Materi 4
Mencatat Transaksi Dengan Jurnal Umum Jurnal Umum (Memorial Journal) adalah suatu catatan akuntansi pertama kali yang digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi secara kronologis sebelum transaksi tersebut dipindahkan ke dalam masing-masing perkiraan buku besarnya secara kronologis. FORMAT JURNAL UMUM TANGGAL
KETERANGAN
01 Des „03
Kas
REF
DEBET
KREDIT
Rp. 5.000.000
Modal
Rp. 5.000.000
Explanation Tanggal
Kolom tanggal diisi sesuai dengan tanggal terjadinyua transaksi.
Keterangan
Kolom keterangan diisi dengan nama perkiraan transaksinya.
Ref
Kolom ref diiisi untuk memudahkan dalam memeriksa kebenaran posting dari jurnal ke buku besar.
Debit/Kredit Kolom ini diisi nominal atas besarnya jumlah transaksi yang didebit dan dikredit, dan antara debit dan kredit harus balance. Saldo Normal
KETERANGAN HARTA BIAYA PEMBELIAN POT/RETUR PEMBELIAN PRIVE PENDAPATAN HUTANG MODAL PENJUALAN POT/RETUR PEMBELIAN
DEBIT KREDIT + + + + + -
+ + + + +
Contoh Soal !!! Pada bulan Januari 2007, Amir mulai menjalankan usahanya yang bergerak dalam jasa fotokopi yang diberi nama SIRARANGGE. Berikut transaksi yang terjadi pada bulan Januari 2007 : 02 Jan Amir menyetorkan uang sejumlah Rp4.500.000,- sebagai modal awalnya. 04 Jan Membeli mesin fotokopi seharga Rp2.500.000,07 Jan Membeli perlengkapan kios Rp500.000,- secara kredit. 11 Jan Membeli BHP (bahan penolong) berupa kertas, pembersih kaca, toner, kantong plastik, dsb seharga Rp150.000,- tunai. 13 Jan Menerima pendapatan jasa fotokopi Rp300.000,15 Jan Membayar gaji pegawai Rp100.000,16 Jan Membayar biaya reparasi mesin fotokopi Rp150.000,18 Jan Menerima pendapatan jasa fotokopi Rp250.000,19 Jan Melunasi utang Rp75.000,21 Jan Amir mengambil uang Rp150.000,24 Jan Menyerahkan pekerjaan fotokopi dan penjilidan yang selesai hari ini kepada seseorang pelanggan. Total tariff fotokopi tersebut adalah Rp400.000,- Pada waktu penyerahan pekerjaan uang tersebut belum diterima perusahaan karena baru akan dibayar beberapa hari lagi. 29 Jan Menerima pelunasan sebagian piutang dari pelanggan Rp150.000,- untuk tariff fotokopi yang belum dibayar. Data penyesuaian : 1. Bahan habis pakai yang masih tersedia Rp60.000,2. Depresiasi mesin fotokopi untuk bulan Januari 2007 ditentukan sebesar Rp35.000,3. Perlengkapan kios yang terpakai selama bulan Januari 2007 sebesar Rp125.000,SIRARANGGE JURNAL UMUM Per 31 Januari 2007 Tanggal 2 Jan
Keterangan Kas Modal Amir (penyetoran modal awal)
4 Jan
Mesin Fotokopi Kas (pembelian mesin fotokopi)
7 Jan
11 Jan
Debit 4.500.000 -
Kredit 4.500.000
2.500.000 -
2.500.000
Perlengkapan Kios Utang (pembelian Perl. Kios secara kredit)
500.000 -
500.000
Bahan Habis Pakai
150.000
-
Kas (pembelian BHP)
-
150.000
13 Jan
Kas Pendapatan Jasa (pendapatan jasa fotokopi)
300.000 -
300.000
15 Jan
Biaya Gaji Pegawai Kas (pembayaran gaji pegawai) Biaya Reparasi Mesin Kas (pembayaran biaya reparasi)
100.000 -
100.000
150.000 -
150.000
18 Jan
Kas Pendapatan Jasa (pendapatan jasa fotokopi)
300.000 -
300.000
19 Jan
Utang Kas (pembayaran utang)
75.000 -
75.000
21 Jan
Prive Kas (pengambilan pribadi Amir)
150.000 -
150.000
24 Jan
Piutang Pendapatan Jasa (pendapatan jasa yang belum dibayar)
400.000 -
400.000
29 Jan
Kas Piutang
