Manuál pro práci v Extranetu

Manuál pro práci v Extranetu

(aktualizovaná verze 5.4.2016)

1. OBSAH 1. 2.

3.

4. 5.

6.

Obsah O nás 2.1. O společnosti Régio a firmě Region, spol. s r.o. 2.2. Kontakty Před zahájením spolupráce 3.1. Proč s námi spolupracovat 3.2. Podmínky spolupráce Registrace objektu 4.1 Postup k zaregistrování objektu Vyplnění kompletních údajů o objektu 5.1. Přihlášení do extranetu (www.mojeregio.cz ) 5.2. Zapomenuté heslo 5.3. Před vyplněním kompletních údajů (nápovědy) 5.4. Obecný náhled 5.5. Údaje o objektu 5.5.1 Informace o objektu 5.5.2. Organizační údaje 5.5.3. Popis objektu 5.5.4. Upřesňující informace 5.5.5. Pokoje nebo Místnosti 5.5.6. Fotogalerie 5.5.7. Videa 5.6. Podmínky spolupráce 5.6.1. Provize, bonita objektu 5.6.2. Platební podmínky 5.6.3. Stornopoplatky 5.6.4. Způsob spolupráce 5.7. Ceny 5.7.1. Základní nastavení ceníku 5.7.2. Ceník 5.7.3. Příplatky, Zvýhodnění 5.7.4. Poplatky 5.7.5. Ostatní ceny 5.7.6. LM, FM, Slevy, Pampeliškomat 5.8. Balíčky 5.9. Přehled rezervací 5.10. Obsazenost 5.11. Blokace 5.12. Recenze 5.13. Odsouhlasení obchodní podmínek a prohlášení ubytovatele 5.13.1. Obchodní podmínky 5.13.2. Prohlášení ubytovatele Zařazení objektu do prodeje

2. O NÁS 2.1.

Region, spol. s r.o. - prodej pobytů na internetu

Společnost Region, spol. s r.o. vznikla v r. 1993. Její hlavní činností je prodej pobytů pomocí zprostředkovatelské agentury na internetu. Od počátku se Régio zaměřuje na domácí cestovní ruch (nyní již výhradně s prodejem na internetu). V roce 2015 naše společnost Region, spol. s r.o. rozšířila své podnikatelské pole působnosti o několik nových projektů. Z těchto důvodů jsme založili novou firmu s názvem Régio internet marketing s.r.o., která se bude zabývat výhradně zprostředkováním ubytování a tedy spoluprací s Vámi (veškeré účetní záležitosti týkající se naší vzájemné spolupráce budou vedeny již na společnost Régio internet marketing s.r.o.). Firma Region, spol. s r.o. se bude nadále věnovat ubytovací činnosti a provozování našich vlastních ubytovacích kapacit (Penzion Régio, Hotel Bukovanský mlýn, Hotel Buchlov … atd.).

2.2.

Kontakty

Régio internet marketing s.r.o. Purkyňova 649/127 612 00 Brno - Medlánky

IČO: 27711021 DIČ: CZ27711021

Spolupráci s majiteli objektů zajišťuje: Oddělení produkce Tel.: +420 518 307 715-718 E-mail: [email protected] Odborné informace k internetovému marketingu poskytne: Oddělení pro obchod a marketing Tel.: +420 518 307 722 E-mail: [email protected] Informace ke stavu plateb a způsobům účtování daňové problematice poskytne: Ekonomické oddělení (účtárna) Tel.: +420 518 307 713 +420 518 307 714 E-mail: [email protected]

3. Před zahájením spolupráce 3.1.

Proč s námi spolupracovat Profesionální klientské centrum fungující v PO-PÁ: 08:00-19:00 hod., v SO-NE: 14:00-19:00 Viditelné prezentace na webu s vysokou návštěvností (www.pampeliska.cz , www.chata.cz) Aktivní internetový marketing Prezentace objektů zcela ZDARMA Administrační webové rozhraní (extranet) na www.mojeregio.cz Garance kvality služeb

3.2.

