PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PADA PERGURUAN GLOBAL ISLAMIC SCHOOL
Mohammad Santoso Global Islamic School Jl. Condet Raya No. 5 Kramat Jati Jakarta Timur 13530 Telp. 02180884510 Email :
[email protected]
ABSTRAK Perguruan Global Islamic School (GIS) termasuk salah satu sekolah swasta yang terletak di Jalan Condet Raya Jakarta Timur, berdiri pada tahun 2002, terdiri dari unit TK, SD, SMP dan SMA. Selama ini pelayanan administrasi masih manual, terlihat dari setiap unit mencatat setiap transaksi administrasi di komputer unitnya dengan program pengolah angka. Penulisan tesis ini bertujuan untuk memperoleh sistem informasi pelayanan administrasi yang memerlukan waktu lama dengan mengembangkan sistem pelayanan administrasi yang terkomputerisasi, berelasi datanya serta terhubung jaringan komputer dengan semua unit, sehingga pelayanan administasi dapat berjalan dengan baik dan lancar. Metode penelitian dimulai dengan melakukan analisis sistem yang sedang berjalan di Perguruan Global Islamic School menggunakan metode E-I-AI-J, dilanjutkan dengan membuat Sistem Usulan, Spesifikasi Kebutuhan Sistem Informasi (SKSI), Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak-DFO (SKPL), Hierarki menu, dan Tata letak menu. Dengan menggunakan sistem pelayanan administrasi yang baru, Perguruan Global Islamic School dapat melayani siswa/orangtua murid dengan cepat dan memuaskan
Kata Kunci : Sistem Administrasi, Perguruan Global Islamic School
PENDAHULUAN Latar Belakang Masalah Di wilayah Jakarta Timur terdapat sekitar 657 sekolah swasta dari jenjang SD sampai dengan SMA. Perguruan Global Islamic School (GIS) termasuk salah satu sekolah swasta yang terletak di Jalan Condet Raya Jakarta Timur, berdiri pada tahun 2002, terdiri dari unit TK, SD, SMP dan SMA. Agar dapat bersaing dengan sekolah lain dan cepat dikenal oleh masyarakat luas, GIS mempunyai cara tersendiri, yaitu : memberikan fasilitas yang lengkap, program akademik terbaik dan pendidikan agama Islam yang mendalam serta pelayanan administrasi yang cepat dan memuaskan kepada peserta didiknya. Pelayanan administrasi ditangani oleh pegawai Tata Usaha (TU) setiap unit dan Bagian Keuangan, pelayanan administrasi meliputi pembayaran SPP, ekstrakurikuler, antar jemput, catering, penjualan buku pelajaran dan pendataan siswa. Sampai saat ini
1
pelayanan administrasi GIS masih manual, terlihat dari setiap unit mencatat setiap transaksi administrasi di komputer unitnya dengan program pengolah angka saja Sering kali orang tua siswa menanyakan informasi administrasi anaknya kepada pegawai TU atau Bagian Keuangan, tentu saja dibutuhkan waktu yang lama untuk mendapatkan data yang diperlukan . Hal ini dapat menyebabkan orang tua siswa kurang puas atas pelayanan yang diberikan GIS Tujuan Penelitian Penelitian ini bertujuan untuk memperoleh sistem informasi pelayanan administrasi yang memerlukan waktu lama dengan cara mengembangkan sistem pelayanan administrasi yang terkomputerisasi, berelasi datanya serta terhubung jaringan komputer dengan semua unit, sehingga pelayanan administasi dapat berjalan dengan baik dan lancar.
