Metodika k doručování prostřednictvím datových schránek při provádění úkonů v zadávacím řízení

Metodika k doručování prostřednictvím datových schránek při provádění úkonů v zadávacím řízení

Metodický dokument

Zpracovatel:

Ministerstvo pro místní rozvoj ČR Odbor veřejného investování Staroměstské nám. 6, Praha 1, 110 15 IČ: 66 00 22 22

Červenec – září 2009


OBSAH 1.

SHRNUTÍ METODICKÉHO DOKUMENTU ...................................................................... 4

2.

ÚČEL A ROZSAH POUŽITELNOSTI METODICKÉHO DOKUMENTU ............................. 12 2.1

ÚČEL DOKUMENTU ............................................................................................................ 12

2.2

ROZSAH POUŽITELNOSTI DOKUMENTU ................................................................................... 13

3. KDY JE ZADAVATEL POVINEN KOMUNIKOVAT PROSTŘEDNICTVÍM DATOVÝCH SCHRÁNEK........................................................................................................................ 15

4.

3.1

KTEŘÍ ZADAVATELÉ MAJÍ POSTAVENÍ ORGÁNU VEŘEJNÉ MOCI ................................................. 17

3.2

KDY POVAHA DOKUMENTU UMOŽŇUJE KOMUNIKACI PROSTŘEDNICTVÍM DATOVÝCH SCHRÁNEK . 20

3.3

JAK ZJISTIT, ZDA MÁ ADRESÁT ZPŘÍSTUPNĚNOU DATOVOU SCHRÁNKU ....................................... 24

DATOVÉ SCHRÁNKY V KONTEXTU ZÁKONA O VEŘEJNÝCH ZAKÁZKÁCH ............ 25 4.1

JSOU DATOVÉ SCHRÁNKY ELEKTRONICKÝM NÁSTROJEM ČI PROSTŘEDKEM ................................ 25

4.2

MOŽNOSTI VOLBY ZADAVATELE PŘI KOMUNIKACI PROSTŘEDNICTVÍM DATOVÝCH SCHRÁNEK ČI JINÉHO ELEKTRONICKÉHO NÁSTROJE ............................................................................................... 26

5. PRAVIDLA PRO KOMUNIKACI PROSTŘEDNICTVÍM DATOVÝCH SCHRÁNEK PŘI PROVÁDĚNÍ ÚKONŮ V ZADÁVACÍM ŘÍZENÍ................................................................... 28 5.1

KOMUNIKACE PROSTŘEDNICTVÍM DATOVÝCH SCHRÁNEK U ZADAVATELŮ , KTEŘÍ JSOU ORGÁNY VEŘEJNÉ MOCI ............................................................................................................................ 28 5.2

KOMUNIKACE PROSTŘEDNICTVÍM DATOVÝCH SCHRÁNEK U ZADAVATELŮ , KTEŘÍ NEJSOU ORGÁNY VEŘEJNÉ MOCI ............................................................................................................................ 29

6. ÚKONY V ZADÁVACÍM ŘÍZENÍ A JAK JE PROVÁDĚT PROSTŘEDNICTVÍM DATOVÝCH SCHRÁNEK ................................................................................................... 31 6.1

DATOVÉ ZPRÁVY SOUVISEJÍCÍ S PODÁNÍM NABÍDKY V ZADÁVACÍM ŘÍZENÍ A NÁVRHU V SOUTĚŽI O NÁVRH 32 6.1.1 6.1.2

Co se rozumí nabídkou/návrhem ...............................................................................................32 Požadavky vyplývající ze ZVZ a možnost jejich naplnění využitím datových schránek ...33

6.2

DATOVÉ ZPRÁVY SOUVISEJÍCÍ S PŘEDÁVÁNÍM VYHLÁŠENÍ PROVOZOVATELI IS VZ US .................. 36

6.3

DATOVÉ ZPRÁVY SOUVISEJÍCÍ S DALŠÍ KOMUNIKACÍ MEZI ZADAVATELEM A DODAVATELEM ......... 38

6.3.1 6.3.2 6.3.3

Co se rozumí další datovou zprávou v zadávacím řízení.......................................................38 Požadavky vyplývající ze ZVZ a možnost jejich naplnění využitím datových schránek ...39 Vhodnost komunikace prostřednictvím datových schránek................................................39

Strana 2/69


7. SPECIFICKÉ OTÁZKY SOUVISEJÍCÍ S KOMUNIKACÍ PROSTŘEDNICTVÍM DATOVÝCH SCHRÁNEK........................................................................................................................ 43 7.1

KOMUNIKACE PROSTŘEDNICTVÍM DATOVÝCH SCHRÁNEK PŘI ZADÁVÁNÍ VZMR ........................ 43

7.2

PRAVIDLA PRO POUŽÍVÁNÍ ELEKTRONICKÉHO PODPISU PŘI KOMUNIKACI PROSTŘEDNICTVÍM DATOVÝCH SCHRÁNEK ................................................................................................................. 44 7.3

KOMUNIKACE PROSTŘEDNICTVÍM DATOVÝCH SCHRÁNEK V PŘÍPADĚ ZASTOUPENÍ ZADAVATELE VE SMYSLU § 151 ZVZ....................................................................................................................... 45 7.4

PRAVIDLA PRO DORUČOVÁNÍ /ODESÍLÁNÍ PROSTŘEDNICTVÍM DATOVÝCH SCHRÁNEK................. 47

7.4.1 Musí si zadavatel zjišťovat, zda má dodavatel zpřístupněnu datovou schránku..............47 7.4.2 Počítání lhůt v případě doručování prostřednictvím datových schránek..........................48 7.4.3 Může zadavatel stanovit komunikaci prostřednictvím datových schránek jako jediný možný způsob komunikace.......................................................................................................................49 7.4.4 Co může dodavatel učinit, v případě, že zadavatel neoprávněně nekomunikoval prostřednictvím datové schránky.............................................................................................................49 7.4.5 Může zadavatel v průběhu zadávacího řízení měnit způsob doručování.........................50

7.5

JAK JSOU DATOVÉ SCHRÁNKY ZADAVATELŮM A DODAVATELŮM ZŘIZOVÁNY............................. 51

7.6

ZPOPLATNĚNÍ KOMUNIKACE PROSTŘEDNICTVÍM DATOVÝCH SCHRÁNEK .................................... 55

8. POUŽÍVÁNÍ DATOVÝCH SCHRÁNEK PŘI VÝKONU DOHLEDU NAD DODRŽOVÁNÍM ZVZ 56 8.1

KOMUNIKACE PŘI PODÁVÁNÍ A VYŘIZOVÁNÍ NÁMITEK ........................................................... 56

8.2

KOMUNIKACE PŘI VÝKONU DOHLEDU NAD DODRŽOVÁNÍM ZVZ ZE STRANY ÚOHS .................... 56

9. JAK SE MAJÍ ZADAVATELÉ NA POUŽÍVÁNÍ DATOVÝCH SCHRÁNEK PŘI ZADÁVÁNÍ VZ PŘIPRAVIT .................................................................................................................... 58 10. SOUVISEJÍCÍ POVINNOSTI VYPLÝVAJÍCÍ ZADAVATELI ZE ZÁKONA O ARCHIVNICTVÍ A SPISOVÉ SLUŽBĚ .............................................................................. 60 10.1

VZTAH ZVZ, ZÁKONA Č. 300/2008 SB. A ZÁKONA Č. 499/2004 SB. V OTÁZCE DOBY A ZPŮSOBU UCHOVÁVÁNÍ DOKUMENTŮ ........................................................................................................... 60 10.2

VZTAH ZVZ, ZÁKONA Č. 300/2008 SB. A ZÁKONA Č. 499/2004 SB. V OTÁZCE POVINNOSTI VYKONÁVAT SPISOVOU SLUŽBU V ELEKTRONICKÉ PODOBĚ .................................................................. 62

POUŽITÉ ZKRATKY A POJMY ............................................................................................ 67 ODKAZY NA SOUVISEJÍCÍ INFORMAČNÍ ZDROJE.......................................................... 69

Strana 3/69


1. Shrnutí metodického dokumentu Východiska komunikace v zadávacím řízení prostřednictvím datových schránek Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů (dále též „zákon č. 300/2008 Sb.“) přináší do praxe zadávání veřejných zakázek změnu v oblasti komunikace a do jisté míry modifikuje dosavadní úpravu obsaženou v zákoně č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále též „ZVZ“), která se vyznačovala možností zadavatele (a v řadě případů i dodavatele) zvolit způsob komunikace v zadávacím řízení.1 Zákon č. 300/2008 Sb. oproti úpravě v ZVZ nově vymezuje okruhy komunikace, v rámci kterých jsou dokumenty (písemnosti) doručovány prostřednictvím datových schránek. V některých případech je přitom tento způsob komunikace povinný, v jiných dobrovolný. V obou případech se však prostřednictvím datové schránky doručuje jen, umožňuje-li to povaha dokumentu. Datové schránky s sebou přinášejí řadu výhod z pohledu zrychlení komunikace mezi zadavateli a dodavateli. Další významný přínos z pohledu zadavatelů, kteří jsou zároveň orgánem veřejné moci, lze spatřovat ve využití institutu „fikce doručení“ při doručování písemností podle ZVZ. Které dokumenty v souvislosti se zadávacím řízením je možné doručovat prostřednictvím datových schránek Pro komunikaci prostřednictvím datových schránek je pro zadavatele stěžejní rozdělení, které datové zprávy vznikající v souvislosti se zadávacím řízením a soutěží o návrh je možné doručovat prostřednictvím datových schránek a které nikoliv. ZVZ klade zvýšené požadavky na elektronické nástroje zejména při přenosu a příjmu nabídek/žádostí o účast/návrhů v elektronické podobě. Z tohoto důvodu je v této metodice věnována zvláštní pozornost datovým zprávám souvisejícím s podáním nabídky/žádostí o účast/návrhu. Podle § 148 odst. 2 ZVZ lze písemnosti doručit osobně, prostřednictvím osoby, která provádí přepravu zásilek (kurýrní služba), prostřednictvím držitele poštovní licence podle zvláštního právního předpisu, elektronickými prostředky nebo jiným způsobem.

1

Strana 4/69


Na následujícím schématu jsou vyznačeny úkony, u kterých je možné či není možné komunikaci zajišťovat prostřednictvím datových schránek. Schéma č. 1 – Úkony, u nichž je/není možné komunikaci zajišťovat pomocí datových schránek

Strana 5/69


V souvislosti se zadávacím řízení vznikají tři základní kategorie datových zpráv: §

§

§

datové zprávy související s podáním nabídky/žádosti o účast v zadávacím řízení a návrhu v soutěži o návrh - funkcionalita IS DS není ve shodě s legislativními požadavky kladenými na elektronické nástroje, prostřednictvím nichž probíhá elektronický přenos a příjem nabídek/žádostí o účast/návrhů (týká se zejména požadavků na logování) a datové schránky nelze použít pro podávání nabídek/žádostí o účast/návrhů, datové zprávy související s předáváním vyhlášení provozovateli IS VZ US ve smyslu § 146 odst. 1 ZVZ - v případě předávání vyhlášení k uveřejnění provozovateli IS VZ US jde o komunikaci uvnitř informačního systému veřejné správy (více viz kapitola 4.2) a zadavatel není povinen tuto komunikaci provádět prostřednictvím IS DS. Komunikace prostřednictvím datových schránek je možná, nicméně vzhledem ke stávající praxi přímého předávání vyhlášení provozovateli IS VZ US k uveřejnění v elektronické podobě nevedou datové schránky k zefektivnění této komunikace a MMR ČR proto zadavatelům doporučuje zachovat dosavadní praxi, datové zprávy související s další komunikací mezi zadavatelem a dodavatelem (např. výzva k podání nabídek) – v případě dalších datových zpráv, než jsou nabídky/žádosti o účast/návrhy a vyhlášení, umožňuje v zásadě povaha všech těchto dokumentů jejich doručení prostřednictvím datových schránek. 2

Skutečnost, že datovou zprávu je možné doručit prostřednictvím datové schránky, neznamená, že všechny kategorie zadavatelů musí prostřednictvím datových schránek komunikovat (viz dále).

Povaha těchto dokumentů umožňuje komunikaci prostřednictvím datových schránek, pokud nedojde při komunikaci prostřednictvím datových schránek k porušení zásad uvedených v § 6 ZVZ či pokud ustanovení ZVZ jinak komunikaci prostřednictvím datových schránek neznemožňují.

2

Strana 6/69


Kdo ze zadavatelů a dodavatelů je povinen prostřednictvím datových schránek komunikovat Zadavatelé jsou povinni komunikovat prostřednictvím datových schránek za současného splnění následujících podmínek: §

§

§

zadavatel má postavení orgánu veřejné moci (dále též „zadavatel – OVM“) ve smyslu ustanovení § 1 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb. – pro zařazení zadavatele do této kategorie není rozhodující, zda vykonává „vrchnostenskou moc“, ale pouze to, zda je zadavatel uveden ve výčtu § 1 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb. (tj. v seznamu orgánů veřejné moci), povaha dokumentu umožňuje komunikaci prostřednictvím datových schránek – při posuzování povahy dokumentu je nutno vzít v úvahu nejen technicko-technologické faktory (např. přípustný formát či maximální velikost datové zprávy), ale i faktory právní související s dodržením zásad dle § 6 ZVZ či jiných ustanovení ZVZ.3 Pokud by odesláním datové zprávy měla být porušena některá ze zásad dle § 6 ZVZ či jiné ustanovení ZVZ, neumožňuje povaha dokumentu komunikaci prostřednictvím datových schránek, adresát datové zprávy má zpřístupněnu datovou schránku.

Ostatní zadavatelé (dále též „zadavatel – osoba“) a dodavatelé4 mohou komunikovat prostřednictvím datových schránek dobrovolně.5 V tomto dokumentu je však poukázáno na některé problematické aspekty komunikace tímto způsobem v případě zadavatelů, kteří nejsou orgánem veřejné moci, a to zejména s ohledem na skutečnost, že v jejich případě vyžaduje doručení datové zprávy aktivní součinnost druhé strany, což sebou nese nebezpečí, že adresát neposkytne součinnost nebo dokonce bude doručení písemnosti vědomě mařit.

Zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. Týká se pouze dodavatelů, kteří nemají status orgánu veřejné moci. 5 Zadavatelé, kteří nejsou orgánem veřejné moci, budou moci prostřednictvím IS DS komunikovat v zadávacím řízení až po 1. 7. 2010. Od 1. 1. 2010 budou moci fyzické osoby, podnikající fyzické osoby a právnické osoby dodávat do datové schránky jiné fyzické osoby, podnikající fyzické osoby nebo právnické osoby faktury nebo obdobné žádosti o zaplacení a od 1. 7. 2010 i jiné dokumenty. 3 4

Strana 7/69


Specifické otázky související s komunikací prostřednictvím datových schránek Možnosti volby zadavatele při komunikaci prostřednictvím datových schránek Existují případy, kdy i zadavatel – OVM může v souladu se zákonem č. 300/2008 Sb. komunikovat jinak než prostřednictvím datových schránek. Jde o následující případy: §

§ §

pokud zadavatel provádí komunikaci elektronicky prostřednictvím elektronického nástroje, není povinen tuto elektronickou komunikaci nahrazovat komunikací prostřednictvím datových schránek (např. v případě, kdy je datová zpráva/dokument poskytována přímým dálkovým přístupem přes webové rozhraní, při zadávání VZ prostřednictvím e-tržiště pro veřejnou správu atd.), komunikace je uskutečňována uvnitř informačního systému veřejné správy (týká se uveřejňování vyhlášení ve smyslu § 146 ZVZ), zadavatel dokument „předává“ v listinné podobě (např. zadávací dokumentaci).

