Terugkoppeling netwerkbijeenkomst 1 december 2014
Medezeggenschap van Vrijwilligers In deze derde en laatste bijeenkomst keken we opnieuw naar verschillende mogelijkheden om meedenken en meepraten van vrijwilligers te organiseren. We keken naar de context waarin deze verschillende manieren toegepast worden en bespraken de mogelijke voor- en nadelen in andere contexten. Dit keer waren de presentaties van Mirjam Kaptein, directeur Vrijwilligerscentrale Nijmegen, en Maarten van Tilburg, adviseur van KWF Kankerbestrijding.
Presentatie 1 ‘Medezeggenschap over vrijwilligerswerk in de stad Nijmegen’ Door Mirjam Kaptein, directeur Vrijwilligerscentrale Nijmegen Mirjam vertelt over haar initiatief voor de oprichting van een Vrijwilligersraad voor de hele stad Nijmegen. Er waren verschillende aanleidingen voor het initiatief: •
Medezeggenschap van vrijwilligers is een belangrijk thema van dit moment.
•
De vrijwilligerscentrale had alleen contact met vrijwilligersorganisaties, via de raad is er rechtstreeks contact met de vrijwilligers.
•
Het gemeentelijk beleid vrijwilligerswerk richt zich vaak bijna enkel op zorg, terwijl vrijwilligerswerk in veel meer sectoren plaatsvindt. De vrijwilligerscentrale wil met de vrijwilligersraad uitstralen dat de focus breder ligt.
Het doel: •
Het doel is om gezamenlijk het vrijwilligerswerk in Nijmegen te versterken.
•
De oprichting van de raad staat los van de gemeente, de gemeente is ook geen financier, maar ze staan er wel positief tegenover. De benodigde middelen komen van de vrijwilligerscentrale zelf.
De uitgangspunten: •
De vrijwilligersraad is niet bedoeld als klachtencommissie.
•
Het draait om meedenken en meepraten, zonder administratieve rompslomp.
De opzet: •
De vrijwilligersraad bestaat in principe uit 10 mensen die 10 sectoren vertegenwoordigen.
•
Er is een reglement voor de raad en een profiel en een overeenkomst voor de raadsleden ontwikkeld. De tijdsinvestering voor de raadsleden schat men op twee uur per week gemiddeld. De zittingsduur voor een raadslid is minimaal één jaar en maximaal drie jaar.
•
Communicatie gaat via een digitaal platform. Ieder lid van de vrijwilligersraad krijgt een digitaal ledenpanel achter zich, uit de eigen sector.
•
Iedere vrijwilliger van Nijmegen kan zich aanmelden voor de ledenpanels, hier is een aparte webpagina voor aangemaakt. Deze pagina is te vinden op de site van de vrijwilligerscentrale. Men kan op de zelfde manier zich aanmelden voor de ledenpanels als voor de talentenbank (deze heeft als 3600 inschrijvingen). Men kan zich opgeven voor aximaal 3 sectoren, ook vanwege de overlap die er vaak in de praktijk is tussen sectoren.
1
Werkwijze en ondersteuning: •
Er is wordt alleen een kennismakingsbijeenkomst georganiseerd voor de raadsleden. Verder hoeft de raad alleen bij elkaar te komen als men dat zelf graag wil, in principe kan uitwisseling via mail/telefoon.
•
De vrijwilligerscentrale heeft een faciliterende rol. Input van een raadslid wordt via de vrijwilligerscentrale digitaal geplaatst.
•
De voorzitter en secretaris van de vrijwilligersraad worden geleverd door de vrijwilligerscentrale. Dit zijn betaalde krachten.
•
Om leden voor de raad te werven benaderde de vrijwilligerscentrale organisaties telefonisch. Over de werving gaat wat tijd heen. Men merkt dat iedere organisatie de selectie van raadsleden anders aanpakt. Uiteindelijk worden er meestal één of twee personen voorgedragen. De reacties zijn positief, de organisaties vinden het een goed idee.
•
Er is een stagiair bij betrokken, die van dit initiatief een business case maakt.
Vragen/opmerkingen vanuit de deelnemers •
Betrokken worden = betrokken voelen.
•
Bij een dergelijk initiatief is draagvlak van de achterban belangrijk. Verwacht Mirjam dat de raadsleden zich zullen opstellen als een soort ambassadeur? Mirjam: Dat varieert per persoon, maar je verwacht wel meer van een raadslid. De rode draad kunnen volgen is daarbij dan wel belangrijk.
