Materi 06
IT Sourcing
Realita Dunia IT Saat ini An approximate 550.000 IT jobs are currently outsourced. HewlettHewlett-Packard became India’ India’s largest multinational IT employer, with more than 10,000 employees. employees. Oracle has announced that it will more than double the number of software engineers it employs in India to 6,000 by the end of 2004 Numerous other companies like Microsoft, IBM, have already built in R & D facilities in those countries (India, (India, China Asia) Asia) Forester Research predicts that by 2015 3.300.000 US IT jobs will be outsourced to lowerlower-wage countries like India, China, Russia.
1
The World is FLAT (Thomas L. Friedman) Dunia Datar “Siang dan Malam” Malam” TIDAK ADA World Wide Web –HTML, Browser, WebWeb-based Application
Software Revolution –Collaboration, Workgroup, Connecting People and Applications
Opensourcing –Linux, Opensource, Opensource, Blogging, Blogging, Wikipedia, Wikipedia, Uploading (YouTube (YouTube
Informing –Google, Yahoo
Outsourcing –Software and IT Services in India
Steroid –PDA, VoIP, VoIP, Mobile Application
Mengapa Outsourcing ??? Meningkatkan fokus perusahaan. Memanfaatkan kemampuan kelas dunia. Mempercepat keuntungan yang diperoleh dari proses re-engineering. Membagi resiko. Sumber daya sendiri dapat digunakan untuk kebutuhan-kebutuhan lain
2
Mengapa Outsourcing ??? Memungkinkan tersedianya dana kapital/modal. Menciptakan dana segar. Mengurangi dan mengendalikan biaya operasi. Memperoleh sumber daya yang tidak dimiliki sendiri. Memecahkan masalah yang sulit dikendalikan atau diolah.
Pengertian Outsourcing Usaha untuk mengontrakkan suatu kegiatan pada pihak luar untuk memperoleh layanan pekerjaan yang diinginkan. “The transfer to a third party of the continuous management responsibility for the provision of a service governed by a level agreement” (Shreeveport Management Consultancy) Consultancy)
Potensi keuntungan dari outsourcing adalah memperoleh kesempatan mengatur organisasi yang lebih fleksibel untuk melakukan core activity-nya.
3
Sebelum Melakukan Outsourcing Bagaimana kerja standar untuk industri tertentu telah berubah dalam arti mutu, kecepatan dan tingkat pelayanan? Bagaimana benchmark kinerja dari perusahaan skala dunia? Bagaimana hasil kinerja perusahaan sendiri? Berapa biaya aktivitas yang dilakukan sendiri tersebut? Berapa biaya ketika aktivitas yang dimaksud di-outsource-kan?
Sebelum Melakukan Outsourcing Apakah kinerja sendiri dapat diperbaiki secara berarti dengan mengacu pada benchmark tanpa melakukan outsource? Apakah volume pekerjaan cukup untuk mengembangkan perbaikan secara radikal dengan cukup ekonomis? Untuk kegiatan yang sama, apakah perusahaan kompetitor melakukan outsourcing?
4
Penting Untuk Diperhatikan Aktivitas apa yang akan di-outsource-kan? Bagian dari aktivitas mana yang akan dioutsource-kan? Apakah akan di-outsource-kan sekaligus untuk jangka waktu yang lama? Apakah dicoba dahulu di-outsource-kan untuk jangka waktu tertentu saja? Kepada siapa akan di-outsource-kan? Bagaimana memilih mitra outsource? Bagaimana bentuk outsource-nya?
Faktor Penentu Keberhasilan Outsourcing Memahami maksud dan tujuan perusahaan. Memiliki visi dan perencanaan strategis. Memilih secara tepat service provider atau pemberi jasa. Melakukan pengawasan dan pengelolaan terus menerus terhadap hubungan antarperusahaan dan pemberi jasa.