TINJAUAN PUSTAKA Witarto (2004), agar mampu melakukan analisis, yang sesuai dengan konsep-konsep yang berkaitan dengan sistem informasi, sebaiknya perlu diingat kembali beberapa definisi tentang isi dari sistem informasi. Isi tersebut meliputi data, informasi, pengetahuan dan kebijaksanaan. Hal lain yang perlu diingat kembali adalah prosesproses atau aktivitas-aktivitas didalam sistem informasi. Proses-proses didalam sistem informasi dapat dikelompokkan menjadi tiga sub sistem, yaitu aktivitas dalam SPD (sistem pengolahan data), aktivitas komunikasi antara SPD, serta interaksi SPD dengan tempat penyimpanan data atau pengetahuan. Elemen entitas : D-I-P-K. Data, informasi, pengetahuan, dan kebijaksanaan, atau D-I-P-K, merupakan eleman entitas dari sistem informasi. Elemen Aktivitas : C-O-R-L. Proses-proses didalam sistem informasi perlu dibedakan dengan proses-proses atau aktivitas usaha dalam sistem organisasi. Proses-proses usaha memerlukan dukungan sistem informasi. Dukungan ini diawali dengan adanya pencatatan data dari variabel proses usaha, diikuti oleh pengolahan data (pembentukan informasi atau pengetahuan), kemudian diakhiri dengan penyajian hasil pengolahan (pelaporan). Dalam pemberian dukungan tersebut seringkali dibutuhkan kehadiran tempat penyimpanan data atau informasi, serta dilengkapi proses-proses komunikasi atau interaksi.
Witarto (2004), Sistem informasi mempunyai satu atau beberapa SPD (Sistem Pengolahan Data), lengkap dengan komunikasi antar SPD, maupun adanya aktivitas untuk mengelola sumber daya informasi, seperti tempat penyimpanan informasi maupun pengolahannya. Pengenalan sistem informasi dapat dilakukan melalui metoda E-I-A-I-J: 1. Mengenali kehadiran sebagian Elemen sistem pengolahan data 2. Melihat Interaksi antar orang di dalam organisasi 3. Melihat Aliran dokumen. 4. Melihat Interaksi antara orang dengan media pelaksana sistem pengolahan data 5. Menganalisis dokumen Job description
2
Witarto (2004), menelusuri kompleksitas sistem organisasi, adalah menganalisis proses-proses bisnis yang ada di dalam suatu organisasi. Analisis proses bisnis ini, dikelompokkan menjadi dua, yaitu analisis kompleksitas sistem organisasi, dan analisis kompleksitas sistem informasi. Manfaat dari analisis kompleksitas organisasi adalah untuk memetakan proses-proses dari elemen organisasi, dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Metodanya meliputi pemahaman tentang Manfaat, Dekomposisi aktivitas, serta Alokasi sumberdaya dari organisasi (M-D-A). Manfaat dari analisis kompleksitas sistem informasi adalah untuk memetakan proses pengolahan data dan komunikasinya pada peta proses atau aktivitas dari elemen organisasi. Sedangkan metodanya merujuk kepada konsep-konsep dasar dan lima pendekatan E-I-A-I-J serta analisis C-O-R-L. Pemetaan hasil kedua analisis tersebut, dapat dimodelkan menjadi satu, dengan menggunakan diagram SSI (Signal-Sensor_processing-indicator). Maksudnya, agar hubungan antara proses-proses usaha dalam organisasi dengan proses-proses dalam sistem informasi yang mendukungnya, dapat tergambar dengan jelas dalam satu model yang terintegrasi. Dengan diagram tersebut, bondary antara ranah sistem organisasi dengan ranah sistem informasi dapat dengan mudah dibuat, karena masing-masing menggunakan simbol model yang berbeda.
METODE PENELITIAN Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan Untuk melakukan analisis sistem yang sedang berjalan di Perguruan Global Islamic School (GIS) diperlukan adanya data, informasi dan proses-proses atau aktivitasaktivitas didalam pelayanan administrasi. Hal tersebut diperoleh dengan cara melakukan wawancara kepada TU dan Bagian Keuangan. Proses-proses pelayanan administrasi memerlukan dukungan sistem informasi. Dukungan ini diawali dengan adanya Pencatatan data, Pengolahan data, Perekaman (penyimpanan data) dan Pelaporan.Penulis menggunakan metode E-I-A-I-J untuk melakukan analisis sistem pelayanan administrasi di Perguruan Global Islamic School.