Elektronický podpis Ustanovení § 18 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb. stanoví, že úkon učiněný vůči orgánu veřejné moci prostřednictvím datové schránky má stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný, z čehož by bylo možno vyvodit, že podepisování zaručeným elektronickým podpisem je nadbytečné. V případě komunikace v zadávacím řízení však platí, že ustanovení § 149 odst. 4 ZVZ je ustanovením zvláštním k ustanovení § 18 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb.6 Datové zprávy tak musí být v případech definovaných v § 149 odst. 4 ZVZ opatřeny elektronickým Požadavek elektronického podpisu je ve své podstatě požadavkem na formu vyjmenovaných úkonů v zadávacím řízení. Elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu má své opodstatnění a je nutný i z toho důvodu, že jednoznačně identifikuje konkrétní osobu, která určitý úkon (odeslání datové zprávy) učinila, což fikce podpisu spojená s doručením prostřednictvím datové schránky ne vždy umožňuje (např. v případě přístupu a používání datové schránky prostřednictvím systémového certifikátu elektronického systému spisové služby). S ohledem na zásadu transparentnosti postupu podle ZVZ, ze které vyplývá požadavek na průhlednost a přezkoumatelnost zadávacího řízení, musí být tedy datové zprávy související se zadávacím řízením opatřeny elektronickým podpisem, a to zejména z důvodu zajištění možnosti přezkoumání úkonů zadavatele realizovaných v období, které předchází použití IS DS (např. datová zpráva prochází systémem spisové služby nebo informačním systémem třetí strany). 6

Strana 8/69


podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu, i když jsou doručovány prostřednictvím datových schránek. Počítání lhůt Pokud jde o lhůty stanovené v ZVZ, platí obecná pravidla pro běh a počítání lhůt s tím, že: § §

odesláním datové zprávy se rozumí dodání datové zprávy do datové schránky adresáta, doručením se rozumí časový okamžik uvedený v zákoně č. 300/2008 Sb.7

Postavení datových schránek z pohledu ZVZ Z pohledu ustanovení § 148 odst. 2 ZVZ je komunikace prostřednictvím datových schránek doručením tzv. „jiným způsobem“. Z pohledu ustanovení § 149 odst. 2 ZVZ je informační systém datových schránek elektronickým nástrojem. Ze skutečnosti, že IS DS je elektronickým nástrojem, vyplývá, že se na IS DS vztahují příslušná ustanovení ZVZ a vyhlášky č. 329/2006 Sb. upravující požadavky na použití elektronických nástrojů v zadávacím řízení. Pokud má být komunikace v zadávacím řízení prováděna prostřednictvím IS DS, je nezbytné, aby byl IS DS atestován ve smyslu § 149 odst. 2 ZVZ. V souladu s ustanovením § 4 odst. 1 písm. b) vyhlášky č. 326/2006 Sb. může zadavatel (který není provozovatelem elektronického nástroje) využít při komunikaci prostřednictvím elektronického nástroje elektronický nástroj jiného provozovatele, který má atest. Atestaci elektronického nástroje tedy v takovém případě zajišťuje provozovatel daného elektronického nástroje – v případě IS DS je provozovatelem odpovědným za atestaci Česká pošta, s.p. Zadavatelé sami atestaci zajišťovat nemusí.

Např. okamžik přihlášení osoby, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění přístup k dodanému dokumentu, do datové schránky subjektu, který není orgánem veřejné moci (blíže viz kapitola 7.4.2). 7

Strana 9/69


Související povinnosti vyplývající zadavatelům ze zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě Zadavatelům – OVM i zadavatelům – osobám vznikají v souvislosti se zadávacím řízením a komunikací prostřednictvím datových schránek navazující povinnosti, které jsou upraveny v zákoně č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě (dále též „zákon č. 499/2004 Sb.). Tyto povinnosti lze rozdělit do dvou základních kategorií: § §

uchovávat dokumentaci k veřejné zakázce, vykonávat spisovou službu.

Uchování dokumentace k veřejné zakázce Ze zákona č. 499/2004 Sb. vyplývá povinnost zadavatelů8 uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií. Co se týká otázky doby uchování dokumentace o VZ, tu zákon č. 499/2004 Sb. neupravuje. V oblasti problematiky zadávání veřejných zakázek se v otázce doby uchování dokumentace primárně aplikuje ustanovení § 155 ZVZ, které stanoví povinnost uchovávat dokumentaci o veřejné zakázce po dobu 5 let od uzavření smlouvy, její změny nebo zrušení zadávacího řízení. Doba uložení datové zprávy v datové schránce činí 90 dnů ode dne vymezeného v zákoně č. 300/2008 Sb. Po 90 dnech od stanoveného časového okamžiku bude datová zpráva (vč. přiložených dokumentů) z IS DS smazána.9 Před okamžikem smazání datové zprávy v IS DS musí zadavatel – OVM (i osoba) přesunout datovou zprávu z IS DS do elektronického systému spisové služby nebo jiné elektronické aplikace či ji převést do listinné (analogové) podoby.

Uvedená povinnost se nevztahuje na zadavatele, kteří nejsou původci ve smyslu § 3 odst. 2 nebo odst. 3 zákona č. 499/2004 Sb. 9 V IS DS zůstane zachována pouze obálka datové zprávy, která poslouží k případné kontrole přijatých a odeslaných datových zpráv. 8

Strana 10/69


Výkon spisové služby Zákon č. 499/2004 Sb. vymezuje okruh osob, které jsou povinny vykonávat spisovou službu v elektronické podobě. Lze vymezit 3 kategorie zadavatelů, pro které platí v otázce způsobu výkonu spisové služby odlišný režim: §

§

§

zadavatelé, kteří jsou veřejnoprávními původci a zároveň jsou určenými původci - zadavatelé v této kategorii vykonávají spisovou službu v plném rozsahu daném zákonem č. 499/2004 Sb., přičemž jsou zejména povinni vykonávat spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby, zadavatelé, kteří jsou veřejnoprávními původci, ale nejsou určenými původci - tito zadavatelé vykonávají spisovou službu v omezeném rozsahu. Mají například možnost volby, zda budou vykonávat spisovou službu v elektronické nebo listinné podobě, zadavatelé, kteří nejsou veřejnoprávními původci - tito zadavatelé podle zákona č. 499/2004 Sb. povinnost vykonávat spisovou službu nemají vůbec. Z pohledu kvality řízení procesů lze však i těmto zadavatelům vedení spisové služby doporučit.

Pozn. ke kapitole 1: Jednotlivá doporučení, postupy a závěry uvedené v tomto shrnutí jsou podrobně rozvedeny v následujících kapitolách. V případě, že vzniknou výkladové problémy při aplikaci platné legislativy (tj. vznikne potřeba řešit vztah právních norem upravujících komunikaci prostřednictvím datových schránek při zadávání veřejných zakázek), bude tato metodika rozšiřována o stanoviska MMR ČR (jako gestora ZVZ), MV ČR (jako gestora zákona č. 300/2008 Sb.) či České pošty s.p. (jako provozovatele IS DS).

Strana 11/69


2. Účel a rozsah použitelnosti metodického dokumentu 2.1

Účel dokumentu

Účelem tohoto metodického dokumentu je: §

§

§

§

§

§

poskytnout zadavatelům a dodavatelům praktický návod, jak komunikovat prostřednictvím datových schránek při provádění úkonů v zadávacím řízení, vymezit, kdy zadavatelé a dodavatelé musejí komunikovat prostřednictvím datových schránek (tj. jde o povinnost), kdy mohou (tj. jde o možnost) a kdy naopak nemohou, neboť by došlo k porušení ustanovení ZVZ, zařadit informační systém datových schránek do režimu ZVZ, tj. určit zejména, zda IS DS je elektronickým prostředkem či elektronickým nástrojem ve smyslu § 149 odst. 1a 2 ZVZ a jaké legislativní požadavky ZVZ se z tohoto titulu na IS DS vztahují, vymezit základní pravidla pro komunikaci prostřednictvím datových schránek z pohledu používání elektronického podpisu, možnosti volby zadavatele mezi listinnou a elektronickou podobou provedení právního úkonu, tam kde to ZVZ umožňuje (např. poskytování zadávací dokumentace) atd., kategorizovat datové zprávy (tj. dokumenty), které vznikají v souvislosti se zadávacím řízením, a stanovit pravidla pro jednotlivé kategorie datových zpráv z pohledu komunikace prostřednictvím datových schránek, vymezit, jaké související postupy vznikají zadavatelům v souvislosti s komunikací prostřednictvím datových schránek z titulu zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě.

Účelem tohoto dokumentu není vymezovat, co je datovou schránkou, co je IS DS či jaká základní pravidla platí obecně pro komunikaci prostřednictvím datových schránek. Tyto informace lze získat z metodických dokumentů Ministerstva vnitra ČR (správce IS DS) či České pošty, s. p. (provozovatel IS DS), přičemž výčet základních metodických dokumentů je uveden v kapitole „Odkazy na související informační zdroje“.

Strana 12/69


2.2

Rozsah použitelnosti dokumentu

Tento metodický dokument je určen pro: § § §

zadavatele dle ustanovení § 2 ZVZ, dodavatele, kteří se účastní procesu zadávání veřejných zakázek, odbornou a širokou veřejnost účastnící se aplikační praxe ZVZ.

Z hlediska kategorií veřejných zakázek (dále jen „VZ“) dle předpokládané hodnoty se tento metodický dokument vztahuje na: § § §

výše

jejich

veřejné zakázky malého rozsahu10, podlimitní veřejné zakázky, nadlimitní veřejné zakázky.

Z hlediska druhů procesů, které směřují k výběru dodavatele, se tento metodický dokument vztahuje na: § § § § §

všechny druhy zadávacích řízení dle § 21 ZVZ, dynamický nákupní systém dle § 93 ZVZ, elektronickou aukci dle § 96 ZVZ, soutěž o návrh dle § 102 ZVZ, koncesní řízení dle § 6 a násl. zákona č. 139/2006 Sb., o koncesních smlouvách a koncesním řízení.

V tomto metodickém dokumentu je rovněž řešena problematika komunikace při výkonu dohledu nad dodržováním ZVZ ze strany Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže (ÚOHS) dle Hlavy II ZVZ. Tento metodický dokument se naopak nevztahuje na komunikaci prostřednictvím datových schránek při řízeních (správních i jiných) ve věcech seznamu kvalifikovaných dodavatelů (SKD) a systémů certifikovaných dodavatelů (SCD). Při

Vzhledem k tomu, že zadavatelé – OVM jsou povinni komunikovat pomocí datových schránek vždy (za předpokladu, že to povaha dokumentu umožňuje a adresát datové zprávy má zpřístupněnu datovou schránku), vztahuje se tato povinnost i na komunikaci týkající se veřejných zakázek malého rozsahu, a to i přesto, že při jejich zadávání nemusí zadavatelé postupovat dle ZVZ. 10

Strana 13/69


řízeních ve věcech SKD a SCD lze pro komunikaci používat datové schránky. Za účelem vymezení způsobu používání datových schránek při komunikaci v řízeních ve věcech SKD a SCD provede Ministerstvo pro místní rozvoj ČR aktualizaci metodických dokumentů k SKD a SCD, které jsou veřejně přístupné na Portálu o veřejných zakázkách a koncesích.11

11

Viz http://www.portal-vz.cz/. Strana 14/69


3. Kdy je zadavatel povinen komunikovat prostřednictvím datových schránek Způsob komunikace prostřednictvím datových schránek v zadávacím řízení bude primárně předurčen právním postavením, které zadavatelům, dodavatelům a popř. jiným osobám (např. členům komisí) vyplývá ze zákona č. 300/2008 Sb. V této kapitole je uvedeno rozdělení zadavatelů a dodavatelů z pohledu zákona č. 300/2008 Sb. do základních kategorií (režimů). Těmto kategoriím jsou v navazujících kapitolách přiřazena pravidla pro komunikaci prostřednictvím datových schránek při zadávání VZ. Komunikovat prostřednictvím datových schránek jsou zadavatelé povinni za současného splnění následujících podmínek: §

§ §

zadavatel má postavení orgánu veřejné moci ve smyslu ustanovení § 1 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb. - z hlediska správné aplikace zákona č. 300/2008 Sb. je při provádění úkonů v zadávacím řízení klíčové posouzení, zda zadavatel (popř. dodavatel) je nebo není orgánem veřejné moci, povaha dokumentu umožňuje komunikaci prostřednictvím datové schránky, adresát datové zprávy má zpřístupněnu datovou schránku.

Rozdělení zadavatelů z pohledu zákona č. 300/2008 Sb. je uveden na následujícím schématu, přičemž detailní zařazení zadavatelů do jednotlivých kategorií je popsáno v následujících kapitolách.

Strana 15/69


Schéma č. 2 – Rozdělení zadavatelů ve vazbě na zákon č. 300/2008 Sb.

Zadavatel - orgán veřejné moci Zadavatel dle § 2 odst. 2 písm. a)

Zadavatel - osoba

Česká republika

Zadavatel dle § 2 odst. 2 písm. b)

Státní příspěvková organizace

Zadavatel dle § 2 odst. 2 písm. c)

Územní samosprávný celek

Příspěvková organizace, u níž funkci zřizovatele vykonává územní samosprávný celek

Zadavatel dle § 2 odst. 2 písm. d)

Jiné právnické osoby vyjmenované v zákoně č. 300/2008 Sb.

Ostatní jiné právnické osoby

Zadavatel dle § 2 odst. 3

Dotovaný zadavatel

Zadavatel dle § 2 odst. 6

Sektorový zadavatel

Strana 16/69


3.1

Kteří zadavatelé mají postavení orgánu veřejné moci

Zákon č. 300/2008 Sb. v ustanovení § 1 odst. 1 vymezuje pojem „orgán veřejné moci“. Tento pojem má zásadní význam pro určení příslušného režimu komunikace prostřednictvím datových schránek a důsledků s tím spojených. V této kapitole je proto vymezen pojem „orgán veřejné moci“ a tento pojem je dán do vztahu k pojmu „zadavatel veřejné zakázky“ ve smyslu ustanovení § 2 ZVZ. Zadavatelé veřejných zakázek jsou rozděleni do dvou skupin, přičemž pro každou ze skupin zadavatelů platí zásadně jiná pravidla pro komunikaci prostřednictvím datových schránek. Zadavatelé jsou členěni na: §

§

zadavatele, kteří jsou zároveň orgány veřejné moci (dále též „zadavatel – OVM“). Pro skutečnost, zda je zadavatel orgánem veřejné moci, není rozhodující, zda disponuje vrchnostenskou mocí.12 Rozhodující je skutečnost, zda je příslušný subjekt uveden ve výčtu § 1 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb., zadavatele, kteří nejsou orgány veřejné moci (dále též „zadavatel – osoba“).13

Kategorizace a rozčlenění zadavatelů ve vazbě na zákon č. 300/2008 Sb. je uvedeno v následujících tabulkách.

Vrchnostenská moc (veřejná moc) je taková moc, která autoritativně rozhoduje o právech a povinnostech subjektů, ať již přímo, nebo zprostředkovaně. Subjekt, o jehož právech nebo povinnostech rozhoduje orgán veřejné moci, není v rovnoprávném postavení s tímto orgánem a obsah rozhodnutí tohoto orgánu nezávisí od vůle subjektu (usnesení Ústavního soudu ze dne 25. 11. 1993, sp. zn. II. ÚS 75/93, publikován ve Sb. n. u. US, svazek 2, ročník 1993, str. 201). 13 Pojmy „orgán veřejné moci“ (OVM) a „osoba“ byly použity z důvodu, že je takto používá zákon č. 300/2008 Sb. 12

Strana 17/69


Zadavatelé, kteří jsou zároveň orgány veřejné moci V následujícím přehledu je uveden výčet zadavatelů dle ustanovení § 2 ZVZ, kteří splňují definici orgánu veřejné moci dle zákona č. 300/2008 Sb. („zadavatelé – OVM“) a jsou tedy povinni komunikovat prostřednictvím datových schránek: Zadavatel veřejné zakázky dle § 2 ZVZ

Orgán veřejné moci dle § 1 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb., tj. „zadavatel - OVM“ Státní orgán14

Příkladmý výčet „zadavatelů – OVM“

Zadavatel dle odst. 2 písm. a)

§

2

Zadavatel dle odst. 2 písm. c)

§

2

Orgán územního samosprávného celku15

§ Obec § Kraj § Hl. město Praha

Zadavatel dle odst. 2 písm. d)

§

2

Právnické osoby, které naplňují současně podmínky uvedené v § 2 odst. 2 písm. d) ZVZ a které jsou zároveň uvedeny ve výčtu § 1 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb. Konkrétně jde o: § Pozemkový fond České republiky nebo jiný státní fond § Zdravotní pojišťovna § Český rozhlas § Česká televize

Mezi jiné státní fondy patří např.: § Státní fond dopravní infrastruktury

§ Samosprávná komora zřízená zákonem § Notáři a soudní exekutoři

-

Není zadavatelem dle ZVZ16

§ Ministerstva a jiné ústřední orgány státní správy § Organizační složky zřízené, popř. řízené ministerstvy

Mezi zdravotní pojišťovny patří např.: § Všeobecná zdravotní pojišťovna § Oborové zaměstnanecké a resortní zaměstnanecké pojišťovny

Vzhledem k tomu, že orgánem veřejné moci je státní orgán, nevznikají pochybnosti ohledně postavení veřejného zadavatele uvedeného v § 2 odst. 2 písm. a) ZVZ, kterým je Česká republika (stát). Pojem státní orgán je třeba obecně chápat tak, že se jedná o organizační složku či jednotku státu, která byla zřízena zákonem a které byla zákonem stanovena působnost. Za státní orgán je třeba rovněž považovat organizační složky státu zřízené, popř. řízené ministerstvem dle § 4 zákona č. 219/2000 Sb. Uvedené organizační složky státu tedy mají povinnost postupovat při doručování v zadávacím řízení jakožto orgán veřejné moci. 15 Povinnost doručovat prostřednictvím datových schránek v zadávacím řízení mají rovněž územní samosprávné celky (§2 odst. 2 písm. c) ZVZ). Vzhledem k výčtu orgánů územních samosprávných celků v příslušných právních předpisech však tuto povinnost již nemají příspěvkové organizace, u nichž funkci zřizovatele vykonává územní samosprávný celek. 16 Výjimka by přicházela v úvahu u samosprávných komor, které by splnily podmínky uvedené v § 2 odst. 2 písm. d) ZVZ. V takovém případě by se jednalo o subjekt s postavením veřejného 14

Strana 18/69


Zadavatelé, kteří nejsou orgány veřejné moci Vedle subjektů, které jsou orgánem veřejné moci, umožňuje zákon č. 300/2008 Sb. komunikovat prostřednictvím datových schránek i dalším osobám, mezi kterými dále ještě rozlišuje fyzické osoby, podnikající fyzické osoby a právnické osoby. V následujícím přehledu je uveden příkladmý výčet zadavatelů, které nelze zařadit mezi orgány veřejné moci (kategorie „zadavatel – osoba“) a kteří tedy nejsou povinni komunikovat prostřednictvím datových schránek: Zadavatel veřejné zakázky dle § 2 ZVZ

Kdo nespadá do kategorie OVM, tj. „zadavatel – osoba“

Příkladmý výčet „zadavatelů – osob“

§ 2 odst. 2 písm. b) ZVZ

Státní příspěvkové organizace

§ § § § §

§ 2 odst. 2 písm. c) ZVZ

Příspěvkové organizace, u nichž funkci zřizovatele vykonává územní samosprávný celek

§ 2 odst. 2 písm. d) ZVZ

Právnické osoby, které naplňují podmínky uvedené v § 2 odst. 2 písm. d) ZVZ, avšak nejsou uvedeny ve výčtu § 1 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb.

