Meer structuur en minder apparatuur, dat is wat de Windows Small Business Server 2008 implementatie SternTec heeft gebracht, én meer … Organisatie
Sterntec bewijst dat een MKB-organisatie al haar bedrijfsprocessen gemakkelijk
SternTec importeert en fabriceert producten ten
op één enkele server kan draaien. De oude servers werden vervangen door één
behoeve van bedrijfswageninrichtingen en levert
fysieke server met Microsoft Windows Small Business Server. Behalve een betere
tevens alle hieraan verbonden servicediensten.
IT-structuur en lagere kosten heeft de overstap nog acht andere voordelen
Dankzij SternTec gaan elke dag talloze
opgeleverd, vooral op het gebied van efficiënter werken.
aannemers, installateurs en nutsdienstmedewerkers in een auto vol keurig geordende onderdelen op pad. Ook Defensie,
SITUATIE
politie- en brandweerkorpsen behoren tot de klantenkring. Vanuit het hoofdkantoor in het
Zoals wel meer bedrijven in het MKB kampte ook Sterntec met een nogal
Westlandse Wateringen voorziet Sterntec haar
ongestructureerd serverpark. Jos de Heiden, algemeen directeur van SternTec:
relaties en dealers in Nederland en België van
“De oorzaak daarvan was dat in het verleden altijd wel redenen te verzinnen
advies, levering en inbouw.
waren om bij elke nieuwe IT functionaliteit ook een nieuwe server aan te schaffen. Die werd vervolgens niet ‘standaard’, maar conform de eisen of voorkeuren van de desbetreffende toepassing ingericht.” Jeroen Vegter van JMS Automatisering: “Het beheer van een niet gestandaardiseerd serverpark wordt bij elke uitbreiding complexer en dus kostbaarder. Bovendien is het zonde dat de gemiddelde servercapaciteit slechts ten dele wordt benut. Met serverconsolidatie of serverrationalisatie is in zulke situaties veel te winnen: je hebt veel minder apparatuur nodig en het beheer wordt een stuk eenvoudiger, dus goedkoper.” Een nadeel van de ongestructureerde serveromgeving was dat gebruikers gebonden waren aan een vaste werkplek en zich voor verschillende toepassingen telkens opnieuw moesten aanmelden met inlognaam en wachtwoord. Buitendienstmedewerkers moesten bovendien nog een VPN-verbinding opzetten, alvorens zij konden inloggen. Voor de monteurs waren er zelfs nog enkele ‘terminals’ in gebruik.
Eisen
Jos de Heiden, algemeen directeur van SternTec: "We wilden graag van de "aangeborduurde" oplossingen af en wilden in één keer over naar een nieuwe en
- meer structuur, minder apparatuur
stabiele omgeving. Een omgeving die ons in staat stelt twee van onze
- continuiteit
doelstellingen te realiseren: verhoging van de productiviteit en verbetering van de
- verhoging van de productiviteit
efficiency in onze dagelijkse bedrijfsprocessen."
- verbetering van de efficiency bij de dagelijkse processen - betere interne communicatie
OPLOSSING De hervorming kwam in een stroomversnelling toen begin vorig jaar bleek dat
Voordelen
twee van de servers dermate verouderd waren, dat er vrijwel geen onderdelen meer voor te krijgen waren. Daarmee kwam de continuïteit van de
– toenemende tevredenheid onder gebruikers
bedrijfsprocessen in gevaar. Op advies van JMS kwam SternTec al snel uit op
– hogere productiviteit
Microsoft Windows Small Business Server 2008.
– nieuwe functionaliteiten – verbeterde informatieverstrekking
Small Business Server 2008 is een verzameling van geïntegreerde
– centrale informatie over offertes en opdrachten
serverapplicaties, die alleen voor grote bedrijven lijken te zijn weggelegd, speciaal
– terminals afgeschaft
voor het MKB: e-mail lezen op pc, laptop of in een internet-café, interne websites,
– gestroomlijnde processen
toegang tot bedrijfsnetwerk van buitenaf, mail ontvangen op mobiele telefoon,
– soepele netwerktoegang voor buitendienst
het delen van documenten en printers, back-up en terugzetten van data etc.