3
Sasaran Survei Entitas : D-I-P
1.1
Data
1.2
Informasi
1.3
Pengetahuan
Tabel 1. Metode E-I-A-I-J Hasil Survei
Catatan pembayaran SPP Catatan pembayaran ekstrakurikuler Catatan pembayaran antar jemput Catatan pembayaran catering Catatan penjualan buku pelajaran Data siswa dari unit TK sampai dengan SMA Laporan keuangan SPP, ekstrakurikuler, antar jemput, catering, penjualan buku pelajaran dan data siswa. Prosedur pelayanan administrasi di Perguruan Global Islamic School.
Aktivitas : E-I-A-I-J
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
Buku pencatatan SPP, ekstrakurikuler, antar jemput, catering, penjualan buku pelajaran dan data siswa. Pemberitahuan kepada petugas administrasi Interaksi antar orang (TU) ketika melakukan pembayaran administrasi. Penyerahan form SPP, ekstrakurikuler, antar jemput, catering, dan penjualan buku pelajaran Aliran dokumen dari siswa kepada petugas administrasi. Penyerahan form data siswa dari siswa/orang tua murid kepada TU. TU melakukan perubahan data catatan SPP, ekstrakurikuler, antar jemput, catering, Interaksi orang – SPD penjualan buku pelajaran dan data siswa setelah transaksi. TU melakukan pengelolaan data catatan SPP, Job description / struktur ektrakurikuler, antar jemput, catering, organisasi penjualan buku pelajaran dan data siswa. Elemen SPD
4
Layanan Administrasi
Siswa
TU TK
Layanan Administrasi
Siswa
TU SD
Layanan Administrasi Bagian Keuangan
Siswa
Direktur Pendidikan
TU SMP
Layanan Administrasi
Siswa
TU SMA
Gambar 1. Pelayanan administrasi di Perguruan Global Islamic School
Setiap siswa / orangtua murid yang melakukan pembayaran administrasi dilayani oleh TU setiap unit. Layanan administrasi berupa pembayaran SPP, ekstrakurikuler, antar jemput, catering, penjualan buku pelajaran dan pendataan siswa. Setiap harinya TU membuat laporan seluruh transaksi administrasi yang dibuat dengan menggunakan program pengolah angka. Kemudian laporan dan uang yang diterima setiap TU diserahkan kepada Bagian Keuangan untuk dikumpulkan dan dibuat rekapitulasinya. Setelah laporan dari semua unit terkumpul, kemudian Bagian Keuangan memberikan laporan akhir kepada Direktur Pendidikan. Dalam melayani siswa / orang tua murid, seringkali TU mengalami kesulitan dan memerlukan waktu lama, misalnya ketika siswa / orang tua murid menanyakan tentang informasi administrasi yang belum diselesaikan. Sistem Usulan Dalam sistem usulan ini akan dilakukan perbaikan pada pelayanan administrasi yang masih manual dengan cara mengembangkan sistem pelayanan administrasi yang terkomputerisasi, berelasi datanya serta terhubung jaringan komputer dengan semua unit. Setiap siswa / orang tua murid yang akan melakukan pembayaran administrasi dapat terlayani dengan cepat dan memuaskan.
5
KABE L JARIN GAN
TU SD Data TK KABEL JARINGAN
TU TK
Data SD
Data SMP KABEL JARINGAN
TU SMP
SWITCH KABEL JARINGAN
KABEL JARINGAN
Data SMA
Data Lap. Keu
TU SMA
BAGIAN KEUANGAN
Gambar 2 Sistem Usulan Administrasi
HASIL DAN PEMBAHASAN Spesifikasi Kebutuhan Sistem Informasi (SKSI) Tujuan a. Tujuan dokumen Mendukung dokumentasi dalam perbaikan sistem informasi pelayanan administrasi. b. Tujuan sistem organisasi Membantu dalam pencapaian tujuan organisasi. c. Tujuan sistem informasi Tersedianya sistem pelayanan administrasi yang terkomputerisasi. Ruang lingkup sistem informasi Sistem informasi yang mencatat, mengolah dan menyimpan data pelayanan administrasi antara lain : pembayaran SPP, ekstrakurikuler, antar jemput, catering, penjualan buku pelajaran dan pendataan siswa. Deskripsi proses-proses sistem organisasi Pelayanan sistem administrasi, merupakan aktivitas layanan terhadap siswa/orangtua murid berupa pembayaran SPP, ekstrakurikuler, antar jemput, catering, penjualan buku pelajaran dan pendataan siswa.
