Mecom Group plc (‘Mecom’)
Zakelijke gedragscode (bijgewerkt 12 mei 2011)
Mecom Group plc (‘het bedrijf’ of ‘Mecom’) streeft ernaar verantwoord zaken te doen. Onze reputatie als mediagroep is gebaseerd op het handhaven van hoge normen in onze relaties met werknemers en stakeholders, namelijk: klanten, lezers, aandeelhouders, leveranciers, overheden, concurrenten en de lokale gemeenschappen waar wij actief zijn. Dit streven is vastgelegd in een zakelijke gedragscode (‘de Code’) om ervoor te zorgen dat al onze werknemers binnen het bedrijf en zijn dochterondernemingen (‘de Groep’) gedegen inzicht hebben in de principes en ethische waarden waar wij voor staan. Deze code geldt voor alle werknemers van alle bedrijven binnen de Groep. Naleving van de Code is essentieel voor het behouden en opbouwen van de reputatie van de Groep als een verantwoordelijke en betrouwbare zakenpartner, werkgever, leverancier en maatschappelijk verantwoorde onderneming. De Code vormt het kernelement van het maatschappelijk verantwoord ondernemingsplan van Mecom. Dit plan bevat een aantal beleids- en controleregelingen die bepalen hoe we handelen als organisatie en hoe we zakendoen met onze stakeholders. Het is onmogelijk om elke denkbare situatie te voorzien. Daarom is de Code breed opgezet en algemeen van aard en niet bedoeld als vervanging van meer gedetailleerde regelingen en procedures binnen de afzonderlijke bedrijven. Toch dienen deze basisprincipes en ethische waarden als leidraad voor elke medewerker bij zijn of haar omgang met klanten, leveranciers, aandeelhouders, collega’s en anderen met wie het bedrijf relaties onderhoudt. Wij zijn allemaal verplicht om ons deze Code en waar deze voor staat eigen te maken. Neem de tijd om de Code te lezen en te begrijpen. In geval van twijfel kunt u met uw manager en collega’s overleggen.
Stephen Davidson Bestuursvoorzitter 12 mei 2011
Mecom Group plc
Zakelijke gedragscode – mei 2011
Pagina
2
1.
Naleving van wetten, voorschriften en bedrijfsbeleid
In elk land waar wij actief zijn, bestaan veel wetten en voorschriften die van toepassing zijn op de bedrijfsvoering van Mecom. Alle medewerkers moeten zich hiervan bewust zijn en zich houden aan de wetten en voorschriften die van toepassing zijn op hun activiteiten, waaronder die betreffende: gezondheid en veiligheid, arbeidszaken, milieubescherming, concurrentie, intellectuele eigendom en afdracht van belasting en sociale verzekeringspremies. Naleving van de toepasselijke beleidsregels en procedures van het bedrijf zelf is van even groot belang. Alle medewerkers moeten zich bewust zijn van hun taak als lid van een mediagroep die de basisverplichting heeft de vrijheid van meningsuiting, persvrijheid en informatievrijheid te verdedigen. Alle journalisten en redacteurs binnen de Groep moeten handelen en zich gedragen overeenkomstig de beginselen van verantwoorde journalistiek en de betreffende nationale ethische code voor journalisten en redacteurs.
2.
Ethisch verantwoord en eerlijk zakendoen
Alle medewerkers dragen de verantwoordelijkheid om de reputatie van het bedrijf als integere en eerlijke zakenpartner te onderhouden en te verbeteren. Het bedrijf moet er altijd op toezien dat het onpartijdig en eerlijk handelt met al zijn medewerkers en zakenpartners. Omkoping is in geen enkel geval aanvaardbaar en het bedrijf voert een zerotolerancebeleid ten aanzien van eenieder die handelt in strijd met deze Code of enige geldende wetten betreffende omkoping. Deze wetten zijn grotendeels gebaseerd op de volgende kernbeginselen die het management van alle bedrijven binnen de Groep strikt dient toe te passen: • • •
‘Wij betalen niemand contant, in natura of anderszins in gevallen waar dat opgevat kan worden als het betalen van steekpenningen; Wij accepteren van niemand contante betalingen, betalingen in natura of anderszins in gevallen waar dat opgevat kan worden als het aannemen van steekpenningen; en Wij passen in al onze activiteiten actief procedures toe om te voorkomen dat iemand die met ons verbonden is, inclusief medewerkers, zakenpartners en samenwerkingspartners, waar dan ook ter wereld in het kader van onze activiteiten steekpenningen aanbiedt of aanneemt.
