Terugkoppeling vrijwilligersbijeenkomst 2 oktober 2014
Medezeggenschap van Vrijwilligers Deelnemers De deelnemers van deze bijeenkomst zijn betrokken bij vrijwilligersmedezeggenschap binnen de organisatie waar zij vrijwilliger zijn, of hebben plannen om vrijwilligersmedezeggenschap op te zetten. 1.
Roel Achterberg, voorzitter vrijwilligersraad, MeanderOmnium, Zeist
2.
Peter Nieuwendijk, lid vrijwilligersraad, MeanderOmnium, Zeist
3.
Kai Tchong, Archipel, lid vrijwilligersraad, Eindhoven
4.
Kees van Haaren, voorzitter vrijwilligersraad Archipel, Eindhoven
5.
Harry de Vries, voorzitter vrijwilligersraad Stichting Pulse, IJsselstein
6.
Bert Niessen, lid vrijwilligersraad LEV Groep, Helmond
7.
Patricia Frimpong, Stichting Zonder pardon op straat (ZPOS), Den Haag
8.
Marisol van der Linden, Stichting Zonder pardon op straat (ZPOS), Den Haag
9.
Vanessa Gonzalez, Stichting Zonder pardon op straat (ZPOS), Den Haag
Medezeggenschap van vrijwilligers in de aanwezige organisaties De vorm Alle deelnemers die al betrokken zijn bij een vorm medezeggenschap van vrijwilligers, zijn lid van een vrijwilligersraad. Bij sommige organisaties is de vrijwilligersraad opgenomen in de statuten van de stichting. Alle vrijwilligersraden hebben een huishoudelijk reglement. Allemaal hebben ze een voorzitter en een secretaris. Er zijn wel verschillen in het aantal leden. Sommige raden hebben ondersteuning (ze kunnen bijvoorbeeld een beroep doen op een secretaresse). Archipel, een zorgorganisatie met diverse locaties en een regiokenniscentrum in Eindhoven, heeft 8 jaar geleden een vrijwilligersraad ingesteld. De organisatie bestaat uit meerdere locaties en telt 1300 vrijwilligers. Van iedere locatie zit er een vertegenwoordiger in de vrijwilligersraad, die 11 leden telt. De raad heeft een secretariaat en kan een beroep doen op een medewerker HRM. Bij Archipel is de vrijwilligersraad van onderaf gegroeid en mag iedere locatie zijn eigen beleid vormgeven. Dit wordt door de twee aanwezige leden van de vrijwilligersraad als een succesfactor gezien. De LEV Groep heeft sinds 5 jaar een vrijwilligersraad, die ook in de statuten van de stichting is opgenomen. De organisatie werkt in meerdere regio’s in en rond Helmond. Uit iedere regio wordt iemand geworven voor de raad. Bij de LEV groep bestaat de vrijwilligersraad officieel uit 5 leden maar er is veel verloop. Zo is er op dit moment geen voorzitter. Er is wel een secretaresse voor hen beschikbaar. De LEV groep heeft 1700 vrijwilligers en 1200 professionals.
3581 CG Utrecht Maliebaan 71g
[email protected] T 030 230 71 95 www.nov.nl
LinkedIn: Vrijwilligerswerk Twitter: @VerenigingNOV
Rabobank 3692.73.141 IBAN: NL16 RABO 0369 2731 41EUR KvK Utrecht 301 26 706
Stichting Pulse, een welzijnsorganisatie die actief is in IJsselstein en Lopik, heeft sinds 5 jaar een vrijwilligersraad. De stichting heeft 30 professionals en 300 vrijwilligers. De bestuurder heeft de vrijwilligers hoog in het vaandel staan. De voorzitter van de vrijwilligersraad ziet dat als een succesfactor. Stichting Zonder Pardon Op Straat uit Den Haag heeft nog geen vrijwilligersraad. De stichting is net gestart en verkent de mogelijkheden van een vrijwilligersraad. Het team bestaat uit 8 vrijwilligers en is aan het groeien. De voorzitter van de stichting en twee andere vrijwilligers zijn bezig met een vrijwilligersraad in oprichting. Het streven is om vanuit elke discipline een lid in de vrijwilligersraad te hebben. MeanderOmnium is een welzijnsorganisatie in Zeist en omstreken. De organisatie heeft ongeveer 500 vrijwilligers en 110 professionals. Er is sinds 3 jaar een vrijwilligersraad. De organisatie is actief op meerdere locaties en telt 500 vrijwilligers. Via verkiezingen worden nieuwe leden gekozen. De huidige bestuurder staat heel positief tegenover medezeggenschap van vrijwilligers. Dat wordt ook hier als een succesfactor gezien. Het overleg Alle vrijwilligersraden hebben regelmatig overleg. Het aantal overleggen verschilt. •
Alle vrijwilligersraden houden eigen vergaderingen, variërend van 4 keer per jaar tot elke maand.