150.000 -
150.000
16 Jan
MEMASUKAN TRANSAKSI KE MODUL GENERAL LEDGER Setelah selesai melakukan proses penjurnalan secara manual maka selanjutnya menginput transaksi tersebut ke dalam modul General Ledger, adapun langkah-langkah pengimputannya sebagai berikut : 1. Akses layar transaksi General Ledger dengan memilih General Ledger dari menu Transaction. Tampilannya nampak sebagai berikut:
2. Masukan informasi transaksi dalam field-field yang ada dengan memperhatikan ketentuan-ketentuan sebagai berikut : Jurnal Code
Kode jurnal dapat digunakan untuk pengelompokan transaksi ketika mencetak jurnal General Ledger. Masukan pada field ini kode jurnal baik berupa angka atau huruf maupun kombinasi keduanya , tidak lebih dari 6 karakter. Isilah dengan kode JU (kependekan Jurnal Umum).
Number
Field nomor secara teratur akan mengurutkan transaksi-transaksi dalam setiap kode jurnal Jadi kita cukup menekan ENTER
Reference
Isilah field Refrance tidak lebih dari 10 karakter sebagai deskripsi dari transaksi tersebut. Field ini adalah optional; kita dapat membiarkannya kosong(tidak mengisinya). Contoh untuk transaksi pertama, isilah fiel ini dengan modal.
Revers
DacEasy memberi kemampuan untuk secara otomatis melakukan jurnal pembalik. Hal ini mengijinkan kita untuk menangani biaya yang belum dibayar (accrued Expense). Untuk transaksi pertama ini tidak diperlukan jurnal pembalik maka pilih NO.
Date
Field ini diisi dengan tanggal transaksi. Dalam hal ini DecEasy akan selalu menampilkan, Current System Date. Masukan tanggal 02/01/03 untuk transaksi pertama.
Apabila kita sudah melakukan pengisian pada field-field yang sudah disebutkan diatas maka sekarang siap untuk mulai memasuki distribusi transaksi. Account
Gunakan Field perkiraan (Account Field) untuk mengisikan nomor perkiraan atau tombol F5 . Perkiraan tersebut haruslah berupa perkiraan rinci dari daftar perkiraan kita. Karena transaksi kali ini mencakup beberapa perkiraan, maka pengisian nomor perkiraannya perhatikan pada layar transaksi General Ledger yang sudah diisi. Jika perkiraan yang kita ingin gunakan tidak terdaftar pada daftar perkiraan, kita dapat membuat perkiraan baru secara “on-the-fly” dengan menekan F8. masukan juga informasi yang kita tambahkan, lalu tekan F10.
Descriptoin
Kita dapat memasukan keterangan singkat untuk setiap baris dari transaksi tersebut. Keterangan ini akan tercetak dalam jurnal
General Ledger dan laporan aktivitas perkiraan. Informasi ini akan memudahkan kita dalam mengidentifikasi sumber transaksinya. Kita hanya dapat memasukan hingga 24 character untuk tiap barisnya sebagai keterangan. Misalnya masukan pada field ini “Penambahan Modal Tn. Amir”
Debit/Credit
Kolom debit dan kredit menentukan bagainmana transaksi tersebut mengupdate setiap perkiraan ketika dilakukan posting. Jika perkiraan tersebut bersaldo normal debit (Aktiva, Biaya, ddl) pemasukan debit akan menambah saldo tersebut, dan sebaliknya. Pada waktu kita memasukan debit dan kredit tersedia penyeimbang secara otomatis. Caranya, setelah memasukan nomor perkiraan dan memasukan nilai debit tekan F7 maka akan secara otomatis nilai kredit akan terisi. hal ini hanya berlaku pada waktu memasukan baris yang terakhir dari satu transaksi.
