METEN IS WETEN. Handleiding voor het definiëren en meten van administratieve lasten voor het bedrijfsleven

METEN IS WETEN Handleiding voor het definiëren en meten van administratieve lasten voor het bedrijfsleven

Interdepartementale Projectdirectie Administratieve Lasten Den Haag, december 2003

METEN IS WETEN

Interdepartementale Projectdirectie Administratieve Lasten

Voorwoord Voor u ligt de handleiding voor het bepalen van de administratieve lasten voor het bedrijfsleven. Deze handleiding is opgesteld door de Interdepartementale Projectdirectie Administratieve Lasten (IPAL). Voor eventuele vragen en/of opmerkingen kunt u te allen tijde contact opnemen met de IPAL (E: [email protected]; T: 070-3427075). Bij het schrijven van deze handleiding is dankbaar gebruik gemaakt van de kennis en expertise van een groot aantal partijen en personen, die wij hiervoor nadrukkelijk willen bedanken. Hierbij gaat het in de eerste plaats om de onderzoeksbureaus SIRA Consulting, EIM en Cap Gemini Ernst & Young. De inbreng van hun kennis en expertise heeft een belangrijke meerwaarde gehad bij de totstandkoming van de handleiding. Daarnaast willen we op deze plaats ook graag Actal, dhr. Butter (LNV), mevr. de Hek (SZW), dhr. Huijssoon (FIN), dhr. Jansen (VROM), dhr. Janssen (SZW) en dhr. Schuitema Meijer (V&W) bedanken voor hun commentaar.

2

METEN IS WETEN


Inhoudsopgave Voorwoord Inhoudsopgave 1

Inleiding ........................................................................................................ 5

DEEL I: WAT ZIJN ADMINISTRATIEVE LASTEN? 2

Definitie administratieve lasten (AL) ................................................................ 8 2.1 Inleiding ..................................................................................................... 8 2.2 Welke informatieverplichtingen veroorzaken AL? ......................................... 9 2.2.1 Stap 1: Wat zijn informatieverplichtingen? ............................................ 9 2.2.2 Stap 2: Wet- en regelgeving of niet? ...................................................... 9 2.2.3 Stap 3: Wat valt onder bedrijfsleven?....................................................11 2.3 Beslisboom AL ..........................................................................................12

DEEL II: HOE MEET JE AL? HET STANDAARDKOSTENMODEL 3

Welke kosten vallen onder AL?........................................................................14 3.1 Inleiding ....................................................................................................14 3.2 Kosten van regelgeving...............................................................................14 3.2.1 Financiële kosten ................................................................................14 3.2.1 Nalevingskosten ..................................................................................15 3.3 Administratieve lasten (AL) ........................................................................15

4

Standaardkostenmodel .................................................................................18 4.1 Inleiding ....................................................................................................17 4.2 Waarom een standaardkostenmodel?............................................................18 4.3 Opbouw standaardkostenmodel ...................................................................18 4.3.1 Basisstructuur .....................................................................................18 4.3.2 Componenten P en Q...........................................................................19 4.4 Uitgangspunten standaardkostenmodel.........................................................22

5

Standaardkostenmodel in de praktijk (2003-2007) .......................................29 5.1 Inleiding ....................................................................................................28 5.2 Nieuwe regelgeving....................................................................................29 5.2.1 Verplichting tot toetsing op AL bij nieuwe regelgeving .........................29 5.2.2 Berekenen AL nieuwe regelgeving.......................................................30 5.3 Bestaande weten regelgeving.....................................................................32 5.3.1 Berekenen wijzigingen in bestaande weten regelgeving .......................32

3

METEN IS WETEN

6


Onderhoud standaardkostenmodel...............................................................34

Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4 Bijlage 5

Veel gestelde vragen Typen informatieverplichtingen en onderliggende handelingen Nationale Rekeningen Actal Meldpunt Voorgenomen Regelgeving

4

METEN IS WETEN

1


Inleiding

De talrijke administratieve verplichtingen waar de overheid het bedrijfsleven mee confronteert, leiden bij ondernemers tot aanzienlijke kosten en hebben daarmee een negatieve invloed op het ondernemingsklimaat. Het kabinet wil deze administratieve lasten (AL) in de periode 2003 – 2007 met minimaal 25% reduceren. Elk departement draagt hierbij individuele verantwoordelijkheid. Hiertoe wil de Kamer halfjaarlijks worden geïnformeerd over vorderingen omtrent behaalde reducties per departement. Voorts zijn de departementen in het Hoofdlijnenakkoord gebonden aan AL-plafonds. Dit impliceert dat er, bij de invoering van nieuwe weten regelgeving waaraan AL zijn verbonden, compensatie moet plaatsvinden binnen het departement. Om de AL rijksbreed structureel aan te pakken en de omvang te kunnen bepalen is (1) inzicht in het begrip ‘administratieve lasten’ en (2) kennis van een rekenmethodiek om de AL te kwantificeren, noodzakelijk. Deze handleiding is hiervoor een leidraad en opgebouwd uit de volgende twee onderdelen: Deel I: Wat zijn administratieve lasten? Deel I biedt een kader (hoofdstuk 2) aan de hand waarvan gemakkelijk kan worden bepaald of er sprake is van AL voor het bedrijfsleven. Deel II: Hoe meet je AL? Het standaardkostenmodel Deel II is bedoeld om medewerkers van departementen in een korte tijd de achterliggende rekenmethodiek eigen te laten maken. Deel II beschrijft daartoe het model en benoemt de rijksbrede uitgangspunten voor toepassing van het standaardkostenmodel. Dit tweede deel van de handleiding is bedoeld om de verdere ontwikkeling van het standaardkostenmodel te stroomlijnen, zodat de modellen uitgaan van vergelijkbare uitgangspunten en onderling vergelijkbaar zijn. Het is overigens niet de bedoeling dat reeds uitgevoerde AL-onderzoeken en nulmetingen opnieuw worden uitgevoerd. De IPAL zal in samenwerking met de departementen de uitgangspunten van hun nulmetingen inzichtelijk maken en vastleggen. Het doorrekenen door de departementen van verbetervoorstellen gebeurt aan de hand van de in de ALonderzoeken en nulmetingen gehanteerde uitgangspunten, zodat de vergelijkbaarheid met de oorspronkelijke uitgevoerde nulmeting gewaarborgd blijft. Hoofdstuk 3 schetst allereerst, ter achtergrond, de kosten van regelgeving. In hoofdstuk 4 staan de opbouw en werking van het model centraal en worden de uitgangspunten voor het nulmeten bepaald.

5

METEN IS WETEN


Nadat de nulmeting1 heeft plaatsgevonden, is het van belang hier AL-wijzigingen in te kunnen verwerken als gevolg van: (1) inwerkingtreding van nieuwe regelgeving en (2) mutatie van bestaande regelgeving. Hoofdstuk 5 biedt hiertoe de uitgangspunten. Hoofdstuk 6, tenslotte, geeft aan hoe een meting moet worden onderhouden.

1

Het gaat hierbij om de bepaling van de administratieve lasten met als peildatum 31-12-2002.

6

METEN IS WETEN


Deel I

Wat zijn administratieve lasten?

7

METEN IS WETEN


2

Definitie administratieve lasten (AL)

2.1

Inleiding

Wat zijn nu precies AL voor bedrijven? Het spreekt voor zich dat hierover duidelijkheid moet zijn alvorens een meetmethode kan worden toegepast om de kosten te kwantificeren. Om haar publieke belangen te kunnen waarborgen, legt de overheid aan het bedrijfsleven en aan burgers verplichtingen op tot het doen of nalaten van handelingen of gedragingen (inhoudelijke verplichtingen), en daarnaast verplichtingen tot het verschaffen van informatie over die handelingen en gedragingen (informatieverplichtingen). Voorbeeld onderscheid inhoudelijke - en informatieverplichting Het zorgen dat er vanaf de werkplek voldoende uitzicht naar buiten is, is een inhoudelijke verplichting; daar melding van maken in het arbojaarplan een informatieverplichting.

Aan bovengenoemde verplichtingen kunnen kosten verbonden zijn. Alleen de kosten die voortvloeien uit informatieverplichtingen kunnen leiden tot AL. De AL-definitie voor bedrijven luidt dan ook: Administratieve lasten zijn de kosten voor het bedrijfsleven om te voldoen aan informatieverplichtingen voortvloeiend uit weten regelgeving van de overheid. Doel van dit hoofdstuk is om op een eenvoudige manier te bepalen welke informatieverplichtingen AL voor bedrijven opleveren. Hiertoe worden in de volgende paragraaf de kernelementen en bijbehorende uit gangspunten van de AL-definitie omschreven. Het kostenaspect wordt verder uitgewerkt in hoofdstuk 3. Dit biedt een inleidend kader voor deel II van de handleiding, waarin het meten van AL centraal staat. Als toelichting bij hoofdstuk 2 zijn in bijlage 1 antwoorden op veel gestelde vragen opgenomen. Dit is een levend achtergrond document dat wordt bijgehouden op de RYXsite Administratieve Lasten ( http://intra.ryx.nl/subsites/al/index.jsp).

8

METEN IS WETEN


2.2

Welke informatieverplichtingen veroorzaken AL?

2.2.1

Stap 1: Wat zijn informatieverplichtingen?

Informatieverplichting Een informatieverplichting is een verplichting tot het informeren over handelingen en gedragingen ten aanzien van een maatschappelijk waardevol geachte norm (Nijsen, 2003). Essentieel is de verplichting dat op enig moment de gegevens beschikbaar moeten zijn en dus opgeleverd kunnen worden. Let op. Oók informatieverplichtin gen aan derden, waar geen sprake is van een informatieverplichting van een bedrijf naar een overheidsinstantie, tellen mee als AL. Hierbij vereist het borgen van een publiek belang dat derden (meestal burgers of consumenten) geïnformeerd dienen te worden over gedragingen van partijen of kenmerken van producten. Voorbeelden van informatieverplichtingen Aangifte vennootschapsbelasting, opstellen en deponeren jaarrekening, aanvraag vergunningen, controle werkplekken door arbeidsinspectie, goederencontrole door douane, algemene bewaarplicht van bedrijfseigen bescheiden, verstrekken van informatie over zieke werknemer aan arbodienst, jaaropgave van werknemersverzekeringen aan uvi, controle op locatie van werkvergunningen van werknemers. Aan derden: de verplichting van bedrijven om de ondernemingsraad te informeren, de verplichting een financiële bijsluiter te leveren, de verplichting van pensioenfondsen om informatie aan deelnemers te verstrekken, etiketteringsverplichtingen van waren, gebruiksaanwijzingen van medicijnen en andere goederen, de vrachtbrief in het goederenvervoer, de verplichting om bij bepaalde transacties een factuur te verstrekken.

Voor een uitgebreid overzicht van typen informatieverplichtingen zie bijlage 2. 2.2.2 Stap 2: Wet- en regelgeving of niet? Vertrekpunt bij de beoordeling of een informatieverplichting AL veroorzaakt, is weten regelgeving van de overheid. Of zij ook de 'ontvangende partij' is van de wettelijk voorgeschreven informatieverplichting, doet niet ter zake. Onder weten regelgeving van de overheid wordt het volgende verstaan: Wet- en regelgeving Algemeen verbindende voorschriften (wetten, AMvB's, ministeriële regelingen) en beleidsregels.