6
Layanan Administrasi
SPP
Ekstrakurikuler
Antar jemput
Catering
Penjualan Buku Pelajaran
Pendataan Siswa
Gambar 3. Model dekomposisi proses pelayanan administrasi
Arsitektur sistem informasi
Ind01
Petugas administrasi (TU)
Ind02 Ctt01 Sistem Layanan Administrasi
Layanan Administrasi
Bagian Keuangan
Info internal
Ind03
Direktur Pendidikan
Ind04 Info eksternal Siswa
Aktivitas
Interaksi antarmuka
Rangkaian SPD dan Sistem komunikasi
Indikator Kebutuhan informasi
Gambar 4 Diagram SSI pelayanan administrasi
7
Diagram SSI Rinci
Ind01 Layanan Administrasi
Sistem Layanan Administrasi
Petugas administrasi (TU)
Ctt01 Ind02 SPP
PL01 Bagian Keuangan
Ctt02 Ekstrakurikuler
PL02
Ind03 Direktur Pendidikan
Ctt03 Antar Jemput
PL03
Ind04 Siswa
Ctt04
PL04
Catering
Ctt05 Penjualan Buku Pelajaran
PL05
Ctt06 Pendataan Siswa
Aktivitas
PL06
Interaksi antarmuka
Rangkaian SPD dan Sisten komunikasi
Indikator Kebutuhan informasi
Gambar 5 Diagram SSI rinci pelayanan administrasi
8
Elemen SPL Elemen SPL yang akan dibangun : PL01, perangkat lunak SPP PL02, perangkat lunak Ekstrakurikuler PL03, perangkat lunak Antar jemput PL04, perangkat lunak Catering PL05, perangkat lunak Penjualan Buku Pelajaran PL06, perangkat lunak Pendataan Siswa Elemen SPK dan jaringan Elemen SPK yang sudah ada : SPK01, komputer personal di meja TU TK SPK02, komputer personal di meja TU SD SPK03, komputer personal di meja TU SMP SPK04, komputer personal di meja TU SMA SPK05, komputer personal di meja Bagian Keuangan Elemen SPK yang akan dipasang Switch dan kabel jaringan komputer di ruang TU TK, SD, SMP, SMA, dan Bagian Keuangan. Elemen SBD Elemen SBD yang akan dibangun : Sistem basis data yang berelasi meliputi, satu buah basis data yang saling berelasi antara tabel SPP, Ekstrakurikuler, Antar Jemput, Catering, Penjualan Buku Pelajaran dan Pendataan Siswa. Elemen IMK yang akan dibangun IMK01 : Antarmuka untuk memasukkan data SPP IMK02 : Antarmuka untuk memasukkan data Ekstrakurikuler IMK03 : Antarmuka untuk memasukkan data Antar jemput IMK04 : Antarmuka untuk memasukkan data Catering IMK05 : Antarmuka untuk memasukkan data Penjualan Buku Pelajaran IMK06 : Antarmuka untuk memasukkan data Siswa Elemen interaksi antara SPL / SPK Interaksi SPL/SPK yang akan dibangun : Komputer Bagian Keuangan difungsikan sebagai server jaringan. Komputer TU TK, SD, SMP, SMA dan Direktur Pendidikan sebagai client.