Onder steekpenningen wordt onder andere verstaan: provisie, smeergeld, ongepaste geschenken en ongepaste gastvrijheid.’ Medewerkers moeten ervoor zorgen dat ze bekend zijn met de zakelijke reis- en representatiekostenregeling, die van tijd tot tijd kan worden gewijzigd. Hierin wordt de visie van de Groep beschreven ten aanzien van het geven en aannemen van geschenken en gastvrijheid. De zakelijke reis- en representatiekostenregeling vormt samen met deze Code de basis voor die visie van Mecom met betrekking tot omkoping.
3.
Belangenverstrengeling
Betrokken partijen Wij doen geen zaken namens Mecom met enige derde waar wij of familieleden direct van kunnen profiteren. Buiten het werk Medewerkers mogen geen zakendoen of een beroep uitoefenen dat de geloofwaardigheid en onafhankelijkheid van het bedrijf of van henzelf schaadt of aantast. Wanneer medewerkers enige vorm van belangenverstrengeling constateren, dienen zij dit aan hun leidinggevende te melden.
Mecom Group plc
Zakelijke gedragscode – mei 2011
Pagina
3
Belangenverstrengeling kan zich op een aantal manieren voordoen, bijvoorbeeld wanneer medewerkers bij een ander bedrijf in dienst treden, daarvoor als tussenpersoon werkzaam worden of daarin een financieel belang hebben. Uitzonderingen hierop zijn: door het bedrijf goedgekeurde nietbestuursfuncties, gemeenschaps- en vrijwilligerswerk en bonafide eigendom van aandelen en andere investeringen. Al deze uitzonderingen moeten worden goedgekeurd door het bedrijf. Handelen met voorkennis Medewerkers die informatie bezitten waarvan redelijkerwijs kan worden verwacht dat dit invloed kan hebben op de effecten van het bedrijf, bijv. de aandelenkoers in Groot-Brittannië, mogen niet handelen in deze effecten. Voor het hoger management kunnen, zoals van tijd tot tijd door het bestuur wordt aangegeven, aanvullende handelsbeperkingen bestaan.
4.
Leveranciers, opdrachtnemers en tussenpersonen
Het bedrijf zet zich in voor het waarborgen van verantwoord gedrag en voor hoge normen van zakelijk gedrag van zijn leveranciers, contractanten en tussenpersonen. Benaderen van derden Alvorens een derde aan te stellen, moet er een goedgekeurd dossier zijn voor het project, de kapitaaluitgave of de transactie die de betrokkenheid van een derde vereist. De aanstelling van een derde dient altijd via de managementniveaus van zowel de Groep als de landen plaats te vinden. De aanstelling van een leverancier van goederen is in principe onderworpen aan het aanbestedingsbeleid. Due diligence bij dienstverleners Wanneer we derden inschakelen om namens ons diensten te verlenen (bijv. tussenpersonen), moeten wij hierna van tijd tot tijd due diligence uitvoeren al naargelang het risico en de grootte van het bedrijf, om ons ervan te verzekeren dat: • • •
de partij waarmee wij willen samenwerken een vergelijkbare bedrijfscultuur heeft waarin omkoping niet wordt getolereerd; er geen onderzoek of vervolging gaande is in verband met een geval van omkoping of dat de betreffende partij ooit veroordeeld is voor corruptie; en de prijzen die ze ons voorstellen redelijk zijn in verhouding tot de te verlenen diensten.
Due diligence kan vele vormen aannemen, zoals het opvragen van referenties bij een betrouwbare zakelijke relatie, gegevens van de plaatselijke Kamer van Koophandel (of vergelijkbaar) of jaarrekeningen. Bestaande relaties Mocht er bezorgdheid ontstaan over het gedrag van derden, dan moet dit onmiddellijk aan de lijnmanager of, indien dit niet wenselijk is, overeenkomstig het klokkenluidersbeleid worden gemeld. Betalingen aan derden Betalingen aan en van derden dienen altijd via betrouwbare kanalen plaats te vinden. Wij doen of ontvangen bijvoorbeeld geen contante betalingen of betalingen via buitenlandse rekeningen en ook doen wij geen betalingen aan of ontvangen wij betalingen van derden, tenzij hun onderneming wettelijk in het buitenland is gevestigd en wij ons ervan hebben overtuigd dat dit het geval is. Aannemen van voordelen van derden Werknemers moeten ervoor zorgen dat ze op zodanige wijze met zakenpartners omgaan dat hun onafhankelijk oordeel namens Mecom niet wordt beïnvloed door persoonlijk voordeel en ook niet die schijn wekken. Journalisten en redacteurs mogen nooit voordeel genieten in ruil voor redactioneel werk.
Mecom Group plc
Zakelijke gedragscode – mei 2011
Pagina
4
Intellectueel eigendomsrecht en vertrouwelijkheid Wij respecteren alle octrooien, handelsmerken, auteursrechten, beschermde informatie en bedrijfsgeheimen, evenals de vertrouwelijkheid van iedereen met wie wij zakendoen.
