut penambahan modal dari investor dan 2 perluasan kantor paling tidak 40m lagi.  Sasaran yang ingin segera dicapai adalah memperkuat lokasi yang sudah ada dan membawa WHEEL PROGRESS kepada suatu posisi yang lebih menguntungkan. Sasaransasaran jangka panjang menuntut dicapainya laba sebesar 8 persen sebelum pajak pada akhir tahun ke lima. Guna mencapai sasaran-sasaran ini, manajemen telah menetapkan tujuan-tujuan sederhana untuk tahun kalender 2010.

Membuka pusat-pusat pelatihan di luar daerah setelah dana kami dapatkan. Meningkatkan promosi melalui iklan televisi dan radio. Mulai menghadiri pameran pendidikan dan pelatihan tingkat nasional. Merekrut pakar-pakar pendidikan dan pelatihan ICT (Information and Communication Technology) dari perguruan tinggi di luar negeri. Meningkatkan pelatihan wiraniaga yang ada saat ini dan wiraniaga yang baru. Rumus dengan Equation

Uang tunai yang tersedia saat ini adalah Rp.250.000.000,- (per 31/12/2009) Rasio terkini aset perusahaan adalah :

= 1 : 1 (100%)

Rasio cepat perusahaan adalah :

= 0,51 : 1 (51%)

Dari rasio-rasio tersebut potensi keuntungan (profit potential) dari tahun ke tahun terus mengalami peningkatan. Berikut ini adalah gambaran profit potential yang diraih pada tahun fiskal 2005 – 2009: Tabel

Tahun Fiskal 2005 2006 2007 2008 2009

Target Total Keterangan 120 Tunai 160 Tunai 200 Tunai 250 Tunai 300 Tunai TOTAL

Produk Training Software 120 60 140 75 175 75 170 70 220 88 825 368

Lisensi 20 35 30 20 42 147

Sales Total 200 250 280 260 350 1,340

Untuk pemaparan yang lebih detail, kami mengundang Bapak untuk hadir pada: Hari : Jumat, 4 Januari 2010 Waktu : Pukul 09.00 – 16.00 Bertempat di : Hotel Santika, Jl. Pandegiling 180 Surabaya Acara : Pemaparan Business Plan “Wheel Progress” Demikian undangan dari kami, terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya. Surabaya, 28 Desember 2009 Kevin Hutama Direktur

42 | Bekerja dengan Mail Merge

Microsoft Word 2010

Bagaimana Membuatnya? Pada contoh tampilan di atas, nampak bahwa dalam dokumen utama terdapat kepala surat yang berisi karakter khusus atau simbol, tujuan surat (yang berubah-ubah sesuai dengan data yang ada), cuplikan dokumen dari file lain dan tabel. Dokumen utama inilah yang nantinya dihubungkan dengan sumber data. Dokumen utama berisi teks statis (isi surat yang sifatnya tetap) dan variabel teks yang berubah-ubah yang disebut Merge Fields. Dokumen utama bisa dibuat lebih awal atau belakangan. Sekarang kita akan membuat bagian-bagian dari dokumen seperti contoh tampilan.

4.2.

Menyisipkan Simbol, Karakter Khusus dan Equation

Pada contoh tampilan, khususnya pada bagian kepala surat, ada beberapa simbol berupa gambar telepon dan sampul surat. Simbol atau gambar tersebut tidak ada pada tombol-tombol keyboard, yang biasanya disebut special character. Cara menyisipkan simbol dan special character, juga pengetikkan rumusrumus adalah sebagai berikut: pilih Tab Insert, pada Ribbon Group Symbols terdapat 2 pilihan seperti ini … Pilihan Equation, digunakan untuk mengetik berbagai bentuk rumus. Jika pilihan ini di klik, maka akan ditampilkan berbagai pilihan jenis rumus seperti ini … Pilih salah satu dan lakukan perubahan sesuai keinginan. Atau menyisipkan editor Equation pada dokumen dan mengetik sendiri rumus sesuai keinginan, pilih Insert New Equation. Maka pada posisi kursor di dokumen akan disisipkan editor Equation seperti ini …

Simbol yang ada pada tab Design Equation Tools terbatas untuk pengetikkan rumus-rumus matematika. Untuk simbol-simbol dan karakter khusus lainnya, pada tab Insert pilih Symbol yang ada di Ribbon Group Symbols seperti ini … Atau pilih More Symbols … untuk memilih berbagai simbol dan karakter khusus lainnya, maka akan ditampilkan dialog box Symbol seperti gambar disamping kiri ini… Simbol-simbol ditampilkan berdasarkan jenis huruf (font) yang aktif. Pada tab Special Character, bisa dipilih berbagai bentuk karakter khusus seperti ini:

©

®™

Untuk menyisipkan bagian-bagian dokumen yang lain, seperti tanggal dan waktu (Date & Time), tanda tangan (Signature Line), properti dokumen seperti nama penulis, judul ada pada pilihan Quick Part yang ada di Ribbon Group Text.