Total
Field jumlah (total) mangakumulasi semua jumlah pemasukan debit dan kredit pada transaksi tersebut. Saldo debit dan kredit harus seimbang.
3. Tekan F10 untuk menyimpan transaksi tersebut dalam file transaksi general ledger.
Contoh soal : * Pada tanggal 2 Desember 2007 Ny Mince menyetorkan modal nya berupa peralatan sebesar Rp 2.000.000, perlengkapan salon Rp 500.000, dan uang tunai sebesar Rp. 4.000.000
MENGEDIT TRANSAKSI 1. Akses kembali layar transaksi General Ledger dengan memilih General Ledger dari menu transaksi. 2. Masuklah ke kode jurnal dan nomor transaksi dari transaksi yang belum di posting dimana kita ingin mengedit. Apabila kita tidak mengetahui hal ini, maka tekanlah F5 di field kode jurnal dan nomor transaksi untuk menampilkan LookUp. 3. Gunakan tombol Arrow (anak panah) untuk masuk ke field yang kita ingin edit. Tekan Shift+F6 untuk menghapus line dari badan transaksi. 4. Tekan F10 untuk menyimpan perubahan-perubahan pada file transaksi general ledger. Langkah Edit diatas dapat dilakukan apabila belum diposting jika sudah harus dibuat jurnal pembalik.
JURNAL TRANSAKSI GENERAL LEDGER Menu jurnal dalam DEA tidak akan meminta kita untuk memasukan data, tetapi meminta kita untuk memerintahkan atau memberitahu kepada DEA transaksi yang harus
dijurnal, tanggal berapa melakukan penjurnalan, dan dituangkan dimana (di kertas printer, di layar atau di file) jurnal tersebut. Langkah-Langkah Penjurnalan Transaksi GL 1. Akses layar pencetakan jurnal GL dengan cra memilih general ledger dari menu Journal di menu utama. Layar seperti halaman berikut akan di tampilkan :
2. Pilihlah Journal pada field Journal Type dan masukan tanggal dari periode yang ingin kita cetak. Tekanlah F10 untuk masuk kelayar disposisi laporan. Sebagai berikut :
3. Tentukan kemana kita ingin mencetak jurnal tersebut : ke layar, printer atau file ASCII. Tekanlah F10 untuk. Plih menu screen lalu proses (F10)
PROSES POSTING Posting termasuk tahap yang paling penting dalam proses akuntansi baik secara manual maupun akuntansi terkomputerisasi. Dalam akuntansi terkomputerisasi, dengan mengunakan DEA, posting sudah dilakukan secara otomatis oleh program. Adapun prosedur Posting untuk modul General Ledger adalah sebagai berikut :
1. Akses layar posting General Ledger dengan memilih General Ledger dari menu Posting. Layarnya nampak sebagai berikut ini :
2. Isilah field-field yang ada dengan memperhatikan penjelasan sebagai berikut: Date to Post
Pada field ini kita harus memasukan tanggal posting DecEasy dalam hal ini akan melakukan posting semua transaksi general ledger untuk periode yang berakhir pada tanggal tersebut. Berdasarkan contoh soal maka tanggal posting dapat kita isi 30/01/2003.
Periode
Karena DecEasy mempostingkan semua transaksi untuk satu periode, nomor periode akan ditampilkan pada field ini setelah kita mmemasukan tanggal. Pastikan bahwa periode yang ditampilkan adalah periode yang ingin kita posting.
Purge Transaction
Apabila kita menjaawab YES dalam field ini, DecEasy menghapus
After Posting
posting kita tidak bisa lagi menampilkan pada layar atau mencetak
semua file transaksi yang sudah kita posting. Sehingga setelah
dalam jurnal GL. Pilih NO bila kita ingin sebaliknya, sehingga setelah posting kita masih dapat melihat dan memeriksa semua transaksi .Maka Pilih NO 3. Setelah memasukan informasi ini, tekan F10 untuk memulai proses posting. Apabila kita ingin keluar dari layar ini tanpa melakukan posting transaksi, tekanlah ESC.
