BESCHRIJVEND DOCUMENT
Marktconsultatie SOFTWARE E-‐HRM Ten behoeve van leveranciersselectie in het kader van het project E-‐ HRM
1 Inhoud 1 Inhoud ................................................................................................................................................ 2 2 INFORMATIE NOVADIC-‐KENTRON ...................................................................................................... 3 2.1 Bedrijfsprofiel 3 2.2 Expertisecentrum 3 2.3 Missie 3 2.4 Strategie 3 3 Achtergrond en doel informatieaanvraag .......................................................................................... 4 3.1 Achtergrond informatieaanvraag 4 3.2 Deze strategie is op hoofdlijnen als volgt samen te vatten voor de aanschaf van de onderhavige software. 4 3.3 Doel informatieaanvraag 5 4 Informatie aanvraagprocedure ........................................................................................................... 6 4.1 Algemene Voorwaarden 6 4.1.1 Ontvangstbevestiging 6 4.1.2 Eigendom documenten 6 4.1.3 Toelichting marktraadpleging 6 4.1.4 Aansprakelijkheid NK-‐Groep 6 4.1.5 Auteursrechten 7 4.2 Wijze van aanbieden van informatie 7 4.2.1 Informatie en deelname bepalingen: 7 4.3 Scope 7 4.4 Huidige situatie 8 4.5 Doelstellingen project E-‐HRM 8 4.6 Beoordelingsprocedure 9 4.6.1 Vragen over deze informatieaanvraag 9 4.6.2 Onduidelijkheden 9 4.6.3 Criteria voor de kwalitatieve selectie. 9 Van deelneming aan een opdracht wordt uitgesloten iedere leverancier die: 9
__________________________________________________________________________________________________________________ BESCHRIJVEND DOCUMENT Project E-‐HRM Novadic-‐Kentron 2 van 9
2 INFORMATIE NOVADIC-‐KENTRON GROEP 2.1 Bedrijfsprofiel De Novadic-‐Kentron Groep (hierna te noemen NK Groep en/of Novadic-‐Kentron) is een gespecialiseerde instelling op het gebied van verslavingszorg. Een verslavingszorginstelling met 1.100 medewerkers, 230 opnameplaatsen, een budget van 70 miljoen euro en meer dan 10.000 cliënten per jaar. In het eindoordeel van de HKZ-‐audit is Novadic-‐Kentron omschreven als een dynamische organisatie, met loyale, professionele en betrokken medewerkers. Letterlijk en figuurlijk dicht bij de cliënt, met vestigingen in heel Brabant en een persoonlijke aanpak, of het nu gaat om preventie, behandeling, begeleiding of opvang. 2.2 Expertisecentrum Verslavingszorg vraagt grote deskundigheid; onze aanpak is daarom altijd onderbouwd door de nieuwste, wetenschappelijke inzichten. Daarnaast wordt intensief samen gewerkt met onderzoeks-‐ en opleidingsinstituten en wordt een breed scala aan opleidingen aangeboden. 2.3 Missie Novadic-‐Kentron wil als expertisecentrum mensen voor wie gebruik van middelen tot een ernstig verslavingsprobleem is geworden of dreigt te worden, in staat stellen hun verslaving, verslavingsgedrag en daarmee samenhangende ‘levensproblemen’ te overwinnen, te beperken of te beheersen. Novadic-‐Kentron wil dit mede mogelijk maken door de maatschappelijke opvattingen over verslaving en verslavingsgedrag constructief te beïnvloeden. Novadic-‐Kentron is hét expertisecentrum voor verslavingszorg in de provincie Noord-‐Brabant. Dat betekent dat cliënten bij Novadic-‐Kentron de beste verslavingszorg krijgen. Novadic-‐Kentron werkt op basis van beproefde methodes, die aantoonbaar effect hebben op het gebied van middelengebruik en die bovendien effectief zijn wat betreft de kosten. Onze medewerkers zijn deskundig en cliëntgericht: ze weten hoe verslaving ontstaat en wat de impact kan zijn op het leven van de verslaafde en diens omgeving. 2.4 Strategie Met deze missie als uitgangspunt kiest Novadic-‐Kentron voor een heldere strategie: het verder versterken van de leidende positie op het gebied van verslavingszorg; het nog beter kunnen inspelen op verschillende doelgroepen (differentiëren) en samenwerken. Novadic-‐Kentron kiest voor groei, differentiatie en samenwerking. Op die manier kunnen we onze cliënten de beste verslavingszorg bieden. Voor verdere informatie zie ook www.novadic-‐kentron.nl __________________________________________________________________________________________________________________ BESCHRIJVEND DOCUMENT Project E-‐HRM Novadic-‐Kentron 3 van 9
