e-HRM 2011
HR software uitgesponnen
Hubert De Neve Affligem, 13 oktober ‘11
OVERZICHT
1. De échte betekenis van e-HRM 2. Bouwen aan een strategie voor HR Technologie 3. e-HRM als investering: meetpunten 4. Ook voor KMO‟s 5. Succesvol e-HRM: tien lessen uit de praktijk
e-HRM 2010 Hubert De Neve
www.kluweropleidingen.be
16.12.2010
2
OVERZICHT
1. De échte betekenis van e-HRM 2. Bouwen aan een strategie voor HR Technologie 3. e-HRM als investering: meetpunten 4. Ook voor KMO‟s 5. Succesvol e-HRM: tien lessen uit de praktijk
e-HRM 2010 Hubert De Neve
www.kluweropleidingen.be
16.12.2010
3
OBSERVATIES OMTRENT E-HRM
Gebruik van intranet
Gebruik van e-formulieren
e-Mail
Procedures staan online
ElkeHR unit zijn website gebruikt « e » zijn werk beter te doen. Self-Service
Vindplaats voor “alles”
Nieuws van de dag
Menu cafetaria
HRM — — — — — — — —
with an « e »
e-Recruitment e-Learning e-Communication e-HRD e-Administration e-Motivation e-Control e-verything …
HRM
“met de muis” …
e-HRM 2010 Hubert De Neve
www.kluweropleidingen.be
16.12.2010
4
e-HRM 2010 Hubert De Neve
www.kluweropleidingen.be
16.12.2010
WAT VERWACHT EEN ORGANISATIE VAN HR?
With less
Do more
Noodzaak van HR-transformatie e-HRM 2010 Hubert De Neve
www.kluweropleidingen.be
16.12.2010
6
TRANSFORMATIE VAN DE HR-FUNCTIE impliceert: “tegelijk werken op drie vlakken”
• Minimale aandacht • Problem Finding • Post-hoc kritiek • Reactief • Trage reactie • Data Maintenance • I.f.v. hiërarchie • Technologisch beperkt
• Manueel intensief • Omslachtig • Redundant • Data Rich but • Information Poor
HR als Business Partner
Talent Strategie
Nieuw delivery model • Analytics • Strategische beslissingen • Probleemoplossingen
Roltransformatie
Customer service Talent Strategie
Customer service
• Ingebed • Account-ability • Cost/Benefit rationale • Relevant voor de business • Information Rich • Geïntegreerd
Administratieve Compliance
• Automatisering • Gestroomliijnd
Proces redesign Administratieve Compliance
Geïntegreerde systemen
• Oude paradigma
• Nieuwe paradigma
Gereduceerde kost
Nieuw sourcing model e-HRM 2010 Hubert De Neve
www.kluweropleidingen.be
16.12.2010
7
PRODUCTIVITEIT VAN HRM – HET “NIEUWE LOKET”-MODEL
Technologie Filter
eHR portal
% Vragen aan HR
?
•Medewerkers •Managers
•HR collega‟s
Call Centre Filter Call Centre
100 %
66%
28%
„High Touch‟ Filter Policy Consultants
5%
1%
• Q&A
• Cases
• Info distributie
• Transacties
• Gespecialiseerd
• eHR transacties
• Mailings
• Link naar 3rd Parties
• Dossiers
Policy Maker
advies
Bron: Shared Services in HR, Watson Wyatt, 1999
e-HRM 2010 Hubert De Neve
www.kluweropleidingen.be
16.12.2010
8
De uitdaging is om mensen en processen vanuit een strategisch oogpunt te managen en tegelijk te excelleren in de “klassieke” activiteiten. .
Dave Ulrich
Strategic focus
Strategy Partner
Change Agent
Processes
People
Administrative Expert
Employee Champion
Operational focus e-HRM 2010 Hubert De Neve
www.kluweropleidingen.be
16.12.2010
9
DE GROEI NAAR EEN NIEUW SERVICE MODEL VOOR HR HR en business executives zien zich geconfronteerd met de uitdaging om te blijven beantwoorden aan verwachtingen naar “human skills”, als antwoord op competitie, globalisatie van de economie, en regulatoire veranderingen. Daarbij komt dat organisaties moeite hebben om consistente en blijvende resultaten te boeken, wat hen noodzaakt te zoeken naar een continue differentiatie. Deze business challenges hebben een duidelijke impact op de wijze waarop organisaties hun menselijk talent beheren. Daaruit is een transformatie gegroeid van de HR functie, die gewoonlijk in drie stappen verloopt.
