E-HRM voor administratiekantoren Uitbreiding van uw dienstenportfolio
2
Voorwoord
In november 2010 heeft Raet onder directies van accountancy- en administratiekantoren een online onderzoek uitgevoerd naar de behoefte aan toekomstige producten en diensten op het gebied van salaris- en personeelsadministratie. Hierbij is ook gekeken naar de turbulente marktomstandigheden van accountancy- en administratiekantoren en de consequenties die dit heeft voor de bedrijfsvoering. Waar moeten de producten en diensten op het gebied van de salaris- en personeelsadministratie aan voldoen om cliënten, nu en in de toekomst, optimaal te kunnen (blijven) bedienen? En welke rol verwachten de accountancy- en administratiekantoren van leveranciers hierin?
Samenvatting
Op basis van de uitkomsten van het onderzoek, kunnen we stellen dat het overgrote deel van de accountancyen administratiekantoren op dit moment producten en diensten op het gebied van salarisadministratie aanbiedt. Het aanbod van personeelsadministratie is kleiner. In de toekomst verwachten de kantoren wel dat zij naast de payrolldiensten meer diensten op het HR-vlak gaan aanbieden. Op het moment dat er binnen het kantoor geen expertise of focus aanwezig is op het terrein van de salaris administratie dan geniet uitbesteding hiervan aan een derde partij de voorkeur. In het overgrote deel (93%) is de omzetbijdrage van salaris- en/of personeelsadministratie minder dan een kwart van de totale omzet. Dit kan verhoogd worden door efficiencywinst, waardoor men meer salarisstroken kan verwerken en tijd kan besteden aan adviesdiensten. Naast een duidelijke ontwikkeling richting online toepassingen, wordt de online samenwerking met cliënten steeds belangrijker. De helft van de respondenten geeft aan in de toekomst gebruik te willen gaan maken van een online portal voor de samenwerking met cliënten.
3
Resultaten Aan het onderzoek hebben 139 accountants- en administratiekantoren van verschillende omvang meegewerkt.
2% 2 t/m 4 5 t/m 9 10 t/m 19 20 t/m 49
13%
50 t/m 99
13% 48%
24%
Uit de verdeling op basis van medewerkerklasse blijkt dat 48% van de deelnemende kantoren 2 t/m 4 medewerkers telt, 24% heeft 5 t/m 9 medewerkers in dienst, 13% heeft 10 t/m 19 medewerkers in dienst, 13% heeft 20 t/m 49 medewerkers in dienst, de rest valt in het segment 50 t/m 99 medewerkers.
Huidig dienstenaanbod Van het totaal aantal respondenten biedt 91% op dit moment diensten op het gebied van salaris- en/of personeelsadministratie. Deze diensten worden door het kantoor zelf verzorgd of zijn uitbesteed. Redenen voor het uitbesteden van de salaris- en/of personeelsadministratie zijn: • Het behoort niet tot de kerntaak van de organisatie • Men heeft geen expertise op dit terrein • Te complexe wet- en regelgeving • Efficiencyoverwegingen De kantoren die hebben gekozen voor uitbesteding geven aan dat zij in samenwerking met een derde partij hun cliënten een totaaloplossing kunnen bieden en daarmee extra omzet genereren.
4
Diensten op gebied van salarisverwerking Op het gebied van salarisverwerking bieden accountancy- en administratiekantoren een divers dienstenaanbod. Figuur: Diensten op het gebied van salarisadministratie die op dit moment voor cliënten verzorgt worden.
100%
100%
100% 96%
80%
100%
Salarisverwerking
100% 100%
97%
97%
93%
CAO ondersteuning Aanmaken van bestanden t.b.v. export naar financiele pakketten
87%
Aangifte loonheffingen Aanmaken van betaalbestanden Berekenen van sociale lasten en loonbelasting
60%
Maken van proefberekeningen 52%
40%
Verzorgen van meldingen aan instanties Het bieden van online toegang tot loonstroken en jaaropgaven Eerste Dags Melding
20%
Adviesdiensten aangaande te volgen CAO’s, arbeidsvoorwaarden etc.
0%
52% van de responderende kantoren geeft aan clienten online toegang te bieden tot loonstroken en jaaropgaven. Overige accountancy- en administratiekantoren geven aan dit als zeer belangrijk te beschouwen en in de toekomst deze functionaliteit ook aan te willen bieden.
Diensten op gebied van personeelsadministratie 63% van de accountancy- en administratiekantoren die salarisverwerking biedt, verleent ook dienstverlening op het gebied van personeelsadministratie. Top-3 dienstverlening 1. Personeelsregistratie 2. Standaardrapportages zoals jubilealijsten, in- en uitdiensttredingen etc. 3. Verlofadministratie In de toekomst verwachten accountancy- en administratiekantoren het dienstenportfolio op het gebied van personeelsadministratie sterk uit te breiden. Diensten die in de ogen van accountancy- en administratiekantoren voor de toekomst belangrijk worden zijn: • Digitaal werkgever- en werknemersdossier • Overzichten en managementrapportages zoals loonkostenontwikkeling • Verzuimregistratie • Praktische HR-informatie, checklisten, voorbeeldcontracten etc.