5
Faktor Penentu Keberhasilan Outsourcing Memiliki kontrak yang cukup tersusun dgn baik. Memelihara komunikasi yang baik dan terbuka dengan individu atau kelompok terkait. Mendapatkan dukungan dan keikutsertaan manajemen. Memberikan perhatian secara berhati-hati pada persoalan yg menyangkut karyawan.
Tahapan Outsourcing Perencanaan
Pilihan Strategi
Analisis Biaya
Pilihan Rekanan
Pengelolaan Hubungan
Transisi Sumberdaya
Negosiasi Persyaratan
6
a. Perencanaan Penilaian Resiko (Resiko yg berlaku untuk semua proyek) Dukungan Manajemen (Secara strategis menjelaskan tujuan outsource secara umum) Pemberitahuan Rencana Kepada Karyawan Pemilihan Pimpinan Proyek Pemilihan Anggota Tim Memilih Konsultan Luar
b. Pemilihan Strategi Memilih struktur organisasi Menentukan kompetensi utama Restrukturisasi Pemaduan Outsourcing dan Strategi
7
c. Analisis Biaya Menentukan kelompok biaya yang paling signifikan Menghitung biaya tiap-tiap kelompok sebelum outsourcing Menghitung biaya tiap-tiap kelompok sesudah outsourcing Melakukan analisis
d. Pemilihan Pemberi Jasa Sumber pemberi jasa Kualifikasi pemberi jasa Pemilihan pemberi jasa
8
e. Tahapan Negosiasi Hal-hal yang dinegosiasikan Negosiasi menurut prinsip Perencanaan negosiasi Negosiasi tatap muka Prinsip-prinsip keadilan Pembuatan kontrak
f. Pengelolaan Hubungan Memonitor kinerja Cara monitoring (rapat berkala, laporan berkala, kunjungan di lapangan, melakukan audit kombinasi metode yg ada) Alat monitoring Memecahkan masalah yang muncul (masalah muncul dari: Orang, Proses dan Teknologi)
9
Alasan Melakukan Outsourcing Alasan organisasi Alasan perbaikan kinerja Alasan keuangan Alasan penghasilan Alasan biaya Alasan sumber daya manusia
Alasan Tidak Melakukan Outsourcing Ketidakpastian Kurangnya pengawasan Potensi konflik Ketidaksenangan karyawan Alasan finansial
10
Tujuan & Risiko Outsourcing Tujuan Outsourcing
Risiko Outsourcing
Mempercepat keuntungan reenginering
Keuntungan tidak diperoleh secara cepat, cepat, tidak diperoleh dalam jumlah yang cukup signifikan
Mendapatkan akses pada kemampuan kelas dunia
Akses tidak diperoleh karena pemberi jasa tidak menunjukkan kinerja perusahaan kelas dunia
Memperoleh suntikan kas
Suntikan kas ternyata seret atau tidak diperoleh sama sekali karena perusahaan pemberi jasa mengalami kesulitan keuangan
Membebaskan sumber daya untuk kepentingan lain
Sumber daya mungkin harus ditransfer ke atau diperlukan oleh perusahaan pemberi jasa, jasa, shg tetap kekurangan sumber daya
Membebaskan diri dari fungsi yang sulit dikelola atau dikendalikan
Perusahaan mungkin tidak dapat bebas seluruhnya dari kesulitan yang sebetulnya ingin dihindari
Tujuan & Risiko Outsourcing Tujuan Outsourcing
Risiko Outsourcing
Memperbaiki fokus perusahaan
Karena berbagai tujuan yg ingin dicapai, dicapai, tidak sepenuhnya didapat, didapat, maka fokus core business mgk tidak tercapai
Memperoleh dana kapital
Karena perusahaan pemberi jasa mengalami kesulitan keuangan, keuangan, maka mungkin tambahan dana tidak ada
Mengurangi biaya operasi
Biaya sesudah outsourcing mungkin tidak berkurang, berkurang, tetapi tetap atau bahkan bertambah. bertambah.