Fase III
10% Aandeel in kost
Optimization Focus op continue verbetering
30%
Effectiviteit Focus op positionering van HR naar impact op organisatie-effectiviteit („driver for profit‟)
60%
Efficientie/Rationalisering/Operationaliteit Focus op kostenreductie en verbetering van operationele efficiëntie
• Strategie en advies • HR Analytics • Metrics/Reporting • Nadruk op programma-aanpak
Fase II • Service Delivery • HR Producten en Diensten • Quality/cost Trade-offs • Platform (inbegr. MSS/ESS) • Workforce transities
Fase I • • • •
Benchmarking Baseline Metrics Processen stroomlijnen Verbeterde span of control
Source: Deloitte e-HRM 2010 Hubert De Neve
www.kluweropleidingen.be
16.12.2010
10
NAAR EEN NIEUW “SERVICE DELIVERY MODEL”
Centers of Excellence
HR Business Partners
HR Portal: Manager Self Service
HR Technology
Managers
Outsourcing
HR Service Center
Employees
HR Portal: Employee Self Service e-HRM 2010 Hubert De Neve
www.kluweropleidingen.be
16.12.2010
11
ONS STANDPUNT OMTRENT E-HRM
•
e-HRM is heeft niet zozeer te maken met:
Gebruik van technologie om HR processen te ondersteunen
Een investering om kosten te drukken
• e-HRM is in de allereerste plaats : • “Employee Relationship Management” • Met de bedoeling waarde toe te voegen aan een organisatie
e-HRM 2010 Hubert De Neve
www.kluweropleidingen.be
16.12.2010
12
E-HRM IS EEN SERVICE DELIVERY MODEL DAT GERICHT IS OP
•
Empoweren van de medewerker tot self-service
•
Aan(people) managers de middelen ter hand stellen om ten volle „accountability‟ te nemen
•
Gebruik van de mogelijkheden van web-technologie en –oplossingen
zodat de HR-functie zich ten volle kan toeleggen op waarde-creërende diensten.
e-HRM is dus niet “e- for HRM” Het is “HRM for the e-mployee”
e-HRM 2010 Hubert De Neve
www.kluweropleidingen.be
16.12.2010
13
EVOLUTIE VAN HR TECHNOLOGIE
Technologie
1980
Voorbeelden
Automatisering van de basisadministratie
• Payroll • Mainframe • ERP-componenten
Functiegerichte toepassingen
• Training management • Rekruteringssysteem • HR metrics • Benefits administratie
Online en geïntegreerde toepassingen
• e-Learning • e-Rekruteringssysteem • Business Intelligence • Web 2.0 • SaaS
1990
2000
2010
Bronnen: • CedarCrestone 2009-2010 HR Systems Survey • Corporate Leadership Council, Driving talent startegy through technology, 2010. e-HRM 2010 Hubert De Neve
www.kluweropleidingen.be
16.12.2010
14
TOENEMENDE BEHOEFTE AAN EEN STRATEGIE VOOR HR SOFTWARE
Veranderingen in de business dynamics
Business en economische omgevingen zijn heel dynamisch geworden, waardoor organisaties permanent wijzigen, wat op zijn beurt de behoefte aan andere technologieën vergroot.
Complexe technologieportfolio
Acute focus op efficiënties
De druk op HR neemt om kostenefficiënt te zijn: “meer met minder” dus.
Organisaties hebben in de loop der jaren een complex geheel van grote en kleine technologieën opgebouwd, met een groot aantal mogelijke „points of faillure‟ tot gevolg.