4.3.

Menyisipkan File Lain ke Dalam Dokumen Aktif

Ada berbagai jenis file yang bisa disisipkan ke dalam dokumen aktif. File-file seperti: Word, Excel, CorelDraw, Adobe PhotoShop, dan sebagainya bisa disisipkan ke dalam dokumen aktif, caranya: pilih Tab Insert, pada Ribbon Group Text pilih Object. Maka akan ditampilkan 2 pilihan seperti ini … Jika Object yang dipilih, maka akan ditampilkan dialog box Object seperti gambar disamping ini… Pilih program atau jenis obyek (file) yang akan disisipkan pada dokumen aktif disini.

Jika yang akan disisipkan pada dokumen aktif adalah teks, maka pilih Text From File pada Ribbon Group Text. Maka dialog box Insert File akan ditampilkan seperti gambar disamping ini, pilihlah file yang berbasis teks misalnya, file Word. Lalu akhiri dengan menekan tombol Insert, maka isi file yang dipilih akan disisipkan di dokumen aktif.

4.4.

Membuat Tabel

Cara membuat tabel: pilih Tab Insert, pada Ribbon Group Tables klik Table. Maka akan ditampilkan pilihan seperti ini … Untuk menyisipkan tabel pada dokumen, klik kotak-kotak yang ada untuk menentukan banyaknya kolom dan baris pada tabel. Atau, pilih Insert Table, maka akan ditampilkan dialog box Insert Table; pilih Draw Table, untuk membuat secara manual tabel di dokumen; Convert text to Table, untuk mengubah teks menjadi tabel; Excel Spreadsheet, untuk menyisipkan lembar kerja Excel di dokumen; Quick Table, untuk memilih berbagai bentuk tabel yang telah tersedia.

Inilah dialog box Insert Table. Jika mau menyisipkan tabel melalui pengaturan pada dialog box ini, maka tentukan banyaknya kolom di bagian Number of columns. Banyaknya baris di bagian Number of rows. Klik Fixed column width, jika lebar kolom bersifat tetap. Klik Autofit to contents, jika lebar kolom selebar isi kolom. Klik Autofit to window, jika lebar kolom selebar tampilan window program.

Setelah tabel terbentuk di dokumen, jika tabel tersebut diaktifkan, maka ada 2 tab baru yang muncul, yaitu Tab Design dan Tab Layout Table Tools, seperti ini …


Microsoft Word 2010

4.4.1. Mendesain Tabel Pada tab Design Table Tools, berisi beberapa Ribbon Group, yaitu Ribbon Group Table Style yang berisi berbagai pilihan bentuk tabel yang telah siap pakai seperti ini … Jika ingin tabel yang telah dipilih dimodifikasi sendiri sesuai keinginan, pilihlah Modify Table Style … Jika ingin menghapus Style tabel yang telah ada di dokumen, pilihlah Clear. Jika ingin merancang Style tabel sendiri, pilihlah New Table Style …

Untuk menambah atau mengganti warna style, pada Group Table Styles, pilihlah Shading Sedangkan untuk mendesain garis-garis pada bingkai tabel, pilihlah Borders Group Draw Borders, membantu lebih lanjut dalam membuat bingkai pada tabel, sebab ada pilihan jenis garis (Line Style), ketebalan garis (Line Width), warna garis (Pen Color), menambah garis pada tabel (Draw Table) dan menghapus garis pada tabel (Eraser). Tabel yang telah ada style-nya, bisa diatur penampilannya dengan beberapa perintah yang terdapat pada Group Table Style Option, seperti ini … Aktifkan Header Row, untuk menampilkan format khusus di baris pertama tabel; First Column, untuk menampilkan format khusus di kolom pertama tabel; Total Row, untuk menampilkan format khusus di baris terakhir tabel; Last Column, untuk menampilkan format khusus di kolom terakhir tabel; Banded Rows, untuk menampilkan format khusus yang berbeda antara baris ganjil dan baris genap. Dan Banded Column, untuk menampilkan format khusus yang berbeda antara kolom ganjil dan kolom genap.