Catatan:
Perhatikan peringatan/warning di bagian bawah dari layar tersebut. “ Anda sebaiknya membuat back up file (file cadangan) sebelum melakukan posting). Fasilitas back up tersedia pada menu file.” Peringatan ini perlu kita perhatikan, sehingga kalau kita temukan kesalahan setelah proses posting atau terjadi kerusakan file selama proses posting kita masih bisa menggunakan file cadangan tersebut.
SOAL PRAKTIKUM : Transaksi yang terjadi pada “EDO TAYLOR” selama bulan Desember 2008, Sbb: 02/12 Tn. Edo untuk menambahkan modal pada perusahaannya, menyetorkan uang tunai sebesar Rp.3.000.000,- & Peralatan Jahit seharga Rp.2.000.000,-. 04/12 Dibeli perlengkapan jahit berupa benang, resluiting & kancing seharga Rp.230.000,- secara tunai. 08/12 Dibayar untuk pemasangan Iklan Mini pada harian KOMPAS, sebesar Rp.200.000,11/12 Dibeli dari toko Sarana Utama peralatan jahit berupa mesin obras seharga Rp.3.500.000,- Perusahaan baru membayar tunai Rp2.500.000,- Sisanya dibayar kemudian. 15/12 Pekerjaan yang dipesan PT. MAJU selesai, hasil pekerjaan seluruhnya senilai Rp.6.750.000, PT.MAJU baru membayar tunai Rp.4.000.000,- sisanya akan dibayar kemudian. 18/12 Dibayarkan rekening telepon & listrik perusahaan senilai Rp.570.000,20/12 Dibayar kepada toko “ Sarana Utama “ hutang atau pembelian mesin obras 25/12 Dibukukan penerimaan-penerimaan dari langganan tunai untuk minggu kesatu, dua & tiga senilai Rp.3.750.000 & pada hari itu perusahaan juga menerima sisa pembayaran dari PT MAJU 27/12 Diterima faktur penagihan dari “ JONO SERVICE “ untuk perbaikan mesin jahit seharga Rp.350.000 30/12 Dibayarkan gaji karyawan sebesar Rp.2.000.000
1. Buatlah Jurnal dari Transdaksi diatas dalam DEA4 di Modul General Ledger hingga Posting di modul General Ledger ….!
JAWABAN EDO TAYLOR JURNAL UMUM Tanggal 02/12
Keterangan Kas HP Peralatan Jahit Modal Kurnia
Ref 111 1211 31
Debit 3.000.000 2.000.000 -
04/12
Perlengkapan jahit Kas
113 111
230.000 -
230.000
08/12
Biaya iklan Kas
55 111
200.000 -
200.000
11/12
HP Peralatan jahit Kas Hutang Usaha
1211 111 21
3.500.000 -
2.500.000 1.000.000
15/12
Kas Piutang Usaha Pendapatan jasa jahit
111 112 41
4.000.000 2.750.000 -
6.750.000
18/12
Biaya Listrik & telepon Kas
54 111
570.000 -
570.000
20/12
Hutang Usaha Kas
21 111
1.000.000 -
1.000.000
25/12
Kas
111 41 111 112
3.750.000 2.750.000 -
3.750.000 2.750.000
Pendapatan jasa jahit Kas Piutang Usaha
Kredit 5.000.000
27/12
Biaya Pemeliharaan Peralatan Hutang Servic
56 22
350.000 -
350.000
30/12
Biaya Gaji Karyawan Kas
51 111
2.000.000 -
2.000.000
JAWABAN :
* Setelah memasukan Transaksi ke Modul GL, langkah selanjutnya adalah menjurnal transaksi tersebut pada Journal/General Ledger
* Langkah selanjutnya adalah memposting transaksi tersebut dalam Posting/General Ledger