5.
Sponsoring, verkoop en marketing
De bedrijven van Mecom zijn actief in gemeenschappen waar culturele evenementen, georganiseerde sportevenementen en fondsenwerving voor goede doelen de norm zijn. Niet alleen moet Mecom als goed burger ernaar blijven streven de gemeenschappen die zij bedient te ondersteunen; in sommige gevallen kunnen daar ook commerciële voordelen uit voortvloeien. Evenals alle andere vormen van marketing of investeringen ter ontwikkeling van het bedrijf dient ervoor te worden gezorgd dat een beslissing om amusement of sponsoring aan te bieden: • • • • •
evenredig is aan de voordelen die eraan verbonden zijn; duidelijk betrekking heeft op wettige zakelijke activiteiten; niet plaatsvindt op verzoek van een potentiële of bestaande klant; niet samenvalt met bepaalde contracten waarbij de bedrijven van Mecom betrokken zijn; en op normale wijze goedgekeurd wordt.
Er moet op worden toegezien dat hetgeen wij ontvangen in ruil voor onze sponsoring, bijv. gratis toegangskaarten voor sport- of muziekevenementen, niet aangewend wordt voor persoonlijk voordeel van werknemers, maar om zakelijke relaties op een wettige en evenredige manier te verbeteren. Dergelijk gebruik dient overeenkomstig de zakelijke reis- en representatiekostenregeling plaats te vinden.
6.
Politieke giften en giften aan goede doelen
Politieke giften van welke soort dan ook (inclusief het verlenen van goederen of diensten) aan politieke organisaties of partijen door enige onderneming binnen de Groep zijn bij de wet verboden, tenzij de aandeelhouders van Mecom de gift vooraf door stemming in een algemene vergadering hebben goedgekeurd. Onder ‘politieke organisaties of partijen’ wordt verstaan diegenen die activiteiten uitvoeren met als doel deelname aan of verkiezing voor een openbaar ambt in het land waar het bedrijf actief is. Mecom streeft ernaar de gemeenschappen waarin de Groep werkzaam is te ondersteunen vanwege de aanzienlijke en belangrijke impact van media. Het is onze overtuiging dat goede doelen het best gesteund worden via de pagina’s van onze titels, gezien het grote aantal lezers. Mecom zal de evenredigheid en de aard van de gift bepalen. Giften aan goede doelen worden alleen gedaan aan instellingen die wettig zijn en steun behoeven, nooit op verzoek van een bestaande of potentiële klant.
7.
Werknemers
Mensen Mensen die bij ons werken, kunnen een gepaste vergoeding verwachten voor het uitvoeren van hun werk en speciale beloningen voor buitengewone prestaties. Daarnaast kunnen zij training, feedback en een veilige en geschikte werkplek verwachten, evenals vrijwaring van intimidatie en bevoorrechting en respect voor hun waardigheid en leven buiten het werk.
Mecom Group plc
Zakelijke gedragscode – mei 2011
Pagina
5
Gelijke kansen Bij arbeidszaken (waaronder ook werving, mogelijkheid tot training en promotie, overplaatsingen, beëindiging, discipline, vergoeding en uitkeringen) wordt de meest geschikte kandidaat vastgesteld op basis van kwalificaties, staat van dienst en de voor het te verrichten werk vereiste vaardigheden. Mecom zet zich in voor gelijke kansen op het werk en werknemers dienen zich te onthouden van discriminatie op grond van leeftijd, ras, huidskleur, taal, kaste, nationaliteit, religie, handicap, geslacht, huwelijkse staat, seksuele geaardheid, lidmaatschap van een vakbond of politieke voorkeur. Werkomgeving Mecom zet zich in voor een gezonde en veilige werkomgeving en, voor zover redelijk en overeenkomstig toepasselijk recht, voor gezondheid, veiligheid en welzijn van werknemers op het werk. Werknemers hebben de taak en verantwoordelijkheid om te zorgen voor hun eigen gezondheid en veiligheid en die van anderen die door hun handelen beïnvloed kunnen worden. Werknemers moeten alle door het bedrijf geleverde zaken correct en overeenkomstig hun training en de door hen ontvangen instructies over het gebruik ervan gebruiken. Communicatie Binnen de kaders van bindend recht streeft het bedrijf naar open en eerlijke communicatie met zijn werknemers en de gemeenschap.
8.
