JURNAL ADMINISTRASI KANTOR, Vol. 4, No.1, Juni 2016, 153 - 171 P-ISSN: 2337-6694 E-ISSN: 2527-9769
Menangani Perjalanan Dinas Dalam Negeri Pimpinan Branch Human Resource Manager PT Indofood Consumer Branded Product Sukses Makmur Tbk - Cibitung Noer Liayana Wati 1,*, Selfiana 1 1,*
Program Studi Manajemen Administrasi; Akademi Sekretari dan Manajemen Bina Insani; Jl. Siliwangi No 6 Rawa Panjang Bekasi Timur 17114 Indonesia. Telp. (021) 824 36 886 / (021) 824 36 996. Fax. (021) 824 009 24; e-mail:
[email protected],
[email protected] * Korespondensi: e-mail:
[email protected]
Diterima: 4 Mei 2016; Review: 16 Mei 2016; Disetujui: 1 Juni 2016 Cara sitasi: Wati NL, Selfiana. 2016. Menangani Perjalanan Dinas Dalam Negeri Pimpinan Branch Human Resource Manager PT Indofood Consumer Branded Product Sukses Makmur Tbk – Cibitung. Jurnal Administrasi Kantor. 4 (1): 153-171.
Abstrak: Berdasarkan hasil observasi tentang menangani perjalanan dinas pimpinan BHRM PT Indofood CBP Sukses Makmur Tbk adalah pimpinan BHRM melakukan perjalanan dinas sebanyak sembilan kali di beberapa kota sejak Januari – November 2015 diantaranya di Ancol Jakarta dan Surabaya. Dalam melakukan perjalanan dinas, admin BHRM mempersiapkan tiga hal yaitu persiapan transportasi, persiapan akomodasi dan persiapan keuangan. Persiapan transportasi, pimpinan BHRM lebih sering melakukan perjalanan dinas melalui darat dan udara. Pada saat melakukan perjalanan dinas di Ancol Jakarta, pimpinan BHRM menggunakan kendaraan milik pribadi sehingga admin BHRM tidak perlu menyiapkan transportasi bagi pimpinan BHRM. Sedangkan pada saat pimpinan BHRM melakukan perjalanan dinas di Surbaya, admin BHRM tidak perlu menyiapkan transportasi bagi pimpinan BHRM karena transportasi yang digunakan oleh pimpinan BHRM sudah ditanggung oleh Head Office. Transportasi yang didapatkan oleh pimpinan BHRM pada saat melakukan perjalanan dinas di Surabaya yaitu ketika pimpinan BHRM akan menuju ke bandara Soekarno Hatta transportasi yang digunakan adalah mobil perusahaan, transportasi yang digunakan oleh pimpinan BHRM ketika menuju ke Surabaya adalah pesawat Garuda Indonesia, transportasi yang digunakan dari bandara Juanda menuju ke Hotel Midtown adalah taxi. Dalam persiapan akomodasi admin BHRM tidak menyiapkan penginapan bagi pimpinan BHRM pada saat pimpinan BHRM melakukan perjalanan dinas di Ancol Jakarta. Karena pimpinan BHRM langsung kembali ke kota asal setelah pimpinan BHRM selesai melakukan perjalanan dinas di Ancol Jakarta. Sedangkan pada saat pimpinan BHRM melakukan perjalanan dinas di Surabaya, admin BHRM mengajukan proposal kepada Head Office untuk menanggung fasilitas penginapan bagi pimpinan BHRM ketika melakukan perjalanan dinas di Surabaya selama tiga hari. Dalam persiapan keuangan, pada saat pimpinan BHRM melakukan perjalanan dinas di Ancol Jakarta dan Surabaya. Tugas admin BHRM adalah mengajukan formulir Travel Expense Statement (TES) untuk mengklaim uang saku pimpinan BHRM kepada departemen Accounting. Pada saat pimpinan BHRM melakukan perjalanan dinas di Ancol Jakarta, pimpinan BHRM tidak mendapatkan fasilitas makan dari pihak yang mengundang, sehingga pimpinan BHRM berhak mengajukan formulir Travel Expense Statement (TES) untuk mengklaim uang makan kepada departemen Accounting. Berbeda pada saat pimpinan BHRM melakukan perjalanan dinas di Surabaya. Pimpinan BHRM mendapatkan fasilitas makan tiga kali per hari yang ditanggung oleh Head Office PT Indofood CBP Sukses Makmur Tbk dan admin BHRM tidak perlu mengklaim uang makan pimpinan. Kata kunci: Persiapan Transportasi, Persiapan Akomodasi, dan Persiapan Dokumen dan Keuangan.