Mengurangi resiko usaha
Karena berbagai tujuan yg ingin dicapai tidak sepenuhnya diperoleh, diperoleh, mgk risiko usaha tetap saja besar
Memperoleh sumber daya yg tidak dimiliki di dalam perusahaan
Karena perusahaan pemberi jasa juga tidak memiliki sumber daya yang diperlukan, diperlukan, maka tujuan ini tidak tercapai
11
Jenis-jenis Outsourcing Contracting Merupakan bentuk penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga yang paling sederhana dan merupakan bentuk yang paling lama. Langkah ini adalah langkah berjangka pendek, pendek, hanya mempunyai arti taktis dan bukan merupakan bagian dari strategi (besar) besar) perusahaan tetapi hanya untuk mencari cara yang praktis saja. saja.
Outsourcing Penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga dengan tujuan untuk mendapatkan kinerja pekerjaan yang profesional dan berkelas dunia. dunia. Diperlukan pihak pemberi jasa yang menspesialisasikan dirinya pada jenis pekerjaan atau aktivitas yang akan diserahkan. diserahkan.
Jenis-jenis Outsourcing In Sourcing Kebalikan dari outsourcing, dengan menerima pekerjaan dari perusahaan lain. Motivasi utamanya adalah dengan menjaga tingkat produktivitas dan penggunaan aset secara maksimal agar biaya satuannya dapat ditekan dimana hal ini akan meningkatkan keuntungan perusahaan. perusahaan. Dengan demikian kompetensi utamanya tidak hanya digunakan sendiri tetapi juga dapat digunakan oleh perusahaan lain yang akan meningkatkan keuntungan. keuntungan.
CoCo-Sourcing Jenis hubungan pekerjaan dan aktivitas dimana hubungan antara perusahaan dan rekanan lebih erat dari sekedar hubungan outsourcing. Contohnya adalah dengan memperbantukan tenaga ahli pada perusahaan pemberi jasa untuk saling mendukung kegiatan masingmasing-masing perusahaan. perusahaan.
12
Jenis-jenis Outsourcing Benefit-based-relationship Hubungan outsourcing dimana sejak semula kedua belah pihak mengadakan investasi bersama dengan pembagian pekerjaan tertentu. tertentu. Dengan demikian masingmasing-masing pihak akan saling mendukung dan saling tergantung. Pembagian keuntungan telah dibicarakan pada saat awal kesepakatan kerjasama.
Outsourcing dalam bidang IT Penggerak Outsourcing dalam bidang IT: – Regulasi/kebijakan Pemerintah – SDM terdidik (keunggulan teknis IT dan Bahasa Inggris) Inggris) – Infrastruktur Komunikasi (Internet) – Teknologi terkini
13
Peluang Outsourcing bidang IT Konsultan Teknis bidang IT Jasa bidang IT (Call Centers, Jasa Keuangan, Data Entry, Back Office dll) Web operations Pendukung Teknis IT Quality Assurance Engineering Maintenance Engineering Software Development Dan lain-lain
Contoh Keberhasilan Outsource bidang IT India termasuk dalam ‘third world country’ country’ dulu lebih ‘terbelakang’ terbelakang’ dibanding Indonesia (Indonesia Tahun 1976 telah memiliki Satelit sendiri – Satelit Palapa) Palapa) Saat ini berkembang dengan pesat Bangalore Outsourcing IT Saat ini India memiliki lebih dari 600 ribu Professional IT IT 2 juta lulusan Sarjana (260 rb adalah IT Engineer) Saat ini perusahaan IT Amerika Serikat mengmengoutsourceoutsource-kan pekerjaannya di Bangalore Indonesia…… Indonesia……..kapan ya? ya? Dimulai dari Salatiga…… (Digital City..??) Salatiga……(Digital
14