3 Achtergrond en doel informatieaanvraag 3.1 Achtergrond informatieaanvraag De aanleiding van deze informatieaanvraag is gelegen in een voorgenomen reorganisatie van de ‘Dienst Personeel en Organisatie’ naar een ‘Dienst HRD’ (Human Resource Development) en daarbij geformuleerde wens voor een E-‐HRM systeem dat voldoet aan de eisen en wensen van de organisatie en toekomstbestendig is. Voor de naam HRD is gekozen omdat naast het plaatsen van de juiste mensen op de juiste plek, de Novadic-‐Kentron-‐groep (hierna te noemen NK-‐groep) zich ook wilt richten op het ontwikkelen van medewerkers met het doel de medewerkers optimaal te laten functioneren. Vanuit het meerjarenbeleidsplan van de NK-‐Groep en de daarbij behorende ambities voor de dienst HRD is de noodzaak onderkend tot continue (bij)scholing van het personeel, ontwikkeling van competenties en flexibele opstellingen. De organisatiestructuur zoals tot op heden wordt gebezigd (gebondenheid aan 1 team/locatie) maakt plaats voor inzet in meerdere zorgeenheden, samenwerkingsverbanden en takenpakketten, met soms verschillende personeelsregelingen. De reorganisatie en de daaruit voortvloeiende opdrachten stellen hoge eisen aan de randvoorwaarden waaronder de dienst HRD haar dienstverlening vervult, zowel ten aanzien van de kwaliteit van de medewerkers als de ondersteunende administratieve (ICT-‐)systemen. Zonder goede invulling van deze randvoorwaarden gaat de beoogde reorganisatie van de dienst HRD niet lukken. De ondersteunende administratieve (ICT-‐) systemen zijn van belang omdat vanuit de landelijke wetgeving, richtlijnen van instellingen (zorgverzekeraars, PGGM, UWV, etc.), de CAO’s, HKZ-‐richtijnen en eigen interne richtlijnen, de dienst HRD beschikt over een groot aantal officiële protocollen, regelingen en (gestandaardiseerde) administratieve procedures. Deze regelingen en procedures moeten naar de medewerkers van de gehele organisatie worden gecommuniceerd, op elke locatie raadpleegbaar zijn, waaronder de thuissituatie. Daartoe is de noodzaak onderkend voor ondersteunende software die flexibel toepasbaar en gebruikersvriendelijk dient te zijn en steeds optimaal moet functioneren naar hetgeen door de NK-‐ Groep wordt gewenst. Al deze processen en regelingen moeten dus regelmatig geactualiseerd en aan nieuwe technische mogelijkheden aangepast worden. 3.2 • •
Deze strategie is op hoofdlijnen als volgt samen te vatten voor de aanschaf van de onderhavige software. Het primaire proces wordt optimaal ondersteund door toegepaste software volgens de laatste stand der techniek; De informatievoorziening op het gebied van HRD is doorlopend inzichtelijk, actueel en betrouwbaar;
__________________________________________________________________________________________________________________ BESCHRIJVEND DOCUMENT Project E-‐HRM Novadic-‐Kentron 4 van 9
• • • • •
•
Interne HRD processen zijn realtime beschikbaar; Er is een logische eenduidige structuur in de informatieprocessen; Ondersteunende processen bevatten een heldere rolverdeling met bijbehorende autorisatieniveau‘s; Er is een uniforme lay-‐out in formulieren en documenten; De medewerkers van de NK-‐Groep ervaren acceptabele procesdoorlooptijden. Zowel leidinggevenden als medewerkers ervaren op HRD terrein gebruiksgemak van het e-‐HRM-‐systeem. Medewerkers van de Dienst HRD worden met behulp van het e-‐HRM systeem in staat gesteld hun taak beter en efficiënter uit te voeren doordat de informatievoorziening actueel is en procesmatig verloopt. Alle modules binnen het e-‐HRM-‐systeem functioneren zowel afzonderlijk als in onderlinge samenhang, als in verhouding tot de NK-‐systemen optimaal.
