HUISVESTING
POSITIEF EFFECT VAN FACILITAIRE OMGEVING OP BEDRIJFSRESULTAAT
Met kleuren uit de rode cijfers
Bent u van mening dat de omzet van uw organisatie beter zou kunnen, of haalt u niet de organisatiedoelen die misschien al jaren op het programma staan? Een belangrijke succesfactor schuilt in uw huisvesting en facilitaire voorzieningen. In dit artikel geven wij u hierin inzicht door middelvan een kleuranalyse. De kern? Uw medewerkers moeten zich begeven in een werkomgeving die zó passend is bij uw organisatie dat zij uw organisatie beter laten presteren en u uw omzet verhoogt. In dit artikel nemen wij u mee door de werkwijze van deze succesfactor. TïKST: Erick Wuestman en Caroline Brandes-van den Akker
Allereerst is het van belang dat u weet welk
zijn. De gele organisatie wordt gekenmerkt
kleurtype uw eigen organisatie is. We hante-
door veel vrijheid en het invullen van behoef-
ren voor dit artikel de meest gangbare typen:
ten die voortkomen uit de stappen die op een
blauw, oranje, groen en geel, zoals deze zijn
bepaald moment worden genomen in een ont-
weergegeven in figuur i. Ieder kleurtype wordt
wikkelproces. Tabel i geeft weer welke kenmer-
gekenmerkt door onder andere een bepaalde
ken te vinden zijn in de verschillende typen or-
organisatie-inrichting, specifieke normen en
ganisaties en ook wat de klanten van deze
waarden en ook een bijpassende werkstijl. De
organisaties belangrijk vinden.
blauwe organisatie is het meest (strak) gemeest vrij georganiseerd.
Huisvesting voor solide structuur of volledige vrijheid?
De vier kleurtypen geven vier verschillende ty-
saties maakt duidelijk dat er wezenlijke ver-
pen organisaties weer. In een blauwe organisa
schillen zijn in wat belangrijk is voor een orga-
tie is vooral duidelijkheid en goed vooruit plan-
nisatie en wat voor type medewerkers en
nen van groot belang. De oranje organisatie is
klanten een organisatie heeft. De medewerkers
gedreven door het realiseren van een steeds
hebben hier dan ook hele specifieke behoeften,
grotere winst. Targets zijn hier erg belangrijk.
gerelateerd aan de huisvesting van hun organi-
De groene organisatie heeft vaak meer ideolo-
satie (figuur 2 geeft dit visueel weer).
structureerd en de gele organisatie is het
De omschrijving van de kleurtyf)en van organi-
gische doelen, die meer gericht zijn op het ontwikkelen van bepaalde innovatieve oplossin-
Een medewerker van een blauwe organisatie
gen die voor een grote doelgroep van belang
heeft graag een vaste werkplek en duidelijkheid over wie hij waar kan vinden. Een gebouw
Overzicht Structuur
Experiment
B &
Competitie
Figuur 1. Kleurtypen organisaties. 42
Betekenisvol samenwerken & Harmonie
dat hierbij past biedt vaste werkplekken, maAnalyse
nagementkamers en gezamenlijke vergader-
&
ruimten. De medewerkers hebben behoefte aan
Autonomie
desktop- computers, vaste telefoons en een basispakket van facilitaire diensten; allemaal onder het mom van vastigheid en duidelijkheid.