5
Door het aanbieden van aanvullende diensten op het gebied van personeelsadministratie bovenop de traditionele salarisverwerkingdiensten verwachten accountancy- en administratiekantoren in de toekomst meer adviesuren in rekening te kunnen brengen en daarmee meer omzet te genereren.
Online software heeft de toekomst Kijkend naar de situatie vandaag de dag bij de accountancy- en administratiekantoren zien we dat reeds 47% van de kantoren gebruik maakt van een online boekhoudapplicatie. Op dit moment ligt het percentage wat gebruik maakt van een online applicatie voor de salaris- en personeelsadministratie met 23% nog een stuk lager. Echter, men is ervan overtuigd dat de penetratie van online applicaties op het gebied van salarisen personeelsadministratie de komende tijd sterk toeneemt.
Figuur: penetratie in % van online versus in-huis software bij salaris- en personeelsadministratie en boekhoudapplicaties.
23%
Online software In-huis software
Online software In-huis software
47% 53% 77%
Salaris- en personeelsadministratie
Boekhouding
54% van de accountancy- en administratiekantoren geeft aan online samenwerking met cliënten belangrijk tot zeer belangrijk te vinden. Slechts 11% geeft aan dit onbelangrijk te vinden. De respondenten geven aan dat zij het belangrijk vinden dat de cliënten hun salaris- en personeelsgegevens online moeten kunnen raadplegen en muteren. Na de mutatie van de salaris- en personeelsgegevens door de cliënt is het wel belangrijk dat het accountancy- of administratiekantoor een toetsing op de verwerking uitvoert. De verwachting is dat de traditionele wijze van aanleveren van mutaties door cliënten (‘schoenendoos’, telefonisch, persoonlijk bezoek etc.) in de toekomst sterk verandert.
6
De opkomst van de portals Op dit moment werkt 11% van de kantoren met een portal. Een portal biedt cliënten van het accountancy- of administratiekantoor 24 uur per dag en zeven dagen in de week een actueel en compleet overzicht van alle gegevens. In de toekomst verwacht 50% van de kantoren een portal voor haar cliënten te gaan inzetten.
Ja
Ja
Nee
Nee
11%
50%
50%
89%
Huidige situatie
Toekomstige situatie
Over Raet Personeels & Salarisadministratie Raet Personeels & SalarisAdministratie (hierna: Raet PSA) is dé aanbieder van personeels- en salaris administratieve dienstverlening. Raet PSA werkt op basis van eigen ontwikkelde software producten, die zich kenmerken door een hoge mate van marktspecialisatie. Met de Software as a Service (SaaS) van Raet beschikt u altijd over de meest actuele versie. Raet PSA, heeft jarenlange ervaring met het verzorgen van salaris administraties voor 9000 organisaties. Om accountants -en administratiekantoren te ontzorgen biedt Raet PSA een compleet dienstenpakket op het gebied van uitbesteding van de salarisverwerking. De kantoren kunnen zich concentreren op hun kernactiviteiten, terwijl de salarisadministratie van hun cliënten geruisloos doorloopt. Door schaalgrootte en specialisatie zijn onze processen en systemen ingericht op het efficiënt verwerken van salarisspecificaties, dit vertaalt zich in een lagere kostprijs. Dit heeft als resultaat dat wij een lager tarief kunnen aanbieden en het accountants -/administratiekantoor een hogere winst op deze activiteit kan genereren. Daarnaast kunnen er meer en grotere cliënten worden bediend en bovendien cliënten met afwijkende CAO’s.
Meer weten? Wilt u meer weten over het onderzoek of over uitbesteding van de salarisadministratie voor uw kantoor? Neem dan contact op met Simone Muller, 030 25 26 100 of
[email protected]. Als contactpersoon voor accountants –en administratiekantoren vertelt zij u graag wat Raet voor u kan betekenen.
7
Raet. Verder in HR. Bedrijfskundige HR brengt organisaties verder. HR-beleid efficiënt en effectief vertalen naar de dagelijkse praktijk met betrouwbare HR-informatie is daarbij essentieel, de inzet van e-HRM onmisbaar. Door HR-processen te optimaliseren met de geavanceerde HR-portal Raet Online helpt Raet haar klanten primair tijd en kosten te besparen. Ook is een investering in applicaties, beheer en onderhoud met Raet Online niet meer nodig. Zo ontstaat ruimte voor HR-strategie en -beleid. Als grootste IT-dienstverlener op het gebied van HR- en payrolloplossingen ondersteunt Raet door eenduidige administratie en registratie de ontsluiting van HR-gegevens, analyses en ken- en stuurgetallen in de volle breedte. Naast de basis HR-processen ondersteunt Raet Online onder meer verzuimmanagement, werving en selectie, flexibele arbeidsvoorwaarden, medewerkerontwikkeling en
E-HRM voor accountancy- en administratiekantoren, april 2011
opleidingsmanagement. Zo worden ondernemingen in staat gesteld bedrijfskundige HR te bedrijven. Daarmee helpt Raet met 800 medewerkers ruim 12.000 organisaties daadwerkelijk verder in HR.
Raet Plotterweg 38, 3821 BB Amersfoort
T. 033 45 06 506, F. 033 45 06 507
Postbus 1495, 3800 BL Amersfoort
www.raet.nl,
[email protected]