9

METEN IS WETEN


Algemeen verbindende voorschriften kunnen ook zijn neergelegd in besluiten van communautaire instellingen (EU) en decentrale overheden (bijv. gemeenten en provincies). Een beleidsregel is een algemene regel die op schrift is vastgesteld door het Rijk voor het gebruik van een bevoegdheid van een bestuursorgaan, anders dan een algemeen verbindend voorschrift. Beleidsregels behoren niet tot voorgenomen regelgeving zoals benoemd in het Instellingsbesluit van Actal. Overheid Alle eenheden die voornamelijk gecontroleerd én gefinancierd worden door de overheid zelf. Hiertoe behoren alle overheidsinstellingen, ook als ze werkzaam zijn in het buitenland, zoals ambassades. Het stelsel van de Nationale Rekeningen van het CBS maakt een indeling in drie subsectoren: centrale overheid, lokale overheid en wettelijke sociale verzekeringsinstellingen (alsmede uitvoeringsinstellingen van die drie subsectoren). Voor een nadere specificering zie bijlage 3. Geen overheid: Buitenlandse ambassades en in Nederland gevestigde internationale instellingen, zoals Europol en het Internationaal Gerechtshof, worden niet tot de Nederlandse overheid gerekend. Let op. Vrijwilligheid Vrijwilligheid speelt geen rol bij de bepaling of informatiekosten wel of niet tot het ALbegrip moeten worden gerekend, op het moment dat een bedrijf met informatiekosten voortvloeiend uit weten regelgeving te maken krijgt, is er sprake van AL. Voorbeeld Het aanvragen van subsidie of een vergunning is weliswaar vrijwillig, echter wanneer een bedrijf subsidie of een vergunning aanvraagt, is het wettelijk verplicht informatie te verstrekken.

Let op. Zelfregulering In het kader van zelfregulering kunnen bedrijven ook worden geconfronteerd met informatieverplichtingen. In zo’n geval is er geen sprake van AL (immers niet opgelegd door weten regelgeving van de overheid). Echter als de overheid besluit deze zelfregulering wettelijk vast te leggen, ontstaan er wel AL voor het bedrijfsleven. Conclusie AL zijn kosten die voortvloeien uit informatieverplichtingen die in bovenstaande definitie van weten regelgeving zijn verankerd.

10

METEN IS WETEN

2.2.3


Stap 3: Wat valt onder bedrijfsleven?

Bedrijfsleven Het bedrijfsleven bestaat uit alle sectoren van de economie, met uitzondering van de publieke delen van het openbaar bestuur, overheidsdiensten en de verplichte sociale verzekeringen (SBI ´93 code 75), en het onderwijs (SBI ´93 code 80). Voor deze uitzonderingen geldt dat de private onderdelen erin wél onder het bedrijfsleven vallen. Het criterium hierbij is de vraag of organisaties al dan niet kostendekkend zijn. Is dit het geval, dan is er sprake van bedrijfsleven. Zie bijlage 3 voor de door het CBS in de Nationale Rekeningen gehanteerde SBI-indeling. Let op! Door de overheid bekostigde instellingen Ten aanzien van de door de overheid bekostigde instellingen kan worden opgemerkt dat het ministerie in kwestie kan bepalen of deze al dan niet worden meegenomen. Zo worden bijvoorbeeld bekostigde onderwijsinstellingen en publieke omroepen niet en ziekenfondsen en zorginstellingen wel als bedrijfsleven meegenomen. Voorbeelden van randgevallen die wel als bedrijfsleven worden beschouwd Ziekenhuizen, RIAGG's, particuliere zorgverzekeraars, Gemeentelijke Geneeskundige Diensten (GGD's), ziekenfondsen, pensioenfondsen, reïntegratiebedrijven en CAO-partijen. Daartegenover maken de volgende organisaties deel uit van de overheidsdefinitie: Bureaus van Jeugdzorg, Bureau van Gezinsvoogdij, College voor Zorgverzekeringen (beheerder AWBZ).

11

METEN IS WETEN

2.3


Beslisboom AL

Eerdergenoemd stappenschema resulteert uiteindelijk in het onderstaand afgebeelde beslisboom, die snel inzichtelijk maakt of er sprake is van AL voor het bedrijfsleven of niet. Figuur1: Beslisboom AL

Is er sprake van een informatieverplichting?

Nee

Geen sprake van AL

Nee

Geen sprake van AL

Nee

Wel sprake van AL, maar niet voor het bedrijfsleven

Ja

Vloeit de informatieverplichting voort uit weten regelgeving van de overheid? Ja

Heeft de informatieverplichting betrekking op het bedrijfsleven?

Ja

De kosten om aan deze informatieverplichtingen te voldoen, zijn AL.

12

METEN IS WETEN


Deel II

Hoe meet je AL? Het standaardkostenmodel

13

METEN IS WETEN


3

Welke kosten vallen onder AL?

3.1

Inleiding

Alvorens AL kunnen worden gekwantificeerd, is het belangrijk dat duidelijkheid bestaat over welke kosten moeten worden meegenomen bij de berekening van AL. In dit hoofdstuk wordt daar nader op ingegaan. Eerst komt een overzicht van de verschillende soorten kosten van regelgeving aan bod.

3.2

Kosten van regelgeving

AL zijn onderdeel van de totale kosten van regelgeving. Deze paragraaf behandelt de afbakening ten opzichte van andere nalevingskosten en financiële kosten. Bedrijven hebben te maken met tal van regels opgelegd door de overheid (Rijksoverheid, mede-overheden, publiekrechtelijke bedrijfsorganen). Aan het naleven van deze regels zijn meestal kosten verbonden, die in verschillende categorieën kunnen worden onderscheiden. In onderstaande figuur worden de kosten voor het bedrijfsleven als gevolg van weten regelgeving weergegeven. Figuur 2: Kosten van regelgeving Kosten van regelgeving

Financiële kosten

belastingen premies

Nalevingskosten

leges

inhoudelijke nalevingskosten boetes

administratieve lasten

retributies

3.2.1 Financiële kosten Financiële kosten zijn het gevolg van een concrete en directe verplichting om een geldbedrag over te maken aan de overheid of het bevoegd gezag. Deze kosten zijn dus niet gerelateerd aan een informatiebehoefte van de overheid.

14

METEN IS WETEN


Voorbeelden van financiële kosten Hierbij gaat het om belastingen, leges, retributies, etc. Leges zijn een retributie, dat wil zeggen een betaling aan de overheid waar een individueel aanwijsbare tegenprestatie van die overheid tegenover staat. Het gaat om een bedrag dat ondernemingen verplicht zijn over te maken aan de overheid (of een bevoegd gezag) voor het gebruik van hun diensten of producten. Dat betekent dat leges volgens de geldende definitie geen AL zijn. Voorbeeld van leges: kosten van een bouwvergunningsaanvraag.

3.2.2 Nalevingskosten Nalevingskosten zijn alle kosten die bedrijven maken om te voldoen aan weten regelgeving, anders dan via financiële transacties met de overheid. Ze kunnen worden onderscheiden in ‘inhoudelijke nalevingskosten’ en ‘administratieve lasten’. Inhoudelijke nalevingskosten zijn kosten die bedrijven maken om te voldoen aan de inhoudelijke verplichtingen die weten regelgeving stelt aan het productieproces of product. Voorbeelden van inhoudelijke nalevingskosten De kosten van: filters uit milieu-overwegingen, fysieke voorzieningen uit hoofde van arboregelgeving, het verwerven van bepaalde vakkennis blijkend uit een bepaald diploma.

Aan dergelijke eisen kunnen informatieverplichtingen gekoppeld zijn. De kosten van dergelijke informatieverplichtingen zijn AL. Voorbeelden van AL De kosten die voortvloeien uit: het rapporteren over de uitkomst van emissiemetingen, arborapportages, het tonen van een bepaald diploma.

3.3

Administratieve lasten (AL)

Uit bovenstaande blijkt dat AL onderdeel uitmaken van nalevingskosten. Maar welke kosten moeten worden beschouwd als AL voor bedrijven? Uitsluitend de meerkosten of integrale kosten? Uit welke kostenbestanddelen bestaan AL? Gaat het daarbij alleen om kosten in geld of ook om de bestede tijd en de zogenaamde 'irritatiekosten'? Hoe moet worden omgegaan met het onderscheid structurele versus éénmalige kosten? Aan de hand van onderstaande uitgangspunten worden in deze paragraaf dergelijke vragen beantwoord. • Objectieve lasten Binnen de AL-definitie worden enkel kostensoorten meegenomen die bij kwantificering voldoende concreet en objectiveerbaar c.q. meetbaar zijn. Het is bij het in kaart brengen van de AL-omvang niet van belang of een bepaalde informatieverplichting al dan niet door de ondernemer als last in de subjectieve betekenis van ergernis ('irritatiekosten') wordt ervaren. Het gaat om de objectieve last in de betekenis van 'kostenpost'.

15

METEN IS WETEN


Voorbeelden van objectieve lasten Arbeidskosten, kosten van uitbesteding en materiaal- en overheadkosten (zie hoofdstuk 4 voor een nadere toelichting).

• Alleen de lasten, niet de baten Mogelijke baten die bedrijven ondervinden bij de informatieverplichting worden buiten beschouwing gelaten. • Vergoeding Een wettelijke informatieverplichting waar voor het bedrijf in kwestie een kostendekkende vergoeding van een overheidsinstantie tegenover staat (p=0) , wordt niet als AL meegenomen. • Integrale kosten Het gaat bij het meten van AL om de integrale kosten van de informatieverplichtingen. Het maakt dus niet uit of de ondernemer de betreffende handelingen, of onderdelen daarvan, ook zou verrichten indien geen sprake was van een wettelijke informatie verplichting. Het gaat erom dat de informatieverplichtingen in voorschriften zijn vastgelegd. De ratio hierachter is tweeledig: a) na verloop van tijd valt niet meer te achterhalen of een bepaalde informatieverplichting reeds een voorgeschiedenis had voordat er regelgeving kwam en b) wellicht zou de ondernemer bij een doelvoorschrift een minder belastende uitvoeringswijze hebben gekozen. • Structurele kosten Dit zijn de jaarlijks terugkerende kosten van bedrijven en moeten als zodanig worden gekwantificeerd. Indien de kosten periodiek terugkeren, worden deze over de betreffende periode uitgesmeerd. • Eenmalige kosten Substantiële eenmalige kosten in het kader van een investering die het bedrijfsleven moet doen om aan een informatieverplichting te voldoen moeten worden gekwantificeerd en uitgesmeerd worden over de periode van afschrijving. Verwaarloosbare éénmalige kosten hoeven niet te worden gekwantificeerd, maar moeten wel als restpost kwalitatief inzichtelijk worden gemaakt. • Bijhouden weten regelgeving Kosten voortvloeiend uit het op de hoogte blijven van frequent wijzigende bestaande weten regelgeving worden als AL meegenomen. Voor bestaande regelgeving, waarop geen wijzigingen over de uitvoering wordt voorzien, worden de AL voor kennisname niet meegerekend.