•
Het overleg met de bestuurder varieert van 2 keer per jaar tot 4 keer per jaar.
•
Sommige vrijwilligersraden hebben daarnaast nog 1 of 2 keer per jaar overleg met de OR.
•
De vrijwilligersraad van Archipel heeft daarnaast nog jaarlijkse overleggen met de leidinggevende van elke locatie. Deze vrijwilligersraad overlegt daarnaast ook nog jaarlijks met de Cliëntenraad.
De vergaderingen van bijna alle vrijwilligersraden zijn openbaar. In de praktijk komt het weinig voor dat er andere vrijwilligers dan de leden van de raad aanwezig zijn. Een van de vrijwilligersraden heeft geen openbare vergaderingen, omdat deze raad dezelfde stukken ontvangt als de OR, waarbij sommige onderwerpen en bijbehorende stukken onder de geheimhoudingsplicht vallen. Betrekken van de achterban In het algemeen wordt door alle deelnemers bij veel vrijwilligers in hun organisatie een houding gezien van “laat me.” De meeste vrijwilligers hebben geen behoefte om in een vrijwilligersraad te gaan. De vraag “Hoe betrek je de vrijwilligers bij de vrijwilligersmedezeggenschap?” leeft sterk. Alle vrijwilligers-raden proberen dat op meerdere manieren: •
via een nieuwsbrief (alle raden);
•
een maandelijks vrijwilligerscafé;
•
een introductiebijeenkomst voor nieuwe vrijwilligers (2 keer per jaar);
•
deelname aan overleg met professionals;
•
een inloopspreekuur;
•
openbare vergaderingen;
2
•
zichtbaarheid: aanwezig zijn bij elke gelegenheid die vrijwilligers betreft (bv. jubilea);
•
een brochure over de vrijwilligersraad;
•
een jaarvergadering (met 10% opkomst);
•
input vragen van een “beroepsvrijwilliger” (iemand die zeer actief is, vaak bij meerdere disciplines);
•
via de website van de organisatie.
De organisaties zelf proberen zoveel mogelijk input van vrijwilligers te krijgen: •
via bijeenkomsten zoals werkoverleg en deskundigheidsbevordering;
•
functioneringsgesprekken (met coördinator vrijwilligerswerk of beroepskracht);
•
via een vragenlijst Vrijwilligers tevredenheidsonderzoek (VTO);
•
door zo laagdrempelig mogelijk te zijn voor vrijwilligers door korte lijnen.1
Toch ervaren alle vrijwilligersraden dat het lastig is om feedback te krijgen van de achterban. Een van de raden houdt daarom nu gesprekken met de OR en de cliëntenraad om te horen hoe zij dat doen. Uit deze gesprekken blijkt dat ook ondernemingsraden en cliëntenraden worstelen met dit probleem. Onderwerpen De vrijwilligersraden bespreken onder andere de volgende onderwerpen: •
Vrijwilligersbeleid: ‣
grenzen van vrijwilligerswerk (met de verschuiving van taken vrijwilligers/professionals verschuift ook de verhouding vrijwilliger–professional en daar is een cultuuromslag bij nodig);
‣
motivatie van vrijwilligers;
‣
onkostenvergoeding;
‣
vrijwilligersreglement;
‣
deskundigheidsbevordering.
•
Veiligheid, vertrouwen en VOG.