3.3 Doel informatieaanvraag Om bovenstaande ontwikkelingen mogelijk te maken zullen, gezien de eisen die worden gesteld aan de randvoorwaarden, ook de informatiesystemen van de dienst HRD hierop aan moeten sluiten. Geconstateerd is dat dit nog niet het geval is. Dat houdt in dat de NK-‐Groep zich via een marktraadpleging oriënteert welke softwarematige oplossingen in de markt aanwezig zijn om haar doelstellingen hiermee in te vullen. De marktraadpleging vindt plaats door middel van deze informatieaanvraag. U wordt hierbij uitgenodigd voor het beantwoorden van deze informatieaanvraag.
__________________________________________________________________________________________________________________ BESCHRIJVEND DOCUMENT Project E-‐HRM Novadic-‐Kentron 5 van 9
4 Informatie aanvraagprocedure 4.1 Algemene Voorwaarden 4.1.1 Ontvangstbevestiging U wordt verzocht de ontvangst van de deze informatieaanvraag via de berichtenmodule in Negometrix te bevestigen. 4.1.2 Eigendom documenten Alle verstrekte exemplaren van deze Informatieaanvraag (inclusief de bijlagen) zijn in bruikleen afgestaan, blijven te allen tijde eigendom van de NK-‐Groep en dienen op eerste verzoek direct te worden geretourneerd. Indien in deze informatieaanvraag informatie en/of cijfers zijn vermeld die noodzakelijk zijn om tot een goede beantwoording te komen, dienen deze als vertrouwelijk worden beschouwd. Niets uit deze informatieaanvraag mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de NK-‐Groep aan derden worden doorgegeven dan wel voor enig ander doeleinde dan het informeren van de NK-‐Groep worden aangewend. 4.1.3 Toelichting marktraadpleging De NK-‐Groep zal de geleverde informatie uit deze gebruiken om te komen tot een short list van leveranciers die een offerteaanvraag zullen ontvangen. Deze marktraadpleging peilt uw ideeën en suggesties omtrent een potentiële samenwerking. Deze marktraadpleging heeft niet tot doel een concrete partner te selecteren voor een project. De marktconsultatie gaat vooraf aan een dergelijke selectie en maakt nadrukkelijk geen onderdeel van de selectie uit. Het is ook niet de bedoeling dat u in respons op deze marktraadpleging uw 'kandidatuur' of 'offerte' indient. Het is uitdrukkelijk niet de bedoeling dat u analyses maakt die normaliter enkel in het kader van de uitvoering van een formele voorstudie of andere vormen van opdracht vallen. U ontvangt geen financiële vergoeding voor uw deelname. 4.1.4 Aansprakelijkheid NK-‐Groep Dit document is enkel bestemd voor marktraadplegingsdoeleinden. Het wordt u als kandidaat leverancier ter beschikking gesteld op de uitdrukkelijke voorwaarde dat u het enkel zult gebruiken om suggesties en ideeën aan te reiken over een potentiële samenwerking met de NK-‐Groep in het kader van het onderwerp van deze informatieaanvraag. Deze marktraadpleging stelt een mogelijke aanschaf in het vooruitzicht, maar houdt geen toezegging of verplichting in hoofde van de NK-‐Groep in. Met deze marktraadpleging wordt geen bevestiging of waarborg gegeven met betrekking tot de verwezenlijking van toekomstige plannen of opbrengsten. De in het document opgenomen informatie wordt geacht nauwkeurig te zijn bij het aanbieden ervan. Alle informatie is echter onderhavig aan bijwerkingen, wijzigingen of verbeteringen. De NK-‐Groep aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de in dit document opgenomen informatie. __________________________________________________________________________________________________________________ BESCHRIJVEND DOCUMENT Project E-‐HRM Novadic-‐Kentron 6 van 9
4.1.5 Auteursrechten Voor de ideeën, suggesties en voorstellen die in antwoord op deze marktraadpleging worden ingediend en waarvoor u zich wilt beroepen op een auteursrechtelijke bescherming, dient u dit nadrukkelijk als zodanig te markeren. Het staat de NK-‐Groep vrij elementen waarop geen auteursrechtelijke bescherming rust anoniem te maken, te veralgemeniseren en te gebruiken, zonder dat hiervoor enige vorm van vergoeding verschuldigd is.