16

METEN IS WETEN


• Kennisname nieuwe weten regelgeving De kosten die de ondernemer maakt om kennis te nemen van nieuwe weten regelgeving is een administratieve last. Deze kosten hoeven niet van tevoren te worden gekwantificeerd, maar moeten wel kwalitatief inzichtelijk worden gemaakt. • Volledige naleving AL worden geraamd op basis van de aanname dat wetgeving voor 100% wordt nageleefd. Dit ondanks het feit dat het voorkomt dat in de praktijk (een deel van) de wetgeving door een aantal bedrijven niet (volledig) wordt nageleefd. • Gemengde functies Een aantal bedrijven houdt registraties bij op basis van meer redenen dan alleen verplichtingen uit weten regelgeving. De kosten van registraties met een gemengde functie worden volledig toegerekend aan desbetreffende weten regelgeving als administratieve last. • Samenloop met andere wetgevingsdomeinen Waar sprake is van samenloop tussen twee wetgevingsterreinen (dus gebruik vanuit twee zijden van dezelfde informatie), worden de kosten voor de berichten op basis van 50%50% toegerekend aan de twee wetgevingsterreinen. Tenzij tussen de twee wetgevingsdomeinen op basis van metingen andere afspraken worden gemaakt (soortgelijke afspraken zijn bijvoorbeeld tussen SZW en Financiën gemaakt op het SoFidomein). • Gederfde omzet Vanuit de AL-definitie is gederfde omzet niet toe te rekenen als AL. Het gaat uitsluitend om de gemaakte kosten om te voldoen aan een wettelijke informatieverplichting.

17

METEN IS WETEN


4

Het standaardkostenmodel

4.1

Inleiding

Als duidelijk is wat nu precies AL zijn en welke kosten tot AL moeten worden gerekend, kunnen de AL worden gekwantificeerd. Omdat het van belang is dat dit rijksbreed op uniforme en transparante wijze ge beurt, is een standaard methodiek ontwikkeld: het standaardkostenmodel.

4.2

Waarom een standaardkostenmodel?

Het standaardkostenmodel is een model om de AL als gevolg van weten regelgeving per departement over een tijdsperiode inzichtelijk en vergelijkbaar te presenteren. Het model maakt het mogelijk dat: • gedetailleerd inzicht wordt verkregen in de AL per wet; • inzicht wordt verkregen in de uitgangspunten en de basisgegevens waardoor (effecten van) reductievoorstellen goed kunnen worden gekwantificeerd; • alternatieven van voorgenomen weten regelgeving en de bijbehorende effecten gemakkelijk kunnen worden doorberekend; • snel en betrouwbaar (op niveau van wetten) kan worden gerapporteerd over de ALontwikkeling gedurende een kabinetsperiode. Het standaardkostenmodel is een instrument dat veel mogelijk maakt, maar het blijft een theoretische benadering van de werkelijkheid. Dit betekent dat de gekwantificeerde AL een benadering van de werkelijke kosten zijn en dat het gebruik van aannames soms onontkoombaar is. In deze handleiding (zie paragraaf 4.4) zijn dan ook de uitgangspunten voor het berekenen van AL vastgelegd. Paragraaf 4.2 licht allereerst de opbouw van het standaardkostenmodel toe.

4.3

Opbouw standaardkostenmodel

4.3.1

Basisstructuur

Het standaardkostenmodel volgt zoveel als mogelijk de structuur van de regelgeving. In de regelgeving kunnen verschillende informatieverplichtingen zijn opgenomen. Een informatieverplichting (zoals een vergunningsplicht) kan worden onderverdeeld in handelingen. Handelingen zijn die activiteiten die bedrijven uit (laten) voeren om invulling te geven aan de gestelde informatieverplichting. Om een duidelijk beeld te krijgen van de AL-omvang is het soms noodzakelijk de handelingen uit te werken tot op het niveau van deelhandelingen.

18

METEN IS WETEN


Voorbeelden van handelingen Ontvangen van gegevens, verzamelen van benodigde informatie, invullen of invoeren van de benodigde informatie, uitvoeren van berekeningen of het waarderen, kopiëren, printen van resultaten van de berekening, versturen van gegevens, archiveren van gegevens.

Nadat de kosten per handeling zijn berekend kunnen de AL worden bepaald door deze te vermenigvuldigen met het aantal keer dat een handeling wordt verricht. Voor een overzicht van de verschillende typen informatieverplichtingen inclusief specifieke onderliggende handelingen, zie bijlage 2. De beschreven basisstructuur van het model is te vertalen naar de volgende formules: Berekening administratieve lasten • Totale AL van een wet • Kosten per informatieverplichting • Kosten per handeling

= som van de kosten per informatieverplichting = som van de kosten per handeling =P*Q

P wordt hierbij gedefinieerd als de kosten van een administratieve handeling en Q als het aantal maal dat de administratieve handeling wordt uitgevoerd.

4.3.2

Componenten P en Q

Uit het voorgaande blijkt dat voor het berekenen van de AL P en Q het belangrijkste uitgangspunt vormen. Deze paragraaf zet de opbouw van P en Q uiteen. P: kosten van een administratieve handeling Bepaling van de kosten van een administratieve handeling (P) vindt plaats aan de hand van de volgende formule: P = Tarief * Tijd

De berekening van P vindt plaats aan de hand van twee variabelen: • •

Tarief Tijd

Tarief Er zijn twee soorten tarieven: interne en externe. Het interne tarief is het uurtarief van de persoon in het bedrijf die de informatieverplichting afdoet. Het externe tarief is het uurtarief van de persoon buiten de organisatie die aan de informatieverplichting voldoet.

19

METEN IS WETEN


Het betreft hier uitbesteding en bijvoorbeeld het uurtarief van de accountant. Tarieven kunnen per doelgroep en handeling sterk verschillen. Het interne tarief bestaat uit de volgende componenten: • • •

Brutoloon. Dit kan zowel zijn het werknemersloon (van de werknemer) als het ondernemersloon (feitelijk ontvangen ondernemers geen loon, maar winst). Loonkosten. Dit zijn de kosten van vakantietoeslag, werkgeverspremies en eventueel een dertiende maand. Materiaal- en overheadkosten. Onder materiaalkosten worden verstaan alle kosten van materialen om te voldoen aan administratieve verplichtingen. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om huisvestingskosten, de kosten van materiaal ten behoeve van een registratiesysteem, gedetailleerde tekeningen en dergelijke. Overheadkosten zijn alle kosten die samenhangen met het gebruik van kantoormaterialen, afschrijvingskosten van bureaus, pc’s, faciliteiten van algemeen ondersteunende afdelingen en dergelijke. Het gaat bij materiaal en overheadkosten in het algemeen om een relatief kleine kostenpost, dergelijke kosten zijn echter zeer divers van aard en daarom moeilijk te berekenen. In de regel worden deze kosten, indien relevant, benaderd met een opslagpercentage op het interne tarief van de bruto loonkosten.

Het externe tarief bestaat uit : •

Kosten van uitbesteding: kosten van accountants, juristen, servicebureaus, administratiekantoren en dergelijke die administratieve en procedurele handelingen verrichten voor een ondernemer om te voldoen aan weten regelgeving. Deze kosten worden doorgaans verrekend tegen een commercieel tarief (op basis van loonkosten). Hierbij wordt uitgegaan van de werkelijk gemaakte kosten, exclusief verschuldigde belastingen en premies.

Tijd Met de variabele tijd wordt bedoeld de tijd die het een ondernemer kost in uren om een bepaalde handeling te verrichten. Voorbeeld berekening P Een ondernemer X moet op basis van boek 2 BW een jaarrekening opstellen en publiceren. Voor het opstellen van de jaarrekening maakt hij gebruik van een accountant die hij inhuurt via een accountantskantoor. Deze accountant heeft als uurtarief € 200. Voor het opstellen van de jaarrekening is de accountant in totaal 30 uur kwijt. De ondernemer moet zelf de benodigde informatie verzamelen en overhandigen aan de accountant. Hij is hiervoor 2 uur kwijt en hij kost 70 euro per uur (voor het gemak gaan we ervan uit dat deze tarieve n en tijden representatief zijn). P is dan:

Ptotaal = P intern (€70 * 2) + P extern (€200 * 30) = € 6.140

20

METEN IS WETEN


Q: Aantal maal dat administratieve handeling wordt uitgevoerd per jaar Het aantal maal dat een administratieve handeling wordt uitgevoerd wordt bepaald door (1) het aantal bedrijven waarop de regelgeving van toepassing is en (2) de frequentie waarmee de behandeling wordt uitgevoerd. De berekening van Q ziet er dus als volgt uit: Q =Aantal bedrijven * Frequentie

De berekening van Q vindt plaats aan de hand van twee variabelen: • •

Aantal bedrijven Frequentie

Aantal bedrijven Het gaat hierbij om het aantal bedrijven waarop de regelgeving van toepassing is. Dit betekent dat bij het bepale n van de AL moet worden nagegaan wat de doelgroep is van de regelgeving en hoeveel bedrijven daaronder vallen. Frequentie De frequentie is het aantal maal dat een bedrijf een handeling per jaar uitvoert. Voorbeeld berekening Q De verplichting om een jaarrekening op te stellen (zie voorbeeld berekening P) geldt niet alleen voor ondernemer X, maar voor alle rechtspersonen in Nederland. In totaal zijn er 100.000 rechtspersonen actief in Nederland. Deze moeten allen 1 keer per jaar een jaarrekening opstellen. Q is in dit geval: Q = 100.000 (aantal bedrijven) * 1

(frequentie)

= 100.000

Totale AL voldoen aan verplichting tot opstellen jaarrekening: Totale kosten = P (6.140) * Q (100.000) = € 61.400.000

Let op. In sommige gevallen kan het aantal administratieve handelingen per jaar veel gemakkelijker bepaald worden door een register te raadplegen waarin wordt geregistreerd hoeveel bedrijven dat jaar een melding hebben gedaan, of een vergunning hebben aangevraagd, etcetera. In deze gevallen is het gemakkelijk om Q uit deze registers te halen in plaats van uit te rekenen aan de hand van de formule. Wel moet worden gecontroleerd of de registers volledig zijn. In dat geval is het aantal bedrijven gelijk aan 1, want het register gaat al uit van het aantal handelingen per jaar. In een dergelijke situatie wordt met de berekening geen inzicht verkregen in de AL per bedrijf. Dit is echter wel mogelijk - indien wenselijk - door de berekende AL te delen door de doelgroep van de regelgeving.

21

METEN IS WETEN


Voorbeeld vaststelling Q aan de hand van een register Garages die een APK keuring hebben uitgevoerd zijn verplicht dit te melden aan een overheidsinstantie. Deze overheidsinstantie registreert de melding en houdt een register bij waarin precies staat hoeveel meldingen er dat jaar door alle gezamenlijke garages is gedaan. In zo’n geval kan de Q dus gemakkelijk bepaald worden door gebruik te maken van de gegevens die worden bijgehouden door de overheidsinstantie.

4.4

Uitgangspunten standaardkostenmodel

Een uniforme rekenmethodiek waarborgt dat metingen met elkaar vergelijkbaar zijn. Deze paragraaf bevat de uitgangspunten voor het meten van de AL. Deze zijn op te splitsen in drie categorieën: • • •

Uitgangspunten voor invulling componenten P en Q; Uitgangspunten voor het onderzoek; Uitgangspunten voor rapportage.