4.4.2. Mengatur Rancangan Tabel Tabel yang telah jadi dan ditampilkan pada dokumen, bisa diatur tampilan maupun pengisian tabelnya. Caranya adalah dengan mengaktifkan tabel, lalu pilih Tab Layout Design Table seperti ini …

Group Table, berisi perintah-perintah: Select, untuk memilih atau mengaktifkan tabel dan bagian-bagiannya (sel, kolom, baris, tabel);

Group Rows & Columns, untuk mengatur baris dan kolom tabel: Delete, untuk menghapus sel, baris, kolom dan tabel; Insert Above, menyisipkan baris kosong diatas kursor; Insert Below, menyisipkan baris kosong dibawah kursor; Insert menyisipkan kolom kosong disebelah kiri kursor; dan Right, untuk menyisipkan kolom kosong di sebelah kanan kursor. Atau klik Launcher yang ada disebelah kanan bawah Group Rows & Columns, maka akan ditampilkan dialog box Insert Cells berikut ini … Shift cells right, menggeser sel-sel kekanan; Shift cells down, menggeser sel-sel ke bawah; Insert entire row, menyisipkan baris; Insert entire column, menyisipkan kolom.

untuk untuk Left, Insert Quick


e-biz education enterprise Group Merge, untuk menggabungkan beberapa sel menjadi satu sel (Merge Cells) atau membelah sel (Split Cells) dan membelah tabel (Split Table). Group Cell Size, untuk mengatur tinggi atau lebar kolom secara manual serta mengatur lebar kolom berdasarkan isinya (Autofit Content), lebar window (Autofit window) dan ukuran tetap kolomnya (Fixed column width). Group Alignment, untuk mengatur perataan isi sel; arah tampilan teks (Text Direction); batas-batas sel (Cell margins).

Group Data, untuk mengolah data yang ada dalam sel atau tabel: Sort, untuk mengurutkan data. Jika perintah ini dipilih, maka akan ditampilkan dialog box Sort seperti ini … Sort by, untuk menentukan berdasarkan apa data diurutkan; Type, jenis data yang diurutkan; using, menggunakan data apa; Ascending, urut naik (dari kecil ke besar); Descending, urut turun (dari besar ke kecil); Then by, dasar pengurutan berikutnya; My list has, judul tabel tidak ikut diurutkan (Header row) atau ikut diurutkan (No header row).

Repeat Header Rows, setiap pergantian halaman, judul tabel ditampilkan ulang; Convert to Text, data dalam tabel dikonversi ke teks biasa tanpa tabel; Formula, menggunakan rumus untuk melakukan pengolahan data yang ada di dalam tabel. Jika perintah ini dipilih,maka akan ditampilkan dialog box Formula seperti ini … bagian Formula, isi dengan rumus (function) yang akan digunakan; kumpulan rumus (function) ada di bagian Paste Function; sedangkan bentuk (format) penulisan data atau angkanya pilih di bagian Number format.

4.5.

Mempersiapkan Sumber Data

Setelah dokumen utama siap, langkah berikutnya adalah mempersiapkan sumber data. Caranya: pilih Tab Mailings. Pada Ribbon Group Start Mail Merge, klik Select Recipients, maka akan ditampilkan pilihan perintah seperti ini … Type New List, untuk membuat atau mengetik sumber data yang baru. Use Existing List, menggunakan sumber data yang pernah dibuat. Select From Outlook Contacts…, sumber data diambil dari daftar kontak Outlook. Pada contoh tampilan diatas, jika kita pelajari ada beberapa data yang diubah-ubah jika surat tersebut dikirimkan ke berbagai tujuan atau ke banyak orang. Data tersebut antara lain: panggilan (Bapak, Ibu atau Saudara), nama, instansi atau nama perusahaan, alamat, kota dan kode pos. Data yang berubah-ubah itu disebut variabel atau merge field. Merge field inilah yang nantinya disisipkan ke dokumen utama dan menjadi


Microsoft Word 2010

penghubung dengan sumber data. Dari contoh tampilan tersebut berarti ada 7 merge field yang digunakan. Sebut saja merge field atau field name-nya adalah: Panggilan; Nama; Perusahaan; Alamat; Kota; Kode Pos; E-mail