§ Příspěvkové organizace dle § 27 a násl. zákona č. 250/2000 Sb. § Obecně prospěšné společnosti § Školy a školská zařízení § Veřejná nezisková ústavní zdravotnická zařízení aj. § Vysoké školy dle zákona č. 111/1998 Sb. § Veřejné výzkumné instituce dle zákona č. 341/2005 Sb. § Státní podniky dle zákona č. 77/1997 Sb. aj.

Národní divadlo Český hydrometeorologický ústav Státní veterinární ústav Praha Národní muzeum Psychiatrická léčebna Bohnice

§ 2 odst. 3 ZVZ dotovaný zadavatel

–

Všechny subjekty splňující předpoklady pro získání postavení dotovaného zadavatele17

Např. fyzická osoba, která zadává nadlimitní veřejnou zakázku na stavební práce, která je z 60 % hrazena z Operačního programu Doprava

§ 2 odst. 6 ZVZ sektorový zadavatel

–

Všechny subjekty relevantní činnost

Subjekty provozující činnost v oblasti: § Plynárenství

vykonávající a splňující

zadavatele. Teoreticky může nastat situace, kdy se notář či soudní exekutor stane dotovaným zadavatelem ve smyslu ustanovení § 2 odst. 3 ZVZ. V takovém případě by byl příslušný notář či soudní exekutor zadavatelem – OVM. 17 S výjimkou notářů a soudních exekutorů, kteří získají postavení dotovaného zadavatele. Jedná se však jen o teoretickou možnost (viz výše). Strana 19/69


předpoklady pro získání postavení sektorového zadavatele

Teplárenství Elektroenergetiky Vodárenství Vyhledávání, průzkum nebo dobývání ropy, plynu, uhlí nebo jiných pevných paliv § Poskytování a provozování letišť, námořních nebo vnitrozemských přístavů aj. § § § §

Dodavatelé, kteří jsou zároveň orgány veřejné moci Pro úplnost tohoto metodického dokumentu je nutno zmínit, že v zadávací praxi může nastat situace, kdy i dodavatel může mít postavení orgánu veřejné moci (dále též „dodavatel – OVM“). V souladu s ustanovením § 1 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb. má postavení OVM Český rozhlas, Česká televize, notáři, exekutoři, přičemž tyto subjekty se mohou účastnit v zadávacích řízeních jako dodavatelé. V tomto případě mají dodavatelé – OVM ze zákona č. 300/2008 Sb. stejné povinnosti jako zadavatelé – OVM. Postupy pro dodavatele – OVM nejsou v tomto metodickém pokynu podrobně rozebírány, neboť se v zadávací praxi vyskytují spíše výjimečně. Ve vybraných kapitolách je však na specifika postupu dodavatelů – OVM upozorněno.

3.2

Kdy povaha dokumentu umožňuje komunikaci prostřednictvím datových schránek

Při posuzování otázky, zda povaha dokumentu umožňuje jeho doručení prostřednictvím datové schránky, je nutno zohlednit: § §

aspekty technicko-technologické, aspekty právní.

Aby povaha dokumentu umožňovala komunikaci prostřednictvím datových schránek, musí být zároveň splněny jak aspekty technicko-technologické, tak i aspekty právní.

Strana 20/69


Technicko-technologické aspekty Technicko-technologické aspekty zahrnují v prvé řadě požadavek, aby předmětný dokument měl formu datové zprávy, resp. aby jej vůbec bylo možné do formy datové zprávy převést.18 V případě dokumentů a úkonů, které se vyskytují nebo mohou vyskytnout v rámci postupu podle ZVZ, bude tento předpoklad až na ojedinělé výjimky19 splněn. Z hlediska technicko-technologických požadavků pak datová zpráva dodávaná do datové schránky musí splňovat následující: § § §

musí mít některý z přípustných formátů stanovených vyhláškou č. 194/2009 Sb. (Příloha č. 3 vyhlášky), maximální velikost datové zprávy nesmí činit více než 10 MB (§ 5 vyhlášky č. 194/2009 Sb.) a datová zpráva nesmí obsahovat škodlivý kód, který by mohl poškodit IS DS, údaj v něm obsažený nebo výpočetní techniku držitele datové schránky (§ 7 písm. c) vyhlášky č. 194/2009 Sb.).

V případě, že některá z výše uvedených podmínek není splněna, správce IS DS nemůže přijmout datovou zprávu k odeslání. Z uvedeného vyplývá, že pokud není odesílatel dokumentu objektivně schopen s vynaložením přiměřeného úsilí dosáhnout splnění požadavků kladených na datovou zprávu, povaha dokumentu vylučuje jeho doručení prostřednictvím datové schránky.20

Viz § 19 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb. Půjde např. o situaci, kdy zadavatel bude požadovat k prokázání splnění kvalifikace předložení originálu nebo úředně ověřené kopie dokladu, který nelze podle § 24 odst. 5 zákona č. 300/2008 Sb. konvertovat či například vzorky ve smyslu ustanovení § 56 odst. 1 písm. e) ZVZ. 20 Příkladem – s ohledem na okolnosti konkrétního případu – může být situace, kdy součástí zadávací dokumentace veřejné zakázky na stavební práce je projektová dokumentace. 18 19

Strana 21/69


Právní aspekty Právními aspekty, jež je zadavatel při posouzení povahy dokumentu rovněž povinen zohlednit, se rozumí aspekty vyplývající z právní úpravy veřejného zadávání a související s požadavkem dodržovat: §

§

základní zásady dle § 6 ZVZ21 - v tomto směru platí, že při využití komunikace prostřednictvím datových zpráv nesmí dojít k porušení některé ze zásad dle § 6 ZVZ (pokud by odesláním datové zprávy prostřednictvím datové schránky měla být porušena některá ze zásad dle § 6 ZVZ, neumožňuje povaha dokumentu doručení prostřednictvím datové schránky), jiná ustanovení ZVZ – např. dle ustanovení § 84 odst. 8 ZVZ je zadavatel povinen doručit písemné oznámení o zrušení zadávacího řízení do 5 dnů ode dne přijetí rozhodnutí o zrušení zadávacího řízení. Při doručování dodavatelům ze strany zadavatele - OVM je dokument prostřednictvím datové schránky doručen v okamžiku, kdy se dodavatel do datové schránky přihlásí. Tj. pokud se dodavatel nepřihlásí do datové schránky do 5 dnů ode dne dodání dokumentu do DS, nemůže zadavatel - OVM splnit povinnost vyplývající ze ZVZ (fikce doručení v tomto případě nastává až 10. den ode dne dodání dokumentu do datové schránky). Povaha dokumentu tedy neumožňuje jeho doručení prostřednictvím datové schránky.

V souvislosti s aplikací zásad zákazu diskriminace a rovného zacházení je zadavatel povinen pohlížet tedy nejen na technicko-technologické aspekty, ale rovněž na skutečnost, kdo je adresát datové zprávy. Z pohledu této metodiky je nutno vymezit následující případy: §

21 22

zadavatel odesílá datovou zprávu více dodavatelům,22 z nichž všichni mají sídlo/místo podnikání/místo trvalého pobytu na území ČR - pokud některý z těchto dodavatelů nemá zpřístupněnou datovou schránku, může zadavatel odeslat datovou zprávu ostatním dodavatelům do datové schránky, aniž by porušil zásadu rovného zacházení. Každý z dodavatelů z ČR má totiž možnost o zřízení datové schránky požádat. Dodavateli, který nemá zpřístupněnu datovou schránku, odešle zadavatel příslušný dokument jiným způsobem,

Zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. Např. výzvu k podání nabídek. Strana 22/69


§

zadavatel odesílá datovou zprávu více dodavatelům, z nichž některý nemá sídlo/místo podnikání/místo trvalého pobytu na území ČR (tj. jde o zahraničního dodavatele) – pokud je jedním z adresátů zahraniční dodavatel, který nemá zpřístupněnu datovou schránku, nemůže zadavatel příslušnou datovou zprávu odeslat nikomu z dodavatelů prostřednictvím datové schránky (viz následující box). Zahraniční dodavatel totiž nemůže požádat o zřízení datové schránky stejně jako dodavatel z ČR a komunikaci prostřednictvím datové schránky lze tak vůči zahraničnímu dodavateli považovat za diskriminační a porušující zásadu rovného zacházení.23

Box č. 1 - Příklad porušení zásad stanovených v ustanovení § 6 ZVZ Příklad porušení zásad stanovených v ustanovení § 6 ZVZ Zadavatel – OVM zadává VZ v užším řízení. Po posouzení kvalifikace se zadavatel chystá vyzvat k podání nabídky 3 dodavatele (2 z ČR a 1 z Velké Británie). Dle zákona č. 300/2008 Sb. je zadavatel – OVM povinen odeslat výzvu k podání nabídek prostřednictvím datových schránek. Vzhledem ke skutečnosti, že dodavatel z Velké Británie prakticky nemá možnost si nechat datovou schránku zřídit (vysvětleno dále v textu), měl by tento dodavatel méně času na přípravu nabídky (do datové schránky českých dodavatelů bude datová zpráva dodána v řádu sekund, mezinárodní poštou obdrží britský dodavatel výzvu za několik dnů). Zadavatel – OVM v tomto případě nemůže odeslat výzvu k podání nabídek žádnému z dodavatelů prostřednictvím datových schránek, neboť by jinak porušil zásadu rovného zacházení s dodavateli dle § 6 ZVZ, tj. v tomto případě právní aspekty vztahující se k povaze dokumentu neumožňují komunikaci prostřednictvím IS DS.

Zahraniční dodavatel může o zřízení datové schránky požádat. Zahraniční osoba má nárok na zřízení datové schránky, pokud podá žádost Ministerstvu vnitra ČR. Zřízení datové schránky bude v těchto případech nejen zdlouhavější, ale zřízení datové schránky zahraničnímu dodavateli rovněž naráží na skutečnost, že poštovní služby v řadě států neumožňují doručit žadateli o zřízení datové schránky jeho přístupové údaje ke schránce způsobem stanoveným v zákoně č. 300/2008 Sb., tj. zásilkou „do vlastních rukou“. Do těchto států provozovatel IS DS (Česká pošta s.p.) neodešle přístupové údaje, neboť by jinak došlo k porušení § 10 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb. a ohrožení bezpečnosti IS DS. Česká pošta s.p. připravuje seznam států, do kterých nelze přístupové údaje k datové schránce odeslat (patří mezi ně např. Velká Británie). 23

Strana 23/69


3.3

Jak zjistit, zda má adresát zpřístupněnou datovou schránku

Datová schránka OVM (tj. zadavatele – OVM nebo dodavatele – OVM) Správce IS DS je povinen zveřejnit způsobem umožňujícím dálkový přístup seznam osob, které mají zpřístupněnou datovou schránku OVM. Uvedený seznam zahrnuje: § §

orgány veřejné moci, fyzické a právnické osoby, které vykonávají působnost v oblasti veřejné správy a které požádaly správce systému, aby jejich datová schránka plnila funkci datové schránky orgánu veřejné moci podle § 6 zákona č. 300/2008 Sb. (blíže viz kapitola 7.5. tohoto metodického dokumentu).

Je-li adresátem některý z výše uvedených subjektů, lze informaci o tom, zda má zřízenou a zpřístupněnou datovou schránku, zjistit z uvedeného seznamu. Výše uvedený seznam je veřejně přístupný na adrese: http://www.datoveschranky.info/seznam.php Datová schránka osoby (tj. zadavatele – osoby, dodavatele – osoby nebo jiné osoby – např. externího člena komise) Pro ověření, zda má daný subjekt zpřístupněnu datovou schránku, se použije stejný postup jako v případě datové schránky OVM s tím, že obdobný seznam (jako v případě datových schránek OVM) bude zpřístupněn od 1. 1. 2010.

Strana 24/69


4. Datové schránky v kontextu zákona o veřejných zakázkách 4.1

Jsou datové schránky elektronickým nástrojem či prostředkem

Informační systém datových schránek je informačním systémem veřejné správy (§ 14 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb.).24 Z ustanovení § 149 odst. 1 a 2 ZVZ, které upravují elektronické prostředky a elektronické nástroje, vyplývá, že: § §

informační systém datových schránek není elektronickým prostředkem, neboť se nejedná o síť či službu elektronických komunikací, informační systém datových schránek je elektronickým nástrojem ve smyslu § 149 odst. 2 ZVZ.

Ze skutečnosti, že IS DS je elektronickým nástrojem, vyplývá, že se na IS DS vztahují příslušná ustanovení ZVZ a vyhlášky č. 329/2006 Sb. upravující požadavky na použití elektronických nástrojů v zadávacím řízení. Pokud má být komunikace v zadávacím řízení prováděna prostřednictvím datových schránek, je nezbytné, aby byl informační systém datových schránek atestován ve smyslu § 149 odst. 2 ZVZ. V souladu s ustanovením § 4 odst. 1 písm. b) vyhlášky č. 326/2006 Sb. atestaci IS DS zajistí provozovatel, kterým je v případě IS DS Česká pošta s. p.25 Zadavatelé následně zajistí splnění požadavků kladených na elektronický nástroj použitím již atestovaného elektronického nástroje (tj. IS DS) a sami si atestaci zajišťovat nemusí.

Informačním systémem se podle zákona č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy rozumí funkční celek nebo jeho část zabezpečující cílevědomou a systematickou informační činnost. Každý informační systém přitom zahrnuje data, která jsou uspořádána tak, aby bylo možné jejich zpracování a zpřístupnění, a dále nástroje umožňující výkon informačních činností, jež jsou prováděny prostřednictvím technických a programových prostředků.