Uitgangspunten berekening componenten P en Q Voor het berekenen van de componenten P en Q is de invulling van vier variabelen benodigd : (1) Tarief, (2) Tijd, (3) Aantal bedrijven en (4) Frequentie. Hierbij gelden de volgende uitgangspunten: Tarief • Ter bepaling van (1) het werknemersloon dienen de CBS-loonstatistieken te worden gehanteerd en (2) van het ondernemersloon het interview. In geval van (1) verdient het aanbeveling om ter verificatie van het tarief interviews te houden. Tijdens interviews wordt expliciet gevraagd naar het tarief van het functieniveau dat van toepassing is op de informatieverplichting. • Bij het samenstellen van een intern uurtarief neemt het ministerie eerdergenoemde drie componenten in acht (zie paragraaf 4.3.2). Ter bepaling van het (ondernemers)loon wordt tijdens het interview expliciet gevraagd naar het relevante uurtarief. • Het externe tarief bestaat uit het commerciële uurtarief. Tijd • Bronnen om de tijd te achterhalen zijn (1) het interview met het bedrijfsleven en (2) de stopwatch-methode 2. Het geniet sterk de voorkeur de tijd (die het kost om aan een informatieverplichting te voldoen) te achterhalen met behulp van het interview met het bedrijfsleven. Dit omdat de stopwatch-methode zeer tijdrovend is. 2

Dit houdt in het fysiek klokken van de handelingsuitvoering op locatie of in een labaratoriumsituatie.

22

METEN IS WETEN


Aantal bedrijven • Bronnen om het aantal bedrijven binnen een doelgroep van de regelgeving vast te stellen zijn (1) de wet of regel, (2) een eventueel register van een overheidsinstantie en (3) het interview. Ter bepaling van deze gegevens wordt zo mogelijk de desbetreffende wet of regel gehanteerd. Indien deze geen uitsluitsel biedt, geniet een register van een overheidsinstantie de voorkeur. Frequentie • Bronnen om de frequentie te achterhalen zijn: (1) de wet of regel, (2) een eventueel register van een overheidsinstantie en (3) het interview. Ter bepaling van deze gegevens wordt zo mogelijk de desbetreffende wet of regel gehanteerd. Indien deze geen uitsluitsel biedt, geniet een register van een overheidsinstantie de voorkeur. Uitgangspunten voor het onderzoek •

Objectieve meting Bij metingen moeten subjectieve inzichten van ondernemers en uitvoeringsinstanties zoveel mogelijk worden vermeden. Het doel is te komen tot een objectieve berekening, die zowel voor lastenveroorzakers als bedrijfsleven aanvaardbaar is en waarvoor draagvlak aanwezig is. Het gaat daarbij om gedetailleerde gegevens die nodig zijn om te voldoen aan de administratieve verplichtingen. De meting wordt gedragen door zo hard mogelijke gegevens.

•

Representativiteit uitkomsten Bij een kwantitatie ve analyse moeten de resultaten van individuele interviews worden vertaald naar de voor Nederland representatief geachte situatie. Hiervoor is het van belang dat de representativiteit van de interviewresultaten blijft gewaarborgd. Er is sprake van een representatief interview wanneer het bedrijf dat wordt geïnterviewd vergelijkbaar is met de bedrijven uit de doelgroep. In onderstaande figuur zijn de stappen (1 t/m 5) die moeten worden doorlopen om de representativiteit van de uit de interviews verkregen resultaten te waarborgen, schematisch weergegeven.

1. Interview Aanvullend

2. Representatief Nee

3. P*Q

4. Verificatie

Ja

Nee

Bijstellen

interview

Figuur 3: Schematische weergave beoordeling representativiteit interviews

23

5. SP*Q Ja

METEN IS WETEN


In de stappen 1 en 2 wordt de informatie over de AL verzameld door het houden van interviews. Per wet moet worden gekeken hoeveel interviews nodig zijn, zodat de informatie voldoende betrouwbaar en representatief is voor extrapolatie voor de gehele doelgroep. In stap 3 worden voor de administratieve handelingen, op basis van de beschikbare doelgroepgegevens, de administratieve lasten P * Q bepaald. Dit leidt tot de eerste inzichten in AL voor het gehele bedrijfsleven. In stap 4 vindt een verificatieslag plaats. Centraal hierbij staat de terugkoppeling van gegevens, getroffen aannames en uitkomsten van de berekeningen met vertegenwoordigers van doelgroepen. Hierdoor wordt niet alleen deskundig commentaar verkregen op de representativiteit en betrouwbaarheid van de berekende AL, maar ook een zeker draagvlak voor de resultaten gecreëerd. Op basis van de resultaten van deze verificatie vindt in stap 5 een laatste aanpassing van de gegevens plaats. •

Aannames Het gebruik van aannames dient zo veel als mogelijk te worden voorkomen. Voor het berekenen van de AL is het van belang dat gegevens gebaseerd zijn op betrouwbare bronnen. Indien toch aannames worden gedaan voor het berekenen van de AL, dan dienen deze expliciet te worden toegelicht in het model en de bijbehorende rapportage.

•

Gemengde functies Een aantal bedrijven houdt registraties bij op basis van meer redenen dan alleen de informatie verplichtingen uit weten regelgeving. De kosten van registraties met gemengde functies worden volledig toegerekend aan de onderzochte weten regelgeving. Bij de bepaling van AL maakt het dan ook niet uit of een ondernemer de betreffende handeling ook zou verrichten indien er geen sprake was van een verplichting. Het gaat erom dat ze verplicht zijn vanuit de weten regelgeving. Voorbeeld Het bijhouden van een administratie rondom de op het bedrijf aanwezige dieren en de porties sperma die hieruit worden gewonnen en geleverd aan klanten, valt voor spermawincentra grotendeels onder de normale bedrijfsvoering. Het bijhouden van deze registratie wordt echter ook verplicht gesteld binnen de verschillende regelingen die gericht zijn op spermawincentra. De lasten die de spermawincentra kennen voor het bijhouden van deze administraties worden dan ook volledig toegeschreven aan AL.

24

METEN IS WETEN


• Bijhouden weten regelgeving AL voortvloeiend uit het op de hoogte blijven van frequent wijzigende (min. 1x per jaar) bestaande weten regelgeving moeten in de meting worden meegenomen (als aparte post in de rapportage). Voor bestaande regelgeving, waarop geen wijzigingen over de uitvoering zijn voorzien, worden de AL voor kennisname niet meegerekend. Voorbeeld De douanebepalingen veranderen jaarlijks. Om op de hoogte te blijven van de geldende bepalingen bellen bedrijven met de douanetelefoon, raadplegen zij nieuwsbrieven en seminars. Multinationale ondernemingen en douane expediteurs besteden daarnaast ook nog eens tijd aan scholing en opleiding, omdat zij anders niet op de hoogte zijn van de douanebepalingen en zodoende niet aan de informatieverplichting van de overheid kunnen voldoen. Het op de hoogte blijven van de veranderingen in de douanebepalingen is een administratieve last voor bedrijven.

•

Gederfde omzet Vanuit de AL definitie is gederfde omzet niet toe te rekenen als AL. De meting bevat uitsluitend de gemaakte kosten om te voldoen aan de informatieverplichting. Voorbeeld Een ondernemer wil een product invoeren en moet daar een vergunning voor hebben. Voor het verkrijgen van de vergunning moet hij naar een douanekantoor om de vergunning aan te vragen en op te halen. De tijd die de ondernemer kwijt is voor het verkrijgen van de vergunning telt als een administratieve last. Echter de omzet die hij/zij mist, omdat hij/zij bezig is met het aanvragen van de vergunning (en dus niet met iets anders bezig kan zijn) wordt niet beschouwd als een administratieve last. Eventuele leges die moeten worden betaald worden ook niet tot AL gerekend.

•

Volledige naleving De AL worden in principe altijd geraamd op basis van volledige naleving van de wet. In gevallen waar het onmogelijk is om uit te gaan van 100% naleving, omdat hierover bijvoorbeeld geen informatie beschikbaar is, mag uit worden gegaan van feitelijke naleving.

Uitgangspunten voor rapportage van resultaten van het standaardkostenmodel •

Open structuur Het standaardkostenmodel is opgezet met een 'open structuur'. Dit betekent dat in de rapportage inzichtelijk en controleerbaar staat: (1) om welke informatieverplichting het gaat (zo mogelijk het artikel uit de wet), (2) welke (deel)handelingen het bedrijfsleven moet uitvoeren om aan de verplichting te voldoen en (3) hoe de kostenberekening hiervan plaatsvindt. Bovendien dient het model zodanig te zijn

25

METEN IS WETEN


ingericht dat hiermee verschillende mogelijke situaties als gevolg van (1) wijzigingen in regelgeving en (2) exogene ontwikkelingen eenvoudig kunnen worden doorgerekend. De rapportage maakt gebruik van een Excel-sheet met daarin per handeling in ieder geval de volgende basisgegevens: • •

P: kosten van een administratieve handeling Tarief In de meting en rapportage wordt nooit een gemiddeld intern of extern tarief per wet gehanteerd, maar een opsplitsing gemaakt naar tarief per functieniveau. In – het spreadsheetmodel – in de meting staat duidelijk vermeld of het interne of externe tarief van toepassing is.

• • • •

Tijd in uren Q: aantal maal dat een administratieve handeling wordt uitgevoerd per jaar. Aantal bedrijven Frequentie

Tevens is in deze opzet een aparte voorziening ingebouwd om verbetervoorstellen en alternatieven voor de regelgeving door te rekenen en te vergelijken. Figuur 4: Voorbeeld rapportage sheet Tarief

Tijd

Frequentie

per uur Nr. Art. Informatieverplichting Doelgroep/Be /handeling

drijfsgrootte

I

E

Per

Per

uur

uur

I

E

Omschrijving informatieverplichting A Handeling A1

2

Handeling A2

3

Handeling A3

Omschrijving informatieverplichting B 4

Handeling B1

5

Handeling B2

6

Handeling B3

7

Handeling B4

Q

S(Pi+Pe)*Q

Herkomst regels

(Pi+Pe)

WET X

1

P

I = intern E = extern

26

Per jaar

A

B

C

METEN IS WETEN


•

Herkomst regelgeving De rapportage van de meting bevat op het niveau van de informatieverplichting de (inter)nationale herkomst van regelgeving. De handleiding “Administratieve lasten in internationaal perspectief” (augustus 2003) biedt de uitgangspunten voor classificatie (zie bovenstaand voorbeeld rapportage sheet, kolom herkomst regelgeving).

•

Overlap van regelgeving Indien overlap met andere besluiten binnen een departement bekend is, moet dit zijn aangegeven in de rapportage/model.

•

Dubbeltellingen Het dubbel tellen en registreren van éénzelfde informatieverplichting uit één regeling dient te worden voorkomen. Identificatie van het departement dat verantwoordelijk is voor de desbetreffende informatieverplichting, vindt plaats aan de hand van de handtekening van het departement dat ondertekent (1e ondertekenaar). Voorbeeld Een voorbeeld van dit laatste is de pachtwet. De ondertekenaar van de Pachtwet is de minister van Justitie, terwijl de wijzigingswetten ondertekend zijn door de minister van LNV. De AL die voortvloeien uit de Pachtwet zijn in dat geval voor rekening van het ministerie van Justitie en de AL die voortvloeien uit de wijzigingswetten worden toegerekend aan het ministerie van LNV.

•

Detailniveau 1. Het opsplitsen naar sector en/of bedrijfsgrootte is niet nodig, tenzij relevant voor het bepalen van de reductiemogelijkheden. Toelichting De bedrijfsgrootte, oftewel de omvang van een organisatie of de processen kan ook bepalend zijn voor de AL. Dit kan enerzijds betekenen dat lasten hoger zijn bij kleinere bedrijven door organisatorische beperkingen. Anderzijds kunnen grotere bedrijven hogere lasten hebben door kwantiteit en complexiteit van de administratieve handelingen. Zo brengen diverse administratieve verplichtingen die volgen uit de Arbo-wet voor grote bedrijven meer AL met zich mee dan voor kleine bedrijven.

