MATERI 4 SISTEM PENGOLAHAN DATA
PERTANYAAN UTAMA SISTEM PENGOLAHAN DATA 1. Bagaimana merekam data secara efektif dan efisien? 2. Bagaimana mengolah data secara efektif dan efisien? 3. Bagaimana menyimpan data secara efektif dan efisien agar mudah digunakan? 4. Bagaimana membuat laporan secara efektif dan efisien? 5. Jenis laporan apa yang harus dihasilkan?
TAHAP PENGOLAHAN DATA
Input
Proses
Simpan
Output
LANGKAH PENG-INPUT-AN DATA 1. Verifikasi (verification), meyakinkan keakuratan data. 2. Klasifikasi (classification), menentukan kelompok data, misalnya penentuan kode data (seperti nomor rekening, nomor departemen dst.) sesuai dengan rancangan sistem yang ada. 3. Mengiriman data (transmittal), memindahkan data dari satu lokasi ke lokasi lain. 4. Penyimpanan data (data storage)
PERANGKAT PENDUKUNG • •
•
Dokumen transaksi (source documents) Turnaround document, adalah dokumen yang dikirim ke fihak luar kemudian ditarik kembali dan dijadikan sebagai input untuk menjamin efektivitas dan efisiensi penginputan data. Format dan isi sudah disesuaikan dengan teknologi penginputan yang ad. Otomatisasi penginputan data (source data automation), adalah penginputan data secara otomatis untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi penginputan data.
ELEMEN DASAR PENYIMPANAN DATA
1. Entity, adalah sesuatu (objek) yang dilekati oleh data, misalnya karyawan, item persediaan, pelanggan dst. 2. Attributes, adalah karakteristik data yang melekat pada entity, misalnya tarif gaji, alamat karyawan, 3. Data value, adalah data yang tersimpan pada sebuah field pada sebuah record tertentu.
PRINSIP DASAR PENYIMPANAN DATA 4. Field, adalah ruangan dalam media penyimpanan data yang digunakan untuk menyimpan jenis data tertentu. 5. Record, adalah gabungan dari beberapa field untuk satu buah entity. 6. File, adalah kumpulan dari beberapa record untuk sekelompok data tertentu. 7. Data base, adalah kumpulan dari filefile yang memiliki saling keterkaitan data.
Hubungan Entity, Attributes, Field, Record, dan Data Value Attribute
Record/ Entity
No. Nama Alamat Saldo 001 XX Aaaa 2300 002 YY
Bbbb
Field
2400
Data Value
JENJANG PENYIMPANAN DATA Data Base
Data Base
File A File B
File
File F File D File G
File C File E
Record Field
Isi data base = file Isi file = record Isi record = field
JENIS FILE 1. File induk (master file), berisi data lengkap objek tertentu, misalnya file induk pelanggan terdiri dari nomor, nama, alamat, batas kredit, saldo rekening dst. 2. File transaksi (transaction file), berisi transaksi tertentu, misalnya transaksi penjualan, transaksi pembelian, transaksi pengeluaran kas, dst.
ORGANISASI DAN AKSES FILE 1. Primary dan secondary key. Primary key adalah field yang bersifat unik, berfungsi untuk mengidentifikasi dan memanggil record. Contoh: untuk data mahasiswa, primary key adalah no.mhs., dan secondary key adalah field yang lain. Jenis Record
Primary Key
Secondary Key
Penggajian
Nomor karyawan
Nama karyawan, tanggal pembayaran, dept.
Pelanggan
Nomor rekening
Nama pelanggan, saldo, batas kredit.
ORGANISASI DAN AKSES FILE 2. Organisasi file (file organization). Terdapat tiga cara mengorganisasi file, yaitu: a. Sequential access files, adalah file yang record/data-nya disimpan berdasarkan urutan primary key. b. Indexed sequential access method (ISAM) file, adalah file yang record/datanya disimpan berdasarkan urutan primary key, tetapi dilengkapi dengan indek primary key. Dengan pola seperti ini file bisa diakses baik melalui primary key maupun melalui indeknya.
ORGANISASI DAN AKSES FILE c. Direct access files, adalah file yang record-nya bisa diakses secara langsung. d. Multiattribute search file organization, adalah file yang record-nya disimpan untuk bisa diakes baik melalui primary key maupun melalui secondary key.
ORGANISASI DAN AKSES FILE 3. File access, adalah istilah untuk menyebut cara mengakses data yang tersimpan dalam file. Cara mengakes file tergantung kepada pola organisasi file seperti yang telah disebutkan pada poin 2 di atas.
PEMROSESAN DATA (DATA PROCESSING) Pemrosesan/pemeliharaan data (data maintenance) terdiri dari kegiatan sbb.: 1. Additions, adalah penambahan data/record baru pada file. 2. Deletions, adalah penghapusan record tertentu pada file. 3. Updates, adalah pembetulan/ pemutakhiran data yang sudah tersimpan di dalam file. 4. Changes, adalah modifikasi data value pada suatu field.
CARA PEMROSESAN DATA 1. Batch processing pemorsesna data berdasar ukuran waktu tertentu (setiap jam atau harian) atau berdasar ukuran jumlah (setiap 50 unit data atau setiap 100 unit data). 2. On-line, batch processing pemrosesan data secara on-line berdasar ukuran waktu tertentu (setiap jam atau harian) atau berdasar ukuran jumlah (setiap 50 unit data atau setiap 100 unit data). 3. On-line, real time processing pemutakhiran master file dilakukan secara langsung pada setiap kali penginputan data.
CARA PEMROSESAN DATA BATCH PROCESSING
Master File
Bay Networks
Collected source documents in batch, prepare control total
Data entry in batch (based on time or number of documents)
Data stored in temporary storage tool
Processes all batches. update master file
Print needed output
CARA PEMROSESAN DATA ON-LINE BATCH PROCESSING
Master File
Bay Networks
Data entry directly to computer
Data stored in temporary storage tool
Processes all batches. update master file
Print needed output
CARA PEMROSESAN DATA ON-LINE REAL TIME PROCESSING
Master File
Bay Networks
Data entry directly to computer
Update master file
Print needed output
LAPORAN • Laporan dapat disajikan dalam tiga bentuk: (1) dokumen, (2) respon terhadap pertanyaan. • Dokumen yang dihasilkan pada akhir suatu proses disebut operational documents, penamaan ini dimaksudkan untuk membedakan dengan dokumen transaksi yang dibuat sebelum proses terjadi.
FUNGSI LAPORAN Menyajikan informasi terpercaya dalam bentuk dan isi yang mudah difahami, untuk digunakan sebagai: • Pengendalian kegiatan organisasi • Dasar pegambilan keputusan • Dasar perencanaan kegiatan
ISTILAH-ISTILAH PENTING • Data processing cycle • Source documents • Turnaround document • Source data automation • Entity • Attributes • Field • Linked list • Pointer field
• • • • • • • • •
Chain Inverted lists Inverted file Batch processing on-line, real-time processing Record Data value File Data base
ISTILAH-ISTILAH PENTING • • • • • •
Master file Transaction file Primary key Secondary key File organization Sequential access files
• Indexed sequential access method (ISAM) file • Direct access files • File access • Operational documents
selesai