Bedrijfsmiddelen
Bescherming van bedrijfsmiddelen De werknemers van het bedrijf zijn verantwoordelijk voor goed gebruik, bescherming en onderhoud van bedrijfsmiddelen, inclusief intellectuele eigendom. Bedrijfsmiddelen mogen uitsluiten gebruikt worden in het kader van bedrijfsactiviteiten, tenzij het bedrijf specifiek toestemming heeft gegeven voor ander gebruik. Het gebruik van een bedrijfstelefoon voor privédoeleinden is bijvoorbeeld een arbeidsvoorwaarde voor sommige werknemers. Crisismanagement Continuïteitsplanning speelt een hoofdrol bij onze reactie op noodsituaties, en plaatselijke bedrijven worden geacht bijgewerkte en geteste procedures te hebben om in geval van een crisissituatie de risico’s voor lokale bedrijven en hun klanten, werknemers en aandeelhouders zo veel mogelijk te beperken. Bevoegdheden De aanwezigheid van een afgesproken bevoegdhedenstructuur is een essentiële vereiste voor het instellen van een doeltreffende financiële en operationele controleomgeving. Alle bedrijven dienen passende bevoegdheidsniveaus in te stellen en te handhaven voor alle zaken van inventariswaarde, uitgaven en transacties, die onderworpen moeten zijn aan goedkeuring van het management. Integriteit van de financiële gegevens van het bedrijf De boeken en administratie van het bedrijf moeten een nauwkeurige weergave zijn van de aard van de onderliggende transacties en verborgen of niet genoteerde schulden of baten mogen niet worden gemaakt of bijgehouden. De boeken en administratie moeten in alle opzichten worden bijgehouden overeenkomstig de wet van het betreffende land en volgens de boekhoudkundige principes, het beleid en procedures die het bedrijf heeft goedgekeurd. Het bedrijf zal geen belasting ontduiken, noch anderen helpen belasting te ontduiken en alle belastbare vergoedingen die werknemers mogelijk ontvangen, zullen worden bijgehouden en aangegeven bij de belastingdienst.
Mecom Group plc
Zakelijke gedragscode – mei 2011
Pagina
6
Bescherming van vertrouwelijke informatie Werknemers van het bedrijf moeten ervoor zorgen dat vertrouwelijke informatie wordt bewaard en beschermd. Vertrouwelijke informatie is informatie die niet algemeen bekend is buiten Mecom. Zulke informatie kan concurrentienadeel opleveren voor het bedrijf wanneer deze openbaar gemaakt zou worden. Als uitgevers beschermen we informatiebronnen die ons in vertrouwen zijn gegeven.
9.
Klanten
Het belangrijkste dat we voor onze klanten kunnen doen, is het consequent leveren van uitstekende producten en diensten. Wanneer onze klanten een vraag stellen of een verzoek of klacht indienen, moeten wij er eerst van uitgaan dat wat zij zeggen klopt. Ons antwoord moet altijd snel, toeschietelijk, vriendelijk en oplossingsgericht zijn. Wij mogen nooit de klant of iemand anders de schuld geven van problemen en we behouden ons gevoel voor humor. Bij reclame- of wervende activiteiten moeten we ten aanzien van de kleinste details eerlijkheid betrachten.
10.
Samenleving
Mecom neemt maatschappelijk verantwoord ondernemen en duurzaamheid serieus en streeft ernaar een duurzame onderneming te zijn met betrekking tot de economische, sociale en milieuaspecten van haar activiteiten. Bij een groot deel van ons werk moeten we het vertrouwen van de mensen behouden, en als uitgever hebben we de verantwoordelijkheid om een onbevooroordeelde weergave van de feiten te geven. Onze redactionele activiteiten vinden plaats op basis van de principes van journalistiek in een democratische wereld. Wij verdedigen de onafhankelijkheid van al onze auteurs waar dan ook ter wereld en beschermen onafhankelijke journalistiek tegen bemoeienis van overheden, eigenaars, adverteerders en enige andere belangengroepen om ervoor te zorgen dat we het publiek altijd vrije en objectieve informatie kunnen bieden.
11.
Naleving van deze code
Alle medewerkers dienen deze zakelijke gedragscode na te leven. Het bestuur van Mecom dient ervoor in te staan dat de in deze code beschreven principes en ethische waarden aan alle medewerkers worden bekendgemaakt. Het hoger management dient naleving van deze code jaarlijks te bevestigen en het bestuur zal de conclusies van hun verklaring controleren. Hiertoe ontvangt iedereen die voor Mecom werkt de code digitaal of op papier. De Code is tevens onderdeel van het informatiepakket voor alle nieuwe medewerkers en beschikbaar op onze bedrijfswebsite en verschillende intranetpagina’s. Het bestuur zal geen kritiek uitoefenen op het management voor enige bedrijfsschade als gevolg van naleving van deze Code. Werknemers zullen geen nadeel ondervinden van het melden van schending van de Code. Mecom voert een vertrouwelijk klokkenluidersbeleid om het melden van enige schending te stimuleren en haar medewerkers te beschermen. Dit beleid kunt u vinden op de website van Mecom, www.mecom.com.
Mecom Group plc
Zakelijke gedragscode – mei 2011
Pagina
7