M E T K L E U R E N U I T D E RODE C I J F E R S
Organisatiekenmerken
• Standaard/repeterende handelingen • Heldere afspraken
Processen
• Beheersing • Efficiency • Protocollen
• Winstmaximalisatie • Kostenoriëntatie • Stilstand is achteruitgang
• Samenhang
• Prestaties • Winstgedreven
• Ontwikkeling (bijvoorbeeld technologisch)
• Samenwerken • Kennisdelen • Groep is belangrijker dan individu
• Netwerken • Cocreatie • Waardegedreven Medewerkers
Ktanttypering
• Structuur
• Creativiteit • Synergie • Genereren van innovaties • Netwerken • Analyse • intuïtie • Brainstormen • Continue ontwikkeling
• Veeleisend • Organisatiebelang/ • Statusgevoelig gezamenlijke doelen • Materiële waardering • Trots op organisatie
• Netwerkers
• Duide[ijl
• Voorspelbaarheid van belang
• Zelfbewust en kritisch
• Willen geen/minimale verandering, maar het 'oude vertrouwde'
• Zoeken keuze uit ruim assortiment
• Vlugge contacten op moment van behoefte en voor invulling individuele behoefte
• langetermijnrelaties
• Langetermijnrelaties voor gezamenlijke ontwikkeling van bepaalde producten
• Vernieuwing/innovatie van belang • Marketing en uitstraling trekt
• Wisselende teamsamenstellingen van verschillende organisaties
• Gezamenlijk nastreven hoger doel (bijvoorbeeld met maatschappelijk belang)
Tabel i. Contractvormen bij de kleurtypen. Een medewerker van een oranje organisatie
een mensvriendelijke uitstraling, waarin
houdt in het algemeen van status en ontleent die status aan het 'bedrijfspand' en de gadgets waarover hij of zij beschikt. De huisves-
hoogwaardige faciliteiten alle vormen van communiceren en samenwerken ondersteunen. Alle medewerkers en andere betrokke-
ting moet vooral laten zien hoe succesvol de
nen moeten altijd en overal op meerdere ma-
organisatie is, maar kostenbesparing door efficiënt huisvesten speelt ook een grote rol. Flexibele werkplekken en optimale faciliteiten
nieren in gezamenlijkheid kunnen creëren en
om tijd- en plaatsonafhankelijk te werken zijn
De medewerker van de gele organisatie wil zo
onmisbaar. Het gebouw biedt onder andere team- en landschapskantoren met royale kantoorkamers voor het management. De succes-
min mogelijk vastigheid in de gebouwde omgeving. Hij of zij beperkt zich niet tot het eigen gebouw, maar zoekt juist ook de ruimte buiten
volle medewerkers krijgen de beschikking
een eigen gebouw (voor zover hiervan sprake
over laptops, smartphones en andere techni-
sche gadgets
is). Daar waar mensen bij elkaar komen met een gezamenlijk doel op dat moment wordt huisvesting gezocht die op dat moment de juis-
Een medewerker van een groene organisatie
te ambiance en faciliteiten biedt die passen bij
heeft vooral ruimte in het gebouw nodig om in gezamenlijkheid ideeën te ontwikkelen, en faciliteiten om deze te realiseren. In deze
het gezamenlijke proces. Mede vanwege het internationale karakter van veel samenwerkingsverbanden en de tijdsverschillen tussen we-
organisatie staat contact centraal en de wer-
relddelen moet werken vanuit een webbased
komgeving moet vooral alle vormen van communicatie ondersteunen. De werkomgeving moet een herkenbare thuisbasis zijn met
cloud mogelijk zijn. De organisatie heeft geen huisvesting in eigendom of voor langere termijn gehuurd, maar maakt gebruik van be-
ontwikkelen.
REAL ESTATE MAGAZINE I december 2012 I 43
HUISVESTING
•-'traditioneel Conventioneel
Nieuw, niet anders
Kantoorinnovatie
Werkprocesinnovatie
Regulier Huisvesten
Beleving
Inrichting Innovatie
Uw Nieuwe Werken
Flexy interieur
Vernieuwen werkstijl
verbuigen
veranderen
Werk mogelijk maken verzorgen
Oppoetsen Imago verfraaien Interieur Meubels
Rguur2. Kleurtypen huisvesting.
tingsconcept doorgevoerd, onder het mom dat iedere verandering wel met weerstand te
maken heeft. Na de inrichting blijkt dat het management wel vaste werkplekken houdt en alleen de medewerkers geen eigen werkplek meer mogen claimen. Na verloop van tijd
heeft iedereen toch weer een vaste werkplek gevonden en zich toegeëigend. En tot slot: iedereen vindt dat het project 'Het Nieuwe Werken' niet is geslaagd en dat het concept geen meerwaarde biedt.
schikbare digitale werkvormen en van de loca-
Herkenbaar of niet? Er bestaat een grote kans
ties die op bepaalde momenten passen bij de
besloten dat 'Het Nieuwe Werken' moet worden ingevoerd. Een extern adviesbureau en een bijbehorende projectmanager worden in-
dat als u dit herkenbaar vindt, de aanpak en het eindresultaat niet aansluiten bij de kleurtypering die uw organisatie(onderdeel) eigenlijk is. Er is immers gekozen voor het inrichten van een werkomgeving die bij andere organisaties succesvol is of lijkt, maar is er echt nagedacht over welke werkomgeving het beste zou passen bij de eigen organisatie? Het draait
gezet om de huisvesting in te richten naar 'Het
er hierbij om dat d é werkomgeving wordt ge-
Nieuwe Werken'. Het kantoor wordt ingericht met flexibele werkplekken, er komen andere kantoorruimten, zoals kantoortuinen, concen-
realiseerd die ervoor zorgt dat medewerkers hun werk goed kunnen doen, zodat de organisatiedoelen worden behaald.
manier van werken.