Podmínky spolupráce

Obecné Zařazení do nabídky je zcela zdarma. Hradí se jen sjednaná provize při realizaci pobytu. Nevyžadujeme exkluzivní rezervaci pokojů (kontingentu) pro náš systém. Ubytovatel se zavazuje provádět pravidelné aktualizace k objektu, cenám i obsazenosti (pomocí extranetu nebo automaticky pomocí xml). Není vyžadována smlouva – registrace pouze on-line. Jedná se o zprostředkovatelský vztah. Platby za pobyty a za storno Klient platí prvotní rezervační zálohu (její výše se rovná sjednané provizi) prostřednictvím Régio Internet Marketing a doplatek přímo na místě u ubytovatele (recepce, majitel chaty ap.). Ubytovatel může ve stanovených případech (vyšší cena pobytu, rezervace s velkým předstihem ap.) požadovat po klientovi zálohu, pokud je pobyt rezervován 21 a více dnů před jeho zahájením. U pobytů na poslední chvíli hradí klient celou částku přímo na recepci a Régio následně provizi vyfakturuje. Je možné sjednat další způsoby plateb. V případě, že klient stornuje pobyt, hradí stornopoplatky dle nastavení přímo ubytovateli. Bonita objektu (co určuje pozici ve výpisech objektů na webu)

Způsob spolupráce. Výše poskytnuté provize. Existující video prezentace. Kvalita a úplnost prezentace – kvalitní fotografie, popisy. Výsledky recenzí klientů. Aktivní obchodní nabídka. Prezentace objektu je dána pevnými pravidly, ale každý ubytovatel může efektivitu své prezentace výrazně ovlivnit kvalitou popisu, fotografií, videí, pravidelnou aktualizací obsazenosti, tvorbou zajímavých balíčků, případnou úpravou nastavení vzájemných podmínek spolupráce (výše provize).

4. REGISTRACE OBJEKTU 4.1.

Postup k zaregistrování objektu

Pokud jsou pro Vás naše podmínky akceptovatelné, poprosíme Vás o vyplnění registrace Vašeho objektu na www.mojeregio.cz . Registrace naleznete v záhlaví na pravé straně „Zaregistrovat se“ nebo kdekoliv ve spodní části stránky „Chci se zaregistrovat“.

Po spuštění registrace je nutné vyplnit veškeré požadované informace vč. uživatelského jména a hesla. Uživatelské jméno a heslo je nutné si zapamatovat, abyste se mohli v detailu Vašeho objektu provádět úpravy a změny.

Po uložení registrace obdržíte e-mail o úspěšném zaregistrování Vašeho objektu a informace k dalšímu postupu pro spuštění prezentace.

5. Vyplnění kompletních údajů o objektu 5.1.

Přihlášení do extranetu ( www.mojeregio.cz )

K dokončení prezentace a zařazení objektu do nabídky je nutné vyplnit kompletních informací, nahrát fotografie (videa), doplnit aktuální ceny a odsouhlasit podmínky v extranetu. Přihlásit se do extranetu můžete na úvodní stránce www.mojeregio.cz , v záhlaví na pravé straně „Přihlásit se“.

Vyplňte správně uživatelské jméno a heslo, které jste zadávali při registraci Vašeho objektu.

5.2.

Zapomenuté heslo

Zapomněli jste heslo a nemůžete si vzpomenout? Stačí, když v „Přístupu do extranetu pro ubytovatele“ kliknete na Zapomenuté heslo a vyplníte Váš e-mail, na který Vám přijde nový odkaz ke změně hesla. V odkazu si jednoduše zvolíte nové heslo a můžete začít s vyplňováním údajů.

5.3.

Před vyplněním kompletních údajů (nápovědy)

Pro Vaši lepší orientaci při doplnění informací, jsme Vám nachystali u jednotlivých položek nápovědy. Nápovědy naleznete pod symboly (

5.4.

a ?) a pomohou Vám při vyplňování.