24

Strana 25/69


4.2

Možnosti volby zadavatele při komunikaci schránek či jiného elektronického nástroje

prostřednictvím

datových

Zadavatelé – OVM jsou v otázce způsobu komunikace do značné míry determinováni zákonem č. 300/2008 Sb. Z tohoto zákona však nevyplývá požadavek, že veškerou komunikaci v souvislosti se zadávacím řízením musí zadavatel – OVM provádět prostřednictvím datových schránek. V této kapitole je uveden výčet případů, kdy i zadavatel – OVM může v souladu se zákonem č. 300/2008 Sb. komunikovat jinak než prostřednictvím datových schránek.26 Zadavatel – OVM (a samozřejmě i zadavatel – osoba) není povinen komunikovat prostřednictvím datových schránek v následujících případech: §

§

zadavatel provádí komunikaci elektronicky prostřednictvím elektronického nástroje – pokud zadavatel komunikuje s dodavateli prostřednictvím elektronického nástroje27 umožňujícího přímý dálkový přístup, není nutno do komunikace zařazovat datové schránky (např. pokud zadavatel poskytuje zadávací dokumentaci neomezeným a přímým dálkovým přístupem, pokud dodavatelé vkládají žádost o dodatečné informace do elektronického nástroje zadavatele a zadavatel následně uveřejní dodatečné informace v elektronickém nástroji či při zadávání VZ prostřednictvím e-tržiště pro veřejnou správu atd.), komunikace je uskutečňována uvnitř informačního systému veřejné správy v případě komunikace uvnitř informačního systému veřejné správy nejde o doručování, ale jde o realizaci činnosti v rámci informačního systému.28

Specifickým případem, který představuje obecnou výjimku z povinnosti komunikovat prostřednictvím datových schránek, je situace, kdy z bezpečnostních důvodů je mezi orgány veřejné moci zavedena jiná forma elektronické komunikace než prostřednictvím datových schránek (viz § 17 odst. 7 zákona č. 300/2008 Sb.). Ve vztahu k ZVZ by se tyto případy mohly týkat – nikoliv však nutně - např. veřejných zakázek, jejichž předmětem jsou utajované informace (§ 18 odst. 1 písm. a) ZVZ). 27 Atestovaného ve smyslu § 149 odst. 2 ZVZ v případě podlimitních a nadlimitních VZ či neatestovaného v případě veřejných zakázek malého rozsahu. 28 Dle ustanovení § 2 písm. a) ve spojení s § 2 písm. b) a § 3 odst. 1 zákona č. 365/2000 Sb. se informační činností rozumí mimo jiné shromažďování, předávání, šíření či výměna dat. Je-li tedy funkcionalitou konkrétního informačního systému veřejné správy i předávání, šíření či výměna informací, měla by být tato funkcionalita zachována i za existence zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverze dokumentů, a jím zřizovaných datových 26

Strana 26/69


§

Veřejných zakázek se tato skutečnost týká při předávání vyhlášení k uveřejnění29 ve smyslu § 146 odst. 1 ZVZ (tj. zadavatelé nejsou povinni odesílat vyhlášení provozovateli IS VZ US prostřednictvím datových schránek) zadavatel dokument „předává“ – pokud ZVZ umožňuje zadavateli dokument předat (viz např. § 48 odst. 1 v případě zadávací dokumentace), má zadavatel oprávnění rozhodnout se předávat dokument v listinné podobě (tj. nepoužít komunikaci prostřednictvím datových schránek).

Pokud zadavatel poskytuje/předává dokument některým z výše uvedených způsobů, nemusí komunikaci prostřednictvím datových schránek využít (ale může). Tento přístup souvisí zejména se zásadou efektivity výkonu veřejné správy, tj. zadavatel není povinen nahrazovat stávající způsoby komunikace komunikací prostřednictvím datových schránek, pokud by tento postup měl za následek zvýšené náklady.

schránek, tj. k předávání, šíření či výměně informací by mělo docházet prostřednictvím konkrétního informačního systému veřejné správy a nikoliv prostřednictvím datových schránek. S ohledem na požadavek na bezpečnost informačních systémů veřejné správy a informací v nich obsažených, jakož i hospodárnost spravování a provozování těchto systémů se nejeví vhodným, aby byly informace z jedné části informačního systému veřejné správy vyjímány a distribuovány do jeho jiné části prostřednictvím datových schránek. 29 Informační systém o veřejných zakázkách (IS VZ), a tedy i uveřejňovací subsystém (IS VZ US), je dle ustanovení § 157 odst. 1 informačním systémem veřejné správy. Strana 27/69


5. Pravidla pro komunikaci prostřednictvím datových schránek při provádění úkonů v zadávacím řízení 5.1

Komunikace prostřednictvím datových schránek u zadavatelů, kteří jsou orgány veřejné moci

Zadavatelé – OVM musí dle zákona č. 300/2008 Sb. povinně komunikovat prostřednictvím datových schránek. Pro komunikaci mezi zadavatelem, který je orgánem veřejné moci, a dodavatelem platí odlišná pravidla v závislosti na tom, zda se jedná o úkon, který činí zadavatel vůči dodavateli, nebo o úkon dodavatele vůči zadavateli. Komunikace zadavatelů – OVM směrem k dodavatelům (OVM i osobám) Při komunikaci zadavatelů – OVM směrem k dodavatelům platí zásadně následující pravidla: Zadavatel OVM je povinen komunikovat prostřednictvím datových schránek, a to ve všech případech,30 kdy: § §

povaha dokumentu umožňuje komunikaci prostřednictvím datových schránek a právnická osoba, podnikající fyzická osoba nebo fyzická osoba, která vystupuje na straně dodavatele, má zpřístupněnou datovou schránku.

Pro zadavatele – OVM platí následující pravidla pro stanovení okamžiku doručení:31 §

Pro doručení platí, že dokument je doručen okamžikem, kdy se do datové schránky přihlásí osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění přístup k dodanému dokumentu (viz ustanovení § 17 odst. 3 ve spojení s § 8 odst. 6 zákona č. 300/2008 Sb.).

Výjimku z této povinnosti představují pouze ty případy, kdy je dokument doručován na místě (§ 17 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb.). 31 Okamžik doručení dokumentu, je třeba odlišovat od okamžiku dodání dokumentu do datové schránky.

30

Strana 28/69


§

Fikce doručení ve smyslu § 17 odst. 4 zákona č. 300/2008 Sb. - pokud se žádná osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění přístup k dodanému dokumentu nepřihlásí do datové schránky ve lhůtě 10 dnů ode dne, kdy byl dokument do datové schránky doručen, uplatní se fikce náhradního doručení, tzn., že dokument se považuje za doručený posledním dnem uvedené desetidenní lhůty.

Komunikace dodavatelů směrem k zadavatelům – OVM Pokud jde o úkony, které vůči zadavateli - OVM činí dodavatel, pak za předpokladu, že dodavatel má zpřístupněnou datovou schránku a povaha úkonu to umožňuje, může úkon učinit prostřednictvím datové schránky (§ 18 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb.). Na rozdíl od zadavatele má dodavatel tedy možnost, nikoliv povinnost doručovat prostřednictvím datové schránky. Má-li však dodavatel status orgánu veřejné moci, je povinen úkon učinit prostřednictvím datové schránky. Úkon provedený dodavatelem vůči zadavateli - OVM prostřednictvím datové schránky je doručen okamžikem, kdy je do datové schránky dodán.

5.2

Komunikace prostřednictvím datových schránek u zadavatelů, kteří nejsou orgány veřejné moci

V případě, že zadavatel nemá postavení orgánu veřejné moci (tj. jde o zadavatele – osobu), pak stávající právní úprava32 neumožňuje datové schránky používat a jejich prostřednictvím tedy dodavatelé nemohou doručovat zadavateli – osobě (stejně tak zadavatel – osoba nemůže doručovat dodavatelům).33 Zadavatel – osoba bude mít možnost použít datovou schránku ke komunikaci v zadávacím řízení až od 1. 7. 2010.34 Stejnou možnost bude mít rovněž dodavatel

Právní úprava účinná ke dni vydání tohoto metodického dokumentu, tj. k 1. 10. 2009. Pouze pokud by měl dodavatel postavení OVM, mohl by doručovat zadavateli – osobě. 34 Dne 1.1.2010 nabudou účinnosti některé body zákona č. 190/2009 Sb., kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů a další související zákony. Od 1. 1. 2010 budou moci fyzické osoby, podnikající fyzické osoby a právnické osoby dodávat do datové schránky jiné fyzické osoby, podnikající fyzické osoby 32

33

Strana 29/69


při komunikaci s tímto zadavatelem. Obecnou podmínkou vyplývající z podstaty věci je, že jak zadavatel - osoba, tak dodavatel budou mít datovou schránku zpřístupněnou. Pro komunikaci mezi zadavatelem – osobou a dodavatelem budou platit následující pravidla pro stanovení okamžiku doručení: 35 §

§

datová zpráva bude doručena teprve okamžikem, kdy její převzetí potvrdí odesílateli adresát (zadavatel/dodavatel)prostřednictvím své datové schránky, fikci doručení nebude možno při komunikaci mezi zadavatelem – osobou a dodavatelem uplatnit. 36

Box č. 2 - Upozornění ohledně vhodnosti komunikace prostřednictvím datových schránek mezi zadavatelem – osobou a dodavatelem Upozornění S ohledem na to, že u některých úkonů jak na straně zadavatele (např. doručování dodatečných informací), tak na straně dodavatele (např. podání námitky proti rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky) ZVZ vyžaduje doručení písemnosti v určité lhůtě, není mechanismus doručování založený na potvrzení adresáta z pohledu právní jistoty odesilatele pro zadávací řízení vhodný. Z tohoto pohledu MMR ČR považuje komunikaci prostřednictvím datových schránek u zadavatelů, kteří nejsou orgánem veřejné moci, za obtížně proveditelnou a doporučuje ji pouze v těch případech, kdy ani jedna z komunikujících stran nemusí prokazovat, že příslušný dokument byl doručen.

nebo právnické osoby faktury nebo obdobné žádosti o zaplacení a od 1. 7. 2010 i jiné dokumenty (tj. včetně dokumentů souvisejících se zadávacím řízením). 35 Viz § 18a odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb., ve znění účinném od 1. 7. 2010. 36 Uvedená pravidla pro stanovení okamžiku doručení se neuplatní v případě, že dodavatel bude mít status orgánu veřejné moci (např. Česká televize). V takovém případě platí reverzně to, co platí pro komunikaci zadavatelů – OVM směrem k dodavatelům - osobám. Strana 30/69


6. Úkony v zadávacím řízení a jak je provádět prostřednictvím datových schránek V této kapitole je provedena kategorizace datových zpráv vznikajících v souvislosti s prováděním úkonů v zadávacím řízení, a to z důvodu, aby bylo možné stanovit pravidla pro jednotlivé kategorie datových zpráv z pohledu komunikace prostřednictvím datových schránek. ZVZ klade zvýšené požadavky na elektronické nástroje zejména při přenosu a příjmu nabídek/návrhů v elektronické podobě. Z tohoto důvodu je v této metodice věnována specifická pozornost datovým zprávám souvisejícím s podáním nabídky/návrhu. V souvislosti se zadávacím řízením vznikají tři základní kategorie datových zpráv: § § §

datové zprávy související s podáním nabídky v zadávacím řízení a návrhu v soutěži o návrh, datové zprávy související s předáváním vyhlášení provozovateli IS VZ US, datové zprávy související s další komunikací mezi zadavatelem a dodavatelem (popř. jinými osobami – např. členy komisí/poroty, kteří nejsou zaměstnanci zadavatele a mají zpřístupněnu datovou schránku).

Metodické postupy uvedené v této kapitole se nevztahují na komunikaci v rámci organizace zadavatele související s prováděním úkonů v zadávacím řízení, a to z důvodu, že pro tuto komunikaci využívá zadavatel spisovou službu a nikoliv datoví schránky (tj. jeden organizační útvar zadavatele neposílá datovou zprávu jinému organizačnímu útvaru či pracovníkovi zadavatele prostřednictvím datové schránky). Může jít např. o datové zprávy v souvislosti s pověřením pracovníka zadavatele k provedení vybraného úkonu v zadávacím řízení (např. k posouzení kvalifikace, novému posouzení a hodnocení nabídek atd.). Metodické postupy uvedené v této kapitole se však vztahují na případy, kdy je komunikace směřována osobě, která není zaměstnancem zadavatele (např. externímu členovi hodnotící komise) a tato osoba má zpřístupněnou datovou schránku. V následujících kapitolách je uveden rozbor datových zpráv vznikajících v průběhu zadávacího řízení jak na straně zadavatelů, tak na straně dodavatelů a

Strana 31/69


je určeno, které datové zprávy je možné odesílat prostřednictvím IS DS a které nikoliv.

6.1

Datové zprávy související s podáním nabídky v zadávacím řízení a návrhu v soutěži o návrh

6.1.1

Co se rozumí nabídkou/návrhem

Nabídkou se pro účely tohoto metodického dokumentu rozumí:37 §

§ § § §

nabídka v zadávacím řízení (v otevřeném řízení, užším řízení, jednacím řízení s uveřejněním, jednacím řízení bez uveřejnění, soutěžním dialogu, zjednodušeném podlimitním řízení, zadávacím řízení na základě rámcové smlouvy) a v koncesním řízení žádost o účast v zadávacím řízení (v užším řízení, jednacím řízení s uveřejněním, soutěžním dialogu) a v koncesním řízení předběžná nabídka (v dynamickém nákupním systému) předložení (nabídka) aukčních hodnot (v elektronické aukci) změna nabídky při jednání o nabídkách (v jednacím řízení s uveřejněním) v případě, kdy je jednání vedeno bez fyzické přítomnosti jednotlivých účastníků jednání, a to prostřednictvím elektronických prostředků (např. formou videokonference, chatu atd.).

Takto širší pojetí pojmu „nabídka“ souvisí se skutečností, že vedle podání nabídky předpokládá právní úprava v zadávacím řízení provádění celé řady dalších úkonů, pro které platí, že jsou stejně jako nabídky podrobeny určitému specifickému režimu. Jedná se o úkony, jejichž společným znakem je jejich úzká spojitost s nabídkou. Některé z těchto úkonů podání nabídky předcházejí a jejich Uvedené vymezení odpovídá legislativní zkratce „nabídka“ v § 6 vyhlášky č. 329/2006 Sb. Pojem nabídky je však oproti definici „nabídky“ ve vyhlášce č. 329/2006 Sb. rozšířen pro účely této metodiky o případ změny nabídky, k níž může dojít při jednání v jednacím řízení s uveřejněním. Důvod spočívá v tom, že v jednacím řízení s uveřejněním není zadavatel ZVZ ani prováděcími právními předpisy omezen v otázce formy jednání s uchazeči. Jednání se zájemci tak lze případně vést i bez fyzické přítomnosti jednotlivých účastníků jednání, a to prostřednictvím elektronických prostředků (např. formou videokonference, chatu atd.). Jedinou podmínkou je, že zadavatel tento způsob jednání uvede v písemné výzvě k podání nabídky. Pokud tak učiní, může být jednání a podpis protokolu z jednání (který vlastně představuje změnu nabídky) uskutečněn elektronicky. 37

Strana 32/69


uskutečnění je předpokladem podání nabídky (např. podání žádosti o účast), jiné jsou činěny až následně a lze jejich prostřednictvím v případech a za podmínek stanovených v ZVZ nabídku upravovat (např. podání nových aukčních hodnot do elektronické aukce). Vedle postupů pří zadávání veřejných zakázek upravuje ZVZ také soutěž o návrh. Obdobně jako v případě zadávacího řízení je za účelem naplnění zásady rovného zacházení, transparentnosti a zákazu diskriminace provádění některých úkonů v soutěži o návrh a zpřístupnění jejich obsahu podrobeno specifickému režimu. Návrhem se pro účely této metodiky rozumí: § §

6.1.2

návrh v soutěži o návrh (v otevřené nebo v užší soutěži o návrh), žádost o účast v soutěži o návrh (v užší soutěži o návrh).

Požadavky vyplývající ze ZVZ a možnost jejich naplnění využitím datových schránek

V obecné rovině představuje podání nabídky úkon, kterým dodavatel reaguje na úmysl zadavatele zadat veřejnou zakázku a kterým projevuje vůli, resp. zájem uzavřít se zadavatelem smlouvu o poskytnutí plnění, jež je předmětem veřejné zakázky. Podání nabídky na realizaci veřejné zakázky je předpokladem zadání veřejné zakázky dodavateli, nestanoví-li ZVZ jinak.38 Z hlediska svého významu podání nabídky představuje základní úkon dodavatele a jeden z nejvýznamnějších úkonů v zadávacím řízení vůbec. Vzhledem k významnosti tohoto úkonu proto ZVZ klade na podání nabídky a zpřístupnění jejího obsahu určité specifické požadavky a stanoví zadavateli i dodavateli povinnosti, které mají za cíl zajistit naplnění a dodržení základních zásad zadávacího řízení (viz ustanovení § 6 ZVZ).