- minder onderhoud - beheervoordelen voor de ICT-afdeling
Small Business Server 2008 biedt een veilige infrastructuur met een ingebouwde firewall en beveiligde toegang tot het bedrijfsnetwerk van buitenaf. Daarmee komen idealen als telewerken en wereldwijde toegang tot de bedrijfsinformatie (e-mail, agenda, contacten, toepassingen, bestanden, interne websites en meer) binnen bereik van het MKB. Uitrol met ondersteuning van partner Voor de uitrol van Small Business Server 2008 maakte Sterntec gebruik van de diensten van haar ICT-partner JMS Automatisering. Jeroen Vegter over de migratie: "Bij een omschakeling van het Windows Server domein naar het Small Business Server domein hebben we te maken met het aanpassen van alle werkstations, het omzetten van gebruikersprofielen en het omzetten van diverse koppelingen naar de gebruiker.”
Producten
Jos de Heiden: “Het is prettig dat we al dat soort zaken aan onze Microsoft Certified Partner konden overlaten. JMS Automatisering zorgde voor de
Microsoft Windows Small Business Server 2008
technische ondersteuning die de migratie van Windows Server 2003 naar
Premium
Windows Small Business Server 2008 met zich meebracht.” Na de migratie naar Windows Small Business Server 2008 heeft SternTec de vooraf geconfigureerde interne website (Companyweb) in gebruik genomen. Voordelen Stentec ervaart sinds de overstap een aantal voordelen: 1 – tevredenheid onder gebruikers Jos de Heiden: “We merken een toenemende tevredenheid onder onze gebruikers en dat is ook begrijpelijk. Onze mensen zijn niet meer gebonden aan een vaste werkplek, ze kunnen elkaars agenda's en documenten delen, buitendienstmedewerkers krijgen gemakkelijk toegang tot het bedrijfssysteem, dat zijn nog maar een paar voorbeelden, er zijn er nog veel meer.” 2 – hogere productiviteit Jos de Heiden legt uit hoe deze eigenschappen tot een hogere productiviteit
"De monteurs in het veld kunnen nu
leiden: "Nu we Windows Small Business Server 2008 in gebruik hebben genomen,
gemakkelijk, veilig en óveral verbinding
kunnen onze medewerkers vanaf elke werkplek op ons systeem inloggen en dat is
maken met het bedrijfssysteem."
een grote verbetering.
Jeroen Vegter - accountmanager JMS
Ongeacht achter welke computer de medewerker plaatsneemt, hij of zij ziet altijd
automatisering
de eigen bestanden, het eigen bureaublad en de eigen e-mail. De ‘roaming profielen’ maken het werkproces sneller, goedkoper en veel veiliger. Zo kunnen we aan wachtwoorden een beperkte tijdsduur koppelen, waarmee je de veiligheid onder controle houdt.” 3 – nieuwe functionaliteiten Met de overstap naar Windows Small Business Server 2008 heeft SternTec nieuwe functionaliteiten ter beschikking gekregen, zoals Microsoft Exchange Server 2007, Windows SharePoint Services 3.0 en het Companyweb intranet. Jos de Heiden: “Dat de zakelijke mail nu niet meer lokaal op de pc’s staat, maar centraal opgeslagen is, biedt onze medwerkers de mogelijkheid om vanaf elke werkplek,
Meer informatie
zelfs thuis, hun mail te checken. Dat komt heel vaak voor, dus is de verbetering die we hier met Exchange Server 2007 gerealiseerd hebben zeer waardevol.”