Copyright@2016. P2M ASM BINA INSANI
153
154
P-ISSN: 2337-6694 E-ISSN: 2527-9769; 153 - 171
Abstract: Based on observations on official travel deal led Branch Human Resource Manager PT Indofood Consumer Branded Product Sukses Makmur Tbk is led Branch Human Resource Manager to travel as much as nine times in some cities since January to November, 2015 of them in Ancol Jakarta and Surabaya. In travel agencies, admin Branch Human Resource Manager prepare three things : transportation arrangements, preparation of accommodation and financial preparation. Transportation arrangements, leadership Branch Human Resource Manager more often to travel by land and air. At the time of travel agencies in Ancol, led Branch Human Resource Manager using privately owned vehicles so that admin Branch Human Resource Manager not need to prepare for the leadership Branch Human Resource Manager transportation. While at the time led Branch Human Resource Manager travel agencies in Surabaya, admin Branch Human Resource Manager not need to prepare for the leadership Branch Human Resource Manager transportation because transportation used by the leadership of Branch Human Resource Manager already borne by Head Office. Transportation obtained by the leadership Branch Human Resource Manager during official travel in Surabaya, when leaders Branch Human Resource Manager will be heading to Soekarno Hatta transport used is the car companies, trabsportation used by the leadership BHRM when heading to Surabaya are Garuda Indonesia, the transport used to Airport Juanda toward Midtown Hotel is a taxi. In preparation admin accommodation BHRM not prepare lodging for the leadership when the leadership BHRM travel agencies in Ancol Jakarta. Because Branch Human Resource Manager led directly back to their home towns after completion BHRM leaders to travel in Ancol Jakarta. While at the time led BHRM travel agencies in Surabaya, admin BHRM submitted a proposal to the Head Office to bear the lodging facilities for the leadership BHRM when on business trip in Surabaya for three days. In preparation of finance, at the time led BHRM travel agencies in Ancol Jakarta and Surabaya. Admin tasks BHRM from is filed Travel Expense Statement (TES) to claim the allowance BHRM led to the Accounting department. At the time led BHRM travel agencies in Ancol, BHRM leaders didn’t get the dining facilities of the parties invited, so that leaders from BHRM entitled to submit Travel Expense Statement (TES) to claim a meal allowance to the Accounting department. BHRM different at the time led to travel in Surabaya. Leaders facilities BHRM get three meals per day which is borne by the Head Office of PT Indofood Consumer Branded Product Sukses Makmur Tbk and admin BHRM not need to claim leadership meal money. Keywords: Preoaration Transportation, preparation accommodation, and preparation dokumen and financial.
perjalanan dinas baik di dalam negeri
1. Pendahuluan Sekretaris penting
dalam
mempunyai mengatur
peran kegiatan
maupun di luar negeri. Kegiatan dinas dilakukan
untuk
mewakili
sebuah
pimpinannya seperti mengatur jadwal
lembaga atau perusahaan yang memiliki
pimpinan, rapat, janji temu pimpinan dan
tujuan tertentu.
perjalanan
dinas.
Salah
satu
tugas
Ketika pimpinan akan melakukan
sekretaris yang akan penulis bahas
perjalanan dinas, ada beberapa yang
adalah perjalanan dinas.
perlu
dipersiapkan
oleh
seorang
Sebagian besar perusahaan negeri
sekretaris yaitu dokumen, transportasi
maupun swasta pasti melakukan kegiatan
dan akomodasi. Pimpinan tidak perlu
Menangani Perjalanan Dinas … (Noer Liayana Wati)
JURNAL ADMINISTRASI KANTOR P-ISSN: 2337-6694 E-ISSN: 2527-9769; 153 - 171 mempersiapkan
segala
sesuatunya
2. Metode Penelitian
sendiri, karena segala sesuatu yang
Penelitian
tentang
menangani
diperlukan oleh pimpinan sudah menjadi
perjalanan dinas dalam negeri pimpinan
tugas
Branch
dan
tanggungjawab
seorang
sekretaris untuk mengurus kepergian pimpinan
mulai
dari
Melalui
observasi
dan
dalam negeri pimpinan Branch Human
di atas topik yang diambil adalah
Resource
“Menangani Perjalanan Dinas Dalam
Branch
Human
Negeri
Melalui
hasil
Branch
Manager,
wawancara menangani perjalanan dinas
Maka berdasarkan permasalahan
Pimpinan
Resource
metode yang digunakan yaitu:
keberangkatan
sampai kepulangannya.
Human
Human
Manager
dengan
Resource observasi
admin
Manager. menangani
Resource Manager Di PT Indofood CBP
perjalanan dinas dalam negeri pimpinan
Sukses Makmur Tbk”.
Branch
Rumusan masalah dari jurnal ini
Human
Resource
Manager.
Melakukan wawancara langsung dengan
adalah bagaimana menangani perjalanan
admin
Branch
Human
Resource
dinas dalam negeri pimpinan Branch
Manager tentang menangani perjalanan
Humah Resource Manager?
dinas pimpinan.
Tujuan dari penelitian ini adalah
Data sekunder adalah data yang
untuk mengetahui bagaimana menangani
telah diperoleh melalui data yang telah
perjalanan dinas dalam negeri pimpinan
diteliti dan dikumpulkan oleh pihak lain
Branch Human Resource Manager.
yang berkaitan dengan permasalahan perjalanan Human
dinas Resource
pimpinan Manager.
sekunder internal yaitu data
Branch Data yang
Menangani Perjalanan Dinas … (Noer Liayana Wati)
155
156
P-ISSN: 2337-6694 E-ISSN: 2527-9769; 153 - 171
diperoleh merupakan data-data matang
dinas dalam negeri pimpinan Branch
mengenai sejarah perusahaan, struktur
Human Resource Manager.
organisasi dan job desc. Pengumpulan menangani negeri
perjalanan
pimpinan
Wawancara, kegiatan wawancara data
tentang
dinas
BHRM,
dalam
dilakukan
dengan beberapa teknik, yaitu : Observasi, teknik pengumpulan yang dilakukan dengan mengadakan pengamatan dan penelitian langsung kegiatan tentang menangani perjalanan
dilakukan dengan mewawancari admin Branch
Human
Resource
Manager
secara langsung untuk memperoleh data primer aktif yaitu tentang menangani perjalanan dinas dalam negeri pimpinan Branch Human Resource Manager. Studi pustaka, diperoleh dari buku-buku
yang
berkaitan
dengan
menangani perjalanan dinas pimpinan.