Sedangkan penerima surat (recipients) dengan data lengkapnya disebut Record. Misalnya, record-record-nya adalah sebagai berikut: Bapak; Christianto; PT. Harapan Mulia; Jl. Untung Suropati 30; Sidoarjo; 61254; [email protected] Ibu; Agustina Triwulandari; CV. Drink Tea; Jl. A. Yani 25; Surabaya; 61232; [email protected] Saudara; Raymond Jonathan; BPR Artha Jaya; Jl. Pahlawan 70; Malang; 61345; [email protected] Bapak; Arief Soemarno; KSP Gotong-royong; Jl. Pemuda 65; Mojokerto; 61268; [email protected] Ibu; Ruth Frederika; LBB Mandiri; Jl. Karang Gayam 80; Sidoarjo; [email protected]

Karena baru pertama kali membuat sumber data, maka pada perintah Select Recipients pilihlah Type New List. Dialog box New Address List berikut ini akan ditampilkan … ini adalah field name standar ketikkan record disini Pilihan New Entry, untuk mengetik data/record yang baru. Find…, untuk mencari data entry atau record. Delete Entry, untuk menghapus data entry atau record yang aktif. Customize Columns…, untuk mengubah atau menambah field name yang digunakan.

Karena field name-nya telah ditentukan, maka pilihlah Customize Columns. Sehingga akan ditampilkan dialog box Customize Address List seperti ini … Field names standar yang sudah ada. Add, untuk menambah field name. Delete, untuk menghapus field name. Rename, untuk mengganti nama field name. Move Up, untuk memindah field name ke urutan diatasnya. Move Down, untuk memindah field name ke urutan dibawahnya.

Pilihlah Field name : Title, lalu pilih Rename. Ganti namanya dengan: Panggilan. Contoh tampilannya seperti ini… Demikian seterusnya, pilih field name: First Name, lalu pilih Rename. Ganti namanya dengan: Nama. Pilih field name: Last Name, karena field name ini tidak diperlukan, klik Delete untuk menghapus field name ini. Jika ada pertanyaan berikut ini … pilih ‘Yes’ untuk menghapus field name, ‘No’ berarti tidak jadi menghapus.

Selanjutnya, pilih field name: Company Name. Ganti namanya dengan: Perusahaan. Field name: Address Line 1, ganti dengan: Alamat. Lalu hapus field name: Address Line 2. Selanjutnya, ganti nama field name: City dengan Kota. Field name: ZIP Code, ganti dengan: Kode Pos. E-mail Address ganti dengan: E-mail. Field name yang lain dihapus, karena tidak diperlukan. Jika telah selesai, klik


e-biz education enterprise OK. Selanjutnya akan ditampilkan dialog box New Address List seperti semula. Ketik semua record yang ada pada field-field yang sesuai, nampak seperti ini hasilnya:

Jika telah diketik semua record-nya, akhiri dengan klik OK. Langkah berikutnya akan ditampilkan dialog box Save Address List, berilah nama kumpulan record yang disebut database tersebut dengan nama Latihan. Kita telah memiliki sumber data yang bernama latihan dan siap digunakan. Seandainya ada perubahan data, maka pada Group Start Mail Merge, pilihlah Edit Recipient List. Maka akan ditampilkan dialog box Mail Merge Recipients seperti gambar di samping ini … Jika ingin melakukan perubahan data atau record, pilih file database yang ada dibagian Data source ini … Lalu, pilih Edit untuk menampilkan dialog box Edit Data Source. Kita bisa lakukan perubahan apapun pada dialog box ini. Setelah selesai, klik OK. Maka akan ditampilkan pertanyaan berikut ini: Pilih jawaban ‘Yes’ jika ingin menyimpan perubahan data dengan nama yang sama. Setelah itu, akan kembali ke dialog box Mail Merge Recipients. Pada dialog box ini, kita bisa melakukan seleksi record yang akan ditampilkan dengan cara memberi tanda check () di depan record. Juga kita bisa melakukan pengurutan data dari filter field atau pilihan Sort. Mencari data atau record sesuai kriteria tertentu (Filter), mencari data atau record yang sama (Find Duplicates…), atau menemukan data atau record yang kita inginkan (Find recipient …). Ini adalah tampilan dari filter field yang ada pada setiap field name. Dari filter field ini, kita bisa mengurutkan data (Sort) atau menampilkan record sesuai kriteria tertentu lainnya.