•
Meerjarenbeleidsplan.
•
Organisatie ontwikkeling.
•
Omgangsvormen: protocollen en klachten.
•
Maatschappelijke ontwikkelingen.
•
Statuten vrijwilligersraad.
•
Organiseren van conflictbemiddeling (instellen van vertrouwenspersoon of ombudsman voor vrijwilligers).
•
1
Hoe de organisatie feedback/betrokkenheid van de vrijwilligers organiseert.
Voorbeeld dat wordt gegeven is de uitvoering van het eenzaamheidsbeleid. Vrijwilligers wordt gevraagd om met het geringste vermoeden van eenzaamheid bij een cliënt direct naar de leidinggevende te stappen.
3
Bij de ene organisatie worden meer onderwerpen besproken dan bij de andere. De vrijwilligersraad van Pulse, bijvoorbeeld, wordt bij het hele organisatiebeleid betrokken en heeft in een aantal gevallen ook een actieve rol in de beleidsontwikkeling. Scholing Scholing van (leden van) vrijwilligersraden wordt door alle aanwezigen belangrijk gevonden. De mate waarin ze scholing krijgen, varieert. •
Sommige vrijwilligersraden houden heidagen.
•
De vrijwilligersraad van Archipel krijgt 1 keer per jaar een cursus, met een budget van 3000 euro. Voor de cursus wordt een interne docent ingeschakeld.
•
Sommige vrijwilligersraden hebben wel eens een training vergadertechniek gekregen, of een training ‘Hoe om te gaan met feedback/hoe krijg je feedback?’
Ervaringen: wat gaat goed en wat kan beter? Tips •
Maak een nieuwsbrief met een kort interview van een vrijwilliger om bekendheid te geven.
•
Zorg voor bekendheid via een flyer.
•
Informeer je achterban.
•
Werk samen met je bestuur.
•
Communicatie: actief en op locatie.
•
Communicatie in 2 richtingen: naar én van ‘alle’ vrijwilligers.
•
Maak je zichtbaar op de locaties en tijdens een jaaractiviteit voor vrijwilligers.
Kan beter •
Kwaliteit van de nieuwsbrief.
•
Feedback van de vrijwilligers.
•
Meer betrokken worden door de organisatie.
•
Betere gemeentelijke ondersteuning.
Wat hebben (leden van) vrijwilligersraden nodig aan ondersteuning en scholing? Informatie •
De deelnemers zouden graag handleidingen krijgen, met daarin ‣
de werkzaamheden, rechten en plichten van vrijwilligersraden;
‣
voorbeelden van statuten en reglementen;
‣
informatie over de professionalisering van een vrijwilligersraad.
4
Training De deelnemers zijn gemotiveerd om trainingen te volgen (“Wat wij doen moeten wij goed doen. Leer ons dat!”) en vragen zich af waar zij daarvoor terecht kunnen.2 Als onderwerpen voor training worden genoemd: •
Het opzetten van een vrijwilligersraad.
•
Betrekken van de achterban, creëren van betrokkenheid.
•
Marketing.
•
Wat voor structuur heeft een raad nodig? Ook in een bestaande raad is dat best een lastige vraag.
•
Hoe ga je om met problemen (procesmatige kant)?
•
Feedback geven.
•
Vergadertechniek.
•
Discussietechniek.
•
Notuleren.
•
Inzicht in financiën.
•
Inzicht in het werkveld van de organisatie.
