MEMAHAMI
HAKIKAT MANAJEMEN PENGETAHUAN (KNOWLEDGE MANAGEMENT): Oleh: Uwes A. Chaeruman
Pendahuluan “Pengetahuan yang sedikit tapi diterapkan, lebih berharga dibandingkan dengan pengetahuan banyak tapi diam terpendam”. Demikian kata Kahlil Gibran seperti dikutip oleh Carl Frappaolo.1 Bahkan, Lew Platt, seorang mantan CEO Hewlet Packard menyatakan bahwa, “Jika HP telah tahu apa yang HP tahu, maka kami akan beruntung tiga kali lebih besar.2 Ini menunjukkan bahwa betapa berartinya sekecil apapun pengetahuan itu. Tentu saja agar pengetahuan itu dapat digunakan, bukan untuk didiamkan dalam benak kepala (tacit) atau tersimpan dalam tulisan (explicit) tanpa aksi. Pentingnya pengetahuan ini berlaku tidak hanya bagi individu tapi juga bagi organisasi dimana setiap individu didalamnya merupakan bagian dari komponen organisasi tersebut sebagai sistem.
Apakah Knowledge Management itu? Untuk mengetahui lebih jauh tentang knowledge management perlu dicermati terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan pengetahuan serta jenis-jenis pengetahuan. Pengetahuan dan Jalan Menuju Wisdom Menurut Davenport dan Prusak, pengetahuan didefinisikan sebagai kombinasi yang menyatu dalam diri dari pengalaman, nilai, informasi kontekstual, inspirasi dari ahli, dan intuisi membumi yang memberikan suatu lingkungan dan kerangka kerja untuk mengevaluasi dan menghubungkan pengalaman baru dan informasi baru. Pengetahuan berada dan digunakan dalam benak pikiran orang yang memiliki pengetahuan (knowers). Dalam organisasi, pengetahuan tersebut menjadi bersatu tidak hanya dalam 1
Frappaolo, Carl, “Knowledge Management” (England: Capstone Publishing Ltd. (a Wiley Company), 2006) halaman 9. 2 Ibid. halaman 3
1
dokumen dan tempat menyimpan pengetahuan tapi dalam tindakan, proses, praktek dan norma rutin yang terjadi dalam organisasi.3 Agak sulit memahami definisi di atas. Alangkah baiknya, kalau kita lihat definisi Gamble and Blackwell seperti dikutip oleh Wallace yang menyatakan bahwa, “Pengetahuan adalah satu langkah yang memberikan jalan menuju kebijaksanaan.”4 Lebih jauh Wallace menjelaskan hubungan antara data, menjadi informasi, kemudian menjadi pengetahuan dan pada akhrinya pengetahuan akan menghasilkan kebijaksanaan (wisdom). Pertanyaan berikutnya, apakah wisdom itu? Jadi, wisdom pada diri seseorang terjadi karena kemampuan menafsirkan data dan informasi (data sudah diolah sedemikian rupa sehingga memiliki makna) menjadi pengetahuan yang diterapkan untuk memecahkan masalah. Pangkal kunci kebijaksanaan (wisdom) adalah seperti apa yang dikatakan oleh Kahlil Gibran seperti dijelaskan sebelumnya, yaitu kemampuan menggunakan/ menerapkan pengetahuan. Pengertian Knowledge Management Jadi, apakah Knowledge Management(KM) itu sebenarnya? Frapalo menyatakan bahwa, KM bukan teknologi, walapaun teknologi digunakan sebagai “enabler” dari pada KM tersebut. KM bukanlah suatu yang bersifat “directive”, walaupun kepemimpinan strategis sangat penting untuk melaksanakannya. KM bukan pula strategi bisnis, walapun KM itu sendiri harus selaras dengan strategi bisnis. Secara sederhana KM adalah: “Pemanfaatan kebijaksanaan kolektif (collective wisdom) untuk meningkatkan kepekaan (responsiveness) dan inovasi”.5 Dalam konteks perusahaan, organisasi bisnis dewasa ini yang serba cepat dan tidak menentu, dibutuhkan orang-orang yang responsip (peka) terhadap informasi perkembangan
dan
perubahan
serta
inovatif