4.6.

Menggabungkan Dokumen Utama dengan Sumber Data

Langkah berikut ini, bertujuan untuk mendapatkan sejumlah surat undangan sebanyak jumlah record yang dipilih pada sumber data. Agar record yang ada pada sumber data terbaca dan ditampilkan pada dokumen utama, caranya adalah dengan meletakkan merge field atau field name ke dokumen utama. Untuk itu pilih tab Mailings, pada pilihan Start Mail Merge


Microsoft Word 2010

pastikan pilihan Letters aktif. Hal ini menunjukkan bahwa dokumen aktif, kini ditetapkan sebagai dokumen utama mail merge. Pastikan juga sumber data telah aktif terhubung. Jika belum, pilih Select Recipients. Pada langkah sebelumnya, kita sudah membuat sumber data. Karena itu pilih Use Existing List … untuk memilih dan mengaktifkan file database atau sumber data yang akan digunakan. Sumber data atau file database telah aktif dan terhubung dengan dokumen utama. Untuk meletakkan merge field atau field name pada dokumen utama, caranya: klik Insert Merge Field. Maka akan ditampilkan field-field yang ada pada sumber data, seperti nampak pada gambar berikut ini …

Klik field name yang ada dan pastikan kursor berada pada tempat yang semestinya, karena field name yang di klik akan disisipkan pada lokasi kursor berada. Sekarang, pastikan pada dokumen utama telah tampil merge field atau field name seperti ini … Untuk melihat hasilnya klik Preview Results. Word 2010 juga memiliki fasilitas untuk membuat Mail Merge langkah demi langkah dengan cara yang mudah, yaitu dengan menggunakan Step by Step Mail Merge Wizard … yang ada pada group Start Mail Merge.

4.7.

Mencetak Surat ke Banyak Tujuan

Pada tahap ini Mail Merge telah berhasil atau dokumen utama telah tergabung dengan sumber data. Sekarang Mail Merge bisa dicetak. Caranya: pada tab Mailings, pilih Group Finish & Merge. Jika ingin dicetak sebagai dokumen sendiri-sendiri, klik Edit Individual Documents… dialog box Merge to New Document akan ditampilkan: Pilih All, jika ingin mencetak semua record. Current record, jika ingin mencetak record yang aktif saat ini. Atau klik From, dan isikan record keberapa sampai keberapa saja yang akan dicetak sebagai dokumen baru.

Untuk mencetak ke pencetak (Printer), klik Print Document … atau jika ingin dicetak sebagai dokumen web (HTML) dan dikirim melalui email, klik Send E-mail Messages … dialog box Merge to E-mail akan ditampilkan: Pada bagian To, pilih field name: Email yang berisi record alamat email. Pada bagian Subject line, isikan judul atau keterangan email. Pada bagian Mail Format, isikan HTML. Lalu tentukan record mana saja yang akan dikirim sebagai email.

4.8.

Membuat Label dan Amplop Surat

Label digunakan untuk berbagai keperluan, misalnya untuk arsip data pelanggan, ditempelkan pada brosur dan sebagainya. Untuk membuat label, caranya: pada tab Mailings, di Ribbon Group Create pilih Labels. Maka akan ditampilkan dialog box Envelopes and Labels seperti ini …



Pada bagian Address, akan berisi data atau record dari merge field dari sumber data yang aktif. Pilih Print, untuk mencetak label dengan pencetak (printer); New Document, untuk mencetak label sebagai dokumen baru; Options, untuk memilih ukuran dan layout label, jika pilihan ini di klik maka akan di tampilkan dialog box Label Option seperti gambar disamping ini …

Untuk membuat amplop surat, caranya: pilih Envelopes. Maka akan ditampilkan dialog box Envelopes and Labels seperti gambar dibawah ini:

Pada bagian Delivery Address, akan berisi data atau record dari merge field dari sumber data yang aktif. Pada bagian Return Address, diketik data pengirim. Pilih Print, untuk mencetak amplop dengan pencetak (printer). Pilih New Document, untuk mencetak amplop sebagai dokumen baru. Pilih Options, untuk memilih ukuran dan layout amplop.


Microsoft. Office. Microsoft Word 2010 MIGRATING TO THE BEST

Recommend Documents