2. Een informatieverplichting hoeft niet te worden uitgesplitst naar deelhandeling, tenzij dit relevant is voor het bepalen van de reductiemogelijkheden. Echter, de ervaring leert wel dat – om de effecten van beleid door te kunnen rekenen en dus om concrete reductiemogelijkheden op te sporen – het van belang is zo gedetailleerd mogelijk te meten.

27

METEN IS WETEN


3. Voor het bepalen van de relevantie is de omvang (in euro’s) van de informatieverplichting het achterliggende criterium: hoe groter de omvang (in euro’s), des te groter het detailniveau van de meting dient te zijn. •

Cijfers in het standaardkostenmodel dienen te allen tijde herleidbaar te zijn tot informatiebronnen, bijvoorbeeld databases of interviews. In de meting staat dan ook op handelingsniveau vermeld welke bron is gehanteerd. In het geval van interviews staat in de rapportage aangegeven met welke branche/organisatie is gesproken, tenzij de gegevens naar een individueel bedrijf herleidbaar zijn.

•

De interviewresultaten worden in een verslag in ieder geval ook in de vorm van een spreadsheetmodel vastgelegd.

28

METEN IS WETEN


5

Standaardkostenmodel in de praktijk (2003-2007)

5.1

Inleiding

Hoofdstuk 4 beschreef de uitgangspunten van toepassing bij het nulmeten. Maar een nulmeting vindt maar één keer in de vier jaar plaats. Nadat de nulmeting heeft plaatsgevonden, is het van belang hierin in de periode tot 2007 te kunnen verwerken ALwijzigingen als gevolg van: inwerkingtreding van nieuwe regelgeving (paragraaf 5.2) en mutatie van bestaande regelgeving (paragraaf 5.3). Conform de kabinetsafspraken dient het resultaat in 2007 te zijn een nulmeting die minimaal 25% lager uitvalt dan de meting per 31/12/2002.

5.2

Nieuwe regelgeving

5.2.1 Verplichting tot toetsing op AL bij nieuwe regelgeving De verplichting om een toetsing op AL uit te voeren en daarover te rapporteren in de toelichting, is in algemene zin vastgelegd in de Aanwijzingen voor de regelgeving. Deze aanwijzingen zijn opgenomen in een circulaire van de minister-president en zijn van toepassing op de gehele rijksoverheid. De verplichting om het ontwerp van een nieuwe regeling ook voor te leggen aan Actal is een kabinetsbesluit. De bevoegdheid van het College om advies uit te brengen is vastgelegd in het instellingsbesluit van Actal (stb. 2000, 162). Voor het precieze proces omtrent de advisering van Actal, zie bijlage 4. Wet- en regelgeving vertoont vaak neveneffecten. Beslissingen over de ontwerpregelgeving kunnen dan ook pas goed worden genomen als alle effecten (waaronder AL) goed in beeld zijn gebracht. Het Meldpunt Voorgenomen Regelgeving (MVR) - een samenwerkingsverband van de ministeries van EZ, VROM en Justitie - begeleidt en controleert dit proces. Het MVR heeft hiervoor een vaste toetsingsstructuur ontwikkeld (verplicht m.i.v. 1 maart 2003, aanwijzing 256). Voor een overzicht hieromtrent, zie bijlage 5. Aard van de verplichting De algemene opdracht om voorgenomen weten regelgeving te toetsten op AL voor het bedrijfsleven valt uiteen in vijf concrete deelverplichtingen: •

De belangrijkste deelverplichting is dat bij de ontwikkeling van nieuw beleid en bij de daaruit voortvloeiende vormgeving van regelgeving de AL voor het bedrijfsleven moeten worden beperkt tot het strikt noodzakelijke minimum (aanwijzing 13).

29

METEN IS WETEN


•

Indien desondanks sprake is van AL voor het bedrijfsleven, dan dienen deze gekwantificeerd te worden vermeld in de toelichting, met een aanduiding van de overwogen varianten en de onderbouwing dat de minst belastende variant is gekozen (aanwijzing 212).

•

Indien sprake is van substantiele AL voor het bedrijfsleven (hoger dan € 0,5 mln.) dan moet de concept regelgeving - tenzij het gaat om beleidsregels- tijdig voor advies worden voorgelegd aan Actal, met alle beschikbare informatie over die AL.

•

Actal kan ook op eigen initiatief besluiten advies uit te brengen over voorgenomen regelgeving. In dat geval stelt de beleidsafdeling eveneens alle noodzakelijke informatie aan Actal beschikbaar (instellingsbesluit Actal).

•

Indien Actal gevraagd of ongevraagd een advies heeft uitgebracht over de wetof regelgeving, dan wordt dat aangegeven in de toelichting, onder vermelding van de aard van het advies. Indien op hoofdpunten van het advies wordt afgeweken, dan wordt de reden hiervan in de toelichting gemotiveerd (aanwijzing 213).

5.2.2 Berekenen AL nieuwe regelgeving Het berekenen van AL bij nieuwe regelgevin g (inwerkingtreding na 31/12/2002) is over het algemeen een lastige opgave, omdat er in het geheel nog geen gegevens beschikbaar zijn en deze tevens zeer lastig kunnen worden achterhaald. De uitkomsten zullen dan ook altijd een schatting zijn en nooit exact de werkelijkheid weerspiegelen. Om ervoor te zorgen dat de berekeningen in ieder geval op uniforme wijze plaatsvinden, biedt deze paragraaf de uitgangspunten voor de AL-berekening bij nieuwe regelgeving. Deze punten komen grotendeels overeen met de uit gangspunten voor de nulmeting, maar zijn op een aantal punten al ingevuld. Uitgangspunten voor het berekenen van P en Q bij nieuwe regelgeving Voor het berekenen van de componenten P en Q is invulling van de variabelen (1) tarief, (2) tijd, (3) aantal bedrijven en (4) frequentie noodzakelijk. Hieronder de uitgangspunten hierbij. Let op. Deze uitgangspunten verschillen wezenlijk van de uitgangspunten voor het invullen van de variabelen in geval van een nulmeting en wijzigingen in bestaande regelgeving.

•

Tarief Bij berekening van AL - in het geval van nieuwe regelgeving - dient een zo’n reëel mogelijk tarief te worden gekozen. Dit betekent dat als er (al bestaande) informatie voorhanden is die een goede indicatie geeft van het tarief voor de betreffende handeling, dit te allen tijde gebruikt dient te worden. In overige gevallen kan gebruik

30

METEN IS WETEN


worden gemaakt van de volgende standaard tarieven (inclusief loonkosten en overhead): •

Intern tarief Laag functieniveau = € 30 per uur Middel functieniveau = € 45 per uur Hoog functieniveau = € 60 per uur

•

Extern tarief = € 150 per uur

•

Tijd Bij het bepalen van de tijd die een ondernemer kwijt zal zijn aan de informatieverplichting die voortvloeit uit een nieuwe wet of regel, wordt in eerste instantie gekeken of er tijdgegevens beschikbaar zijn van al bestaande soortgelijke regelgeving. Is dit niet het geval, dan vindt een inschatting van de tijdsbesteding plaats. Let op, maak altijd duidelijk hoe de tijdgegevens verkregen zijn en waar de eventuele schatting op gebaseerd is.

•

Aantal bedrijven Voor het bepalen van het aantal bedrijven dient als bron in eerste instantie de nieuwe wetof regelgeving zelf. Biedt dit geen uitsluitsel, dan is een inschatting noodzakelijk. Let op, maak altijd duidelijk hoe gegevens verkregen zijn en waar de eventuele schatting op gebaseerd is.

•

Frequentie Voor het bepalen van de frequentie dient als bron in eerste instantie de nieuwe wetof regelgeving zelf. Biedt dit geen uitsluitsel, dan is een inschatting noodzakelijk. Let op, maak altijd zichtbaar in de rapportage hoe de frequentiegegevens verkregen zijn en waar de eventuele schatting op is gebaseerd.

Uitgangspunten onderzoek bij nieuwe regelgeving •

Aannames Bij het berekenen van AL in het geval van nieuwe regelgeving, is het onontkoombaar te werken met aannames. Dit speelt bijvoorbeeld een rol bij de invulling van variabelen. Het is hierbij vaak mogelijk om gebruik te maken van vergelijkbare informatieverplichtingen, waarmee reeds ervaring is opgedaan. De gehanteerde aannames dienen alt ijd duidelijk kenbaar te worden gemaakt in de rapportage.

•

Gemengde functies Een aantal bedrijven houdt registraties bij op basis van meer redenen dan alleen de informatieverplichtingen uit weten regelgeving. De kosten van registraties met

31

METEN IS WETEN


gemengde functies worden volledig toegerekend aan de onderzochte weten regelgeving. Bij de bepaling van AL maakt het dan ook niet uit of een ondernemer de betreffende handeling ook zou verrichten indien er geen sprake was van een verplichting. Het gaat erom dat ze verplicht zijn vanuit de weten regelgeving. •

Kennisname nieuwe weten regelgeving De kosten die de ondernemer heeft om kennis te nemen van nieuwe weten regelgeving, zijn administratieve lasten. Deze kosten hoeven niet te worden gekwantificeerd, maar moeten wel kwalitatief inzichtelijk worden gemaakt. • Volledige naleving De AL worden geraamd op basis van volledige (100%) naleving van de wet. Voorbeeld Het Ministerie van Economische Zaken maakt een nieuwe wet met daarin een informatieverplichting die van toepassing is op 2.000 bedrijven in de energiesector. De kans bestaat dat als de wet in de praktijk wordt toegepast, een aantal van de 2.000 bedrijven desbetreffende wet niet (geheel) naleeft. Echter het aantal dat de wet niet volledig naleeft, is vooraf onmogelijk in te schatten. Bij het berekenen van de AL wordt uitgegaan van alle 2.000 bedrijven.

•

Eenmalige kosten Eenmalige kosten in het kader van een investering die het bedrijfsleven moet doen om aan een informatieverplichting te voldoen, moeten worden gekwantificeerd en uitgesmeerd worden over de periode van afschrijving. Overige éénmalige kosten hoeven niet te worden gekwantificeerd, maar moeten wel kwalitatief inzichtelijk worden gemaakt. Voorbeeld Als gevolg van nieuwe regelgeving ontstaat er een nieuwe informatieverplichting voor ondernemer X. Om aan die informatieverplichting te kunnen voldoen moet ondernemer X éénmalig een softwarepakket aanschaffen. De kosten van de aanschaf moeten door de beleidsmedewerker worden gekwantificeerd. De kosten moeten echter niet in totaal op een tijdstip worden geboekt, maar worden uitgesmeerd over de periode van afschrijving.

5.3

Bestaande weten regelgeving

5.3.1 Berekenen wijzigingen in bestaande weten regelgeving Berekening van de verandering in de AL als gevolg van wijzigingen in bestaande regelgeving is eenvoudiger dan het inschatten van de AL voortvloeiend uit nieuwe regelgeving. De gegevens om de variabelen in te vullen en zodoende de totale omvang AL te berekenen, zijn immers beschikbaar in de nulmetingen.