Např. podle § 92 odst. 1 písm. a) ZVZ uzavírá zadavatel smlouvu na realizaci veřejné zakázky na základě písemné výzvy k poskytnutí plnění, jež je návrhem na uzavření smlouvy, a písemného potvrzení této výzvy uchazečem, jež je přijetím návrhu smlouvy. Obdobně je tomu v případech podle § 92 odst. 2 ZVZ. 38

Strana 33/69


Z ustanovení § 148 odst. 1 ZVZ vyplývají 3 základní požadavky determinující režim podávání nabídek/návrhů39 a nakládání s nimi, od kterých se odvíjejí a jsou v ZVZ dále rozvedeny povinnosti zadavatele dopadající na případy, kdy je komunikace mezi zadavatelem a dodavatelem realizována elektronicky. ZVZ vyžaduje: §

§

§

zajištění důvěrnosti nabídek/návrhů, které je třeba vnímat tak, že s obsahem nabídky/návrhu či s jednotlivými částmi obsahu nabídky/návrhu se seznámí pouze osoby k tomu oprávněné, zachování úplnosti údajů40 obsažených v nabídkách/návrzích, čímž se rozumí zajištění nezměnitelnosti obsahu učiněného úkonu a vyloučení možnosti neoprávněné manipulace s obsahem nabídky/návrhu, možnost zpřístupnění obsahu nabídek/návrhů až po uplynutí lhůty stanovené pro jejich podání.

Za účelem realizace a dodržení těchto principů stanoví ZVZ a vyhláška č. 329/2006 Sb. závazné požadavky, které musí splňovat elektronické nástroje, jejichž prostřednictvím probíhá elektronický přenos a příjem nabídek/návrhů (tj. datových zpráv ve smyslu zákona č. 300/2008 Sb.). Dle § 149 odst. 6 ZVZ musí být u elektronického nástroje mimo jiné zaručeno, že: § § § § § §

je možné přesně určit čas a datum doručení nabídek/návrhů, je přiměřeně zajištěno, že před stanovenými lhůtami nikdo nemůže mít přístup k zaslaným údajům, v případě porušení zákazu přístupu před stanovenými lhůtami je přiměřeně zajištěno, že porušení bude spolehlivě zjistitelné, pouze oprávněné osoby mohou stanovit nebo změnit data pro zpřístupnění doručených údajů, údaje doručené a zpřístupněné v souladu s těmito požadavky zůstanou přístupné pouze osobám, které jsou oprávněné se s nimi seznamovat, jsou chráněny proti neoprávněnému přístupu třetích osob.

Dle § 148 odst. 7 ZVZ platí § 148 odst. 1 ZVZ pro část čtvrtou ZVZ upravující soutěž o návrh obdobně. 40 Úplnost údajů obsažených v nabídkách je třeba odlišovat od úplnosti nabídek ve smyslu § 71 odst. 8 ZVZ, která je kontrolována při otevírání obálek.

39

Strana 34/69


K zajištění kontroly používání elektronického nástroje je pak ustanovením § 8 odst. 2 vyhlášky č. 329/2006 Sb. zadavateli uložena povinnost vytvářet záznamy o všech provedených elektronických úkonech a veškerých dalších činnostech elektronického nástroje. Součástí těchto záznamů přitom musí být určení elektronického úkonu nebo jiné činnosti nástroje, čas provedení úkonu nebo činnosti a identifikace osoby, která elektronický úkon nebo činnost provedla. Je třeba zdůraznit, že povinnost zaznamenávání (logování) se vztahuje nejenom na úkony, které jsou adresovány dodavatelem zadavateli nebo naopak (podání samotné nabídky), ale na všechny úkony (operace), které byly uskutečněny prostřednictvím elektronického nástroje (např. odtajnění obsahu nabídek s využitím soukromého klíče), a to i na takové, jejichž provedení ZVZ ani vyhláška č. 329/2006 Sb. výslovně nezmiňují (např. pořízení kopie nabídky, jejíž obsah nebyl ještě odtajněn). Pro posouzení, zda IS DS splňuje výše uvedené legislativní požadavky, je klíčové ustanovení § 14 zákona č. 300/2008 Sb., které obsahuje seznam informací a údajů o datových schránkách, které se vedou v IS DS. Z daného ustanovení vyplývá, že v IS DS se z hlediska operací uskutečněných prostřednictvím datových schránek zaznamenává pouze: §

§

datum přihlášení osoby oprávněné k přístupu do datové schránky do této datové schránky s uvedením hodiny, minuty a sekundy a údaj identifikující tuto osobu, datum odeslání dokumentu nebo provedení úkonu z datové schránky s uvedením hodiny, minuty a sekundy a údaj identifikující osobu, která odeslání dokumentu nebo úkon provedla.

Logování v IS DS je tedy oproti požadavkům stanoveným ZVZ a vyhláškou č. 329/2006 Sb. podstatně užší a nepostihuje všechny úkony, ke kterým může prostřednictvím či v rámci datové schránky docházet (např. pořízení kopie dokumentu). ZÁVĚR: Funkcionalita IS DS není ve shodě s legislativními požadavky kladenými na elektronické nástroje, prostřednictvím nichž probíhá elektronický přenos a příjem nabídek/návrhů a IS DS nelze použít pro podávání nabídek/návrhů.

Strana 35/69


6.2

Datové zprávy související s předáváním vyhlášení provozovateli IS VZ US

Vyhlášením se podle § 146 odst. 1 ZVZ rozumí dokumenty, které jsou uveřejňovány v uveřejňovacím subsystému informačního systému o veřejných zakázkách (dále jen „IS VZ US“) a Úředním věstníku Evropské unie (dále jen „Úřední věstník“). Vyhlášením je tedy oznámení o zahájení zadávacího řízení, předběžné oznámení, pravidelné předběžné oznámení, oznámení soutěže o návrh, oznámení o výsledku zadávacího řízení, oznámení o zrušení zadávacího řízení nebo soutěže o návrh anebo jiné údaje: §

ohledně kterých ZVZ stanoví povinnost jejich uveřejnění v IS VZ US nebo v IS VZ US a zároveň v Úředním věstníku41, nebo

§

ohledně kterých se zadavatel rozhodl pro jejich uveřejnění v IS VZ US nebo v IS VZ US a zároveň Úředním věstníku, i když mu ZVZ takovou povinnost nestanoví (např. uveřejnění veřejné zakázky malého rozsahu, odeslání oznámení o výsledku zadávacího řízení v případě veřejné zakázky zadané na základě rámcové smlouvy).

Pro uveřejnění vyhlášení používá zadavatel formuláře podle přímo použitelného předpisu Evropských společenství42 a prováděcího právního předpisu k ZVZ.43 V případě předávání vyhlášení k uveřejnění jde o komunikaci mezi zadavatelem na straně jedné (odeslání formuláře) a provozovatelem IS VZ US (příp. Úředního věstníku44) na straně druhé (přijetí formuláře a odeslání potvrzení o datu uveřejnění vyhlášení).45

V Úředním věstníku není nutné uveřejňovat podlimitní veřejné zakázky. V případě nadlimitní veřejné zakázky na služby podle přílohy č. 2 ZVZ se v Úředním věstníku povinně uveřejňuje pouze oznámení o výsledku zadávacího řízení nebo oznámení týkající se soutěže o návrh. 42 Nařízení Komise (ES) č. 1564/2005 ze dne 7. září 2005, kterým se stanoví standardní formuláře pro zveřejňování oznámení v rámci postupů zadávání veřejných zakázek podle směrnic Evropského parlamentu a Rady 2004/17/ES a 2004/18/ES. 43 Vyhláška č. 330/2006 Sb., o uveřejňování vyhlášení pro účely zákona o veřejných zakázkách. 44 Zajišťuje Úřad pro úřední tisky. 45 Na základě údajů poskytnutých provozovatelem IS VZ probíhá více než 90 % této komunikace elektronicky, a to různými způsoby (formuláře lze např. zasílat ve formátu „fo“, „pdf“ nebo „xml“). 41

Strana 36/69


Vzhledem k tomu, že IS VZ US je informačním systémem veřejné správy, je třeba zohlednit ustanovení § 2 písm. a) zákona č. 365/2000 Sb., podle kterého se informační činností zabezpečovanou informačním systémem rozumí mimo jiné shromažďování a předávání dat, tj. v případě předávání vyhlášení k uveřejnění nejde o doručování, ale jde o realizaci činnosti v rámci IS VZ US a v souladu se závěry uvedenými v kapitole 4.2 není komunikace prostřednictvím datových schránek povinná (ale je možná). Pokud jde o podávání formulářů k uveřejnění v Úředním věstníku, pak činí-li tak zadavatel prostřednictvím provozovatele IS VZ US, platí ohledně komunikace vše to, co bylo uvedeno výše. V případě přímé komunikace s Úřadem pro úřední tisky nelze z důvodu absence datové schránky na straně Úřadu pro úřední tisky IS DS pro komunikaci použít. ZÁVĚR: V případě předávání vyhlášení k uveřejnění provozovateli IS VZ US jde o komunikaci uvnitř informačního systému veřejné správy (více viz kapitola 4.2) a zadavatel – OVM (i zadavatel – osoba) nejsou povinni tuto komunikaci provádět prostřednictvím datových schránek. Komunikace prostřednictvím datových schránek je možná, nicméně vzhledem ke stávající praxi přímého předávání vyhlášení provozovateli IS VZ US k uveřejnění v elektronické podobě, nevedou datové schránky k zefektivnění této komunikace a lze doporučit zachování dosavadní praxe. Stanovisko k postupu předávání vyhlášení k uveřejnění prostřednictvím datových schránek vydá provozovatel IS VZ US (Česká pošta, s.p.), přičemž toto stanovisko bude přístupné na adrese http://www.isvzus.cz.

Strana 37/69


6.3

Datové zprávy a dodavatelem

6.3.1

související

s další

komunikací

mezi

zadavatelem

Co se rozumí další datovou zprávou v zadávacím řízení

Mezi další datové zprávy vznikající v souvislosti se zadávacím řízení patří datové zprávy (dokumenty): §

které vznikají nebo mohou vzniknout v průběhu zadávacího řízení či soutěže o návrh,

§

které nejsou nabídkou nebo návrhem (ve smyslu předchozí kapitoly) či vyhlášením ve smyslu § 146 odst. 1 ZVZ předávaným provozovateli IS VZ US a

§

ve vztahu k nimž je stanovena povinnost doručit je dodavateli nebo je jimi realizována komunikace dodavatele směrem k zadavateli.

Mezi tyto další datové zprávy patří například: Komunikace vedená zadavatelem směrem k dodavateli: §

Odeslání výzvy k jednání

§

Odeslání výzvy k podání nabídky v zadávacím řízení

§

Zaslání zadávací dokumentace/soutěžních podmínek46

§

Zaslání dodatečných informací k zadávacím podmínkám

§

Odeslání výzvy k účasti v soutěžním dialogu

§

Rozhodnutí o vyloučení uchazeče ze zadávacího řízení

§

Odeslání oznámení o způsobu vyřízení námitek

§

Odeslání oznámení o výběru nejvhodnější nabídky

Komunikace vedená dodavatelem směrem k zadavateli:

46

§

Podání (odeslání) námitek proti úkonům zadavatele

§

Odeslání žádosti o zadávací dokumentaci/soutěžní podmínky

U soutěže o návrh. Strana 38/69


§

6.3.2

Odeslání žádosti o dodatečné informace

Požadavky vyplývající ze ZVZ a možnost jejich naplnění využitím datových schránek

Pro jiné úkony než je podání (doručení) nabídky/návrhu je v otázce použití datových schránek ke komunikaci mezi zadavatelem a dodavatelem rozhodující, zda komunikace prostřednictvím datových schránek nemůže vést k porušení základních zásad zadávacího řízení uvedených v § 6 ZVZ, tj. zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. Pokud při komunikaci prostřednictvím datových schránek nemůže dojít k porušení základních zásad zadávacího řízení uvedených v § 6 ZVZ, může zadavatel doručovat tyto další datové zprávy prostřednictvím datových schránek (zadavatel – OVM ze zákona č. 300/2008 Sb. musí). Pokud by použití datových schránek mělo nebo mohlo vést k porušení či obcházení uvedených zásad, pak by byla možnost provedení úkonu spočívajícího v doručení dokumentu prostřednictvím datové schránky vyloučena. V tomto směru tedy představují zásady dle § 6 ZVZ, resp. potencionální porušení těchto zásad, jedno z kritérií pro určení, zda se v konkrétním případě jedná o dokument, jehož povaha umožňuje doručení prostřednictvím datové schránky ve smyslu § 17 zákona č. 300/2008 Sb.

6.3.3

Vhodnost komunikace prostřednictvím datových schránek

Skutečnost, že je komunikace prostřednictvím datových schránek možná, neznamená, že je za všech okolností pro všechny kategorie zadavatelů či dodavatele vhodná. V této kapitole je upozorněno na vybrané skutečnosti, které zapříčiní, že pro zadavatele – osoby či dodavatele komunikace prostřednictvím datových schránek nemusí být vhodná. Zadavatel - OVM Pokud jde o povinnost, resp. vhodnost používání datových schránek pro doručování v zadávacím řízení, platí, že zadavatel – OVM je povinen doručovat

Strana 39/69


tyto dokumenty prostřednictvím datové schránky, má-li adresát dokumentu zpřístupněnou datovou schránku a povaha doručovaného dokumentu to umožňuje. Zadavatel – OVM nemůže jako kritérium, zda bude komunikovat prostřednictvím datových schránek, používat kritérium vhodnosti. Zadavatel - osoba Od 1. 7. 2010 rovněž zadavatel - osoba získá možnost využívat datové schránky pro doručování datových zpráv do datových schránek dodavatelů a bude tedy moci prostřednictvím datových schránek komunikovat s těmi dodavateli, kteří budou mít zpřístupněnou datovou schránku. Vzhledem ke konstrukci stanovení okamžiku doručení dokumentu ovšem nelze tento způsob komunikace doporučit. Pro zadavatele – osobu bude totiž platit,47 že jím dodaný dokument bude doručen teprve tehdy, kdy jeho převzetí potvrdí dodavatel, tzn. podmínkou doručení je aktivní úkon dodavatele. Tato skutečnost je však snadno zneužitelná a při nesoučinnosti dodavatele by mohla komunikace prostřednictvím datových schránek způsobit zadavateli – osobě z pohledu dodržení ZVZ značné problémy. Důsledkem nesoučinnosti dodavatele by mohlo být např. to, že: §

zadavatel – osoba nesplní povinnost doručit dokument ve stanovené lhůtě (např. doručení dodatečných informací k zadávacím podmínkám dle § 49 odst. 2 ZVZ, doručení protokolu o konečném výsledku hodnocení dle § 31 odst. 6 ZVZ),

§

dojde k průtahům – jde o případy, kdy doručení určitého dokumentu je podmínkou pro další postup zadavatele v zadávacím řízení nebo soutěži o návrh (např. zákaz uzavřít smlouvu dle 110 odst. 4 ZVZ, doručení pozvánky uchazeči na jednání hodnotící komise dle § 76 odst. 4 ZVZ).

Pro zadavatele – osobu bude tedy výhodnější použít jiný způsob doručování než prostřednictvím datových schránek.

47

Výjimku představuje případ, kdy má dodavatel status orgánu veřejné moci, např. Česká televize. Strana 40/69


Dodavatel Otázka výhodnosti komunikace prostřednictvím datových schránek pro dodavatele se odvíjí od skutečnosti, zda komunikuje se zadavatelem – OVM nebo zadavatelem – osobou. V případě komunikace se zadavatelem – OVM bude komunikace prostřednictvím datových schránek znamenat pro dodavatele přínos spočívající prakticky v okamžitém doručení dokumentu zadavateli – OVM. V těchto případech je totiž dokument doručen okamžikem, kdy je do datové schránky dodán. Časová nenáročnost a snadnost doručení umožní dodavateli mimo jiné využít lépe lhůt, které jsou mu k provedení úkonu stanoveny ZVZ, a to k přípravě obsahu doručovaného dokumentu (např. námitky, žádosti o dodatečné informace, vysvětlení mimořádně nízké nabídkové ceny, vysvětlení nabídky apod.). Pro doručování dokumentů dodavatelem zadavateli – osobě platí, že komunikace mezi nimi prostřednictvím datových schránek bude možná až od 1. 7. 2010.48 Podobně jako v případě zadavatele – osoby však tento způsob komunikace nebude pro dodavatele vhodný, neboť doručení dokumentu bude podmíněno součinností zadavatele (potvrzením převzetí), což by případně mohlo být ze strany zadavatele i zneužíváno. Při nedostatku součinnosti zadavatele by tak dodavatel mohl zmeškat lhůty, které ZVZ stanoví pro provedení některých úkonů, např.: §

doručení žádosti o poskytnutí zadávací dokumentace,

§

doručení žádosti podmínkám,

§

doručení dodatečných informací prokazujících splnění kvalifikace,

§

doručení písemného vysvětlení nabídky či mimořádně nízké nabídkové ceny,

§

podání námitky.

o

poskytnutí

dodatečných

informací

k zadávacím

Z uvedeného tedy vyplývá, že se zadavatelem – osobou by měl dodavatel ve vlastním zájmu komunikovat jiným způsobem než prostřednictvím datových schránek. 48

Výjimku představuje případ, kdy má dodavatel status orgánu veřejné moci, např. Česká televize. Strana 41/69


ZÁVĚR: Pokud jde o další datové zprávy, než jsou nabídky/návrhy (ve smyslu předchozí kapitoly), u nichž nedojde jejich odesláním prostřednictvím datových schránek k porušení zásad uvedených v § 6 ZVZ či u nichž ustanovení ZVZ jinak neznemožňují komunikaci prostřednictvím datových schránek,49 umožňuje povaha všech těchto dokumentů jejich doručení prostřednictvím datové schránky. Zadavatel – OVM musí tyto datové zprávy doručovat prostřednictvím datových schránek (pokud má dodavatel zpřístupněnou datovou schránku a povaha dokumentu to umožňuje). Pro zadavatele – osoby a dodavatele nemusí být komunikace prostřednictvím datových schránek vhodná, neboť doručení datové zprávy vyžaduje aktivní součinnost druhé strany.