Obecný náhled (po příhlášení)

Nápověda - napoví Vám při nejasnostech Obchodní podmínky – obchodní podmínky, kterými se řídíme při naší spolupráci Kontakty - pomocí nich nás můžete kontaktovat Nastavení/Moje objekty – přehled všech Vašich objektů - ikona sloužící k odhlášení ze systému (POZOR!!! pokud Vám dojde čas pod ikonou, tak se Vám neuloží informace. Doporučujeme průběžně ukládat.) Provozovatel - základní informace o Vás Kontaktní údaje pro rezervace – pomocí těchto údajů Vás budeme oslovovat s rezervacemi Uživatelské údaje - Vaše uživatelské údaje Změna hesla – zde si můžete změnit heslo chata (CZ0328) – kliknutím na název se dostanete do detailu Vašeho objektu Editovat – kliknutím na Editovat se dostanete do detailu Vašeho objektu Zobrazit průvodce registrací - zde naleznete informace o aktuálním stavu a vyplněných údajích Vašeho objektu

5.5. Údaje o objektu 5.5.1 Informace o objektu V sekci informace o objektu nastavujete základní informace o Vašem objektu.

5.5.2. Organizační údaje Informace z této sekce nalezne klient ve voucheru, který obdrží před nástupem na pobyt. Tento dokument slouží k poskytnutí důležitých organizačních informacích o pobytu na Vašem objektu, a proto mu věnujte zvýšenou pozornost.

5.5.3. Popis objektu V této sekci vyplňujete nezbytně nutné informace zobrazené v detailu objektů na našich internetových serverech. Údaje mají vliv také na správné zařazení Vašeho objektu do speciálních výběrů ubytování. Dbejte o maximální pravdivost, přesnost a aktuálnost uvedených informací.

5.5.4. Upřesňující informace Údaje ze záložky Upřesňujcí informace jsou uvedeny v detailu objektu na našich webových prezentacích a doplňují celkové informace k Vašemu objektu. Jejich vyplněním zatraktivníte celkovou prezentaci a pomůžete tím klientům při rozhodování při výběru ubytování.

5.5.5. Pokoje nebo Místnosti Typy objektů dělíme na dvě skupiny (hotely, penziony a chaty, chalupy), které se rozdělují následovně: 1) Hotely, penziony – do této kategorie patří objekty typu hotel, penzion, apatmánový dům, ATC, horská chata, hostel, hotel, chatová osada, lázeňský objekt, motel, penzion, residence, RS, ubytovna. U těchto typů objektu zadáváte vždy typ celé jednotky (název pokoje zadávejte ve tvaru: např. 2 l. pokoj s přísl. a možn. 1 přistýlky, 3 l. pokoj bez příslušenství, 2 l. pokoj s příslušenstvím (svatební), 4 l. apartmán s příslušenstvím. (bez příslušenství = sociální zařízení pro více pokojů, s příslušenstvím = sociální zařizení jen pro jeden pokoj, vlastní sociální zařízení v rámci pokoje).

2) Chaty, chalupy – do této kategorie patří objekty typu chata, chalupa, apartmán, bungalov, byt, hausbót, chalupa, chalupa (vinný sklep), chata, chatka, privát (spol. vchod), privát (vl. vchod), rekreační dům, statek, zahradní domek. U těchto typů objektu zadáváte vždy samostatné místnosti (vyberte typ Vámi zadávané místnosti).

5.5.6. Fotogalerie Chcete, aby byl Váš objekt zajímavý a dobře prodejný? Jednou z nejdůležitějších věcí v prezentacích jsou fotografie. Zařaďte do prezentace dostatečné množství kvalitních exteriérových a interiérových fotografií, zajímavých turistických cílů, památek a blízkého okolí objektu. Maximální počet je 40 ks fotografií.

5.5.7. Videa Video prezentace zvyšují atraktivitu objektu pro klienty, a pokud nám dáte své video k dispozici, oceníme objekt i vyšší bonitou. Mějte ale na paměti, že vložením videa souhlasíte s tím, že ho můžeme prezentovat na svém vlastním Youtube kanálu a že můžeme video lehce upravit (odstranění kontaktů, webových stránek atd.).

5.6.