32

METEN IS WETEN


In de periode na 31/12/2002 kunnen er mutaties in de hoogte van de AL optreden, als gevolg van wijzigingen in bestaande regelgeving. Bijvoorbeeld doordat specifieke reductie-acties worden uitgevoerd om de AL te verminderen. Deze reducties worden verwerkt in de nulmeting, zodat de geboekte reductie inzichtelijk wordt. Let op. De meeste nulmetingen zijn uitgevoerd voor het verschijnen van deze handleiding. Bij een groot aantal nulmetingen verschillen de uitgangspunten dan ook in enige mate van de uitgangspunten uit deze handleiding. Omdat het niet de bedoeling is om de AL bij wijzigingen op een andere manier te berekenen dan in de nulmeting, zijn de uitgangspunten zoals gehanteerd in de nulmeting waarin de desbetreffende wetof regelgeving is gemeten, leidend. De Interdepartementale Projectdirectie Administratieve Lasten (IPAL) zal op korte termijn de uitgangspunten van de verschillende nulmetingen in kaart brengen en aan de departementen beschikbaar stellen. Voor het invullen van de componenten P en Q worden eveneens de gegevens uit de nulmeting gebruikt.

Bij het doorrekenen van de AL als gevolg van wijziging van regelgeving zijn de volgende uitgangspunten van toepassing: •

Voor de periode 2003 – 2007 worden bij het doorrekenen van de AL - in het geval van wijziging van bestaande regelgeving - de uitgangspunten gehanteerd zoals deze zijn gebruikt in de nulmeting waarin de desbetreffende wetgeving is gemeten (deze kunnen dus verschillen van de uitgangspunten zoals die in deze handleiding zijn gedefinieerd voor een nulmeting).

Voorbeeld In de handleiding staat dat bij het meten van AL wordt uitgegaan van volledige naleving. Bij het meten van de wet X is in het verleden echter uitgegaan van feitelijke naleving. Bij het berekenen van de AL in verband met wijzigingen in wet X wordt dan ook uitgegaan van feitelijke naleving.

•

Ten behoeve van de invulling van de componenten P en Q zijn van toepassing de gegevens zoals vastgesteld in de nulmeting.

33

METEN IS WETEN

6


Onderhoud standaardkostenmodel

De overheid functioneert binnen een dynamische omgeving. Er komen nieuwe regels bij en bestaande worden afgeschaft, vereenvoudigd of aangepast. Hierdoor zijn de bijbehorende AL aan verandering onderhevig. Om het effect van veranderingen in informatieverplichtingen als gevolg van bele id systematisch in kaart te brengen, is jaarlijks voor fluctuaties in de betreffende variabelen van het model correctie noodzakelijk (bijvoorbeeld een afname van het aantal handelingen die aan een bepaalde informatieverplichting gekoppeld zijn als beoogd effect van een beleidsvoornemen). •

Wijziging bestaande wetgeving Doorlopend houden departementen mutaties in bestaande weten regelgeving bij. De volgende parameters behoeven aanpassing: Wijzigingen in de wettelijke informatieverplichtingen, zoals aangetroffen in de Sdu-wettenbank. Het betreft hier alle in de Staatscourant en het Staatsblad gepubliceerde veranderingen in weten regelgeving. Wijzigingen van informatiestromen die al dan niet zijn te kwalificeren als AL (zie deel I van deze handleiding). Majeure wijzigingen in de automatiseringsgraad ten gevolge van beleid. Per wet vindt zonodig aanpassing plaats. Voorbeeld Een voorbeeld van een majeure wijziging in automatiseringsgraad is het mogelijk maken van elektronische aangifte bij de belastingdienst.

•

Conjuncturele ontwikkelingen De macro-economische kengetallen inflatie en loonvoet worden met als ijkpunt 3112-02 'bevroren' tot 2007, wanneer de nieuwe integrale vervolgmetingen plaatsvinden. Autonome wijzigingen als het aantal bedrijven en aantal werknemers en van kengetallen van domeinspecifieke aard worden tevens niet gecorrigeerd. Oftewel, de P’s en de Q’s kunnen alleen veranderen als gevolg van een beleidsmatige wijziging.

34

METEN IS WETEN

Bijlage 1


Veel gestelde vragen m.b.t. de AL-definitie

Aan de hand van deel I zullen de meeste vragen rond het begrip administratieve lasten zijn beantwoord. Echter er blijven altijd ‘grijze’ gebieden bestaan waarvan het op het eerste oog niet geheel duidelijk is of het nu wel of niet tot AL moet worden gerekend. Hieronder naar thema een overzicht van de meest gestelde vragen. Deze lijst is een levend document en wordt op het intranet (http://intra.ryx.nl/SubSites/al/index.jsp) maandelijks geactualiseerd. Mocht u desondanks nog vragen hebben, dan kunt contact opnemen met de IPAL (E: [email protected]; T: 070-3427075). 1. Algemene vragen

•

Behoren kosten van toezicht tot het AL-begrip?

De kosten van de onderneming om de toezichthouder te informeren over de eigen organisatie vormen AL. Het zelfstandig inzien van de ‘boeken’ door de toezichthouder daarentegen vormt geen AL, indien de toezichthouder zelf het werk verricht. De vergoeding die financiële instellingen betalen aan toezichthouders (EZ/Opta/Dte/Financiën) vormt eveneens geen AL.

•

Horen kosten van bezwaar en beroep en vergelijkbare (gerechtelijke) procedures tot het AL-begrip?

In het algemeen geldt dat bezwaarschriften (tegen bijvoorbeeld het afwijzen van een vergunningaanvraag of tegen een bepaalde beslissing van de belastinginspecteur) tot het begrip AL worden gerekend. Zo zijn bijvoorbeeld de kosten van bezwaar en beroep tegen uitspraken en beslissingen van de OPTA, die door het bedrijfsleven worden aangevochten, AL, tenzij het gaat om strafrecht. Soms worden bedrijven met tegengestelde belangen gedwongen tot onderhandelingen die leiden tot arbitrages of civiele procedures. Als zij er niet uitkomen moet een overheidsinstantie vervolgens uitspraak doen (bijvoorbeeld de OPTA of de rechterlijke macht). De wet schrijft bij veel van dit soort procedures voor welke informatie bedrijven aan de overheidsinstantie moeten aanleveren, opdat de overheidsinstantie uitspraak kan doen. De kosten die voortvloeien uit het voldoen aan deze informatieverplichtingen vormen AL. Let op! De kosten die voortvloeien uit bovenstaande vallen dus wel onder het begrip AL. Echter bovenstaande heeft over het algemeen niet alleen betrekking op het bedrijfsleven, maar ook op burgers en overheidsinstellingen. Deze AL worden dan ook niet meegenomen in het programma ter reductie van AL voor bedrijven, maar worden in een breder kader aangepakt. Deze AL worden ook niet meegenomen in de taakstelling.

35

METEN IS WETEN

•


Vormen kosten van verweer AL?

Niet tot AL worden gerekend: de kosten van verweer in geval van overtreding van regels. Bij het meten van AL wordt namelijk uitgegaan van volledige naleving van de voorschriften. 2. Vragen m.b.t. het begrip informatieverplichting

•

Behoren onderzoeksverplichtingen tot het begrip AL?

In bepaalde gevallen stelt weten regelgeving bedrijven verplicht een onderzoek te verrichten ten behoeve van informatie voor de overheid of een ander bevoegd gezag. Vaak gaat het om informatievereisten voor het verkrijgen van een vergunning. Het verplicht verstrekken van dergelijke informatie is een administratieve plicht. De kosten die samenhangen met het voldoen aan deze plicht zijn dan AL. •

Behoren mondelinge informatieverplichtingen ook tot AL?

Verplichtingen die leiden tot een mondelinge informatiestroom vallen onder de ALdefinitie. Voorbeelden: mondeling advies, aanvullende aanwijzingen van apotheker bij recept, vraag/mededeling van ziekenhuis bij orgaandonatie richting nabestaanden.

•

Vormen informatieverplichtingen volgend uit keuringen AL?

De AL die als gevolg van het keuren van voertuigen of instrumenten ontstaan, worden als zodanig opgevoerd. Persoongebonden keuringen (zoals beroepskeuringen en opleidingen) niet.

3. Vragen m.b.t. het begrip weten regelgeving v.d. overheid

•

Behoren informatieverplichtingen volgend uit convenanten tot het begrip AL?

Convenanten zijn geen algemeen verbindende voorschriften, maar afspraken tussen de overheid en bedrijven of bedrijfstakken. De kosten die voortvloeien uit het voldoen aan convenanten, ook als die zijn gesloten om regelgeving te voorkomen, worden daarom niet als AL geteld.

36

METEN IS WETEN

•


Vormen informatieverplichtingen volgend uit subsidies AL?

Subsidies vloeien uit weten regelgeving voort: de daaraan gekoppelde informatieverplichtingen worden derhalve tot AL gerekend. Het feit dat hierbij sprake is van een situatie die door het bedrijf vrijwillig wordt aangegaan, speelt dan ook geen rol. Uit pragmatische overwegingen is er voor gekozen administratieve handelingen die aan subsidies gekoppeld zijn, buiten de nulmetingen te laten en langs een apart traject in kaart te brengen en aan te pakken. •

Behoren informatieverplichtingen als onderdeel van een octrooi-aanvraag tot het begrip AL?

Hieruit volgende informatieverplichtingen worden meegenomen in de AL-meting. Hier bestaat gelijkenis met vergelijkbare situaties als de subsidie- en vergunningsaanvraag (waarbij sprake is van vrijwilligheid).

•

Behoren informatieverplichtingen volgend uit certificatie tot het begrip AL?

Certificering is het proces waarmee door een onafhankelijke partij wordt beoordeeld of een product, een dienst, een proces of een persoon aan vooraf gespecificeerde eisen voldoet. Het certificaat is de verklaring waarin dit wordt bevestigd. Alleen certificering die wettelijk verplicht is door de overheid kan tot AL leiden (bijv. het Stortverbod voor herbruikbare afvalstoffen: bedrijven mogen het residu van breek- en sorteeractiviteiten alleen storten als het breekproces gecertificeerd is. Certificering is hierbij verplicht gesteld door een AMvB en heeft dus een wettelijke grondslag). De overige vormen van certificering als zelfregulering niet.

•

Behoren informatieverplichtingen uit hoofde van een CAO tot het begrip AL?

De inhoudelijke bepalingen binnen een CAO worden niet beïnvloed door de wetgeving, kennen geen wetsgrond en vallen derhalve buiten de AL-definitie. Echter, uit de definitie vloeit voort dat, indien een CAO ter algemeen verbindende verklaring wordt voorgelegd, de handelingen die erop gericht zijn anderen van dit feit op de hoogte te stellen wel onder de definitie vallen. Redenen zijn: •

CAO’s zijn privaatrechtelijke overeenkomsten tussen partijen. Indien er in een CAO onnodige administratieve verplichtingen zitten, dan heeft de rijksoverheid geen enkele bevoegdheid om daar verandering in te brengen, dat is aan de partijen zelf. Dat verandert niet door het feit dat dergelijke overeenkomsten ook van toepassing worden verklaard op niet-georganiseerde werkgevers via de AVV-procedure. In geval van

37

METEN IS WETEN

•


een geschil over de naleving is de burgerlijke rechter de oordelende instantie, niet de bestuursrechter; De overheid verricht geen inhoudelijke beoordeling. Indien een CAO aan bepaalde algemene vereisten voldoet en de partijen voldoende representatief zijn, dan volgt zonder meer een algemeen verbindende verklaring.