4.2 Wijze van aanbieden van informatie 4.2.1 Informatie en deelname bepalingen: § Alle documenten, vragen en antwoorden dienen – gedurende de gehele procedure-‐ in de Nederlandse taal te zijn gesteld of voorzien te zijn van de juiste vertaling naar het Nederlands § De informatie dient dezelfde opbouw te hebben als deze informatieaanvraag § De informatie dient compleet te zijn (d.w.z. een antwoord bevatten op alle in deze informatieaanvraag gestelde vragen en gevraagde informatie). Onvolledige informatie worden niet in behandeling genomen c.q. bij de beoordeling daarvan wordt er van uit gegaan dat alle niet beantwoorde vragen negatief scoren (dit ter beoordeling door De NK-‐Groep). § Deze informatieaanvraag verloopt digitaal via het platform van Negometrix. De beantwoording dient eveneens via Negometrix plaats te vinden. § De NK-‐Groep is geen enkele vergoeding verschuldigd voor het aanleveren van de informatie § De gehele en complete informatie dient ontvangen te zijn niet later dan
§ Informatie die wordt ingediend na genoemd tijdstip en/of onvolledig wordt ingeleverd zal door de NK-‐Groep niet meer in behandeling genomen worden. § Informatie die aangeleverd wordt op andere wijze dan via Negometrix zal niet worden geaccepteerd. § Leverancier dient aanvullende informatie en/of wijzigingen in de informatie na indiening schriftelijk te communiceren via Negometrix. Deze dient door de NK-‐Groep ontvangen te zijn voor de sluitingsdatum zoals hierboven genoemd. Aanvullende informatie en/of wijzigingen die verstrekt worden na de sluitingsdatum zal niet geaccepteerd worden tenzij daarom uitdrukkelijk is verzocht door de NK-‐Groep. § Alle door de Leverancier als onderdeel van de informatie aangeboden informatie en documentatie wordt eigendom van de NK-‐Groep, tenzij zulks anders schriftelijk is overeengekomen tussen de NK-‐Groep en Leverancier. § Leverancier garandeert dat zijn organisatie de vereiste capaciteiten, vaardigheden en middelen bezit om te kunnen voldoen aan het Program van Eisen en Wensen zoals gesteld in deze Informatieaanvraag. Van elke substantiële wijziging in de situatie van de Leverancier om te kunnen voldoen aan deze eisen, dient de NK-‐groep onmiddellijk op de hoogte gesteld te worden. 4.3 Scope De scope van deze informatieaanvraag is informatie te verkrijgen over op de markt zijnde softwareoplossingen die de NK-‐Groep in staat stelt met behulp van de software de in paragraaf 3.1 vermelde strategie te realiseren. De ontvangen informatie moet de NK-‐Groep in staat stellen een __________________________________________________________________________________________________________________ BESCHRIJVEND DOCUMENT Project E-‐HRM Novadic-‐Kentron 7 van 9
keuze te maken in een aantal software oplossingen die voldoen aan de eisen, wensen en doelstellingen op het gebied van e-‐HRM. De geselecteerde leveranciers van de in aanmerking komende software oplossingen ontvangen in het vervolgtraject een offerteaanvraag. De aanschaf van de verschillende modules en implementatie daarvan kan gefaseerd geschieden. Keuzes in de aan te schaffen modules wordt in een later stadium gemaakt. 4.4 Huidige situatie Momenteel maakt de NK-‐Groep gebruik van de software van Raet (Beaufort, Gemal). Er wordt nog geen gebruik gemaakt van online modules. De mogelijkheid bestaat dat in de periode tussen deze marktconsultatie en het daadwerkelijk in gebruik nemen van nieuwe software één of meerdere on-‐ line modules van YouForce (Raet) zijn toegevoegd. 4.5 Doelstellingen project E-‐HRM De doelstellingen van het project E-‐HRM vloeien voort uit hetgeen in paragraaf 3.1 is beschreven en zijn als volgt: Na implementatie e-‐HRM-‐syteem beschikken de NK-‐Groep over: § Een module Salarisadministratie, met toepassing van meerdere cao’s en digitale loonstroken, direct inzichtelijk voor de medewerker. Met afdrachten voor pensioenfondsen en belastingen en met een koppeling aan het financiële systeem van de NK-‐Groep (Axi); § Een selfserviceloket waar medewerkers direct mutaties kunnen verwerken en regelingen kunnen raadplegen; § Digitale verwerking van declaratieformulieren (reiskosten, onkosten, studiekosten, meer-‐ en minder uren, etc.); § Een module personeelsdossiers: snel en overzichtelijk toegankelijk voor zowel medewerker als leidinggevende, alle relevante documenten kunnen vinden en doorgeven; § Een module werving en selectie van nieuwe en bestaande medewerkers; § Een module loopbaanontwikkeling, functioneren/beoordelen en competentiemanagement; § Een module personeelsgegevens, zoals wettelijk vereist; § Een module raadpleging regelingen, protocollen en formulieren HRD, alle aanvragen digitaal in te voeren en te volgen; § Een module verzuim en re-‐integratie; § Een module voor opstellen overzichten, c.q. vereiste personeelsoverzichten naar de financiële afdeling van de NK-‐Groep; § Een module zelfroosterplanning; geheel geautomatiseerd systeem met daar onder andere wettelijke regelingen (arbeidstijdenbesluit, etc.); § Een module opleiden, met overzicht diploma’s en certificaten, aangegane opleidingstrajecten en verplichte scholingsvereisten; § Koppeling aan de (landelijke) FWG-‐module voor inzicht functiebeschrijvingen en salarisschalen. Het e-‐HRM systeem leidt tot de volgende resultaten: § Vermindering van administratieve activiteiten; § Elke medewerker kan via selfservice gegevens raadplegen en direct wijzigingen doorgeven; § Elke medewerker heeft een persoonlijk digitaal dossier, inclusief opleidingsgegevens; __________________________________________________________________________________________________________________ BESCHRIJVEND DOCUMENT Project E-‐HRM Novadic-‐Kentron 8 van 9
§ § § § § §
Mutaties zijn tijd-‐ en plaats onafhankelijk; Eenmalige invoer bij de bron (geen dubbelingen meer); Beperking van papierstroom; Verminderde fout kans; Empowerment van medewerkers; Managementinformatie online en realtime beschikbaar.
4.6 Beoordelingsprocedure 4.6.1 Vragen over deze informatieaanvraag Vragen met betrekking tot deze informatieaanvraag kunt u tot uiterlijk 11 september 2014 stellen via het Platform van Negometrix. De vragen zullen uiterlijk maandag 15 september 2014 door de NK-‐ Groep worden beantwoord. 4.6.2 Onduidelijkheden De NK-‐Groep behoudt zich het recht voor om aanvullende informatie op te vragen teneinde te kunnen verifiëren of de capaciteiten, organisatie, werknemers en financiële middelen van Leverancier voldoende zijn om succesvol de opdracht te kunnen uitvoeren. Wij verzoeken u te vermelden wie uw contactperso(o)n(en) is/zijn indien een dergelijke situatie zich voordoet. Aanbieders kunnen worden uitgenodigd tot het geven van een presentatie / toelichting op de informatieaanvraag De NK-‐Groep streeft ernaar binnen een termijn van twee weken na datum van inlevering de ontvangen informaties te beoordelen. Aan deze termijn kunnen geen rechten ontleend worden. 4.6.3 Criteria voor de kwalitatieve selectie. Van deelneming aan een opdracht wordt uitgesloten iedere leverancier die: a) die in staat van faillissement, vereffening, akkoord of surséance van betaling verkeert, dan wel zijn werkzaamheden heeft gestaakt of in een andere soortgelijke toestand verkeert ingevolge een gelijkaardige nationaalrechtelijke procedure; b) wiens faillissement is aangevraagd, of tegen wie een procedure van vereffening of akkoord of surséance van betaling dan wel een andere soortgelijke nationaalrechtelijke procedure aanhangig is gemaakt; c) die, bij een rechterlijke beslissing die kracht van gewijsde heeft, veroordeeld is geweest voor een delict dat zijn beroepsmoraliteit in het gedrang brengt; d) die in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende diensten aannemelijk kunnen maken; e) die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale-‐verzekeringsbijdragen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is of van het land van de aanbestedende dienst; f) die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is of van het land van de aanbestedende dienst; g) die zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van de inlichtingen die overeenkomstig dit hoofdstuk kunnen worden verlangd. __________________________________________________________________________________________________________________ BESCHRIJVEND DOCUMENT Project E-‐HRM Novadic-‐Kentron 9 van 9