Podmínky spolupráce

5.6.1. Provize, bonita objektu Nastavte si optimální provizi. Čím vyšší nastavíte, tím více výhod získáte a vyšší bude Vaše bonita. Dle celkové bonity jsou objekty řazeny ve výpisech objektů na prodejních webech. Čím vyšší bonita, tím lepší pozice. Taktéž jsou podle bonity objekty zařazovány do speciálních výběrů a marketingových kampaní. U každého kritéria lze získat max. 10 bodů.

5.6.2. Platební podmínky Nastavení platebních podmínek promyslete, abyste byli od klientů krytí dostatečnou platbou. Klient při rezervaci uhradí společnosti Régio rezervační poplatek (ve výši provize) a zbytek částky posílá již majiteli dle jeho nastavení platebních podmínek.

5.6.3. Stornopoplatky Na této záložce nastavujete parametry dvou typů stornopoplatků, které máte k dispozici (standardní a zvláštní). Ubytovatelé mají možnost si stornopoplatky upravit dle svých potřeb. Přiřazení typu stornopoplatku k termínům se provádí přímo v ceníku.

5.6.4. Způsob spolupráce NA DOTAZ Výchozím způsobem spolupráce je spolupráce typu "Na dotaz". To znamená, že si dostupnost termínu rezervace musíme telefonicky či emailem u Vás ověřit. Až po ověření dostupnosti klientovi potvrdíme rezervaci. GARANCE AKTUÁLNÍHO STAVU OBSAZENOSTI Zatržením volby "Garance aktuálního stavu obsazenosti" potvrzujete, že nastavení Pokojů k prodeji udržujete dle skutečného stavu obsazenosti Vašeho zařízení. Tam, kde máte uvedeny dostupné pokoje k prodeji, jste schopni skutečně ubytovat patřičný počet hostů. Tímto také souhlasíte, aby ubytovací portály společnosti Régio zasílaly zprostředkovaným hostům rezervace do volných termínů bez dodatečného ověřování volné kapacity a ceny (telefonem či emailem). I v případě nesrovnalosti se skutečnou obsazeností vynaložíte maximální úsilí na ubytování námi zprostředkovaných hostů. Souhlasíte, že rezervace budou hostům zasílány jako námi (ubytovatelem) potvrzené. Objekty, jejichž provozovatelé udržují aktuální obsazenost a potvrdili "Garanci aktuální obsazenosti", jsou oproti ostatním objektům zvýhodňovány výrazně vyšší hodnotou bonity, která má zásadní vliv na pořadí ve výpisech objektů na našich ubytovacích portálech.

5.7.

Ceny

5.7.1. Základní nastavení ceníku Cenový plán Cenový plán rozhoduje o podobě administrace, která je navržena na míru konkrétnímu způsobu zadávání cen. V případě dodatečné změny dojde k vynulování současného ceníku a nutnosti zadat ceny všech prodejních jednotek znovu! Ceny za celou prodejní jednotku / objekt Zadáváte pouze jednu cenu za celou prodejní jednotku (pokoj / objekt/ apartmán atd.). Cena se může samozřejmě lišit v závislosti na sezóně. Tento způsob nezohledňuje obsazení jednotky různým počtem osob, neřeší dětské ceny a ceny přistýlek.

Ceny za počet obsazených lůžek Lze zadávat ceny pro různou obsazenost prodejní jednotky. Jedná se o vhodný kompromis mezi variabilností a jednoduchostí zadávání ceníku. Tímto způsobem lze zohlednit různou obsazenost,

avšak nezohledňuje dětské ceny. V případě zvolení tohoto cenového plánu je nutné nastavit jednotlivá rozmezí obsazenosti.

Ceny za dospělé osoby a děti Jde o nejsložitější způsob zadávání ceníku, kdy jsou zadávány ceny zvlášť pro dospělé osoby a děti a to zvlášť jak na lůžku, tak na přistýlce, a taktéž ceny za neobsazené lůžko. Dosáhnout lze tedy velmi variabilního ceníku, avšak za cenu náročnější administrace a menší srozumitelnosti pro klienty.

Nastavení cenového plánu Nastavte u každé jednotky jeden ze tří nabídnutých cenových plánů, do kterých pak budete vyplňovat ceny.