Gambar 1. Kerangka Berpikir Menangani Perjalanan Dinas Pimpinan
Menangani Perjalanan Dinas … (Noer Liayana Wati)
JURNAL ADMINISTRASI KANTOR, Vol. 4, No.1, Juni 2016, 153 - 171 P-ISSN: 2337-6694 E-ISSN: 2527-9769 Ada
empat
mempersiapkan
hal
kebutuhan
dalam
perjalanan
yang
dilakukan
dinas, oleh
yang
harus
sekretaris
adalah
diperlukan oleh pimpinan pada saat akan
menyusun jadwal perjalanan dinas
melakukan perjalanan dinas di dalam
pimpinan,
negeri, yaitu informasi yang berkaitan
akomodasi dan perkiraan anggaran.
dengan perjalanan dinas; mempersiapkan
3. Informasi mengenai acara lain di luar
sarana
transportasi; mempersiapkan akomodasi
perjalanan
dan menyiapkan dokumen & keuangan.
waktu luang yang diisi pertemuan
Ada
empat
informasi
yang
pimpinan
informasi mengenai tujuan perjalanan
dinas.
waktu
pelaksanaan
kegiatan
pokok
perjalanan dinas; informasi mengenai
pimpinan,
yaitu
dengan relasi bisnis di tempat tujuan
berkaitan dengan perjalanan dinas yaitu
dinas pimpinan; informasi mengenai
dinas
transportasi,
melakukan
perjalanan
4. Informasi mengenai acara setelah kegiatan pokok, yaitu rekreasi dan lain-lain.
acara lain di luar perjalanan dinas
Ada tiga jenis transportasi yang
pimpinan; dan informasi mengenai acara
bisa digunakan pimpinan pada saat
setelah kegiatan pokok.
perjalanan
dinas
1. Informasi mengenai tujuan perjalanan
kebutuhan,
yaitu transportasi
tergantung
dengan udara,
dinas pimpinan
yaitu inpeksi ke
transportasi darat dan transportasi laut.
kantor
rapat,
negosiasi,
1. Transportasi udara, ketika pimpinan
seminar, tender, seremonial, dan lain-
melakukan perjalanan dinas melalui
lain.
udara, yang harus dilakukan oleh
cabang,
2. Informasi pelaksanaan
mengenai
waktu
sekretaris
adalah
persiapan
tiket
kegiatan
pokok
pesawat, transportasi lokal untuk
Copyright@2016. P2M ASM BINA INSANI
157
158
P-ISSN: 2337-6694 E-ISSN: 2527-9769; 153 - 171
antar jemput, daftar pesawat, fasilitas,
Menyiapkan
dokumen
dan
tujuan, harga, paspor, visa, fiskal dan
keuangan, dokumen yang diperlukan
kontak travel agent jika perlu.
oleh pimpinan pada saat melakukan
2. Transportasi
yang
harus
perjalanan dinas di dalam negeri adalah
sekretaris
ketika
menyiapkan dokumen surat tugas dan
pimpinan melakukan perjalanan dinas
surat perintah perjalanan dinas. Surat
melalui udara adalah persiapan tiket
tugas
apabila
perjalanan dinas dari sebuah organisasi
dilakukan
darat, oleh
pimpinan
menggunakan
merupakan
bukti
perusahaan
mengguanakan
perusahaan,
ditugaskan oleh organisasi perusahaan.
sekretaris harus mempersiapkan biaya
Surat perintah perjalanan dinas adalah
bahan bakar, biaya tol, biaya parkir.
surat
3. Transportasi laut, adapun persiapan yang adalah
harus
dilakukan
persiapan
tiket
sekretaris
perintah
berwenang
seseorang
sah
kendaraan umum. Apabila pimpinan mobil
untuk
yang
dari
pejabat
untuk
yang
yang
mengadakan
perjalanan dinas.
kapal,
Menyiapkan keuangan, keuangan
memeprsiapakan sarana transportasi
yang perlu disiapkan adalah menyiapkan
lokal untuk antar jemput ke tempat
pengganti uang tunai; memperkirakan
tujuan, dan kontak travel agent jika
kebutuhan
perlu.
mempertanggungjawabkan penggunaan
Mempersiapkan akomodasi bagi pimpinan,
yang
harus
uang
muka;
uang muka.
dilakukan
Menyiapkan
yang
uang
sekretaris adalah mencari dan memesan
tunai,
hotel yang berdekatan dengan tempat
sekretaris adalah menyiapkan uang tunai
tujuan pimpinan.
secukupnya bagi pimpinan dan sekretris
Menangani Perjalanan Dinas … (Noer Liayana Wati)
persiapan
pengganti
dilakukan
JURNAL ADMINISTRASI KANTOR P-ISSN: 2337-6694 E-ISSN: 2527-9769; 153 - 171 harus memperkirakan pengeluaran tunai
kekurangan atau kelebihan pengeluaran
dan pengeluaran secara tidak tunai untuk
pimpinan
pimpinan.
diterimanya. Bila terjadi kelebihan, maka
Memperkirakan kebutuhan uang muka,
persiapan
yang
dilakukan
atas
uang
muka
yang
pimpinan berhak menerima penggantian atas uangnya.
sekretaris adalah membuat perkiraan kebutuhan keuangan bagi pimpinan.