Diverse opties voor service delivery
De dienstverlening van HR gaat over zeer veel domeinen, gebruik makend van een breed bereik aan „leveranciers. Elke dienst eist een eigen „delivery‟kanaal.
e-HRM 2010 Hubert De Neve
www.kluweropleidingen.be
16.12.2010
15
NAAR EEN STRATEGIE VOOR HR SOFTWARE: STAPPENPLAN
Stap 1: HR strategie
Grondige analyse van HRplannen op korte en op langere termijn.
Stap 5: Business Case
Stel de business op, om „executive buy-in‟ te bekomen.
Stap 2: Prioritaire technologieën
Stap 3: Assessment van de T-opties
Beslissing over technologieën die beantwoorden aan huidige en toekomstige behoeften.
Onderzoek van de technologie-opties die op de markt beschikbaar zijn.
Stap 6: Stel het team samen Kies zorgvuldig de leden van het projectimplementatieteam.
Stap 7: Roll-out en Change Mgmt. Uitrollen van de technologieoplossing en management van de transitie.
Stap 4: Vomgeving van T-strategie Definieerde strategische missie, ambities, doelstellingen, en budget.
Stap 8: Volg nauwkeurig op en pas aan Meet de progressie en pas de strategie aan waar nodig.
e-HRM 2010 Hubert De Neve
www.kluweropleidingen.be
16.12.2010
16
STAP 1: HR STRATEGIE-DISCUSSIE
1: Inzicht in Talent en HR strategie
•
2: Inzicht in technologieimplicaties
•
3: Evaluatie van technologiemogelijkheden
• •
•
•
• •
Wat zijn de kritische doelstellingen van de onderneming voor de komen de 2 tot 5 jaar? Wat verwacht de organisatie op het vlak van (a) talent management en (b) HR efficiëntie?
Welke technologieën kunnen helpen om de talent- en HR-doelstellingen te realiseren? Welke technologieën worden minder belangrijk of zijn zelfs overbodig om die doelstellingen te realiseren?
Hoe groot is de nood aan technologie? Heeft mijn organisatie behoefte aan „customized‟ dan wel aan „off the shelf‟ toepassingen? Zelf ontwikkelen of uitbesteden? Welk deel van het HR-budget willen we besteden aan technologie?
e-HRM 2010 Hubert De Neve
www.kluweropleidingen.be
16.12.2010
17
STAP 3: HR SOFTWARE-OPTIES
* CedarCrestone Whitepaper 2008-2009 e-HRM 2010 Hubert De Neve
www.kluweropleidingen.be
16.12.2010
18
HAALBAARHEID VAN SOFTWARE-OPTIES
Business Intelligence Strategic HCM Workforce Management Service Delivery Administration • Core HRMS • Payroll • Benefits
• ESS/MSS • HR Portal • HR Help Desk • HR Knowledge Base(s)
Overall adoption: 92%
Overall adoption: 46%
• Time Allocation and attendence • Absence Mgmt. • Labor scheduling • Labor Budgeting
Overall adoption: 43%
• Workforce planning • Recruiting • Performance Mgt. • Competency Mgt. • Compensation Mgt. • Succession Mgt. • Knowledge sharing & Collaboration Overall adoption: 42%
• HR data warehouse • Reporting & Dashboards • Workforce Analytics
Overall adoption: 34%
Increasing level of Strategic Support Bron: CedarCrestone 2009-2010 HR Systems Survey
e-HRM 2010 Hubert De Neve
www.kluweropleidingen.be
16.12.2010
19
2008 – TALENT MANAGEMENT
Bron: CedarCrestone Whitepaper 2008-2009 e-HRM 2010 Hubert De Neve
www.kluweropleidingen.be
16.12.2010
20
2008 – E-HR FOCUS
Bron: CedarCrestone Whitepaper 2008-2009
e-HRM 2010 Hubert De Neve
www.kluweropleidingen.be
16.12.2010
21
STAP 5: ONTWIKKEL DE BUSINESS CASE
Strategic Fit
Cost
1
2
3
4
5
1
2
3
4
5
Value
3 4
Operational Fit Bij het ontwikkelen van een „business case‟ moet vooral gelet worden op het bredere plaatje, niet alleen op kost. Lees goed: “...niet alleen op kost...” e-HRM 2010 Hubert De Neve
www.kluweropleidingen.be
16.12.2010
22
OVERZICHT
1. De échte betekenis van e-HRM 2. Bouwen aan een strategie voor HR Technologie 3. e-HRM als investering: meetpunten 4. Ook voor KMO‟s 5. Succesvol e-HRM: tien lessen uit de praktijk
e-HRM 2010 Hubert De Neve
www.kluweropleidingen.be
16.12.2010
23
EEN GOUDEN REGEL
Het succes van e-HR moet vooraf gedefinieerd worden in termen van specifieke meetpunten. Bijvoorbeeld:
ROI: positieve cumulatieve „free cash flow‟ na uiterlijk 36 maanden.