9
Diagram instalasi jaringan yang akan dibangun :
Komputer TU TK
Pintu
Komputer TU SD
Komputer TU SMP
Pintu
Pintu
Komputer TU SMA
Pintu
Switch
Komputer Bagian Keuangan (Server) Pintu
Gambar 6. Diagram Instalasi Jaringan yang akan dibangun
Kondisi Khusus Diperlukan prosedur pelayanan administrasi data cadangan (tanpa bantuan komputer), untuk menghadapi kemungkinan : - Tidak berfungsinya server - Gangguan jaringan - Tidak berfungsinya salah satu atau beberapa komputer personal yang terhubung dalam jaringan Agar proses-proses pelayanan administrasi tetap berjalan maka diperlukan : - Penanganan gangguan paling lambat satu hari - Backup data secara rutin - Diperlukan buku pencatatan manual sementara yang telah disamakan formatnya untuk semua transaksi.
Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak-DFO (SKPL) Tujuan Perangkat Lunak Tersedianya perangkat lunak yang dapat melayani seluruh administrasi di Perguruan Global Islamic School. Ruang lingkup sistem perangkat lunak Perangkat lunak yang menyediakan menu-menu layanan administrasi.
10
Program Kerja Pengembangan Sistem Informasi Administrasi Tabel 2. Program kerja BULAN-1
BULAN-2
BULAN-3
BULAN-4
JENIS PEKERJAAN I
II
III
IV
I
II
III
IV
I
II
III
IV
I
II
III
IV
Analisis Design a. Design Database b. Design Interface Coding Testing Implementation & Installing Training Fine Tunning Go Live Preparation
1. Spesifikasi Hardware dan Biaya User Client - Microprocessor Pentium IV - Mainboard ASUS P4800S-X - HDD Seagate Barraccuda 40 Gb - RAM 256 VGEN - CD ROOM Samsung - LCD 15 Samsung Rp.
4.000.000,-
Rp.
5.500.000,-
User Server - Microprocessor Dual Core - Mainboard ASUS P4800S-X - HDD Seagate Barraccuda 80 Gb - RAM 2 GB VGEN - CD ROOM Samsung - LCD 15 Samsung - Printer Epson LX300 - UPS 5000 W LAN - Kabel untuk 4 titik @ 50 meter - Switch 8 Port 3 Com - Konektor Rp. Total Biaya Hardware 2. Spesifikasi Software dan Biaya - Windows XP - Software Sistem Administrasi Total Biaya Software
11
1.700.000,Rp. 11.200.000,-
Rp.
7.500.000,-
3. Keuntungan menggunakan sistem administrasi yang terkomputerisasi - Terwujudnya pelayanan administrasi yang cepat dan memuaskan - Memudahkan pengorganisasian database seluruh siswa. - Mendukung efisiensi kerja petugas administrasi.
KESIMPULAN DAN SARAN Dengan dibuatnya sistem pelayanan administrasi yang terkomputerisasi, berelasi datanya serta terhubung jaringan komputer dengan semua unit dapat mengatasi lambatnya pelayanan administrasi dan pendataan siswa di Perguruan Global Islamic School. Diperlukan metode yang lain untuk menganalisis sistem yang sedang berjalan agar dapat diperbaiki kembali kekurangan metode yang digunakan dan mendapatkan hasil yang bagus.
DAFTAR PUSTAKA Fathansyah. 1999. Basis Data. Informatika. Bandung Hariyanto, Bambang. 2004. Sistem Manajemen Basis Data. Informatika. Bandung Kadir, Abdul. 1999. Konsep dan Tuntunan Praktik Basis Data. Andi. Yogyakarta Kendall, Kenneth E. dan Kendall, Julie E., 2003. Analisis dan Perancangan Sistem, PT. Intan Sejati. Klaten Santoso, Mohammad. 2005. Penulisan Ilmiah Sistem Pembayaran Rental dan Penjualan Barang Pada Aulia Computer. Wahidin. 2007. Jaringan Komputer Untuk Orang Awam. Maxikom. Palembang Witarto. 2004. Memahami Sistem Informasi. Informatika. Bandung
12