3. Hasil dan Pembahasan
Karena kebutuhan keuangan pimpinan selama
perjalanan
banyak
faktor
perjalanan,
jumlah
tergantung seperti
Berdasarkan hasil observasi dan
pada
wawancara dengan admin BHRM PT
lamanya
Indofood CBP Sukses Makmur Tbk,
kunjungan,
dan
banyaknya orang yang ditemui.
penulis menganalisis teori dan praktik tentang menangani perjalanan dinas
Mempertanggungjawabkan
dalam negeri pimpinan BHRM di PT
penggunaan uang muka, tugas sekretaris
Indofood CBP Sukses Makmur Tbk,
adalah
sebagai berikut :
membuatkan
laporan
pertanggungjawaban
keuangan
3.1
Pengertian Perjalanan Dinas
disertakan dengan semua tanda bukti
Perjalanan dinas adalah kegiatan
atau bon yang sudah diberikan oleh
dinas yang dilakukan oleh pimpinan
pimpinan. Lihat daftar pengeluaran-
perusahaan
yang
pengeluaran
melakukan
transaksi
dengan
yang
ada,
perarturan.
bandingkan Periksalah
meninjau
bertujuan
perusahaan
bisnis, di
luar
untuk yaitu kota,
pengeluaran mana yang bisa di klaim
bernegosiasi dengan klien, membuka
dan
pasar baru, atau untuk menghadiri
untuk
Kemudian
nilai hitung
maksimal
berapa.
apakah
terjadi
seminar dan konferensi.
Menangani Perjalanan Dinas … (Noer Liayana Wati)
159
160
P-ISSN: 2337-6694 E-ISSN: 2527-9769; 153 - 171
Sesuai dengan surat keputusan direksi
PT
Makmur
Indofood Tbk
CBP
Nomor
melaksanakan tugas untuk kepentingan
Sukses
perusahaan
SK-Dir
musyawarah
yaitu
untuk
penentuan
melakukan perencanaan
ISM.064/BOD/HR/05/2013, pengertian
kerja bersama (PKB); training K3;
perjalanan
merupakan
training personal effectivess; meeting
perjalanan ke luar tempat kerja, baik di
dengan klien; menghadiri event; meeting
dalam negeri maupun ke luar negeri,
dengan
dalam rangka melaksanakan tugas sesuai
dengan klien dan meeting perencanaan
dengan tanggung jawab pekerja yang
kerja
dilakukan
dilakukan ke luar tempat kerja yaitu di
dinas
adalah
untuk
kepentingan
perusahaan.
Perjalanan
dilakukan
dalam
melakukan
musyawarah
perencanaan
kerja
training
K3;
effectivess;
dinas
rangka
untuk
training
3.2
dengan
klien;
bersama
(PKB).
meeting
Perjalanan
Macam-macam
Perjalanan
Dinas
(PKB); personal
konsolidasi;
Ancol Jakarta dan Surabaya.
penentuan
bersama
meeting
yang
klien;
Menurut
Yatimah
(2013:244)
terdapat tiga macam perjalanan dinas, yaitu
perjalanan
melalui
darat;
menghadiri event; meeting dengan klien;
perjalanan dinas melalui udara dan
konsolidasi; meeting dengan klien dan
perjalanan
meeting
Berdasarkan hasil observasi pimpinan
perencanaan
kerja
bersama
(PKB).
dinas
melalui
laut.
BHRM melakukan perjalanan dinas Kesimpulan hasil observasi dan
melalui
darat
dan
udara.
Ketika
teori sesuai, karena tujuan dilakukannya
pimpinan melakukan perjalanan dinas di
perjalanan dinas di PT Indofood CBP
Ancol
Sukses Makmur Tbk adalah untuk
menggunakan
Menangani Perjalanan Dinas … (Noer Liayana Wati)
Jakarta
pimpinan kendaraan
BHRM pribadi,
JURNAL ADMINISTRASI KANTOR P-ISSN: 2337-6694 E-ISSN: 2527-9769; 153 - 171 sedangkan
ketika
melakukan
pimpinan
perjalanan
BHRM
dinas
ke
perjalanan dinas, sarana transportasi, akomodasi
dan
perkiraan
anggaran;
Surabaya,
pimpinan
BHRM
informasi mengenai acara lain di luar
menggunakan
maskapai
penerbangan
perjalanan dinas pimpinan, yaitu waktu
yaitu pesawat Garuda Indonesia.
luang yang diisi pertemuan dengan relasi
Kesimpulannya hasil observasi dan
teori
sesuai,
karena
pimpinan
bisnis
di
melakukan
tempat
tujuan
perjalanan
dinas
informasi
Makmur Tbk melakukan perjalanan
kegiatan pokok, yaitu rekreasi dan lain-
dinas melalui darat dan udara.
lain.