En nu de realisatie Vaak wordt vanuit de directie van een bedrijf
treerruimten en overlegruimten, en het interi-
Contractvorm
eur wordt aangepakt. Wanden worden verwijderd, een nieuwe vloerbedekking wordt gelegd, een mooie wandplaat aan de muur
Heeft u uw organisatie herkend in één van de voorgaande beschrijvingen? Dan heeft u ook gelezen wat voor type werkomgeving het bes-
en een mooi zitje worden geplaatst.
te bij uw organisatie en de medewerkers
De medewerkers zien het met lede ogen aan en vinden dat bet niet bij hun werkzaamhe-
past. U bent er nu uit welk type huisvesting u moet hebben om uw organisatiedoelen te bereiken en uw omzet te verhogen. De volgende
den past. Toch wordt het nieuwe huisves-
stap is het realiseren van die huisvesting.
Uitwerking
Een traditionele Hierbij houdt u zelfde regiein handen en stuurt u de opdrachtnemer aan op de uit te voeren activiteiten.
overeenkomst
Een prestatieof DBFMOovereenkomst
Hierbij worden de verantwoordelijkheden verdeeld, doordat de opdrachtgever bepaalde verantwoordelijkheden (en risico's) bewust bij de leverancier belegt en hierbij een systeem van eisen, monitoring en financiële consequenties hanteert, om toch controle en grip te kunnen houden.
Een samenwerkingsovereenkomst
Hierbij gaat u samen met een andere partij een samenwerking met volledig gezamenlijk belang aan en worden verantwoordelijkheden in gezamenlijkheid gedeeld (en niet verdeeld door één van de partijen).
Geen overeenkomst
Hierbij is geen vaste vorm aanwezig of gewenst, waardoor contracten niet van toepassing zijn. Samenwerking en contact is daar waar een gezamenlijke behoefte of een gezamenlijke drijfveer aanwezig is. De locatie wordt gezocht bij de behoefte van het moment.
Tabel 2. Contractvormen bij de kleurtypen. 44
M E T K L E U R E N UIT DE RODE CIJFERS
Hiërarchisch, regels, controle handhaving
Platte organisatie Meten is weten Competitief
Sober en doelmatig
Krachtig en onderscheidend Identiteitrijk
Organisatiekenmerken Beleving Hospitality Huisvesting
Zelfsturende teams, cocreatie Samen, gevoel duurzaam, verantwoord
Autonoom, vrij, holis-
Activiteitengerelateerde werkomgeving
Shared Space Hotelling Bring your own device
Cellenkantoor Kantoortuin
Flexplekken
Werkplekconcept ICT Bytes
Desktops
Desktops en laptops
Plug and Play Webbased Cloud
Realisatiewijze
Traditionele contracten Regievoering
Prestatiecontracten DBFMO
Samenwerkingsovereenkomsten
Kantoortuin
Netwerken, creatieve coalities, value chains
tisch, Cradle 2 Cradle
Waardeketens Ketenintegratie Netwerkverbanden ,
Tabel 3. Het samenspel van factoren. Als u weet welk type huisvesting het beste bij
vaste organisaties stellen we ons de vraag:
uw organisatie past, is het vervolgens van be
Wat voor huisvesting past er bij het type orga-
lang dat u een aanpak of contractvorm kiest die
nisatie?, terwijl bij de gebouwen die voor ie-
past bij uw organisatie en de benodigde huis-
dereen beschikbaar worden gesteld andersom
vesting. Hierbij speelt het uiteraard een rol of u
wordt geredeneerd: Welke organisaties vor-
een nieuw pand gaat bouwen of een bestaand
men onze doelgroep, zodat het gebouw winst-
pand gaat aanpassen. U kunt kiezen uit een
gevend wordt geëxploiteerd?
breed scala van contractvormen. Om uw huisvesting zo goed mogelijk te laten aansluiten op
Voor blauwe, oranje en groene organisaties
uw organisatietype, is het ook van wezenlijk
geldt in het algemeen dat zij een gebouw l a -
belang dat u kiest voor een contractvorm die
ten realiseren, kopen of huren dat past bij de
optimaal aansluit bij de manier waarop uw or-
processen van de organisatie en de gewenste
ganisatie werkt en op het uiteindelijke resultaat
uitstraling. De realisatie door blauwe organi-
dat u voor ogen heeft voor uw huisvesting. De
saties vindt veelal plaats door middel van i n -
contractvormen die passen bij uw organisatie
spanningscontracten met een aantal op-
sluiten ook weer aan op de kleur van uw orga-
drachtnemers en ook het
nisatie (zie hiervoor tabel 3).
