MODUL PEMBELIAN Tujuan Mencatat transaksi pembelian dengan berbagai kondisi, mulai dari pemesanan, pembelian tunai dan kredit, pembayaran hutang, pertukaran barang yang telah dijual. Enter Purchases Enter Purchases berfungsi untuk mencatat transaksi pembelian. Jenis Faktur Ada 3 jenis faktur pada Enter Purchases, yaitu : 1. Quote (Faktur pemberian jatah barang yang biasa diberikan pemasok) 2. Order (Faktur pesanan Pembelian) 3. Bill (Faktur Pembelian) Bentuk Faktur Ada 5 bentuk faktur pada Enter Sales, yaitu : 1. Service (digunakan untuk transaksi pembelian jasa atau barang yang tidak terdapat di Items List) 2. Item (digunakan untuk transaksi pembelian barang yang terdapat diItem s List) 3. Professional (sama dengan Service, tapi dapat memasukkan tanggal per jasa yang dibeli dalam satu faktur) 4. Miscellaneous (digunakan mencatat transaksi pembelian yang cepat yang tidak berhubungan dengan Items List)
Pencatatan Transaksi Pembelian (Bill) Transaksi pembelian terbagi 2 (dua) yaitu tunai dan kr edit. Adapun langkah pencatatannya sebagai berikut : Klik Enter Purchases dari jendela Command Centre Pilih jenis faktur Bill Catat data transaksi penjualan yang diperlukan, yaitu : - Supplier : nama pemasok (dipilih dari daftar pemasok) - Purchase # : nomor faktur pembelian - Date : tanggal transaksi Catat data barang yang dibeli pada tabel data barang, yaitu : - Received : jumlah barang - Item Number : kode barang (dipilih dari daftar barang) - Price : harga barang - Disc% : isi dengan persentase potongan pembeli an (jika ada) - Tax : isi dengan kode pajak yang digunakan (N-T atau PPN)
Catat ongkos angkut penjualan pada isian Freight (jika ada) Catat Pembayaran pembelian pada isian Paid Today - jika tunai diisi sesuai dengan nilai yang tertera pada isian Total Amount - jika kredit diisi sesuai dengan uang muka yang diberikan Catat keterangan transaksi pada Journal Memo Setelah selesai seluruh pencatatan, klik tombol Record.
Purchases Register Purchases Register berfungsi untuk melihat seluruh transaksi pembelian yang telah diproses atau dicatat.
Gambar. Purchases Register
Merubah Transaksi Order (Pesanan) Menjadi Bill (Pembelian) Transaksi pembelian dapat didahului dengan transaksi pemesanan. Dan pada akhirnya transaksi pesanan (Order) tersebut akan diubah menjadi transaksi pembelian (Bill). Langkah untuk mengubah transaksi Order menjadi Bill sebagai berikut : Buka Purchases Register - klik tab Order Pilih transaksi Order yang akan diubah menjadi Bill Klik tombol Change to Bill
atau Klik 2x transaksi Order yang akan diubah menjadi Bill (akan tampil faktur Order) Setelah tampil faktur Order, klik tombol Bill
Selanjutnya faktur Order tersebut akan merubah menjadi faktur Bill Klik tombol Payment untuk mencatat sisa pembayaran dari pesanan
kemudian akan tampil form Pay Bills (Pembayaran Tagihan) dan catat data berikut : - Amount : nilai pembayaran yang diterima pemasok (sesuaikan dengan nilai pada kolom Total Owed dengan status transaksi Order yang tertera pada tabel) - Memo : keterangan pembayaran - Amount Applied : nilai pembayaran yang dikeluarkan perusahaan (cukup diklik) Selanjutnya klik Record
1. Contoh transaksi pembelian barang dagangan a. Contoh pembelian secara kredit 6 Desember 2010 dibeli 45 unit laptop merk ACCER @ Rp. 5.500.000 PPN 10% syarat pembayaran 3/10 n/30 dari PT FIKRY JAYA Caranya : 1. Pilih menu Purchase 2. Pilih Enter Purchase 3. Pilih lay out Item 4. Masukan data sesuai anak panah seperti tampilan berikut :
Gb. Pencatatan transaksi pembelian dagangan secara kredit Catatan : Tax Inclusive diaktifkan jika harga barang sudah termasuk PPN dan di non aktifkan jika harga barang belum termasuk PPN 5. Sebelum jurnal diposting atau di record, sebaiknya di cek dulu sudah benar atau belum. 6. Jika sudah benar klik OK dan betulkan jurnal jika masih salah, kemudian Klik Record untuk Posting
b. Contoh pembelian secara Tunai 7 Desember 2010 dibeli 10 unit laptop merk ACCER @ Rp. 6.050.000 sudah termasuk PPN 10% secara tunai dari PT ZAKY PERSADA Caranya : 1. Pilih menu Purchase 2. Pilih Enter Purchase 3. Pilih lay out Item 4. Masukan data sesuai anak panah seperti tampilan berikut :
Gb. Pencatatan transaksi pembelian tunai dengan harga sudah termasuk PPN Catatan : perbedaan pembelian tunai dan kredit ada pada Paid To Day
2. Contoh transaksi retur pembelian 8 Desember 2010 dikembalikan 5 unit laptop merk ACCER @ Rp. 5.500.000 PPN 10% syarat pembayaran 3/10 n/30 kepada PT FIKRY JAYA atas pembelian tanggal 6 Desember karena rusak Caranya : 1. Pilih menu Purchase 2. Klik Enter Purchase 3. Isikan datanya seperti transaksi pembelian tetapi unit diberi tanda minusseperti tampak pada tampilan berikut :
4. Klik Record 5. Klik Register , akan muncul tampilan berikut
6. Klik Return & Debits 7. Klik baris PT FIKRY JAYA ( tanggal 8/12/2010) 8. Klik Apply to Purchase,isikan data seperti pada tampilan berikut
9. Sebelum diposting di cek terlebih dahulu jurnalnya 10. Klik Record
3. Contoh Transaksi Pembayaran Utang dagang 15 Desember 2010 dibayar pelunasan utang pada PT FIKRY JAYA atas transaksi tanggal 6 Des 2010 Hutang Awal Rp. 247.500.000,00 Retur Pembelian Rp. 27.500.000,00 Saldo Utang Rp. 220.000.000,00 Pot 3 % Rp. 6.600.000,00 Dibayar Kas Rp. 213.400.000,00 Caranya : 1. Pilih Menu Purchase 2. Klik Pay Bill, kemudian isikan datanya seperti tampilan berikut ini
Gb. Pencatatan transaksi pembayaran utang dagang 3. Kemudian cek jurnal 4. Klik Record