Informasi
Yang
Berdasarkan
Berkaitan
acara
dan
BHRM di PT Indofood CBP Sukses
3.3
mengenai
pimpinan
hasil
setelah
observasi
Dengan Perjalanan Dinas
ketika pimpinan
Menurut Susatyo dan Bambang
perjalanan dinas luar di Ancol Jakarta,
(2014:114)
mengemukakan
BHRM melakukan
bahwa:
yang perlu dilakukan oleh admin BHRM
Informasi pokok yang dibutuhkan oleh
adalah mengisi formulir Business Trip
seorang sekretaris berkaitan dengan
Approval
perjalanan
adalah
informasi mengenai tujuan perjalanan
informasi mengenai tujuan perjalanan
dinas pimpinan BHRM; lamanyanya
dinas pimpinan. (Inspeksi ke kantor
perjalanan dinas pimpinan BHRM; perlu
cabang, rapat, negosiasi, seminar, tender,
mengetahui fasilitas yang diinginkan
seremonial, dan lain-lain) informasi
oleh
mengenai waktu pelaksanaan kegiatan
transportasi; akomodasi (penginapan);
pokok perjalanan dinas, hal tersebut
makan dan uang saku pimpinan BHRM.
dinas
pimpinan
(BTA)
pimpinan
untuk
mengetahui
BHRM
seperti
perlu dilakukan untuk menyusun jadwal
Menangani Perjalanan Dinas … (Noer Liayana Wati)
161
162
P-ISSN: 2337-6694 E-ISSN: 2527-9769; 153 - 171
Ketika melakukan
pimpinan
perjalanan
Macam-macam
dokumen
dalam
perjalanan dinas terbagi menjadi dua,
negeri di Surabaya, admin BHRM
yaitu dokumen internal dan dokumen
membuat
perjalanan
dinas
eksternal.
yaitu
untuk
dibutuhkan adalah dokumen surat tugas
memberitahu data personil yang akan
dan dokumen surat perintah perjalanan
melakukan
dinas.
pimpinan
proposal
dinas
BHRM
BHRM
perjalanan
dinas;
tujuan
Dokumen
Dokumen
internal
yang
eksternal
yang
Kartu
Tanda
perjalanan dinas pimpinan; lamanyanya
dibutuhkan
perjalanan dinas pimpinan; fasilitas yang
Penduduk (KTP), paspor, fiskal, visa,
diperoleh
seperti
exit permit, sertifikat kesehatan, tiket
transportasi; akomodasi (penginapan);
pesawat terbang (air ticket) dan agen
dan fasilitas makan.
perjalanan (travel agent).
oleh
pimpinan
Kesimpulan berdasarkan hasil
adalah
Berdasarkan hasil observasi admin
observasi dan teori sesuai, karena admin
BHRM
BHRM mengisi formulir Business Trip
dokumen ekstenal seperti KTP; KK; dan
Approval (BTA) dan membuat proposal
Ijazah, karena pimpinan BHRM tidak
untuk
mengetahui
tidak
pernah
menyiapkan
informasi
yang
pernah melakukan perjalanan dinas di
perjalanan
dinas
luar negeri. Namun admin BHRM
seperti
tujuan
menyiapkan dokumen internal yaitu
perjalanan dinas; lamanya perjalanan
formulir Business Trip Approval (BTA)
dinas; dan fasilitas yang diinginkan oleh
yang harus disiapkan sebelum pimpinan
pimpinan BHRM.
BHRM melakukan perjalanan dinas.
berkaitan pimpinan
3.4
dengan BHRM
Dokumen Perjalanan Dinas
Kesimpulan
berdasarkan
hasil
observasi dan teori sesuai, admin BHRM
Menangani Perjalanan Dinas … (Noer Liayana Wati)
JURNAL ADMINISTRASI KANTOR P-ISSN: 2337-6694 E-ISSN: 2527-9769; 153 - 171 menyiapkan dokumen internal yaitu
Ancol Jakarta pada tanggal 3 November
formulir Business Trip Approval (BTA).
2015. Perjalanan dinas pimpinan BHRM
Namun ada dokumen yang tidak perlu
yang dilaksanakan di Ancol Jakarta
dipersiapkan oleh admin BHRM yaitu
bertujuan untuk menghadiri meeting
dokumen eksternal. Admin BHRM tidak
Perencanaan Kerja Bersama (PKB).
perlu menyiapkan dokumen eksternal
Menurut Don Bosco (2010:106),
(KTP, KK, dan Ijazah) bagi pimpinan
sebelum pimpinan melakukan perjalanan
BHRM, karena pimpinan BHRM tidak
dinas, ada beberapa persiapan yang harus
pernah melakukan perjalanan dinas di
dilakukan oleh seorang sekretaris, yaitu
luar negeri.
persiapan
3.5
Menangani Perjalanan Dinas
akomodasi; menyiapkan dokumen dan
Pimpinan
keuangan.
transportasi;
persiapan
Sebelum pimpinan melakukan
Berdasarkan hasil observasi di
perjalanan dinas ada beberapa hal yang
PT Indofood CBP Suksess Makmur Tbk,
harus
yang
di
sekretaris,
perisapkan yaitu
oleh (a)
seorang persiapan
menangani
pimpinan
BHRM
perjalanan bukanlah
dinas seorang
transportasi, (b) persiapan akomodasi,
sekretaris melainkan seorang admin
dan
BHRM.