-
www.microsoft.nl/sbs
4 – verbeterde informatieverstrekking -
www.sterntec.nl
Over het intranet zegt Jos de Heiden: “Het Companyweb geeft onze mensen de mogelijkheid om belangrijk of urgent werk thuis af te maken. Gedetailleerde
-
www.jmsautomatisering.nl
planninginformatie over bijvoorbeeld ‘het ophalen van bedrijfswagens’ kan iedereen op de intranetpagina terugvinden. Ook actuele informatie over hoofdleveranciers, onze productlijnen of eventuele leveringsproblemen melden we op het intranet.” 5 – centrale informatie over offertes en opdrachten “Op ons intranet staat ook een soort woordenboek met allerlei praktische handleidingen. De binnendienst kan er gemakkelijk lopende offertes op vinden, inclusief speciale afspraken over afwijkende inbouwwerkzaamheden. Die afspraken kunnen zelfs - door middel van koppelingen met het 3D tekenprogramma –
"Met Windows Small Business Server 2008 zijn
geïllustreerd zijn met inbouwschema’s."
we af van aangeborduurde IT-oplossingen en het ‘blussen van brandjes’. We hebben nu een
6 – terminals afgeschaft
gestructureerde oplossing op een enkele server
De oude terminals zijn afgedankt. Jeroen Vegter: "Speciaal voor de monteurs
in plaats van twee."
hebben we vijf Windows-pc’s ingericht als terminals. Daarmee kunnen de
Jos de Heiden - algemeen directeur Sterntec
monteurs toegang krijgen tot hun applicaties op de Small Business Server van SternTec." 7 – gestroomlijnde processen Door integratie met het ERP-pakket Microsoft Dynamics NAV lopen de bedrijfsprocessen gestroomlijnd. Jos de Heiden: "Via de koppeling met NAV kunnen onze monteurs klantenhistorie bekijken en afspraken vastleggen. De monteur heeft dus altijd een actueel beeld van de klant.” 8 – soepele netwerktoegang voor buitendienst Tot voor kort konden buitendienstmedewerkers alleen toegang krijgen tot het bedrijfsnetwerk, nadat zij eerst een VPN-verbinding hadden opgezet. Daarvoor huurde Sterntec beveiligde lijnen bij de telecomprovider en draaide op de laptops een VPN-clientprogramma.
Jos de Heiden: "Dat is nu allemaal niet meer nodig. Voortaan krijgen onze mensen via openbare online verbindingen een goed beveiligde toegang tot ons bedrijfsnetwerk. Dat zit standaard in Windows Small Business Server en biedt een groot gemak voor onze gebruikers: inloggen op het Companyweb is nu een fluitje van een cent.” 9 – minder onderhoud, minder kosten Jos de Heiden: “Dat de externe toegang standaard in Windows Small Business Server zit betekent dat we geen onderhoud meer hebben aan VPN-clients, geen kostbare huurlijnen hoeven te huren enzovoort.” 10 – beheervoordelen voor de ICT-afdeling Jeroen Vegter: “Menig bedrijf of instelling zoekt wegen om de ICT-kosten te verlagen, de middelen beter uit te nutten en de ICT infrastructuur te verbeteren. Met Windows Small Business Server 2008 kun je dat bereiken, want je consolideert je serverpark in één server.” Jos de Heiden: “De overstap naar Windows Small Business Server 2008 had tot gevolg dat we ons serverpark konden consolideren en dat betekent een direct kostenvoordeel. Het onderhoudscontract is sinds de consolidatie veel goedkoper!”
TOEKOMST Sterntec heeft haar Companyweb nu voor 80% ingericht en verwacht binnenkort ook de laatste 20% gereed te hebben. Jeroen Vegter: "Nu SternTec alle bedrijfsprocessen op één server kan draaien, loopt de IT veel slimmer.” Jos de Heiden: “Alles is strakker geregeld, er is structuur en dat brengt ons vele voordelen."
Disclaimer De in dit voorbeeld genoemde oplossingen kunnen van toepassing zijn op andere bedrijven en instellingen. De resultaten zijn echter afhankelijk van diverse aspecten, die bij andere bedrijven en instellingen sterk kunnen verschillen met het hier beschreven voorbeeld.
SP