Např. dle ustanovení § 84 odst. 8 ZVZ je zadavatel povinen doručit písemné oznámení o zrušení zadávacího řízení do 5 dnů ode dne přijetí rozhodnutí. Při doručování dodavatelům ze strany zadavatele - OVM je dokument prostřednictvím IS DS doručen v okamžiku, kdy se dodavatel do IS DS přihlásí. Tj. pokud se dodavatel nepřihlásí do IS DS do 5 dnů ode dne dodání dokumentu do DS, nemůže zadavatel - OVM splnit povinnost vyplývající ze ZVZ. Povaha dokumentu tedy neumožňuje jeho doručení prostřednictvím IS DS. 49

Strana 42/69


7. Specifické otázky datových schránek

související

s komunikací

prostřednictvím

V souvislosti s komunikací prostřednictvím datových schránek v průběhu zadávacího řízení vznikají specifické otázky, jak aplikovat současně ustanovení ZVZ a ustanovení zákona č. 300/2008 Sb., a to zejména z důvodu, že vzájemná interpretace ustanovení obou zákonů je nejasná nebo některé otázky nejsou výslovně v jednom či druhém zákoně upraveny. Z tohoto důvodu jsou v této kapitole řešeny následující otázky: § § § §

§

§

7.1

Jak probíhá komunikace prostřednictvím datových schránek při zadávání VZMR Jak používat elektronický podpis při komunikaci v zadávacím řízení prostřednictvím datových schránek Jak může komunikovat externí administrátor VZ prostřednictvím datových schránek při zastoupení zadavatele ve smyslu § 151 ZVZ Jak postupovat při doručování prostřednictvím datových schránek z pohledu povinnosti ověřovat, zda má dodavatel zpřístupněnou datovou schránku, jaká jsou pravidla pro počítání lhůt Jak jsou datové schránky zadavatelům (příp. dodavatelům) zřizovány s důrazem na možný počet zřízených datových schránek a možnost zřízení datové schránky pro zahraničního dodavatele Jak je zpoplatněna komunikace prostřednictvím datových schránek

Komunikace prostřednictvím datových schránek při zadávání VZMR

V případě zadávání VZMR se na zadavatele nevztahují ustanovení ZVZ, a tedy ani ustanovení tohoto zákona upravující komunikaci v rámci zadávacího řízení. Nicméně ustanovení zákona č. 300/2008 Sb. se na zadavatele – OVM plně vztahují a zadavatel – OVM tak musí komunikovat prostřednictvím datových schránek i v případě zadávání VZMR (s výjimkami popsanými v kapitole 4.2). Při komunikaci prostřednictvím datových schránek musí zadavatel dodržet zásady upravené v ustanovení § 6 ZVZ.

Strana 43/69


V rámci zajištění zásady transparentnosti zadávacího řízení MMR zadavatelům nedoporučuje, aby nabídky u VZMR byly podávány prostřednictvím datových schránek, a to z důvodu, aby byla zajištěna důvěrnost nabídek a úplnost údajů v nich obsažených a aby nebyl zadavateli umožněn přístup k obsahu nabídek před uplynutím lhůty stanovené pro jejich podání (analogicky k § 148 odst. 1 ZVZ). Zadavatel – osoba není povinen v souladu se zákonem č. 300/2008 Sb. komunikovat prostřednictvím datových schránek ani při zadávání VZMR a používání datových schránek pro komunikaci s dodavateli bude probíhat na základě dobrovolnosti.

7.2

Pravidla pro používání elektronického prostřednictvím datových schránek

podpisu

při

komunikaci

ZVZ v ustanovení § 149 odst. 4 požaduje u některých úkonů v zadávacím řízení nebo soutěži o návrh, aby datová zpráva byla opatřena platným zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu. Naproti tomu ustanovení § 18 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb. stanoví, že úkon učiněný vůči orgánu veřejné moci prostřednictvím datové schránky má stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný, z čehož by bylo možno dovodit, že datové zprávy doručované prostřednictvím datové schránky není třeba podepisovat, neboť autenticitu dokumentu zajistí samotný systém datových schránek. V tomto směru je však třeba poukázat na to, že požadavek elektronického podpisu vyplývající z ustanovení § 149 odst. 4 ZVZ je ve své podstatě jedním z požadavků na formu vyjmenovaných úkonů a ustanovení § 149 má tak povahu speciální úpravy k ustanovení § 18 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb. Datové zprávy tak musí být v případě úkonů, u kterých to ZVZ výslovně stanoví, opatřeny elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu, i když jsou doručovány prostřednictvím datových schránek.

Strana 44/69


7.3

Komunikace prostřednictvím datových schránek v případě zastoupení zadavatele ve smyslu § 151 ZVZ

V případě, že se zadavatel v zadávacím řízení nebo soutěži o návrh nechá zastoupit jinou osobou, tj. pověří jinou osobou výkonem práv a povinností v souladu se ZVZ (tato osoba je dále označována jen jako „administrátor VZ“), přicházejí v úvahu 2 základní varianty komunikace administrátora VZ s dodavateli, příp. jinými subjekty prostřednictvím datových schránek: § §

komunikace prostřednictvím datové schránky administrátora VZ, komunikace prostřednictvím datové schránky zadavatele.

Komunikace prostřednictvím datové schránky administrátora VZ Administrátor VZ může pro doručování dokumentů dodavatelům v zadávacím řízení nebo soutěži o návrh používat vlastní datovou schránku, pokud zadavatel v rámci pověření k zastupování nestanoví jinak. Je však třeba upozornit na to, že režim doručení písemnosti z datové schránky administrátora VZ se odvíjí nikoliv od postavení zadavatele, tj. zda je zadavatelem – OVM nebo zadavatelem – osobou, ale od statusu administrátora VZ. Pokud tedy administrátor VZ nemá postavení orgánu veřejné moci (což bude nejčastější případ), nelze na komunikaci prostřednictvím jeho datové schránky aplikovat pravidla doručování platná pro datové schránky OVM. Jak v případě dokumentů odeslaných administrátorem VZ, tak v případě dokumentů doručených administrátorovi VZ platí, že doručení je vázáno na potvrzení přijetí ze strany adresáta. V případě, že administrátor VZ zastupuje zadavatele – OVM, nemusí být tento způsob komunikace administrátora VZ pro účely zadávacího řízení nebo soutěže o návrh vhodný, a to ani pro zadavatele - OVM, ani pro dodavatele (více viz kapitola 5).

Strana 45/69


Komunikace prostřednictvím datové schránky zadavatele Zadavatel si může v rámci pověření k zastupování podle § 151 ZVZ vyhradit, že komunikace v rámci zadávacího řízení nebo soutěže o návrh bude probíhat pouze přes datovou schránku zadavatele. Komunikaci administrátora VZ s dodavateli lze v takovém případě realizovat zejména dvěma způsoby: § §

administrátor VZ bude pověřenou osobou, která má přístup do datové schránky zadavatele, administrátor VZ nebude pověřenou osobou s přístupem do datové schránky zadavatele a zadavatel bude dokumenty související se zadávacím řízením (soutěží o návrh) administrátorovi VZ přeposílat.

K prvnímu z výše uvedených způsobu je třeba uvést, že pro dokumenty odesílané i doručované administrátorem VZ prostřednictvím datové schránky zadavatele bude platit režim, kterým se řídí zadavatel. Nevýhodou tohoto způsobu je ovšem skutečnost, že administrátor VZ bude mít přístup do datové schránky zadavatele, a to nejen k písemnostem týkajícím se veřejné zakázky, ale ke všem dokumentům. Stávající technické řešení datových schránek zatím neumožňuje vyčlenit přístup jen k dokumentům týkajícím se administrovaného zadávacího řízení nebo soutěže o návrh. Možným řešením tohoto problému může být zřízení speciální datové schránky k veřejným zakázkám administrovaným příslušným administrátorem VZ (§ 6 odst. 2 a § 5a předposlední věta zákona č. 300/2008 Sb.).50 Podstatou druhé nastíněné varianty je skutečnost, že komunikaci prostřednictvím datové schránky vede sám zadavatel a administrátor VZ pouze v rozsahu svého pověření připravuje podklady (tj. jednotlivé datové zprávy, které jsou prostřednictvím datové schránky odesílány). Výhodou tohoto způsobu je skutečnost, že administrátor nemá přístup k jiným dokumentům v datové schránce. Naopak nevýhodou je možnost jisté časové prodlevy vyplývající z existence „dalšího“ komunikačního toku mezi zadavatelem a administrátorem VZ.

Uvedenou možnost mají pouze orgány veřejné moci, resp. zadavatelé – osoby, kteří požádají o zřízení datové schránky, která by plnila funkci datové schránky orgánu veřejné moci (§ 5a zákona č. 300/2008 Sb.). 50

Strana 46/69


7.4

Pravidla pro doručování/odesílání prostřednictvím datových schránek

7.4.1

Musí si zadavatel zjišťovat, zda má dodavatel zpřístupněnu datovou schránku

Zadavatelé – OVM (popř. dodavatelé – OVM) jsou povinni doručovat datové zprávy prostřednictvím datové schránky za předpokladu, že to umožňuje povaha dokumentu a adresát má datovou schránku zpřístupněnou. Aby bylo objektivně možné splnit tuto povinnost, zákon č. 300/2008 Sb. stanoví správci IS DS povinnost umožnit identifikovat datovou schránku tak, aby do ní mohlo být doručováno.51 Z uvedeného vyplývá, že správce IS DS je povinen vést seznam datových schránek identifikovaných dostatečně určitě a je povinen umožnit k tomuto seznamu přístup. V současné době jsou v seznamu datových schránek vedeny: § §

datové schránky orgánů veřejné moci, datové schránky fyzických a právnických osob, které vykonávají působnost v oblasti veřejné správy a které požádaly správce systému, aby jejich datová schránka plnila funkci datové schránky orgánu veřejné moci podle § 6 zákona č. 300/2008 Sb. (viz dále).

Je-li adresátem některý z výše uvedených subjektů, lze informaci o tom, zda má zřízenou a zpřístupněnou datovou schránku, zjistit z uvedeného seznamu. Pokud jde o seznam datových schránek osob, kterým je zřizována datová schránka pouze, pokud o to požádají (tj. dodavatelů – osob), bude tento seznam zpřístupněn od 1. 1. 2010. Vzhledem k tomu, že za splnění zákonné povinnosti používat k doručování dokumentů datovou schránku je zodpovědný orgán veřejné moci, je zadavatel OVM povinen zjišťovat, zda druhá strana komunikace má zřízenou datovou schránku a v případě že ano, je povinen doručovat dokumenty prostřednictvím datové schránky.

51

§ 14 odst. 4 zákona č. 300/2008 Sb. Strana 47/69


Zadavatel – osoba tuto povinnost nemá a je na jeho rozhodnutí, zda bude při zadávání VZ komunikovat prostřednictvím datové schránky.

7.4.2

Počítání lhůt v případě doručování prostřednictvím datových schránek

V souvislosti s komunikací prostřednictvím datových schránek při zadávání VZ vzniká otázka počítání lhůt stanovených v ZVZ. V ZVZ se lhůty počítají od okamžiku „odeslání“ (viz např. ustanovení § 39 odst. 5 ZVZ) nebo „doručení“ (viz např. ustanovení § 110 odst. 4 ZVZ). Pokud jde lhůty stanovené v ZVZ, platí při komunikaci prostřednictvím datových schránek obecná pravidla pro běh a počítání lhůt s tím, že: § §

odesláním se rozumí dodání do datové schránky adresáta,52 doručením se rozumí (variantně podle toho, kdo je stranou komunikace) o dodání datové zprávy do datové schránky OVM, o přihlášení osoby, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění přístup k dodanému dokumentu, do datové schránky subjektu, který není OVM, o uplynutí 10 dnů ode dne, kdy byla datová zpráva odeslaná, OVM dodána do datové schránky adresáta, který není OVM, pokud se během této lhůty nepřihlásí do datové schránky osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění k dodanému dokumentu přístup, o potvrzení přijetí datové zprávy v případě dodávání dokumentu mezi subjekty, které nejsou OVM, o přístup prostřednictvím systémového certifikátu elektronického systému spisové služby do datové schránky subjektu, který není OVM.

S ohledem na technické zajištění IS DS bude odeslání, které při použití jiných způsobu doručení představuje odlišný časový okamžik než dodání, prakticky totožné s okamžikem dodání. 52

Strana 48/69


7.4.3

Může zadavatel stanovit komunikaci prostřednictvím datových schránek jako jediný možný způsob komunikace

Zadavatel – OVM ani zadavatel – osoba nejsou oprávněni stanovit, že komunikace prostřednictvím datových schránek bude výlučným způsobem komunikace. Pokud zadavatel v zadávacích podmínkách uvede takový požadavek, není tím dodavatel vázán a je oprávněn doručit dokument i jiným způsobem, který ZVZ připouští. Z důvodu použití jiné formy komunikace nelze tedy dodavatele vyloučit z další účasti v zadávacím řízení. Obdobně se zadavatel nemůže zbavit povinnosti doručit určitý dokument dodavateli s odvoláním na to, že dodavatel nemá zpřístupněnou datovou schránku. Pokud naopak stanovil zadavatel požadavek, že určitý úkon může být proveden pouze s použitím dokumentu v listinné podobě (např. žádosti o dodatečné informace) a dodavatel doručí zadavateli žádost prostřednictvím datové schránky, je zadavatel povinen se takovou žádostí zabývat.

7.4.4

Co může dodavatel učinit, v případě, že zadavatel neoprávněně nekomunikoval prostřednictvím datové schránky

V případě, že zadavatel – OVM je povinen dle zákona č. 300/2008 Sb. komunikovat prostřednictvím datové schránky (tj. povaha dokumentu to umožňuje a dodavatel má zpřístupněnu datovou schránku) a neučiní tak, jde z hlediska zákona č. 300/2008 Sb. o nezákonný postup zadavatele, který však ještě nemusí nutně znamenat porušení ZVZ. V případě, že by se jednalo „pouze“ o porušení zákona č. 300/2008 Sb., má dodavatel možnost domáhat se na zadavateli náhrady škody, která mu byla tímto nezákonným způsobem komunikace způsobena, u soudu. V takovém případě se totiž nelze obrátit na Úřad pro ochranu hospodářské soutěže, neboť ten vykonává pouze dohled nad dodržováním ZVZ, nikoliv nad dodržováním zákona č. 300/2008 Sb. Pokud by však porušením povinnosti doručovat prostřednictvím datové schránky, tedy porušením zákona č. 300/2008 Sb. došlo k porušení zásad dle ustanovení

Strana 49/69


§ 6 ZVZ či jiného ustanovení ZVZ,53 lze se za podmínek stanovených v ZVZ obrátit na Úřad pro ochranu hospodářské soutěže. 7.4.5

Může zadavatel v průběhu zadávacího řízení měnit způsob doručování

V této kapitole je uvedena odpověď na otázku, zda zadavatel může v průběhu jednoho zadávacího řízení měnit způsob doručování, tj. jednu datovou zprávu odešle zadavatel prostřednictvím datové schránky a další datovou zprávu odešle zadavatel například prostřednictvím listovní zásilky. V případě zadavatele – OVM tento postup možný není, neboť zadavatel – OVM je povinen doručovat datové zprávy prostřednictvím datových schránek za předpokladu, že to umožňuje povaha dokumentu a adresát má datovou schránku zpřístupněnou.54 Pouze pokud nejsou splněna uvedená pravidla, může zadavatel doručovat jiným způsobem. Zadavatel – osoba se může volně rozhodnout, jakým způsobem bude v průběhu zadávacího řízení komunikovat a měnit i způsob komunikace. Vždy však musí zachovat zásadu rovného zacházení se všemi dodavateli.