(c)
persiapan
dokumen
dan
keuangan. 1.
a. Persiapan Transportasi Perjalanan Dinas Dalam
Kota
Menurut Don Bosco (2010:106) dalam persiapan transportasi hal yang paling
Pada saat melakukan observasi
utama dilakukan oleh sekretaris adalah
penelitian,
BHRM
memesan
tiket
melakukan perjalanan dinas luar di
pimpinan
yang
atau
pimpinan
transportasi akan
untuk
melakukan
Menangani Perjalanan Dinas … (Noer Liayana Wati)
163
164
P-ISSN: 2337-6694 E-ISSN: 2527-9769; 153 - 171
perjalanan dinas. Untuk organisasi yang
memesan dan membeli tiket transportasi
sudah memiliki bagian yang mengurus
bagi pimpinan BHRM karena pimpinan
perjalanan
BHRM menggunakan kendaraan pribadi.
mengisi
dinas,
sekretaris
formulir
dengan
cukup
informasi
Namun
setelah
pimpinan
BHRM
mengenai tujuan perjalanan dan waktu
kembali dari perjalanan dinasnya, admin
keberangkatan dan waktu kembali yang
BHRM
diinginkan pimpinan.
milleage
Berdasarkan
hasil
observasi
harus
mencairkan
mengajukan
allowance uang
formulir
claim
untuk
pimpinan
BHRM
pimpinan BHRM menggunakan mobil
berupa biaya tol dan biaya jarak tempuh
pribadi untuk melakukan perjalanan
yang dituju.
dinas luar ke Ancol Jakarta. Admin
b. Persiapan Akomodasi
BHRM tidak menyiapkan transportasi
Berdasarkan teori menurut Don
bagi pimpinan BHRM. Namun setelah
Bosco (2010:109) seorang sekretaris bisa
pimpinan
meminta
BHRM
kembali
dari
bantuan
kepada
bagian
perjalanan dinas di Ancol Jakarta, tugas
ticketing/ travel agent untuk memesan
admin
hotel
BHRM
adalah
mengajukan
di
tempat
tujuan
pimpinan
formulir Milleage Allowance kepada
melakukan perjalanan dinas. Bagian
departemen
untuk
ticketing/ travel agent akan membuat
dinas
reservastion dan nantinya mengirimkan
mencairkan
Accounting uang
perjalanan
pimpinan berupa biaya tol dan biaya
bukti
konfirmasi
pihak
hotel
(bila
jarak tempuh yang dituju.
pimpinan akan membayar pada saat
Kesimpulan hasil observasi dan
check out) atau voucher dari hotel
teori tidak sesuai, karena admin BHRM
tersebut (bila pembayaran melalui travel
tidak perlu menyiapkan transportasi;
biro).
Menangani Perjalanan Dinas … (Noer Liayana Wati)
JURNAL ADMINISTRASI KANTOR P-ISSN: 2337-6694 E-ISSN: 2527-9769; 153 - 171 Berdasarkan
observasi
memperkirakan kebutuhan uang muka
pimpinan BHRM tidak menginap di
dan mempertanggungjawabkan peng-
tempat tujuan perjalanan dinas, sehingga
gunaan uang muka.
admin
BHRM
hasil
tidak
menyiapkan
penginapan bagi pimpinan BHRM. Kesimpulan hasil observasi dan
Berdasarkan
hasil
admin
BHRM
pengajuan
formulir
observasi
mempersiapkan Travel
Expense
teori tidak sesuai, karena pimpinan
Statement (TES) kepada departemen
BHRM pada saat melakukan perjalanan
Accounting
dinas di Ancol Jakarta tidak menginap di
makan dan uang saku pimpinan BHRM.
tempat tujuan perjalanan dinas. Oleh
Pengajuan
formulir
karena itu admin BHRM tidak perlu
Statement
(TES)
menyiapkan penginapan bagi pimpinan
pimpinan BHRM melakukan perjalanan
BHRM.
dinas di Ancol Jakarta.
c.
Persiapan
Dokumen
dan
Keuangan
untuk
mencairkan
uang
Travel
Expense
diajukan
setelah
Kesimpulan berdasarkan hasil observasi dan teori tidak sesuai, karena
Menurut Don Bosco (2010:111)
pimpinan BHRM melakukan perjalanan
dokumen yang perlu dipersiapkan yaitu
dinas luar bukan perjalanan dinas luar
paspor; exit permit; surat keterangan
negeri.
fiskal; sertifikat kesehatan dan visa.
menyiapkan dokumen seperti paspor;
Dalam
exit permit; surat keterangan fiskal;
menyiapkan
keuangan,
ada
Maka
admin
sertifikat
menyiapkan mata uang negara yang
pimpinan BHRM. Admin BHRM juga
dikunjungi; menyediakan valas lainnya;
tidak menyiapkan keuangan seperti mata
menyiapkan
uang
uang
tunai;
negara
dan
yang
visa
tidak
beberapa yang perlu dipersiapkan yaitu
pengganti
kesehatan
BHRM
bagi
dikunjungi;
Menangani Perjalanan Dinas … (Noer Liayana Wati)
165
166
P-ISSN: 2337-6694 E-ISSN: 2527-9769; 153 - 171
menyediakan valas lainnya; menyiapkan
tidak melakukan perjalanan dinas dalam
pengganti uang tunai. Namun admin
negeri.
BHRM mengajukan formulir Travel Expense
Statement
kepada
Menurut Don Bosco (2010:106)
untuk
dalam persiapan transportasi hal yang
mencairkan uang saku dan uang makan
paling utama dilakukan oleh sekretaris
pimpinan
adalah memesan tiket transportasi untuk
departemen
(TES)
a. Persiapan Transportasi
Accounting
BHRM,
selama
pimpinan
BHRM melakukan perjalanan di Ancol
pimpinan
Jakarta.
perjalanan dinas. Untuk organisasi yang
2.