Bij de laatste twee punten wordt toegelicht dat een vrijwilligersraad op beleidsniveau moet begrijpen wat er gaat gebeuren. Welke richting gaan we uit? Daarvoor moet je als raad ook het financiële beleid kunnen beoordelen. Vervolgens ontstaat de discussie of. Niet iedereen is het ermee eens dat dat bij de vrijwilligersraad hoort. Deze discussie raakt ook aan een ander punt: de mogelijke verschillen in kennis, werk- en denkniveau in een vrijwilligersraad. Voor een nieuw opgezette vrijwilligersraad worden vaak vrijwilligers gevraagd. Vaak zijn dat vrijwilligers met een relatief hoog werk- en denkniveau en met kennis van het werkveld van de organisatie. Bij verkiezingen worden ook mensen gekozen die minder kennis hebben en niet gewend zijn over beleid mee te denken. Opmerkelijk 1. Alle deelnemers noemen de relatie tussen vrijwilligersraad en bestuurder bijzonder goed. Zij ervaren dat de bestuurders van deze organisaties staan voor de vrijwilligers die er werken en voor de medezeggenschap van vrijwilligers. Het lijkt erop dat de verhouding met het bestuur en de bestuurder als persoon de belangrijkste voorwaarde is voor vrijwilligersmedezeggenschap. Het management ‘moet het zien zitten.’ De vrijwilligersraad is een veilige omgeving om je mening te geven. 2. De deelnemers noemen als een van de belangrijkste onderwerpen voor training van vrijwilligersraden ‘marketing.’ Zij zien het als hun taak om het grote aandeel van vrijwilligers binnen de organisatie en in de samenleving uit te dragen, maar ook om de organisatie ‘te verkopen’.
2
Vereniging NOV wil met deze bijeenkomsten een tijdelijk platform bieden voor kennisuitwisseling tussen vrijwilligers die zich bezig houden met medezeggenschap. Het ontwikkelen van een workshop over het opzetten van vrijwilligersmedezeggenschap NOV hoort bij dit project. Maar NOV is geen trainingsinstituut en heeft verder geen trainingen voor vrijwilligers.
5
Een algemene ervaring is dat er te weinig waardering is voor het werk van vrijwilligersorganisaties, vanuit de overheid en vanuit de politiek. •
Als tip wordt door een van de deelnemers meegegeven: benader een actieve politieke partij, laat de politiek voor je werken!
•
Als verzoek wordt aan Vereniging NOV meegegeven: maak je sterk voor eenduidigheid in het beleid landelijk ten aanzien van vrijwilligers bij de VNG.
Vragen •
In hoeverre vertegenwoordig je de achterban als je niet weet wat daar leeft?
•
Hoe betrek je de achterban bij de medezeggenschap?
•
Hoe ga je om met verschillen in kennis in de vrijwilligersraad?
•
Moet medezeggenschap van geleide vrijwilligers worden geregeld?
•
Hoe zorg je er als vrijwilligersraad voor dat teamleiders of zelfsturende teams de vrijwilligers ondersteunen en ervoor waken dat vrijwilligers teveel belast worden?
Bijlage: Stellingen Als vrijwilliger heb ik invloed in de organisatie door het werk wat ik doe. De meeste deelnemers zijn het hiermee eens. Ik merk dat het binnen de organisatie wordt gewaardeerd als ik als vrijwilliger mijn mening geef over de gang van zaken. Alle deelnemers zijn het hiermee eens. De vrijwilligers in onze organisatie hebben invloed op het beleid van de organisatie. 5 deelnemers zijn het hiermee niet eens; 4 deelnemers zijn het hiermee wel eens. Vrijwilligers moeten mee kunnen praten over het totale beleid van de organisatie. In eerste instantie zijn 5 deelnemers het hiermee eens en 4 oneens. In de discussie die volgt, lopen twee deelnemers over naar ‘mee eens’.3 Medezeggenschap van vrijwilligers kan het beste georganiseerd worden door middel van een vrijwilligersraad. Alle deelnemers zijn het hiermee eens. Medezeggenschap van vrijwilligers kan ook op een andere manier worden georganiseerd. Een deelnemer denkt dat de vrijwilligersraad de enig juiste manier is. Het is een instrument om beleid volgens richtlijnen te ontwikkelen, voor jezelf en voor de organisatie. Een vrijwilligersraad is de enige controleerbare manier. Gebruik dat! De andere deelnemers vinden ook dat een raad een vorm is die zich heeft bewezen, maar denken dat het misschien ook op een andere manier zou kunnen.
3
We gebruikten hier de werkvorm ‘stemmen met de voeten’, waarbij deelnemers zich in de ruimte verplaatsen naar ‘mee eens’ of ‘mee oneens’. Deze werkvorm zorgt voor een levendige discussie en doorbreekt het zitten tijdens bijeenkomsten.
6