Půjde např. o případ, kdy zadavatel - OVM odešle dodatečné informace k zadávacím podmínkám přes datové schránky všem dodavatelům s výjimkou jednoho, ačkoliv tento dodavatel má rovněž datovou schránku zpřístupněnou. 54 Pokud v průběhu zadávacího řízení Ministerstvo vnitra ČR znepřístupní dodavateli datovou schránku (viz ustanovení § 11 zákona č. 300/2008 Sb.), zadavatel – OVM nemůže nadále tomuto dodavateli doručovat prostřednictvím datové schránky a musí mu doručovat jiným způsobem.

53

Strana 50/69


7.5

Jak jsou datové schránky zadavatelům a dodavatelům zřizovány

V následujícím přehledu je uveden způsob zřizování prvních a dalších datových schránek u jednotlivých kategorií osob dle zákona č. 300/2008 Sb. Ve všech případech jsou datové schránky zřizovány bezplatně. Datová schránka orgánu veřejné moci (do této kategorie spadají zadavatel – OVM a dodavatel – OVM) Pravidla pro zřízení datové schránky orgánu veřejné moci jsou následující: §

§

zřízení první datové schránky - zadavateli – OVM se povinně (ze zákona) zřídí datová schránka orgánů veřejné moci, a to bezodkladně po vzniku zadavatele - OVM, resp. v případě zadavatele, který již existuje, do 90 dnů ode dne nabytí účinnosti zákona č. 300/2008 Sb., zřízení dalších datových schránek - pro vnitřní potřeby zadavatele – OVM mohou být na žádost zadavatele zřízeny i další datové schránky orgánu veřejné moci, přičemž počet datových schránek není omezen. Lze tak například zřídit datovou schránku pro každý zadavatelský útvar.

Datová schránka právnické osoby (do této kategorie spadají zadavatel – osoba a dodavatel – osoba) Pravidla pro zřízení datové schránky právnické osoby jsou následující: §

§

nárok na zřízení datové schránky má rovněž právnická osoba zřízená zákonem, zapsaná v obchodním rejstříku anebo organizační složka podniku zahraniční právnické osoby zapsaná v obchodním rejstříku (dále jen „právnická osoba“). Datová schránka se právnické osobě zřizuje bezodkladně po jejím vzniku, resp. v případě právnických osob zapsaných v obchodním rejstříku bezodkladně poté, co Ministerstvo vnitra ČR obdrží informaci o jejím zapsání do obchodního rejstříku. Právnickým osobám již vzniklým nebo zapsaným do obchodního rejstříku se datová schránka právnické osoby zřídí do 90 dnů ode dne nabytí účinnosti zákona č. 300/2008 Sb., právnická osoba má nárok na zřízení pouze jedné datové schránky (s výjimkou případu, kdy si právnická osoba zažádá o datovou schránku s funkcí datové schránky orgánu veřejné moci – viz níže).

Strana 51/69


Datová schránka podnikající fyzické osoby (do této kategorie spadá dodavatel – osoba) Datová schránka může být zřízena rovněž podnikající fyzické osobě. Datovou schránku podnikající fyzické osoby je třeba odlišovat od datové schránky fyzické osoby. Z právní úpravy vyplývá, že fyzická osoba, která podniká, má nárok na zřízení dvou datových schránek, jedné pro osobní potřeby a jedné z titulu svého podnikání. Podmínkou zřízení datové schránky podnikající fyzické osoby je, že podnikající fyzická osoba o zřízení datové schránky požádá. Podnikající fyzická osoba má nárok na zřízení pouze jedné datové schránky podnikající fyzické osoby (s výjimkou případu, kdy si podnikající fyzická osoba zažádá o datovou schránku s funkcí datové schránky orgánu veřejné moci – viz níže). Datová schránka fyzické osoby (do této kategorie spadají dodavatel – osoba či například externí členové komisí) Pro úplnost uvádíme i postup pro zřízení datové schránky u nepodnikající fyzické osoby, a to z důvodu, že teoreticky může nastat situace, že se i nepodnikající fyzická osoba může účastnit procesu zadávání veřejných zakázek na straně dodavatele. Stejně tak může zadavatel odesílat datové zprávy fyzickým osobám, které nejsou zaměstnanci zadavatele a mají vykonávat funkci v některé z komisí zřizovaných v souvislosti se zadávacím řízením (tj. prostřednictvím datové schránky bude odesíláno např. oznámení o jmenování členem komise55/poroty56 a pozvání na první/další jednání atd.). Pravidla pro zřízení datové schránky fyzické osoby jsou následující: §

§

Datová schránka může být zřízena fyzické osobě, která je plně způsobilá k právním úkonům. Podmínkou je, že taková fyzická osoba o zřízení datové schránky požádá. Datová schránka bude fyzické osobě zřízena do 3 dnů od podání žádosti. Fyzická osoba má nárok na zřízení pouze jedné datové schránky.

Zvláštní komise pro posouzení kvalifikace, komise pro otevírání obálek s nabídkami/nabídek, hodnotící komise. 56 U soutěže o návrh. 55

Strana 52/69


Datová schránka zahraniční osoby (do této kategorie spadá zahraniční dodavatel) Zahraniční osobou se rozumí fyzická osoba s bydlištěm nebo právnická osoba se sídlem mimo území České republiky.57 Možnosti zahraniční osoby zřídit si datovou schránku jsou do jisté míry omezeny, resp. podmíněny. Přestože tedy zákon č. 300/2008 Sb. možnost zřízení datové schránky pro zahraniční osobu nevylučuje, podmínkou jejího zřízení je možnost ověření údajů uvedených v žádosti o zřízení v příslušných registrech (registr obyvatel, obchodní rejstřík, atd.). Tato podmíněnost vyplývá ze způsobu získávání a verifikace údajů potřebných pro zřízení datové schránky. Za účelem získání a verifikace potřebných údajů zakotvuje totiž § 15 zákona č. 300/2008 Sb. oprávnění Ministerstva vnitra ČR využívat za účelem správy IS DS údaje vedené v informačním systému evidence obyvatel a ukládá některým subjektům zodpovědným za vedení evidencí, seznamů a registrů povinnost součinnosti při poskytování údajů potřebných pro zřízení datové schránky.58 Z ustanovení § 15 zákona č. 300/2008 Sb., které má za cíl zajištění funkčnosti systému datových schránek jako „hodnověrných“ elektronických úložišť s aktuálními údaji, tak nepřímo vyplývá, že předpokladem zřízení datové schránky zahraniční osobě je skutečnost, že zahraniční osoba je registrována nebo evidována v některé z národních evidencí ČR. Informační systém datových schránek je tedy primárně konstruován jako systém vnitrostátní elektronické komunikace. Pokud bude mít zahraniční osoba, jejíž údaje nejsou v některé z výše uvedených evidencí, zájem zřídit si datovou schránku, bude se muset obrátit na správce IS DS

57 58

§ 21 odst. 2 zákona č. 513/1991 Sb. v návaznosti na § 17 písm. o) ZVZ. Jedná se o následující evidence: § informační systém evidence obyvatel, § seznam insolvenčních správců, § obchodní rejstřík, § seznam advokátů vedený Českou advokátní komorou, § evidence notářů vedená Notářskou komorou České republiky, § seznam soudních exekutorů vedený Exekutorskou komorou České republiky, § seznam daňových poradců vedený Komorou daňových poradců České republiky, § evidence podnikajících fyzických nebo právnických osob. Strana 53/69


(Ministerstvo vnitra ČR), který jeho žádost posoudí individuálně podle okolností konkrétního případu. Zahraniční osoba má sice právní nárok na zřízení datové schránky, nicméně mohou nastat skutečnosti, které zřízení datové schránky zahraniční osobě prakticky znemožní (např. Česká pošta neodešle přístupové údaje k datové schránce do státu, ve kterém poštovní služby neumožňují doručení do vlastních rukou adresáta – mezi tyto země patří např. Velká Británie). Tato skutečnost má závažné dopady do komunikace prostřednictvím datových schránek v návaznosti na dodržení zásad dle ustanovení § 6 ZVZ (viz kapitola 3.2). Datová schránka osoby s funkcí datové schránky orgánu veřejné moci Zákon č. 300/2008 Sb. v určitých případech připouští možnost, aby datová schránka osoby plnila funkci datové schránky orgánu veřejné moci (dále jen „funkce OVM“). Uvedené možnosti mohou využít fyzické nebo právnické osoby, které vykonávají působnost v oblasti veřejné správy59 a požádají o „rozšíření funkcionality“ své datové schránky správce IS DS. Primárním důvodem pro zavedení funkce OVM u datové schránky uvedených osob je snaha umožnit těmto osobám využívat výhod datové schránky orgánu veřejné moci (např. fikce doručení) při výkonu činností v oblasti veřejné správy. Funkci OVM však lze používat i při komunikaci a doručování v zadávacím řízení/soutěži o návrh. Je třeba upozornit na to, že osoby vykonávající působnost v oblasti veřejné správy mají možnost, nikoliv povinnost požádat o funkci OVM. Obdobně v případě, kdy datová schránka osoby má funkci OVM, nemá osoba povinnost tuto funkci používat, resp. je na její úvaze, zda při doručování konkrétního dokumentu, jehož povaha to umožňuje, funkci OVM využije.60 Zadavatel – osoba, který má datovou schránku s funkcí OVM, je však při rozhodování o použití funkce OVM vždy limitován tím, že využívání funkce OVM nesmí být v rozporu se zásadami uvedenými v § 6 ZVZ.

Jako příklad lze uvést Českou poštu, s.p., která je provozovatelem IS DS či IS VZ US. Uvedené platí jak pro komunikaci při výkonu činností v oblasti veřejné správy, tak pro doručování v zadávacím řízení/soutěži o návrh.

59

60

Strana 54/69


Podmínky pro aktivaci funkce OVM jsou následující: §

§

7.6

Fyzická nebo právnická osoba musí vykonávat působnost v oblasti veřejné správy, musí mít zřízenou datovou schránku a musí požádat o funkci OVM správce IS DS. Právnická osoba, jejíž datová schránka má funkci OVM, má možnost požádat o zřízení dalších datových schránek právnické osoby s funkcí OVM.

Zpoplatnění komunikace prostřednictvím datových schránek

Poplatky za používání datových schránek je nutno rozlišit na dvě základní kategorie: § §

poplatky spojené s odesíláním datových zpráv prostřednictvím IS DS, správní poplatky spojené se správou a provozováním IS DS.

Poplatky spojené s odesíláním datových zpráv prostřednictvím IS DS Při komunikaci uskutečňované prostřednictvím datových schránek platí, že je-li odesílatelem nebo adresátem datové zprávy orgán veřejné moci, jsou dodání datové zprávy a úkony provozovatele IS DS s tím spojené (např. oznámení o dodání do datové schránky adresáta nebo oznámení o doručení) pro adresáta i odesilatele bezplatné. Pokud je však dodáván dokument (datová zpráva) z datové schránky fyzické osoby, podnikající fyzické osoby nebo právnické osoby do datové schránky jiné osoby, která není OVM, pak provozovateli IS DS přísluší odměna, kterou hradí odesílatel (dle ceníku České pošty, s.p.). Správní poplatky spojené se správou a provozováním IS DS Zřízení datové schránky, její zpřístupnění, znepřístupnění a další činnosti správce či provozovatele IS DS spojené se správou a provozováním IS DS jsou bezplatné. Jedinou výjimku představuje případ, kdy jsou osobě oprávněné k přístupu do datové schránky zasílány nové přístupové údaje z důvodu zneplatnění předchozích přístupových údajů opětovně během 3 let. V takovém případě vybírá

Strana 55/69


správce IS DS správní poplatek stanovený zákonem č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů, a to ve výši 200,- Kč.

8. Používání datových schránek při výkonu dohledu nad dodržováním ZVZ Součástí právní úpravy veřejného zadávání je vedle samotných postupů při zadávání veřejných zakázek a soutěže o návrh rovněž úprava kontrolního mechanismu, jehož cílem je prosadit účinnou aplikaci ZVZ a vytvořit nástroje ochrany dodavatelů proti nesprávnému, resp. nezákonnému postupu zadavatelů. Tento systém ochrany před porušováním ZVZ je realizován dvěma odlišnými způsoby. ZVZ upravuje: § §

8.1

možnost podávat námitky, o kterých rozhoduje zadavatel, dohled nad dodržováním ZVZ, který provádí Úřad pro ochranu hospodářské soutěže (dále jen „ÚOHS“).

Komunikace při podávání a vyřizování námitek

V případě, že zájemce/uchazeč (příp. dodavatel) vznese námitky proti postupu zadavatele, platí pro komunikaci mezi zadavatelem a dodavatelem pravidla uvedená v kapitole 6.2.

8.2

Komunikace při výkonu dohledu nad dodržováním ZVZ ze strany ÚOHS

Úřad pro ochranu hospodářské soutěže (ÚOHS) vykonává dohled nad dodržováním ZVZ formou správního řízení, v rámci kterého rozhoduje, zda došlo k porušení ZVZ, zda byl spáchán správní delikt, a ukládá nápravná opatření a pokuty. ÚOHS je orgánem veřejné moci, z čehož vyplývá, že je povinen komunikovat s dodavateli či zadavateli prostřednictvím datových schránek, pokud má druhá strana (adresát) zpřístupněnou datovou schránku a povaha dokumentu to umožňuje.

Strana 56/69


Z hlediska možnosti či povinnosti druhé strany použít datovou schránku je rozhodující, zda dodavatel/zadavatel je orgánem veřejné moci či nikoliv. Dodavatelé – osoby (což bude nejčastější případ) a zadavatelé - osoby mají možnost volby, zda budou komunikovat (podávat návrh na zahájení řízení, předkládat důkazy) prostřednictvím datových schránek. Zadavatelé – OVM jsou povinni používat při komunikaci datovou schránku, pokud to povaha dokumentu umožňuje. V praxi to bude znamenat, že např. vyjádření k návrhu na zahájení řízení o přezkoumání úkonů zadavatele nebo rozklad proti rozhodnutí ÚOHS budou doručovány ve formě datové zprávy prostřednictvím datové schránky. Naopak v případě dokumentace veřejné zakázky, která je předkládána spolu s vyjádřením k návrhu a která zahrnuje všechny dokumenty v listinné či elektronické podobě, jejichž pořízení vyžaduje ZVZ, včetně originálů nabídek, nebude možné s ohledem na povahu dokumentu datovou schránku použít. V takovém případě musí zadavatel použít jiný způsob doručení (např. doručení prostřednictvím držitele poštovní licence).

Strana 57/69


9. Jak se mají zadavatelé na používání datových schránek při zadávání VZ připravit Implementace datových schránek v rámci organizací zadavatelů a dodavatelů se týká průřezově celé organizace a nikoliv jen problematiky zadávání veřejných zakázek. V této kapitole proto není rozebíráno, co vše je nutné učinit, aby příslušná organizace komunikovala prostřednictvím datových schránek v souladu se zákonem č. 300/2008 Sb. Pozornost je věnována pouze otázkám, jak se mají zadavatelé připravit na komunikaci prostřednictvím datových schránek při zadávání veřejných zakázek. Zadavatelé by v souvislosti s přípravou na používání datových schránek při zadávání VZ měli provést zejména následující činnosti: §

§

provést změnu (novelizaci) vnitřních předpisů zadavatele upravujících zadávání veřejných zakázek, přičemž o zadavatelé – OVM by měli ve vnitřních předpisech upravit - jaké zprávy (dokumenty) a jak budou odesílány prostřednictvím datových schránek, - jak budou stávající elektronické nástroje napojeny na IS DS (pouze pokud zadavatel – OVM již používá či plánuje používat elektronický nástroj ve smyslu § 149 odst. 2 ZVZ), - jaká budou kritéria pro posouzení, zda povaha dokumentu umožňuje komunikaci prostřednictvím datových schránek - kdo bude v organizaci zadavatele zodpovídat za dodržení požadavků zákona č. 300/2008 Sb. (v souvislosti s komunikací v zadávacím řízení nebo soutěži o návrh), o zadavatelé – osoby, kteří se rozhodnou používat pro komunikaci v zadávacím řízení datové schránky, by si měli upravit ve vnitřních předpisech obdobné okruhy jako zadavatel – OVM s tím, že zadavatelé – osoby mají mnohem větší volnost při nastavení pravidel komunikace prostřednictvím datových schránek, uvést do souladu vnitřní předpis zadavatele upravující zadávání veřejných zakázek s dalšími vnitřními předpisy v organizaci zadavatele, které byly novelizovány v souvislosti s implementací datových schránek, potažmo

Strana 58/69


§

§

systému elektronické spisové služby (týká se například spisového a skartačního řádu), vyřešit otázku oprávnění pracovníků zadavatelských útvarů k přístupu do datové schránky zadavatele o pokud je přístup do datové schránky řešen přihlašováním oprávněných osob do datové schránky, je nutno zřídit oprávnění pro přístup do datové schránky pro pracovníky zadavatelských útvarů, o pokud je přístup do datové schránky řešen prostřednictvím elektronické spisové služby, je nutno nastavit pravidla pro třídění zásilek (datových zpráv), které byly z datové schránky převzaty do systému spisové služby, vyřešit otázku, zda si zadavatel – OVM nechá zřídit více datových schránek (např. datovou schránku pro každý zadavatelský útvar, jednu datovou schránku vyčleněnou pro veřejné zakázky atd.) – toto se týká zejména zadavatelů se složitou organizační strukturou.61

Pokud má zadavatel se složitou organizační strukturou zaveden systém elektronické spisové služby s dostatečnou funkcionalitou, postačí, pokud bude mít zřízenu pouze jednu datovou schránku.