In geval van privatisering van beleid – bijvoorbeeld delen van de sociale zekerheid – moet worden gekeken of er een wettelijke verplichting is blijven bestaan (bijvoorbeeld een verplichting om het personeel te verzekeren tegen bepaalde risico’s), met inherent daaraan berichtenverkeer vanuit het bedrijf. De vorm van dat berichtenverkeer kan uiteenlopen tussen de verschillende aanbieders. 4. Vragen m.b.t. definitie bedrijfsleven

•

Hoe wordt omgegaan met SBI-codes die vallen buiten de definitie van ‘bedrijven’, maar waarin wel private onderdelen zijn te onderscheiden?

De in paragraaf 2.2.3 genoemde SBI-codes (SBI ´93 code 75 en SBI ´93 code 80) vallen buiten de definitie van ‘bedrijven’, maar steeds met uitzondering van de private onderdelen daarin (zie ook bijlage 3 voor een totaaloverzicht van SBI-codes). De eigendomsvraag is niet van belang; maatstaf is of de organisatie in beginsel kostendekkend werkt. Bijvoorbeeld, een openbare school valt niet onder de definitie van ‘bedrijven’, het Luzac-college wel. Een waterleidingbedrijf, energiebedrijf, gemeentelijke kredietbank is in het algemeen een bedrijf, want het opereert kostendekkend. Als een gemeentelijk zwembad of stortplaats wordt verzelfstandigd en zichzelf moet gaan bedruipen, wordt het een ‘bedrijf’ en gaat het meetellen voor het bepalen van de administratieve lastendruk.

38

METEN IS WETEN

Bijlage 2


Typen informatieverplichtingen en handelingen

De informatieverplichtingen waar het bedrijfsleven aan moet voldoen, zijn ruwweg in te delen in 17 verschillende types. Aan deze types zijn steeds vergelijkbare handelingen verbonden, bijvoorbeeld het doorgeven aan de betrokken overheid van gegevens bij het doen van een melding. In het standaardkostenmodel (SKM) worden deze informatieverplichtingen dan ook bij voorkeur op dezelfde manier ingevoerd, zodat de lasten voor verschillende weten regelgeving en verschillende doelgroepen onderling vergelijkbaar blijven. In principe wordt bij het invullen van een informatieverplichting in het SKM de lijst van deelhandelingen aangehouden die hieronder is beschreven. Na overleg met dossierhouders kunnen handelingen worden aangepast en overbodige handelingen worden geschrapt. Op deze manier daalt het risico dat een deelhandeling over het hoofd gezien wordt. De 17 types informatieverplichtin gen en de meest voorkomende handelingen die daarvoor moeten worden uitgevoerd zijn: Melding / kennisgeving doen van … Dit gaat meestal om het vooraf en achteraf melden van activiteiten of transacties. De handelingen die bij meldingen worden uitgevoerd zijn: 1. het verzamelen van gegevens, 2. het opstellen van de melding, en 3. doorgeven van de melding aan het bevoegd gezag, en 4. het archiveren van de melding. Aanvragen van vergunning … Dit gaat om allerlei soorten vergunningen die voorafgaand aan een activiteit moeten worden aangevraagd. De handelingen die in het kader van een vergunningaanvraag worden uitgevoerd zijn het: 1. aangeven van het voornemen tot indienen, 2. verzamelen van gegevens, 3. opstellen van de vergunningaanvraag, 4. indienen van de vergunningaanvraag, en 5. verkrijgen en archiveren van de vergunning. Aanvragen van erkenning voor … Dit gaat om het aanvragen van een bewijs van geschiktheid voor het uitvoeren van bepaalde activiteiten. De handelingen die bij het aanvragen van een erkenning worden uitgevoerd zijn het: 1. verzamelen van getuigschriften en diploma’s voor de betrokken personen, 2. opstellen van procedures en handboeken die de kwaliteit moeten borgen,

39

METEN IS WETEN


opstellen van de aanvraag tot erkenning, indienen van de aanvraag tot erkenning, en 5. verkrijgen en archiveren van de erkenning. N.B. Eventuele (bij)scholing vereist voor handeling 1 valt niet onder AL 3. 4.

Uitvoeren van registraties/metingen van … Dit gaat om het doen van allerlei registraties, meestal om een overzicht te houden van uitgevoerde activiteiten. De handelingen die bij een registratie worden uitgevoerd zijn het: 1. opstellen en communiceren van (meet-)systemen, 2. installeren van apparatuur ten behoeve van registratie, meting en/of analyses, 3. registreren van gegevens, 4. archiveren van gegevens (meestal een tot vijf jaar), 5. op verzoek of periodiek rapporteren van de resultaten aan het bevoegd gezag, en 6. overleg voeren over de meetresultaten. Uitvoeren van (periodiek) onderzoek naar … Dit gaat om het (laten) uitvoeren van onderzoeken die meer omvatten dan een of enkele eenvoudige metingen. De onderzoeken zijn meestal een onderdeel van het verzamelen van gegevens voor het voldoen aan andere verplichtingen. De handelingen die bij een onderzoek worden uitgevoerd zijn het: 1. voorbereiden van het onderzoek, 2. uitvoeren van metingen, 3. verwerken van resultaten, en 4. opstellen van een onderzoeksrapport. Opstellen van (periodieke) rapportage over … Dit gaat om het opstellen van rapportages over uitgevoerde activiteiten. Hieronder vallen bijvoorbeeld jaarrekeningen, milieujaarverslagen en dergelijke. De handelingen die bij een onderzoek worden uitgevoerd zijn het: 1. verzamelen van gegevens, 2. verwerken van gegevens, 3. opstellen van een rapportage, 4. verzenden en archiveren van de rapportage, en 5. bespreken van de rapportage. Uitvoeren van (type)keuring van … Dit gaat (1) om het uitvoeren van (type)keuringen van machines en apparatuur waarvan aan het gebruik een milieu- of veiligheidsrisico is verbonden en (2) om het keuren van personen voor bepaalde functies. Keuringen worden doorgaans door geaccrediteerde organisaties uitgevoerd. De handelingen die bij een keuring worden uitgevoerd zijn het:

40

METEN IS WETEN

1. 2. 3. 4. 5.


voorbereiden van de keuring: aanleveren van te keuren apparaat of machine en volledige documentatie, of verzamelen van persoonlijke gegevens, onderzoeken van de te keuren persoon of apparaat, verwerken van de resultaten verwerken, opstellen van een keuringsrapport opstellen, en verkrijgen en archiveren van de goedkeuring.

Aanvragen van toestemming of ontheffing voor … Dit gaat om het aanvragen en verkrijgen van toestemming of ontheffing voor een activiteit. De handelingen die voor het aanvragen van toestemming of ontheffing worden uitgevoerd zijn het: 1. opstellen van de aanvraag, 2. indienen van de aanvraag, en 3. ontvangen en archiveren van het antwoord. Actueel houden bedrijfs(nood)plannen en -programma's inzake … Dit gaat om het up-to-date houden van documenten die vereist worden door de overheid, zoals handboeken en noodplannen. De handelingen die het actualiseren van documenten worden uitgevoerd zijn het: 1. opstellen van bedrijfs(nood)plannen en – programma’s 2. evalueren van bestaande documenten, 3. overleggen met de betrokken medewerkers en eventuele andere stakeholders, 4. herschrijven van documenten, en 5. archiveren en kennis laten nemen in de organisatie van nieuwe documenten. Meewerken aan audit / inspectie / handhaving van … Dit gaat om het aanleveren van gegevens en begeleiden van externe mensen die inspecties en audits uitvoeren bij een bedrijf of bezoeken brengen in het kader van handhaving. De handelinge n die in het kader hiervan worden uitgevoerd zijn het: 1. verzamelen van gegevens ter voorbereiding van de audit / inspectie / bezoek, 2. begeleiden van externen (1 werknemer per 2 externen o.i.d.), 3. bespreken van de resultaten, 4. leveren van aanvullende informatie, 5. opstellen van een rapportage, en 6. verzenden en archiveren van de rapportage. Etikettering ten behoeve van derden van … Dit gaat om het voorzien van producten of installaties van labels met informatie voor gebruikers. De handelingen die in het kader van etikettering worden uitgevoerd zijn het: 1. verzamelen van informatie voor op het etiket, 2. opstellen van het etiket, en 3. aanbrengen van het etiket. N.B. Indien het gaat om het vast aanbrengen van keurmerken geldt alleen handeling 3.

41

METEN IS WETEN


Verstrekken van informatie aan derden over … Dit gaat om de uitgifte van informatie (anders dan met etikettering) aan derden (zoals een financiële bijsluiter bij beleggingsproducten). De handelingen die voor het verstrekken van informatie aan derden worden uitgevoerd zijn het: 1. verzamelen van gegevens, 2. opstellen van documenten, en 3. archiveren en verzenden van de gevraagde informatie aan de derde partij. Overleggen van documenten inzake … Dit gaat om het kunnen overleggen of tonen van documenten die voor economisch verkeer noodzakelijk zijn, veelal voor identificatie van personen en goederen (zoals een uittreksel van de Kamer van Koophandel of een vrachtbrief). De handelingen die voor het overleggen van documenten worden uitgevoerd zijn het: 1. opvragen van betrokken documenten, en 2. overleggen / tonen van de documenten. Kennisnemen van weten regelgeving Dit gaat om het bijhouden van de stand van de Nederlandse weten regelgeving. Indien regelmatig (detail)wijzigingen in bepaalde regelgeving plaatsvinden dienen hiervoor AL te worden opgenomen. De handelingen in het kader van kennisname van regelgeving zijn het: 1. verkrijgen van de nieuwe weten regelgeving, 2. het doornemen van de nieuwe weten regelgeving, en 3. het intern communiceren van de gevolgen van wijzigingen in weten regelgeving. Bezwaar- en beroepsprocedure Dit gaat om het indienen van bezwaarschriften en hoger beroep tegen een beslissing van de overheid. De handelingen die in het kader van bezwaar- en beroepsprocedures worden uitgevoerd zijn het: 1. opstellen van een bezwaarschrift, 2. indienen van een bezwaarschrift, 3. voorbereiden van een beroep, en 4. laten voorkomen van een beroep. Behandelen van klachten Dit gaat om het waarborgen dat klachten goed worden behandeld en het behandelen van klachten als deze voorkomen. De handelingen die in het kader van het behandelen van klachten worden uitgevoerd zijn: 1. Instellen regeling voor klachtenbehandeling 2. Instellen klachtencommissie 3. Bekend maken (wijze van kennisname van) klachtenregeling 4. Behandeling van klacht door driehoofdige klachtencommissie

42

METEN IS WETEN


Inschrijven in register … Dit gaat om het inschrijven in een register of lijst. De handelingen die in het kader van het inschrijven in een register worden uitgevoerd zijn: 1. Verzamelen van gegevens 2. Inschrijving uitvoeren 3. Afschrift van inschrijving verkrijgen en archiveren

43

METEN IS WETEN

Bijlage 3


Nationale Rekeningen

44

METEN IS WETEN


45

METEN IS WETEN


46

METEN IS WETEN


47

METEN IS WETEN

Bijlage 4 1.


De advisering door Actal

Advies op initiatief van Actal zelf

Actal kan zowel adviseren op eigen initiatief als op verzoek van een ministerie. Als Actal op eigen initiatief adviseert, neemt ze zelf de beslissing welke regelingen te selecteren voor de toetsing. Het ministerie is in dat geval verplicht de benodigde informatie aan Actal aan te bieden. Actal hanteert een vaste procedure voor het selecteren van regelingen waarover zij adviseert: •

Administratieve last van minder dan € 0,5 miljoen per jaar: Actal brengt geen advies uit over regelingen die aantoonbaar leiden tot een administratieve last van minder dan € 0,5 miljoen per jaar.