onderhoudscontract is gebaseerd op inspanningsverplichting. In sommige organisaties
In tabel 2 is weergegeven welke contractvorm
is nog een eigen groep medewerkers in
het beste past bij uw type organisatie. Ook u
dienst die verantwoordelijk is voor het uit-
kiest als klant een leverancier die het beste
voeren van onderhoudswerkzaamheden.
begrijpt hoe uw organisatie werkt, doordat dezelfde of in grote mate overeenkomstige orga-
Oranje organisaties hanteren een meer integra-
nisatiestijl aanwezig is. Als u beide dezelfde
le benadering en sturen meer op prestaties en
taal spreekt, zal het resultaat ook voor u beide
sluiten ook prestatieovereenkomsten voor de
II
een succes worden.
Passende huisvesting
De kleuranalyse in dit artikel is gebaseerd op het ontwikke-
Vanuit de kleurtypen kunnen we huisvesting
lingsmodel Spiral Dynamics van professor Graves. Daarbij
grofweg in twee typen indelen: de vaste ge-
worden organisatiekenmerken omschreven aan de hand van
bouwen van vaste organisaties en de gebou-
een kleurcode. Voor dit artikel richten we ons op de vier
wen die beschikbaar worden gesteld voor al-
meest voorkomende'kleurtypen'organisaties.
lerlei organisaties. Bij de vaste gebouwen van REAL ESTATE MAGAZINE I december 2012 I 45
HUISVESTING
Vast (eigen) pand
Ad hoe gebruik
1 Traditioneel 2 DBFMO /inspanning /prestatie /zelf
3 Samenwerkingsverband
Figuur 3. Bijpassende vastgoedcontracten.
koppeld. Om het SEunenspel van factoren ook echt een succes te laten zijn, is tijdens de aanbesteding en de contractperiode een aantal aandachtspunten van groot belang. Onze gouden tips: • Analyseer uit welk type klanten uw doelgroep bestaat en hoe de klantvraag zich laat omschrijven. • Stel vast welk kleurtype uw organisatie is en
wat uw medewerkers nodig hebben om te excelleren.
realisatie en het onderhoud. DB(F)M(0)-overeenkomsten zijn hier ook geschikt. Groene organisaties zoeken het veel meer in langdurige
• Bepaal welke huisvestingsvorm de best aan-
samenwerkingsverbanden. Gelijkwaardigheid
sluitende werkomgeving biedt voor uw me-
speelt een grote rol en gezamenlijk ontwikkelen en gezamenlijk verantwoordelijk voelen voor het totaal is hier de ultieme situatie.
dewerkers en de uitstraling heeft waar uw klanten voor kiezen, passend bij de huidige situatie, of passend bij de gewenste toekomstige situatie.
In geval van huur zal sprake kunnen zijn van een servicecontract dat de verhuurder aanbiedt. Het servicecontract is vaak vanuit de
• Voordat u besluit te verhuizen: bepaal of uw huisvesting dit met (kleine) aanpassingen kan bieden, of dat er in de markt con-
verhuurder opgesteld, waardoor de huurder
cepten zijn die perfect aansluiten, want
het gevoel krijgt alleen 'ja' of'nee' te kunnen zeggen. Niets is minder waar. Het is hier van belang dat de huurder op basis van het type
vaak is de oplossing eenvoudiger of dich-
terbij dan u denkt.
organisatie besluit in welke mate een service-
contract wenselijk is en welke afspraken hierin moeten worden gemaakt om ook dit onderhoudsdeel te laten aansluiten op de eigen organisatie. De gebouwen die beschikbaar worden gesteld voor ad hoe gebruik zijn dé ontmoetingsplaats voor organisaties die als geel worden getypeerd. Vooral langs de snelweg en i n centra van steden vinden we gebouwen waarin diverse soorten ruimten beschikbaar zijn voor ontmoeten, vergaderen, geconcentreerd werken, et cetera. Groene organisaties maken hier ook af en toe gebruik van, en in een enkele situatie een oranje organisatie. De blauwe organisaties zijn hier niet te vinden, tenzij zij zelf kampen met ruimtegebrek en een dergelijke locatie zich om de hoek bevindt. Figuur 3 geeft hiervan een visuele weergave.
Erick Wuestman en Caroline Brandes-van den Akker zijn lid van het netwerk van zzp'ers in facility management en real es-
46
Gouden tips
tate: Facility Estate Network, www.faclüty-
Organisatietype, benodigde huisvesting en manier van reahsatie zijn nu aan elkaar ge-
estatenetwork.nl.
II