Perjalanan Dinas Dalam
Negeri di Surabaya Perjalanan
pimpinan
akan
melakukan
sudah memiliki bagian yang mengurus perjalanan
dinas
yang
mengisi
dinas,
sekretaris
formulir
dengan
cukup
informasi
BHRM di Surabaya dilakukan pada
mengenai tujuan perjalanan dan waktu
tanggal 12-14 Januari 2015 sebelum
keberangkatan dan waktu kembali yang
dilakukannya penelitian atau observasi,
diinginkan pimpinan.
pimpinan BHRM melakukan perjalanan
Berdasarkan hasil observasi pada
dinas untuk menghadiri Musyawarah
saat
Penentuan
(PKB).
perjalanan dinas di Surbaya, pimpinan
Perjalanan dinas pimpinan BHRM di
BHRM menggunakan mobil perusahaan
laksanakan di Hotel Midtown, Jl. Basuki
untuk menuju ke bandara Soekarno
Rahmat
Data
Hatta. Ketika pimpinan BHRM akan
saat
menuju ke Surabaya, pimpinan BHRM
observasi
Kerja
No.
76,
dipilih
Bersama
Surabaya. karena
pada
melakukan observasi pimpinan BHRM
pimpinan
menggunakan
BHRM
pesawat
melakukan
Garuda
Indonesia. Setelah pimpinan BHRM tiba
Menangani Perjalanan Dinas … (Noer Liayana Wati)
JURNAL ADMINISTRASI KANTOR P-ISSN: 2337-6694 E-ISSN: 2527-9769; 153 - 171 di bandara Juanda, pimpinan BHRM
BHRM termasuk fasilitas transportasi.
menggunakan taxi untuk menuju ke
Fasilitas
Hotel Midtown. Admin BHRM tidak
BHRM sudah ditanggung oleh Head
menyiapkan transportasi bagi pimpinan
Office
BHRM, karena fasilitas transportasi
Makmur Tbk.
perjalanan
PT
dinas
Indofood
pimpinan
CBP
Sukses
sudah di tanggung dan di urus oleh Head
b. Persiapan Akomodasi
Office
Sukses
Menurut Don Bosco (2010:109)
Makmur Tbk. Tetapi sebelum pimpinan
seorang sekretaris bisa meminta bantuan
BHRM melakukan perjalanan dinas di
kepada bagian ticketing/ travel agent
Surabaya, admin BHRM membuat dan
untuk memesan hotel di tempat tujuan
mengajukan
Head
pimpinan melakukan perjalanan dinas.
Office untuk mengajukan data personil
Bagian ticketing/ travel agent akan
yang akan melakukan perjalanan dinas
membuat
dan fasilitas perjalanan dinas pimpinan
mengirimkan bukti konfirmasi pihak
BHRM ketika melakukan perjalanan
hotel (bila pimpinan akan membayar
dinas di Surbaya selama tiga hari.
pada saat check out) atau voucher dari
PT
Indofood
proposal
CBP
kepada
Kesimpulan hasil observasi dan teori sesuai, karena admin BHRM membuat
dan
mengajukan
proposal
reservastion
dan nantinya
hotel tersebut (bila pembayaran melalui travel biro). Berdasarkan
hasil
observasi
perjalanan dinas kepada Head Office PT
ketika pimpinan BHRM melakukan
Indofood CBP Sukses Makmur Tbk
perjalanan
untuk mengajukan data personil yang
Surabaya.
akan melakukan perjalanan dinas dan
mendapatkan fasilitas penginapan di
fasilitas
Hotel Midtown Jl. Basuki Rahmat
perjalanan
dinas
pimpinan
dinas
dalam
Pimpinan
negeri
di
BHRM
Menangani Perjalanan Dinas … (Noer Liayana Wati)
167
168
P-ISSN: 2337-6694 E-ISSN: 2527-9769; 153 - 171
No.76, Surabaya. Sebelum pimpinan
fiskal; sertifikat kesehatan dan visa.
melakukan perjalanan dinas di Surabaya,
Dalam
tugas admin BHRM adalah membuat
beberapa yang perlu dipersiapkan yaitu
dan mengajukan proposal perjalanan
menyiapkan mata uang negara yang
dinas kepada Head Office PT Indofood
dikunjungi; menyediakan valas lainnya;
CBP
menyiapkan
Sukses
mengajukan penginapan
Makmur
Tbk
fasilitas bagi
untuk
akomodasi
pimpinan
BHRM.
menyiapkan
pengganti
uang
ada
tunai;
memperkirakan kebutuhan uang muka dan mempertanggungjawabkan peng-
Sehingga admin BHRM tidak perlu
gunaan uang muka.
menyiapkan penginapan bagi pimpinan
Berdasarkan
BHRM.
keuangan,
dalam
menyiapkan
hasil
observasi
keuangan,
tugas
Kesimpulan hasil observasi dan
admin BHRM adalah membuat dan
teori sesuai, karena admin BHRM
mengajukan proposal perjalanan dinas
membuat
proposal
pimpinan BHRM kepada Head Office
perjalanan dinas kepada Head Office PT
PT Indofood CBP Sukses Makmur Tbk
Indofood CBP Sukses Makmur Tbk
untuk menanggung fasilitas perjalanan
untuk mengajukan fasilitas perjalanan
dinas pimpinan BHRM seperti fasilitas
dinas pimpinan BHRM. Namun admin
transportasi;
BHRM tidak meminta bantuan kepada
makan.
dan
mengajukan
pihak ticketing/ travel agent.
penginapan;
dan
uang
Kesimpulan berdasarkan hasil
c. Persiapan Keuangan
observasi dan teori tidak sesuai, karena
Menurut Don Bosco (2010:111)
pimpinan
BHRM
tidak
melakukan
dokumen yang perlu dipersiapkan yaitu
perjalanan dinas luar negeri, sehingga
paspor; exit permit; surat keterangan
admin
Menangani Perjalanan Dinas … (Noer Liayana Wati)
BHRM
tidak
perlu
JURNAL ADMINISTRASI KANTOR P-ISSN: 2337-6694 E-ISSN: 2527-9769; 153 - 171 mempersiapkan
keuangan
seperti
perjalanan dinas melalui darat dan udara.
menyiapkan mata uang negara yang
Pada saat melakukan perjalanan dinas di
dikunjungi; menyediakan valas lainnya;
Ancol
menyiapkan
tunai;
menggunakan kendaraan milik pribadi
memperkirakan kebutuhan uang muka
sehingga admin BHRM tidak perlu
dan
menyiapkan transportasi bagi pimpinan
pengganti
uang
mempertanggungjawabkan
pen-
ggunaan uang muka.