•
Mensen en vooral vrijwilligers willen resultaten zien. Wat levert de raad op? Vaak beginnen dergelijke initiatieven enthousiast, maar daarna zakt het in. Mirjam: De kunst is om op verschillende niveaus te werken, want op ieder niveau spelen er andere belangen. Zo hopen we op meer balans van invloed. Mirjam gaat ervan uit dat er altijd iets gedaan zal worden met de input van een vrijwilligersraad. “En op deze manier kunnen we ook bij een aanleiding gerichter problemen/issues aanpakken.”
•
Suggestie van de zaal: zorg dat de wethouder bijvoorbeeld vastlegt dat hij altijd iets doet met een advies van de vrijwilligersraad, of er in ieder geval op reageert. Het is namelijk niet prettig om geen reactie te krijgen op iets waar je zelf enorm op hebt geploeterd. Zorg voor een status voor de vrijwilligersraad, dat de vrijwilligers zich gekend voelen. Mirjam is blij met de suggestie en stelt dat hoe sterker je bestuurder is, hoe meer hij er mee zal doen.
•
Lastig: hoe zorg je dat je in beeld bent, zonder dat je als last wordt gezien. Dat is balans zoeken.
•
Tip: werk ook samen met de belangrijkste partners van de sectoren. Mirjam geeft aan dat zij dit al veel doen.
•
Wat is de motivatie van de vrijwilligers om in de raad plaats te nemen? Dit wordt nog onderzocht.
Meer informatie over de Vrijwilligersraad van Nijmegen kunt u vinden op https://www.vrijwilligerswerkgelderland.nl/nijmegen/VrijwilligersraadNijmegen
2
Presentatie 2 Vormen van meedenken en meepraten ingezet door KWF Kankerbestrijding Door Maarten van Tilburg, beleidsadviseur bij KWF Kankerbestrijding Maarten vertelt over de zoektocht naar andere manieren van inzet van vrijwilligers bij de KWF Kankerbestrijding. Met een nieuw beleid wil KWF de collecte borgen door schaalvergroting (lokaal samenvoegen) en wil daarnaast ook andere vrijwilligers aan de organisatie te binden voor fondsenwervende activiteiten. KWF is on tour gegaan met regionale bijeenkomsten door het hele land om de nieuwe plannen toe te lichten en in gesprek te gaan met de vrijwilligers. Hen werd gevraagd wat ze nodig hebben om de nieuwe plannen door te kunnen voeren. De hele rondgang heeft vele kritische (zoals “Moeten we dan nóg meer gaan doen?!”) en constructieve opmerkingen (bijvoorbeeld ideeën voor een digitaal platform) opgeleverd. Maarten heeft in ieder geval geleerd om de ambitie bij te stellen aan de realiteit. De regionale bijeenkomsten zijn herhaald om meer met elkaar in contact te komen. Hier wordt veel uitgewisseld en opvallend is dat men dan vooral zoekt naar gelijksoortige afdelingen. De vraag die de vrijwilligers vooral hadden was: wat biedt KWF ons? Daarop heeft het hoofdbureau van KWF bijvoorbeeld een communicatiebeleid met algemene spelregels uitgewerkt en concreet materiaal ontwikkeld. Maar vooral heeft de tour veel energie opgeleverd. Ook heeft het bijvoorbeeld opgeleverd dat na druk van een lokaal initiatief nu een deel van de lokale opbrengsten ook lokaal wordt besteed. Daar is het beleid op aangepast. De afdelingen betrekken nu ook mensen en bedrijven van buiten KWF. Tijdens de regionale bijeenkomsten zijn ook talenten naar boven gekomen: een aantal mensen is later uitgenodigd voor werkgroepen die beleid voorbereiden over een bepaald thema. Binnen KWF is de Maatschappelijke Raad van KWF Kankerbestrijding (MRK) van oudsher de belangrijkste speler in de medezeggenschap en het organiseren van ‘oppositie’. Dit is een interne adviescommissie, bestaand uit vrijwilligers. Doordat er nu op verschillende manieren inbreng en invloed is van vrijwilligers, is niet meer helemaal duidelijk wat de meerwaarde van de Maatschappelijke Raad nog is. Conclusie: KWF is er nog niet uit! De organisatie zoekt naar balans. Zo merkt men dat de MRK wringt met de informele input. Hoe representatief zijn de acht leden van de MRK zijn voor alle vrijwilligers van KWF? De MRK is ook weinig zichtbaar bij vrijwilligers. Er komen ook steeds meer verschillende type vrijwilligers binnen KWF, waar andere manieren van medezeggenschap wellicht beter bij passen. Misschien is in de toekomst een congres voor vrijwilligers wel een goede vorm. Suggestie uit de zaal is dat de MRK wellicht een meer controlerende functie kan krijgen. Vraag: kunnen kleinere organisaties dit ook, of kunnen alleen de grote dit soort investeringen opbrengen? Volgens Maarten kunnen ook kleinere organisaties dit: het is een investering, maar een die zich zeker terugbetaalt.