Reductie van administratieve transacties met x%.
Headcount-reductie met y%.
Stijging van tevredenheid en/of productiviteit met z%.
...
e-HRM 2010 Hubert De Neve
www.kluweropleidingen.be
16.12.2010
24
ROI
Cash-Flow 1.500 1.000 500 0 -500
2002
2003
2004
2005
2006
-1.000
Free Cash-Flow
-1.500 -2.000
Cumulative Free Cash-Flow
-2.500 Je doet er goed aan om aparte en bijzondere aandacht te schenken aan de kost (ROI). Of hoe HR best ook leert denken en rekenen zoals een CFO...
e-HRM 2010 Hubert De Neve
www.kluweropleidingen.be
16.12.2010
25
SAP HR TRANSACTIE-ANALYSE
Transaction Ratio % =
Number of data entries in SAP via Employee Self Service Total number of data entries
Actual Transaction Ratios 2002 = 68%
2003 = 89%
Bron: Belgacom, 2003 e-HRM 2010 Hubert De Neve
www.kluweropleidingen.be
16.12.2010
26
HR HEADCOUNT REDUCTIE
100%
95%
90%
85%
80%
75% jan
feb
mar
apr
may
jun
jul
aug
sep
oct
nov
dec
Bron: Belgacom, 2003
e-HRM 2010 Hubert De Neve
www.kluweropleidingen.be
16.12.2010
27
GEMIDDELDE IMPACT VAN HR SOFTWARE
Bron: CedarCrestone Whitepaper 2008-2009
e-HRM 2010 Hubert De Neve
www.kluweropleidingen.be
16.12.2010
28
MEDEWERKERSTEVREDENHEID
7-point Scale 5,5
5,25
5,09
5
4,93
4,75 4,5
4,71
4,39
4,25 4
jun/01
feb/02
jun/02
dec/02
Bron: Belgacom, 2002 e-HRM 2010 Hubert De Neve
www.kluweropleidingen.be
16.12.2010
29
WAAROM E-HR PROJECTEN SLAGEN
HR-IT Collaboration CEO Commitment Marketing/ Ee Communications Process Design / Reengineering Business Case Standards for Technology Solutions
Mandatory Somewhat important
Consistent Look and Feel
Not important Any time/any place access Consistent Interface accross Media Metrics
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
Bron: CedarCrestone Whitepaper 2008-2009
e-HRM 2010 Hubert De Neve
www.kluweropleidingen.be
16.12.2010
30
WAAROM E-HR PROJECTEN MISLUKKEN
What’s missing during the implementation of a large technology application?