5.7.2. Ceník V ceníku nastavujete základní ceny Vašich prodejních jednotek (pokojů, apartmánů atd.). Cena prodejní jednotky musí být nastavena pro každý den v roce. Pro rychlejší nastavení Vašeho ceníku však můžete využít funkce hromadného zadání a editace cen. Do extranetu se zadávají prodejní ceny pro klienty, tedy vč. naší provize.

5.7.3. Příplatky, Zvýhodnění Možnost nastavení příplatků za krátkodobé pobyty a slev za dlouhodobé pobyty.

5.7.4. Poplatky V poplatcích lze nastavit veškeré poplatky, které je nutné uhradit na místě ubytovateli.

5.7.5. Ostatní ceny Uveďte, jakým způsobem jsou na objektu hrazeny energie (v případě, že se Vám tato možnost nabízí). Pokud jsou v ceně, uveďte "Veškeré energie jsou zahrnuty v ceně pobytu". Pokud se hradí, uveďte "Veškeré energie se hradí na místě dle skutečné spotřeby" nebo rozepište, co konkrétně je na místě hrazeno - může být tedy uvedeno např. "El. energie a plyn se hradí na místě dle skutečné spotřeby" nebo "Spotřeba plynu se hradí na místě paušálním poplatkem". Jednotlivé poplatky se uvádí až ke konkrétní energii.

5.7.6. LM, FM, Slevy, Pampeliškomat Pokud chcete zadat zvýhodněné ceny formou „last minute, first minute, sleva“, tak můžete v této položce. Upravená cena se ihned zobrazí v našich prezentacích.

5.8.

Balíčky

Zvýhodněné pobytové balíčky můžete libovolně přidávat do naší nabídky. Zobrazovat se budou v detailu Vašeho objektu a v záložce „Pobytové balíčky“ na webu www.pampeliska.cz . 5.9. Přehled rezervací V přehledu rezervací budete mít k dispozici všechny rezervace (vč. podrobných informací), které byly provedeny naší společností. Přehled si můžete velmi jednoduše upravovat pomocí nabízených filtrů.

5.10. Obsazenost Celkovou obsazenost naleznete právě zde. Pokud je nějaký termín v naší evidenci volný nebo obsazený a skutečnost je jiná, tak prosím použijte „blokace“ k úpravě.

5.11. Blokace Z důvodu kvalitní informovanosti našich klientů máte možnost blokovat termíny, které jste si prodali Vy nebo některý z Vašich obchodních partnerů. V případě, že se Vám již blokovaný termín uvolní opět do prodeje, tak ho jednoduše zrušíte i z blokací a my ho budeme opět nabízet.

5.12. Recenze Všichni naši klienti obdrží po ukončení pobytu žádost o vyplnění dotazníku spokojenosti. V dotazníku spokojenosti uvádějí kladné i záporné připomínky k ubytování a všem službám poskytnutým při pobytu a také při jeho objednání naší společností. Reakce neboli recenze uvidíte v této části. 5.13. Odsouhlasení obchodní podmínek a prohlášení ubytovatele Po zaregistrování Vašeho objektu a vyplnění kompletních informací je nutné odsouhlasit „obchodní podmínky“ a „prohlášení ubytovatele“. 5.13.1. Obchodní podmínky V obchodních podmínkách jsou uvedeny nejdůležitější informace, kterými se náš smluvní vztah bude řídit (http://extranet.mojeregio.cz/obchodni-podminky.html). 5.13.2. Prohlášení ubytovatele V prohlášení ubytovatele potvrzuje ubytovatel úplné a správné vyplnění kompletních informací, a že si je vědom své povinnosti hradit portálu za zprostředkované zákazníky provizi v souladu s obchodními podmínkami (http://extranet.mojeregio.cz/prohlaseni-ubytovatele.html).

6. Zařazení objektu do prodeje K zařazení do prodeje je nejdříve nutné vyplnit registraci objektu na 100% (viz. průvodce registrací) a odsouhlasit podmínky (obchodní podmínky, prohlášení ubytovatele). Pak společnost Régio překontroluje prezentaci a zařadí objekt do nabídky a začíná ho prezentovat.