Jakarta,
pimpinan
BHRM
BHRM. Sedangkan pada saat pimpinan BHRM melakukan perjalanan dinas di Surbaya, admin BHRM tidak perlu
4. Kesimpulan Berdasarkan
hasil
observasi
menyiapkan transportasi bagi pimpinan
tentang menangani perjalanan dinas
BHRM
pimpinan BHRM PT Indofood CBP
digunakan oleh pimpinan BHRM sudah
Sukses Makmur Tbk adalah pimpinan
ditanggung
oleh
BHRM melakukan perjalanan dinas
Transportasi
yang
sebanyak sembilan kali di beberapa kota
pimpinan BHRM pada saat melakukan
sejak
2015
perjalanan dinas di Surabaya yaitu ketika
dan
pimpinan BHRM akan menuju ke
Surabaya. Dalam melakukan perjalanan
bandara Soekarno Hatta transportasi
dinas, admin BHRM mempersiapkan
yang
tiga hal yaitu persiapan transportasi,
perusahaan, transportasi yang digunakan
persiapan
oleh pimpinan BHRM ketika menuju ke
Januari
diantaranya
di
–
November
Ancol
akomodasi
Jakarta
dan
persiapan
keuangan.
Surabaya
Persiapan transportasi, pimpinan BHRM
lebih
sering
karena
digunakan
adalah
transportasi
yang
Head
Office.
didapatkan
adalah
pesawat
oleh
mobil
Garuda
Indonesia, transportasi yang digunakan
melakukan
Menangani Perjalanan Dinas … (Noer Liayana Wati)
169
170
P-ISSN: 2337-6694 E-ISSN: 2527-9769; 153 - 171
dari bandara Juanda menuju ke Hotel
saku
Midtown adalah taxi.
departemen
Dalam
BHRM
Accounting.
kepada
Pada
saat
akomodasi
pimpinan BHRM melakukan perjalanan
menyiapkan
dinas di Ancol Jakarta, pimpinan BHRM
penginapan bagi pimpinan BHRM pada
tidak mendapatkan fasilitas makan dari
saat
pihak
admin
persiapan
pimpinan
BHRM
pimpinan
tidak
BHRM
perjalanan dinas di Karena
pimpinan
melakukan
Ancol Jakarta.
BHRM
langsung
yang
mengundang,
sehingga
pimpinan BHRM berhak mengajukan formulir
Travel
Expense
Statement
kembali ke kota asal setelah pimpinan
(TES) untuk mengklaim uang makan
BHRM selesai melakukan perjalanan
kepada
dinas di Ancol Jakarta. Sedangkan pada
Berbeda pada saat pimpinan BHRM
saat
melakukan
melakukan perjalanan dinas di Surabaya.
perjalanan dinas di Surabaya, admin
Pimpinan BHRM mendapatkan fasilitas
BHRM mengajukan proposal kepada
makan tiga kali per hari yang ditanggung
Head Office untuk menanggung fasilitas
oleh Head Office PT Indofood CBP
penginapan bagi pimpinan BHRM ketika
Sukses Makmur Tbk dan admin BHRM
melakukan perjalanan dinas di Surabaya
tidak perlu mengklaim uang makan
selama tiga hari.
pimpinan.
pimpinan
BHRM
departemen
Accounting.
Dalam persiapan keuangan, pada saat
pimpinan
BHRM
melakukan
perjalanan dinas di Ancol Jakarta dan
Referensi Bosco AD. 2010. Handbook of Modern
Surabaya. Tugas admin BHRM adalah
Secretary
mengajukan formulir Travel Expense
Sekretaris dalam Dunia Kerja
Statement (TES) untuk mengklaim uang
Modern. Jakarta Pusat : PPM.
Menangani Perjalanan Dinas … (Noer Liayana Wati)
Panduan
Sukses
JURNAL ADMINISTRASI KANTOR P-ISSN: 2337-6694 E-ISSN: 2527-9769; 153 - 171 Gaol JL. 2015. Keandalan dan Sukses Sekretaris
Perusahaan
dan
Organisasi. Jakarta : PT Elex Media Komputindo. Herlambang
S,
Bambang,
Marwoto.
2014.
Kesekretarisan Memahami
Heru,
Manajemen
Cara
dan
Pekerjaan
Mudah
Mengelola Kesekretarisan.
Yogyakarta : Pustaka Baru. Nuraida
I.
2014.
Administrasi
Manajemen Perkantoran.
Yogyakarta : PT Kanisius. Yatimah
D.
Modern
2013.
Kesekretarisan
dan
Administrasi
Perkantoran.
Bandung:
CV
Pustaka Setia.
Menangani Perjalanan Dinas … (Noer Liayana Wati)
171