•

Administratieve last tussen de € 0,5 miljoen en € 5 miljoen per jaar: Actal beslist van geval tot geval. Als voldoende aandacht is besteed aan de afweging van alternatieven en aan de kwantificering, dan wordt in beginsel niet getoetst. Bij het beslu it om wel of niet te toetsen kan ook de hoogte van de administratieve lasten voor een enkele sector of per bedrijf een rol spelen.

•

Administratieve last van meer dan € 5 miljoen per jaar: Actal brengt in alle gevallen advies uit.

2.

Advies door Actal op verzoek van een ministerie

Actal brengt op verzoek van een ministerie advies uit als: • • •

3.

Nieuwe regelgeving substantiële administratieve lasten (AL) bevat; Een wijziging van een bestaande procedure leidt tot een stijging van de administratieve lastendruk; Om politieke- of beleidsmatige redenen een (positief) advies van Actal wenselijk is.

Toetsing op drie hoofdpunten

Actal toetst het voorstel van het ministerie op drie hoofdpunten: a. Zijn de te verwachten administratieve lasten (AL) gekwantificeerd en is de berekening daarvan voldoende onderbouwd? • Welke informatieverplichtingen zijn er opgenomen?

48

METEN IS WETEN

• • •

• •


Wat is de aard van de informatieverplichtingen? (frequentie, nieuwe begrippen, aanlevertijdstippen) Is de doelgroep gedefinieerd en getalsmatig in kaart gebracht? Zijn de kosten in kaart gebracht voor het verzamelen, bewerken, registreren, bewaren en ter beschikking stellen van de gevraagde informatie? Zijn de kosten eenmalig of structureel? Leidt het voorstel uiteindelijk tot besparingen? Zo ja, tot welke hoogte? Wanneer is de regeling voor de laatste keer gewijzigd?

b. Is voldoende aandacht besteed aan alternatieven die mogelijk minder AL voor het bedrijfsleven opleveren? • Heeft het ministerie onderzocht of bijvoorbeeld een lagere frequentie, een betere stroomlijning, een harmonisatie van begrippen of een systematische vereenvoudiging mogelijk is? • Heeft het ministerie aandacht besteed aan alternatieven voor en verschillende varianten van de weten regelgeving? c. Is binnen het doel van de wet ook gekozen voor het minst belastende alternatief? • Wat zijn de overwegingen geweest om uiteindelijk de voorkeur te geven aan de gekozen optie?

4.

De inhoud van het Actal-advies

Nadat Actal een voorstel voor wetof regelgeving heeft getoetst op de hiervoor geschetste wijze, wordt een formeel advies uitgebracht aan de verantwoordelijke bewindspersoon. Daarin spreekt Actal een eindoordeel uit in de vorm van een standaard dictum: • Het College adviseert het voorstel bij de ministerraad in te dienen (c.q. vast te stellen); • Het College adviseert het voorstel bij de ministerraad in te dienen (c.q. vast te stellen), nadat met zijn opmerkingen rekening is gehouden; • Het College adviseert het voorstel niet bij de ministerraad in te dienen (c.q. vast te stellen), tenzij met zijn opmerkingen rekening is gehouden; • Het College adviseert het voorstel niet bij de ministerraad in te dienen (c.q. vast te stellen). Op de website van Actal (http://www.actal.nl) zijn voorbeelden van uit gebrachte adviezen te vinden en uitgebreide informatie over de wijze waarop Actal omgaat met de selectie en toetsing van voorgenomen regelgeving.

49

METEN IS WETEN

5.


Vervolgtraject

Actal brengt als eerste advies uit op het voorstel. Vervolgens gaat het voorstel naar het Ministerie van Justitie voor de verplichte wetgevingstoets en pas daarna wordt het voorstel behandeld in de Ministerraad. Na de behandeling in de Ministerraad worden wetsvoorstellen en voorstellen voor AMvB nog voorgelegd aan de Raad van State voor advies.

6.

Werkwijze

Actal toetst voorgenomen weten regelgeving volgens vaste criteria. Het gaat hierbij niet alleen om de administratieve lasten (AL) in zijn geheel, maar ook voor onderdelen van beleidsterreinen. Daarnaast toetst Actal óók ministeriële rege lingen en regelgeving die gebonden EU-implementatie inhoudt. Actal kijkt hoe de AL in beeld zijn gebracht en of het ministerie meerdere alternatieven heeft uitgewerkt om het beleidsdoel te realiseren. Daarna beoordeelt ze of de oplossing die gekozen is de minste AL veroorzaken. Dit leidt tot een gemotiveerd advies: het eindoordeel. De termijn tussen adviesaanvraag en eindoordeel bedraagt maximaal vier weken. Als het om complexe regelgeving gaat is de termijn uiterlijk acht weken. Tijdig overleg en informatieverstrekking kunnen de procedure in de praktijk bekorten.

50

METEN IS WETEN

Bijlage 5


Meldpunt Voorgenomen Regelgeving

Wet- en regelgeving vertoont vaak neveneffecten. Beslissingen over de ontwerpregelgeving kunnen dan ook pas goed worden genomen als alle effecten (waaronder AL) tijdig goed in beeld zijn gebracht. Elk ministerie dat een voornemen tot regelgeving heeft, zal in een zo vroeg mogelijk stadium moeten beargumenteren of regelgeving de beste manier is om het beleidsdoel te bereiken. Het Meldpunt Voorgenomen Regelgeving (MVR) - een samenwerkingsverband van de ministeries van EZ, VROM en Justitie beoordeelt de argumentatie en controleert zodoende het voornemen van het ministerie. Het MVR heeft hiervoor een vaste toetsingsstructuur ontwikkeld. De Ministerraad heeft in oktober 2002 de nieuwe structuur voor effectbeoordeling goedgekeurd. Met ingang van 1 maart 2003 is dit toetsingsproces verplicht (aanwijzing 256). De toetsingsstructuur van weten regelgeving bestaat uit twee fasen. In fase 1 (Quick Scan) vindt de onderbouwing plaats van de instrumentkeuze. Het MVR fungeert hierbij als ‘front office’. Deze functie heeft het Ministerie van Justitie in fase 2 (toetsen) bij de uitvoering en beoordeling van de effectanalyse.

1.

Fase 1: Quick Scan

In fase 1 onderzoekt het ministerie met de Quick Scan of de voorgenomen wet of AMvB (of wijziging daarvan) wenselijk en noodzakelijk is om het beleidsdoel te realiseren. In deze fase staat de onderbouwing van de instrumentkeuze centraal. Het ministerie bekijkt eerst of er substantiële gevolgen zijn voor het bedrijfsleven, milieu en de uitvoerbaarheid en handhaafbaarheid. Ook onderzoekt ze of er aanleiding is voor een kosten-batenanalyse. Daarna maakt het ministerie een voorstel over de uit te voeren toetsen. Het MVR bekijkt vervolgens of de instrumentkeuze voldoende is beargumenteerd en of ze het eens is met het voorstel. Het MVR en het ministerie leggen gezamenlijk de conclusie van het MVR vast in een schriftelijke afspraak. Uitzonderingen De Quick Scan mag alleen worden overgeslagen als: • Er geen ruimte is voor een alternatieve instrumentkeuze; • Er geen substantiële gevolgen te verwachten zijn voor het bedrijfsleven, milieu, de uitvoerbaarheid en handhaafbaarheid; • Er geen substantiële maatschappelijke kosten en baten aan verbonden zijn die aanleiding zouden kunnen geven tot een kosten-batenanalyse; • Het gaat om regelgeving die gebonden EU-implementatie inhoudt. Als het ministerie besluit dat de ontwerpregelgeving buiten de Quick Scan valt, is ze nog steeds verplicht de onderbouwing van de instrumentkeuze en de mogelijke effecten

51

METEN IS WETEN


vast te leggen. Als er geen Quick Scan wordt uitgevoerd, gaat de ontwerpregelgeving naar het Ministerie van Justitie voor de wetgevingstoets. Als dan blijkt dat een andere instrumentkeuze beter zou zijn geweest of als er toch substantiële gevolgen uit het voorstel naar voren komen, kan na overleg met het betreffende ministerie alsnog één of meerdere toetsen, of een Quick Scan, worden uitgevoerd.

2.

Fase 2: De toetse n

Als er substantiële effecten worden verwacht ten aanzien van het bedrijfsleven (inclusief AL), het milieu en/of de uitvoerbaarheid en haalbaarheid, vinden in fase 2 de bijbehorende effectentoetsen plaats. Het ministerie kan of moet (in sommige gevallen geldt namelijk een wettelijke verplichting) hiervoor externe expertise of ondersteuning inschakelen. • • •

•

De Bedrijfseffectentoets (BET) toont de gevolgen van voorgenomen regelgeving voor het bedrijfsleven, inclusief AL. De Milieutoets (MET) bepaalt de beoogde en niet-beoogde invloeden op het milieu. De Uitvoerbaarheid- en Handhaafbaarheidtoets (U&H) is opgesteld om de gevolgen van voorgenomen regelgeving voor uitvoerende en handhavende instanties in kaart te helpen brengen. De Kosten-batenanalyse (KBA) verduidelijkt de maatschappelijke financiële consequenties van nieuwe weten regelgeving.

Voor de BET, MET, U&H en de KBA gelden de volgende, vaste uitgangspunten: •

Het initiërende ministerie is verantwoordelijk voor de instrumentkeuze en het in beeld brengen van de effecten van de ontwerpregelgeving. Soms is hiervoor inschakeling van externe deskundigen verstandig of zelfs voorgeschreven.

•

De kwaliteit en objectiviteit van de effectweergave zijn gewaarborgd door het gebruik van betrouwbare bronnen en een duidelijke bronvermelding.

•

Zodra het voornemen tot regelgeving bekend is, moet het proces in gang worden gezet. Een vroegtijdige inschatting van de effecten biedt mogelijkheden tot heroverweging van het beleid en voorkomt vertraging later in het wetgevingsproces.

Conceptregelgeving wordt met de Memorie van Toelichting of Nota van Toelichting aangeboden aan het Ministerie van Justitie, die een wetgevingstoets uitvoert. De effecttoetsen (en in een enkel geval de kosten-batenanalyse) zet Justitie voor beoordeling uit bij de ministeries van EZ (BET), VROM (MET) en Justitie zelf (U&H). Als de effecten niet goed zijn weergegeven, dan volgt overleg met het verantwoordelijke ministerie. De uitkomst wordt altijd schriftelijk gemeld. Tenslotte stelt Justitie bij géén akkoord een wetgevingsrapport op (zowel in het kader van de wetgevingstoets als in het kader van de uitgevoerde effectentoetsen), dat door het

52

METEN IS WETEN


verantwoordelijke ministerie bij de stukken voor de Onderraad en Ministerraad moeten worden gevoegd. Op de RYX-site Administratieve Lasten ( http://intra.ryx.nl/subsites/al/index.jsp) is er meer informatie over het MVR en kunnen formats en handleidingen voor de toetsen worden ontsloten.

53

METEN IS WETEN. Handleiding voor het definiëren en meten van administratieve lasten voor het bedrijfsleven

Recommend Documents