61

Strana 59/69


10. Související povinnosti vyplývající o archivnictví a spisové službě

zadavateli

ze

zákona

Zadavatelům – OVM i zadavatelům – osobám vznikají v souvislosti se zadávacím řízením a komunikací prostřednictvím datových schránek navazující povinnosti, které jsou upraveny v zákoně č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě (dále též „zákon č. 499/2004 Sb.). Tyto povinnosti lze rozdělit do dvou základních kategorií: § §

uchovávat dokumentaci k veřejné zakázce, vykonávat spisovou službu (netýká se všech kategorií zadavatelů – viz dále).

Vzhledem ke skutečnosti, že problematika archivnictví a spisové služby se týká organizace zadavatele jako celku a nikoliv jen veřejných zakázek, jsou v této kapitole řešeny pouze vybrané otázky související s návazností ZVZ, zákona č. 300/2008 Sb. a zákona č. 499/2004 Sb., a to konkrétně otázky úzce související s problematikou veřejných zakázek. Podrobnější úprava problematiky archivnictví a spisové služby v organizacích zadavatelů vyplývá z jejich vnitřních předpisů (zejména ze spisového a skartačního řádu).

10.1 Vztah ZVZ, zákona č. 300/2008 Sb. a zákona č. 499/2004 Sb. v otázce doby a způsobu uchovávání dokumentů Ze zákona č. 499/2004 Sb. vyplývá povinnost zadavatelů62 uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií. Co se týká otázky doby uchování dokumentace o VZ, tu zákon č. 499/2004 Sb. neupravuje. V oblasti problematiky zadávání veřejných zakázek se v otázce doby uchování dokumentace primárně aplikuje ustanovení § 155 ZVZ, které stanoví povinnost uchovávat dokumentaci o veřejné zakázce po dobu 5 let od uzavření smlouvy, její změny nebo zrušení zadávacího řízení. Uvedená povinnost se vztahuje i na dokumenty doručované prostřednictvím datových schránek. Zadavatel je tak povinen uchovávat datové zprávy doručené prostřednictvím datových schránek Uvedená povinnost se nevztahuje na zadavatele, kteří nejsou původci ve smyslu § 3 odst. 2 nebo odst. 3 zákona č. 499/2004 Sb. 62

Strana 60/69


po výše uvedenou dobu, přičemž pro toto uchování nelze použít IS DS, a to z následujících důvodů. Zákon č. 300/2008 Sb. dobu uchování datových zpráv v IS DS neupravuje a odkazuje na prováděcí předpisy. Dle vyhlášky č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek, je doba uchování uložení datové zprávy v datové schránce: §

§

zadavatel – OVM - 90 dnů ode dne, kdy se do této datové schránky přihlásila osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění k dokumentu obsaženému v datové zprávě přístup, zadavatel – osoba - jde- li o dodávání dokumentů mezi subjekty, které nejsou orgány veřejné moci (tj. mezi osobami) bude doba uložení datové zprávy v datové schránce činit 90 dnů ode dne dodání.

Jak pro zadavatele – OVM, tak i pro zadavatele osoby platí, že je-li do datové schránky přistupováno prostřednictvím elektronického systému spisové služby nebo jiné elektronické aplikace s užitím systémového certifikátu, doba uložení datové zprávy v datové schránce činí 90 dnů ode dne, kdy bylo do této datové schránky přistoupeno prostřednictvím elektronického systému spisové služby nebo jiné elektronické aplikace s užitím systémového certifikátu. Z výše uvedeného vyplývá, že po 90 dnech od stanoveného časového okamžiku bude datová zpráva (vč. přiložených dokumentů) z IS DS smazána.63 Před okamžikem smazání datové zprávy v IS DS musí zadavatel – OVM (i osoba) přesunout datovou zprávu z IS DS do elektronického systému spisové služby nebo jiné elektronické aplikace či ji převést do listinné (analogové) podoby.

V IS DS zůstane zachována pouze obálka datové zprávy, která poslouží k případné kontrole přijatých a odeslaných datových zpráv. 63

Strana 61/69


10.2 Vztah ZVZ, zákona č. 300/2008 Sb. a zákona č. 499/2004 Sb. v otázce povinnosti vykonávat spisovou službu v elektronické podobě Zákon č. 499/2004 Sb. vymezuje okruh osob, které jsou povinny vykonávat spisovou službu v elektronické podobě. 64 Jde o tzv. veřejnoprávní původce. V této kapitole je uveden rozbor zadavatelů ve smyslu ustanovení § 2 ZVZ ve vztahu k povinným osobám dle zákona č. 499/2004 Sb. Na základě tohoto rozboru lze vymezit 3 kategorie zadavatelů, pro které platí v otázce způsobu výkonu spisové služby odlišný režim: § § §

zadavatelé, kteří jsou veřejnoprávními původci a zároveň jsou určenými původci, zadavatelé, kteří jsou veřejnoprávními původci, ale nejsou určenými původci, zadavatelé, kteří nejsou veřejnoprávními původci.

Ze zákona č. 499/2004 Sb. vyplývá, že povinnost vykonávat spisovou službu mají všichni veřejnoprávní původci,65 jejichž okruh je vymezen v ustanovení § 3 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb. Pro účely výkonu spisové služby však zákon č. 449/2004 Sb. definuje a používá ještě pojem „určení původci“, kteří tvoří zvláštní podmnožinu veřejnoprávních původců a pro které platí z hlediska způsobu výkonu spisové služby poněkud specifický režim. Následující tabulka ukazuje vztah pojmu „zadavatel“ dle § 2 ZVZ k okruhu veřejnoprávních a určených původců dle § 3 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb.

Výkonem spisové služby se rozumí zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností. 65 S výjimkou notářů. 64

Strana 62/69


Zadavatel veřejné zakázky dle § 2 ZVZ Zadavatel dle § 2 odst. 2 písm. a) Zadavatel dle § 2 odst. 2 písm. b)

Veřejnoprávní původce dle § 3 odst. 1 č. 499/2004 Sb. Organizační složky státu Ozbrojené síly

Organizační složky státu Ozbrojené síly

OVM OVM

Bezpečnostní sbory

Bezpečnostní sbory Státní příspěvkové organizace

OVM

Kraje Hlavní město Praha Obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem

OVM OVM

Státní příspěvkové organizace

Zadavatel dle § 2 odst. 2 písm. c)

Není OVM

OVM

Městská část nebo městský obvod územně členěného statutárního města a městská část hlavního města Prahy, na něž byla statutem přenesena alespoň část působnosti obce s pověřeným obecním úřadem nebo působnosti obce se stavebním nebo matričním úřadem,

OVM

Územní samosprávné celky – 66 ostatní

Není určeným původcem

OVM

Organizační složky územních samosprávných celků, vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k zákonu č. 499/2004 Sb.


Není OVM


Není OVM

Územní samosprávné celky

Územní samosprávné celky – určení původci

Právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky,

66

Určený původce dle § 3 odst. 1 č. 499/2004 Sb.

Jde o orgán veřejné moci dle zákona č. 300/2008 Sb.

Obce, které nemají ani pověřený obecní úřad, ani stavební nebo matriční úřad. Strana 63/69


vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k zákonu č. 499/2004 Sb.67 Školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování (dále též „školy“)68

Školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování

Není OVM

Státní podniky69 Vysoké školy Zdravotní pojišťovny

Státní podniky Vysoké školy Zdravotní pojišťovny

Není OVM Není OVM OVM

Veřejné výzkumné instituce

Veřejné výzkumné instituce

Právnické zákonem

Právnické zákonem

Není OVM Př. OVM: Česká televize Český rozhlas Pozemkový fond ČR Státní fondu dopravní infrastruktury aj.

Zadavatel dle § 2 odst. 2 písm. d) osoby

zřízené

osoby

zřízené

Zadavatel dle § 2 odst. 3 (dotovaný zadavatel)

Není veřejnoprávním původcem


Není OVM

Zadavatel dle § 2 odst. 6 (sektorový zadavatel)

Není veřejnoprávním původcem


Není OVM

Právnické osoby musí mít status příspěvkové organizace. Zadavatelem podle § 2 odst. 2 písm. c) ZVZ nebudou např. obchodní společnosti. Naopak některé právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky mohou být případně veřejným zadavatelem podle jiného písmene ustanovení § 2 odst. 2 ZVZ. 68 Školy mohou být případně veřejným zadavatelem podle jiného písmene ustanovení § 2 odst. 2 ZVZ. 69 Státní podniky jsou veřejným zadavatelem za předpokladu, že byly založeny nebo zřízeny za účelem uspokojování potřeb veřejného zájmu, které nemají průmyslovou nebo obchodní povahu, a zároveň jsou financovány převážně státem či jiným veřejným zadavatelem nebo jsou veřejným zadavatelem ovládány nebo veřejný zadavatel jmenuje či volí více než polovinu členů v jejich statutárním, správním, dozorčím či kontrolním orgánu.

67

Strana 64/69


Povinnosti vyplývající jednotlivým kategoriím zadavatelů ze zákona č. 499/2004 Sb. jsou uvedeny v následujícím přehledu. Zadavatelé, kteří jsou veřejnoprávními původci a zároveň jsou určenými původci Pokud jde o rozsah vedení spisové služby, zadavatelé v této kategorii vykonávají spisovou službu v v plném rozsahu daném zákonem č. 499/2004 Sb. Z hlediska formy výkonu spisové služby platí, že zadavatelé – určení původci, s výjimkou obcí, jsou povinni vykonávat spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby. Pouze v případě, že to vyžaduje zvláštní povaha jejich působnosti, mohou vykonávat spisovou službu v listinné podobě. K povinnosti vést elektronicky spisovou službu v elektronických systémech spisové služby je nutné uvést, že pokud zadavatelé – určení původci v době účinnosti zákona č. 499/2004 Sb.:70 §

§

neprováděli evidenci dokumentů nebo nevykonávali spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby, jsou povinni zahájit výkon spisové službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby nejpozději od 1. 7. 2010, vykonávali evidenci dokumentů v listinné podobě, jsou povinni vykonávat evidenci dokumentů v elektronickém systému spisové služby nejpozději od 1. 1. 2010.

Zadavatelé, kteří jsou veřejnoprávními původci, ale nejsou určenými původci Tito zadavatelé vykonávají spisovou službu v omezeném rozsahu. Platí pro ně ustanovení zákona č. 499/2004 Sb., upravující příjem, evidenci, označování a rozdělování dokumentů, vyřizování a podepisování dokumentů, odesílání dokumentů, ukládání dokumentů, spisovou rozluku a ustanovení o dokumentech v digitální podobě. Tito zadavatelé však nemají např. povinnost vydat spisový řád. Zadavatelé v této kategorii a obce mají možnost volby, zda budou vykonávat spisovou službu v elektronické nebo listinné podobě.

70

Ve znění zákona č. 190/2009 Sb. Strana 65/69


Zadavatelé, kteří nejsou veřejnoprávními původci Tito zadavatelé podle zákona č. 499/2004 Sb. povinnost vykonávat spisovou službu nemají vůbec. Z pohledu kvality řízení procesů lze však i těmto zadavatelům vedení spisové služby doporučit.

Strana 66/69


Použité zkratky a pojmy Použité zkratky ZVZ

Zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách

MMR ČR MV ČR

Ministerstvo pro místní rozvoj ČR Ministerstvo vnitra ČR

IS DS

Informační systém datových schránek

IS VZ US

Informační systém o veřejných zakázkách, uveřejňovací subsystém

OVM SCD SKD

Orgán veřejné moci Systém certifikovaných dodavatelů Seznam kvalifikovaných dodavatelů

ÚOHS Úřední věstník

Úřad pro ochranu hospodářské soutěže Úřední věstník Evropské unie

Vyhláška č. 329/2006 Sb.

Vyhláška č. 329/2006 Sb., kterou se stanoví bližší požadavky na elektronické prostředky, elektronické nástroje a elektronické úkony při zadávání veřejných zakázek

Vyhláška č. 194/2009 Sb.

Vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek

VZ

Veřejná zakázka

VZMR Zákon č. 300/2008 Sb.

Veřejná zakázka malého rozsahu Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů

Zákon č. 499/2004 Sb.

Použité pojmy Administrátor VZ

Osoba, kterou zadavatel podle ustanovení § 151 ZVZ pověřil k výkonu práv a povinností podle ZVZ

Datová schránka

Elektronické úložiště určené k doručování orgány veřejné moci a k provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci71 Fyzická nebo právnická osoba, která dodává zboží, poskytuje služby nebo provádí stavební práce, pokud má sídlo, místo podnikání či místo trvalého pobytu na území ČR (příp. zahraniční dodavatel) a která nemá postavení orgánu

Dodavatel – osoba

Od 1.1.2010 bude datová schránka fungovat i jako elektronické úložiště určené k dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob. 71

Strana 67/69


veřejné moci z pohledu zákona č. 300/2008 Sb. Dodavatel - OVM

Fyzická nebo právnická osoba, která dodává zboží, poskytuje služby nebo provádí stavební práce, pokud má sídlo, místo podnikání či místo trvalého pobytu na území ČR (příp. zahraniční dodavatel) a která má zároveň postavení orgánu veřejné moci z pohledu zákona č. 300/2008 Sb. (např. notář)

Elektronický nástroj

Elektronickými nástroji se pro účely ZVZ rozumí technické zařízení nebo programové vybavení (tj. hardware a software), případně jejich součásti, které jsou spojeny se sítí nebo službou elektronických komunikací a umožňují prostřednictvím této sítě nebo služby provádění úkonů v elektronické podobě, včetně zpracování zahrnujícího digitální kompresi a uchovávání dat.

Elektronický prostředek

Elektronickými prostředky se rozumí síť a služby elektronických komunikací ve smyslu § 2 zákona č. 137/2005 Sb., o elektronických komunikacích a o změně některých souvisejících zákonů. Na rozdíl od tohoto zákona se za elektronický prostředek podle ZVZ nepovažuje fax.

Funkce OVM Informační systém schránek

Funkce datové schránky orgánu veřejné moci Informační systém datových schránek je informačním systémem veřejné správy (ve smyslu zákona č. 365/2000 Sb.), který obsahuje informace o datových schránkách a jejich uživatelích

datových

Logování

Vytváření záznamových souborů ve smyslu ustanovení § 8 vyhlášky č. 329/2006 Sb.

Zadavatel – osoba

Osoba splňující znaky vymezené v ustanovení § 2 ZVZ, která nemá postavení orgánu veřejné moci z pohledu zákona č. 300/2008 Sb. Osoba splňující znaky vymezené v ustanovení § 2 ZVZ, která má zároveň postavení orgánu veřejné moci z pohledu zákona č. 300/2008 Sb.

Zadavatel - OVM

Strana 68/69


Odkazy na související informační zdroje V následujícím přehledu jsou uvedeny klíčové metodické dokumenty, které metodicky upravují „obecnou“ komunikaci prostřednictvím datových schránek: §

§

Metodické dokumenty České pošty, s. p. přístupné na adrese http://www.datoveschranky.info/metodicke-postupy/ zpracované pro následující kategorie uživatelů IS DS o OVM o Právnická osoba o Živnostník o Občan Metodické dokumenty Ministerstva vnitra ČR uveřejněné v rámci „Postupu při vyřizování písemností orgánem veřejné moci v souvislosti s datovými schránkami, konverzí dokumentů a elektronickou spisovou službou“ dostupnými na adrese http://www.mvcr.cz/clanek/postup-pri-vyrizovanipisemnosti-organem-verejne-moci-v-souvislosti-s-datovymi-schrankamikonverzi-dokumentu-a-elektronickou-spisovou-sluzbou.aspx. K dispozici jsou následující dokumenty o Vymezení pojmů a obecné informace o Pohled adresáta veřejné správy (fyzická osoba, právnická osoba) o Pohled orgánu veřejné moci

Strana 69/69

Metodika k doručování prostřednictvím datových schránek při provádění úkonů v zadávacím řízení

Recommend Documents