yang
mampu
memanfaatkan
3
Wallace, Danny P, “Knowledge Management: Historical and Cross-Disciplinary Themes”, (Connecticut, London: Libraries Unlimited Knowledge Management Series), halaman 15 4 Ibid. halaman 14 5 Ibid. halaman 9
2
pengetahuannya (wisdom) baik secara idnividu maupun pada akhirnya secara kolektif dalam upaya memecahkan segala permasalahan dan tantangan bisnis. Model Proses Knowledge Management Rantai Pengetahuan: Model K-Chain Rantai pengetahuan (K-Chain) diperkenalkan oleh Toms dan Spinello, yang dapat digambarkan sebagai berikut:6 Internal
External
Awareness
Responsiveness
Kesadaran Internal (Internal Awareness); adalah kemampuan suatu organisasi untuk secara cepat mengetahui kompetensi dan inventori keahlian dirinya. Kepekaan Internal (Internal Responsiveness); adalah kemampuan untuk memanfaatkan kesadaran internal. Kepekaan Eksternal (External Responsieveness); adalah kemampuan untuk melihat dan menentukan kebutuhan pasar. Atau kemampuan untuk merespon peluang dan ancaman dari luar organisasi dengan cara yang tepat. Kesadaran Eksternal (External Awareness); adalah cermin gambaran kesadaran internal. Yaitu kemampuan organisasi memahami bagaimana pasar mempersepsi dirinya untuk dapat memahami siapa pelanggannya, apa keinginannya, siapa kompetitornya, apa kompetensi kompetitornya, trend apa yang terjadi di pasar, dll. 6
Frappaolo, opcit. 14 - 16
3
Model SECI (Nonaka) Pemanfaatan kebijaksanaan kolektif (leveraging collective wisdom) sebagai proses bagaimana knowledge management secara siklikal terjadi, dimodelkan oleh Ikujurio Nonaka dengan nama SECI (Socialization, Externalization, Combination, and
Tacit Knowledge
Tacit Knowledge
Socialization
Externalization i
i
i
g i
i i
o
i i
Combination
g i
g i
g i
g i
g i
Explicit Knowledge
Explicit Knowledge
Tacit Knowledge
Internalization
i
Explicit Knowledge
Tacit Knowledge
Internalization)7 yang dapat digambarkan sebagai berikut:
Explicit Knowledge
Keterangan: I = individual, g = group, o = organization Sosialization (tacit to tacit); adalah sharing pengetahuan tacit (tersirat) antar idndividu melalui aktifitas bersama, atau kedekatan fisik.
7
Dalam Despres, Charles dan Chauvel, Daniele, “Knowledge Horizon: The Present and Promise of Knowledge Management”, (USA: Butterworth-Heinemann, 2000) halaman 59 – 61.
4
Externalization (tacit to explicit); ekspresi pengetahuan tersirat menjadi bentuk yang dapat dipahami oleh banyak orang (public) Combination (explicit to explicit); konversi pengetahuan eksplisit (tersurat) kedalam penegtahuan eksplisity lain yang lebih kompleks: komunikasi, penyebaran, sisetmisasi pengetahuan eksplisit. Bentuk dan medianya bisa macam-macam, seperti tulisan yang dibuat dalam buku, posting di web, majalah, dll. Internalization (explicit to tacit); konversi pengetahuan yang sudah terinternalisasi menjadi penegtahuan tacit pada diri individu atau skala organisasi. Penerapan dari pengetahuan eksplisit kedalam tindakan, praktek dan inisiatif-inisiatif strategis lainnya.
Referensi: Frappaolo, Carl, “Knowledge Management” (England: Capstone Publishing Ltd. (a Wiley Company), 2006) Wallace, Danny P, “Knowledge Management: Historical and Cross-Disciplinary Themes”, (Connecticut, London: Libraries Unlimited Knowledge Management Series) Despres, Charles dan Chauvel, Daniele, “Knowledge Horizon: The Present and Promise of Knowledge Management”, (USA: Butterworth-Heinemann, 2000)
5