Analyze Processes First
Get Users Involved Get Executive Commitment Get Expert Help
Pilot Before Rollout Provide Adequate Support
Provide Training Take Phased Approach Get Adequate Funding Evaluate Vendors Staff Appropriately 0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
45%
50%
Bron: Deloitte, 2006 e-HRM 2010 Hubert De Neve
www.kluweropleidingen.be
16.12.2010
31
TRANSITIESUCCES: DE NOOD AAN „CHANGE MANAGEMENT‟
Change Component
Creating a climate for change
Engaging and enabling the whole organization
Leadership Alignment
Leadership Interviews
Leadership Action Planning
Communication
Stakeholder Assessment, Communication Planning
Communication Execution
Change Readiness Assessment (CRA)
Organizational Change
Learning
Project Team Effectiveness and Capability Transfer
Training Strategy
On-boarding of Project Team members
Implementing and sustaining transformation Leadership Action Planning
Communication Execution, Change Agent Network
As Is Org. Info, Impact Assessment
Role Identification, Role/Job mapping
Training Curriculum
Training Courseware
Training Execution
Project team meetings
Project team Training and Capabilities Transfer
Project team Coaching and Capabilities Transfer
Organizational Fine-tuning
Leadership Recognition Activities
User Communication Execution
Organization Transition
Training & Support
Project team Recognition and Capabilities Transfer Bron: Deloitte, 2006 e-HRM 2010 Hubert De Neve
www.kluweropleidingen.be
16.12.2010
32
OVERZICHT
1. De échte betekenis van e-HRM 2. Bouwen aan een strategie voor HR Technologie 3. e-HRM als investering: meetpunten 4. Ook voor KMO‟s 5. Succesvol e-HRM: tien lessen uit de praktijk
e-HRM 2010 Hubert De Neve
www.kluweropleidingen.be
16.12.2010
33
ONTWIKKELING 1 HR, DE BUSINESS & IT
HR will Be More Business-Focused and Less Dependent On Internal IT The traditional HR shop has been heavily focused on managing records in monolithic systems, processing routine transactions, and dealing with compliance and legal issues. This type of HR function has been viewed by top management as a candidate for outsourcing, along with other back-office tasks. The more enlightened HR organization is focused on talent as a strategic resource to make the overall business successful. HR professionals are acquiring more business acumen as HR processes and talent initiatives are becoming more integrated with the day-to-day operations of the lines of business. On the technology front, HR is becoming less technophobic, more selfsufficient, and less dependent on corporate IT. HRM applications are being designed to be owned and managed by the business stakeholders while also being deployed via a vendor managed, SaaS model. These parallel developments signal the ascendancy of the HR function as a more prominent player in strategic business growth. Bron: Forrester research, November 2008 e-HRM 2010 Hubert De Neve
www.kluweropleidingen.be
16.12.2010
34
ONTWIKKELING 2: CLOUD COMPUTING
e-HRM 2010 Hubert De Neve
www.kluweropleidingen.be
16.12.2010
35
SOFTWARE AS A SERVICE - SOFTWARE ON DEMAND
SaaS is een model waarbij de klant geen software meer koopt, maar alleen de gewenste functionaliteit als dienst via het internet afneemt. Hij maakt een keuze uit de gewenste modules en betaalt een vast bedrag per maand voor het gebruik ervan. De “oplossing” voor KMO‟s?
Bron: Google Compendium, 2010 e-HRM 2010 Hubert De Neve
www.kluweropleidingen.be
16.12.2010
36
BEZWAREN TEGEN SAAS
e-HRM 2010 Hubert De Neve
www.kluweropleidingen.be
16.12.2010
37
SAAS – ENKEL VOOR STANDAARDOPLOSSING?
e-HRM 2010 Hubert De Neve
www.kluweropleidingen.be
16.12.2010
38
OVERZICHT
1. De échte betekenis van e-HRM 2. Bouwen aan een strategie voor HR Technologie 3. e-HRM als investering: meetpunten 4. Ook voor KMO‟s 5. Succesvol e-HRM: tien lessen uit de praktijk
e-HRM 2010 Hubert De Neve
www.kluweropleidingen.be
16.12.2010
39
E-HRM: DE TIEN GEBODEN
1.
Stel een stevige business case op.
2.
Doe alles wat nodig is voor een goede samenwerking met IT.
3.
Verzeker u van de actieve steun van de CEO en de CHRO.
4.
Behoud de controle over uw HRM processen.
5.
Leg prioriteiten vast in lijn met de business- en de HRM strategie.
6.
Behoud focus (en scope).
7.
Expliciteer uw integraal plan voor marketing en communicatie.
8.
Definieer vooraf uw meetpunten (“metrics”).
9.
Respecteer de technologiestandaarden van uw bedrijf.
10.
Draag zorg voor een intuïtieve „user experience‟ via een consistente “look & feel”. e-HRM 2010 Hubert De Neve
www.kluweropleidingen.be
16.12.2010
40
Dank u – Vragen ?