3
Wensen en ideeën voor handreiking Wat zouden de aanwezigen terug willen zien in de handreiking ‘Medezeggenschap van Vrijwilligers’ voor organisaties? “Als je vraagt aan vrijwilligers om te participeren bij medezeggenschap, hoe zorg je voor resultaat?” •
Wederkerigheid is belangrijk.
•
Gehoord en gezien worden.
•
Serieus genomen worden.
•
Een goede intake is cruciaal: wat kan iemand nog meer?
•
Vrijwilligersorganisaties moeten zelf vaak nog kantelen in het werken met vrijwilligers.
•
Organisaties moeten zorgen voor een helder onderscheid tussen vrijwilligers en beroepskrachten.
•
Organisaties moeten meer open staan voor de kritische massa van buiten.
•
Maak helder wat de meerwaarde is van medezeggenschap.
•
Maak helder wat het verschil is tussen kennis delen en medezeggenschap.
“De meeste vrijwilligers komen om hun ding te doen, de schatting is dat nog geen 10% breder betrokken is. Is dat erg?” De meningen zij hierover verdeeld. Een aantal deelnemers vindt dat het voor organisaties die vooral op vrijwilligers draaien het wel degelijk belangrijk is dat meer vrijwilligers meepraten en meedenken. Ook wordt opgemerkt dat er vaak wel voldoende input wordt gegeven door diverse vrijwilligers, maar dat het vooral afhangt van wat de beroepskracht ermee doet. “Niet elke vorm van medezeggenschap is overal geschikt. Waar moet je daarbij op letten?” •
De vorm moet niet dichtgetimmerd zijn en niet veel tijd kosten. Opgemerkt wordt dat traditionele vormen van medezeggenschap zoals raden, vaak doodbloeden. Het wordt steeds lastiger om mensen ervoor te vinden. En het heeft volgens sommigen een hoog gehalte van elkaar bezig houden. Minder geschikt ook voor vrijwilligers die kort blijven.
•
Vrijwilligers zijn aan het veranderen, er is minder langdurige betrokkenheid en individuele input is bepalend. Belangrijk om dan meer eigentijdse mogelijkheden te benutten.
•
Het gaat ook om terminologie: als het teveel als ‘werk’ klinkt, dan vinden vrijwilligers het niets.
•
Investeer in mensen kennen. Toegankelijkheid is belangrijk! Combinatie van makkelijk bereikbaar zijn en mensen opzoeken via directe ontmoetingen. Dan is een klachtencommissie ook minder snel nodig.
•
Maak gebruik van bestaande communicatie momenten voor medezeggenschap.
•
Wees kritisch op wat werkt: bijvoorbeeld, een digitale ideeënbus; ‘vroeger’ werkte een fysieke ideeënbus in ieder geval niet.
•
Maak je eigen organisatie er klaar voor. Vaak hoeven de vrijwilligers niet zo te worden aangespoord, maar veel meer de beroepskrachten.
•
Maak gebruik van meerdere lagen van kennis die je in huis hebt.
4
“Als er gedoe komt, dan is het goed als er al platform is, zoals een vrijwilligersraad.” Een deelnemer reageert dat dit een stelling uit een boekje is. “Gedonder komt er toch, dan maakt het niet uit of er een raad is”. Een andere deelnemer stelt dat je ook de constructieve benadering kunt hanteren: wat levert inspraak van vrijwilligers de organisatie (en de samenleving) op? Als je voldoende investeert in de dialoog met de vrijwilligers, dan heb je misschien helemaal geen formele raad nodig. Met deze derde bijeenkomst hebben we de reeks netwerkbijeenkomsten afgesloten. In 2015 verschijnen twee handreikingen over medezeggenschap en participatie van vrijwilligers: een voor organisaties en een voor vrijwilligers. De handreikingen zullen te downloaden zijn vanaf de website van de Vereniging NOV. Verder ontwikkelen we workshops. Een voor organisaties om ze op weg te helpen bij de keuze en de start van een vorm van medezeggenschap of participatie van vrijwilligers. En een voor vrijwilligers, over deelnemen aan vormen van medezeggenschap of participatie. Meer informatie over het netwerk Medezeggenschap van Vrijwilligers is te vinden op www.nov.nl, onder Netwerken. Met vragen kunt u ook terecht bij Gerdien Blom (
[email protected]).
5
